Pautas para la

implementacin de
una PMO en el sector
pblico peruano
Autor: Mag. Ing. Luis Flix Meja Tam
PMP, PMI-ACP, ITILf, SFC
 Expositor
Breve Resea

Magister en Administracin de Negocios de la Escuela

Europea de Negocios - Espaa. Ingeniero de sistemas de
la Universidad Nacional de Ingeniera. Colegiado con
nmero CIP 173912. Certificado como Project
Management Profesional (PMP), PMI-ACP (Agile
Certified Practitioner); ITIL Foundations v3 y SFC (Scrum
Fundamental Certified). miembro del Project Management
Institute(PMI).
Con 16 aos de experiencia laboral en el campo de gestin
de programas, proyectos y da a da en el rubro de
Tecnologa de la Informacin tanto en el sector privado y
pblico (Clnicas, textil y laboratorios, entidades
financieras, telecomunicaciones, consultoras, Ministerios,
etc. Superintendencias, Hospitales.
Mag. Ing. Luis Flix Meja Tam
Implementador de PMO. Conferencista y docente a cargo
de Diplomados y cursos de pre-grado y post-grado
relacionados a gerencia de proyectos, gestin de servicios
de tecnologa de informacin, mejora de procesos y plan
de negocios.
Objetivos

Conocer la definicin de la PMO y sus

principales funciones.
Conocer la realidad del sector pblico peruano
en lo que a proyectos se refiere.

Conocer pautas generales que sirvan de gua

referencial para su implementacin en
entidades del sector pblico peruano

Conocer los beneficios de la implementacin

de la PMO en el sector pblico peruano.

Conocer las conclusiones de su

implementacin y recomendaciones para
llevar a cabo estas pautas generales de
implementacin.
 Agenda
1 Qu es una PMO?

2 Funciones de la PMO

3 Tipos de PMO

4 Situacin actual de los proyectos en el sector pblico

5 Hacia que PMO nos dirigimos?

6 La PMO y su alineacin estratgica

7 Pautas para su implementacin en el sector pblico
8 Beneficios esperados de la implementacin

9 Razones de fracaso en la implementacin.

10 Casos de xito

11 Conclusiones y recomendaciones
 PMO

Es una estructura de gestin que estandariza los procesos de gobierno

relacionados con el proyecto y hace ms fcil compartir recursos,
metodologas, herramientas y tcnicas.

Las responsabilidades de una PMO pueden abarcar desde el

suministro de funciones de soporte para la direccin de proyectos hasta
la responsabilidad de la propia direccin de uno o ms proyectos.

PMBOK PMI (Pg. 11)

 Funciones de la PMO

PMO

Metodologa y Recursos
Entrenamiento Seguimiento Portafolio
Soporte

Capacitacin Monitoreo del Optimiza uso de los Directores de

Procesos cumplimiento de recursos de la
en la proyectos
metodologa la metodologa organizacin
compartidos entre los
Procedimientos proyectos Herramientas de
Coordinar gestin de
Mentoring comunicacin
Seleccin y proyectos
entre los
proyectos priorizacin de
Formatos Capacitacin proyectos alineados a
en el uso de la estrategia de la
herramienta Supervisin de organizacin.
Estndares los recursos del
proyecto Seguimiento de
beneficios post-
proyecto.
 Tipos de PMO
PMO PROPORCIONA
Plantillas
Lecciones aprendidas
De Apoyo Repositorio de informacin
Atencin de consultas
Adopcin de marcos o metodologas
Plantillas
Revisiones de los proyectos
De Control Revisin de cumplimiento de
metodologa
Herramientas
Repositorio de informacin
Experiencias - capacitacin
Recursos
Adopcin de marcos o metodologas
Plantillas
Revisiones de los proyectos
Directiva Revisin de cumplimiento de
metodologa
Herramientas
Repositorio de informacin
Experiencias - capacitacin
GRADO DE
DESCRIPCIN
CONTROL
Rol consultivo para los proyectos,
suministrando plantillas, mejores
prcticas, capacitacin, acceso a la Bajo
informacin y lecciones aprendidas de
otros proyectos.
Soporte y exigen cumplimiento por
diferentes medios. Este cumplimiento
puede implicar la adopcin de marcos o
Medio
metodologas de direccin de proyectos a
travs de plantillas, formularios y
herramientas especficos
Ejercen el control de los proyectos
asumiendo la propia direccin de los Alto
mismos.
 Situacin Actual en el sector publico
peruano

No existe Proveedor es
metodologa de responsable de la No existe PMO en
Gestin de gestin del las entidades.
Proyectos. proyecto.

Desarrollo de
Falta de
metodologa de
competencias de Cambio de
Gestin de
los jefes de Directivos.
Proyectos a travs
proyectos
proveedor en
asignados.
forma aislada.

Esfuerzos
aislados entre
Son estructuras
reas, usuarios
funcionales.
no conoce sus
procesos.
 Situacin Actual en el sector publico
peruano
Muchos
Mayora de No existe
proyectos inician,
proyectos no criterios de
pocos finalizan y
agregan valor priorizacin de
algunos son
estratgico los proyectos.
exitosos.

Director de
Los proyectos no Falta de
Proyectos no
terminan en el coordinacin
cuenta con
tiempo ni dentro entre los
autoridad
del presupuesto. proyectos
suficiente

No hay
No existe una Poca visibilidad
estndares ni
cultura del avance,
herramientas
organizacional status y
centralizadas
que apoye la resultados de los
para controlar los
Gest. Proy. proyectos.
proyectos.
 Hacia que PMO nos dirigimos?

DIRECTORIO

GERENCIA
GENERAL

GERENCIA GERENCIA
XXXX XXXX
PORTAFOLIO PORTAFOLIO

PMO
 Hacia que PMO nos dirigimos?

DIRECTORIO
DIRECTORIO

GERENCIA
GENERAL

GERENCIA PMO GERENCIA

XXXX XXXX

PORTAFOLIO PORTAFOLIO
 Hacia que PMO nos dirigimos?

DIRECTORIO

GERENCIA
GENERAL

PMO

GERENCIA GERENCIA
XXXX XXXX
PORTAFOLIO PORTAFOLIO
 La PMO y su alineacin estratgica

Mantenimiento del Incremento del Valor

Valor (PMO)
Todo nuestro entorno gira
en proyectos y servicios;
Si somos conscientes de
ello, por qu no hacer
esfuerzos en tener una
mejor gestin para obtener
mejores resultados?.
 Pauta Nro. 1:
Concepcin del proyecto

Que el Directorio comprenda el valor de la direccin de proyectos.

Que el Directorio comprenda que el valor de la PMO para la organizacin.

Que el Directorio se involucre directamente en la implementacin de la

PMO.

Obtener un patrocinador.

Involucrar a los entes clave de la organizacin (reas funcionales):

Directorio, rea jurdica, OCTIC, Planeamiento y Desarrollo, etc.

Propuesta del proyecto de implementacin de PMO.

Aprobacin del proyecto.

 Pauta Nro. 2: Situacin
actual

Se Se define
SITUACIN ACTUAL

Evaluacin
de la
DIAGNSITCO establece el
situacin el horizonte

CAMBIO
actual. diagnstico del
de la cambio.
situacin
actual
 Pauta Nro. 2: Brecha entre la
Situacin Actual y el Cambio
deseado

Cambio deseado (100%)

PMO Directiva

Cambio Medio (66%)

PMO de control

Cambio Conservador (33%)

Situacin PMO de control

Actual

Tiempo del Proyecto

 Pauta Nro. 3: Plan del
proyecto
Elaborar el plan de direccin del
proyecto:

Alcance
Asegurar la estabilidad del
personal que llevar a cabo
la implementacin.
Cronograma de Las Gerencias Funcionales
implementacin estn involucradas en su
implementacin.

Lnea base de costo

Roles y responsabilidades de la
implementacin
 Pauta Nro. 4: Organizacional -
Normatividad

Cambio en estructura organizacional.

Cambio en MOF (Manual de funciones) y ROF
(Reglamento de Organizacin y funciones).
Elaboracin y aprobacin de una Resolucin
que dictamine su existencia, nivel de autoridad y
funciones.
Elaboracin y aprobacin de una Directiva.
 Pauta Nro. 5: Ejecucin

Contratacin de personal competente acorde al

MOF establecido (para la PMO).
Elaboracin de metodologa.
Definicin de portafolios y programas.
Definicin de indicadores.
Adquisicin de soporte tecnolgico
Certificacin y capacitacin.
Hacer que los compromisos sean visibles.
 Pauta Nro. 6: Puesta en
marcha

Mentoring y Coaching a personal de proyectos

y usuarios.
Seguimiento a los proyectos.
Entrega de recursos a los proyectos.
Gestin de portafolio de proyectos.
Mejora continua.
Publicitar los logros obtenidos por la
implementacin.

Presentation Title
 Beneficios esperados de
la implementacin
Gestin ms efectiva de la calidad en productos finales.
Mejoras en el control de tiempo costo, alcance.
Menor subcontratacin de PMs externos.
Mayor nmero de proyectos manejados y por lo tanto una evolucin ms
rpida.
Impacto de los proyecto hacia los objetivos de la organizacin.
Una visin ms clara y objetiva de los de cada proyecto y su relacin con la
estrategia de la organizacin.
Mejor comunicacin en los equipos y de stos hacia la organizacin.
Seguimiento y control adecuado y oportuno del status y avance de los
proyectos. (pre- proyectos, proyectos y post- proyectos)
Implementacin de tcnicas y herramientas de supervisin. permanentes y
detalladas, con procedimientos estandarizados.
Cultura organizacional orientada al valor de la direccin de proyectos.
Puente de comunicacin de los proyectos con la Alta Direccin.
Inter-conexin con otras reas de la organizacin.
 Razones de fracaso en la
implementacin.
No se tomaron en cuenta los cambios normativos organizacionales.
Los directivos no comprenden el valor de la direccin de proyectos ni lo que
es una PMO.
Los cambios de Directivos constantes.
El personal contratado para la implementacin es un tercero sin poder
jerrquico y con problemas para el cumplimiento de sus pagos.
No garantizar la permanencia del personal a cargo de la implementacin.
Gerencias funcionales no involucradas.
El bajsimo nivel de madurez de gestin de proyectos de las
instituciones.
Han sido iniciativas de Gerencias de Apoyo y no de Gerencias
Estratgicas.
Desconocimiento y falta de compromiso sobre las buenas prcticas y
el valor de la gestin de proyectos como factor crticos de xito que
contribuye a la organizacin, por parte de la Alta Direccin.
Conclusiones y Recomendaciones
 Conclusiones

Cambio en el aspecto organizacional - normativo es imprescindible.

El cambio en la cultura organizacional es vital para el logro de la
implementacin de la PMO. Este se dar gradualmente.
Resistencia ante un cambio organizacional y de funciones.
El apoyo de la alta direccin es indispensable.
El apoyo de las dems reas funcionales es muy importante.
El cambio debe ser gradual, a mediano o largo plazo.
Las organizaciones no cambian de la noche a la maana, mucho
menos la cultura organizacional.
Conocer la organizacin y sus procesos existentes.
La tica y el profesionalismo de la Alta Direccin (los actuales y
los que vendrn) es indispensable para esta implementacin y su
mejora continua.
Este cambio debe ir acompaado de un diagnostico inicial con el
fin de visualizar los escenarios futuros deseables y posibles.
 Recomendaciones

El compromiso, involucramiento y liderazgo de la alta

direccin es vital para el logro de la implementacin.
La alta direccin al ingresar a dirigir la organizacin debe estar
convencida del valor que proporciona la PMO.
El aspecto oragnizacional normativo es fundamental y se
debe establecer las bases suficientes para su implementacin,
continuidad de funcionamiento y mejoras de implementacin en
el futuro.
La sensibilizacin a travs de capacitaciones constantes y a
todos los niveles, difusin de informacin sobre la PMO,
reconocimiento a aquellas personas que cumplen con los
lineamientos de la PMO.
 Recomendaciones

Tener un enfoque de proyectos para llevar a cabo la

implementacin de la PMO.
La metodologa debe estar documentada y
centralizada.
Evidenciar y mostrar el valor de la PMO con los
resultados de Proyectos pilotos.
Asegurar la estabilidad del personal que lleva a cabo
la implementacin y que forma parte de la PMO.
La implementacin de la PMO y su evolucin debe
tomarse con mucha paciencia y enmarcada acorde a
su nivel de madurez de gestin de proyectos.
 Ing. Luis Flix Meja Tam
felix.mejia@hcbgroup.com.pe
Telf.: 997438802