Administrador

1.Contabilidad paralela, un criterio con muchas ventajas:

o Se ha optado por este criterio porque facilita continuar el

registro de los hechos econmicos con base en los
conceptos establecidos por las normas locales (COLGAAP)
para cumplir con los requisitos del ente de control fiscal
(DIAN) al mismo tiempo que registra cada hecho econmico
siguiendo los lineamientos establecidos en las NIIF.

o El registro de la transaccin es nico. Se ejecuta solo una

vez y es un solo registro, pero, de forma automtica servir
a las dos contabilidades brindando eficiencia y evitando
redundancia en el registro de las operaciones.

o Incorpora el criterio de registrar informacin solo en la

contabilidad COLGAAP o solo en la contabilidad NIIF dado
que muchos criterios de reconocimiento y medicin cambian
significativamente entre el marco normativo local y el marco
normativo NIIF.

2.Planes de cuentas independientes, seguridad y

orientacin a XBRL.

o En concordancia con el criterio de contabilidad paralela,

Helisa/NIIF opt por la administracin de planes de cuentas
que se definen de forma independiente para el registro de
operaciones de acuerdo a los requerimientos de la norma
local y a los de las normas internacionales.

o Esta caracterstica facilita la configuracin y emisin de

reportes en cada una de las contabilidades previniendo una
posible mezcla de cifras entre las dos contabilidades
 o Evita un solo plan de cuentas que al ser forzado creando
ms niveles y cuentas auxiliares, se vuelve demasiado
extenso, dificultando su administracin y su mantenimiento
e induce a confusiones cuando no hay suficiente experiencia
y conocimiento por parte de los colaboradores que operan la
herramienta.

o Una caracterstica muy valorable al tener un plan de cuentas

exclusivo para NIIF, es que posteriormente facilitar el
proceso de asignacin de descripciones de rubros en las
taxonomas para la presentacin de reportes financieros bajo
el estndar XBRL.

3. Helisa/NIIF dispone de una serie de opciones para llevar a cabo

la preparacin y el clculo del impuesto diferido, donde se puede
definir cada uno de los tems y sus correspondientes valores en la
contabilidad local que, de acuerdo a las normas fiscales, debern
ser comparados y analizados contra los valores en la contabilidad
NIIF y as determinar las diferencias temporales y permanentes.
Una vez identificadas estas diferencias y de acuerdo a las tasas
correspondientes podrn ser calculados y registrados en libros los
activos y/o pasivos (de ser necesario) por impuestos diferidos as
como su impacto en resultados.

4. Los ingresos ordinarios por intereses pueden ser registrados de

forma automtica para los acuerdos en los cuales el valor
razonable es medido descontando los flujos futuros a una tasa de
inters determinada.

5. Facilita registrar el gasto por intereses de financiacin, cuando se

realicen operaciones de adquisicin de mercancas, materias
primas, propiedades planta y equipo, entre otros.

6. Helisa/NIIF provee herramientas para realizar el proceso de

transicin (paso de contabilidad local a contabilidad NIIF), de
aquellas partidas contables reconocidas y medidas de acuerdo a
las NIIF.
 7. Como es frecuente que muchos proyectos de implementacin y
transicin a las NIIF inicien despus de las fechas
estipuladas,facilita el traslado de movimientos posteriores a la
transicin que solo fueron registrados en la contabilidad local, a la
contabilidad NIIF sin que sea necesario digitar de nuevo cada uno
de los documentos, con lo cual la entidad podr centrar su
atencin en el anlisis de las cifras, las transacciones y las
polticas adoptadas para realizar los ajustes correspondientes.

8. Se han incorporado documentos especiales para registrar en

contabilidad NIIF los cambios realizados en las polticas contablesy
para correccin de errores en perodos anteriores ya sea que en
algunos solo se haga necesario realizar un ajuste retrospectivo de
informacin o solo deba ser revelado el correspondiente cambio.

9. Proceso para el registro de deterioro de cartera en cualquiera de

las contabilidades de forma independiente. Este proceso permite a
la entidad realizar un anlisis detallado de las cuentas por cobrar y
determinar sobre cuales valores, deudores o documentos debe ser
realizado el correspondiente registro de deterioro o provisin.

10. Se incorporan opciones que permiten realizar exportacin o

importacin de transacciones contables conservando la misma
mecnica utilizada en la elaboracin de documentos, esto es,
permitiendo hacer el proceso conjuntamente para las dos
contabilidades, solo en la contabilidad NIIF o solo en la
contabilidad local.

11. Se incorpora la posibilidad de que cada entidad exprese los

estados financieros de acuerdo a sus propios criterios de
presentacin a travs de una serie de herramientas que permiten
disear la forma y el contenido de cada uno de los estados
financieros

El administrador es la base estructural de la serie de productos HELISA y

es totalmente configurable y adaptable a cualquier estructura contable.
Se puede definir el tamao, los niveles del cdigo de la cuenta contable
y del centro de costos, se establecen diferentes tipos de cartera, se
disea la forma y distribucin de los documentos, el valor de las tarifas,
los topes, las bases, las cuentas que afectan cada operacin y as se
instala con el perfil que tendra un programa hecho a la medida. Se
complementa con una barra de herramientas en lnea con iconos para
ayudas, guas visuales, calendario tributario y actualizaciones.

Contabilidad General

Cuentas por cobrar

Cuentas por pagar
Administracin de terceros
Renta y complementarios
Centros de costos
Control de negocios
Diseo de formatos para documentos y
cheques
Anlisis financiero
Inversiones

Obligaciones financieras
Contabilidad General
Planes contables incluidos (PUC) para comerciantes, sector
financiero, sector asegurador, administradoras de pensiones y
cesantas, sector real, entidades vigiladas por la superintendencia
de valores, sociedades titularizadoras, sector salud, sector
solidario, casas de cambio, fondos caja de auxilios CAxDAC,
entidades pblicas y de servicios pblicos domiciliarios.
 Generacin automtica del comprobante de ajustes integrales por
inflacin, cancelacin de cuentas de resultado y saldos de
terceros, clculo de intereses corrientes.

Librera con documentos de uso frecuente o repetitivo.

Programacin de ayudas en la captura para conceptos repetitivos

y para la captura de impuestos.

Concepto de Documento Fuente, que asocia los nmeros de

documentos consecutivos internos con la numeracin de
documentos de los terceros.

Anlisis financiero basado en libros con periodos en serie,

comparativos e indicadores financieros predefinidos, y permite que
el usuario defina sus propios indicadores.

Algunos informes de Contabilidad General

Libros principales:
Balance general, Estado de Resultados Clasificado, Balance
Detallado, Balance de Prueba, Estado de Resultados Detallado,
Cartilla de Cuentas.
Libros de Movimiento:
Comprobante de Diario (detallado), Comprobante de Diario
(resumido), Libro Auxiliar, Libro Auxiliar con terceros y bancos.
Libros de Activo Disponible:
Libro de Caja Bancos y Ahorros, Estado de Caja Bancos y Ahorros,
Libro para Tesorera.
Libros para Auditoria:
Consecutivo de Documentos, Auditoria con formato de Balance,
Auditoria con formato Movimiento, Informe de Centros, Cuentas y
Terceros.
Libros de Cmara de Comercio:
Libro Mayor y Balance, Libro de Inventario y Balance, Libro Diario,
Libro de Cuenta y Razn.
Cuentas por cobrar
Permite definir hasta 20 tipos de cartera independientes, con
campos en la hoja de vida particularizados, con ordenamientos
 propios. Ej.: La cartera de clientes se hablar de NIT, nombre del
cliente; en la cartera de estudiantes dir nmero del carn,
nombre del estudiante; en la cartera de asociados dir cdigo del
asociado, nombre del socio, etc.

Se administran conceptos como tolerancia a la mora (cuantos das

despus de vencida una obligacin, no hay bloqueo del crdito),
cupo de endeudamiento, desde cuando es cliente, das de pago,
etc.

Definicin de mltiples formas de pagos, cuotas fijas, cuotas

variables, valores fijos o porcentuales, fijar cuota a cuota, ajuste
de las fechas de vencimiento al calendario laboral, etc.

Administracin de cartera con intereses corrientes e intereses por

mora, con das de gracia, cobro mes completo, si son negociables,
si se ajustan a una determinada unidad, etc., todo definible por el
usuario.

Los informes se pueden estructurar por cliente, por ciudad, por

zona, por grupo, o por otros dos campos de la hoja de vida de
cada cliente, que son de libre definicin.

Las edades de la cartera son de libre definicin al momento de

elaborar el informe y puede discriminar en edades los saldos
vencidos o los saldos por vencer.

En la gran mayora los informes de HELISA, se puede suprimir los

ttulos y subttulos de los informes e imprimirlos sin saltos de
pgina para, cuando estos se van a utilizar simplemente en
labores de revisin.

Opcin de conciliacin con contabilidad.

Algunos informes de Cuentas por Cobrar

Estados de Cartera:
Directorio de clientes, Estado general corriente, Estado general por
edades, Estado detallado por edades, Estado de cartera de
 prueba, Estados de cuenta con intereses (corrientes y por mora),
Movimiento por deudor y Movimiento Diario de Cartera.
Informes complementarios:
Lista de clientes en mora, Planilla para cobros, Relacin de
Facturas (con las edades de plazo), Relacin de recaudos o cobros
(con las edades de pagos en mora), Informe con periodos en serie
(columnario), clientes sin registro de compras en determinado
periodo.
Opciones para hacer correo (formato carta o circulares):
Opciones para hacer correo (formato carta o circulares):
Administracin de terceros
Hoja de vida con campos individuales para nombres y apellidos y
ajustados a requisitos de medios magnticos de la DIAN.

Seleccin de terceros por nombre o por NIT.

Consultas dinmicas e interactivas que permiten hacer seleccin

de contenidos, columnas a mostrar, ordenamientos, totales,
contadores y traslado del contenido directo a Excel, Word, archivos
con formato HTML y XML.

Directorio de terceros clasificados por ciudad y ordenados por NIT

o por nombre.

Relacin de cuentas y terceros o terceros y cuentas, con casilla de

valores mensuales, bimestral, trimestral, semestral o anual.

Elaboracin de extractos o estados de cuenta de terceros, con

seleccin de fechas.

Renta y complementarios
Este mdulo tiene gran afinidad con administracin de terceros,
puesto que es el tratamiento del tercero, pero ya con una ptica
estrictamente tributaria. Aqu se definen las tablas de impuestos
con sus cuentas, tarifas, mecnicas, bases, naturaleza, los
conceptos tributarios y formatos para los certificados, cartas de
entrega, rtulos y diseo de la carta de solicitud de certificados.
 Da la posibilidad de imprimir el certificado, acompaarlo de un
formalismo como es la carta de entrega, los respectivos rtulos
para el sobre y adems, expedir la lista de entrega y firma, para
ser enviados por correo certificado.

La informacin se toma directamente de la captura de datos en

contabilidad.

Los principales certificados y anexos son:

Certificado de retencin en la fuente, de Ingresos y Retenciones,

Certificados de ICA, de Retencin de IVA, Anexos oficiales,
declaracin mensual de Retenciones y declaracin Bimestral de
IVA.

Centro de costos
Cdigo estructural con una longitud mxima de veinte dgitos,
distribuidos hasta en diez subniveles; son definibles por el usuario
para adaptarlo a cada caso en particular.

Posibilidad de asociar cualquier cuenta para ser administrada a

travs de centros de costo.

Todos los informes y las consultas son susceptibles de verlos de la

forma Centro de costo y la lista de cuentas o la cuenta y los
diferentes centros de costos.

Los informes que hacen referencia a movimiento (diario y auxiliar),

tienen una forma predeterminada pero cada usuario la adapta a su
necesidad, pues el formato se define arrastrando con el Mouse las
columnas que desea, en la posicin que quiera, con el formato que
desee, etc.

Algunos informes de Centros de Costos

Balance Detallado, Balance de Prueba, Estado de Resultados

Detallados, Cartilla de Centro de Costos, Movimiento diarios por
Centro de Costo, Libro Auxiliar de Centros de Costo.
Control de negocios
En infinidad de oportunidades dentro de las empresas hacemos
proyectos, que es imperativo controlar desde el punto de vista
econmico y logstico. La contabilidad es un control econmico y
fiscal de todas las actividades de la empresa, pero sera muy
tedioso extractar de all, todas las operaciones hechas para el
proyecto X o Y; igual sucede con cuentas por cobrar o por pagar,
pues all hay una relacin de cuentas que corresponden a todo lo
que debemos o nos deben, pero difcil que nos diga, cules de
esas cuentas corresponden al proyecto X o Y; as esta lista se
alargara si pensamos en los anticipos, gastos, costos, ingresos,
impuestos, etc., por negocio. Este mdulo, soluciona esta
dificultad.

Hoja de vida de cada negocio con Nombre del negocio, descripcin

larga de cada negocio, fecha de inicio y finalizacin de cada
proyecto, identidad del contratante, nombre, telfonos y correo
electrnico de los contactos y las caractersticas de cada proyecto.

La informacin se toma directamente del asiento contable, pues

all se determina a que proyecto est apuntando el asiento
contable.

Opcin especial para hacerle notas de control al proyecto, donde

se consigna la fecha, la hora y el operador que la hizo. Estas notas
pueden ser de cualquier tipo y tamao.

El negocio se puede consultar en cualquier momento y ver el

movimiento contable que ha tenido, los puntos de control (o
notas), que ha tenido.

Tiene una opcin de Cierre de Negocio, con el que finaliza el ciclo y

podemos conocer su resultado final.

Todo el tratamiento de la opcin de negocios, para nada altera la

informacin contable, o de cartera, o de centros de costo. Es un
 tratamiento especial, que se hace leyendo los libros de
contabilidad.

Casos de aplicacin prctica (son ejemplos):

Una S.I.A. (Sociedad de Intermediacin aduanera), hace todo el

tiempo negocios con terceros para movilizacin y nacionalizacin
de mercancas. Por cuenta de cada uno de estos contratos, se
reciben anticipos, abonos, pagos, devoluciones, compromisos.

Cualquier empresa, independiente de su actividad o su tamao

hace un contrato para remodelar las instalaciones de la empresa.
Esto generar pago de mano de obra, compra de materiales,
acarreos, seguros, anticipos, entregas de dinero, bodegaje.

En los dos casos expuestos, utilizando la opcin de negocios se

podr conocer en cualquier momento o al final, el estado contable
del contrato, el costo exacto, el estado de ganancias y prdidas,
los sobrantes del dinero anticipado y el tiempo invertido en el
mismo, sin necesidad de apoyarse en herramientas adicionales
como hojas de clculo y sin inversin de tiempo en procesos fuera
del normal dedicado a hacer los asientos en contabilidad.

Diseo de formatos para documentos y cheques

Editor de formas incorporado, que facilita al usuario disear
libremente los tipos de documentos como comprobantes de
egreso, de ingreso, cheques, recibos de caja, notas de
contabilidad, etc.

HELISA aporta por defecto un banco de formatos de documentos

que pueden ser utilizados como estn o ser tomados como base
para construir a partir de ellos los propios.

Se puede crear documentos con logos, imgenes, variables de la

lista de HELISA o crear variables propias a partir de frmulas,
incluir preguntas en los formatos que son contestadas al momento
de elaborar el asiento, utiliza plantillas para optimizar el encuadre
 de los conceptos, seleccin por grupos de variables y asignarle
color, tamaos, fuentes, puede definir tamao de impresin,
ayudas en lnea, visor para ver en pantalla o impreso la evolucin
de la forma del documento.

El documento nuevo puede ser utilizado por todas las empresas,

porque queda involucrado en el banco de formatos.

Anlisis financiero
Se ha dotado un complemento que acompaa a todo desempeo
de HELISA, con unas opciones para comparar, contrastar, medir,
analizar el comportamiento general del negocio.

Los informes (o consultas), de periodos en serie, simplemente

grafica o tabula los periodos indicados (un periodo puede ser un
mes, un bimestre, un trimestre, un semestre, un ao), de manera
consecutiva para facilitar visualizar el crecimiento o decrecimiento
de las cifras o de los conceptos que se quiere medir. Ej.: Ganancias
y Prdidas, visto en columnarios (o el tipo de grfico que elija),
mes a mes, con columna de promedio y total y con la medida de la
distribucin.

Los libros comparativos, muestran los principales estados

financieros y hacen un anlisis vertical y horizontal, establecen la
diferencia entre los dos periodos comparados y muestran en
trminos porcentuales su comportamiento.

En la opcin de indicadores financieros, se tienen por defecto los

bsicos: De rentabilidad, de endeudamiento, de eficiencia, de
liquidez, de actividad, pero, da la facilidad para que el usuario cree
sus propios indicadores, funciones, formulas, grupos, es decir,
todas aquellas medidas que considere necesarias para medir el
desempeo de su negocio en particular. Todos estos indicadores se
muestran grfica y numricamente.

Algunos informes de Anlisis Financiero

Libros con Periodos en Serie:
 Balance general, Estados de Resultados clasificado, Balance
detallado, Balance de prueba, Estado de resultados detallado.
Libros Comparativos:
Balance general Comparado, Estados de Resultados clasificado,
Balance detallado comparado, Balance de prueba comparado,
Estado de resultados detallado comparado, Cambios en el Capital
de Trabajo, Estados de Fuentes y Usos.
Indicadores Financieros:
Indicadores de rentabilidad, de endeudamiento, de eficiencia, de
liquidez, de actividad, funciones, conceptos, cuentas, todo de libre
definicin.

Inventarios
1. Se ha incorporado para el proceso de determinacin del costo de
los inventarios la aplicacin de mtodos de valuacin adicionales
al tradicional promedio ponderado como PEPS e identificacin
especifica. Estos mtodos pueden ser aplicados de forma
independiente en el registro de las operaciones realizadas en el
inventario para la contabilidad NIIF y para la contabilidad local.

2. Permite a la entidad ajustar el costo del inventario NIIF o el costo

del inventario local por conceptos como deterioro, mermas,
obsolescencia, entre otros, mediante un anlisis y un registro
independiente por cada contabilidad.

3. En el proceso de transicin por cada producto puede ser ajustado

el costo inicial y el mtodo de valuacin en la contabilidad NIIF, de
igual forma puede eliminar partidas que no cumplan con el criterio
de reconocimiento como inventario de acuerdo a las NIIF. Este
proceso est integrado con la preparacin del estado de situacin
financiera de apertura de la entidad.

Administra y controla cantidades, costos, precios de venta, costos de

reposicin, cantidades crticas (mnimas o mximas), niveles de re-
orden, ubicacin, bodegas, re-expresin de medidas y lo hace tanto para
artculos del inventario comercial como de materias primas. Para
ajustarlo a las NIIF, su costo se puede determinar por promedio, PEPS,
por identificacin especfica o por reconocimiento contable. Clasificable
por grupos, por familias, por tipos de unidad o por caractersticas de los
productos. Ubicable por nombre del producto, por cdigo, por referencia
o por cdigo de barras. Armado de kits o ensamble de productos con
cargas fabriles diferentes para NIIF y para la contabilidad con norma
local. Todo est acompaado de auditoras, inventarios fsicos, frmulas
de ensamble y desensamble de productos, armado y desarmado de kits,
referencias complementarias, estadsticas de salidas, de entradas, de
rotacin, informes, consultas y exportaciones con mltiples tipos de
agrupamiento.

Grupos de inventarios

Costeo de inventarios

Manejo de bodegas
Familias
Impresin de rtulos

Lista de precios
Tipos de unidades
Informes y consulta
Grupos de inventarios
Le permite establecer una estructura con niveles para el manejo de los
grupos de inventario y clasificar los artculos dependiendo del tipo de
negocio y el manejo contable.

Costeo de inventarios
Puede llevar el costeo del inventario de 3 maneras en lnea, por lotes o
desconectado, el manejo del costo es Costo Promedio, est
directamente relacionado con las cuentas que se parametricen en los
grupos del inventario.

Manejo de bodegas
Creacin de bodegas para el manejo de diferentes ubicaciones
geogrficas, teniendo la opcin de manejar documentos de traslado
entre bodegas, tambin puede habilitar bodegas para ciertos usuarios y
asignar un responsable.

Familias
El uso de familias brinda la posibilidad de agrupar una serie de artculos
cuando se facturen logrando un resumen en el documento.

Impresin de rtulos
Puede realizar la impresin de los rtulos de los artculos, tambin puede
personalizar el diseo de los rtulos.

Lista de precios
Puede realizar el mantenimiento de listas de precios teniendo la opcin
de hacer incremento/decremento, variacin porcentual y nuevo precio.

Tipos de unidades
Puede crear diferentes tipos de unidades, con la posibilidad de hacer
conversiones entre ellas para los artculos que manejen unidades de
medida similares.

Informes y consulta
Global de inventario, Movimiento de Inventario, Movimiento por
pregunta, Estado General de inventarios, Estado Detallado de
inventarios, Movimiento Artculos, Costo de Entradas y salidas,
Inventario fsico, Existencias en Topes Crticos, Rotacin de inventario ,
Desempeo histrico de costos
 Activos Fijos e
Intangibles
1. Facilita la administracin y control de los activos reconocidos como
propiedad, planta y equipo de manera totalmente independiente
para la contabilidad NIIF y para la contabilidad local, permitiendo
que el proceso de reconocimiento, medicin inicial, medicin
posterior, depreciacin, deterioro, clasificacin y contabilizacin
sean realizados de acuerdo a los criterios exigidos por cada norma.

2. Se han estructurado documentos especiales con los cuales pueden

ser registrados cambios en las estimaciones realizadas para cada
uno de los elementos de propiedad, planta y equipo realizando la
aplicacin prospectiva de estos cambios y permitiendo realizar las
revelaciones requeridas en cada situacin.

3. Ofrece una herramienta mediante la cual la entidad puede realizar

procesos de reclasificacin de elementos reconocidos como
propiedad, planta y equipo a propiedades de inversin o
reconocidos como activos no corrientes mantenidos para la
venta y viceversa, as como los cambios en su medicin y en los
procesos de depreciacin o suspensin de la misma a que hubiera
lugar.

4. Se incorpora la administracin de elementos de propiedad planta y

equipo por componentes, permitiendo llevar a cabo procesos
de depreciacin, sustitucin o baja por cada uno de los
componentes establecidos.

5. Permite realizar los ajustes, bajas, cambios en la medicin,

cambios en estimaciones de las vidas tiles, cambios del importe
recuperable, cambios en el mtodo de depreciacin o en la
clasificacin de elementos de propiedad, planta y equipo
directamente en el proceso de adopcin por primera vez de las
 NIIF el cual se integra automticamente con el proceso de
transicin y preparacin del ESFA

Es una herramienta que nos permite organizar y controlar de manera

ptima, los activos fijos e intangibles de la compaa. Nos permite
controlar el estado de los activos, por ejemplo: los que estn en uso, los
que estn en reparacin con o sin depreciacin, dados de baja, en
trnsito, en montaje o construccin. Nos permite controlar las licencias
de software, plizas de seguros y contratos de mantenimiento que
pueden estar sujetos a los activos. Esta es una herramienta conectada
directamente con la contabilidad.

Satlite

Ubicaciones

Compra y venta de activos

Depreciaciones y amortizaciones automticas

Centros de Costos
Informes
Consultas
Cambios de estados

Plizas, licencias y contratos

Mtodos de depreciacin
Conciliacin con contabilidad
Satlite
Es una herramienta que permite la administracin, mantenimiento,
control y planeacin directa sobre los activos e intangibles, esta se
puede conectar por red, o por va archivos planos.

El satlite permite programar futuros mantenimientos, controles o

actividades de control, es posible cambiar los estados de los activos,
administrar los activos, realizar traslados, realizar las lecturas de
unidades a depreciar y acceder a las consultas especficas del mdulo.

Ubicaciones
El sistema nos permite clasificar los activos por su ubicacin en la
compaa, con estas podemos clasificar, ordenar, y revisar informes y
consultas clasificadas por las ubicaciones.

Por ejemplo: Contabilidad, Ventas, Produccin, Recursos Humanos,

Administracin, Sucursales.

Compra y venta de activos

Por medio de esta herramienta se puede controlar las ventas y compras
de los activos, alimentando directamente el modulo de contabilidad,
incluyendo los datos de la depreciacin, y costos de los activos.

Depreciaciones y amortizaciones automticas

El programa nos permite realizar los documentos de la depreciacin y
amortizacin, de manera automtica, con los diferentes mtodos de
depreciacin.

Estos documentos son parametrizables, para agrupar o discriminar las

cuentas del gasto de la depreciacin o la depreciacin acumulada.

Centros de Costos
La herramienta nos permite asignar uno o varios centros de costos a
cada una de las placas o activos, para su respectivo movimiento, cuando
se trata de varios centros de costos con un solo activo, se puede
discriminar el movimiento porcentualmente.
Con esto alimentamos directamente los informes y consultas del mdulo
de los centros de costos.

Informes
Existen informes especiales para el mdulo, como: directorio de hojas de
vida, resumen de los activos en una pgina, libro de activos, balance de
prueba para activos, balance detallado para activos, libro de
movimiento, y la cartilla de ubicaciones.

Estos informes permiten verificar los saldos iniciales, saldos finales,

movimientos resumidos, movimientos detallados, resumen de todos los
activos, y la cartilla de las hojas de vida de los activos.

Los informes son configurables, y se pueden filtrar por ubicaciones, por

grupos de los activos, por documentos, por fechas, por placa o por
descripcin del activo.

Consultas
Las consultas de los activos nos permiten verificar la informacin de
manera rpida, dinmica y grficamente.

El sistema cuenta con consultas como:

Cartilla de ubicaciones: nos muestra los datos bsicos, los valores

por cada una de las ubicaciones creadas en el sistema, en donde
muestra los activos por estados, con grficas de los valores de
compra, valor de depreciacin y el valor de salvamento.

Directorio de hojas de vida: esta consulta nos muestra el detalle

de cada activo, el movimiento que tiene, los valores de la
depreciacin, grafica con los datos de compra, salvamento y
depreciacin, datos del activo y centros de costos asociados.

Libro de activos: nos permite ver todos los valores y movimientos

de cada uno de los activos, discriminado por conceptos y con
grficas de su depreciacin.
 Movimiento diario: esta consulta muestra los movimientos
discriminados por fechas.

Movimiento por artculo: permite verificar los movimientos del

mdulo discriminado por cada placa o descripcin del activo.

Movimiento por documento: nos permite acceder a la informacin

de movimiento, filtrado por cada uno de los documentos.

Cambios de estados
Los cambios de estado, nos permiten clasificar los activos en uso, en
construccin, en trnsito, en montaje, en reparacin con depreciacin,
en reparacin sin depreciacin y los dados de baja.

Plizas, licencias y contratos

En el sistema es posible controlar los valores correspondientes de los
intangibles como los contratos de mantenimiento, las licencias de
software, y las plizas de seguros, que hacen parte de los activos, o se
controlan por aparte.

Mtodos de depreciacin
La herramienta maneja los diferentes mtodos de depreciacin
conocidos como: lnea recta, suma de dgitos del ao, reduccin de
saldos, unidades producidas, depreciacin inmediata, y los No
depreciables para los activos como los terrenos.

Conciliacin con contabilidad

Este informe nos permite verificar los rubros contenidos en el mdulo y
los contenidos en la contabilidad, para revisar los movimientos y valores
ingresados.

Puntos de ventas POS

 POS (Point of Sale Punto de venta) Helisa POS es un sistema de
administracin de ventas diseado para facilitar la gestin comercial y el
control de inventario adaptable a la mayora de negocios. De fcil
parametrizacin y configuracin. Permite definir grupos de artculos,
servicios, manejo de impuestos, manejo de clientes, formatos de
impresin ajustables de acuerdo a su necesidad. El sistema permite
elaborar factura de venta (mostrador y distribuidor), devolucin de
facturas, cotizaciones, control de entregas, arqueo de caja e impresin
del informe fiscal de ventas requerido por la DIAN.

Ventas

Productos
Clientes

Exportacin de archivos contables

Manejo de impuestos
Caja
Ventas
Anlisis del movimiento de ventas a travs de la
generacin de consultas e informes:

Consultas.

Detalle de movimiento. Resumen de movimiento. Estadsticas por

concepto. Incremento y rentabilidad. Total de ventas. Control de
cheques y resumen de negocio.

Informes.
 Arqueo de caja. Consecutivo de factura. Fiscal de ventas diario.
Fiscal de ventas por fecha. Retiros parciales de caja. Estado de
resultados.

Productos
Administracin de inventario:

Directorio de clasificaciones, se hace a travs de la conformacin

de grupos. Estos grupos se estructuran en niveles y se asocian
aquellos artculos con caractersticas afines, impuestos y cuentas
contables. Es posible definir niveles y subniveles.

Directorio de tipos de unidad, unidades de peso, volumen,

longitud, densidad, viscosidad y unidad.

Directorio de productos, asignacin a un clasificacin (grupo),

asociacin a tipos de unidad, referencia, cdigo de barras,
producto facturable, para ser filtrados al momento de hacer una
factura, producto pesable (uso de bsculas), caractersticas,
definicin de precios de venta, IVA, impuesto al consumo,
descuentos por cantidad, topes de inventario, imagen, cuentas
contables para IVA e Impuesto al consumo.

Definicin de servicios para facturacin.

Definicin de Kits.

Definicin de promociones.

Captura de documentos de inventario: entradas, salidas, ajuste

por inventario fsico y ajuste al costo.

Consultas de inventario: general de inventario, movimiento y

stock.

Impresin de etiquetas de cdigos de barras.

Impresin de tiquetes de productos.

 Opciones para la actualizacin de precios de productos y servicios.

Reimpresin de documentos de inventario.

Clientes
Directorio de clientes, informacin general, cdigo de barras,
condiciones comerciales, impuestos, foto.

Manejo de cartera, con opcin de manejo de intereses.

Manejo de plazos y cuotas (fijas o variables) al momento de

realizar el crdito.

Recaudo: pago o abono a la deuda de un cliente en efectivo,

tarjeta dbito, tarjeta crdito, cheques y bonos.

Importacin y exportacin de directorio de clientes.

Exportacin de archivos contables

Exportacin de asiento contable de inventario: archivo para
contabilizacin del movimiento de inventario en un rango de
fechas seleccionado.

Exportacin asiento contable de ventas: archivo para

contabilizacin del movimiento de ventas en un rango de fechas
seleccionado.

Exportacin asiento contable pago de clientes: archivo para

contabilizacin de los recaudos o pagos de los clientes en un rango
de fechas seleccionado.

Manejo de impuestos
Para la captura de la factura el sistema permite calcular los siguientes
impuestos: IVA. Impuesto al consumo. Retencin de IVA. Retencin de
ICA y retencin en la fuente segn se requiera.
Caja
Manejo de turnos, hora inicial, hora final.

Programacin de turnos: por caja se pueden asociar diferentes

turnos y cajeros.

Configuracin de la pantalla de captura: por cada cajero se puede

definir la forma de presentacin de pantalla de captura, columnas
a mostrar y ancho de las mismas.

Creacin de clientes.

Se pueden elaborar documentos de factura tipo mostrador (tirilla),

factura tipo distribuidor, cotizacin y control de entregas.

Administracin de facturas en espera.

Pago de facturas a travs de efectivo, tarjeta dbito, tarjeta

crdito, cheques, bonos o de financiacin mediante crdito
personal.

Recaudo de cartera, parcial o total.

Devolucin de facturas de manera parcial o total.

Devolucin artculos.

Retiro parcial de dinero.

Ingreso de efectivo a la caja.

Calculadora.

Manejo de vendedores.

Control al momento de cambiar cantidades o valores en la factura.

Bsqueda de registros al momento de facturar.

 Orden de captura por Nombre del producto, Referencia o Cdigo
de barras.

Reimpresin de documentos: facturas y devoluciones.

Cierre de caja y arqueo.

Impresin del informe fiscal de ventas.

Permite el uso de dispositivos como pistola de cdigo de barras,

bscula, cajn monedero, impresin de escritorio y/o tipo pos y
pole display.

Informacin
ExgenaComprar
Ahora
Helisa Informacin Exgena 2015 se conecta a los productos HELISA
contables HELISA Norma Internacional, Helisa GW2, Helisa PH, HELISA
D.O.S. Extrae la informacin contable y de terceros del ao 2015 de una
forma muy sencilla y con las herramientas, parmetros y ayudas,
basados en la resolucin 000220 se hace muy fcil la revisin de la
informacin y la generacin de los archivos .XML que solicita la DIAN.

Se adicionan dos nuevos formatos en la definicin de conceptos

(Formato 2276 y Formato 2278) para su correspondiente manejo. Se
incorpora la opcin de traer los parmetros definidos del ao anterior
para la definicin de conceptos y su asociacin de cuentas.

Definicin de conceptos

Toma de informacin
 Mantenimiento de la hoja de
trabajo
Definicin de conceptos
En esta opcin ligamos las cuentas contables correspondientes a
cada uno de los conceptos que conforman los formatos a
presentar.

Toma de informacin
Por medio de esta opcin, se recopila la informacin de HELISA
contable y pasa a HELISA INFORMACIN EXGENA 2015.

Mantenimiento de la hoja de trabajo

La hoja de trabajo permite verificar, revisar, crear y modificar toda
la informacin para poder generar los archivos .XML con toda la
informacin de los formatos y enviarla al revalidador y
posteriormente a la pgina de la DIAN.

Helisa/XBRL
XBRL (Extensible Business Reporting Language)

Es el estndar adoptado por las entidades de supervisin para realizar la

presentacin de los estados financieros NIIF. Helisa ha desarrollado un
intrprete que permite realizar la lectura de cualquier taxonoma, para
que el usuario configure la generacin de cada uno de los informes
requeridos, pueda ver en tiempo real los valores e informacin a reportar
y pueda generar el archivo XBRL directamente desde Helisa y no tener
que invertir tiempo digitando la informacin en la plataforma de la
entidad de supervisin. En cierta forma hemos asumido XBRL como un
lenguaje nativo para Helisa.
 Nmina
Avalados por la UGPP (Unidad de Gestin
Pensional y Parafiscales)
Desde el 1 de septiembre de 2015 hasta el 31
de agosto de 2016.
Formatos Nmina Salarios y Nmina
Compensaciones.

Administracin de nmina, utilizando los lineamientos legales

colombianos, parametrizable a las necesidades de la empresa con sus
respectivas consultas e informes, actualizado continuamente a los
cambios de normatividad Colombiana.

Gestin humana

Liquidacin pagos y reportes

Manejo de cartillas
Gestin humana
Manejo de personal desde el proceso de entrevista hasta el
proceso de seleccin y contratacin. Consulta de seleccin de
personal de acuerdo a diferentes criterios definidos por el usuario
como son nivel acadmico, antigedad en los cargos, ciudad de
residencia, idiomas que hable lea o escriba, caractersticas
personalizadas conclusiones de los entrevistadores entre otros.

Permite establecer consultas de los beneficiarios del empleado,

enfermedades que padece, rganos a los que renuncia en una
eventual contratacin y referencias tanto familiares como
laborales.
 Personalizacin de caractersticas de los empleados como color de
piel, marcas especficas, gnero, estatura, totalmente definida por
los usuarios.

Consultas e informes de recurso humano donde el usuario puede

personalizar segn su necesidad consultas como: seleccin de
personal con sus diferentes criterios, consultas de hojas de vida y
caractersticas, manejo de familiares y beneficiarios, control de
hijos y edades, lista de cumpleaos del mes entre otros.

Liquidacin pagos y reportes

Seleccin de varios tipos de liquidacin como: peridica, de
vacaciones, de cesantas, definitiva, vacaciones colectivas,
definitivas colectivas, autoliquidacin de aportes (PILA). La
informacin es tomada directamente desde la captura de
parmetros con la posibilidad de incluir novedades en cualquiera
de los empleados.

Manejo de inactividades remuneradas, no remuneradas, con sus

diferentes tipos como licencia o permiso, licencia de maternidad,
por enfermedad general, por riesgo profesional, control de
autorizacin de permisos e inclusin del motivo de la inactividad.

Generacin de archivo plano de consignacin para pago en bancos

o corporaciones.

Permite establecer por empleado los descuentos programados por

varios conceptos, como prstamos, ahorro para fondo de
empleados o convenios con cooperativas.

Generacin del formato en archivo plano del registro contable,

involucrando el movimiento de las cuentas y de los terceros.

Consolidacin de Primas, Cesantas, Intereses de Cesantas,

Vacaciones, etc.

Informes de afiliados a fondos de cesantas, pensiones, resmenes

de nmina, resumen del asiento contable, pagos, novedades,
 empleados inactivos, afiliados a cajas de compensacin,
incapacidades, llamadas de atencin, vencimientos de contratos y
otros.

Consultas de estado nominal del empleado donde el usuario podr

tener un valor unificado y total de pagos de sus empleados,
incluyendo las provisiones.

Incluye mdulo de facturacin (empresas de servicios temporales),

el cual permite la parametrizacin y diseo del formato de la
factura por el usuario.

Control de aumentos de sueldos, retroactivos y topes mximos

permitidos.

Diferentes tipos de consultas totalmente parametrizables con la

opcin de exportar a diferentes tipos de formatos como xls, txt,
hmtl, xml con pre visualizacin e impresin directa. Consultas de
recurso humano, empleados, liquidaciones, consolidados,
autoliquidacin, control de prstamos, historial de inactividades,
novedades, definitivas entre muchas otras.

Todos los informes de este mdulo permiten ser enviados por

pantalla, en medio magntico o directamente a la impresora
utilizando un manejo de propiedades de impresin.

Herramientas especiales que le podrn ayudar con la importacin

de hojas de vida, ingreso de personal, novedades, acumulados,
etc.

Manejo de cartillas
Permite la parametrizacin del calendario, para establecer das
festivos y/o especiales teniendo un mayor control por cargos y
otros conceptos.

Tablas de retencin en la fuente con opcin de modificacin de

acuerdo a las normas legales.
 Manejo de cajas de compensacin, bancos, fondos, centros de
costos, etc.

Opcin para incluir tipos de contratos parametrizados segn la

necesidad del usuario por nminas y formatos de cartas prefijados
para constancias, prrrogas, terminacin de contrato, solicitud de
cesantas, aceptacin de renuncia, impresin de contratos, etc.

Parametrizacin por tipos de nmina dependiendo de

periodicidades de pago mensual, quincenal, catorcenal, decadal,
semanal o diaria, lo cual facilita el manejo de conceptos
prestacionales en nminas empresariales, para profesores,
constructoras o cooperativas.

Definicin de conceptos de nmina totalmente personalizados por

el usuario, sueldo, horas extras, bonificaciones, prestaciones,
frmulas para operaciones exclusivas y/o personales que necesite
el usuario y que el sistema no las posee por omisin.

Varios formatos de desprendibles de pago, modificables por el

usuario con la posibilidad de ser enviados directamente al correo
electrnico del empleado.

Auditora del sistema que permite conocer por usuario las fechas y
horas de acceso, navegacin y uso de las diferentes opciones de
los mdulos.

Listado y control de dotaciones que se le entregan a los

empleados.

KORA
Administrador del Talento Humano

Producto completamente web enfocado a la administracin del talento

humano. Se conecta automticamente con la base de datos de Helisa
Nmina para apoderarse de toda la informacin de los colaboradores y
ponerla a disposicin de los administradores desde una perspectiva
humana, con el criterio de conocer realmente a nuestros colaboradores.
Desde el ms alto hasta el ms bajo rango de la organizacin, KORA nos
dir como vive, cuntos hijos tiene, que le gusta, que est haciendo,
cunto tiempo lleva en el cargo o en la empresa, que estudi, si habla
otro idioma, si le gusta la msica, quien es su pareja, si se enferma con
frecuencia, qu hizo hoy, quin es su jefe, qu contrato tiene, cuando se
vence, si ya tom vacaciones; en fin, todo lo que debemos saber sobre
las personas que integran la organizacin. Puede acceder a toda la
informacin de los colaboradores, solo necesita tener acceso a la
aplicacin y una conexin de internet.

En una Pgina

Organigrama
Documentos
En una Pgina
Con un clic, tendr un mapa de toda la organizacin, sin importar su
tamao. Cuantos hombres o mujeres entraron, salieron, estn de
vacaciones, fueron sancionados, estn en licencia, o en prcticas en
cada periodo evaluado. Como estn conformadas las familias, niveles de
escolaridad, promedios de edades, de permanencia en la empresa, en
los cargos, tipos de contratos y alertas de vencimientos; colaboradores
destacados o amonestados, cuantos mdicos, abogados, ingenieros,
psiclogos, secretarias, quienes estn estudiando, que estudian, donde,
total de pagos y descuentos causados en el periodo y muchos datos
indispensables para conocer y evaluar acertadamente el talento.

Organigrama
Con esta herramienta integrada, pngale marco a su empresa y navegue
por todas sus reas. Sabr cuantos hombres y mujeres laboran, quien es
el jefe, quien es la secretaria, telfonos, extensiones, cunto paga cada
mes, quienes estn en vacaciones, que hacen, cuntos son solteros,
casados, separados; que vacantes y con qu perfiles se deben cubrir y a
que costo.

Documentos
Es un depsito donde tanto la empresa como las personas podrn
guardar todos sus documentos con los niveles de seguridad suficientes
para garantizar su confidencialidad. Nadie podr ver, lo que no
queremos que se vea. All estarn la cdula, el pase, el contrato laboral,
los certificados, perfiles de cargos, encuestas, entrevistas. Encontrar
las formas establecidas para solicitar vacaciones, permisos. Sera el
mecanismo para tramitar licencias, certificaciones o cualquier
intercambio de informacin entre la empresa y sus colaboradores.

Gestin de ventas
1. Cuando requieran los criterios de reconocimiento y medicin,
se permite registrar hechos econmicos trados a valor presente,
por ejemplo, cuando un acuerdo comercial represente una
transaccin de financiacin, controlando y registrando de forma
diferente los montos que deban ser reconocidos como ingresos
ordinarios por venta de bienes o prestacin de servicios y los que
deban ser reconocidos como ingresos ordinarios por intereses en
los diferentes periodos contables en los que este tipo de
transacciones tengan impacto.

2. Facilidad de realizar el reconocimiento de ingresos ordinarios por

venta de bienes o por prestacin de servicios de acuerdo a
criterios contemplados en las NIIF; transferencia de riesgos y
ventajas significativas al comprador, que la entidad no conserve
ninguna implicacin en la gestin corriente de los bienes vendidos,
que el importe de los ingresos de actividades ordinarias pueda ser
medido o segn el grado de terminacin de la prestacin del
servicio, los cuales no necesariamente siempre son cumplidos al
momento de emitir la factura de venta.
 3. En cualquier momento de cada uno de los periodos contables
podr ser realizado el reconocimiento de ingresos segn el
cumplimiento de cada uno de estos criterios NIIF anteriormente
planteados.

4. El reconocimiento de ingresos en la contabilidad local seguir

siendo efectuado con la emisin del documento soporte de la
venta.

5. Aplicacin de descuentos acordados entre vendedor y comprador

basados en hechos posteriores a la generacin de la factura, tales
como descuentos por pronto pago o por volmenes de compra de
forma diferente entre la contabilidad NIIF y la contabilidad local
segn los criterios de reconocimiento y medicin establecidos en
cada marco normativo

Opera el ciclo bsico de un proceso de ventas. Una cotizacin, de all un

pedido y de este una remisin, cerrando con la factura. Cuando se
elabora la factura (o la remisin en algunos casos), esta lleva la
informacin a contabilidad, descarga las unidades y sus costos de
inventarios, establece la cuenta por cobrar (si hay crdito), actualiza el
estado de asesores comerciales, en fin, asegura contablemente el ciclo
de una venta. Al facturar, mediante perfiles de comprador / vendedor, se
determinan automticamente los impuestos, las bases, tarifas, ICA,
descuentos por lnea, por montos, a pie de pgina e incluye informacin
para dar validez legal al documento. Un pedido puede tomar el
contenido de una cotizacin, controla disponibilidad, fechas de entrega,
puede fragmentar las entregas, registra los productos como
comprometidos para informar a compras. La cotizacin puede incluir
artculos, servicios, comentarios, caractersticas con textos ampliados,
condiciones de ventas, de entrega, expone garantas, formas de pago,
plazos de entrega. Todo el ciclo administra mltiples listas de precios y
este puede ser determinado manualmente, tomado a partir del costo
aplicando porcentajes de rentabilidad o de incremento. Se incorporan
mecanismo de truncamiento o redondeo en los precios, si tienen o no los
impuestos incluidos (IVA, impuesto al consumo), fechas de vigencia y
caducidad de los precios, mrgenes de negociacin, listas
 personalizadas (por cliente) y adems se pueden establecer en otro tipo
de moneda. Administra la hoja de vida de cada asesor comercial, tablas
de comisiones, parmetros para su clculo.

Facturacin

Remisiones

Pedidos
Cotizaciones
Listas de precios
Vendedores

Diseo de documentos
Facturacin
Mediante la asociacin de perfiles del cliente, del vendedor, de la
entidad que vende y de los productos o servicios a vender, determina
automticamente los impuestos, bases, tarifas, ICA, descuentos por
lnea, por montos, a pie de pgina, y adems, puede incluir informacin
adicional necesaria para el tratamiento legal del documento, y que se
preestablecen cuando se define el formato a utilizar

Al hacer una factura, puede tomar la informacin de una

cotizacin, o de un pedido, o de las remisiones.

Cuando se termina de elaborar una factura, tendremos, un asiento

en contabilidad plenamente balanceado, un vendedor con su liquidacin,
un inventario descargado, una cuenta por cobrar en cartera y en fin, todo
el entorno del dato generado por la factura disponible para ser evaluado.
Pone al da el libro Informe fiscal de ventas diario.
 Identificacin del comprador cuando se hace ventas de contado
(tipo mostrador), que no requiere su inclusin formal en la lista de
clientes, pero si, tener su identidad.

Fija y obedece lmites a la negociacin con topes fijados en la

confeccin del perfil del operador.

Algunos informes de facturacin:

Informe fiscal de ventas diario, movimiento resumido de

facturacin, movimiento detallado de facturacin, relacin de facturacin
por grupos.

Relacin de artculos incluidos en las facturas.

Relacin de servicios incluidos en las facturas. Control consecutivo

de facturas.

Rentabilidad de ventas por grupo de productos. Rentabilidad de

ventas por artculos.

Preguntas y sus respuestas, hechas en las facturas. Conciliacin

con otros mdulos.

Remisiones
Elaborar una remisin, se basa y cumple con los mismos principios
de la factura.

Deja en suspenso la operacin, para ser concluido (facturado), en

un proceso posterior.

Aqu se identifica al cliente y se descarga la mercanca.

Posteriormente, en un proceso de facturacin se retoman, de
manera individual o por grupos, para completar el crculo de la
venta y del proceso contable.

Controla de manera suficiente, que no se queden remisiones sin

que sean facturadas.
 Algunos informes de remisiones:

Informe fiscal de ventas diario, Movimiento resumido de facturacin,

Movimiento detallado de facturacin, Relacin de facturacin por grupos,
Relacin de artculos incluidos en las facturas, Relacin de servicios
incluidos en las facturas, Control Consecutivo de facturas.

Pedidos
Aqu, tomamos nota y tramitamos una orden de compra de
nuestro cliente.

Esta orden es sometida a los controles preestablecidos para darle

curso al pedido.

Se controla la existencia o disponibilidad de los artculos pedidos

para la fecha de entrega, si es a crdito, el cupo de endeudamiento
requerido y la trayectoria de pagos del cliente y obviamente, las
autorizaciones del caso.

Este pedido, queda a disposicin bien del proceso de remisin o

directamente del proceso de facturacin para concluir la venta.

Varios pedidos pueden ser tomados por un solo proceso de

remisin o de facturacin, para tramitarlo en grupo.

Un pedido puede ser despachado en varias facturas y/o

remisiones, para facilitar fragmentar la entrega de los productos.

Los artculos pedidos quedan registrados como mercanca

comprometida, para que sea tenida en cuenta, en el proceso de compras.

Algunos informes de pedidos:

Movimiento resumido de artculos pedidos, Movimiento detallado de

artculos pedidos, Relacin por grupos de artculos pedidos, Relacin de
artculos y servicios pedidos, Control consecutivo de los pedidos, Lista de
existencias vs los compromisos, Compromisos de entregas.
 Cotizaciones
La cotizacin se puede emitir bien a clientes identificados en la
base de datos o a particulares (no clientes).

Se incluyen en el cuerpo de la cotizacin servicios o artculos con

nombre largo, plazos, caractersticas en texto amplio, comentarios,
condiciones, garantas, formas de pago.

Se fijan compromisos y fechas de entrega.

Estas cotizaciones de confirmarse la venta, pueden ser tomadas

por el proceso de pedidos, o de remisiones o directamente por la
facturacin de manera parcial o total.

Algunos informes de cotizaciones:

Movimiento resumido y detallado de artculos cotizados, relacin por

grupos de artculos cotizados, relacin de artculos y servicios cotizados,
control consecutivo de las cotizaciones, lista de cotizaciones pendientes
o en curso.

Listas de precios
Se pueden crear mltiples listas de precios.

Las listas pueden tener un precio fijo, o variable tomando como

base el costo del producto y aplicando un porcentaje de incremente o un
porcentaje de rentabilidad.

Se puede determinar una lista que simplemente pida el precio a la

hora de vender.

Las listas pueden ser en pesos o en dlares (otra moneda).

Los precios se pueden someter a mecnicas de redondeo o

supresin de decimales.
 Se puede establecer si tienen o no los impuestos incluidos (IVA,
impuesto al consumo).

Si el IVA lo debe aplicar antes o despus de los descuentos.

Cada lista tiene fecha de entrada en vigencia y caducidad.

Las listas de precios se asocian con los operadores del sistema,

para determinar quienes tienen derecho a usarlas.

Se manejan unas listas de precios personalizadas, es decir, para

ciertos clientes y sobre determinados productos o servicios.

Al momento de imprimir las listas de precios, se puede hacer una

seleccin de aquellas que queremos incluir en los listados.

Las listas pueden o no, estar acompaadas de los saldos en stock.

Vendedores
Se construye una hoja de vida de cada vendedor (que tambin
puede ser cobrador), con toda la informacin bsica como funcionario
que es de la empresa.

Se acompaa esta informacin con una tabla de comisiones, con

parmetros para el clculo de comisiones por ventas y/o por recaudo.

Cada cliente puede tener o no, un asesor comercial determinado.

Algunos informes de vendedores:

Directorio de vendedores y/o cobradores.

Lista de vendedores (cobradores) con sus clientes.

Liquidacin de comisiones, por ventas en un periodo determinado.

Resumen o detalle de los artculos vendidos.
 Lista de clientes atendidos.

Lista de documentos emitidos.

Lista de servicios prestados.

Diseo de documentos
Toda la gestin comercial est acompaada de un editor de
documentos que permite disear documentos libremente, donde se
distribuya el contenido, ttulos, columnas de informacin, colores, tipos
de letra, logos, comentarios, preguntas con sus respuestas, totales,
montos escritos y frmulas para clculos no previstos originalmente.

El documento puede ser impreso por cualquier medio detectado

en la red, o enviado a un archivo, a un correo electrnico, o ser impreso
posteriormente o en lnea.

Gestin de compras
1. Helisa/NIIF ofrece la posibilidad de reconocer como parte del costo
de los productos otros elementos requeridos para su adquisicin o
para colocarlos en la condicin y ubicacin requeridas por la
entidad de forma independiente segn los criterios NIIF y los
criterios de la contabilidad local.

2. Tambin permite realizar el reconocimiento de descuentos

originados en la compra de inventarios de forma diferente para
cada una de las contabilidades.

3. Cuando la transaccin de compra de inventarios constituya

efectivamente un transaccin financiera, Helisa NIIF cuenta con
una herramienta que permite, en la medicin inicial, establecer el
costo del inventario por valores diferentes en la contabilidad NIIF y
en la contabilidad local as como el posterior reconocimiento en la
contabilidad NIIF como gastos por intereses en los periodos
 contables requeridos hasta el momento del pago o extincin de la
obligacin

4. Helisa/NIIF cuenta con la posibilidad de definir descuentos

comerciales por pronto pago o de compras por volumen a cada
uno de los proveedores de la entidad y la correspondiente
aplicacin y reconocimiento de estos segn requerimientos de la
contabilidad NIIF y de la contabilidad local.

Controla las tareas del proceso de compras, juntando la administracin

de los proveedores, guiado por la necesidad de mantener niveles
ptimos en el inventario o la simple necesidad de adquirir elementos de
consumo en la empresa. Del proveedor conserva listas de productos que
provee, condiciones de ventas, tiempos de entrega, histricos de
compras, precios de venta, descuentos y todas aquellas condiciones
especiales que lo califican como proveedor. Para crear una orden de
compra, el sistema me sugiere la cantidad a comprar teniendo en
cuenta los niveles mximos, los puntos de reorden, la mercanca en
trnsito (ya comprada), la mercanca comprometida (ya vendida), la
mercanca dejada de vender, los tiempos de entrega del proveedor y los
ciclos de venta.

Compras
Grupos de inventarios
Definicin de caractersticas comerciales del proveedor para
efectos del clculo de impuestos Manejo de flujo de documentos:
Orden de Compra, Entrada de Mercanca y Factura de Proveedor,
con la correspondiente retoma de informacin entre los mismos.

Sugerido de compras basado en las existencias, cantidades

pedidas a proveedores o por entregar a clientes y promedio de
ventas.

Permite elaborar orden de compra con base al sugerido.

Control de rdenes de compra pendientes de recibir.

 Permite registrar los servicios y/o artculos facturados por el
proveedor, aplicando esquemas de descuentos por tems o por
totales.

Completa integracin entre Contabilidad, Inventario y Cuentas por

Pagar.

Informes resumidos para conocer compras por proveedor o

usuario, en un trmino de das, semanas, meses, etc.

Informes detallados de compras por artculo, servicio o bodega.

Informes de anlisis para relacionar artculos con proveedores, con

usuarios o con bodegas.

Informes de compras por grupos de artculos.

Gomedisys
Qu hace?
Mdulo Clnico
Mdulo Administrativo
Mdulo Financiero
Atender solicitudes sobre el aplicativo Gomedisys en tiempo real con el
cliente, asegurar una respuesta adecuada a cada uno de los
requerimientos de servicio. Tener la facultad de establecer prioridades
de requerimientos o soporte de acuerdo al proceso requerido. Activacin
y mantenimiento de licencias. Con el fin de brindar un soporte
especializado sobre el aplicativo la Mesa de ayuda de Gomedisys se
fundamenta en tres macro-procesos: Administrativo, Financiero, y
Asistencial, soporte con analistas especializados en cada una de dichas
reas.

o Servicio ambulatorio
 o Ciruga
o Gineco

o Hospitalizacin
o Cuidado intensivo
o Triage

o Alto costo
o Crnico

o Citas

o Autorizaciones

o Referencia / contrareferencia

o Admisiones
o Farmacia

o Contratos
o Inventarios

o Facturas y ventas
 o Glosas
o Cuentas por cobrar y pagar
o Caja y tesorera
Mdulo Clnico
Servicio Ambulatorio
Laboratorio clnico, consulta externa por primera vez, o por especialidad,
control de signos vitales, notas de enfermera, incapacidad de pacientes,
formulacin de consulta externa, apoyo a diagnstico.

Ciruga
Gomedisys permite programar intervenciones en salas de ciruga, y
escribir y guardar las descripciones quirrgicas relacionadas, rcords de
anestesia grfico.

Gineco
Realice trabajo de parto, monitoria fetal, antecedentes, recin nacido.
Configure sus propias escalas mdicas y de ley. Programa con los ltimos
requisitos de ley nacional e internacional.

Hospitalizacin
Hoja de ingresos de hospitalizacin, evolucin mdica, formulacin
hospitalaria, administracin de medicamentos, requisicin a pacientes,
notas de enfermera, balance de lquidos, control de signos vitales,
control de oxgeno, apoyo teraputico.

Cuidado intensivo
Hoja de UCI ms todas las actividades del sub mdulo hospitalizacin.

Triage
En nuestra pantalla de historia clnica, es posible hacer una reparticin
de los pacientes ingresados a la institucin segn prioridad de atencin:
emergencia, urgencia, sin urgencia.

Alto costo
Cuenta alto costo renal. Cuenta alto costo VIH.

Crnico
Definicin de listado de pacientes. Antecedentes. Signos vitales.
Resumen de paciente. Consulta de registros anteriores. Impresin de
historia clnica. Enviar HC por email. Mltiples HC abiertas.
Interconsultas. Notas. Eventos clnicos. Formulacin ambulatoria y
hospitalaria. Justificaciones de procedimientos y de medicamentos.
Listado de favoritos. Repetir frmula. Solicitud de interconsultas.
Solicitud de programacin de salas. Remisin de pacientes.
Programacin de salas de ciruga. Descripcin quirrgica. Rcord de
anestesia. Atender procedimientos. Consultas. Exmenes dinmicos.
Graficar signos vitales. Escalas mdicas. Imgenes y archivos.
Medicamentos de ciruga. Odontologa. Administracin de
medicamentos. Balance de lquidos. Control de transfusin y de oxgeno.
Ingreso de pacientes. Incapacidad de pacientes.

Mdulo Administrativo
Citas
Configure los servicios profesionales, agendas, horarios, das
laborales, etc

Permtanos confirmar sus citas por correo electrnico, SMS con la

periodicidad que a usted le convenga.

Separe espacios para clientes preferenciales, defina agendas para

un contrato particular.

Configure y administre sus citas externas.

 Mejore sus indicadores de ley.

Cancele, traslade, agende, administre a sus pacientes de acuerdo

a sus necesidades.

Agende sillas, mquinas sin necesidad de involucrar un

profesional.

Autorizaciones
Registro de datos enviados por las aseguradoras. Realice y enve
solicitudes de prestaciones a pacientes. Administre las novedades
sobre sus procesos. Deje registro histrico sobre cada evento.

Referencia / Contrareferencia
Gestione las vas de ingreso y la oportunidad de los pacientes
comentados.

Maneje la bitcora de referencia de sus instituciones.

Gestione las contra referencias y manejo integral de pacientes.

Admisiones
Creacin de pacientes. Triage. Referencia / contrareferencia.
Programacin de ciruga. Ingresos. Traslados. Accidentes de trnsito.
Eventos catastrficos. Autorizaciones. Egreso asistencial. Egreso
administrativo. FURIPS 3047. Venta automtica. Recibo de caja
automtico. Reingreso.

Farmacia
Gestin de solicitudes y/o formulacin de cada uno de los pacientes en
forma detallada, realice trazabilidad de cada uno de los elementos
despachados por cada una de las farmacias de la clnica. Lleve estricto
control de los despachos y las devoluciones por paciente.

Contratos
 Defina el nivel de servicio a prestar y los cubrimientos en cada
caso.

Configure la forma como ha de cobrar a los diferentes

aseguradores y mejore su forma de negociar un contrato.

Conozca el estado actual de su contrato en todo momento.

Contratos. Planes. ISS y SOAT. Institucionales manuales. Manuales
y tarifas. Condiciones tarifas. Control de ejecucin. Generacin de
archivos planos 4747.

Inventarios
Configuracin de movimientos de inventario. Entradas directas. Salidas
directas. Traslado de inventario. Devoluciones especficas de inventario.
Impresin de movimientos. Cortes de inventario. Configuracin de
solicitudes. Creacin de solicitudes del paciente. Plantillas para solicitud
de pacientes (canasta). Atencin de solicitudes de paciente desde
inventario. Cambio de estado de solicitudes. Solicitudes de devolucin.
Solicitudes de consumo. Lista de proveedores. Creacin de rdenes de
compra. Ingreso de rdenes de compra. Devolucin de rdenes de
compra. Impresin de rdenes de compra.

Mdulo Financiero
Facturas y Ventas
Ventas no quirrgicas. Liquidacin quirrgica. Anulacin de ventas.
Estado de cuenta. Facturacin por actividad, por paquete, multiusuario,
per cpita, no clnica, paquete multiusuario. Impresin de factura. Notas
crdito. Cotizacin.

Glosas
Registre cada una de las objeciones realizadas a su facturacin.

Controle ndices de glosas y responsables de las mismas.

 Realice seguimiento y cierre de cada una de las objeciones todo de
acuerdo a la normativa vigente.

Cuentas por cobrar y pagar

Envos y radicacin. Generacin de RIPS. Generacin de FUR RIPS. Notas
dbito y/o crdito. Cruce de pagos. Glosas.

Caja y tesorera
Imprima soporte a los pacientes de sus abonos. Administre y controle su
caja. Procesos administrativos sobre sus registros. Realice traslados,
cierres, cambios de turno. Consignacin de caja.

Presupuesto
Se define como una herramienta de planificacin de actividades y
acciones, cuantificadas o medidas en valores monetarios. Buscan
determinar anticipadamente las lneas de accin que se seguirn en el
transcurso de un periodo determinado. Esta herramienta es parte de un
sistema total de administracin y cumple a cabalidad su funcin de
control financiero dentro de la organizacin. Estructura y contrasta
ingresos, costos y gastos, aportando informacin de su desempeo y
previniendo su comportamiento como estrategia de una administracin
eficaz para descubrir qu es lo que se est haciendo, comparando
resultados con datos presupuestados para verificar los logros o remediar
las diferencias. Los presupuestos pueden desempear roles preventivos
como correctivos dentro de la organizacin. Decisiones oportunas y
acertadas.

Indicadores de Desempeo

Centros presupuestales
Estructura para ingresos, costos y gastos
 Consultas e informes
Indicadores de Desempeo
Anlisis del movimiento de ventas a travs de la generacin de
consultas e informes.

Notificaciones configurables en porcentajes de ejecucin.

Indicadores programables de presupuesto con colores para facilitar

su anlisis.

Centros presupuestales
Se genera un rbol de centros presupuestales de manera sencilla y
organizada.

Asocia usuarios a centros presupuestales para su administracin.

Estructura para ingresos, costos y gastos

Asocie cuentas contables deseadas sobre rubros de manera
personalizada.

Asigne centros de costo a centros presupuestales.

Genere aspersin para lo ejecutado y lo presupuestado.

Consultas e informes
Revise el estado general de su presupuesto observando cifras
como valor presupuestado, valor de apropiaciones, valor
ejecutado, valor disponible, porcentaje ejecutado e indicador del
presupuesto.

Adicionar notas a los rubros u observaciones para mayor control.

Grficas del valor presupuestado vs ejecutado.

 Consulte el movimiento que afecte el presupuesto por rubros,
fechas y documentos.

Anlisis y comparacin entre rubros.

Participaciones de rubros en el presupuesto.

Estadsticas sobre el presupuesto.

Estados de resultados detallados y clasificados del presupuesto.

Exporte a varios formatos todas las consultas, informes y cartillas.

Importaciones
1. Helisa/NIIF permite llevar a cabo el control, seguimiento y
determinacin del costo de adquisicin de elementos del
inventario ocurridos en procesos de importacin de mercanca de
forma detallada e independiente segn los requerimientos
establecidos en cada marco normativo.

Facilita todo el ciclo de un proceso de importacin. Nace con la certeza

de las condiciones comerciales de cada pas, la seleccin y negociacin
con el proveedor, la compra y el seguimiento de la mercanca hasta su
llegada a su punto de bodegaje. Amplio manejo de ICOTERMS (Trminos
Internacionales de Comercio), administracin de proveedores del
exterior, tipos de monedas y cambios, conceptos de importacin,
facilidades para el intercambio de informacin con la SIA (Sociedad de
Intermediacin Aduanera) y el control de los costos y gastos generados
en el ciclo de la importacin. Se dispone de una variedad de consultas,
estadsticas y grficos para facilitar la administracin de la importacin.
Creacin de escenarios para simular una importacin y comparar su
comportamiento variando pases, proveedores, tiempos, tipos de
cambio, condiciones comerciales y as, facilitar la eleccin de una buena
alternativa.
 Simulador

ICOTERMS (Trminos Internacionales de Comercio)

Simulador
Esta aplicacin que contiene el mdulo de importaciones, les
permitir tener un espectro ms amplio de los gastos, costos y
rentabilidad, antes de tomar decisiones de negocio en el tema de
importacin.

Las simulaciones tienen una opcin de guardado en una librera

para posteriormente visualizarlas y analizarlas nuevamente,
tambin se pueden unificar varias simulaciones en un solo proceso
el cual es modificable al gusto del usuario segn la importacin.
Incluye sus propios informes y estadsticas los cuales son muy
fciles de interpretar.

ICOTERMS (Trminos Internacionales de

Comercio)
Cartilla en la cual vienen por defecto todos los ICOTERMS, con los
parmetros que se requieren internacionalmente.

Propiedad horizontal
Permite administrar empresas del sector de propiedad horizontal,
mediante la integracin de mdulos tales como contabilidad,
presupuesto, bancos, proveedores, centros de costo y contratos entre
otros. Permite generar una estructura personalizada de la distribucin
fsica de los inmuebles adems el usuario puede disponer de una serie
de opciones que facilita su administracin y su manejo personalizado.
Permite monitorear cada inmueble mediante la manipulacin de
consultas y dispone de un mdulo configurable para la elaboracin de
presupuestos.
 Propiedad horizontal

Presupuesto
Contabilidad general
Propiedad horizontal
Definicin de la estructura fsica del conjunto, condominio,
agrupacin, etc.

Generacin de caractersticas de los inmuebles aportadas por el

usuario.

Definicin de las modalidades de pago con las que se reciben los

dineros.

Implementacin gil y rpida de la cartilla de inmuebles como

consecuencia de la definicin estructural previa.

Registro de las personas involucradas con el inmueble en calidad

de copropietarios, arrendatarios, responsables, entre otras.

Creacin y asignacin de conceptos de cobro fijo o variable por

inmueble o conjunto de inmuebles.

Definicin de descuentos a ser aplicados por pagos por pronto

pago con mltiples fechas de validez.

Control de aspectos adicionales al conjunto residencial,

condominio, centro comercial, etc., tal como el ingreso de
visitantes, registro de vehculos y mascotas, entre otros.

Generacin de cobros por consumo de conceptos de tipo servicio

pblico como gas domiciliario, acueducto y alcantarillado, etc.

Generacin automtica de cuentas de cobro.

 Captura de recaudos por concepto, en donde se diferencia el valor
a cobrar por capital y por intereses de mora causados.

Presupuesto
Definicin de periodos presupuestales anuales donde el usuario
indica el mes de inicio del mismo.

Creacin de rubros presupuestales sin codificacin donde la

estructura es creada mediante asignacin dinmica segn el orden
de creacin.

Facilidad de creacin de rubros al ser recuperados de otros

perodos de la empresa, de periodos de otras empresas o al copiar
las cuentas contables como rubros de presupuesto.

Posibilidad de distribuir el valor mensual a presupuestar en un

rubro mediante un porcentaje o valor dependiente del valor anual
del mismo.

Facilidad de asociar un rubro con cuentas contables y/o centros de

costo.

Manejo de porcentajes de aspersin para los valores de las

cuentas contables utilizadas por diferentes rubros presupuestales.

Captura de valores presupuestales a nivel de rubro de nivel

inferior o a nivel de rubro superior.

Anlisis de presupuesto numrico o grfico de los rubros

presupuestales.

Contabilidad general
Plan contable para comerciantes (PUC) incluido.

Generacin automtica del comprobante de cancelacin de

cuentas de resultado y saldos de terceros.
 Librera con documentos de uso frecuente o repetitivo, que se
incluyen y definen automticamente.

Programacin de ayudas en la captura para conceptos repetitivos

y para la captura de impuestos.

Concepto de Documento Fuente, que es la asociacin de los

nmeros de documentos consecutivos internos con la numeracin
de documentos de los terceros.

Anlisis financiero basado en libros con periodos en serie,

comparativos e indicadores financieros predefinidos, pero, da la
facilidad de que el usuario defina sus propios indicadores.

Algunos Informes de Contabilidad General:

Libros Principales:
Balance general, Estado de Resultados Clasificado, Balance
Detallado, Balance de Prueba, Estado de Resultados Detallado,
Cartilla de Cuentas.
Libros de Movimiento:
Comprobante de Diario (detallado), Comprobante de Diario
(resumido), Libro Auxiliar, Libro Auxiliar con terceros y bancos.
Libros de Activo Disponible:
Libro de Caja Bancos y Ahorros, Estado de Caja Bancos y Ahorros,
Libro para Tesorera.
Libros para Auditoria:
Consecutivo de Documentos, Auditoria con formato de Balance,
Auditoria con formato de Movimiento, Informe de Centros, Cuentas
y Terceros.
Libros de Cmara de Comercio:
Libro Mayor y Balance, Libro de Inventario y Balance, Libro Diario,
Libro de Cuenta y Razn.
Libros de Anlisis Financiero:
Balances y Estados de Resultados con periodos en serie, Balances
y estados de resultados Comparados (anlisis vertical y
horizontal), Cambios en el Capital de Trabajo, Estados de Fuentes y
Usos, Indicadores Financieros.
Administracin de bancos
 Directorio de bancos con cdigo universal, identidad,
direccin electrnica.

Directorio de sucursales, con direccin, telfonos, correo

electrnico.

Directorio de funcionarios como gerente, directores de

cuentas, crditos, cartera, con sus respectivos correos
electrnicos.

Lista de cuentas corrientes o de ahorro asociadas a cada

sucursal con sus formatos de cheques, consecutivos,
formatos de extractos electrnicos.

Administracin de cheques posfechados girados o recibidos

(en caja).

Conciliacin Bancaria, con toma automtica del extracto

electrnico o manual.

Elaboracin de cheques y comprobantes, con control de

consecutivos.

Informes y Consultas especializadas con inclusin de

cheques posfechados (girados o recibidos), para tener el
clculo proyectado de los saldos en bancos.

Administracin de terceros

Hoja de vida con campos separados para nombres y

apellidos, ajustado a los requerimientos de medios
magnticos de la DIAN.

Seleccin de terceros por nombre o por NIT.

Consultas dinmicas e interactivas que permiten hacer

seleccin de contenidos, columnas a mostrar,
ordenamientos, totales, contadores y traslado del contenido
directo a Excel, Word, archivos con formato HTML y XML.

Directorio de terceros clasificados por ciudad y ordenados

por NIT o por nombre.

Relacin de cuentas y terceros o terceros y cuentas, con

casilla de valores mensuales, bimestral, trimestral, semestral
o anual.
 Elaboracin de extractos o estados de cuenta de terceros,
con seleccin de rangos de fechas.

Renta y complementarios

Este mdulo tiene gran afinidad con administracin de

terceros, puesto que es el tratamiento del tercero, pero ya
con una ptica estrictamente tributaria. Aqu se definen las
tablas de impuestos (cuentas, tarifas, mecnicas, bases,
naturaleza), los conceptos tributarios y los formatos para los
certificados, para las cartas de entrega, para los rtulos y
diseo de la carta de solicitud de certificados.

Da la posibilidad de imprimir el certificado, acompaarlo de

un formalismo como es la carta de entrega, los respectivos
rtulos para el sobre y adems, expedir la lista de entrega y
firma, para ser enviados por correo certificado.

Los principales certificados son: Certificado de retencin en

la fuente, de Ingresos y Retenciones, Certificados de ICA, de
Retencin de IVA, Anexos oficiales, declaracin mensual de
Retenciones y declaracin Bimestral de IVA.

La informacin se alimenta directamente de la captura de

datos en contabilidad.

Control de contratos

En infinidad de oportunidades dentro de las propiedades

horizontales hacemos contratos, pequeos o grandes, que
es imperativo controlar desde el punto de vista econmico y
logstico. La contabilidad es un control econmico y fiscal de
todas las actividades de la empresa, pero sera muy tedioso
extractar de all, todas las operaciones hechas para el
contrato X o Y; igual sucede con cuentas por pagar, pues all
hay una relacin de cuentas que corresponden a todo lo que
debemos, pero difcil que nos diga, cuales de esas cuentas
corresponden al contrato X o Y; as esta lista se alargara si
pensamos en los anticipos, gastos, costos, ingresos,
impuestos, etc., por contrato. Este mdulo, soluciona esta
dificultad.

Hoja de vida de cada contrato con nombre del contrato,

descripcin larga de cada contrato, fecha de inicio y
finalizacin de cada uno de ellos, identidad del contratante,
 nombre, telfonos y correo electrnico de los contactos y las
caractersticas de cada contrato.

La informacin se toma automticamente del asiento

contable, pues all se determina a que contrato est
apuntando el asiento contable.

Opcin especial para hacerle notas de control al contrato,

donde se consigna la fecha, la hora y el operador que la
hizo. Estas notas pueden ser de cualquier tipo y tamao.

El contrato se puede consultar en cualquier momento y ver

el movimiento contable que ha tenido y los puntos de control
(o notas) que ha tenido.

Tiene una opcin de Cierre de contrato, con el que finaliza el

ciclo y podemos conocer su resultado final.

Todo el tratamiento de la opcin de contrato, para nada

altera la informacin contable, o de proveedores, o de
centros de costo. Es un tratamiento especial, que se hace
leyendo los libros de contabilidad.

Centros de costos

Cdigo estructural con una longitud mxima de veinte

dgitos, distribuidos hasta en diez subniveles. Son definibles
por el usuario para adaptarlo a cada caso en particular.

Posibilidad de asociar cualquier cuenta para ser

administrada a travs de centros de costo.

Todos los informes y las consultas pueden ser vistos en la

forma, centro de costo y la lista de cuentas, o la cuenta y los
diferentes centros de costos.

Los informes que hacen referencia a movimiento (diario y

auxiliar), tienen una forma predeterminada, pero cada
usuario la adapta a su necesidad, pues el formato se define
arrastrando con el Mouse las columnas que desea, en la
posicin que quiera, con el formato que desee, etc.

Informes de Centros de Costos:

 Balance Detallado, Balance de Prueba, Estado de Resultados
Detallados, Cartilla de Centros de Costos, Movimiento diarios
por Centro de Costo, Libro Auxiliar de Centros de Costo.

Diseo de formatos para documentos y cheques.

Editor de formas incorporado, que facilita al usuario disear

libremente los diferentes tipos de documentos como cuentas
de cobro, recaudos, comprobantes de egreso, cheques,
recibos de caja, notas de contabilidad, etc.

HELISA aporta por defecto un banco de formatos de

documentos que pueden ser utilizados como estn o ser
tomados como base para construir a partir de ellos los
propios.

Se pueden crear documentos con logos e imgenes, las

variables pueden ser tomadas de la lista de HELISA o crear
variables propias a partir de frmulas, incluir preguntas en
los formatos que son contestadas al momento de elaborar el
asiento, utiliza plantillas para optimizar el encuadre de los
conceptos, seleccin por grupos de variables y asignarle
color, tamaos y fuentes.

Puede definir tamao de impresin.

Ayudas en lnea.

Visor para ver en pantalla o impreso la evolucin de la forma

del documento.

El documento nuevo puede ser utilizado por todas las

empresas, puesto que queda involucrado en el banco de
formatos.

Gourmet
Helisa Gourmet es un sistema integrado de administracin de puntos de
venta dirigido a diferentes tipos de negocios como ventas de mostrador,
autoservicio, restaurantes y bares. Est compuesto por facturacin,
pedidos, manejo de Inventarios, cartera, produccin, adems crea un
comprobante automtico para contabilidad. Estas opciones estn
acompaados de varios reportes

Carcteristicas generales

Grabacin

Mantenimiento
Parmetros
Impresoras
Procesos

Reportes
Carcteristicas Generales
Descargue automtico de inventarios.

Valorizacin de inventarios, teniendo en cuenta en cada producto

el ultimo costos de compra as como su promedio

Pedidos y/o facturas

Bodegas.

Cuadre permanente de caja y de inventarios

Formas de pago (efectivo, cheque, tarjetas dbito, tarjetas crdito,

vales, bonos, entre otros.)

Descuentos automticos por cliente

Estadsticas de Producto, fundamentales para determinar rotacin

de inventario.
 Estadstica de Ventas

Informe Diario Tributario (Obligatorio por la DIAN)

Plantillas para la creacin de recetas.

Reportes de ventas por cliente.

Reportes por vendedor.

Soportes contables

o Facturacin (con detalle de IVA, ICA, Retefuente)

Facturas con impuestos

o (IVA, ICA, Retencin)

Propinas

Grabacin
Facturacin, Pedidos, Entrada de inventario, Salida de inventario,
Devolucin de entrada, Devolucin de salida, Correcciones de
inventario, Movimiento de cartera, Movimiento de caja, Notas de
caja, Notas de caja Principal, Traslado entre Bodegas, Correccin
de produccin entrada, Correccin de produccin salida, Facturar
grfico, Pedidos grfico, Subprocesos, Pedido tctil, Caja principal.

Mantenimiento
Oficinas, Grupos, Clase, Unidad, Relacin de unidad, Artculos,
Impresoras, Promociones, Lista de precios, Precio de artculos,
Tipos, Subtipos, Persona, Mster, Impuesto, Plan de produccin,
Adicionales, Trmino, Artculos, Recursos, Uso Recurso.

Parmetros
 Sistema, Forma de pago, Dependencia, Bodega, Centro de costo
bodega, Contabilidad.

Impresoras
Artculo Oficina, Perfil, Usuario, Usuario Perfil Centro de Costo,
Cambio Centro de Costo.

Procesos
Bach, Produccin, Mover articulo, Reparar Saldos, Cierre de Caja,
Reparar Cierre, Conta Inventario.

Reportes
Productos, Artculos a vencer, Requeridos, Pedidos borrados,
Imprimir factura, Ventas, Fiscal, Pagos recibidos, Stock actual,
Stock, Movimiento de Kardex, Documento de Kardex, Documento
de resumen, Diario, Control, Cartera por edades, Uso del artculo,
Estadstica, Rentabilidad, Estado de recursos, Precierre, Cierre

BIABLE (Inteligencia de
Negocios)
Herramienta creada como una suite de componentes que facilitan la
obtencin y el anlisis de la informacin. Es un gran apoyo en la toma de
decisiones en las reas administrativas y financieras de la empresa, con
un ahorro sustancial de tiempo en la preparacin y presentacin de la
informacin, porque accede en lnea a los datos de Helisa para construir
informes financieros particulares, utilizando las funciones de Microsoft
Excel y apoyndose en el uso de tablas dinmicas. Teniendo la
informacin en Excel podr grficar, comparar, proyectar, construir
indicadores, informes, fijar metas, en fin, todo lo que necesite construir a
partir del conocimiento y habilidad que se tenga en el manejo de Excel.
 Beneficios
Beneficios
Analiza fcil y rpidamente su informacin.

Compara datos de diferentes perodos e incluso varias compaas.

Grafica la informacin extrada de su contabilidad.

Obtendr sus Estados Financieros en el momento que los requiera,

sin necesidad de correr procesos especficos.

Permite disear sus propias plantillas o hacer uso de las

predefinidas.

Proyecta su informacin contable.

Agiliza la presentacin de informes.

Crea grupos de cuentas, terceros, centros de costos o sucursales

que no estn consecutivos en el archivo.

Talentos
Nmina y talento Humano para funcionarios activos y pensionados del
sector pblico. Solucin totalmente web.

Funcionarios activos
Pensionados

o Administracin de nmina

o Novedades
 o Liquidacin de nmina y
prestaciones
o Talento humano

o Informes de novedades
o Informes de nmina

o Solicitud de reconocimiento

o Solicitud de reajuste
o Solicitud de reliquidacin
o Expediente del pensionado
o Novedades

o Depsitos judiciales
o Liquidacin de nmina
o Retencin en la fuente

o Resumen
o administracin de usuarios y perfiles

Funcionarios activos
Administracin de nmina.
Actos administrativos.

Planta de cargos y escala salarial.

Nombramientos, actas de posesin e incorporacin.

 Hoja de vida personal y laboral

Informacin presupuestal y contable.

Histrico de pagos y descuentos.

Novedades
Ingresos.

Pagos.

Incremento salarial.

Descuentos.

Fondos de salud y pensin.

Ausencia laboral.

Situaciones administrativas.

o Comisiones

o Encargos

o Licencias.

o Vacaciones

o Suspensiones

Retiros.

Liquidacin de nmina y prestaciones

Pagos.

Descuentos.

Primas.
 Vacaciones.

Seguridad social.

Retencin en la fuente, mtodo 1 y 2

Cesantas e intereses.

Liquidacin definitiva a retirados.

Planilla nica

Cesantas.

Fondos departamentales.

Talento humano
Capacitaciones.

Eventos.

Permisos y compensatorios

Pasantas y OPS.

Carrera administrativa.

Evaluacin del desempeo.

Bienestar social y capacitacin.

Salud ocupacional

o Ficha de ingreso.

o Psicosocial.

Informes de novedades
Devengos y descuentos por periodo.
 Presupuestales

o Viticos

o Horas extras

o Vacaciones

Funcionarios

o Ingreso

o Retiros

o Cambios de dependencia

o Formas de pago

o Direccin, correo.

Seguridad social

o EPS

o AFP

o Cesantas

Escala salarial.

Informes de nmina
Resmenes de conceptos.

Detallados de consignaciones y parafiscales.

Provisin mensual y cesantas para el FNA.

Acreedores.

o Pagos globales.
 o Pagos detallados.

o Conceptos individuales.

Desprendibles

o General

o Por dependencias

o Por funcionario.

Seguridad Social.

o Salud (por centros de costo)

o Pensin (por centro de costo)

o Riesgos profesionales.

Depsitos judiciales (general y por sucursales).

Retencin en la fuente.

Clculo de porcentaje.

Funcionarios con porcentaje y deducibles

Cesantas

o Anuales para fondos privados.

o Anuales para el FNA.

o Constancia de pagos de cesantas.

o Retroactividad.

Pensionados
Solicitud de reconocimiento
 Registro de las solicitudes de pensin y la aprobacin o rechazo
correspondiente de acuerdo al acto administrativo que la soporta.

Liquida de acuerdo a Leyes y/o convenciones de los diferentes

entes empleadores.

Liquidaciones de invalidez, sobrevivientes y sustituciones.

Registro de tiempos de servicio y suspensiones para la respectiva

liquidacin.

Conceptos base.

Administracin de cuotas partes.

Cargue y consulta de documentos anexos.

Formato con el resumen de la Solicitud.

Auditora a Liquidaciones vs Valor Presente.

Solicitud de reajuste
Clculo del reajuste a mesadas de acuerdo al acto administrativo
que la soporta.

Clculos de mesadas antiguas y llevarlas a valor presente.

Solicitud de reliquidacin
Basado en una mesada ya liquidada se incluyen tiempos de
servicio y factores salariales debidamente soportados.

Expediente del pensionado

Informacin bsica del expediente del pensionado, posterior al
proceso de solicitud del derecho de pensin hasta su
otorgamiento.
 Manejo de mltiples derechos de pensin en cabeza de una misma
persona, cuando se presentan sustituciones a favor de titulares
que pueden ser representantes legales o tutores, cuando existen
menores de edad como sustitutos o sobrevivientes.

Informacin sobre las semanas que generaron el derecho y

situaciones de mesadas compartidas con el seguro social.

Pago de aportes por pensin para casos especiales de

pensionados, descontando el valor a su cargo o al patrn segn lo
establecido por la ley. Tambin permite el descuento de aportes
por salud.

Cargue y consulta de documentos anexos

Novedades
Cargue de novedades masivas a partir de informacin en Excel.

Manejo de descuentos de valores de monto fijo, saldos y

porcentaje.

Traslado de EPS, fondo de pensiones y cesantas.

Informacin presupuestal para los conceptos que lo requieran.

Generar preliquidacin de prestaciones sociales y factores sociales

causados al momento del retiro del funcionario.

Auditoria bsica sobre usuario, fecha y hora de registro de las

novedades.

Registrar novedades manuales relacionadas con devengos, que

por situaciones especiales no se procesaron en el respectivo
perodo de nmina.

Libranza en dos instancias; iniciando su registro en el grupo de

tesorera y posterior aprobacin en el grupo de nmina.
 Cambio de cuenta bancaria, forma de envo del desprendible,
informacin de tutores para pensionados, cambio de dependencia,
entre otros.

Desactivar descuentos permanentes en el perodo de nmina.

Depsitos judiciales
Registrar la informacin bsica de las solicitudes de embargos
expedidas por las entidades competentes.

Control de los embargos aplicados o pendientes de acuerdo a la

capacidad de pago del funcionario o pensionado.

Pagos extras contra la primas, de acuerdo al requerimiento y

manejo de los portes giros que cobra el banco agrario.

Registro de la informacin bsica de los juzgados requerida para el

manejo de los depsitos judiciales.

Embargos especiales que no se cancelan a travs de depsitos

judiciales.

Consultar el histrico de los descuentos realizados por cada

embargo aplicado.

Por parametrizacin, es viable manejar descuentos por concepto

de embargo que afecte un porcentaje del ingreso del pensionado.

Reportes de embargos a ser cancelados por depsitos judiciales y

su respectivo archivo plano.

Liquidacin de nmina
Liquidacin de la nmina, aplicando las novedades registradas
para el perodo, descuentos por concepto de seguridad social,
embargos, prstamos y cuotas de afiliaciones.
 Parametrizacin de los conceptos que se manejan para facilitar la
administracin y operacin de la nmina. Se manejan criterios de
rangos de valores, bases, porcentajes, entre otros.

Generacin de archivos planos requeridos para dispersin de

salarios, pagos a terceros, depsitos judiciales, aportes de
seguridad social y parafiscales (planilla nica).

Pagos especiales realizados a los pensionados fuera de la nmina

mensual, utilizando la figura de nmina adicional.

Parametrizacin y liquidacin de los descuentos de seguridad

social.

Registro individual de derechos pensionales, permitiendo que una

persona reciba ms de una mesada cuando se tienen derechos por
titularidad y sustitucin. Los aportes de seguridad social, pagos y
dems conceptos asociados a la nmina se manejan de forma
independiente.

Permite asociar a cada derecho de pensin un beneficiario o tutor

que solo opera para el pago de la mesada.

Pago de retroactivos de mesadas cuando se presenta una

reliquidacin, o reconocimiento de una nueva pensin por
situaciones administrativas. Estos valores no se generan
automticamente, pero permite su pago a travs de nmina.

Tabla de clasificacin de los das para su aplicacin en los

diferentes procesos de nmina que lo requieran.

Diferentes formas de pago para los pensionados y acreedores. En

las consignaciones se administra el tipo de cuenta, banco, nmero,
entre otros.

Registra informacin de los acreedores o terceros requerida para

adelantar la cancelacin de descuentos y envo de informacin.
 Reprocesamiento de la nmina de manera rpida y sencilla, por lo
tanto cualquier cambio o modificacin siempre se realiza con
novedades y no permite la modificacin manual de la prenmina.

Lquida valor del porte giro para los pensionados de acuerdo a la

parametrizacin establecida para este descuento y clasificacin
del pensionado a esta forma de pago.

Dependiendo de la naturaleza del devengo o del descuento,

almacena el valor tomado como base para su clculo. Para el caso
de primas, Talentos ofrece una opcin de consulta que contiene
informacin de los diferentes conceptos con su respectivo valor,
tomados como base para su liquidacin.

Formularios con informacin detallada de la prenmina que incluye

la informacin de devengados, descuentos, bases aplicadas,
saldos, totales, neto a pagar, aportes patronales de seguridad
social y parafiscales e informacin de otros factores determinantes
para su clculo, que facilita el proceso de revisin y consulta.

Mantiene histrico de las nminas procesadas y utiliza formularios

similares al de la prenmina.

Dispone de los reportes generales requeridos por la institucin

para adelantar los diferentes trmites establecidos para el pago de
la nmina, igualmente de los respectivos archivos planos.

Histrico de los incrementos de las mesadas pensionales.

Hace el incremento automtico para pensionados teniendo en

cuenta los siguientes aspectos: Una mesada no pueda ser menor
al salario mnimo legal vigente y la sustitucin de una mesada por
ms de un beneficiario y derechos compartidos con el seguro
social.

Permite a partir de la informacin histrica, la reproduccin de la

mayora de listados e igualmente permite su exportacin a
diferentes herramientas como Excel, pdf,entre otras.
Retencin en la fuente
Calcula el valor a descontar por concepto de retencin en la
fuente.

Parametrizacin de los conceptos y rangos establecidos por la

DIAN, para los clculos de los porcentajes que se aplican en la
liquidacin de este descuento.

Registra, clasifica y controla los factores deducibles establecidos

por la ley para esta retencin.

Permite realizar un preclculo de los porcentajes a aplicar, para

verificacin y posterior aprobacin.

Genera reporte de pensionados con deducibles vigentes y con

porcentaje de retencin en la fuente.

Resumen
Solicitudes.

Diferencias de liquidaciones antiguas vs valor presente.

Cartera de cuotas partes.

Desprendibles de pago.

Resmenes.

Certificados.

Liquidaciones.

Seguridad social.

De pensionados.

Ingresos.
 Acreedores.

administracin de usuarios y perfiles

Creacin y modificacin de perfiles.

Creacin y modificacin de usuarios y niveles de acceso.

Asignacin de opciones por usuario.