Liderazgo de equipos: Gerencia de equipos virtuales

Overview/Description
Los equipos virtuales estn emergiendo como la unidad bsica para realizar todo tipo
de actividad comercial. Los estudios indican que ms del 80% de los trabajadores en
la actualidad estn involucrados de alguna manera con miembros de equipos que no
estn ubicados fsicamente en la misma oficina. Las redes de comunicacin virtual
han posibilitado los equipos virtuales, mientras que la globalizacin los ha convertido
en una necesidad. Liderar equipos virtuales presenta nuevos desafos para los lderes
y los gerentes. Los lderes de equipos virtuales deben encontrar formas de gerenciar
satisfactoriamente personas que estn separadas por la distancia, los husos horarios
y las diferencias culturales.

Este curso ofrece a los lderes un marco para liderar equipos virtuales de manera
exitosa. Define las competencias clave que deben tener los miembros de equipos
virtuales y ofrece pautas para actividades especficas de equipos virtuales, tales como
las teleconferencias y la toma de decisiones. Tambin resalta una variedad de
herramientas y tecnologas que generalmente se utilizan para la colaboracin en
equipos virtuales y presenta pautas para saber cmo elegir la tecnologa adecuada
para determinadas situaciones.

Target Audience
Cualquier empleado que lidere o gerencie un equipo y toda persona que desee
desarrollar y perfeccionar sus habilidades de liderazgo en un entorno de equipo.

Objetivo:
Liderar de manera eficaz un equipo virtual

Course Overview:

Competencias de los miembros de equipos virtuales

Reconocer las competencias que los miembros de equipos virtuales deberan tener o
desarrollar.

Tecnologas para equipos virtuales

Elija la mejor combinacin de herramientas de comunicacin virtual a utilizar segn la

situacin del equipo virtual.

Clasifique ejemplos de tecnologas de equipos virtuales segn las categoras de

comunicacin, conferencias o transferencia y almacenamiento de informacin.

Pautas para equipos virtuales

Identifique las reas clave a tener en cuenta cuando se establecen pautas para
equipos virtuales.
Visin General Del Curso:

Imagnese que est en el trabajo planificando una reunin. Mientras controla su

correo electrnico, encuentra diferentes confirmaciones de personas en diferentes
pases. De pronto, su programa de mensajes instantneos comienza a titilar porque
un compaero de trabajo est enviando un mensaje de texto desde su automvil para
informarle que llegar tarde. Usted revisa y actualiza la agenda que se public en el
tablero electrnico de anuncios de la empresa. Cuando comienza la reunin, usted ni
siquiera debe abandonar su escritorio, ya que se une a los miembros del equipo de
diferentes partes del mundo en un entorno virtual creado a travs de su
computadora.

Este tipo de situacin sucede todos los das en los lugares de trabajo modernos. La
nueva tecnologa ha permitido que incluso pequeas empresas operen a escala
mundial. Sin embargo, a pesar de que las organizaciones se estn expandiendo
geogrficamente, los lderes de equipos de la actualidad tienden a permanecer cada
vez ms en un solo lugar. Esto se debe a la proliferacin de tecnologas virtuales
modernas. De hecho, los equipos que no utilizan tecnologa son casi inexistentes en
el entorno comercial de la actualidad.

Los equipos son la base de una organizacin. Mediante el trabajo en equipo, una
empresa puede lograr sus metas optimizando las habilidades, los talentos y la
creatividad de un grupo de individuos. En el pasado, la mayora de los equipos eran
localizados, es decir, trabajaban juntos en la misma rea general o compartan un
mismo espacio fsico. Esto era necesario para lograr las interdependencias que hacen
funcionar a un equipo. Sin embargo, la reciente proliferacin de tecnologas ha
permitido que ms organizaciones ingresen a una reserva mundial de talentos y
formen equipos con personas ubicadas en una amplia variedad de reas geogrficas.

Debido a que los miembros de equipos virtuales estn separados por tiempo y
distancia, stos enfrentan diferentes desafos de desempeo y desarrollo de
relaciones.

En algunas ocasiones, trabajar en cruce con diferentes husos horarios puede

ocasionar conflictos de planificacin. Los aspectos lingsticos y las diferencias
culturas pueden afectar de manera adversa la concepcin de la autoridad, las
funciones y las responsabilidades de los miembros del equipo.

Tambin pueden surgir problemas de comunicacin. Una falta de contacto en

personas puede afectar la cohesin del equipo y perjudicar la colaboracin.

Est claro que los equipos virtuales requieren de una gerencia directa y cuidadosa
para aprovechar todo su potencial. Los lderes de equipo deben conocer las
herramientas y las tecnologas virtuales para poder tomar las decisiones apropiadas
para sus equipos.

En este curso, aprender acerca de las competencias que los miembros de equipos
necesitan cuando trabajan en un equipo virtual. Tambin conocer las tecnologas
disponibles y aprender a utilizarlas para su beneficio.

Por ltimo, aprender a establecer pautas para su equipo con el fin de establecer
parmetros de comportamiento aceptados y acordes a la cultura.
1.- Competencias de los miembros de equipos virtuales
Los desafos singulares de trabajar de manera virtual exigen que los miembros del
equipo desarrollen un conjunto especial de competencias. Entre estas competencias
se encuentran las habilidades de tecnologa virtual, las habilidades de
autorregulacin, las habilidades comunicativas y la comprensin y valoracin de las
diferencias culturales.

1.1 Comprender las competencias del equipo

En la actividad comercial, la palabra equipo generalmente significa un grupo de

personas trabajando de manera independiente para lograr una meta comn. Los
equipos son una parte esencial de la actividad comercial, y muchas organizaciones
los consideran esenciales para un desempeo eficaz.
Liderar un equipo comercial presenta muchos desafos. Significa conducir un
grupo diverso hacia una meta comn, utilizando las herramientas, las tcnicas y
las estrategias apropiadas de toma de decisiones.
A medida que las organizaciones implementan ms equipos virtuales, la
comprensin de los requisitos especiales de estos equipos est adquiriendo cada
vez ms importancia.
En esta seccin, explorar las competencias que los equipos virtuales necesitan
para triunfar. Esto ser relevante para que los siguientes tipos de lderes de
equipos:
Si est llevando a cabo el proceso de seleccin de un equipo virtual, puede
utilizar este conocimiento para seleccionar los miembros del equipo que
tengan las competencias necesarias.
Si ya est liderando un equipo virtual, puede preparar una capacitacin
para ensear a los miembros del equipo las competencias necesarias y
proporcionar los conocimientos para desarrollar las habilidades que
pudieran faltar.

Pregunta:

Qu se puede decir acerca de las cualidades extra que son valiosas cuando se
trabaja en un equipo virtual? Cules piensa que son las cualidades particulares
que los miembros de un equipo necesitan para contribuir exitosamente a un
equipo virtual?

a) Espritu de equipo
sta opcin es incorrecta. El espritu de equipo es esencial para un equipo,
pero tiene la misma importancia para los equipos localizados que para los
equipos virtuales
 b) Competencia en tecnologas virtuales
sta opcin es correcta. Debido a que no pueden reunirse en persona con
compaeros de equipo, los miembros de equipos virtuales deben
depender de diferentes mtodos de comunicacin electrnica y
administracin e datos.

c) Habilidades de comunicacin
sta opcin es correcta. Las habilidades comunicativas son esenciales para
miembros de un equipo virtual. La buena comunicacin es la clave para
lograr que los equipos virtuales funcionen pese a los diferentes usos
horarios y obstculos culturales.

d) Habilidades de autorregulacin
sta opcin es correcta. En un equipo virtual los miembros no tienen
supervisin directa y necesitan autorregularse en mayor medida que si
estuvieran en un equipo localizado.

e) Buenas habilidades organizativas

sta opcin es incorrecta. A pesar de que las habilidades organizativas son
importantes para un trabajo en equipo exitoso, no son exclusivas de los
equipos virtuales.

f) Sensibilidad cultural
sta opcin es correcta. La sensibilidad cultural es importante para todos
los equipos, pero la naturaleza global de muchos equipos virtuales le da
una importancia particular.

En cualquier equipo los miembros del equipo deben tener competencias

individuales necesarias para realizar su trabajo. Y tal como cualquier otro equipo
comercial, un equipo virtual trabaja para lograr metas y objetivos comunes,
comparte la responsabilidad por los resultados y est comprometido a trabajar
como grupo. Pero los equipos virtuales necesitan un tercer conjunto de
competencias que son exclusivas del trabajo remoto.
El lugar donde se encuentran los miembros de un equipo afecta la forma en que
el equipo colabora y se comunica. Tal como ya lo aprendi, existe un conjunto de
competencias que son esenciales para participar en un equipo virtual:
Habilidades en tecnologas virtuales
Capacidad de autorregulacin
Habilidades de comunicacin
Comprender y valorar las diferencias culturales
1.2 Habilidades de tecnologa virtual

El primer conjunto importante de habilidades involucra las habilidades de

tecnologa virtual. Como lder de un equipo virtual, tendr que estar consciente
de cmo y bajo qu circunstancias los miembros de un equipo utilizarn los
diferentes mtodos de comunicacin disponibles, desde correo electrnico hasta
foros en lnea, mensajera instantnea y teleconferencias. En un entorno de
equipo virtual, los miembros necesitan comunicarse entre s en diferentes
momentos y lugares. De hecho, debido a las distancias geogrficas, la mayor parte
de la comunicacin entre miembros de un equipo se lleva a cabo a travs de
tecnologas de comunicacin, y no en persona.
Esto significa que los miembros de un equipo necesitan ser competentes en el uso
de diferentes tipos de tecnologas virtuales. Tambin deben tener la capacidad
para elegir el mejor tipo de tecnologa para el objetivo de la comunicacin, como
mensajera, compartir documentos, horarios de consultas, reuniones u otro tipo
de interaccin.

Pregunta:

Cules piensa que son las habilidades de tecnologa virtual que deben tener o
desarrollar los miembros de equipos virtuales en particular?

a) Implementar software de administracin del tiempo.

sta opcin es incorrecta. La administracin del tiempo es importante para
cualquier miembro de un equipo; no es exclusiva de la tecnologa virtual.

b) Usar programas de correo electrnico

sta opcin es correcta. El correo electrnico es una forma comn de
tecnologa virtual que permite a los miembros de un equipo comunicarse
mediante texto.

c) Mantener conversaciones en lnea

sta opcin es correcta. Las conversaciones en lnea, o mensajera
instantnea, son un tipo de comunicacin virtual directa.

d) Participar en videoconferencias
sta opcin es correcta. Las videoconferencias permiten a los miembros
de equipos virtuales reunirse en un entorno virtual.

e) Tener habilidades de comunicacin en persona

sta opcin es incorrecta. La interaccin en persona es importante, pero
no es una tecnologa de comunicacin virtual.
1.3 Habilidades de autorregulacin

El segundo conjunto de habilidades para equipos virtuales involucra las

habilidades de autorregulacin. Debido a que muchas veces estn fsicamente
alejados de usted, los miembros de un equipo ubicados de manera remota no
tienen la supervisin personal directa ni la atencin que disfrutan los equipos
localizados.

Esto hace que las competencias tales como estableces agendas personales,
automotivarse y mantener un equilibrio saludable entre la vida privada y el trabajo
sean particularmente importantes para trabajar en un entorno virtual. A
continuacin observe cmo tres miembros de un equipo virtual discuten
habilidades de autorregulacin.

Antonio: Estoy ubicado en un pas diferente al del lder de mi equipo. Trabajar de

manera remota significa que tengo que trabajar con poca supervisin
directa de l. Necesito automotivacin y autodisciplina para realizar
una contribucin eficaz al equipo. Tambin debo asegurarme de
participar de la capacitacin y otras oportunidades de desarrollo.

Miriam: Debido a que no estoy en una oficina junto con el resto de los miembros
de mi equipo, no puedo controlar su progreso. Es fcil olvidar que
dependo de otras personas y que otras personas dependen de m. Esto
significa que debo prestar especial atencin a establecer y respetar mi
agenda personal para no defraudar a nadie.

Lina: Los miembros de mi equipo estn distribuidos en diferentes husos

horarios y algunas veces olvidan que no puedo estar disponible para
lidiar con problemas las 24 horas del da. Sera fcil para m caer en el
hbito de controlar mi trabajo a toda hora. Debo permanecer
organizado para poder mantener un equilibrio saludable entre el
trabajo y la vida privada. Esto implica establecer lmites y aprender a
decir NO cuando fuera necesario.

Pregunta:

Cules son las habilidades particulares de autorregulacin que son beneficiosas

para los miembros de equipos virtuales?
 a) Establecer una agenda personal
sta opcin es correcta. Los miembros de un equipo deben estar
consciente de su impacto sobre los dems y ser proactivos para satisfacer
sus propias necesidades.

b) Tener habilidades de comunicacin personal

sta opcin es incorrecta. Las habilidades de comunicacin personal son
esenciales, pero tenerlas no es una competencia de autorregulacin.

c) Tener conocimiento de equipamiento tcnico

sta opcin es incorrecta. Es importante contar con tecnologa eficiente y
actualizada, pero esto no es parte de las competencias de autorregulacin.

d) Mantener un equilibrio saludable entre la vida privada y el trabajo

sta opcin es correcta. Los miembros de un equipo deben lograr un
equilibrio entre las obligaciones personas y las profesionales,
especialmente cuando el equipo abarca diferentes husos horarios.

e) Automotivarse
sta opcin es correcta. Cuando los miembros de un equipo estn
fsicamente alejados del lugar de trabajo y del lder del equipo, necesitan
un alto grado de automotivacin para concentrarse en la tarea y
permanecer comprometidos con el cumplimiento de los plazos y los
objetivos.

1.4 Habilidades de comunicacin

El tercer conjunto de competencias involucra las habilidades de comunicacin.

Los miembros de un equipo que trabajan en un mismo lugar estn
acostumbrados a un sentido de familiaridad que ocurre naturalmente, pero las
redes informales en un entorno de oficina tradicional no se mantienen a travs
de distancias fsicas importantes.

En consecuencia, las habilidades de comunicacin son uno de los tipos ms

importantes de competencias que deben tener los miembros de equipos
virtuales.

1.4.1 Desafos de comunicacin en los equipos virtuales

Los equipos virtuales se enfrentan a dos principales desafos de

comunicacin.
 1.4.1.1 Enviar informacin en el formato apropiado.

Enviar informacin en el formato correcto ha sido reconocido

como un desafo de las comunicaciones durante ms de 40
aos, desde que el analista visionario Marshall McLuhan escribi
The medium is the message. McLuhan se refera a que el efecto
ms profundo de una comunicacin es el mtodo mediante el
cual se transmite el contenido. En pocas palabras el uso de un
mtodo de comunicacin en particular informa el mensaje en s.

Por ejemplo, el correo electrnico es ms apropiado para

mensajes que son informales y en los que el tiempo no es un
factor importante. El correo electrnico es ideal para
informacin objetiva y corta, como anuncios de eventos. Utilizar
el correo electrnico indica al receptor que el mensaje est
basado en informacin y es de rutina y simple.

1.4.1.2 Interpretar los comentarios de los compaeros de

equipo.

Los miembros de un equipo localizado tienen la ventaja del

contacto personal con los compaeros de equipo. Pueden
reconocer las seales visuales sutiles y el lenguaje corporal para
ayudar a interpretar el sentido de un mensaje.

Los miembros de equipos virtuales deben tener la capacidad de

juzgar el significado de los mensajes que reciben. Quizs tengan
que depender de leer entre lneas un correo electrnico o juzgar
el tono de voz de una persona durante una teleconferencia.

1.4.2 Habilidades de comunicacin

Las habilidades de comunicacin son importantes para enfrentar los

desafos de trabajar en un equipo virtual.

1.4.2.1 Eleccin del mtodo de comunicacin apropiado.

Los miembros de un equipo virtual deben conocer el

mtodo de comunicacin correcto para el tipo de
mensaje que desean enviar. Deben saber cundo es
necesario el contacto personal directo, como una
llamada telefnica, y cundo utilizar el correo
electrnico o los tableros de mensajes.
 1.4.2.2 Hacer seguimiento y continuar

Para asegurarse de que los compaeros de equipo hayan

comprendido el significado y no hayan interpretado ni
comprendido mal el mensaje, los miembros del equipo
ser asertivos en la continuacin de las comunicaciones.

1.4.2.3 Receptividad

Los miembros del equipo deben ser receptivos e indicar

que comprendieron las comunicaciones de los
compaeros de equipo. Esto es importante para crear
confianza en un equipo virtual.

Lea a tres miembros de un equipo virtual discutir habilidades de

comunicacin:

Antonio: Yo sola depender de los tableros electrnicos de

mensajes para hacer preguntas y obtener informacin de
mis compaeros de equipo. Sin embargo, me di cuenta
de que, debido a que no controlan los tableros con
frecuencia, las respuestas a mis mensajes eran lentas.
Ahora utilizo el telfono o las conversaciones en lnea en
vivo si el tiempo es un factor importante para la
informacin que necesito.

Miriam: Le envi un correo electrnico a Federico, uno de mis

compaeros de equipo solicitando informacin, pero no
tuve novedades de l durante ms de un da. En vez de
pensar que me estaba ignorando, llam a nuestro lder
de equipo para averiguar si Federico estaba yendo a la
oficina. Me dijo que estaba en un viaje de negocios y se
encarg de que yo obtuviera la informacin que
necesitaba.

Lina: Recib un correo electrnico un poco enigmtico de mi

compaera de equipo, Jacinta. En lugar de enojarme,
respond con una solicitud amistosa de aclaracin.
Inmediatamente me respondi mediante un correo
electrnico con informacin ms especfica acerca de lo
que necesitaba.
1.5 Comprender la diversidad

El cuarto conjunto de competencias involucra comprender y valorar las diferencias

culturales. Utilizar tecnologa puede acercar a personas de grupos muy diversos. En
un equipo virtual, los miembros pueden ser de diferentes ciudades, regiones, pases
o incluso continentes.

La diversidad implica que las personas de un equipo virtual deben comprender las
diferencias culturales. Deben comprender los diferentes comportamientos y
concepciones culturales que rigen las interacciones laborales. Incluso si los miembros
de un equipo estn ubicado dentro de un mismo grupo cultural, como una red de una
empresa nacional, an deben estar conscientes de las concepciones que comparten
los miembros del equipo de diferentes culturas organizativas y profesionales.

Existe una cantidad de competencias bsica que involucra la comprensin y

valoracin de las diferencias culturales:

Comprender las influencias culturales en el trabajo.-

Los miembros de un equipo deben dejar de lado sus ideas preconcebidas
acerca de la forma correcta de hacer las cosas. Por ejemplo, en un equipo
con miembros de diferentes culturas, muchas veces hay desacuerdo en
cuanto a la cantidad de estructura y direccin que se espera de parte de un
lder de equipo.
Comprender cmo las diferencias culturales afectan la dinmica de equipo.-
Los miembros de un equipo deben comprender cmo las diferencias entre
culturas nacionales, regionales y organizativas afectan la dinmica del equipo.
Por ejemplo, en algunas culturas, los miembros de un equipo se estimulan
mediante el debate y lo consideran importante en el proceso creativo. En
otras culturas, el conflicto abierto se considera irrespetuoso.
Tener en cuenta las diferencias culturales en las prcticas comerciales.-
Los miembros de un equipo deben tener en cuenta las diferencias entre las
prcticas comerciales de diferentes culturas. Las diferentes culturas muchas
veces tienen reglas bsicas para la colaboracin, la negociacin y el
establecimiento de horarios de trabajo. Por ejemplo, en algunas culturas el
silencio luego de una pregunta se interpreta como aceptacin, mientras que
en otras, el silencio indica discrepancia.

Para evitar hacer suposiciones falsas, los miembros del equipo deberan estar
conscientes de muchas diferencias culturales:

El grado y la importancia del individualismo o el colectivismo en un equipo.

El grado de estructura esperado para las tareas.
La distribucin del poder entre los miembros y el lder del equipo
 Pregunta:

Qu compresin y valoracin de las diferencias culturales deberan tener o

desarrollar los miembros de equipos virtuales?

a) Demostrar receptividad a los comentarios de los miembros del equipo.

b) Comprender la influencia de las perspectivas culturales sobre el trabajo.
Respuesta correcta
c) Tener el conocimiento tcnico de la utilizacin de los diferentes tipos de
tecnologa virtual.
d) Respetar las diferencias en las prcticas comerciales.
Respuesta correcta
e) Comprender cmo las diferencias culturas afectan la dinmica del equipo.
Respuesta correcta
1.6. Actividad de Seguimiento

Utilice la siguiente actividad de seguimiento para colaborar en el diseo de

capacitaciones para miembros de su equipo.

Evaluar las competencias en equipos virtuales

Propsito: Usar esta actividad de seguimiento para evaluar las competencias de los
miembros del equipo en un equipo virtual.

Complete la tabla con los nombres de los miembros de su equipo que actualmente
tienen cada competencia. Puede utilizar los resultados para disear un plan de
capacitacin para los miembros del equipo que no dominan las competencias o como
fundamento para asignar roles y responsabilidades.

COMPETENCIAS DE EQUIPOS VIRTUALES

Miembros del equipo Competencias

Uso de tecnologa

Es hbil en la utilizacin de diferentes tipos de tecnologa de

comunicaciones.

Tiene la habilidad de elegir el mejor tipo de tecnologa para el objetivo de

la comunicacin.

Sabe cmo comunicarse eficazmente en una reunin virtual.

Habilidades de autogestin

Puede planificar y priorizar el trabajo personal.

Puede establecer lmites y decir "no" cuando es necesario.

Tiene habilidad para identificar las oportunidades de aprendizaje y

aprovecharlas.

Habilidades de comunicacin

Sabe determinar qu medio de comunicacin es adecuado para cada

situacin del trabajo.

Puede interpretar los comentarios de los compaeros de equipo.

Puede interpretar los indicios no verbales de los compaeros de equipo

durante una llamada telefnica o una reunin virtual.

Conciencia cultural

Comprende los diferentes comportamientos e interpretaciones

culturales que rigen las relaciones laborales.

Comprende las diferencias de las culturas comerciales que estn

presentes en el equipo.

Puede adaptarse a diferentes enfoques culturales en el trabajo.

2.- Tecnologas para equipos virtuales
Como lder de equipo, usted debe poder elegir las herramientas correctas de
comunicacin para su equipo. En primer lugar, determina qu herramientas se
pueden utilizar para realizar una tarea; en segundo lugar, repasa sus opciones, y en
tercer lugar, elige la tecnologa apropiada. Las herramientas pueden ser sincrnicas,
que permiten a los miembros del equipo interactuar en tiempo real, o asincrnicas,
que presenta un retraso en los pasos de la comunicacin. Las herramientas se
utilizarn para la comunicacin, las conferencias y la transferencia y el
almacenamiento de informacin. La naturaleza, la sincronizacin y el contexto social
de la tarea son aspectos importantes cuando se evala la herramienta, o el conjunto
de herramientas, a utilizarse para realizar una tarea.

2.1 Clasificar tecnologas virtuales.

La llegada de la era de la informacin ha cambiado antiguas y arraigadas

creencias acerca de lo que realmente es la comunicacin. En particular, las
herramientas de la comunicacin han permitido que los equipos virtuales
operen en fronteras muy amplias de espacio y tiempo. Pero el uso exitoso de
tecnologas de comunicacin virtual involucra ms que simplemente saber
cmo utilizar diferentes tecnologas. Implica la capacidad de elegir la
herramienta correcta para cada tarea.

Como lder de equipo, debe poder elegir la tecnologias y el software de

comunicacin virtual apropiados al alcance de su equipo virtual. La eleccin de
las herramientas de comunicacin involucra tres pasos bsicos.

1.- Determine el uso. El primer paso es determinar el uso que se le dar a la

tecnologia. En otras palabras, considerar lo que involucra la tarea que se va a
realizar u cmo se puede completar.

2.- Revise las opciones. El segundo paso es repasar las opciones. Una vez
determinado lo que se debe lograr, debe considerar qu herramientas
satisfarn sus necesidades. Esto implica analizar las caracterisitcas de cada
herramienta y compararlas con sus necesidades.

3.- Seleccione la tecnologa apropiada. El tercer paso es considerar la

importancia y la riquieza de la informacin, las habilidades tecnolgicas de los
receptores, los aspectos de seguridad, las necesidades de accesibilidad y las
limitaciones de tiempo.

Las herramientas y tecnologia que los equipos virtuales utilizan se conocen

colectivamente como programas informticos de colaboracin. Tambin
conocidos como software colaborativo, los programas informticos de
colaboracin permiten a los miembros del equipo comunicarse, compartir
informacin y trabajar en actividades compartidas.

2.1.2 Clasificacin de los programas informticos de colaboracin.

2.1.2.1 Sincrnico.- Las herramientas sincrnicas permiten a los

miembros del equipo comunicarse en tiempo real. No hay
demora entre el envo y la recepcin del mensaje. Las
herramientas sincrnicas son tiles para la comunicacin

creativa, personal y en la que el tiempo es un factor importante.

Un ejemplo simple de una herramienta de comunicacin
sincrnica es el telfono. Tambin la mensajera instantnea.

2.1.2.2 Asincrnico.- Las herramientas asincrnicas permiten a los

miembros del equipo comunicarse sin tener en cuenta el
tiempo. Los miembros del equipo pueden enviar y recibir
mensajes segn les convenga. Las herramientas asincrnicas
son muy buenas para la comunicacin de texto simple y la
distribucin de informacin basada en archivos. El correo
electrnico, los mensajes de texto y los foros de discusin en
lnea son un ejemplo.

2.1.3 Usos de las herramientas virtuales sincrnicas y asincrnicas.

2.1.3.1 Comunicacin

Su equipo utilizar determinada cantidad de aplicaciones de uso comn

para comunicarse.

Mensajera Instantnea.- Es una forma de conversacin electrnica.

Abre una ventana en el monitor o el visor de cada persona, y as los
miembros del equipo pueden participar en conversaciones de texto en
tiempo real. Brinda la posibilidad de conversar entre ms de dos
usuarios al mismo tiempo y de guardar registros de las conversaciones
si as se desea. Puede utilizar mensajera instantnea si necesita una
respuesta de un compaero de equipo y el tiempo apremia.

Correo electrnico.- Es una de las formas ms simples y ms utilizadas

de comunicacin electrnica. Llega rpidamente a los miembros del
equipo y brinda un registro de la correspondencia. Puede enviar un
correo electrnico a muchas personas al mismo tiempo y puede
adjuntar documentos de texto, documentos de audio, clips de video y
otros tipos de archivos. Tenga precaucin al enviar archivos
confidenciales, a menos que el receptor tenga una cuenta dedicada. El
correo electrnico es til para discusiones privadas y para enviar
archivos rpidamente a una ubicacin remota. Puede utilizarlo en
cualquier situacin en la que un memorando tradicional se enve a un
equipo localizado. Puede configurar la mayora de los programas de
correo electrnico para que enven una confirmacin de lectura o
respuesta de asistencia cuando el receptor abra el mensaje.

Foros electrnicos de discusin, foros en lnea y tableros de mensaje

y anuncios.- Estas tecnologas permiten a los compaeros de equipo
publicar mensajes e ideas y encontrar respuestas a preguntas. Otras
personas fuera del equipo pueden acceder a muchos foros de
discusin, que les sirven para aprovechar el conocimiento colectivo de
las personas dentro de la industria. Los foros de discusin
generalmente estn basados en texto, aunque algunos permiten la
publicacin de archivos y grficos simples. Por ejemplo un equipo
virtual de un estudio de arquitectura utiliza un foro en lnea para
publicar mensajes e intercambiar ideas.

Mensajes de texto.- El servicio de mensajes cortos, o SMS, es uno de

los mtodos ms utilizados en el mundo. Permite el intercambio de
mensajes de texto cortos entre dispositivos mviles tales como
telfonos celulares y asistentes personales digitales (PDA, Personal
Digital Assistant). Enviar mensajes de texto no es adecuado para
situaciones en las que se necesita un alto nivel de seguridad.

2.1.3.2 Conferencias

El objetivo de la conferencia es reunir a los compaeros de equipo en

un espacio de reunin virtual sincrnica. La conferencia estimula la
comunicacin mediante el habla y permite el contacto personal con
miembros de equipo ubicados de manera remota. Entre los ejemplo de
conferencias electrnicas se pueden contar la teleconferencia, la
videoconferencia y las reuniones virtuales en lnea. Por ejemplo, un
 equipo virtual de desarrollo web celebra reuniones de equipo
mensuales mediante software de video que permite a los miembros
comunicarse y hacer presentaciones.

2.1.3.3 Transferencia y almacenamiento de informacin

Los equipos virtuales utilizan estas herramientas para integrar y

combinar el traslado y el archivo de los datos. Una herramienta
utilizada comnmente es el protocolo de transferencia de archivos,
tambin conocido como FTP (File Transfer Protocol). El nico objetivo
del FTP es la transferencia segura, simple y rpida de los archivos
electrnicos de un lugar a otro. La administracin de la informacin y
el conocimiento es de vital importancia para un equipo virtual. Las
bases de datos en lnea son valiosas para acceder a la informacin
existente que los miembros de su equipo pudieran necesitar y para
almacenar los conocimientos nuevos, las lecciones aprendidas y la
informacin del producto para su posterior uso. Los sitios web de
colaboracin son plataformas que brindan a los miembros de su equipo
una ubicacin central donde compartir el acceso a documentos y
dems informacin. Estos sitios web son ms elaborados que los
tableros de mensajes en cuanto a que el miembro del equipo puede
crear un archivo y otro miembro puede editarlo o hacer anotaciones
sobre l. Algunos sitios permiten almacenar mltiples versiones de
documentos para que se pueda hacer un seguimiento de todo cambio
que se les realice. Por ejemplo, un equipo virtual de una editorial utiliza
un sitio web central para compartir el acceso a documentos y dems
informacin.

2.1.4 Eleccin de las herramientas adecuadas para su equipo virtual

Es importante elegir las herramientas de comunicacin, conferencias e

informacin que ms se adapten a las necesidades de su equipo. Las
opciones dependern del objetivo que debe cumplir su equipo y de las
 herramientas que su organizacin tiene a disposicin de los miembros.
Dentro de los factores que influencian la eleccin de tecnologas para
realizar tareas tenemos:

2.1.4.1 Naturaleza de la tarea

Tendr que analizar la naturaleza de las tareas que su

equipo debe realizar. Cuntas capacidades,
caractersticas y funciones debe tener la herramienta?
Cuntos usuarios simultneos debe admitir?

2.1.4.2 Tiempo de la tarea

Debe considerar la sincronizacin de la tarea. Esto le dir

si necesita una herramienta sincrnica o una asincrnica.
Los miembros de su equipo necesitarn respuestas
inmediatas, o puede haber demoras?

2.1.4.3 Contexto social

Algunas tareas son ms aptas para un alto nivel de

presencial social. Se adapta mejor su objetivo a una
reunin en la que los miembros del equipo puedan
interactuar, o la comunicacin escrita ser suficiente?
Una consideracin es que mientras mayor sea el nivel de
presencia social que brinde una herramienta, ms
costar utilizarla. Por ejemplo, la videoconferencia
permite a los miembros del equipo verse y escucharse.
Esto es beneficioso si la tarea es muy creativa o
colaborativa, pero el costo es alto comparado con una
herramienta simple como el correo electrnico. Las
herramientas de alto nivel de presencia social deberan
utilizarse cuando el objetivo justifica el gasto.

2.2 Complejidad de las tecnologas virtuales.

La naturaleza, la sincronizacin y el contexto social de la tarea son aspectos

importantes cuando se evala la complejidad de la herramienta electrnica a
utilizarse para determinado propsito.

2.2.1 Complejidad alta

Es apropiada cuando el tiempo es un factor importante para la tarea y

requiere de un alto grado de colaboracin e interaccin en tiempo real.
La tarea quizs tambin requiera un registro de la discusin y de toda
 decisin que tome el equipo. Por ejemplo, un equipo virtual que est
llevando a cabo una sesin de aporte de ideas para un nuevo producto
podra utilizar la videoconferencia. Las tecnologas de la categora de
conferencias electrnicas son ideales para las tareas de alta
complejidad

2.2.2 Complejidad media

Una herramienta de mediana complejidad puede ser bastante simple,

pero puede tener algunas caractersticas especiales, tales como el
rastreo de mensajes. Por ejemplo, piense en un lder de equipo que
necesita informes de progreso a ltima hora del da siguiente, pero
sabe que no estar en la oficina. Podra utilizar el correo electrnico
para enviar un mensaje a los miembros del equipo y configurar una
opcin que enve las respuestas a la bandeja de entrada de su asistente.
Para garantizar las respuestas, podra marcar el mensaje como muy
importante y rastrear la recepcin de las respuestas al mensaje. En un
caso como este, cuando se necesita una respuesta oportuna pero no
necesariamente inmediata, las tecnologas de la categora de
comunicacin son tiles.

2.2.3 Complejidad baja

Una herramienta de baja complejidad es simple, no requiere de

interaccin social compleja y, generalmente, el tiempo no es un factor
importante. En este caso, las tecnologas de la categora de
transferencia y almacenamiento de informacin electrnica son
ideales.

Cintia es la lder del equipo de informtica de un importante estudio jurdico

internacional. Observe su discusin sobre la complejidad de ciertas tareas y las
herramientas de tecnologa electrnica que elige utilizar para cada una.

Baja Tuve que hacer un pequeo cambio en un documento que uno de los
miembros de mi equipo estaba revisando: una transferencia nica de
informacin de una persona a otra. No necesitaba una respuesta, de
manera que lo publiqu en nuestro sitio web de colaboracin interno.
Las herramientas de transferencia y almacenamiento de informacin
como sta son tiles para tareas de baja complejidad.

Media Necesitaba que muchos miembros del equipo tomen una decisin
rpida acerca del nombre de una nueva aplicacin web. Envi tres
opciones en un correo electrnico y les dije que necesitaba una
respuesta para el mediodia del dia siguiente. Utilic la caracterstica de
 votacin del programa de correo para permitirles votar por el nombre
que preferan. La mejor opcin fue utilizar una herramienta de
comunicacin de complejidad media como el correo electrnico
porque era rpido y no se necesitaba mucha interaccin entre los
miembros del equipo para tomar una decisin.

Alta Nuestro equipo tuvo que revisar las nuevas caractersticas de

seguridad para el electrnico de archivo electrnico de la empresa. La
tarea requera la colaboracin y el acceso a los planos y documentos en
tiempo real. Establecimos una reunin web para que los miembros del
equipo pudieran interactuar y acceder a informacin a travs del
software de aplicaciones compartidas.

Estudio de caso:

Laura lidera un equipo de ventas y marketing en una importante minorista de

electrnica en lnea. Responda con el uso de tecnologa que ms se adaptar
a las necesidades de Laura y los miembros de su equipo.

a) Angela est planeando una campaa de Marketing de segmentos y necesita

reunir datos demogrficos de los vendedores regionales de la empresa.
La informacin se podra enviar por correo electrnico con un plazo para la
respuesta. Los programas de correo electrnico tienen funciones tales como la
transferencia electrnica de documentos. Esta fue la eleccin correcta para una
tarea de complejidad media como la de Angela, en la que el tiempo era un factor
con cierta importancia y se necesitaba el intercambio de datos.

b) Nstor quiere compartir con sus compaeros de equipo una solucin

alternativa rpida que descubri para un pequeo problema del software de
minera (o extraccin) de datos de la empresa
La informacin se podra publicar en el sitio web de colaboracin interna de la
empresa. Es ideal para una tarea de baja complejidad como la de Nstor, que no
requera una respuesta, no era complicada y el tiempo no era un factor
importante.

c) Laura necesita reunir a miembros del equipo de cuatro regiones del pas para
repasar y debatir el diseo y la produccin de una serie de comerciales para
Internet y televisin.
Se podra organizar una videoconferencia para el equipo. La videoconferencia
brinda a los equipos virtuales un alto grado de colaboracin e interaccin en
tiempo real. Es una buena opcin para una tarea de alta complejidad como la de
Laura, que requiere interaccin y colaboracin entre los miembros del equipo.
2.3 Auxiliar de trabajo

Usar este auxiliar de trabajo para estudiar las tecnologas para equipos virtuales.

Tecnologas de equipos virtuales

Tecnologa para equipos virtuales

Herramienta Categora de uso Sincrona Complejidad

FTP Transferencia y almacenamiento de Asincrnico Bajo

informacin

Bases de datos en lnea Transferencia y almacenamiento de Asincrnico Bajo

informacin

Sitios web colaborativos Transferencia y almacenamiento de Asincrnico Bajo

informacin

Telfono Comunicacin Sincrnico Bajo

Mensajera instantnea o Comunicacin Sincrnico Medio

chat

Correo electrnico Comunicacin Asincrnico Medio

Mensajes de texto Comunicacin Asincrnico Medio

Foros de discusin Comunicacin Asincrnico Medio

Teleconferencias Conferencias Sincrnico Alto

Videoconferencias Conferencias Sincrnico Alto

Reuniones virtuales en lnea Conferencias Sincrnico Alto

2.4 Utilizar herramientas de comunicacin virtual.

Usted ha aprendido acerca de las diferentes formas de tecnologa y cmo

utilizar esas tecnologas de manera apropiada. Pero qu pasa cuando sus
objetivos exigen la utilizacin de una combinacin de dos o ms tecnologas
en un nico acto de comunicacin? La mayora de las situaciones laborales
diarias exigen la interaccin en equipo, sobre todo si los miembros de un
equipo estn trabajando en tareas complejas o creativas. En un equipo virtual,
los miembros utilizan tecnologas para compartir informacin, brindar y recibir
comentarios, aportar ideas, tomar decisiones, mantenerse al da con el
progreso y adquirir conocimiento. Es la combinacin de todas las
herramientas disponible para su equipo y cmo el equipo utiliza esas
herramientas lo que forma el entorno de trabajo virtual. Decidir qu
herramientas utilizar y cmo utilizarlas es parte de la planificacin del trabajo
que usted debe realizar. Tiene que preguntarse cul es su objetivo y qu
herramientas pueden ayudarlo a alcanzarlo. Por ejemplo, si usted corrigi un
documento, puede publicar la nueva versin en un sitio web de colaboracin
internet y luego enviar un correo electrnico para notificar a su equipo acerca
de los cambios.

A continuacin se vern ejemplos de cmo los miembros del equipo virtual

combinan las herramientas de comunicacin

Se debe capacitar al equipo sobre un proceso nuevo: El lder del equipo

enva material de capacitacin por correo electrnico. Luego, el equipo
asiste a una videoconferencia con un instructor para finalizar la
capacitacin

El equipo debe revisar diseos para un producto nuevo: Se realiza una

teleconferencia con apoyo de una presentacin visual transferida con
antelacin mediante un programa de FTP al sitio de colaboracin de la
empresa.

El equipo debe reunirse semanalmente para revisar el progreso del

proyecto: Los miembros del equipo colaboran en la agenda de la
reunin por telfono. La agenda luego se publica en el tablero de
anuncios de la empresa para su decarga.

El factor ms importante que deber considerar cuando elija las tecnologas o

combinaciones de tecnologas es cul satisfar de manera ms eficaz sus
necesidades de comunicacin. Por ejemplo, una videoconferencia puede
mejorar una reunin virtual al permitir seales visuales en la comunicacin,
pero presenta el desafo de coordinar los cronogramas y los horarios de
trabajo de los miembros del equipo que se encuentran en diferentes husos
horarios. En este caso, usted tendria que decidir que factor es ms importante
para su equipo. Dependiendo de los objetivos del equipo, el facto ms
importante puede ser la comunicacin visual o la sincronizacin.

La mayora de los objetivos requieren de una combinacin de herramientas.

Suponga que est trabajando en un proyecto y tiene tres archivos grandes de
casi 1 GB cada uno. Debe ponerlos a disposicin de los miembros de su equipo,
por lo que elige una herramienta que le permite subir esos archivos a un
servidor web. Ahora debe informarles a los miembros del equipo que los
archivos estn all para que puedan trabajar con ellos de inmediato. Para
comunicar esa informacin, enva a cada persona un mensaje de texto o hace
una breve llamada telefnica a cada miembro del equipo. En el ejemplo
anterior, sus necesidades de comunicacin exigan una combinacin de dos
tipos muy diferentes de herramientas: una con baja complejidad que le
permiti realizar una gran trasferencia de datos y otra con una capacidad casi
sincrnica para transmitir un mensaje simple, pero en el cual el tiempo era un
factor importante, a los miembros del equipo.

Caso de estudio

Marisa es lder de un equipo de asistencia comunitaria en su estudio jurdico.

El equipo es parte de un grupo ms amplio compuesto por miembros de otras
empresas de diferentes partes del estado. Marisa est organizando la reunin
trimestral del grupo, donde se debatir y se votar sobre ciertas decisiones
importantes concernientes a los futuros proyectos comunitarios. Marisa
necesita asegurarse de saber exactamente qu compaeros de trabajo y qu
miembros de las otras empresas asistirn a la reunin. Tambin debe
asegurarse de que los debates se propicien y que no existan inexactitudes en
el proceso de votacin ni en las actas de la reunin. Qu combinacin de
herramientas de comunicacin virtual sera la mejor para lograr el objetivo
del grupo de celebrar una reunin trimestral?

Marisa enva invitaciones por correo electrnico a sus compaeros y a los

miembros de otras empresas con una solicitud de respuesta a la invitacin. Lleva
a cabo una videoconferencia para la reunin trimestral y luego enva los
borradores de las actas a los asistentes y solicita que se le enven las correcciones
por correo electrnico. Luego publica las actas en un sitio web de colaboracin
al que solo los miembros pueden acceder. El correo electrnico es la opcin
correcta para las invitaciones porque Marisa solicit una confirmacin de
recepcin. Una videoconferencia es sincrnica, lo que permite a los participantes
de la reunin interactuar socialmente y aportar ideas. Un sitio de colaboracin
es una buena opcin para publicar con rapidez y seguridad un archivo interno.
3.- Pautas para equipos virtuales
Las pautas brindan a su equipo una estructura sobre la cual basar las decisiones
comerciales. Los equipos virtuales necesitan estas pautas para comprender
procedimientos y comportamientos aceptables y acordados. Debido a que los
miembros del equipo dependen de la tecnologa, las pautas son especialmente
importantes en las reas de comunicacin y reuniones virtuales.

3.1 Establecer pautas

No existen reglas estrictas para liderar equipos virtuales. De la misma manera

que con un equipo localizado, un equipo virtual est integrado por individuos
que conforman una personalidad colectiva nica: cada individuo tiene
diferentes necesidades y requisitos. Tambin de la misma manera que con un
individuo, su equipo necesitar orientacin para tomar decisiones acerca del
comportamiento profesional. Esto es particularmente importante en un
equipo virtual, el cual posee diferentes miembros en diferentes entornos que
utilizan diferentes tecnologas. Tendr que establece pautas (principios
sugeridos, recomendacioens y mejores prcticas) que su equipo virtual deber
respetar. Las pautas brindan a los miembros del equipo una estructura sobre
la cual basar las decisiones comerciales, permitindoles flexibilidad para
utilizar su juicio profesional.

Pregunta:

De qu manera ayudar el establecimiento de pautas de equipo al

desempeo de un equipo virtual?

- Fomenta la colaboracin y el trabajo en equipo al generar unin en el

equipo. Las pautas establecen puntos en comn para las bases de la
cultura del equipo: su patrn exclusivo de normas, creencias y estilos
de trabajo grupales.

- Ayuda a prevenir problemas relacionados con el comportamiento. Los

desacuerdos y otros problemas relacionados con el comportamiento
generalmente derivan de malentendidos. Diferentes personas tienen
diferentes formas de trabajar. Establecer pautas les dar a los
miembros de su equipo una base para la interaccin y la comprensin.

- Establece confianza entre los miembros del equipo. En un equipo

virtual, los miembros muchas veces no se conocen entre s ni tienen
experiencia anterior trabajando juntos. A diferencia de los equipos
localizados, los equipos virtuales no tienen oportunidades de
establecer vnculos sociales. Cuando el lder establece pautas, los
 miembros del equipo confan en sus compaeros porque saben qu
hacer y qu esperar el uno del otro.

La optimizacin del desempeo de un equipo mediante el establecimiento de

pautas le exige la cuidadosa consideracin de dos factores. Primero, tendr
que determinar el comportamiento apropiado para las diferentes situaciones
que enfrentar su equipo. Luego, tendr que asegurarse de que las pautas se
desarrollen y se documenten para que sean comprensibles y estn al alcance
de todos los miembros del equipo.

Establecer pautas para su equipo en dos reas principales:

Comunicacin
Reuniones virtuales

Los equipos virtuales pueden trabajar de manera tan eficiente y eficaz como
lo hacen los equipos localizados? Pueden hacerlo si los miembros tienen un
acceso rpido y flexible a la informacin y entre s. Lo que necesitan es poder
comunicarse en cualquier momento y desde cualquier lugar y superar toda
separacin geogrfica.

3.2 Comunicacin

Como lder de equipo, tendr diferentes responsabilidades para establecer

pautas de comunicacin para su equipo virtual:

3.2.1 Establecer estndares de comunicacin para correos electrnicos.

Pocas veces encontrar un miembro de un equipo que no tenga un

profundo conocimiento de la utilizacin de programas de correo
electrnico. El correo electrnico es una de las primeras cosas que las
personas aprenden cuando comienzan a utilizar una computadora.
Pero algunas veces, la simpleza y el enfoque informal del uso del correo
electrnico puede ocasionar problemas de comunicacin en vez de
solucionarlos. Esto significa que tendr que establecer pautas de
equipo para redactar y enviar mensajes de correo electrnico.

Pregunta:

Por qu piensa que los equipo necesitan pautas para redactar mensajes de
correo electrnico?

Las pautas para el uso del correo electrnico son importantes debido a que
el correo electrnico carece de la inflexin de la palabra hablada, algunas
veces la confianza se confunde con la grosera. Los intentos de humor o
sarcasmo en ocaciones pueden ser malinterpretados, sobre todo cuando los
miembros de un equipo provienen de diferentes transfondos culturales.

Es fcil que se generen problemas de comunicacin cuando se utiliza el correo

electrnico: los receptores de mensajes pueden malinterpretar mensajes
redactados con rapidez, los mensajes dirigidos a una sola persona pueden
copiarse a todo un grupo o pueden reenviarse a personas que no debian
recibirlos y las lineas de asunto no especificas pueden provocar que se ignoren
mensajes muy importantes.

Las pautas para el uso del correo electrnico en su equipo pueden lidiar con
estos tipos de problemas, adems de los tiempos de respuesta esperaados,
los niveles de confidencialidad, el tono y el contenido profesional y el archivo
de los mensajes.

3.2.2 Especificar mtodos para el control y distribucin de documentos.

Las tecnologas de comunicacin han dado a los equipos virtuales una

variedad de herramientas con las cuales distribuir documentos y
archivos. Las bases de datos permiten subir y descargar rpidamente
mltiples versiones de un documento. Los equipos virtuales dependen
mucho de estas herramientas para la transferencia electrnica de
archivos.

Las pautas de su equipo para la distribucin de documentos pueden

incluir niveles aceptables de seguridad para el acceso, el mtodo de
almacenamiento, el control de la versin, los procedimientos de copia
de seguridad y la administracin de contenidos.

3.2.3 Establecer sistemas para conversaciones personales.

En un equipo localizado, la mayor parte de la comunicacin entre los

miembros del equipo se lleva a cabo en conversaciones informales.
Pero en un equipo virtual los miembros utilizacin herramientas
electrnicas para conversar. Tendr que elaborar pautas para la
utilizacin de estos dispositivos de comunicacin.

Ciertos aspectos que deber considerar incluyen cando es apropiado

que los miembros de un equipo utilicen programas de conversacin, a
quines debern contactar y que tipo de informacion es apropiado.

Tambin debera considerar el nivel de sensibilidad de la conversacin

y si se necesita un registro de comunicacin. Quizs una llamada
telefnica sea mejor que una conversacin en lnea si los miembros del
equipo se resisten a comunicar aspectos delicados por un medio que
deja un registro permanente. Las pautas para la conversacin incluyen
sincronizar las llamadas, facilitar la colaboracin, temas aceptables o
inaceptables y procedimientos para el seguimiento.

Otra consideracin cuando se establecen pautas para la comunicacin

en equipo es cmo se tomarn las decisiones y se comunicarn al
equipo. Es til que los miembros del equipo sepan quin estar
comunicando qu cosas al equipo y qu herramientas de comunicacin
se utilizarn para enviar la informacin.
3.3 Auxiliar de Trabajo

Ejemplo de plan de comunicacin de decisiones

Propsito: Usar este auxiliar de trabajo para repasar un ejemplo de las pautas para
comunicar diferentes tipos de decisiones en un equipo.

Plan de comunicacin de decisiones

Decisin Ejemplo De quin A quin Herramienta de
comunicacin

Gastos del presupuesto Compra de Miembro Gerente Notificacin por correo

suministros individual funcional electrnico
de oficina del equipo

Problemas y mejoras de Sesin de Miembro Lder del equipo Teleconferencia

diseo aporte de individual y miembro del
ideas del equipo equipo

Memorando Aviso de Lder del Miembros del Notificacin por correo

reunin equipo equipo electrnico con
solicitud de
confirmacin de
recepcin y lectura

Comentarios y Puntos clave Miembros Lder del equipo, Telfono, mensajera

aclaracin del problema del proyecto individuales con copia a los instantnea
(el tiempo es un factor del equipo miembros del
importante) equipo

Comentarios y Estilos y Miembros Lder del equipo, Notificacin por correo

aclaracin del problema normas individuales con copia a los electrnico, mensaje
(el tiempo no es un gramaticales del equipo miembros del de texto
factor importante) equipo
3.3 Reuniones Virtuales

Hay un conocido dicho de negocios que dice que nadie jams ha deseado que
una reunion se prolongue. Es por esta razn que tambin tendr que
considerar la segunda rea principl para establecer pautas: las reuniones
virtuales. Entonces por qu los equipos pasan tanto tiempo en reuniones?
Porque es all donde toman decisiones, resuelven problemas y generan
confianza.

Los equipos localizados y los equipos virtuales se renen por diferentes

razones:

Se deben tomar decisiones grupales.

El anlisis y la interaccin son importantes para el proceso.
Es necesaria la capacitacin o la actualizacin.
Se deben resolver asuntos o conflictos especficos.
Se deben estimular la creatividad, el aporte y la generacin de ideas.

Pero las reuniones virtuales son diferentes en un aspecto significativo. Los

miembros de equipos virtuales dependen de la tecnologa para comunicarse a
travs de las teleconferencias, videoconferencias y reuniones en lnea. Sus
pautas tendrn que referirse a cmo aprovechar al mximo esta tecnologa.

Los lderes de equipo deben prestar atencin a cuatro reas especficas

relacionadas con las reuniones virtuales:

3.3.1 Horarios de reuniones

Esperara que un miembro del equipo se levante en medio de

la noche para participar de una reunin? Por supuesto que no.
Las pautas para programar horarios de reuniones deben
considerar los husos horarios de los miembros del equipo.
Tendr que decidir cul es el momento ptimo para reunirse y
cmo incluir a los miembros del equipo cuyos husos horarios
estn fuera del horario comercial de sus compaeros de equipo.

3.3.2 Agendas

Una agenda es til para asegurarse de que cada miembro del

equipo comprenda el propsito y los objetivos de la reunin. En
las reuniones virtuales, es importante distribuir la agenda con
antelacin para que todos los que necesiten participar en la
reunin estn all.
 Los miembros de equipos virtuales no pueden simplemente
aparecerse en el saln para hacer una pregunta importante. Si
un experto tcnico o una persona clave en la toma de decisiones
no est disponible, quizs se deba reprogramar la reunin
virtual.

1. Llamada al orden
2. Presentaciones
3. Aprobacin de agenda
4. Aprobacin de actas
5. Oportunidad de negocios
6. Informes
7. Prxima reunin
8. Terminacin

3.3.3 Procedimientos

El procedimiento para conducir una reunin virtual es

importantes, especialmente en una teleconferencia en la que
los miembros del equipo no se pueden ver entre s. Tendr que
establecer pautas para el momento y la manera en que las
personas se presentarn y cmo se dirigirn a la persona o las
personas a las que les hablan. Debido a que las reuniones
virtuales pueden ser costosas y difciles de volver a convocar,
tambin debera establecer lmites de tiempo para la
presentacin de informacin o la discusin de algn aspecto y
establecer los procedimientos y las reglas de orden para definir
una decisin.

3.3.4 Seguimiento

Luego de cualquier reunin virtual, es muy importante hacer un

seguimiento mediante las actas o la transcripcin y las medidas
asignadas a cada miembro del equipo. Debera considerar si
necesita una confirmacin de lectura cuando enva o publica los
documentos y que nivel de seguridad es necesario para la
informacin.
 Glosario
A

Actividad
Una tarea o un conjunto de tareas.
Administracin del tiempo
El proceso de planificar, registrar y cuantificar el tiempo que se dedica a
concluir las tareas.

Calendario de trabajo
Una representacin cronolgica lineal de un proyecto o una iniciativa que
incluye eventos, puntos clave, fechas y resultados planificados.
Capacitacin personal
Un proceso mediante el cual el lder de un equipo, o el preparador, hace que
los miembros del equipo participen de un proceso de aprendizaje auto
dirigido, no dndoles indicaciones, sino incitndolos a cuestionar,
reflexionar, dialogar, escuchar y dar su opinin.
Colaboracin
1. Tareas realizadas de manera conjunta con otras personas.
2. Compartir la experiencia, informacin y responsabilidad para alcanzar
una meta comn.
Comunicacin comercial
Un trmino colectivo para la gestin de marketing, publicidad, desarrollo de
marca, relaciones pblicas e imagen de una empresa. La estrategia para la
comunicacin comercial se incluye en el plan de comunicaciones de una
empresa.
Comunicaciones
Consulte comunicacin comercial.
Conferencia de audio
Una reunin que se desarrolla por medio de un vnculo de audio a travs del
telfono o Internet.
Conferencia en lnea
Una reunin realizada a travs de Internet.
Consenso
El acuerdo y el consentimiento de todos los miembros de un equipo respecto
de un tema en particular.
Conversacin electrnica
Conversaciones tipiadas que tienen lugar en tiempo real. El texto se muestra
en una ventana de conversacin en el monitor de escritorio de cada
participante. Si se desea, pueden participar ms de dos personas de una
sesin de conversacin.
Cronograma
 Un horario con las actividades y los sucesos en orden. El cronograma
especifica el momento de inicio y fin de las actividades y el momento en que
ocurren los sucesos. Consulte actividad. Consulte suceso.

Desempeo
La cuarta fase del desarrollo de un equipo. Esta etapa se caracteriza por la
unidad y la autonoma del equipo. Consulte etapas del desarrollo de un
equipo.

Empleados de alto rendimiento

Personas que convierten sus habilidades en resultados de rendimiento
mensurables que resultan fundamentales para el negocio.
Encuesta del desarrollo del equipo
Una encuesta que permite evaluar la eficacia que obtiene el equipo cuando
trabaja como grupo. Las cinco reas consideradas son: clima de equipo,
habilidades para el trabajo en equipo, liderazgo del equipo, cohesin del
equipo y flexibilidad del equipo.
Equipo de alto rendimiento
Un equipo en el que los miembros aplican sus mltiples talentos, habilidades
y su energa para alcanzar un objetivo en comn. En conjunto, el equipo logra
ms que lo que cualquier miembro podra lograr de forma individual.
Equipo de planta
Un grupo de personas que trabajan en la misma oficina y estn asignadas al
mismo proyecto.
Equipo disperso
Consulte equipo virtual.
Equipo localizado
Un equipo en el cual los miembros trabajan en la misma rea general o fsica.
Equipo maduro
Equipo que ha alcanzado la etapa de normalizacin, desempeo o
terminacin del desarrollo de un equipo Consulteetapas del desarrollo de un
equipo.
Equipo remoto
Consulte equipo virtual.
Equipo virtual
Un equipo separado por fronteras geogrficas pero conectado por
tecnologas de la comunicacin. Tambin se denomina equipo remoto o
equipo geogrficamente disperso.
Etapas del desarrollo de un equipo
Etapas del desarrollo por las que un equipo atraviesa: formacin, rebelin,
normalizacin, desempeo y terminacin. Fueron formuladas por el
psicopedagogo Bruce Tuckman.

F
Formacin
La primera fase del desarrollo de un equipo. En esta etapa, el equipo se rene
y comienza a establecer roles y responsabilidades. Consulte etapas del
desarrollo de un equipo.

Gerente de proyecto
La persona con la responsabilidad general y la autoridad para dirigir,
planificar, programar, controlar y terminar un proyecto. Las
responsabilidades incluyen asegurar que los productos del proyecto se
terminen a tiempo y con los costos fijados, y que cumplan con los estndares
requeridos.
Gerente funcional
El gerente a cargo de una funcin en curso en una empresa. Por lo general,
es un departamento, como Marketing, Ventas o Finanzas. Un gerente de
proyecto tambin puede ser un gerente funcional o puede estar bajo las
rdenes de un gerente funcional. Consulte gerente de proyectos.

Herramienta virtual
Un programa informtico o una aplicacin diseados para un tipo de tarea
especfico.
Herramientas asincrnicas
Herramientas de comunicacin que no permiten que los miembros del
equipo interacten entre s en tiempo real. Cuando se utilizan herramientas
asincrnicas, la interaccin se retrasa. Consulte tambin herramientas
sincrnicas.
Herramientas sincrnicas
Herramientas de comunicacin que permiten a los miembros de un equipo
interactuar entre s en tiempo real, como si estuvieran hablando cara a cara.
Consulte tambin herramientas asincrnicas.

Interdependencia
Cuando las entidades dependen del apoyo que se brindan entre s.

Liderazgo compartido
Una manera de motivar a los equipos de alto rendimiento compartiendo o
rotando los roles de liderazgo, dando a los miembros del equipo la
oportunidad de utilizar sus habilidades y delegando los roles de liderazgo.
Localizacin
 El proceso de crear o adaptar un producto al idioma, el contexto cultural, las
convenciones o los requisitos de mercado de un pas o una cultura local
especfica.

Meta cooperativa
Una meta que requiere que los miembros de un equipo trabajen juntos para
alcanzar una meta o un objetivo.
Meta desafiante
Una meta organizativa urgente de la empresa que reemplaza
temporalmente la meta general. A menudo es precipitada por una amenaza
externa que se avecina.
Mtodo de evaluacin ASSESS
Un mtodo de seis pasos para evaluar el desempeo de los equipos. Los
pasos son los siguientes: Establecer los objetivos de desempeo, hacer
comentarios positivos, hacer comentarios sobre cmo mejorar, evaluar el
desempeo general, buscar opiniones y establecer las pautas o el horario
para llevar a cabo las mejoras.
Miembros de un equipo virtual
Miembros de un equipo que se comunican, colaboran y navegan en un
entorno virtual. Consulte miembros de un equipo.
Miembros del equipo
Las personas asignadas para hacer el trabajo que se requiere para llevar a
cabo un proyecto o iniciativa.
Modelo GROW
Un modelo de cuatro pasos que puede utilizarse para preparar equipos o
individuos. Los pasos son: Establecer metas, inspeccionar la realidad,
identificar opciones y concluir.

Normalizacin
La tercera fase del desarrollo de un equipo. Esta etapa se caracteriza por los
comienzos de un acuerdo del grupo y la claridad del objetivo.
Consulte etapas del desarrollo de un equipo.

Parte interesada
Cualquier persona que afectar o se ver afectada por un proyecto o una
iniciativa.
Pauta
Principio, recomendacin, procedimiento sugerido o buenas prcticas para
aplicar en una situacin particular.
Producto final
Un producto, servicio u otro resultado medible que se genera mediante un
proyecto o iniciativa.
Programa de conferencia en lnea
Tecnologa en lnea que permite que personas en distintas ubicaciones
celebren reuniones y compartan informacin a travs de sus computadoras
personales.
Programa de conversacin
Un programa basado en texto que permite la comunicacin sincrnica por
medios electrnicos entre los miembros de un equipo virtual.
Programa informtico de colaboracin
Programas y sistemas que permiten que un equipo remoto trabaje en
actividades comunes.
Programa para compartir documentos
Programa que permite que mltiples usuarios creen y accedan a los mismos
documentos al mismo tiempo.

Rebelin
La segunda fase del desarrollo de un equipo. Esta etapa se caracteriza por el
conflicto. Consulte: etapas del desarrollo de un equipo.
Reunin creativa
Una reunin para discutir ideas nuevas para conceptos, desarrollo de
productos nuevos, aumento de la produccin o marketing.
Reunin de comunicacin de informacin
Consulte reunin informativa.
Reunin de resolucin de problemas
Una reunin utilizada para discutir y arreglar situaciones que afectan, o
pueden afectar, el resultado o el producto de un proyecto o una iniciativa.
Reunin de toma de decisiones
Una reunin utilizada especficamente para tomar decisiones,
especialmente cuando la decisin debe tomarla ms de una persona.
Reunin informativa
Una reunin que se realiza para comunicar informacin pertinente sobre el
estado de un proyecto o una iniciativa. Tambin se conoce como reunin de
comunicacin de informacin.

Sensibilidad cultural
La comprensin de que existen diferencias entre las culturas y que esas
diferencias deben considerarse con objetividad e imparcialidad.
Sinergia
El resultado generado cuando las personas actan de forma conjunta para
producir un efecto total mayor que la suma de los esfuerzos individuales.
Sistema de reuniones electrnico (EMS)
Programa que permite a los usuarios participar de reuniones en tiempo real.
Puede integrarse con otros sistemas en tiempo real, como de audio y video.
SMART
 Una herramienta para definir las metas. Las metas SMART deben ser
especficas, mensurables, alcanzables, realistas y basadas en el tiempo.
Suceso
El comienzo o la finalizacin de una actividad. Consulte actividad.

Teleconferencia
Un encuentro electrnico entre dos o ms grupos en diferentes ubicaciones
mediante sistemas de audio, video e informticos.
Teleconferenciar
Hacer una reunin a travs del telfono.
Terminacin
La quinta y ltima etapa del desarrollo de un equipo. Ocurre cuando un
proyecto llega a su fin o un equipo se disuelve. Esta etapa se caracteriza por
la evaluacin y el cierre. Consulte etapas del desarrollo de un equipo.

Videoconferencia
El uso de tecnologas de la comunicacin para intercambiar imgenes de
video y audio digitalizadas entre dos o ms sitios separados, con el fin de
permitir a los participantes ver, escuchar y colaborar en tiempo real.
 Referencias
Libros

Mastering Virtual Teams: Strategies, Tools, and Techniques That Succeed, tercera
edicin
2006, Deborah L. Duarte y Nancy Tennant Snyder, Jossey-Bass, 9780787982805

Virtual Teams That Work: Creating Conditions for Virtual Team Effectiveness
2003, Cristina B. Gibson y Susan G. Cohen, Jossey-Bass, 9780787961626

Managing Virtual Teams

2007, M. Katherine Brown, Brenda Huettner y Char James-Tanny, Jones &
Bartlett, 9781598220285

Leading Dispersed Teams

2004, Michael E. Kossler y Sonya Prestridge, Centro para el liderazgo creativo,
9781882197811