FORMATO ACCIONES

CORRECTIVAS
PREVENTIVAS Y DE
MEJORA

Certificado N GP 190-1
Certificado N SC 7267-1
Certificado N SC 7267-2
Certificado N SC 7267-3
DONDE UBICAR EL FORMATO
DONDE UBICAR EL FORMATO
FECHA DE ELABORACIN

La fecha de elaboracin de la accin corresponde a la fecha donde se

establecen las acciones a realizar y se llena el formato, puede ser colocada
mediante la lista despegable.
Es importante recordar que dado que las actividades son planeadas antes de
ser realizadas esta fecha siempre es anterior a la fecha de la realizacin de las
acciones propuestas.
PROCESO Y SUBPROCESO
PROCESO SUBPROCESO

Aqu se especifica el proceso y el subproceso donde se present la dificultad o

situacin a mejorar, pueden ser diligenciados mediante la lista despegable, en
el caso de las acciones que aplican a todos los procesos, esta opcin se
encuentra al final de la lista.
Es importante recordar que el subproceso debe corresponder al proceso
elegido, en caso de ser necesario se puede ver el listado maestro o el mapa de
procesos para revisar la correspondencia.
 FUENTES DE INFORMACIN
Auditorias Internas de Calidad
Auditorias de Control Interno
Hallazgos de la Contralora
Resultados de Revisin por la Direccin
Indicadores
FUENTES DE INFORMACIN
Informe de Gestin de Procesos Otra?
Sugerencias de los Funcionarios
Peticiones Quejas o Reclamos
Seguimiento Plan de Accin
Dificultades en el Desarrollo de los Procesos

Este punto nos indica que fuente identific el problema o

situacin para el cual se quieren realizar las acciones a
proponer.
En el caso de no ser ninguna de las fuentes propuestas
para escoger, marcar el recuadro Otra? y especificar la
fuente en el recuadro inferior a esta opcin.
EQUIPO DE TRABAJO CONFORMADO
EQUIPO DE TRABAJO CONFORMADO
NOMBRE CARGO DEPENDENCIA LIDER DEL EQUIPO

En este punto se registran los nombres y cargos de las

personas que participaron en la definicin de las causas del
problema o situacin presentada, y se determina quien ser el
lder de dicho equipo.
El lder del equipo adems de servir de gua en la definicin de
las causas y las acciones es el encargado de hacer seguimiento
y es quien reporta su cierre al rea de Calidad y
Mejoramiento.
Los problemas vistos como algo
son: son:

Cambios a la Causados por el

rutina. destino.
Retos a vencer. Obra del
Oportunidades demonio.
para poner a Mala suerte.
prueba nuestro Difciles de
talento. resolver.
DESCRIPCIN DE LA SITUACIN A
MEJORAR
DESCRIPCIN DE LA NO CONFORMIDAD / RIESGO O SITUACIN A MEJORAR

En este punto se realiza la descripcin del problema, riesgo o situacin a

mejorar, cundo sucedi, dnde sucedi y como impacta los objetivos del
proceso y/o de la Universidad.
Para el caso de indicadores, auditoras y dificultades ser muy preciso en la
informacin del proceso, subproceso, dependencia y/o indicador asociado.
Es importante recordar que aqu se describe lo que puede ser denominado
sntoma de la enfermedad, es decir lo que deriva de la observacin de la
realidad.
El problema debe ser descrito claramente (evitando frases ambiguas), si no es
posible explicarlo entonces es porque no se entiende, sino se entiende es
necesario buscar la informacin necesaria para entenderlo y no hacer
suposiciones.
Antes de recetar una cura, un
buen medico halla todas las
causas de la enfermedad del
paciente.
Quizs una pastilla no lo cure
para siempre.
 ANLISIS DE CAUSAS
ANLISIS DE CAUSAS
Metodologa Utilizada: Cul ?

Descripcin de Causas Principales:

El primer campo a diligenciar corresponde a la metodologa utilizada para el

anlisis de las causas del problema o situacin a mejorar, puede ser
diligenciado por medio de la lista desplegable que ofrece las opciones ms
comunes, en caso de no encontrar la opcin utilizada se escoge Otra y se
especifica cual fue esta opcin en el campo de la izquierda.
ANLISIS DE CAUSAS

Para ampliar la informacin sobre las herramientas de la lista se puede ver

la Gua de Mejora Continua que esta disponible en la pagina del GICUV, en
la pestaa Resultados del GICUV, donde se especifican los pasos a seguir
para cada una de estas herramientas y se pueden ver ejemplos.
En el campo Descripcin de Causas se consignan las causas encontradas con
ayuda de la herramienta elegida, estas causas sern el origen de las acciones
a proponer, por lo que su buena redaccin es de vital importancia ya que
encontrar la causa del problema nos ayudara a desarrollar una solucin.
Es importante recordar que algunas veces, la causa ms obvia no es la
correcta.
 La meta de encontrar la causa
raz es mejorar la manera en
que se gestionan los problemas,
encontrar esta causa llevar a
reducir el impacto, a la
contencin del error, a la
prevencin de la recurrencia, y
tambin conllevar a la
reduccin de esfuerzos
innecesarios.
PLAN DE ACCIN

En el campo tipo de accin se pueden elegir de la lista

despegable las siguientes opciones:

Accin Correctiva: Conjunto de Acciones tomadas

para eliminar la(s) causa(s) de situacin no deseable
(problema real).
Accin Preventiva: Conjunto de Acciones tomadas
para eliminar la(s) causa(s) de una situacin
potencial no deseable (problema potencial).
Accin de Mejora: Actividad que se presenta
cuando existiendo cumplimiento de lo planeado se
quiere lograr un mejor nivel de ejecucin
Para resultar eficaces las
acciones deben ser
Consultadas con los Conservar coherencia Identificarse con los
involucrados con el anlisis de objetivos de la unidad
causas y tener en cuenta
responsables,
recursos, indicadores
y ciclo PHVA.

Consensuadas Coherentes Estructuradas

Tanto en tiempo Susceptibles de Viables en el contexto

como en grado de modificacin ante que se plantean
cumplimiento. contingencias no
previstas sin
apartarse del enfoque
inicial

Acotadas Flexibles Realistas

PLAN DE ACCIN

En este punto se diligencia la informacin sobre las acciones propuestas,

aqu se debe determinar qu se har, por qu se debe hacer (qu se espera
obtener) y dnde se ha de implantar la solucin.
Estas acciones deben impactar a la causa raz para que esta pueda ser
modificada, reducida e incluso eliminada del proceso.
Las acciones deben tener un flujo lgico y estar enmarcadas dentro del ciclo
planear, hacer, verificar y actuar.
Todo plan tiene limitaciones y prioridades, a la hora de establecer las
acciones es importante tener en cuenta esta informacin para lo que se
proponga pueda llevarse a cabo realmente y se realice de manera oportuna.
PLAN DE ACCIN

En este punto se diligencia la informacin sobre los responsables y las

fechas programadas para la realizacin de la accin.
En el campo Responsable se diligencia quien esta a cargo de la accin, en
caso de que existan responsabilidades por fuera del equipo de trabajo es
necesario socializar el plan.
Es importante determinar una fecha adecuada para la accin, esta no debe
ser excesivamente lejana, ni tampoco debe programarse una fecha muy
cercana que no permita realizar las acciones satisfactoriamente.
Es importante tener en cuenta que la fecha programada debe ser tenida en
cuenta para el seguimiento de la realizacin de la accin.
PLAN DE ACCIN

En el campo indicador se diligencia la informacin que nos indica el grado

de consecucin respecto a la accin propuesta, es decir, que me permita
evaluar si lo que me propuse se cumpli.
La meta corresponde a lo que me propongo cumplir respecto a la accin
planteada, se determina cuando planteo la accin, el responsable y la fecha
programada.
El ejecutado corresponde a lo realizado respecto a la accin planteada, se
diligencia cuando la accin es realizada o cuando el lder del equipo realiza
seguimiento.
En el caso de no ser posible el establecimiento de un
indicador adecuado, se puede considerar un indicador
de cumplimiento
PLAN DE ACCIN

En este punto se diligencia la eficacia despus de la realizacin de la accin,

es decir, si esa accin que se llev a cabo sirvi para el propsito que fue
establecida (impactar la(s) causa(s) raz encontradas en el anlisis).
El campo eficacia debe ser diligenciado por los Auditores Internos o el Lder
del Equipo al momento de hacer el seguimiento.
Si los resultados obtenidos no son satisfactorios, es decir no logran el
resultado esperado, se regresa a la fase de anlisis, para replantear las
causas y ajustar, de ser necesario, los planes. En el caso en que se requiera
realizar un nuevo anlisis o realizar unas acciones complementarias se
deber elaborar un nuevo plan.
SEGUIMIENTO
SEGUIMIENTO* (En trminos de eficacia, y respecto a los resultados de los indicadores)
1 FECHA 2 COMENTARIOS 3 RESPONSABLE

En el primer campo se diligencia la fecha en la que se

realiza el seguimiento (da, mes y ao).
En el segundo campo se consignan los comentarios sobre el
estado que en que se encuentran los indicadores y la
eficacia de las acciones propuestas.
En el tercer campo se diligencia el nombre y cargo del
encargado del seguimiento.
Es importante recordar que cada vez que se realice
seguimiento al avance de las acciones planteadas se deben
diligenciar los tres campos.
OBSERVACIONES Y APROBACIN
OBSERVACIONES*

Elaborado por: Aprobado por:

Cargo: Cargo:

En el campo Observaciones, se puede consignar cualquier

comentario adicional sobre las causas, las acciones, el
formato o el seguimiento. En el caso de ser necesario la
referencia a otros documentos pueden registrarse en este
campo.
En el campo Elaborado por, se puede consignar el nombre
y el cargo de la persona que diligenci el formato, en el
caso de ser un equipo se puede cambiar por el nombre de
la Unidad participante.
OBSERVACIONES Y APROBACIN

Elaborado por: Aprobado por:

Cargo: Cargo:

En el campo Aprobado por, se consigna el nombre y

cargo de la persona que puede autorizar la realizacin
de las acciones planteadas.
El archivo diligenciado se debe enviar a los analistas del
rea de Calidad y Mejoramiento desde el correo
institucional del Lder del Equipo con un mensaje que
confirme la aprobacin del documento adjunto.
EJEMPLOS
 Una decisin no se
considera como tal
hasta que no se convierte
en una asignacin de tareas
Peter Drucker

http://gicuv.univalle.edu.co;
http://procesos.univalle.edu.co