LEGISLACIN DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

SUELLEN OSORIO AGUADO

LEGISLACION DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

2017
 ENSAYO

Segn lo visto y lo ledo en esta fase del curso podemos aducir que el Estado
surge como respuesta a necesidades de organizacin, se ve precisado a fijarse en
la necesidad de buscar sus decisiones en las normas que rigen la conducta
humana. La autoridad no podr hacer que reinen el orden y la paz, si no comienza
por concebir las relaciones de los hombres entre s sobre las bases de justicia.
El reconocimiento del Estado moderno debe de traer unos elementos esenciales
como son:

Poblacin: Grupo de personas que habitan en un territorio determinado. El pueblo

implica una multitud masa o pluralidad de personas consideradas bajo un mismo
territorio con interese comunes, es decir, hace referencia de simple agrupacin de
seres humanos dentro de un territorio donde un estado ejerce su poder poltico.
Territorio: Constituido por el suelo, subsuelo, espacio areo y las aguas, en que se
lleva a cabo la actividad estatal y donde el Estado ejerce sus potestades. Es el
lugar geogrfico en el que habita una poblacin determinada; es el soporte fsico
de la Nacin y del Estado.

Gobierno: Es la estructura organizada asumida por cada pas para el ejercicio del
poder del Estado. Gobernar implica la toma de decisiones apropiadas para llegar
al objetivo planteado. El Gobierno es esencialmente la accin por la cual la
autoridad impone una lnea de conducta, a individuos humanos. Los gobernados
son los habitantes del Estado, nacionales y extranjeros, que se encuentran en el
territorio estatal.
La actividad de la autoridad en su aspecto de Gobierno es dar rdenes. Su misin
principal es ordenar. Naturalmente que esas rdenes no deben ser arbitrarias, sino
que han de dirigirse hacia la consecucin del bien pblico. Esto es, la fuente
material del Derecho positivo debe ser siempre el Derecho natural entendiendo a
ste como el recto ordenamiento de la conducta de los hombres, que deriva de su
peculiar naturaleza individual y social. Vemos que el Derecho en esta forma nace
del aspecto de la actividad de la autoridad que hemos considerado como Gobierno
segn como se ve en el video.
Esta funcin de elaboracin del Derecho en su aspecto formal por medio de las
rdenes que dicta el Estado, se ve condicionada por la orientacin hacia la
consecucin del bien pblico.

La nacin puede caracterizarse como un grupo social relativamente extenso cuyos

integrantes poseen un sentido de pertenencia a rasgos culturales y a una
conciencia histrica comn. Los integrantes de una nacin tienen una conciencia
ms o menos explcita, segn los casos, de formar parte de una comunidad
distinta a las dems. Esta conciencia nacional implica la identificacin con valores
culturales comunes, as como vnculos efectivos de solidaridad entre los
integrantes de una nacin.
En Colombia la legislacin sobre la documentacin no es muy conocida, por esta
razn los funcionarios y personas atinentes a esta situacin caigan en muchas
equivocaciones al momento de dar un concepto o dar trmite a un documento.
Esto siendo cobijado por las leyes colombianas a cobijo de la constitucin
colombiana, tratados internacionales y leyes acorde a la necesidad del Estado.
En cuanto a la legislacin documental es preciso referenciar lo siguiente: el
objetivo esencial de los archivos consiste en disponer de una documentacin
organizada, de tal forma que la historia institucional sea recuperable para el uso
de la administracin y del servicio al ciudadano y se constituya en fuente de la
historia. Los archivos son importantes para la administracin y la cultura porque
los documentos que los conforman son imprescindibles para la toma de decisiones
basadas en antecedentes.
LEGISLACIN DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

Si bien la gestin de archivos es una herramienta administrativa bastante

subestimada en la mayora de las empresas, debemos decir que la misma es tan
importante como cualquier otra rea de la empresa, ya que gracias a los archivos
que se poseen, correspondientes a la informacin pasada de la empresa y sus
movimientos econmicos y financieros; el cuerpo ejecutivo correspondiente, puede
utilizar la gestin de archivos como un arma de defensa frente a todos aquellos
inconvenientes que se presentan y que aparentemente no tiene solucin.

Como bien lo determina su denominacin, la gestin de archivos se encarga del

control y almacenamiento de todos los archivos de informacin que se puedan
poseer de la empresa desde su nacimiento hasta la actualidad.

Una de las ventajas ms importantes que nos otorga mantener una buena gestin
de archivos, es que como mencionbamos al principio, la misma sirve de gua
para la toma de decisiones que pueden llegar a determinar el rumbo que tomara la
empresa de aqu en adelante.

En la gestin de archivos se documentan todos aquellos movimientos comerciales

y econmicos, los inconvenientes que se le presentaron a los procesos
correspondientes de todas las actividades llevadas a cabo en la empresa, los
problemas a los cuales la misma les tuvo que hacer frente, junto con las ideas y
estrategias de solucin para poder disminuir al mnimo el impacto negativo de los
mismos sobre la gestin.

Es importantsimo entonces que toda empresa tome las medidas necesarias, para
la conservacin y manejo de la informacin, para el uso de los mismos empleados
de la empresa, ya que el contar con la informacin, en lugar indicado, y en orden
que debe clasificarse, facilita mucho ms a los empleados, sus labores, sin
prdida de tiempo en la bsqueda de la informacin, ya que sin este sistema, la
informacin puede estar almacenada en sitios no adecuados, ni mucho menos
clasificada, con la implementacin del sistema de Gestin Documental se
racionalizan los recursos, conservando as el Medio Ambiente, el cual es de vital
importancia para la humanidad y sobre todo que debemos cuidar de l.

Es importante conservar la informacin, porque sta es imprescindible, para la

toma de decisiones, para la formulacin de cualquier proyecto, sobre todo cuando
estos necesitan consultar la informacin, de antecedentes histricos, ya que
sabemos que sin esto, no se puede formular ningn proyecto.

Atraves del tiempo el archivo documental toma forma y se posesiona en un

entorno laboral, social y comunitario, convirtindose en la base de datos de las
empresas; Con la ayuda de los entes pertinentes que cada da apoyan
contribuyendo con la mejora de la de la organizacin documental, sacando
nuevas
reformas y decretos que avalan el archivo en Colombia, ha facilitado que esta se
lleve a cabo en el entorno laboral y social.

Hablar de la organizacin y el manejo del archivo es muy complejo ya que

aporta
un avance muy importante en las empresas en cuanto a su organizacin y
manejo del archivo; este implementado con el fin de mejorar el uso ya que si no
se implementa en las empresas la documentacin se deteriora mucho y puede
sufrir
daos y no servir de soporte el da que esta se requiera.
Por el incremento que se genera en los ltimos aos en las empresas se debe
guardar constancia y se ve la necesidad de implementar la normalizacin de la
gestin de la documentacin, as una mejor calidad en el uso de la organizacin y
el acceso de los documentos en la empresa ya que la documentacin que all se
archiva es su patrimonio documental y de su memoria institucional e histrica.
Para comprender el entorno legal dentro del cual se envuelve la documentacin y
la informacin, que son de estudio dentro de este curso, se es necesario entender
que es estado, como se decide, su clasificacin, el concepto de legalidad, que es
la documentacin y su diferencia con la informacin.
Dentro de este proceso podemos divisar que el estado se estructura dentro de tres
ramas. El estado se divide en territorio poblacin y soberana, estos conceptos son
bsicos para entender sobre la legislacin documental ya que dentro de la
documentacin legal se estructuran o identifican estas figuras dentro de lo
plasmado en la documentacin.
Ya que hablaremos de legalidad, dentro de este se integra el concepto de
derecho y ley, por los cuales nos regimos todos y debemos vigilar que no exista
una contravencin dentro de la funcin legal y manejo propio de la documentacin
con el derecho y la ley, es decir que estn dentro del marco legal tanto la
informacin como la documentacin.
El Derecho propiamente dicho significa un conjunto de leyes y normas que
establecen un funcionamiento propio con fundamentos en la libertad y equidad con
el fin de promover un estado garantista y solidario. Este derecho se divide en dos;
primero es el derecho natural el cual habla de la prevalencia del bien comn y la
participacin de la poblacin en la ley divina esta se caracteriza por su
funcionalidad inclinada al lado moral y religioso. Y el segundo es el derecho
positivo el cual se regula por las disposiciones escritas y vigentes de un estado y
que son de carcter obligatorio y participativo para los habitantes del territorio
nacional.
Histricamente se ha advertido sobre la absoluta libertad de la poblacin para
hacer o no hacer segn sea su intencin, la ley de alguna u otra forma se muestra
para poder restringir esa libertad con el fin de garantizar la proteccin de los
dems habitantes del estado.

Teniendo en cuenta los conceptos anteriormente aportados dentro de este ensayo

ya podemos definir que es la legislacin. La legislacin es un conjunto de leyes
que han sido aprobadas previamente por el rgano legislativo estas son creadas
para el bien de la comunidad y el que las transgreda deber responder con la
correspondiente sancin que conlleve el acto que realice y que este dentro del
marco de la contravencin legislativa.
La legalidad e la informacin y de los documentos son el tema de objeto actual,
pero hay que tener encuentra que informacin y documento no es lo mismo por lo
cual se es necesario diferenciarlos. La informacin es un conjunto de datos que
dan significado a algo que pueda ser entendible y legible lo hacen de carcter
informativo o de deduccin personal, esta es creada para dar conocimiento de
este tema a otras personas que accedan a lo plasmado en cualquier objeto en el
cual se le pueda escribir, grabar o plasmar.

La documentacin por su parte es cualquier base o soporte que contenga

informacin plasmada en l; este debe ser en cualquier elemento material, tiene
por caracterstica que debe tener la capacidad para que se le plasme de forma
manual o tecnolgica la informacin una serie de datos que contienen un elemento
intangible que puede ser interpretado de forma directa o indirecta por cualquier
persona.
 CONCLUSIONES

El archivo en las empresas o entidades pblicas y privadas a veces ven el archivo

como un gasto y prdida de plata en invertir. Sabiendo que ms adelante pueden
necesitar los documentos para defenderse ante una demanda o en otros casos.
El archivo organizado, se puede consultar de manera fcil los documentos que
solicitemos en las empresas. Me deja un gran conocimiento acerca de este tema
muy importante y que me va ayudar y a facilitar ya teniendo las bases.