TRIBUNAL REGIONAL DO TRABALHO

NOES DE ADMINISTRAO PBLICA

RODRIGO BARBATI

TRIBUNAL REGIONAL DO TRABALHO DA 11 REGIO - TRT/AM E RR - CURSO INTENSIVO DE TEORIA E

RESOLUO DE QUESTES.

Tcnicas de arquivamento: classificao, organizao, arquivos correntes e protocolo.

Conceitos
Arquivologia
Tambm chamada de Arquivstica, pode ser entendida como um conjunto de princpios, conceitos e tcnicas a
serem observados na produo, organizao, guarda, preservao e uso de documentos em arquivos.

Conceitos
Arquivo
Marilena Leite Paes define ARQUIVO como: a acumulao ordenada dos documentos, em sua maioria textuais,
criados por uma instituio ou pessoa, no curso de sua atividade, e preservados para a consecuo de seus obje-
tivos, visando a utilidade que podero oferecer no futuro.

Conceitos
Arquivo
Tambm podemos definir o ARQUIVO como o local onde se conservam, devidamente classificados e ordenados,
os documentos de modo a garantir a sua perfeita conservao e a sua fcil consulta.

Conceitos
Arquivo
A) Importncia Administrativa: indispensvel para a tomada de decises, avaliao e controle das decises e
aes empreendidas. Indispensvel ainda, na defesa dos interesses administrativos, legais, financeiros, jurdicos
e tcnicos de uma instituio.
Conceitos
Arquivo
B) Importncia Cientfica/Cultural/Histrica: testemunho da memria institucional, detentor de experincias e co-
nhecimentos acumulados no passado.

Conceitos
Funes do Arquivo:
1 Guardar os documentos de arquivo.
2 Garantir a preservao dos documentos.
3 Atender pedidos de consulta e desarquivamento de documentos.

Conceitos
Arquivo de Primeira Idade ou Corrente:
constitudo de documentos em curso ou consultados frequentemente, conservados nos locais que os receberam
e/ou os produziram ou em dependncias prximas de fcil acesso.

Conceitos
Documento:
qualquer informao registrada em um suporte.
A informao pode ser definida como ideia ou conhecimento.
O suporte o meio no qual a informao registrada.

Conceitos
Documento de Arquivo:
So aqueles documentos produzidos e/ou recebidos que, independente da natureza ou do suporte, so reunidos
por acumulao ao longo das atividades de pessoas fsicas ou jurdicas, pblicas ou privadas.

Teste
1- (FCC TRE/RR - Tcnico Judicirio) Ao contrrio dos documentos de biblioteca, os documentos de ar-
quivo

A) so adquiridos e colecionados em razo dos assuntos de que tratam e do estilo em que so redigidos.
B) so resultado das atividades desenvolvidas por instituies e pessoas no desempenho de suas funes.
C) contm apenas informaes de carter histrico e trazem a assinatura de personagens famosos.

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D) interessam exclusivamente ao pesquisador e produo de trabalhos cientficos ou acadmicos.

E) apresentam-se em folhas avulsas manuscritas, datilografadas ou digitadas, em exemplares nicos.

Gesto de Documentos
Considera-se gesto de documentos o conjunto de procedimentos e operaes tcnicas referentes sua produ-
o, tramitao, uso, avaliao e arquivamento em fase corrente e intermediria, visando a sua eliminao ou
recolhimento para guarda permanente. (Art. 3 - Lei n 8.159/1991)

Gesto de documentos
A gesto de documentos envolve atividades de planejamento, organizao, coordenao e controle dos recursos
humanos, do espao fsico e dos equipamentos, com o objetivo de aperfeioar e simplificar o ciclo documental.

Gesto de documentos
Fases:
1 Fase - Produo
2 Fase - Utilizao
3 Fase - Destinao

Gesto de documentos
1 Fase (Produo)
Refere-se ao ato de elaborar documentos em razo das atividades especficas de um rgo ou setor.
Nesta fase deve-se otimizar a criao de documentos, evitando-se a produo daqueles no essenciais.

Gesto de documentos
2 Fase (Utilizao)
Refere-se ao fluxo percorrido pelos documentos, necessrio ao cumprimento de sua funo administrativa, assim
como sua guarda aps cessar seu trmite.

Gesto de documentos
2 Fase (Utilizao)
Esta fase envolve mtodos de controle relacionados s atividades de protocolo e s tcnicas especficas para
classificao, organizao e elaborao de instrumentos de recuperao da informao. O arquivamento tambm
ser controlado nesta etapa.

Gesto de documentos
2 Fase (Utilizao)
Desenvolve-se, tambm, a gesto de arquivos correntes e intermedirios e a implantao de sistemas de arquivo
e de recuperao da informao.

Gesto de documentos
3 Fase (Destinao)
Envolve as atividades de anlise, seleo e fixao de prazos de guarda dos documentos e sua destinao final.
Implica em decidir quais os documentos sero eliminados e quais sero preservados.
Teste

2 (FUNCAB - ANS - Tcnico Administrativo) A fase da gesto documental que inclui as atividades de pro-
tocolo, expedio, organizao e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediria,
elaborao de normas de acesso documentao e recuperao de informaes, indispensveis ao
desenvolvimento de funes administrativas, tcnicas ou cientficas das instituies, (...)

Teste
2 (FUNCAB - ANS - Tcnico Administrativo) (...) denomina-se:
A) ordenao.
B) destinao.
C) produo.
D) divulgao.
E) utilizao.

Gesto de Documentos Correntes

O documento corrente aquele necessrio ao desenvolvimento das atividades de rotina de uma instituio.

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Gesto de Documentos Correntes

Os procedimentos realizados para a sua classificao, registro, autuao e controle da tramitao, expedio, e
arquivamento tm por objetivo facilitar o acesso s informaes neles contidas. Tais rotinas caracterizam a ges-
to de documentos correntes.

Gesto de Documentos Correntes

Na fase corrente so realizadas as seguintes atividades:
- protocolo;
- arquivamento;
- expedio;
- emprstimo e consulta;
- destinao.

PROTOCOLO
Entende-se por protocolo o conjunto de operaes visando o controle dos documentos que tramitam no rgo, de
modo a assegurar a imediata localizao e recuperao dos mesmos, garantindo, assim, o acesso informao.

PROTOCOLO
O protocolo realiza as seguintes atividades:
- recebimento;
- classificao do assunto;
- registro autuao;
- movimentao/tramitao;
- controle da movimentao/tramitao.

Teste
3 - (FCC TRT 3R - Analista Judicirio) NO cabe ao servio de protocolo de uma instituio

A) separar a correspondncia oficial da particular e distribu-la.

B) elaborar tabelas de temporalidade dos documentos.
C) apor carimbo nos documentos.
D) elaborar o resumo de cada documento.
E) anotar no documento o nmero e a data da primeira distribuio.

Classificao de Documentos
A classificao ato ou efeito de analisar e identificar o contedo de documentos, selecionar a categoria de as-
sunto sob a qual devem ser arquivados e determinar o cdigo para a sua recuperao.

Classificao de Documentos
A classificao tambm a organizao dos documentos de arquivo ou coleo, de acordo com um plano de
classificao ou cdigo de classificao.

Classificao de Documentos
O cdigo de classificao de documentos de arquivo um instrumento de trabalho utilizado para classificar todo e
qualquer documento produzido ou recebido por um rgo no exerccio de suas funes e atividades.
Classificao de Documentos
O plano de classificao o esquema elaborado a partir do estudo das estruturas e funes da instituio e anli-
se do arquivo por ela produzido, pelo qual se distribuem os documentos em classes, de acordo com mtodos de
arquivamento especficos.

Teste
4 - (FCC TRT 3R - Analista Judicirio) Os planos de classificao nos arquivos correntes devem refletir

A) as tabelas de temporalidade adotadas pelo arquivo.

B) a autoria dos documentos.
C) o estado de conservao dos documentos.
D) a posio da entidade produtora no organograma do sistema a que pertence.
E) a organizao e as funes da entidade produtora.

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Ordenao de Documentos
A ordenao uma tarefa, posterior a classificao, que consiste em colocar os documentos de acordo com uma
determinada ordem e segundo um determinado critrio de forma a facilitar a localizao e recuperao dos mes-
mos.

Teste
5 - (FCC - CNMP Tcnico em Administrao) A operao de reunir os documentos classificados sob um
mesmo assunto corresponde a

A) Ordenao.
B) Arquivamento.
C) Estudo.
D) Codificao.
E) Inspeo.

Mtodos de Arquivamento
Arquivamento o conjunto das operaes destinadas ao acondicionamento e ao armazenamento de documentos.
O mtodo de arquivamento corresponder forma em que os documentos sero armazenados, visando sua loca-
lizao futura.

Mtodos de Arquivamento
Sistema de busca de documentos:
I- Sistema direto: aquele em que a busca do documento feita diretamente no local onde se acha guardado.
II - Sistema indireto: aquele em que, para se localizar o documento, necessita-se antes consultar um ndice ou
um cdigo. o caso da utilizao de fichrios.

Mtodos de Arquivamento
Classes de mtodos de arquivamento:
A) Bsicos: alfabtico, numrico e ideogrfico (por assunto).
B) Padronizados: variadex, automtico, mnemnico e soundex.

Mtodos de Arquivamento
Classes de mtodos de arquivamento:
O mtodo alfanumrico combinao de letras e nmeros no se inclui nas classes de mtodos bsicos e pa-
dronizados e considerado um sistema semi-indireto.
Teste

6 - (FCC TJ/AP Analista Judicirio) Ateno: Para responder questo, considere a lista das pastas
suspensas com os nomes dos remetentes (pessoas fsicas e jurdicas) da correspondncia recebida por
determinada instituio, com a indicao das cidades de origem:

Teste
6 - (FCC TJ/AP Analista Judicirio) (...)
1. Jos Augusto Pereira Filho - Belm (PA)
2. Antnio de Sousa Passos - Porto Grande (AP)
3. Casas Pereira - Ferreira Gomes (AP)
4. Joaquim Pereira dos Santos - Manaus (AM)
5. Escritrio de Contabilidade Porto Seguro - Belm (PA)
6. Maria Augusta Lima Pereira - Laranjal do Jari (AP)
7. Lira & Fernandes Ltda. - Laranjal do Jari (AP)
8. Companhia de Eletricidade do Amap - Macap (AP)

Teste
6 - (FCC TJ/AP Analista Judicirio) Caso fossem ordenadas alfabeticamente pelos nomes dos reme-
tentes, as pastas obedeceriam sequncia

A) 8, 1, 7, 6, 2, 4, 3, 5.
B) 2, 3, 8, 1, 7, 6, 4, 5.
C) 3, 8, 5, 6, 7, 2, 1, 4.
D) 1, 7, 6, 8, 3, 5, 4, 2.

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E) 7, 2, 1, 6, 8, 4, 3, 5.

Fontes
ARQUIVO NACIONAL. Dicionrio de Termos Arquivsticos: subsdios para uma terminologia brasileira. Rio de
Janeiro, 2005.
BARBATI, RODRIGO. Arquivologia. Saraiva. So Paulo, 2013. (Coleo Resposta Certa Volume 18)
PAES, MARILENA LEITE. Arquivo - Teoria e Prtica. FGV Editora. Rio de Janeiro, 2002.
Site: www.conarq.arquivonacional.gov.br

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GABARITO

1-B
2-E
3-B
4-E
5-A
6-C

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