Sunteți pe pagina 1din 8

Lecia 2.

Prezentarea ferestrei Excel

Lecia 2. Prezentarea ferestrei Excel

n aceast lecie vei nva noiunile generale despre deplasarea n interiorul ferestrei Excel i n
fereastra registrului de calcul.

Componentele ferestrei Excel


Dup cum putei vedea n figura 2.1, fereastra Excel are numeroase elemente comune cu ferestrele
Windows, inclusiv o bar de meniuri (de unde putei selecta comenzi), o bar de stare (care indic
starea activitii curente) i bare cu instrumente (care conin butoane i liste derulante prin care
obinei un acces rapid la comenzile i facilitile utilizate frecvent).
Nu gsii bara de stare? Pentru a afia bara de stare dac aceasta nu este vizibil
deschidei meniul Tools, selectai Options i executai clic pe eticheta View. n
seciunea Show, selectai Status Bar i executai clic pe OK.
n plus, fereastra conine cteva elemente unice n Excel, printre care:
Bara de formule (Formula bar). Cnd introducei informaii ntr-o celul, tot ceea ce
scriei apare pe bara de formule. Tot pe aceast bar este indicat i poziia celulei.
Celul. Orice pagin dintr-un registru de calcul este o foaie de calcul separat, iar
fiecare foaie de calcul conine o gril format din coloane avnd fiecare o litera i
rnduri numerotate. Locul de intersectare a unui rnd cu o coloan reprezint o
caset numit celul. Orice celul are o adres format din litera coloanei i
numrul rndului (A1, B3, C4 etc.). Pentru a crea foi de calcul trebuie s
introducei date i formule n celule. Vei nva mai multe lucruri despre celule n
leciile 4 i 5.
Fereastra registrului de calcul. Orice fiier creat cu Excel este un registru de calcul
care conine una sau mai multe foi de calcul. Putei s deschidei concomitent mai multe
fiiere (registre de calcul), fiecare avnd propria fereastr.
Capete de coloan. Literele din partea superioar a foii de calcul, prin care sunt
identificate coloanele foii de calcul.
Row headings. Numerele din stnga foii de calcul, prin care sunt identificate rndurile
foii de calcul.
Selector. Conturul care indic celula activ (cea n care v aflai).

Deplasarea de la o foaie de calcul la alta


n configuraia prestabilit, fiecare registru de calcul are iniial trei foi de calcul. Putei s adaugai
alte foi de calcul sau s tergei din ele, dup cum dorii. Deoarece fiecare registru de calcul este
format din una sau mai multe foi de calcul, avei nevoie de o metod de deplasare rapid de la o
foaie de calcul la alta. Putei folosi una din urmtoarele metode:
Apsai Ctrl+PgDn pentru a trece la foaia de calcul urmtoare sau Ctrl+PgUp pentru a
trece la foaia anterioar.
Executai clic pe eticheta foii de calcul pe care vrei s o deschidei (vezi figura 2.2).
Dac eticheta nu este prezent, folosii butoanele de derulare a etichetelor pentru a o
aduce pe ecran, apoi executai clic pe ea.
Lecia 2. Prezentarea ferestrei Excel

Bara de meniuri
Bare cu instrumente
Bara de formule
Capetele coloanelor
Selector
Capetele rndurilor

Suprafaa foii de
calcul

Bara de stare
Figura 2.1 Elementele ferestrei Excel.

Tragei aceast bar pentru


a vedea mai multe sau mai
puine etichete

Executai clic pe o etichet


pentru a deschide foaia de
calcul respectiv

Pentru afiarea etichetei


ultimei foi de calcul

Pentru afiarea urmtoarei


etichete sau a celei
anterioare

Pentru afiarea etichetei


primei foi de calcul

Figura 2.2 Folosind etichetele v putei deplasa de la o foaie de calcul la alta.


Lecia 2. Prezentarea ferestrei Excel

Deplasarea n cadrul foii de calcul


Dup ce este adus pe ecran foaia de calcul n care dorii s lucrai, avei nevoie de o metod de
deplasare de la o celul a foii de calcul la alta. Reinei faptul c fragmentul din foaia de calcul
afiat pe ecran este numai o mic parte din foaia de calcul propriu-zis. Pentru a v deplasa n
cadrul foii de calcul folosind tastatura, putei apela la combinaiile de taste din tabelul 2.1.

Tabelul 2.1 Deplasarea n cadrul foii de calcul folosind tastatura


Apsai ... Pentru a v deplasa...
O celul n direcia sgeii.
Ctrl+ sau Ctrl+ La nceputul sau sfritul zonei de date (zona din
foaia de calcul care conine date) ori la prima sau
la ultima celul din coloan, n cazul n care
coloana este goal.
Ctrl+ sau Ctrl+ n celula din extrema stng sau dreapt a zonei
de date, ori la prima sau ultima celul din rnd,
dac rndul este gol.
PgUp Un ecran n sus.
PgDn Un ecran n jos.
Home Celula din extrema stng a unui rnd.
Ctrl+Home Colul din stnga-sus al foii de calcul.
Ctrl+End Colul din dreapta-jos al foii de calcul.
End+; End+ Dac celula activ este goal, n direcia sgeii
n prima celul care conine date. Dac celula
End+; End+
activ conine o intrare, n direcia sgeii n
ultima celul care conine o intrare.

Dac avei mouse, putei s folosii barele de derulare pentru a v deplasa n zona de pe ecran ce
conine celula n care vrei s lucrai. Apoi, executai clic pe celul pentru a o activa.
Reinei c, pe msur ce derulai foaia, caseta de derulare se deplaseaz pe bara de derulare pentru a
v indica locul n care v aflai n cadrul foii. n plus, dimensiunea casetei de derulare se modific,
pentru a v indica procentul din foaia de calcul care este vizibil n acel moment. n cazul n care
caseta de derulare este prea mare, nseamn c vedei cea mai mare parte din foaia de calcul curent.
Dac este mic, cea mai mare parte din foaia de calcul nu este vizibil.
Derulare rapid. Dac dorii s derulai un anumit rnd dintr-o foaie de calcul mare,
apsai i inei apsat tasta Shift n timp ce tragei caseta de derulare. Pe msur ce
deplasai caseta de derulare, va fi afiat rndul curent.
Salt la o anumit celul. Pentru a sri rapid la o anumit celul dintr-o foaie de calcul,
introducei adresa celulei respective n caseta Name la captul din stnga al barei de
formule i apsai tasta Enter. (Este vorba de caseta din figura 2.2, n care scrie A1).
Adresa unei celule este format din litera coloanei i numrul rndului care definesc
poziia celulei (de exemplu, C25). Pentru a ajunge ntr-o celul dintr-o anumit foaie
de calcul, introducei denumirea foii respective urmat de un semn de exclamare i de
adresa celulei (de exemplu sheet3!C25) i apsai tasta Enter.
Lecia 2. Prezentarea ferestrei Excel

Parcurgerea unei foi de calcul cu IntelliMouse


0 dat cu Office 97, Microsoft introduce i noul mouse, denumit Microsoft IntelliMouse. Dac 1-ai
instalat deja, putei s-1 folosii pentru a v deplasa n cadrul foii de calcul chiar mai rapid dect cu
mouse-ul convenional. Iat cum:

Tabelul 2.2 Deplasarea n cadrul foii de calcul folosind mouse-ul Microsoft IntelliMouse
Pentru a... Procedai astfel:
Derula cteva rnduri Acionai rozeta de la mijlocul mouse-ului
nainte sau napoi.
Derula mai rapid (salturi) Executai clic i blocai rozeta mouse-ului, apoi
tragei mouse-ul n direcia n care vrei s srii
(s derulai rapid). Cu ct tragei mouse-ul mai
departe de poziia iniial (sgeata cu patru
capete), cu att va fi mai rapid saltul. Pentru un
salt mai mic, tragei mouse-ul napoi nspre
poziia iniial.
Face un salt fr blocare Pentru a sri fr s blocai butonul rozetei,
executai clic o dat, apoi micai mouse-ul n
direcia n care vrei s srii. Derularea rapid va
continua ct timp vei deplasa mouse-ul, pn
cnd vei ntrerupe comanda apsnd din nou
volanul mouse-ului.

Modificarea aspectului foii de calcul


Exist numeroase moduri n care putei modifica aspectul foii de calcul n fereastra Excel. Prin
schimbarea aspectului nu influenai modul n care va arta foaia de calcul la tiprire, ns obinei o
alt perspectiv asupra foii i putei vedea mai bine datele introduse. De exemplu, putei s mrii
sau s micorai dimensiunea textului, pentru a vedea mai mult sau mai puin din foaia de calcul.
Putei s ngheai capetele rndurilor sau ale coloanelor, pentru a ti unde v aflai atunci cnd
derulai o foaie de calcul mai mare.

Mrirea i micorarea zonei afiate din foaia de calcul


Pentru a mri sau a micora zona vizibil din foaia de calcul, folosii funcia Zoom. Deschidei
meniul Zoom (de pe bara cu instrumente standard) i selectai procentul de mrire, de exemplu 25%
sau 200%. Putei s mrii o anumit zon din foaia de calcul, dac dorii; pentru aceasta, mai nti
selectati zona, apoi deschidei meniul Zoom i selectai Selection.
Dac dorii, putei s afiai foaia de calcul n aa fel nct s ocupe ntregul ecran eliminnd barele
cu instrumente, bara de formule, bara de stare i aa mai departe ca n figura 2.3. Pentru aceasta,
deschidei meniul View i selectai Full Screen. Pentru a reveni n modul Normal, executai clic pe
Close Full Screen.
Zoom rapid. Dac avei un mouse de tip IntelliMouse, putei s folosii rapid funcia
Zoom innd apsat tasta Ctrl i rotind concomitent rozeta nainte sau napoi.
Lecia 2. Prezentarea ferestrei Excel

Executai clic aici pentru a iei din modul de vizualizare Full Screen

Figura 2.3 Putei s afiai foaia de calcul pe ntreaga fereastr.

Blocarea capetelor de coloane i de rnduri


Atunci cnd parcurgei o foaie de calcul ntins, adesea este util s blocai capetele de coloane i/sau
de rnduri, astfel nct s le putei vedea mpreun cu datele din foaie. De exemplu, dup cum putei
vedea n figura 2.4, pentru a nelege semnificaia datelor din celule, trebuie s putei vedea capetele
de coloan i de rnd.
Pentru blocarea capetelor de rnduri sau de coloane (sau ambele), efectuai paii urmtori:
Executai clic pe celula din dreapta capetelor de rnd i/sau sub capetele de coloan pe
care vrei s le blocai. Celulele respective vor fi evideniate.
Deschidei meniul Window i selectai Freeze Panes.
Exersai puin, micnd cursorul prin document. n timp ce-1 micai, capetele rndurilor i/sau ale
coloanelor rmn blocate n poziia lor. n acest fel putei vedea datele din alte pri ale foii de
calcul, tiind totui ce reprezint acestea. Pentru deblocarea capetelor de coloane i de rnduri,
deschidei din nou meniul Window i selectai Unfreeze Panes.
Cnd etichetele sunt blocate, putei s derulai foaia pentru a vedea i alte luni
Lecia 2. Prezentarea ferestrei Excel

Cnd etichetele sunt


blocate, putei s
derulai foaia pentru a
vedea i alte luni
Coloana blocat

Figura 2.4 Cnd derulai foaia, etichetele blocate ale rndurilor rmn pe loc.

Divizarea foilor de calcul


Uneori, cnd lucrai ntr-o foaie de calcul mai mare, poate fi nevoie s vedei simultan dou pri
diferite ale foii, pentru a compara datele. Pentru a vedea concomitent dou pri ale unei foi de
calcul, trebuie s o divizai. n figura 2.5 putei vedea o foaie de calcul divizat.

Bara de divizare
orizontal

Figura 2.5 Putei diviza o foaie de calcul pentru a vedea simultan


dou pri diferite ale acesteia.
Lecia 2. Prezentarea ferestrei Excel

Pentru a diviza o foaie de calcul, efectuai paii urmtori:


Executai clic fie pe bara de divizare vertical, fie pe cea orizontal.
Tragei bara de divizare n fereastra foii de calcul.
Eliberai bara de divizare, iar Excel va mpari fereastra n locul respectiv. Cnd derulai
foaia, cele dou panouri efectueaz derularea sincronizat.
Pentru a elimina bara de divizare, tragei-o napoi, n poziia iniial de pe bara de derulare.

Ascunderea registrelor de calcul, a foilor de calcul, a coloanelor i a rndurilor


Pentru cazurile n care lucrai cu informaii foarte importante, sau cu informaii confideniale, putei
s ascundei de ochii curioilor registrele de calcul, foile de calcul, coloanele sau rndurile. De
exemplu, dac vrei, putei s ascundei o anumit foaie de calcul, dar s vedei n continuare
celelalte foi de calcul din registrul respectiv. Putei s ascundei i anumite coloane (vezi figura 2.6)
sau rnduri din cadrul foii de calcul chiar i ntregul registru de calcul, dac dorii.

Coloanele B, C si D, care
conin numele furnizorului,
adresa i numrul de telefon,
sunt ascunse

Figura 2.6 Putei ascunde datele, astfel nct s nu poat fi citite, tiprite sau modificate.

Putei ascunde datele i cu scopul de a le proteja de eventuale modificri. Cnd sunt ascunse, datele
nu pot fi citite, tiprite sau modificate. Acest aspect este diferit de celelalte operaii pe care le putei
face n privina modului de afiare (cum ar fi schimbarea gradului de mrire), care nu afecteaz
modul n care va fi tiprit foaia de calcul. Datele ascunse nu vor mai fi tiprite.
Pentru a ascunde date putei folosi urmtoarele metode:
Pentru a ascunde un registru de calcul, deschidei meniul Window i selectai Hide.
Pentru a ascunde o foaie de calcul, executai clic pe eticheta ei pentru a o selecta. Apoi,
deschidei meniul Format, selectai Sheet, apoi Hide.
Pentru a ascunde rnduri sau coloane, executai clic pe capul de rnd sau de coloan, pentru
a-1 selecta. Apoi, deschidei meniul Format, selectai Row sau Column, apoi Hide.
Lecia 2. Prezentarea ferestrei Excel

Putei ascunde mai multe elemente. Pentru a selecta mai multe foi de calcul, inei
apsat tasta Ctrl n timp ce executai clic pe fiecare eticheta n parte. Pentru a selecta
mai multe rnduri sau coloane, inei apsat tasta Ctrl n timp ce executai clic pe
fiecare cap de rnd sau de coloan n parte.
Desigur, putei s reafiai datele ascunse fr nici o problem, de fiecare dat cnd avei nevoie de
ele. Pentru aceasta, selectai mai nti zona ascuns. De exemplu, selectai rndurile, coloanele sau
foile adiacente celor ascunse. Apoi, repetai paii anteriori, selectnd Unhide din meniurile
corespunztoare.
Nu putei s le ascundei complet! Este foarte uor de revocat comanda de ascundere
a datelor, aa c nu putei s ascundei complet datele ca metod de securitate. Dac
dai cuiva fiierul care conine registrul de calcul, de exemplu, acesta va putea cu
uurin s revoce comanda de ascundere i s vad datele pe care le-ai ascuns.
n aceast lecie ai nvat care sunt prile componente ale ferestrei Excel i cum v putei deplasa
printre registrele i foile de calcul. Ai nvat i cum s schimbai aspectul foii de calcul, s blocai
capetele de coloan i de rnd, i s ascundei date. n lecia urmtoare vei nva s folosii barele
cu instrumente din aplicaia Excel.