GUA TCNICA PARA LA FASE 1:

DISEAR PROCESOS
MINISTERIO DE SALUD

1. FINALIDAD

Contribuir a la implementacin de la gestin por procesos en el Ministerio de Salud a travs de la aplicacin de una
metodologa para disear procesos.
2. OBJETIVO

Brindar al servidor pblico de los rganos, rganos desconcentrados, programas y proyectos del Ministerio de Salud,
un documento de consulta que provee informacin relevante para desarrollar la fase 1: DISEAR PROCESOS EN
EL MINISTERIO DE SALUD, de la metodologa para implementar la gestin por procesos.
3. AMBITO DE APLICACIN

La presente Gua Tcnica es de aplicacin de los rganos, rganos desconcentrados, programas y proyectos del
Ministerio de Salud; as como, de referencia para el diseo e identificacin de los procesos de los Organismos
Pblicos adscritos del MINSA.

4. CONSIDERACIONES GENERALES

4.1. CONCEPTOS BSICOS

a. Gestin por Procesos:

Es un modelo para gestionar la organizacin, basndose en los procesos; tiene por finalidad gestionar las
actividades y recursos de una organizacin por medio de la identificacin de sus procesos, medicin, mejora
y control, para que funcionen de manera eficaz y eficiente.

Esto implica ordenar todas las actividades de forma que aporten valor aadido al producto brindado con el
fin de aumentar la satisfaccin del usuario.

Por lo tanto es necesario identificar las actividades de los rganos del MINSA y sus rganos
desconcentrados para vincularlas con los procesos de la organizacin.

b. Proceso:

Es un conjunto de actividades interrelacionadas que agregan valor en cada etapa, trasformando insumo(s)
en producto(s). Los procesos estn impulsados por la consecucin de un resultado.

Los insumos de entrada para un proceso suelen ser los resultados de otros procesos.

Proveedor Insumo Proceso Producto Usuario

Figura 2. Esquema de los elementos bsicos de un proceso

Todo proceso forma parte de un conjunto de elementos que interactan para lograr un propsito comn, a
esto se le conoce como SISTEMA.

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c. Proceso de nivel 0:

Son los procesos principales o de contexto, representan el funcionamiento de la organizacin.

d. Proceso de nivel 1:

Son los procesos que en conjunto forman al proceso de nivel 0 y que explicitan una cadena que genera
valor.

e. Proceso de nivel 2:

Son los procesos o actividades que en conjunto forman al proceso de nivel 1 y que explicitan una cadena
que genera valor.

f. Proceso de nivel 3:

Son las actividades que en conjunto forman al proceso de nivel 2 y que explicitan una cadena que genera
valor.

g. Manual de Procesos:

El Manual de Procesos es un Documento Tcnico de Gestin, que contiene la descripcin de un proceso de

nivel 0 desagregado hasta el ltimo nivel 2 o 3 (segn complejidad). En este ltimo nivel describe la
secuencia detallada de los flujos de trabajo de las actividades. Finalmente, contienen la descripcin
detallada de los procedimientos que estn enmarcados en el alcance del proceso de nivel 0.

Su elaboracin se realiza de forma minuciosa y sencilla, fcil de entender, que permita al lector identificar y
desarrollar sus procesos correctamente.

h. Elementos de un Proceso:

- Primer Elemento PROVEEDOR: Organizacin o persona que entrega un insumo. Puede ser interno o
externo a la institucin.
- Segundo Elemento INSUMO: Son todos los productos de otros procesos, internos o externos,
necesarios para realizar las actividades de nuestro proceso actual.
- Tercer Elemento ACTIVIDADES : Es un conjunto de tareas agrupadas e interrelacionadas que
agregan valor en cada etapa, trasformando insumo(s) en producto(s).
- Cuarto Elemento PRODUCTO: Es el bien o servicio que resulta de las actividades realizadas en el
proceso dirigido al usuario beneficiado.
- Quinto Elemento USUARIO: Organizacin o persona que recibe un producto. Puede ser interno o
externo a la institucin.

i. Caractersticas principales de un proceso

- El nombre que se le asigna empieza con un verbo un sustantivo derivado de un verbo, que indica la
accin que se realiza. Por ejemplo, Inventario de Medicamentos no es un proceso, Administracin del
Inventario de Medicamentos s.

- Todo proceso tiene un propietario o responsable.

- Transforman o complementan los insumos (entradas), dndoles valor agregado.
- Deben ser medidos y evaluados.
- Deben ser mejorados.

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- Tiene un principio y un fin (stos son los lmites del proceso).

- No todos los procesos que se llevan a cabo poseen las mismas caractersticas ni tienen la misma
funcin, ni el impacto directo con el usuario (cliente).
- La finalidad de un proceso es generar un producto (bien o servicio) para satisfacer las necesidades de
un usuario.
- Son susceptibles de representarse en un diagrama.

Figura 3. Esquema de procesos, Fuente: PEMEX, Aprendizaje Virtual

j. Mapeo del proceso:

Es la representacin grfica de un proceso, mostrando la interaccin de sus procesos internos, as como

tambin, la relacin e interaccin con los proveedores y usuarios finales (Figura 4).

Entrada o
Insumos Producto
PROVEEDOR USUARIO

PROVEEDOR
Entrada o
Insumos

Figura 4. Esquema del Mapeo de Procesos

k. Modelado de Procesos:

Es una representacin grfica interna de un proceso, mostrando la secuencia de sus actividades y procesos
internos que se ejecutan. Asimismo favorece el anlisis y la comunicacin orientada hacia la mejora de los
procesos existentes, con el propsito de optimizarlos.

En un modelado de un proceso, las actividades que se realizan se unen con flechas las cuales nos muestran
el flujo y orden de ejecucin de las actividades, estas flechas nos indican las interacciones con las cuales
identificamos quin entrega (proveedor) y quin recibe (usuario), se requiere colocar mensajes o leyendas
para identificar los insumos (entradas) y productos (salidas) de cada proceso.

Para la aplicacin de la presente fase, el modelado de procesos se aplicar sobre los procesos de nivel 2
3, niveles finales, donde podamos representar el proceso a nivel de actividades. Este modelado ser

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diagramado con la notacin BPMN (Business Process Modeling Notation).

En la seccin 6.2 se muestra el modelado correspondiente para la fase 1 de la metodologa para

implementar la Gestin por Procesos, descrito en la presente gua.

4.2. REQUERIMIENTOS PREVIOS

a. Asegurar la conduccin de la Alta Direccin. El supuesto crtico de la implementacin de la gestin

por procesos es la voluntad poltica de la Alta Direccin de la entidad de conducir, impulsar, involucrarse
y hacer seguimiento a su cumplimiento. Es recomendable que se constituya un mecanismo o comit con
el/la Ministro/a, lo/as Viceministro/as, el/la Secretario/a General, el responsable del proceso de
innovacin y desarrollo institucional, y aquellos funcionarios designados para esta tarea.

b. Elaborar el Plan de Trabajo Global. La Oficina de Organizacin de la Oficina de Planeamiento y

Presupuesto, o la que haga sus veces, propone un plan de trabajo inicial, en coordinacin con los dems
miembros del equipo de Alto nivel de procesos, para realizar las actividades que forman parte de la
metodologa para implementar la Gestin Procesos en el Ministerio de Salud.

c. Realizar sensibilizacin a la Entidad. La Oficina de Organizacin de la Oficina de Planeamiento y

Presupuesto, o la que haga sus veces, es la responsable por realizar la sensibilizacin a todos los
servidores pblicos del Ministerio de Salud sobre la gestin por procesos y la estrategia a seguir para su
implementacin, previa y durante el inicio de actividades de la metodologa.

d. Definir la metodologa y sus herramientas. La Oficina de Organizacin de la Oficina de Planeamiento

y Presupuesto, o la que haga sus veces, debe contar con las herramientas e instrumentos necesarios
para la implementacin de la metodologa de Gestin por Procesos, actualizados y publicados en un
repositorio digital comn a todos los servidores pblicos o los que participan directamente de la
implementacin.

5. CONSIDERACIONES ESPECFICAS

5.1. ACTIVIDADES PARA EL DISEO DE PROCESOS

a. Definir o actualizar el Mapa de Procesos del Ministerio de Salud

La Oficina General de Planeamiento y Presupuesto a travs de la Oficina de Organizacin o la que haga sus veces,
bajo la conduccin de la Alta Direccin, identifica los productos (bienes y servicios) que genera el Ministerio de Salud,
as como tambin los actores que estn involucrados. En esa identificacin de actores, se elabora una tabla que
resume la relacin entre actores y productos principales del Ministerio de Salud (ver Anexo N01).

La definicin y actualizacin del Mapa de Procesos (ver Anexo N02), se caracteriza porque es un componente clave
para la participacin y el compromiso de la Alta Direccin, los cuadros directivos y de sus equipos.

La propuesta inicial del Mapa de procesos por parte de la Oficina de Organizacin de Oficina General de
Planeamiento y Presupuesto, o la que haga sus veces, se elabora tomando propuestas anteriores, dialogados con
otros actores, referencias internacionales (benchmarking).

Posterior a la elaboracin de la propuesta, la Oficina de Organizacin de Oficina General de Planeamiento y

Presupuesto, o la que haga sus veces, inicia las actividades de validacin del Mapa de Procesos, se realizan
entrevistas a profundidad con Alta Direccin y funcionarios del Sector, se revisan e incorporan los aportes
provenientes de Informes de opinin tcnica recibidos formalmente de las Direcciones Generales; as como tambin,
los aportes recibidos en reuniones o dilogos tcnicos de Directores Generales y Ejecutivos, de equipos de trabajo

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del MINSA y de los Organismos Pblicos adscritos, respecto de los procesos del mapa, conforme a o acordado en
Actas de reunin respectivas (ver Anexo 03).

Todos los servidores pblicos deben estar involucrados en la identificacin y descripcin de los procesos. Esto
permitir lograr mejores resultados.

La elaboracin del mapa de procesos viene acompaado de las definiciones de los procesos de nivel 0, los cuales
se deben describir en una Ficha Tcnica de Procesos de nivel 0 (ver Anexo 04), con el objetivo de facilitar la
comprensin del mapa de procesos del Ministerio de Salud. Cada Ficha Tcnica de Proceso de nivel 0, contendr el
objetivo del proceso, su clasificacin (gobernante, misional o de soporte), los requisitos y el responsable del proceso,
lista de los proveedores, insumos, procesos de nivel 1 internos (propuesta inicial), productos y usuarios; as como
tambin, los controles, recursos, documentos y formatos, registros, e indicadores que caracterizan a cada proceso.

Finalmente la aprobacin del Mapa de procesos y sus fichas tcnicas de los procesos de nivel 0, se aprueban a
travs de una Resolucin ministerial.

b. Conformar el equipo para la implementacin de la Gestin por Procesos

Cada responsable de un proceso de nivel 0 del Mapa de Procesos, designados en la actividad anterior, deben
designar a un representante de dicho proceso, para que a travs de la coordinacin con la Oficina de Organizacin
de la Oficina de Planeamiento y Presupuesto o la que haga sus veces, conformen el equipo para la implementacin
de la Gestin por Procesos (GPP) en el Ministerio de Salud. Se debe generar un Acta de Constitucin de Equipo (ver
anexo N05), donde se deje explcito los roles y las responsabilidades de cada miembro del equipo, alineadas a
lograr la implementacin de la metodologa de gestin por procesos y de cumplir con el objetivo de la presente fase.
Al equipo se podrn incorporar otras personas que participan en el proceso cuando as se requiera de acuerdo al
tema del proceso.

En principio, este equipo debe de consolidarse para

que pueda desempearse durante todas las fases de En cada proceso de nivel 0 se
la metodologa de implementacin de la Gestin por
Procesos (GPP), sin embargo, de suceder algn designar un representante de la
cambio, el responsable del proceso debe designar implementacin del proceso.
otra persona e informar formalmente a la Oficina de
Organizacin de la Oficina General de Planeamiento y
Presupuesto, o quien haga sus veces, del nuevo cambio.

Una vez conformado el equipo, la Oficina de Organizacin de la Oficina de General de Planeamiento y Presupuesto o
la que haga sus veces, realiza la capacitacin bsica en aquellos aspectos tcnicos necesarios para el
desenvolvimiento de sus actividades en el marco de la metodologa, dirigida a los actores involucrados en la
implementacin de la GPP.

Por cada reunin del equipo de trabajo, se elaborarn actas (ver anexo N03) en donde se har constar: asistentes,
da, horas de inicio y finalizacin, temas tratados y acuerdos alcanzados.

Cada representante del proceso de nivel 0 y su respectivo responsable, se encargarn de la implementacin de la

metodologa de la GPP del proceso, y para ello, podran conformar un equipo interno del proceso o contratar un
experto externo para realizar la implementacin de la metodologa, dependiendo su condicin.

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Dentro de las caractersticas del trabajo en equipo, se tiene principalmente que:

El liderazgo debe practicarse con conocimiento, respeto, buen humor, sin prejuicios y comunicando
permanentemente los avances y resultados.
Se deben utilizar habilidades y capacidades individuales y como equipo que permitan conseguir el
objetivo propuesto (saber dibujar, ser observador, tener buena redaccin, capacidad de anlisis,
sntesis e interpretacin, etc.).
Para que el equipo trabaje de manera efectiva deben estar claros el objetivo, los diferentes roles
(coordinador, responsable de los registros, participantes) y la distribucin del trabajo.
Si bien el funcionamiento del equipo no se define slo por las reuniones que realizan; stas deben
efectuarse bajo un clima adecuado de participacin y bsqueda de consenso, con un buen manejo
del tiempo y en un lugar propicio; lo cual tambin es importante para el logro del objetivo planteado

c. Definir y Documentar el Proceso

Lo primero que hay que tener claro para definir y documentar un proceso, es el propsito para el que fue
establecido, de forma que se determine claramente para qu existe y para quin se realizan sus actividades;
luego deben de especificarse las entradas y salidas (insumos y productos), as como los proveedores del
mismo.

Al efectuar el levantamiento de informacin para identificar y definir los procesos de nivel 1, 2 y 3, dentro del
proceso de nivel 0, hay ciertos elementos que se deben tomar en consideracin:

- El Mapa de Procesos del Ministerio de Salud y la Ficha Tcnica del proceso de nivel 0 correspondiente.

- Marco institucional (estratgico y normativo) que regula la realizacin de ciertas actividades que estn
vinculadas en el proceso de nivel 0.

- Los productos que genera el proceso de nivel 0.

- Los Usuarios o a quines est dirigido el

producto del proceso, quines son todos los que
valoran los resultados del proceso.
El primer paso es identificar
los procesos de nivel 1, 2 y 3,
- Identificar la finalidad y las expectativas y
necesidades de los usuarios del proceso.
luego, se debern describir las
caractersticas y componentes
- Los elementos bsicos del proceso:
proveedores, insumos, principales actividades o de cada uno.
procesos de menor nivel, productos, usuarios
finales, y los eventos que marcan el inicio y fin
del proceso.

- El Alcance del Proceso, en el sentido de delimitarlo y diferenciarlo de otros procesos cercanos o

relacionados (dnde empieza, qu incluye y dnde termina).

Dentro de las herramientas que pueden ser tiles para definir y documentar el proceso, estn:

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Revisin Documental

Se debe recopilar y analizar toda la informacin relacionada con el desarrollo del proceso en el
Ministerio de Salud; en funcin a lo dispuesto en la normatividad, el Reglamento de Organizacin y
Funciones o algn otro instrumento de gestin especfico del MINSA relacionada al proceso.

Entrevistas al Personal

Se realizarn encuestas o entrevistas con la ayuda de un listado de preguntas (ver anexo N06) que
contenga las preguntas necesarias que permitan obtener informacin del proceso.

La entrevista ser de modalidad dirigida, lo cual garantiza que no se omitan informaciones

importantes, adems, permitir aprovechar al mximo el escaso tiempo del que se dispone en la
mayora de entrevistas.

Este tipo de entrevistas permitir una primera sistematizacin de la informacin recabada al delimitar
los aspectos o temas que sern tratados. Se debe tener en cuenta las siguientes consideraciones:

Formular las preguntas adecuadas para obtener la informacin necesaria.

Facilitar seales o signos que informan al entrevistador de cmo se est llevando a cabo la
entrevista. Por ejemplo: tomar notas, las pausas, movimientos de cabeza, etc.

Resumir el contenido y significado de las respuestas en forma peridica durante la entrevista

de modo que el entrevistado pueda aadir ms detalles y el entrevistador pueda detectar
posibles errores de interpretacin.

Cabe precisar que, existe la probabilidad de encontrar sesgos que invaliden la entrevista realizada ya
que el entrevistado puede brindar informacin distorsionada, teniendo el entrevistador la necesidad de
subsanarla abordando el tema desde otras perspectivas: obtener nueva informacin utilizando pistas y
preguntas complementarias, o mediante procesos de triangulacin y contrastacin que permitan
comparar las respuestas con las de otros entrevistados.

Observacin Directa

Para conocer con ms detalle un proceso de nivel 0, se pueden realizar visitas complementarias a fin
de hacer seguimiento del proceso en estudio desde su inicio hasta su finalizacin, analizando su
desarrollo.

La Observacin Directa se traduce entonces en un registro visual de lo que ocurre, es decir, en la

evidencia emprica de la informacin recogida.

Cuando decide emplearse la Observacin Directa como instrumento para recopilar datos hay que
tomar en cuenta algunas consideraciones de rigor:

En primer lugar, se debe planificar qu actividad del proceso se observar y el tiempo en que
se realizar, a fin de que la informacin obtenida sea vlida y confiable.

Un segundo aspecto es diferenciar las condiciones significativas de la situacin y las que no

tienen importancia.

Tambin se requiere habilidad para establecer las condiciones de manera tal que los hechos
observables se realicen en la forma ms natural posible y sin influencia del investigador u

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otros factores de intervencin.

Con la informacin recogida en este punto, se puede confeccionar un cuadro resumen que recopile
en sntesis lo siguiente:

Pregunta Respuesta

se refiere a la(s) unidad(es) y/o puestos de trabajo que intervienen en el

Quin?
proceso.

Qu? se menciona que producto se genera

se hace referencia a la forma de realizar el proceso (mtodos y tcnicas

Cmo?
aplicadas)

Dnde? se refiere a la ubicacin fsica del lugar donde el personal realiza el proceso

Por qu? se refiere a la justificacin breve del proceso

Tabla 1. Sntesis de informacin recogida de la Observacin Directa

La Observacin Directa presenta las siguientes ventajas:

Permite obtener informacin de los hechos tal y como ocurren en la realidad.

Permite percibir formas de trabajo que en ocasiones no son relevantes para los procesos
observados.
Existen situaciones en las que la evaluacin solo puede realizarse mediante la observacin.
No se necesita la colaboracin del elemento observado.

La identificacin inicial de los procesos de nivel 1 contenidos en el proceso de nivel 0, permitir identificar a los
procesos de nivel 2 por cada uno de los procesos de nivel 1; esta lista de procesos desde el nivel 0 hasta el
nivel 2 3 (dependiendo la complejidad) debe documentarse en el Lista de Procesos (ver Anexo N07); sin
embargo, se recomienda, que luego de identificar los procesos de un nivel, se realice la caracterizacin de estos
procesos a travs de las Fichas Tcnicas de Procesos de nivel 1, 2 3 (ver Anexo N08), para luego poder
identificar los procesos del siguiente nivel. Esto permitir tener un panorama ms claro de lo que involucra cada
proceso, y facilitar la identificacin de sus procesos internos o actividades para el caso de los procesos 2 3.

Para los procesos de nivel 0 y 1, que no son muy especficos e internamente estn compuestos por procesos,
se realiza el mapeo del proceso (ver Anexo N09 y 10) donde se visualice la interaccin de sus procesos
internos con otros procesos, as como con los proveedores y usuarios del presente proceso.

d. Realizar el modelado de Procesos

El modelado de procesos se realiza para representar de forma grfica los procesos de nivel 2 y 3, mediante
smbolos (ver Anexo N11 y 12). Otros fines del modelado de procesos son:

- Comprender con mayor claridad el proceso que se realiza.

- Resaltar las relaciones usuario-proveedor.
- Identificar problemas y oportunidades de mejora.
- Representar las interrelaciones entre los procesos y actividades.
- Apoyar el entrenamiento e induccin para el personal nuevo.

Sin un modelado de procesos, es sumamente difcil analizar la situacin actual del proceso y an ms difcil
detectar las actividades en las que se pueden proponer mejoras o cambios.

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La calidad en el modelado de procesos

depende de la calidad en la identificacin y Los mapas y el modelado de proceso
descripcin de los mismos.
permiten visualizar los procesos de manera
Para realizar el modelado del proceso se
deben tener en cuenta los siguientes
grfica y panormica.
criterios y acciones:

Identificar las personas correctas para desarrollar el modelado

Quienes participan en el modelado del proceso, son los expertos del proceso, es decir, la gente que
lleva a cabo el trabajo, deben ser personas que trabajan en el proceso con el conocimiento completo
de los siguientes factores principales:

- Las actividades y su secuencia.

- Los insumos y productos.
- Los proveedores y usuarios.

Es importante aprovechar diversas habilidades y funciones laborales para lograr un grupo con ideas y
puntos de opinin variados que enriquezcan el trabajo a ejecutar.

Tener claro el Objetivo del modelado

El objetivo de modelar el proceso, es mostrar grficamente por medio de smbolos, cules son las
actividades que se llevan a cabo en los rganos del MINSA y sus rganos desconcentrados, de tal
manera, que todo aquel que lo lea, sea capaz de comprender el alcance y/o llevar a cabo el proceso.

Un modelado de proceso no debe tener como principal objetivo ser un documento estticamente
agradable, debe ms bien, dar preferencia al orden y la secuencia lgica de qu se tiene que realizar
para cumplir el objetivo del proceso.

Definir el nivel de detalles del modelado

Para el modelado de Procesos se debe comenzar con un diagramado simple para analizar los procesos y
comunicarlos al equipo; adems, es una representacin grafica donde se detallan paso a paso las
actividades que lo construyen

El diagramado simple debe:

- Ejemplificar grficamente el proceso actual.

- Facilitar la identificacin de actividades innecesarias y situaciones problemticas (repeticin
de tareas, tiempos muertos, cuellos de botella entre otros).
- Ayudar a documentar y estandarizar el proceso.
- Servir de instrumento de capacitacin.

En el caso se requiera que alguna actividad sea descrita con mayor detalle, se podr colocarlo
considerando no hacer complejo el diagrama.

Establecer los lmites del Proceso a describir

Es decir, cul es el inicio y cul es el resultado final. El diagrama facilita la interpretacin de las actividades
en su conjunto, debido a que se permite una percepcin visual del flujo y la secuencia de las mismas,
incluyendo las entradas y productos necesarios para el proceso y sus lmites.

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Para delimitar el proceso se deben tener en cuenta las siguientes consideraciones:

- Identificar qu va a ser descrito y qu no,

- identificar las actividades principales,
- colocarlos en la secuencia que corresponda,
- asignar los smbolos correspondientes.

Elaboracin del Manual de Procesos

El Manual de procesos est compuesto por una estructura de fichas tcnicas de procesos, procedimientos,
productos, indicadores y diagramas (ver Anexo N13) que estn en el marco de cada proceso de nivel 0 del
Mapa de Procesos del Ministerio de Salud; sin embargo, identificados y definidos todos los procesos y
elaboradas todas sus Fichas Tcnicas de los procesos de nivel 0, 1, 2 y 3 (segn complejidad), el mapeo de los
procesos de nivel 0 y 1, y el modelado de los procesos de nivel 2 y 3, se puede aprobar un Manual de
Procesos, quedando la estructura del documento tcnico de gestin, de la siguiente manera:

- Cartula
- Control de Cambios
- ndice
- Objetivo del Manual de Proceso
- Alcance
- Trminos y Definiciones
- Consideraciones
- Base Legal
- Mapa de Procesos
- Ficha Tcnica del Proceso de nivel 0
- Listado de Procesos del Proceso de nivel 0
- Mapeo del Proceso de nivel 0
- Procesos de nivel 1:
- Ficha Tcnica del Proceso de nivel 1
- Mapeo del Proceso de nivel 1
- Procesos de nivel 2:
- Ficha Tcnica del Proceso de nivel 2
- Modelado del Proceso de nivel 2
- Procesos de nivel 3:
- Ficha Tcnica del Proceso de nivel 3
- Modelado del Proceso de nivel 3

e. Identificar / Definir / Documentar los Procedimientos

En los procesos de nivel 2 3, que contienen un modelado a nivel de actividades, se podrn identificar o definir
procedimientos que se requieran precisar para un mejor entendimiento de los pasos a seguir; el alcance va
depender de la tarea que se requiera realizar y desde el paso mnimo indispensable que de la alerta de
requerimiento de dicha tarea.

El nmero de procedimientos identificados y definidos va depender de las tareas que se requieran detallar.

Los componentes que se requieren para la documentacin de un procedimiento son la Ficha Tcnica de
Procedimiento, el diagrama de Flujo del Procedimiento y el (los) formato(s) y/o formulario(s) que requiera el
procedimiento.

La Ficha Tcnica de Procedimiento (ver Anexo N14) es la herramienta donde se describen el nombre del
procedimiento, el alcance, propsito, requisitos, las tareas, quien las realiza, as como tambien, los documentos

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que se generan y los registros. Toda Ficha Tcnica de Procedimiento documentada, debe responder a las
siguientes interrogantes:

- Qu trabajo se hace?. Se cuestiona el tipo de tareas que se realizan y los resultados que se obtienen
de stas.

- Quin lo hace?. Son las unidades orgnicas que intervienen en el procedimiento y el factor humano,
ya sea, individual o grupal, para la realizacin del trabajo.

- Cmo se hace?. Se refiere a la secuencia de tareas o pasos que se realizan para cumplir con un
trabajo o servicio determinado.

- Cundo se hace?. Es la periodicidad con la que se realiza el trabajo, as como, los horarios y tiempos
requeridos para obtener resultados o terminar una tarea.

- Dnde se hace?. Se refiere a la ubicacin espacial donde se realizan las tarea.

- Por qu se hace?. Busca la justificacin de la existencia de ese trabajo o de su procedimiento;

tambin se pretende conocer el propsito que integran el procedimiento.

El responsable del Proceso que enmarca al propsito del procedimiento, designar a un responsable en
documentar y realizar su diagrama de flujo del procedimiento (ver Anexo N14 y 15), para lo cul, se buscar
informacin con las personas que realizan las acciones, pues se requiere describir con un buen nivel de detalle
de los pasos que se realizan.

Luego de la documentacin de la Ficha Tcnica de Procedimiento, el responsable del Proceso que enmarca a
dicho procedimiento, es tambin el responsable por difundir la Ficha Tcnica de Procedimiento a los interesados
con la finalidad de que puedan dar aportes significativos.

La elaboracin y actualizacin de la Ficha Tcnica de Procedimiento se realiza en concordancia con los

procesos contenidos en su respectivo manual de procesos.Todo procedimiento est enmarcado en un proceso,
por lo tanto, la Ficha Tcnica de Procedimiento luego de ser aprobada, se incorpora en el Manual de Proceso al
que pertenece dicho procedimiento.

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5.2. MODELADO DEL DISEO DE PROCESO

Figura 5. Modelado de la Fase 1 de la implementacin de GPP: Disear Proceso

5.3. EJEMPLO PRCTICO: PROCESO PROGRAMACIN LOGSTICA

MAPEO DE PROCESOS

Figura 6. Ejemplo prctico de Mapeo de proceso Programacin logstica

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FICHA TCNICA DEL PROCESO

Oficina General de Planeamiento FICHA DE PROCESOS

y Presupuesto
Oficina de Organizacin Cdigo: Pgina: 1 DE 1
Versin: V.1 Fecha: 26/03/2013

TIPO DE MACROPROCESO(*): DE APOYO

MACROPROCESO (*): GESTIN LOGSTICA DE ABASTECIMIENTO
PROCESO: PROGRAMACIN LOGSTICA

Prever los bienes, servicios obras que necesita adquirir y/o contratar el Ministerio de Salud, especificando claramente su cantidad, calidad
OBJETIVO:
y oportunidad requerida, de modo que contribuye al logro de los objetivos y metas de los rganos.
Ley del Sistema Administrativo de Abastecimiento Decreto Ley 22056 ALCANCE:
REQUISITOS LEGALES Y Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado ( D.Leg. N 1017 y sus Inicial: Recepcin de solicitud de requerimientos de bienes y
modificatorias) servicios (Cuadro de Necesidades).
REGLAMENTARIOS: Reglamento de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado
Final: Entrega del cronograma de los proceso de seleccin.
(DS No. 184 2008-EF y sus modificatorias.)

Director Ejecutivo de Logstica

RESPONSABLE:
Hialmer S. Ordinola Calle

1. Componentes del Proceso

PROVEEDOR ENTRADA SUBPROCESOS / ACTIVIDADES SALIDA USUARIO

Cuadro de MACROPROCESO DE
UNIDADES ORGNICAS 1. Formulacin de Anteproyecto Presupuestal Anteproyecto Presupuestal
Necesidades GESTIN PRESUPUESTAL
MACROPROCESO DE Presupuesto Asignado SUBPROCESO DE
2. Programacin Anual de Contrataciones PAC
GESTIN PRESUPUESTAL segn PIA MODIFICACIN DE PAC
Solicitud de Bs y Ss
SUBPROCESO DE
mediante PC/PS, que
3. Modificacin del PAC PAC Modificado PROGRAMACIN DE
no estn contenidos
ADQUISICIONES
UNIDADES ORGNICAS en el CN
Solicitud de Bs y Ss Cronograma de los
PROCESO DE
mediante PC/PS, 4. Programacin de Adquisiciones Procesos de Seleccin con
ADQUISICIONES
segn el CN Especificaciones

2. Caractersticas del Proceso

RECURSOS CRTICOS
Materiales y Suministros de
Personal: Equipos y Herramientas: Ambiente de Trabajo:
Oficina:
Jefe de Programacin, Analista de programacin y Encargado Computadoras, conexin a intranet e internet, software de Papelera, CDs y tiles de oficina.Ambiente iluminado, ventilado y
de Catlogo. aplicacin (SIGA), impresora, scanner y anexos telefnicos. seguro.

DOCUMENTOS APLICADOS REGISTROS A CONTROLAR INDICADORES DE DESEMPEO

Pedidos de Compras (PC) Indice de Modificaciones al PAC
* Gua de usuario del Sistema SIGA. *
Resolucin Ministerial de la Aprobacin del PAC 2013.
Pedidos de Servicios (PS) Indice de PC/PS no contenidos el el CN
* Memorandms de Inclusin y Exclusin al PAC. Memorandms de Inclusin y Exclusin al PAC Indice de PC/PS realizados en el tiempo programado
* Presupuesto asignado, segn PIA. Modificaciones realizadas
Ver Ficha de Indicadores de Desempeo

Elaborado por: Validado por Direccin de U.E. : Aprobado por Direccin del rgano:

Nombre: Nombre: Nombre:

Cargo: Cargo: Cargo:
Fecha: Fecha: Fecha:
VB, Sello y Fecha VB, Sello y Fecha VB, Sello y Fecha
(*) Este rango ser llenado por la Oficina de Organizacin
F-22-02-13 Elaborado Por: Oficina de Organizacin
V-01-2013 Oficina General de Planeamiento y Presupuesto (OGPP)

Figura 7. Ejemplo prctico de Ficha Tcnica de proceso Programacin logstica

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MINISTERIO DE SALUD

6. BIBLIOGRAFA

Documentos Internacionales

- Prez Fernndez de Velasco J.A. (2012). Gestin por Procesos. Quinta edicin. ESIC
EDITORIAL. Madrid.
- Fundacin Iberoamericana para la Gestin de la Calidad (FUNDIBEQ). Modelo Iberoamericano
de Excelencia en la Gestin para Administraciones Pblicas. 2012. Madrid.
- Organizacin Internacional de Normalizacin (ISO). ISO 9000:2005 Sistemas de Gestin de la
Calidad Fundamentos y Vocabulario. 2005. Ginebra.
- Organizacin Internacional de Normalizacin (ISO). ISO 9001:2008 Sistemas de Gestin de la
Calidad Requisitos. 2008. Ginebra.
- Organizacin Internacional de Normalizacin (ISO). ISO/TC 176/SC Orientacin sobre el
Concepto y Uso del Enfoque basado en Procesos para los Sistemas de Gestin. 2004.
- Object Management Group (OMG) - Business Process Model and Notation (BPMN), website:
http://www.bpmn.org

Normas Nacionales

- Presidencia del Consejo de Ministros. Estrategia para la Modernizacin de la Gestin Pblica

2012 2016 (Decreto Supremo N 109-2012-PCM). 2012. Lima.
- Presidencia del Consejo de Ministros. Poltica Nacional de Modernizacin de la Gestin Pblica
(Decreto Supremo N 004-2013-PCM). 2013. Lima.

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DISEAR PROCESOS

7. ANEXOS

ANEXO N 01 - MATRIZ DE ACTORES VS PRODUCTOS

Producto (Bien o servicio) MATRIZ USUARIO PRODUCTO

Categora M Categora N
Producto A Producto B . Producto A Producto B
Usuario
Categora A Usuario 1

Usuario 2

Categora B Usuario 1
Usuario 2

Categora C Usuario 1
Usuario 2

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ANEXO N 02 - MAPA DE PROCESOS

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ANEXO N 03: ACTA DE REUNIN DE EQUIPO

Acta de Reunin N:
Actividad:

INFORMACIN DE LA REUNIN

Fecha Hora Inicio Hora Fin Lugar

Convocado por

Objetivos

Asistentes

Nombre Dependencia Firma

Ausentes

Material Distribuido

1.- DESARROLLO

2.- ACUERDOS

DESCRIPCIN RESPONSABLE FECHA

PRXIMA REUNIN

FECHA HORA LUGAR OBSERVACIONES

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ANEXO N 04: FICHA TCNICA DE PROCESO DE NIVEL 0

FICHA TCNICA DEL PROCESO NIVEL 0

NOMBRE DEL PROCESO

Debe permitir identificar claramente al proceso y Director / Jefe o Gerente del rgano o rea quin
1) Nombre 4) Responsable
diferenciarlo de los dems. ejecuta y tiene la responsabilidad directa del proceso.

lo que se espera alcanzar en beneficio del ciudadano o Leyes, reglamentos, cdigos, normas que aplican y que deben
2) Objetivo 5) Requisitos
destinatario de los bienes y servicios (productos) del proceso. cumplirse para la correcta ejecucin del proceso

Cobertura del proceso. A qu oficinas aplica?, con qu

3) Alcance evento o actividad se inicia? y con qu evento o actividad 6) Clasificacin Gobernante / Misionero / Soporte
finaliza?
DESCRIPCIN DEL PROCESO
11) Usuario o Destinatario
7) Proveedores 8) Insumos 9) Procesos nivel 1 10) Productos de los bienes y servicios
Puede ser el rgano, la Producto de otro Conjunto de actividades interrelacionadas que Con respecto a una cadena de valor en la Es aquel que recibe o utiliza
unidad orgnica, ciudadano, proceso que, al agregan valor en cada etapa, trasformando produccin de un bien o servicio, el producto un producto generado por
entidad pblica, servidor ingresar a un proceso, insumo(s) en producto(s). Los procesos estn es el conjunto articulado (entregable) de salida un proceso. Puede ser un
pblico, proceso, etc. que se convierte en impulsados por la consecucin de un de un proceso, que puede convertirse en rgano, unidad orgnica,
entrega un insumo, puede insumo; los insumos resultado. insumo para otro ciudadano, entidad pblica,
ser interno o externo a la pueden ser internos o servidor pblico, proceso,
organizacin externos etc. Tiene capacidad para
juzgar la calidad del producto
cuando le es entregado.

IDENTIFICACIN DE RECURSOS CRTICOS PARA LA EJECUCIN Y CONTROL DEL PROCESO

15) Registros 16) Indicadores
Documentos que proporcionan evidencia objetiva de la realizacin de
actividades o controles crticos. Se mantienen en archivos fsicos o
informticos
Sirven para evaluar la eficacia y eficiencia del proceso
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ANEXO N 05: ACTA DE CONSTITUCIN DE EQUIPO

OBJETIVO DEL EQUIPO:

Lugar: Hora Inicio:
Fecha: Hora Fin:
RESPONSABLE
Nombre:
Oficina:
FUNCIONES
Monitorear el avance en las actividades de la implementacin de la metodologa de la gestin
por procesos en el Ministerio de Salud.
Coordinar con los representantes de los procesos de nivel 0, para profundizar temas
relacionados con el diseo de procesos.
Validar con el equipo de trabajo, el avance de los trabajos realizados.
Integrantes del Equipo de Trabajo de Procesos
Unidad
Nombre y Apellidos Cargo Proceso Firma
Orgnica
1
2.
3.
4.
5.
6.

FUNCIONES DE LOS MIEMBROS DEL EQUIPO DE TRABAJO*

Disear los procesos
Recopilar informacin de los procesos identificados
Documentar y modelar los procesos en los formatos establecidos
Elaborar y presentar el informe del trabajo realizado para aprobacin por el responsable del
proceso.
Firma del Responsable del Equipo:

* Revisar recomendaciones de la Gua Metodolgica

F-15-09-14 Elaborado Por: Oficina de Organizacin
V-01-2014 Oficina General de Planeamiento y Presupuesto (OGPP)
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ANEXO N 06: LISTADO DE PREGUNTAS PARA ENTREVISTAS

Datos Generales
1. Qu procesos se realizan en este proceso de nivel 0?
2. Cul es el objetivo del proceso? Cul es su razn de ser?
3. Cul es el alcance del proceso? (actividad inicial y actividad final)
Proveedor
4. Quines proveen el insumo para el inicio del proceso?
5. Quines son los proveedores? Son internos o externos?
Insumos
6. Durante el inicio del proceso, que ingresa como insumo? Se recibe algn documento, alarma, aviso, e-mail, llamada
telefnica o requerimiento especfico del producto?
Accin

7. Cmo se realizan los procesos?

8. Cul es la secuencia de actividades?
9. Quines intervienen en el proceso?
Producto
10. Cules son los productos del proceso?
11. Cmo termina el proceso? Con que actividad, persona, documento, etc.?
Usuarios
12. A quienes est dirigida el producto del proceso?
13. Los usuarios son internos o externos al Ministerio de Salud?
Recursos
14. Qu tipo de recursos utiliza en el proceso? (econmicos, personal, equipos y herramientas, materiales y suministro de
oficina)
15. Qu recursos utiliza para el manejo de la informacin de sus procesos? (Sistemas de informticos, planillas de clculo,
base de datos, etc.)
Normativa relacionada
16. Qu normas estn relacionadas al proceso?
17. Qu manuales, guas, procedimientos, instructivos estn relacionadas con el proceso?
Indicadores
18. Tiene indicadores?
19. Cules son los lmites impuestos por tiempo y cantidad de trabajo por actividad y/o proceso?
20. Cunto se demora en hacer o ejecutar las actividades? Cmo termina el proceso?

* Revisar recomendaciones de la Gua Metodolgica Elaborado Por: Oficina de Organizacin

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ANEXO N07: LISTADO DE PROCESOS

Fecha de
Actualizacin:

PROCESO PROCESO DE PROCESO DE PROCESO DE

COD COD COD COD
NIVEL 0 NIVEL 1 NIVEL 2 NIVEL 3
1.1.1.1
1.1.1.2
1.1.1
1.1.1.3
1.1.1.4
1.1

1.1.2

1.2.1.1
1.2.1
1.2.1.2
1.2.
1.2.2.1
1.2.2
1.2.2.2
1
1.3.1

1.3.2
1.3.

1.3.3

1.4.1

1.4 1.4.2.1
1.4.2 1.4.2.2
1.4.2.3

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ANEXO N08: FICHA TCNICA DE PROCESO DE NIVEL 1, 2 Y 3

FICHA TCNICA DEL PROCESO NIVEL (1,2 O 3)

NOMBRE DEL PROCESO
1) Nombre 4) Responsable

2) Objetivo
5) Requisitos

3) Alcance

DESCRIPCIN DEL PROCESO

11) Usuario o
Destinatario de los
7) Proveedores 8) Insumos 9) Procesos/actividades 10) Productos bienes y servicios

IDENTIFICACIN DE RECURSOS CRTICOS PARA LA EJECUCIN Y CONTROL DEL PROCESO

12) Controles 13) Recursos 14) Documentos y formatos

15) Registros 16) Indicadores

ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR:

Nombre: Nombre: Nombre:

Cargo: Cargo: Cargo:
Fecha: Fecha: Fecha:
VB, Sello y Fecha VB, Sello y Fecha VB, Sello y Fecha

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ANEXO N09: MAPEO DE PROCESO

Cdigo del Proceso: Nombre del Proceso: Nivel:

Versin: Fecha de Elaboracin:

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

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ANEXO N10: SIMBOLOGA PARA EL MAPEO DE PROCESO

SMBOLO DESCRIPCIN

Representa a un proceso de nivel 0, el cual es un conjunto de

procesos que se relacionan entre s para cumplir con el objetivo del
proceso de nivel 0

Representa a un proceso de nivel 1, el cual es un conjunto de

procesos de nivel 2 que se relacionan entre si para cumplir con el
objetivo del proceso.

Representa los proveedores o usuarios finales del proceso

diagramado.

Representa la direccin del insumo o productos entre proveedores,

procesos y usuarios.

Representa las partes interesadas que interactan con cada uno de

los procesos.

Conector que se utiliza para indicar continuidad del diagrama. Une

o relaciona procesos dentro del mismo diagrama.
A
Representa la Entrada o Insumo que estn ingresando al proceso.
Entrada o Insumos

Representa que la Salida o producto es un resultado del proceso y

Salida o producto
del conjunto de actividades que forman parte de l.
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ANEXO N11: MODELADO DE PROCESO

Cdigo del Proceso: Nombre del Proceso: Nivel:

Versin: Fecha de Elaboracin:

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

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ANEXO N12: SIMBOLOGA PARA EL MODELADO DE PROCESO

Para elaborar el modelado del proceso se emplearn los smbolos bsicos de la notacin BPMN (Business Process
Modeling Notation) disponible en BIZAGI o algn software para modelado de procesos:

SMBOLO
Nombre CARACTERSTICA
(nombre)

Evento de Inicio Indica el evento que da inicio al proceso.

Indica un evento intermedio, acontecimiento para que

Evento Intermedio
pueda seguir el flujo del proceso.

Evento de Fin Indica el evento que finaliza el proceso.

Representa la actividad que se desarrolla durante el

Actividad
proceso.
Representa un proceso contrado, es decir, que
Proceso
contiene otros procesos o actividades.
Indica el orden (secuencia) y trayectoria de las
Flujo de secuencia
actividades de un proceso.
Se usa para mostrar el flujo de mensajes entre dos
Flujo de Mensaje participantes de procesos separados (entidades o
roles).
Se usa para asociar datos, textos, informacin u otros
Flujo de Asociacin
artefactos con flujo de objetos
Indica la decisin que se toma antes de continuar con
Decisin el proceso. Las salidas deben tener las opciones SI
Compuerta exclusiva NO y representa que se ha ejecutado un control en el
proceso

Decisin Indica que las actividades que continan se realizan en

Compuerta Paralela paralelo. Las actividades 1 y 2 se realizan en paralelo.

Indica que se pueden realizar uno o varios caminos, se

Decisin
puede realizar la actividad A, pero tambin podra
Compuerta Inclusiva
realizarse la actividad B.

Decisin Indica que de suceder el evento 1 se realizar la

Compuerta Basada actividad A, pero si tambin sucede el evento 2 se
en Eventos realizar adems la actividad B.

Provee informacin acerca de cmo los documentos,

Objeto de datos datos y otros objetos son usados y actualizados
durante el proceso.
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SMBOLO
Nombre CARACTERSTICA
(nombre)
Representa un participante en el proceso. Un
participante puede ser una entidad especfica, un
Pool
rgano, Unidad Orgnica o un rol general (comprador,
vendedor). Copnsiderarse un proceso.

Subparticin dentro de un Pool, representa un

Lane agrupador de actividades de un rol ms especfico o
una unidad orgnica.

Representa un segmento, fase etapa dentro de un

Fase
proceso.

Es un mecansmo visual que se utiliza para agrupar

Grupo
elemntos de un proceso informalmente.

Se usar para que el modelador del proceso provea

Anotacin informacin adicional del proceso al lector, del
diagrama BPMN.

Indica la utilizacin de una Base de Datos o Sistema

de Informacin. Ofrece a las actividades un mecanismo
Base de Datos
para consultar o actualizar informacin almacenada
que persistir ms all del alcance del proceso.

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ANEXO N13: ESTRUCTURA DEL MANUAL DE PROCESO

- Cartula
- Control de Cambios
- ndice
- Objetivo del Manual de Proceso
- Alcance
- Trminos y definiciones
- Consideraciones
- Base Legal
- Mapa de procesos
- Ficha Tcnica del Proceso de nivel 0
- Listado de Procesos del Proceso de nivel 0
- Mapeo del Proceso de nivel 0
- Procesos de nivel 1:
- Ficha Tcnica del Proceso de nivel 1
- Ficha Tcnica del Productos
- Mapeo del Proceso de nivel 1
- Ficha Tcnica de Indicadores
- Procesos de nivel 2:
- Ficha Tcnica del Proceso de nivel 2
- Ficha Tcnica del Productos
- Modelado del Proceso de nivel 2
- Ficha Tcnica de Indicadores
- Ficha Tcnica de Procedimientos
- Procesos de nivel 3:
- Ficha Tcnica del Proceso de nivel 3
- Ficha Tcnica del Productos
- Modelado del Proceso de nivel 3
- Ficha Tcnica de Indicadores
- Ficha Tcnica de Procedimientos

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ANEXO N14: FICHA TCNICA DE PROCEDIMIENTO

Versin : 1.0

Ficha Tcnica de Procedimiento

Proceso: colocar el nombre del proceso que enmarca al procedimiento

Cdigo que
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO Nombre que identifique al procedimiento CDIGO identifique al
procedimiento

Se deber colocar la intencin del porqu se realiza el procedimiento. Son

PROPSITO
impulsados por la finalizacin de una tarea.
Se deber colocar denominacin de las unidades orgnicas a las cuales comprende
ALCANCE
el mbito del procedimiento.
Se deber colocar las normas legales sobre las cuales se sustenta el procedimiento
BASE LEGAL
a desarrollar
Se deber colocar las siglas y definiciones necesarias para esclarecer el
SIGLAS Y DEFINICIONES
procedimiento

REQUISITOS PARA INICIAR EL PROCEDIMIENTO

1. Describir e indicar la procedencia de los recursos (documentos, personas, materiales, etc.) necesarios para dar
inicio al procedimiento
2.
TAREAS DEL PROCEDIMIENTO

N TAREAS UNIDAD ORGNICA RESPONSABLE

Describir el paso a paso y secuencialmente las tareas; Colocar el nombre de la Unidad Colocar el cargo
as tambin, colocar el rol dentro de la Unidad Orgnica Orgnica que realiza la
que realiza la tarea tarea

DOCUMENTOS QUE SE GENERAN Colocar los documentos que se deben generar en el procedimiento

REGISTROS Se deben colocar las plantillas necesarios para complementar el procedimiento

1. Diagrama de Flujo del Procedimiento
ANEXOS
2. Colocar los formatos y/o formularios que requiera el procedimiento.

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ANEXO N15: INSTRUCTIVO PARA ELABORAR UN DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMEINTO

1. Simbologa
En la elaboracin del diagrama de flujo, se utilizar la siguiente simbologa bsica:

Inicio / Fin de Conector en la misma

1 pgina (nmero)
Procedimiento

Operacin, accin o Conector con otra

A
tarea pgina

Formulario o
Alternativa / Decisin documento

Proceso
Archivo temporal

Archivo definitivo Traslado

a. Inicio / Fin del Procedimiento: Se utiliza al inicio y al final de todo diagrama de flujo, permite determinar los lmites del
procedimiento.

b. Operacin, Accin o Tarea: Se utiliza para representar cada uno de los pasos que forman parte del procedimiento.

c. Alternativa / Decisin: Representa una alternativa o condicional que indica una decisin y que genera dos cursos de
accin. Se grafica considerando una entrada y dos salidas y colocando dentro del rombo una pregunta. Ejemplo:

Si No
Procede?

d. Archivo temporal: Representa la accin de archivar temporalmente un documento.

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 GUA TCNICA PARA LA FASE 1:
DISEAR PROCESOS
MINISTERIO DE SALUD

e. Archivo Definitivo: Representa la accin de archivar definitivamente un documento.

f. Conector misma pgina: Se utiliza para conectar dos acciones en una misma pgina, para evitar el exceso de lneas
que se entrecrucen. Siempre deber colocarse un nmero que deber ser el mismo en la accin previa como en la
posterior. Ejemplo:

g. Conector con otra pgina: Se utiliza para continuar el flujograma en otra pgina. Siempre se debe colocar una letra

h. Formulario Documento: Representa la elaboracin de un formato o documento.

i. Proceso: Se utiliza para representar un proceso de nivel 0, 1, 2 3 ya definido, que se interrelaciona con el
procedimiento.

j. Traslado: Se utiliza para representar el sentido del circuito administrativo, el traslado de informacin o el movimiento
fsico de un documento.

Para las uniones se podrn utilizar uniones que formen ngulo recto.

En lo posible se deben evitar cruces de lneas. Caso contrario se utilizar un puente de media circunferencia. El sentido de la
concavidad debe coincidir con la orientacin de la lnea que s est cortando.

Se debe tener en cuenta que las lneas de los smbolos sean de trazo ms grueso que el de las columnas, no es recomendable el
empleo de sombreados en los smbolos

2- Modelo de Diagrama de Flujo

El grfico se divide en columnas, representando cada una de ellas una Direccin, Oficina, Equipo Cargos, dependiendo del nivel
de desagregacin del anlisis.

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OFICINAS/ OFICINAS / DIRECCIONES

DIRECCIONES ESPECIALISTAS/
TECNICO RESPONSABLE DE DIRECTOR
GENERALES SECRETARIA ASESORES
TRAMITE DOCUMENTARIO

Recibe y verifica Firma cargo,

INICIO Revisa y de ser necesario
registra en STD y
realiza indicaciones
entrega al Director
corresponde Si
Remite documentos atender Autoriza pase, clave y
Registra pase y
o expedientes registra hora en Hoja de
clave en STD
-Doc o
NO 1 Envo
Expediente
Devuelve es doc. No
FIN expediente circular? No requiere
respuesta?
Si
Si
Obtine copias o 1
difunde y archiva Firma cargo y registra
hora de recepcin
FIN
Elabora proyecto de Firma cargo y registra hora
Oficio o Memo segn de recepcin
Prepara cargo y indicaciones del Director
1
entrega documento
Revisa y da conformidad a
2 Analiza y elabora proyecto
proyecto
de informe y doc. de
Registra doc y entrega al respuesta
Director
Asigna expediente a
personal secretarial,
Enva por correo electrnico
Recibe documentacin e Recibe documentacin e
o Imprime proyecto de ser
informacin por correo informacin por correo 3 necesario adjunta
electrnico electrnico
antecedentes
Revisa anexos y antecedentes Revisa anexos y antecedentes Autoriza emisin y
y corrige segn indicaciones y de ser necesario corrige numeracin de doc. 2
del Director

Numera informe o
Presenta doc. al Director 3 memorndum y registra

Prepara expediente, obtiene

copia y enumera las hojas

Firma informe y visa doc

Presenta doc. al Director
de respuesta

Registra y firma doc Registra datos del informe en Entrega doc de respuesta y
de respuesta STD cargo y guarda copia

Distribuye y devuelve Archiva documentos que

Registra en STD y entrega
cargo con sello de cuentan con informe y copias PROCEDIMIENTO: Atencin de expedientes y otros documentos
copia (cargo)
recepcin de doc de gestin
Elaborado por : Oficina de Organizacin Fecha : Marzo-2006
FIN
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