Ghidperformanta CH Depl Detas PDF

MINISTERUL FINANELOR PUBLICE
UNITATEA CENTRAL DE ARMONIZARE PENTRU AUDITUL PUBLIC INTERN
GHID PRACTIC
MISIUNEA DE AUDIT PUBLIC INTERN AL PERFORMANEI
MBUNTIREA PROCESULUI DE UTILIZARE A

FONDURILOR PENTRU FINANAREA CHELTUIELILOR CU
DELEGAREA, DETAAREA I TRANSFERUL
PERSONALULUI N INTERES DE SERVICIU
Aprobat:
Director Marcel GHI
Avizat:
ef birou Croitoru Ion
Elaborat:
Calot George auditor superior
Prezentul ghid general este elaborat n baza art. 8 din Legea nr. 672/2002 privind auditul public
intern, cu modificrile ulterioare i a Normelor generale privind exercitarea activitii de audit
public in tern.
Acest document constituie un model general de planificarea i realizare a misiunilor de audit public
intern al performanei.
Bucureti
2014
1
CUPRINS
INTRODUCERE 3
ETAPA I. PREGTIREA MISIUNII 5
1.1 Iniierea auditului 5
1.1.1 Ordinul de serviciu 5
1.1.2 Declaraia de independen 7
1.1.3 Notificare privind declanarea misiunii de audit public al performanei 9
1.2 edina de deschidere 11
1.2.1 Minuta edinei de deschidere 11
1.3 Colectarea i prelucrarea informaiilor 12
1.3.1 Chestionarul de luare la cunotin 12
1.3.2 Studiu preliminar 22
1.4 Analiza riscurilor i evaluarea controlului intern 48
1.4.1 Stabilirea punctajului total al riscurilor i ierarhizarea riscurilor 48
1.4.2 Chestionarul de control intern 52
1.4.3 Evaluarea gradului de ncredere n controlul intern 57
1.5 Elaborarea Programului misiunii de audit public intern al performanei 66
1.5.1 Programul misiunii de audit public intern al performanei 66
ETAPA II. Intervenia la faa locului 68
2.1 Colectarea i analiza probelor de audit 68
2.1.1 Obiectiv 1: Realizarea unor estimri anuale care s asigurare o programare
adecvat a cheltuielilor cu deplasarea, detaarea i transferul personalului n
interes de serviciu
Activitatea 1.1 Identificarea i fundamentarea corespunztoare a nevoii de
deplasare, detaare i transfer a personalului n interes de serviciu. 68
Activitatea 1.2. Selectarea corespunztoare a furnizorilor de servicii hoteliere
i de transport.
Activitatea 1.3 Estimarea corect a cheltuielilor cu deplasarea, detaarea i
transferul personalului n interes de serviciu.
2.1.2 Obiectivul 2: Asigurarea unei bune gestiuni financiare a cheltuielilor cu
deplasarea, detaarea i transferul personalului n interes de serviciu 102
Activitatea 2.1 Identificarea problemelor prin analiza evoluiei cheltuielilor.
2.2 Revizuirea documentelor i constituirea dosarului de audit 109
2.2.1 Nota centralizatoare a documentelor de lucru 109
2.3 edine de nchidere 110
2.3.1 Minuta edinei de nchidere 110
ETAPA III. Raportarea rezultatelor misiunii 112
Proiectul Raportului misiunii de audit public al performanei 112
Raportul misiunii de audit public al performanei 126
Sinteza raportului misiunii de audit public intern performanei 140
SUPERVIZAREA 144
Nota de supervizare a documentelor 144
ETAPA IV. Urmrirea recomandrilor 145
Fia de urmrire a implementrii recomandrilor 145
2
Introducere
Ghidul practic privind misiunea de audit public intern al performanei ,,mbuntirea
procesului de utilizare a fondurilor pentru finanarea cheltuielilor cu delegarea, detaarea i
transferul personalului n interes de serviciu reprezint un model practic de desfurare a
unei astfel de misiuni, prin parcurgerea n detaliu, a fiecrei proceduri. Ghidul poate fi utilizat
de auditorii interni din cadrul entitilor din sectorul public i n acelai timp poate reprezenta
suportul pentru realizarea, de ctre fiecare structur de audit intern a unor ghiduri practice
privind auditul public intern al performanei.
Ghidul a fost elaborat n conformitate cu atribuiile UCAAPI prevzute la art. 8 lit. c) din
Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern. Aceast activitate se nscrie n demersul
constant al UCAAPI de a dezvolta i implementa metodologii i proceduri uniforme, bazate pe
standarde internaionale.
La elaborarea acestui model de ghid practic s-a avut n vedere definiia auditului
performanei din cadrul normativ naional, potrivit creia auditului performanei este o
activitate care examineaz dac criteriile stabilite pentru implementarea obiectivelor i
sarcinilor entitii publice sunt corecte pentru evaluarea rezultatelor i apreciaz dac
rezultatele sunt conforme cu obiectivele.
Obiectivul principal al misiunilor de audit public intern al performanei l reprezint
evaluarea modului n care entitatea utilizeaz fondurile din punct de vedere al economicitii,
eficienei i eficacitii i ofer recomandri privind mbuntirea alocrii i cheltuirea banului
public i utilizrii resurselor.
n realizarea misiunilor de audit public intern al performanei, auditorii interni ncearc s
rspund la dou probleme, respectiv dac s-a lucrat n mod corect i dac s-a atins obiectivul
stabilit. In primul caz se urmrete dac deciziile au fost implementate corespunztor i dac s-a
respectat cadrul normativ si procedural n concordanta cu politica stabilita, iar in al doilea caz se
analizeaz daca politicile adoptate au fost implementate corespunztor si resursele au fost
utilizate eficient.
Pentru realizarea misiunilor de audit public intern al performanei auditorii apeleaz la
proceduri i tehnici specifice, unele dintre ele preluate din alte domenii de activitate, ns care
conduc la obinerea unei imagini pertinente domeniului supus auditului performanei.
n vederea transpunerii n practic a aspectelor teoretice i metodologice referitoare la
activitile desfurate n cadrul etapei Intervenia la faa locului, ghidul conine o abordare
practic cu privire la utilizarea benchmarking-ului prin comparaii generale ntre entiti.
n acest sens, ghidul practic reprezint o abordare sistematic a problematicii referitoare
la utilizarea fondurilor pentru finanarea cheltuielilor, n cuprinsul acestuia fiind prezentate
procedurile i documentele specifice utilizate cu ocazia derulrii unei misiuni de audit intern.
Ghidul reprezint un model care poate orienta structurile de audit intern din entitile
publice n vederea realizrii misiunilor de audit al performanei.
Ghidul practic privind misiunea de audit public intern al performanei mbuntirea
transferul personalului n interes de serviciu a fost elaborat prin parcurgerea procedurilor i
documentelor specifice structurate pe etapele derulrii unei misiuni de audit intern stabilite prin
normele generale, astfel:
3
- n etapa Pregtirea misiunii au fost elaborate documentele prevzute de norme, fiind
aduse clarificri, n special, cu privire la modul concret de realizare a procedurilor de colectarea
i prelucrarea informaiilor i Analiza riscurilor i evaluarea controlului intern i succesiunea
documentelor;
- n etapa Intervenia la faa locului au fost elaborate documente pentru a prezenta
modalitatea de utilizare a diferitelor tehnici de audit, cu ajutorul crora sunt stabilite constatrile
care vor fi menionate n Raportul de audit public intern al performanei;
- n etapa de Raportarea rezultatelor misiunii s-a urmrit elaborarea unui model de
Raport de audit public intern al performanei structurat pe obiectivele stabilite pentru auditare
astfel nct acesta s comunice clar cititorului obiectivele, perioada de timp acoperit de audit,
aria de cuprindere, constatrile, concluziile auditului i recomandrile formulate;
- n etapa Urmrirea recomandrilor s-a urmrit caracterul adecvat, eficacitatea i
oportunitatea aciunilor ntreprinse pentru implementarea recomandrilor formulate.
Obiectivele misiunii de audit public intern al performanei mbuntirea procesului de
utilizare a fondurilor pentru finanarea cheltuielilor cu delegarea, detaarea i transferul
personalului n interes de serviciu au fost urmtoarele:
Realizarea unor estimri anuale care s asigure o programare adecvat a
cheltuielilor cu deplasarea, detaarea i transferul personalului n interes de serviciu
Asigurarea unei bune gestiuni financiare a cheltuielilor cu deplasarea, detaarea i
transferul personalului n interes de serviciu
4
Metodologia de derulare a misiunii de audit public intern al performanei
Metodologia de derulare a misiunii de audit public intern al performanei ,,mbuntirea
transferul personalului n interes de serviciu presupune parcurgerea n cadrul fiecrei etape a
activitilor specifice i elaborarea documentelor aferente, conform schemei prezentate n
continuare.
Etape Proceduri Cod Documente
Pregtirea Iniierea Elaborarea Ordinului de P-01 Ordinul de serviciu
misiunii misiunii de serviciu
audit Elaborarea Declaraiei de P-02 Declaraia de independen
public independen
intern al Elaborarea Notificrii privind P-03 Notificarea privind declanarea
performan declanarea misiunii de audit misiunii de audit public intern al S
ei public intern al performanei performanei
edina de deschidere P-04 Minuta edinei de deschidere U
Colectarea Constituirea/actualizarea P-05 Chestionarul de luare la cunotin
i dosarului permanent P
prelucrarea Prelucrarea i documentarea P-06 Studiul preliminar
informaiil informaiilor E
or
Analiza P-07 Stabilirea punctajului total al riscurilor R
riscurilor i Evaluarea riscurilor i ierarhizarea riscurilor
evaluarea P-08 Chestionarul de control intern V
controlului Evaluarea controlului intern
intern Evaluarea gradului de ncredere n
I
controlul intern
Elaborarea Programului misiunii de audit P-09 Programul misiunii de audit public
Z
public intern al performanei intern al performanei
Intervenia Colectarea Efectuarea testrilor i P-10 Teste A
la faa i analiza formularea constatrilor Chestionar list de verificare - CLV; foi
locului probelor de de lucru; interviuri; chestionare etc. R
audit Analiza problemelor i P-11 Fi de Identificare i Analiz a
formularea recomandrilor Problemei - FIAP E
Analiza i raportarea P-12 Formular de Constatare i Raportare a
iregularitilor Iregularitilor FCRI A
Revizuirea documentelor i constituirea P-13 Nota centralizatoare a documentelor de
dosarului de audit lucru
edina de nchidere P-14 Minuta edinei de nchidere
Raportarea Elaborarea Elaborarea proiectului P-15 Proiectul Raportului misiunii de audit
rezultatelor proiectului Raportului misiunii de public intern al performanei
misiunii Raportului audit public intern al
misiunii de performanei
audit public Transmiterea proiectului P-16 -
intern al Raportului misiunii de
performanei audit public intern al
performanei
P-20
Reuniunea de conciliere P-17 Minuta Reuniunii de conciliere
Elaborarea Raportul misiunii de audit P-18 Raportul misiunii de audit public intern
Raportului public intern al al performanei
misiunii de performanei
audit public Difuzarea Raportului P-19 -
intern al misiunii de audit public
performanei intern al performanei
Urmrirea Urmrirea recomandrilor P-21 Fi de urmrire a implementrii
recoman- recomandrilor
drilor
5
Entitatea public
Direcia de Audit Public Intern
Nr. 5/12.01.2014
ORDIN DE SERVICIU
n conformitate cu prevederile art. 13, litera c) din Legea nr. 672/2002 privind auditul
public intern, cu modificrile i completrile ulterioare, HG nr. 1086/2013 pentru aprobarea
Normelor generale privind exercitarea activitii de audit public intern, a Planului de audit intern
pentru anul 2014 i a practicii n domeniul auditului intern, n perioada 01.02 -10.03.2014, se va
efectua o misiune de audit intern privind mbuntirea procesului de utilizarea a
fondurilor pentru finanarea cheltuielilor cu delegarea, detaarea, transferul personalului
n interes de serviciu.
Perioada cuprins n auditare: 01.01. 2011 31. 12. 2013
Scopul misiunii de audit public intern al performanei l reprezint examinarea

responsabilitilor asumate de ctre conducerea entitii publice i personalul de execuie, cu
privire la organizarea i realizarea procesului de fundamentare, aprobare i utilizare a
cheltuielilor cu delegarea, detaarea, transferul personalului n interes de serviciu i de a urmri
dac fondurile alocate pentru finanarea cheltuielilor sunt utilizate n condiii de economicitate,
eficien i eficacitate.
Obiectivele generale al misiunii l reprezint analiza procesului de utilizare a fondurilor

destinate finanrii cheltuielilor cu delegarea, detaarea i transferul personalului n interes de
serviciu i urmrirea dac acestea sunt utilizate n condiii de economicitate, eficien i
eficacitate n ceea ce privete:
Realizarea unor estimri anuale care s asigurare o programare adecvat a
cheltuielilor cu deplasarea, detaarea i transferul personalului n interes de
serviciu;
Asigurarea unei bune gestiuni financiare a cheltuielilor cu deplasarea, detaarea,
Echipa de audit este format din:

tefnescu Ileana, auditor superior, coordonatorul misiunii de audit intern;
Petrescu Maria, auditor principal.
Supervizor al misiunii de audit public intern al performanei este domnul Miulescu Ion
director Direcia de Audit Public Intern
Director Direcia de Audit Public Intern,

Miulescu Ion
6
Entitatea public
DECLARAIA DE INDEPENDEN
Nume i prenume: Petrescu Maria
Misiunea de audit public intern: mbuntirea procesului de utilizarea a fondurilor pentru
finanarea cheltuielilor cu delegarea, detaarea, transferul personalului n interes de serviciu
Data: 132.01.2014
Nr.
Declararea conflictelor de interese i a incompatibilitii Da Nu
crt.
1. Ai avut/avei vreo relaie oficial, financiar sau personal cu persoane din cadrul
entitii/structurii ce va fi auditat care ar putea s v limiteze msura n care putei s
X
intervenii i s constatai deficiene de orice fel cu privire la misiunea de audit public
intern al performanei?
2. Avei idei preconcepute fa de persoane, activiti, procese, programe, grupuri, care au
legtura cu structura ce va fi auditat i care ar putea s v influeneze n misiunea de X
audit public intern al performanei?
3. Ai avut/avei funcii sau ai fost/suntei implicat() n ultimii 3 ani ntr-un alt mod n
activitatea entitii/structurii ce va fi auditat? X
4. Avei responsabiliti n derularea programelor i proiectelor finanate integral sau
X
parial de Uniunea European?
5. Ai fost implicat() n elaborarea i implementarea sistemelor de control ale
X
entitii/structurii ce va fi auditat?
6. Suntei so/soie, rud sau afin pn la gradul al patrulea inclusiv cu conductorul
X
7. Avei vreo legtur politic, social care ar rezulta dintr-o fost angajare sau primirea
de redevene de la vreun grup, organizaie sau nivel guvernamental, care are legtur X
cu entitatea/structura ce va fi auditat?
8. Ai aprobat nainte documente, ordine de plat i alte instrumente de plat pentru
X
entitatea/structura ce va fi auditat?
9. Ai fost/sau suntei implicat n inerea evidenei contabile la entitatea/structura ce va fi
X
auditat?
10. Ai avut/sau avei vreun interes personal care influeneaz sau pare s influeneze
ndeplinirea atribuiilor de serviciu cu imparialitate i obiectivitate fa de X
11. Putei evalua eficacitatea proceselor i sistemelor n raport cu cerinele specificate i
X
conformitatea obiectivelor cu politica entitii?
12. Dac n timpul misiunii de audit public intern al performanei apar incompatibiliti
personale, externe sau organizaionale care afecteaz obiectivitatea dvs. de a lucra i a
X
elabora rapoarte de audit impariale, notificai eful compartimentului de audit public
intern?
1. Incompatibiliti personale: Nu este cazul

2. Pot fi eliminate incompatibilitile: Nu este cazul
3. Dac da, explicai cum anume: Nu este cazul
Auditor intern, Director Direcia de Audit Public Intern,

Petrescu Maria Miulescu Ion
7
Entitatea public
DECLARAIA DE INDEPENDEN
Nume i prenume: tefnescu Ileana

Misiunea de audit public intern: mbuntirea procesului de utilizarea a fondurilor pentru finanarea
cheltuielilor cu delegarea, detaarea i transferul personalului n interes de serviciu
Data:13.01.2014
Nr.
Declararea conflictelor de interese i a incompatibilitii Da Nu
crt.
1. Ai avut/avei vreo relaie oficial, financiar sau personal cu persoane din cadrul
entitii/structurii ce va fi auditat care ar putea s v limiteze msura n care putei s
X
intervenii i s constatai deficiene de orice fel cu privire la misiunea de audit public
intern al performanei?
2. Avei idei preconcepute fa de persoane, activiti, procese, programe, grupuri, care au
legtura cu structura ce va fi auditat i care ar putea s v influeneze n misiunea de X
audit public intern al performanei?
3. Ai avut/avei funcii sau ai fost/suntei implicat() n ultimii 3 ani ntr-un alt mod n
activitatea entitii/structurii ce va fi auditat? X
4. Avei responsabiliti n derularea programelor i proiectelor finanate integral sau

X
parial de Uniunea European?
5. Ai fost implicat() n elaborarea i implementarea sistemelor de control ale
X
6. Suntei so/soie, rud sau afin pn la gradul al patrulea inclusiv cu conductorul
X
7. Avei vreo legtur politic, social care ar rezulta dintr-o fost angajare sau primirea
de redevene de la vreun grup, organizaie sau nivel guvernamental, care are legtur X
cu entitatea/structura ce va fi auditat?
8. Ai aprobat nainte documente, ordine de plat i alte instrumente de plat pentru
X
9. Ai fost/sau suntei implicat n inerea evidenei contabile la entitatea/structura ce va fi
X
auditat?
10. Ai avut/sau avei vreun interes personal care influeneaz sau pare s influeneze
ndeplinirea atribuiilor de serviciu cu imparialitate i obiectivitate fa de X
11. Putei evalua eficacitatea proceselor i sistemelor n raport cu cerinele specificate i
X
conformitatea obiectivelor cu politica entitii?
12. Dac n timpul misiunii de audit public intern al performanei apar incompatibiliti
personale, externe sau organizaionale care afecteaz obiectivitatea dvs. de a lucra i a
X
elabora rapoarte de audit impariale, notificai eful compartimentului de audit public
intern?
1. Incompatibiliti personale: Am fost salariat, n urm cu 1 an n cadrul DGAPA i am participat la

implementarea standardelor de control intern/managerial la nivelul acestei structuri
2. Pot fi eliminate incompatibilitile: DA
3. Dac da, explicai cum anume: Analiza i examinarea activitilor n cadrul DGAPA de care a fost
responsabil domnul Georgescu Vasile inclusiv formularea i prezentarea concluziilor, se vor realiza pe
perioada de derulare a misiunii de ctre domnul Popescu Ion.
Auditor intern, Director Direcia de Audit Public Intern,

tefnescu Ileana Miulescu Ion
8
Entitatea public
Nr. 10/14.01.2014
NOTIFICAREA PRIVIND DECLANAREA MISIUNII DE AUDIT PUBLIC INTERN AL

PERFORMANEI
Ctre: Marian IONESCU, Director Direcia Financiar Contabilitate

Sorin PROTOPOPESCU, ef serviciu Serviciul financiar i buget
Nadia IONSECU, ef birou Birou Contabilitate
Nicolae MANOLESCU, Birou metodologie i drepturi salariale pentru activitatea
intern
De la: Ion MIULESCU, Director - Direcia de Audit Public Intern
Referitor la: Misiunea de audit intern mbuntirea procesului de utilizare a fondurilor

pentru finanarea cheltuielilor cu delegarea, detaarea i transferul personalului n interes de
serviciu
n conformitate cu Planul de audit intern pe anul 2014, urmeaz ca n perioada 01.02-

10.03.2014 s efectum aceast misiune de audit intern.

responsabilitilor asumate de ctre conducerea entitii publice i personalul de execuie, cu
privire la organizarea i realizarea procesului de fundamentare, aprobare i utilizare a
cheltuielilor cu delegarea, detaarea, transferul personalului n interes de serviciu i de a urmri
dac fondurile alocate pentru finanarea cheltuielilor sunt utilizate n condiii de economicitate,
eficien i eficacitate.
Obiectivele generale al misiunii de audit public intern de performan l reprezint analiza
procesului de utilizare a fondurilor destinate finanrii cheltuielilor cu delegarea, detaarea,
transferul personalului n interes de serviciu i urmrirea dac acestea sunt utilizate n condiii de
economicitate, eficien i eficacitate n ceea ce privete:
1. Realizarea unor estimri anuale care s asigurare o programare adecvat a

cheltuielilor cu deplasarea, detaarea i transferul personalului n interes de
serviciu;
2. Asigurarea unei bune gestiuni financiare a cheltuielilor cu deplasarea, detaarea,
Ulterior, v vom contacta pentru a stabili, de comun acord, data i modul de organizare a
edinei de deschidere a misiunii n cadrul creia vom avea n vedere:
a. prezentarea auditorilor;
b. prezentarea i documentarea obiectivelor misiunii;
9
c. scopul misiunii de audit;
d. modalitatea de desfurare a misiunii, persoanele de contact;
e. alte aspecte.
Pentru o mai bun nelegere a activitii dumneavoastr, v rugm sa ne punei la

dispoziie documentaia necesar privind: planificarea, organizarea si controlul activitilor
auditabile, legile i reglementrile aplicabile, organigrama entitii, Regulamentul de organizare
i funcionare, fiele posturilor, procedurile operaionale de lucru, rapoartele de activitate etc.
Pentru eventualele ntrebri privind desfurarea misiunii, v rog s contactai pe doamna

tefnescu Ileana, auditor superior, coordonatorul misiunii de audit intern sau pe eful structurii
de audit intern, domnul Miulescu Ion.
Director Direcia de Audit Public Intern,

Miulescu Ion
10
Direcia de Audit Public PREGTIREA MISIUNII
Data: 05.02.2014
Intern edina de deschidere
Domeniul/activitatea auditat: Finanarea cheltuielilor cu delegarea, detaarea i transferul personalului
Denumire misiune: mbuntirea procesului de utilizare a fondurilor pentru finanarea cheltuielilor cu delegarea,
detaarea, transferul personalului n interes de serviciu.
Document redactat de: tefnescu Ileana /Petrescu Maria auditori interni
Supervizat: Miulescu Ion Director Direcia de Audit Public Intern
MINUTA EDINEI DE DESCHIDERE
A. Lista participanilor:
Direcia/ Nr.
Numele Funcia E-mail Semntura
Serviciul telefon
Miulescu Ion Director DAPI
tefnescu Ileana Auditor intern DAPI
Petrescu Maria Auditor intern DAPI
Ionescu Marian Director DFC
Serviciul financiar i
Protopopescu Sorin ef serviciu
buget
Ionescu Nadia ef birou Biroul contabilitate
Birou metodologie i
drepturi salariale
Manolescu Nicolae ef birou
pentru activitatea
intern
B. Stenograma edinei
n cadrul edinei de deschidere s-a procedat la:

- prezentarea echipei de auditori care urmeaz s efectueze misiunea de audit intern;
- prezentarea caracteristicilor auditului performanei, particularitile i flexibilitatea acestuia,
comparativ cu auditul de regularitate;
- prezentarea temelor si obiectivelor auditului performanei care se va realiza i prioritile
stabilite. Entitatea auditat i-a exprimat punctul de vedere cu privire la temele propuse n
vederea efecturii unui audit al performanei fiind n totalitate de acord cu acestea i recunoscnd
existena posibilitilor de mbuntire a activitii;
- specificarea tipului de abordare a auditului performanei: orientarea pe rezultate;
- prezentarea etapelor de realizare ale metodologiei auditului performanei;
- analizarea obiectivelor domeniului auditat, criteriile care au stat la baza elaborrii
acestora, modul de fundamentare i resursele necesare astfel nct acestea s poat fi realizate;
- stabilirea persoanelor pe care auditorii interni le pot contacta n vederea colectrii
informaiilor, efecturii de teste i asupra modului de obinere a interviurilor. De asemenea, a fost
stabilit programul ntlnirilor i timpul necesar pentru realizarea acestor proceduri;
- stabilirea condiiilor minime pe care auditatul trebuie s le asigure n vederea realizrii
misiunii de audit (spaiu de lucru, calculatoare, posibilitate de editare etc.);
- convenirea asupra unor aspecte procedurale, respectiv eventualitatea unor edine
intermediare n cursul derulrii misiunii de audit, informarea sistematic asupra constatrilor
efectuate .a.;
- stabilirea modalitii de redactare a Raportului de audit intern (cnd, cum i cui va fi
distribuit);
- explicarea modului cum vor fi discutate i analizate recomandrile formulate, ca urmare a
eventualelor disfuncionaliti constatate.
11
Data: 06.02.2014
Intern Colectarea i prelucrarea informaiilor
Domeniul/activitatea auditat: Finanarea cheltuielilor cu delegarea, detaarea, transferul personalului
Document redactat de: tefnescu Ileana/Petrescu Maria auditori interni
Supervizat : Miulescu Ion Director Direcia de Audit Public Intern
Chestionar de luare la cunotin
Nr.
NTREBAREA DA NU OBS.
crt.
A. Cunoaterea contextului socio-economic
1. Pot fi identificate entiti care elaboreaz strategia Foaie de lucru
X
Guvernului n diverse domenii ?
2. Pot fi identificate alte entiti care asigur reprezentarea Foaie de lucru
X
statului romn i Guvernului pe plan intern i extern?
3. Pot fi identificate entiti care au n subordonare, Foaie de lucru
X
coordonare sau sub autoritatea lor alte entiti?
4. Pot fi identificate entiti care deruleaz bugete Foaie de lucru
X
asemntoare?
5. Pot fi identificate entiti care au un numr de personal Foaie de lucru
X
aproximativ egal cu cel al entitii?
6. Pot fi identificate entiti care dein structuri proprii de Foaie de lucru
X
formare profesional?
7. Structura organizatoric a direciei este conceput astfel
X
nct s asigure realizarea atribuiilor stabilite prin ROF?
8. Se respect prevederile legale cu privire la organizarea i Contabilitatea este organizat i
condus ntr-un compartiment
conducerea contabilitii? distinct.
Contabilitatea asigur nregistrarea
drepturilor constatate, veniturilor
X ncasate, angajamentelor bugetare,
plilor de cas i a cheltuielilor
efective potrivit subdiviziunilor
clasificaiei bugetare i a bugetului
aprobat.
9. Prin aciunile ntreprinse la nivelul direciei se asigur
X
respectarea principiilor dreptului bugetar?
10. Procesul bugetar satisface nevoile entitii? X
11. Exist o comunicare cu structurile entitii pentru a stabili
X
nevoile acestora?
12. Exist o monitorizare a performanei procesului bugetar? Se va finaliza n cadrul edinei de
- -
deschidere.
13. Atribuiile generale ale direciei sunt definite? X
14. Obiectivele specifice procesului bugetar sunt definite la
nivelul structurii organizatorice cu atribuii n domeniu, X
din cadrul direciei?
15. Sunt efectuate analize i sinteze cu privire la finanarea
Se va finaliza n cadrul edinei de
unitilor i activitilor cuprinse n programele i - -
deschidere.
proiectele aprobate?
16. Cheltuielile de personal sunt monitorizate corespunztor? Se va finaliza n cadrul edinei de
- -
deschidere.
17. n situaia apariiei unor dificulti, structurile
X
organizatorice din cadrul entitii tiu cum s acioneze?
12
Nr.
crt.
18. Numrul de rectificri bugetare este ridicat? n anii 2012 i 2013 au fost 3
X respectiv 4 rectificri bugetare.
19. Sunt repartizate creditele bugetare pe capitole i titluri de
cheltuieli? X
20. Deschiderea de credite se realizeaz la momentul oportun? X

21. Obligaiile ctre furnizori sunt decontate la timp i n
X
conformitate cu prevederile bugetare?
22. Cheltuielile cu deplasarea, detaarea i transferul Nu exist o fundamentare riguroas
personalului n interes de serviciu sunt identificate i privind cheltuielile cu deplasarea,
X detaarea, transferul att n
programate avnd la baz o analiz corespunztoare? momentul elaborrii bugetului anual
i n momentul rectificrii bugetare.
23. Exist o baz de date cu furnizorii poteniali de servicii de
X
transport i turistice?
24. Sunt cazuri n care serviciile turistice i de transport au Foaie de lucru
- -
fost decontate la tarife mai mari dect cele de pe pia?
25. La nivelul entitii au fost luate msurile necesare pentru Organizarea i exercitarea activitii
organizarea i exercitarea CFPP? CFPP se desfoar ntr-un
compartiment distinct, iar
persoanele, care exercit CFPP nu
X sunt implicate n efectuarea
operaiunilor supuse controlului.
Personalului care exercit CFPP i s-
a asigurat un sistem de salarizare
stimulativ.
26. Exist o structur distinct care fundamenteaz fondurile Biroul metodologie i drepturi
X salariale pentru activitatea intern.
necesare pentru plata drepturilor de personal?
27. Se realizeaz prin buget coordonarea activitilor entitii
X
astfel nct s se asigure atingerea obiectivelor?
28. Exist un stat de funcii aprobat pentru Direcia Financiar Necesarul de resurse umane a fost
evaluat la 35 persoane, conducerea
Contabilitate? direciei manifestnd interes pentru
X ocuparea tuturor posturilor. Dei nu
s-a putut realiza acest obiectiv,
numrul de posturi a fost ocupat n
permanen n proporie de 80%.
29. Numirea pe post se face n funcie de rezultatul Personalul din cadrul direciei are
studii economice superioare de
concursului? specialitate.
Conducerea entitii a urmrit ca
X prin procesul de recrutare s se
ocupe posturile de ctre persoane
care dein competene n
conformitate cu denumirea, nivelul
i scopul principal al postului.
30. Personalul care i desfoar activitatea n cadrul Ponderea personalului calificat a
crescut cu 10% n anul 2012 fa de
Direciei Financiar Contabilitate are o calificare anul 2011, iar n anul 2013 a rmas
corespunztoare? X constant. Totui, se constat o
diferen pe medii ntre structurile
direciei.
31. Competenele funcionarilor sunt evaluate periodic? n anul 2013 au fost derulate
programe de evaluare prin
X intermediul Direciei de
Perfecionare Profesional.
32. Cunotinele, abilitile i valorile necesare pe care trebuie n Fia postului sunt specificate
cunotinele, abilitile i valorile pe
s le dein personalul sunt identificate i solicitate prin X care trebuie s le dein persoana
fia postului? care ocup postul.
33. Conducerea asigur un feedback regulat cu personalul? X
34. Exist o bun comunicare, recunoatere i un bun nivel de
X
decizie la nivelul direciei?
35. Exist un sistem de promovare al personalului la nivelul X
13
Nr.
crt.
direciei?
36. Rspunderile unui post sunt definite n fia postului? X
37. Personalul i cunoate competena alocat n vederea Periodic, personalul i manifest
realizrii activitilor repartizate? X interesul de a participa la forme de
pregtire profesional.
38. Cursurile de formare profesional urmate de persoanele Personalul a participat la 60% din
din cadrul Direciei Financiar Contabilitate sunt corelate X cursurile solicitate sau care le-au
cu nevoile acestora? fost recomandate.
39. Persoanele sunt ncurajate s i dezvolte abilitile prin Persoanele n vrst de peste 50 ani
pregtire adecvat? X nu manifest interes pentru a i
dezvolta abilitile.
40. Este asigurat stabilitatea personalului n cadrul Direciei n anul 2011 personalul s-a redus cu
Financiar Contabilitate? X circa. 8-9%, iar n perioada 2012-
2013 a rmas constant.
41. Exist preocupri din partea conducerii direciei n
domeniul perfecionrii pregtirii profesionale a X
salariailor?
42. Exist un sistem de motivare a personalului? Se va finaliza n cadrul edinei de
- -
deschidere.
43. Motivarea moral este o practic n cadrul Direciei Se va finaliza n cadrul edinei de
- -
Financiar - Contabilitate? deschidere.
44. Planul de instruire al personalului reflect nevoia de
X
dezvoltare a abilitii de lucru n echip?
45. Exist programe de mbuntire a condiiilor de lucru? Se va finaliza n cadrul edinei de
- -
deschidere.
46. Rezultatele individuale sunt apreciate? X
.
B. Cunoaterea contextului organizaional
1. Activitatea financiar-contabil este organizat n cadrul
X
unei structuri distincte care are obiective clar definite?
2. Cum este organizat direcia? Serviciul financiar i buget.
Biroul contabilitate.
Biroul metodologie i drepturi
- - sociale pentru activitatea intern.
Compartiment control financiar
preventiv propriu pentru activitatea
intern.
3. Structura organizatoric a direciei rspunde cerinelor Structura organizatoric asigur
entitii i/sau mediului n care acioneaz? X realizarea tuturor atribuiilor stabilite
prin ROF.
4. Statul de funcii corespunde posturilor existente? X
5. Nivelul de conducere are putere decizional? X
6. Nivelurile de conducere sunt reduse? Personalul care ocup funcii de
conducere reprezint 12,50% din
X totalul posturilor ocupate din cadrul
direciei.
7. Sarcinile posturilor de conducere difer de cele ale
X
posturilor de execuie?
8. Exist fie pentru toate posturile din cadrul direciei? Exist fie i pentru posturile
X vacante.
9. Fiele posturilor definesc clar condiiile specifice ale
X
posturilor?
10. Fiele posturilor stabilesc sarcinile posturilor? X
11. Sarcinile posturilor sunt stabilite n funcie de
X
complexitatea activitilor stabilite?
12. Este respectat principiul echilibrului dintre sarcini i
X
competene?
13. Creterea capacitii entitii de a
Care sunt obiectivele generale ale direciei cu privire la asigura un proces de planificare n
- -
procesul bugetar? conformitate cu principiile i
regulile bugetare.
14
Nr.
crt.
Creterea capacitii entitii de a
asigura utilizarea instrumentelor de
planificare i monitorizare a
cheltuielilor n conformitate cu
principiile i regulile bugetare.
14. Elaborarea unor proceduri de
colectare a informaiilor de la
structurile entitii pentru susinerea
activitii de planificare bugetar.
Asigurarea unor sinteze i analize
privind finanarea activitilor
cuprinse n programele i proiectele
aprobate de conducerea entitii.
Elaborarea Proiectului de buget, pe
Care sunt obiectivele specifice ale direciei cu privire la baza fundamentrilor primite cu
- -
procesul bugetar? ncadrarea n limita creditelor
bugetare aprobate de Guvern, n
termenele legale.
Asigurarea unui sistem eficient
privind administrarea i utilizarea
fondurilor publice alocate.
mbuntirea activitii lunare de
monitorizare a cheltuielilor
bugetare.
15. Exist un circuit al documentelor n cadrul direciei? X
16. Toate documentele elaborate la nivelul direciei sunt
X
cuprinse n circuitul documentelor?
17. La nivelul entitii exist o
Managementul are preocupri pentru asigurarea unei infrastructur corespunztoare care
X permite comunicarea cu toate
infrastructuri compatibile cu cerinele procesului bugetar?
structurile entitii.
18. Exist organigram la nivelul direciei? X
19. Organigrama exprim relaiile funcionale? X
20. Ocupantul postului ndeplinete cerinele postului? X
21. Direcia este subor-donat
ministrului, secretarilor de stat care
Care sunt relaiile de subordonare? - -
au competene n domeniu i
secretarului general.
22. Relaii de cooperare pe domenii de
Care sunt relaiile de cooperare dintre Direcia Financiar - competen cu structuri din cadrul
- -
Contabilitate i celelalte structuri ale entitii? aparatului propriu al ministerului i
din cadrul unitilor subordonate.
23. Relaiile de autoritate sunt definite la nivelul posturilor? X
24. Relaiile ierarhice asigur o bun colaborare ntre posturile
X
de conducere i cele de execuie?
25. Delegarea de competene asigur continuitatea activitii? X
26. Entitatea are o bun colaborare cu
structurile funcionale din cadrul
Relaiile definite la nivelul direciei asigur reprezentarea
X entitii, cu structurile teritoriale
direciei n cadrul entitii i n afara acesteia? subordonate, precum i cu ceilali
ordonatori de credite.
27. Exist o diagram funcional la nivelul direciei? X
28. Concordana cerinelor postului cu caracteristicile
titularului asigur corespondena dintre volumul, natura i Managementul nu a manifestat
complexitatea sarcinilor, competenelor i X interes pentru monitorizarea
responsabilitilor postului cu aptitudinile, deprinderile i gradului de ncrcare a personalului
experiena acestuia?
..
C. Cunoaterea funcionrii Direciei Financiar - Contabilitate
1. La nivelul direciei este definit un sistem de politici i Ca urmare a implementrii
X Sistemului de control managerial la
proceduri? nivelul entitii
2. Organizarea i desfurarea activitii financiar-contabile X
15
Nr.
crt.
respect metodologia i legislaia n vigoare?
3. n cadrul departamentului au fost elaborate proceduri Ca urmare a implementrii
X Sistemului de control managerial la
operaionale? nivelul entitii.
4. Procedurile de lucru acoper toate activitile? X
5. Procedurile de lucru definesc corect responsabilitile? X
Procedurile de lucru sunt cunoscute i aplicate de salariaii
6. X
din cadrul direciei?
7. Procedurile de lucru asigur separarea sarcinilor? X
Derularea activitilor asigur conformitatea cu
8. X
procedurile elaborate?
9. Exist un ROF la nivelul direciei? X
10. ROF - ul definete corect atribuiile direciei? X
11. Conducerea direciei are competene n domeniul Toate persoanele cu funcii de
conducere din cadrul direciei au
financiar-contabil? X studii economice su-perioare de
specialitate.
12. Salariaii din cadrul direciei cunosc importana procesului
X
bugetar i rolul su la realizarea obiectivelor entitii?
13. Nivelul obiectivelor este astfel stabilit nct s se asigure
X
realizarea lor?
14. Atribuiile specifice sunt acoperite n totalitate de sarcini
X
stabilite prin fia postului?
15. Competenele la nivelul posturilor sunt stabilite? X
16. Pentru posturile de conducere i execuie sunt stabilite Prin Fiele posturilor i Rapoartele
de evaluare a performanelor
obiective individuale? X profesionale ale funcionarilor
publici.
17. Persoanele din cadrul direciei au competena necesar Fundamentarea proiectului de buget
Monitorizarea execuiei bugetare
pentru realizarea sarcinilor stabilite prin fiele posturilor?
X Organizarea i conducerea evidenei
contabile
Elaborarea situaiilor financiare
18. Obiectivele individuale decurg i acoper obiectivele Obiectivele specifice ale direciei
sunt acoperite n totalitate de
specifice ale Direciei Financiar Contabilitate? obiectivele indivi-duale ale
X personalului stabilite prin Fiele
posturilor i Rapoartele de evaluare
a performanelor profesionale ale
funcionarilor publici.
Performana procesului bugetar este msurat i sunt Nu exist o metodologie de lucru
care s cuprind norme precise
determinate tendinele?
19. X privind modul de estimare a
fondurilor bugetare care urmeaz a
fi cuprinse n proiectele de buget.
20. Rezultatele sunt monitorizate pentru a asigura Se va finaliza n cadrul edinei de
- -
mbuntirea activitii? deschidere.
21. Care sunt registrele de eviden conduse la nivelul Registrul Cartea mare;
Registrul inventar;
direciei? Registrul jurnal;
- - Registrul de cas;
Registrul privind operaiunile
prezentate la viza de CFP
Registrul riscurilor
22. n procesul de elaborare i execuie bugetar se are n Ca urmare a implementrii
Sistemului de control managerial la
vedere i o gestionare a riscurilor? nivelul entitii, a fost implementat
PO ,,Managementul riscu-lui. Prin
X aplicarea a-cestei proceduri la
nivelul direciei s-a elaborat i se
actualizeaz periodic Registrul
riscurilor.
23. Exist un registru de coresponden la nivelul direciei? X
24. Documentele primite la nivelul direciei se nregistreaz i X
16
Nr.
crt.
repartizeaz pentru soluionri?
25. Posturile de lucru asigur flexibilitatea n realizarea
X
activitilor repartizate?
26. Cum este realizat coordonarea i supervizarea Persoana responsabil cu
realizarea unei activiti prezint
activitilor desfurate la nivelul direciei? con-ductorului structurii
documentele n care se
concretizeaz activitatea desfurat,
nsoite de documentele justificative
aferente.
Persoana responsabil cu
supervizarea:
- -
- ofer instruciunile necesare
desfurrii activitii;
- verific realizarea corect a
activitilor;
- verific existena documentelor
justificative;
- verific dac activitile sunt
realizate n perioada i la termenele
stabilite.
Strategia entitii n domeniul bugetar ine cont de
27. X
necesitile Programului de guvernare?
Politica bugetar se bazeaz i susine obiectivele Strategia bugetar a facilitat
28. generale ale entitii ? X implementarea programelor i
strategiei entitii.
29. Personalul din cadrul direciei cunoate strategia entitii
X
i politica bugetar?
30. La elaborarea strategiei sunt luate n considerare toi Au fost luai n considerare factorii
factorii care pot manifesta influene? X politici, economici, sociali i
tehnologici.
31. Sunt realizate studii de pia i sunt utilizate n dezvoltarea Se va finaliza n cadrul edinei de
- -
politicilor i strategiilor? deschidere.
31. Personalul direciei este informat cu privire la eventualele
X
modificri ale calendarului bugetar aferent fiecrui an?
32. Personalul direciei cunoate fazele procesului bugetar? X
33. Personalul cunoate i nelege prevederile din Scrisoarea
X
cadru pe baza crora se elaboreaz proiectul de buget?
34. La elaborarea proiectului de buget sunt luate n
X
considerare i opiniile structurilor din cadrul entitii?
35. Sunt realizate studii i analize i sunt utilizate pentru Totui, la nivelul entitii nu exist o
metodologie de lucru care s
ncadrarea cheltuielilor n limitele stabilite prin Scrisoarea cuprind norme precise privind
cadru? X modul de estimare a fondurilor
bugetare care urmeaz s fie
cuprinse n proiectele de buget.
36. Pentru fundamentarea proiectului de buget se realizeaz o
analiz comparativ ntre plile efective i prevederile
X
iniiale precum i ntre prevederile definitive i prevederile
iniiale?
37. Pentru fundamentarea proiectului de buget se realizeaz o Se va finaliza n cadrul edinei de
deschidere.
analiz a tendinelor preurilor/tarifelor pentru principalele
- -
bunuri i servicii de care entitatea are nevoie pentru a-i
desfura activitatea?
38. Exist o persoan responsabil cu monitorizarea
X
cheltuielilor pe parcursul execuiei bugetare?
39. Monitorizarea execuiei bugetare asigur un grad adecvat
X
de utilizare a fondurilor?
40. Solicitrile de deschidere de credite au la baz o analiz a
fondurilor puse la dispoziie anterior precum i gradul de X
ncasare a veniturilor bugetare?
17
Nr.
crt.
41. Necesitatea unei pli este fundamentat pe baz de
documente justificative, ntocmite n conformitate cu X
dispoziiile legale?
42. Sunt identificate soluii corespunztoare pentru
recuperarea sumelor reprezentnd pli n avans i
X
nejustificate prin bunuri livrate, lucrri executate sau
servicii prestate?
43. Politica bugetar se bazeaz i susine obiectivele generale
X
ale entitii?
44. Instrumentele utilizate i rezultatele obinute sunt
X
compatibile cu obiectivele direciei?
45. Activitile desfurate de managementul direciei
converg ctre realizarea obiectivelor i intelor de X
performan ale entitii?
46. Sistemul informaional asigur managementului
informaiile necesare pentru luarea diferitelor decizii X
economice sau de alt natur?
47. Sistemul informaional asigur o colectare, transmitere i Sistemul informaional existent
privind evidena i raportarea n
prelucrare eficient a informaiilor utilizate n cadrul execuie a cheltuielilor nu poate
procesului bugetar? furniza date privind trendul real al
X cheltuielilor cu deplasarea,
detaarea, transferul, care s permit
identificarea i programarea anual a
acestor cheltuieli.
48. Exist definit o politic clar de gestiune a informaiilor? X
49. Informaiile gestionate sunt utilizate eficient? X
50. Accesul la informaii este stabilit pe nivele ierarhice? X
51. Exist preocupri din partea managementului pentru
X
implementarea unor tehnologii i echipamente noi?
52. Strategiile de comunicare sunt adaptate la cerinele impuse
X
de nevoile actuale?
53. Personalul direciei are acces la internet, intranet, etc.? X
54. Exist o procedur de securitate pentru sistemul Politica de securitate implementat
X la nivelul entitii.
informatic din cadrul direciei?
55. Exist o persoan responsabil cu securitatea sistemului
X
informatic al direciei?
56. Accesul n sistemul informatic al direciei se face printr-o Fiecare salariat din cadrul direciei
X are parol proprie
parol de acces?
57. Exist o procedur de schimbare periodic a parolelor ce Parolele de acces care permit
accesul la PC salariailor din cadrul
permit accesul la sistemul informatic al direciei? X direciilor nu au fost schimbate
niciodat.
58. Echipamentele de calcul din cadrul direciei sunt
prevzute cu programe antivirus, antispyware, firewall X
s.a.?
59. Programele antivirus, antispyware, firewall sunt
X
actualizate periodic?
60. Exist softuri implementate pentru toate activitile care se
X
desfoar n cadrul direciei?
61. Documentele n format electronic sunt standardizate astfel
X
nct s faciliteze accesul persoanelor interesate?
62. Gestiunea informaiilor acoper tipul de date colectate? X

D. Probleme i reforme n cadrul direciei
1. Care sunt principalele problemele la nivelul direciei? Se va finaliza n cadrul edinei de
- -
deschidere
18
Nr.
crt.
2. Schimbrile din mediul extern sunt luate n calcul n Se va finaliza n cadrul edinei de
deschidere
procesul de utilizare a fondurilor pentru finanarea - -
cheltuielilor?
3. Care sunt reformele la nivelul direciei? Se va finaliza n cadrul edinei de
- -
deschidere
..
Auditor intern, Supervizor,

Petrescu Maria
Not:
Chestionarul de luare la cunotin recapituleaz ntrebrile importante al cror rspuns trebuie
s fie cunoscut dac se dorete o bun nelegere a domeniului de auditat, pentru a defini corect domeniul
de aplicare a misiunii de audit intern i a prevede organizarea activitilor i a msura importana acestora.
Acest document elaborat de auditor n funcie de cunotinele sale, de experiena sa i de ceea ce are
nevoie s cunoasc. Acesta trebuie structurat, n general, pe cunoaterea contextului socio-economic, pe
cunoaterea contextului organizatoric i a celui de funcionare a domeniului supus evalurii.
n afara faptului c, acest document permite o nelegere a domeniului, este necesar att pentru
definirea corect a cadrului de realizare a misiunii de audit al performanei, pentru a cunoate organizarea
activitilor i a msura importana activitilor, ct i pentru a pregti elaborarea chestionarelor de
control intern.
19
Data: 06.02.2014
Supervizat de: Miulescu Ion Director Direcia de Audit Intern
Foaie de lucru nr. 1
1. Elemente analizate: Cunoaterea contextului socio-economic n care entitatea ,,XX i desfoar

activitatea
2. Descrierea constatrilor
Pentru cunoaterea contextului socio-economic, n care entitatea i desfoar activitatea, echipa de
audit a considerat necesar efectuarea unui studiu pentru a identifica i alte entiti care i desfoar
activitatea n sectorul public, i care au atribuii, dimensiuni i deruleaz bugete asemntoare cu cele ale
entitii ,,XX, astfel:
a. identificarea entitilor care elaboreaz i implementeaz strategia Guvernului n diverse
domenii de activitate
Din analiza informaiilor publicate de site-rile Guvernului Romniei (www.guv.ro) i Ministerului
Finanelor publice (www.mfinante.ro) au fost identificate din totalul de 47 entiti publice centrale un
numr de 14 entiti publice care elaboreaz i implementeaz strategia guvernului n urmtoarele
domenii: administraie public, finane publice, afaceri externe, transporturi i infrastructur, mediu,
dezvoltare regional i turism, aprare naional, cultur, justiie, comunicaii, munc i protecie social,
educaie tineret i sport, sntate i agricultur.
b. identificarea entitilor care asigur reprezentarea statului romn i Guvernului Romniei pe

plan intern i extern
Toate cele 14 entiti identificate la litera a., avnd atribuii n domenii strategice, sunt
mputernicite prin actele normative care reglementeaz organizarea i funcionarea acestora s asigure
reprezentarea statului romn i Guvernului Romniei pe plan intern i internaional.
c. identificarea altor entiti care au n subordine, coordonare sau sub autoritatea lor alte entiti
Din analiza cadrului legislativ care reglementeaz modul de organizare i funcionare al entitilor
publice centrale analizate, au fost identificate un numr de 12 entiti care au n subordine, coordonare sau
sub autoritatea lor alte entiti. Sintetic situaia acestora este reprezentat n urmtorul tabel:
Numr de entiti aflate n

Nr.
Entitatea sub
crt. subordinea coordonarea
autoritatea
1. Entitatea nr. 1 cu atribuii n domeniul 31 1 -
administraie public i interne
2. Entitatea nr. 2 cu atribuii n domeniul finanelor 4 - 2
publice
3. Entitatea nr. 3 cu atribuii n domeniul 25 1 23
transporturilor i infrastructurii
4. Entitatea nr. 4 cu atribuii n domeniul mediului 6 3 2
5. Entitatea nr. 5 cu atribuii n domeniul dezvoltrii 1 1 2
regionale i turismului
6. Entitatea nr. 6 cu atribuii n domeniul culturii 55 - 7
7. Entitatea nr. 7 cu atribuii n domeniul justiiei 48 - -
8. Entitatea nr. 8 cu atribuii n domeniul 3 3 3
comunicaiilor
9. Entitatea nr. 9 cu atribuii n domeniul muncii i 10 2 2
proteciei sociale
10. Entitatea nr. 10 cu atribuii n domeniul educaie 65 - -
20
tineret i sport
11. Entitatea nr. 11 cu atribuii n domeniul sntii 64 3 3
12. Entitatea nr. 12 cu atribuii n domeniul agriculturii 22 - 4
Tabelul nr. 1 Entiti care au n subordine, coordonare sau sub autoritatea lor alte
entiti
d. identificarea entitilor care deruleaz bugete asemntoare ca mrime

Din analiza informaiilor furnizate de site-ul www.mfinante.ro au fost identificate un numr de 4
entiti publice care au derulat n perioada 2011-2013 bugete cuprinse ntre 800.000.- 1.700.000 mii lei,
astfel:
- mii lei-
Nr. Entitatea Anul
crt. 2011 2012 2013
1. Entitatea nr. 2 cu atribuii n domeniul finanelor publice 947.298 1.215.384 1.685.547
2. Entitatea nr. 4 cu atribuii n domeniul mediului 852.416 1.085.389 1.582.580
3. Entitatea nr. 6 cu atribuii n domeniul culturii 803.584 989.800 1.193.067
4. Entitatea nr. 7 cu atribuii n domeniul justiiei 1.015.385 1.285.310 1.670.471
Tabelul nr. 2 Entiti care n perioada 2011-2013 au derulat bugete aproximativ egale cu
entitatea ,,XX
e. identificarea entitilor care n perioada 2011-2013 au avut un efectiv de personal aparat

central aproximativ egal cu cel al entitii ,,XX
Pe baza analizei cadrului legislativ, care reglementeaz organizarea i funcionarea entitilor
publice centrale analizate, au fost identificate un numr de 4 entiti care n perioada 2011-2013 au avut
un efectiv de salariai la nivelul aparatului central aproximativ egal cu cel al entitii ,,XX, care sunt
prezentate n Tabelul nr. 3:
Nr. Entitatea Anul

crt. 2011 2012 2013
1. Entitatea nr. 2 cu atribuii n domeniul finanelor publice 1.495 1.583 1.471
2. Entitatea nr. 4 cu atribuii n domeniul mediului
1.386 1.495 1.402
3. Entitatea nr. 7 cu atribuii n domeniul justiiei 1.405 1.385 1.305
4. Entitatea nr. 9 cu atribuii n domeniul muncii i
1.515 1.475 1.395
proteciei sociale
Tabelul nr. 3 Entiti care n perioada 2011-2013 au avut un efectiv de salariai aparat central
- aproximativ egal cu entitatea ,,XX
f. identificarea entitilor care dein structuri proprii de formare profesional

Din analiza informaiilor furnizate de site-urile entitilor publice centrale i a cadrului normativ
care reglementeaz organizarea i funcionarea acestora n perioada 2011-2013, au fost identificate un
numr de 2 entiti care au structuri proprii de formare profesional, respectiv Entitatea nr. 2 cu atribuii
n domeniul finanelor publice i Entitatea nr. 7 cu atribuii n domeniul justiiei.
21
Data: 06.02.2014
Document redactat de: tefnescu Ileana/ Petrescu Maria auditori interni
Supervizat de: Miulescu Ion Director Direcia de Audit Public Intern
STUDIU PRELIMINAR
Prin acest studiu auditorii urmresc s neleag condiiile n care se desfoar, n cadrul entitii,
activitatea de programare i utilizare a fondurilor pentru finanarea cheltuielilor, s identifice i s analizeze
problemele care mpiedic entitatea s i realizeze obiectivele n domeniu.
Prezentul studiu este structurat pe 6 capitole astfel:
Analiza domeniului auditabil;
Stabilirea ariilor auditabile;
Stabilirea ntrebrilor domeniului auditabil;
Analiza obiectivelor domeniului auditabil;
Analiza indicatorilor de performan;
Analiza surselor de date utilizate de management.
1. Analiza domeniului auditabil
1.1. Prezentare general a entitii

Entitatea public XX este organ de specialitate al administraiei publice centrale, cu personalitate
juridic, n subordinea Guvernului, ndeplinete sarcinile/atribuiile stabilite conform cadrului normativ de
referin, n vederea aplicrii Programului de guvernare n domeniul su de competene i contribuie la
elaborarea i implementarea strategiei n domeniul economiei i energiei, asigurnd utilizarea prghiilor
financiare, n concordan cu cerinele economiei de pia pentru stimularea iniiativei operatorilor
economici.
Pentru ndeplinirea misiunii i dezvoltarea durabil, entitatea colaboreaz cu ministerele, organele
centrale de specialitate din subordinea Guvernului, precum i cu alte entiti ale administraiei publice centrale
i locale i cu organisme interesate. Astfel, entitatea ndeplinete urmtoarele funcii:
a) de strategie, prin care se asigur elaborarea strategiei de punere n aplicare a Programului de guvernare
n domeniul su de activitate;
b) de reglementare i sintez, prin care se asigur elaborarea cadrului normativ i instituional necesar
pentru realizarea obiectivelor strategice din domeniul su de activitate;
c) de reprezentare, prin care se asigur, n numele statului romn i al Guvernului Romniei, reprezentarea
pe plan intern i extern n domeniul su de activitate;
d) de aplicare a prevederilor Tratatului de aderare a Romniei la Uniunea European, pentru domeniul
economic i energetic;
e) de autoritate de stat, prin care se asigur exercitarea controlului aplicrii unitare i respectrii
reglementrilor legale n domeniul su de activitate, precum i al funcionrii instituiilor care i desfoar
activitatea n subordinea sau sub autoritatea sa;
f) de administrare a proprietii publice din domeniul su de activitate, prin operatorii economici care
funcioneaz n subordinea i sub autoritatea sa.
Toate activitile entitii sunt realizate avnd la baz urmtoarele principii:
a) coerena, stabilitatea i predictibilitatea n domeniul economiei i al energiei pe termen mediu;
b) armonizarea cadrului legislativ cu reglementrile Uniunii Europene;
c) ntrirea autoritii instituiei;
d) perfecionarea managementului fondurilor publice;
22
e) transparena activitii n toate domeniile sale de activitate;
f) colaborarea cu partenerii sociali;
g) asigurarea unui mediu de afaceri concurenial i predictibil.
Din punct de vedere al organizrii, entitatea are n componena sa 20 de structuri funcionale, astfel:
- 3 cabinete ale demnitarilor;
- 9 direci generale;
- 3 direcii;
- 2 servicii;
- 1 compartiment.
De asemenea, n subordinea entitii se afl 17 entiti, n coorodnarea sa 7 entiti, iar sub autoritatea sa
se afl 25 entiti
Pentru realizarea activitilor stabilite prin legi sau alte acte normative n vigoare, n anul 2013
entitatea a derulat un buget de 1.636.532 mii lei.
Activitatea entitii este influenat de schimbrile care intervin n mediul extern.
n acest sens influena factorilor externi asupra activitilor entitii este prezentat n Tabelul nr. 1.
Nr. Categorie Impactul pe care l are asupra activitii entitii

crt.
1. Factori politici
- schimbrile legislative la nivel european i naional; - influeneaz modalitatea de implementare a programelor i
strategiei entitii;
- reforma administraiei publice centrale; - reorganizarea aparatului central din domeniul de activitate
respectiv;
- instabilitatea politic generat de schimbrile frecvente la - sincope n activitatea entitii;
nivelul managementului de top al entitii;
- legislaie deficitar i adoptarea acesteia n contextul - greuti n realizarea proiectelor finanate cu fonduri europene;
european;
- adoptarea cu ntrziere a unor acte normative; - punerea n aplicare cu ntrziere a unor msuri i strategii de
programe, care impun existena unor acte normative n domeniu;
- conflicte ntre reprezentanii principalelor partide politice; - realizarea cu dificultate a atribuiilor entitii att la nivel central
ct i la nivel local;
- lipsa unui aparat corespunztor care s asigure desfurarea - lipsa unei cooperri ntre structurile teritoriale i aparatul central.
eficient a activitii i controlul aplicrii n practic a legislaiei.
2. Factori economici
- tipul sistemului economic (intervenia statului n economie); - suplimentarea/redirecionarea resurselor financiare curente;
- nivelul salarizrii stabilit pentru personalul din entitile - entitatea nu-i poate exercita eficient atribuiile att timp ct nu
publice descurajeaz specialitii din domeniu s se integreze n reuete s atrag personal cu o pregtire profesional
funcia public; corespunztoare n structurile publice;
- puterea de cumprare a populaiei, ritmul de dezvoltare - nivelul de trai al populaiei influeneaz n mod direct nevoia de
economic etc.; servicii publice de calitate a populaiei;
- poziia internaional a rii; - relaiile bilaterale ale Romniei cu ri din diferite zone geografice
pot atrage surse suplimentare de finanare a unor proiecte naionale
respectiv, o cretere a lichiditilor pe piaa financiar naional;
- situaia economic a rii (produsul intern brut, balana - elaborarea unor strategii /programe n funcie de situaia
plilor, nivelul inflaiei, cursul valutar leu-euro). economic a rii;
- reducerea cheltuielilor publice poate conduce la o structur de
personal neconform cu nevoile entitii.
3. Factori sociali
- structura social a populaiei; - modificarea strategiilor/programelor n funcie de structura
social;
- raportul dintre populaia rural i urban sau ponderea - modificarea strategiilor/programelor n funcie de raportul dintre
fiecreia n totalul populaiei; populaia rural i urban;
- ocrotirea sntii (numrul de medici la 1000 locuitori); - lipsa unor condiii minime pentru ocrotirea sntii, poate
influena migraia forei de munc, n timp ce un nivel redus al
veniturilor salariale conduce la imposibilitatea achiziionrii unor
materiale medico-sanitare de care populaia are nevoie;
- evoluia exigenelor populaiei reflectat n modificarea - modificarea strategiilor/programelor n funcie de nevoia
cererii pentru servicii; populaiei;
- nevoia de educaie permanent (ponderea cheltuielilor cu - lipsa unor instituii care s furnizeze servicii de educaie i cultur
nvmntul n PIB); la un nivel corespunztor cu nevoile populaiei, poate determina
migraia persoanelor cu astfel de aspiraii, ctre zone geografice ale
rii n care aceste servicii sunt mai dezvoltate;
- numrul i structura populaiei pe vrste, sexe, i socio- - n cazul apariiei unor profesii noi, entitatea nu reuete s atrag
profesional. un numr corespunztor de specialiti din aceste domenii pentru
ocuparea posturilor vacante din aparatul central sau local. Impactul
negativ const n lipsa specialitilor necesari realizrii atribuiilor noi
ale entitii;
- n condiiile n care entitatea nu reuete s-i asigure un echilibru
23
din punctul de vedere al structurii salariailor pe vrste i sexe, exist
riscul de a nu-i asigura continuitatea activitii pe timp mediu sau
lung.
4. Factori tehnologici
- inovaiile industriale; - costuri cu pregtirea profesional a personalul n domeniul IT;
- licenele cumprate; - adaptarea strategiilor/programelor la cerinele impuse de soft-uri;
- gradul de infuzie cu tehnologie de vrf; - introducerea de noi tehnologii implic creterea cheltuielilor cu
investiiile, precum i cu cele aferente specializrii personalului;
- sistemele informaionale i de comunicare complexe; - adaptarea strategiilor de comunicare la cerinele impuse de
nevoile societii informaionale;
- costuri ridicate generate de implementarea acestor sisteme de
comunicare;
- creterea impactului documentelor electronice; - standardizarea documentelor n format electronic, astfel nct
aceste documente s fie uor accesate de persoanele interesate;
- capacitatea de inovare a institutelor de cercetare sau a - introducerea unor concepte i tehnologii noi are implicaii directe
unitilor de nvmnt superior; n creterea productivitii muncii i disponibilitatea serviciilor IT;
- nivelul tehnic la imobilizrilor corporale achiziionate din - economie de resurse umane;
ar sau importate. - operativitate n executarea sarcinilor de serviciu;
- diminuarea gradului de implicare a personalului prin creterea
gradului de abstractizarea a sarcinilor;
- efecte psihologice negative datorate excesului de monitorizare
computerizat a performanelor.
1.2. Prezentarea domeniului auditabil

1.2.1. Organizarea i activitile structurii auditate
Responsabilitatea pentru organizarea i conducerea activitii financiar contabile revine

managementului superior al entitii. n acest sens, n cadrul entitii a fost organizat i funcioneaz o
structur distinct, Direcia Financiar - Contabilitate, n subordinea Secretarului general. Structura
organizatoric, competenele i responsabilitile specifice personalului acestei direcii au fost stabilite prin
Regulamentul de Organizare i Funcionare, organigram i fiele posturilor.
n ceea ce privete derularea procesului bugetar, aceast direcie are rolul de a realiza obiectivele
strategice n domeniu, prin utilizarea de metode, tehnici i procedee specifice, asigurnd proiectarea i
realizarea indicatorilor de venituri i cheltuieli pe baza unui cadru juridic bine definit.
Funciile de conducere existente la nivelul Direciei Financiar - Contabilitate sunt urmtoarele:
director, ef Serviciu financiar i buget, ef Birou contabilitate, ef Birou metodologie i drepturi salariale
pentru activitatea intern.
Din punctul de vedere organizatoric Direcia Financiar - Contabilitate are n componena sa
urmtoarele structuri: Serviciul financiar i buget, Biroul contabilitate, Biroul metodologie i drepturi
salariale pentru activitatea intern i Compartimentul control financiar preventiv propriu pentru activitatea
intern.
Direcia Financiar - Contabilitate coordoneaz i ndrum metodologic activitatea tuturor structurilor
din cadrul entitii care sunt implicate n procesul bugetar.
1.2.2. Resursele umane din cadru Direciei Financiar - Contabilitate

La data derulrii misiunii de audit, resursele umane din cadrul direciei sunt formate dintr-un numr
de 32 de persoane. Personalul din cadrul direciei care exercit o funcie public de conducere reprezint
12,50% din totalul posturilor ocupate din cadrul direciei. Peste o treime din funcionari i desfoar
activitatea n cadrul Serviciului financiar i buget (46,88%).
Sintetic structura personalului din cadrul Direciei Financiar Contabilitate (DFC) pentru perioada
auditat este prezentat n Tabelul nr. 2.
Nr. Consilier Expert Referent de specialitate

Anul
crt. Superior Principal Asistent Superior Principal Asistent
1. 2011 16 7 7 - - 1
2012 18
2. 9 - - 1 -
3. 2013 18 9 - - 1 -
Din analiza informaiilor prezentate n Tabelul nr. 2, se constat n perioada 2011-2013, posturile din
cadrul direciei, n numr de 35, au fost ocupate n proporie de 80%, iar evoluia personalului a cunoscut
24
urmtoarea dinamic:
- n anul 2011 numrul de persoane a crescut cu 3 fa de anul 2010;
- n anul 2012, efectivul de personal s-a redus cu aproximativ 8,50%, scdere care a afectat
Serviciul financiar i buget (2 persoane) i Biroul metodologie i drepturi salariale pentru
activitate intern (1 persoan);
- n anul 2013, numrul de persoane a rmas acelai cu cel din anul 2012.
n ceea ce privete structura funcionarilor publici de execuie, 27 de persoane sunt cu studii
superioare i o persoan cu studii medii.
1.2.3. Asigurarea unui nivel de calificare adecvat al personalului
Sistemul de recrutare al funcionarilor publici ofer posibilitatea ca o entitate, n funcie de

particularitile posturilor care urmeaz a fi ocupate, s stabileasc i s solicite prin fia postului vacant,
cunotinele, abilitile i valorile pe care o persoan trebuie s le dein n vederea ocuprii postului.
La nivelul Direciei Financiar - Contabilitate s-a urmrit ca prin procesul de recrutare s se ocupe
posturile de ctre persoane care dein competene n conformitate cu cerinele postului.
Totodat, avnd n vedere rolul pe care Tehnologia Informaiilor i Comunicaiilor (TIC) l deine n
realizarea activitilor direciei, la angajare au fost solicitate funcionarilor cunotine de operare pe
calculator de nivel mediu.
La nivelul direciei toate persoanele au n dotare un calculator cu conexiune la internet, prin
intermediul reelei proprii a entitii i au repartizat o adres de email personificat.
n anul 2013 au fost derulate prin intermediul Direciei de perfecionare profesional, proiecte de
evaluare a competenelor funcionarilor din cadrul entitii. Conform acestor evaluri Direcia Financiar -
Contabilitate se situeaz pe o poziie de mijloc, n raport cu alte direcii, n ceea ce privete domeniile
contabilitate, finane publice, drept, achiziii publice i TIC, i pe ultimele poziii n ceea ce privete
cunoaterea unei limbi strine.
Un alt aspect important, l reprezint preocuparea manifestat de management pentru dezvoltarea
competenelor de tip ,, a nva s nvei. Totui, considerm c instruirea practic realizat la locul de
munc trebuie consolidat cu noiuni teoretice.
1. 2.4. Accesul i participarea la formarea profesional continu
Numrul de persoane din cadrul Direciei Financiar - Contabilitate care au participat n anul 2013 la
cursuri de formare profesional continu au fost de 20. Se constat o scdere a numrului de funcionari care
au participat la diferite forme de perfecionare a pregtirii profesionale, cu 3 fa de anul 2012. Precizm c,
salariaii din cadrul Biroului metodologie i drepturi salariale pentru activitatea intern, funcionarii din
cadrul acestei structuri nu au urmat n anul 2013 nici o form de perfecionare profesional.
Numrul de persoane care i-au mbuntit abilitile i pregtirea profesional a crescut n schimb,
n anul 2013, n cazul funcionarilor publici care i desfoar activitatea n cadrul Serviciul financiar i
buget.
n cazul Biroului de contabilitate i Compartimentului de control financiar preventiv propriu pentru
activitatea intern, gradul de participare al personalului la o form de perfecionare profesional n anul
2013 s-a pstrat constant, comparativ cu anul 2012, respectiv din cadrul acestor structuri a participat la astfel
de activiti cte o persoan.
n ceea ce privete participarea la cursuri, s-a constat c personalul a urmat n proporie de 60%
cursurile solicitate sau care le-au fost recomandate ca urmare a evaluri performanelor profesionale pentru
anul 2013. Cursurile organizate n anul 2013 au avut ca tematic: comunicarea, finanele publice, drept
administrativ, contabilitate public, limba englez, limba francez i cursuri pregtitoare n vederea obinerii
certificatului ECDL.
Totodat, este important de subliniat faptul c personalul din cadrul Serviciului financiar i buget i
din cadrul Biroului de contabilitate, nu au participat la cursuri avnd ca tematic ,,achiziii publice i
,,planificare bugetare din anul 2013
1.3. Cadrul de reglementare al domeniului auditabil
Pentru desfurarea acestei misiuni de audit intern a fost avut n vedere, n principal, urmtorul
referenial:
25
- Legea contabilitii nr. 82/1991, cu modificrile i completrile ulterioare, republicat;
- Legea nr. 188/1999, cu modificrile i completrile ulterioare, republicat, privind Statutul
funcionarilor publici;
- Legea nr. 500/2002 privind finanele publice, cu modificrile i completrile ulterioare;
- Legea nr. 358/2002 pentru modificarea i completarea Legii Arhivelor Naionale nr. 16/1996;
- Legea bugetului de stat pe anul 2011;
- Legea nr. 35/2007 privind arhivarea documentelor n form electronic.
- OUG nr. 34/2006 privind atribuirea contractelor de achiziie public, a contractelor de concesiune
de lucrri publice i a contractelor de concesiune de servicii;
- OG nr. 119/999 privind controlul intern i controlul financiar preventiv, republicat;
- OG nr. 80/2001 privind stabilirea unor normative de cheltuieli pentru autoritile administraiei
publice i instituiile publice;
- OG nr. 6/2007 privind unele msuri de reglementare a drepturilor salariale i a altor drepturi ale
funcionarilor publici pn la intrarea n vigoare a legii privind sistemul unitar de salarizare i alte drepturi
ale funcionarilor publici;
- HG nr. 264/2003 privind stabilirea aciunilor i categoriilor de cheltuieli, criteriilor, procedurilor i
limitelor pentru efectuarea de pli n avans din fonduri publice, republicat;
- HG nr. 870/2006 privind aprobarea Strategiei pentru mbuntirea sistemului de elaborare,
coordonare i planificare a politicilor publice la nivelul administraiei publice centrale;
- HG nr. 1807/2006 pentru aprobarea Componentei de management din cadrul Metodologiei privind
sistemul de planificare strategic pe termen mediu al instituiei administraiei publice de la nivel central;
- HG nr. 1860/2006 privind drepturile i obligaiile personalului autoritilor i instituiilor publice
pe perioada delegrii i detarii n alt localitate, precum i n cazul deplasrii, n cadrul localitii, n
interesul serviciului.
- HG nr. 158/2008 pentru aprobarea Componentei de programare bugetar din cadrul Metodologiei
privind sistemul de planificare strategic pe termen mediu al instituiilor administraiei publice la nivel
central;
- HG nr. 611/2008 pentru aprobarea normelor privind organizarea i dezvoltarea carierei
funcionarilor publici;
- OMFP nr. 1792/2003 pentru aprobarea Normelor metodologice privind angajarea, lichidarea,
ordonanarea i raportarea angajamentelor bugetare i legale;
- OMFP nr. 522/2003 pentru aprobarea Normelor metodologice generale referitoare la exercitarea
controlului financiar preventiv cu modificrile i completrile ulterioare;
- OMFP nr. 912/2004 pentru modificarea i completarea Normelor metodologice generale referitoare
la exercitarea controlului financiar preventiv, aprobate prin OMFP nr. 522/2003, cu modificrile ulterioare;
- OMFP nr. 1917/2005 pentru aprobarea Normelor metodologice privind organizarea i conducerea
contabilitii instituiilor publice, Planul de conturi pentru instituiile publice i instruciunile de aplicare a
acestuia;
- OMFP nr. 1954/2005 pentru aprobarea Clasificaiei indicatorilor privind finanele publice;
- OMEC nr. 137/2005 privind organizarea i funcionarea Comisiei pentru derularea mecanismului
de acordare a sprijinului financiar, precum i a modului de gestionare a activitii;
- Standardele de management/control intern aprobate prin OMFP nr. 946/2005;
- OMEF nr. 3421/2008 pentru modificarea Ordinului ministrului finanelor publice nr. 1.850/2004
privind registrele i formularele financiar-contabile i a Normelor metodologice privind angajarea,
lichidarea, ordonanarea i plata cheltuielilor instituiilor publice, precum i organizarea, evidena i
raportarea angajamentelor bugetare i legale, aprobate prin Ordinul ministrului finanelor publice nr.
1.792/2002;
- OMEF nr. 3512/2008 privind documentele financiar-contabile;
- Conturile anuale de execuie bugetar din perioada evaluat;
- Scrisorile cadru emise de Ministerul Economiei i Finanelor privind contextul macroeconomic,
metodologia de elaborare a proiectelor de buget pe anii 2011; 2012 i 2013 i a estimrilor pe urmtorii trei
ani, precum i limitele de cheltuieli stabilite pe ordonatorii principali de credite;
n cursul misiunii de audit public intern au mai fost avute n vedere documentele:
Cadrul procedural aplicabil;
26
Programul de guvernare 2009-2013;
Programul de dezvoltare a sistemului de control managerial, documentele elaborate n cadrul
celor 9 etape;
Regulamentul de Organizare i Funcionare al direciei.
1.5. Analiza situaiei actuale
1.4.1. Prezentarea general a evoluiei cheltuielilor cu deplasarea, detaarea i transferul
personalului n perioada 2011-2013
La nivelul entitii, pe perioada analizat, cheltuielile totale au avut urmtoarea evoluie:

- mii lei -
Realizri Prevederi Dinamic Ritm
Nr. Indicator
mediu
crt. bugetar 2012/ 2013/
2011 2012 2013 2011 2012 2013 (%)
2011 2012
1. Total 985.470 1.012.420 1.636.532 895.800 1.024.600 1.452.000 1,03 1,62 28,87
cheltuieli, din
care:
2. Cheltuieli 764.368 945.014 1.622.532 702.800 959.600 1.442.000 1,24 1,72 45,70
curente total,
din care:
2.1. Cheltuieli de 293.068 338.656 572.698 270.400 336.800 524.000 1,16 1,69 39,79
personal
2.2. Bunuri i 385.492 300.500 370.130 370.800 314.000 312.000 0,78 1,23 -2,01
servicii
2.3. Transferuri 48.824 282.658 97.926 32.600 284.000 91.000 5,79 0,35 41,62
2.4. Alte cheltuieli 36.984 23.200 581.778 29.000 24.800 515.000 0,63 25,08 296,62
3. Cheltuieli de 221.102 67.406 14.000 193.000 65.000 10.000 0,30 0,21 -74,84
capital
Analiza informaiilor din Tabelul nr. 3 evideniaz, n principal, urmtoarele aspecte:

cheltuielile totale au crescut de la an la an n perioada 2011-2013, ritmul mediu de cretere fiind
de 28,87%;
categoriile de cheltuieli la care s-au nregistrat n perioada analizat ritmuri medii anuale
superioare ritmului mediu de cretere al totalului cheltuielilor (28,87%) sunt: cheltuielile de personal
(45,70%), transferurile (41,62%) i alte cheltuieli (296,62%).
Avnd n vedere ritmul de cretere al cheltuielilor, s-a analizat gradul n care entitatea i
fundamenteaz prevederile pentru fondurile solicitate i care sunt aprobate iniial prin buget n Tabelul nr. 4
prezentat n continuare:
- mii lei -
Plti efectuate/prevederi
Nr. Indicator Realizri Prevederi
iniiale (%)
crt. bugetar
2011 2012 2013 2011 2012 2013 2011 2012 2013
1. Total cheltuieli, 985.470 1.012.420 1.636.532 895.800 1.024.600 1.452.000 110,01 98,81 112,71
din care:
2. Cheltuieli 764.368 945.014 1.622.532 702.800 959.600 1.442.000 108,76 98,48 112,52
curente total, din
care:
2.1. Cheltuieli de 293.068 338.656 572.698 270.400 336.800 524.000 108,38 100,55 109,29
personal
2.2. Bunuri i 385.492 300.500 370.130 370.800 314.000 312.000 103,96 95,70 118,63
servicii
2.3. Transferuri 48.824 282.658 97.926 32.600 284.000 91.000 149,77 99,53 107,61
2.4. Alte cheltuieli 36.984 23.200 581.778 29.000 24.800 515.000 127,53 93,55 112,97
3. Cheltuieli de 221.102 67.406 14.000 193.000 65.000 10.000 114,56 103,70 71,43
capital
Din examinarea variaiilor indicilor calculai ca raport ntre plile efectuate i prevederile bugetare
27
iniiale, s-au constat variaii, n anii 2011 i 2013, mai mari fa de cea apreciat ca fiind rezonabil i
acceptabil (+/- 10%).
n perioada 2011-2013 cheltuielile cu deplasarea, detaarea i transferul personalului n interes de serviciu au
avut urmtoarea evoluie:
- mii lei -
Nr. Indicator
mediu
crt. bugetar
2011 2012 2013 2011 2012 2013 2012/ 2011 2013/ 2012
Total cheltuieli,
1. deplasare, detaare, 43.600 21.470 44.528 28.240 36.160 25.250 0,49 2,07 1,06
transferul, din care:
Indemnizaii de
1.1. 3.000 6.440 5.114 2.000 8.400 5.400 2,15 0,79 30,56
delegare, detaare
1.2. Cheltuieli cu cazarea 25.640 9.670 24.544 16.400 18.200 13.200 0,38 2,54 -2,16
Cheltuieli cu
1.3. 14.560 5.010 14.120 9.640 8.960 6.000 0,34 2,82 -1,52
transportul
1.4. Alte cheltuieli 400 350 750 200 600 650 0,88 2,14 36,93
Principalele aspecte evideniate, n urma analizei evoluiei cheltuielilor cu deplasarea, detaarea i

transferul personalului n interes de serviciu sunt:
cheltuielile cu deplasarea, detaarea i transferul personalului n interes de serviciu au nregistrat
pe perioada analizat un ritm mediu de cretere de 1,06%;
superioare ritmului mediu de cretere al totalului cheltuielilor (1,06%) sunt: cheltuielile cu indemnizaiile de
delegare (30,56%) i alte cheltuieli (36,96%);
pentru celelalte dou categorii de cheltuieli, cheltuielile cu cazarea i cheltuielile cu transportul,
chiar dac au nregistrat pe perioada analizat un ritm mediu negativ, se constat o cretere de aproape 3 ori
n anul 2013 comparativ cu anul 2012;
Ponderea cheltuielilor de deplasarea, detaarea i transferul n totalul cheltuielilor entitii s-a redus de
la 4,42% n anul 2011 la 2,72% n anul 2013.
To ta l c h e ltu ie li To ta l c h e ltu ie li To ta l c h e ltu ie li
0% b u g e ta r e b u g e ta r e b u g e ta r e
10
%
80
%
60
%
40
2,
% 72
20
2,
4, 12 %
42 %
%
0% 2011
2007 2012
2008 2009
2013
Figura nr. 1 Ponderea cheltuielilor cu deplasarea, detaarea,

transferul n totalul bugetului entitii
Analiznd n detaliu evoluia cheltuielilor cu deplasarea, detaarea i transferul, se constat c, pe

lng ritmul de cretere multianual (1,06%) n perioada 2011-2013 s-au nregistrat abateri semnificative a
cheltuielilor efective fa de sumele previzionate i aprobate iniial prin buget (tabelul nr. 6).
- mii lei -
iniiale (%)
crt. bugetar
2011 2012 2013 2011 2012 2013 2011 2012 2013
1. Total cheltuieli, 43.600 21.470 44.528 28.240 36.160 25.250 154,39 59,38 176,35
deplasare, detaare,
28
1.1 Indemnizaii de delegare, 3.000 6.440 5.114 2.000 8.400 5.400 150,00 76,67 94,70
detaare
1.2. Cheltuieli cu cazarea 25640 9670 24544 16.400 18.200 13.200 156,34 53,13 185,94
1.3. Cheltuieli cu transportul 14560 5010 14120 9.640 8.960 6.000 151,04 55,92 235,33
1.4. Alte cheltuieli 400 350 750 200 600 650 200,00 58,33 115,38
Examinarea gradului de fundamentare a cheltuielilor cu deplasarea, detaarea i transferul a

condus la identificarea unor abateri semnificative (+/-50%) ntre cheltuielile efective comparativ cu
prevederile iniiale.
1.4.2. Analiza structurii i dinamicii cheltuielilor cu deplasarea, detaarea i transferul din
punct de vedere al alocrii fondurilor pe structurile organizatorice ale entitii, n perioada 2011-2013
Un prim factor de influen al creterii cheltuielilor cu deplasarea, detaarea i transferul

personalului n interes de serviciu l reprezint evoluia numrul aciunilor care implic deplasarea
personalului entitii n interes de serviciu.
n ceea ce privete aciunile care au implicat deplasarea personalului n interes de serviciu, acestea
au sczut n anul 2012, fa de anul 2011 cu 150, respectiv cu 33,33%, iar n anul 2013 au prezentat o
cretere cu 175 fa de anul 2012, respectiv 58,33%.
Evoluia creterii numrului de aciuni, care au implicat deplasarea, detaarea, transferul
personalului n interes de serviciu, comparativ cu creterea cheltuielilor totale cu deplasarea, detaarea,
transferul este prezentat n figura nr. 2.
var iaia
2,5
2,07
1,5 V ariaia cheltuielilor cu
deplasarea, detaarea
1,58
transf erarea
V ariaia numrului de aiuni
1
0,5
0,66
0,49
0
2008/2007
2012/2011 2009/2008
2013/2012 ani
Din analiza datelor prezentate se constat c, n perioada 2011-2013, creterea numrului de

aciuni care au implicat deplasarea, detaarea i transferul personalului n interes de serviciu a nregistrat
un ritm mediu anual de cretere de 2,74%, superior ritmului mediu anual de cretere al cheltuielilor totale
cu deplasarea, detaarea, transferul care a fost de 1,06%, ceea ce evideniaz o corelaie economic
corect.
Pentru eficientizarea utilizrii fondurilor alocate se impune ca la nivelul entitii cheltuielile
programate s fie urmrite la originea lor de formare, acolo unde iau natere. n cazul nostru, locurile de
costuri apar ca fiind structurile entitii n care i desfoar activitatea persoanele care sunt delegate,
detaate, transferate n interes de serviciu.
Localizarea creterii aciunilor care au implicat deplasarea, detaarea, transferul personalului n

interes de serviciu n anul 2013, comparativ cu anul 2011 pe structurile entitii este urmtoarea:
Creteri anul 2013

Nr.
Structura organizatoric fa de anul 2011
crt.
nr. %
0 1 2 3
1. Cabinet Ministru -3 -2,56
2. Cabinet Secretar de stat 1 -4 -2,65
4. Cabinet Secretar general 0 0,00
29
5. Direcia general Juridic 6 3,03
6. Unitatea de politici publice -2 -1,33
7. Direcia general de resurse umane i management -10 -6,45
8. Direcia general investiii i achiziii publice -5 -3,62
9. Direcia general relaii externe 4 2,75
10. Direcia general servicii suport -2 -1,45
11. Autoritatea de management pentru programele operaionale sectoriale 20 6,03
12. Direcia general tehnologia informaiei -1 -0,56
13. Direcia general comunicare i mass media 0 0,00
14. Direcia de audit public intern 8 4,5
15. Direciei de perfecionare profesional 10 5,25
16. Direcia financiar contabilitate 5 3,6
17. Serviciul administrativ 0 0,00
18. Serviciul informaii clasificate 0 0,00
19. Cabinet medical 0 0,00
20. Total 25 5,56
Principalele cauze care au influenat creterea numrului de aciuni sunt:

a) necesitatea armonizrii activitii entitii cu cea a entitilor din UE;
b) necesitatea cooperrii entitii cu entitile similare din UE;
c) ndeplinirea angajamentelor fa de UE, respectiv nfiinarea Autoritii de management pentru
programe operaionale sectoriale pentru gestionarea programelor operaionale n vederea
absorbiei fondurilor post-aderare;
d) necesitatea acordrii asistenei tehnice de specialitate structurilor aflate n subordinea, sub
autoritatea sau n coordonarea entitii;
e) perfecionarea pregtirii profesionale a personalului care i desfoar activitatea n cadrul
entitii sau n cadrul structurilor aflate n subordinea, sub autoritatea sau n coordonarea entitii;
f) acoperirea deficitului de personal pentru activitile existente.
O prim problem n cadrul analizei privind determinarea necesarului de aciuni o constituie faptul
c la nivelul entitii nu exist un proces constant de analiz care s aib ca rezultat identificarea i
programarea anual a aciunilor care implic deplasarea, detaarea i transferul personalului n interes de
serviciu.
De asemenea, nu a fost identificat o fundamentare riguroas privind cheltuielile cu deplasarea,
detaarea, transferul att n momentul elaborrii bugetului anual, ct i n momentul rectificri bugetare.
Rezultatele analizei efectuate se pot sintetiza astfel:
Aspecte pozitive:
- implementarea sistemului de control managerial la nivelul entitii;
- existena unui personal cu pregtire profesional corespunztoare cu cerinele din Fiele posturilor;
- preocuprile managementului pentru asigurarea perfecionrii pregtirii profesionale a salariailor;
- preocuprile managementului pentru dezvoltarea competenelor de tipul ,,a nva s nvei;
- existena unei infrastructuri informatice (dotarea cu tehnic de calcul, acces la internet etc.) i a
personalului care deine noiuni fundamentale n domeniul TIC;
- procesul de armonizare a legislaiei naionale cu legislaia UE;
- capacitatea de adaptare a direciei la nevoile i cerinele impuse de situaia socio-economic actual;
- o bun colaborare cu structurile funcionale din cadrul entitii, cu structurile teritoriale subordonate,
precum i cu ceilali ordonatori principali de credite;
- structura organizatoric asigur un echilibru ntre funcionarii publici de grad profesional superior,
principal, asistent i debutant;
- stabilitatea personalului din cadrul direciei;
- relaii active cu entiti interne i internaionale.
Aspecte negative:
- inexistena unei planificri riguroase, la nivelul direciei, care s asigure participarea la cursuri de
perfecionare profesional a tuturor persoanelor din cadrul direciei;
- limitri bugetare la nivelul entitii, care nu permit asigurarea unei pregtiri profesionale n
conformitate cu nevoile personalului;
- inexistena unor aciuni cu privire la monitorizarea a gradului de ncrcare a personalului;
30
- inexistena unei metodologii de lucru care s cuprind norme precise privind modul de estimare a
fondurilor bugetare care urmeaz a fi cuprinse n proiectele de buget;
- lipsa unor fundamentri explicative a sumelor solicitate;
- numrul mare de rectificri ale bugetului entitii, n condiiile n care nu s-au manifestat factori
neprevzui.
Oportuniti:
- realizarea unor programe de formare formatori, cu scopul diseminrii informaiilor cu privire la
utilizarea fondurilor ctre un numr ct mai mare de persoane din cadrul entitii;
- mbuntirea activitilor entitii n domeniu, avndu-se ca model buna practic internaional precum
i practica altor entiti din Romnia;
- realizarea unor programe de formare profesional continu a salariailor, utilizndu-se infrastructura
IT existent la nivelul entitii (e-learnig);
- implementarea unui sistem informaional privind evidena i raportarea n execuie a cheltuielilor care
s furnizeze date privind trendul real pentru fiecare titlu de cheltuieli i care s permit efectuarea unor
analize detaliate.
Ameninri:
- nerealizarea obiectivelor entiti;
- nerealizarea unor atribuii specifice entitii;
- costuri suplimentare cu personalul, care pot apare sub forma cheltuielilor cu orele suplimentare.
1.5 . Concluzii
Avnd n vedere cercetarea efectuat i concretizat n cele prezentate mai sus, pe parcursul desfurrii
misiunii de audit al performanei auditorii vor avea n vedere urmtoarele aspecte:
cu privire la economicitate. Analiza cheltuielilor care au fost generate de activitile pentru care a
fost necesar deplasarea, detaarea i transferul personalului n interes de serviciu respectiv:
- dac au fost achiziionate serviciile de cazare i transport n cantitile adecvate i standarde de
calitate corespunztoare, pltind cel mai sczut tarif;
- dac indemnizaiile acordate au asigurat realizarea obiectivelor entitii cu un consum redus de
resurse.
cu privire la eficien:
- analiza modului de identificare, fundamentare i programare a activitilor care implic
deplasarea, detaarea i transferul personalului n interes de serviciu;
- analiza rezultatelor obinute n raport cu resursele utilizate.
cu privire la eficacitate:
- analiza ndeplinirii obiectivelor aferente activitilor pentru care a fost necesar ca personalul
entitii s se deplaseze, detaeze i transfere n interes de serviciu.
Echipa de auditori va efectua un audit al performanei care s furnizeze asigurarea cu privire la

economicitatea, eficiena i eficacitatea activitii de utilizare a fondurilor pentru finanarea cheltuielilor cu
deplasarea, detaarea, transferul personalului n interes de serviciu.
n acest sens, ntrebrile principale la care trebuie s rspund studiul i pe care va fi axat misiunea de
audit al performanei sunt:
1. Estimrile anuale asigur o programare adecvat a cheltuielilor cu deplasarea, detaarea i
transferul personalului n interes de serviciu?
2. Gestiunea financiar asigur o bun utilizare a fondurilor pentru finanarea cheltuielilor cu
deplasarea, detaarea i transferul personalului n interes de serviciu?
2. Stabilirea ntrebrilor domeniului auditabil
Pe baza ntrebrilor principale au fost stabilite ntrebrile de rang inferior care sunt prezentate
detaliate cu scopul de a sprijinii auditorii interni n identificarea activitilor/aciunilor auditabile, riscurilor
poteniale aferente acestora i controalele interne implementate la nivelul entitii pentru atenuarea efectelor
riscurilor.
31
Stabilirea ntrebrilor pentru domeniului auditabil a fost realizat cu ajutorul documentului Lista
ntrebrilor auditului, n care ntrebrile sunt detaliate pe 4 niveluri, ntrebrile elementare asociate
ultimului nivel au rolul de a sprijini auditorii n identificarea instrumentelor de control intern implementate.
Documentul formalizat utilizat pentru stabilirea ntrebrilor auditului este prezentat n continuare:
Direcia de Audit Pregtirea misiunii

Data: 06.02.10]4.
Public Intern Colectarea i prelucrarea informaiilor
Denumire misiune: mbuntirea procesului de utilizare a fondurilor pentru finanarea cheltuielilor cu
delegarea, detaarea, transferul personalului n interes de serviciu.
Lista ntrebrilor auditului
ntrebri ntrebri ntrebri ntrebri

nivel 1 nivel 2 nivel 3 nivel 4
1. Estimrile 1.1. Nevoia de 1.1.1. Situaiile 1.1.1.1. Procedurile operaionale

anuale asigur deplasare, centralizatoare asigur identificarea activitilor care
o programare detaare i primite de la implic deplasarea, detaarea,
adecvat a transfer a structurile entitii transferul personalului?
32
1.1.4. 1.1.4.1. Procedurile operaionale
Calendarul asigur elaborarea unui Calendar al
activitilor asigur activitilor?
realizarea acestora 1.1.4.2. Activitile privind elaborarea
n funcie de Calendarului activitilor sunt
prioritatea acestora? repartizate persoanelor care au
abiliti i cunotine n domeniu?
1.1.4.3. Criteriile de prioritizare a
nevoilor de deplasare, detaare,
transfer n interes de serviciu asigur
realizarea activitilor entitii?
1.2. Perioada de 1.2.1. Analizele 1.2.1.1. Mijloacele de transport sunt
timp aferent efectuate asigur identificate adecvat nevoilor de
fiecrei deplasri cunoaterea duratei deplasare, detaare, transfer n interes
a fost stabilit n de deplasare pentru de serviciu?
mod fiecare categorie de 1.2.1.2. Este stabilit durata de
corespunztor? mijloc de transport? deplasare pentru fiecare mijloc de
transport?
1.2.2. Analizele 1.2.2.1. Exist o analiz a duratelor de
comparative deplasare pe care le implic fiecare
efectuate permit mijloc de transport?
identificarea 1.2.2.2. Analiza efectuat corespunde
mijlocului de nevoilor identificate?
transport care 1.2.2.3. Sunt stabilite mijloacele de
asigur deplasarea transport care asigur deplasarea ntr-
ntr-o perioad de o perioad optim?
timp optim? 1.2.2.4. Mijloacele de transport
selectate asigur realizarea
deplasrilor la un standard de calitate
corespunztor?
1.3. Furnizorii 1.3.1. Pot fi 1.3.1.1. Sarcinile personalului asigur
de servicii identificate cele mai competenele necesare culegerii de
hoteliere i de bune oferte? informaii referitoare la furnizorii de
transport sunt servicii?
selectai n mod 1.3.1.2. Exist dotarea tehnic
corespunztor? necesar pentru culegerea de
informaii referitoare la oferta
financiar a furnizorilor?
1.3.1.3. Sunt luate n considerare n
mod corespunztor toate ofertele
furnizorilor?
1.3.2. Sunt obinute 1.3.2.1. Sarcinile privind negocierea
faciliti financiare sunt repartizate persoanelor care au
n urma activitii abiliti n domeniul comunicrii i
de negociere? negocierii?
1.3.2.2. Activitile entitii se
realizeaz pe baza unor contracte
ncheiate n condiii de
economicitate?
1.4. Cheltuielile 1.4.1. Activitile 1.4.1.1. Sunt evaluate corect costurile
cu deplasarea, desfurate asigur pe care le implic utilizarea
detaarea, estimarea corect a mijloacelor de transport?
transferul costurilor? 1.4.1.2. Sunt evaluate corect costurile
personalului n pe care le implic cazarea
interes de personalului n unitile turistice?
serviciu sunt 1.4.1.3. Sunt evaluate corect
estimate n mod cheltuielile de natura Indemnizaiilor
33
realist? de delegare/detaare?
1.4.2. Analizele 1.4.2.1. Sunt realizate studii
comparative comparative privind costurile pe care
efectuate conduc la le implic utilizarea unor mijloace de
identificarea unor transport diferite?
soluii pentru 1.4.2.2. Sunt luate n considerare toate
realizarea n condiii informaiile referitoare la costurile pe
de economicitate a care le implic deplasarea, detaarea
deplasrilor? i transferul personalului n interes de
serviciu?
1.4.2.3. Cheltuielile cu transportul
sunt planificate astfel nct s se
asigure un standard de calitate
corespunztor?
1.4.3. Estimarea 1.4.3.1. Procedurile operaionale
cheltuielilor de asigur previzionarea cheltuielilor?
detaare, delegare i 1.4.3.2. Proiectul de buget anual are
transfer a la baz studiile efectuate referitoare la
personalului n cheltuielile cu deplasarea, detaarea
interes de serviciu i transferul personalului n interes de
se realizeaz ntr-o serviciu?
perioad care
permite
previzionarea
corespunztoare a
cheltuielilor la
nivelul entitii?
1.4.4. 1.4.4.1. Bugetul entitii prevede
Repartizarea pe fonduri suficiente pentru realizarea
trimestre a activitilor care implic deplasarea,
cheltuielilor asigur detaarea i transferul personalului n
realizarea n bune interes de serviciu?
condiii a 1.4.4.2. Fondurile alocate sunt
activitilor orientate ctre activitile prioritare?
entitii?
2. Gestiunea 2.1. Analiza 2.1.1. Indicatorii 2.1.1.1. Algoritmul de calcul este
financiar evoluiei utilizai pentru definit clar?
asigur o bun cheltuielilor monitorizarea 2.1.1.2. Indicatorii utilizai ofer
utilizare a asigur cheltuielilor cu informaii complete i relevante?
fondurilor identificarea deplasarea, 2.1.1.3. Indicatorii utilizai ofer
pentru problemelor? detaarea i informaii comparabile n timp?
finanarea transferul 2.1.1.4. Indicatorii sunt cunoscui de
cheltuielilor cu personalului n persoanele responsabile?
deplasarea, interes de serviciu
detaarea i furnizeaz
transferul informaii adecvate
personalului n pentru
interes de monitorizarea
serviciu? cheltuielilor?
2.1.2. Analiza 2.1.2.1. Activitatea de analiz a
evoluiei indicatorilor este delegat n mod
indicatorilor corespunztor personalului?
34
influena acestora n
totalul cheltuielilor?
2.1.3. Abaterile 2.1.3.1. Abaterile sunt analizate n
identificate sunt raport cu referenialul?
analizate n mod 2.1.3.2. Abaterile sunt identificate pe
corespunztor? baza unei analize factoriale?
2.1.3.3. Analiza permite identificarea
problemelor?
2.1.4. Problemele 2.1.4.1. Persoana responsabil are
identificate n urma capacitatea de a realiza o analiz
analizelor sunt corespunztoare a problemelor?
centralizate ntr-o 2.1.4.2. Problemele sunt grupate n
form care permite funcie de natura lor?
o analiz 2.14.3. Situaia centralizatoare asigur
corespunztoare a clasificarea problemelor n funcie de
acestora? importana lor?
2.2. Cauzele i 2.2.1. Cauzele 2.2.1.1. Tehnicile de analiz sunt

efectele sunt privind problemele cunoscute de persoanele
stabilite printr-o sunt identificate responsabile?
abordare prin utilizarea unor 2.2.1.2. Tehnicile de analiz utilizate
sistemic i tehnici adecvate de sunt complementare i convergente?
metodic? analiz? 2.2.1.3. Tehnicile de analiz sunt
utilizate n mod corespunztor?
2.2.2. Cauzele 2.2.2.1. Este analizat legtura de
privind problemele cauzalitate dintre problemele
sunt tratate innd identificate i cauzele care au
cont de activitile contribuit la apariia acestora?
entitii? 2.2.2.2. Cauzele care determin
variaia sunt identificate n totalitate?
2.2.2.3. Cauzele identificate permit
determinarea efectelor?
2.2.3. Aciunile de 2.2.3.1. Activitile de identificare i
corectare contribuie analiz sunt repartizate n mod
la soluionarea corespunztor?
problemelor? 2.2.3.2. Este identificat legtura
cauz-efect?
2.2.3.3. Efectele sunt stabilite prin
compararea cu criteriile de
performan?
2.2.3.4. Aciunile de corectare sunt
identificate pentru toate problemele?
2.3. Soluiile 2.3.1. Soluiile 2.3.1.1. Vizeaz tratarea deficienelor
identificate identificate sunt constatate?
asigur adecvate 2.3.1.2. Sunt clasificate n funcie de
ncadrarea problemelor? prioritatea problemelor identificate?
cheltuielilor n 2.3.1.3. Sunt fezabile?
prevederile 2.3.2. Soluiile sunt 2.3.2.1. Soluiile conduc la reducerea
bugetare? selectate n mod cheltuielilor?
corespunztor? 2.3.2.2. Soluiile asigur realizarea
obiectivelor entitii?
2.3.2.3. Soluiile asigur realizarea
indicatorilor de performan
proiectai?
35
Petrescu Maria
3. Analiza obiectivelor domeniului auditabil
Pentru realizarea sarcinilor/atribuiilor stabilite prin cadrul normativ, la nivelul entitii a fost
elaborat Planul strategic pentru anii 2009-2013 prin care sunt stabilite direciile de dezvoltare i nivelul de
performan previzionat a fi obinut n cadrul entitii, care a fost adus la cunotin salariailor prin
publicarea lui pe site-ul entitii.
n acest context, Planul strategic pentru anii 2009-2013 cu privire la procesul bugetar conine
urmtorul obiectiv strategic: mbuntirea capacitii funcionale de a fundamenta cheltuielile i utiliza
fondurile pentru finanarea acestora.
n consens cu strategia i politica entitii au fost stabilite urmtoarele obiective generale:
o Creterea capacitii entitii de a asigura un proces de planificare n conformitate cu
principiile i regulile bugetare;
o Creterea capacitii entitii de a asigura utilizarea instrumentelor de planificare i
monitorizare a cheltuielilor n conformitate cu principiile i regulile bugetare.
Pentru ca obiectivele generale s poat fi ndeplinite este necesar ca la nivelul structurilor
funcionale s fie stabilite obiectivele specifice. Un obiectiv specific difer de unul general, prin aceea c
vizeaz rezultate concrete i conduce la atingerea obiectivului general.
Obiectivele specifice cu privire la procesul bugetar trebuie s fie realiste, repartizate structurilor din
cadrul direciei, cuantificabile, abordabile i ncadrate n timp, astfel nct s rspund cerinelor SMART,
respectiv:
Specific: nseamn o formulare, exprimare specific, lipsit de ambiguiti. Obiectivul indic exact ceea
ce se dorete a se obine.
Msurabil: nseamn c exist o modalitate explicit de a evalua precis dac activitatea desfurat pentru
atingerea obiectivului are succes i ulterior dac obiectivul a fost atins n ntregime. Obiectivul poate fi
cuantificat, fie cantitativ, fie calitativ.
Accesibil: nseamn c ceva poate fi realizat cu adevrat. Obiectivul poate fi atins.
Realist:: nseamn c obiectivul respectiv este compatibil cu alte obiective i este relevat pentru
rezultatele dorite. Obiectivul contribuie la impactul prevzut de proiect
Raportat la timp: Obiectivul face referire la perioada pn la care este prevzut a se realiza.
n acest sens DFC are stabilite urmtoarele obiective specifice:

1. Perfecionarea sistemului de colectare de informaii anuale de la structurile entitii pentru
susinerea activitii de planificare bugetar.
2. Realizarea unor sinteze i analize semestriale privind finanarea activitilor cuprinse n
programele i proiectele aprobate de conducerea entitii.
3. Elaborarea Proiectului de buget, pe baza fundamentrilor primite cu ncadrarea n limita
creditelor bugetare aprobate de Guvern, n termenele legale.
Analiza obiectivelor s-a realizat cu ajutorul documentului Evaluarea obiectivelor. Rezultatele
analizei s-au concretizat n Testul nr. 1.1. Pe baza analizei efectuate auditorii interni au identificat faptul c
obiectivele au fost definite corect.
Direcia de Audit Public Pregtirea misiunii

Data: 06.02.2014
Document redactat de: tefnescu Ileana / Petrescu Maria auditori interni
36
EVALUAREA OBIECTIVELOR
EVALUARE
OBIECTIVE Limitat
Specific Msurabil Realizabil Realist
n timp
Obiectiv (1)
Perfecionarea sistemului de colectare de
informaii anuale de la structurile entitii Da Da Da Da Da
pentru susinerea activitii de planificare
bugetar.
Evaluare general Obiectivul este SMART compatibil i respect
cerinele i intele propuse de entitate
Propunerea unor obiective cu caracteristici Nu este cazul.
SMART mai accentuate
Obiectiv (2)
Realizarea unor sinteze i analize semestriale
privind finanarea activitilor cuprinse n Da Da Da Da Da
programele i proiectele aprobate de
conducerea entitii.
Evaluare general Nesatisfctor nu este suficient de specific i nu se
tie dac este sau nu raportat la o anume perioad de
timp.
Obiectivul ar putea fi formulat ntr-o manier mai
SMART- compatibil.
Propunerea unor obiective cu caracteristici Realizarea unor sinteze i analize semestriale privind
SMART mai accentuate finanarea activitilor cuprinse n programele i
proiectele aprobate de conducerea entitii
Obiectiv (3)
Elaborarea Proiectului de buget, pe baza
fundamentrilor primite cu ncadrarea n limita Da Da Da Da Da
creditelor bugetare aprobate de Guvern, n
termenele legale.
Evaluare general Obiectivul este SMART compatibil i respect
cerinele i intele propuse de entitate
Propunerea unor obiective cu caracteristici Nu este cazul.
SMART mai accentuate

Petrescu Maria
4. Analiza indicatorilor de performan
Pentru a formula o opinie cu privire la posibilitatea de realizare a criterii de performan stabilite de

entitate pentru realizarea obiectivelor interni evalueaz indicatorii de performan stabilii de conducere i
ataai obiectivelor specifice.
Pentru evaluarea indicatorilor de performan au fost utilizate 7 criterii de evaluare care sunt
reflectate n documentul Evaluarea indicatorilor, prezentat n continuare:
Direcia de Audit Public Pregtirea misiunii

Data: 06.02.2014
37
EVALUAREA INDICATORILOR
Criterii de evaluare Instrumente de msur/ Indicatori

Obiectiv 1. Perfecionarea sistemului Numrul de Ponderea n care Gradul n care
de colectare de informaii anuale de proceduri procedurile realizrile
la structurile entitii pentru operaionale operaionale sunt anuale s-au
susinerea activitii de planificare elaborate i aplicate n mod ncadrat n
bugetar. aprobate corect (%). prevederile
utilizate n care au stat la
procesul baza
planificrii elaborrii
bugetare. Proiectului de
buget (%).
Repere msurabile 5 (proceduri 95 % (nevoia de 80 %
elaborate i delegare, detaare i (prevederile
aprobate). transfer identificat care au stat la
i transmis de baza elaborrii
structurile entitii Proiectului de
prin utilizarea buget sunt
formularelor i la respectate).
termenele stabilite
din proceduri).
Relevant pentru obiective Da Da Da
Definiie clar i fr ambiguiti Da Da Da
Uor de neles i de folosit Da Da Da
Comparabil Da Da Da
Verificabil Da Da Da
Acoper toate variabilele de cantitate, Axat pe
calitate, cost, durat Axat pe cantitate, cantitate,
Axat pe cantitate
calitate i timp calitate, cost i
timp
Raportare la timp Da Da Da
Evaluarea general a indicatorilor sau Indicatorii stabilii permit msurarea performanei. Totui,
instrumentelor de msur luate ca intele stabilite pot fi uor realizate i nu stimuleaz
ntreg mbuntirea activitii.
Propuneri de msuri/indicatori noi sau Numrul de structuri din cadrul entitii care au
alternative depit prevederile care au stat la baza elaborrii
Proiectului de buget.

Obiectiv 2. Numrul de Ponderea structurilor Gradul de acceptare
38
Realizarea unor analize structuri de la care din cadrul entitii la al propunerilor
semestriale privind sunt solicitate nivelul crora transmise de
finanarea activitilor semestrial semestrial sunt structurile entitii
cuprinse n programele i informaii cu efectuate analize i care (%)
proiectele aprobate de privire la furnizeaz informaii
conducerea entitii. finanarea cu privire la finanarea
activitii activitilor (%)
Repere msurabile 11 (toate structurile 75 % (solicitrile 50 % (prevederile
funcionale din structurile entitii prin care au stat la baza
cadrul entitii). utilizarea formularelor i elaborrii Proiectului
la termenele stabilite din de buget sunt
proceduri). respectate).
Relevant pentru obiective Da Da Da
Definiie clar i fr Da Da Da
ambiguiti
Uor de neles i de folosit Da Da Da
Comparabil Da Da Da
Verificabil Da Da Da
Acoper toate variabilele de
Axat pe cantitate, calitate Axat pe cantitate,
cantitate, calitate, cost, Axat pe cantitate
i timp calitate, cost i timp
durat
Raportare la timp Da Da Da
Evaluarea general a Indicatorii stabilii permit msurarea performanei. Totui, intele
indicatorilor sau stabilite pot fi uor realizate i nu stimuleaz mbuntirea
instrumentelor de msur activitii.
luate ca ntreg
Propuneri de Gradul de realizare al propunerilor acceptate transmise de
msuri/indicatori noi sau structurile entitii
alternative
39
Obiectiv 3. Ponderea structurilor Gradul n care creditele
Elaborarea Proiectului de buget, pe care raporteaz bugetare sunt angajate i
baza fundamentrilor primite cu satisfacia general cu utilizate (%).
ncadrarea n limita creditelor privire la Proiectul de
bugetare aprobate de Guvern, n buget (%).
termenele legale.
Repere msurabile 60% 95 %
Relevant pentru obiective Da Da
Definiie clar i fr ambiguiti Da Da
Uor de neles i de folosit Da Da
Comparabil Da Da
Verificabil Da Da
Acoper toate variabilele de cantitate, Axat pe cantitate, calitate Axat pe cantitate, calitate i
calitate, cost, durat i timp timp
Raportare la timp Da Da
Evaluarea general a indicatorilor sau Indicatorii stabilii permit msurarea performanei.
instrumentelor de msur luate ca
ntreg
Propuneri de msuri/indicatori noi sau Numrul de cazuri n care implementarea activitilor
alternative planificate a fost amnat
Auditori interni, Supervizor,

Popescu Ion
Vasilescu Daniel Georgescu Vasile
Rezultatele evalurilor sunt reflectate n Testul nr. 1.2. n baza testrilor efectuate
auditorii interni au formulat o opinie cu privire la indicatori i au elaborat propuneri de
msuri/indicatori noi care vor fi prezentate n Raportul misiunii de audit public intern al
performanei.
5. Analiza surselor de date utilizate de management
Pentru mbuntirea procesului bugetar au fost analizate sursele de informaii utilizate de conducere
pentru definirea criteriilor de performan.
n acest scop ntr-o prim etapa au fost identificate sursele de informaii utilizate de management, iar
ulterior a fost evaluat adecvarea i corectitudinea surselor de date. Analiza este efectuat cu ajutorul
documentului Evaluarea surselor de date care este prezentat n continuare.
Direcia de Audit PREGTIREA MISIUNII

Data: 06.02.2014
Public Intern Colectarea i prelucrarea informaiilor
Evaluarea surselor de date
40
Surse de
Criterii stabilite Rezultatele evalurii Aprecierea global a
INDICATOR date
pentru evaluarea surselor de date suficienei surselor
existente
surselor de date de date utilizate
Obiectiv 1: Elaborarea unor proceduri de colectare a informaiilor de la structurile entitii
pentru susinerea activitii de planificare bugetar
1.1. Numrul Strategia S-a examinat modul de Datele sunt corecte Informaiile nu sunt
de proceduri entitii; utilizare a informaiilor d.p.d.v. cantitativ, dar adecvate. Procedurile
operaionale Programul de din Strategia entitii, nu permit o analiz a dei sunt elaborate i
elaborate i control Programul de control calitii acestora. aprobate sunt
aprobate managerial; managerial i Indicatorul dei este incomplete. inta dei
utilizate n Registrul Registrul riscurilor realizat nu rspunde este atins nu ofer o
procesul riscurilor; elaborat att la nivelul scopului pentru care siguran cu privire la
planificrii Proceduri DFC, ct i la nivelul este stabilit, deoarece realizarea activitii n
bugetare. operaionale. entitii i a fost procedurile dei exist, condiii de
considerat unele dintre ele sunt n economicitate,
corespunztor. curs de actualizare eficien i eficacitate.
Activitatea de fiind elaborate la
elaborarea i compartimentele
actualizare a iniiatoare i transmise
procedurilor spre aprobare la
operaionale n cadrul persoanele
edinelor organizate la responsabile; iar altele
nivelul entitii, de sunt incomplete,
ctre Comisia de respectiv nu sunt
monitorizare a detaliate termenele
Programului de pentru realizarea
Control Managerial. activitilor.
1.2. Ponderea Strategia S-au examinat modul Datele sunt corecte. Datele sunt corecte i
n care organizaiei; de folosire a Indicatorul poate fi obinute n timp util.
procedurile Strategia informaiilor din comparat i msurat, i Totodat, permit o
operaionale serviciului de Strategia entitii, asigur contribuia la informare a
sunt aplicate n achiziii; Programul de control realizarea procesului managementului cu
mod corect. Registrul managerial i de execuie bugetar. privire la modul de
riscurilor; Registrul riscurilor utilizare a
Proceduri elaborat att la nivelul procedurilor de
operaionale DFC ct i la nivelul personal.
Proiectele de entitii. i a fost
buget pentru considerat adecvat.
perioada S-a analizat compara-
2011-2013; tiv realizrile cu
Execuia previziunile bugetare
bugetar pentru perioada 2011-
pentru 2013.
perioada S-au analizat
2011-2013; informaiile din
Minutele Minutele edinelor.
edinelor S-au analizat
organizate cu informaiile din
scopul Documentele de
elaborrii fundamentare i
Proiectului motivare a sumelor din
de buget Proiectul de buget
pentru pentru perioada 2011-
perioada 2013 pentru a se
2011.2013 identifica dac
Documentele informaiile utilizate
de pentru elaborarea
fundamentare acestor documente sunt
i motivare a colectate prin aplicarea
sumelor din corect a procedurilor.
Proiectul de Procedurile dei sunt
41
buget pentru incomplete sunt
perioada cunoscute i utilizate.
2011-2013.
1.3. Gradul n Proiectele de S-a testat modul de Datele sunt corecte. Datele sunt eficiente,
care realizrile buget pentru utilizare a informaiilor Indicatorul asigur corecte i furnizate la
anuale s-au perioada obinute prin msurarea eficacitii timp dpdv al practicii
ncadrat n 2011-2013. comparaii ntre activitii, poate fi din cadrul entitii.
prevederile Documentele previzionat/realizat. comparat i msurat. Totui, performana
care au stat la de Realizrile bugetare inta stabilit pentru trebuie analizat prin
baza elaborrii fundamentare sunt monitorizate prin acest indicator este comparaie cu practica
Proiectului de i motivare a realizarea unor uor de realizat i nu n domeniu.
buget. sumelor din comparaii periodice. este n limitele de
Proiectul de toleran acceptate de
buget pentru buna practic n
perioada domeniu (+/-10%).
2011-2013
Execuia
bugetar
pentru
perioada
20112013
Obiectiv 2: Asigurarea unor sinteze i analize privind finanarea activitilor cuprinse n
programele i proiectele aprobate de conducerea entitii
2.1. Numrul Solicitri S-a testat modul de Datele sunt complete i Datele sunt corecte
de structuri de transmise de utilizare a procedurilor corecte i permit permit identificarea
la care sunt ctre DFC operaionale. realizarea unor analize structurilor care nu
solicitate anual ctre S-a analizat comparativ cu privire la calitatea transmit informaiile
informaii cu structurile informaiile solicitate informaiilor transmise necesare realizrii
privire la entitii. de la structuri cu de structuri. unor sinteze i
finanarea Notele de informaiile furnizate analize, ntr-o
activitii. informare de ctre structuri, perioad optim.
transmise de pentru a se verifica
structurile concordana dintre ele.
din cadrul
entitii ctre
DFC.
Procedurile
operaionale
2.2. Ponderea Notele de S-a testat modul n care Informaiile obinute Datele permit
structurilor informare sunt utilizate datele din de management, n identificarea
din cadrul transmise de Notele de informare i urma comparaiilor structurilor care
entitii la structurile a fost considerat efectuate, permit efectueaz analize i
nivelul crora din cadrul adecvat. stabilirea nivelului n furnizeaz informaii
trimestrial entitii. S-a analizat modul care inta stabilit este cu privire la finanarea
sunt efectuate Registrul cum sunt gestionate realizat. activitilor.
analize i care riscurilor riscurile la nivelul
furnizeaz elaborat att entitii.
informaii cu la nivelul Analizele sunt
privire la DFC, ct i la efectuate la nivelul
finanarea nivelul structurilor i sunt
activitilor. entitii. transmise informri.
Obiectiv 3: Elaborarea Proiectului de buget, pe baza fundamentrilor primite cu ncadrarea
n limita creditelor bugetare aprobate de Guvern, n termenele legale
3.1. Gradul n Proiectul de S-a testat modul n care Informaiile obinute n Datele utilizate permit
care buget pentru informaiile cuprinse n urma analizelor managementului
informaiile perioada Notele de informare se efectuate de obinerea unor
din sinteze 2011-2013. regsesc n management permit informaii corecte i la
asigur Documentele Documentele de stabilirea nivelului n timp.
fundamentarea de fundamentare i care intele sunt
Proiectului de fundamentare motivare. realizate.
buget. i motivare a S-a analizat activitatea
sumelor din de elaborare a
Proiectul de Documentele de
42
buget pentru fundamentare i
perioada motivare i a
2011-2013. Proiectelor de buget.
Notele de
informare
transmise de
structurile
din cadrul
entitii.
3.2. Ponderea Notele de S-a testat modul de Informaiile obinute n Datele sunt eficiente
structurilor informare utilizare a informaiilor urma analizelor i corecte, dar datorit
care transmise de din Notele de efectuate de faptului c procedurile
raporteaz structurile informare transmise de management permit nu detaliaz termene,
satisfacia din cadrul structurile entitii. stabilirea nivelului n pot apare decalaje
general cu entitii. care intele sunt ntre momentul cnd
privire la Informrile realizate. aceste informaii sunt
Proiectul de realizate de necesare i momentul
buget Direcia de cnd se obin.
Perfecionare
Profesional
cu privire la
satisfacia
persoanelor
care au
participat la
programe de
pregtire
profesional.
Obiectiv 4: Asigurarea unui sistem eficient privind administrarea i utilizarea fondurilor

publice alocate
4.1. Numrul Strategia S-a testat modul de Datele sunt corecte i Datele sunt eficiente
de aciuni de entitii. utilizarea a exacte, permit analiza i corecte, care se
formare Registrul informaiilor din aceste gradului n care sunt obin conform
profesional n riscurilor. documente. atinse intele i punerea termenelor de
domeniul Planurile Activitile de formare n aplicare a unor realizare a raportrilor
planificrii i anuale de profesional sunt msuri/aciuni de trimestrial, dar care se
execuiei formare planificate i control. pot calcula i n
bugetare profesional. monitorizate. funcie de nevoile
realizate n Raportrile managementului
cursul unui an. efectuate de
Direcia
Perfecionare
Profesional
cu privire la
activitile
desfurate.
4.2. Numrul Planurile S-a testat modul de Datele sunt corecte i Datele sunt eficiente
de persoane anuale de utilizarea a exacte, permit analiza i corecte, care se
din cadrul formare informaiilor din aceste gradului n care sunt obin conform
entitii care profesional. documente. atinse intele i punerea termenelor de
au participat la Raportrile Activitile de formare n aplicare a unor realizare a raportrilor
cursuri de efectuate de profesional sunt msuri/aciuni de trimestrial, dar care se
formare Direcia planificate i control. pot calcula i n
profesional n Perfecio- monitorizate. funcie de nevoile
domeniul nare managementului
planificrii i Profesional
execuiei cu privire la
bugetare activitile
desfurate.
Registrul
riscurilor
elaborat la
43
nivelul
entitii
Obiectiv 5: mbuntirea activitii lunare de monitorizare a cheltuielilor bugetare
5.1. Numrul Notele de S-a testat modul n care Analizele i deciziile Datele sunt adecvate
de structuri informare managementul i managementului au la i corecte pentru
din cadrul transmise de fundamenteaz baz informaii corecte. analiza gradului n
entitii la structurile deciziile pe baza care sunt realizate
nivelul crora din cadrul acestor informaii. intele aferente
se realizeaz o entitii. indicatorului analizat.
analiz lunar Registrul Totui, nu sunt
nivelului riscurilor suficiente pentru a
cheltuielilor. elaborat la stimula performana
nivelul n domeniul
entitii. procesului bugetar.
Informrile
realizate de
Direcia de
Perfecio-
nare
Profesional
cu privire la
satisfacia
persoanelor
care au
participat la
programe de
formare
profesional.
5.2. Numrul Procedura de S-a testat modul de Deciziile manageriale Datele sunt adecvate
de structuri elaborare a utilizare a informaiilor au la baz date corecte. i corecte pentru
din cadrul Proiectului furnizate de aceste analiza modului n
entitii care de buget. documente i a fost care structurile
transmit Procedurile considerat adecvat. entitii sunt implicate
periodic operaionale. n procesul bugetar.
informri i Notele de
propuneri cu informare
privire la transmise de
modul de structurile
utilizare a din cadrul
fondurilor entitii.
pentru Registrul
finanarea riscurilor
cheltuielilor. elaborat la
nivelul
entitii.

Petrescu Maria

Data: 06.02.2014
FOAIE DE LUCRU Nr. 1.1
44
Obiectivul misiunii Analiza i evaluarea obiectivelor stabilite de entitate pentru domeniul
auditabil
Obiectivul testului Analiza definirii corecte a obiectivelor
Modalitatea de eantionare Eantionul stabilit pentru efectuarea testrilor este constituit din
totalitatea obiectivelor stabilite la nivelul entitii pentru domeniul
auditabil, respectiv 3 obiective.
Descrierea testului Efectuarea testrii a constat n analiza modului n care fost avute n
vedere caracteristicile SMART n momentul definirii la nivelul entitii a
obiectivelor specifice domeniului auditabil, prin utilizarea formularului
,,Evaluarea obiectivelor.
Constatare n urma analizei s-a constata c obiectivele specifice sunt definite cu
respectarea caracteristicilor SMART
Concluzii n etapa de Intervenie la faa locului auditorii interni vor analiza
acele ariile aferente acestor obiective specifice

Petrescu Maria

Data: 06.02.2014
Supervizat: Miulescu Ion Director Direcia de Audit Public Intern
FOAIE DE LUCRU Nr. 1.2
Obiectivul misiunii Analiza i evaluarea indicatorilor de performan

Obiectivul testului Analiza indicatorilor stabilii de entitate din punct de vedere calitativ
i cantitativ i intelor stabilite pentru acetia
Modalitatea de eantionare Eantionul stabilit pentru efectuarea testrilor este constituit din
totalitatea stabilii la nivelul entitii pentru domeniul auditabil aferent
celor 3 obiective, n numr de 8.
Descrierea testului Testarea a contat n analiza indicatorilor de performan ataai celor 3
obiective specifice definite pentru domeniul auditabil, prin utilizarea
unui numr de 7 criterii de evaluare prin utilizarea formularului
,,Evaluarea indicatorilor.
Constatare Indicatorii stabilii permit msurarea performanei, ns exist situaii n
care intele stabilite pot fi uor realizate i nu stimuleaz performana.
Exemplificm:
- indicatorul ,,Ponderea n care procedurile operaionale sunt
aplicate n mod corect (%) pentru care s-a stabilit inta 95 % (nevoia
de delegare, detaare i transfer identificat i transmis de structurile
entitii prin utilizarea formularelor i termenele stabilite din
proceduri).
- indicatorul ,,Gradul n care realizrile anuale/multianuale s-au
ncadrat n prevederile care au stat la baza elaborrii Proiectului de
buget (%) pentru care s-a stabilit inta 80 % (prevederile care au stat
la baza elaborrii Proiectului de buget sunt respectate).
- indicatorul ,,Ponderea structurilor din cadrul entitii la nivelul
crora semestrial sunt efectuate analize i care furnizeaz informaii
45
cu privire la finanarea activitilor (%) pentru care s-a stabilit inta
75 % (solicitrile structurile entitii prin utilizarea formularelor i la
termenele stabilite din proceduri).
- indicatorul ,,Gradul de acceptare al propunerilor transmise de
structurile entitii (%) pentru care s-a stabilit inta 50 %
(prevederile care au stat la baza elaborrii Proiectului de buget sunt
respectate).
Concluzii Indicatorii stabilii permit msurarea performanei. Totui, intele
stabilite pot fi uor realizate i nu stimuleaz mbuntirea activitii.
Aspecte prezentate n acest test i recomandrile vor fi preluate n mod
direct n Raportul misiunii de audit public intern al performanei.

Petrescu Ileana
6. Stabilirea ariilor auditabile
Pe baza ntrebrilor principale auditorii interni identific ariile auditabile, care i ghideaz n activitatea
de efectuare a misiunilor identificarea ariilor auditabile se realizeaz cu ajutorul unui document formalizat
care este prezentat n continuare:

Data: 06.02.2014
ARIA DE CUPRINDERE A AUDITULUI
Nr. ntrebrile la care auditul Ariile auditabile Observaii

Crt. trebuie s rspund
1. Realizarea unor estimri 1.1. Nevoia de deplasare, detaare i transfer a
anuale care s asigurare o personalului n interes de serviciu este
programare adecvat a identificat i fundamentat eficient n raport cu
cheltuielilor cu deplasarea, activitile derulate.
detaarea i transferul 1.2. Perioada stabilit pentru efectuarea unei
personalului n interes de deplasri, detari, transferri n interes de
serviciu. serviciu este optim.
1.3. Selectarea prestatorilor de servicii hoteliere
i de transport n funcie de calitatea serviciului
i costuri.
1.4. Estimarea cheltuielilor cu deplasarea,
detaarea i transferul personalului n interes de
serviciu urmrete realizarea calitativ a
activitilor i reducerea costurilor.
2. Asigurarea unei bune 2.1. Identificarea problemelor prin analiza
gestiuni financiare a evoluiei cheltuielilor.
cheltuielilor cu deplasarea, 2.2. Stabilirea cauzelor i efectelor printr-o
detaarea i transferul abordare sistemic i metodic.
personalului n interes de 2.3. Cheltuielile cu deplasarea, detaarea,
serviciu transferul n interes de serviciu realizate respect
prevederile bugetare
46
Auditori interni, Supervizat,
Petrescu Maria
47
Data: 10.02.2014
Denumire misiune: mbuntirea procesului de utilizare a fondurilor pentru finanarea cheltuielilor cu delegarea, detaarea, transferul personalului n interes de serviciu.
Document redactat de: tefnescu Ileana /Petrescu Maria auditor interni
STABILIREA PUNCTAJULUI TOTAL AL RISCURILOR I IERARHIZAREA RISCURILOR
CRITERII DE ANALIZ A
RISCULUI Punctajul
NR. ACTVITII/ IERARHIZAREA
OBIECTIVE RISCURILE IDENTIFICATE total
CRT. ACIUNI Probabilitate Imact (PT)
RISCURILOR
(P) (I)
1. Realizarea unor Identificarea i fundamentarea Solicitri eronate cu privire la deplasarea,
estimri anuale corespunztoare a nevoii de detaarea i transferul personalului ca urmare
2 3 6 Ridicat
care s deplasare, detaare i transfer a identificrii eronate a unor nevoi ale
asigurare o a personalului n interes de entitii.
programare serviciu. Situaiile centralizatoare primite de la
adecvat a structurile entitii nu asigur informaii 2 2 4 Mediu
cheltuielilor cu complete i fundamentate.
deplasarea, Situaiile obinute nu ofer informaii
detaarea i 2 2 4 Mediu
suficiente pentru adoptarea deciziilor.
transferul Neconcordana dintre activitile programate
personalului n a se realiza prin deplasarea, detaarea i
interes de 2 2 4 Mediu
serviciu. i nevoile entitii.
Stabilirea n mod Stabilirea eronat a perioadei aferent fiecrei
1 2 2 Mic
corespunztor a perioadei de deplasri pe baza analizei comparative
timp aferent fiecrei Utilizarea neadecvat a mijloacelor de
2 2 4 Mediu
deplasri. transport
Selectarea corespunztoare a Obinerea de informaii insuficiente privind
furnizorilor de servicii furnizorii de servicii hoteliere i de transport, 2 2 4 Mediu
hoteliere i de transport. precum i cu privire la oferta lor financiar.
Informaii eronate existente n baza de date a
2 2 4 Mediu
48
RISCULUI Punctajul
RISCURILOR
(P) (I)
entitii cu privire la oferta financiar a
furnizorilor de servicii hoteliere i de
transport.
Supradimensionarea cheltuielilor ca urmare a
neutilizrii unor posibile faciliti oferite de 2 3 6 Ridicat
furnizorii de servicii.
Estimarea corect a Imposibilitatea estimrii corecte a costurilor 2 2 4 Mediu
cheltuielilor cu deplasarea,
detaarea i transferul Neidentificarea soluiilor care permit
personalului n interes de realizarea n condiii de economicitate a 2 2 4 Mediu
serviciu. deplasrilor.
Cheltuielile cu deplasarea detaarea i
2 2 4 Mediu
nu sunt estimate ntr-o perioad care s
permit previzionarea cheltuielilor entitii.
Repartizarea cheltuielilor pe trimestre nu
asigur realizarea n bune condiii a 2 2 4 Mediu
obiectivelor entitii.
2. Asigurarea unei Identificarea problemelor prin Insuficiena indicatorilor pentru
2 3 6 Ridicat
bune gestiuni analiza evoluiei cheltuielilor. monitorizarea cheltuielilor.
financiare a Neidentificarea abaterilor pentru fiecare
cheltuielilor cu categorie de cheltuial precum i influena 2 2 4 Mediu
deplasarea, acestora n totalul cheltuielilor.
detaarea i Analiza necorespunztoare a abaterilor
transferul 2 2 4 Mediu
identificate.
personalului n Centralizarea problemelor identificate nu
interes de 2 2 4 Mediu
permite analiza adecvat a acestora.
serviciu Stabilirea cauzelor i efectelor Utilizarea unor tehnici neadecvate pentru
2 2 4 Mediu
printr-o abordare sistemic i analiza cauzelor
metodic Netratarea cauzelor n corelaie cu obiectivele
1 3 3 Mediu
entitii.
Aciunile de corectare a problemelor nu au la
1 2 2 Mic
baz efectele preconizate
49
RISCULUI Punctajul
RISCURILOR
(P) (I)
Cheltuielile cu deplasarea, Identificarea unor soluii neadecvate. 1 2 2 Mic
detaarea, transferul n interes Selectarea necorespunztoare a soluiilor.
de serviciu realizate respect 2 2 4 Mediu
prevederile bugetare

Petrescu Maria
50
Not:
1) Stabilirea criteriilor de analiz a riscurilor - sunt reprezentate de impactul i probabilitatea de manifestare a riscului, fiind evaluate pe o scal
cu trei niveluri, astfel:
Mare S-R M-R R-R Ridicat

(3) (3) (6) (9)
PROBABILITATE
Medie S-M R-M Mediu

M-M
(2) (2) (6)
(4)
Mic S-S R-S

M-S
(1) (1) (3) Mic
(2)
IMPACT
Sczut Moderat Ridicat
(1) (2) (3)
2) Stabilirea punctajului total al riscurilor i ierarhizarea riscurilor presupune:
a) stabilirea punctajului total al riscurilor, ca produsul dintre probabilitate i impactul riscului, obinut pe baza formulei:
PT= P x I , unde: PT = punctajul total al riscului
P = probabilitate
I = impact
b) ierarhizarea riscurilor - se realizeaz pe baza punctajelor totale obinute din evaluarea riscului, iar activitile/aciunile auditabile se
mpart n activiti/aciuni cu risc mic, mediu i mare, astfel:
- pentru PT = 1 sau 2, riscul este mic;
- pentru PT = 3 sau 4, riscul este mediu;
- pentru PT = 6 sau 9, riscul este ridicat.
51
PREGTIREA MISIUNII
Direcia de Audit Public Data: 10.02.2014
Colectarea i prelucrarea informaiilor
Intern
CHESTIONARUL DE CONTROL INTERN
NTREBRI FORMULATE DA NU
OBSERVAII
Obiectiv 1 Realizarea unor estimri anuale care s asigurare o programare adecvat a cheltuielilor cu
deplasarea, detaarea i transferul personalului n interes de serviciu.
1. Identificarea i fundamentarea corespunztoare a nevoii de deplasare, detaare i transfer n interes
de serviciu
1.1. Identificarea activitilor care genereaz cheltuieli se realizeaz
cu ajutorul unor documente unitate la nivelul entitii, al cror format X
este aprobat prin intermediul unor proceduri?
1.2. La nivelul entitii se realizeaz o analiz periodic a
X
procedurilor n scopul actualizrii lor?
1.3. Identificarea nevoii de bunuri i servicii la nivelul structurilor
funcionale se realizeaz de persoane cu o pregtire profesional X
corespunztoare?
1.4. La nivelul structurilor funcionale este responsabilizat personalul
cu privire la identificarea i fundamentarea nevoii de bunuri i X
servicii?
1.5. Planificarea cheltuielilor se realizeaz pe baza unei analize
comparative ntre nevoia identificat i activitile care urmeaz a se X
desfura la nivelul structurilor funcionale?
1.6. La nivelul structurilor funcionale se realizeaz o analiz cu
privire la oportunitatea i impactul activitilor care genereaz X
cheltuieli cu bunurile i serviciile?
1.7. Procedurile operaionale menioneaz termenele la care
X
structurile funcionale trebuie s efectueze raportrile?
1.8. Dotarea tehnic existent la nivelul entitii asigur transmiterea
X
operativ a informaiilor?
1.9. Personalul responsabil cu transmiterea informaiilor are o
X
pregtire profesional corespunztoare?
1.10. Purttorii de informaii asigur o comunicare adecvat? X
1.11. Estimarea cheltuielilor cu bunurile i serviciile se realizeaz pe
baza analizei solicitrilor transmise de structurile funcionale din X
cadrul entitii?
1.12. Analiza solicitrilor transmise se realizeaz n cadrul unor
X
edine de lucru?
1.13. La edinele de lucru au fost reprezentate toate structurile din
X
cadrul entitii?
1.14. Persoanele participante la grupul de lucru au o pregtire
X
profesional corespunztoare?
1.15. Informaiile colectate cu ocazia derulrii edinelor de lucru
sunt prelucrate de persoane cu o pregtire profesional X
corespunztoare i care au responsabilitii n acest sens?
52
OBSERVAII
1.16. Rezultatele activitii de prelucrarea a informaiilor sunt aduse
X
la cunotin tutor structurilor din cadrul entitii?
1.17. Estimarea cheltuielilor cu bunurile i serviciile are la baz o
X
analiz a activitilor viitoare derulate n cadrul entitii?
1.18. Structurile funcionale din cadrul entitii au transmis punctul
lor de vedere cu privire la concordana dintre cheltuielile cu bunurile i X
serviciile estimate i activitile viitoare derulate n cadrul entitii?
.
2. Stabilirea n mod corespunztor a perioadei de timp aferent fiecrei deplasri
2.1. La nivelul entitii exist o procedur de sistem care s permit
colectarea informaiilor cu privire la nevoia de bunuri i servicii care X
trebuie achiziionate?
2.2. n cadrul procedurii sunt stabilite termenele clare cu privire la
transmiterea, colectarea i prelucrarea informaiilor primite de la X
structurile funcionale din cadrul entitii?
2.3. Formularele prevzute n cadrul procedurii, permit structurilor
funcionale s transmit informaii cu privire la perioada n care X
trebuie efectuate cheltuielile?
2.4. Rezultatele activitii de prelucrare, a informaiilor transmise de
structurile funcionale, sunt aduse la cunotin factorilor atribuie de X
conducere din cadrul entitii?
2.5. Periodic n funcie de stadiul de realizare al activitilor
structurile funcionale informeaz cu privire la modificarea unor X
perioade de efectuare a cheltuielilor?
2.6. Solicitrile de modificare a perioadei de efectuare a cheltuielilor
sunt colectate, prelucrate i analizate de persoane care au
X
responsabiliti n domeniu si o pregtire profesional
corespunztoare?
2.7. Modificarea calendarului de efectuare a cheltuielilor cu bunurile
se efectueaz prin consultarea tuturor structurilor funcionale din X
cadrul entitii?
2.8. Calendarul actualizat de efectuare al cheltuielilor cu bunurile i
serviciile este adus la cunotin tuturor structurilor funcionale din X
cadrul entitii?
.
3. Selectarea corespunztoare a furnizorilor de servicii hoteliere i de transport
3.1. Planificarea perioadei de efectuare a cheltuielilor are la baz o
X
analiz a duratei pe care o implic derularea procedurii de achiziie?
3.2. Analiza este efectuat de persoane care au o pregtire
X
profesional corespunztoare n domeniu?
3.3. Persoanele care au efectuat analiza au stabilite prin fia postului
X
responsabiliti n domeniu?
3.4. Exist o procedur la nivelul entitii pentru elaborarea
X
Programului anual al achiziiilor publice?
3.5. Anterior definitivrii Programului anual de achiziii publice sunt
organizate workshopu-uri care au ca tem analiza proiectului acestui X
document?
3.6. La workshop-uri particip reprezentani ai structurilor a cror
X
activitate genereaz cheltuieli cu bunurile i serviciile?
53
OBSERVAII
3.7. Reprezentanii structurilor funcionale transmit informri
periodice cu privire la necesitatea actualizrii Programului anual al
X
achiziiilor publice referitor la perioada de achiziie a unor bunuri i
servicii?
3.8. Solicitrile structurilor funcionale sunt analizate anterior
X
actualizrii Programului anual al achiziiilor publice?
.
4. Estimarea corect a cheltuielilor cu deplasarea, detaarea i transferul personalului n interes de
serviciu
4.1. Procedura de elaborare a Programului anual al achiziiilor
publice menioneaz modalitatea de culegere i prelucrare a X
informaiilor referitoare la oferta furnizorilor de bunuri i servicii?
4.2. La nivelul entitii exist o baz de date care s conin
X
informaii cu privire la furnizorii de bunuri i servicii?
4.3. Exist o persoan responsabil cu activitatea de culegere i
prelucrare a informaiilor referitoare la oferta furnizorilor de bunuri i X
servicii?
4.4. Persoanele responsabile cu activitatea de culegere i prelucrare a
informaiilor referitoare la furnizorii de bunuri i servicii au o pregtire X
profesional corespunztoare?
4.5. Persoanelor responsabile cu culegerea i prelucrarea
informaiilor referitoare la furnizorii de bunuri i servicii li s-a asigurat X
o dotare tehnic corespunztoare activitii pe care o desfoar?
4.6. Sunt stabilite criterii pe baza crora s fie analizate informaiile
X
cu privire la oferta furnizorilor de bunuri i servicii?
4.7. Persoanele care efectueaz analiza informaiilor cu privire la
oferta de bunuri i servicii au o pregtire profesional X
corespunztoare?
4.8. Sunt efectuate informri periodice ctre management cu privire
la rezultatele activitii de analiz a ofertei furnizorilor de bunuri i X
servicii?
4.9. Exist o baz de date la nivelul entitii care s conin informaii
cu privire la evoluia n timp a diferitelor categorii de cheltuieli cu X
bunuri i servicii?
4.10. n momentul evalurii cheltuielilor poteniale cu bunurile i
X
serviciile se ia n considerare evoluia indicelui inflaiei?
4.11. n momentul evalurii a cheltuielilor poteniale cu bunuri i
X
serviciile se ia n considerare progresul tehnic?
4.12. Pentru evaluarea cheltuielilor poteniale cu bunurile i serviciile
X
este responsabilizat personalul entitii prin fia postului?
4.13. Personalul responsabil cu evaluarea cheltuielilor poteniale cu
X
bunuri i servicii are o pregtire profesional corespunztoare?
4.14. Exist un document de lucru formalizat care s permit
efectuarea unei analize comparative cu privire la cheltuielile pe care le
X
implic utilizarea unor modaliti diferite de achiziie a bunurilor i
serviciilor?
4.14. Exist o aplicaie informatic care sprijin activitatea de
X
estimare a cheltuielilor poteniale cu bunurile i serviciile?
4.15. Exist un document formalizat pe baza cruia se realizeaz
X
estimarea cheltuielilor poteniale cu bunurile i serviciile?
4.16. Documentul formalizat conine informaii cu privire la toate
X
componentele care pot fi cuprinse n valoare de intrare a unui bun?
54
OBSERVAII
4.17. Documentul formalizat permite analiza comparativ a dou sau
mai multe bunuri/servicii de acelai fel dpdv al preului/tarifului i X
standarde de calitate?
4.18. Valoarea estimat a cheltuielilor cu bunurile i serviciile este
X
stabilit pe baza unei analize comparative?
4.19. Dac da, analiza este efectuat cu ocazia unor workshop-uri la
care particip persoane cu experien n diferite domenii care au
X
cunotin despre caracteristicile tehnice ale bunurilor i serviciilor
care urmeaz a fi achiziionate?
4.20. La nivelul entitii exist o procedur care s sprijine DFC n
X
activitatea de elaborarea i actualizare a bugetului
4.21. La nivelul entitii exist o procedur care s sprijine DGAPA
n activitatea de elaborarea i actualizare a Programului anual al X
achiziiilor publice?
4.22. Exist o corelaie ntre perioadele de realizare a activitilor
stabilite prin procedura de elaborare i actualizare a bugetului i
X
procedura de elaborare i actualizare a Programului anual al
achiziiilor publice?
4.23. Sunt efectuate periodic analize cu privire la gardul de realizare
X
a activitilor?
4.24. Printre cauzele care au avut ca efect nerealizarea activitilor,
au fost identificate unele i cauze care au legtur cu activitatea de X
planificare bugetar?
4.25. Dac da, aceste aspecte au fot avute n vedere n momentul
realizrii actualizrii bugetare sau la planificarea bugetar a anului X
viitor?
.
Obiectiv 2 Asigurarea unei bune gestiuni financiare a cheltuielilor cu deplasarea, detaarea i transferul
personalului n interes de serviciu
1. Identificarea problemelor prin analiza evoluiei cheltuielilor.
1.1. Exist persoane responsabile la nivelul structurilor funcionale cu
X
derularea contractelor de achiziie?
1.2. Exist o procedur prin care se stabilete modalitatea de
transmitere a informaiilor cu privire la abateri, la persoanele cu X
atribuii de conducere din cadrul structurilor funcionale?
1.3. Abaterile identificate, sunt analizate n cadrul unor edine de
lucru la care particip reprezentanii tuturor structurilor implicate n X
derularea contractului?
1.4. Cu ocazia edinelor de lucru sunt identificate cauzele care au
X
condus la apariia abaterilor?
1.5. Cu ocazia edinelor de lucru este identificat/estimat impactul
X
financiar al acestor abateri?
1.6. Procedura de lucru conine un document formalizat prin
intermediul cruia s se transmit ctre toi factorii implicai X
modalitatea de soluionare a abaterilor?
1.7. Este monitorizat activitatea de implementare a unor instrumente
X
de control stabilite pentru eliminarea abaterilor?
.
2. Stabilirea cauzelor i efectelor printr-o abordare sistemic i metodic
2.1. La nivelul fiecrei structuri funcionale sunt stabilite
responsabiliti cu privire la identificare cauzelor care au determinat X
abateri?
55
OBSERVAII
2.2. Personalul responsabil din cadrul structurilor funcionale are o
pregtire profesional corespunztoare pentru a identifica cauzele care X
au determinat abaterile?
2.3. Personalului responsabil din cadrul structurilor funcionale i este
asigurat dotarea tehnic necesar pentru identificarea cauzelor care au X
determinat abaterile i cuantificarea efectelor?
2.4. La nivelul entitii este asigurat un sistem de comunicare
adecvat, care s permit persoanelor responsabile s transmit ctre X
management cauzele identificate i efectele?
2.5. Aciunile stabilite pentru eliminarea cauzelor au la baz o analiz
X
a activitilor derulate n cadrul entitii?
2.6. La nivelul structurilor funcionale sunt analizate efectele
X
implementrii soluiilor adoptate?
2.7. Personalul cu atribuii de conducere este informat cu privire la
X
efectele implementrii soluiilor adoptate?
2.8. Sunt stabilite msuri suplimentare pentru soluionarea
X
problemelor, dup caz?
2.9. Exist o procedur la nivelul entitii prin intermediul creia se
X
asigur transmiterea informaiilor ntre structurile funcionale?
2.10. La nivelul structurilor funcionale sunt stabilii indicatori pentru
X
msurarea performanelor cheltuielilor cu bunurile i serviciile?
2.11. Personalul din cadrul structurilor funcionale este
responsabilizat cu privire la monitorizarea gradului de realizare al X
obiectivelor?
.
3. Cheltuielile cu deplasarea, detaarea i transferul n interes de serviciu realizate respect prevederile
bugetare
..

Petrescu Maria
56
Data: 10.02.2014
EVALUAREA INIIAL A GRADULUI DE NCREDERE N CONTROLUL INTERN
Evaluarea
Activiti/ iniial a Selectare n
Nr. crt. Obiective Riscuri identificate Ierarhizarea Controale interne existente Controale interne ateptate
Aciuni controlului auditare
riscurilor
intern
1. Realizarea unor 1.1. 1.1.1. Solicitri a. Analiza activitilor din
estimri anuale Identificarea i eronate cu anii anteriori, care au
care s asigurare o fundamentarea privire la implicat deplasarea,
programare corespunztoar deplasarea, detaarea, transferul
personalului n interes de
adecvat a e a nevoii de detaarea i
serviciu.
cheltuielilor cu deplasare, transferul b. Realizarea unor
deplasarea, detaare i personalului ca previziuni cu privire la
detaarea i transfer a urmare a activitile desfurate de
transferul personalului n identificrii fiecare structur a entitii,
personalului n interes de eronate a unor care vor fi formalizate ntr-
interes de serviciu serviciu. nevoi ale un document sub
entitii. denumirea: ,,Sinteza
Ridicat principalelor activiti ale NECONFORM DA
direciei/serviciului/
biroului/compartimentului
, pn la data de 28
februarie a.c. pentru anul
viitor.
c. Identificarea pn la data
de 15 martie a.c. a
activitilor care vor
implica deplasarea,
detaarea, transferul
personalului n interes de
serviciu n exerciiul
financiar urmtor.
57
Evaluarea
riscurilor
intern
1.1.2. Situaiile a. Realizarea unor a. Identificarea
centralizatoare analize periodic cu informaiilor minime
primite de la privire la necesarul de necesare care trebuie
structurile aciuni care implic coninute de Situaiile
deplasarea, detaarea i centralizatoare cu ajutorul
entitii nu
transferul personalului unor Check-listuri.
asigur n interes de serviciu. b. Existena unei aplicaii
informaii Mediu informatice care s asigure
NECONFORM DA
. complete i furnizarea i colectarea
fundamentate. unor informaii complete i
fundamentate.
c. Existena unui manual de
utilizare aferent acestei
aplicaii.
1.1.3. Situaiile a. Procedura de a. Existena unui
obinute nu elaborarea a bugetului. ,,document tip care
ofer b. Asigurarea unei prezint tipul de informaii
informaii pregtiri profesionale ce trebuie furnizate.
corespunztoare pentru b. Procedura operaional
suficiente
personalul care i conine un model al acestui
pentru desfoar activitatea n ,,document tip prin care
adoptarea structurile cu atribuii sunt furnizate informaiile.
deciziilor. n domeniul financiar- c. Asigurarea unei pregtiri
contabil i audit intern. profesionale
Mediu c. Transmiterea corespunztoare
NECONFORM DA
informaiilor furnizate persoanelor care furnizeaz
de structurile entitii informaiile.
prin intermediul d. Asigurarea supervizrii
Notelor de informare, activitii de furnizare a
care sunt semnate de informaiilor la nivelul
persoanele fiecrei structuri a entitii.
mputernicite sau de
cele care au competen
s le nlocuiasc.
1.1.4. a. Indicatori de a. Realizarea unor studii
Neconcordana performan: anuale, cu privire la gradul
Mediu NECONFORM DA
dintre - Numrul de n care activitile
58
Evaluarea
riscurilor
intern
activitile proceduri operaionale programate au fost n
programate a elaborate i aprobate concordan cu nevoile
se realiza prin utilizate n procesul entitii, pe o perioad de
deplasarea, planificrii bugetare. trei ani.
- % n care procedurile b. Identificarea
detaarea i
operaionale sunt neconcordanelor aprute n
transferul aplicate n mod corect. activitatea entitii.
personalului n - gradul n care c. Informarea structurilor
interes de realizrile anuale s-au din cadrul entitii cu
serviciu i ncadrat n prevederile privire la rezultatul acestor
nevoile care au stat la baza studii.
entitii. elaborrii Proiectul de d. Planificarea activitilor
buget. care implic deplasarea,
- Numrul de structuri detaarea, transferul
de la care sunt solicitate personalului n interes de
anual informaii cu serviciu innd cont de
privire la finanarea rezultatele acestor studii.
activitii. e. Existena unor indicatori
- % structurilor din de performan
cadrul entitii la
nivelul crora
trimestrial sunt
efectuate analize i care
furnizeaz informaii cu
privire la finanarea
activitilor.
.
.. .
..
1.3. Selectarea 1.3.1. a. Previzionarea a. Identificarea principalilor
corespunztoare a Obinerea de cheltuielilor pe baza tour operatori de pe piaa
furnizorilor de informaii cheltuielilor efective intern i extern i
servicii hoteliere insuficiente din anul curent. realizarea unei baze de date.
b. Asigurarea unei b. Existena unei proceduri
i de transport. privind Mediu NECONFORM DA
pregtiri profesionale operaionale cu privire la
furnizorii de personalului n Realizarea comunicrii cu
servicii domeniul Comunicrii mediul extern al entitii.
hoteliere i de i muncii n echip. c. Constituirea unei baze de
59
Evaluarea
riscurilor
intern
transport, date care s conin
precum i cu informaii cu privire la
privire la oferta principalii tour- operatori.
lor financiar.
1.3.2. a. Existena unei a. Responsabilizarea
Informaii conexiuni la internet prin personalului prin stabilirea
eronate intermediul reelei proprii prin Fia postului a unor
existente n a entitii. sarcini cu privire la acest
b. Analiza periodic a aspect.
baza de date a
informaiilor furnizate de b. Actualizarea periodic a
entitii cu site-uri i realizarea de bazei de date care conine
privire la oferta Mediu informri ctre informaii cu privire la NECONFORM DA
financiar a management. furnizorii de servicii
furnizorilor de c. Coordonarea hoteliere i de transport.
servicii activitilor de ctre eful c. Asigurarea unei dotri
hoteliere i de de serviciu concretizat corespunztoare, pentru
transport. n aprobarea Notelor de personalul cu atribuii n
informare. domeniu.
d. Supervizarea activitii.
1.3.3. a. Obiectiv specific: a. Existena unui obiectiv
Supradimensio Elaborarea Proiectului specific care s
narea de buget, pe baza ndeplineasc
cheltuielilor ca fundamentrilor primite caracteristicile SMART.
cu ncadrarea n limita b. Stabilirea unor indicatori
urmare a
creditelor bugetare de performan.
neutilizrii aprobate de Guvern, n c. Realizarea unor analize
unor posibile termenele legale. cu privire la cheltuielile
faciliti oferite b. Indicatori de generate de deplasarea
de furnizorii de Ridicat performan: personalului n interes de NECONFORM DA
servicii. - numrul de structuri de serviciu n anii anteriori.
la care sunt solicitate d. Realizarea unor analize
anual informaii cu cu privire la tarifele
privire la finanarea practicate pe pia de
activitii. principalii furnizori de
- % structurilor din cadrul servicii hoteliere i de
entitii la nivelul crora transport n scopul
trimestrial sunt efectuate identificrii ofertelor cele
60
Evaluarea
riscurilor
intern
analize i care furnizeaz mai avantajoase.
informaii cu privire la e. Realizarea unor acorduri
finanarea activitilor. de colaborare cu principalii
- Gradul n care furnizori de servicii
informaiile din sinteze hoteliere i de transport.
asigur fundamentarea f. Supervizarea activitii.
Proiectului de buget;
-
c. Analiza periodic a
informaiilor furnizate de
site-uri i realizarea de
informri ctre
management.
d. Coordonarea
activitilor de ctre eful
de serviciu concretizat
n aprobarea Notelor de
informare.
1.4. Estimarea 1.4.1. . Organizarea de cursuri a. Asigurarea unei pregtiri
corect a Imposibilitatea de pregtire profesional profesionale
cheltuielilor cu estimrii n domeniile finane corespunztoare
deplasarea, corecte a publice, contabilitate, personalului responsabil.
achiziii publice i TIC b. Asigurarea unor resurse
detaarea i costurilor
pentru personalul din tehnice adecvate pentru
transferul cadrul DFC. gestionarea bazelor de date.
personalului n b. Existena unei c. Existena unei aplicaii
interes de conexiuni la internet prin informatice care permite o
serviciu. intermediul reelei proprii estimare adecvat a NECONFORM
Mediu a entitii. costurilor. DA
c. Analiza periodic a d. Existena unui manual al
informaiilor furnizate de aplicaiei.
site-uri i realizarea de e. Supervizarea activitii.
informri ctre
management.
d. Coordonarea
activitilor de ctre eful
de serviciu concretizat
61
Evaluarea
riscurilor
intern
n aprobarea Notelor de
informare.
1.4.2. a. Procedura de a. Existena unei proceduri
Neidentificarea elaborarea a bugetului. operaionale.
soluiilor care b. Organizarea de cursuri b. Actualizarea periodic
permit de pregtire profesional bazei de date.
n domeniile finane c. Asigurarea unei pregtiri
realizarea n
condiii de
Mediu publice, contabilitate, profesionale NECONFORM DA
achiziii publice i TIC corespunztoare
economicitate a pentru personalul din personalului responsabil.
deplasrilor. cadrul DFC. d. Analiza i evaluarea
alternativelor pentru
optimizarea costurilor.

. .

1.4.4. a. Obiectiv specific: a. Existena unui obiectiv
Repartizarea Elaborarea proiectului de specific care s
cheltuielilor pe buget, pe baza ndeplineasc
trimestre nu fundamentrilor primite caracteristicile SMART.
cu ncadrarea n limita b. Existena unei proceduri
asigur
creditelor bugetare operaionale.
realizarea n aprobate de Guvern, n c. Efectuarea unei analize a
bune condiii a termenele legale. activitilor preconizate a se
obiectivelor b. Procedura de realiza anul urmtor care
entitii. elaborarea a bugetului. implic deplasarea
c. Diseminarea detaarea i transferul n
Mediu informaiilor coninute de interes de serviciu n scopul
NECONFORM DA
Scrisoarea-cadru. prioritizrii acestora.
d. Indicatori de d. Repartizarea cheltuielilor
performan: pe trimestre avndu-se n
- Numrul de structuri de vedere metodologiile de
la care sunt solicitate elaborarea a Proiectului de
anual informaii cu buget i limitele de
privire la finanarea cheltuieli aprobate de
activitii. Guvern.
- % structurilor din cadrul e. Existena unor indicatori.
entitii la nivelul crora
62
Evaluarea
riscurilor
intern
trimestrial sunt efectuate
analize i care furnizeaz
informaii cu privire la
finanarea activitilor.
- Gradul n care
informaiile din sinteze
asigur fundamentarea
Proiectului de buget.
2. Asigurarea unei 2.1. 2.1.1. a. Obiectiv specific: a. Existena unui obiectiv
bune gestiuni Identificarea Insuficiena Realizarea unor sinteze i specific care s
financiare a problemelor indicatorilor analize privind finanarea ndeplineasc
cheltuielilor cu prin analiza pentru activitilor cuprinse n caracteristicile SMART.
programele i proiectele b. Asigurarea unei pregtiri
deplasarea, evoluiei monitorizarea
aprobate de conducerea profesionale
detaarea i cheltuielilor. cheltuielilor. entitii corespunztoare
transferul b. Organizarea de personalului cu
personalului n cursuri de pregtire responsabiliti n domeniu.
interes de serviciu profesional n domeniile c. Realizarea unui studiu cu
finane publice, privire la indicatorii utilizai
contabilitate, achiziii pentru monitorizarea
publice i TIC pentru cheltuielilor de entiti
personalul din cadrul publice cu profil socio-
DFC. economic asemntor. NECONFORM
Ridicat c. Procedura de d. Existena unui flux DA
elaborarea a bugetului. informaional care s
d. Diseminarea furnizeze informaiile
informaiilor coninute de necesare calculul
Scrisoarea-cadru. indicatorilor.
e. Fiecare salariat al e. Existena unor
entitii are repartizat o metodologii de calcul al
adres de email indicatorilor.
personalizat care,
conine datele
funcionarului i ale
entitii, pentru a asigura
o comunicare eficient cu
persoane din interiorul i
63
Evaluarea
riscurilor
intern
din afara entitii.
2.1.2. a. Organizarea de cursuri a. Indicatori adecvai pentru
Neidentificare de pregtire profesional fiecare categorie de
a abaterilor n domeniile finane cheltuieli.
pentru fiecare publice, contabilitate, b. Asigurarea unor mijloace
achiziii publice i TIC tehnice care s dein
categorie de
pentru personalul din performane tehnice
cheltuial cadrul DFC. adecvate.
precum i b. Asigurarea unei c. Analize periodice cu
influena Mediu comunicri eficiente cu privire la evoluia NECONFORM DA
acestora n persoane din interiorul i indicatorilor.
totalul din afara entitii, prin d. Asigurarea unei pregtiri
cheltuielilor. repartizarea unei adrese profesionale personalului
de email personalizat, responsabil cu
pentru fiecare salariat al monitorizarea evoluiei
entitii, care conine indicatorilor
datele funcionarului i
ale entitii.
2.1.3. Analiza a. Organizarea de cursuri a. Responsabilizarea
necorespunzt de pregtire profesional personalului prin stabilirea
oare a n domeniile finane unor atribuii n Fia
abaterilor publice, contabilitate, postului.
achiziii publice i TIC b. Asigurarea unei pregtiri
identificate.
pentru personalul din profesionale
cadrul DFC. corespunztoare
Mediu personalului responsabil.
NECONFORM DA
c. Planificarea activitii
prin stabilirea unui calendar
cu privire la colectarea
informaiilor i realizarea
analizelor.
d. Supervizarea activitii.

. . .
.
64
Concluzii:
Pe baza analizei riscurilor au fost selectate pentru auditare urmtoarele obiective:
NR.
OBIECTIVE ACTIVITI/ACIUNI RISCURILE IDENTIFICATE
CRT.
1. Realizarea unor Identificarea i fundamentarea Solicitri eronate cu privire la deplasarea, detaarea i transferul personalului ca
estimri anuale care corespunztoare a nevoii de deplasare, urmare a identificrii eronate a unor nevoi ale entitii.
s asigurare o detaare i transfer a personalului n Situaiile centralizatoare primite de la structurile entitii nu asigur informaii
programare adecvat interes de serviciu. complete i fundamentate.
a cheltuielilor cu Situaiile obinute nu ofer informaii suficiente pentru adoptarea deciziilor.
deplasarea, Neconcordana dintre activitile programate a se realiza prin deplasarea,
detaarea i detaarea i transferul personalului n interes de serviciu i nevoile entitii.
transferul Selectarea corespunztoare a Obinerea de informaii insuficiente privind furnizorii de servicii hoteliere i de
personalului n furnizorilor de servicii hoteliere i de transport, precum i cu privire la oferta lor financiar.
interes de serviciu transport. Informaii eronate existente n baza de date a entitii cu privire la oferta
financiar a furnizorilor de servicii hoteliere i de transport.
Supradimensionarea cheltuielilor ca urmare a neutilizrii unor posibile faciliti
oferite de furnizorii de servicii.
Estimarea corect a cheltuielilor cu Imposibilitatea estimrii corecte a costurilor
deplasarea, detaarea i transferul Neidentificarea soluiilor care permit realizarea n condiii de economicitate a
personalului n interes de serviciu. deplasrilor.
Repartizarea cheltuielilor pe trimestre nu asigur realizarea n bune condiii a
obiectivelor entitii.
2. Asigurarea unei bune Identificarea problemelor prin analiza Insuficiena indicatorilor pentru monitorizarea cheltuielilor.
gestiuni financiare a evoluiei cheltuielilor. Neidentificarea abaterilor pentru fiecare categorie de cheltuial precum i influena
cheltuielilor cu acestora n totalul cheltuielilor.
deplasarea, detaarea Analiza necorespunztoare a abaterilor identificate.
i transferul
personalului n interes
de serviciu

Petrescu Maria
65
Direcia de Audit Public Intern PREGTIREA MISIUNII DE AUDIT
Elaborarea programului misiunii de audit public intern Data: 10.02.2014
de performan
Aprobat de : Miulescu Ion Director Direcia de Audit Public Intern
PROGRAMUL MISIUNII DE AUDIT PUBLIC INTERN AL PERFORMANEI
Durata Locul
Tipul testrii Auditorii interni
Obiective Activiti/Aciuni (ore) desfurrii
Misiunea de audit: 702

I. Pregtirea misiunii: 270
1. ntocmirea si aprobarea tefnescu Ileana
Sediu
Ordinului de serviciu 4 Petrescu Maria
DAPI
Miulescu Ion
2. ntocmirea si validarea tefnescu Ileana
Sediu
Declaraiilor de independen 6 Petrescu Maria
DAPI
Miulescu Ion
3. Elaborarea i transmiterea
Notificrii privind declanarea tefnescu Ileana
Sediu
misiunii de audit public al 4 Petrescu Maria
DAPI
performanei Miulescu Ion
4. Deschiderea misiunii de audit tefnescu Ileana Sediu

public intern al performanei 4 Petrescu Maria structur
Miulescu Ion auditat
5. Constituirea i actualizarea tefnescu Ileana
Sediu
dosarului permanent 12 Petrescu Maria
DAPI
Miulescu Ion
6. Prelucrarea i documentarea tefnescu Ileana
Sediu
informaiilor 120 Petrescu Maria
DAPI
Miulescu Ion
7. Evaluarea riscurilor tefnescu Ileana
Sediu
56 Petrescu Maria
DAPI
Miulescu Ion
8. Evaluarea controlului intern tefnescu Ileana
Sediu
40 Petrescu Maria
DAPI
Miulescu Ion
9. Elaborarea Programului tefnescu Ileana
Sediu
misiunii de audit public intern 24 Petrescu Maria
DAPI
al performanei Miulescu Ion
II. Intervenia la fata locului: 316
Obiectiv 1: 1.1 Nevoia de bunuri i servicii
tefnescu Ileana Sediu
Realizarea unor este identificat i fundamentat
72 Petrescu Maria structur
estimri anuale n raport cu activitile derulate
care s n cadrul entitii
asigurare o 1.2. Estimarea cheltuielilor cu
programare bunurilor i serviciilor
adecvat a urmrete realizarea calitativ a
cheltuielilor cu activitilor i reducerea
deplasarea, costurilor
detaarea i
66
Durata Locul
Tipul testrii Auditorii interni
Obiective Activiti/Aciuni (ore) desfurrii
transferul 1.3. Estimarea corect a

personalului n cheltuielilor cu deplasarea, tefnescu Ileana Sediu
interes de detaarea i transferul 72 Petrescu Maria structur
serviciu personalului n interes de Miulescu Ion auditat
serviciu.
Obiectivul 2: 2.1. Identificarea problemelor
Asigurarea prin analiza evoluiei
unei bune cheltuielilor.
gestiuni
financiare a
cheltuielilor cu
deplasarea, Miulescu Ion auditat
detaarea i
transferul
personalului n
interes de
serviciu
Revizuirea documentelor i tefnescu Ileana
Sediu
constituirea dosarelor de audit 20 Petrescu Maria
DAPI
intern Miulescu Ion
edina de nchidere 8 Petrescu Maria structur
III. Raportarea misiunii de audit public intern 100
Elaborarea Proiectului Vasilescu Daniel
Sediu
raportului misiunii de audit 72 Popescu Ion
DAPI
public intern al performanei Georgescu Vasile
Transmiterea Proiectului
Sediu
raportului misiunii de audit 2 Popescu Ion
DAPI
public intern al performanei
Reuniunea de conciliere Vasilescu Daniel Sediu
8 Popescu Ion structur
Georgescu Vasile auditat
Elaborarea Raportului misiunii Vasilescu Daniel
Sediu
de audit public intern al 16 Popescu Ion
DAPI
performanei Georgescu Vasile
Difuzarea Raportului misiunii
Sediu
de audit public intern al 2 Popescu Ion
DAPI
performanei
IV. Urmrirea recomandrilor: 16
Elaborarea Fiei de urmrire a
Sediu
implementrii recomandrilor 16 Popescu Ion
DAPI

Petrescu Maria
67
Direcia de Audit Public INTERVENIA LA FAA LOCULUI
Intern Data: 17.02.2014
Colectarea i analiza probelor de audit
TEST NR. 1.1.
OBIECTIVUL MISIUNII:
Realizarea unor estimri anuale care s asigurare o programare adecvat a cheltuielilor cu deplasarea, detaarea i
OBIECTIVUL TESTULUI:
Identificarea i fundamentarea corespunztoare a nevoii de deplasare, detaare i transfer a personalului n
interes de serviciu.
MODALITATEA DE EANTIONARE:
Efectuarea testrii a presupus realizarea unui studiu de benchmarking cu scopul identificrii unor
soluii de mbuntire a activitii entitii.
Identificarea entitilor care au un profil funcional i de risc similar cu al entitii presupune
parcurgerea mai multor etape. Procesul de identificare al comparatorului este descris n Foaia de lucru nr.
1.1.1.
DESCRIEREA TESTULUI:
Pentru realizarea acestui studiu comparativ a fost necesar identificarea unor factori critici de succes,
care s reprezinte fundamentul analizei (Foia de lucru nr. 1.1.2), cuantificarea acestora (Foaia de lucru nr.
1.1.3) i evaluarea performanelor celor dou entiti n funcie de aceti factori (Foia de lucru nr. 1.1.4);
Pentru a identifica activitile desfurate n cadrul entitii nr. 2 a fost realizat o analiz a
informaiilor puse la dispoziie de aceast entitate, rezultatele acesteia fiind sintetizate n Foaia de lucru nr. 1.
1.5.
CONSTATARE:
La nivelul entitii a fost implementat sistemul de management prin obiective. n acest context la
nivelul Direciei Financiar Contabilitate, n corelaie direct cu procesul bugetar, au fost stabilite 3
obiective specifice, dintre care obiectivele:
- Perfecionarea sistemului de colectare de informaii anuale de la structurile entitii pentru
susinerea activitii de planificare bugetar;
- Realizarea unor sinteze i analize semestriale privind finanarea activitilor cu prinse n
programele i proiectele aprobate de conducerea entitii,
sunt aferente activitii de identificare i fundamentare a nevoii de deplasare, detaare i transfer a
personalului n interes de serviciu.
n urma evalurii efectuate echipa de auditori a constatat c aceste obiective ndeplinesc toate
condiiile pentru a fi considerate obiective SMART.
Aferent acestor obiective managementul a stabilit un numr de 5 indicatori de performan, astfel:

- numrul de proceduri operaionale elaborate i aprobate utilizate n procesul planificrii bugetare
= 5 proceduri;
- ponderea n care procedurile operaionale sunt aplicate n mod corect = 95%;
- gradul n care realizrile anuale s-au ncadrat n prevederile care au stat la baza elaborrii
Proiectului de buget = 80%;
- numrul de structuri de la care sunt solicitate anual informaii cu privire la finanarea activitii =
20 de structuri;
- ponderea structurilor din cadrul entitii la nivelul crora trimestrial sunt efectuate analize i care
68
furnizeaz informaii cu privire la finanarea activitilor = 50%.
Auditorii apreciaz aceti indicatori ca fiind adecvai pentru msurarea performanelor
activitii. Totui, unele din intele aferente acestor indicatori dei sunt bine definite sunt stabilite la
un nivel care poate fi atins cu uurin i care nu stimuleaz mbuntirea activitii.
Analiznd comparativ practica din cele dou entiti, entitatea ,,XX i entitatea nr. 2, se poate
constata c exist anumite asemnri, dar exist n acelai timp anumite particulariti ntlnite n cazul
entitii nr. 2.
Principalele asemnri existente ntre cele dou entiti cu privire la implementarea unor
instrumente de control pentru gestionarea riscurilor aferente activitii de identificate i fundamentare a
nevoii de deplasare, detaare i transfer a personalului n interes de serviciu sunt:
- existena unor obiective specifice care se doresc a fi SMART;
- ataare unor indicatori acestor obiective;
- stabilirea unor inte de atins pentru aceti indicatori;
- implementare sistemului de control managerial;
- existena unor proceduri operaionale;
- actualizarea periodic a fielor posturilor;
- asigurarea unei pregtiri profesionale corespunztoare;
- supervizarea activitilor.
Dintre activitile/instrumentele de control intern implementate care particularizeaz entitatea nr. 2
comparativ cu entitatea ,,XX amintim:
- utilizarea unui check-list pentru verificarea informaiilor transmise de structurile din cadrul
entitii;
- procedura de elaborare a Proiectului de buget conine diagrama de proces, modele pentru toate
documentele utilizate i termene bine stabilite pentru realizarea activitilor;
- constituirea unei baze de date la nivelul entitii care poate fi accesat de toate structurile;
- utilizarea unei aplicaii informatice pentru centralizarea i ierarhizarea informaiilor cu privire la
nevoi;
- organizarea unor sesiuni de lucru cu reprezentani ai fiecrei structuri din cadrul entitii n scopul
prezentrii principalelor direcii care trebuie urmrite n momentul identificrii i fundamentrii
nevoii de deplasare, detaare i transfer a personalului n interes de serviciu. Totodat, Calendarul
deplasrilor este definitivat n urma unei astfel de edine la care particip reprezentani din toate
structurile;
- organizarea unor edine la nivelul fiecrei structuri n scopul diseminrii informaiilor;
- asigurarea unei pregtiri profesionale corespunztoare personalului n ceea ce privete
,,Comunicarea i munca n echip;
- informarea personalului din cadrul fiecrei structuri cu privire la obiectivele strategice ale entitii
i obiectivele generale i specifice ale structurii;
- utilizarea unor indicatori de performan care au ataate inte dup cum urmeaz:
1. ponderea n care activitile desfurate anul anterior au contribuit la realizarea
obiectivelor = 95%;
2. numrul de structuri care furnizeaz informaii complete i fundamentate = 21
structuri (toate structurile entitii);
3. nr. de structuri la nivelul crora trimestrial se realizeaz activiti de analiz cu privire
la nevoia de deplasare, detaare, transfer n interes de serviciu = 21 structuri (toate
structurile entitii);
4. ponderea n care Situaiile centralizatoare iniiale asigur realizarea atribuiilor
entitii = 90%;
- participarea personalului din cadrul entitii la reuniuni de lucru organizate n parteneriat cu
entiti care au un profil funcional asemntor, n scopul cunoaterii i aplicrii bunei practici n
domeniu. n acest fel se urmrete asigurarea unei pregtiri profesionale adecvate a personalului,
avnd n vedere i dorinele exprimate de acesta;
- mbuntirea performanelor activitii structurilor prin organizarea unor activiti de team-
building.
CONCLUZII
69
Identificarea i fundamentarea nevoii de deplasare, detaare i transfer a personalului n interes de
serviciu asigur realizarea activitilor entitii n condiii de economicitate i eficacitate mai reduse
comparativ cu entitatea ,,XX.

Petrescu Maria
70
Foaie de lucru nr. 1.1.1.
1. Elemente analizate: Identificarea comparatorilor

Strategia de cutare a comparatorilor const n parcurgerea unor etape al cror obiectiv final este de
a permite identificarea acelor entiti care au un profil funcional i de risc similar cu al entitii publice
,,XX.
n acest scop sunt avui n vedere mai muli factori, respectiv fezabilitatea, comparabilitatea,
suficiena i costul informaiei.
Etapa 1. Identificarea entitilor care au atribuii asemntoare cu cele ale entitii ,,XX, din
sectorul public sau privat, care i desfoar activitatea n rile membre UE/Romnia.
a) Forma de proprietate. Avnd n vedere particularitile procesului, de utilizare a fondurilor
pentru finanare activitilor care implic deplasarea, detaarea, transferul personalului n interes de serviciu,
care se desfoar n cadrul entitii ,,XX, echipa de auditori interni a considerat necesar selectarea
comparatorilor din cadrul entitilor publice.
b) Criteriul geografic. Echipa de auditori a avut de ales comparatorii dintre entitile care i
desfoar activitatea n rile membre UE sau cele care i desfoar activitatea n Romnia.
Avnd n avantajul oferit de furnizarea unor informaii de ctre site-urile unor entiti publice cu rol
de sintez i reglementare naional, echipa de auditori a hotrt ca analiza efectuat pentru identificarea
comparatorilor, s aib n vedere identificarea unor entiti care i desfoar activitatea pe teritoriul
Romniei. Totodat, a fost avut n vedere i accesul rapid la informaii.
Din analiza informaiilor publicate pe sit-urile Guvernului Romniei (www.guv.ro) i Ministerului
Finanelor Publice (www.mfinante.ro) au fost identificate un numr de 47 entiti publice centrale/
ordonatori principali de credite.
c) Atribuii asemntoare cu cele ale entitii ,,XX. Din analiza informaiilor oferite de site-urile
www. guv. ro, www.mfinante.ro i site-urile celor 47 de entiti identificate la lit. b) au fost identificate un
numr de 14 entiti publice care elaboreaz i implementeaz strategia guvernului n diverse domenii de
activitate, respectiv administraie public, finane publice, afaceri externe, transporturi i infrastructur,
mediu, dezvoltare regional i turism, aprare naional, cultur, justiie, comunicaii, munc i protecie
social, educaie tineret i sport, sntate i agricultur.
Echipa de auditori a realizat o analiz aprofundat a activitii desfurate de cele 14 entiti, cu
scopul de a le identifica pe acelea care desfoar activiti, care implic deplasarea detaarea i transferul
personalului n interes de serviciu, asemntoare cu cele ale entitii ,,XX. Astfel, a fost realizat o selecie
a entitilor care asigur reprezentarea statului romn i Guvernului Romniei pe plan intern i
extern.
Toate cele 14 entiti identificate anterior avnd atribuii n domenii strategice, sunt mputernicite
prin acte normative s asigure reprezentarea statului romn i Guvernului Romniei pe plan intern i
internaional.
Etapa 2. Pentru asigurarea comparabilitii datelor, iar rezultatele obinute s poat fi validate, sunt
analizai mai muli factori care influeneaz att activitatea entitii ,,XX , ct i a potenialilor
comparatorilor care vor fi selectai pentru studiu, astfel:
a) Selectarea entitilor care au n subordine, coordonare sau sub autoritatea lor alte entiti. Pe
71
baza informaiilor colectate cu ocazia etapei Pregtirea misiunii de audit intern a fost realizat o analiz a
celor 14 entiti identificate la etapa 1 i au fost selectate un numr de 12 entiti care au structuri n
subordine, coordonare sau sub autoritatea lor dup cum urmeaz:
Numr de entiti aflate n

Nr.
Entitatea sub
crt. subordinea coordonarea
autoritatea
1. Entitatea nr. 1 cu atribuii n domeniul administraie
31 1 -
public i interne
2. Entitatea nr. 2 cu atribuii n domeniul finanelor publice 4 - 2
3. Entitatea nr. 3 cu atribuii n domeniul transporturilor i
25 1 23
infrastructurii
4. Entitatea nr. 4 cu atribuii n domeniul mediului 6 3 2
5. Entitatea nr. 5 cu atribuii n domeniul dezvoltrii
1 1 2
regionale i turismului
6. Entitatea nr. 6 cu atribuii n domeniul culturii 55 - 7
7. Entitatea nr. 7 cu atribuii n domeniul justiiei 48 - -
8. Entitatea nr. 8 cu atribuii n domeniul comunicaiilor 3 3 3
9. Entitatea nr. 9 cu atribuii n domeniul muncii i
10 2 2
proteciei sociale
10. Entitatea nr. 10 cu atribuii n domeniul educaie tineret
65 - -
i sport
11. Entitatea nr. 11 cu atribuii n domeniul sntii 64 3 3
12. Entitatea nr. 12 cu atribuii n domeniul agriculturii 22 - 4
b) Selectarea entitilor care deruleaz bugete asemntoare ca mrime cu cel al entitii ,,XX.
Au fost analizate bugetele derulate de cele 12 entiti identificate la lit. a), pe baza informaiilor colectate n
etapa Pregtirea misiunii de audit intern i au fost identificate un numr de 4 entiti care n perioada 2011-
2013 au derulat bugete cuprinse ntre 800.000-1.700.000 mii lei, respectiv Entitatea nr. 2, Entitatea nr. 4,
Entitatea nr. 6 i Entitatea nr. 7.
c) Selectarea entitilor care n perioada 2011-2013 au avut n aparatul central un efectiv de
personal aproximativ egal cu cel al entitii ,,XX.
Analiznd informaiile colectate n etapa Pregtirea misiunii de audit intern, referitoare la numrul
de persoane care i-au desfurat activitatea n cele 4 entiti selectate la lit. b), au fost identificate 3 entiti
care n perioada 2011-2013 au avut un efectiv de personal aparat central aproximativ egal cu cel al entitii
,,XX, respectiv Entitatea nr. 2, Entitatea nr. 4 i Entitatea nr. 7.
d) Selectarea entitilor care dein structuri proprii de formare profesional.
Pe baza studiului efectuat utiliznd informaiile colectate n etapa Pregtirea misiunii de audit
intern, dintre cele trei entiti identificate la lit. c) au fost selectate dou entiti, Entitatea nr. 2 i Entitatea
nr. 7 care au structuri proprii de formare profesional.
e) Performana n domeniul bugetar. Echipa de auditori a considerat oportun selectarea pentru
comparaie, dintre cele 2 entiti identificate anterior, numai a entitilor care n perioada 2011-2013 au
nregistrat o variaie a indicilor, calculai ntre plile efectuate i prevederile bugetare iniiale, cuprins ntre
+/-10%, abatere considerat rezonabil i acceptabil.
Pe baza informaiilor furnizate de site-ul www. mfinane.ro, a fost realizat o analiz a variaiilor
menionate anterior, n urm creia s-a constatat c variaia indicilor n cazul celor dou entiti selectate la
lit. d) se ncadreaz n intervalul considerat acceptabil i rezonabil. Astfel, n urma procesului de selecie
din aceast etap a fost stabilit un eantion format din Entitatea nr. 2 i Entitatea nr. 7.
Etapa 3. Identificarea comparatorilor care permit colectarea informaiilor necesare mbuntirii

procesului de utilizare a fondurilor pentru finanarea cheltuielilor.
ntruct, echipa de auditori se afl n relaii de colaborare cu personalul care i desfoar activitatea
n cadrul structurii de audit intern din cadrul entitii nr. 2, s-a stabilit meninerea n scopul efecturii
studiului comparativ numai a Entitii nr. 2.
Etapa 4. Realiznd o previziune a costurilor pe care le va implica realizarea studiului comparativ,
72
utiliznd ca i comparator entitatea nr. 2, echipa de audit intern a ajuns la concluzia c acest studiu se poate
realiza fr a antrena un consum de resurse suplimentare fa de cel preconizat n momentul elaborrii
Planului de audit pentru anul 2014.
Concluzie
n urma procesului de selecie a fost selectat o entitate, Entitatea nr. 2, cu un profil funcional i de risc
similar cu cel al Entitii ,,XX.
Not: Echipa de audit din cadrul Entitii ,,XX va transmite o Scrisoare de intenie ctre structura
de audit intern din cadrul entitii nr. 2 stabilit drept comparator, cu scopul de a o informa cu privire la
intenia de a efectua un studiu de benchmarking i de a obine acceptul cu privire la furnizarea informaiilor
necesare efecturii comparaiilor.
n cazul n care entitatea nr. 2 nu-i va exprima acordul cu privire la furnizarea informaiilor, echipa
de audit se va afla n situaia de a relua procesul de selecie a comparatorilor.
73
1. Elemente analizate:
Stabilirea factoriilor cheie de succes pentru realizarea studiului de benchmarking
n vederea determinrii propriu-zise a disfuncionalitilor privind performana procesului de utilizare
a fondurilor pentru finanarea cheltuielilor echipa de auditori a realizat un studiu comparativ al scorului
riscurilor pentru temele rmase n auditare, astfel:
Scor ponderat Scor ponderat Scor ponderat pentru Scor ponderat

pentru tema: pentru tema: tema: pentru tema:
Identificarea i Selectarea Estimarea corect a Identificarea
fundamentarea corespunztoare a cheltuielilor cu problemelor prin
Nr.
Criteriu corespunztoare a furnizorilor de deplasarea, detaarea analiza evoluiei
crt.
nevoii de deplasare, servicii hoteliere i i transferul cheltuielilor
detaare i transfer de transport personalului n
a personalului n interes de serviciu
interes de serviciu
1. Minimizarea
3,00 4,00 5,00 3,00
costului activitii
2. Adecvarea
mijloacelor n
5,00 4,00 3,00 2,00
raport cu
obiectivele
3. Tipologia
3,00 2,25 2,25 1,50
activitilor
4. Perioada de timp
necesar realizrii 4,00 3,00 4,00 2,00
activitilor
5. Oportunitatea
5,00 5,00 4,00 3,00
activitilor
6. Istoricul
2,50 2,50 2,00 1,00
activitilor
7. Ciclul de via al
2,25 2,25 3,00 1,50
activitii
8. Complexitatea
2,5 1,25 2,50 3,75
activitii
9. Comunicarea
intern i 3,00
5,00 4,00 2,00
gestionarea
activitii
10. Conexiunea cu
alte activiti ale 3,00 5,00 3,00 2,00
entitii
11. Frecvena
1,50 2,50 2,00 2,00
activitii
74
12. Cuantificarea
rezultatelor 2,50 2,50 6,00 3,75
activitii
13. Calitatea
procesului 4,50 6,00 4,50 4,50
managerial
14. Politicile i
6,00 6,00 4,50 4,50
strategia entitii
15. Pregtirea
profesional a 3,00 3,00 4,00 3,00
angajailor
16. Controlul
proceselor cheie
3,75 5,00 3,75 2,50
ale entitii;
calitatea
17. Satisfacia i
motivaia 4,50 2,50 6,00 4,50
personalului
18. Relaia
organizaiei cu
3,75 2,50 2,50 5,00
mediul n care
aceasta opereaz
19. Obiectivele cheie
i performanele 3,00 3,00 3,00 3,00
obinute
n urma studiului efectuat, pe baza informaiilor colectate i prelucrate n etapa Pregtirea misiunii
de audit intern (Matricea evalurii i stabilirii scorurilor riscurilor), pentru realizarea unei analize
comparative dintre performana entitii ,,XX i cea a entitii nr. 2 echipa de auditori interni a stabilit s
fie utilizai urmtorii factori critici de succes:
- Minimizarea costului activitii;
- Adecvarea mijloacelor n raport cu obiectivele;
- Oportunitatea activitilor;
- Comunicarea intern i gestionarea activitii;
- Cuantificarea rezultatelor activitii;
- Calitatea procesului managerial;
- Politicile i strategia entitii;
- Controlul proceselor cheie ale entitii; calitatea;
- Satisfacia i motivaia personalului.
75
Cuantificarea factorilor cheie de succes n vederea nelegerii depline a procesului analizat
Pentru cuantificarea factorilor cheie de succes echipa de auditori a stabilit o scar pentru ponderea (importana relativ) a factorilor critici de succes,
astfel:
Ponderare
Minimizarea Adecvarea Oportunitatea Comunicarea Cuantificarea Calitatea Politicile i Controlul Satisfacia i
costului mijloacelor n activitilor intern i rezultatelor procesului strategia proceselor motivaia
activitii raport cu gestionarea activitii managerial entitii cheie ale personalului
obiectivele activitii entitii;
calitatea
14 %
10 % 12 % 12 % 12 % 9% 12 % 9% 10 %
Pentru notarea factorilor critici de succes se respect descrierile scorurilor prezentate n documentul Stabilirea msurilor de apreciere a riscurilor,
elaborat n etapa Pregtirea misiunii de audit intern, respectiv vor fi utilizate cinci nivele de apreciere de la 1 la 5.
Not: n practic auditorii pot utiliza i ali factori, aceast matrice de evaluare (ponderarea i notarea), care conine criterii obiective i subiective,
fiind aplicabil, practic, n toate domeniile (achiziii, resurse umane, IT etc.). Totui, pentru facilitarea analizelor care se vor desfura n continuare,
apreciem c este necesar s se aib n vedere ca suma ponderilor tuturor factorilor s rmn n continuare 100%.
76
1. Elemente analizate: Stabilirea nivelului factorilor critici de succes i a totalului notelor de importan
Pentru stabilirea nivelurilor factorilor critici de succes i a totalului notelor de importan, echipa de
auditori a hotrt s se elaboreze un tabel n care n prim faz se trec factorii critici de succes i coeficientul
de importan (ponderea) al acestora. Apoi, pentru fiecare dintre cele dou entiti comparate, entitatea
,,XX i comparatorul entitatea nr. 2, se pun notele obinute prin evaluarea factorilor critici de succes, iar
prin multiplicarea coeficientului de importan cu nota se obine nota de importan.
COMPARATORUL:
ENTITATEA ,,XX
Ponderea ENTITATEA 2
factorilor Nota Nota
Nr.
Factori critici de succes cheie de acordat Nota de acordat Nota de
crt. succes factorului cheie de importan factorului cheie de importan
(Kj) succes Np=KjXNj succes Np=KjXNj
Nj [1-5] Nj [1-5]
1. Minimizarea costului activitii 10 4 40 2 20
Adecvarea mijloacelor n raport
2. 12 3 36 2 36
cu obiectivele
3. Oportunitatea activitilor 12 4 48 3 36
Comunicarea intern i
4. 12 4 48 2 48
gestionarea activitii
Cuantificarea rezultatelor
5. 9 3 27 4 27
activitii
6. Calitatea procesului managerial 12 4 48 3 48
7. Politicile i strategia entitii 14 5 70 4 56
Controlul proceselor cheie ale
8. 9 3 27 2 18
entitii; calitatea
Satisfacia i motivaia
9. 10 4 40 2 20
personalului
TOTAL 100 384 309
Din analiza comparativ a totalurilor notelor de importan (Np) rezult c entitatea ,,XX trebuie s
implementeze msuri similare cu cele care au condus la obinerea unei performane superioare de ctre
comparator entitatea 2.
77
1. Elemente analizate: Pentru identificarea bunei practici n domeniu, echipa de auditori interni a realizat un studiu cu privire la msurile de control
intern ntreprinse de managementul entitii 2 comparatorul selectat.
Instrumente/aciuni de control implementate pentru tratarea riscului

Risc: Solicitri eronate Risc: Situaiile Risc: Situaiile Risc: Neconcordana dintre Risc: Calendarul
Nr. Factori critici de cu privire la deplasarea, centralizatoare primite de obinute nu ofer activitile programate a se deplasrilor nu asigur
crt. succes detaarea, i transferul la structurile entitii nu informaii suficiente realiza prin deplasarea, realizarea activitilor n
personalului ca urmare a asigur informaii pentru adoptarea detaarea i transferul funcie de prioritatea acestor
identificrii eronate a complete i fundamentate. deciziilor. personalului n interes de
unor nevoi ale entitii. serviciu i nevoile entitii
1. Minimizarea costului a. Indicatori de a. Indicatori de a. Utilizarea unei a. Indicatori de a. Stabilirea i utilizarea
activitii performan: performan: aplicaii informatice performan: unor criterii de ierarhizare
- nr. de structuri la - gradul n care pentru centralizarea - ponderea activitilor a nevoilor la nivelul
nivelul crora se informaiile primite de informaiilor. realizate n cursul unui an entitii.
realizeaz activiti de la structuri asigur n total activitilor
analiz cu privire la fundamentarea programate.
nevoia de deplasare, cheltuielilor; b. Realizarea unor analize
detaare, transfer n b. Utilizarea unui n scopul formulrii de
interes de serviciu; check-list pentru propuneri pentru bugetarea
- nr. de structuri verificarea informaiilor sau nebugetarea unor
care transmit informri transmise de structurile activiti propuse de
cu privire la nevoia de din cadrul entitii. structurile entitii.
deplasare, detaare, c. Procedur complet
transfer a personalului n care este definit
n interes de serviciu; Diagrama de proces,
b. Constituirea unei sunt prezentate
baze de date cu privire documentele utilizate i
la activitile care au termenele de realizare a
implicat deplasarea, activitilor.
detaarea, transferul
78
personalului n interes
de serviciu n ultimii 2
ani i actualizarea ei
semestrial.
2. Adecvarea mijloacelor a. Realizarea unei a. Utilizarea unei a. Realizarea unor a. Asigurarea unei pregtiri a. Utilizarea unei aplicaii
n raport cu obiectivele analize periodice cu aplicaii informatice edine de lucru n profesionale informatice pentru
privire la competenele pentru centralizarea scopul analizrii i corespunztoare centralizarea i ierarhizare
personalului cu scopul informaiilor. sintetizrii personalului responsabil. nevoilor.
asigurrii unei b. Existena unui informaiilor primite b. Organizarea unor
pregtiri profesionale manual de utilizare de la structuri. workshop-uri cu managerii
corespunztoare i pentru aceast aplicaie. b. Existena unui din cadrul entitii n
actualizrii fielor document format momentul identificrii
posturilor prin electronic/hrtie activitilor care implic
atribuirea sarcinilor stabilit prin deplasarea, detaarea,
persoanelor care au procedura. transferul n interes de
competenele serviciu.
necesare.
b. Realizarea unor
studii cu privire la
activitile
previzionate a se
desfura n fiecare
structur.
3. Oportunitatea a. Existena unei a. Constituirea unei a. Existena unei a. Responsabilizarea a. Responsabilizarea
activitilor proceduri de sistem la baze de date la nivelul proceduri care personalului prin personalului prin
nivelul entitii n care entitii, accesat de conine un document actualizarea periodic a actualizarea periodic a
sunt prevzute toate structurile, pe baza tip ce prezint tipul fielor posturilor, astfel fielor posturilor.
activitile care trebuie creia s se poat de informaii care nct s fie acoperite toate
realizate, momentul fundamenta cheltuielilor trebuie furnizate. atribuiile stabilite n
cnd trebuie realizate cu deplasarea, detaarea sarcina unei structuri a
i n ce se i transferul entitii.
concretizeaz personalului, n interes
rezultatul acestor de serviciu.
activiti.
b. Planificarea
activitilor la nivelul
fiecrei structuri ca
urmare a
implementrii
sistemului de control
managerial.
79
4. Comunicarea intern i a. Asigurarea unei a. Organizarea unor a. Asigurarea unei a. Asigurarea unei pregtiri a. Asigurarea unei
gestionarea activitii pregtiri profesionale sesiuni de lucru cu pregtiri profesionale profesionale pregtiri profesionale
corespunztoare reprezentani ai fiecrei corespunztoare corespunztoare corespunztoare
personalului n ceea ce structuri din cadrul personalului n ceea personalului n ceea ce personalului n ceea ce
privete entitii n scopul ce privete privete ,,Comunicarea i privete ,,Comunicarea i
,,Comunicarea i prezentrii principalelor ,,Comunica-rea i munca n echip. munca n echip.
munca n echip. direcii care trebuie munca n echip. b. Asigurarea unei b. Asigurarea unei
b. Informarea urmrite n momentul b. Stabilirea prin asistene corespunztoare asistene corespunztoare,
personalului din cadrul identificrii i fiele posturilor de ctre personalul din de ctre personalul din
fiecrei structuri cu fundamentrii nevoii de personalului din cadrul DBCI structurilor n cadrul DBCI, structurilor
privire la obiectivele deplasare, detaare i cadrul DBCI a unor momentul centralizrii n momentul centrali-zrii
strategice al entitii i transfer a personalului sarcini n cea ce informaiilor. informaiilor.
obiectivele genera-le n interes de serviciu. privete comunicarea c. Indicatori de
i specifice ale b. Organizarea unor cu responsabilii performan:
structurii. edine la nivelul structurilor din cadrul - numrul de structuri
c. Procedura de sistem fiecrei structuri n entitii. asistate pentru definitivarea
complet conine scopul diseminrii c. Asigurarea unei Situaiilor centralizatoare.
diagrama de proces. informaiilor. asistene d. Supervizarea activitii
d. Realizarea unei c. Supervizarea corespunztoare de de eful fiecrei structuri.
analize la nivelul fie- activitii de elaborare ctre personalul din
crei structuri n i transmitere a cadrul DBCI
scopul analizrii dac Situaiilor structurilor n
activitile preconizate centralizatoare momentul
a se desf-ura acoper centralizrii
toate atribuiile informaiilor.
structurii.
e. Organizarea
activitii de
secretariat la nivelul
fiecrei structuri.
5. Cuantificarea a. Indicatori de a. Indicatori de a. Indicatori de a. Indicatori de a. Realizarea unor analize
rezultatelor activitii performan: performan: performan: performan: cu privire la modul n care
- numrul de structuri - numrul de proceduri - numrul de structuri - gradul n care realizrile propunerile iniiale din
la nivelul crora se elaborate i utilizate n de la care sunt anuale s-au ncadrat n Calendarul deplasrilor
efectueaz analize procesul bugetar; solicitate informaii prevederile care au stat la asigur realizarea
periodice; - % n care procedurile suplimentare cu baza elaborrii Proiectului activitilor.
- % n care activitile sunt utilizate n mod privire la finanarea de buget. b. Definitivarea
desfurate anul corect. activitilor. Calendarului deplasrilor
anterior au contribuit n urma unei edine de
la realizarea analiz la care particip
obiectivelor. toate structurile interesate
80
din cadrul entitii.
6. Calitatea procesului a. Obiective specifice: a. Obiective specifice: a. Obiective a. Obiective specifice: a. Elaborarea i aplicare
managerial - existena unor - existena unor specifice: - existena unor proceduri unei metodologii pentru
proceduri adecvate de proceduri adecvate de - existena unor adecvate de colectare a implementarea
colectare a colectare a informaiilor proceduri adecvate informaiilor pentru Standardului de control
informaiilor pentru pentru elaborarea de colectare a elaborarea proiectului de intern ,,Managementul
elaborarea Proiectului proiectului de buget. informaiilor pentru buget. riscului.
de buget. b. Indicatori de elaborarea proiectului b. Elaborarea i aplicare b. Separarea sarcinilor n
b. Indicatori de performan: de buget. unei metodologii pentru cadrul procesului bugetar.
performan: - nr. de structuri care b. Indicatori de implementarea c. Supervizarea
- nr. de proceduri furnizeaz informaii cu performan: Standardului de control activitilor.
elaborate la nivelul respectarea - nr. de structuri de la intern ,,Managementul
entitii; procedurilor; care s-au solicitat riscului.
- nr. de structuri care - nr. de structuri care nu informaii c. Separarea sarcinilor n
utilizeaz procedurile furnizeaz informa-ii suplimentare. cadrul procesului bugetar.
elaborate; complete i c. Elaborarea i d. Supervizarea
- nr. de proceduri fundamentate. aplicare unei activitilor.
actualizate anual. c. Elaborarea i aplicare metodologii pentru
c. Elaborarea i unei metodologii pentru implementarea
aplicare unei implementarea Standardului de
metodologii pentru Standardului de control control intern
implementarea intern ,,Managementul ,,Managementul
Standardului de riscului. riscului.
control intern d. Separarea sarcinilor d. Separarea
,,Managementul n cadrul procesului sarcinilor n cadrul
riscului. bugetar. procesului bugetar.
e. Supervizarea e. Supervizarea
activitilor. activitilor.
7. Politicile i strategia a. Indicatori de a. Indicatori de a. Indicatori de a. Obiective specifice: a. Obiective specifice:
entitii performan: performan: performan: - existena unor proceduri - realizarea unor analize i
- % n care activitile - % n care Situaiile - nr. de rectificri ale adecvate de colectare a sinteze anuale cu privire la
desfurate anul centralizatoare iniiale Situaiilor informaiilor pentru alocarea surselor
anterior au contribuit asigur realizarea centralizatoare elaborarea Proiectului de financiare pentru
la realizarea atribuiilor entitii. iniiale. buget. finanarea activitilor
obiectivelor. b. Separarea sarcinilor b. Indicatori de entitii.
n cadrul procesului performan:
bugetar. - gradul n care realizrile
c. Supervizarea anuale s-au ncadrat n
activitilor. prevederile care au stat la
baza elaborrii Proiectului
de buget.
81
8. Controlul proceselor a. Contientizarea a. Stabilirea, prin a. Stabilirea, prin a. Stabilirea prin a. Stabilirea prin
cheie ale entitii; personalului cu privire Procedura de elaborare Procedura de Procedura de elaborare a Procedura de elaborare a
calitatea la rolul pe care l are a Proiectului de buget, elaborare a Proiectului de buget Proiectului de buget
identificarea unor termenului de 31 martie Proiectului de buget, termenului de maxim 25 termenului de maxim 31
nevoi corecte n pentru transmiterea termenului de 15 aprilie pentru organizarea martie pentru elaborarea i
alocarea Situaiilor aprilie pentru analiza unor workshop-uri/realiza- comunicarea de ctre
corespunztoare a centralizatoare. Situaiilor rea unor analize fiecare structur a
sumelor cu ocazia centralizatoare comparative ntre nevoia Calendarului deplasrilor.
elaborrii Proiectului transmise de identificat de structuri i
de buget. structurile entitii i nevoia entitii.
b. Asigurarea unei solicitarea de
pregtiri profesionale informaii
corespunztoare suplimentare dac
pentru personalul cu este cazul.
atribuii. b. Stabilirea, prin
c. Realizarea unui Procedura de
sistem de intranet la elaborare a
nivel entitii pentru a Proiectului de buget,
se asigura o termenului de 5 zile
comunicare operativ de la primirea
a personalului entitii adreselor de la DBCI,
care i desfoar prin care sunt
activitatea n diferite solicitate informaii
structuri. suplimentare, pentru
furniza-rea
informaiilor.
9. Satisfacia personalului a. Analiza periodic a a. Asigurarea unei a. Participarea a. mbuntirea a. Motivarea moral a
atribuiilor fiecrei pregtiri profesionale personalului din performanelor activitii personalului.
structuri i adecvate personalului, cadrul entitii la structurilor prin
actualizarea ROF-ului. avnd n vedere i reuniuni de lucru organizarea unor activiti
b. Actualizarea dorinele exprimate de organizate n de team-building.
periodic a fielor acesta. parteneriat cu entiti
posturilor prin care au un profil
atribuirea unor sarcini funcional
personalului n asemntor, n scopul
conformitate cu cunoaterii i
competenele deinute. aplicrii bunei
practici n domeniu.
82
FIA DE IDENTIFICARE I ANALIZ A PROBLEMEI NR. 1.1.1.
Problema Identificarea i fundamentarea necorespunztoare a nevoii de deplasare, detaare i

transfer a personalului n interes de serviciu
Constatarea Echipa de auditori a constatat c obiective specifice definite la nivelul direciei
ndeplinesc condiiile pentru a fi considerate obiective SMART.
Auditorii apreciaz indicatorii stabilii pentru msurarea performanelor activitii
fiind adecvai. Totui, unele din intele aferente acestor indicatori dei sunt bine definite
sunt stabilite la un nivel care poate fi atins cu uurin i care nu stimuleaz mbuntirea
activitii.
Pe baza analizei efectuate echipa de audit a constata c identificarea i
fundamentarea nevoii de deplasare, detaare i transfer a personalului n interes de serviciu
asigur realizarea activitilor entitii n condiii de economicitate i eficacitate mai reduse
comparativ cu entitatea ,,XX.
Cauza Lipsa unei pregtiri profesionale corespunztoare att a personalului de execuie, ct
i a personalului de conducere n domeniul controlului managerial.
Inexistena unei preocupri din partea managementului n ceea ce privete
cunoaterea i aplicarea n cadrul entitii a bunei practici din domeniu.
Sistemul informaional din cadrul entitii nu asigur o comunicare intern i extern
eficient i o difuzare rapid, fluent i precis a informaiilor, astfel nct acestea s
ajung complete i la timp la utilizatori.
Lipsa unui sistem de motivare a personalului din cadrul entitii.
Consecina Activitatea de identificare i fundamentare a nevoii de deplasare, detaare i transfer a
personalului n interes de serviciu nu asigur realizarea activitilor entitii n condiii de
economicitate i eficacitate.
Recomandarea Stabilirea unor ine care s stimuleze mbuntirea performanei entitii. Echipa de
auditori apreciaz urmtoarele inte ca fiind mai adecvate:
- gradul n care realizrile anuale s-au ncadrat n prevederile care au stat la baza
elaborrii Proiectului de buget = 90%;
- ponderea structurilor din cadrul entitii la nivelul crora sunt efectuate analize i care
furnizeaz informaii cu privire la finanarea activitilor = 80%:
Definirea unor noi indicatori de performan avnd n vedere buna practic n
domeniu. n acest context echipa de auditori a propus utilizarea urmtorilor indicatori:
1. numrul de structuri din cadrul entitii care au depit prevederile care au stat la
baza elaborrii Proiectului de buget = 0 structuri; numrul de ore alocat anual de
fiecare structur/entitate pentru realizarea unor sinteze i analize cu privire la finanarea
cheltuielilor = 80 ore;
2. ponderea n care activitile desfurate anul anterior au contribuit la realizarea
obiectivelor = 95%;
3. numrul de structuri care furnizeaz informaii complete i fundamentate = 20
structuri (toate structurile entitii);
4. numrul de structuri la nivelul crora se realizeaz activiti de analiz cu privire
83
la nevoia de deplasare, detaare, transfer n interes de serviciu = 20 structuri (toate
5. % n care Situaiile centralizatoare iniiale asigur realizarea atribuiilor entitii =
90%;
Actualizarea procedurilor operaionale n sensul stabilirii unor termene pentru
realizarea unor activiti care s aib ca rezultat identificarea i fundamentarea
corespunztoare a nevoii de deplasare, detaare i transfer a personalului n interes de
serviciu. n acest sens, echipa de auditori consider necesar realizarea unor workshop-uri la
care s participe persoanele responsabile din cele dou entiti, n scopul cunoaterii i
aplicrii bunei practici n cadrul entitii ,,XX;
Asigurarea unei pregtiri profesionale corespunztoare personalului cu atribuii n
domeniu. Avnd n vedere informaiile colectate pe perioada efecturii studiului de
benchmarking echipa de auditori consider oportun realizarea unor activiti asemntoare
cu cele desfurate de entitatea nr. 2 Dintre activitile identificate apreciem c urmtoarele
activiti sunt recomandate a se desfura i n cadrul entitii ,,XX:
- organizarea unor workshop-uri cu reprezentani ai fiecrei structuri din cadrul
entitii n scopul prezentrii principalelor direcii care trebuie urmrite n
momentul identificrii i fundamentrii nevoii de deplasare, detaare i transfer a
personalului n interes de serviciu;
- organizarea unor edine la nivelul fiecrei structuri n scopul diseminrii
informaiilor;
- asigurarea unei pregtiri profesionale corespunztoare personalului n ceea ce
privete Comunicarea i munca n echip.
Realizarea unui sistem informaional la nivelul entitii care s conduc la
mbuntirea activitii. Avnd n vedere instrumentele de control intern implementate la
nivelul entitii nr. 2, echipa de auditori apreciaz c urmtoarele instrumente conduc la
mbuntirea activitii de identificare i fundamentare a nevoii de deplasare, detaare i
transfer a personalului n interes de serviciu:
- utilizarea unei aplicaii informatice pentru centralizarea i ierarhizarea nevoilor;
- stabilirea prin fiele posturilor personalului din cadrul DFC a unor sarcini n cea
ce privete comunicarea cu responsabilii structurilor din cadrul entitii;
- asigurarea unei asistene corespunztoare, de ctre personalul din cadrul DFC,
structurilor din cadrul n entitii momentul centralizrii informaiilor;
Implementarea unui sistem de motivare a personalului din cadrul entitii. Pentru
realizarea unui sistem motivaional adecvat, echipa de auditori recomand realizarea
urmtoarelor activiti:
- analiza periodic a atribuiilor fiecrei structuri i actualizarea ROF-ului;
- actualizarea periodic a fielor posturilor prin atribuirea unor sarcini personalului
n conformitate cu competenele deinute;
- asigurarea unei pregtiri profesionale adecvate personalului, avnd n vedere i
dorinele exprimate de acesta;
- participarea personalului din cadrul entitii la reuniuni de lucru organizate n
parteneriat cu entiti care au un profil funcional asemntor, n scopul
cunoaterii i aplicrii bunei practici n domeniu;
- mbuntirea performanelor activitii structurilor prin organizarea unor
activiti de team-building;
- motivarea moral a personalului.
ntocmit Auditorii interni, Pentru luare Reprezentantul
Data: la cunotin entitii/structurii auditate
Supervizat Supervizor:
Data:
Avizat
Data:
84
Domeniul/activitatea auditat: Finanarea cheltuielilor cu delegarea, detaarea, transferul personalului n interes de
serviciu
TESTUL NR. 1.2.
Realizarea unor estimri anuale care s asigurare o programare adecvat a cheltuielilor cu deplasarea,
detaarea i transferul personalului n interes de serviciu
Selectarea corespunztoare a furnizorilor de servicii hoteliere i de transport.
1.2.1.
Efectuarea testrii a presupus realizarea a dou activiti distincte:
analiza modului n care este organizat activitatea de identificare i selectare a furnizorilor de
servicii hoteliere i de transport pentru elaborarea Proiectului de buget. n acest sens a fost realizat o analiz
comparativ a avantajelor furnizate att de mijloacele de transport utilizate ca referin pentru elaborarea
Proiectului de buget pentru anul 2013, ct i a celor oferite de utilizarea altor mijloace de transport (Foaie de
lucru nr. 1.2.2.).
realizarea unui studiu de benchmarking cu scopul identificrii unor soluii de mbuntire a
activitii entitii:
a) pentru realizarea acestui studiu comparativ a fost necesar identificarea unor factori critici de
succes, care s reprezinte fundamentul analizei (Foia de lucru nr. 11.2.), cuantificarea acestora (Foaia de
lucru nr. 1.1.3.) i evaluarea performanelor celor dou entiti n funcie de aceti factori (Foia de lucru nr.
1.1.4.);
b) pentru a identifica activitile desfurate n cadrul entitii a fost realizat o analiz a
informaiilor puse la dispoziie de aceast entitate, rezultatele acesteia fiind sintetizate n Foaia de lucru nr.
1.2.1.
CONSTATRI:
n concordan cu activitatea de selectarea furnizorilor de servicii hoteliere i de transport,
necesar pentru elaborarea Proiectului de buget, este definit obiectivule specific Elaborarea Proiectului de
buget, pe baza fundamentrilor primite cu ncadrarea n limita creditelor bugetare aprobate de Guvern, n
termenele legale. n urma evalurii efectuate echipa de auditori a constatat c obiectivul ndeplinete toate
condiiile pentru a fi considerat obiectiv SMART.
Indicatorii stabilii de management pentru monitorizarea realizrii obiectivului analizat cu ocazia

acestei testri sunt:
- gradul n care informaiile din sinteze asigur fundamentarea Proiectului de buget = 90%;
- ponderea structurilor care raporteaz satisfacia general cu privire la Proiectul de buget =
60%.
Auditorii apreciaz aceti indicatorii ca fiind adecvai pentru msurarea performanelor
activitii, dar trebuie stabilii i indicatori de performan care permit analizarea obiectivului din punct de
85
vedere al timpului i costurilor pe care le implic. Unele din intele aferente acestor indicatori dei sunt bine
definite sunt stabilite la un nivel care poate fi atins cu uurin i care nu stimuleaz mbuntirea
activitii.
La nivelul entitii a fost instituit ca practic previzionarea cheltuielilor cu servicii de transport i

hoteliere prin ajustarea cheltuielilor efective din anul anterior.
Echipa de auditori a constat acest lucru n urma studiului realizat cu privire la avantajele pe care
le ofer utilizarea mai multor mijloace de transport ntr-o combinaie adecvat. Analiza a fost efectuat prin
utilizarea unui eantion constituit din activitile Direciei de Perfecionare Profesional care au implicat
deplasarea personalului n interes de serviciu. n urma analizei a rezultat c n afar de avantajele cu privire
la confortul oferit de utilizarea unor mijloace de transport moderne, entitatea dac ar fi selectat n mod
corespunztor furnizorii de servicii de transport ar fi putut realiza o economie de 1.557,14 lei (10.284,21 lei -
8 727,07 lei) aa cum reiese din Foaia de lucru nr. 1.2.2.
entitii nr. 2.
Dintre instrumentele de control utilizate att n cadrul entitii ,,XX ct i n cadrul entitii nr. 2
echipa de auditori interni a reinut:
- asigurarea unei pregtiri profesionale corespunztoare n domeniul Comunicrii i muncii n
echip;
- dezvoltarea i implementarea unei platforme informatice, prin care fiecrui salariat i este atribuit
o adres de email, care s i permit comunicarea cu mediul intern i extern;
- realizarea unor analize periodice cu privire la ofertele furnizorilor de servicii de transport i
hoteliere;
- supervizarea activitilor.
n urma studiului efectuat echipa de auditori interni a identificat o serie de activiti/instrumente de
control intern care sunt puse n aplicare n cadrul entitii nr. 2 i care au ca efect obinerea unei performane
mai bune n domeniul bugetar de ctre aceast entitate comparativ cu entitatea ,,XX. Dintre aceste
instrumente importante de menionat sunt urmtoarele:
- elaborarea unui model de Scrisoare de solicitare de informaii i transmiterea acesteia n format
electronic ctre furnizorii de servicii de hoteliere i de transport;
- stabilirea i utilizarea unor criterii de analiz a ofertelor de servicii hoteliere i de transport;
- utilizarea unei aplicaii informatice, care s prelucreze informaiile cu privire la nevoile
structurilor, perioada de deplasare, detaare, transfer i ofertele furnizorilor de servicii;
- constituirea unei baze de date cu furnizorii de servicii hoteliere i de transport;
- actualizarea bazei de date cu privire la oferta financiar a furnizorilor de servicii hoteliere i de
transport;
- stabilirea prin procedura de elaborare a Proiectului de buget a termenului de 20 aprilie, pentru
identificarea ofertelor cele mai avantajoase a furnizorilor de servicii hoteliere i de transport;
- evaluarea satisfaciei personalului care a participat la activiti care au implicat deplasarea,
detaarea, transferul personalului n interes de serviciu;
- realizarea unor analize a informaiilor colectate de la personalul entitii i identificarea unor
soluii pentru realizarea activitilor n condiii de eficien;
- stabilirea prin ROI a unor reguli de comunicare cu mediul extern al entitii, inclusiv cu furnizorii
de servicii de servicii hoteliere sau de transport;
- existena n ROI a unor principii necesare ndeplinirii cu profesionalism, loialitate, corectitudine
i n mod contiincios ndatoririle de serviciu de ctre personalul entitii;
- numrul de structuri informate cu privire la soluiile identificate = 21 structuri (toate
86
- gradul n care soluiile identificare satisfac necesitile structurilor = 90%;
- gradul n care serviciile hoteliere i turistice contractate n anul anterior au asigurat
realizarea obiectivelor = 90%;
- responsabilizarea personalului prin stabilirea prin fiele posturilor unor sarcini n ceea ce privete
actualizarea bazei de date cu privire la oferta financiar a furnizorilor de servicii hoteliere i de
transport;
- identificarea aspiraiilor personalului n domeniul carierei profesionale i asigurarea acestuia o
pregtire corespunztoare;
- actualizarea periodic a fielor posturilor prin atribuirea unor sarcini personalului n conformitate
cu competenele deinute i ateptrile acestuia din punct de vedere al carierei profesionale.
CONCLUZII
Activitile/instrumentele de control implementate nu asigur realizarea activitilor entitii la un
nivel de economicitate i eficacitate aliniat la nuna practic n domeniu.

Petrescu Maria
87
Pentru identificarea bunei practici n domeniu, echipa de auditori interni a realizat un studiu cu privire la msurile de control intern ntreprinse de
managementul entitii 2 comparatorul selectat, astfel:

Nr. Factori critici de Risc: Obinerea de informaii insuficiente Risc: Informaii eronate existente n baza Risc: Supradimensionarea cheltuielilor ca urmare a
crt. privind furnizorii de servicii hoteliere i de de date a entitii cu privire la oferta neutilizrii unor posibile faciliti oferite de furnizorii
succes
transport, precum i cu privire la oferta lor financiar a furnizorilor de servicii de servicii
financiar hoteliere i de transport
1. Minimizarea costului a. Constituirea unei baze de date cu a. Elaborarea unui model de Scrisoare a. Utilizarea unei aplicaii informatice, care s
activitii furnizorii de servicii hoteliere i de de solicitare de informaii i prelucreze informaiile cu privire la nevoile
transport. transmiterea acesteia n format structurilor, perioada de deplasare, detaare,
b. Stabilirea i utilizarea unor criterii de electronic ctre furnizorii de servicii de transfer i ofertele furnizorilor de servicii.
analiz a ofertelor de servicii hoteliere i hoteliere i de transport.
de transport.
2. Adecvarea mijloacelor a. Asigurarea personalului responsabil a Asigurarea personalului responsabil a Asigurarea personalului responsabil unor
n raport cu unor resurse tehnice corespunztoare, unor resurse tehnice corespunztoare, resurse tehnice corespunztoare, precum i
obiectivele precum i accesul la internet n scopul precum i accesul la internet n scopul accesul la internet n scopul identificrii unor
identificrii unor oportuniti cu privire la identificrii unor oportuniti cu oportuniti cu privire la furnizorii de servicii
furnizorii de servicii hoteliere i de privire la furnizorii de servicii hoteliere i de transport.
transport.. hoteliere i de transport. b. Evaluarea periodic a competenelor
b. Evaluarea periodic a competenelor b. Evaluarea periodic a competenelor personalului n scopul stabilirii responsabilitilor
personalului n scopul stabilirii personalului n scopul stabilirii n sarcina unor persoane competente.
responsabilitilor n sarcina unor responsabilitilor n sarcina unor
persoane competente. persoane competente.
3. Oportunitatea a. Realizarea unor analize a activitilor a. Analiza informaiilor primite de la a. Planificarea activitilor n cadrul DBCI.
activitilor care urmeaz a se desfura n scopul furnizorii de serviciu hoteliere i de b. Stabilirea prin procedura de elaborare a
88
identificrii furnizorilor care pot furniza transport. Proiectului de buget a termenului de 20 aprilie,
servicii de care entitatea are nevoie ntr-o pentru identificarea ofertelor cele mai
anumit perioad de timp. avantajoase a furnizorilor de servicii hoteliere i
de transport.
4. Comunicarea intern a. Asigurarea unei pregtiri profesionale a. Dezvoltarea i implementarea unei a. Dezvoltarea i implementarea unei platforme
i gestionarea corespunztoare personalului n ceea ce platforme informatice, prin care informatice, prin care fiecrui salariat i este
activitii privete ,,Comunicarea i munca n fiecrui salariat i este atribuit o atribuit o adres de email, care s i permit
echip. adres de email, care s i permit comunicarea cu mediul intern i extern.
b. Informarea structurilor cu privire la comunicarea cu mediul intern i b. Informarea structurilor cu privire la
oportunitile identificate n scopul extern. oportunitile identificate n scopul obinerii unui
obinerii unui feed-back de la acestea. feed-back de la acestea.
5. Cuantificarea a. Indicatori de performan: a. Evaluarea satisfaciei personalului a. Indicatori de performan:
rezultatelor activitii - nr. de structuri informate cu privire la care a participat la activiti care au -% n care previziunile bugetare asigur
soluiile identificate; implicat deplasarea, detaarea, realizarea activitilor n condiii de eficacitate.
- gradul n care soluiile identificare transferul personalului n interes de
satisfac necesitile structurilor. serviciu.
b. Realizarea unor analize a
informaiilor colectate de la personalul
entitii i identificarea unor soluii
pentru realizarea activitilor n
condiii de eficien.
6. Calitatea procesului a. Obiective specifice: a. Stabilirea prin ROI a unor reguli de a. Existena n ROI a unor principii necesare
managerial Elaborarea Proiectului de buget, avnd la comunicare cu mediul extern al ndeplinirii cu profesionalism, loialitate,
baz informaii fundamentate, cu entitii, inclusiv cu furnizorii de corectitudine i n mod contiincios ndatoririle
respectarea cerinelor impuse de cadrul servicii de servicii hoteliere sau de de serviciu de ctre personalul entitii.
normativ. transport. b. Implementarea Standardului de control intern:
b. Asigurarea participrii personalului la b. Existena n ROI a unor principii ,,Managementul riscurilor la nivelul DBCI.
reuniuni de lucru organizate cu personal necesare ndeplinirii cu c. Delegarea competenelor.
cu pregtire profesional corespunztoare profesionalism, loialitate, corectitudine d. Semnarea documentelor de sintez elaborate n
similar din alte entiti, cu scopul i n mod contiincios ndatoririle de cadrul DBCI de persoanele responsabile.
identificrii mijloacelor necesare serviciu de ctre personalul entitii.
mbuntirii calitii activitii.
7. Politicile i strategia a. Indicatori de performan: a. Obiective specifice: b. Obiective specifice:
entitii - gradul n care serviciile hoteliere i - Existena unor proceduri adecvate de - Existena unor proceduri adecvate de colectare
turistice contractate n anul anterior au colectare a informaiilor pentru a informaiilor pentru elaborarea Proiectului de
asigurat realizarea obiectivelor. elaborarea Proiectului de buget; buget;
b. Obiective specifice: - Realizarea unor analize i sinteze - Realizarea unor analize i sinteze anuale cu
- Existena unor proceduri adecvate de anuale cu privire la alocarea surselor privire la alocarea surselor financiare pentru
colectare a informaiilor pentru financiare pentru finanarea finanarea activitilor entitii;
elaborarea Proiectului de buget; activitilor entitii; - Elaborarea Proiectului de buget, avnd la baz
89
- Realizarea unor analize i sinteze anuale - Elaborarea Proiectului de buget, informaii fundamentate, cu respectarea
cu privire la alocarea surselor financiare avnd la baz informaii fundamentate, cerinelor impuse de cadrul normativ.
pentru finanarea activitilor entitii; cu respectarea cerinelor impuse de
- Elaborarea Proiectului de buget, avnd cadrul normativ.
la baz informaii fundamentate, cu
respectarea cerinelor impuse de cadrul
normativ.
8. Controlul proceselor a. Contientizarea personalului cu privire a. Responsabilizarea personalului prin a. Asigurarea unei pregtiri profesionale
cheie ale entitii; necesitatea identificrii unor oferte stabilirea prin fisele posturilor unor corespunztoare pentru personalul cu atribuii.
calitatea corespunztoare, respectiv realizarea n sarcini n ceea ce privete actualizarea b. Realizarea unor analize n scopul identificrii
condiii de eficien i calitate a bazei de date cu privire la oferta cheltuielilor supradimensionate care au fost
obiectivelor entitii. financiar a furnizorilor de servicii prevzute n Proiectele de buget ale ultimilor 2
b. Asigurarea unei pregtiri profesionale hoteliere i de transport. ani.
corespunztoare pentru personalul cu b. Realizarea unor analize lunare a
atribuii. informaiilor primite i actualizarea
bazei de date.
9. Satisfacia personalului a. Actualizarea periodic a fielor de a. Identificarea aspiraiilor a. Identificarea aspiraiilor personalului n
post prin atribuirea unor sarcini personalului n domeniul carierei domeniul carierei profesionale i asigurarea
personalului n conformitate cu profesionale i asigurarea acestuia o acestuia o pregtire corespunztoare.
competenele deinute. pregtire corespunztoare. b. Actualizarea periodic a fielor posturilor prin
atribuirea unor sarcini personalului n
conformitate cu competenele deinute i
ateptrile acestuia d.p.d.v. al carierei
profesionale.
90
Pentru a susine ideea implementrii bunei practici ntlnite la entitatea nr. 2- comparatorul ales,
echipa de auditori a realizat un studiu cu privire la costurile pe care le-ar fi implicat utilizarea unor mijloace
de transport alternative.
Pentru constituirea eantionului au fost avute n vedere activitile Direciei de Perfecionare
Profesional, care au implicat deplasarea personalului n interes de serviciu n alte localiti.
n anul 2013, personalul care i-a desfurat activitatea n cadrul Direciei de Perfecionare
Profesional, a fost implicat ntr-un numr de 11 activiti care au presupus deplasarea ntr-o alt localitate.
Costurile generate de aceste activiti sunt prezentate n tabelul nr. 1:
Diurn pentru 1 pers Cazare pentru 1 pers Transport pentru 1 pers

Nr. Nr. de Total cost
Localitate
crt. nr. diurna total nr. zile cost/zi cost/zi total dus ntors total persoane delegare
zile zi cost - euro - - lei - cost
diurna cazare
Satu Mare
1. (trenul) 3 13 39 2 59 253,7 507,4 189,1 189,1 378,2 2 1.849,20
Oradea
2. (trenul) 3 13 39 2 55 236,5 473 135,9 163 298,9 2 1.621,80
3. Arad (trenul) 3 13 39 2 50 215 430 127,9 163 290,9 1 759,90
Timioara
4. (trenul) 3 13 39 2 60 258 516 127,4 117,2 244,6 1 799,60
Bacu
5. (trenul) 3 13 39 2 54 232,2 464,4 98,6 98,6 197,2 1 700,60
6. Iai (trenul) 3 13 39 2 60 258 516 116,9 116,9 233,8 1 788,80
Suceava
7. (trenul) 3 13 39 2 52 223,6 447,2 116,9 108,8 225,7 1 711,90
Trgu Mure
8. (auto) 2 13 26 2 50 215 430 190,07 1 646,07
Cluj Napoca
9. (trenul) 3 13 39 2 62 266,6 533,2 116,9 138,9 255,8 1 828,00
Baia Mare
10. (trenul) 3 13 39 2 246 492 184 184 368 1 899,00
11. Sibiu (trenul) 2 13 26 2 58 249,4 498,8 154,54 1 679,34
Total 403 5.308 2.837,71 10.284,21
Utiliznd informaiile furnizate de site-urile unor entiti economice care i desfoar activitatea n
sectorul transporturilor sau a unor tour-operatori echipa de auditori a realizat un studiu cu privire la costurile
pe care le-ar fi transportul cu avionul n cazul localitilor unde exist dezvoltat infrastructura necesar
(tabelul nr. 2).
Diurn pentru 1 pers Cazare pentru 1 pers Transport pentru 1 pers

Nr. Localitate nr. de Total cost
crt. persoane delegare
91
total
diurna cost Nr. cost/zi cost/zi total cost dus ntors
nr. zile zi diurna zile - euro - - lei - cazare - euro - total
Satu Mare
1.
(avion) 2 13 26 1 59 253,7 253,7 93,38 401,53 2 1.362,47
Oradea
2.
(avion) 2 13 26 1 55 236,5 236,5 101,08 434,64 2 1.394,29
3. Arad (auto) 2 13 26 1 50 215 215 0 352,54 1 593,54
Timioara
4.
(avion) 2 13 26 1 60 258 258 114,17 490,93 1 774,93
5. Bacu (avion) 2 13 26 1 54 232,2 232,2 62,08 266,94 1 525,14
6. Iai (avion) 2 13 26 1 60 258 258 98,84 425,01 1 709,01
Suceava
7.
(avion) 2 13 26 1 52 223,6 223,6 84,65 364,00 1 613,60
Trgu Mure
8.
(avion) 2 13 26 1 50 215 215 89,59 385,24 1 626,24
Cluj Napoca
9.
(avion) 2 13 26 1 62 266,6 266,6 116,28 500,00 1 792,60
Baia Mare
10.
(avion) 2 13 26 1 246 246 90,44 388,89 1 660,89
11. Sibiu (avion) 2 13 26 1 58 249,4 249,4 92,78 398,95 1 674,35
Total 286 2.654 4.408,687 8.727,07
Din analiza datelor prezentate n cele dou tabele se poate constata c dei n condiiile utilizrii
avionului ca mijloc de transport cheltuielile cu transportul sunt mai mari dect n cazul utilizrii unor
mijloace de transport clasice (trenul/autoturismul proprietate personal), totalul cheltuielilor cu
deplasarea personalului n interes de serviciu sunt mai reduse, deoarece se reduce durat deplasrii i
implicit costurile cu diurna i cazarea.
Menionm faptul c, aceste costurile cu transportul pot fi reduse substanial n condiiile obinerii
unor oferte avantajoase de la tour-operatori. Pentru obinerea acestor avantaje financiare este necesar ca n
momentul elaborrii Proiectului de buget, s existe o identificare i fundamentare corect a nevoii de
deplasare i elaborat Calendarul deplasrilor, coroborate cu identificarea corespunztoare a ofertelor de
servicii, care s stea la baza realizrii unor colaborri ntre entitatea ,,XX cu furnizorii de servicii i care
s aib ca rezultat rezervarea biletelor de avion i/sau camerelor de hotel n perioada de graie a ofertelor.
Un alt avantaj al utilizrii avionului ca mijloc de transport n scopul delegrii personalului n interes
de serviciu, l reprezint confortul de care acesta beneficiaz acesta att ca urmare a condiiilor oferite de
deplasare cu avionul, ct i de reducerea perioadei de deplasare.
Totodat, oferirea posibilitii de a se deplasa n condiii de confort reprezint o motivare a
personalului care conduce la creterea calitii activitii desfurate de acesta.
Direcia de Audit Public INTERVENIA LA FAA LOCULUI Data: 21.02.2014
92
Intern Colectarea i analiza probelor de audit
FIA DE IDENTIFICARE I ANALIZ A PROBLEMEI NR. 1.2.
Problema Selectarea furnizorilor de serviciu hoteliere i de transport

Echipa de auditori, pe baza testrilor efectuate, a constatat faptul c indicatorii
stabilii pentru msurarea performanelor activitii sunt adecvai, dar nu permit analiza
obiectivelor specifice din punct de vedere al timpului i costurilor pe care le implic.
Totodat, intele stabilite acestor indicatori dei sunt bine definite sunt stabilite la un
nivel care poate fi atins cu uurin i care nu stimuleaz mbuntirea activitii.
La nivelul entitii a fost instituit ca practic previzionarea cheltuielilor cu
Constatarea
serviciile de transport i hoteliere prin ajustarea cheltuielilor efective din anul anterior,
fr a se realiza un studiu cu privire la avantajele oferite de utilizarea unor mijloace de
transport moderne att din punct de vedere al costurilor, ct i din punct de vedere al
confortului.
Activitile desfurate n cadrul entitii cu privire la previzionarea cheltuielilor
cu serviciile hoteliere i de transport nu sunt aliniate la buna practic din domeniu.
Lipsa unei pregtiri profesionale corespunztoare att a personalului de execuie
ct i a personalului de conducere n domeniul controlului managerial.
Cauza Lipsa unei baze de date care s conin informaii cu privire la furnizorii de
servicii hoteliere i de turism.
Lipsa unei preocupri din partea personalului cu funcii de conducere n ceea ce
privete actualizarea procedurilor operaionale.
Activitatea de selectarea de sericii hoteliere i de transport, nu asigur realizarea
Consecina
activitilor entitii n condiii de economicitate i eficacitate.
Stabilirea unor ine care s stimuleze mbuntirea performanei entitii. Echipa
de auditori apreciaz urmtoarea int ca fiind mai adecvate:
- ponderea structurilor care raporteaz satisfacia general cu privire la Proiectul
de buget = 85%;
Definirea unor noi indicatori de performan avnd n vedere buna practic n
domeniu. n acest context echipa de auditori a propus utilizarea urmtorilor indicatori:
- numrul de structuri informate cu privire la soluiile identificate = 21 structuri
(toate structurile entitii);
- gradul n care serviciile hoteliere i turistice contractate n anul anterior au
Recomandarea asigurat realizarea obiectivelor = 90%;
- numrul de ore alocat anual pentru selectarea furnizorilor de servicii hoteliere
i de transport = 40 ore.
Constituirea unei baze de date cu furnizorii de servicii hoteliere i de turism i
actualizarea periodic a acesteia. n acest sens, echipa de auditori consider necesar
parcurgerea urmtoarelor etape:
- elaborarea unui model de Scrisoare de solicitare de informaii i transmiterea
acesteia n format electronic ctre furnizorii de servicii de hoteliere i de transport;
- stabilirea i utilizarea unor criterii de analiz a ofertelor de servicii hoteliere i
de transport;
- utilizarea unei aplicaii informatice, care s prelucreze informaiile cu privire la
93
nevoile structurilor, perioada de deplasare, detaare, transfer i ofertele furnizorilor
de servicii;
- actualizarea bazei de date cu privire la oferta financiar a furnizorilor de
servicii hoteliere i de transport;
- responsabilizarea personalului prin stabilirea prin fiele posturilor unor sarcini
n ceea ce privete actualizarea bazei de date cu privire la oferta financiar a
furnizorilor de servicii hoteliere i de transport.
Actualizarea procedurilor operaionale n sensul stabilirii unor termene
pentru realizarea unor activiti care s aib ca rezultat selectarea furnizorilor de
servicii hoteliere i de transport. n acest sens, echipa de auditori consider necesar
realizarea unor reuniuni de lucru la care s participe persoanele responsabile din cele
dou entiti, n scopul cunoaterii i aplicrii bunei practici n cadrul entitii ,,XX;
Motivarea structurilor pentru a asigura informaii clare, precise i complete i
pentru a furniza informaii cu privire la gradul de satisfacie. n acest sens, echipa de
auditori consider necesar s se realizeze o evaluare a satisfaciei personalului antrenat
n activiti care implic deplasarea, detaarea, transferul n interes de serviciu,
identificarea aspectelor negative i implementarea unor msuri pentru combaterea
acestora;
Elaborarea i implementarea unui cod cu privire la conduita etic i
rspunderea managerial. n acest sens, echipa de auditori recomand:
- realizarea unor analize a informaiilor colectate de la personalul entitii i
identificarea unor soluii pentru realizarea activitilor n condiii de eficien;
- stabilirea prin ROI a unor reguli de comunicare cu mediul extern al entitii,
inclusiv cu furnizorii de servicii de servicii hoteliere sau de transport;
- existena n ROI a unor principii necesare ndeplinirii cu profesionalism,
loialitate, corectitudine i n mod contiincios ndatoririle de serviciu de ctre
personalul entitii;
Implementarea unui sistem de motivare a personalului din cadrul entitii.
Pentru realizarea unui sistem motivaional adecvat, echipa de auditori recomand:
- identificarea aspiraiilor personalului n domeniul carierei profesionale i
asigurarea acestuia o pregtire corespunztoare;
- actualizarea periodic a fielor posturilor prin atribuirea unor sarcini
personalului n conformitate cu competenele deinute i ateptrile acestuia din
punct de vedere al carierei profesionale.

Supervizat Supervizor
Data:
Avizat
Data:
94
TESTUL NR. 1.3.
Realizarea unor estimri anuale care s asigurare o programare adecvat a cheltuielilor cu deplasarea,
detaarea i transferul personalului n interes de serviciu
Estimarea corect a cheltuielilor cu deplasarea, detaarea i transferul personalului n interes de
serviciu.
1.1.1.
Efectuarea testrii a presupus realizarea unui studiu de benchmark-ing cu scopul identificrii unor
soluii de mbuntire a activitii entitii:
a) identificarea comparatorului (entitatea nr. 2) s-a realizat printr-o selecie care a avut la baz mai
multe criterii n conformitate cu Foaia de lucru nr. 1.1.1.;
b) pentru realizarea acestui studiu comparativ a fost necesar identificarea unor factori critici de
succes, care s reprezinte fundamentul analizei (Foia de lucru nr. 1.1.2), cuantificarea acestora (Foaia de
lucru nr. 11.3.) i evaluarea performanelor celor dou entiti n funcie de aceti factori (Foia de lucru nr.
1.1.4);
c) pentru a identifica activitile desfurate n cadrul entitii nr. 2 a fost realizat o analiz a
1.3.1.
CONSTATRI:
entitii nr. 2.
echipa de auditori interni a reinut:
- asigurarea unei pregtiri profesionale corespunztoare personalului cu atribuii n domeniu;
- supervizare activitilor.
Referitor la activitile/instrumentele de control implementate de entitatea nr. 2, care contribuie la
obinerea de ctre aceasta a unei performane mai bune n comparaie cu performana entitii ,,XX, echipa
de auditori interni consider necesar a fi menionate urmtoarele:
95
- existena unei baze de date cu informaii referitoare la practica entitii, pentru o perioad de 2 ani;
- utilizarea unei aplicaii informatice cu ajutorul creia se realizeaz prelucrarea informaiilor cu
privire la nevoile structurilor, perioada de deplasare, detaare i transfer i ofertele furnizorilor de
servicii, se estimeaz i se repartizeaz cheltuielile pe trimestre;
- stabilirea prin procedura de elaborare a Proiectului de buget unor termene pentru realizarea unor
lucrri de sintez dup cum urmeaz:
- maxim 20 aprilie pentru estimarea costurilor;
- maxim 20 aprilie pentru identificarea soluiilor;
- maxim 25 aprilie pentru definitivarea Proiectului de buget.
- informarea structurilor cu privire la cheltuielile previzionate prin Proiectul de buget, obinerea din
partea acestora un feed-back i efectuarea coreciilor necesare;
- utilizarea unui indicator de performan:
- ponderea n care realizrile trimestriale/anuale se ncadreaz n previziunile din
Proiectul de buget = 85%;
- motivarea personalului prin:
- atribuirea unor sarcini personalului n conformitate cu competenele deinute i
ateptrile acestuia din punct de vedere al carierei profesionale;
- participarea personalului din cadrul entitii la reuniuni de lucru organizate n
parteneriat cu entiti care au un profil funcional asemntor, n scopul cunoaterii i
aplicrii bunei practici n domeniu.
CONCLUZII
Activitile/instrumentele de control implementate nu asigur realizarea activitilor entitii n condiii
de economicitate, eficien i eficacitate.

Petrescu Maria
96
Instrumente de control implementate pentru tratarea riscului

Nr. Factori critici de succes Risc: Imposibilitatea estimrii corecte a Risc: Neidentificarea soluiilor care permit efectuarea Risc: Repartizarea cheltuielilor pe trimestru nu
crt. costurilor. n condiii de economicitate a deplasrilor. asigur realizarea n bune condiii a obiectivelor
entitii.
1. Minimizarea costului a. Utilizarea unei aplicaii informatice a. Existena unei baze cu privire la practica a. Analiza cheltuielilor efective din ultimii 2
activitii care s prelucreze informaiile cu entitii n domeniul, pentru o perioad de 2 ani. ani.
privire la nevoile structurilor, perioada b. Analiza comparativ ntre nevoia de
de deplasare, detaare, transfer i deplasare, detaare, transfer i soluiile
ofertele furnizorilor de servicii. identificate.
2. Adecvarea mijloacelor n a. Realizarea unei analize a volumului a. Realizarea unei analize periodice cu privire la a. Realizarea unei analize periodice cu
raport cu obiectivele de munc pe care o implic activitatea competenele personalului, n scopul asigurrii privire la competenele personalului, n
de estimare a cheltuielilor. unei pregtiri profesionale corespunztoare i scopul asigurrii unei pregtiri profesionale
b. Realizarea unei analize periodice cu actualizrii fielor posturilor prin atribuirea corespunztoare i actualizrii fielor
privire la competenele personalului, n sarcinilor persoanelor care au competenele posturilor prin atribuirea sarcinilor
scopul asigurrii unei pregtiri necesare. persoanelor care au competenele necesare.
profesionale corespunztoare i b. Utilizarea unei aplicaii informatice
actualizrii fielor posturilor prin pentru centralizarea i repartizarea
atribuirea sarcinilor persoanelor care au cheltuielilor pe trimestre.
competenele necesare.
3. Oportunitatea activitilor a. Planificarea activitilor n cadrul a. Planificarea activitilor n cadrul DBCI. a. Planificarea activitilor n cadrul DBCI.
DBCI. b. Stabilirea, prin Procedura de elaborare a b. Stabilirea, prin Procedura de elaborare a
b. Stabilirea, prin Procedura de Proiectului de buget, termenului de maxim 20 Proiectului de buget, termenului de maxim
elaborare a Proiectului de buget, aprilie pentru identificarea soluiilor. 25 aprilie pentru definitivarea Proiectului de
termenului de maxim 20 aprilie pentru buget.
estimarea costurilor.
4. Comunicarea intern i a. Asigurarea unei pregtiri a. Informarea tuturor structurilor cu privire la a. Informarea tuturor structurilor cu privire
gestionarea activitii profesionale corespunztoare soluiile identificate. la sumele alocate pe fiecare trimestru.
personalului n ceea ce privete b. Obinerea unui rewiev din partea acestora, b. Obinerea unui feed-back din partea
97
entitii.
,,Comunicarea i munca n echip. analiza observaiilor i sugestiilor i definitivarea acestora, analiza observaiilor i sugestiilor
soluiilor. i definitivarea previziunilor bugetare.
5. Cuantificarea rezultatelor a. Realizarea unor analize cu privire la a. Indicatori de performan: a. Indicatori de performan:
activitii costurile pe care le-au generat - % n care soluiile identificate asigur - gradul n care realizrile anuale s-au
activitile similare n ultimii doi ani. realizarea activitilor n condiii de calitate. ncadrat n prevederile Proiectului de buget.
b. Indicatori de performan:
- % n care plile efectuate au permis
realizarea activitilor.
6. Calitatea procesului a. Implementarea Standardului de a. Obiective specifice: a. Implementarea Standardului de control
managerial control intern: ,,Managementul - Asigurarea unor previziuni pentru activitile intern: ,,Managementul riscurilor la nivelul
riscurilor la nivelul DBCI. cuprinse n programele i proiectele aprobate de DBCI.
b. Delegarea competenelor. conducerea entitii. b. Delegarea competenelor.
c. Semnarea documentelor de sintez b. Implementarea Standardului de control intern c. Semnarea documentelor de sintez
elaborate n cadrul DBCI de persoanele managementul riscului la nivelul DBCI. elaborate n cadrul DBCI de persoanele
responsabile. c. Delegarea competenelor. responsabile
d. Semnarea documentelor de sintez elaborate
n cadrul DBCI de persoanele responsabile.
7. Politicile i strategia a. Obiective specifice: a. Obiective specifice: a. Obiective specifice:
entitii - Asigurarea unor previziuni pentru - Asigurarea unor previziuni pentru activitile - Asigurarea unor previziuni pentru
activitile cuprinse n programele i cuprinse n programele i proiectele aprobate de activitile cuprinse n programele i
proiectele aprobate de conducerea conducerea entitii. proiectele aprobate de conducerea entitii.
entitii. b. Armonizarea deciziilor managementului cu b. Armonizarea deciziilor managementului
b. Indicatori de performan: aciunile personalului i activitile repartizate cu aciunile personalului i activitile
- % n care estimrile din Proiectul de DBCI. repartizate DBCI.
buget asigur realizarea atribuiilor c. Indicatori de performan:
entitii. - % n care estimrile din Proiectul de buget
asigur realizarea atribuiilor entitii;
- % n care realizrile trimestriale/anuale. se
ncadreaz n previziunile din Proiectul de
buget.
8. Controlul proceselor cheie a. Contientizarea personalului cu a. Stabilirea, prin Procedura de elaborare a a. Stabilirea, prin Procedura de elaborare a
ale entitii; calitatea privire la importana realizrii unei Proiectului de buget, termenului de maxim 20 Proiectului de buget, termenului de maxim
previzionri corecte a cheltuielilor. aprilie pentru identificarea soluiilor. 25 aprilie pentru definitivarea Proiectului de
b. Asigurarea unei pregtiri buget.
profesionale corespunztoare pentru
personalul cu atribuii.
9. Satisfacia personalului a. Analiza periodic a atribuiilor a. Stimularea moral a persoanelor care au a. Stimularea moral a persoanelor care au
98
entitii.
fiecrei structuri i actualizarea ROF- identificat soluii noi. rezultate n activitatea de planificare
ului. bugetar.
b. Actualizarea periodic a fielor b. Participarea personalului din cadrul
posturilor prin atribuirea unor sarcini entitii la reuniuni de lucru organizate n
personalului n conformitate cu parteneriat cu entiti care au un profil
competenele deinute i ateptrile funcional asemntor, n scopul cunoaterii
acestuia dpdv al carierei profesionale. i aplicrii bunei practici n domeniu.
99
PROBLEMA Estimarea necorespunztoare a cheltuielilor cu deplasarea, detaarea,

CONSTATAREA Pe baza testrilor efectuate echipa de auditori a constatat c indicatorii
definii nu permit o msurare corect a performanei activitii de estimare a
cheltuielilor cu deplasarea, detaarea, transferul personalului n interes de serviciu.
De asemenea, s-a constatat c activitile desfurate n cadrul entitii cu
privire la estimarea cheltuielilor cu deplasarea, detaarea, transferul personalului n
interes de serviciu nu sunt aliniate la buna practic din domeniu. Astfel,
performana entitii din domeniu este inferioar comparativ cu cea a altor entiti
care au un profil funcional i de risc asemntor.
CAUZA Lipsa unei pregtiri profesionale corespunztoare att a personalului de
execuie, ct i a personalului de conducere n domeniul controlului managerial.
Lipsa unei comunicri dintre Direcia Financiar Contabilitate i celelalte
structuri ale entitii.
Lipsa unei preocupri din partea personalului cu funcii de conducere n ceea
ce privete actualizarea procedurilor operaionale avnd n vedre buna practic n
domeniu.
CONSECINA Fondurile previzionate prin bugetul entitii pentru finanarea cheltuielilor cu
deplasarea, detaarea, transferul personalului n interes de serviciu nu asigur
realizarea activitilor entitii n condiii de economicitate, eficien i eficacitate.
RECOMANDAREA Definirea unui indicator de performan nou avnd n vedere buna practic n
domeniu. n acest context echipa de auditori propune utilizarea urmtorului
indicator:
- ponderea n care realizrile trimestriale/anuale se ncadreaz n previziunile
din Proiectul de buget = 85%;
Actualizarea procedurilor operaionale n sensul stabilirii unor termene pentru
realizarea unor activiti care s aib ca rezultat estimarea cheltuielilor cu
deplasarea, detaarea i transferul personalului n interes de serviciu. n acest sens,
echipa de auditori consider necesar realizarea unor workshop-uri la care s
participe persoanele responsabile din cele dou entiti, n scopul cunoaterii i
aplicrii bunei practici n cadrul entitii ,,XX;
Definitivarea Proiectului de buget dup obinerea de la structurile entitii a
unui feed-back.
Asigurarea unei motivri corespunztoare pentru personalul implicat n
activitatea de elaborare a proiectului de buget, prin:
- identificarea aspiraiilor personalului n domeniul carierei profesionale i
asigurarea acestuia o pregtire corespunztoare;
- actualizarea periodic a fielor posturilor prin atribuirea unor sarcini
personalului n conformitate cu competenele deinute i ateptrile
100
acestuia din punct de vedere al carierei profesionale.

Supervizat Supervizor
Data:
Avizat
Data:
101
TESTUL NR. 1.4.
Asigurarea unei bune gestiuni financiare a cheltuielilor cu deplasarea, detaarea i transferul
Identificarea problemelor prin analiza evoluiei cheltuielilor.
1.1.1.
Efectuarea testrii a presupus realizarea a dou activiti distincte:
analiza modului n care este organizat activitatea de identificare a problemelor prin analiza
evoluiei cheltuielilor n cadrul entitii, respectiv analiza obiectivelor specifice, indicatorilor de performan
i a documentelor elaborate;
realizarea unui studiu de benchmarking cu scopul identificrii unor soluii de mbuntire a
activitii entitii:
a) pentru realizarea acestui studiu comparativ a fost necesar identificarea unor factori critici de
succes, care s reprezinte fundamentul analizei (Foia de lucru nr. 1.1.2), cuantificarea acestora (Foaia de
lucru nr. 1.1.3) i evaluarea performanelor celor dou entiti n funcie de aceti factori (Foia de lucru nr.
1.1.4);
b) pentru a identifica activitile desfurate n cadrul entitii nr. 2 a fost realizat o analiz a
1.4.1.
CONSTATRI:
Din cele 3 obiective specifice stabilite Direciei Financiar Contabilitate, pentru gestionarea
procesului bugetar, dou sunt n corelaie direct cu activitatea de monitorizare a cheltuielilor, respectiv
Realizarea unor sinteze i analize semestriale privind finanarea activitilor cuprinse n programele i
proiectele aprobate de conducerea entitii. n urma evalurii efectuate echipa de auditori a constatat c
obiectivul este definit astfel nct s poate fi considerat un obiectiv SMART.
entitii nr. 2.
echipa de auditori consider ca fiind importante de menionat urmtoare:
- existena unor proceduri operaionale;
102
- asigurarea unei pregtiri profesionale corespunztoare;
- asigurarea unei comunicri eficiente cu persoane din interiorul entitii, prin intermediul
platformei informatice existente la nivelul entitii.
n urma studiului efectuat echipa de auditori interni a identificat o serie de activiti/instrumente de
control intern care sunt puse n aplicare n cadrul entitii nr. 2 i care au ca efect obinerea unei performane
mai bune n domeniul bugetar de ctre aceast entitate comparativ cu entitatea ,,XX. Dintre aceste
instrumente importante de menionat sunt urmtoarele:
- realizarea unor studii periodice n scopul identificrii unor indicatori necesari pentru monitorizarea
cheltuielilor;
- utilizarea unei aplicaii informatice care permite identificarea abaterilor;
- stabilirea unor intervale de abatere n funcie de care se impune realizarea unor analize,
identificarea abaterilor i informarea structurilor cu privire la abaterile nregistrate;
- realizarea unor analize cu reprezentanii structurilor n scopul identificrii cauzelor care au
determinat abaterile;
- realizarea unei analize periodice cu privire la competenele personalului, n scopul asigurrii unei
pregtiri profesionale corespunztoare i actualizrii fielor de post prin atribuirea sarcinilor
persoanelor care au competenele necesare;
- asigurarea activitii de supervizare prin semnarea documentelor de sintez care se elaboreaz la
nivelul structurilor de ctre persoanele responsabile;
a) nr. de analize efectuate = 12;
b) nr. de rectificri bugetare = 2;
c) ponderea n care aciunile puse n practic avnd la baz abaterile identificate au
contribuit la realizarea obiectivelor = 90%.
- existena unui sistem de promovare rapid pentru persoanele cu performan n domeniu;
- stimularea moral a persoanelor care au propus msuri de mbuntire a indicatorilor existeni sau
indicatori noi;
- participarea personalului din cadrul entitii la reuniuni de lucru organizate n parteneriat cu entiti
care au un profil funcional asemntor, n scopul cunoaterii i aplicrii bunei practici n domeniu.
CONCLUZII
Activitile desfurate n cadrul entitii asigur utilizarea fondurilor la un nivel de performan mai
redus din punct de vedere al eficacitii, comparativ cu practica n domeniu.

Petrescu Maria
103
2. Descrierea constatrii

Nr. Factori critici de succes Risc: Insuficiena indicatorilor pentru Risc: Neidentificarea abaterilor pentru fiecare Risc: Analiza necorespunztoare a abaterilor
crt. monitorizarea cheltuielilor. categorie de cheltuial precum i influena identificate.
acestora n totalul cheltuielilor.
1. Minimizarea costului a. Identificarea bunei practici n a. Existena unei aplicaii informatice n care a. Stabilirea unor intervale de abatere n
activitii domeniu, prin studii periodice a sunt definite valorile indicatorilor stabilii funcie de care se impune realizarea unor
indicatorilor utilizai pentru prin Proiectul de buget i care permite analize.
monitorizarea cheltuielilor de alte identificarea abaterilor.
entiti.
2. Adecvarea mijloacelor n a. Existena unei aplicaii a. Existena unui manual de utilizare pentru a. Realizarea unei analize periodice cu
raport cu obiectivele informatice care permite aceast aplicaie. privire la competenele personalului, n
furnizarea informaiilor n timp b. Persoanele responsabile au n dotare scopul asigurrii unei pregtiri profesionale
real. echipamente de calcul care dein performane corespunztoare i actualizrii fielor
corespunztoare cu activitile desfurate i posturilor prin atribuirea sarcinilor
cu aplicaiile utilizate. persoanelor care au competenele necesare.
3. Oportunitatea activitilor a. Realizarea unor analize a. Realizarea unor analize trimestriale cu a. Informarea lunar a structurilor din cadrul
trimestriale cu privire la privire la identificarea unor soluii pentru entitii cu privire la abaterile nregistrate.
necesitatea actualizrii/construirii mbuntirea activitii de monitorizare a b. Realizarea unor analize cu reprezentanii
unor indicatori pentru cheltuielilor. structurilor n scopul identificrii cauzelor
monitorizarea cheltuielilor. b. Prezentarea concluziilor acestor analize care au determinat abaterile.
mpreun cu aciunile propuse, n scopul
lurii unor decizii.
4. Comunicarea intern i a. Asigurarea unei pregtiri a. Asigurarea unei pregtiri profesionale a. Asigurarea unei pregtiri profesionale
gestionarea activitii profesionale corespunztoare corespunztoare personalului n ceea ce corespunztoare personalului n ceea ce
104
personalului n ceea ce privete privete ,,Comunicarea i munca n echip. privete ,,Comunicarea i munca n echip.
,,Comunicarea i munca n b. Stabilirea, prin fiele posturilor, b. Stabilirea, prin fiele posturilor,
echip. personalului din cadrul DFC a unor sarcini n personalului din cadrul DFC a unor sarcini
b. Existena unei aplicaii cea ce privete comunicarea cu responsabilii n cea ce privete comunicarea cu
informatice care permite structurilor din cadrul entitii. responsabilii structurilor din cadrul entitii.
furnizarea de date pentru c. Realizarea unui sistem de intranet la nivel c. Realizarea unui sistem de intranet la nivel
construirea indicatorilor, precum i entitii pentru a se asigura o comunicare entitii pentru a se asigura o comunicare
realizarea unor corecii asupra operativ a personalului din care i operativ a personalului din care i
datelor de intrare dac este cazul. desfoar activitatea n diferite structuri. desfoar activitatea n diferite structuri.
5. Cuantificarea rezultatelor a. Indicatori de performan: a. Indicatori de performan: a. Indicatori de performan:
activitii - nr. aciuni puse n practic pe - nr. de abateri identificate; - nr. de analize efectuate;
baza indicatorilor utilizai. - nr. aciuni puse n practic pe baza - nr. de aciuni puse n aplicare ca urmare a
abaterilor identificate. analizelor efectuate;
- % n care analizele efectuate au contribuit
la ncadrarea plailor n prevederile iniiale.
6. Calitatea procesului a. Obiective specifice: a. Obiective specifice: a. Obiective specifice:
managerial - Identificarea unor aciuni de - Identificarea unor aciuni de mbuntire a - Identificarea unor aciuni de mbuntire a
mbuntire a activitii de activitii de monitorizare a cheltuielilor. activitii de monitorizare a cheltuielilor.
monitorizare a cheltuielilor. b. Implementarea Standardului de a. b. Implementarea Standardului de control
b. Implementarea Standardului de Implementarea Standardului de control intern: ,,Managementul riscurilor la nivelul
control intern: ,,Managementul intern: ,,Managementul riscurilor la nivelul DFC.
riscurilor la nivelul DFC. DFC. c. Delegarea competenelor.
c. Delegarea competenelor. c. Delegarea competenelor. d. Semnarea documentelor de sintez
d. Semnarea documentelor de d. Semnarea documentelor de sintez elaborate n cadrul DFC de persoanele
sintez elaborate n cadrul DFC de elaborate n cadrul DFC de persoanele responsabile.
persoanele responsabile. responsabile.
7. Politicile i strategia a. Obiective specifice: a. Obiective specifice: a. Obiective specifice:
entitii - Identificarea unor aciuni de - Identificarea unor aciuni de mbuntire a - Identificarea unor aciuni de mbuntire a
mbuntire a activitii de activitii de monitorizare a cheltuielilor. activitii de monitorizare a cheltuielilor.
monitorizare a cheltuielilor. b. Indicatori de performan: b. Indicatori de performan
b. Indicatori de performan - % n care aciunile puse n practic avnd la - nr. de rectificri bugetare.
- % n care aciunile puse n baz abaterile identificate au contribuit la
aplicare au contribuit la realizarea realizarea obiectivelor.
atribuiilor entitii. c. Separarea sarcinilor n cadrul procesului
bugetar.
d. Supervizarea activitilor.
8. Controlul proceselor cheie a. Contientizarea personalului cu a. Contientizarea personalului cu privire la a. Contientizarea personalului cu privire la
ale entitii; calitatea privire la importana monitorizrii rolul pe care l are identificarea unor abateri importana analizei abaterilor identificate.
cheltuielilor. cu privire la execuia bugetar. b. Separarea sarcinilor n cadrul procesului
b. Asigurarea unei pregtiri b. Separarea sarcinilor n cadrul procesului bugetar.
105
profesionale corespunztoare bugetar. c. Asigurarea unei pregtiri profesionale
pentru personalul cu atribuii. c. Asigurarea unei pregtiri profesionale corespunztoare pentru personalul cu
corespunztoare pentru personalul cu atribuii.
atribuii. d. Supervizarea activitilor.
d. Supervizarea activitilor.
9. Satisfacia personalului a. Existena unui sistem de a. Existena unui sistem de promovare rapid a. Existena unui sistem de promovare rapid
promovare rapid pentru pentru persoanele cu performan n pentru persoanele cu performan n
persoanele cu performan n domeniu. domeniu.
domeniu. b. Stimularea moral a persoanelor care au b. Stimularea moral a persoanelor care au
b. Stimularea moral a persoanelor propus msuri de mbuntire a indicatorilor propus msuri de mbuntire a indicatorilor
care au propus msuri de existeni sau indicatori noi. existeni sau indicatori noi.
mbuntire a indicatorilor c. Participarea personalului din cadrul c. Participarea personalului din cadrul
existeni sau indicatori noi. entitii la reuniuni de lucru organizate n entitii la reuniuni de lucru organizate n
c. Participarea personalului din parteneriat cu entiti care au un profil parteneriat cu entiti care au un profil
cadrul entitii la reuniuni de lucru funcional asemntor, n scopul cunoaterii funcional asemntor, n scopul cunoaterii
organizate n parteneriat cu entiti i aplicrii bunei practici n domeniu. i aplicrii bunei practici n domeniu.
care au un profil funcional
asemntor, n scopul cunoaterii
i aplicrii bunei practici n
domeniu.
106
PROBLEMA Analizele efectuate cu privire la evoluia cheltuielilor nu permit identificarea

problemelor
CONSTATAREA Pe baza testrilor efectuate echipa de auditori a constat faptul c obiectivul
Realizarea unor sinteze i analize semestriale privind finanarea activitilor
cuprinse n programele i proiectele aprobate de conducerea entitii, este definit
astfel nct s poat fi considerat un obiectiv SMART.
Un alt aspect constat pe perioada de derulare a misiunii de audit intern se refer
la faptul c activitile desfurate n cadrul entitii nu sunt aliniate la buna practic
din domeniu. Astfel, performana entitii din domeniu este inferioar comparativ cu
cea a altor entiti care au un profil funcional i de risc asemntor.
CAUZA Lipsa unei pregtiri profesionale corespunztoare att a personalului de
execuie, ct i a personalului de conducere n domeniul controlului managerial.
Lipsa unei preocupri din partea personalului cu funcii de conducere din cadrul
Direciei Financiar Contabilitate, n ceea ce privete supervizarea activitii.
CONSECINA Activitile desfurate n cadrul entitii nu asigur utilizarea fondurilor n condiii
de eficacitate.
RECOMANDAREA Definirea unor noi indicatori de performan avnd n vedere buna practic n
domeniu. n acest context echipa de auditori a propus utilizarea urmtorilor
indicatori:
a) nr. de analize efectuate = 12;
b) nr. de rectificri bugetare = 2;
c) ponderea n care aciunile puse n practic avnd la baz abaterile
identificate au contribuit la realizarea obiectivelor = 90%.
Implementarea unui sistem de monitorizare a cheltuielilor pe perioada execuiei
bugetare. Avnd n vedere instrumentele de control intern implementate n cadrul
altor entiti cu un profil funcional i de risc asemntor, echipa de auditori apreciaz
ca implementarea urmtoarelor instrumente conduce la mbuntirea activitii de
identificare a problemelor:
- realizarea unor studii periodice n scopul identificrii unor indicatori
necesari pentru monitorizarea cheltuielilor;
- stabilirea unor intervale de abatere n funcie de care se impune realizarea
unor analize;
- realizarea unor analize cu reprezentanii structurilor n scopul identificrii
cauzelor care au determinat abaterile.
Asigurarea activitii de supervizare la nivelul Direciei Financiar -
Contabilitate, care va fi formalizat prin semnarea documentelor de sintez elaborate
la nivelul structurilor de ctre persoanele responsabile;
Implementarea unui sistem de motivare a personalului din cadrul entitii.
Pentru realizarea unui sistem motivaional adecvat, echipa de auditori recomand
realizarea urmtoarelor activiti:
107
- existena unui sistem de promovare rapid pentru persoanele cu
performan n domeniu;
- stimularea moral a persoanelor care au propus msuri de mbuntire a
indicatorilor existeni sau indicatori noi;
- participarea personalului din cadrul entitii la reuniuni de lucru organizate
n parteneriat cu entiti care au un profil funcional asemntor, n scopul
cunoaterii i aplicrii bunei practici n domeniu;
- realizarea unei analize periodice cu privire la competenele personalului, n
scopul asigurrii unei pregtiri profesionale corespunztoare i actualizrii
fielor posturilor prin atribuirea sarcinilor persoanelor care au competenele
necesare.
108
Direcia de Audit Public Intern INTERVENIA LA FAA LOCULUI Data:
Revizuirea documentelor i constituirea dosarului de audit 03.03.2014
NOTA CENTRALIZATOARE A DOCUMENTELOR DE LUCRU
Exist Auditori
Constatarea Documentele justificative/Probe de audit
Da Nu
Obiectivul de audit Realizarea unor estimri anuale care s asigurare o programare adecvat a
cheltuielilor cu deplasarea, detaarea i transferul personalului n interes de serviciu
Echipa de auditori a constatat Acte normativa care reglementeaz X
c obiective specifice definite organizarea i funcionarea entitii
la nivelul direciei nu Regulamentul de organizare i funcionare ale X
ndeplinesc toate condiiile structurilor auditate
pentru a fi considerate Planurile anuale i multianuale de activitate X
obiective SMART, respectiv ale structurilor auditate tefnescu
nu sunt suficient de specifice Rapoarte anuale de evaluare a performanelor Ileana
i nu se precizeaz clar dac profesionale ale personalului care i-a desfurat Petrescu
X
Maria
sunt sau nu raportate la o activitatea n cadrul structurilor auditate
perioad de timp. Totodat, Rapoarte anuale dea activitate elaborate la X
n cazul primului obiectiv nu nivelul structurilor auditate
se tie dac poate fi realizat. Fiele posturilor X
.
.
Obiectivul de audit: Asigurarea unei bune gestiuni financiare a cheltuielilor cu deplasarea, detaarea i
.
109
Compartimentul de Audit INTERVENIA LA FAA LOCULUI
Data: 03.03.2014
Public Intern edina de nchidere
MINUTA EDINEI DE NCHIDERE
A. Lista participanilor:
Direcia/ Nr.
Numele Funcia E-mail Semntura
Serviciul telefon
Enescu Marius Secretar general
Nicoar Eugenia Director general DGRUM
Antonescu Petre Director general DGTI
Miulescu Ion Director DAPI
tefnescu Ileana Auditor intern DAPI
Petrescu Maria Auditor intern DAPI
Ionescu Marian Director DFC
Serviciul financiar i
Protopopescu Sorin ef serviciu
buget
Ionescu Nadia ef birou Biroul contabilitate
Birou metodologie i
drepturi salariale
Manolescu Nicolae ef birou
pentru activitatea
intern
B. Concluzii:
Constatrile, concluziile i recomandrile formulate de echipa de auditori vizeaz activitile
desfurate de mai multe structuri din cadrul entitii care au implicaii asupra procesului bugetar.
Din aceste motive, la edina de nchidere au fost invitate persoanele care coordoneaz activitatea
acestor structuri, respectiv secretarul general al entitii, directorul general DGRUM, directorul
general DGTI, eful Serviciului financiar i buget, eful Biroului contabilitate i eful Biroului
metodologie i drepturi salariale pentru activitatea intern.
n cadrul edinei au fost prezentate obiectivele auditate i constatrile pentru fiecare obiect
auditat. De asemenea, au fost discutate constatrile, au fost analizate cauzele care au contribuit la
realizarea disfuncionalitilor, eventualele consecine, i au fost comentate recomandrile care
urmeaz a fi implementate pentru eliminarea acestora.
Totodat, echipa de auditori a prezentat faptul c o parte din recomandri au fost formulate n
urma studiului de benchmarking efectuat prin utilizarea entitii nr. 2 ca i comparator.
n cadrul edinei de nchidere structura auditat, precum i celelalte structuri ale cror
activiti au implicaii asupra desfurrii n bune condiii a procesului bugetar, i-a nsuit n
totalitate constatrile i recomandrile formulate de echipa de auditori, considernd c prin
implementarea acestora n cadrul entitii va fi implementat buna practic din domeniu.
n consecin, Proiectul Raportului de audit intern devine Raport de audit intern final,
care va fi pregtit pentru aprobare i difuzare structurii auditate.
Raportul de audit intern va fi nsoit de o SINTEZ care va conine principalele constatri
110
i recomandri ale echipei de auditori interni i concluziile generale pentru activitatea auditat.
Structura auditat se angajeaz s elaboreze Planul de aciune i Calendarul implementrii
recomandrilor, cu termenele de realizare i persoanele responsabile cu implementarea acestora, pe
care le vor discuta cu echipa de auditori interni.
111
Entitatea public
PROIECTUL RAPORTULUI MISIUNII DE AUDIT INTERN

PUBLIC INTERN AL PERFORMANEI

DEPLASAREA, DETAAREA, TRANSFERUL PERSONALULUI N
INTERES DE SERVICIU
BUCURETI
2014
112
I. INTRODUCERE
Echipa de auditori a fost format din :

Ordinul de efectuare a misiunii de audit public intern al performanei: misiunea de audit a fost cuprins
n Planul de audit intern pe anul 2014 i s-a derulat n baza Ordinului de serviciu nr. 5/12.01.2014.
Baza legal a misiunii de audit public intern al performanei:

Planul de audit intern pe anul 2014, aprobat de conducerea entitii publice;
Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern, republicat, cu modificrile ulterioare;
H.G. nr. 1086/2013 pentru aprobarea Normelor generale privind exercitarea activitii de audit
public intern;
Normele proprii de audit intern ale entitii, avizate i aprobate de conducere, privind
exercitarea activitii de audit intern n cadrul entitii.
Durata misiunii: 01.02.2014-10.03.2014.
Perioada auditat: 01.01.2011-31.12.2013

responsabilitilor asumate de ctre conducerea entitii publice i personalul de execuie, cu privire
la organizarea i realizarea procesului de fundamentare, aprobare i utilizare a cheltuielilor cu
delegarea, detaarea, transferul personalului n interes de serviciu i de a urmri dac fondurile
alocate pentru finanarea cheltuielilor sunt utilizate n condiii de economicitate, eficien i
eficacitate.
Obiectivele misiunii de audit:

Obiectivul general al misiunii l-a reprezentat formularea de recomandri pertinente n vederea
creterii eficacitii sistemelor de control intern instituite n procesul de fundamentare, acordare i
utilizare a fondurilor destinate finanrii cheltuielilor cu deplasarea, detaarea i transferul personalului n
n contextul obiectivului general, au fost avute n vedere urmtoarele obiective specifice:
Realizarea unor estimri anuale care s asigurare o programare adecvat a cheltuielilor cu
Asigurarea unei bune gestiuni financiare a cheltuielilor cu deplasarea, detaarea, transferul
Tipul de audit: Echipa de auditori interni a efectuat un audit al performanei, respectiv realizarea unei
analize a activitilor desfurate n domeniul planificrii i execuiei bugetare, urmrindu-se determinarea
necesitii i oportunitii mbuntirii economicitii, eficienei i eficacitii.
Metodologia utilizat n realizarea misiunii de audit:

Misiunea de audit public intern al performanei s-a desfurat n conformitate cu prevederile
113
Ghidului general privind misiunea de audit public intern de performan i Normele proprii de audit intern
a entitii, avizate i aprobate de conducere, privind exercitarea activitii de audit intern n cadrul
entitii.
II. METODOLOGIA DE DESFURARE A MISIUNII DE AUDIT PUBLIC INTERN
Tehnici de audit intern utilizate:

verificarea se realizeaz n vederea asigurrii validitii, realitii i acurateei nregistrrilor n
contabilitate a documentelor i a concordanei cu legile i regulamentele n vigoare, precum i a eficacitii
controlului intern prin cu ajutorul urmtoarele tehnici de verificare:
comparaia: pentru confirmarea identitii unor informaii, dup obinerea lor din dou sau
mai multe surse diferite;
examinarea: pentru detectarea erorilor i/sau iregularitilor;
recalcularea: verificarea algoritmilor de calcul i a calculelor matematice;
punerea de acord: pentru realizarea procesului de potrivire a doua categorii diferite de
nregistrri;
confirmarea: pentru solicitarea informaiilor din mai multe surse independente cu scopul
validrii acestora;
garantarea: pentru verificarea realitii tranzaciilor nregistrate pornind de la examinarea
nregistrrilor spre documentele justificative;
urmrirea: verificarea modului n care au fost respectate procedurile de la documentele
justificative spre articolul nregistrat.
observarea fizic: const n urmrirea unui proces sau a unei proceduri, prin care auditorul i
formeaz o imagine de ansamblu asupra structurii auditate;
analiza: const n descompunerea unei entiti/ structuri/activiti n elemente, care pot fi izolate,
identificate, cuantificate i msurate distinct;
benchmarking-ul: este un proces de cercetare efectuat, de regul prin comparaie, pentru a identifica
i implementa buna practic n domeniul performanei. n general, benchmarkig-ul ajut la determinarea
necesitii i oportunitii mbuntirii economicitii, eficienei i eficacitii. Pe baza informaiilor
colectate i prelucrate n etapa Pregtirea misiunii, echipa de auditori a considerat oportun ca n etapa
Intervenia la faa locului s foloseasc benchmarking-ul prin comparaii generale ntre entiti, care
const n compararea activitii structurii auditate cu activitatea unor structuri, din alte entiti, care au
aceleai funcii sau realizeaz activiti similare.
Instrumentele de audit intern utilizate:
Chestionarul de luare la cunotin - CLC: pentru obinerea unor informaii referitoare la contextul
socio-economic, organizare intern, funcionarea entitii/structurii auditate;
Documente i materiale examinate n cadrul Direciei Financiar Contabilitate activitile

desfurate pe perioada etapei Intervenia la faa locului a vizat documentaia aferent perioadei auditate,
respectiv 01.01.2011-31.12.2013, care a cuprins urmtoarele:
legi i regulamente aplicabile structurii auditate;
organigrama Direciei Financiar Contabilitate;
Regulamentul de Organizare i Funcionare;
Fiele posturilor;
Procedurile de lucru;
Planul strategic pentru anii 2009-2013;
Scrisorile-cadru pentru anii 2011, 2012 , 2013;
Documentele de fundamentare i motivare a sumelor din Proiectul de buget pentru perioada
2011-2013;
Proiectele de buget pentru perioada 2011-2013;
Realizrile bugetare pentru perioada 2011-2013;
ordine ale conductorului entitii ,,XX;
114
documente justificative care au stat la baza nregistrrii n contabilitate a cheltuielilor;
evidene analitice i sintetice, etc.
Documente i materiale ntocmite pe perioada auditrii:

Studiu preliminar;
Chestionarul de luare la cunotin;
Evaluarea obiectivelor specifice;
Evaluarea indicatorilor de performan;
Evaluarea surselor de date;
Documentaia aferent analizei riscurilor;
teste;
foi de lucru;
FIAP-uri;
Nota centralizatoare a documentelor de lucru;
Raportul de audit intern;
Sinteza raportului de audit intern;
Minute ale edinelor de deschidere i de nchidere;
Planul de aciune i calendarul de implementare a recomandrilor;
Lista de supervizare a documentelor;
Fia de urmrire a implementrii recomandrilor.
III. CONSTATRI I RECOMANDRI
Prezent n continuare, n mod sintetic, principalele constatri nsoite de cauze, consecine i

recomandri pe baza testrilor efectuate pe perioada colectrii i prelucrrii informaiilor i n perioada de
intervenie la faa locului, consemnate n documentele de lucru.

strategice ale entitii prin utilizarea de metode, tehnici i procedee specifice, asigurnd proiectarea i
12,50% din totalul posturilor ocupate din cadrul direciei, ponderea cea mai ridicat nregistrndu-se n
cadrul Biroului de metodologie i drepturi sociale pentru activitatea intern (20%), iar cea mai sczut n
cadrul Compartimentului control financiar preventiv propriu pentru activitatea intern. Peste o treime din
funcionari i desfoar activitatea n cadrul Serviciului financiar i buget (46,88%).
n perioada 2011-2013, posturile din cadrul direciei, n numr de 35, au fost ocupate n proporie de
80%, iar evoluia personalului a cunoscut urmtoarea dinamic:
- n anul 2012, efectivul de personal s-a redus cu aproximativ 8,50%, scdere care a afectat Serviciul
115
financiar i buget (2 persoane) i Biroul metodologie i drepturi salariale pentru activitate intern (1
persoan);
Reducerea efectivului de personal din cadrul direciei a fost determinat de existena la nivelul anului
2011 pe piaa muncii a unor oferte mai avantajoase din punct de vedere financiar.
n ceea ce privete structura funcionarilor publici de execuie, 27 de persoane sunt numite ntr-o
funcie public de execuie din clasa I i o persoan exercit funcie public de execuie din clasa II
respectiv, 18 consilieri, 9 experi i un referent de specialitate.
Totodat, funciile publice de execuie din cadrul direciei sunt structurate pe grade profesionale,
dup cum urmeaz:
consilieri: 18 superiori;
experi: 9 principali;
referent de specialitate: 1 principal.

Anul
1. 2011 16 7 7 - - 1
2012 18
2. 9 - - 1 -
3. 2013 18 9 - - 1 -
Din analiza informaiilor prezentate n Tabelul nr. 2, se constat c n ceea ce privete ponderea
personalului calificat n anii 2012 i 2013, aceasta este cu 10% mai ridicat n comparaie cu anul 2011, n
aceast perioad a crescut ponderea personalului cu funcie public de execuie i grad profesional superior
i principal. Totui, diferenele pe medii ntre structurile direciei rmn semnificative. Astfel, n cadrul
Biroului metodologie i drepturi salariale pentru activitatea intern problema calificrii personalului
persist.
III. 1 Analiza obiectivelor i indicatorilor ataai domeniului auditabil
1.1 Analiza obiectivelor stabilite pentru domeniul auditabil
elaborat Planul strategic pentru anii 2009-2013 care reflect performana cerut din partea entitii, care a
fost adus la cunotin salariailor prin publicarea lui pe site-ul entitii.
Pentru a gestiona aceast performan este necesar ca acesta s fie definit n mod specific, astfel
nct s ofere o direcie clar pentru toi factorii implicai, o modalitate de monitorizare a progresului i de
implementare a unor msuri corective dac este cazul, modalitate de stabilire i raportare a obinerii
rezultatelor scontate, precum i o modalitate de responsabilizare a persoanelor implicate.
Implementarea acestei strategii se poate modifica n timp, ca urmare a unor evoluii:
- modificri ale legislaiei UE;
- modificri ale legislaiei naionale, cu impact asupra activitii entitii, asupra structurii
organizatorice i funcionale;
- modificarea cadrului organizatoric pentru realizarea procesului bugetar etc.
116
Pentru ca obiectivele generale s devin operaionale este necesar ca obiectivele specifice s fie
exprimate n termeni de rezultate. Un obiectiv specific difer de unul general, prin aceea c vizeaz rezultate
concrete i conduce la atingerea obiectivului general.
Obiective specifice definite sunt:
Perfecionarea sistemului de colectare de informaii anuale de la structurile entitii pentru
Realizarea unor sinteze i analize semestriale privind finanarea activitilor cuprinse n
Elaborarea Proiectului de buget, pe baza fundamentrilor primite cu ncadrarea n limita
Echipa de auditori a analizat obiectivele specifice cu ajutorul documentului Evaluarea obiectivelor.

n urma analizei s-a constatat c obiectivele specifice sunt definite corect avnd n vedere caracteristicile
SMART.
1.2 Analiza indicatorilor de performan
Analiza indicatorilor de performan au fost obiectul analizei efectuate de auditorii interni att n
etapa Pregtirea misiunii prin intermediul studiului preliminar, ct i n etapa Intervenia la faa locului cnd
a fcut obiectul analizei comparative.
Avnd n vedere aceste aspecte echipa de auditori a considerat oportun s prezinte rezultatul
evalurilor efectuate cu privire la indicatorii de performan ataai obiectivelor specifice la subcapitolul III.2
Analiza procesului de utilizare a fondurilor pentru finanarea cheltuielilor cu deplasarea, detaarea,
III. 2 Realizarea unor estimri anuale care s asigurare o programare adecvat a cheltuielilor cu
deplasarea, detaarea i transferul personalului n interes de serviciu
n perioada 2011-2013 cheltuielile cu deplasarea, detaarea i transferul personalului n interes de

serviciu au avut urmtoarea evoluie:
- mii lei -

Nr. Indicator
mediu
crt. bugetar
2011 2012 2013 2011 2012 2013 2012/ 2011 2013/ 2011
Total cheltuieli,
Indemnizaii de
1.1. 3.000 6.440 5.114 2.000 8.400 5.400 2,15 0,79 30,56
delegare, detaare
Cheltuieli cu
1.3. 14.560 5.010 14.120 9.640 8.960 6.000 0,34 2,82 -1,52
transportul
1.4. Alte cheltuieli 400 350 750 200 600 650 0,88 2,14 36,93
Principalele aspecte evideniate n urma analizei tendinei de evoluie a cheltuielilor cu deplasarea,

detaarea i transferul sunt:
cheltuielile cu deplasarea, detaarea, transferul au nregistrat pe perioada analizat un ritm mediu
de cretere de 1,06%;
117
ponderea cheltuielilor de deplasarea, detaarea i transferul n totalul cheltuielilor entitii s-a redus de la
4,42% n anul 2011 la 2,72% n anul 2013.
10
%
80
%
60
%
40
2,
% 72
20
2,
4, 12 %
42 %
%
0% 2007
2011 2008
2012 2009
2013
Analiznd n detaliu evoluia cheltuielilor cu deplasarea, detaarea i transferul, se constat, n

perioada 2011-2013, pe lng ritmul de cretere multianual (1,06%) i abateri semnificative a cheltuielilor
efective fa de sumele previzionate i aprobate iniial prin buget (tabelul nr. 3).
- mii lei -
iniiale (%)
crt. bugetar
2011 2012 2013 2011 2012 2013 2011 2012 2013
deplasare, detaare,
detaare
1.4. Alte cheltuieli 400 350 750 200 600 650 200,00 58,33 115,38
Examinarea gradului de fundamentare a cheltuielilor cu deplasarea, detaarea i transferul a condus

la identificarea unor abateri semnificative (+/-50%) ntre cheltuielile efective comparativ cu prevederile
iniiale.
2.1. Identificarea i fundamentarea corespunztoare a nevoii de deplasare, detaare i


118
personalului n interes de serviciu, comparativ cu creterea cheltuielilor totale cu deplasarea, detaarea i
transferul personalului n interes de serviciu este prezentat n figura nr. 2.
var iaia
2,5
2,07
1,58
transf erarea
1
0,5
0,66
0,49
0
2008/2007 2009/2008 ani
2013/2012
/
2012 2011

aciuni a nregistrat un ritm mediu anual de cretere de 2,74%, superior ritmului mediu anual de cretere al
cheltuielilor totale cu deplasarea, detaarea, transferul care a fost de 1,06%, ceea ce evideniaz o corelaie
economic corect.
Eficientizarea utilizrii fondurilor alocate impune ca la nivelul entitii cheltuielile programate s
fie urmrite la originea lor de formare, acolo unde iau natere. n cazul nostru, locurile de costuri apar ca
fiind structurile entitii n care i desfoar activitatea persoanele care se deplaseaz sunt detaate i
transferate n interes de serviciu. Localizarea creterii aciunilor care au implicat deplasarea, detaarea,
transferul personalului n interes de serviciu n anul 2013, comparativ cu anul 2011 pe structurile entitii
este urmtoarea:
Creteri anul 2013

Nr.
crt.
nr. %
0 1 2 3
11. Autoritatea de management pentru programele operaionale
20
sectoriale 6,03
20. Total 25 5,56
119
Principalele cauze identificate care au influenat creterea numrului de aciuni sunt:
g) necesitatea armonizrii activitii entitii cu cea a entitilor din UE;
h) necesitatea cooperrii entitii cu entitile similare din UE;
i) ndeplinirea angajamentelor fa de UE, respectiv nfiinarea Autoritii de management pentru
j) necesitatea acordrii asistenei tehnice de specialitate structurilor aflate n subordinea, sub
k) perfecionarea pregtirii profesionale a personalului care i desfoar activitatea n cadrul
l) acoperirea deficitului de personal pentru activitile existente.
n vederea identificrii unor soluii de mbuntire a activitii de planificarea bugetar, echipa de

auditori a efectuat un studiu de benchmarking prin comparaii generale ntre entiti, comparatorul ales
fiind o entitatea cu un profil funcional i de risc asemntor cu al entitii ,,XX
n rezumat, problemele importante identificate, n ceea ce privete identificarea i fundamentarea
propunerilor cu privire la nevoia de deplasare, detaare i transfer a personalului n interes de serviciu sunt:
1. La nivelul entitii a fost implementat sistemul de management prin obiective. n acest context
la nivelul Direciei Financiar Contabilitate, n corelaie direct cu procesul bugetar, au fost stabilite 3
obiective specifice n urma evalurii efectuate echipa de auditori a constatat c aceste obiective ndeplinesc
condiiile pentru a fi considerate obiective SMART
Pentru realizarea acestor obiective specifice managementul a stabilit un numr de 8 indicatori de
performan, astfel:
= 5 proceduri;
11 de structuri;
- ponderea structurilor din cadrul entitii la nivelul crora semestrial sunt efectuate analize i care
furnizeaz informaii cu privire la finanarea activitilor = 75%;
- gradul de acceptare al propunerilor transmise de structurile entitii (%) = 50%;
- ponderea structurilor care raporteaz satisfacerea general cu privire la Proiectul de buget (%) =
60%;
- Gradul n care creditele bugetare sunt angajate i utilizate(%)= 95%.
Auditorii apreciaz indicatorii ca fiind adecvai pentru msurarea performanelor activitii. Totui,
unele din intele aferente acestor indicatori dei sunt bine definite sunt stabilite la un nivel care poate fi atins
cu uurin i care nu stimuleaz mbuntirea activitii.
Recomandarea formulat vizeaz stabilirea unor ine care s stimuleze mbuntirea performanei
entitii. Echipa de auditori apreciaz urmtoarele inte ca fiind mai adecvate:
- ponderea structurilor din cadrul entitii la nivelul crora sunt efectuate analize i care furnizeaz
informaii cu privire la finanarea activitilor = 80%.
Totodat, se impune implementarea n cadrul entitii a practicii din domeniu prin utilizarea i a
altor indicatori, dintre care amintim:
- numrul de structuri din cadrul entitii care au depit prevederile care au stat la baza elaborrii
Proiectului de buget = 0 structuri;
- numrul de ore alocat anual de fiecare structur/entitate pentru realizarea unor sinteze i analize cu
privire la finanarea cheltuielilor = 80 ore;
- ponderea n care activitile desfurate anul anterior au contribuit la realizarea obiectivelor = 95%;
- nr. de structuri care furnizeaz informaii complete i fundamentate = 20 structuri (toate structurile
entitii);
120
- nr. de structuri la nivelul crora se realizeaz activiti de analiz cu privire la nevoia de deplasare,
detaare, transfer n interes de serviciu = 20 structuri (toate structurile entitii);
- ponderea n care Situaiile centralizatoare iniiale asigur realizarea atribuiilor entitii = 90%.
2. La nivelul entitii nu exist un proces constant de analiz care s aib ca rezultat identificarea
i programarea anual a aciunilor care implic deplasarea, detaarea i transferul personalului n interes de
serviciu. De asemenea, nu a fost identificat o fundamentare riguroas privind cheltuielile cu deplasarea,
detaarea, transferul att n momentul elaborrii Proiectului de buget ct i n momentul rectificrilor
bugetare.
Recomandarea formulat vizeaz implementarea unor aciuni/instrumente de control intern adecvate
n conformitate cu buna practic n domeniu, dintre care menionm:
a) actualizarea procedurilor operaionale n sensul stabilirii unor termene pentru realizarea unor
activiti care s aib ca rezultat identificarea i fundamentarea corespunztoare a nevoii de deplasare,
detaare i transfer a personalului n interes de serviciu. n acest sens, echipa de auditori consider necesar
realizarea unor workshop-uri la care s participe persoanele responsabile din cele dou entiti, n scopul
cunoaterii i aplicrii bunei practici n cadrul entitii ,,XX.
b)asigurarea unei pregtiri profesionale corespunztoare personalului cu atribuii n domeniu. Avnd
n vedere informaiile colectate pe perioada efecturii studiului de benchmarking echipa de auditori
consider oportun realizarea unor activiti asemntoare cu cele desfurate de entitatea nr. 2 n domeniul
pregtirii profesionale. Dintre activitile identificate apreciem c urmtoarele activiti sunt recomandate a
se desfura i n cadrul entitii ,,XX :
- organizarea unor sesiuni de lucru cu reprezentani ai fiecrei structuri din cadrul entitii n
scopul prezentrii principalelor direcii care trebuie urmrite n momentul identificrii i fundamentrii
nevoii de deplasare, detaare i transfer a personalului n interes de serviciu;
,,Comunicarea i munca n echip.
c)realizarea unui sistem informaional la nivelul entitii care s conduc la mbuntirea activitii.
Avnd n vedere instrumentele de control intern implementate la nivelul entitii nr. 2, echipa de auditori
apreciaz ca implementarea urmtoarelor instrumente conduce la mbuntirea activitii de identificare i
fundamentare a nevoii de deplasare, detaare i transfer a personalului n interes de serviciu:
- stabilirea prin fiele posturilor personalului din cadrul DFC a unor sarcini n cea ce privete
comunicarea cu responsabilii structurilor din cadrul entitii;
- asigurarea unei asistene corespunztoare, de ctre personalul din cadrul DFC, structurilor din
cadrul n entitii momentul centralizrii informaiilor.
d)implementarea unui sistem de motivare a personalului din cadrul entitii. Pentru realizarea unui
sistem motivaional adecvat, echipa de auditori recomand realizarea urmtoarelor activiti:
- actualizarea periodic a fielor posturilor prin atribuirea unor sarcini personalului n
conformitate cu competenele deinute;
- asigurarea unei pregtiri profesionale adecvate personalului, avnd n vedere i dorinele
exprimate de acesta;
entiti care au un profil funcional asemntor, n scopul cunoaterii i aplicrii bunei practici n domeniu;
building;
2.2. Selectarea corespunztoare a furnizorilor de servicii hoteliere i de transport

necesar pentru elaborarea Proiectului de buget, sunt definite dou obiective specifice, respectiv Realizarea
unor sinteze i analize semestriale privind finanarea activitilor cuprinse n programele i proiectele
aprobate de conducerea entitii i Elaborarea Proiectului de buget, pe baza fundamentrilor primite cu
121
ncadrarea n limita creditelor bugetare aprobate de Guvern, n termenele legale.
n urma analizei activitii de selectare a furnizorilor de servicii hoteliere i de transport au fost
identificate urmtoarele:
O prim problem identificat se refer la indicatorii stabilii de management pentru
monitorizarea realizrii obiectivului analizat. Acetia sunt:
- gradul n care creditele bugetare sunt angajate i utilizate = 90%;
- ponderea de structuri care raporteaz satisfacia general cu privire la Proiectul de buget = 60%.
Auditorii apreciaz indicatorii ca fiind adecvai pentru msurarea performanelor activitii, dar
trebuie stabilii i indicatori de performan care permit analizarea obiectivului din punct de vedere al
timpului i costurilor pe care le implic. Unele din intele aferente acestor indicatori dei sunt bine definite
sunt stabilite la un nivel care poate fi atins cu uurin i care nu stimuleaz mbuntirea activitii.
O alt problem identificat o reprezint faptul c la nivelul entitii a fost instituit ca practic
previzionarea cheltuielilor cu servicii de transport i hoteliere prin ajustarea cheltuielilor efective din anul
anterior, contrar practici n domeniu aplicat n entiti cu profil funcional i de risc asemntor. Pentru a
susine aceast constatare echipa de auditori a efectuat un studiu prin utilizarea unui eantion constituit din
activitile Direciei de Perfecionare Profesional care au implicat deplasarea personalului n interes de
serviciu. n urma analizei a rezultat c n afar de avantajele cu privire la confortul oferit de utilizarea unor
mijloace de transport moderne, entitatea dac ar fi selectat n mod corespunztor furnizorii de servicii de
transport ar fi putut realiza o economie de 1.557,14 lei.
Recomandri:
Avnd n vedere importana procesului de selectare a furnizorilor de servicii hoteliere i de
transport, considerm necesar stabilirea unor inte care s stimuleze performana entitii. n acest sens,
apreciem urmtoarea int ca fiind mai adecvat:
- % de structuri care raporteaz satisfacia general cu privire la Proiectul de buget = 85%.
Definirea unor noi indicatori de performan avnd n vedere buna practic n domeniu. n acest
context echipa de auditori a propus utilizarea urmtorilor indicatori:
a) nr. de structuri informate cu privire la soluiile identificate = 21 structuri (toate structurile
entitii);
b) gradul n care soluiile identificare satisfac necesitile structurilor = 90%;
c) gradul n care serviciile hoteliere i turistice contractate n anul anterior au asigurat realizarea
obiectivelor = 90%;
d) numrul de ore alocat anual pentru selectarea furnizorilor de servicii hoteliere i de transport =
40 ore.
Actualizarea procedurilor operaionale n sensul stabilirii unor termene pentru realizarea unor
activiti care s aib ca rezultat selectarea furnizorilor de servicii hoteliere i de transport. n acest sens,
echipa de auditori consider necesar realizarea unor reuniuni de lucru la care s participe persoanele
responsabile din cele dou entiti, n scopul cunoaterii i aplicrii bunei practici n cadrul entitii ,,XX.
Motivarea structurilor pentru a asigura informaii clare, precise i complete i pentru a furniza
informaii cu privire la gradul de satisfacie. n acest sens, echipa de auditori consider necesar s se
realizeze o evaluare a satisfaciei personalului antrenat n activiti care implic deplasarea, detaarea,
transferul n interes de serviciu, identificarea aspectelor negative i implementarea unor msuri pentru
combaterea acestora.
Constituirea unei baze de date cu furnizorii de servicii hoteliere i de turism i actualizarea
periodic a acesteia. n acest sens, echipa de auditori consider necesar parcurgerea urmtoarelor etape:
transport;
- responsabilizarea personalului prin stabilirea prin Fisele posturilor unor sarcini n ceea ce privete
actualizarea bazei de date cu privire la oferta financiar a furnizorilor de servicii hoteliere i de transport.
122
Elaborarea i implementarea unui cod cu privire la conduita etic i rspunderea managerial. n
acest sens, echipa de auditori recomand:
i n mod contiincios ndatoririle de serviciu de ctre personalul entitii.
Implementarea unui sistem de motivare a personalului din cadrul entitii. Pentru realizarea unui
sistem motivaional adecvat, echipa de auditori recomand identificarea aspiraiilor personalului n domeniul
carierei profesionale i asigurarea acestuia o pregtire corespunztoare;
actualizarea periodic a fielor posturilor prin atribuirea unor sarcini personalului n conformitate cu
competenele deinute i ateptrile acestuia din punct de vedere al carierei profesionale.
2.3 Estimarea corect a cheltuielilor cu deplasarea, detaarea i transferul personalului n

interes de serviciu
n urma studiului de benachmarking efectuat, echipa de auditori interni a stabilit urmtoarele

recomandri, pentru mbuntirea activitii de estimare a cheltuielilor cu deplasarea, detaarea i transferul
personalului n interes de serviciu:
context echipa de auditori propune utilizarea urmtorului indicator: ponderea n care realizrile
trimestriale/anuale se ncadreaz n previziunile din Proiectul de buget = 85%.
activiti care s aib ca rezultat estimarea cheltuielilor cu deplasarea, detaarea i transferul personalului n
interes de serviciu. n acest sens, echipa de auditori consider necesar realizarea unor reuniuni de lucru la
care s participe persoanele responsabile din cele dou entiti, n scopul cunoaterii i aplicrii bunei
practici n cadrul entitii ,,XX.
Definitivarea Proiectului de buget dup obinerea de la structurile entitii a unui feed-back.
Asigurarea unei motivri corespunztoare pentru personalul implicat n activitatea de elaborare a
proiectului de buget, prin:
III. 3. Asigurarea unei bune gestiuni financiare a cheltuielilor cu deplasarea, detaarea i

transferul personalului
3.1. Identificarea problemelor prin analiza evoluiei cheltuielilor
Analiza obiectivelor specifice stabilite Direciei Financiar Contabilitate scoate n eviden faptul
c un numr de dou obiective sunt aferente activitii de identificare a problemelor prin analiza evoluiei
cheltuielilor, respectiv Realizarea unor analize semestriale privind finanarea activitilor cuprinse n
programele i proiectele aprobate de conducerea entitii unui sistem eficient privind administrare i
utilizarea fondurilor publice alocate i Elaborarea Proiectului de buget, pe baza fundamentrilor primite cu
n urma analizei comparative a practicii din cele dou entiti, echipa de auditori interni a identificat
o serie de activiti/instrumente de control intern care sunt puse n aplicare n cadrul entitii nr. 2 i care au
ca efect obinerea unei performane mai bune n domeniul bugetar de ctre aceast entitate comparativ cu
entitatea ,,XX.
Dintre aceste activiti/instrumente de control intern importante de menionat sunt urmtoarele:
123
cheltuielilor;
- stabilirea unor intervale de abatere n funcie de care se impune realizarea unor analize, identificarea
abaterilor i informarea structurilor cu privire la aceste abaterile nregistrate;
- realizarea unor analize cu reprezentanii structurilor n scopul identificrii cauzelor care au determinat
abaterile;
pregtiri profesionale corespunztoare i actualizrii Fielor de post prin atribuirea sarcinilor persoanelor care au
competenele necesare;
- asigurarea activitii de supervizare prin semnarea documentelor de sintez care se elaboreaz la nivelul
structurilor de ctre persoanele responsabile;
indicatori noi;
- participarea personalului din cadrul entitii la reuniuni de lucru organizate n parteneriat cu entiti care
au un profil funcional asemntor, n scopul cunoaterii i aplicrii bunei practici n domeniu.
Recomandarea formulat vizeaz alinierea practicii din entitate la buna practic din domeniu pin
implementarea urmtoarelor aciuni/instrumente de control intern:
a) implementarea unui sistem de monitorizare a cheltuielilor pe perioada execuiei bugetare. Avnd n
vedere instrumentele de control intern implementate la nivelul entitii nr. 2, echipa de auditori apreciaz ca
implementarea urmtoarelor instrumente conduce la mbuntirea activitii de identificare a problemelor:
cheltuielilor;
abaterile.
b)asigurarea activitii de supervizare la nivelul Direciei Financiar - Contabilitate, care va fi formalizat
prin semnarea documentelor de sintez elaborate la nivelul structurilor de ctre persoanele responsabile;
c) implementarea unui sistem de motivare a personalului din cadrul entitii. Pentru realizarea unui sistem
motivaional adecvat, echipa de auditori recomand realizarea urmtoarelor activiti:
indicatori noi;
au un profil funcional asemntor, n scopul cunoaterii i aplicrii bunei practici n domeniu;
IV. CONCLUZII
Prezentul Raport de audit intern a fost ntocmit n baza Listei ntrebrilor, Lista ariilor temei auditabile,
Programului de audit intern i a Programului de intervenie la faa locului, a constatrilor efectuate pe perioada
colectrii i prelucrrii informaiilor i n timpul muncii pe teren. Constatrile au la baz probe de audit obinute pe
baza testelor efectuate consemnate n documentele de lucru.
Echipa de auditori interni a evaluat activitile desfurate, n cadrul procesului bugetar, n legtur cu
planificarea i execuia cheltuielilor de deplasare, detaare i transfer n interes de serviciu utiliznd o gril cu 3
nivele astfel:
1. Critic: nu exist preocupri din partea managementului pentru implementarea unor aciuni/instrumente
de control necesare desfurrii activitilor n condiii de economicitate, eficien i eficacitate sau
activitile/instrumentele sunt implementate, de la caz la caz, fr a exista o planificare i o monitorizare a
cheltuielilor;
2. De mbuntit: se ndeplinesc cerinele minime ale cadrului normativ, exist preocupri ale
managementului pentru implementarea sistemului de management prin obiective, asigurarea unei pregtiri
124
profesionale corespunztoare personalului, implementarea i funcionarea sistemului informaional din cadrul
entitii i realizarea unor studii i analize necesare activitii de planificare i execuie bugetar;
3. Funcional: exist o strategie n domeniul planificrii i execuiei bugetare care are n vedere sarcinile
i atribuiile stabilite entitii, n virtutea crora aplic Planul de guvernare i contribuie la elaborarea i
implementarea strategiei n domeniul economiei i energiei. Totodat, activitatea se desfoar cu respectarea bunei
practici din domeniu.
n urma testrilor efectuate echipa de auditori apreciaz activitile desfurate n cadrul Direciei
Financiar Contabilitate dup cum urmeaz:
Activiti auditabile Nivele de apreciere

1 2 3
Realizarea unor estimri anuale care s asigure o
programare adecvat a cheltuielilor cu deplasarea, X
detaarea i transferul personalului
Asigurarea unei bune gestiuni financiare a cheltuielilor cu
deplasarea, detaarea i transferul personalului X
Evaluarea are la baz analiza activitilor desfurate n cadrul entitii i bunei practici n
domeniu i discuiile care au avut loc cu reprezentanii structurii auditate, cu ocazia edinei de nchidere, cu
privire la recomandrile echipei de auditori apreciate de ctre participani ca fiind realiste i fezabile.
n consecin, apreciem c implementarea recomandrilor echipei de auditori va avea ca efect
mbuntirea economicitii, eficienei i eficacitii activitilor care implic deplasarea, detaarea i
Structura auditat are obligaia s ntocmeasc Programul de aciune n vederea implementrii
recomandrilor i s raporteze echipei de auditori interni, periodic, stadiul implementrii acestora.
Auditori interni, Entitatea auditat, pentru luare

cunotin
tefnescu Ileana
Petrescu Maria
Not:
Datorit acceptrii integrale a constatrilor i recomandrilor formulate de echipa de auditori
interni de ctre conducerile DFC, DGRUM i DGTI Reuniunea de conciliere nu se va mai organiza.
125
Entitatea public
RAPORTUL
MISIUNII DE AUDIT INTERN PUBLIC INTERN AL
PERFORMANEI

DEPLASAREA, DETAAREA, TRANSFERUL PERSONALULUI N
INTERES DE SERVICIU
BUCURETI
2014
126
I. INTRODUCERE
Echipa de auditori a fost format din :

Ordinul de efectuare a misiunii de audit public intern al performanei: misiunea de audit a fost cuprins
n Planul de audit intern pe anul 2014 i s-a derulat n baza Ordinului de serviciu nr. 5/12.01.2014.
Baza legal a misiunii de audit public intern al performanei:

Planul de audit intern pe anul 2014, aprobat de conducerea entitii publice;
Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern, republicat, cu modificrile ulterioare;
H.G. nr. 1086/2013 pentru aprobarea Normelor generale privind exercitarea activitii de audit
public intern;
Normele proprii de audit intern ale entitii, avizate i aprobate de conducere, privind
exercitarea activitii de audit intern n cadrul entitii.
Durata misiunii: 01.02.2014-10.03.2014.
Perioada auditat: 01.01.2011-31.12.2013

responsabilitilor asumate de ctre conducerea entitii publice i personalul de execuie, cu privire
la organizarea i realizarea procesului de fundamentare, aprobare i utilizare a cheltuielilor cu
delegarea, detaarea, transferul personalului n interes de serviciu i de a urmri dac fondurile
alocate pentru finanarea cheltuielilor sunt utilizate n condiii de economicitate, eficien i
eficacitate.
Obiectivele misiunii de audit:

utilizare a fondurilor destinate finanrii cheltuielilor cu deplasarea, detaarea i transferul personalului n
Tipul de audit: Echipa de auditori interni a efectuat un audit al performanei, respectiv realizarea unei
analize a activitilor desfurate n domeniul planificrii i execuiei bugetare, urmrindu-se determinarea
necesitii i oportunitii mbuntirii economicitii, eficienei i eficacitii.
Metodologia utilizat n realizarea misiunii de audit:

Misiunea de audit public intern al performanei s-a desfurat n conformitate cu prevederile
127
Ghidului general privind misiunea de audit public intern de performan i Normele proprii de audit intern
a entitii, avizate i aprobate de conducere, privind exercitarea activitii de audit intern n cadrul
entitii.
II. METODOLOGIA DE DESFURARE A MISIUNII DE AUDIT PUBLIC INTERN
Tehnici de audit intern utilizate:

verificarea se realizeaz n vederea asigurrii validitii, realitii i acurateei nregistrrilor n
contabilitate a documentelor i a concordanei cu legile i regulamentele n vigoare, precum i a eficacitii
controlului intern prin cu ajutorul urmtoarele tehnici de verificare:
comparaia: pentru confirmarea identitii unor informaii, dup obinerea lor din dou sau
mai multe surse diferite;
examinarea: pentru detectarea erorilor i/sau iregularitilor;
recalcularea: verificarea algoritmilor de calcul i a calculelor matematice;
punerea de acord: pentru realizarea procesului de potrivire a doua categorii diferite de
nregistrri;
confirmarea: pentru solicitarea informaiilor din mai multe surse independente cu scopul
validrii acestora;
garantarea: pentru verificarea realitii tranzaciilor nregistrate pornind de la examinarea
nregistrrilor spre documentele justificative;
urmrirea: verificarea modului n care au fost respectate procedurile de la documentele
justificative spre articolul nregistrat.
observarea fizic: const n urmrirea unui proces sau a unei proceduri, prin care auditorul i
formeaz o imagine de ansamblu asupra structurii auditate;
analiza: const n descompunerea unei entiti/ structuri/activiti n elemente, care pot fi izolate,
identificate, cuantificate i msurate distinct;
benchmarking-ul: este un proces de cercetare efectuat, de regul prin comparaie, pentru a identifica
i implementa buna practic n domeniul performanei. n general, benchmarkig-ul ajut la determinarea
necesitii i oportunitii mbuntirii economicitii, eficienei i eficacitii. Pe baza informaiilor
colectate i prelucrate n etapa Pregtirea misiunii, echipa de auditori a considerat oportun ca n etapa
Intervenia la faa locului s foloseasc benchmarking-ul prin comparaii generale ntre entiti, care
const n compararea activitii structurii auditate cu activitatea unor structuri, din alte entiti, care au
aceleai funcii sau realizeaz activiti similare.
Instrumentele de audit intern utilizate:
Chestionarul de luare la cunotin - CLC: pentru obinerea unor informaii referitoare la contextul
socio-economic, organizare intern, funcionarea entitii/structurii auditate;
Documente i materiale examinate n cadrul Direciei Financiar Contabilitate activitile

desfurate pe perioada etapei Intervenia la faa locului a vizat documentaia aferent perioadei auditate,
respectiv 01.01.2011-31.12.2013, care a cuprins urmtoarele:
legi i regulamente aplicabile structurii auditate;
organigrama Direciei Financiar Contabilitate;
Regulamentul de Organizare i Funcionare;
Fiele posturilor;
Procedurile de lucru;
Planul strategic pentru anii 2009-2013;
Scrisorile-cadru pentru anii 2011, 2012 , 2013;
Documentele de fundamentare i motivare a sumelor din Proiectul de buget pentru perioada
2011-2013;
Proiectele de buget pentru perioada 2011-2013;
Realizrile bugetare pentru anii 2011, 2012, 2013;
ordine ale conductorului entitii ,,XX;
128
documente justificative care au stat la baza nregistrrii n contabilitate a cheltuielilor;
evidene analitice i sintetice, etc.
Documente i materiale ntocmite pe perioada auditrii:

Studiu preliminar;
Chestionarul de luare la cunotin;
Evaluarea obiectivelor specifice;
Evaluarea indicatorilor de performan;
Evaluarea surselor de date;
Documentaia aferent analizei riscurilor;
teste;
foi de lucru;
FIAP-uri;
Nota centralizatoare a documentelor de lucru;
Raportul de audit intern;
Sinteza raportului de audit intern;
Minute ale edinelor de deschidere i de nchidere;
Planul de aciune i calendarul de implementare a recomandrilor;
Lista de supervizare a documentelor;
Fia de urmrire a implementrii recomandrilor.
III. CONSTATRI I RECOMANDRI
Prezent n continuare, n mod sintetic, principalele constatri nsoite de cauze, consecine i

recomandri pe baza testrilor efectuate pe perioada colectrii i prelucrrii informaiilor i n perioada de
intervenie la faa locului, consemnate n documentele de lucru.

strategice ale entitii prin utilizarea de metode, tehnici i procedee specifice, asigurnd proiectarea i
12,50% din totalul posturilor ocupate din cadrul direciei, ponderea cea mai ridicat nregistrndu-se n
cadrul Biroului de metodologie i drepturi sociale pentru activitatea intern (20%), iar cea mai sczut n
cadrul Compartimentului control financiar preventiv propriu pentru activitatea intern. Peste o treime din
funcionari i desfoar activitatea n cadrul Serviciului financiar i buget (46,88%).
n perioada 2011-2013, posturile din cadrul direciei, n numr de 35, au fost ocupate n proporie de
80%, iar evoluia personalului a cunoscut urmtoarea dinamic:
- n anul 2012, efectivul de personal s-a redus cu aproximativ 8,50%, scdere care a afectat Serviciul
129
financiar i buget (2 persoane) i Biroul metodologie i drepturi salariale pentru activitate intern (1
persoan);
Reducerea efectivului de personal din cadrul direciei a fost determinat de existena la nivelul anului
2011 pe piaa muncii a unor oferte mai avantajoase din punct de vedere financiar.
n ceea ce privete structura funcionarilor publici de execuie, 27 de persoane sunt numite ntr-o
funcie public de execuie din clasa I i o persoan exercit funcie public de execuie din clasa II
respectiv, 18 consilieri, 9 experi i un referent de specialitate.
Totodat, funciile publice de execuie din cadrul direciei sunt structurate pe grade profesionale,
dup cum urmeaz:
consilieri: 18 superiori;
experi: 9 principali;
referent de specialitate: 1 principal.

Anul
1. 2011 16 7 7 - - 1
2012 18
2. 9 - - 1 -
3. 2013 18 9 - - 1 -
Din analiza informaiilor prezentate n Tabelul nr. 2, se constat c n ceea ce privete ponderea
personalului calificat n anii 2012 i 2013, aceasta este cu 10% mai ridicat n comparaie cu anul 2011, n
aceast perioad a crescut ponderea personalului cu funcie public de execuie i grad profesional superior
i principal. Totui, diferenele pe medii ntre structurile direciei rmn semnificative. Astfel, n cadrul
Biroului metodologie i drepturi salariale pentru activitatea intern problema calificrii personalului
persist.
III. 1 Analiza obiectivelor i indicatorilor ataai domeniului auditabil
1.1 Analiza obiectivelor stabilite pentru domeniul auditabil
elaborat Planul strategic pentru anii 2009-2013 care reflect performana cerut din partea entitii, care a
fost adus la cunotin salariailor prin publicarea lui pe site-ul entitii.
Pentru a gestiona aceast performan este necesar ca acesta s fie definit n mod specific, astfel
nct s ofere o direcie clar pentru toi factorii implicai, o modalitate de monitorizare a progresului i de
implementare a unor msuri corective dac este cazul, modalitate de stabilire i raportare a obinerii
rezultatelor scontate, precum i o modalitate de responsabilizare a persoanelor implicate.
Implementarea acestei strategii se poate modifica n timp, ca urmare a unor evoluii:
- modificri ale legislaiei UE;
- modificri ale legislaiei naionale, cu impact asupra activitii entitii, asupra structurii
organizatorice i funcionale;
- modificarea cadrului organizatoric pentru realizarea procesului bugetar etc.
130
Pentru ca obiectivele generale s devin operaionale este necesar ca obiectivele specifice s fie
exprimate n termeni de rezultate. Un obiectiv specific difer de unul general, prin aceea c vizeaz rezultate
concrete i conduce la atingerea obiectivului general.
Obiective specifice definite sunt:
Perfecionarea sistemului de colectare de informaii anuale de la structurile entitii pentru
Realizarea unor sinteze i analize semestriale privind finanarea activitilor cuprinse n
Elaborarea Proiectului de buget, pe baza fundamentrilor primite cu ncadrarea n limita
Echipa de auditori a analizat obiectivele specifice cu ajutorul documentului Evaluarea obiectivelor.

n urma analizei s-a constatat c obiectivele specifice sunt definite corect avnd n vedere caracteristicile
SMART.
1.2 Analiza indicatorilor de performan
Analiza indicatorilor de performan au fost obiectul analizei efectuate de auditorii interni att n
etapa Pregtirea misiunii prin intermediul studiului preliminar, ct i n etapa Intervenia la faa locului cnd
a fcut obiectul analizei comparative.
Avnd n vedere aceste aspecte echipa de auditori a considerat oportun s prezinte rezultatul
evalurilor efectuate cu privire la indicatorii de performan ataai obiectivelor specifice la subcapitolul III.2
Analiza procesului de utilizare a fondurilor pentru finanarea cheltuielilor cu deplasarea, detaarea,
III. 2 Realizarea unor estimri anuale care s asigurare o programare adecvat a cheltuielilor cu
deplasarea, detaarea i transferul personalului n interes de serviciu
n perioada 2011-2013 cheltuielile cu deplasarea, detaarea i transferul personalului n interes de

serviciu au avut urmtoarea evoluie:
- mii lei -

Nr. Indicator
mediu
crt. bugetar
2011 2012 2013 2011 2012 2013 2012/ 2011 2013/ 2011
Total cheltuieli,
Indemnizaii de
1.1. 3.000 6.440 5.114 2.000 8.400 5.400 2,15 0,79 30,56
delegare, detaare
Cheltuieli cu
1.3. 14.560 5.010 14.120 9.640 8.960 6.000 0,34 2,82 -1,52
transportul
1.4. Alte cheltuieli 400 350 750 200 600 650 0,88 2,14 36,93
Principalele aspecte evideniate n urma analizei tendinei de evoluie a cheltuielilor cu deplasarea,

detaarea i transferul sunt:
cheltuielile cu deplasarea, detaarea, transferul au nregistrat pe perioada analizat un ritm mediu
de cretere de 1,06%;
131
ponderea cheltuielilor de deplasarea, detaarea i transferul n totalul cheltuielilor entitii s-a redus de la
4,42% n anul 2011 la 2,72% n anul 2013.
10
%
80
%
60
%
40
2,
% 72
20
2,
4, 12 %
42 %
%
0% 2007
2011 2008
2012 2009
2013
Analiznd n detaliu evoluia cheltuielilor cu deplasarea, detaarea i transferul, se constat, n

perioada 2011-2013, pe lng ritmul de cretere multianual (1,06%) i abateri semnificative a cheltuielilor
efective fa de sumele previzionate i aprobate iniial prin buget (tabelul nr. 3).
- mii lei -
iniiale (%)
crt. bugetar
2011 2012 2013 2011 2012 2013 2011 2012 2013
deplasare, detaare,
detaare
1.4. Alte cheltuieli 400 350 750 200 600 650 200,00 58,33 115,38
Examinarea gradului de fundamentare a cheltuielilor cu deplasarea, detaarea i transferul a condus

la identificarea unor abateri semnificative (+/-50%) ntre cheltuielile efective comparativ cu prevederile
iniiale.
2.1. Identificarea i fundamentarea corespunztoare a nevoii de deplasare, detaare i


132
personalului n interes de serviciu, comparativ cu creterea cheltuielilor totale cu deplasarea, detaarea i
transferul personalului n interes de serviciu este prezentat n figura nr. 2.
var iaia
2,5
2,07
1,58
transf erarea
1
0,5
0,66
0,49
0
2008/2007 2009/2008 ani
2013/2012
/
2012 2011

aciuni a nregistrat un ritm mediu anual de cretere de 2,74%, superior ritmului mediu anual de cretere al
cheltuielilor totale cu deplasarea, detaarea, transferul care a fost de 1,06%, ceea ce evideniaz o corelaie
economic corect.
Eficientizarea utilizrii fondurilor alocate impune ca la nivelul entitii cheltuielile programate s
fie urmrite la originea lor de formare, acolo unde iau natere. n cazul nostru, locurile de costuri apar ca
fiind structurile entitii n care i desfoar activitatea persoanele care se deplaseaz sunt detaate i
transferate n interes de serviciu. Localizarea creterii aciunilor care au implicat deplasarea, detaarea,
transferul personalului n interes de serviciu n anul 2013, comparativ cu anul 2011 pe structurile entitii
este urmtoarea:
Creteri anul 2013

Nr.
crt.
nr. %
0 1 2 3
11. Autoritatea de management pentru programele operaionale
20
sectoriale 6,03
20. Total 25 5,56
133
Principalele cauze identificate care au influenat creterea numrului de aciuni sunt:
m) necesitatea armonizrii activitii entitii cu cea a entitilor din UE;
n) necesitatea cooperrii entitii cu entitile similare din UE;
o) ndeplinirea angajamentelor fa de UE, respectiv nfiinarea Autoritii de management pentru
p) necesitatea acordrii asistenei tehnice de specialitate structurilor aflate n subordinea, sub
q) perfecionarea pregtirii profesionale a personalului care i desfoar activitatea n cadrul
r) acoperirea deficitului de personal pentru activitile existente.
n vederea identificrii unor soluii de mbuntire a activitii de planificarea bugetar, echipa de

auditori a efectuat un studiu de benchmarking prin comparaii generale ntre entiti, comparatorul ales
fiind o entitatea cu un profil funcional i de risc asemntor cu al entitii ,,XX
n rezumat, problemele importante identificate, n ceea ce privete identificarea i fundamentarea
propunerilor cu privire la nevoia de deplasare, detaare i transfer a personalului n interes de serviciu sunt:
1. La nivelul entitii a fost implementat sistemul de management prin obiective. n acest context
la nivelul Direciei Financiar Contabilitate, n corelaie direct cu procesul bugetar, au fost stabilite 3
obiective specifice n urma evalurii efectuate echipa de auditori a constatat c aceste obiective ndeplinesc
condiiile pentru a fi considerate obiective SMART
Pentru realizarea acestor obiective specifice managementul a stabilit un numr de 8 indicatori de
performan, astfel:
= 5 proceduri;
11 de structuri;
- ponderea structurilor din cadrul entitii la nivelul crora semestrial sunt efectuate analize i care
furnizeaz informaii cu privire la finanarea activitilor = 75%;
- gradul de acceptare al propunerilor transmise de structurile entitii (%) = 50%;
- ponderea structurilor care raporteaz satisfacerea general cu privire la Proiectul de buget (%) =
60%;
- Gradul n care creditele bugetare sunt angajate i utilizate(%)= 95%.
Auditorii apreciaz indicatorii ca fiind adecvai pentru msurarea performanelor activitii. Totui,
unele din intele aferente acestor indicatori dei sunt bine definite sunt stabilite la un nivel care poate fi atins
cu uurin i care nu stimuleaz mbuntirea activitii.
Recomandarea formulat vizeaz stabilirea unor ine care s stimuleze mbuntirea performanei
entitii. Echipa de auditori apreciaz urmtoarele inte ca fiind mai adecvate:
- ponderea structurilor din cadrul entitii la nivelul crora sunt efectuate analize i care furnizeaz
informaii cu privire la finanarea activitilor = 80%.
Totodat, se impune implementarea n cadrul entitii a practicii din domeniu prin utilizarea i a
altor indicatori, dintre care amintim:
- numrul de structuri din cadrul entitii care au depit prevederile care au stat la baza elaborrii
Proiectului de buget = 0 structuri;
- numrul de ore alocat anual de fiecare structur/entitate pentru realizarea unor sinteze i analize cu
privire la finanarea cheltuielilor = 80 ore;
- ponderea n care activitile desfurate anul anterior au contribuit la realizarea obiectivelor = 95%;
- nr. de structuri care furnizeaz informaii complete i fundamentate = 20 structuri (toate structurile
entitii);
134
- nr. de structuri la nivelul crora se realizeaz activiti de analiz cu privire la nevoia de deplasare,
detaare, transfer n interes de serviciu = 20 structuri (toate structurile entitii);
- ponderea n care Situaiile centralizatoare iniiale asigur realizarea atribuiilor entitii = 90%.
2. La nivelul entitii nu exist un proces constant de analiz care s aib ca rezultat identificarea
i programarea anual a aciunilor care implic deplasarea, detaarea i transferul personalului n interes de
detaarea, transferul att n momentul elaborrii Proiectului de buget ct i n momentul rectificrilor
bugetare.
Recomandarea formulat vizeaz implementarea unor aciuni/instrumente de control intern adecvate
n conformitate cu buna practic n domeniu, dintre care menionm:
detaare i transfer a personalului n interes de serviciu. n acest sens, echipa de auditori consider necesar
realizarea unor workshop-uri la care s participe persoanele responsabile din cele dou entiti, n scopul
cunoaterii i aplicrii bunei practici n cadrul entitii ,,XX.
b)asigurarea unei pregtiri profesionale corespunztoare personalului cu atribuii n domeniu. Avnd
n vedere informaiile colectate pe perioada efecturii studiului de benchmarking echipa de auditori
consider oportun realizarea unor activiti asemntoare cu cele desfurate de entitatea nr. 2 n domeniul
pregtirii profesionale. Dintre activitile identificate apreciem c urmtoarele activiti sunt recomandate a
se desfura i n cadrul entitii ,,XX :
- organizarea unor sesiuni de lucru cu reprezentani ai fiecrei structuri din cadrul entitii n
scopul prezentrii principalelor direcii care trebuie urmrite n momentul identificrii i fundamentrii
nevoii de deplasare, detaare i transfer a personalului n interes de serviciu;
,,Comunicarea i munca n echip.
c)realizarea unui sistem informaional la nivelul entitii care s conduc la mbuntirea activitii.
Avnd n vedere instrumentele de control intern implementate la nivelul entitii nr. 2, echipa de auditori
apreciaz ca implementarea urmtoarelor instrumente conduce la mbuntirea activitii de identificare i
fundamentare a nevoii de deplasare, detaare i transfer a personalului n interes de serviciu:
- stabilirea prin fiele posturilor personalului din cadrul DFC a unor sarcini n cea ce privete
comunicarea cu responsabilii structurilor din cadrul entitii;
- asigurarea unei asistene corespunztoare, de ctre personalul din cadrul DFC, structurilor din
cadrul n entitii momentul centralizrii informaiilor.
d)implementarea unui sistem de motivare a personalului din cadrul entitii. Pentru realizarea unui
sistem motivaional adecvat, echipa de auditori recomand realizarea urmtoarelor activiti:
- actualizarea periodic a fielor posturilor prin atribuirea unor sarcini personalului n
conformitate cu competenele deinute;
- asigurarea unei pregtiri profesionale adecvate personalului, avnd n vedere i dorinele
exprimate de acesta;
entiti care au un profil funcional asemntor, n scopul cunoaterii i aplicrii bunei practici n domeniu;
building;
2.2. Selectarea corespunztoare a furnizorilor de servicii hoteliere i de transport

necesar pentru elaborarea Proiectului de buget, sunt definite dou obiective specifice, respectiv Realizarea
unor sinteze i analize semestriale privind finanarea activitilor cuprinse n programele i proiectele
aprobate de conducerea entitii i Elaborarea Proiectului de buget, pe baza fundamentrilor primite cu
135
n urma analizei activitii de selectare a furnizorilor de servicii hoteliere i de transport au fost
identificate urmtoarele:
O prim problem identificat se refer la indicatorii stabilii de management pentru
monitorizarea realizrii obiectivului analizat. Acetia sunt:
- gradul n care creditele bugetare sunt angajate i utilizate = 90%;
- ponderea de structuri care raporteaz satisfacia general cu privire la Proiectul de buget = 60%.
Auditorii apreciaz indicatorii ca fiind adecvai pentru msurarea performanelor activitii, dar
trebuie stabilii i indicatori de performan care permit analizarea obiectivului din punct de vedere al
timpului i costurilor pe care le implic. Unele din intele aferente acestor indicatori dei sunt bine definite
sunt stabilite la un nivel care poate fi atins cu uurin i care nu stimuleaz mbuntirea activitii.
O alt problem identificat o reprezint faptul c la nivelul entitii a fost instituit ca practic
previzionarea cheltuielilor cu servicii de transport i hoteliere prin ajustarea cheltuielilor efective din anul
anterior, contrar practici n domeniu aplicat n entiti cu profil funcional i de risc asemntor. Pentru a
susine aceast constatare echipa de auditori a efectuat un studiu prin utilizarea unui eantion constituit din
activitile Direciei de Perfecionare Profesional care au implicat deplasarea personalului n interes de
serviciu. n urma analizei a rezultat c n afar de avantajele cu privire la confortul oferit de utilizarea unor
mijloace de transport moderne, entitatea dac ar fi selectat n mod corespunztor furnizorii de servicii de
transport ar fi putut realiza o economie de 1.557,14 lei.
Recomandri:
apreciem urmtoarea int ca fiind mai adecvat:
- % de structuri care raporteaz satisfacia general cu privire la Proiectul de buget = 85%.
context echipa de auditori a propus utilizarea urmtorilor indicatori:
e) nr. de structuri informate cu privire la soluiile identificate = 21 structuri (toate structurile
entitii);
f) gradul n care soluiile identificare satisfac necesitile structurilor = 90%;
g) gradul n care serviciile hoteliere i turistice contractate n anul anterior au asigurat realizarea
obiectivelor = 90%;
h) numrul de ore alocat anual pentru selectarea furnizorilor de servicii hoteliere i de transport =
40 ore.
activiti care s aib ca rezultat selectarea furnizorilor de servicii hoteliere i de transport. n acest sens,
echipa de auditori consider necesar realizarea unor reuniuni de lucru la care s participe persoanele
responsabile din cele dou entiti, n scopul cunoaterii i aplicrii bunei practici n cadrul entitii ,,XX.
Motivarea structurilor pentru a asigura informaii clare, precise i complete i pentru a furniza
informaii cu privire la gradul de satisfacie. n acest sens, echipa de auditori consider necesar s se
realizeze o evaluare a satisfaciei personalului antrenat n activiti care implic deplasarea, detaarea,
transferul n interes de serviciu, identificarea aspectelor negative i implementarea unor msuri pentru
combaterea acestora.
periodic a acesteia. n acest sens, echipa de auditori consider necesar parcurgerea urmtoarelor etape:
transport;
- responsabilizarea personalului prin stabilirea prin Fisele posturilor unor sarcini n ceea ce privete
actualizarea bazei de date cu privire la oferta financiar a furnizorilor de servicii hoteliere i de transport.
136
Elaborarea i implementarea unui cod cu privire la conduita etic i rspunderea managerial. n
acest sens, echipa de auditori recomand:
i n mod contiincios ndatoririle de serviciu de ctre personalul entitii.
Implementarea unui sistem de motivare a personalului din cadrul entitii. Pentru realizarea unui
sistem motivaional adecvat, echipa de auditori recomand identificarea aspiraiilor personalului n domeniul
carierei profesionale i asigurarea acestuia o pregtire corespunztoare;
actualizarea periodic a fielor posturilor prin atribuirea unor sarcini personalului n conformitate cu
competenele deinute i ateptrile acestuia din punct de vedere al carierei profesionale.
2.3 Estimarea corect a cheltuielilor cu deplasarea, detaarea i transferul personalului n

interes de serviciu
n urma studiului de benachmarking efectuat, echipa de auditori interni a stabilit urmtoarele

recomandri, pentru mbuntirea activitii de estimare a cheltuielilor cu deplasarea, detaarea i transferul
personalului n interes de serviciu:
activiti care s aib ca rezultat estimarea cheltuielilor cu deplasarea, detaarea i transferul personalului n
interes de serviciu. n acest sens, echipa de auditori consider necesar realizarea unor reuniuni de lucru la
care s participe persoanele responsabile din cele dou entiti, n scopul cunoaterii i aplicrii bunei
practici n cadrul entitii ,,XX.
Definitivarea Proiectului de buget dup obinerea de la structurile entitii a unui feed-back.
Asigurarea unei motivri corespunztoare pentru personalul implicat n activitatea de elaborare a
proiectului de buget, prin:
IV. 3. Asigurarea unei bune gestiuni financiare a cheltuielilor cu deplasarea, detaarea i

transferul personalului
3.1. Identificarea problemelor prin analiza evoluiei cheltuielilor
Analiza obiectivelor specifice stabilite Direciei Financiar Contabilitate scoate n eviden faptul
c un numr de dou obiective sunt aferente activitii de identificare a problemelor prin analiza evoluiei
cheltuielilor, respectiv Realizarea unor analize semestriale privind finanarea activitilor cuprinse n
programele i proiectele aprobate de conducerea entitii unui sistem eficient privind administrare i
utilizarea fondurilor publice alocate i Elaborarea Proiectului de buget, pe baza fundamentrilor primite cu
n urma analizei comparative a practicii din cele dou entiti, echipa de auditori interni a identificat
o serie de activiti/instrumente de control intern care sunt puse n aplicare n cadrul entitii nr. 2 i care au
ca efect obinerea unei performane mai bune n domeniul bugetar de ctre aceast entitate comparativ cu
entitatea ,,XX.
Dintre aceste activiti/instrumente de control intern importante de menionat sunt urmtoarele:
137
cheltuielilor;
abaterile;
competenele necesare;
- asigurarea activitii de supervizare prin semnarea documentelor de sintez care se elaboreaz la nivelul
structurilor de ctre persoanele responsabile;
indicatori noi;
au un profil funcional asemntor, n scopul cunoaterii i aplicrii bunei practici n domeniu.
Recomandarea formulat vizeaz alinierea practicii din entitate la buna practic din domeniu pin
implementarea urmtoarelor aciuni/instrumente de control intern:
a) implementarea unui sistem de monitorizare a cheltuielilor pe perioada execuiei bugetare. Avnd n
vedere instrumentele de control intern implementate la nivelul entitii nr. 2, echipa de auditori apreciaz ca
implementarea urmtoarelor instrumente conduce la mbuntirea activitii de identificare a problemelor:
cheltuielilor;
abaterile.
b)asigurarea activitii de supervizare la nivelul Direciei Financiar - Contabilitate, care va fi formalizat
prin semnarea documentelor de sintez elaborate la nivelul structurilor de ctre persoanele responsabile;
c) implementarea unui sistem de motivare a personalului din cadrul entitii. Pentru realizarea unui sistem
motivaional adecvat, echipa de auditori recomand realizarea urmtoarelor activiti:
indicatori noi;
au un profil funcional asemntor, n scopul cunoaterii i aplicrii bunei practici n domeniu;
IV. CONCLUZII
Prezentul Raport de audit intern a fost ntocmit n baza Listei ntrebrilor, Lista ariilor temei auditabile,
Programului de audit intern i a Programului de intervenie la faa locului, a constatrilor efectuate pe perioada
colectrii i prelucrrii informaiilor i n timpul muncii pe teren. Constatrile au la baz probe de audit obinute pe
baza testelor efectuate consemnate n documentele de lucru.
planificarea i execuia cheltuielilor de deplasare, detaare i transfer n interes de serviciu utiliznd o gril cu 3
nivele astfel:
1. Critic: nu exist preocupri din partea managementului pentru implementarea unor aciuni/instrumente
de control necesare desfurrii activitilor n condiii de economicitate, eficien i eficacitate sau
activitile/instrumentele sunt implementate, de la caz la caz, fr a exista o planificare i o monitorizare a
cheltuielilor;
138
3. Funcional: exist o strategie n domeniul planificrii i execuiei bugetare care are n vedere sarcinile
i atribuiile stabilite entitii, n virtutea crora aplic Planul de guvernare i contribuie la elaborarea i
implementarea strategiei n domeniul economiei i energiei. Totodat, activitatea se desfoar cu respectarea bunei
practici din domeniu.
Activiti auditabile Nivele de apreciere

1 2 3
deplasarea, detaarea i transferul personalului X
Evaluarea are la baz analiza activitilor desfurate n cadrul entitii i bunei practici n
domeniu i discuiile care au avut loc cu reprezentanii structurii auditate, cu ocazia edinei de nchidere, cu
privire la recomandrile echipei de auditori apreciate de ctre participani ca fiind realiste i fezabile.
n consecin, apreciem c implementarea recomandrilor echipei de auditori va avea ca efect
mbuntirea economicitii, eficienei i eficacitii activitilor care implic deplasarea, detaarea i
Structura auditat are obligaia s ntocmeasc Programul de aciune n vederea implementrii
recomandrilor i s raporteze echipei de auditori interni, periodic, stadiul implementrii acestora.
139
SINTEZA
RAPORTULUI DE AUDIT INTERN
I. INTRODUCERE
Misiunea de audit public intern al performanei privind mbuntirea procesului de utilizare a

fondurilor pentru finanarea cheltuielilor cu delegarea, detaarea i transferul personalului din cadrul
entitii s-a desfurat n conformitate cu prevederile Legii nr. 672/2002 privind auditul public intern,
republicat, cu modificrile ulterioare, HG nr. 1086/2013 de aprobare a Normelor generale privind
exercitarea activitii de audit public intern, a Normele proprii de audit intern ale entitii, avizate i aprobate
de conducere, privind exercitarea activitii de audit intern n cadrul entitii i a Planului de audit intern pe
anul 2014, i a fost realizat de:
Scopul misiunii de audit a fost de a formula recomandri, care s fie avute n vedere n procesul
de fundamentare a deciziilor managementului pentru creterea economicitii, eficienei i eficacitii
utilizrii fondurilor pentru finanarea cheltuielilor.
utilizare a fondurilor destinate finanrii cheltuielilor cu deplasarea, detaarea i transferul personalului
n interes de serviciu.
II. CONSTATRI I RECOMANDRI
Prezentm n continuare, n mod sintetic, principalele constatri i recomandri formulate n Raportul

de audit intern, elaborat pe baza constatrilor efectuate pe perioada colectrii i prelucrrii informaiilor i n
timpul muncii pe teren, consemnate n documentele de lucru.
Problema 1:
Pentru realizarea obiectivelor specifice managementul a stabilit un numr de 8 indicatori de
140
performan. Auditorii apreciaz indicatorii adecvai pentru msurarea performanelor activitii. Totui,
unele din intele aferente acestor indicatori dei sunt bine definite sunt stabilite la un nivel care poate fi
atins cu uurin i care nu stimuleaz mbuntirea activitii.
La nivelul entitii nu exist un proces constant de analiz care s aib ca rezultat identificarea i
programarea anual a aciunilor care implic deplasarea, detaarea i transferul personalului n interes de
detaarea, transferul att n momentul elaborrii bugetului anual ct i n momentul rectificri bugetare.
Recomandare:
Implementarea n cadrul entitii a practicii din domeniu prin utilizarea i a altor indicatori,
precum i stabilirea pentru acetia unor inte care s stimuleze performana.
Implementarea unor aciuni/instrumente de control intern adecvate n conformitate cu buna
practic n domeniu, dintre care menionm:
detaare i transfer a personalului n interes de serviciu;
b)asigurarea unei pregtiri profesionale corespunztoare personalului cu atribuii n domeniu, n
acest sens este oportun realizarea unor activiti asemntoare cu cele desfurate de entitatea nr. 2 n
domeniul pregtirii profesionale.
c)realizarea unui sistem informaional la nivelul entitii care s conduc la mbuntirea
activitii;
d)implementarea unui sistem de motivare a personalului din cadrul entitii.
Problema 2
Dei indicatorii stabilii pentru msurarea performanelor activitii sunt adecvai, este necesar
stabilirea unor indicatori de performan care permit analizarea obiectivului din punct de vedere al
timpului i costurilor pe care le implic. Totodat, intele aferente acestor indicatori dei sunt bine
definite sunt stabilite la un nivel care poate fi atins cu uurin i care nu stimuleaz mbuntirea
activitii.
La nivelul entitii a fost instituit ca practic previzionarea cheltuielilor cu servicii de transport
i hoteliere prin ajustarea cheltuielilor efective din anul anterior, contrar practici n domeniu aplicat n
entiti cu profil funcional i de risc asemntor.
Recomandarea:
apreciem urmtoarea int ca fiind mai adecvat: ponderea structurilor care raporteaz satisfacia
general cu privire la Proiectul de buget = 85%.
Definirea unor noi indicatori de performan avnd n vedere buna practic n domeniu. n
acest context echipa de auditori a propus utilizarea urmtorilor indicatori:
- numrul de structuri informate cu privire la soluiile identificate = 21 structuri (toate
- gradul n care serviciile hoteliere i turistice contractate n anul anterior au asigurat realizarea
obiectivelor = 90%;
- numrul de ore alocat anual pentru selectarea furnizorilor de servicii hoteliere i de transport =
40 ore.
Motivarea structurilor pentru a asigura informaii clare, precise i complete i pentru a
furniza informaii cu privire la gradul de satisfacie.
periodic a acesteia.
Elaborarea i implementarea unui cod cu privire la conduita etic i rspunderea
managerial.
Recomandarea
Definirea unor indicatori de performan avnd n vedere buna practic n domeniu. n acest
141
activiti care s aib ca rezultat estimarea cheltuielilor cu deplasarea, detaarea i transferul
Asigurarea unei motivri corespunztoare pentru personalul implicat n activitatea de
elaborare a proiectului de buget.
Problema
Activitatea desfurat n cadrul entitii nu este aliniat la practica n domeniu. Dintre
instrumentele/activitile de control intern implementate de entitatea nr. 2 considerm importante de
menionat urmtoarele:
- realizarea unor studii periodice n scopul identificrii unor indicatori necesari pentru
monitorizarea cheltuielilor;
- stabilirea unor intervale de abatere n funcie de care se impune realizarea unor analize,
identificarea abaterilor i informarea structurilor cu privire la aceste abaterile nregistrate;
- asigurarea activitii de supervizare prin semnarea documentelor de sintez care se elaboreaz
la nivelul structurilor de ctre persoanele responsabile;
- stimularea moral a persoanelor care au propus msuri de mbuntire a indicatorilor
existeni sau indicatori noi;
entiti care au un profil funcional asemntor, n scopul cunoaterii i aplicrii bunei practici n
domeniu.
Recomandri:
Alinierea practicii din entitate la buna practic din domeniu pin implementarea urmtoarelor
aciuni/instrumente de control intern:
- implementarea unui sistem de monitorizare a cheltuielilor pe perioada execuiei bugetare;
- asigurarea activitii de supervizare la nivelul Direciei Financiar - Contabilitate, care va fi
formalizat prin semnarea documentelor de sintez elaborate la nivelul structurilor de ctre persoanele
responsabile;
- implementarea unui sistem de motivare a personalului din cadrul entitii pentru realizarea
unui sistem motivaional adecvat.
III. CONCLUZII
Sinteza raportului de audit intern a fost ntocmit Raportului de audit intern. Constatrile au la baz
probe de audit obinute pe baza testelor efectuate consemnate n documentele de lucru.
planificarea i execuia cheltuielilor de deplasare, detaare i transfer n interes de serviciu utiliznd o gril cu
3 nivele de apreciere astfel:
1. Critic: nu exist preocupri din partea managementului pentru implementarea unor
aciuni/instrumente de control necesare desfurrii activitilor n condiii de economicitate, eficien i
eficacitate sau activitile/instrumentele sunt implementate, de la caz la caz, fr a exista o planificare i o
monitorizare a cheltuielilor;
3. Funcional: exist o strategie n domeniul planificrii i execuiei bugetare care are n vedere
sarcinile i atribuiile stabilite entitii, n virtutea crora aplic Planul de guvernare i contribuie la elaborarea
i implementarea strategiei n domeniul economiei i energiei. Totodat, activitatea se desfoar cu
142
respectarea bunei practici din domeniu.
Nivele de apreciere
Activiti auditabile
1 2 3
X
deplasarea, detaarea i transferul personalului
Evaluarea are la baz analiza activitilor desfurate n cadrul entitii i bunei practici n domeniu i
discuiile care au avut loc cu reprezentanii structurii auditate, cu ocazia edinei de nchidere, cu privire la
recomandrile echipei de auditori apreciate de ctre participani ca fiind realiste i fezabile.
Data: 10.03.2014
tefnescu Ileana, Miulescu Ion

Petrescu Maria
143
SUPERVIZAREA Data: 03.03.2014
Supervizat : Miulescu Ion Director Direcia de Audit Public Intern
NOTA DE SUPERVIZARE A DOCUMENTELOR
Revizuirea rspunsurilor
Propunerea efului structurii de audit/ auditorilor de ctre eful
Nr.
Lucrarea supervizorului misiunii, ca urmare a Rspunsul auditorilor structurii de
crt.
revizuirii documentului audit/supervizorului
misiunii de audit intern
1. Declaraia de independen Nu exist incompatibilitate De acord De acord
2. Chestionar de luare la Elaborarea unei foi de lucru pentru De acord, a fost elaborat Foaia
cunotin cunoaterea contextului economic i de lucru nr. 1.
De acord
social n care i desfoar activitatea
entitatea
3. Situaia criteriilor pentru Introducerea unui nou criteriu pentru
De acord, criteriul a fost luat n
auditul de performan analiza riscurilor, respectiv Satisfacia
consideraie n momentul De acord
i motivaia personalului
elaborrii documentului.
..
.
n. Intervenia la faa locului Pentru identificarea comparatorilor v De acord, Foaia de lucru nr. 1.1
Foaia de lucru nr. 1.1 recomand s avei n vedere forma de n care s-a efectuat o selecie a
De acord
proprietate i criteriul geografic. comparatorilor avnd la baz i
cele dou criterii.
...
t. edina de nchidere - Minuta Constatrile, concluziile i La edina de nchidere au fost
edinei de nchidere recomandrile vizeaz activitatea mai invitate i au parti-cipat
multor structuri din cadrul entitii, de urmtoarele persoane: secretarul
aceea v recomand ca s participe la general al entitii, directorul
aceast edin responsabilii acestor general DGRUM, directorul
De acord
structuri. general DGTI, eful Serviciului
financiar i buget, eful Biroului
contabi-litate i eful Birou-lui
metodologie i drepturi salariale
..
144
Direcia de Audit public Intern:
URMRIREA RECOMANDRILOR Data: 13.03.2014

FIA DE URMRIRE A IMPLEMENTRII RECOMANDRILOR
ENTITATEA PUBLIC DAPI Data:

Raport de
Misiunea de audit public intern:
DIRECIA FINANCIAR - CONTABILITATE audit nr.
ACTIVITATEA FINANCIAR-CONTABIL
X/..
Nr. Parial Data planificat/
Recomandarea Implementat
implementat
Neimplementat
Data implementrii
crt.
Obiectivul nr. 1. Realizarea unor estimri anuale care s asigurare o programare adecvat a cheltuielilor cu deplasarea, detaarea i transferul personalului n
interes de serviciu
1. Implementarea n cadrul entitii a practicii din domeniu prin utilizarea i a altor indicatori. X 30.04.2014
2. Actualizarea procedurilor operaionale X 30.04.2014
3. Asigurarea unei pregtiri profesionale corespunztoare personalului cu atribuii n domeniu. X 31.05.2014
4. Realizarea unui sistem informaional la nivelul entitii care s conduc la mbuntirea 31.05.2014
X
activitii.
5. Implementarea unui sistem de motivare a personalului din cadrul entitii. X 31.05.2014
. ..
N.
145

Ghidperformanta CH Depl Detas PDF

Încărcat de

Informații document

Titlu original

Drepturi de autor

Formate disponibile

Partajați acest document

Partajați sau inserați document

Opțiuni de partajare

Vi se pare util acest document?

Este necorespunzător acest conținut?

Drepturi de autor:

Formate disponibile

Ghidperformanta CH Depl Detas PDF

Încărcat de

Drepturi de autor:

Formate disponibile

MINISTERUL FINANELOR PUBLICE

UNITATEA CENTRAL DE ARMONIZARE PENTRU AUDITUL PUBLIC INTERN

MBUNTIREA PROCESULUI DE UTILIZARE A

Perioada cuprins n auditare: 01.01. 2011 31. 12. 2013

Scopul misiunii de audit public intern al performanei l reprezint examinarea

Obiectivele generale al misiunii l reprezint analiza procesului de utilizare a fondurilor

Echipa de audit este format din:

Director Direcia de Audit Public Intern,

1. Incompatibiliti personale: Nu este cazul

Auditor intern, Director Direcia de Audit Public Intern,

Nume i prenume: tefnescu Ileana

4. Avei responsabiliti n derularea programelor i proiectelor finanate integral sau

1. Incompatibiliti personale: Am fost salariat, n urm cu 1 an n cadrul DGAPA i am participat la

Auditor intern, Director Direcia de Audit Public Intern,

NOTIFICAREA PRIVIND DECLANAREA MISIUNII DE AUDIT PUBLIC INTERN AL

Ctre: Marian IONESCU, Director Direcia Financiar Contabilitate

De la: Ion MIULESCU, Director - Direcia de Audit Public Intern

Referitor la: Misiunea de audit intern mbuntirea procesului de utilizare a fondurilor

n conformitate cu Planul de audit intern pe anul 2014, urmeaz ca n perioada 01.02-

Scopul misiunii de audit public intern al performanei l reprezint examinarea

1. Realizarea unor estimri anuale care s asigurare o programare adecvat a

Pentru o mai bun nelegere a activitii dumneavoastr, v rugm sa ne punei la

Pentru eventualele ntrebri privind desfurarea misiunii, v rog s contactai pe doamna

Director Direcia de Audit Public Intern,

MINUTA EDINEI DE DESCHIDERE

n cadrul edinei de deschidere s-a procedat la:

Chestionar de luare la cunotin

20. Deschiderea de credite se realizeaz la momentul oportun? X

Auditor intern, Supervizor,

Foaie de lucru nr. 1

1. Elemente analizate: Cunoaterea contextului socio-economic n care entitatea ,,XX i desfoar

b. identificarea entitilor care asigur reprezentarea statului romn i Guvernului Romniei pe

Numr de entiti aflate n

d. identificarea entitilor care deruleaz bugete asemntoare ca mrime

e. identificarea entitilor care n perioada 2011-2013 au avut un efectiv de personal aparat

Nr. Entitatea Anul

f. identificarea entitilor care dein structuri proprii de formare profesional

1. Analiza domeniului auditabil

1.1. Prezentare general a entitii

Nr. Categorie Impactul pe care l are asupra activitii entitii

1.2. Prezentarea domeniului auditabil

Responsabilitatea pentru organizarea i conducerea activitii financiar contabile revine

1.2.2. Resursele umane din cadru Direciei Financiar - Contabilitate

Nr. Consilier Expert Referent de specialitate

1.2.3. Asigurarea unui nivel de calificare adecvat al personalului

Sistemul de recrutare al funcionarilor publici ofer posibilitatea ca o entitate, n funcie de

1. 2.4. Accesul i participarea la formarea profesional continu

1.3. Cadrul de reglementare al domeniului auditabil

La nivelul entitii, pe perioada analizat, cheltuielile totale au avut urmtoarea evoluie:

Analiza informaiilor din Tabelul nr. 3 evideniaz, n principal, urmtoarele aspecte:

Principalele aspecte evideniate, n urma analizei evoluiei cheltuielilor cu deplasarea, detaarea i

To ta l c h e ltu ie li To ta l c h e ltu ie li To ta l c h e ltu ie li

Figura nr. 1 Ponderea cheltuielilor cu deplasarea, detaarea,

Analiznd n detaliu evoluia cheltuielilor cu deplasarea, detaarea i transferul, se constat c, pe

Examinarea gradului de fundamentare a cheltuielilor cu deplasarea, detaarea i transferul a

Un prim factor de influen al creterii cheltuielilor cu deplasarea, detaarea i transferul

Din analiza datelor prezentate se constat c, n perioada 2011-2013, creterea numrului de

Localizarea creterii aciunilor care au implicat deplasarea, detaarea, transferul personalului n

Creteri anul 2013

Principalele cauze care au influenat creterea numrului de aciuni sunt:

Echipa de auditori va efectua un audit al performanei care s furnizeze asigurarea cu privire la

2. Stabilirea ntrebrilor domeniului auditabil

Direcia de Audit Pregtirea misiunii