Secretarias clave en empresas

Formulacin del Problema General a) Objetivos generales
Las secretarias, tambin llamadas asistentes de gerencia, no slo se han convertido en Mejorar la redaccin de documentos
el brazo derecho de los directivos. Tambin han pasado a ocupar un rol clave en la de gestin administrativa de las
gestin y administracin de las compaas, aportando soluciones a los conflictos, secretarias de la Ugel- Mariscal
creatividad y dinamismo a los proyectos, y organizacin a las tareas cotidianas. Cceres de la ciudad de Juanjui del
2017.
Con el paso de los aos, estas profesionales han cobrado cada vez ms protagonismo
en los asuntos corporativos. Y es que desde hace tiempo dejaron de tener entre sus b) Objetivos Especficos
tareas primordiales redactar documentos, contestar llamadas telefnicas y enviar faxes.
Capacitar en la prctica de
Hoy manejan varios idiomas y estn altamente preparadas para crear, innovar e
implementar iniciativas; preparar presentaciones de productos o servicios; concertar tcnicas redaccionales que la conduzcan a
reuniones; realizar eventos, y atender a proveedores y clientes. redactar textos institucionales con eficiencia,
El rol de las otrora secretarias ejecutivas hace que cada vez sea ms importante la claridad, correccin y propiedad.
capacidad de manejar habilidades tan simples pero vitales, como el sentido comn, el
Facilitar el dominio de la lengua
criterio y el buen trato.
espaola a nivel escrito.
La confidencialidad tambin sigue siendo un requisito indispensable en esta profesin.
No por nada la denominacin de secretaria proviene de la palabra secreto, que desde el Habilitar la prctica de formatos de
siglo XV es utilizada para denominar a los empleados de gran confianza. Seis siglos ms textos laborales
tarde, esta caracterstica y el manejo de informacin reservada, siguen siendo requisitos
de las secretarias ejecutivas. Desarrollar la creatividad y
variedad en la redaccin de las distintas
Respecto de lo que ms valoran los gerentes en la relacin que tienen con su asistente,
la profesional asegura que lo principal es su formacin integral, tanto acadmica como partes constitutivas de los documentos.
personal. Se trata de un todo, un conjunto. No slo se fijan en aptitudes intelectuales o

que tenga eficacia, eficiencia o autonoma, sino tambin que tenga empata, calidez
humana e innegablemente la apariencia personal es importante
Es as, como las tradicionales clases de dactilografa, computacin y redaccin, hoy se
complementan con formacin en reas como tcnicas de expresin oral, desarrollo de
habilidades interpersonales, relaciones pblicas y gestin de eventos.
El rol de la asistente de gerencia ha cambiado con los aos. Actualmente es una
persona que influye incluso en la toma de decisiones y para ello debe tener una
capacitacin integral. Una secretaria debe diferenciar lo importante de lo urgente, tener
nociones de todas las cosas, aprender a trabajar en equipo y bajo presin, dice.
Por ltimo, se enfatiza en que la formacin de las secretarias s debe ser constante en el
tiempo. De esta forma, podrn tener un amplio campo laboral, adquirir nuevas
experiencias y desarrollar diversas herramientas que pueden ser tiles para proyectos
futuros.
-..
Mejorar la redaccin de documentos de gestin administrativa de las secretarias de la

Ugel- Mariscal Cceres
CONTENIDOS
PowerPoint Presentation:
1.- PERCEPTIVIDAD DE LA COMUNICACIN ESCRITA. 2.- MANEJO EFICAZ DEL LENGUAJE ESCRITO. 3.- MANEJO LGICO DEL LENGUAJE. 4.- USO DE NEXOS
ORACIONALES. 5.- GENERACIN Y CONSTRUCCIN DE PRRAFOS: EJE DE TODA COMUNICACIN ESCRITA. 6.- LA PRCTICA REDACCIONAL: GESTIN DE UNA
HABILIDAD PROPIA. 7.- UTILIZACIN DE CLICHS EN LA CARTA CONTEMPORNEA. 8.- TRATAMIENTO Y ANLISIS DE DOCUMENTOS FORMALES. 9.- USO DEL
PROCESADOR DE TEXTO: MANEJO EFICAZ DE LAS HERRAMIENTAS INFORMTICAS.
PERCEPTIVIDAD DE LA COMUNICACIN ESCRITA:

PERCEPTIVIDAD DE LA COMUNICACIN ESCRITA Toda la comunicacin que se escriba y que forme parte de la documentacin oficial de una institucin, conlleva el valor
agregado de ser congruente con la imagen corporativa de la organizacin. Dicha situacin es sobremanera real, tratndose de una institucin ligada a la educacin y por
extensin a la cultura.
Las percepciones que emanan de todo documento son: 1.- SOCIAL: se refiere al flujo de comunicaciones del trabajo, por tanto mientras ms arriba de la escala jerrquica
lleguen las comunicaciones ms latas sern las expectativas. De aqu que toda persona que genera o transcribe documentos es considerado como un modelo formal de
comunicacin, dotado de claridad expresiva y competencia temtica.
2.- SICOLGICAS: la redaccin del documentos, en tanto eleccin de palabras, sintaxis utilizada, tipografa y formato posesionan al redactor como una persona que posee un
estilo propio que traduce no slo su pensamiento, sino su particular manera de enfrentar las relaciones humanas. Se trata de percepciones que se apoyan en la eleccin de
conceptos, sabemos que no todas las palabras indican lo mismo, aunque se trate de sinnimos, lo mismo ocurre con la amplitud de prrafos, lo que indicar a la persona
como lacnica o llana al momento de tratar algunos asuntos. Todas estas consideraciones, en definitiva, facilitan o bloquean la recepcin del mensaje en cuanto tal.
3.- Tecnolgico: dado por el uso de herramientas informticas que entregan la percepcin de contemporaneidad de las comunicaciones, borrando el fantasma de la
obsolescencia, sobretodo en la actualidad, cuando estamos frente a una revolucin no slo de la tecnologa, sino de las comunicaciones. Por lo pronto, los ordenadores en la
confeccin de los diversos documentos aaden al contenido, la amenidad de la forma.
Por lo anterior, los documentos se escriben pensando en la recepcin que stos tendrn, donde lo ms importante es a quin se dirigen. Para poder definir qu informacin es
conveniente comunicar y la mejor manera de hacerlo.
AUTOEVALUACIN:
AUTOEVALUACIN Revisin de estilo. Revisin de formato. Revisin ortogrfica. Revisin conceptual. Revisin temtica. Revisin general.
ORTOGRAFA:
ORTOGRAFA Herramientas para redactar con eficiencia, claridad, intencin comunicativa y propiedad.
ACENTUACIN :
ACENTUACIN Se refiere a la tildacin de las palabras segn corresponda conforme a la ubicacin que posea la slaba tnica. Para ello se establece la siguiente
clasificacin: 1.- AGUDAS. 2.- GRAVES. 3.- ESDRJULAS. 4.- SOBRESDRJULAS.
TILDE AGUDA:
TILDE AGUDA Segn la regla, llevan tilde las palabras polislabas agudas acabadas en vocal o en una de las consonantes N o S. Ejemplos: Sof, Caf, Domin, Sartn.
TILDE GRAVE:
TILDE GRAVE Llevan tilde todas las palabras graves terminadas en una consonante que no sea N o S. Ejemplo: Mrtir, Crter, Crcel, Mrmol.
TILDE ESDRJULO Y SOBRESDRJULO:
TILDE ESDRJULO Y SOBRESDRJULO Todas las palabras esdrjulas simples o complejas llevan tilde. Ejemplo: Mquina, clula, concdaselo.
ATENCIN:
ATENCIN TODAS LAS PALABRAS LLEVAN TILDE SI CORRESPONDE, INDEPENDIENTEMENTE DE SI SE ENCUENTRAN ESCRITAS EN MAYSCULAS O
MINSCULAS
TILDACIN DE LOS MONOSLABOS:

TILDACIN DE LOS MONOSLABOS Por regla general, los monoslabos no llevan tilde, salvo los que tengan una funcin paralela. No llevan tilde : Fui, fue, vio, dio, Luis, pie,
Dios, cien, seis, vais, pez, ven, fe, dos, bien, ti.
TILDACIN DIACRTICA:
TILDACIN DIACRTICA Corresponde a la tilde aplicada a las palabras que tienen funciones diferentes, la distincin se marca con la tilde. Sean palabras monoslabas o
polislabas.
S Verbo Saber o Ser No lo s S bueno. SE Pronombre Se fue ayer. S Afirmacin S, es verdad. SI Condicional Si llega, la conocer. D - DE Verbo Dar Preposicin Espero
que me d. T Planta para infusiones Tomamos un t. TE Pronombre Te lo dije
MS Adverbio de cantidad Peda ms. MAS Equivale a PERO Fuimos, mas no los encontramos. SLO Equivale a SOLAMENTE Slo quera ayudar. AN Equivale a
TODAVA An no est listo. POR QU Interrogativo o Exclamativo Por qu callas? Por qu hablas! Porque Responde o afirma Porque quiero. Porqu Equivale a Causa o
Razn Desconoca el porqu.
l Pronombre personal l lleg luego El Artculo El regalo. T Pronombre personal T tienes tiempo. Tu Adjetivo posesivo Tu casa. M Pronombre personal A m me importas
Mi Adjetivo posesivo Mi pie
QU, CUL,QUIN,CUNTO, CUNDO, CMO, DNDE Interrogativos o Exclamativos. No s dnde vives. STE, SE, AQUL, STA, SA. Se permite la tilde cuando son
pronombres, pero slo es obligatorio si hay riesgo de ambigedad. Dijo que sta es la que necesitaba.
ESTE, ESE AQUEL, ESTA, ESA Adjetivos o pronombres sin riesgo de ambigedad Este libro es mo Esta maana llegar.
ORTOGRAFA PUNTUAL:
ORTOGRAFA PUNTUAL NO EXISTEN UNAS REGLAS EXACTAS PARA EL USO DE LA COMA, PERO S UNAS NORMAS GENERALES QUE SE DETALLAN A
CONTINUACIN:
SE USA COMA::
SE USA COMA: 1.- Para aislar los vocativos que van en medio de las oraciones. Ejemplos: Luchad, soldados, hasta vencer. Chofer, detenga el taxi. El taxi, Chofer, detenga.
Detenga el taxi, Chofer
2.- Para separar las palabras de una enumeracin. Ejemplo: Las riquezas, los honores, los placeres, la gloria, pasan como el humo. Antonio, Jos y Pedro.
3.- Para separar oraciones muy breves, pero con sentido completo. Ejemplos: Llegu, vi, venc. Acude, corre, vuela.
4.- Para separar del resto de la oracin una aclaracin o explicacin. Ejemplos: La verdad, escribe un poltico, se ha de sustentar con razones. Los vientos, que son muy
fuertes en aquella poca, impedan la navegacin. La luna, una luna hermosa y difana, iluminaba nuestros pasos aquel da.
5.- Para separar de la oracin expresiones tales como: Esto es. Es decir. En fin. Por ltimo. Por consiguiente. Por ejemplo. Por lo tanto. No obstante.
En efecto. En consecuencia. Sin duda. En cambio. En general. Si bien. Por descontado. Entonces. Al menos que.
6.- Para indicar que se ha omitido un verbo. Por ejemplo: Unos hablaban de poltica; otros, de negocios. El mar nos regala sus frutos; la tierra, sus secretos.
7.- Cuando se invierte el orden lgico de los complementos en la oracin. Por ejemplo: Con esta nevada, no llegaremos nunca. Un milln de buenos deseos, les regal.
8.-Delante de las siguientes expresiones: pero, mas, porque, pues, mientras, donde, como, sino, aunque, siquiera. Por ejemplo: Lleva prisa, pero no se le nota. Nadie le dijo
nada, siquiera una palabra de aliento. Caminemos, pues se hace tarde.
9.- Delante de una forma verbal gerundio. Por ejemplo: Le tendi la mano al despedirse, recordndole el compromiso que haban contrado. La medida favorecer a todos,
incluyndolos a ustedes. Felicit a su colega, dndole efusivos abrazos.
USO DEL PUNTO Y COMA:
USO DEL PUNTO Y COMA 1.- Para separar oraciones en las que ya hay coma o comas. Por ejemplo: Llegaron los vientos de noviembre, glaciales y recios; arrebataron sus
hojas a los rboles.
2.- Antes de las conjunciones adversativas MAS, PERO, AUNQUE, etc., si la oracin es larga. Ejemplo: Todo en amor es triste; mas triste y todo, es lo mejor que existe.
3.- Delante de una oracin que resume todo lo dicho con anterioridad. Por ejemplo: El incesante trnsito de coches, el ruido y el gritero de las calles; todo me hace creer que
hoy es la primera corrida de toros.
4.- Para separar oraciones yuxtapuestas. Ejemplo: Tendremos que cerrar el negocio; no hay ventas. Las entradas se agotaron muy pronto; haba gran expectacin por el
concierto.
SE USAN DOS PUNTOS:

SE USAN DOS PUNTOS 1.- Para iniciar una enumeracin. Por ejemplo: Las estaciones del ao son cuatro: primavera, verano, otoo e invierno.
2.- En los encabezamientos de las cartas. Estimado seor: De mi consideracin: Seor Alcalde: De nuestra consideracin: Respetado seor: Seora Elorrieta:
3.- En el saludo al comienzo de un discurso. Por ejemplo: Seoras y seores:
4.- Para reproducir palabras textuales. Por ejemplo: Ya dije el primer da: Tengan cuidado.
5.- Despus de expresiones como: por ejemplo, declaro, certifico, ordeno, expone, suplica... Por ejemplo: En la zona ecuatorial hay ros muy importantes. Por ejemplo: el
Amazonas, el Congo... Certifico: que el seor...
6.- Para llamar la atencin o resumir lo anterior. Por ejemplo: Lo,primero de todo: vean la plaza Mayor. Una vivienda ha de estar limpia, aireada y soleada, en una palabra:
habitable. Para separar las cifras al expresar un valor horario. Por ejemplo: 12:10 hrs.
USO DE PUNTOS SUSPENSIVOS:

USO DE PUNTOS SUSPENSIVOS 1.- Cuando se omite algo o se deja la oracin incompleta. Por ejemplo: Dime con quien andas... Dime como hablas ...
2.- Para indicar duda, inseguridad, temor o sorpresa con una forma de expresarse entrecortada. Por ejemplo: Bueno... En realidad...quiz....es posible.
3.- Cuando se deja sin completar una enumeracin. Por ejemplo: Tengo muchas clases de flores: rosas, claveles...
4.- Cuando se quiere dar emocin. Por ejemplo: Y en lo ms interesante...se apag la luz.
5.- Para dejar algo indefinido o indeterminado. Ejemplo: De la subida de precios...mejor ni hablar
USO DE COMILLAS:
USO DE COMILLAS 1.- Para encerrar una cita o frase textual. Ejemplo: Contest Felipe II: Yo no mand mis barcos a luchar contra los elementos
2.- Para indicar que una palabra se est usando en sentido irnico no con su significado habitual. Por ejemplo: Me regal una caja de fsforos. Qu esplndido!
3.- Para indicar que una palabra pertenece a otro idioma. Ejemplo: Son la alarma y lo pillaron in fraganti
4.- Para citar el ttulo de un artculo, poema... Ejemplo: Voy a leer el poema A un olmo seco.
USO DE GUIN:
USO DE GUIN 1.- Para unir palabras. Por ejemplo: Se trataron temas socio-polticos. Hubo un acuerdo franco-espaol.
2.-Para relacionar dos fechas. Por ejemplo: Guerra civil (1936-1939) Rubn Daro (1876-1916)
3.- Para cortar palabras al final de lnea. Por ejemplo: Pro-mo-cin. Con-si-guen-te.
CONSIDERACIONES AL CORTAR PALABRAS:

CONSIDERACIONES AL CORTAR PALABRAS 1.- Una vocal nunca quedar sola: Ate-neo 2.- ll,rr,ch,, nunca se separan.. CC s. 3.- Monoslabos, siglas y abreviaturas no se
separan: buey, UNESCO, Excmo.
4.- Para intercalar en una oracin una aclaracin o comentario. Por ejemplo: La isla de Pascua -segn creo- es maravillosa.
USO DE PARNTESIS:
USO DE PARNTESIS 1.- Para aislar aclaraciones que se intercalan en la oracin, lo mismo que el guin. Por ejemplo: Las hermanas de Pedro (Clara y Sofa) llegarn
maana.
2.- Para separar de la oracin datos como fechas, pginas, provincia, pas... Por ejemplo: Se lee en Neruda (pg.34) esta importante poesa.
3.- Al aadir a una cantidad en nmero su equivalente en letra o viceversa. Por ejemplo: La factura era de 50.000 (cincuenta mil) pesos.
4.- Para aadir la traduccin de palabras extranjeras. Por ejemplo: Csar dijo:Alea jacta est (la suerte est echada)
VICIOS IDIOMTICOS:
VICIOS IDIOMTICOS ERRORES IDIOMTICOS FRECUENTES EN LA EXPRESIN ESCRITA Y ORAL
CACOFONA:
CACOFONA Es un vicio que se presenta tanto en el lenguaje oral como escrito . Resulta ser un error muy evidente que consiste en repetir slabas o sonidos, quedando stos
contiguos o muy prximos. Se puede dar al comienzo, medio o al final de las oraciones.
Por ejemplo: Dado a peticin el interesado para ser presentado en el BancoEstado. Mara y Isabel se fueron de vacaciones. Se seal en la sesin la necesidad de esa
medida.
MONOTONA:
MONOTONA Es un vicio producido por el uso frecuente de los mismos vocablos para referirse a distintas situaciones. Corresponde a un estilo que no posee variedad lxica,
con lo cual, la expresin pierde propiedad y precisin.
Por ejemplo: Se hizo ilusiones con el nuevo cargo. La cantante hizo un gran recital. El profesor hizo una prueba. La secretaria hizo una carta.
AMBIGEDAD O ANFIBOLOGA:
AMBIGEDAD O ANFIBOLOGA Consiste en expresar de manera poco clara las ideas, sea porque stas se comprenden de dos o ms sentidos o no se entienden.
La ambigedad se produce en las siguientes situaciones: 1.- EMPLEO INADECUADO DE LOS PRONOMBRES RELATIVOS. Ejemplo: Ella fue la que escribi. Se tramit el
oficio del Jefe, que informa sobre el periodo de vacaciones. Hay una circular del Ministro, el cual se refiere a las polticas de incentivos.
USO CORRECTO DE LOS PRONOMBRES RELATIVOS:

USO CORRECTO DE LOS PRONOMBRES RELATIVOS Los pronombres relativos se usan correctamente en los siguientes casos: -si se trata de personas: quien, quienes. -
si se trata de cosas: que, el cual, la cual, etc. -si se trata de personas y cosas: cuyo.
2.- Mal uso del adjetivo posesivo SU . Padre e hijo conversaron de su problema. El Jefe estaba reunido con el Contralor en su oficina. Paula se fue con Sergio en su auto.
Para solucionar la ambigedad se debe ubicar el adjetivo posesivo prximo al sustantivo correspondiente. El padre habl de su problema con el hijo. El Jefe estaba reunido en
su oficina con el Contralor. Paula se fue en su auto con Sergio.
DEQUESMO:
DEQUESMO Es un vicio que consiste en anteponer la preposicin DE, cuando es innecesario. Por ejemplo: Dijo de que se iba. Contest de que estaba enfermo. Pienso de
que es tarde ya.
Se corrige eliminando la preposicin DE. Dijo que se iba. Contest que estaba enfermo. Pienso que es tarde ya. Para corregir se puede reemplazar el DE QUE POR la palabra
ALGO, SI EL REEMPLAZO ES POSIBLE, la preposicin est de ms.
ADEQUESMO:
ADEQUESMO Es un error que consiste en eliminar elementos de enlace necesarios. Por ejemplo: Estoy seguro que vendr. Le inform que vendra: Acurdate que llega hoy.
Para corregir estas expresiones se debe anteponer el enlace DE a la expresin. De manera tal que, lo expresado por DE QUE , SEA EQUIVALENTE A ALGO. As se tiene:
Estoy seguro de que vendr. Le inform de que vendr. Acurdate de que llega hoy.
IMPROPIEDAD:
IMPROPIEDAD Empleo de palabras con significado distinto del que tienen: Es un ejecutivo agresivo. Examinar el tema con profundidad. Juan ostenta el cargo de Alcalde. Ha
terminado el redactado de la ley. El coche era bien grande.
Correccin: Es un ejecutivo audaz. Examinar el tema con detenimiento. Juan ejerce el cargo de alcalde. Ha terminado la redaccin de la ley. El coche era muy grande.
PLEONASMO:
PLEONASMO Es el empleo de palabras innecesarias: Miel de abeja. Tubo hueco por dentro. Persona humana. Me parece a mi que... Suele tener a menudo mal humor. Muy
idneo. Muy ptimo. Volar por el aire. Etc.,etc.,etc.
Correccin: Miel. Tubo. Persona. Me parece que. Suele tener mal humor. Idneo. ptimo. Volar. Etc.
REDUNDANCIA:
REDUNDANCIA Repeticin innecesaria de palabras o conceptos: Sube arriba. Baja abajo. Cruza al frente. Sali de dentro de la casa. A m, personalmente, me parece que...
Lo vi con mis propios ojos.
Niito hombre. Niita mujer. Par de mellizos. Se me le perdi. Te le cay. Lapso de tiempo. Entre parntesis. Volver a reincidir. Lo voy a cuidarlo. Abismo sin fondo.
Correccin: Sube. Baja. Cruza Sali A m me parece. Lo vi. Niito Niita. Mellizos.
Se me perdi. Se te cay. Lapso. Parntesis Lo voy a cuidar . Abismo.
REDACCIN DE DOCUMENTOS:
REDACCIN DE DOCUMENTOS
Documentos de uso laboral:

Documentos de uso laboral Los principales documentos de uso laboral son: 1.- Carta. 2.- Memorando. 3.- Circulares. 4.- Fax. 5.- Resumen ejecutivo. 6.- Correo electrnico.
Las comunicaciones escritas poseen una caracterstica distintiva, diferencian claramente dos aspectos: Forma y Fondo. La forma est referida a la diagramacin, al lugar que
ocupa cada uno de los elementos o partes del documento, existen dos formatos bsicos: Carta y Memorando. El fondo o contenido se refiere al tipo de comunicacin que lleva
el documento, pudiendo tratarse de rdenes, instrucciones, informaciones , etc.
EL MEMORANDO:
EL MEMORANDO Se refiere a la comunicacin breve usada internamente en la empresa para pedir o entregar informacin. Caractersticas: Tiene un carcter funcional, de
empleo muy extendido. Identifica rpidamente al emisor, receptor y mensaje. Puede contener varios tipos de mensajes: rdenes, instruccin, informe, puede reemplazar a la
carta.
Estructura: -ENCABEZAMIENTO: consta de membrete, nmero de orden, fecha, emisor, receptor y materia del mensaje. Si el destinatario tiene cierto grado de autoridad,
suele emplearse vocativo. CUERPO: Exposicin clara, directa y escueta del asunto que motiva el mensaje. FINAL: eventualmente frase de salutacin si el receptor es de nivel
jerrquico superior, forma nombre y cargo del emisor, los inclusos o anexos se especifican abajo al lado izquierdo.
MEMORANDO QUE ORDENA:

MEMORANDO QUE ORDENA
El memorando que ordena, como su nombre lo indica es una comunicacin que obliga al destinatario a cumplir la decisin adoptada por el emisor. Lo cual se explica por el
nivel de autoridad que posee el emisor, generalmente superior, o de jefe a subordinado. Algunas veces las rdenes se complementan con instrucciones, stas es la
informacin acerca del procedimiento que debe seguirse para cumplir correctamente la orden.
MEMORANDO QUE INFORMA:

MEMORANDO QUE INFORMA
El memorando que informa, es el resultado normal de un memorando que ordena requerir informacin. Los informes dan a conocer cmo y cundo se han ejecutado las
rdenes de la direccin. De este modo, el ejecutivo conoce exactamente las actividades de la empresa, la eficiencia de los departamentos, los resultados de las operaciones,
etc.
Los informes entregan al receptor una descripcin de situaciones o bien de tareas efectuadas. Constituyen una relacin sobre cmo y cundo se ha cumplido una orden. Son,
por tanto, comunicaciones verticales ascendentes.
USO DEL MEMORANDO PARA LA TRANSMISIN DE INFORMES:

USO DEL MEMORANDO PARA LA TRANSMISIN DE INFORMES Se distinguen dos casos: 1.- Si el informe es breve, se contiene en el memorando. 2.- Si el informe es
extenso, el memorando se cita como anexo.
LA CIRCULAR:
LA CIRCULAR
La circular es la comunicacin que, con idntica redaccin, transmite el mismo mensaje a mltiples destinatarios. El mensaje puede ser una orden, una instruccin, una
informacin, etc. La circular tiene uso generalizado, porque es comunicacin econmica y de facilidad operativa, tanto en su elaboracin como en su distribucin.
Estructura y redaccin: 1.- Epgrafe o ttulo : La palabra CIRCULAR escrita en maysculas y seguida de su nmero de orden. 2.- Introduccin : Breve prembulo para
caracterizar la situacin y referirse a una norma general. 3.- Texto : Particularizacin de la regla general. El emisor da una orden o instruccin, o bien suministra una
informacin. El texto se redacta escuetamente en tercera persona, pero la tonalidad debe ser la adecuada para concitar la aceptacin de los receptores .
4.- Recomendacin : Requerimiento del emisor para que los destinatarios den cabal cumplimiento a la disposicin impartida. Recurso sicolgico importante es precisar las
ventajas que se derivan del cumplimiento estricto de ella. 5..- Lugar y Fecha : Localidad y data de la circular. 6.- Firma : Nombre, cargo y firma del emisor. 7.- Destinatarios :
Nmina de receptores de la circular. En cada copia se indica el destinatario preciso con el fin de facilitar la distribucin y el registro.
LA CITACIN :
LA CITACIN
Es una comunicacin mediante la cual la autoridad competente de un organismo convoca a una reunin a os miembros de ste con el objeto de informar o de resolver sobre
materias institucionales. TCNICAMENTE, LA CITACIN ES UNA ORDEN QUE EMANA DEL JEFE DE LA ENTIDAD, Y LA CUAL LOS RECEPTORES ESTN LLAMADOS A
CUMPLIR O BIEN A EXCUSARSE, EN CASO DE NO PODER ASISTIR.
Estructura: La citacin debe contener los siguientes datos esenciales: 1.- Nombre de la institucin emisora. 2.- Clase de reunin (ordinaria, extraordinarias, especial); lugar, da
y hora de sta. 3.- Designacin de las personas citadas. 4.- Calidad de la citacin: primera o segunda citacin.
5.- Tabla: es la agenda de materias sobre las cuales se informar o se resolver. 6.- Cargo del emisor: por lo comn, el presidente o el secretario de la entidad. 7.- Lugar y
fechas de la citacin. Redaccin: Se puede redactar en primera o tercera persona, aunque lo ms usual es redactar en tercera.
LA NOTA VERBAL:
LA NOTA VERBAL
La nota verbal o recado escrito es una comunicacin breve que habla por el emisor. Siendo mensaje simple y directo, se usa ampliamente para asuntos personales,
administrativos y de negocios. De este modo, la nota verbal se utiliza para presentaciones, recomendaciones, invitaciones, participaciones, excusas, congratulaciones,
psames.
Caractersticas: La nota verbal se escribe en papel tamao memorando, dispuesto de manera vertical; dimensiones 18 por 22 cm. Comienza con el,nombre, firma y cargo del
emisor, el saludo introductorio y el nombre y cargo del receptor. Luego se enuncia el contenido del mensaje, dividido en prrafos cortos. Concluye la comunicacin con el lugar
y fecha de emisin.
La nota verbal se redacta siempre en tercera persona, la cual debe mantenerse a lo largo del mensaje. Esta exigencia gramatical se facilita al iniciar cada prrafo con el
nombre abreviado del emisor de la nota.
CERTIFICADO:
CERTIFICADO
El certificado es un documento pblico o privado que comprueba o acredita ciertos hechos o mritos personales. En algunos casos, se emite un juicio favorable respecto de la
acreditacin. Con todo, los certificados atestiguan y recomiendan. La estructura del certificado es la siguiente: a.- ENCABEZAMIENTO. b.- CUERPO. c..-FINAL.
ENCABEZAMIENTO: la palabra CERTIFICADO, con el nmero correlativo. CUERPO: la exposicin de los hechos pertinentes y, cuando corresponda, la enunciacin de los
juicios positivos que esos hechos o la persona misma del interesado merecen al otorgante. FINAL: propsito del certificado, la fecha, la antefirma si la hay y la firma.
CORREO ELECTRNICO:
CORREO ELECTRNICO
El correo electrnico sustituye al memorando, por lo tanto, tambin tiene un protocolo de presentacin, para ello se usa la plantilla que viene dada en el servicio de correo
electrnico usado.
PORTADA DE FAX:
PORTADA DE FAX
PORTADA DE FAX:
PORTADA DE FAX Normalmente se debe usar una portada para registro y orientacin del receptor del documento, toda vez que indica la institucin desde la cual se origin el
envo de los documentos. Por ello es recomendable usar una portada diseada por la institucin, en caso de no existir, usar una de las plantillas de fax del programa Office.
MINUTA o ACTA:
MINUTA o ACTA Es el documento que recoge los problemas tratados y los acuerdos que se han adoptado en una reunin oficial o privada. Relacin escrita d lo sucedido o
tratado o acordado en una junta, la certificacin del resultado de una votacin o de una eleccin. El resumen o reflejo de lo acaecido en una reunin o charla.
CARACTERSTICAS:
CARACTERSTICAS Los datos que un acta debe contener son: 1.- Lugar de la reunin. 2.- Da, mes y ao. 3.- Hora en que comienza. 4.- Identificacin del presidente,
secretario y miembros de la corporacin. 5.- Carcter ordinario o extraordinario de la reunin. 6.- Asuntos que se examinen .
7.- Votaciones que se verifiquen y, en el caso de la nominales, el sentido n que cada miembro emita su voto. 8.- Parte positiva d los acuerdos que se tomen. 9.- Hora en que el
presidente levante las sesin.
RESUMEN EJECUTIVO:
RESUMEN EJECUTIVO El resumen ejecutivo o llamado tambin One-Page Report, es una pgina que contiene un resumen de toda la informacin contenida en un informe.
Contiene las conclusiones y recomendaciones que se establecen en el informe general.
EJEMPLO DE RESUMEN EJECUTIVO:

EJEMPLO DE RESUMEN EJECUTIVO Durante muchos aos Banco UBV ha mantenido una posicin de lder en la banca. Sin embargo, debido a su falta de adecuacin a los
cambios, el Banco ha empezado a perder mercado. CAUSAS DE LA PRDIDA DE MERCADO. 1.- Los productos crediticios del Banco son menos ventajosos que los que
ofrece la competencia Son lentos de obtener (mal servicio). Son caros.
2.- El Banco es ineficiente en la captacin y mantencin de clientes: No se hacen sondeos peridicos de mercado. El posicionamiento es demasiado elitista. 3.- El Banco se ha
dejado estar y no ha reforzado una imagen innovadora conforme a los cambios habidos en el mercado.
MEDIDAS CORRECTIVAS SUGERIDAS 1.- Para competir ventajosamente el Banco deber abaratar precios de sus productos crediticios. 2.- Para mejorar el servicio al
cliente el Banco deber hacerse eficiente. 3.- Para mejorar la imagen el Departamento de Marketing, deber estar alerta para disear productos y darlos a conocer bajo una
publicidad atractiva.
CARTA:
CARTA Es junto al memorando el documento base de toda la correspondencia empresarial, tanto administrativa como comercial. La carta posee tres estilos de escritura: A.-
BLOQUE: B.- SEMIBLOQUE. C.- BLOQUE EXTREMO.
PARTES CONSTITUTIVAS:
PARTES CONSTITUTIVAS Las partes constitutivas de la carta son: 1.- MEMBRETE: logo e identificacin corporativa de la institucin emisora. 2.- LUGAR Y FECHA: nombre
de la localidad y fecha de emisin del documento. 3.- DESTINATARIO: nombre de la persona o institucin a la cual se dirige la carta.
4.- REFERENCIA: corresponde a la sntesis del tema o asunto de que trata la carta, ocupa una lnea. 5.- SALUDO: introduccin agradable y de respeto para la persona a la
cual se escribe. 6.-INTRODUCCIN: generalmente corresponde a las primeras palabras o frases o a un pequeo prrafo de encabezamiento. 7.- DESPEDIDA: es una frase o
frmula muy breve con que se cierra y se da el paso a la identificacin mediante la firma.
8.- FIRMA: corresponde a la rbrica de puo y letra de la persona que suscribe y el ttulo o cargo que posee dentro de la organizacin. 9.- IDENTIFICACIN
MECANOGRFICA: se indican las iniciales en maysculas de la persona que redact seguidas del signo pleca y en minsculas , las de la persona que transcribi.
10.- LNEA DE ATENCIN: se usa esta lnea cuando se desea que alguien en particular, dentro de una compaa, reciba y atienda el asunto de que trata la carta.
EJEMPLOS DE PARTES DE LA CARTA:

EJEMPLOS DE PARTES DE LA CARTA 1.- FECHA: al escribir la fecha, no se puede abreviar, recuerde que los nombres de los meses se escriben en minsculas. Valparaso,
13 de agosto de 2002.
2.- DESTINATARIO: Seor Enrique Aceituno Fajardo Decano Facultad de Fsica Universidad de Dalcahue Presente
3.- REFERENCIA: REF: REMITE ANTECEDENTES .
4.- SALUDO: Para Instituciones: Seores: Estimados Seores: Para personas de poca confianza: Estimado seor: - De mi consideracin:
Para personas de especial dignidad: Seor Alcalde: Seor Gobernador. - Seor Intendente.
5.- INTRODUCCIN: En relacin con su solicitud... Recibimos su carta... Nos permitimos informarle... De acuerdo con la normativa vigente le comunicamos...
Informo que... Remito listado de ...
6.- DESPEDIDA: Atentamente, Respetuosamente, Cordialmente, Sinceramente,

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Documentos de uso laboral:

MEMORANDO QUE ORDENA:

MEMORANDO QUE INFORMA:

USO DEL MEMORANDO PARA LA TRANSMISIN DE INFORMES:

EJEMPLO DE RESUMEN EJECUTIVO:

EJEMPLOS DE PARTES DE LA CARTA:

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