LA ORGANIZACION

La organizacin es la coordinacin de las actividades de todos los

individuos que integran una empresa, con el propsito de obtener el
mximo de aprovechamiento posible de elementos materiales, tcnicos
y humanos, en la realizacin de los fines que la
propia empresa persigue. Isaac Guzmn V.
organizacin es la estructura de las relaciones que debe existir entre las
funciones, niveles y actividades de los elementos materiales y humanos
un organismo social, con el fin de lograr su mxima eficiencia dentro de
los planes y objetivos sealados
Como entidad:

Una organizacin es un sistema cuya estructura est diseada para que los
recursos humanos, financieros, fsicos, de informacin y otros, de forma
coordinada, ordenada y regulada por un conjunto de normas, logren
determinados fines.

DISEO ORGANIZACIONAL
Un conjunto de medios que maneja la organizacin con el objeto de
dividir el trabajo en diferentes tareas y lograr la coordinacin efectiva de
las mismas. En una organizacin se dan cuatro pasos bsicos al tomar
decisiones para organizar la actividad de cualquier empresa.
Organizar es un proceso gerencial permanente
Las estrategias se pueden modificar, el entorno organizacional puede
cambiar
La eficiencia y eficacia no estn siempre al nivel al nivel que los gerentes
querran.
DIVISIN DEL TRABAJO: Como seala Smith: La gran ventaja de la divisin
del trabajo consiste en que, al dividir la tarea total en operaciones pequeas,
sencillas e individuales en las cuales puede especializarse cada trabajador, la
productividad total se multiplica geomtricamente. Luego, la divisin del trabajo
no es ms que: La desagregacin de una actividad compleja en componentes,
a fin de que los individuos sean responsables de un conjunto limitado de
actividades y no de la actividad como un todo.
Divide la carga de trabajo entera en tareas que puedan ser ejecutadas, en
forma lgica y cmoda, por personas o grupos. Aumenta la productividad
porque :
 Crea tareas simplificadas que se pueden aprender y realizar con relativa
velocidad.
Fomenta la especializacin, cada persona se convierte en experta en
cierto trabajo.
DEPARTAMENTALIZACION: es un medio para organizar las actividades de la
empresa, con el fin de facilitar la consecucin de sus objetivos, consiste en la
coordinacin en la combinacin y/o agrupacin adecuada de las actividades
necesarias para la organizacin en departamentos especficos.
COORDINACION: Se refiere a la sincronizacin de los recursos y los esfuerzos
de un grupo social, con el propsito de lograr oportunidad, unidad, armona y
rapidez, en el desarrollo de los objetivos.
JERARQUIA: Dispone las funciones del grupo social por orden de rango, grado
o importancia.
Especifica quien depende de quin en la organizacin.
En la cima de la jerarqua de la organizacin se encuentra el
director(es) de mayor rango, responsable de todas las
operaciones de la organizacin.

El diseo es el ADN de la organizacin. El diseo organizacional es el proceso

de construir y adaptar continuamente la estructura de la organizacin para que
alcance sus objetivos y estrategias. Depende de la estrategia que se ha
definido para alcanzar los objetivos globales, y de la tecnologa que utiliza.
ESTRUCTUTURA ORGANIZACIONAL: Es la divisin de todas las actividades
de una empresa que se agrupan para formar reas o departamentos,
estableciendo autoridades, que a travs de la organizacin y coordinacin
buscan alcanzar objetivos.
ORGANIGRAMAS: Un organigrama permite analizar la estructura de la
organizacin representada y cumple con un rol informativo, al ofrecer datos
sobre las caractersticas generales de la organizacin.
Representacin grfica de la estructura de una empresa o una institucin, en la
cual se muestran las relaciones entre sus diferentes partes y la funcin de cada
una de ellas, as como de las personas que trabajan en las mismas.
QUE ES UN MOF?
. El Manual de Organizacin y Funciones, ms conocido como (MOF)
por sus siglas, es un documento formal que las empresas elaboran para
plasmar parte de la forma de la organizacin que han adoptado, y que
sirve como gua para todo el personal.El MOF contiene esencialmente la
estructura organizacional, comnmente llamada Organigrama, y la
descripcin de las funciones de todos los puestos en la empresa.
Tambin se suele incluir en la descripcin de cada puesto el perfil y los
 indicadores de evaluacin.Hoy en da se hace mucho ms necesario
tener este tipo de documentos, no solo porque todas las certificaciones
de calidad (ISO, OHSAS, etc), lo requieran, si no porque su uso interno y
diario, minimiza los conflictos de reas, marca responsabilidades, divide
el trabajo y fomenta el orden,
etc.

COMO SE ELABORA UN MOF:

PASOS A SEGUIR:
En la elaboracin de un MOF se requieren los siguientes pasos:
Conformar un equipo tcnico, que va a elaborar el MOF.

Se debe eleborar un Perfl del Puesto; que es un proceso mediante el

cual se busca determinar las aptitudes, cualidades y capacidades que
son fundamentales para una adecuada ocupacin, las mismas que
debern responder a los objetivos institucionales de la institucin. Para
elaborar un perfil del puesto es conveniente tomar en cuenta elementos
como la experiencia laboral, el nivel de formacin adquirida y las
condiciones de trabajo.
Ahora debes realizar un Anlisis de Cargo.-Luego de reunir la
informacin requerida, se revisa la estructura orgnica para determinar
la dependencia jerrquica del puesto y con qu unidades orgnicas
mantiene una relacin directa de coordinacin.
 A partir de la informacin recogida se revisar si el anlisis de cargos
realizado corresponde realmente al perfil que la institucin desea y
necesita para mejorar los servicios que presta a la comunidad. Se
revisar la conducta requerida a los empleados, las condiciones de
trabajo y los requerimientos humanos. Aqui es vital las preguntas que se
deben hacer entre los intergrantes del equipo tecnico respecto al
personal con el que cuenta en estos momentos. Por ejemplo: Es el
perfil del trabajador adecuado para el puesto?. Si no lo es, cul sera el
adecuado?.
Con la informacin y el anlisis realizado se elabora una Descripcin y
Especificacin del puesto: La descripcin del puesto incluye las
actividades y responsabilidades inherentes al mismo as como sus
caractersticas importantes y las condiciones de trabajo. La
especificacin del puesto resume las cualidades personales necesarias
para el desempeo del puesto.
A continuacin el anlisis realizado debe ser verificado con el
trabajador o su superior inmediato.
Esta verificacin ayudar a determinar si la descripcin realizada del
cargo es correcta, si est completa y si es fcil de entender para todos
los involucrados.
IMPORTANCIA: El MOF contiene esencialmente la estructura
organizacional, comnmente llamada Organigrama, y la descripcin de las
funciones de todos los puestos en la empresa. Tambin se suele incluir en
la descripcin de cada puesto el perfil y los indicadores de evaluacin.
Hoy en da se hace mucho ms necesario tener este tipo de documentos,
no solo porque todas las certificaciones de calidad (ISO, OHSAS, etc), lo
requieran, si no porque su uso interno y diario, minimiza los conflictos de
reas, marca responsabilidades, divide el trabajo y fomenta el orden,

Importancia
Facilita el proceso de induccin del personal y permite el perfeccionamiento
y/o orientacin de las funciones y responsabilidades del cargo al que han
sido asignados, as como aplicar programas de capacitacin.
Determina las funciones especificas, responsabilidad y autoridad de los
cargos dentro de la estructura orgnica de cada dependencia
Proporciona informacin a los funcionarios y servidores sobre sus funciones
especficas, su dependencia jerrquica y coordinacin para el cumplimiento
de sus funciones.
Elaboracin de un MOF
Primero se creara un equipo tcnico para la elaboracin del MOF
Constitucin del equipo tcnico
Entre todos revisan y verifican conclusiones del anlisis de los puestos con
respecto a sus actividades y deberes. Por tanto la elaboracin del MOF suele
implicar un esfuerzo comn entre el equipo tcnico, los trabajadores y sus
jefes inmediatos.
El perfil del Puesto y los pasos para hacerlo:
Es un proceso mediante el cual se busca determinar las actitudes,
cualidades y capacidades que son fundamentales para una adecuada
ocupacin.
Para la elaboracin del perfil es conveniente tomar en cuenta la experiencia
laboral el nivel de formacin adquirida y las condiciones de trabajo.
1 PASO
Anlisis de Jerarquizacin
Luego de reunir la informacin requerida se revisa la estructura orgnica
para determinar la dependencia jerrquica del puesto y con que unidades
orgnicas mantiene una relacin directa de coordinacin.
2 PASO
Anlisis desde los objetivos institucionales
A partir de la informacin recogida e revisara si el anlisis de cargos
realizado corresponde realmente al perfil que la institucin desea y necesita
para mejorar el desarrollo de sus funciones: se revisara la conducta
requerida a los empleados, las condiciones de trabajo y los requerimientos
humanos.
Es el perfil del trabajador para el puesto?. Si no lo es Cul es el adecuado?
Las tareas y actividades son suficientes para el puesto?
3 PASO
Elaborar la descripcin del puesto:
Con la informacin y el anlisis realizado se elabora una descripcin y
especificacin del puesto:
La descripcin del puesto incluye las responsabilidades inherentes al mismo
as como las caractersticas importantes y las condiciones de trabajo
La especificacin del puesto resume las cualidades personales necesarias
para el desempeo del puesto.
4 PASO
Revisin del anlisis con los participantes:
El anlisis realizado debe ser verificado con el trabajador

Esta verificacin ayudara si la descripcin realizada es correcta, esta

completa y es fcil de entender para todos los involucrados.
5 PASO
Llenar los formatos del MOF

DESCRIPCION DEL PUESTO

1.1 IDENTIFICACION:
Nombre del puesto :

rea al que pertenece :

Cargo del jefe directivo :

Nmeros de plazas :

1.2 FUNCION BASICA

Brindar asistencia tcnica y apoyo al rea de presupuesto.
1.3 FUNCIONES ESPECFICAS
ACTIVIDADES Y TAREAS
Organizar el archivote documentos, fuentes de ingresos y gastos.

Registrar diariamente la informacin de documentos de gastos e

ingresos.
Revisar la afectacin presupuestaria consignada en los comprobantes
de pagos.
Llenar los formatos de ejecucin de ingresos y gastos presupuestarios

Corregir e informar oportunamente las deficiencias detectadas.

FACTORES DE EVALUACION
Organizar el archivo de documentos, fuentes, ingresos y gastos.

Registrar diariamente la informacin de documentos de los gastos e

ingresos.
Revisar la afectacin presupuestaria consignada en los comprobantes
de pago.
Controlar permanentemente la enumeracin secuencial de
documentos fuente.
Llenar los formatos de ejecucin de ingresos y gastos
presupuestarios.
1.5 COORDINCION
Unidad de Tesorera

Unidad de Contabilidad

Unidad de Personal

Unidad de Abastecimiento
1.6 SUPERVISION
SUPERVISA A:

No tiene a quien Supervisar

SUPERVISADO POR:

Gerencia
1.7 CONDICIONES DE TRABAJO
Lugar Fsico: El cargo se desarrolla principalmente dentro de
la oficina de planificacin y presupuesto ubicada en establecimiento.
Horario de Trabajo:
PERFIL DEL PUESTO
Estudios :

Especialidad:

Experiencia:

Otros estudios :