PRINCIPII DE EFICIEN

PERSONAL

Conf. univ. dr. Cristina Popescu

 n imaginaia multora dintre noi munca intelectual este
caracterizat " de o dezordine tiinific " i nu neaprat de
o ordine fizic, dar, n realitate, nimic nu demonstreaz c
ordinea, rigoarea i organizarea ar mpiedica n vreun fel
eficiena muncii intelectuale adevrate.

Atracia irezistibil a dezordinii i are izvorul secular n

aparenta economie de efort. Consecina nefast a acestei
aparene este constatarea plin de amrciune c: "
Leneul mai mult alearg... ".
 Cei 5 S - Noiuni generale

De origine japonez acronimul 5 S simbolizeaz prima liter a

cuvintelor:

SEIRI - debarasare
SEITON - aranjare
SEISO - curenie
SEIKETSU - ordine
SHITSUKE - rigoare
 SEIRI sau Debarasare

Prima operaie, SEIRI sau Debarasare vizeaz inerea tuturor

elementelor cu care intrm n contact la locul de munc n
vederea pstrrii strict necesare i a eliminrii celorlalte.

Aceast operaie se refer la elementele materiale ct i la

cele imateriale care au legtur sau condiioneaz
metodele de lucru ( norme, reguli, documentaie ).

Aceast operaie lupt mpotriva nclinaiei fireti a fiinei

umane de a acumula, de cele mai multe ori lucruri inutile.
 SEITON sau Aranjare

O dat locul de munc debarasat, cea de-a doua operaie

SEITON sau Aranjare const n amenajarea optim a
mijloacelor necesare n vederea reducerii gesturilor inutile
i a pierderilor de timp: un loc anume pentru fiecare lucru la
locul su.
 SEISO sau Curenie

Cea de-a treia operaie, SEISO sau Curenie, se ocup de

curarea locului de munc printr-o lupt metodic i
permanent mpotriva prafului, a murdriei, a resturilor de
materiale.
 SEIKETSU sau Ordine

A patra operaie, SEIKETSU sau Ordine, definete reguli prin

care locul de munc se va pstra debarasat de obiecte
inutile, aranjat i curat.
 SHITSUKE sau Rigoare

Cea de-a cincea operaie, SHITSUKE sau Rigoare, ine de

relaiile dintre diferitele nivele ierarhice.

Cei 5 S debarasare, aranjare, curenie, ordine, rigoare

fac parte integrat din viaa intrepriderilor japoneze care
pun n aplicare conceptul de Calitate Total.
 Principii dup Keery Gleenson

Cunoscutul specialist n probleme de organizare din Suedia,

n cartea sa "The High-Tech Personal Efficiency Program" -
se refer principiile de baz, de nsuirea crora nici mcar
tehnologia nalt nu ne poate scuti.
 1. Acum e momentul! Nu lsa pe mine ce
poi face azi!

Cel mai important principiu de lucru este "Acum e

momentul ! " Dac primul nostru impuls este s amnm
ceea ce trebuia s realizm cu prima ocazie, nu vom
realiza mai nimic, indiferent de instrumentele tehnice pe
care le utilizm.
Prima regul a productivitii personale este: S
acionm asupra unui document din momentul n care l-am
atins sau l-am citit.
Cel mai simplu i mai eficient mod de a depi
amnarea este aplicarea principiului " Acum e momentul! "
n cartea sa " Getting Things Done ", Edwin Bliss descrie aceast filosofie n felul
urmtor:
" Cnd nu acionm pe ct de prompt ar trebui, cauza nu este dificultatea
sarcinii ci mai curnd obiceiul de a amna ori de cte ori acest lucru este posibil. "
Amnarea este deseori legat de un singur lucru: de atitudine.
Principiul " Acum e momentul! " substituie un obicei de tipul " i mine e o zi!
" cu un obicei orientat spre o aciune.
Muli oameni devin foarte istei, ingenioi chiar atunci cnd este vorba de
amnare: " Nu am timp " este scuza cea mai comun. "Cred c au spus c nu vin
azi, aa c nu le mai dau telefon. " , " Ar putea s dureze o venicie, aa c mai
bine atept pn o s mai am o zi liber ca s m apuc de treaba asta ." , " Nu-i
aa de important acum ."
i lista poate continua la nesfrit cu motivele pentru care o sarcin nu poate fi dus la
bun sfrit.
Adevrata putere din spatele lui " Acum e momentul! " provine din viteza cu care se
rezolv problema. Dac le cerem angajailor s adopte un comportament de tipul "
Acum e momentul! " vom observa imediat ameliorri semnificative ale rezultatelor.
 Sfaturi practice care ar putea ajuta la nelegerea
comportamentului de tip proactiv:
Dac putem alege dintre mai multe sarcini, s alegem pe
cea care nu ne atrage deloc i s o rezolvm imediat.
Dac nu avem de gnd s o rezolvm chiar acum, atunci
mai bine nu citim!
S segmentm munca de rutin astfel nct s lucrm pe
ct posibil de loturi uor de tratat.
S lucrm la intervale definite de timp.
Trebuie s ne programm activitile i s evitm luarea
unor decizii care ne-ar putea strica orarul deja stabilit.
Trebuie s fim decii n obiceiurile noastre de munc.
S fim decii n obiceiul de a ine mai mult de decizia de a
nu face un anumit lucru dect de aceea de a-l face.
 n concluzie, decizia trebuie luat chiar
acum:

S scpm acum de sarcina respectiv!

S o delegm!
S alocm acum timp i spaiu pentru ea!
Pentru c acum e momentul!
 2. Nu-i extenua memoria, noteaz!
Majoritatea oamenilor se mndresc cu marea lor capacitate de a-i aminti tot
ceea ce au de fcut. Se joac cu mintea lor.

Nu toi oamenii vor neaprat s-i ntreasc abilitatea de a-i aminti sutele
de detalii care ne ngreuneaz activitatea de zi cu zi. O soluie bun o reprezint
notarea lor.

Dac suntem obinuii s scriem pe hrtie, ne putem lua un jurnal sau

agend, astfel nct tot ceea ce trebuie s ne amintim s poat fi scris ntr-un
anumit loc i s devin o nregistrare permanent la care s ne putem referi
ntotdeauna.

Calendarul trebuie lsat deschis ntotdeauna n computerul nostru pentru ca

s putem introduce noi activiti i pentru a modifica starea de evoluie a activitilor
deja nregistrate pe msur ce au loc.
 3. Orice activitate tinde s ocupe tot
intervalul de timp alocat pentru ea
Dac este alocat un anumit interval de timp pentru
realizarea unei activiti vom avea o ans mai mare de a
termina lucrul n timpul respectiv dect dac nu i-am fi dat
acest interval.
Putem programa unul sau chiar dou momente ntr-o
zi pentru a ndeplini aceste sarcini.
Ceea ce trebuie s ne amintim: controlul pe care l
avem asupra timpului este acela pe care l exercitm.
 4. Dac nu avem o int exact, indiferent de
drumul pe care apucm, nu vom ajunge
nicieri!
Este necesar s ne propunem scopuri. Un scop
orienteaz toate eforturile i aciunile noastre. El
"acioneaz ca o lumin cluzitoare".
Scopurile sunt instrumente puternice pentru creterea
productivitii. Odat cu scopurile apar i nelesurile.
Nu este suficient s avem scopuri vag identificate.
Scopurile trebuie s fie bine definite i de preferat studiate
n scris.
n cartea sa, " Cele apte obiceiuri ale oamenilor foarte
eficieni", Stephen Covez se refer la diferitele roluri pe
care le joac oamenii.
 5. nti planific i apoi termin ct mai
repede!

Lista zilnic a activitilor de realizat. n fiecare zi ar trebui

s ntocmim o list cu toate sarcinile pe care le avem de
fcut pentru a doua zi.

Planul sptmnal. O dat pe sptmn ar trebui s

examinm toate ansele noastre de realizare a anumitor
activiti n acest interval de timp.
 6. Acum e momentul!
cu exstensia Urmrete!
Atunci cnd vrem cu adevrat s relizm ceva trebuie
s fim persevereni.
Calvin Coolidge, cel de-al 30 preedinte al SUA a
spus:
'' Nimic nu poate lua locul vreodat perseverenei. Nici
mcar talentul; la fiecare pas se ntlnesc oameni cu
talentul , dar fr succes.
Nici mcar genialitatea nu-i poate lua locul: ''geniul
necunoscut'' este de domeniul basmelor. Nici mcar
educaia: lumea este plin de oameni ai strzii cu educaie.
Dar perseverena i hotrrea sunt omnipotente. ''
Aceasta este esena n activitatea desfurat de noi:
- s tim ce vrem;
- s planificm calea de a atinge acel scop;
- s acionm n conformitate cu planurile fcute;
- s le urmrim pn cnd se ndeplinesc sau dezvoltm
noi planuri pentru a face s se ntmple;
- s urmrim noile planuri o dat i nc o dat pn cnd
atingem ceea ce ne-am propus.

Cu ct vom fi mai bine organizai cu att le vom duce la bun

sfrit.
 7. Dac o sarcin poate fi delegat, deleag-o!

Deci pentru a fi eficieni n munca noastr trebuie:

S aplicm principiul '' Acum e momentul! ''
S identificm tipurile de lucrri a cror realizare poate fi
segmentat i s stabilim rutine pentru a prelucra munca
pe loturi.
S introducem un plan sptmnal al timpului i s
planificm activitile din sptmna urmtoare.
S ne notm scopurile i obiectivele profesionale i private.
S delegm sarcinile ori de cte ori acest lucru este posibil
i s urmrim cu perseveren realizarea obiectivelor.