Mthodologie dlaboration du manuel

des procdures
Les manuels des procdures sont censs rpondre des besoins divers : ils peuvent contenir
des dispositions rglementaires, servir de guide dapprentissage, dfinir la rpartition des
tches et enfin constituer un support de contrle.

Etant donn leur rle pdagogique dans la formation des agents, les manuels des procdures
doivent tre rdigs dans un langage simple et aisment accessible.
Pour tre oprationnelles, les procdures doivent tre :

dun accs rapide et donc clairs ;

dune lecture courante, et donc concrte ;
dun contenu explicite, et donc prcis ;
continuellement mise jour, et donc ralistes.

En effet, toute entreprise est tenue de justifier ses actions et ses mouvements, en tablissant
un manuel des procdures qui a pour objet de dcrire son fonctionnement interne, et surtout,
afin de pouvoir vrifier le respect des objectifs gnraux du contrle interne (lexhaustivit,
la ralit et lexactitude), car le respect de ces derniers permet lentreprise datteindre la
notion dimage fidle.

I. Manuel des procdures : Principes, objectifs et

contenu

A. Principes

Le manuel est usage interne, tout comme la documentation disposition des auditeurs et
qui est enrichir constamment loccasion de chaque mission.

Ainsi, le manuel des procdures est un ensemble de rgles et dorientations permettant tout
le personnel financier et comptable de remplir correctement sa fonction. Il vise non
seulement prciser lorganisation comptable et financire, mais aussi mettre en place un
outil de travail permettant la dfinition des tches de chaque intervenant.

Lvolution de lorganisation ncessite la mise en place dun tel manuel, afin de dfinir les
attributions et les missions de chaque entit. Chaque destinataire de ce manuel est responsable
de lapplication par le personnel qui lui est rattach de lensemble des procdures et des
orientations qui y sont dcrites.

Au fur et mesure de son dveloppement, toute organisation doit veiller matriser sa

complexit et sauvegarder sa cohsion, car, comme de nombreux instruments de gestion, les
procdures sont associes la modernisation des entreprises et la complexit de leur
activits, do la ncessit de multiplier les supports crits formalisant les procdures de
travail.

B. Objectifs

Le manuel des procdures a pour objet:

de traiter de manire concrte et fidle les missions principales de la Direction des

Participation Directes ;
dorganiser son fonctionnement et dterminer les catgories, types de projets et
programmes quelle appuie ;
de dfinir les procdures appliques pour la dtermination des zones dintervention ;
et de slectionner les projets, leur conception et les modalits de ralisation.

Il sagit dune rfrence mthodologique et permanente pour lensemble des intervenants de

la procdure et un outil de formation pour les cadres et agents de la CDG qui sont appels
intervenir divers stades de la procdure. Il sert aussi de base informative pour toute sorte
de projet soumis la direction gnrale.

Ce manuel des procdures formalise les principales procdures de gestion administrative,

financire et comptable. Il a pour objectifs:

de fournir un cadre formel dexcution des oprations caractre administratif ;

de dcrire lorganisation administrative, financire et comptable ;
de dcrire les procdures mettre en uvre par lensemble du personnel comptable,
administratif et financier ainsi que les tches qui lui incombent ;
et dutiliser de faon optimale, pour la meilleure efficacit de laction engage,
lensemble des moyens mis en uvre, tels que :
les moyens humains ;
les moyens matriels ;
 et les moyens financiers.

Autrement dit, il ne sagit pas dtablir un manuel complet des procdures, mais de fournir
(notamment un contrleur externe), les lments de comprhension du systme,
cest--dire, les rponses aux questions suivantes :

do viennent les informations ?

quelles sont les personnes charges de ces
informations ?
comment les informations de base sont-elles
saisies ?
comment sont-elles traites ?
comment passe-t-on des informations de base
(pices justificatives) aux documents de synthse et rciproquement ?
comment conserve-t-on la trace des informations
de base ?

En dautres termes, lobjectif recherch travers la rdaction de ces procdures est

dexpliciter dans un langage accessible : Qui fait quoi ? O ? Comment ? Et pour quelle fin ?

C. Contenu

Aucune prcision nest fournie par la loi ; celui-ci devant permettre la comprhension du
systme de traitement et la ralisation des contrles.

II. Dmarche dlaboration dun manuel des

procdures

La mthodologie suivie pour llaboration du manuel des procdures consiste dans :

lobservation de la circulation des flux dinformation au sein du service

tout en mettant laccent sur la manire de saisie de linformation
la description des lments relatifs au traitement des informations de
base, ainsi que les modalits du contrle des procdures ;
et la runion de diffrentes informations et procdures pour aboutir un
manuel des procdures.
 En effet, llaboration dun manuel des procdures ncessite toute une panoplie de principes
et de dmarches suivre. Celle-ci dpend essentiellement :

de la complexit de la procdure tudie ;

du degr de satisfaction quelle offre aux diffrents partenaires
concerns (insuffisances, lacunes combler..) ;
du but vis par cette laboration (simple codification, rvision, nouvelle
conception) ;
des dtails et budget quon est dispos consacrer cet effort ;
et de la complexit technique de lquipe qui prend en charge le travail.

Ainsi, llaboration proprement dite des procdures doit obligatoirement passer par les
tapes suivantes :

A. Recueil des informations

Lexamen complet des procdures implique un recueil maximum dinformations, il sagit

dacqurir une connaissance impartiale et approfondie de lorganisation du dpartement. Pour
cela, il faut appliquer le principe suivant : Faire en sorte de ne rien oublier, ne pas ngliger
mme les domaines apparemment accessoires.

Le recueil des informations implique un travail en trois temps :

recenser toutes les informations dont il pourrait tre utile den disposer ;
collecter les donnes requises en rassemblant la documentation existante ;
ainsi, une fois recueillies toutes ces informations, il est possible de procder un
examen des procdures.

B. Slection des domaines tudier

Les procdures et lorganisation touchant aux domaines suivants sont tudier :

les dossiers dinvestissement ;

lacquisition et la cession des titres ;
la trsorerie ;
lencaissement des revenus des participations ;
les membres du conseil dadministration et du comit dinvestissement ;
montage juridique et fiscal.
 C. Rdaction du manuel

Il sagit, lors de cette phase :

de dfinir le produit qui sera soumis ltude des personnes intresses

(Direction Gnrale et Direction des Participations Directes) ;
de recenser les moyens matriels et humains mettre en uvre pour sa mise en
application (information, formation) ;
et de dfinir les tapes de cette mise en application.

Il faut avoir pendant cette phase un souci permanent de rationalisation, de standardisation de

simplification et il est ncessaire de prciser, galement, que seul ce qui devrait exister doit y
figurer sans aucun jugement ou critique.

D. Mise au point du manuel

Cette mise au point consiste en :

une prsentation des rsultats de ltude propose aux principaux intresss ;

un recueil des avis afin dapporter les modifications qui simposent ;
et une rvision des moyens et tapes envisags lors de la phase prcdente.

E. Mise en place du manuel

La mise en place consiste en :

la formation et linformation du personnel intress ;

la prparation et la runion des conditions matrielles de droulement de la
procdure ;
le test de la procdure et les correctifs dcoulant de ce test ;
et le dmarrage de la procdure en rel.

F. Contrle et suivi

Aprs la mise en place, il faudra prvoir une procdure de maintenance, de contrle

dapplication et de mise jour.