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iii
APROBACIN DEL TUTOR DEL TRABAJO DE TITULACIN
iv
AUTORIZACIN DE LA EMPRESA
v
DEDICATORIA
vi
AGRADECIMIENTOS
A Dios por el regalo ms preciado que me pudo dar y fue a mi madre. Hoy es el da para
agradecerte por tu infinito amor, por tu paciencia y confianza, por la compaa en la
noches de desvelo, por los llantos que hemos compartido, por las luchas, por los das
felices y por los tristes. Gracias Olguina Marina.
A mi padre Miguel Figueroa, que a pesar de las circunstancias siempre tuve presente,
donde quiera que ests te amo.
A mis hermanos: Gabriel y Edwin, mis mejores amigos, quiero darles gracias por tomar
el rol de padre, por quererme y apoyarme y sobre todo por gran amor que nos tenemos.
A mis abuelos Fausto y Magdalena, por apoyo que han sabido brindarnos en especial
hacia mi madre. Gracias por que han sabido mantener unida a la familia.
A mi tas Anita, Yolanda, Nataly, Jimena, a mis tos Jorge, Freddy, Ivn, Micky, gracias
por quererme como a una hija, por apoyarme de todas las maneras posibles, me faltaran
palabras para agradecer su infinita bondad solo me queda decir Dios les pague.
A mis primos David, Iker, Erick, Andy, Lander, Tania, Anah, Angie, Danna, por ser
como unos hermanos, confidentes, amigos. Y a m amado sobrino Matas F.
A m querido profesor Lic. Ral Fuenmayor Marn, M.Sc., por ser ms que un profesor
un gran amigo, por impartirme su conocimiento y su valioso tiempo.
A mis mejores amigos por el apoyo incondicional, por los momentos vividos y
compartidos, siempre les llevare en mi corazn.
vii
CONTENIDO
DEDICATORIA .............................................................................................................. vi
ABSTRACT ................................................................................................................... xx
INTRODUCCIN ............................................................................................................ 1
1. GENERALIDADES ............................................................................................... 2
1.1. Antecedentes ........................................................................................................... 2
2. ANLISIS SITUACIONAL................................................................................. 31
viii
2.1. Anlisis organizacional ......................................................................................... 31
ix
4.5. Revelamiento del proceso en el rea de inventarios ........................................... 144
4.7. Evaluacin de los componentes del coso iii mediante cuestionarios en la empresa
Sigmapack Ecuador ...................................................................................................... 148
x
LISTA DE TABLAS
N Tabla Pg.
xi
Tabla 28 Resultado encuesta proveedores pregunta 4 .................................................... 71
Tabla 29 Resultado encuesta proveedores pregunta 5 .................................................... 72
Tabla 30 Resultado encuesta proveedores pregunta 6 ................................................... 73
Tabla 31 Resultado encuesta proveedores pregunta 7 .................................................... 74
Tabla 32 Resultado encuesta proveedores pregunta 8 ................................................... 75
Tabla 33 Resultado encuesta proveedores pregunta 9 .................................................... 76
Tabla 34 Resultado encuesta factor interno pregunta 1 .................................................. 84
Tabla 35 Resultado encuesta factor interno pregunta 2 .................................................. 85
Tabla 36 Resultado encuesta factor interno pregunta 3 .................................................. 86
Tabla 37 Resultado encuesta factor interno pregunta 4 .................................................. 87
Tabla 38 Resultado encuesta factor interno pregunta 5 ................................................. 88
Tabla 39 Resultado encuesta factor interno pregunta 6 ................................................. 89
Tabla 40 Resultado encuesta factor interno pregunta 7 ................................................ 90
Tabla 41 Resultado encuesta factor interno pregunta 8 ................................................. 91
Tabla 42 Resultado encuesta factor interno pregunta 9 .................................................. 92
Tabla 43 Resultado encuesta factor interno pregunta 10 ................................................ 93
Tabla 44 Resultado encuesta factor interno pregunta 11 ................................................ 94
Tabla 45 Resultado encuesta factor interno pregunta 12 ................................................ 95
Tabla 46 Resultado encuesta factor interno pregunta 13 ............................................... 96
Tabla 47 Resultado encuesta factor interno pregunta 14 .............................................. 97
Tabla 48 Resultado encuesta factor interno pregunta 15 ................................................ 98
Tabla 49 Matriz de resumen FODA .............................................................................. 99
Tabla 51 Valuacin de las preguntas de control interno .............................................. 148
Tabla 52 Rangos y niveles de riesgos a utilizar............................................................ 148
Tabla 53 Rangos para la calificacin de resultados obtenidos en la aplicacin del
cuestionario de cada componente. ................................................................................ 149
Tabla 54 Componente de entorno de control................................................................ 150
Tabla 55 Resultados del entorno de control en el Departamento de Administracin. . 151
Tabla 56 Rango de calificacin de los resultados obtenidos ........................................ 152
Tabla 57 Nivel de riesgo departamento de administracin. ......................................... 152
Tabla 58 Evaluacin de Riesgos. .................................................................................. 155
xii
Tabla 59 Resultados de la evaluacin de riesgos en el Departamento de Administracin
...................................................................................................................................... 156
Tabla 60 Rango de calificacin de los resultados obtenidos ........................................ 157
Tabla 61 Nivel de riesgo departamento de administracin. ......................................... 157
Tabla 62 Actividades de Control. ................................................................................. 160
Tabla 63 Resultados de la actividad de control en el Departamento de Administracin
...................................................................................................................................... 161
Tabla 64 Rango de calificacin de los resultados obtenidos ........................................ 162
Tabla 65 Nivel de riesgo departamento de administracin. ......................................... 162
Tabla 66 Informacin y Comunicacin. ....................................................................... 165
Tabla 67 Resultados de la informacin y comunicacin en el Departamento de
Administracin ............................................................................................................. 166
Tabla 68 Rango de calificacin de los resultados obtenidos ........................................ 166
Tabla 69 Nivel de riesgo departamento de administracin. ......................................... 166
Tabla 70 Actividad de Monitoreo. ................................................................................ 169
Tabla 71 Resultados de las actividades de monitoreo en el Departamento de
Administracin. ............................................................................................................ 170
Tabla 72 Rango de calificacin de los resultados obtenidos ........................................ 170
Tabla 73 Nivel de riesgo departamento de administracin. ......................................... 171
Tabla 74 Nivel de riesgo del Departamento Actual de Administracin ....................... 173
Tabla 75 Nivel de Riesgo Departamento Actual de Administracin .......................... 173
Tabla 76 Entorno de Control. ....................................................................................... 176
Tabla 77 Resultados del entorno de control en el Departamento Financiero ............... 177
Tabla 78 Rango de calificacin de los resultados obtenidos ........................................ 178
Tabla 79 Nivel de riesgo departamento de administracin. ......................................... 178
Tabla 80 Evaluacin de Riesgos. .................................................................................. 180
Tabla 81 Resultados de la evaluacin de riesgos en el Departamento Financiero ....... 181
Tabla 82 Rango de calificacin de los resultados obtenidos ........................................ 181
Tabla 83 Nivel de riesgo departamento de administracin. ......................................... 182
Tabla 84 Actividades de Control. ................................................................................. 185
Tabla 85 Resultados de la actividad de control en Departamento Financiero.............. 186
Tabla 86 Rango de calificacin de los resultados obtenidos ........................................ 186
xiii
Tabla 87 Nivel de riesgo departamento de administracin. ......................................... 187
Tabla 88 Informacin y Comunicacin. ....................................................................... 189
Tabla 89 Resultados dela informacin y comunicacin en el Departamento Financiero
...................................................................................................................................... 190
Tabla 90 Rango de calificacin de los resultados obtenidos ........................................ 190
Tabla 91 Nivel de riesgo departamento de administracin. ......................................... 191
Tabla 92 Actividad de Monitoreo. ................................................................................ 194
Tabla 93 Resultados de las actividades de monitoreo en el Departamento Financiero 195
Tabla 94 Rango de calificacin de los resultados obtenidos ........................................ 195
Tabla 95 Nivel de riesgo departamento de administracin. ......................................... 196
Tabla 96 Nivel de riesgo del Departamento Actual de Administracin. ...................... 198
Tabla 97 Nivel de Riesgo Departamento Actual Financiero ....................................... 199
Tabla 98 Modelo formato Krdex mtodo promedio. .................................................. 218
xiv
LISTA DE FIGURAS
N Figura Pg.
xv
Figura 28 Tasa de inters pasiva en el ecuador 2004 2016. ........................................ 44
Figura 29 Tasa de Inflacin del Ecuador 2014 2016. .................................................. 46
Figura 30 Porcentajes del EMBI o Riesgo Pas. ............................................................. 48
Figura 31 Satisfaccin de los Productos. ........................................................................ 54
Figura 32Satisfaccin de los servicios............................................................................ 55
Figura 33 Productos Suficientes. .................................................................................... 56
Figura 34 Frecuencia de Consumo. ................................................................................ 57
Figura 35 Fidelidad de los Clientes. ............................................................................... 58
Figura 36 Preferencias de Pago. ..................................................................................... 59
Figura 37 Recomendacin a otras personas. .................................................................. 60
Figura 38 Estado de los productos. ................................................................................. 61
Figura 39 Atencin al Cliente. ........................................................................................ 62
Figura 40 Precios. ........................................................................................................... 63
Figura 41 Formas de pago. ............................................................................................. 64
Figura 42 Tiempo en atender fallas. ............................................................................... 65
Figura 43 Atencin de quejas. ........................................................................................ 66
Figura 44 Estndares de calidad. .................................................................................... 68
Figura 45 Rembolsos de pago. ....................................................................................... 69
Figura 46 Garanta de los productos. .............................................................................. 70
Figura 47 Especificaciones del producto. ....................................................................... 71
Figura 48 Crdito. ........................................................................................................... 72
Figura 49 Atencin. ........................................................................................................ 73
Figura 50 Precios. ........................................................................................................... 74
Figura 51Forma de entrega. ............................................................................................ 75
Figura 52 Atencin reclamos.......................................................................................... 76
Figura 53 Proceso Administrativo. ................................................................................. 78
Figura 54 Misin y visin de la empresa. ....................................................................... 84
Figura 55 Registro de las existencias. ............................................................................ 85
Figura 56 Estrategias. ..................................................................................................... 86
Figura 57 Inventario fsico de la mercadera. ................................................................. 87
Figura 58 Afiliacin al IESS. ......................................................................................... 88
Figura 59 Proceso de produccin. .................................................................................. 89
xvi
Figura 60 Gusto por el trabajo. ....................................................................................... 90
Figura 61 Seguridad en bodega. ..................................................................................... 91
Figura 62 Comit de trabajadores. .................................................................................. 92
Figura 63 Supervisor en cada rea de trabajo. ................................................................ 93
Figura 64 Cumplimiento de obligaciones. ...................................................................... 94
Figura 65 Recursos econmicos. .................................................................................... 95
Figura 66 Sistema contable............................................................................................. 96
Figura 67 Control de existencias. ................................................................................... 97
Figura 68 Pago de impuestos. ......................................................................................... 98
Figura 69 COSO I, II y III. ........................................................................................... 109
Figura 70 Componentes del Modelo COSO I. ............................................................ 110
Figura 71 Componentes del COSO II. ......................................................................... 115
Figura 72 Relacin COSO I y COSO II. ...................................................................... 119
Figura 73 Componentes de COSO III .......................................................................... 120
Figura 74 Ventajas y desventajas del mtodo cuestionario. ......................................... 132
Figura 75 Ventajas y desventajas del mtodo descriptivo. ........................................... 133
Figura 76 Ventajas y desventajas del mtodo grfico u flujogramas. .......................... 134
Figura 77 Simbologa para diagramar flujogramas. ..................................................... 135
Figura 78 Conocimiento del negocio. .......................................................................... 142
Figura 79 Componentes del COSO III. ........................................................................ 143
Figura 80 Nivel de Confianza. ...................................................................................... 174
Figura 81 Nivel de confianza obtenido de los resultados al aplicar de los componentes del
coso III en el departamento financiero. ........................................................................ 199
Figura 82 Parmetros para la adquisicin de mercadera. ............................................ 212
Figura 83 Flujograma de adquisicin de mercadera.................................................... 214
Figura 84Flujograma proceso almacenamiento de mercadera en bodega. .................. 217
Figura 85 Flujograma recepcin de la mercadera a los proveedores. ......................... 221
Figura 86 Flujograma perchado de las mercaderas. .................................................... 223
Figura 87 Flujograma de comercializacin de las mercaderas. ................................... 225
Figura 88 Flujograma proceso de facturacin y entrega. ............................................. 227
xvii
ANEXOS
xviii
PROPUESTA DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO PARA EL
MEJORAMIENTO DEL CONTROL DE INVENTARIOS, BASADO EN EL
MODELO COSO III; APLICADO A LA EMPRESA SIGMAPAK ECUADOR,
PRODUCTORA DE SOLUCIONES PARA EMPAQUES, UBICADA EN LA
PROVINCIA DE PICHINCHA, CANTN QUITO
RESUMEN
Las empresas que realizan una actividad econmica necesariamente deben tener un
conjunto de procesos relacionados entre s, para desarrollar sus actividades para la cual
fueron creadas y as cumplir con los objetivos empresariales fijados, de manera que
empiecen desde la adquisicin de materiales y suministros hasta finalizar la produccin
de productos para la venta; es decir, siempre existir un proceso de por medio. Una vez
analizada y diagnosticada la real situacin de los inventarios en la empresa SIGMAPAK
ECUADOR, se presenta la propuesta de un mtodo de control interno, para mejorar los
procedimientos de control de las existencias, basado en el modelo del Informe COSO III,
aplicado a la productora de soluciones para empaques, con el propsito de reducir
cualquier eventualidad, falencia o riesgo durante el proceso normal de sus operaciones;
as como, se enfocar en la identificacin de problemas posteriores para plantear cambios,
estableciendo mediciones que permitan mantener en el tiempo el control de los procesos,
esperando contar con procedimientos eficientes de control.
xix
PROPOSAL FOR AN INTERNAL CONTROL SYSTEM FOR IMPROVING
INVENTORY CONTROL BASED ON THE COSO MODEL III; APPLIED
BUSINESS SIGMAPAK ECUADOR, PRODUCER OF SOLUTIONS FOR
PACKAGING, LOCATED IN THE PROVINCE OF PICHINCHA, CANTON
QUITO
ABSTRACT
Companies that perform an economic activity must necessarily have a set of interrelated
processes, to develop their activities for which they were created and thus meet the set
business goals, so that starting from the procurement of materials and supplies to
complete the production of products for sale; that is, there is always a process involved.
Once analyzed and diagnosed the real situation of inventories in the company
SIGMAPAK ECUADOR, the proposed method of internal control is presented for
improving the procedures for inventory control, based on the model of COSO III Report,
applied to the producer of solutions for packaging, in order to reduce any eventuality,
falencia or risk during normal process operations; and, it will focus on identifying changes
pose further problems for establishing measurements that keep time control of processes
waiting to have efficient control procedures.
xx
INTRODUCCIN
1
1. GENERALIDADES
1.1. Antecedentes
1.1.1. Empresa
Definicin
Es una actividad o accin organizada por el ser humano, la misma implica realizar un
conjunto de trabajo diario, una labor comn, esfuerzo colectivo y personal para lograr un
fin u objetivo comn.
Importancia
2
CLASIFICACIN DE LAS
EMPRESAS
Compaa en
Sector Primario Grandes Privada Provinciales Individual Nombre
Colectivo
Compaa en
Sector Comandita Simple
Pequeas Pblica Regionales Sociedades y Dividida por
Secundario
Acciones
Compaa de
Sector Terciario Medianas Mixta Nacionales Responsabilidad
Limitada
Compaa
Micro Empresas Multinacionales
Anonima
3
1.1.1. Actividad econmica
Sector terciario: son aquellas empresas que se dedican a ofertar bienes y servicios.
Ejemplo: empresas de seguros, empresa de transporte, empresa de servicios
profesionales.
4
Micro empresas: estas empresas son de propiedad individual, las ventas no
rebasaran los $900.000 dlares anuales, las compras, atencin al cliente y finanzas
pueden ser manejados por el dueo, se puede emplear hasta 10 trabajadores y su
capital fijo puede ir hasta $20 mil dlares.
Empresas locales: Estas empresas son aquellas que funcionan dentro de la misma
localidad, pueblo, ciudad o municipios.
Empresas provinciales: Este tipo de empresas funcionan dentro de una provincia
o un estado del pas.
Empresas regionales: son aquellas empresas que su actividad se realiza entre
varias provincias o regiones.
Empresas nacionales: su actividad econmica se realiza en todo el pas. Tienen
matriz y sucursales.
Empresas multinacionales: estas empresas realizan su actividad econmica
extendindose a varios pases.
5
1.1.5. Clasificacin jurdica
o Costurero
o comerciantes
o peluqueros
o Empresa KFC
o Empresa corporacin la favorita
6
Compaa de responsabilidad limitada: esta compaa tendr un mnimo de 2 a 15
personas llamados socios, los socios tiene responsabilidad limitada de acuerdo al
capital patrimonio que posean.
7
persona natural obligada a llevar contabilidad, debido a que sus montos de ingresos costos
y gastos superaban las bases predeterminadas por la ley.
Durante todo este tiempo en el mercado nacional ha ido enriquecindose de una gran
experiencia en la comercializacin de productos para empaques, los servicios prestados
son realizados con las normas ms estrictas de calidad y seguridad, brindando al cliente
las mejores opciones e ideas.
SUPERINTENDENCIA DE COMPANIAS
CDIGO TRIBUTARIO
CDIGO DE TRABAJO
BASE LEGAL
LEY DE COMPAAS
REGLAMENTO DE COMPROBANTES
DE VENTA
REGLAMENTO DE APLICACIN DE LA
LEY DE RGIMEN TRIBUTARIO
INTERNO
8
1.3.1. Superintendencia de compaas
El cdigo tributario fue creado el 14 de junio de 2005, codificacin nmero 9 del registro
oficial suplemento 38, con el objetivo de solucionar problemas econmicos existentes en
el pas. El mismo busca que no haya fluctuaciones a nivel de impuestos y que la actividad
econmica de los contribuyentes se desarrolle normalmente.
9
1.3.4. Ley de Compaas.
La ley de seguridad social fue creada por Congreso Nacional el 30 de noviembre de 2001,
en el registro oficial nmero 465, con el objetivo de regular las seguridad de los
trabajadores es decir que sean afiliados por medio del seguro general obligatorio,
cumpliendo con los principios de flexibilidad, solidaridad, obligatoriedad, equidad,
universalidad, subsidiariedad y suficiencia
Este reglamento de comprobantes de venta fue publicado el 30 de julio del 2010, expedido
por el presidente Rafael Correa Delgado. Se crea con el objeto de regular las disposiciones
reglamentarias referentes a los comprobantes de venta y de retencin, que se ajusten a las
necesidades del contribuyente y de la administracin con el objeto de facilitar el
cumplimiento de las obligaciones tributarias.
10
1.4. Relacin de la empresa con las entidades de control.
SIGMAPAK ECUADOR con respecto a la relacin laboral cumple con todas las
obligaciones con sus trabajadores ya que los pagos de los beneficios sociales, las
indemnizaciones, utilidades se cancelan en este ministerio.
11
1.4.2. Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social (IESS)
Pago de aportes, el pago se lo realiza dentro de los 15 das posteriores al mes que
corresponda. Para el clculo de aporte de los trabajadores se lo realiza todo ingreso
regular percibido por el trabajador.
12
Rubros del salario de aportacin, para el clculo de las aportaciones y
contribuciones del seguro general obligatorio se considera todo ingreso que se
entrega al trabajador para libre disponibilidad.
13
1.5. Localizacin
14
En el caso de servicios como maquila, la empresa presta el servicio en la empresa que le
contrate y se acopla a las instalaciones que le brinden para realizar el servicio.
2 6
3
4 5
1.- BODEGA
2.- RECEPCIN DE MERCADERA
3.- DESPACHO
4.- ENTRADA A BODEGAS CONJUNTO
5.- RECEPCIN: PROVEEDOR CLIENTES.
6.- ACUMULACIN, CLASIFICACIN Y
ALISTAMIENTO
15
Figura 11 Fotografa panormica bodegas de la empresa
Fuente: Sigmapak Ecuador, (2014)
16
Bienes Intangibles: Son Servicios
Comercializacin
Productos Servicios
Etiquetas Maquila
Termoencogibles
Etiquetas
Autoadhesivas
Cintas
Autoadhesivas
Atrech Film
Maquinaria para
sellado
termoencogido y
codificacin
Fundas Plsticas
Figura 12 Comercializacin Bienes Tangibles e Intangibles de SIGMAPAK ECUADOR
Fuente: Sigmapak Ecuador, (2014)
17
1.8.1. Productos que comercializa la empresa
Etiquetas Termoencogibles
Poliofelina Termoencogible
Etiquetas Autoadhesivas
Atrech Film
Fundas Plsticas
18
Etiquetas termoencogibles
Poliolefina termoencogible
19
Es un sistema de empaque transparente, econmico, que permite agrupar los
productos de una misma o diferente clase, diseado para adaptarse a cualquier
forma, realzando sus caractersticas, dndole brillo y permitiendo apreciar el
contenido. Adems de proteger el producto, contra humedad, polvo,
adulteraciones, permite un excelente manejo tanto en el transporte como en el
punto de venta.
Se puede imprimir con el nombre del producto, logo, cdigo de barras o cualquier
diseo que se solicite.
Etiquetas autoadhesivas
Se produce etiquetas en: Propalcote, Polipropileno, Papel trmico, con tinta UV, con
textura, estucadas, con tintas fluorescentes, metalizadas, en diferentes acabados, en
laminacin, serigrafa, barnizado brillante y mate, impresin anverso y reverso e
impresin en cara interna del adhesivo.
20
Cintas adhesivas
Atretch Film
21
Maquinaria para sellado termoencogido y codificacin
Fundas plsticas
22
Desarrollamos diversas soluciones en fundas, resaltando la imagen de su empresa:
Ropa
Alimentos
Correspondencia
Licores
Accesorios
Maquila
Produccin Servicios
Impresin Inkjet, Videojet Alta Definicin
Maquila
23
Servicio de empaque con personal experimentado en el manejo de materiales
termoencogibles y conocimiento en el manejo adecuado de mquinas como tneles
industriales, pistolas, impresoras inkjet y todo lo relacionado a soluciones de empaques.
Servicio de impresin para codificar sus productos en todo tipo de envase como vidrio,
pastico, cartn, lata, etc.
1.9.1. Polticas
Las polticas son actividades orientadas a la toma de decisiones para alcanzar objetivos.
24
Polticas generales
Politicas rea
Administrativa
Polticas de calidad y medio
ambiente
Polticas
Polticas de efectivo
Polticas de recuperacion de
cartera
Polticas de pasivos
Propuesta polticas
25
Estimular al empleado para crear un ambiente de trabajo armonioso y positivo.
Valorar la cultura corporativa animando a los trabajadores a realizar las
actividades con gusto y nimo.
Cumplir los requisitos y peticiones acordados con los clientes.
Polticas de efectivo
o Las facturas debern cumplir con los requisitos estipulados por el SRI.
o Las facturas seguirn una secuencia establecida
o Se deber comprar los datos de las facturas con las guas de remisin.
o Todo el dinero recaudado ya sea en efectivo o en cheque ser depositado
inmediatamente.
26
Polticas de activos fijos
Polticas pasivos
27
1.9.2. Normas
Propuesta normas
Normas de calidad
28
Normas de eficacia
Normas de eficiencia
Nombrar un responsable del rea de produccin para que verifique que se cumpla
con el proceso de produccin.
Realizar mantenimientos mensuales a la maquinaria
Se elaborara productos de excelente utilizando los mejores recursos tanto
humanos como materiales.
El personal deber desempear su trabajo con responsabilidad, amabilidad respeto
dentro del lugar establecido y bajo la direccin de un supervisor.
1.9.3. Misin
La misin es la razn, el propsito o la meta por la cual existe la empresa, la misin define
que se desea cumplir, que se desea hacer y para que se va hacer
Misin actual
29
Anlisis
1.9.4. Visin
La visin nos indica hacia dnde quiere ir la empresa a largo plazo, en que se deber
transformar tomando en cuenta las necesidades de los clientes, la flexibilidad ante los
cambios tecnolgicos y la aparicin de competencias en el mercado.
Visin actual
Anlisis
SIGMAPAK debe tomar en cuenta las necesidades cambiantes de los clientes da con da
y las estrategias que deber aplicar para evolucionar, crecer y prosperar en el negocio: es
decir se deber mirar ms all de negocio actual y pensar en que se quiere convertir la
compaa y hacia dnde se quiere llegar.
Visin propuesta
30
2. ANLISIS SITUACIONAL
2.2. Organigramas
31
SIGMAPAK ECUADOR, no posee un organigrama estructural elaborado y aprobado,
por lo tanto de acuerdo a la investigacin realizada se llega a establecer el siguiente
organigrama estructural.
GERENTE
ASISTENTE A
LA GERENCIA
ASESOR
CONTADOR
COMERCIAL
GENERAL
EXTERNO
Figura 25 Organigrama estructural
Fuente: Sigmapak Ecuador, (2014)
El organigrama funcional indica las principales funciones que se tienen asignadas dentro
de la organizacin, adems de las unidades y las interrelaciones. Este organigrama es de
mucha utilidad sobre todo en el proceso de induccin para capacitar al personal y
presentar a la organizacin de una manera clara y general.
32
2.2.3. Propuesta organigrama funcional
GERENTE
- Planificar
- Organizar
- Controlar
- Dirigir
- Elaboracin de presupuestos
ASISTENTE A
LA GERENCIA
ASESOR
CONTADOR
COMERCIAL
GENERAL
EXTERNO
33
2.2.5. Propuesta manuales
Sigmapak Ecuador
Cargo: Gerente General N 1
rea Gerencia
Nmero de
1 persona
personal
Planificar, Organizar, Dirigir y Controlar, las actividades de Sigmapak
Objetivo
Ecuador, mediante el cumplimiento de normas y disposiciones legales.
Conocimiento bsico: Administracin de Empresas
Educacin: Ingeniera Comercia, Administracin de Empresa y Carreras
Afines
Cargo del Experiencia: 3 aos
perfil Actitudes: Responsable, Tolerante
Responsabilidades adquiridas: Representacin legal de la empresa para
hacer cumplir las normas legales internas y externas.
Ambiente: oficina
Representar legalmente a la empresa
Crear un ambiente organizacional adecuado
Determinar y designar funciones a cada empleado
Funciones Controlar y evaluar los resultados
Tomar decisiones administrativas y financieras para el desarrollo
adecuado de la organizacin.
Elaboracin presupuesto
Elaborado por: Aprobado por: Fecha:
34
Tabla 2 Manual de funciones rea financiera Contador General.
Sigmapak Ecuador
Cargo: Contador General N 1
rea rea financiera
Nmero de personal 1 persona
Jefe inmediato Gerente General
Dirigir el proceso contable de la empresa, de tal forma que
Objetivo
se cuente con informacin veraz y confiable.
Edad: 22 a 35 aos
Educacin: Contador Pblico Autorizado
Experiencia: 2 4 aos en cargos equivalentes
Actitudes: Responsable, Tolerante, Puntual
Cargo del perfil
Habilidad tecnolgica: Alto conocimiento y destreza para
manejar programas del sistema office: Word, Excel, Power
Point, as como el manejo de internet y paquetes contables,
entre otros.
Realizar declaraciones tributarias
Cumplir las disposiciones tributarias
Llevar la contabilidad
Pago IESS y proveedores
Controlar las entradas y salidas del dinero
Realizar pagos
Funciones Elaborar estados financieros
Realizar conjuntamente con el Gerente General, la
elaboracin preliminar del presupuesto de la
empresa.
Realizar partidas de flujo del efectivo
Pago oportuno de nomina
Administrar el proceso de compra
35
Tabla 3 Manual de funciones: rea Financiera - Contador General- Auxiliar Contable.
Sigmapak Ecuador
Cargo: Contador General N 1
rea rea financiera
Nmero de personal 1 persona
Jefe inmediato Gerente General
Dirigir el proceso contable de la empresa, de
Objetivo tal forma que se cuente con informacin veraz
y confiable.
Sigmapak Ecuador
Cargo: Auxiliar
N 1
Contable
rea rea financiera
Jefe inmediato Contadora
Nmero de
1 Persona
personal
Controlar las actividades de Sigmapak Ecuador,
Objetivo mediante el cumplimiento de normas y
disposiciones legales.
36
Tabla 4 Manual de Funciones: rea Financiera Jefe de Bodega
Sigmapak Ecuador
Cargo: Jefe de Bodega N 1
rea rea Financiera
Nmero de
1 Persona
personal
Objetivo Chequear y coordinar el empaque y salida correcta de los productos.
Conocimientos bsico: Contabilidad
Cargo del Educacin: Bachiller, contabilidad y carreras afines
perfil Experiencia: 1 ao en cargos similares
Actitudes: responsabilidad, integridad
Registrar en el sistema las entradas y salidas
Elaborar krdex
Ingresar a bodega todo el material adquirido
Vigilar la salida de los inventarios
Velar por el orden y buena distribucin de los mismos
Funciones
Distribuir y despachar el material segn guas de remisin
Prestar apoyo en todas las actividades requeridas
Realizar informes de entrada, salida y existencias de
inventarios
Enviar informes de inventarios a contabilidad
Elaborado
Aprobado por: Fecha:
por:
37
Tabla 5 Manual de funciones Gerencia General
Sigmapak Ecuador
Cargo: Auxiliar de Bodega N 1
rea rea Financiera
Jefe inmediato Jefe de bodega
Nmero de
1 persona
personal
Objetivo Preparar y despachar productos
Conocimientos bsico: Contabilidad
Educacin: Bachiller en contabilidad
Cargo del perfil
Experiencia: 1 Ao en cargos similares
Actitudes: responsabilidad y honestidad
Despachar productos de acuerdo a factura y guas de remisin
Control de inventarios que sale
Mantener el aseo personal durante toda la jornada
Funciones Conocer reglamento interno de higiene y seguridad
Elaborar programas de abastecimiento de mercadera
Supervisar el control de los inventarios
Asegurarse de recibir el nmero de mercadera correcta
38
Tabla 6 Manual de Funciones: rea de Comercializacin.
Sigmapak Ecuador
Cargo: Asesor Comercial Externo N 1
rea rea comercializacin
Jefe inmediato Gerente General
Nmero de personal 1 persona
Planificar, organizar, dirigir, controlar y coordinar eficientemente el
Objetivo sistema comercial, diseando estrategias que permitan el logro de los
objetivos empresariales.
Conocimientos bsico: Contabilidad, Marketing o Comercio
Exterior
Cargo del perfil Educacin: Ingeniero en economa y finanzas
Experiencia: 2 aos en cargos familiares
Actitudes: Integridad, Responsabilidad y Honestidad
Definir, proponer, coordinar y ejecutar las polticas de
comercializacin.
Definir y proponer los planes de marketing y venta de la
empresa.
Funciones
Representar a la empresa en aspectos comerciales ante
corresponsales organismos internacionales.
Implementar un adecuado sistema de venta de servicios a
cargo de la empresa y terceros a nivel nacional.
39
Tabla 7 Manual de Funciones Gerencia General - Supervisor de Compras y Ventas.
Sigmapak Ecuador
Cargo: Supervisor de Compra y Ventas N 1
rea Gerencia de comercializacin
Jefe inmediato Gerente de comercializacin
Nmero de personal 1 persona
Analizar y organizar los tiempos y movimientos de las rutas
Objetivo
y zonas de venta
Conocimientos bsico: Contabilidad y marketing
Educacin: egresados de institutos tcnicos o
universidades de las carreras de Administracin,
Cargo del perfil Contabilidad, Economa o carreras afines.
Experiencia: 1 Ao en cargos similares
Actitudes: solidario, entusiasmo, trabajo en equipo,
responsabilidad y honestidad
Emitir criterio al gerente general sobre adquisidores
de productos.
Plantear posibilidades para la salida de productos.
Planificar visitas a proveedores
Planificar visitas a clientes.
Fijar metas de acuerdo a los objetivos y visin de la
empresa.
Funciones
Controlar el desempeo del equipo de compra y
venta.
Mantenerse permanentemente actualizado sobre los
productos de la empresa.
Llevar un control diario de las ventas realizadas.
Supervisar si se cumple correctamente el servicio de
maquila.
El anlisis externo comprende todo lo que nos rodea pero que no podemos controlar.
40
2.3.1. Microambiente
Existen factores que influyen a la empresa por el solo hecho de estar ubicadas en el pas,
por lo tanto las empresas deben estar pendientes a los cambios que ocurren e influyen en
el desenvolvimiento de las operaciones econmicas y productivas de la empresa.
Los cambios que existen en el ambiente externo de empresa pueden llegar a ser
oportunidades o amenazas para la misma. Entre los factores que afecta a la empresa
tenemos:
Factor econmico
Los factores econmicos son los que afectan a las relaciones de produccin, distribucin
y consumo de una empresa.
Tasa de Inters
Tasa activa: es el valor que nos cobra el banco por la prestacin de dinero.
41
Tabla 8 Tasa de Inters Activa en el Ecuador 2014 2016.
Fecha Valor
Junio-30-2016 8,66%
Mayo-31-2016 8,89%
Abril-30-2016 9,03%
Marzo-31-2016 8,86%
Febrero-29-2016 8,88%
Enero-31-2016 9,15%
Diciembre-31-2015 9,12%
Noviembre-30-2015 9,22%
Octubre-31-2015 9,11%
Septiembre-30-2015 8,06%
Agosto-31-2015 8,06%
Julio-31-2015 8,54%
Junio-30-2015 8,70%
Mayo-31-2015 8,45%
Abril-30-2015 8,09%
Marzo-31-2015 7,31%
Febrero-28-2015 7,41%
Enero-31-2015 7,84%
Diciembre-31-2014 8,19%
Noviembre-30-2014 8,13%
Octubre-31-2014 8,34%
Septiembre-30-2014 7,86%
Agosto-31-2014 8,16%
Julio-30-2014 8,21%
42
Anlisis: las tasas de inters activa se encuentran un rango de 8% a 9% por ende es una
AMENAZA.
Tasa pasiva: es el valor que nos paga el banco por la acumulacin de nuestro
dinero
Tabla 9 Tasa de inters pasiva en el ecuador 2004 2016
Fecha Valor
Junio-30-2016 6,00%
Mayo-31-2016 5,47%
Abril-30-2016 5,85%
Marzo-31-2016 5,95%
Febrero-29-2016 5,83%
Enero-31-2016 5,62%
Diciembre-31-2015 5,14%
Noviembre-30-2015 5,11%
Octubre-31-2015 4,98%
Septiembre-30-2015 5,55%
Agosto-31-2015 5,55%
Julio-31-2015 5,54%
Junio-30-2015 5,48%
Mayo-31-2015 5,51%
Abril-30-2015 5,39%
Marzo-31-2015 5,31%
Febrero-28-2015 5,32%
Enero-31-2015 5,22%
Diciembre-31-2014 5,18%
Noviembre-30-2014 5,07%
Octubre-31-2014 5,08%
Septiembre-30-2014 4,98%
Agosto-31-2014 5,14%
Julio-30-2014 4,98%
43
7% Tasa de Inters Pasiva
6%
5%
4%
3%
2%
1%
0%
Tasa de Inflacin
44
Tabla 10 Tasa de Inflacin del Ecuador 2014 - 2016.
Fecha Valor
Mayo-31-2016 1,63%
Abril-30-2016 1,78%
Marzo-31-2016 2,32%
Febrero-29-2016 2,60%
Enero-31-2016 3,09%
Diciembre-31-2015 3,38%
Noviembre-30-2015 3,40%
Octubre-31-2015 3,48%
Septiembre-30-2015 3,78%
Agosto-31-2015 4,14%
Julio-31-2015 4,36%
Junio-30-2015 4,87%
Mayo-31-2015 4,55%
Abril-30-2015 4,32%
Marzo-31-2015 3,76%
Febrero-28-2015 4,05%
Enero-31-2015 3,53%
Diciembre-31-2014 3,67%
Noviembre-30-2014 3,76%
Octubre-31-2014 3,98%
Septiembre-30-2014 4,19%
Agosto-31-2014 4,15%
Julio-31-2014 4,11%
Junio-30-2014 3,67%
Fuente: Banco Central del Ecuador, (2016)
45
Tasa de Inflacin
6%
5%
4%
3%
2%
1%
Noviembre-30-
Noviembre-30-
Diciembre-31-
Diciembre-31-
Septiembre-30-
Septiembre-30-
0%
Enero-31-2016
Abril-30-2016
Agosto-31-2015
Abril-30-2015
Agosto-31-2014
Enero-31-2015
Julio-31-2015
Julio-31-2014
Junio-30-2014
Mayo-31-2016
Febrero-29-2016
Octubre-31-2015
Mayo-31-2015
Febrero-28-2015
Octubre-31-2014
Marzo-31-2016
Junio-30-2015
Marzo-31-2015
Figura 29 Tasa de Inflacin del Ecuador 2014 2016.
Fuente: Banco Central del Ecuador, (2016)
Anlisis: La inflacin es medida a travs de las estadsticas del ndice de Precios del
consumidor del rea urbana IPCU, con relacin a la canasta de bienes y servicios
demandados por los consumidores finales de los niveles medios y bajos, establecida a
travs de las encuestas realizadas a las hogares.
La inflacin para el ao 2016 es baja, los precios de los productos se han mantenido de
acuerdo a las diferentes decisiones que tome el gobierno en base a la produccin nacional.
La empresa SIGMAPAK ECUADOR mantiene una demanda alta con precios
considerables para los consumidores finales, Se considera una AMENAZA.
El EMBI es el riesgo que tiene las inversiones extranjeras en el pas se define como el
ndice de bonos de mercados emergentes.
46
Tabla 11 Porcentajes del EMBI o Riesgo Pas
Fecha Valor
Junio-08-2016 861
Junio-07-2016 863
Junio-06-2016 864
Junio-05-2016 875
Junio-04-2016 875
Junio-03-2016 875
Junio-02-2016 862
Junio-01-2016 856
Mayo-31-2016 855
Mayo-30-2016 861
Mayo-29-2016 861
Mayo-28-2016 861
Mayo-27-2016 861
Mayo-26-2016 868
Mayo-25-2016 870
Mayo-24-2016 882
Mayo-23-2016 894
Mayo-22-2016 890
Mayo-21-2016 890
Mayo-20-2016 890
Mayo-19-2016 891
Mayo-18-2016 882
Mayo-17-2016 904
Mayo-16-2016 906
Mayo-15-2016 926
Mayo-14-2016 926
Mayo-13-2016 926
Mayo-12-2016 942
Mayo-11-2016 953
Mayo-10-2016 958
Fuente: Banco Central del Ecuador, (2016)
47
EMBI - Riesgo Pais
1.000
950
900
850
800
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30
Anlisis: el riesgo pas crece a medida de que el pas no tiene dinero, tiene economa
recesiva y ha ocurrido catstrofes es por ende que el riesgo pas es alto por lo tanto es una
AMENAZA.
Factor poltico
El factor poltico tiene que ver con todo lo que se involucre con el poder en nuestra
sociedad y en los diferentes niveles de la misma, que tendrn un efecto en la econmica
favorable o desfavorable.
Este factor influye significativamente dentro del factor externo de la empresa ya que las
diferentes ideologas, actividades y decisiones que tome el gobierno pueden favorecer o
no a la misma por ejemplo pueden rebajar impuestos directos y acentuar o aumentar los
indirectos.
Las disposiciones de la constitucin poltica del ecuador para los empresarios es una
OPORTUNIDAD.
48
SIGMAPAK ECUADOR debe tomar algunas disposiciones que se encuentran en la
Constitucin poltica de Ecuador, y entre ellas son:
De la inversin
Artculo 271. El estado garantiza los capitales nacionales y extranjeros que se inviertan
en la produccin, destinada principalmente al consumo interno y a la exportacin.
De los consumidores
Artculo 92. La ley establece que los mecanismos de control de calidad, los
procedimientos de defensa del consumidor, la reparacin e indemnizacin por
deficiencias, daos y mala calidad de bienes y servicios, y por la interrupcin de los
servicios pblicos no ocasionados por catstrofe, caso fortuito o fuerza mayor y las
sanciones por violacin de estos derechos.
49
Factor Social
El factor social son los aspectos culturales, tradicionales, las actitudes, y creencias de un
conjunto social tambin llamado sociedad.
Desempleo
Mercado
50
Poblacin econmicamente activa
Pobreza
Es aquella poblacin que no puede satisfacer sus necesidades ya que su poder adquisitivo,
sus recursos econmicos no son suficientes para poder adquirir el bien necesario o
deseado para tener un mejor nivel de vida. Esta poblacin por lo general no tiene empleo.
2.3.2. Microambiente
Clientes
Los clientes son aquellos que demandan un producto o servicio con el afn de satisfacer
sus deseos y necesidades, los mismos poseen poder adquisitivo y motivacin por una
marca o un gusto especifico o especial.
Los clientes que maneja SIGMAPAK ECUADOR son empresas jurdicas y no jurdicas,
las mismas son clientes fieles gracias a la calidad y buen servicio que brinda la empresa
ya que los clientes son la parte principal y primordial de la misma.
51
Tamao de la muestra clientes
( 2 )
=
( 2 ( 1) + 2 )
n: Tamao de la muestra
N: tamao de la poblacin: 30 clientes promedio
p: valor de xito => 50% = 0,5
q: valor de fracaso => 50% = 0,5
Z: Z critico o tipificado => 1,96
Nc: Nivel de confianza
E: Error => 5% = 0,05
= 27,8942782
IMPRESOS ANDINOS
RODY MARCILLO
ERAZO MILTON
52
PRODUCT LCTEOS GUERRERO
CORREA JUAN CARLOS
PRODUCOMERCIO
VILANA INS
BALDEON GIOVANNI
ROMN Y ACELGA
VALLEJO JUAN
VALVERDE RAL
LLANO JORGE
GBS
ECONESPECIES
GREEN PACK
TERAN LUIS
UMCO
DISGASPRO
CONCHA EDUARDO
LIBRESA
PUBLI ASESORES
ARANGO ANDRS
CORDIALSA
TISALEMA SEGUNDO
CALDERN GRACE
MOREIRA VCTOR
NIETO ROSALES
53
Interpretacin de la Encuesta
Cliente
N= 28
100%
Anlisis: El nivel de satisfaccin que tienen los clientes frente a los productos que oferta
SIGMAPAK ECUADOR es 100% satisfechos. Por lo tanto es una OPORTUNIDAD.
54
El cliente satisfecho comunica a otros su experiencia, es decir, la empresa se
beneficia de difusin gratuita que este transmite a familiares, amigos, conocidos.
El cliente satisfecho deja de lado a la competencia.
N= 28
100%
Anlisis: El nivel de satisfaccin que tienen los clientes frente a los servicios que brinda
SIGMAPAK ECUADOR es 100% satisfechos. Por lo tanto es una OPORTUNIDAD.
Los clientes no estn insatisfechos ni mediana mente satisfechos ya que la Empresa brinda
un excelente servicio por ende su nivel de satisfaccin se refleja en las encuesta; hay que
tomar en cuenta que a la medida que crece la competencia en el mercado, los
consumidores se vuelen cada vez ms exigentes, el cliente no solo busca un buen producto
55
y calidad, sino tambin que se le brinde e imparta un excelente servicio con calidad y
calidez.
3. Cundo usted realiza una compra la empresa cuenta con los productos
suficientes?
Productos Suficientes
Siempre casi siempre No los tiene
39% 39%
N= 10 N= 10
22%
N= 8
Anlisis: los clientes encuestados afirman en un 39% que la empresa Sigmapak Ecuador,
cuenta con los productos suficientes a la hora de realizar una compra, un 22% dice que
casi siempre poseen suficientes productos, mientras que el 39% restante dice que no
poseen los productos necesarios. Por lo tanto es una AMENAZA.
56
vez les ha tocado esperar que haya productos o dirigirse a otro proveedor. Por ende se
recomienda:
Mantener un conteo exacto del inventario que posee la empresa, para que
posteriormente en una venta no fallarle al cliente.
Manejar un krdex con las entradas, salidas y existencias.
Enviar informes semanales de las existencias
Frecuencia de Consumo
Semana Mensual Trimestral
25%
N7
75%
N 21
Anlisis: El 75% de los clientes afirman que necesitan y adquieren de los insumos que
oferta la empresa de forma trimestral, mientras que el 25% dice que adquiere de forma
mensual. Por lo tanto es una AMENAZA.
Los clientes que compran de forma trimestral ese lapso de tiempo el cliente pueden
encontrar nuevos proveedores, con las mismas caractersticas, con precios ms bajos y
57
con un stock ms amplio que se acople a sus necesidades y deseos, mientras que para lo
que compran de forma mensual, se debera:
Realizar promociones
Brindar precios ms bajos manteniendo el mismo nivel de calidad,
Realizar un estudio de mercado para conocer qu productos y servicios el cliente
deseara que se incorpore a la empresa.
De esta manera lograramos tener clientes de forma semanal o diaria.
18% 18%
N = 5 N= 5
64%
N= 18
Anlisis: El 64% de los encuestados afirman que son clientes de la empresa de 3 a 5 aos,
el 18% de 1 a 3 aos y el restante 18% de 5 a 10. Por lo tanto es una OPORTINIDAD, ya
58
que se demuestra e identifica que la empresa brinda u oferta un excelente de servicio el
cual es el nico gestor de clientes leales, para continuar con esta fidelidad se deber:
Preferencias de Pago
Credito Efectivo Otras formas de pago
21%
N= 6
79%
N = 22
Anlisis: Al 79% los clientes les gusta pagar a crdito y a un 21% en efectivo. Por lo
tanto es una AMENAZA.
Tomando en cuenta que las ventas a crdito son una estrategia para aumentar el
volumen de ventas, tambin se debe considerar los riesgos de las cuentas por
cobrar, por ende es recomendable establecer una poltica de cobranza que diga:
59
que es obligacin del cliente cancelar dichas cuentas en un periodo determinado,
caso contrario no se volver a brindar al cliente un crdito.
Los pagos en efectivo, son beneficiosos ya que se tiene dinero de una forma
inmediata, no se tiene problemas con el cobro y es mucho ms rpido; pero el
mismo tiene como desventaja como una falsificacin de billetes y sobre la
contabilidad se complica si se maneja grandes cantidades de efectivo se deber
ejercer un mayor control sobre los nmeros.
0%
100%
N 28
Anlisis: El 100% de los clientes afirman que si recomendaran a la empresa, Por lo tanto
es una OPORTUNIDAD.
Se corrobora las preguntas anteriores 1 y 2; las cuales indican que los clientes estn
satisfechos con los productos y la calidad del servicio ofertado. Se recomienda continuar
y mejorar la forma de atencin y calidad del producto, ya que un cliente feliz y conforme,
60
trae consigo ms clientes; por ende: los clientes estn 100% satisfechos y un 0% est
inconforme.
Se deber:
36%
N= 10
64%
N= 18
Anlisis: los clientes afirman en un 36% que ocasionalmente al realizar una compra han
recibido productos en mal estado, rotos o con alguna falla. Mientras que el 64% restante
testifican que nunca han recibido productos con alguna falla ni dao alguno. Por lo tanto,
es una AMENAZA, ya que el cliente busca productos en excelente estado.
61
La falta de un bodeguero, repercute en el mantenimiento de la mercadera, por ende, se
recomienda que se asigne a una persona encargada de esta rea el mismo se encargara de:
De esta manera reduciremos los ndices de perdidas ya se por robo, hurto, perdidas, daos
etc., y el 46% de los clientes que tuvo problemas recuperaran la confianza.
9. Qu tan buena es la atencin que recibe por parte de la primera persona que
tiene contacto con usted a la hora de comprar los productos?
Atencin al Cliente
Excelente Regular Mala
25%
N 4
75%
N= 21
62
Anlisis: El 75% de los clientes afirman que la atencin al cliente es excelente y el 25%
restante dicen que es regular. Por lo tanto es una AMENAZA.
Cabe recalcar que los clientes en la pregunta numero 1 afirman en un 100% que
Sigmapak Ecuador brinda un excelente servicio; pero; es muy diferente la calidad del
servicio con la calidad en la atencin al cliente ya que la primera impresin es la que
cuenta, se deber mejorar la calidad y calidez en el personal encargado de contactar al
cliente, de esta manera se lograra que el 25% de los clientes encuestados, cambien de
parecer y sientan seguridad y muestren su fidelidad.
Precios
Adecudos 2 trim. 3er trim.
25%
N=7
75%
N=21
Figura 40 Precios.
Fuente: Sigmapak Ecuador, (2014)
Anlisis: los clientes afirman en un 75% que los precios son adecuados y un 25 % que
son medianamente adecuados. Por lo tanto es una AMENAZA.
63
Al estar rodeados de un mercado en el cual la competencia es extensa y entre ellos existen
empresas con el mismo giro del negocio, con precios ms bajos y accesibles, se
recomienda realizar un estudio de mercado para estandarizar los precios o buscar
opciones, promociones u ofertas para tener contento al cliente siempre y cuando se
mantenga la calidad y se incremente las ventas; ya que; a mayores ventas mayor ganancia.
De esta manera se mantendr la fidelidad de los clientes, y el 100% de los clientes se
sentirn satisfechos
Formas de Pago
Satisfactoria Poco satisfactoria insatisfactoria
29%
N=8
71%
N20
Anlisis: la forma que se entrega a los clientes el producto 71% satisfactoria y el 29%
restante dice que la forma de entrega es insatisfactoria Por lo tanto es una AMENAZA.
Al conocer que los cliente no se siente conformes con el proceso de entrega de los bienes
se deber entregar de forma inmediata ya sea a la oficina, destino o courier.
64
De esta manera el 100% de los clientes, sentirn confianza que sus productos llegaran
bien y a donde ellos necesiten
12. Cundo existen fallas en los producto que adquiri en que tiempo lo
resuelven lo resuelven en?
25%
N=7
75%
N=21
Anlisis: los clientes afirman que el tiempo en atender alguna falla es del 75 % de 1 a 10
das y el 25% restante dicen que lo hacen de 10 a 15 das. Por lo tanto es una AMENAZA.
Las fallas debern ser atendidas inmediatamente es decir de una manera rpida y de la
mejor forma posible, impartiendo un servicio de excelente calidad; ya que; esto puede
ocasionar que el cliente pierda la confianza y cambie de proveedor por ende se deber
implementar polticas de calidad, que indiquen la manera y el tiempo para solucionar
fallas reportadas por los clientes en productos que se vendieron en un tiempo acordado
(tiempo de garanta).
65
13. Cundo usted presenta una queja, la atencin es?
Atencin de quejas
Inmediatas Demorado No atienden
0%
25%
N=8
75%
N21
Anlisis: Los clientes afirmaron que la atencin de quejas son 75% inmediatas, mientras
que el 25% restante afirma que son demoradas Por lo tanto es una AMENAZA.
El 25% de los clientes realizaron alguna queja y se le brindo atendi de forma tarda,
buscara un proveedor que cumpla con sus expectativas, para ello es necesario hacer las
cosas, analizando las consecuencias que existen al realizar una accin.
Por ende, tomando en cuenta que el cliente es la parte ms importante de la empresa, por
ende; frente a quejas se deber actuar de forma inmediata, corts, atenta y amable; para
lograr llegar a una solucin y entendimiento por las dos partes, con el afn de conseguir
un cliente satisfecho y feliz.
66
Proveedores
Proveedores son aquellos que nos brindan y proveen de insumos, materiales y recursos
necesarios para llevar a cabo la actividad econmica de empresa, como la
comercializacin de productos y la prestacin de servicios.
N=5
n=5
DURAN MNICA
PASTITER CA LTDA.
INDUSTRIAS PLSTICAS MONTGAR
FULL PACKING
WA ETIQUETAS INTERNACIONALES CA LTDA
67
Interpretacin de la encuesta
Proveedor
Estndares de calidad
Altos Bajos No tienen
100%
N= 5
Anlisis: el resultado de la encuesta a los proveedores indica que el 100% cuenta con
estndares de calidad altos. Por lo tanto es una OPORTUNIDAD.
68
2. Brinda rembolsos de pago?
Rembolsos de pago
Siempre A veces Nunca
40%
N= 2
60%
N=3
Ya que al existir un 40% en que a veces se va a realizar un rembolsos de pago por falencias
o desacuerdos la mercadera, a la empresa Sigmapak Ecuador le representa una prdida
econmica: por ende; se deber buscar proveedores que brinden rembolsos de pago, o
alguna garanta por mercadera que no cumpla con los requerimientos que busca la
empresa.
69
3. Sus productos tienen garanta?
20%
40% N=1
N=2
40%
N=2
70
4. Poseen especificaciones escritas de los productos que comercializan?
20%
N=1
20% 60%
N=1 N=3
Es primordial que toda la mercadera que se adquiere cuente con estas especificaciones,
para conocer de una manera fcil y detallada la manera de guardarlos y la forma de
tratarlo, es decir; conservar el inventario. Es indispensable buscar proveedores oferten en
un 100% productos con caractersticas suficientes, de esta manera ser ms fcil
resguardar la mercadera y se deber evitar proveedores que casi siempre o nunca lo
hagan.
71
5. La empresa brinda crdito?
Crdito
Siempre Casi siempre No lo hacen
0%
20%
80%
N=4
Figura 48 Crdito.
Fuente: Sigmapak Ecuador, (2014)
Anlisis: El 80% de proveedores siempre brindan crdito, y el 40% lo hacen casi siempre.
Por lo tanto es una OPORTUNIDAD, ya que;
Mientras que el 20% restante si se lo puede hacer mediante otras formas de pago como
efectivo ya que la empresa si tiene liquidez.
72
6. La atencin que brinda a sus clientes es?
Atencin
Excelente Regular Mala
100%
N=5
Figura 49 Atencin.
Fuente: Sigmapak Ecuador, (2014)
Es indispensable que el 100% de los proveedores brinden buena atencin ya que toda
persona como cliente a parte de la calidad, busca un excelente trato es decir calidad y
calidez, y al sentir este trato la empresa Sigmapak Ecuador que hace las veces de cliente,
considerara a dichos proveedores como contantes y no ser necesidad de remplazarlos
por otros, mientras que si existe mala atencin o regular la empresa como cliente no
regresara.
73
7. Los preciso que brinda son?
Precios
Altos Medianamente altos Bajos
40%
N=2
60%
N=3
Figura 50 Precios.
Fuente: Sigmapak Ecuador, (2014)
Anlisis: los precios de los proveedores son 60% bajos y el 40% restante son
medianamente altos. Por lo tanto es una OPORTUNIDAD, es decir nos beneficia en la
hora de desarrollar la actividad econmica, tomando en cuenta que la empresa Sigmapak
Ecuador se dedica a la compra y venta de productos (comercializadora), la misma siempre
busca precios bajos de excelente calidad.
74
8. La forma de entrega es?
Forma de entrega
Oficina Destino Courier o postal
20%
N=1
40%
N=2
40%
N=2
Anlisis: La forma de entrega de los proveedores es 40% oficina, 20% destino y un 20%
Courier o postal. Por lo tanto es una OPORTUNIDAD. Ya que; nos benefician de dos
maneras la primera nos abastecen de producto y la segunda nos entregan los productos a
la oficina, destino o curier/postal; es decir ayudan a la empresa Sigmapak Ecuador
abastecindola de productos y entregndole de distintas menaras los productos.
75
9. Frente a reclamaciones formuladas por clientes sobre la calidad de los
productos, dispone de procedimientos para dar solucin?
Atencin reclamos
siempre Casi siempre No solucionan
100%
N=5
Por ende es preciso mantener a esta tipo de proveedores que le hagan sentir a la empresa
Sigmapak Ecuador una estabilidad y seguridad sobre sus productos.
Sigmapk al ser una empresa comercializadora necesita que se le ayude de una manera
rpida con los reclamos, para poder brindar un servicio eficiente.
76
Competencia
SIGMAPAK ECUADOR cuenta con competencia que vende al por mayor y a precios
ms accesibles y econmicos ya que estos son exclusivos representantes de empresas
colombianas. La competencia que tiene la empresa son los mismos que le proveen de
productos para la comercializacin de bienes tangibles e intangibles, y otras empresas
dedicadas a la misma actividad econmica.
DURAN MNICA
PASTITER CA LTDA.
INDUSTRIAS PLSTICAS MONTGAR
FULL PACKING
WA ETIQUETAS INTERNACIONALES CA LTDA
FLEXIPLAST. EMPAQUES FLEXIBLES ECUADOR
GUGADIR ECUADOR
PLASTIEMPAQUES
VECTOR SOLUCIONES INDUSTRIALES
77
2.4. Anlisis: factores internos
El anlisis interno es todo lo que podemos controlar es decir este nos permite conocer y
determinar cmo se encuentra la empresa en cuento a los factores administrativos,
financieros marketing y produccin estos factores influyen de manera directa en la
organizacin ya que las actividades que realizan dentro de estas reas son de suma
importancia y responsabilidad.
CONTROLAR PLANIFICAR
DIRIGIR ORGANIZAR
78
Vigila y controla el trabajo de los empleados,
Realizar contratos de trabajo y fijar su remuneracin de la misma manera de
terminar la relacin laboral por motivos o causas,
Revisa la contabilidad y distintos archivos,
Elaborar el presupuesto para la empresa,
Se encarga de planificar, organizar, controlar y dirigir los recursos que posee la
organizacin con el fin de cumplir los objetivos establecidos.
La asistente de gerencia, brinda apoyo al gerente en su labor diario, atiende sus llamadas
y agenda citas, realiza citas previas.
Es importante indicar que la empresa no cuenta con un manual escrito y aceptado para el
manejo de los recursos humanos.
79
Ventas en efectivo, cheques o tarjetas de crdito
Cuentas por cobrar (clientes)
Inventarios
Cuentas por pagar (Proveedores)
Realizar informes financieros,
Efectuar conciliaciones bancarias,
Cumplir con declaracin de impuestos,
Pago anual impuesto a la renta
Declaracin mensual IVA
Declaracin mensual de retencin en la fuente
Presentacin de anexos compras y retencin en la fuente
Presentacin de anexos relacin de dependencia
Realiza ajustes, y
Ayuda en la realizacin del presupuesto para la empresa etc.
Liquidez
80
Para medir la liquidez es necesario realizar la razn de liquidez para tratar de medir la
capacidad que tiene la empresa para cubrir sus obligaciones a corto plazo, cabe recalcar
que para realizar cualquier inversin se debe realizar al tipo de deuda que se mantenga ya
sea a corto o largo plazo.
Costo de oportunidad
Riesgo financiero
Beneficio financiero
El beneficio financiero es aquel que nos brinda un rendimiento deseado y esperado del
que se planeaba percibir por una inversin realizada.
81
clientes fieles por la calidad de productos y servicios que brinda la empresa, es decir
enamora al cliente de los productos ya que cumplen con las necesidades y exigencias que
tienen los mismos.
Organizar tiempos.
Intimar con el cliente previamente,
Preparar visitas y rutas,
Descubrir nuevos sectores donde se puede incursionar con los productos y
servicios que brinda la empresa,
Es encargado de ofertar y comprar
Cerrar las ventas, y
Atender reclamos posteriores a las ventas.
rea de bodega
Hay que tomar en cuenta que la empresa no posee un sistema contable para controlar
correctamente el inventario. Por ende es una DEBILIDAD.
82
rea de compras
rea de ventas
n=10
83
Interpretacin de la encuesta
20%
N=2
50%
N=5
30%
N=3
El 100% de los empleados deben conocer la misin y visin ya que esta define la base de
la compaa, es decir representa porqu y para que existe la misma, por ende; todas las
personas que conforman la empresa, sin importar cargo o jerarqua deben conocerlas y
saber quin es, que busca y hacia dnde va la empresa. Y los mismos deben aportar al
logro de dichos objetivos.
84
2. Se realiza un registro de las entradas, salidas y existencias del inventario?
Registro de la existencias
Siempre A veces Nunca
10%
N=1
20%
N=2
70%
N=7
85
termoencogibles, pudiendo causar un fuerte impacto sobre las utilidades. Por ende uno de
los principales problemas del control de inventarios es la falta de registros.
Estrategias
Buenas Medianamente buenas No conoce
20%
N=2
60%
20% N=6
N=2
Figura 56 Estrategias.
Fuente: Sigmapak Ecuador, (2014)
Anlisis: El 60% de los encuestados en la empresa dicen que las estrategias son buenas,
el 20% dice que las estrategias son medianamente buenas y el 20% restante no conocen.
Por ende es una DEBILIDAD.
86
4. Cada cunto se realizan inventarios fsicos de las mercancas?
20%
30%
N=2
N=3
50%
N=5
Hay que tomar en cuenta que sin inventario no hay ventas y sin ventas no hay utilidad.
87
5. Se le afilio a IESS?
Afiliacin al IESS
Inmediatamente A los 3 meses de prueba No lo hicieron
100%
N=10
Anlisis: el 100% de los encuestados afirman que se les afilio inmediatamente. Por lo
tanto es una FORTALEZA.
Al afiliar al 100% de los empleados desde el da que inicia sus labores dentro de la
empresa, bajo un contrato de trabajo, se est cumpliendo con las obligaciones que todo
empleador debe cumplir de acuerdo a la ley y haciendo cumplir con los derechos que
tiene cada empleado, de esta manera, se evita todo tipo de problema legal y judicial.
88
6. Su proceso de induccin fue?
Proceso de induccin
Excelente Regular No le brindaron induccin
10%
N= 1
20%
N=2
70%
N=7
Anlisis: Al 70% de los encuestados no les brindaron induccin, el 10% afirman que su
induccin fue excelente y el 20% restante dicen que su induccin fue regular. Por lo tanto
es una DEBILIDAD.
Es de suma importancia que en 100% de todos trabajadores nuevos reciban o pasen por
un proceso de induccin, el mismo consiste en integrar a los nuevos empleados a la
organizacin brindndoles informacin general, amplia y suficiente sobre: la actividad
econmica de la empresa, a que se dedica, que busca y hacia dnde quiere llegar; para
esto se le indicara los objetivos y estrategias que debe cumplir y cul es su rol dentro de
la misma.
89
7. Le gusta su trabajo?
100%
N=10
Anlisis: Al 100% de los trabajadores de la empresa les gusta su trabajo. Por lo tanto es
una FORTALEZA.
Es satisfactorio que todos empleados afirmen que al 100% gusta su trabajo, ya con eso se
asegura que lleguen todos los das motivados y con el afn de crecer y hacer crecer a la
empresa, para ello se debe cumplir con los siguientes requerimientos:
90
8. El nivel de seguridad que existe en rea de bodega es?
Seguridad en bodega
Alto Medianamente alto Bajo
10%
N=1
40%
N=4
50%
N=5
Es de suma importancia que el rea de bodega tenga un nivel de seguridad 100% alto, ya
que dentro de ella permanece todo el inventario y las perdidas, robos y hurtos; perjudican
econmica, ente a la empresa. Es recomendable que la empresa cuente con una persona
responsable del cuidado y seguridad de la bodega. La misma que se encargue de verificar
quien entra y quin sale, y si existe salidas del mismo sin una orden de compro o entrega.
91
9. La empresa cuenta con un comit de trabajadores?
Comit de trabajadores
Si No No conoce
100%
N=10
El comit de trabajadores se encarga de velar por los derechos de los trabajadores, para
ellos es necesario que tambin cumplan con las obligaciones que ellos tienen con la
empresa.
92
10. En su rea de trabajo existe un supervisor?}
20%
N=2
80%
N=8
Anlisis: El 80% de los encuestados afirmaron que siempre les supervisan su rea de
trabajo y el 20% restante que casi siempre lo hacen. Por lo tanto es una DEBILIDAD.
93
11. La empresa cumple con las obligaciones que tiene con los trabajadores?
Cumplimiento de obligaciones
100%
N=10
Para que la empresa funcione de una manera correcta es importante motivar e incentivar
al empleado, hacer cumplir sus derechos, para que el mismo demuestre su satisfaccin en
su desempeo laboral, de esta manera, se beneficiara en conjunto todas las partes que
conforman la empresa. Y el mismo este al da con los requerimientos que obliga la ley.
94
12. Tiene la empresa recursos econmicos para seguir operando?
RECURSO ECONMICOS
Totalmente Medianamente No conoce
10%
N=1
90%
N=9
95
13. El sistema contable es?
Sistema contable
Muy satisfactorio Satisfactorio No posee
100%
N=10
Anlisis: EL 100% de los encuestados dicen que la empresa no cuenta con un sistema
contable. Por lo tanto es una DEBILIDAD.
Es primordial que la empresa Sigmapak Ecuador, posea un sistema contable con todos
los mdulos necesarios para llevar acabo la contabilidad, y al finalizar el periodo contable
nos arroje una informacin precisa, correcta y completa que permita la toma de
decisiones y verificar si se estn cumpliendo los objetivos que se plante la empresa.
96
14. El sistema de control de existencias es?
Control de existencias
Muy satisfactorio Satisfactorio No posee
100%
N=10
Anlisis: el 100% de los encuestados dicen que la empresa no cuenta con un sistema de
control de existencias. Por lo tanto es una DEBILIDAD.
Hay que tomar en cuenta que el inventario es la parte primordial dentro de una empresa
que se dedica a comercializar productos, ya que sin inventario no hay ventas.
97
15. La empresa est al da con el pago de impuestos?
Pago de impuestos
Siempre Pocas veces Desconoce
20%
N=2
80%
N=8
Anlisis: el 80% de los encuestados afirma que la empresa est al da con el pago de
impuestos y el 20% restante lo desconoce. Por ende es una FORTALEZA.
98
2.5. Matriz FODA resumen
Fortalezas Oportunidades
1. Calidad de trabajo. 1. Tasa de inters pasiva.
2. Afiliacin inmediata al IESS. 2. Constitucin poltica del ecuador con respecto a la economa
3. El trabajador tiene gusto por el trabajo. 3. Capital propio.
4. Ambiente de trabajo. 4. Satisfaccin por parte del cliente de los productos.
5. Incentivo econmico. 5. Satisfaccin por parte del cliente de los servicios brindados.
6. Comit de trabajadores. 6. Fidelidad de los clientes.
7. Cumplimiento de obligaciones que se tiene con los
7. Los clientes recomendaran a otras personas a sigmapak
trabajadores
8. Recursos econmico suficientes para su funcionamiento 8. Calidad de los productos de sigmapak
9. Pago al da de los impuestos. 9. Estndares de calidad de los proveedores
10. Garanta que brinda proveedores
11. Forma de pago a proveedores es crdito
12. Atencin al clientes por parte de proveedores
13. Precios de proveedores
14. Forma de entrega de proveedores
99
Tabla 48 Matriz de resumen FODA (Continuacin).
Debilidades Amenazas
1. La empresa no posee un sistema contable para controlar el
1. Tasa de inters activa.
inventario.
2. Falta de un registro de existencias de la mercadera 2. Tasa de inflacin.
3. Desconocimiento misin y visin. 3. Embi o riego pas.
4. Sigmapak no cuenta con productos suficientes a la hora de
4. Desconocimiento de las estrategias.
realizar una venta.
5. No se realiza la toma fsica del inventario. 5. Frecuencia compra de insumos por parte de los clientes
6. Falta de un proceso de induccin. 6. Forma de pago deseada por los clientes.
7. Clientes que afirman que los productos adquiridos tienen
7. Bajo nivel de seguridad en la bodega.
fallas o estn en mal estado.
8. Falta de supervisores en cada rea. 8. Atencin al cliente por parte de sigmapak, regular.
9. Falta de un sistema contable. 9. Precios de sigmapak, medianamente adecuados.
10. Necesidad un sistema de control de existencias. 10. Forma de entrega brindada insatisfactoria.
11. Tiempo de atender al cliente por fallas.
12. Atencin quejas por parte de sigmapak.
13. Rembolso de pago por parte de proveedores
14. Especificacin del producto por parte de proveedores
15. Competencia
Fuente: Sigmapak Ecuador, (2014)
100
2.6. Matriz de estrategias FODA
101
Fortalezas Fortalezas Oportunidades Fortalezas Amenazas
FO1. Abrir nuevas sucursales en el mercado, (F8 FA1. Mejorar la an ms calidad para cumplir las
1. Calidad de trabajo.
y 06) expectativas de los clientes (F1y A7)
FA2. Mejorar el tiempo de atencin a fallas y quejas
2. Afiliacin inmediata al IESS. FO2. Buscar nuevos clientes (F1y O4,O5, O6)
(A11, A12 Y F3)
3. El trabajador tiene gusto por el FO3. Aumentar la comercializacin de bienes FA3. Realizar un estudio de mercado para controlar
trabajo. tangibles e intangibles. (F8 y O13) la competencia (F8 y A15)
4. Ambiente de trabajo. FO4. Realizar inversiones financieras (F9 y O1) FA4. Mejorar la atencin al cliente (A8 Y F3, F5)
FO5. Cumplir obligaciones que tiene la empresa
FA5. Incentivar al trabajador para mejorar la
5. Incentivo econmico. aprovechando la forma de pago que nos brindan
calidad(A2 y F1, f3)
los proveedores (F7, F8, F9 Y O11 )
6. Comit de trabajadores.
7. Cumplimiento de obligaciones que
se tiene con los trabajadores
8. Recursos econmico suficientes para
su funcionamiento
9. Pago al da de los impuestos.
102
Debilidades Debilidades Oportunidades Debilidades Amenazas
1. La empresa no posee un sistema DO1. Mejorar el proceso de induccin para DA1. Implementar un sistema de control de
contable para controlar el inventario.
continuar con clientes fieles. (D6 y F6) existencia, (D10 y A5,A10)
2. Falta de un registro de existencias de
DO2. Realizar la toma fsica del inventario, para DA2. Mejorar la atencin al cliente brindado un
la mercadera satisfacer al cliente con los producto ( D5 y O4) proceso de induccin correcto. (D3. D6, y A8)
DO3. Implementar estrategias para continuar DA3. Implementar un sistema contable. (D9 y
3. Desconocimiento misin y visin.
con la satisfaccin de los clientes. (D4 y O4, 05) A6,A9,A13,)
DO4. Supervisar constantemente cada rea para DA4. Brindar mayor seguridad a los trabajadores en
4. Desconocimiento de las estrategias. mantener la calidad que brinda SIGMAPAK (D8 el rea de trabajo para brindar mejor servicio frente a
y O4) la competencia. (D1 y A15 )
DO5. Implementar un sistema de control de DA5. Aumentar la seguridad en el rea de bodega
5. No se realiza la toma fsica del
existencias para cerciorarnos de la calidad de los para contar con los productos suficientes a la hora de
inventario.
productos adquiridos (D10 y O8,O9,O14) realizar una venta (D7 y A4)
DA6. Aumentar la seguridad en el rea de bodega,
6. Falta de un proceso de induccin. para que los productos estn en buen estado (D7 y
A11)
7. Bajo nivel de seguridad en la bodega.
8. Falta de Supervisores en cada rea.
9. Falta de un Sistema Contable.
10. Necesidad un sistema de Control de
Existencias.
103
3. MARCO TERICO
Control interno son todos los mtodos y procedimientos coordinados que adopta una
empresa para proteger sus activos y obtener informacin correcta y segura, de esta manera
lograr detectar fraudes y errores.
3.2. Antecedentes
En Egipto, fenicia, siria y otros, se realizaba Contabilidad de partida simple. Los primeros
libros de contabilidad aparecieron en la edad media, para controlar operaciones de los
negocios, y en Venecia 1494 el Franciscano Fray Lucas Paccioli escribi un libro sobra
la Contabilidad de partida doble.
104
Se piensa que el control interno surge con la partida doble, una de las medidas de control
pero fue hasta el siglo XIX que los hombres de negocios se preocupan por formar y
establecer sistemas adecuados para la proteccin de sus intereses.
105
observar y seguir el desarrollo de las actividades o procedimientos permitiendo detectar
errores, corregirlos y evitar que ocurran nuevamente.
Contar con un control interno adecuado para cada tipo de empresa nos permitir
maximizar la utilizacin de recursos y mantener la calidad para alcanzar una adecuada
gestin financiera y administrativa, y mejorar los niveles de productividad; tambin
ayudara a contar con recursos humanos motivados, comprometidos con la organizacin
y dispuestos a brindar servicios de calidad con calidez.
Por lo tanto el control interno permite a la entidad y a todos los departamentos desempear
sus actividades de una manera precisa y ptima para llegar al logro de los objetivos y
metas.
Existe una relacin directa entre los objetivos de la entidad y el control interno que la
entidad implementa para asegurar el logro de los objetivos, cuando se establecen los
objetivos es posible identificar y valorar los eventos potenciales que impediran el logro
de los mismos. Con base a esta informacin la administracin puede desarrollar
respuestas apropiadas las cuales incluirn el diseo del control interno. Algunos objetivos
son:
106
Asegurar la exactitud y veracidad de los datos contables y extracontables, los
cuales son utilizados por la direccin para la toma de decisiones.
Promover y evaluar la seguridad, calidad y la mejora continua.
Promover la eficiencia dentro de la organizacin.
Estimular el seguimiento de las prcticas determinadas por la gerencia (Chacn ,
2002).
Para que una entidad pueda funcionar, adems de dotarla de recursos indispensables
como: humanos, materiales y financieros; esta debe poseer una organizacin
administrativa compatible con su actividad econmica y cumplir con el proceso
administrativo de planeacin, organizacin, direccin y control.
107
4. Cobranzas.
Esta sola operacin exige que se dicten polticas para normar cada uno de estos pasos, as
mismo, la autorizacin para llevar acabo nace de la misma autoridad y es delegada por
ella a otros funcionarios sin perder su responsabilidad.
Ejemplos:
108
3.8. Modelos de control interno
La tica empresarial
Control interno,
Gestin del riesgo empresarial,
El fraude y la
Presentacin de informes financieros.
COSO ha establecido un modelo comn de control interno con el cual las empresas y
organizaciones pueden evaluar sus sistemas de control.
El informe coso es un documento que especifica el Modelo comn de control interno con
el cual las organizaciones pueden implementar, gestionar y evaluar sus sistema de control
interno para asegurar que estos se mantengan funcionales eficaces y eficientes.
109
3.8.1. COSO I
Ambiente de control
110
Filosofa y estilo de la direccin
Estructura y plan organizacional
Poltica y prctica de los recursos humanos
Evaluacin de riegos
Son los mecanismos para identificar y evaluar riesgos, para alcanzar los objetivos del
trabajo, incluyendo los riesgos particulares asociados con el cambio, comprenden:
Identificacin de riesgo
Objetivos de control de riesgos
Condiciones previas para la evaluacin del riesgo
Medicin y evaluacin de riesgos
Cuantificacin de riesgos
Actividades de control
Son acciones normas y procedimientos que tienden asegurar que se cumplan las
directrices y polticas de la direccin para afrontar los riesgos identificados, estas
comprenden:
111
Importancia de actividad de control
Quienes deben llevar acabo las actividades
Categoras.
Mecanismos de control.
Control sobre los sistemas de procesamiento electrnicos de datos.
Informacin y comunicacin
Informacin:
Comunicacin:
Externa o interna.
112
Supervisin y monitoreo
Evala la calidad del control interno en el tiempo. Es importante para determinar si ste
est operando en la forma que se esperaba y si es necesario hacer modificaciones,
mediante una Supervisin contina.
3.8.2. COSO II
113
estrategias en todo nivel organizativo, con la finalidad de la consecucin de objetivos,
manteniendo los riesgos empresariales en un nivel aceptable.
o La planeacin estratgica.
o Asignacin de recursos.
o Mercadeo
o Recursos humanos
114
Criterios para determinar si la administracin de riesgos de la empresa es efectiva.
Componentes COSO II
Los componentes de COSO ERM son conformados por tres ms que en coso i es decir
son ocho componentes como se los representa a continuacin:
Ambiente interno
115
Establecimiento de objetivos
Es importante para que la empresa prevenga lo riesgos, tenga una identificacin de los
eventos, una evaluacin de riesgo y una clara respuesta a los riesgo de la empresa.
La empresa debe tener una meta clara que se alineen y sustenten a la misin y visin,
tomando en cuenta que cada decisin conlleva un riesgo y este debe ser previsto por la
empresa (Bernal, 2010).
Objetivos:
Identificacin de eventos
Es importante identificar los eventos que afectan los objetivos de la empresa, ya sean
positivos, negativos o ambos, de esta manera la empresa podr enfrentarse de la mejor
manera posible.
Inventarios de eventos
Anlisis de informacin historia
116
Anlisis de flujos de procesos
Indicadores de excepcin
Entrevistas
Sesiones grupales guiadas por facilitadores
Evaluacin de riesgos
Permite a la entidad considerar cmo los eventos potenciales podran impactar en el logro
de los objetivos.
el riesgo aceptado, hace referencia a las actividades que a pesar de las medidas de
control utilizadas representaran un riesgo y la organizacin puede aceptar este sin
implicar mayores efectos para la misma (Bernal, 2010).
Respuesta al riesgo
Una vez que se ha evaluado el riesgo la gerencia debe identificar y evaluar las posibles
respuestas al riesgo de acuerdo a las necesidades de la empresa.
Una vez obtenidos los riesgos le direccin procede a evaluar las posibles soluciones
que aplicaran en caso de que se presente el riesgo, una vez tomados los resultados se
obtiene como resultado el riesgo residual que debe ir alineado con la tolerancia al
riego anteriormente especificado (pg. 89).
117
Aceptarlo: no se toma ninguna accin para frenar el impacto y probabilidad de
ocurrencia de riesgo.
Actividad de control
Las actividades de control son polticas y procedimientos para asegurar que las respuestas
al riesgo se lleven de manera adecuada y oportuna.
Preventiva
Detectivas
Manuales
Computarizadas
Controles de gerencia (Bernal, 2010).
Informacin y comunicacin
118
Monitoreo
Actividades de monitoreo
Evaluaciones puntuales
Una combinacin de los dos puntos anteriores.
COSO III, Marco integrador de control interno - Internal Control Integrated Framework.
En mayo de 2013 se publica la tercera versin del COSO III una versin ms actualizada
del Control Interno Marco Integral, el mismo que a su vez procura que mediante la
119
aplicacin del mismo se cumpla de una manera eficiente y eficaz los objetivos de la
organizacin, reduciendo de manera significante los riesgos y adaptando a la organizacin
a sus nuevos cambios internos y externos a los que podra estar expuesta la organizacin.
Entorno de control
120
Cabe recalcar que se debe tomar en cuenta que para conseguir un control apropiado y
conveniente es necesario considerar aspectos importantes tales como:
Estructura organizacional
Divisin del trabajo y asignacin de responsabilidades
Estilo de gerencia
Compromiso
Evaluacin de riesgo
Este componente identifica los posibles riesgos asociados con el logro de los objetivos
de la organizacin. Toda organizacin debe hacer frente a una serie de riesgos de
origen tanto interno como externo, que deben ser evaluados. Estos riesgos afectan a
las entidades en diferentes sentidos, como en su habilidad para competir con xito,
mantener una posicin financiera fuerte y una imagen pblica positiva. Por ende, se
entiende por riesgo cualquier causa probable de que no se cumplan los objetivos de la
organizacin. De esta manera, la organizacin debe prever, conocer y abordar los
riesgos con los que se enfrenta, para establecer mecanismos que los identifiquen,
analicen y disminuyan. Este es un proceso dinmico e iterativo que constituye la base
para determinar cmo se gestionaran los riesgos.
Actividad de control
Las actividades de control se ejecutan en todos los niveles de la entidad, en las diferentes
etapas de los procesos de negocio y en el entorno tecnolgico, y sirven como mecanismos
para asegurar el cumplimiento de los objetivos. Segn su naturaleza pueden ser
121
preventivas o de deteccin y pueden abarcar una amplia gama de actividades manuales y
automatizadas. Las actividades de control conforman una parte fundamental de los
elementos de control interno. Estas actividades estn orientadas a minimizar los riesgos
que dificultan la realizacin de los objetivos generales de la organizacin. Cada control
que se realice debe estar de acuerdo con el riesgo que previene, teniendo en cuenta que
demasiados controles son tan peligrosos como lo es tomar riesgos excesivos. Estos
controles permiten (Auditool, 2013):
El personal debe no solo captar una informacin sino tambin intercambiarla para
desarrollar, gestionar y controlar sus operaciones. Por lo tanto, este componente hace
referencia a la forma en que las reas operativas, administrativas y financieras de la
organizacin identifican, capturan e intercambian informacin (Auditool, 2013).
La informacin est compuesta por los datos que se combinan y sintetizan con base en la
relevancia para los requerimientos de informacin. Es importante que la direccin
122
disponga de datos fiables a la hora de efectuar la planificacin, preparar presupuestos, y
dems actividades (Auditool, 2013).
Es por esto que la informacin debe ser de calidad y tener en cuenta los siguientes
aspectos (Auditool, 2013):
Otro factor importante es la calidad de la informacin, la cual debe cumplir con las
Siguientes caractersticas:
123
Accesible
Actual
Apropiada
Conservada
Oportuna
Protegida
Suficiente
Vlida
Verificable
Entorno de control
124
Evaluacin de riesgo
Actividades de control
Informacin y comunicacin
125
Monitoreo
Es el riesgo que es asumido por los auditores, debido a que en su revisin no se detectaron
deficiencias en el sistema de control interno.
La evaluacin del riesgo de auditora es el proceso por el cual, a partir del anlisis de la
existencia e intensidad de los factores de riesgo, se mide el nivel de riesgo presente en
cada caso.
126
Bajo.
Medio.
Alto.
La evaluacin del nivel de riesgo es un proceso que depende del criterio, capacidad y
experiencia que muestra el auditor. Es la base para la determinacin del enfoque de
auditora a aplicarse y la cantidad de satisfaccin de auditora a obtener. Es as, que debe
ser un proceso cuidadoso y ejecutado por personas que posean capacidad y experiencia
para el trabajo en equipo.
Un componente tendr un nivel de riesgo alto cuando sea visiblemente significativo, con
varios factores de riesgo, algunos importantes y donde sea probable que existan errores o
irregularidades, ser un riesgo alto.
127
3.10. Principios de control interno
128
8. Documentacin de respaldo: Todas las operaciones deben estar documentadas en
forma suficiente y efectiva, para justificar las decisiones tomadas y construir una
base de datos que permita la revisin, la evaluacin y el control de los organismos
pertinentes respecto a los resultados obtenidos. La disponibilidad de documentacin
de respaldo original sobre las operaciones ejecutadas por la entidad, demuestra la
transparencia de la administracin en los recursos, permite el control interno y
facilita la auditora eficiente y efectiva.
9. Economa: Que la asignacin de los recursos sea la ms adecuada en funcin de
los objetivos y metas institucionales.
10. Eficiencia: Que en igualdad de condiciones de calidad y oportunidad, la provisin
de bienes y servicios se haga al mnimo costo, es decir, con la mxima
productividad y el mejor uso de los recursos disponibles.
11. Establecimiento de polticas, objetivos y metas: La misin como polticas,
objetivos y metas, deben estar enmarcadas en planes de accin, planificacin,
presupuestos, entre otros, los cuales debern ser comunicados a todos los
integrantes de la empresa.
12. Evitar el uso de dinero en efectivo: Los desembolsos en efectivo pueden
realizarse solo para gastos pequeos, es decir crear un fondo de caja chica o fondo
rotativo para cubrir estos gastos, el mismo que estar a cargo de un custodio.
13. Igualdad: Que las actividades de la Entidad estn orientadas hacia el inters
general, sin privilegios otorgados a grupos especiales.
14. Imparcialidad: Que exista equidad en las actuaciones en la Entidad, sin que nadie
sea objeto de discriminacin o trato preferencial.
15. Instrucciones por escrito: El presente principio se refiere a las instrucciones por
escrito, las cuales deben ser entregadas a todo el personal de la compaa en todos
sus niveles, estas instrucciones se basan en el manual de funciones y procedimientos
donde se plasman los deberes, obligaciones y responsabilidades.
16. Legalidad y legitimidad de los actos: Todos los actos realizados por los
funcionarios de la entidad, deben estar enmarcados dentro de las disposiciones
establecidas en la misma. Cuando la aplicacin de una norma resulte perjudicial a
los intereses de cada entidad, deber gestionarse su adecuacin o modificacin, pero
en ningn caso violentar su cumplimiento.
129
17. Moralidad: Que las operaciones se realizan acatando las normas constitucionales,
legales estatutarias y los principios ticos y morales que rigen nuestra sociedad.
18. Publicidad: Que las normas que se expidan sean de conocimiento pblico y las
decisiones adoptadas se den a conocer a los afectados con el fin de garantizar el
debido proceso.
19. Registro de control para actividades importantes: Es necesario mantener un
registro o archivo de actividades que sean relevantes de la entidad y mantener un
control adecuado para evitar que dicha informacin est al alcance de terceros.
20. Rendicin de Cuentas: En toda actividad es necesaria la rendicin de cuentas por
parte de todo el personal de la entidad, que manejan los recursos humanos,
materiales, financieros, que se evidencian con la presentacin de los reportes e
informes de gestin e informacin financiera resultante de las operaciones
ejecutadas por la administracin.
21. Responsabilidad: Cumplir los compromisos adquiridos con la comunidad y
dems grupos de inters.
22. Rotacin de Funciones: Las funciones y actividades realizadas por el personal de
la empresa debern ser cambiadas en forma peridica, con el fin de que todo el
personal inmerso en el rea, se encuentre en la capacidad de realizar cualquier
actividad respecto a su cargo y rea. Con un medida de evitar la rutina del personal
y se comentan errores.
23. Seleccin de personal hbil y capacitado: Es necesario e importante considerar
en las actividades de reclutamiento del personal, ciertas habilidades y
conocimientos que el candidato debe cumplir para el puesto requerido, para lo cual
deben considerar el empleo de tcnicas entre las cuales puedo mencionar:
entrevistas, pruebas, con las determinadas exigencias en la hoja de vida de los
postulantes. Esto permitir incorporar a la empresa a personal idneo y calificado
eficiente y eficaz.
24. Separacin de Funciones de carcter incompatible: Asegura que una misma
transaccin, tarea o documento no sea realizado por una sola persona de principio
a fin, dentro de un mismo proceso o etapa, para lo cual se debe separar la
autorizacin, riesgo y custodia en las operaciones administrativas y financieras,
segn sea el caso.
130
25. Supervisin de actividades crticas o riesgosas: Es necesario que toda actividad
que implique riesgo de carcter fsico, patrimonial, econmico o financiero, que
resulte crtico deber ser supervisado por el nivel superior jerrquico del
responsable de la ejecucin. Una buena supervisin minimiza la ocurrencia de
errores o desvos respecto a los lineamientos establecidos y promueve una mayor y
mejor atencin y dedicacin por parte de los ejecutores de las tareas, para cumplir
con sus objetivos con eficiencia, eficacia y economa.
26. Uso de cuentas de control: Es decir abrir tarjetas de mayor general, auxiliar y
subcuentas para registrar contablemente las operaciones financieras, como son las
cuentas de clientes, proveedores, entre otras.
27. Uso de equipo mecnico con dispositivos de control a prueba: Con la evolucin
constante de la tecnologa en el rea informtica, se ha automatizado la gestin
financiera de las entidades, siendo importante el uso de dispositivos de control,
como claves y supervisin electrnica para evitar fraudes y robos.
28. Uso y Mantenimiento del mnimo de cuentas bancarias: Como principio de
control interno es necesario mantener una sola cuenta corriente, para facilitar el
manejo financiero de la empresa y adicionalmente mantener buenas relaciones de
negocios con la entidad financiera emisora.
29. Utilizacin de indicadores de desempeo y rendimiento: Se deber contar con
mtodos de medicin que le permitan verificar y evaluar el desempeo como
tambin el rendimiento de sus recursos, tanto humanos como financieros. Estas
mediciones se realizarn preferiblemente mediante el uso de indicadores
preestablecidos, los cuales si se utilizan apropiadamente permitirn observar
problemas o desvos para su oportuna correccin.
30. Valorizacin de costos ambientales: Que cuando una operacin pueda tener un
impacto ambiental negativo, la minimizacin de ste debe ser un elemento importante
en la toma de decisiones y en la conduccin de sus actividades.
131
3.11. Mtodos de evaluacin de control interno
Consiste en la evaluacin en base a preguntas, las cuales deben ser contestadas por parte
de los responsables de las distintas reas bajo examen.
Los cuestionarios son formulados de tal manera que las respuestas afirmativas indican la
existencia de una adecuada medida de control, mientras que las respuestas negativas
sealan una falla o debilidad en el sistema establecido.
132
3.11.2. Mtodo descriptivo
a) Preparar sus notas relativas al estudio de la compaa de manera que cubran todos
los aspectos de su revisin.
b) Que las notas relativas contengan observaciones nicamente respecto a las
deficiencias del control interno encontradas, mismas que deben ser mencionadas
en sus papeles de trabajo.
133
3.11.3. Mtodo grfico o flujogramas
134
Simbologa para diagramacin de flujogramas
3.12. Inventarios
El inventario son bienes tangibles que posee la empresa como materiales, suministros,
materia prima, productos en proceso, productos terminados etc. Los cuales se encuentran
almacenados en bodegas con el fin de ser usados en la produccin o ser vendidos.
En la empresa comercial el inventario consta de bienes y productos adquiridos y
almacenados y son exclusivamente para ser vendidos; con el afn de obtener una ganancia
y recuperar la inversin inicial.
135
Materia prima
Por ejemplo; para una empresa dedicada a la elaboracin de harina su materia prima es el
trigo y su producto terminado es harina, pero para una panadera su materia prima es la
harina ya que la utiliza en la elaboracin de panes.
Productos semielaborados
Son aquellos productos en proceso que han sufrido varios cambios en el transcurso del
proceso productivo pero que an no estn listos para ser terminados.
Empaquetado
Productos terminados
Son aquellos que han sido procesados y estn listos para su comercializacin y venta. Se
puede decir que es la constitucin de varias materias primas que forman un producto.
136
b) Informar el nivel de existencias para saber la existencia se debe hacer un pedido
y cuanto se debe pedir de cada uno de los productos.
c) Notificar las situaciones anormales que pueden constituir sntomas de error o de
un mal
d) Elaborar informes para los responsables de los inventarios.
Todos los sistemas de inventarios incorporan un sistema de control para hacer frente a
dos problemas importantes.
Existen dos decisiones bsicas y primordiales del inventario que los gerentes deben hacer
cuando intentan llevar a cabo las funciones de inventario recin revisadas. Estas dos
decisiones se hacen para cada artculo en el inventario:
137
Abaratar la adquisicin y la produccin: la produccin por lotes permite
reducir costos, puesto que se disminuye el costo fijo de las maquinas. La
adquisicin permite descuentos, reparto de costos de transporte y ms. En este
ambas necesitan un gran nivel de inventarios (de materias primas y de productos
terminados).
Anticipar las variaciones previstas de la oferta y la demanda: ejemplificando,
la escasez de un producto debido a una huelga de productos, por ende disminuye
la oferta y se debe acumular en los inventarios. Las materias primas o productos
terminados que son sometidos a variaciones estacionales aumentan la demanda,
con lo que se acumula en almacenes.
Especulacin: se debera realizar una acumulacin de productos ante futuras
subidas de precios.
Facilidad al transporte y distribucin del producto: si los productos se
consumen en un lugar distinto al que se producen. El transporte no puede ser
utilizado de una forma continua, por lo tanto se debera realizar por lotes.
Reduccin del riesgo: Se desconoce con certeza de la demanda de productos
terminados.
Stock de seguridad de materias primas: para evitar una detencin del proceso
de produccin.
Stock de seguridad de productos terminados: para evitar un desabastecimiento
de demanda ante un aumento.
Costos de Produccin: son los costos que se incurre para la elaboracin de un nuevo
producto, tal como materia prima, gasto de fabricacin, alquileres, salarios y jornales,
depreciacin de los bienes de capital (maquinaria o equipo), intereses sobre el capital de
operaciones, seguros, contribuciones y otros gastos.
138
Costo de llevar el inventario: Incluye los gastos incurridos por la empresa en
relacin con el volumen. Est formado por los siguientes:
o Deterioro: Cuando el material, al ser almacenado por algn tiempo, ya no
puede ser utilizado ya que se mancha, se humedece, se vence,
descompone, se evapora, etc.
o Manejo de Materiales: Incluye todo el manejo y transporte que participa
en el control de inventarios. Incluye salarios y prestaciones del personal a
su cargo.
o Inspeccin: Incluye las inspecciones en recepcin del material en proceso
y producto terminado para asegurar la calidad.
Costo de almacenaje: Para ello se requiere una bodega fsica, equipo necesario
para su manejo y transporte y personal para maniobras.
Costo por faltante: Si por alguna circunstancia no se cuenta con la cantidad ptima
para suplir la demanda, hace que se pierda la venta o la confiabilidad del cliente,
lo cual dar lugar a costos imprevistos.
139
3.13.5. Manejo de inventarios
El manejo de inventarios permite un mejor servicio hacia los clientes, el tener un mayor
control de inventario de las operaciones, mejorar la efectividad de la administracin, y
otras ventajas relacionadas con los costos y la calidad de la operacin. Este manejo
contable permitir a la empresa un control oportuno, as como tambin conocer el final
de un periodo contable es decir obtener un estado confiable de la situacin econmica de
la empresa.
140
4. PROPUESTA DE UN SISTEMA CONTROL INTERNO, PARA EL
MEJORAMIENTO DEL CONTROL DE INVENTARIOS DE LA EMPRESA
SIGMPAK ECUADOR.
Debido a las necesidades que tienen las empresas comerciales de evaluar la eficiencia de
los controles e implementacin por la alta gerencia, se llev a cabo una investigacin
inductiva con enfoque al control de inventarios.
Se aplicara el modelo COSO III, con el objeto de analizar e identificar las debilidades y
los controles que actualmente estn implementados y que pueden afectar el desempeo
de la compaa lo mismos que tienen gran incidencia en SIGMAPAK ECUADOR, de
esta manera se buscara una solucin para poder tratar de una forma efectiva la
incertidumbre y las oportunidades permitiendo el logro de los objetivos propuestos.
141
Finalmente poder brindar recomendaciones que garanticen la eficiencia de control interno
y mejorar el control de inventarios.
Para poder obtener una eficiente evaluacin del control interno es necesario realizar el
anlisis en las siguientes etapas mencionadas a continuacin:
142
Figura 79 Componentes del COSO III.
Fuente: Auditool, (2013)
143
4.4. Estructura del rea de inventarios
Para obtener informacin veraz y exacta se realiz una entrevista al gerente general de la
empresa SIGMAPAK ECUADOR, la seora Castao Izquierdo Lucero, mediante
reuniones de trabajo con colaboradores del rea de contabilidad:
144
catlogos electrnicos en su pgina web donde se indica la direccin, numero de contactos
y los productos y servicios que oferta.
La empresa SIGMAPAK ECUADOR, realiza ventas bajo pedido al por mayor y menor,
es por eso que la empresa siempre debe estar abastecida de inventario y tener un control
respectivo de las existencias y faltantes. Por dicho motivo el revelamiento que se presenta
a continuacin se encuentra enfocado en el proceso de control de inventarios.
Por ende es necesario tener un control respectivo de las entradas, salidas y existencias del
inventario para no estar en apuros al momento de la venta de si se cuenta o no con el
producto que se est ofertando.
145
e informar al departamento de comercializacin para que informe si hay en
existencias los productos demandados y posteriormente se registe el pedido y se
emita una gua de remisin para proceder al despacho de los productos.
146
4.6.2. Evaluacin de los Riesgos
Este componente implica que se realice una revisin y evaluacin oportuna y prudente de
los componentes que conforman el sistema de control interno dentro del marco diseado
para el Modelo COSO III, esto no significa que tenga que revisar todos los componentes
y elementos, sino que el control ser de acuerdo a las condiciones especficas de la
empresa, tambin es importante documentar evaluaciones con el fin de lograr el mayor
beneficio de ellas.
147
4.7. Evaluacin de los componentes del coso iii mediante cuestionarios en la empresa
Sigmapack Ecuador
Cumplimiento Valoracin
o Si o Confale
o No o No confiable
La escala inicial empezara en un 15% debido a que no existe empresa alguna que no posea
ningn tipo de control y por ende terminara en 99% porque no hay empresa alguna que
posea un control totalmente eficiente y efectivo, ya que toda empresa se sustenta a un
mejoramiento continuo.
148
Para lo cual el riesgo ALTO se da cuando los controles dentro de la empresa no
estn funcionando y hay aplicar acciones inmediatas.
Los riesgos moderados y bajos son aquellos que tienen incidencia, pero no son tan
significativos por ende estos deben ser tambin evaluados y controlados.
Tabla 52 Rangos para la calificacin de resultados obtenidos en la aplicacin del cuestionario de cada
componente.
El valor asignado a cada pregunta depende del riesgo expuesto, el control y su incidencia
en la eficiencia de las operaciones administrativas, mostrando as que una respuesta
negativa es desfavorable y por lo contrario una respuesta positiva es favorable.
149
4.8. Departamento de administracin: Gerente General
Sigmapak Ecuador
Componente de entorno de control
Objetivo: Verificar el conocimiento del personal del rea, acerca de las actividades
que realizan.
Instrucciones: Responder con sinceridad.
El cuestionario consta de preguntas cerradas
Departamento de: Administracin
Evaluacin del sistema de control interno COSO III
N Preguntas Si No Comentario
Gerente General
1 Cuenta la empresa con un cdigo de tica? x
Se encuentra bien definida la misin y visin de la Existe pero no estn
2 x
empresa? bien estructuradas.
3 La empresa cuenta con un plan estratgico? x
Se realiza la asigna ion de autoridades y
4 x
responsabilidades a los empleados?
Los trabajadores
simplemente
Existe un manual donde se describa las funciones
5 x conocen de manera
especficas y continuadas de cada puesto?
verbal su funcin a
realizar.
La empresa tiene el personal adecuado, en nmero
6 x
y experiencia para llevar a cabo su funcin?
Existe procesos de seleccin, induccin y
7 x
capacitacin?
Existe un personal que est encargado
8 x
especficamente del personal?
La gerente lo
9 Existe una persona encargada de bodega? x
realiza.
10 Existe rotacin del personal en la empresa? x
11 Los contratos son avalados por un asesor legal? x
12 Se evala el desempeo del personal? x
Existe un documento en el cual se registre los
13 x
movimientos del inventario?
14 Se realiza pruebas continuas de exactitud? x
Existe rendicin interna de cuentas dentro de cada
15 x
departamento?
Elaborado por: Figueroa Maryorie Fecha: 14-07-2016
Supervisado por: Fuenmayor Ral Fecha: 15-07-2016
150
Resultados del entorno de control en el Departamento de Administracin
Sigmapak Ecuador
Componente de Entorno de Control
Departamento Administrativo: Gerente General
Evaluacin del sistema de Control Interno COSO III
Porcentaje Porcentaje
N Preguntas Si No
Obtenido ptimo
Gerente General
1 Cuenta la empresa con un cdigo de tica? X 0 9
Se encuentra bien definida la misin y
2 X 0 10
visin de la empresa?
La empresa cuenta con un plan
3 X 0 10
estratgico?
Se realiza la asigna ion de autoridades y
4 X 10 10
responsabilidades a los empleados?
Existe un manual donde se describa las
5 funciones especficas y continuadas de X 0 10
cada puesto?
La empresa tiene el personal adecuado, en
6 nmero y experiencia para llevar a cabo su X 10 10
funcin?
Existe procesos de seleccin, induccin y
7 X 10 10
capacitacin?
Existe un personal que est encargado
8 X 10 10
especficamente del personal?
9 Existe una persona encargada de bodega? X 0 10
Existe rotacin del personal en la
10 X 10 10
empresa?
Los contratos son avalados por un asesor
11 X 10 10
legal?
12 Se evala el desempeo del personal? X 10 10
Existe un documento en el cual se registre
13 X 0 10
los movimientos del inventario?
14 Se realiza pruebas continuas de exactitud? X 10 10
Existe rendicin interna de cuentas dentro
13 X 0 10
de cada departamento?
Total 80 149
Elaborado por: Figueroa Maryorie Fecha: 14-07-2016
Supervisado por: Fuenmayor Ral Fecha: 15-07-2016
151
Tabla 55 Rango de calificacin de los resultados obtenidos
Simbologa
CP Confianza Ponderada
CT Calificacin Total
PT Ponderacin Total
RC Riesgo Control
100
=
80 100
=
149
= 53,69%
= 100
152
= 100% 53,69%
= 46,31 %
Interpretacin
Podemos observar que se obtuvo un nivel de confianza del 53,69% en los controles del
entorno de control en el departamento administrativo, y estos se encuentran en un rango
de calificacin muy bueno, debiendo as realizar controles pertinentes, con el objetivo de
eliminar las fallas evidentes de una manera rpida y eficiente, logrando una mejor
eficiencia en las actividades de la organizacin.
Anlisis
Debilidades de controles
153
Acciones correctivas
1. El gerente general deber realizar una reunin de trabajo en la cual proponga que
se realice, apruebe y aplique el cdigo de tica que regir dentro de la empresa,
en dicho cdigo debe dar a conocer los valores y conductas que deben regir dentro
de SIGMAPAK ECUADOR.
2. El gerente general deber realizar una reunin donde se analice y mejore la
definicin y estructura de la misin y visin de la empresa, para poder
implementarla en la organizacin es decir que todos quienes conforma la empresa
conozcan quienes somos y hacia dnde vamos.
3. El gerente deber realizar un plan estratgico donde consten las estrategias que
deber seguir SIGMAPAK ECUADOR, en mediano plazo, este plan estratgico
servir para definir los objetivos de la institucin y conocer cules son las acciones
que se deben llevar acabo para alcanzar dichos objetivos.
4. Se deber implementar un manual de funciones que detalle las actividades
especficas que debe cumplir cada empleado mostrando as un orden en la gestin,
de esta manera se evitara que dos o ms personas realicen la misma actividad y
sepan a quien responder.
5. Se deber contratar una persona idnea que se encargue de resguardar el
inventarios, con conocimientos y experiencia en el tema, de esta manera
lograremos evitar prdidas, robos, hurtos, daos, o que los mismos sufran algn
problema.
6. El personal encargado de bodega deber llevar un krdex basndose en el mtodo
promedio, para controlar la existencia del inventario, de esta forma no tendremos
demasiados inventarios ni faltantes a la hora de realizar una venta.
7. La gerente general deber elaborar una poltica de eficiencia, donde conste que es
obligatorio la rendicin de cuentas de las actividades que se realiza, dicho proceso
ser participativo, peridico, oportuno, claro y veraz, con informacin precisa y
lenguaje asequible.
154
4.8.2. Evaluacin de riesgos
Sigmapak Ecuador
Componente: Evaluacin de Riesgos
Objetivo: Validar y mediar el impacto de los riesgos identificados
Instrucciones: Responder con sinceridad
El cuestionario consta de preguntas cerradas
Departamento de: Administracin
N Preguntas Si No Comentario
Gerente General
La empresa identifica eventos potenciales que
1 x
afecten al proceso del control de inventarios?
Cundo se ha identificado riesgos en el inventario se
2 x
analizan factores externos o internos?
La manera de llevar la contabilidad permite integrar
3 x
el inventario de una manera inmediata
La empresa cuenta con tecnologa para su
4 x
funcionamiento?
Cundo existen quejas de los clientes por el producto
5 x
estas son atendidas inmediatamente?
155
Tabla 58 Resultados de la evaluacin de riesgos en el Departamento de Administracin
Sigmapak Ecuador
Componente de Entorno de Control
Departamento Administrativo: Gerente General
Evaluacin del sistema de Control Interno COSO III
Porcentaje Porcentaje
N Preguntas Si No
Obtenido ptimo
Gerente General
La empresa identifica eventos potenciales que
1 x 10 10
afecten al proceso del control de inventarios?
Cundo se ha identificado riesgos en el
2 inventario se analizan factores externos o x 0 10
internos?
La manera de llevar la contabilidad permite
3 x 0 10
integrar el inventario de una manera inmediata
La empresa cuenta con tecnologa para su
4 x 10 10
funcionamiento?
Cundo existen quejas de los clientes por el
5 x 10 10
producto estas son atendidas inmediatamente?
El sistema de control de inventarios est
6 x 0 10
acorde a sus necesidades?
Los riesgos por faltantes en el inventario son
7 x 0 10
evaluados y se realiza un seguimiento?
Existe una persona idnea para el control de
8 x 0 10
inventarios?
Al introducir nuevas lneas para la
9 x 10 10
comercializacin se evalan posibles riesgos?
El personal nuevo recibe capacitaciones para
10 se acople de una manera fcil y rpida a las x 0 10
actividades?
Total 40 100
156
Tabla 59 Rango de calificacin de los resultados obtenidos
Simbologa
CP Confianza Ponderada
CT Calificacin Total
PT Ponderacin Total
RC Riesgo Control
100
=
40 100
=
100
= 40 %
= 100
= 100% 40%
157
= 60%
Interpretacin
Podemos observar que se obtuvo un nivel de confianza del 40% en los controles de
evaluacin de riesgo en el departamento administrativo, y estos se encuentran en un rango
de calificacin Regular, debiendo as realizar controles pertinentes, con el objetivo de
eliminar las fallas evidentes de una manera rpida y eficiente, logrando una mejor
eficiencia en el proceso del control administrativo.
El riesgo de control fue es de 60% es decir un Riegos Alto, como respuesta a la resta del
porcentaje optimo menos el porcentaje obtenido de nivel de confianza. Dicho porcentaje
es la representacin de las respuestas negativas es decir los controles que no existen, Se
debe aplicar correcciones a estos controles ya que estn perjudicando a SIGMAPAK
ECUADOR.
Anlisis
Debilidades de controles
158
Acciones correctivas
1. El Gerente General debe realizar una evaluacin de los riesgos de manera mensual
y cada que sea necesario para poder emitir un criterio que disminuya los riesgos
presentados en el inventario, debido a que en un futuro pueden ser perjudiciales
para SIGMAPAK ECUADOR.
2. La empresa cuenta con un sistema genrico que por principios ticos no se puede
mencionar, el mismo no cumple con las expectativas y necesidades que tiene la
empresa, por ende se recomienda al Gerente General que adquiera un sistema
contable completo, que contenga todos los mdulos necesarios para llevar la
contabilidad y permita integrar al inventario.
3. La empresa SIGMAPAK ECUADOR no posee un sistema de control de
inventarios por ende el contador debe realizar asientos de costo de venta de la
mercadera para integrar el inventario, por ende se recomienda al Gerente General
que adquiera un sistema contable que permita que se integre el inventario dentro
de la contabilidad.
4. Frente a la existencia de prdidas en el inventario el Gerente General debe realizar
evaluaciones de control y seguimiento de las entradas, salidas y existencias, para
evitar que se siga perdiendo el inventario y no tener problemas a la hora de realizar
ventas tanto al por mayor como al por menor.
5. El Gerente General deber contratar una persona confiable, capaz y con
conocimientos en el manejo y control de inventarios, el mismo tendr como
funcin principal manejar un krdex y emitir informes sobre las entradas, salidas
y existencias.
6. El personal nuevo que ingresa a SIGMAPAK ECUADOR, especficamente se
dedica a brindar servicios de maquila en diferentes empresas, por ende el Gerente
General debe asignar o contratar una persona idnea que les capacite para que de
esta manera brinden un excelente servicio de calidad y calidez, tomando en cuenta
que el cliente es lo ms importante.
159
4.8.3. Actividades de Control
Sigmapak Ecuador
Componente: Actividad de Control
Objetivo: ayudar a asegurar que se estn llevando a cabo las directivas
administrativas necesarias para manejar los riesgos.
Instrucciones: Responder con sinceridad.
El cuestionario consta de preguntas cerradas
Departamento de: Administracin
Evaluacin del sistema de Control Interno COSO III
N Preguntas Si No Comentario
Gerente General
El rea cuenta con polticas de control de
1 x
inventarios?
Existe un control del personal administrativo a su
2 x
ingreso?
Se encuentra segregadas las funciones y Solo de manera
3 x
responsabilidades en SIGMAPAK ECUADOR? verbal
Existe un control respectivo a las personas que
4 ingresan a las bodegas o estn en contacto con el x
inventario?
Se lleva a cabo controles de la entrada y salida del
5 x
personal?
Cuenta la empresa con un respaldo documentado
6 y formado mediante el cual se pueda verificar las x
existencias?
Existe un manual de procesos que indique como
7 x
deben manejarse las actividades de bodega?
La empresa no
Se cuenta con un supervisor que revise la tiene bodeguero
8 x
mercadera despachada por los bodegueros? por ende no hay
supervisor.
Se identifica a los clientes potenciales y reales, y
se desarrolla estrategias de marketing para influir
9 x
en ellos con el fin de que sigan comprando los
productos y servicios prestados?
Se asegura la entrega a los clientes de forma
10 x
oportuna?
Existen indicadores de rendimiento dentro de la
11 x
empresa?
Elaborado por: Figueroa Maryorie Fecha: 14-07-2016
Supervisado por: Fuenmayor Ral Fecha: 15-07-2016
160
Tabla 62 Resultados de la actividad de control en el Departamento de Administracin
Sigmapak Ecuador
Componente de Entorno de Control
Departamento Administrativo: Gerente General
Evaluacin del sistema de Control Interno COSO III
Porcentaje Porcentaje
N Preguntas Si No
Obtenido ptimo
Gerente General
El rea cuenta con polticas de control de
1 x 0 10
inventarios?
Existe un control del personal administrativo
2 x 10 10
a su ingreso?
Se encuentra segregadas las funciones y
3 responsabilidades en SIGMAPAK x 10 10
ECUADOR?
Existe un control respectivo a las personas
4 que ingresan a las bodegas o estn en contacto x 0 10
con el inventario?
Se lleva a cabo controles de la entrada y
5 x 10 10
salida del personal?
Cuenta la empresa con un respaldo
6 documentado y formado mediante el cual se x 0 10
pueda verificar las existencias?
Existe un manual de procesos que indique
7 como deben manejarse las actividades de x 0 10
bodega?
Se cuenta con un supervisor que revise la
8 x 0 10
mercadera despachada por los bodegueros?
Se identifica a los clientes potenciales y
reales, y se desarrolla estrategias de marketing
9 para influir en ellos con el fin de que sigan x 10 10
comprando los productos y servicios
prestados?
Se asegura la entrega al cliente de forma
10 x 10 10
oportuna?
Existen indicadores de rendimiento dentro de
11 x 0 10
la empresa?
Total 50 110
Elaborado por: Figueroa Maryorie Fecha: 14-07-2016
Supervisado por: Fuenmayor Ral Fecha: 15-07-2016
161
Tabla 63 Rango de calificacin de los resultados obtenidos
Simbologa
CP Confianza Ponderada
CT Calificacin Total
PT Ponderacin Total
RC Riesgo Control
100
=
50 100
=
110
= 45,5 %
= 100
= 100% 45,5%
162
= 54,55 %
Interpretacin
Podemos observar que se obtuvo un nivel de confianza bajo del 45,45% en los controles
de las actividades en el departamento administrativo, y estos se encuentran en un rango
de calificacin regular, debiendo as realizar controles pertinentes, con el objetivo de
eliminar las fallas evidentes de una manera rpida y eficiente, logrando una mejor
eficiencia en el proceso del control administrativo.
El riesgo de control fue 54,55% es de es decir un riesgo Alto, como respuesta a la resta
del porcentaje optimo menos el porcentaje obtenido de nivel de confianza. Frente a este
riesgo Alto se debe tomar ciertas medidas hasta que llegue a eliminarse o mitigarse.
Anlisis
Debilidades de controles
163
Acciones correctivas
164
4.8.4. Informacin y Comunicacin
Sigmapak Ecuador
Componente: Informacin y Comunicacin
Objetivo: Asegurar que la informacin relevante sea identificada y comunicada de
manera oportuna.
Instrucciones: Responder con sinceridad.
El cuestionario consta de preguntas cerradas
Departamento de: Administracin
Evaluacin del sistema de Control Interno COSO III
N Preguntas Si No Comentario
Gerente General
La empresa suministra informacin x
1 como: manuales, reglamentos, programas,
etc.
Se suministra al personal la informacin x
2 que necesita para cumplir con sus
actividades?
Los flujos de comunicacin de la entidad x
3
son adecuados?
Las sugerencias, quejas y toda x
4 informacin son recogidas y comunicadas
a las personas pertinentes en la entidad?
No existe un manual de
Todo el personal conoce que actividades funciones, per conocen que
5 x
realiza? actividad le compete a cada
uno.
6 La empresa investiga y toma decisiones x
respecto a las quejas presentadas?
Elaborado por: Figueroa Maryorie Fecha: 14-07-2016
Supervisado por: Fuenmayor Ral Fecha: 15-07-2016
165
Tabla 66 Resultados de la informacin y comunicacin en el Departamento de Administracin
Sigmapak Ecuador
Componente de Informacin y Comunicacin
Departamento Administrativo: Gerente General
Evaluacin del sistema de Control Interno COSO III
Porcentaje Porcentaje
N Preguntas Si No
Obtenido ptimo
Gerente General
1 La empresa suministra informacin como: x 0 10
manuales, reglamentos, programas, etc.
2 Se suministra al personal la informacin que x 10 10
necesita para cumplir con sus actividades?
3 Los flujos de comunicacin de la entidad son x 0 10
adecuados?
4 Las sugerencias, quejas y toda informacin x 10 10
son recogidas y comunicadas a las personas
pertinentes en la entidad?
5 Todo el personal conoce que actividades x 10 10
realiza?
6 La empresa investiga y toma decisiones x 10 10
respecto a las quejas presentadas?
Total 40 60
Elaborado por: Figueroa Maryorie Fecha: 14-07-2016
Supervisado por: Fuenmayor Ral Fecha: 15-07-2016
166
Simbologa
CP Confianza Ponderada
CT Calificacin Total
PT Ponderacin Total
RC Riesgo Control
100
=
40 100
=
60
= 66,67 %
= 100
= 100% 66,67 %
= 33,33 %
Interpretacin
Podemos observar que se obtuvo un nivel de confianza del 66,66% en las actividades de
informacin y comunicacin en el departamento administrativo, y estos se encuentran en
un rango de calificacin Muy Bueno, debiendo as realizar controles pertinentes, con el
objetivo de eliminar las fallas evidentes de una manera rpida y eficiente, logrando una
mejor eficiencia en las actividades de la organizacin.
167
El riesgo de control fue del 33.33% es decir un riesgo Moderado, como respuesta a la
resta del porcentaje optimo menos el porcentaje obtenido de nivel de confianza. Para lo
cual se debe tomar ciertas medidas hasta que llegue a eliminarse o mitigarse.
Anlisis
Debilidades de controles
Acciones correctivas
168
4.8.5. Actividad Monitoreo
Sigmapak Ecuador
Componente: Actividad de Monitoreo
Objetivo: Evaluar la calidad del desarrollo del control interno.
Instrucciones: Responder con sinceridad.
El cuestionario consta de preguntas cerradas
Departamento de: Administracin
Evaluacin del sistema de Control Interno COSO III
N Preguntas Si No Comentario
Gerente General
No existen objetivos
Se monitorea si se est cumpliendo los
1 x escritos solo de forma
objetivos organizacionales?
verbal.
Se realiza un monitoreo continuo del trabajo
2 x
del supervisor?
Se realiza un control a la salida del personal
3 x
de SIGMAPAK ECUADOR?
Se evala la calidad de trabajo dentro de la
4 x
empresa?
Existe un proceso de control de inventarios,
5 x
Salidas y Existencias?
6 Se realiza constantes revisiones del
inventario para verificar el estado en el que se x
encuentran?
Elaborado por: Figueroa Maryorie Fecha: 14-07-2016
169
Tabla 70 Resultados de las actividades de monitoreo en el Departamento de Administracin.
Sigmapak Ecuador
Componente de Actividad y Monitoreo
Departamento Administrativo: Gerente General
Evaluacin del sistema de Control Interno COSO III
Porcentaje Porcentaje
N Preguntas Si No
Obtenido ptimo
Gerente General
170
Tabla 72 Nivel de riesgo departamento de administracin.
Simbologa
CP Confianza Ponderada
CT Calificacin Total
PT Ponderacin Total
RC Riesgo Control
100
=
30 100
=
60
= 50 %
= 100
= 100% 50 %
= 50 %
171
Interpretacin
Podemos observar que se obtuvo un nivel de confianza del 50% en los controles del
entorno de control en el departamento administrativo, y estos se encuentran en un rango
de calificacin muy bueno, debiendo as realizar controles pertinentes, con el objetivo de
eliminar las fallas evidentes de una manera rpida y eficiente, logrando una mejor
eficiencia en las actividades de la organizacin.
El riesgo de control fue es de 50 es decir un riesgo alto, como respuesta a la resta del
porcentaje optimo menos el porcentaje obtenido de nivel de confianza. Llegando a un
riesgo bajo para lo cual se debe tomar ciertas medidas hasta que llegue a eliminarse o
mitigarse.
Anlisis
Debilidades de controles
Acciones correctivas
172
robos, prdidas, hurto, daos y si an son utilizables (tecnolgicamente
funcionen).
Se procede a revelar los resultados obtenidos en base a los cuestionarios aplicados usando
los 5 componentes del Modelo COSO III, en el Departamento de Administracin en base
a las respuestas positivas se procede a ver el nivel de Riesgo obtenido al aplicar los 5
componentes en la evaluacin.
173
Representacin grfica de los componentes
Nivel de Confianza
80
70 66,67%
60 53,69%
50%
50 45,45%
40%
40
30
20
10
0
Entorno de Evaluacin de actividades de Informacion y Actividades de
Control Riesgos Control Comunicacin Monitoreo
174
despachadas por el bodeguero, no existen indicadores de rendimiento dentro de la
empresa, no se suministra informacin como: manuales, reglamentos, programas etc., los
flujos de comunicacin de la entidad no son adecuados, no se monitorea si se estn
cumpliendo los objetivos organizacionales, no existe un proceso de control de
inventarios; entradas, salidas, existencias, No se realiza constantes revisiones del
inventario para verificar el estado en el que se encuentra.
175
4.9. Departamento financiero: contadora general
Sigmapak Ecuador
Componente: Entorno de Control
Objetivo: Verificar el conocimiento del personal del rea, acerca de las actividades
que realizan.
Instrucciones: Responder con sinceridad.
El cuestionario consta de preguntas cerradas
Departamento de: Contabilidad
Evaluacin del sistema de Control Interno COSO III
N Preguntas Si No Comentario
rea de Contabilidad
1 El rea contable cuenta con un manual de x
procedimientos?
2 La elaboracin de los estados financieros est en x
base a principios contables?
3 En el caso de incumplimientos a normas y x
regulaciones contables, se ha establecido
sanciones por escrito?
4 El personal encargado de la realizacin de los x
estados financieros es calificado?
5 Existe un cdigo de conducta para el personal x No existe.
contable?
6 El personal del rea es totalmente independiente x
de la direccin y el resto de la empresa?
7 Se realiza un control de los clientes que compran x
al por mayor y menor mediante el sistema
contable?
8 Las cuentas son conciliadas casa mes? x
9 Existe un control de los pedidos hechos por los x
clientes?
10 Existe un control de las actividades realizadas en x
el rea de contabilidad?
11 El archivo del rea es adecuado? x
12 Conoce la misin y visin de la empresa? x Existe pero no la
conoce.
Elaborado por: Figueroa Maryorie Fecha: 14-07-2016
Supervisado por: Fuenmayor Ral Fecha: 15-07-2016
176
Tabla 76 Resultados del entorno de control en el Departamento Financiero
Sigmapak Ecuador
Componente de Entorno de Control
Departamento Financiero: Contadora General
Evaluacin del sistema de Control Interno COSO III
Porcentaje Porcentaje
N Preguntas Si No
Obtenido ptimo
rea de Contabilidad
El rea contable cuenta con un manual de
1 x 0 10
procedimientos?
La elaboracin de los estados financieros
2 x 10 10
est en base a principios contables?
En el caso de incumplimientos a normas y
3 regulaciones contables, se ha establecido x 0 10
sanciones por escrito?
El personal encargado de la realizacin de
4 x 10 10
los estados financieros es calificado?
Existe un cdigo de conducta para el
5 x 0 10
personal contable?
El personal del rea es totalmente
6 independiente de la direccin y el resto de la x 10 10
empresa?
Se realiza un control de los clientes que
7 compran al por mayor y menor mediante el x 10 10
sistema contable?
Las cuentas son conciliadas casa mes?
8 x 10 10
Existe un control de los pedidos hechos por
9 x 10 10
los clientes?
Existe un control de las actividades
10 x 10 10
realizadas en el rea de contabilidad?
El archivo del rea es adecuado?
11 x 10 10
Conoce la misin y visin de la empresa?
12 x 0 10
Total 80 120
177
Tabla 77 Rango de calificacin de los resultados obtenidos
Simbologa
CP Confianza Ponderada
CT Calificacin Total
PT Ponderacin Total
RC Riesgo Control
100
=
80 100
=
120
= 66,67 %
= 100
= 100% 66,67 %
178
= 33,33 %
Interpretacin
Podemos observar que se obtuvo un nivel de confianza del 66,67% en los controles del
entorno de control en el departamento financiero, y estos se encuentran en un rango de
calificacin bueno, debiendo as realizar controles pertinentes, con el objetivo de eliminar
las fallas evidentes de una manera rpida y eficiente, logrando una mejor eficiencia en las
actividades de la organizacin.
Anlisis
Debilidades de controles
Acciones correctivas
179
3. El Gerente General deber elaborar e implementar manuales de procesos para el
rea de contabilidad as como tambin para las distintas reas de SIGMAPAK
ECUADOR
4. Tomando en cuenta que la misin y visin de la empresa si existe, el gerente
general deber implementar capacitaciones de induccin, para que quienes
conforman la empresa conozcan quienes son y hacia dnde van.
Sigmapak Ecuador
Componente: Evaluacin de Riesgos.
Objetivo: Validar y mediar el impacto de los riesgos identificados
Instrucciones: Responder con sinceridad.
El cuestionario consta de preguntas cerradas
Departamento de: Contabilidad
Evaluacin del sistema de Control Interno COSO III
N Preguntas Si No Comentario
rea de Contabilidad
Cumple el proceso presupuestario con todas las
1 x
directrices establecidas?
La empresa posee una estructura orgnica completa y Conocen las funciones
2 x
detalla los cargos y funciones? de manera verbal
Existen documentos de los respaldos de los ingresos y
3 x
gastos?
4 El cuadre de caja se lo realiza al finalizar el da? x
Frente a los ajustes realizados por faltantes en el
5 x
inventario se toma alguna medida correctiva?
6 La documentacin se encuentra bien resguarda? x
7 El sistema contable utilizado es adecuado? x
El ambiente laboral es propicio para la gestin de las
8 x
actividades?
El sistema de control inventarios permite unificar la
9 x
informacin con el sistema contable?
10 Se realiza un control a los clientes nuevos? x
Elaborado por: Figueroa Maryorie Fecha: 14-07-2016
Supervisado por: Fuenmayor Ral Fecha: 15-07-2016
180
Tabla 80 Resultados de la evaluacin de riesgos en el Departamento Financiero
Sigmapak Ecuador
Componente de Evaluacin de Riesgo
Departamento Financiero: Contadora General
Total 60 100
Elaborado por: Figueroa Maryorie Fecha: 14-07-2016
181
Tabla 82 Nivel de riesgo departamento de administracin.
Simbologa
CP Confianza Ponderada
CT Calificacin Total
PT Ponderacin Total
RC Riesgo Control
100
=
60 100
=
100
= 60 %
= 100
= 100% 60 %
= 40 %
182
Interpretacin
Podemos observar que se obtuvo un nivel de confianza del 60% en los controles de
evaluacin de riesgo en el departamento financiero, y estos se encuentran en un rango de
calificacin Bueno, debiendo as realizar controles pertinentes, con el objetivo de eliminar
las fallas evidentes de una manera rpida y eficiente, logrando una mejor eficiencia en la
organizacin.
Anlisis
Debilidades de controles
Acciones correctivas
183
2. La empresa no posee un organigrama estructural y funcional completo, pero el
personal conoce el cargo que tiene y las funciones a seguir de una manera verbal,
por ende la Gerente deber realizar reuniones de trabajo para proponer, aprobar y
aplicar un organigrama estructural y un organigrama funcional para que todos los
miembros y el personal nuevo conozca que puesto y que funcin debe desarrollar
dentro de la empresa.
3. Se recomienda que en el informe que se entregue a la contadora conste los
registros del inventario en forma oportuna, se identifiquen los inventarios daados
u obsoletos, y sobre todo que los saldos de inventarios en bodega sean exactos
para evitar excesos y faltantes del mismo.
4. Para unificar la informacin del sistema de control de inventarios con el sistema
contable, el contador debe realizar asientos de costo de venta de la mercadera
para integrar el inventario y tambin debe realizar ajustes para cuadrar las prdidas
del mismo; por ende es necesario que se adquiera un sistema contable que cumpla
con los requerimientos de la empresa.
184
4.9.3. Actividades de Control
Sigmapak Ecuador
Componente: Actividad de Control
Objetivo: Ayudar a asegurar que se est llevando a cabo controles
Instrucciones: Responder con sinceridad.
El cuestionario consta de preguntas cerradas
Departamento de: Contabilidad
Evaluacin del sistema de Control Interno COSO III
N Preguntas Si No Comentario
rea de Contabilidad
1 Se realiza el presupuesto anual y mensual? x
2 Se realiza controles aplicados al rea contable por x
parte de la administracin?
3 Se realiza una revisin a los estados financieros x
por parte de la gerencia para verificar la veracidad
de la informacin?
4 La presentacin de los estados financieros es x
peridica y exacta?
5 Se otorgan incentivos al rea contable? x
6 Existen perdidas en ingresos debido a la x
incapacidad de atender las demandas de los
clientes?
7 Los saldos existentes en el inventario son x
correctos?
8 Se realiza el conteo fsico permanentes del x
inventario para evitar prdidas?
9 Se mantiene el inventario almacenado demasiado x
tiempo?
10 Existe un encargado de la revisin del servicio x
contable?
Elaborado por: Figueroa Maryorie Fecha: 14-07-2016
185
Tabla 84 Resultados de la actividad de control en Departamento Financiero
Sigmapak Ecuador
Componente de Actividad de Control
Departamento Financiero: Contadora General
Evaluacin del sistema de Control Interno COSO III
Porcentaje Porcentaje
N Preguntas Si No
Obtenido ptimo
Gerente General
1 Se realiza el presupuesto anual y mensual? x 10 10
2 Se realiza controles aplicados al rea
x 10 10
contable por parte de la administracin?
3 Se realiza una revisin a los estados
financieros por parte de la gerencia para x 10 10
verificar la veracidad de la informacin?
4 La presentacin de los estados financieros es
x 10 10
peridica y exacta?
5 Se otorgan incentivos al rea contable? x 10 10
6 Existen perdidas en ingresos debido a la
incapacidad de atender las demandas de los x 0 10
clientes?
7 Los saldos existentes en el inventario son
x 0 10
correctos?
8 Se realiza el conteo fsico permanentes del
x 0 10
inventario para evitar prdidas?
9 Se mantiene el inventario almacenado
x 0 10
demasiado tiempo?
10 Existe un encargado de la revisin del
x 10 10
servicio contable?
Total 60 100
Elaborado por: Figueroa Maryorie Fecha: 14-07-2016
Supervisado por: Fuenmayor Ral Fecha: 15-07-2016
186
Tabla 86 Nivel de riesgo departamento de administracin.
Simbologa
CP Confianza Ponderada
CT Calificacin Total
PT Ponderacin Total
RC Riesgo Control
100
=
60 100
=
100
= 60 %
= 100
= 100% 60 %
= 40 %
187
Interpretacin
Podemos observar que se obtuvo un nivel de confianza moderado del 6% en los controles
de las actividades en el departamento financiero, y estos se encuentran en un rango de
calificacin bueno, debiendo as realizar controles pertinentes, con el objetivo de eliminar
las fallas evidentes de una manera rpida y eficiente, logrando una mejor eficiencia de la
organizacin.
El riesgo de control fue 40% es de es decir un riesgo Moderado, como respuesta a la resta
del porcentaje optimo menos el porcentaje obtenido de nivel de confianza. Frente a este
riesgo Alto se debe tomar ciertas medidas hasta que llegue a eliminarse o mitigarse.
Anlisis
Debilidades de controles
Acciones correctivas
188
3. Se recomienda que se realice conteos peridicos y permanentes por medio de
sistemas computarizados para evitar perdida del inventario; por ende sistema debe
promover el control permanente de inventarios, de manera que se tenga
actualizada las existencias tanto cantidad como precios.
4. Se recomienda realizar un control permanente del inventario para impedir que se
mantenga almacenado demasiado tiempo, este control permitir que se evite el
gasto de tener dinero restringido en artculos innecesarios.
Sigmapak Ecuador
Componente: Informacin y Comunicacin
Objetivo: asegurar que la informacin relevante sea identificada y comunicada de manera
oportuna.
Instrucciones: Responder con sinceridad.
El cuestionario consta de preguntas cerradas
Departamento de: Contabilidad
Evaluacin del sistema de Control Interno COSO III
N Preguntas Si No Comentario
rea de Contabilidad
Cundo un problema en el rea contable se realiza un
1 x
seguimiento documentado?
Se comunica entre el rea administrativa y el rea contable
2 x
los problemas presentados?
El sistema contable cuenta con las respectivas licencias o
3 x
permisos para su utilizacin?
En las reuniones de trabajo se realizan actas sobre los temas No existen actas
4 x
tratados?
5 Se informa cuando existen reuniones a todo el personal? x
Se investiga cualquier movimiento extrao al negocio y se
6 x
comunica a la direccin?
7 Se realiza seguimientos frente a quejas de incumplimiento? x
8 La comunicacin y el ambiente de trabajo es el adecuado? x
9 Se informa sobre las actividades que se van a realizar? x
La informacin que brinda el sistema contable cumple las
10 x
actividades del rea contable?
Elaborado por: Figueroa Maryorie Fecha: 14-07-2016
Supervisado por: Fuenmayor Ral Fecha: 15-07-2016
189
Tabla 88 Resultados dela informacin y comunicacin en el Departamento Financiero
Sigmapak Ecuador
Componente de Informacin y Comunicacin
Departamento Financiero: Contadora General
Evaluacin del sistema de Control Interno COSO III
Porcentaje Porcentaje
N Preguntas Si No
Obtenido ptimo
Gerente General
1 Cundo un problema en el rea contable se x 0 10
realiza un seguimiento documentado?
2 Se comunica entre el rea administrativa y el x 10 10
rea contable los problemas presentados?
3 El sistema contable cuenta con las x 0 10
respectivas licencias o permisos para su
utilizacin?
4 En las reuniones de trabajo se realizan actas x 0 10
sobre los temas tratados?
5 Se informa cuando existen reuniones a todo x 10 10
el personal?
6 Se investiga cualquier movimiento extrao al x 10 10
negocio y se comunica a la direccin?
7 Se realiza seguimientos frente a quejas de 0 10
incumplimiento?
x
8 La comunicacin y el ambiente de trabajo es x 10 10
el adecuado?
9 Se informa sobre las actividades que se van x 10 10
a realizar?
10 La informacin que brinda el sistema x 0 10
contable cumple las actividades del rea
contable?
Total 50 100
Elaborado por: Figueroa Maryorie Fecha: 14-07-2016
190
Tabla 90 Nivel de riesgo departamento de administracin.
Simbologa
CP Confianza Ponderada
CT Calificacin Total
PT Ponderacin Total
RC Riesgo Control
100
=
50 100
=
100
= 50 %
= 100
= 100% 50 %
= 50 %
191
Interpretacin
Podemos observar que se obtuvo un nivel de confianza del 50%% en las actividades de
informacin y comunicacin en el departamento financiero, y estos se encuentran en un
rango de calificacin Regular, debiendo as realizar controles pertinentes, con el objetivo
de eliminar las fallas evidentes de una manera rpida y eficiente, logrando una mejor
eficiencia en las actividades de la organizacin.
El riesgo de control fue del 50% es decir un riesgo Alto, como respuesta a la resta del
porcentaje optimo menos el porcentaje obtenido de nivel de confianza. Para lo cual se
debe tomar ciertas medidas hasta que llegue a eliminarse o mitigarse.
Anlisis
Debilidades de controles
Acciones correctivas
192
licencias ni permiso, por ende se recomienda que la empresa busque un sistema
contable que se ajuste a las necesidades de la misma, dicho sistema deber
contener todos los mdulos necesarios para llevar la contabilidad de una manera
correcta.
3. Para mantener un buen control se recomienda establecer por escrito actas de todo
lo que se trat en cada reunin de trabajo, con el fin de no tratar del mismo tema
dos o tres veces y enfocarse en otros problemas presentados o tratar de estrategias
generales para el mejoramiento de la empresa.
4. El gerente general deber crear polticas y sanciones frente a cumplimientos por
parte de todo el personal que conforma SIGMAPAK ECUADOR, posteriormente
deber realizar seguimientos de porque se incumpli es decir que razones
hubieron para que exista dicho problema.
5. La empresa cuenta con un sistema genrico el mismo no cumple las expectativas
y necesidades de la empresa, por ende se recomienda adquirir un sistema contable
que permita unificar datos y llevar la contabilidad de una manera adecuada y
verdica.
193
4.9.5. Actividad de Monitoreo
Sigmapak Ecuador
Componente: Actividad de Monitoreo
Objetivo: asegurar que la informacin relevante sea identificada y comunicada de
manera oportuna
Instrucciones: Responder con sinceridad
El cuestionario consta de preguntas cerradas
Departamento de: Contabilidad
Evaluacin del sistema de Control Interno COSO III
N Preguntas Si No Comentario
rea de Contabilidad
1 Hay una persona encargada de monitorear el proceso x
de control de inventarios?
2 Existe una persona que analice el riesgo del sistema? x
194
Tabla 92 Resultados de las actividades de monitoreo en el Departamento Financiero
Sigmapak Ecuador
Componente de Informacin y Comunicacin
Departamento Financiero: Contadora General
Evaluacin del sistema de Control Interno COSO III
Porcentaje Porcentaje
N Preguntas Si No
Obtenido ptimo
Gerente General
1 Hay una persona encargada de monitorear el x 0 10
proceso de control de inventarios?
2 Existe una persona que analice el riesgo del x 0 10
sistema?
3 Se evala la calidad de trabajo dentro del x 10 10
rea?
4 Existe un responsable del monitoreo del rea x 10 10
contable?
5 El rea de contabilidad tiene respaldos de x 10 10
toda informacin contable de la empresa?
6 Las deficiencias encontradas en la empresa x 0 10
se investigan y se corrigen?
7 Se evala y supervisa a los clientes x 0 10
potencias, es decir a los que adquieren al por
mayor?
8 Se efecta comparaciones de ventas x 10 10
mensuales con las histricas?
Total 40 80
195
Tabla 94 Nivel de riesgo departamento de administracin.
Simbologa
CP Confianza Ponderada
CT Calificacin Total
PT Ponderacin Total
RC Riesgo Control
100
=
40 100
=
80
= 50 %
= 100
= 100% 50 %
= 50 %
196
Interpretacin
Podemos observar que se obtuvo un nivel de confianza del 50% en los controles del
entorno de control en el departamento financiero, y estos se encuentran en un rango de
calificacin regular, debiendo as realizar controles pertinentes, con el objetivo de
eliminar las fallas evidentes de una manera rpida y eficiente, logrando una mejor
eficiencia en las actividades de la organizacin.
El riesgo de control fue es de 50% es decir un riesgo Alto, como respuesta a la resta del
porcentaje optimo menos el porcentaje obtenido de nivel de confianza. Llegando a un
riesgo alto para lo cual se debe tomar ciertas medidas hasta que llegue a eliminarse o
mitigarse.
Anlisis
Debilidades de controles
Acciones correctivas
197
2. El gerente general deber contratar una persona idnea que supervise y analice los
riesgos que asechan al sistema contable como la perdida de informacin o daos
del sistema.
3. Se recomienda establecer polticas para las deficiencias que se presenten dentro
de la empresa, de esta manera se lograra disminuir dichos problemas y que no se
hagan ms extensos con el pasar del tiempo.
4. Se deber realizar una investigacin exhaustiva de las necesidades y
requerimientos de los clientes potenciales. Para lograr la satisfaccin y deseo de
los mismos en el caso que requieran de nuestros productos y servicios.
Se procede a revelar los resultados obtenidos en base a los cuestionarios aplicados usando
los 5 componentes del Modelo COSO III, en el Departamento de financiero en base a las
respuestas positivas se procede a ver el nivel de Riesgo obtenido al aplicar los 5
componentes en la evaluacin.
198
Tabla 96 Nivel de Riesgo Departamento Actual Financiero
Nivel de Confianza
80
70
60
50
40
30
20
10
0
Entorno de Evaluacion de los Actividades de Informacion y Activides de
control riesgos control Comunicacin Monitoreo
Figura 81 Nivel de confianza obtenido de los resultados al aplicar de los componentes del coso III en el
departamento financiero.
199
consideraciones en el diseo e implementacin de nuevos controles que permitirn
minimizar los posibles impactos en los procesos, observando que en el entorno existen
deficiencias tales como: No existe un cdigo de conducta para el personal del rea de
contabilidad, No existe sanciones por escrito en el caso de incumplimientos a normas y
regulaciones contables, El rea contable no cuenta con un manual de procedimientos, Se
desconoce la misin y visin de la empresa, El sistema contable utilizado no es adecuado,
La empresa no posee una estructura orgnica completa y detallada de los cargos y
funciones, existe un inadecuado nivel de inventarios recibidos en la empresa, El sistema
de control inventarios no permite unificar la informacin con el sistema contable,
Existencia de perdida en ingresos debido a la incapacidad de atender las demandas de los
clientes, Los saldos existentes en el inventario son incorrectos, No se realiza conteo fsico
permanente del inventario para evitar prdidas, El inventario se mantiene almacenado
demasiado tiempo, No se realiza seguimientos documentados a los problema en el rea
contable, El sistema contable no cuenta con las respectivas licencias o permisos para su
utilizacin, En las reuniones de trabajo no se realizan actas sobre los temas tratados, No
se realiza seguimientos frente a quejas de incumplimiento, La informacin que brinda el
sistema contable no cumple las actividades del rea de contabilidad, No existe una
persona encargada de monitorear el proceso de control de inventarios, No existe una
persona que analice el riesgo del sistema, Las deficiencias encontradas en la empresa no
se investigan ni se corrigen, No se evala y supervisa a los clientes potencias, es decir a
los que adquieren al por mayor.
200
como un valor agregado, enfocndonos a nivel global de SIGMAPAK ECUADOR y
posteriormente se establece la propuesta para el proceso de control de inventarios objeto
de estudio.
Departamento de administracin
Propuestas
Entorno de Control
Se propone que se realice, apruebe y aplique un cdigo de tica que regir dentro
de la empresa, dicho cdigo debe dar a conocer los valores y conductas que
debern regir dentro de SIGMAPAK ECUADOR, en base al principio al Principio
N1 del Ambiente de Control del Modelo COSO III.
201
Se propone al Gerente realizar reuniones de trabajo donde se analice y mejore la
definicin y la estructura de la misin y visin de la empresa (Plasmar la visin
propuesta en el Captulo I), en base a principios N 1 Y 2 del Ambiente de Control
del Modelo COSO III.
Se propone realizar un plan estratgico, en el mismo deber constar las estrategias
que deber seguir la empresa, en mediano plazo, este plan estratgico servir para
definir los objetivos de SIGMAPAK ECUADOR, y conocer las acciones que se
debern llevar acabo para alcanzar dicho objetivos, en base al principio N 2 del
Ambiente de Control del Modelo COSO III.
Se deber implementar un manual de funciones que detallen las actividades
especficas que debe cumplir cada empleado dentro de SIGMAPAK ECUADOR
y por ende su actividad (Utilizar los manuales propuestos en el Captulo II).
Se deber elaborar polticas de eficiencia, donde conste que es obligatorio la
rendicin de cuentas de las actividades que se realizara, este proceso ser
participativo, peridico, oportuno, claro y veraz con informacin precisa y
lenguaje asequible, (Utilizar las polticas propuestas en el Captulo I), en base al
principio N 5 del Ambiente de Control del Modelo COSO III.
Evaluacin de riesgos
Se puede notar que el nivel de confianza es bajo con un 40% y el nivel de riesgo es del
60% siendo un riesgo Alto, para lo cual se debe aplicar correcciones de manera urgente,
debido a que los controles se encuentran fallando, por ende se propone lo siguiente para
reducir los riesgos.
Identificar los riesgos que existen dentro de SIGMAPAK ECUADOR, por ende
se deber realizar reuniones de manera urgente en la cual se convoque a todo el
personal, para poder emitir criterio que disminuya los riesgos presentados para
ello se deber realizar evaluaciones de manera mensual y cada que sea necesario
para evitar riesgos futuros; esto se deber realizar aplicando el principio N7 de
la evaluacin de riesgos del modelo COSO III.
202
Se recomienda al Gerente General que adquiera un sistema contable completo,
que contenga todos los mdulos necesarios para llevar la contabilidad, es decir
que cumpla con las expectativas y necesidades que tiene la empresa, dicho sistema
debe permitir que se integre el inventario dentro de la contabilidad, Aplicando el
principio N 9 del modelo COSO III.
Se recomienda realizar evaluaciones de control y seguimiento de las entradas,
salidas y existencias del inventario de una manera peridica, para evitar las
perdidas, los robos y daos de la mercadera, Aplicando el principio N 7 del
modelo COSO III.
Se deber contratar una persona confiable, capaz y con conocimientos en el
manejo y control de inventarios, el mismo deber manejar un krdex sobre las
entradas, salidas y existencias, posteriormente debe responsabilizarse de emitir un
informe sobre las existencias de mercaderas. Aplicando los principios N 7 y 9
del modelo COSO III.
Se recomienda que al personal nuevo que ingresa a especficamente a brindar
servicios de maquila en diferentes empresas, se le capacite en la manera correcta
de manipular las maquinar y evitar riesgos de trabajo, de la misma manera esto
servir para que brinden un excelente servicio de calidad y calidez, tomando en
cuenta que el cliente es lo ms importante. Aplicando el principio N 7 del modelo
COSO III.
Actividades de Control
203
para adecuarlas y mejorarlas con el fin de beneficiar a la empresa, (Aplicar
polticas propuestas en el Captulo I) , Aplicando el principio N 12 del modelo
COSO III.
Se creara polticas de control de la salida del personal que est en contacto con el
inventario, para evitar cualquier tipo de perdida, hurto o robo del mismo que
perjudique a la empresa, por ende se debe establecer una clausula en el contrato
que especifique Que se revisara a todo el personal que ingrese o tenga contacto
con el inventario (Aplicar polticas propuestas en el Captulo I), aplicando el
principio N12 del modelo COSO III
Se recomienda verificar que los soportes de los inventarios se encuentran en orden
es decir se deber verificar que los listados de los inventarios se reflejen
debidamente en la contabilidad; por ende frente a los ingreso y salida de toda
mercadera se deber ir registrando adecuadamente de tal manera que se
modifiquen los krdex y las cuentas correspondientes, dichos registros tendr la
firma de la persona responsable de bodega, aplicando el principio N11 del
modelo COSO III
Se debe elabore un manual de funciones para el personal encargado del manejo
de los inventarios, de esta manera este conozca qu actividades debe realizar
dentro de su rea. (aplicar el manual de funciones propuesto en el captulo II),
aplicando el principio N12 del modelo COSO III.
Se deber contratar un bodeguero que se encargue de recibir, ordenar y controlar
la mercadera, dicho bodeguero ser supervisado por un supervisor que verifique
si est correcto el inventario. El bodeguero deber firmar actas de responsabilidad
materia, que garantice su control y recuperacin ante faltante o deterioros por
negligencia., aplicando el principio N 10 del modelo COSO III.
Se debe plantear objetivos para la empresa y por ende metas y estrategias para el
logro de los mismos. Posteriormente se deber implementar indicadores de
rendimiento para valorar actividades complicadas como el compromiso de los
empleados, servicio y satisfaccin.
204
Informacin y Comunicacin
Se puede notar que el nivel de confianza es moderado con un 66,67% y el nivel de riesgo
es del 33,33% siendo un riesgo Alto, para lo cual se debe aplicar correcciones de manera
urgente, ya que la informacin y comunicacin se encuentran fallando, por ende se
propone lo siguiente para reducir los riesgos.
Se recomienda que una vez creados los manuales, reglamentos y programas, se informe
a todo el personal que labora en SIGMAPAK ECUADOR, para el cumplimiento de los
mismos, Aplicando los principios N 13,14,15 del modelo COSO III
Es primordial que dentro de la organizacin exista un buen manejo y entendimiento de la
comunicacin, por ende es indispensable que exista un flujo de informacin correcto para
cumplir con las metas y objetivos. Aplicando los principios N 13,14 del modelo COSO
III.
Actividad de Monitoreo
El nivel de confianza que se obtuvo fue del 60% Moderado y el nivel de riesgo es del
40% siendo un riesgo moderador, para lo se propone las siguiente correcciones para
reducirlo.
Se deber crear o plasmar los objetivos empresariales que la empresa estima llegar
a cumplir a corto, mediano y largo plazo.
Se recomienda creara polticas para controlar de las entradas, salidas y existencias
de inventarios. De esta manera se evitara perdidas y se lograra un control
excelente y adecuado. (Aplicar polticas propuestas en el Captulo I), Aplicando
el principio N 16 del modelo COSO III.
205
Departamento Financiero
Propuestas
Al realizar las evaluaciones en este departamento pudo notar deficiencias en todos los
componentes analizados, debido a que 5 de los 5 componentes mostraron riesgo alto y
moderado y nivel de confianza bajo y moderado.
Entorno de Control
Se puede notar que el nivel de confianza es moderado con un 66,67% y el nivel de riesgo
es del 33,33% siendo un riesgo Moderado, para lo cual se debe aplicar correcciones de
manera urgente, por ende se propone lo siguiente:
206
Evaluacin de Riesgos
Se obtuvo un nivel de confianza es moderado con un 60% y el nivel de riesgo es del 40%
siendo un riesgo Moderado, para lo cual se debe aplicar acciones correctivas, por ende se
propone lo siguiente:
207
Actividades de Control
Se puede notar que el nivel de confianza es moderado con un 60% y el nivel de riesgo es
del 40% siendo un riesgo Moderado, para lo cual se propone lo siguiente para reducir los
riesgos:
Informacin y comunicacin
Se puede notar que el nivel de confianza es Bajo con un 50% y el nivel de riesgo es del
50% siendo un riesgo Alto, para lo cual se debe aplicar correcciones de manera urgente,
ya que la informacin y comunicacin se encuentran fallando, por ende se propone lo
siguiente para reducir los riesgos:
Se deber documentar las quejas que se emitan hacia el personal o hacia la
empresa para posteriormente realizar reuniones de trabajo, para buscar una mejora
208
y solucionar mediante acciones correctivas; basndose en los principios N 13 Y
14 del modelo COSO III.
Se recomienda adquirir un sistema contable que integre todos los mdulos
necesarios para realizar la contabilidad de una manera correcta0, es decir que
permita genere informacin correcta y veras para la toma de decisiones, dicho
sistema deber poseer licencias y permisos. Aplicando el principio N 13 del
Modelo COSO III.
Se recomienda establecer por escrito actas de todos los temas tratados en las
reuniones de trabajo, con el fin de no tratar del mismo tema dos o tres veces y
enfocarse en otros problemas presentados o tratar de estrategias generales para el
mejoramiento de la empresa.
Se deber crear polticas y sanciones frente a cumplimientos por parte de todo el
personal que conforma SIGMAPAK ECUADOR, posteriormente deber realizar
seguimientos de las razones hubieron para que exista dicho problema. Basndose
en el principio N13 del modelo COSO III.
Actividad de monitoreo
El nivel de confianza es Bajo con un 50% y el nivel de riesgo es del 50% siendo un riesgo
Alto, para lo cual se debe aplicar correcciones de manera urgente, por ende se propone lo
siguiente:
209
Se deber establecer polticas empresariales para mejorar las deficiencias que se
presenten dentro de la empresa, de esta manera se lograra disminuir dichos
problemas y que no se hagan ms extensos con el pasar del tiempo. (Aplicar
polticas propuestas en el Captulo I), basndose en el principio N16 del modelo
COSO III.
Se recomienda aplicar el principio N 16 del modelo COSO III, Es decir se deber
realizar una investigacin exhaustiva de las necesidades y requerimientos de los
clientes potenciales. Para lograr la satisfaccin y deseo de los mismos en el caso
que requieran de nuestros productos y servicios.
Es necesario poseer una idea clara para poder identificar que proveedor ofrece mayor
ventaja a la empresa, por ende es necesario realizar una revisin peridica basndonos en
varias caractersticas como: el tiempo de entrega del producto, formas de pago,
innovacin de productos, ya que las ventajas competitivas y los costos de los productos
cambian de una manera constante.
Para la seleccin de proveedores es importante establecer lineamientos y medidas
necesarias que ayuden a una adecuada decisin para seleccionar los proveedores,
tomando en cuenta el volumen de ingresos de mercaderas que tiene la empresa.
210
Procedimientos
211
Para la adquisicin de mercaderas se debe tomar en cuenta los requerimientos
establecidos en cuanto a cantidad y calidad.
Responsables
Adquisicin de mercaderas
Cantidades mnimas
Cantidades mximas
Stock de seguridad.
Parmetros
212
Procedimientos
1. El jefe de bodega deber revisar las existencias mnimas y mximas del inventario,
antes de efectuar un nuevo pedido.
2. Se conservara en existencias un nmero de unidades de cada producto tomando
en cuenta el promedio de ventas que tiene la empresa con el fin de que se pueda
cubrir el lapso de ventas.
3. Para realizar importaciones el jefe de bodega deber basarse en la cantidad
mxima de inventarios teniendo cuidado de no caer en exceso de inversin de
dinero.
4. Las importaciones de productos se realizarn cada 3 meses, si es necesario
tomando en cuenta la existencia del inventario.
5. Para realizar importaciones se presentara la nota de pedido donde conste el
nombre del proveedor, la cantidad de los productos que van a ser importados esto
debe ir anexado del stock actual y el consumo mensual.
6. Las notas de pedido y las rdenes de compra se emitirn directamente a los
proveedores nacionales e internacionales mediante correo electrnico.
7. El rea de contabilidad se encargara de procesar el pago.
213
Flujograma proceso adquisicin de mercadera
Sigmapak Ecuador
Diagrama de Flujo
Proceso: Adquisicin de mercadera
Jefe de Bodega Contabilidad Gerente General
Inicio
Elaboracin de informe
de existencias y Las compras se realizan
necesidades por lneas de productos
Aprueba la orden
Enviar al proveedor de compra y/ nota
por correo electrnico de pedido
Recepcin de
mercadera a bodega
Bodega procesa
informacin y enva a
contabilidad
Contabilidad procesa Aprueba el pago
el pago y firma el cheque
214
Proceso para el almacenamiento de mercadera en bodega
Para el almacenamiento se puntualizaran los pasos que se deber seguir para una adecuada
recepcin de mercadera y distribucin en bodega, con el objeto de facilitar el desarrollo
de las actividades de la empresa.
Responsables
A bodega llegaran todas las compras efectuadas, por ende el jefe de bodega se encargara
de la recepcin y verificacin de las mercaderas adquiridas, verificando la cantidad, la
descripcin y otras condiciones especificadas en el pedido de comprar, cotejando con la
factura enviada por el proveedor.
Funcin
215
Procedimiento
216
Flujograma proceso almacenamiento de mercadera en bodega
Sigmapak Ecuador
Diagrama de Flujo
Proceso: almacenamiento de mercadera en bodega
INICIO
Recibe mercaderas
Revisa rdenes de
compra o guas
Revisa la cantidad
Peso, cantidad
Emite
informe
Ingresos
al sistema
Ingresa al
kardex mtodo Ordena y almacena
promedio
FIN
Transferencia de
mercadera
217
Modelo formato Krdex mtodo promedio
Producto: Mximo:
Cdigo: Mnimo:
218
Proceso para la comercializacin
Este proceso pretende determinar las normas y acciones que se debe realizar para proteger
los inventarios que dispone la empresa, es decir el objeto de este procedimiento es
mantener un control de los inventarios con el fin de evitar prdidas, robos o deterioro,
desde la recepcin en bodega hasta la comercializacin con el o los clientes.
Responsable
Tiene como objetivo primordial establecer normas y procedimientos que debe seguir el
personal responsable de la recepcin de mercadera que entregan los diferentes
proveedores.
Procedimientos
219
3. Receptar la mercadera en los horarios preestablecidos y especificados en el
convenio de compra para evitar confusiones y aglomeraciones por la visita de
otros camiones o proveedores.
4. Revisar, contar, verificar y comprar la descripcin y la cantidad de la mercadera
recibida.
5. Salvaguardar la mercadera que se encuentre bajo su responsabilidad y evitar
prdida y deterioros.
6. Registrar los ingresos de mercadera en el sistema con el fin de mantener los
inventarios actualizados.
220
Flujograma recepcin de la mercadera a los proveedores
Sigmapak Ecuador
Diagrama de Flujo
Proceso: Recepcin de la mercadera a los proveedores
Bodeguero Jefe de Bodega
Bodeguero recibe la
Mercadera
Orden de compra de
abastecimiento
Verificar, revisa y
clasificar la mercadera
Organizar el
almacenamiento y Actualizar los
ubicacin inventarios
Salvaguardar la
mercadera para que
no se deteriore
Lneas de conexin
01-08-2016
Proceso
221
Perchado de las mercaderas
Procedimientos
222
Flujograma perchado de las mercaderas
Sigmapak Ecuador
Diagrama de Flujo
Proceso: perchado de las mercaderas
Personal encargado de perchar y clasificar las mercaderas
Recepcin de mercadera
Almacenamiento
Ubicacin perchar y
clasificar las
mercaderas
223
Procedimientos
224
Flujograma de comercializacin de las mercaderas
Sigmapak Ecuador
Diagrama de Flujo
Proceso: comercializacin de las mercaderas
Jefe De Ventas Jefe Adquisicin Cliente Bodeguero
Contactar al cliente
Enviar pedido
Recepta rdenes
Enviar orden de
de compra o guas
entrega
Revisa la cantidad
peso, cantidad
Lneas de conexin
01-08-2016
Proceso
Datos Maryorie Figueroa Ral Fuenmayor
Figura 87 Flujograma de comercializacin de las mercaderas.
225
Facturacin y entrega
Procedimiento
1. Deber verificar al instante de facturar que los productos que constan en la orden
de pedido enviada por el vendedor sean los correctos.
2. Se revisara y verificara que la cantidad y precio de cada producto que se est
facturando sean los correctos.
3. Constatar y confirmar que la mercadera que se tiene fsicamente sea coherente
con la descripcin que se est vendiendo al cliente.
4. Enviar la mercadera conjuntamente con la factura y la gua de remisin.
5. Entregar los productos con la factura correspondiente, en la misma deber constar
la forma o el nombre de la persona responsable de la entrega.
6. Se deber cotejar la factura con un visto o alguna marca la misma servir para
constancia de que el producto fue entregado al cliente.
226
Flujograma proceso de facturacin y entrega
Sigmapak Ecuador
Diagrama de Flujo
Proceso: Proceso de Facturacin y Entrega
Jefe de Ventas Contador General
Revisa la orden de
compra
Entrega de la
mercadera y
factura
Recepcin
retencin
Firmas de
responsabilidad
227
Proceso para devolucin de mercaderas
El proceso para la devolucin de la mercadera est dirigido a todo el personal que labora
en la empresa especialmente al rea de facturacin y bodega, con el propsito de evitar
que se den fugas de mercadera.
Procedimientos
Objetivo de la Poltica
228
Optimizar el alistamiento en forma rpida y segura.
Ordenamiento seguro de productos.
Proteccin de los productos.
Componentes
Personal
Infraestructura
Almacenamiento
Documentacin
Control y rotacin del stock
o Devolucin de productos
o Despacho y transporte
Personal
229
Se prohibirse el fumar, comer, beber o masticar, como tambin el mantener
plantas, alimentos, bebidas, medicamentos u otros objetos de uso personal en el
almacn.
Se debe impedir el ingreso de personas no autorizadas a las reas de
almacenamiento.
El almacenamiento de mercancas, requiere de cuidados especiales que garanticen
el buen estado de la misma y la seguridad del trabajador que la opera.
Garantizar almacenaje compacto, basado en la tcnica de almacenaje Krdex
mtodo Promedio Ponderado.
Infraestructura
Ubicacin
230
reas
Segn las condiciones del almacn, tamao y tipo de materiales almacenados, se debe
contar con los siguientes espacios: recepcin, despachos, espacio destinado a extintores
y rea de almacenamiento propiamente dicha.
Controlados
reas de almacenamiento
231
Documentacin
232
Control y rotacin de stock
Devolucin de productos
233
Despacho y transporte
El despacho de productos debe realizarse en forma tal que evite toda confusin y
contaminacin cruzada, debiendo efectuarse las siguientes verificaciones:
o La fecha de despacho.
o El nombre de cliente y direccin.
o La descripcin del producto
Por ende; se propone un Software contable que cuente con las siguientes caractersticas:
234
De la misma manera el sistema contable que necesita la empresa Sigmapak Ecuador,
deber contar con los siguientes mdulos y caractersticas:
Mdulos
Contabilidad
Tesorera
Ventas y cartera
Inventarios - almacn
Activos fijos
Remuneracin nomina
Generadores
Contabilidad
Entre los informes estndar que debe emitir este mdulo son:
Diario
Resumen diario
Mayor General
Balance de comprobacin
Balance general
Estado de ganancias y perdidas
235
Tesorera (Caja -Bancos)
Este mdulo debe integrar la informacin de compras, ventas, cuentas por cobrar,
cuentas por pagar; Toda esta informacin deber contabilizarse automticamente
desde el modulo contabilidad.
El mismo debe permitir la transferencia de cheques y/o efectivo entre caja y
bancos.
Debe ofrecer la posibilidad realizar la conciliacin bancaria en forma manual o
automtica.
Ventas y cartera
Este mdulo debe permitir tener un control de la informacin concerniente a cada una de
las fases de la venta, desde la recepcin de un pedido, as como el registro de notas de
entrega, facturas y devoluciones.
Compras y pagos
Este mdulo deber permitir un control de la informacin concerniente a cada una de las
fases de una compra, desde la emocin de una orden de compras, la recepcin de un
pedido asi como las facturas y devoluciones.
236
Interactuar con el modulo inventarios.
Actualizar el modulo cuentas por pagar, en el caso de compras a crdito
Actualizar caja o bancos en el caso de compras al contado.
Esta funcin deber realizarse con los mdulos: ventas y cartera, compras y pagos, y
permitir:
Inventarios almacn
Se debe hacer nfasis en este mdulo, ya que para subsanar el problema que tiene
Sigmapak Ecuador, se debe mejorar el control de inventarios, y para ello se necesita un
sistema contable que permita integrarlo, tener un correcto control del mismo, es decir,
entradas, salidas y existencias.
237
Deber emplear en lnea el mtodo de costo Real por centro de costeo y,
Deber permitir que se aplique el mtodo costo promedio ponderado.
Movimientos de almacn,
Movimientos por artculo,
Resumen de existencias,
Resumen de costos.
Activos fijos
Este mdulo deber controlar las existencias como el valor real de los activos fijos en un
momento especfico por ende deber existir la opcin reapreciacin y depreciacin
automtica y correccin de moneda.
Permitir:
Diario general
Diario general revaluado resumen mensual de diario,
238
Mayor de activos,
Mayor de activos revaluados
Listado de activos
Diario de auditoria
Correccin monetaria
Remuneracin nmina
Para los clculos se podr utilizar cualquier dato de la ficha de los trabajadores, as como
cualquier operador matemtico y lgico y las funciones incluidas en este mdulo para el
clculo de nmina.
Generadores
Este mdulo deber permitir definir informes simples y complejos a partir de los informes
existentes.
239
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
Conclusiones
240
Recomendaciones
241
BIBLIOGRAFA
242
Sigmapak. (2 de Julio de 2014). Sigmapak Ecuador Vestimos de etiquetas sus productos.
Recuperado el 12 de Junio de 2016, de www.sigmapak.com:
http://www.sigmapak.com/
Surez, M. I. (24 de marzo de 2010). Control Interno para las entidades cubanas
Resolucin 297 2003. Recuperado el 2 de junio de 2016, de www.gestiopolis.com:
https://www.gestiopolis.com/control-interno-para-las-entidades-cubanas-
resolucion-297-2003/
243
ANEXOS
244
Anexo B Modelo de cuestionario para evaluar factor externo (cliente).
Satisfecho
Medianamente satisfecho
Insatisfecho
Satisfecho
Medianamente satisfecho
Insatisfecho
Totalmente
Medianamente
No lo hacen
Semanal
Mensual
Trimestral
DE 1 A 3 aos
De 3 a 5 aos
De 5 a 10 aos
245
6. A usted le gusta pagar?
Crdito
Efectivo
Otras formas
Siempre
Tal vez
Nunca
Siempre
Ocasionalmente
Nunca
9. Qu tan buena es la atencin que recibe por parte de la primera persona que tiene
contacto con usted a la hora de comprar los productos?
Excelente
Regular
Mala
Adecuados
Medianamente adecuados
Inadecuados
246
11. La forma de entrega es?
Satisfactoria
Poco satisfactoria
Insatisfactoria
De 1 a 10 das
De 10 a 15 das
Ms de un mes
Inmediatas
Demorado
No atienden
247
Anexo C Modelo de cuestionario para evaluar factor externo (Proveedor).
Altos
Bajos
Malos
Siempre
A veces
Nunca
de 1 a 3 meses
de 3 a 6 mese
de 6 a 12 meses
Siempre
Casi siempre
No lo hacen
248
5. La empresa brinda crdito?
Siempre
Casi siempre
No lo hacen
Excelente
Regular
Mala
Altos
Medianamente altos
Bajos
Oficina
Destino
Courier o postal
Siempre
Casi siempre
No solucionan
249
Anexo D Modelo de cuestionario para evaluar factor interno.
Totalmente
Medianamente
No conoce
Siempre
Casi siempre
Nunca
Buenas
Medianamente buenas
No conoce
Totalmente
Medianamente
No tiene
5. Se le afilio a IESS?
Inmediatamente
A los 3 meses de prueba
No lo hicieron
250
6. Su proceso de induccin fue?
Excelente
Regular
No le brindaron induccin
7. Le gusta su trabajo?
Demasiado
Poco
No le gusta
Demasiado
Un poco
No le gusta
Muy a menudo
Rara vez
Nunca
Siempre
Casi siempre
Nunca
Alto
Medianamente alto
Bajo
251
12. En su rea de trabajo existe un supervisor?
Siempre
Casi siempre
No existe
13. La empresa cumple con las obligaciones que tiene con los trabajadores?
Siempre
Pocas veces
Rara vez
Totalmente
Medianamente
No conoce
Muy satisfactorio
Satisfactorio
No posee
Muy satisfactorio
Satisfactorio
No posee
Siempre
Pocas veces
Desconoce
252