Arquivo - Administração - v.1, n.2 - 1998

arquivo & administraco
s
~~
v. 1, n.2 jul./dez. 1998
SUMRIO
EDITORIAL ................................................................................................. 3
ORGANIZAR ACERVOS PARTICULARES -TAREFA NADA FCIL .. 5

Adriana Xavier Gouveia de Oliveira
INFORMAO ARQUIV~STICA,ESTRUTURA E REPRESENTAO

COMPUTACIONAL .................................................................................. 17
Carlos Henrique Marcondes
SEGURANA EM ARQUIVOS ................................................................ 33

Maria Celina Soares de Mello e Silva
A IMAGEM NA ARQUIVOLOGIA E NA H I S T ~ R I A............................ 47

Maria Leonilda R. da Silva
ARQUIVOS UNIVERSITRIOS REPERT~RIOBIBLIOGRFICO

PRELIMINAR ....................................................................................... 57
Mariza Bottino
GERIR DOCUMENTOS EM PORTUGAL: COMO E PARA QU? ....... 81

Helena Medeiros, Maria Joo Pires de Lima, Maria Jos Fidalgo, Pedro
Penteado e Zlia Gomes.
Arq. & Adm. Rio de Janeiro v. 1 n. 2 p. 1-98 jul./dez. 1998

Copyright O 1998 by Associao dos Arquivistas Brasileiros
Direitos desta edio reservados i EdUFF - Editora da Universidade Federal Fluminense Rua Miguel de Frias, 9 -
anexo - sobreloja - Icara - Niteri - RJ - CEP 24220-000 Tel.: (02 I ) 620-8080 ramais 200 e 353 - Telefax: (02 1)
620-8080 ramal 356
proibida a reproduo total ou parcial desta obra sem autorizao expressa da Editora
Edio de texto : Damio Nascimento
Projeto grfico e editorao eletrnica: Rosalvo Pereira Rosa
Capa: Felipe Teles da Cunha
Reviso: Damio Nascimento e Rita Godoy
Superviso grfica: Kthia M . Pimenta Macedo
I
Coordenao editorial: Darnio Nascimento -9
Catalogao-na-fon te
Arquivo & Administrao I Associao dos Arquivistas Brasileiros - Ano 1, n. O (1972) -

Rio de Janeiro : AAB, 1972 -
v. ;23cm.
Anual
Publicao oficial da Associao dos Arquivistas Brasileiros
1. Arquivo - Peridicos. 2. Administrao - Peridicos. I. Associao dos Arquivistas
Brasileiros
CDD 025.171
Apoio: Escola de Arquivologia da UNI-RIO
UNIVERSIDADE FEDERAL FLUMIRJNSE
Reitor: Luiz Peclro Antunes

Vice-Reitor: Fabiano ela Costa Carvalho
Diretora da EdUFF: Elianei ela Silva e Souza
Comisso Editorial:
Adonia Antunes Prado Maria Cuaclalupe C. Piragibe da Fonseca
Analnaria da Costa Cruz ~~b~~~~K~~~ de ~ i , , , ~
Gilcla Helena Rocha Batista
Heraldo Silva da Mattos Roberto elos Santos Altneicla
ASSOCIAODOS ARQUIVISTAS BRASILEIROS

Membros da Diretoria e do Conselho Editorial
Binio 1997 - 1999
Diretoria Conselho Editorial:
Presidente: Mariza Bottino Mariza Bottirio (Presidente)
Vice-presidente: Luura Regina Xavier Atiamaria da Costa Cruz
I" Secretria: T&ia Maria de Souza Pimenta Bliann Rezende Furtado de Mendona
2" Secretria: Eliana Bnlina Flora Sales Fernanclo Antnio Pires Alves
1"Tesoureira: Maria Celina Soares de Mel10 e Silva Gilda Maria Braga
2"Tesoureiro: Srgio Duayer Hosken Maria lzabel de Oliveira
Maria 1: W Tavares da Costa Fontoura
Marileria Leite Paes
Kosali Fernnndez de Souza
EDITORIAL
Com mais este nmero da Revista Arquivo & Administrao,
a Associao dos Arquivistas Brasileiros - AAB espera estar
contribuindo cada vez mais para o fortalecimento d a
Arquivologia brasileira, uma vez que ela vem desempenhando
um importante papel em prol da arquivstica, j que parte in-
tegrante de sua histria, atuando ativamente em todos os movi-
mentos significativos da rea.
A manuteno da edio deste peridico visa 2 ampliao e

divulgao da literatura especializada e integra a poltica de
publicaes da AAB.
A todos os colaboradores, nossos agradecimentos.
Saudaes arquivsticas,
Mariza Bottino
Presidente da AAB
ORGANIZAR ACERVOS PARTICULARES
-TAREFA NADA FCIL ...
Arquivo Jacques Danon, um estudo de caso.
Adriana Xavier Gouveia de Oliveira

Pesquisadora M AST/CNPq
Resumo
O presente ensaio trata dos procedimentos relacionados com a organizao do
arquivo particular do cientista brasileiro Jacques Danon; enfoca a catalogao de docu-
mentos a partir de trabalho interdisciplinar de historiadores e arquivistas, como parte
do programa recm-iniciado pelo Museu de Astronomia e Cincias Afins (MAST), e
expe a tnue linha divisria entre documentos pblicos e documentos privados
h
Palavras-chave:arquivo privado; direito autoral; interdisciplinaridade.
i-
Introduo
Quando uma historiadora com formao em Direito, leiga em arquivologia, e cujo

nico contato anterior com os documentos havia sido na condio de usuria prope-
se a colaborar na tarefa de organizao de um arquivo particular, algumas dificuldades
surgem de imediato. O objetivo principal deste artigo levantar questes pertinentes a
esta complexa situao.
i?
Longe de qualquer tentativa de generalizao, o que se pretende relatar o traba-
I
lho e os percalos enfrentados ao correr de uma nova experincia implementada no
Departamento de Informao e Documentao do Museu de Astronomia e Cincias
4: Afins, ou seja, a prtica da formao de equipes interdisciplinares de arquivistas e
1 Este artigo, aqui revisado e ampliado, foi originalmente apresentado sob a forma de Comunicao, no
XII Congresso Brasileiro de Arquivologia - IV Encontro Nacional de Arquivos Privados em Joo
Pessoa - PB em Junho de 1998.
Arq. & Adm., Rio de Janeiro, v. 1, n. 2, p. 5-16, jul./dez. 1998 5

historiadores. a fim de organizarem, em conjunto, um acervo documental, cada um
deles contribuindo com os seus conhecimentos especficos.
Anna Amlia Vieira Nascimento - historiadora e ex-diretora do Arquivo do Esta-
do da Bahia - aponta para a importncia de fazer-se a organizao arquivstica, e diz
que somente um fundo de arquivo disposto em arranjos convencionais adequados
1
poder proporcionar uma pesquisa produtiva, um trabalho intelectual metdico e bem
desenvolvido (NASCIMENTO, 1987, p. 55). De acordo com a autora, a pesquisa
histrica feita a partir de uma documentao ainda no-organizada, muitas vezes refle-
te esta fdta de organizao atravs de erros de interpretao, sendo, portanto, necess-
rio haver uma conjugao de esforos para a recuperao da memria histrica, os
trabalhos em conjunto do arquivista e do historiador (NASCIMENTO, 1987, p. 55).
Anna Amlia ressalta ainda que fundamental para o historiador que o arquivo esteja
bem organizado, mas no prev a presena de profissionais de histria desde a primeira
fase da organizao de um arquivo. Ao contrrio, a experincia implementada no Museu
de Astronomia junta historiadores e arquivistas no trabalho de levantamento da docu-
mentao, elaborao de arranjos, formao de dossis, enfim, em todos os passos da
organizao. Desta maneira, o arquivista e o historiador tentam juntos recuperar a
lgica da acumulao do acervo, a qual muitas vezes parece obscura.
O MAST, localizado na cidade do Rio de Janeiro, um instituto de pesquisas do r
CNPq, cuja finalidade estudar, preservar e divulgar a Histria da Cincia no Brasil.
Sendo assim, seu arquivo de carter histrico, tendo como objetivo principal a guarda
e a preservao de documentos referentes i Cincia em nosso pas.
O acervo documental dessa instituio formado basicamente por arquivos
institucionais e por arquivos privados de cientistas brasileiros, que o MAST vem rece-
bendo, seja atravs de doao, ou apenas para fins de organizar a documentao. Na
primeira dessas categorias, destacam-se os documentos do Conselho de Fiscalizao
das Expedies Artsticas e Cientficas no Brasil e o arquivo do CNPq. Dentre os ar-
quivos privados, podem ser citados os de Henrique Morize, de Leopoldo Nachbin, com
*
inventrios publicados e acervos abertos a pesquisas, bem como o de Jacques Danon,
que se encontra atualmente em fase de organizao, e do qual se ocupa este trabalho.
Jacques Abulafia Danon (1924-1989), nascido em Santos e descendente de fran- i
ceses exportadores de caf, foi um dos mais influentes cientistas brasileiros deste scu-
lo. Formado em Qumica pela Universidade do Brasil, logo comeou a trabalhar em
2 A equipe responsvel pela organizao do Arquivo Jacques Danon composta pela historiadora e
advogada Adriana Xavier Gouveia de Oliveira e pcla arquivista Cristiane do Amara1 Quintans.
6 Arq. & Adrn., Rio de Janeiro, v. 1 , n. 2, p. 5-16, jul./dez. 1998

Paris, no Znstitut du Radium, Laboratoire Curie; ao retornar ao Rio de Janeiro, passou
a fazer parte da equipe do Centro Brasileiro de Pesquisas Fsicas - CBPF. Personalida-
de envolvente e carismtica, Danon interessava-se por diferentes reas do conheci-
mento e, alm de ter sido membro de diversas associaes cientficas nacionais e es-
trangeiras, foi diretor do Observatrio Nacional. Entretanto, sem sombra de dvida,
sua atuao principal foi nos campos da fsica e da qumica, tendo sido ele o grande
divulgador da Espectroscopia Mossbauer no Brasil.
A espectroscopia Mossbauer uma tcnica de anlise cuja utilizao possvel
desde que o material a ser observado contenha o elemento Ferro. Assim, atravs deste
mtodo, torna-se vivel a determinao, por exemplo, da composio qumica de
meteoritos, de ligas metlicas ou, em alguns casos, at mesmo a datao de cermicas
arqueolgicas.
Os aproximadamente 9.000documentos que compem o acervo de Jacques Danon,
divididos em documentao textual, iconogrfica, sonora e impressa, foram recebidos
pelo Departamento de Informao e Documentao do MAST para serem organizados
e posteriormente devolvidos ao CBPF. Aps a organizao, devero ser microfilmados,
e ser publicado um inventrio sumrio do arquivo em questo.
Quando o Museu de Astronomia recebeu a documentao de Jacques Danon, ela
apresentava apenas resqucios de organizao. A parte do arquivo originariamente
guardada no CBPF - onde o cientista passou a maior parte da sua vida profissional -
tinha alguma ordenao, estava acondicionada em pastas suspensas dentro de arquivos
de ao, como se fosse um arquivo corrente. Os documentos que estavam no Observa-
trio Nacional, instituto que Danon dirigia i poca de sua morte, apesar de aparente-
mente mais bem tratados (estavam mais limpos) foram colecionados, i primeira vista,
de modo mais catico, possivelmente resultante de particularidades da histria pessoal
de Danon que, em momento algum, se desligou de seu antigo instituto, continuando,
portank, a receber, em seu gabinete de Diretor do ON, correspondnciz relativa i roti-
na dos trabalhos do Centro Brasileiro de Pesquisas Fsicas. Estes papis foram remeti-
dos ao CBPF de uma maneira que demonstrava haverem sido simplesmente retirados
das gavetas, e guardados em caixas para remessa a outra instituio, estando, por
conseguinte, na mais completa desordem.
Aurlio Vianna, Maurcio Lissovsky e Paulo Srgio Moraes de S dizem que a
lgica do arquivo no reside nos documentos, mas na pessoa, o sujeito que os seleciona
e arranja (VIANNA, LISSOVSKY, S, 1986, p. 66). Neste sentido, a lgica interna
do Arquivo Jacques Danon, tal como se encontrava quando foi recebido pelo MAST,
espelhava perfeitamente a personalidade de seu titular... Danon era o esteretipo do
Arq. 8, Adm., Rio de Janeiro, v. 1, n. 2,p. 5-16, jul./dez. 1998 7

cientista: brilhante e totalmente desorganizado. Alm de intelectual conhecido e res-
peitado no Brasil e no exterior, era um bon vivant, e se interessava por todas as novas
descobertas nas reas da cincia e da sociedade em geral. Como habitava a maior parte
do ano fora do pas, fazendo palestras e participando de eventos internacionais, guarda-
va ou deixava em sua mesa de trabalho toda a sorte de papis recebidos, fossem eles
correspondncia pessoal, documentao administrativa, artigos cientficos ou reporta-
gens jomalsticas sobre os mais variados assuntos.
Tal circunstncia j significa tarefa adicional para os organizadores do acervo,
visto que, quando uma documentao se encontra completamente desorganizada, tor-
na-se necessrio um trabalho minucioso para tentar-se localizar evidncias que levem
ao seu possvel ordenamento. Referindo-se a esta hora em que tais evidncias so bus-
cadas, Vianna et al. alertam para o perigo de se desaperceber o modo de acumulao,
de se remanejar rbitas e por conseguinte construir relaes outras, com a imploso
do sentido original (VIANNA, LISSOVSKY, S, 1986, p. 68). No caso especfico de
Danon, provavelmente nem mesmo ele saberia prestar maiores informaes acerca do
sentido original da acumulao.
Descobrir a lgica do colecionador dos documentos: eis a a primeira dificuldade
enfrentada por uma historiadora acostumada a chegar aos documentos quando estes j
esto organizados, prontos a servir de subsdios para pesquisas. Helosa Bellotto diz
que O historiador no analisa o documento: antes, utiliza-o como ponte ao passado,
ou do arquivo i realidade (BELLOTTO, 1991, p.177).
Ao organizar o arquivo de um cientista, alguns problemas aparecem de imediato:

alm das dificuldades habituais encontradas em relao i classificao dos documen-
tos por assunto, o trabalho exige a assessoria de um especialista que traduzao linguajar
cientfico, uma vez que o fato de o titular do acervo estar morto impede que as dvidas
que vo aparecendo ao longo da organizao possam ser sanadas diretamente com
quem produziu ou acumulou a documentao. Traduzidos os jarges da profisso,
resta ainda a barreira idiomtica; no caso do arquivo de Jacques Danon, esse problema
muito evidente, vez que o cientista mantinha correspondnciacom cientistas de todos
os-continentes e no raras vezes se encontram entre os documentos cartas em russo,
grego, japons e at mesmo em chins!
Ultrapassado este primeiro percalo, foi feito o levantamento inicial da totalidade
do acervo, e montado um esboo de arranjo no qual se decidiu que a melhor forma de
espelhar o contedo do acervo textual seria dividi-lo em quatro sries, quais sejam:
Pessoal, Atuao Cientfica, Administrativa e Eventos.
8 Arq. & Adrn., Rio de Janeiro, v. 1, n. 2, p. 5-16, jul./dez. 1998

A srie Pessoal foi formada pela correspondncia estritamente pessoal, diplomas
e currculos do titular. A Atuao Cientljcica de Jacques Danon aparece retratada pela
documentao produzida, e por ele acumulada, ao longo de anos de dedicao ao tra-
balho de pesquisa em diversas reas da cincia, como fsica, qumica, astronomia, ar-
queologia, o estudo de meteoritos e das bactrias magnticas, dentre outros assuntos.
? Os perodos em que Danon esteve i frente do Departamento de Qumica Nuclear
e Fsica Molecular do Estado Slido do CBPF, em que foi membro de diversas institui-
es cientficas, e em que acumulou a direo do Observatrio Nacional com ativida-
des de pesquisa so mostrados na documentao pertencente i srie Administrativa,
onde constam estatutos de associaes e entidades cientficas, correspondncia teste-
munhando a crise enfrentada pelo CBPF quando da sua incorporao ao CNPq, cartas
tratando do intercmbio cientfico com instituies estrangeiras, a respeito da vinda de
pesquisadores para o nosso pas e a ida de Danon para realizar pesquisas no exterior.
Destacam-se tambm documentos tratando dos procedimentos para a publicao de
livros e artigos de Danon, em co-autoria com outros cientistas. A srie Eventos for-
mada por documentos que tratam da participao de Danon em congressos, simpsios,
seminrios e cursos ocorridos no Brasil e no exterior, seja na qualidade de organizador,
seja como palestrante ou professor.
8'
A distribuio da documentao em sries uma tarefa que muitas vezes apresen-
ta dificuldades especficas. Assim, ao comear a leitura e a anlise para a separao
dos documentos, o profissional volta a passar por momentos de dvida. Principalmen-
te ao analisar a correspondncia, comum que ele depare com documentao estrita-
mente pessoal, relativa a questes familiares do titular do arquivo, alm de confidnci-
as feitas por amigos e colegas de trabalho. Este tipo de documento no oferece maiores
dificuldades, e a prtica usual a separao e a devoluo do mesmo aos herdeiros do
titular do arquivo, ou i s pessoas diretamente envolvidas na mencionada documenta-
o. A este respeito, devemos !embrar que, em relao ! arquivos privados, n . 5 ~6
possvel aplicar tabelas de temporalidade ou mesmo descartar documentos. Todos os
*'
acordos e contratos de divulgao devem ser feitos diretamente com os herdeiros e
doadores do acervo.
P Os maiores obstculos para a disseminao das informaes surgem em relao
aos documentos que se encontram no limiar entre o especificamente privado, e o pbli-
co, como o caso de cartas recebidas pelo titular, tratando de assuntos administrativos
e que contm, subsidiariamente, dados pessoais sobre os remetentes.
Neste momento, aparecem dvidas acerca dos aspectos ticos e jurdicos que
embasam a organizao de um arquivo particular, sendo a contribuio de um advoga-
Arq. & Adm., Rio de Janeiro, v. 1, n. 2,p. 5-16, jul./dez. 1998 9

do ou de algum profissional com formao jurdica muito importante. Atravs da mon-
tagem de uma equipe multidisciplinar, apta a destacar novas indagaes i prtica
arquivstica, os responsveis pela organizao de um arquivo privado livram-se de ar-
madilhas traduzidas em questionamentos tais como: a quem pertence o direito sobre a
correspondncia? Pode o remetente de uma carta impedir que informaes ali conti-
das sejam divulgadas, ou perde esta faculdade ao dividi-las com o destinatrio? ?
Iniciando-se a anlise da questo sob o ponto de vista legal, a Lei n. 5.988173,

relativa aos direitos autorais, cita as cartas-missivas dentre as obras intelectuais prote-
*
gidas (art. 6, I), e reserva ao autor o direito moral de conservar a obra indita (art. 25),
e ainda ( ...) o direito de utilizar, fruir e dispor de obra literria (...), bem como o de
autorizar sua utilizao ou fruio por terceiros, no todo ou em parte (art. 29); lembra
a mesma lei que as cartas-missivas no podem ser publicadas sem permisso do au-
tor (art. 33).
Todas estas ressalvas legais dizem respeito ao fato de que, conforme Daniel de
Miranda Fac, advogado especialista em Direito Autoral, a vida exterior das pessoas
pblica, de interesse social, mas a vida interior integra o conceito de vida privada, e
inviolvei nos termos da lei constitucional. Dessa forma, segundo o mesmo autor, ( ...)
o publicista deve observar a finalidade da informao e tentar salvaguardar ao mximo
a privacidade alheia (FAC, 1997, p. 17) e
1;
a informao (...), mesmo quando encontrada em arquivos pblicos, tem de ser pondera-
da , no s20 todos os fatos que podem ser publicitados, mas to somente aqueles neces-
srios ao cumprimento da finalidade de informar o pblico (FAC, 1997, p. 17)
Na verdade, o direito i privacidade uma questo discutida no mundo inteiro e a
intimidade do indivduo resguardada em diversos dispositivos legais, como o caso
da Declarao Universal dos Direitos Humanos, que em seu artigo 12 diz: Ningum
ser sujeito a interferncias em sua vida privada, na sua famlia, no seu lar ou na sua
correspondncia (...). ou do Pacto Internacional dos Direitos Civis e Polticos, segun-
do o qual Ningum ser objeto de ingerncias arbitrrias ou ilegais em sua vidapriva-

I
da, sua famlia, seu domiclio ou sua correspondncia (...).

No Brasil, o direito i privacidade assegurado no inciso X do art. 5 da Constitui-
o: so inviolveis a intimidade, a vida privada, a honra e a imagem das pessoas, i
assegurado o direito i indenizao pelo dano material ou moral decorrente de sua vio-
lao. Assim, pode-se intuir que, se no for pedida a devida autorizao do remetente
da carta e/ou dos herdeiros do titular do arquivo para a divulgao do contedo da
documentao, a instituio responsvel pela organizao e pela guarda dos documen-
tos corre o risco, pelo menos em tese, de sofrer processos legais.

Deve ser ressaltado que o limite entre a vida pblica e a vida privada de um
indivduo uma linha extremamente tnue. Traduzidas em termos jurdicos, as difi-
culdades e as fragilidades inerentes separao entre o que pode ser divulgado e o que
deve ser resguardado so percebidas, por exemplo, na Lei de Imprensa de 1967, quan-
do esta afirma, em seu artigo l, que livre a manifestao do pensamento e a procu-
6 ra, o recebimento e a difuso de informaes ou idias, por qualquer meio, e sem de-
pendncia de censura (...). Entretanto, em muitos casos, este preceito jurdico em
favor da liberdade de expresso vem sendo usado h muitos anos meramente para jus-
V
tificar o desrespeito ao direito vida privada.
Mais recentemente, o Decreto n. 2.134, de 24 de janeiro de 97, veio regulamentar
o acesso aos documentos de carter privado e, em seu art. 8, diz que Sero liberados
consulta pblica os documentos que contenham informaes pessoais, desde que
previamente autorizada pelo titular ou por seus herdeiros.
Finalmente, como um complemento ao citado Decreto, foi publicada em 20 de
fevereiro de 1998 a Lei n. 9.610, que altera, atualiza e consolida a legislao sobre os
direitos autorais. Segundo este novo dispositivo legal, as cartas missivas continuam
b
:
tendo a sua publicao condicionada autorizao do autor, da qual depende tambm a
sua incluso em base de dados, armazenamento em computador, microfilmagem e
;v
demais formas de arquivamento do gnero (art. 29, IX c/c art. 34). O inciso X do
artigo 29 estatui que depende de autorizao prvia e expressa do autor quaisquer
outras modalidades de utilizao existentes ou que venham a ser inventadas. Este
um ponto importante da lei pois, no entender de Gustavo Martins de Almeida,
Diante do meterico progresso tecnolgico, e da habitual incluso, em contratos d e
direito autoral ou de uso de imagem, de clusula que autoriza o uso das obras, inclusive
por modalidades ainda no inventadas, esse dispositivo adquire enorme alcance e rele-
vncia, sendo possvel prever, doravante, a necessidade de reexame de negcios a partir
de novas descobertas de meios de utilizao (ALMEIDA, 1998, p.18).
mais do que recomendvel, portanto, que os contratos de doao ou cesso de
%
acervos sejam cuidadosamente redigidos, para que eventuais lacunas no venham futu-
ramente prejudicar o acesso s informaes e sua divulgao.
9
Deve ser lembrado, neste ponto da discusso, que as informaes pessoais e os
respectivos direitos autorais de que tratamos aqui cabem, em princpio, aos escritores
das cartas recebidas pelo titular do arquivo, o que complica ainda mais a situao, sob
o ponto de vista tico/jurdico, principalmente quando se trata da organizao de um
arquivo de acumulao to recente como o de Jacques Danon, no qual a maior pai-te
dos correspondentes ainda est viva.

Ora, se, por um lado, manda a lei que o titular do arquivo ou seus herdeiros sejam
consultados sobre a liberao do acesso e conseqente divulgao das informaes,
mandam o bom senso e tambm a lei que a documentao seja separada, para que se
localize o remetente, e se pea permisso para tornar pblicos os assuntos. Pergunta-se,
neste momento, se este um procedimento levado a srio e utilizado com freqncia
pelos organizadores do acervo e pelos responsveis pela guarda dos documentos.
Os problemas relativos s cartas hbridas, com contedo simultaneamente admi-
nistrativo e pessoal, no se resumem ao aspecto legal. Do ponto de vista arquivstico,
caso se opte pela divulgao, onde devem ficar essas cartas? Na srie relacionada aos
documentos de temtica pessoal, ou na que trata da documentao de carter adminis-
trativo?
No caso aqui estudado, aplicou-se um critrio bastante simples: quando a corres-
pondncia se referia com detalhes a problemas ocorridos em relao ao trabalho, como
no que concerne s cartas que, tratando da crise enfrentada pelo CBPF, apenas em
sua concluso remetiam a amenidades, foi adotada a prtica de classific-las na Srie
Administrativa; quando o contrrio ocorria, optou-se por arrolar os documentos na
Srie Pessoal.
A partir desta experincia interdisciplinar realizada a propsito da organizao do
arquivo de Jacques Danon, vaie levantar alguns pontos de reflexo. Em primeiro lugar,
interessante notar que o modo de avaliar os documentos varia conforme a experincia
profissional da pessoa encarregada de organizar a documentao. Enquanto o arqui-
vista se preocupa em dar um ordenamento lgico ao acervo, cuidando para que ne-
nhum documento receba mais destaque do que o outro, o historiador tem que se polici-
ar constantemente a fim de eximir-se de enfatizar determinados documentos em detri-
mento de outros. esta uma circunstncia que se explica pela tendncia que o profis-
sional de histria demonstra no sentido de envolver-se diretamente com os fatos e
personagens retratados nos documentos, na medida em que, diversamente do arquivis-
ta, o historiador , ele prprio, um potencial pesquisador/us~iriodaquele acervo. Na
verdade, ao analisar uma documentao, cada historiador tem a sua maneira pessoal de
interpretar e julgar determinada questo; como sabemos, um mesmo evento/doclimen-
to d margem adoo de uma gama variada de pontos de vista. Por outro lado, se
mesmo entre profissionais da mesma rea podem ocorrer divergncias em relao
maneira de selecionar, perceber e apresentar os fatos, o que dizer de profissionais de
campos diferentes, ainda que correlacionados, como o caso de historiadores e arqui-
vistas?
12 Arq. & Adm., Rio de Janeiro, v. 1, n. 2, p. 5-16, jul./dez. 1998

Contudo, ao conviver durante muito tempo com a documentao de um arquivo
pessoa[, o historiador pode vir a desenvolver uma relao de intimidade com as perso-
nalidades estudadas, particularmente com o titular do acervo e, neste sentido, a objeti-
vidade com que se deve analisar a documentao acaba-se diluindo.
Vrios filsofos definem objetivo como aquilo que vale para todos, e no apenas
3
para uma determinada pessoa, e tambm como aquilo que livre de emotividade e ,
por conseguinte, imparcial. Ocorre que, por regra, tanto o conhecimento cientfico,
V
quanto as suas produes so sempre ao mesmo tempo objetivos e subjetivos. So
objetivos no que tange ao objeto a que se referem e do qual devem ser um rejexo
especfico, e so subjetivos no sentido mais geral, por causa do papel ativo do sujeito
que conhece o fato relatado. Assim, a subjetividade est sempre presente no trabalho
do historiador. A este respeito, Adam Shaff escreveu que o sujeito no 6 um aparelho
registrador passivo, mas [que] introduz no conhecimento um fator subjetivo, ligado ao
seu condicionamento social (SHAFF, 1983, p. 83); desta maneira, a subjetividade
pode ser tomada como inerente i produo do conhecimento em geral e do conheci-
mento histrico em particular.
Jacques Le Goff, ao escrever sobre a memria e sobre a forma como alguns acon-
tecimentos permanecem lembrados atravs dos tempos, enquanto outros so conveni-
r entemente esquecidos, apontou para a subjetividade, e disse que os esquecimentos e
os silncios da histria so reveladores desses mecanismos de manipulao da mem-
ria coletiva (LE GOFF, 1984,p. 13). Em vista deste fato, importante ressaltar que, se
a inteno do profissional de histria for a de fazer aflorar de seu texto a verdade
, histrica e evitar desta maneira a manipulao da memria coletiva, a objetividade
deve ser sempre perseguida.
E o que ser esta verdade? Existir uma categoria especial de verdade que deve
ser a utilizada pelos historiadores? Este um problema tipicamente filosfico, no qual
no nos aprofundaremos aqui. De quaiquer modo, pode-se dizer que um juzo vercia-
. deiro quando h uma correspondnciaentre um enunciado sobre o objeto e o objeto em
si. Ento, como disse Schaff, se afirmarmos que o nosso juzo verdadeiro, queremos
dizer com isso que estamos convencidos da conformidade do nosso juzo com o objeto
$ real (SHAFF, 1983, p.93). Eis a mais uma razo para o historiador ser muito cautelo-
so em relao que escreve. Qualquer erro de interpretao das fontes pode fazer com
que se fabrique uma verdade sob medida para satisfazer interesses, sejam eles pesso-
ais, sejam de determinados grupos.
Arq. & Adm., Rio de Janeiro, v. 1, n. 2,p. 5-16,jul./dez. 1998 13

Para evitar este tipo de problema, os positivistas preconizavam uma histria des-
critiva, restrita ao relato dos fatos e, por isto, considerada objetiva. Ocorre que nos dias
de hoje no crvel que qualquer cientista social seja capaz de obedecer a esta regra.
Por outro lado, Shaff afirmou tambm que
pressupe-se que o historiador, na qualidade de sujeito que conhece, capaz de impar-
cialidade no s no sentido corrente, quer dizer, capaz de superar diversas emoes,
fobias e predilees quando tem de apresentar acontecimentos histricos, mas tambm
de ultrapassar e rejeitar todo o condicionamento social da sua percepo destes aconte-
cimentos (SHAFF, 1983, p. 102).
Por tudo isso, ressalta-se que, apesar de a subjetividade ser inerente ao trabalho
do historiador o seu excesso deve ser combatido no sentido de diferenciar a histria da
fico.
De qualquer forma, tornar-se ntimo dos personagens e dos fatos histricos repre-
senta, alm de um grande prazer para o estudioso, e mesmo para o leitor que desfruta de
um texto agradvel, um grande perigo para o historiador-arquivista. O risco de fazer
juzos de valor sobre o acervo, por exemplo, procurando esquecer em um recndito
qualquer do arquivo documentos que possam desabonar a conduta do titular do arqui-
vo ou de pessoas citadas na documentao, ou seja, ao se tentar resguardar a imagem
do personagem histrico se pode, sem que este seja o objetivo inicial, estar fabricando
outro.
Neste sentido, o fato de a equipe de trabalho ser formada por uma historiadora e
uma arquivista diminui riscos decorrentes do subjetivismo, j que possibilita uma es-
pcie de fiscalizao mtua e constante do trabalho. Por conseguinte, apesar de todas
as dificuldades enfrentadas em relao ii organizao de um arquivo particular aqui
mencionadas, a prtica de trabalho conjunto e interdisciplinar neste campo vem-se
mostrando totalmente vlida uma vez que, ao ajudar na organizao de um arquivo
particular, o historiador funciona como um leitor privilegiado pois, ao ter contato
direto com os documentos ainda em estado bruto, utiliza sua experincia de pesquisa
e complementa o trabalho do arquivista, montando dossis com descries que possam
dar pistas seguras do contedo da documentao e subsdios para a futura elaborao
de artigos e monografias. O arquivista, por sua vez, ao trabalhar juntamente com o
historiador, tem a oportunidade de ver a documentao inserida em um contexto hist-
rico o que, por um lado, facilita a identificao e o arranjo dos documentos; e, por
outro, fornece uma idia imediata da aplicabilidade do trabalho de organizao
arquivstica. No se pode esquecer, contudo, que, principalmente ao se tratar da orga-
nizao de arquivos privados, o trabalho tanto do historiador, quanto do arquivista

."
deve contar com a assessoria de um especialista em direitos autorais, no sentido de

preservar a intimidade das personagens envolvidas na documentao, caso este seja o
desejo delas. Tudo isso s vem provar que, quando o arquivista, o historiador e o advo-
gado trabalham em conjunto, a organizao do arquivo s tem a ganhar.
Abstract
The present essay deals with procedures related to the organization of the Brazilian
cientist Jacques Danon's private archive. It focuses the interdisciplinarian work of
historians and archivologists as part of the riewly adopted program of the Museu de
Astronomia e Cincias Afins (MAST), and it shows the thin edge between public and
private documents.
Keywords: copywrite; interdisciplinarian work; private archive.
Referncias bibliogrficas
ALMEIDA, Gustavo Martins de. Algumas inovaes e controvrsias na nova lei do

direito autoral. Tribuna do Advogado, Rio de Janeiro, n. 345, p. 18, mar. 1998.
BELLOTTO, Helosa Liberalli. Problemtica atual dos arquivos particulares. Arquivo
& Administrao, Rio de Janeiro, v. 6, n. I , p. 5-9, jan./abr. 1978.
.Arquivos permanentes: tratamento documental. So Paulo : T.A. Queiroz,
1991. 198 p.
BRASIL. Lei n. 5.250, de 9 de fevereiro de 1967. Lei de Imprensa.
BRASIL. Lei n. 5.988, de 14 de dezembro de 1973. Regula os direitos autorais e d
outras providncias. Dirio Oficial [da Repblica Federativa do Brasil], Braslia,
DF, p. 12993, 18 dez. 1973. Seo 1.
BRASIL. Constituio da Repblica Federativa do Brasil: promulgada em 5 de outu-
bro de 1988. Organizao dos textos, notas remissivas e ndices por Juarez de Oli-
veira. 8 ed. So Paulo : Saraiva, 1993. 178 p.
BRASIL. Decreto n. 2.134, de 24 de janeiro de 1997. Regulamenta o art. 23 da Lei n.
8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispe sobre a categoria dos documentos pbli-
Arq & Adm , Rio de Janeiro, v. 1, n 2, p. 5-16, jul /dez 1998 15

cos sigilosos e o acesso a eles, e d outras providncias. Dirio Oficial [da Repbli-
ca Federativa do Brasil], Braslia, DF, n. 18, p.1435-1436,27 jan. 1997. Seol.
BRASIL. Lei n. 9610, de 19 de fevereiro de 1998. Altera, atualiza e consolida a legis-
lao sobre direitos autorais e d outras providncias. Dirio Oficial [da Repblica
Federativa do Brasil], Braslia, DF, n. 36, p. 3-9, 20 fev. 1998. Seo 1.
FAC, Daniel de Miranda. Os direitos & imagem e 21privacidade em contraposio ao
direito do pblico 6 informao, dentro do novo cenrio tecnolgico. In: SEMIN-
RIO O ARQUIVO A INFORMAO E A LEI. Rio de Janeiro, 1997.20 p. ,
LE GOFF, Jacques. Memria. In: ENCICLOPDIA Einaudi. Porto : Imprensa Nacio-
nal-Casa da Moeda, 1984. V. 1 : Memria e Histria, p. 11-50.
NASCIMENTO, Anna Amlia Vieira. Tratamento de fontes e reconstituio histrica a
partir de acervos arquivsticos. Acervo, Rio de Janeiro, v. 2, n. 2, p. 55-62, jul./dez.
1987.
POMIAN, Krzysztof. Coleco. In: ENCICLOPDIA Einaudi. Porto : Imprensa Na-
cional-Casa da Moeda, 1984. V. 1: Memria e Histria, p. 51-86.
SCHAFF, Adam. Histria e verdade. So Paulo : Martins Fontes, 1983. 3 17 p.
SCORZELLI, R. B., AZEVEDO, I. Souza, SAITOVITCH, E. Baggio .(Ed.). ti
Memorabilia: Jacques Danon - Essays on interdisciplinavy topics in natural
sciences. Paris : Frontiers, 1997. 300 p.
VIANNA, Aurlio, LISSOVSKY, Maurcio, S, Paulo Srgio Moraes de. A vontade
de guardar: lgica da acumulao em arquivos privados. Arquivo & Administrao,
Rio de Janeiro, v. 10-14, n. 2, p. 62-76, jul./dez. 1986.

INFORMAO ARQUIVSTICA, ESTRUTURA E
REPRESENTAO COMPUTACIONAL
Carlos Henrique Marcondes

i (rnarcondes@ ax .apc.org)
Departamento de Documentao. Universidade
Federal Flurninense
3
Resumo
So discutidos estruturao e representao de documentos e agrupamentos de
documentos de arquivo no espao computacional. Para isso, so examinados os funda-
mentos tericos e prticos da representao. Com base no princpio da provenincia,
identificam-se os componentes de representao de informaes arquivsticas, como
se estruturam e como se relacionam. Usa-se como paradigmas a norma Znternational
.. General Standard Archive Description - ISAD(G), de descrio arquivstica e o Mo-
delo Entidades-Relacionamentos para a criao de um modelo conceitual de informa-
es de um ambiente de arquivos. So ressaltadas as Caractersticas estruturais e gen-
3 ricas do modelo. Bancos de dados Relacionais so sugeridos como ferramentas para
representao do modelo de informaes arquivsticas no espao computacional.
Palavras-chave:informao arquivstica; representao; norma ISAD(G); modelagem;

automao; bancos de dados.
Introduo
A teoria e a prtica arquivsticas voltam ... amide para o problema de criar ins-
f l trumentos como catlogos, guias, ndices, inventrios, com a finalidade de facilitar a
pesquisa e o acesso a documentos e identificar e/ou propor agrupamentos e estruturas
para conjuntos de documentos. Na organizao destes instrumentos, so inerentes ques-
t' tes relacionadas a estruturao, organizao e representao de documentos. Docu-
mentos de uma biblioteca so representados, tanto em catlogos manuais quanto em
informatizados, ou em bases de dados, segundo normas e padres h muito estabeleci-
dos, como o CCAA2 (Cdigo de Catalogao Anglo-Americano, 1985), formatos bi-
bliogrficos como o CALCO, LILACS, MARC (ROBREDO, 1994) etc. so reunidos e

agrupados por esquemas de classificao e indexao, que levam em conta suas seme-
lhanas de contedo, critrios estes referendados principalmente pelo seu uso por uma
comunidade de usurios, segundo o olhar desta. Os documentos de biblioteca permi-
tem assim vrias leituras com o objetivo de index-10s. Acrescente-se a isso que as
metodologias de indexao ps-coordenadas permitem formar agrupamentos ad hoc
de registros de documentos de um catlogo de biblioteca automatizado segundo crit- T
rios basicamente temticos.

A questo que motivou este trabalho a seguinte: que caractersticas intrnse-
<
cas, estruturais, ? informao
i arquivstica, devem ser consideradas na escolha de um
sistema automatizado de gesto de documentos? Documentos de arquivo tambm po-
dem ser indexados por assunto usando metodologias ps-coordenadas.Mas, alm dis-
so, independentemente de seus contedos enquanto suportes de informao e conheci-
mento nos processos comunicacionais de uma organizao, documentos de arquivo
esto (pr)vinculados, a partir da prpria pragmtica de sua criao e uso, ao princpio
da provenincia. Cada vez mais o computador, associado a outras tecnologias de infor-
mao, tem sido usado como instrumento privilegiado para manipular informaes.
Naturalmente, estas caractersticas intrnsecas aos documentos arquivsticos devem ser
levadas em considerao, quando se tenciona representar documentos de arquivo no
espao computacional. Elas se constituem em requisito importante na seleo de siste-
mas automatizados de gesto de documentos. r,
A partir desta condicionante, este trabalho discute caractersticas especificas de

descrio e tipos de relacionamentos entre documentos de arquivo com o objetivo de
buscar metodologias de representar sistemas de documentos em ambiente
computacional. A norma Znternational General Standard Archive Description -
ISAD(G), de descrio arquivstica, tomada como ponto de partida para derivar
representaes para documentos e para agrupamentos de documentos. O Modelo Enti-
dades-Relacionamentos, um formalismo originrio da cincia da computao para
modelar objetos da realidade com o objetivo represent-los em bancos de dados
coniputacionais, utilizado como paiadigma para a idcnti ficao dc cntidades e dos
diferentes tipos de relacionamento entre documentos e agrupamentos de documentos
num ambiente de arquivos.
%
Uma vez identificados representaes e tipos de relacionamentos tpicos num
ambiente de arquivos, isto , uma vez criado um modelo, so ento avaliadas as carac-
tersticas de ferramentas computacionais-programas aplicativos, sistemas gerenciadores
de bases de dados - capazes de represent-los num ambiente computacional.

O trabalho tem a seguinte estrutura: aps esta introduo, na segunda parte so
discutidos os fundamentos cognitivos da representao, os paradigmas tecnolgicos da
representao de documentos num ambiente computacional e a construo de repre-
sentaes de documentos a partir da norma ISAD(G) de descrio arquivstica; na ter-
ceira parte, aps uma introduo ao Modelo Entidades-Relacionamentos, os relaciona-
. mentos entre documentos identificados na segunda parte so cotejados com aqueles
propostos pelo Modelo Entidades-Relacionamentos com o objetivo de se criar um
modelo de um ambiente de arquivos; a quarta parte examina os tipos de formalismo
v
diretamente computacionais, os sistema gerenciadores de bases de dados relacionais,
capazes de representar tanto documentos e seus agrupamentos quanto os diferentes
relacionamentos entre eles; na quinta parte so apresentadas as concluses.
Representao de informaes arquivsticas

Representar sempre foi uma atividade fundamental num ambiente de arquivos.
De to corriqueira e aparentementeto natural, esquece-se de pens-la, de discutir seus
fundamentos tericos e cognitivos. Ao se organizar documentos de arquivos em fun-
dos, sries e unidades documentais, ao se criar instrumentos de pesquisa como guias,
ndices, inventrios, est-se envolvido em atividades de organizao, estruturao e
, representao de informaes. Estas atividades tornam-se ainda mais importantes a
partir do aporte do computador, a mquina por excelncia para manipular representa-
es.
Por que se representa? Por que e para que um arquivista ou bibliotecrio cria um
ndice? Que mecanismos cognitivos esto envolvidos no processo de representao?
Segundo Rumelhart, Smolensky e McLelland, citados por Pierre Lvy (1993, p. 157),
as trs grandes capacidades cognitivas do ser humano seriam perceber, imaginar e
m ani pu 1ar.
Discutindo a capacidade de imaginar, Lvy (1993, p. 157) afirma que:
imaginar, ou fazer simulaes mentais do mundo exterior, um tipo particular d e per-
cepo, desencadeada por estmulos internos. Ela nos permite antecipar as conseqnci-
as de nossos atos. A imaginao a condio da escolha ou da deciso deliberada: o que
d
aconteceria se fizssemos isto ou aquilo? Graas a esta faculdade ns tiramos partido d e
nossas experincias anteriores. A capacidade de simular o ambiente e suas reaes tem,
certamente, um papel fundamental para todos os organismos capazes de aprendizagem.
A condio para se imaginar, ou fazer simulaes mentais do mundo exterior,
desenvolver algum tipo de representao mental deste. O pensamento e sua
Arq. & Adrn., Rio de Janeiro, v. 1, n. 2, p. 17-32, jul./dez. 1998 19

materializao na linguagem tem sido este mecanismo. Representa-se para manipular,
primeiro na mente e depois na realidade. Cognitivamente, a representao substitui O
objeto representado em diversos processos de manipulao. A cincia que estuda OS
sistemas de significao, a que inerente a noo de representao, a Semitica.
Morris (1976, p. 14) assim formula as relaes semiticas entre significao e repre-
sentao: em semiose, alguma coisa explica outra mediatamente, isto , mediante uma *
terceira.
Para o homem primitivo, a representao tinha poderes mgicos, sua manipula- +
o era capaz de interferir na realidade. Est comprovada a realizao de diversos ritu-
ais mgicos antecedendo as caadas, diante das pinturas das cavernas pr-histricas
que retratavam animais dos quais o homem primitivo tirava seu sustento. Nestas ceri-
mnias, os caadores atingiam as pinturas dos animais com lanas e chuos, na certeza
de que a magia da representao cerimonial traria boa sorte na caada real; os animais
seriam l tambm atingidos, abatidos e proveriam o sustendo do grupo.
Tambm o caipira i beira de um caminho no interior, quando perguntado sobre a
direo de determinado lugar, traa na poeira do cho um mapa tosco, uma representa-
o, para indicar o caminho. Criamos ndices em arquivos e bibliotecas fundamental-
mente para encontrar neles a informao que desejamos, para encontrar os subsdios
para localizar o documento numa determinada estante, prateleira ou caixa. Manipula-
a
mos estas representaes to tpicas dos procedimentos arquivsticos e bibliotecrios
com a mesma lgica do caipira: mais fcil manipular a representao, mais econo-
mico, poupa-se mais energia ao faz-lo, que manipular diretamente a prpria realida-
de.
O computador, enquanto ferramenta cognitiva, trouxe uma ampliao gigantes-
ca do nosso potencial de manipular representaes. Na verdade, isto que se faz quan-
do se desenvolvem representaes computadorizadas para documentos num arquivo,
formadas, por exemplo, por campos como nmero do documento, data de criao, tipo
de documento, setor que emitiu o documento e assunto.
Uma catlogo automatizado, a primeira e mais tpica aplicao de automao de
bibliotecas ou de arquivos, se constitui num conjunto de representaes de documen-
tos, na forma de registros de um arquivo, mantidos ordenados segundo critrios famili-
ares aos usurios, o critrio cronolgico ou o critrio alfabtico, por exemplo, de modo
que se torna fcil manipul-lo (percorr-lo) para encontrar a informao desejada. Esta
facilidade, ou o quanto de energia este instrumento poupa ao usurio, deve-se no s i
estrutura organizativa do conjunto de representaes - seu ordenamento, por exemplo
- quanto aos subsdios inferenciais e dedutivos que as prprias representaes forne-

cem ao usurio em relao aos documentos que eles representam. Estes subsdios esto
relacionados ao grau de analogia entre documento e sua representao (WIESER, 1972,
p. iS), devendo permitir ao usurio decidir com base na representao se do seu
interesse acessar e consultar o prprio documento.
. Descrevem-se ou representam-se objetos agrupando-os em classes e selecionan-
do traos ou atributos comuns a toda classe de objetos, conforme ensinaDahlberg (1978,
p. 102):
* Mas s possvel proceder a esta decomposio do conceito coletando-se os enuncia-
dos verdadeiros que sobre determinado objeto se pode formular... Cada enunciando
apresenta (no verdadeiro sentido da predicao) um atributo predicvel do objeto que,
no nvel do conceito, se chama caracterstica.
O paradigma da representao, tal como descrito anteriormente, sob a forma de
campos de arquivo computacional, fundamental em manipulaes tpicas de identifi-
cao, avaliao e localizao de documentos em ambiente de arquivos. Para maior
preciso, cada campo ou elemento de dado que conste da representao de um objeto
deve ser descrito, conforme recomendado na norma ISOAEC 11179-3 (1994), em ter-
mos de: nome, definio, obrigatoriedade (obrigatrio, opcional, condicional), tipo de
dado (alfabtico, alfanumrico, inteiro, real), tamanho, valor default, valores permiti-
1 dos e comentrios.
Mesmo em paradigmas tecnolgicos mais sofisticados de gesto de documentos
em ambiente computacional, como digitalizao de documentos ou documentos
hipertextos ou hipermdias em ambientes como a Internet, que no foram pensados
nem concebidos tendo em vista o suporte papel, algum tipo de representao funda-
mental como complemento capaz de permitir a identificao e localizao desses do-
cumentos.
O projeto de norma ISAD(G) apresenta a proposta de uma lista de elementos de
descrio que deveriam servir, entre outras coisas, para "assegurar a criao de descri-
.> es coerentes, apropriadas e inteligveis por si mesmas". Neste sentido, ela tenta siste-
matizar e padronizar a prtica que vem sendo desenvolvida por arquivos em todo o
mundo. Os elementos de descrio esto organizados em reas de descrio. As reas
u' propostas so: de meno de identidade, de contexto e contedo, de acesso e utilizao,
de materiais relacionados e de notas.
Mais do que uma lista de elementos de descrio linear, a norma ISAD(G) reve-
la a existncia de agrupamentos de documentos, como na definio de fundo, srie e

pasta. Outros autores chamam a ateno para a caracterstica de conjunto dos docu-
mentos de arquivo: como por exemploPAJ3 (1991, p. 3), que afirma: a Biblioteconomia
trata de documentos individuais e a Arquivologia de conjuntos de documentos. E
ainda destaca como caracterstica dos arquivos o carcter orgnico que liga o docu-
mento aos outros do mesmo conjunto (PAES, 1991, p. 4). Alm de identificar os
conjuntos, a norma chama a ateno para a existncia de relacionamentos entre docu-
mentos e agrupamentos de documentos, atravs do conceito de nivel de descrio e
pela presena, entre os elementos de descrio, da rea de materiais relacionados.
.
A lista de elementos de descrio deve ser aplicada segundo o conceito de nivel
de descrio, obrigatrio segundo a norma, que definido como a posio da unidade
de descrio na hierarquia dofundo. A definio deste elemento de descrio mostra
como exemplos de nveis de descrio: sries, subsries, pastas, itens. Este conceito
subjacente ao uso de qualquer elemento de descrio, como se pode ver nos exemplos
do elemento Ttulo: a se fala em Ttulo em nvel de fundo,Ttuloem nvel de subdi-
viso do fundo, Ttulo em nvel de srie, Ttulo em nvel de pasta.
A rea de materiais relacionados serve para identificar relaes do tipo original-

cpia, a existncia de unidades de descrio relacionadas ou de documentao com-
plementar.
Estas relaes so pelo menos de dois tipos. A norma ISAD(G) menciona expli-
citamente: A natureza da unidade de descrio mais ampla, o fundo, tal que na
maioria dos casos formada de partes. Ou ento: A soma de todas as descries
assim obtidas, estruturadas hierarquicamente, segundo o exposto no modelo includo
no Apndice, representa o fundo e aquelas partes que foram descritas. E ainda As
descries resultantes se apresentam em uma relao hierrquica de parte-todo que vai
do nvel mais atnplu (fundo) a12 o mais especfico. As relaes hierrquicas, confor-
me identificadas aqui, so ainda claramente ilustradas pelo modelo apresentado no
Apndice da norma, conforme a Figura 1.
3

Figura 1
MODEL OF TWE LWELS OF ARRANGEMENT QF A FQNIS

Alm das relaes hierrquicas, as relaes mencionadas na rea de materiais
relacionados identificam relaes horizontais entre documentos e/ou agrupamentos de
documentos.
Como se pode depreender pelo exposto acima, documentos e agrupamentos de
documentos num ambiente de arquivo nunca esto isolados, mas mantm entre si rela-
*.
es permanentes, orgnicas, em funo de sua procedncia, de tipo hierrquico: fun-
dos contm sries, estas contm eventualmente subsries e estas contm unidades do-
cumentais. Eventualmente ocorrem tambm entre eles relaes horizontais, como as O
exemplificadas. Qualquer sistema de representao de documentos e de agrupamentos
de documentos deve ento buscar representar tambm estas relaes.
Entidades e relacionamentos num ambiente de arquivos

O modelo conceitual Entidades-Relacionamentos (E-R), proposto por Chen
(1976), um formalismo originrio da cincia da computao que enderea o proble-
ma de modelar conceitualmente situaes do mundo real como uma etapa necessria
para bem represent-las no espao computacional, em bancos de dados. Segundo a
prpria proposta do Modelo E-R, o problema de representar objetos no espao
computacional, pela sua complexidade, deve ser dividido em duas grandes etapas: pri-
*i
meiro, a situao-problema e os objetos que a compem devem ser compreendidos,
sem cogitar de qualquer restrio de implementao computacional, como espao em
disco, tamanho de arquivos, seu ordenamento, rapidez em resolver consultas etc. Suas
regras de funcionamento, seus estados possveis, seu ciclo de vida, as relaes que
mantm entre si, em suma, a situao-problema deve ser conceitualizada completa-
mente, antes de se cogitar em sua implementao computacional, da a origem do nome
modelo conceitual.
Num segundo momento, uma vez conceitualizada e formalizada a situao-pro-
blema, trata-se agora de represent-la no espao computacional. Neste momento, en-
tfam em cena todos os constrangimentos e compromissos inerentes ao espao .
computacional, como tamanho e tipo de campos, ndices de acesso etc, deliberadamente
postergados na etapa anterior.
9
O Modelo E-R um formalismo de representao grfico: seus elementos bsi-
cos so entidades, relacionamento e atributos, de entidades ou de relacionamentos.
Qualquer objeto da realidade a ser modelado, uno, indivisvel e sobre o qual, com o
esforo de modelagem, deseja-se guardar informaes, uma entidade. As informa-
es sobre uma entidade so seus atributos. Entidades tambm mantm entre si relaci-

onamentos, qualquer tipo de ligao significativa para efeito da situao-problema a
ser modelada. A representao grfica dos trs elementos consiste em retngulos para
entidades, losngulos ligados por linhas entre entidades e relacionamentos, e linhas
saindo de entidades ou de relacionamentospara os atributos das entidades e dos relaci-
onamentos.
- Os relacionamentos no Modelo E-R podem ser de trs tipos: o relacionamento
um-para-um( I : ] na notao do modelo) existe por exemplo, entre um departamento e
seu gerente (gerentes chefiam departamentos);relacionamentos um-para-muitos ( I :N)
r
existem, por exemplo, entre um departamento e seus funcionrios (funcionrios esto
alocados a departamentos); e relacionamentos muitos-para-muitos (N:M), como por
exemplo entre fornecedores e produtos (fornecedores fornecem vrios produtos e pro-
dutos so fornecidos por mais de um fornecedor simultaneamente). Descrio detalha-
da do Modelo E-R em portugus pode ser encontrada em Setzer (1986). Um exemplo
de situao modelada com o Modelo E-R pode ser visto na Figura 2.
Figura 2
Elementos constituintes do Modelo Entidades-

Relacionamentos
rn ependentes Nome
Sexo
N 1 N
Projetos
/ \
/ \
Nome Cronog
\
dome Sigla

Relacionamentos hierrquicos como os identificados num ambiente de arquivos
so relacionamentos de tipo um-para-muitos do Modelo E-R. Relacionamentos hori-
zontais podem ser relacionamentos de tipo um-para-um do Modelo E-R, como por
exemplo entre uma cpia e seu documento original, ou um-para-muitos como entre um
documento e suas diversas cpias ou muitos-para-muitos com entre documentos rela-
cionados.
A Figura 3 ilustra o que foi discutido no subttulo Representao de informa-
es arquivsticas, aplicado a um ambiente de arquivos, segundo o Modelo E-R. O
*
modelo de informaes arquivsticas obtido deliberadamente simplificado; nele fal-
tam diversos atributos tanto dos fundos, das sries, como das unidades documentais.
Procurou-se to-somente destacar nele a caracterstica hierrquica estrutural dos rela-
cionamentos entre fundos, sries e unidades documentais.
Figura 3
Modelo Entidades-Relacionamentospara um
ambiente de arquivos
Descrio
Fundos
D atas-limite
, *+;
Descrio
Sries
Datas-limite
o m p ost
A s s m t os Ind ex ar Uridades Quantidades

Docimentais
\ --,criqo
Des
Des criqo
26 Arq. 8. Adm., Rio de Janeiro, v. 1, n. 2, p. 17-32, jul./dez. 1998

Ferramentas de software para manipulao de informaes
No nvel conceitual, os relacionamentos hierrquicos ou um-para-muitos exis-
tentes num ambiente de arquivos requerem a identificao de ferramentas
computacionais capazes de represent-los. Uma destas ferramentas o sistema
gerenciador de bancos de dados - SGDBs -que segue esquema relacional. Este tipo de
SGBD foi primeiro proposto por E. E Codd, um pesquisador da IBM, em 1970 (CODD,
1970). Esta ferramenta, na qual a representao de relacionamentos tem um papel des-
t tacado, embora no seja a nica possvel, vai ser tomada como paradigma para desta-
car a importncia da representao dos relacionamentos num ambiente de arquivos.
O esquema relacional voltado para o problema de representar entidades e rela-
cionamentos, no mais no espao conceitual, mas no espao computacional. Conjuntos
de entidades so representadas por arquivos no formato de tabelas, cujas colunas repre-
sentam atributos da entidade sob a forma de campos e cujas linhas ou registros do
arquivo representam cada instncia ou ocorrncia da entidade.
Modelar computacionalmente relacionamentos um problema central de
implementaode qualquer situao num banco de dados. Antes do esquema relacional,
registros de arquivos computacionais representando entidades eram relacionados com
outros registros armazenando neles o endereo em disco do registro relacionado. Esta
f
tcnica foi utilizada nas primeiras implementaes de SGBDs, os chamados modelos
de bancos de dados hierrquicos e em rede. Mas ela logo se mostrou onerosa e compli-
cada, pois qualquer realocao dos arquivos em disco implicava atualizao de todos
os registros cio banco de dados. Atualmente, os SGBDs mais avanados seguem o mo-
delo relacional.
No esquema relacional, ao invs de serem armazenados hermticos endereos
em disco dos registros relacionados, so armazenados num registro campos adicionais
contendo atributos que identificam as entidades representadas pelos registros que se
deseja relacionar. Codd (1 97 1, p. 380) expressa assim o mecanismo de implementao
o de relacionamentos no Modelo Relacional:
Um requisito comum que elementos de uma relao faam um referncia cruzada com
elementos desta relao ou de outras ... Chamaremos a um domnio (ou combinao d e
domnios) de uma relao R de chave estrangeira se no for a chave primhria de R mas
sim se seus elementos forem valores da chave primaria da relao S (a possibilidade d e
que S e R sejam idnticas no excluda).
Assim, o registro dos dependentes de funcionrios de uma empresa vai conter um
campo adicional (chamado na terminologia do Modelo Relaciona1 de chave estrangei-

ra) matrcula do responsvel, relacionando cada registro de um dependente com O
registro do funcionrio responsvel pelo dependente.
A implementao computacional segundo o Modelo Relaciona1 do ambiente de
informaes arquivsticas obtido na Seo 3 pode ser visto na Figura 4.
Figura 4
lmplementao em um SGBD Relaciona1 da

modelagem do ambiente de arquivos
~Od-Srie Cod-Fundo Descrio Datas-limite

-
Tabela UNIDADES DOCUMENTAIS
Cod-Assunto Descrio

Outras ferramentas e produtos de gerenciamento de documentos para ambiente
Windows usam algum tipo de mecanismo equivalente aos relacionamentos do Modelo
E-R, agrupando documentos, por exemplo, segundo metforas visuais ou cones, em
arquivos compostos de gavetas, por sua vez compostas de pastas.
.
Concluses
. Representar e manipular representaes so atividades bsicas e fundamentais

da prtica arquivstica. A tecnologia da informao, especialmente os computadores,
vem tendo emprego crescente na gesto de documentos, para alm do paradigma da
simples representao, com tecnologias como digitalizao de documentos em papel e
documentos diretamente digitais. Em todos estes paradigmas, representar documentos
continuar sendo essencial. A necessidade de organizar, identificar e localizar em meio
digital e em nmero cada vez maior documentos relevantes que a tecnologia da infor-
mao disponibiliza para acesso praticamente instantneo justifica a busca de melho-
res metodologias, formalismos e ferramentas de representao.
Num ambiente de arquivos, mais que representar os prprios documentos, como
numa biblioteca, essencial representar os relacionamentos entre documentos e agru-
7 pamentos de documentos. O tipo de relacionamento predominante num ambiente de
arquivos o hierrquico. O modelo conceitual E-R uma metodologia de planejamen-
to, concepo e modelagem de problemas em geral que pode ser aplicada a ambientes
de arquivo, permitindo desenvolver um modelo semanticamente rico, fiel i situao-
problema original e fcil de ser interpretado por um usurio no-especializado em
informtica. Sua capacidade de modelar relacionamentos o torna particularmente inte-
ressante para representar ambientes de arquivos, onde documentos e agrupamentos de
documentos so naturalmente inter-relacionados e onde predominam relacionamentos
do tipo hierrquico, oli um-para-muitos.
c
SGBDs relacionais, por sua vez, so uma das ferramentas computacionais capa-
zes de representar de maneira mais natural relaes de tipo hierrquicas e de outros
tipos existentes num ambiente de arquivos. Estas ferramentas conseguem representar
B no somente estes tipos de relacionamentos, como tambm, de um modo geral, tm
mecanismos capazes de garantir a semntica e a integridade de um relacionamento,
isto , que uma dada entidade se relacione com outra entidade que tenha existncia
real, ou seja, que esteja tambm representada no espao computacional.

Abstract
Structure, representation and grouping of archive documents in the computational
space are discussed. The theoretical and practical principles of representation are
examined. Based on principle of provenance the components of representation of archive
information, its structucture and relations are identified. The General International
Standard Archive Description - ISAD(G) and the Entity-RelachionshipModel are used
as paradigms for the development of a conceptual model of information of an archive
environment. The structural and generic features of the model are emphasied.Relational
data bases are suggested as tools for representation of the model of archive information
in the computational space.
Keywords: archive information; represetation; ISAD(G) strandard; modeling;

automation; data base.
CODD, Eugene F. A relational model of data for large shared data banks. Comm. ACM,
v. 13, n. 6, p. 377-387, June 1970. D
CDIGO DE CATALOGAO ANGLO-AMERICANO. Coordenado por Michel

Gorluak e Paul Winkler. Traduo brasileira sob a responsabilidade da Comisso
Brasileira de Documentao de Processos Tcnicos da FEBAB. 2. ed. So Paulo :
FEBAB, 1983-1985.2 V.
CHEN, Peter P.S. The entity-relationship model : towards a unified view of data. ACM
Trans. Database Systems, v. 1, n. 1, p. 9-36, Mar. 1976.
DAHLBERG, Ingetraud. Teoria do conceito. Ci.Znf., Braslia, DF, v. 7, n. 2, p. 101-
107, 1978.
MORRIS, Charles W. Fundamentos da teoria dos signos. Rio de Janeiro : Eldorado
Tijuca ; So Paulo : EDUSP, 1976.92 p.
INTERNATIONAL COUNCIL OF ARCHIVES. Znternational General Standard
Archive Description - ISAD(G). Ottawa, 1994. (Disponvel na verso em ingls em
http://www.archives.ca/ica/cds/isad(g)e. html).

ISO/IEC 1 1 179-Information technology - Specification and standardization of data
elements - Part 3 : Basic attributes of data elements. ISO : 1994.(Disponvel em
http://speckle.ncsl.nist.gov/-ftp/x318/11179/11179-3.txt).
LVY, Pierre. As tecnologias da inteligncia : o futuro da inteligncia na era da
informtica. Rio de Janeiro : Ed. 34,1993.203 p.
*
PAES, Marilena Leite. Arquivo : teoria e prtica. Rio de Janeiro : Ed. da FGV, 1991.
162 p.
1
ROBREDO, Jaime, CUNHA, Murilo Bastos. Documentao de hoje e de sempre : uma
abordagem informatizada da biblioteconomia e dos sistemas de informao. So
Paulo : Global, 1994.400 p.
SETZER, WALDEMAR. Projeto lgico e projetofisico de bancos de dados. Belo Ho-
rizonte : 1986.289 p. (Texto do curso de mesmo nome apresentado na V Escola de
Computao, realizada na UFMG).
WISER, Wolfgang. Organismos, estruturas, mquinas :para uma teoria do organismo.
So Paulo : Cultrix, 1972.134 p.

SEGURAMA EM ARQUIVOS*
Maria Celina Soares de Mello e Silva
Museu de Astronomia e Cincias AfinsKNPq
Chefe do Servio de Arquivo
Resumo
O artigo apresenta uma anlise dos resultados do projeto coordenado pelo Museu
c de Astronomia e Cincias Afins e pelo Museu Villa-Lobos sobre segurana em arqui-
vos, bibliotecas e museus, onde os dados sobre as instituies arquivsticas so analisa-
dos sob o ponto de vista da segurana do prdio, do acervo e da vida das pessoas.
Palavras-chave : segurana; arquivo; acervo; instituio arquivstica.
Este trabalho fruto da anlise de dados obtida atravs do Projeto Segurana em

Arquivos, Bibliotecas e Museus, coordenado pelo Museu de Astronomia e Cincias
Afins e pelo Museu Villa-Lobos.
d
Este projeto teve incio dentro de outro chamado Poltica de Preservao de Acer-
vos Institucionais, uma parceria entre o MAST e o Museu da Repblica. Neste projeto,
foram criados grupos de estudo por temas especficos. O grupo de segurana sentiu
necessidade de dar continuidade aos estudos devido ?carncia
i de bibliografia sobre
este tema no Brasil. A partir da, elaborou um projeto com o objetivo de traar as
diretrizes bsicas para que cada instituio trace seu prprio plano de segurana. Tal
projeto consistiu na elaborao de um questionrio com o objetivo de verificar a reali-
dade vivida por cada instituio.O Projeto Segurana ern Arquivos,Bibliotecas e Museus
teve o apoio de David Liston, do Comit de Segurana do ICOM e responsvel pelo
*
treinamento em segurana do Smithsonian Institution, que orientou a coordenao ge-
ral em diversos momentos, e de Eric Belzer, da Universidade de Iowa. Tambm contou
Q
com o apoio da Associao dos Arquivistas Brasileiros (AAB), Conselho Regional de
Biblioteconomia - 7" Regio, Conselho Regional de Museologia (COREM), Servio
* Realizado com o apoio dos participantes da coordenao geral: Maria Cristina Mendes. Solange RO-
cha, Ozana Hannesch e Alfredo Tolmasquim.
Arq. & Adm., Rio de Janeiro, v. 1, n. 1, p. 71-79, jan./jun. 1998 33

do Patrimnio Histrico e Artstico Nacional (SPHAN), Associaco Brasileira de
Museologia (ABM), e Associao Brasileira de Conservadores e Restauradores
(ABRACOR).
O questionrio foi elaborado com perguntas objetivas e semifechadas,para a mar-
cao de sim e no, com espao para complementaesou explicaes. Foram formu-
ladas com o objetivo de levantar as condies de segurana das instituies como um A
todo, incluindo a parte externa e os cuidados que se devem ter no interior do prdio.
Enviaram-se 695 questionrios para todo o Brasil, sendo 111 para instituies
arquivsticas, 172 para bibliotecas e 412 para instituies museolgicas. Os critrios de
escolha privilegiaram as instituies filiadas s associaes de classe que gentilmente
nos cederam os endereos e divulgaram o projeto nos seus boletins. Em relao aos
arquivos, foram enviados questionrios a todas as instituies constantes da mala dire-
ta da AAB, a saber: seis para a regio Norte, 22 para a Nordeste, 51 para a Sudeste, 10
para a Centro-Oeste e 22 para a Sul. No caso das bibliotecas, foram enviados para 136
das sitadas no Estado do Rio de Janeiro, e foram solicitados de cada Conselho Regional
os endereos de 10 instituies. Foram enviados 10 para cada um dos conselhos regio-
nais, a saber: 4a Regio (Recife); 3 Regio (Cear e Piau); 9a (Curitiba) e 8 a (So
Paulo). O retorno foi de 36 questionrios. Quanto aos museus, foram enviados questi-
onrios para instituies constantes da mala direta do SPHAN, havendo uma seleo
*.
de amostragem por estado. O total de questionrios preenchidos foi de 270, ou seja,
38,8% do total.
Segurana
O objetivo deste projeto tambm era conscientizar as instituies a respeito da
importncia da questo da segurana, pois, quando se fala sobre este assunto, as pesso-
as, em geral, fazem associao direta ? segurana
i fsica do prdio, no que se refere a
guardas, vigilncia nas entradas e controle de acesso. Mas segurana no s isso:
um conceito muito mais amplo que envolve uma srie de aspectos diferentes que vo
desde o controle de acesso ao prdio, at um eficiente controle das colees. Tudo isso
pode ser encarado em termos de segurana.
4
Um eficiente programa de segurana deve se preocupar com trs aspectos: segu-
rana do prdio, do acervo e da vida das pessoas:
Segurana do prdio: diz respeito ao controle de entrada e sada, ao bom funcio-
namento de fechaduras, trancas e sistemas de alarmes. Mas, para uma eficiente segu-
rana, no basta se preocupar com o risco de roubo; outros fatores devem ser levados
34 Arq. & Adm., Rio de Janeiro, v. 1, n. 1, p. 71-79, jan./jun. 1998

em considerao: o risco de incndio, sinistros e catstrofes. Deve haver uma preocu-
pao com vistorias constantes da rede eltrica e fiao, observao de possveis focos
de incndio e cuidado com a utilizao de materiais inflamveis. Alm destas medidas
bsicas, tambm devem ser pensadas sadas suficientes para os casos de emergncia, e
devem ser avaliados os riscos de inundaes, enchentes, vandalismos, atentados etc.
c
Segurana do acervo: o acervo deve estar protegido dos mais variados riscos a
que possa estar exposto, desde manuseio constante e acondicionamento inadequado,
$
at aqueles causados pela umidade, temperatura, poluio e iluminao. Estes fatores
podem ser altamente prejudiciais, se no forem controlados. Para a segurana do acer-
vo, nada mais eficiente que seu controle no que se refere a sistema de registro, identifi-
cao, recuperao da informao a qualquer tempo, emprstimos e consultas etc.
Segurana das pessoas: se refere ? proteo
i da vida. A instituio tem a obrigao
de proteger a vida das pessoas e prever qualquer risco a que elas possam estar sujeitas.
Obviamente, esses trs aspectos esto interligados e o bom funcionamento de um
depende, muitas vezes, da eficincia do outro. A preocupao com esses fatores deve
ser levada em considerao na elaborao de um projeto de segurana.
Anlise dos resultados

c
Muitas anlises diferentes podem ser realizadas, pois o material rico e permite
vrias interpretaes. Para efeito deste trabalho, ser apresentada anlise apenas das
instituies que afirmaram possuir somente arquivos, ou t-los conjuntamente com
bibliotecas e museus, o que equivale a u m total de 67 instituies (Anexo A). Destas,
36 so instituies arquivsticas, cinco se caracterizaram por possuirem arquivo e bi-
blioteca, 1O por possuirem arquivo e museu, e 16 por possuirem arquivo, biblioteca e
museu. No Anexo B, est o percentual das instituies por estado. Os estados que mais
responderam ao questionrio foram Rio de Janeiro, Rio Grande do Sul, So Paulo e
Minas Gerais, nesta ordem. O fato de quatro estados aparecerem mais no surpreen-
dente, pois eles possuem muitos arquivos significativos. J o do Rio Grande do Sul ter
respondido mais questionrios do que So Paulo ou Minas pode ser devido a haver
uma escola arquivstica atuante nesse estado, que provavelmente est formando uma
mentalidade sensvel 21 importncia das arquivos. O Rio de Janeiro possui dois cursos
universitrios de Arquivologia e uma grande tradio arquivstica.
Foram enviados questionrios para os arquivos pblicos de todos os estados, exceto
para Roraima, porque no fazia parte da mala direta da AAB, e no havia o conheci-
mento da existncia de um arquivo pblico naquele estado. Apenas 11 responderam ao
Arq. & Adm., Rio de Janeiro, v. 1 , n. 1, p. 71-79, jan./jun. 1998 35

questionrio. Os estados que no se fizeram representar foram: Acre, Amap, Amazo-
nas, Paraba, Esprito Santo, Mato Grosso e Tocantins.
Antes de iniciar a anlise, devemos saber que os desastres que ocorrem numa
instituio podem ser classificados de duas formas: naturais ou causados pelo homem.
Como exemplo de naturais, temos as enchentes, terremotos, tufes etc.; j o homem O
responsvel por exploses, vazamentos, aes terroristas, guerras, conflito armado etc.
Como qualquer destes desastres pode ser irreversvel para a recuperao do acer-
vo, a instituio deve trabalhar com sua previso. A ao preventiva sempre mais
importante do que a paliativa. Para o planejamento das medidas preventivas, devemos
avaliar os riscos a que a instituio est sujeita. Segundo o Conselho Internacional de
Arquivos, so eles
a) Riscos oriundos do exterior do prdio - aqueles que no esto sob o controle da
instituio, como desastres naturais (terremotos,inundaes e enchentes, poluio etc.),
impacto de automveis, rota de avies, bombardeios etc.;
b) Riscos oriundos de problemas estruturais do prdio e de seus servios - envol-
vem problemas como mau funcionamento de sistemas de gua, ar condicionado, labo- .
ratrios, cozinhas etc., do sistema de esgoto e instalaes eltricas. Referem-se ainda a
riscos de incndio causados por instalaes de gs, componentes inflamveis etc. A
falta de controle das partes do prdio e de sua ocupao sempre um risco em potenci- *
al;
c) Riscos oriundos de materiais instveis do acervo - o filme de nitrato muito
encontrado nos arquivos e um material instvel que pode entrar em combusto es-
pontaneamente. Deve ser identificado e tratado.
d) Riscos causados por pessoas ou grupos visando i instituio - incluem-se aqui
incndios criminosos ou ameaas 2 instituio por estar em rea de guerra ou conflitos,
assim como atentados polticos com a inteno de destruir uma identidade cultural.
O conhecimento dos riscos permite 2 instituio a deciso das medidas mais efici-
entes e necessrias a fim de proteg-la de acidentes. Vejamos como esto as institui- -
es quanto 2 segurana do prdio, do acervo e da vida.
i;
Segurana do prdio
De incio, podemos verificar que a grande maioria das instituies (79%) que
afirmaram possuir arquivos est ocupando prdios que no foram construdos para tal
funo. Isto significa que adaptaes se tornam necessrias para a realizao das ativi-

dades. Porm, somente em metade dos casos esta adaptao foi realizada atravs de um
estudo ou projeto prvio, demonstrando a fragilidade com que a questo encarada.
De todos os itens relativos i segurana do prdio, aquele em que as instituies se
mostraram mais desprotegidas foi o relativo ao fogo. Apesar de a grande maioria ter
afirmado possuir extintores, 10% afirmaram no possu-los. O ideal seria que todas as
instituies o possussem. Mas o extintor no a nica proteo, ou melhor, ele uma
das solues quando j h fogo. O cuidado, no entanto deve ser tomado de forma pre-
ventiva, tentando evitar que o fogo se inicie. Esta preveno que no se mostrou
*
muito consistente. O risco de incndio existe, se levarmos em conta que as revises
peridicas das instalaes de rede eltrica foram um item apontado por apenas 56,5%
das instituies, o que um dado positivo, mas o ideal seria 100%.Os outros itens de
proteo contra incndio foram pouco mencionados.
Em geral, a segurana de uma instituio deve ser realizada por permetros, ou
compartimentalizada, dividindo os espaos por partes, tanto na rea externa quanto nas
reas internas, incluindo locais abertos ao pblico e de guarda de acervo. Isto facilita o
controle de qualquer plano de segurana institucional.
Apenas uma instituio afirmou possuir reas de resgate, o que muito pouco. Na
verdade, mais comum encontrar este tipo de preocupao nos museus que, em geral,
recebem mais pessoas que um arquivo.
Em geral, existe uma boa noo da necessidade de controle de chaves como fator
fundamental para a proteo do prdio, pois a grande maioria respondeu que faz este
controle, muito embora nove instituies tenham afirmado o contrrio. Isto
preocupante, j que este um dos pontos bsicos no que se refere i segurana do
prdio, circulao de pessoas e ao acesso s instalaes da instituio.
Poucas foram as instituies que afirmaram possuir um chefe de segurana, o que
significa que este profissional ainda uma figura muito longe de nossa realidade. Tam-
bm pode demonstrar o desconhecimento da necessidade e a importncia deste profis-
-i sional para a segurana da instituio. ele o responsvel pelo planejamento de todo o
sistema e controle das medidas de segurana. Deve conhecer bem as funes da insti-
tuies, todos os usos que se fazem do prdio para planejar sua ao. Ele deve saber
A
como agir num princpio de incndio e emergncias em geral, preparando planos para
tais eventualidades.
Quanto h segurana fsica, como portas, janelas e trancas, as instituies se mos-
tram bem guardadas, pois 59,7% dos questionrios afirmaram haver pelo menos um
item de reforo nas portas e janelas. O que preocupa so os 29,8% que afirmaram no
Arq. & Adrn., Rio de Janeiro, v. 1, n. 1, p. 71-79, jan./jun. 1998 37

haver proteo extra ou que no responderam i questo. Seria de se esperar que a falta
de proteo extra pudesse ocorrer em cidades do interior, onde o relacionamento entre
as pessoas menos sujeito a desconfianas do que nas cidades grandes. Mas a localiza-
o dessas instituies no comprova necessariamente esta teoria, pois algumas das
que no possuem tal proteo encontram-se em capitais de estado.
Quanto i utilizao de alarmes, apenas 10 instituies (14,9%) empregam este -
dispositivo de proteo. Destas, apenas duas esto localizadas em interior de estado, as
outras oito encontram-se em capitais, e a maioria entre Rio e So Paulo. Talvez seja
significativo o fato de tal equipamento ser mais utilizado nos grandes centros, mas
tambm devemos levar em considerao a importncia do acervo. Nos museus, a utili-
zao de alarmes mais comum do que nos arquivos ou bibliotecas, o que podemos
concluir dos questionrios, pois apenas trs das 1O instituies possuem somente ar-
quivo, as demais tambm contam com acervo museolgico ou biblioteconmico.
Segurana do acervo
Nada melhor do que um controle rigoroso das colees para a proteo do acervo.
Este controle se faz atravs do tratamento dado ao acervo, ou seja, identificao, orga-
nizao e instrumentos de busca eficientes. Mas o cuidado no pra por a. preciso
proteg-lo do mau manuseio ou manuseio constante, de condies adversas i sua pre- **
servao. Alm disso, o acervo tambm deve ser protegido de danos que possam ser
causados pelo meio ambiente onde se encontra, tais como a umidade relativa do ar,
temperatura, luz, poluio por sujeira, poeira e terra, insetos, roedores e
microorganismos.
O acervo tambm deve estar protegido dos atos de vandalismo, danos causados
pelo homem, seja por curiosidade, seja por maldade ou qualquer outro motivo, porm,
sempre intencionalmente, como, por exemplo, os que resultam de protesto poltico ou
devoo religiosa. Para evitar danos ou prejuzos, o usurio deve ser avisado pela ins-
tituio do que e do que no 6 permitido Fazer. Uma oulra soluo seria a institiiio
elaborar um programa destinado a educar o usurio quanto aos riscos a que o acervo
est exposto. preciso ter em mente que o ato de vandalismo imprevisvel para a
instituio. Desordem, falta de limpeza e iluminao por exemplo, um convite e incen- 3
tivo i ao de vndalos.
Com relao ao controle do acervo, os trs itens mais citados foram inventrio,
fichas e listagens, com mais de 50%. Os outros itens no chegaram a 50%. Isto eviden-
cia a conscincia de que preciso ter o acervo conhecido. Porm, muitas instituies

afirmaram no possuir o controle rigoroso de suas colees. No havendo controle, a
segurana torna-se deficiente, porque fica difcil a verificao de perdas, danos, estado
de conservao e, no caso dos arquivos, at mesmo de adulterao de informao.
Um fator preocupante o que diz respeito i freqncia com que o acervo visto-
riado: apenas 34,8% afirmaram faz-lo anualmente. As outras opes tiveram um bai-
c xo ndice de citao o que significa que a vistoria no um trabalho de rotina, realizado
de forma sistemtica. Isto pode favorecer a demora em se detectar perdas ou danos no
acervo.
A grande maioria afirmou que existe controle de entrada e sada de visitantes para
as reas de exposio e de acesso restrito. O acesso de pesquisadores, no entanto, o
mais controlado (82%). Isto demonstra que as instituies esto conscientes da impor-
tncia do controle de acesso e circulao e o colocam em prtica.
Em relao ao controle rigoroso de entrada e sada das dependncias da institui-
o, a grande rnaioria afirmou realiz-lo no depsito de arquivo (71%), talvez por ser a
parte da instituio que mais receba ateno e cuidado. Como os arquivos no costu-
mam colocar em exposio seu acervo, ao contrrio do que fazem os museus e biblio-
tecas, evidentemente a rea de guarda de acervo deve receber ateno e controle espe-
ciais. Mas no podemos nos esquecer de controlar todos os espaos por onde os docu-
* mentos circulam, principalmente, os locais de consulta.
Quanto i avaliao peridica das condies de segurana das colees, 49,3%
das instituies responderam que a fazem, 49,3% responderam que no a fazem e ape-
nas uma instituio no respondeu i pergunta, ou seja, a preocupao com a segurana
das colees ainda precisa de maior conscincia, pois uma avaliao muitas vezes no
implica maiores recursos, mas apenas o conhecimento da necessidade de vistoria. Uma
medida simples como esta pode ser fundamental para a segurana do acervo, porque
permite a constatao de qualquer irregularidade que possa estar havendo no mesmo,
seja com relao i perdas e ao estado de conservao, seja em relao i s condies de
<L
armazenamento ou acondicionamento.
O mais grave que 89,9% das instituies afirmaram no possuir um plano para
salvaguardar o acervo em casos de emergncia. A importncia deste plano pode deter-
* minar a sobrevivncia de um acervo. Por exemplo, no caso de um incndio ou inunda-
o, a instituio deve saber com bastante clareza qual acervo considerado de suma
importncia para poder salv-lo em primeiro lugar, se no for possvel salvar tudo. As
prioridades devem ser estabelecidas para qualquer tipo de eventualidade. Este plano
tambm pode determinar uma estratgia de localizao de guarda dos acervos dentro
do depsito, indicando os locais mais seguros.

Segurana das pessoas
Toda a instituio que se apresenta aberta ao pblico deve estar preparada para
receber pessoas, tomando cuidados para que suas vidas no corram nenhum tipo de
risco, pois a instituio deve-se responsabilizar por ferimentos e acidentes que possam
ali ocorrer. Estes riscos podem ser de toda ordem, desde caminhos no-demarcados,
como escadas sem proteo, sem corrimo, pequenos degraus que possam passar des-
percebidos, carpetes soltos, rampas ngremes, pisos em mau estado de conservao e t
escorregadios, at o excesso de pessoas por metro quadrado, formando uma

superpolulao de reas (mais comum nos museus do que nos arquivos). Deve haver
previso de sadas de emergncia em locais estratgicos, para que num caso de emer-
gncia, possa haver desocupao do prdio sem que isto cause transtornos, invaso ou
coloque em risco as pessoas e o acervo. Deve ser elaborado um plano de emergncia
que consista num conjunto de normas a serem aplicadas em caso de crise, com flexibi-
lidade de ao, j que no possvel a previso de todos os incidentes que possam
ocorrer. Este piano deve incluir desde as responsabilidades, a abrangncia, passando
pelo conhecimento das plantas baixas de localizao dos bens, das redes de luz, gua e
gs, at a descrio das aes a serem tomadas no caso de desocupao do prdio.
A instituio deve elaborar programas de segurana e de sade para atuao em
situaes de emergncia que prevejam solues imediatas. Deve contar com uma cai-
xa de primeiros socorros com material bsico e treinar um funcionrio para utiliz-lo
em atendimentos de emergncia, assim como deve providenciar um local onde uma
pessoa que passe mal possa descansar. importante que faa contatos com hospitais,
para obter orientao quanto aos procedimentos necessrios em casos emergenciais.
Esta questo, porm, se mostrou ainda frgil nas instituies levantadas, pois poucas
delas afirmaram possuir linha direta com hospitais, e 30% mantm a poltica de boa
vizinhana com estes.
Pode-se deduzir dos questionrios que ainda no h previso de implantao de
sadas de emergncia, pois apenas 33,3% afirmaram possu-Ias em locais estratgicos,
edestas, apenas cinco sinalizam tais sadas.
5
Somente 13% das instituies possuem um plano de desocupao para casos de
emergncia. A importncia deste plano est na preveno, pois, num caso de emergn-
cia, o pnico pode se instalar, tornando catastrfica a desocupao do prdio. Com um
planejamento bem feito, a desocupao pode ser realizada de forma sistemtica e efici-
ente, poupando vidas.

Apenas 24,6% das instituies fazem treinamentos, e poucas possuem funcion-
rios treinados em primeiros socorros, demonstrando a falta de conscincia da impor-
tncia de uma medida relativamente simples como esta.
Um grata surpresa foi o fato de 66,7% das instituies afirmarem que o prdio
possui sadas suficientes em caso de emergncia, considerando a quantidade de insti-
c tuies arquivsticas que ocupam prdios histricos ou que no foram construdos para
funcionar como arquivo.
Concluso
O resultado da anlise dos questionrios trouxe algumas surpresas, mas tambm
revelou preocupao quanto i fragilidade das instituies culturais no que se refere ii
segurana.
A anlise dos dados demonstrou no s carncia de recursos financeiros e hu-
manos, como tambm de informaes. Aps uma anlise geral, percebemos que mui-
tos dos pontos considerados bsicos deixam de ser postos em prtica no por escassez
de recursos, mas por falta de informao sobre a importncia de determinadas atitudes
e falta de conscincia dos reais problemas que se apresentam.
e.
A primeira pergunta do questionrio fundamental para a compreenso de como
as instituies arquivsticas esto lidando com a questo da segurana. Dentre elas,
76% afirmaram no possuir, por escrito, uma poltica de proteo ao patrimnio e ?I
vida das pessoas. Das poucas que se pronunciaram afirmativamente, apenas algumas
dispem de normas ou ordens internas quanto ii proteo do patrimnio. Porm, ne-
nhuma afirmou possu-las com relao ?I vida das pessoas.
A importncia da segurana do prdio aquela sobre a qual as pessoas tm mais
conscincia e informao. Afinal, fechar bem portas e janelas, providenciar trancas
etc. so atos que fazem parte da nossa rotina, pois temos de proteger nossas casas,
. convivemos com esta necessidade diariamente. Quanto i proteo do acervo, a prtica
tem mostrado que as conseqncias da falta de controle prejudicam em muito o trata-
mento adequado a este material. A proteo da vida das pessoas ainda um item frgil
d no que diz respeito a polticas, normas e regras. Parte muito mais do bom senso do que
de um planejamento sistemtico. Todos tm esta preocupao, mas, em geral, no lhe
dada prioridade ou importncia suficiente para ser especificada por escrito.
Portanto, conclumos que a prtica, o dia-a-dia e as experincias individuais de
cada instituio que vo ditar os comportamentos e as rotinas de segurana. No ha-
vendo normas nem polticas, a segurana se torna frgil, pois no fruto de aes
Arq. 8, Adrn., Rio de Janeiro, v. 1, n. 1, p. 71-79, jan./jun. 1998 41

planejadas e trabalhadas. Infelizmente, a segurana ainda no tem sido trabalhada como
deveria e somente agora pode-se perceber que est aumentando a idia de que ela deve
ser considerada a fim de que os objetivos institucionais sejam cumpridos.
Abstract
This essay presents an analysis of the results of the project - coordinated by the
Museum of Astronomy and Related Sciences and the Museum Villa-Lobos - on security
in archives, libraries and museums, in which the datas of the archivistic institutions are *
analised under the point of view of the building itself, the holdings and the life of
people.
Keywords: security; archives; hocdings; archivistc institucions.
BURKE, Robert B. Manual de segurana bsica de museus. Rio de Janeiro : Fundao bi
Escola Nacional de Seguros I Fundao Pr-Memria, 1988. 180 p.

INTERNATIONALCOUNCIL OF ARCHIVES. Guidelines on disaster prevention and
control in archives. Paris : ICA, 1997. 44 p.
POLTICADE PRESERVAO DE ACERVOS INSTITUCIONAIS. Coordenao
Museu de Astronomia e Cincias Afins e Museu da Repblica. Rio de Janeiro :
MAST, 1995.33 p.
42 Arq. 8, Adrn., Rio de Janeiro, v. 1, n. 1 , p. 71-79, jan./jun. 1998

Anexo A
RELAO DAS INSTITUI~ESQUE POSSUEM ARQUIVO
b
6aCoordenao Regional do IPHAN - Rio de Janeiro - RJ
Academia Nacional de Medicina - Rio de Janeiro - RJ
Arquivo Geral do Estado de Rondnia - Porto Velho - RO
lb
Arquivo Histrico de Campo Grande -ARCA - Campo Grande - MS
Arquivo Histrico do Exrcito - Rio de Janeiro - RJ
Arquivo Histrico do Itamarati - Rio de Janeiro - RJ
Arquivo Histrico do Municpio de Cachoeira do Sul - RS
Arquivo Histrico Estadual - Goinia - GO
Arquivo Histrico Municipal Capito Hiplito Antnio Pinheiro - Franca - SP
Arquivo Histrico Municipal de Alegrete - RS
Arquivo Histrico Municipal de Caxias do Sul - RS
Arquivo Histrico Municipal de Salvador - BA
Arquivo Histrico MunicipalFundao Cultural Flix Bonissoni - Ipumirim - SC
Arquivo Nacional - Rio de Janeiro - RJ
Arquivo Pblico da Cidade de Aracaju - SE
Arquivo Pblico de So Jos do Norte - RS
Arquivo Pblico de Uberaba - MG
Arquivo Pblico do Distrito Federal - DF
Arquivo Pblico do Estado de Santa Catarina - Florianpolis - SC
Arquivo Pblico do Estado do Cear - Fortaleza - CE
Arquivo Pblico do Estado do Maranho - So Lus - MA
e
Arquivo Pblico do Estado do Pai - Belm - PA
Arquivo Pblico do Estado do Rio Grande do Norte - Natal - RN
Arquivo Pblico do Estado do Rio Grande do Sul - RS
1-
Arquivo Pblico e Histrico Municipal Bento Gonalves - RS
Arquivo Pblico e Histrico Municipal de Rio Claro Oscar de Arruda Penteado -SP
Arquivo Pblico Mineiro - Belo Horizonte - MG
Arquivo Pblico Municipal de Olinda Antnio Guimares - Olinda - PE
Arquivo Pblico Municipal de Uberlndia - MG
Arq. & Adrn., Rio de Janeiro, v. 1 , n. 1, p. 71-79, jan./jun. 1998 43

Arquivo Tcnico - Diretoria de Hidrografia e Navegao - Niteri - RJ
Biblioteca Central Municipal Gabriela Mistral - Petrpolis - RJ
Casa de Cultura de Teresina - PI
Casa de Cultura Joo Ribeiro - Laranjeiras - SE
Casa dos Contos - Centro de Estudos do Ciclo do Ouro / ESAF - Ouro Preto - MG
Centro Cultural Dr. Pedro Marani - Uruguaiana - RS
Centro de Pesquisa e Documentao da Histria Poltica do RS /Assemblia Legislativa
- Porto Alegre - RS
Centro Pr-Memria Hans Nubling do Esporte Clube Pinheiros - So Paulo - SP
Cinemateca Brasileira - So Paulo - SP
Companhia do Metropolitano de So Paulo / Centro de Informao e Documentao -
SP
CPDOCRGV - Rio de Janeiro - RJ
Departamento Estadual de Arquivo Pblico do Estado do Paran - Curitiba - PR
FIOCRUZ / Casa de Oswaldo Cruz -Departamento de Arquivo e Documentao - Rio
de Janeiro - RJ
Fundao Arquivo e Memria de Santos - SP
Fundao Casa de Jorge Amado - Salvador - BA
c
Fundao Casa de Rui Barbosa - Rio de Janeiro - RJ
Fundao Gilberto Freyre / Casa-Museu Madalena e Gilberto Freyre - Recife - PE
Fundao Joaquim Nabuco / Arquivo Administrativo - Memorial Joaquim Nabuco -
Recife - PE
Fundao Joaquim Nabuco / CEHIBRA - Recife - PE
Fundao Pedro Calmon / Centro de Memria da Bahia / Memorial dos Governadores
- Salvador - BA
Instituto do Patrimnio Histrico e Artstico Nacional - 3a Coordenadoria Regional -
MaranhoPiau - So Lus - MA
Iristitulo Histrico e Cultural de Arceburgo - MG 4
Mosteiro de So Bento - Salvador - BA

Museu Antropolgico Caldas Jnior - Santo Antnio da Patrulha - RS
Museu das Bandeiras/ Arquivo Histrico - Goinia - GO
Museu de Astronomia e Cincias Afins - Rio de Janeiro - RJ
Museu do Ouro - Sabar - MG
Museu e Arquivo Histrico Municipal de Itu Synsio Sampaio - Itu - SP
44 Arq. & Adrn., Rio de Janeiro, v. 1, n. 1, p. 71-79, jan./jun. 1998

Museu e Arquivo Pblico Municipal - Campo Belo - MG
Museu Histrico Artstico e Folclrico Ruy Menezes - Barretos - SP
Museu Histrico de Rio do Sui/Arquivo Pblico Histrico - RS
Museu Histrico Thiago de Castro - Lages - RS
Museu Mariano Procpio - Juiz de Fora - MG
o
Museu Oswaldo Aranha -Alegrete - RS
Museu Paraense Emiio Goeidi /Departamento de Documentao e Informao - Belm
. - PA
Prefeitura Municipal de Pindamonhangaba - SP
Pr-Memria - Centro de Documentao Histrica / Secretaria de Cultura - Nova
Friburgo -RJ
Servio de Documentao da Marinha - Rio de Janeiro - RJ

Anexo B
FREQUNCIA DAS INSTITUIES POR ESTADO
Estado Quantidade de instituies Percentual
Rio de Janeiro 12 17,9%

Rio Grande do Sul 11 16,4%
So Paulo 9 13,4%
Minas Gerais 8 11,9%
Pernambuco 4 7,2%
Bahia 4 5,9%
Santa Catarina 3 4,4%
Gois 2 2,9%
Maran ho 2 2,9%
Par 2 2,9%
Sergipe 2 2,9%
Alagoas 1 1,4%
Cear 1 1,4%
Distrito Federal 1 1,4%
Mato Grosso do Sul 1 1,4%
Paran 1 1,4%
Piau 1 1,4%
Rio Grande do Norte 1 1,4%
Rondnia 1 1,4%
Total 67 100,0%
46 Arq. & Adrn., Rio de Janeiro, v. 1, n. 1, p. 71 -79, jan./jun. 1998

A IMAGEM NA ARQUIVOLOGIA E NA HISTRIA
Maria Leonilda R. da Silva
Graduada em Histria (UERJ) e Arquivologia
(UNI-RIO). Responsvel pelo Setor de Documentos
Especiais da Fundao Getulio Vargas.
Resumo
*
A fotografia para a Arquivologia e a Histria. A manipulao do real. A preserva-
o fotogrfica.
Palavras-chave:fotografia; arquivologia; histria; preservao.
Introduo
Um forte impacto social produzido pela descoberta da fotografia (sculo XIX).
. Esta descoberta se constituir no apenas em novo suporte da informao, mas tambm
em novo meio de expresso cultural e artstica. Os registros escritos se tornam mais
compreendidos pela imagem que os acompanha. As pessoas desejam ser fotografadas,
visando permanecerem para a posteridade. Os pintores se ressentem com a competio
dos fotgrafos, que conseguem uma imagem mais barata e rpida do que atravs da
pintura. A cultura e os horizontes do homem se ampliam, pela da leitura das fotografi-
as tiradas por viajantes.
Imagem - Arquivologia - Histria
c
A Arquivologia define como documento qualquer registro de uma informao
independente da natureza do suporte que a contm (PAES, 1986, p. 8). A partir dessa
definio, documento livro, folheto, revista, relatrio, fita magntica, disco, microfilme,
disquete, CD-ROM etc..., ou seja, todo material escrito, cartogrfico, cinematogrfico,
fotogrfico e sonoro.
Entretanto, o mesmo autor define documento de arquivo como aquele que, pro-
duzido e/ou recebido por uma instituio pblica ou privada, no exerccio de suas ati-
vidades, constitui elementos de prova ou de informao (PAES, 1986, p. S), ou, no

caso de arquivos privados, como aquele produzido e/ou recebido por pessoa fsica no
decurso de sua existncia (PAES, 1986, p. 9).
Desse modo, o que ir caracterizar o documento de arquivo seu carter de
organicidade e de provenincia e no suas caractersticas fsicas. O documento de ar-
quivo no tem valor por si s, mas o adquire dentro de um contexto, de um todo org-
nico. Ele no pode ser desmembrado e disperso entre os documentos de outras institui-
es ou pessoas fsicas. Deve ser sempre mantida sua ordem original e de provenin-
cia. O documento de arquivo s tem significado se reunido num todo que ir explicar e
justificar sua existncia
A histria tradicional considerava os documentos escritos como nica fonte de
consulta para a pesquisa histrica. A partir da Escola dos Annales, em 1929, o campo
da pesquisa se amplia e a histria passa a considerar como documento, segundo Lucien
Lefebvre, tudo o que, pertencendo ao homem, depende do homem, serve ao homem,
exprime o homem, demonstra a presena, a atividade, os gostos e as maneiras de ser do
homem (CARDOSO, 1989, p. 43).
O que ocorreu, a partir da Escola dos Annales, foi um alargamento d definio
do termo documento at ento restrita i documentao escrita. Os historiadores
positivistas, como Fustel de Coulanges, privilegiavam apenas o documento-texto.Atu-
almente, documento se refere no apenas ao documento escrito, mas tambm ao visual,
ao oral, ao magntico, atingindo uma amplitude semelhante ao conhecimento humano.
Esta verdadeira revoluo documental, segundo Glnisson, acentuou-se a partir
da dcada de 60 e perdura at os dias atuais, quando a tecnologia fez emergir,novos
tipos de documentos. O avano tecnolgico e o surgimento de novos suportes exigem
do historiador um domnio de tcnicas de interpretao cada vez mais diversificadas e
especficas.
A histria nova de carter cientfico ir identificar novos objetos e mtodos, am-
pliando quantitativa e qualitativamente os horizontes da histria tradicional. A histria
das mentalidades encontrar espao nessa nova concepo de histria, incluindo o
imaginrio e a iconografia.
A histria tradicional estudava os fatos nicos. Na histria nova, assim como na
arquivologia, os fatos so explicados pelo todo, pelo contexto em que esto inseridos.
Nenhum fato ou ato histrico existe isolado; eles aparecem sempre no conjunto do pro-
cesso histrico. Podem ser vistos e examinados isoladamente,mas funcionam em rela-
es estruturadas, articulam-se com todos os componentes da realidade, conformam-se
ao todo do sistema real (RODRIGUES, 1969, p. 31).
48 Arq. & Adm., Rio de Janeiro, v. 1, n. 2, p. 47-55, iul./dez. 1998

'I
Atualmente, no existem controvrsias, para a Histria ou para a Arquivologia,
com relao ao valor da imagem como documento. Segundo Maria Lcia Cerutti Miguel,
Os arquivos deixaram de ser exclusivos depsitos de atos oficiais resultantes de ativida-
des econmicas ou administrativas. Tornaram-se instituies destinadas a recolher, or-
ganizar, conservar e tornar acessveis os documentos da memria (...) Memria captada
* no mais nos acontecimentos, mas no tempo longo, menos nos textos e mais nas pala-
vras, nas imagens e nos gestos (...) (MIGUEL, 1993, p.123).
"
Fotografia e manipulao do real
A imagem fotogrfica no produzida pela mo ou mente humana, mas por equi-
pamentos. Esta constatao levaria a considerarmos a fotografia como representao
do real. No entanto, no se pode ignorar que esse equipamento pode ser regulado e
manipulado pela vontade do homem. Produzir uma imagem significa entrar em relao
com alguma coisa ou algum. No possvel para o fotgrafo ficar passivamente atrs
do equipamento.
A fotografia uma reconstruo da realidade, em linguagem prpria, e como tal
necessita de ser decodificada por seus usurios. Como documento, a fotografia ne-
cessita que se formulem novas tcnicas de anlise, considerando esses elementos que
se encontram entre o equipamento e o que est sendo fotografado. O aspecto crucial
desta questo o princpio de que a imagem, por no ser reflexo do real, no traduz
obrigatoriamente a verdade dos fatos.
Outro aspecto que no pode ser relegado : o fotgrafo, ao registrar o evento
numa imagem, ao escolher determinado ngulo, ir perder uma srie de detalhes. Essa
constatao j uma deturpao do real porque vemos na fotografia apenas um aspecto
do fato ocorrido. A escolha de determinado ngulo pode-nos revelar o comprometi-
mento entre o fotgrafo e o poder, refletindo sua ideologia poltica ou daquele que o
contratou. Certamente no apenas pela tcnica ou por sua ideologia que o fotgrafo
* pode deturpar uma realidade. Seus preconceitos, suas emoes e suas preferncias es-
tticas tambm interferem de forma decisiva no registro de uma imagem.
Nesse processo importante analisar a fotografia dentro dos limites impostos
*
pela tcnica fotogrfica, a fim de se evitar interpretaes errneas. Para interpretar
uma fotografia tirada pela cmera escura, imprescindvel que o pesquisador tenha
conhecimentos da tcnica utilizada e do tempo necessrio de exposio para o registro
das imagens. Sendo assim, uma fotografia de uma rua sem pedestres no reflete, neces-
sariamente, uma baixa concentrao populacional ou um isolamento das pessoas em

seus lares, mas apenas o fato de que as pessoas passaram pelo local, mas no ficaram
imveis o tempo necessrio, para seu registro pelo equipamento utilizado na poca.
O profissional que trabalha com imagens precisa estar sensvel ao que elas trans-
mitem. Decifrando-as, analisando-as, interpretando-as poder ento utiliz-las de for-
ma adequada na elucidao de questes pertinentes que no conseguem ser esclarecidas
apenas pela documentao escrita. Por exemplo, uma extensa descrio sobre uma
senzala jamais ir substituir uma imagem da mesma. possvel, a partir da anlise de
uma imagem, tirar concluses que completam, esclarecem ou justificam informaes
constantes em documentos escritos. O homem pode at deixar para depois ou se negar
a ler um texto, mas ningum deixa de se aproximar para olhar uma imagem.
A fotografia se constitui em importante fonte de pesquisa histrica. E, como tal,
oferece riscos quanto ?I sua fidedignidade. O historiador, ao se deparar com uma foto-
grafia, precisa verificar a veracidade dessa fonte. Todo o documento em si no prova
de uma verdade.
Aquilo que se escreve sobre uma pessoa ou acontecimento mera interpretao, do
mesmo modo que o so os depoimentos visuais criados por artistas, como pinturas e
desenhos. A fotografia aparentemente no constitui depoimento sobre o mundo, mas
fragmento desse, miniatura de uma realidade que todos podemos construir ou adquirir
(SONTAG, 1981, p. 4).
A metodologia da histria se aplica tanto ao documento escrito como ao fotogr-
fico, porque todos oferecem os mesmos riscos de manipulao. preciso desenvolver
tcnicas de anlise crtica e de interpretao cada vez mais eficazes.
(...) a tomada de conscincia da construo do fato histrico, da no-inocncia do docu-
mento, lanou uma luz reveladora sobre os processos de manipulao que se rnanifes-
tam em todos os nveis da constituio do saber histrico. Mas essa constatao no
deve desembocar num ceticismo de fundo a propsito da objetividade histrica e num
abandono da noo de verdade em histria; pelo contrario, os contnuos xitos no
desmascaramento e na denncia das mistificaes e das falsificaes da histria permi-
tem um relativo otimismo a esse respeito (LE GOFF, 1990, p. 11).
O historiador deve procurar detectar as manipulaes e resgatar a funo da foto-
grafia como importante fonte de registro de uma cultura, de um povo e de uma poca.
Precisa aprimorar e desenvolver metodologias adequadas para a verificao da veraci-
dade das informaes contidas nas imagens como tambm detectar possveis deturpa-
es dos acontecimentos.
A crtica externa e interna ser necessria para se verificar a veracidade, falsida-
de, montagem ou manipulao de um documento.
50 Arq. & Adrn., Rio de Janeiro, v. 1, n. 2, p. 47-55, jul.idez. 1998

A crtica externa visa essencialmente encontrar o original e determinar se o documento
examinado verdadeiro ou falso (...).
A crtica interna deve interpretar o significado dos documentos, avaliar a competncia

do seu autor, determinar a sua sinceridade, medir a exatido do documento, control-lo
atravs de outros testemunhos (...) (LE GOFF, 1990, p. 109).
Na poca em que surge a fotografia, o homem vai associ-la ao fantstico e ao
imaginrio, utilizando-a como uma maneira de ficar para a posteridade ou de realizar
6.
seus desejos. As instituies iro apresentar posies mais contraditrias. A poltica,
gradativamente, ir us-la como meio eficaz de propaganda poltica. A igreja, no en-
tanto, mais resistente 2s mudanas, mostrar, inicialmente, uma certa incredibilidade
com relao 2 reproduo do real.
Com a utilizao dos sistemas eletrnicos, surgem novos obstculos para o pes-
quisador que emprega a documentao contempornea em suas pesquisas. No apenas
com relao i obsolescncia rpida dos equipamentos, como tambm i necessidade de
se manter constantemente atualizado para poder acessar as informaes. Como pode-
mos verificar, a tecnologia da informao afetar a pesquisa histrica no futuro. A
I
metodologia da pesquisa histrica precisar capacitar os pesquisadores para essa nova
realidade, como tambm a cincia arquivstica precisar rever seus parmetros de veri-
ficao da autenticidade dos documentos, quando se tratar de meios eletrnicos.
No se pode discutir a validade ou no dessa documentao, mas constatar que
ela est presente em nossa vida e que um processo irreversvel. A sociedade j est
com sua vida alterada em funo da presena do computador. O impacto social dos
documentos digitais no pode ser descartado. No final do sculo, a presena dessa
tecnologia e nossa dependncia com relao a ela ser total.
Entretanto, no devemos ignorar os riscos da manipulao dos documentos digi-
tais, uma questo mais complexa do que quando se trata da documentao tradicional.
A fuso de novos elementos i imagem, a mudana das condies fsicas em que a
.".
fotografia foi realizada, a limpeza de distores e a criao de objetos que jamais exis-
tiram possibilitam a reinveno da realidade de forma, muitas vezes, imperceptvel.
Essas alteraes precisam ser questionadas, pois constituem-se em perigo para a hist-
- ria com a criao de documentos que jamais existiram sem que se possa comprovar
sua falsidade.
Arq. & Adm., Rio de Janeiro, v. 1 , n. 2, p. 47-55, jul./dez. 1998 51

Preservao
A descoberta da fotografia um longo processo que vai aliando descobertas qu-
micas e fsicas da cincia. Se as descobertas fsicas, no campo da tica - a cmera
escura - proporcionavam as imagens, era necessrio que a qumica fornecesse meios
que as fixassem. Na verdade, no momento em que cessava a emanao de luz, se a
imagem no tivesse sido copiada pelo artista, no sobraria nenhum registro ou marca
da existncia da reproduo de uma cena, de um objeto ou de uma pessoa.
A histria da fotografia nos apresenta diversas tcnicas, formatos e processos
especficos de cada perodo em que foram utilizados. Atualmente, o filme pode ser
encontrado em rolos emulsionados com base de celulose, onde as fotos so batidas,
reveladas e positivadas. O filme de celulose oferece menores riscos para a sua preser-
vao, uma vez que o nitrato tem combusto espontnea e tem sido o responsvel por
danos irrecuperveis, provocados por incndios em cinematecas.
O sculo XX tem se destacado pela evoluo da fotografia em outros meios, o que
nem sempre representa uma melhora na sua qualidade, tendo em vista a sua permann-
cia. Fotografia em cores, com revelao em uma hora, mquinas polaroids, fotografia
eletrnica, entre outros, representam avanos da cincia, mas comprometem a durabi-
lidade da imagem, tornando-a cada vez mais perecvel.
A possibilidade no so de captar momentos, mas sobretudo de torn-los perma-
nentes, foi decisiva para a aceitao da fotografia pela sociedade. Entretanto, para que
essas imagens permaneam, necessrio que o homem no apenas aperfeioe o
processamento e a qualidade do suporte, como tambm adote medidas para a conserva-
o desses documentos. Caso contrrio, de nada valeu a sensibilidade do fotgrafo ao
captar um momento.
Para que esse momento no se perca para sempre depois de registrado, preciso
que instituies e profissionais que cuidam de acervos fotogrficos se conscientizem
da necessidade de cuidados especiais no manuseio em preservao desses documentos.
Somente uma conservao adequada das fotografias poder garantir que sirvam como
fonte documental para estudos futuros da histria contempornea. Nenhum esforo
deve ser considerado excessivo, neste sentido, uma vez que o descaso tem somente
favorecido o desaparecimento de grande quantidade de imagens que, certamente, diri-
am mais do que mil palavras, uma vez que mostrariam pocas, personagens, episdios
e fatos impossveis de serem retratados novamente.
O controle da temperatura e da umidade relativa do ar so condies indispens-
veis para a preservao dos acervos fotogrficos. A utilizao de materiais acessrios

adequados para o seu acondicionamento e a adoo de medidas para diminuir o seu
desgaste pelo manuseio inadequado so outros procedimentos que ajudam a minimizar
a ao do tempo sobre estes suportes.
Concluso
A histria da fotografia tem utilizado diversos materiais que servem de suporte
para a imagem, tais como, papel, vidro, plsticos, metais, cermica e madeira. Alm da
fragilidade da maior parte destes suportes, as outras camadas da fotografia tambm
apresentam um alto grau de deteriorao. Estas camadas so formadas por substncias
orgnicas que no apenas sofrem reaes qumicas como possibilitam a proliferao de
microorganismos, assim como atraem insetos. A substncia, atualmente, formadora da
imagem - prata metlica, submetida a banhos, no processamento, que provocaro
reaes qumicas, alteraes na sua constituio e, conseqentemente, afetaro a dura-
bilidade da imagem.
A decodificao de uma imagem fotogrfica requer o estudo da histria da foto-
grafia para conhecimento das diversas tcnicas, formatos e processos, assim como do
perodo em que foram utilizados; a anlise das potencialidades e limitaes dos equi-
pamentos empregados para o registro da imagem associados a manipulao do real; a
identificao do contedo retratado; e a interpretao da fotografia para desvendar a
finalidade a que se destina, assim como constatar a multiplicidade de significados que
contm. Essa multiplicidade de significados de uma imagem que ir conferir aos
documentos visuais uma riqueza de interpretaes que, se devidamente utilizada, enri-
quecer o trabalho de todo pesquisador. A utilizao da anlise crtica poder atestar
sua veracidade.
importante para o historiador e para o arquivista conhecer a fotografia em todos
os seus aspectos. Conscientes de sua fragilidade, podero evitar o manuseio inadequa-
do desse suporte, como tambm lutar para a adoo de uma poltica nacional de preser-
. vao dos documentos fotogrficos.
12 Abstract
The photo for the Archives and the History. The manipulation of the reality and
the photographic preservation.
Keywords: photo; Archives; History ; preservation.
Arq. & Adm., Rio de Janeiro, v. 1, n. 2,p. 47-55, jul./dez. 1998 53

BRAUDEL, Fernand. Histria e Cincias Sociais. Lisboa : Presena, 1982.

BURGI, Srgio. Introduo 6 preservao e conservao de acervos fotogrficos :
tcnicas, mtodos e materiais. Rio de Janeiro : INFotoFunarte, Programa Nacional
da Preservaco e Pesquisa da Fotografia, 1988.
CARDOSO, Ciro Flamarion S. Uma introduo 6 Histria. So Paulo : Brasiliense,
1988.
CARVALHO, Aurea Maria de Freitas. Fotografia comofonte de pesquisa. Rio de Ja-
neiro : Fundao Nacional Pr-Memria, 1986.
FABRIS, Annateresa. Fotografia : usos e funes no sculo XX. So Paulo : Ed. da
USP, 1991. (Coleo texto & arte ; v. 3)
FERREZ, Gilberto. Afotografia no Brasil : 1840-1900.Rio de Janeiro : FunarteFun-
dao Nacional Pr-Memria, 1985.
FONTCUBERTA, Joan. Estticafotogrfica : seleccin de textos. Barcelona : Editori-
al Blume, 1984.
1
FREUND, Gisle. La fotografia como documento social. Barcelona : Editorial Gustavo
Gili, 1976.
HENDRIKS, Klaus B. The preservation and restoriation ofphotografics materials en
archives and libraries : a RAMP study with guidelines. Paris : Unesco, 1984.
KOSSOY, Boris. Fotografia e histria. So Paulo : tica, 1989.
. Origens e expanso dafotografia no Brasil : o sculo XIX. Rio de Janeiro
: MECRunarte, 1980.
LE GOFF, Jacques. Histria e memria. So Paulo : Ed. da UNICAMP, 1990. *
LEITE, Miriam Lifchitz Moreira. A imagem atravs das palavras. Cincia e Cultura,
So Paulo, v. 38, n. 9, p. 483-495, set. 1986.
LIMA, Ivan. Afotografia a sua linguagem. Rio de Janeiro : Espao e Tempo, 1988.
MIGUEL, Maria Lucia Cerutti. A fotografia como documento - uma instigao ? leitu-
i
ra. Acervo : revista do Arquivo Nacional. Especial sobre Fotografia, Rio de Janei-
ro, v. 6, n. 1-2,jan./dez. 1993.

MOURA, Carlos Eugenio Marcondes de (Org.). Retratos quase inocentes. So Paulo :
Nobel, 1983.
PAES, Marilena Leite. Arquivo : teoria e prtica. Rio de Janeiro : Ed. da FGV, 1986.
RODRIGUES, Jos Honrio. A pesquisa histrica no Brasil. So Paulo : Companhia
?' Editora Nacional,1969.
SONTAG, Susan. Ensaios sobre .fotografia. Rio de Janeiro : Arbor, 1981. (Coleo
sobre fotografia, 1)
VASQUEZ, Pedro. Fotografia - reflexos e reflexes. So Paulo : L&PM, 1986.
Arq. 8, Adrn., Rio de Janeiro, v. 1, n. 2,p. 47-55, jul./dez. 1998 55

ARQUIVOS UNIVERSITRIOS: R E P E R T ~ R I O
BIBLIOGRFICO PRELIMINAR
Mariza Bottino
Professora da UNI-RIO e da UFF. Diretora do
Arquivo Central da UNI-RIO.
Presidente da AAB.
Resumo
Levantamento bibliogrfico sobre o tema arquivos universitrios acompanhado

de resumo das fontes.
Palavras-chave: repertrio bibliogrfico; arquivos; arquivos universitrios.
Apresentao
Este Repertrio bibliogrfico preliminar objetiva levantar e disseminar a literatu-

ra arquivstica sobre o tema arquivos universitrios, nestes compreendidos centros de
documentao, informao e memria em instituies de ensino superior e pesquisa.
O tema vem sendo objeto de preocupao no mbito da arquivstica, tanto em
nvel internacional quanto nacional, o que se evidencia na produo literria, princi-
d
palmente estrangeira que bastante significativa, apresentando um nmero considera-
velmente elevado de ttulos quando comparada i~nacional. Este Repertrio, em sua
verso prvia e passvel de ampliao e outros desdobramentos, uma tentativa de
suprir a lacuna existente neste ramo especializado da arquivstica - no que diz respeito
a instrumentos de pesquisa deste gnero. A inteno principal reunir a literatura dis-
* Trabalho preliminarmente divulgado no Seminrio do ICA/SUV, durante o XII Congresso Internacional

de Arquivos (China, 1996) e tambm no IV Seminrio de Arquivos Universitrios (Rio d e Janeiro,
1996).
Arq. & Adm., Rio d e Janeiro, v. 1, n. 2, p. 57-79, jul./dez. 1998 57

ponvel produzida sobre o tema, a fim de auxiliar os usurios em face de suas necessi-
dades e demandas de informao, eliminando, portanto, etapas em seu processo de
pesquisa.
Os assuntos abordados na literatura pesquisada versam sobre avaliao de docu-
mentos, aquisio de acervos, funes e objetivos dos arquivos universitrios,
processamento tcnico do acervo, conservao e preservao de documentos, gesto
de documentos administrativos e acadmicos, entre outros.
Nossa preocupao com o tema arquivos universitrios remonta ao perodo em
que elaboramos nossa dissertao de mestrado e ele continua sendo nossa rea de atu-
ao e objeto de pesquisa. Por conseguinte, este Repertrio subproduto de nossa pes-
quisa inicial. Outro fator que nos motivou e contribuiu para a consolidao do trabalho
foi o fato de integrarmos o Comit de Bibliografia da Selao de Arquivos de Universi-
dades e de Instituies de Pesquisa, do Conselho Internacional de Arquivos (ICNSUV),
cabendo-nos a tarefa de arrolar material bibliogrfico produzido no Brasil na rea em
questo.
Dentre os critrios metodolgicos adotados, optamos por incluir livros, artigos de
revistas especializadas, comunicaes apresentadas em congressos e seminrios, ins-
trumentos de pesquisa e manuais de procedimentos, reunidos e apresentados em ordem
alfabtica de autores. Tendo em vista facilitar a pesquisa e fornecer maior nmero de I
informaes ao usurio, citamos todas as referncias encontradas. Quando tivemos

acesso ao texto, esboamos um resumo indicativo da essncia de cada fonte.
Em face da escassez de material bibliogrfico sobre o tema acessvel em nossas
bibliotecas e tendo em vista no cercear qualquer opo de escolha, mesmo a mais
remota, no estabelecemos qualquer limite cronolgico no levantamento realizado.
A possibilidade de estudar a evoluo do tema ao longo dos anos, os perodos de
florescimento da literatura arquivstica nesta rea especializada e a produo diferenci-
ada de diversos pases foi fator que contribuiu decisivamente para a supresso de da-
tas-limite no levantamento em pauta.
No que diz respeito 2obteno do material, informamos que as fontes referenciadas
esto disponveis no Arquivo Nacional, Fundao Getlio Vargas, Comisin de 10s
Archivos Universitarios (CAU-Peru), Society of American Archivists (EUA), Interna-
cional Council on Archives (Frana), Centi'e Canadien d' Information et Documentation
en Archivistique (Canadi) e junto aos oi'ganizadores dos seminrios de arquivos uni-
versitrios j realizados.

Longe de tentar esgotar a pesquisa e com a inteno de auxiliar o usurio, espera-
mos poder contribuir com os profissionais de informao que desenvolvem suas tare-
fas arquivsticas junto s instituies de ensino superior e de pesquisa.
Registramos nossos agradecimentos s professoras Ana Lcia Louzada Werneck
e Anamaria da Costa Cruz, que, com suas sugestes, colaboraram para o aprimoramen-
to deste trabalho.
ABRAHO, Fernando Antonio. Trs sculos de histria : o acervo do centro de me-

mria e os trabalhos nele desenvolvidos. In: SEMINRIO NACIONAL DE AR-
QUIVOS UNIVERSITRIOS, 1., 1991, Campinas.Atus ... Campinas : UNICAMP,
1992. p. 111-114.
Histria do Centro de Memria da Universidade Estadual de Campinas - UNICAMP
cujo objetivo promover pesquisas e estudos sobre a regio Oeste Paulista. O acervo
possui documentos datados do sculo XVIII.
ACKLAND, Glenda. Diversity, dynamics and distance : university archives in an
L
australian context. In: Publication number une. Wagga Wagga :International Council
on Archives, 1993. p. 7-1 1.
O autor apresenta um quadro sucinto das universidades australianas com um relato dos
programas arquivsticospor elas desenvolvidos, dando nfase s atividades arquivsticas
da Universidade de Queensland com enfoque no programa de gesto de documentos.
. The establishement of an archives : University of Queensland. Archives und
Munuscriyts, [S.l.], v. 10, no. I, p. 28-35, 1982.
Aborda, principalmente, a implantao do servio de arquivo na Universidade de
Queensland (Austrlia), iniciado em 1981.
AMERICAN ASSOCIATION O F COLLEGIATE REGISTRARS A N D
ADMISSIONS OFFICERS. Retention ofrecords : a guide for retention and disposal
of student records. [S. 1.] : Brigham Young University, 1987.46 p.
Y
Guia contendo orientao sobre a avaliao, guarda e conservao de documentos aca-

dmicos nos arquivos de instituies de ensino.
T
ANDERSON, Sonia P. Archives of universities and scientific institutes in the United
Kingdom and United States. Janus, Netherlands, v. 3, p. 22-24, 1984.
Ressalta as vrias polticas de aquisio de acervos como reflexo do interesse de um
departamento universitrio ou mesmo de seu responsvel.

ARMSTRONG, Mary. University of Toronto map library aerial photo collection.Bulletin
[de I ']Association ojlanadiun Mup Libruries, CS.l.1, v. 56, p. 19- 20, 1985.
AULD, Joan. Archives and manuscripts dept, university library, Dundee. In: STANDIG
CONFERENCE OF NATIONAL AND UNIVERSITY LIBRARIES. Report and
discussion docnrnent. Londres : Society of Archivists, 1989. p. 41- 45.
Aborda questes relativas ao acervo custodiado pela instituio com respeito a origem
do servio, tratamento do acervo, conservao, atendimento ao usurio, servios pres-
tados, pessoal, recursos financeiros etc.
BARBIERI, Cristina Correia Dias. Arquivo e comunidade : proposta de integrao e
divulgao. In: SEMINRIO DE ARQUIVOS UNIVERSITRIOS, 3., 1994, So
Paulo. Trabalho apresentado... So Paulo, 1994.
Prope a integrao dos servios prestados pelo Arquivo Central da Universidade Es-
tadual de Campinas com a comunidade.
BARLETTA, Jacy Machado. O sistema de arquivo da UNESP. In: SEMINRIO DE
ARQUIVOS UNIVERSITRIOS, 2., Santa Maria, 1992. Trabalho apresentado...
Santa Maria, 1992.
Relato da segunda etapa da implantao do sistema de arquivos da Universidade Esta-
dual Paulista - UNESP, gerencjada pelo Centro de Documentao e Memria.
, FARIA, Maria Marta Mesquita de. Projeto de implantao do sistema de arqui- -l
vos da UNESP. In: SEMINRIQ DE ARQUIVOS UNIVERSITRIOS, l., 1991,

Campinas : UNICAMP, 1992. p. 69-78.
Relato da criao do Centro de Documentao e Memria da Universidade Estadual
Paulista - CEDEM e do Projeto de Implantao do Sistema de Arquivos da UNESP.
BARRITT, Marjorie. Adopting and adapting records management to college and
university archives. The Midwestern Archzvzst, [S.l.],v. 14, no. I, p. 5-12, 1989.
Aponta para a necessidade da adoo de um programa de gesto de documentos nos
arquivos das instituies de ensino superior nos Estados Unidos em cujos arquivos
universitrios mantinha-se forlc tradio de preservao de mnnuscritos histricos. L
. The appraisal of personally identifiable student records. The American Archivist,

Chicago, v. 49, no. 3, p. 263-275, 1986.
Anlise dos efeitos da legislao educacional na guarda dos documentos dos discentes,
o valor do acervo como tambm a questo do acesso aos documentos pelos estudantes.
. Rapport d'activits de Ia Section Provisoire des Archives des Universits et des
Institutions de Recherche (ICA/SUV). Bulletin [du] Conseil International des
Archives, Paris, n. 45, p. 27-29, 1995.
60 Arq. & Adrn., Rio de Janeir, v. 1 , n. 2, p. 57-74, jul./dez. 1998

Relatrio das atividades da Seo, criada em 1992, e dos seminrios realizados em
Lancashine (1994) e em Washington (1995).
. DESPY-MEYER, Andre. Introduction au Sminaire inaugura1 de Ia section
des archives des universits. Janus, Netherlands, v. 2, p. 7, 1995.
Apresenta os objetivos da Seo e atividades desenvolvidas.
BAUMANN, Roland M. Oberlin College and the movement to establish an archives
1920-1966. The Midwstern Archivist, [S. i.], v. 13, no. 1, p. 27-38, 1988.
o
BELLOTO, Helosa Liberalli. Patrimnio cultural, arquivo e universidade. B. C.M. U.,
Campinas,~.6, n. 11,p. 11-18, 1994.
Reflexo sobre o que so bens culturais com enfoque nos documentos arquivsticos,
ressaltando o papel a ser desempenhado pelas universidades atravs dos arquivos uni-
versitrios, centros de memria e de documentao na preservao do patrimnio cul-
tural.
. Uma poltica de arquivos para a universidade brasileira. In: SEMINRIO NA-
CIONAL DE ARQUIVOS UNIVERSITRIOS, l., 1991, Campinas. Atas ... Cam-
1 pinas : UNICAMP, 1992. p. 11-25.
Discute o perfil de universidade e arquivo com os pontos de convergncia existentes,
concluindo sobre os objetivos de uma poltica para os arquivos universitrios.
. Universidade e arquivo : perfil, histria e convergncia. Trans-in-formao,
Campinas, v. 1, n. 3, p. 15-28, 1989.
Apresenta a evoluo histrica das universidades e dos arquivos estabelecendo pontos
de convergncia.
BERWANGER, Ana Regina et al. Projeto de implantao do sistema de arquivo da
UFSM. Santa Maria : UFSM, 1992,
Relato do projeto de implantao do sistema de arqfiivos da Universidade Federal de
Santa Maria com a apresentao da estrutura da instituio e diagnstico da situao de
ul
seus arquivos.
BLENDON, Edith James. University archives : a reason for existence. The American
Archivist, Chicago, v. 38, no. 2, p. 175-190, 1975.
Aborda a razo da existncia do arquivo universitrio fundamentada na pesquisa aca-
dmica cujo acervo contribui para o conhecimento da histria institucional, produo
cientfica, histria social e poltica bem como divulgao e publicao de documentos
de valor permanente.
Arq. & Adm., Rio de Janeiro, v. 1 , n. 2, p. 57-79, jul./dez. 1998 61

BOCCACIO, Mary. Tendincias dos wquivos c colees de nzanuscritos das institui-
es de ensino superior: [s.d.]. 13 p. Datilografado.
Apresenta a evoluo dos programas arquivsticos nas instituies de ensino superior
nos Estados Unidos e conclui expondo a situao dos arquivos da Universidade de
Maryland, explicitando as atividades desenvolvidas.
BOLES, Frank, YOUNG, Julia Marks. Exploring the black box : the appraisal of
university administrative records. The American Archivist, Chicago, v. 48, no. 2, p.
121-140, 1985.
Examina a difcil tarefa da avaliao dos documentos, abordando trs aspectos funda-
mentais que so o valor da informao, custo do armazenamento e as conseqncias do
estabelecimento de prazos de reteno.
BOLETN DE LA COMISI~NDE LOS ARCHIVOS UNIVERSITARIOS. Lima :
Pontificia Universidad Catlica de1 Per, n. 1 - 19, 1991-1996.
Veculo de comunicao da Comisin de 10s Archivos Universitarios (CAU) do Peru,
contendo notcias e disseminando artigos abordando vrios temas de interesse na rea.
BOTTINO, Mariza. El archivo universitario : necesidad e importancia. Boletin de la
Comisin de 1o.sArchivo.s Universitarios, Lima, n. 13, p. 2, 1994.
Reflexo sobre a necessidade e importncia do arquivo universitrio na preservao da
memria da universidade, na gesto administrativa, no ensino, na pesquisa e na exten-
so.
. Arquivos Universitcirios : consideraes em torno da questo. Panorama da
situao no Brasil 1994. p. Dissertao (Mestrado em Cincia da Informao) Insti-
tuto Brasileiro de Informao em Cincia e Tecnologia, 1994.
O trabalho possui duas partes: a primeira considera o arquivo universitrio no contexto
universidade-arquivo-arquivologiae ressalta, em termos de histria, conceito, funo,
misso, objetivos e aspectos relacionados ao seu desempenho, exclusivamente com
base na literatura. A segunda parte se refere 30 desenvolvimento do tema no Brasil,
apresentando dados sobre as instituies que integi-ain o Grupo de Estudos de Arqui- .I
vos Universitrios, obtidos atravs de questionrios, entrevistas e visitas. Por fim, con-
sidera a necessidade de se prioi-izar a implantao do arquivo universitrio como parte
integrante do Sistema de Informao da Universidade.
. Os arquivos universitrios no Brasil. In: A ZNFORMAO : questes e proble-
mas. Niteri : EdUFF, 1995. p. 61-67.
A partir da evoluo histrica da universidade e Arquivologia no Brasil, apresenta um
panorama dos arquivos universitrios brasileiros.
62 Arq. & Adm., Rio de Janeiro, v. 1 , n. 2, p. 57-74, jul./dez. 1998

. O binmio universidade-arquivo universitrio e o contexto brasileiro. In:
REUNIN DE ARCHIVOS UNIVERSITARIOS, 6., 1994, Lima. Trabalho apre-
sentado... Lima, 1994. 16 p.
Mostra a relao existente entre a universidade e o arquivo universitrio, direcionando
a discusso para a realidade brasileira.
v
. Reflexes sobre a realidade arquivstica no contexto universitrio. In: SEMI-
NRIO DE ARQUIVOS UNIVERSITRIOS, 3., 1994, So Paulo. Trabalho upre-
sentado... So Paulo, 1994. 32 p.
6
'
O trabalho busca refletir sobre a realidade arquivstica no contexto universitrio. Par-

tindo do entendimento do que universidade, aborda o conceito, misso e funes do
arquivo universitrio bem como as iniciativas do setor no mbito internacional.
Num segundo momento, so apresentadas as etapas de sistematizao, identificando os
fatores de desenvolvimento dos arquivos universitrios com um panorama da realida-
de brasileira. Consideraes finais so apresentadas, acompanhadas de sugestes em
prol de seu desenvolvimento.
BRAVO DE VARONA, Esperanza. La seccin de archivos de universidades y escuelas
superiores. In: Publication number one. Wagga Wagga : International Council on
Archives, 1993. p. 25-31.
.. Origem da Seo de Arquivos de Universidades e Escolas Superiores do Conselho
Internacional de Arquivos (ICA/SUV) ocorrida durante o XII Congresso Internacional
de Arquivos, em Montreal, no ano de 1992. Apresenta estatuto, objetivos e plano de
trabalho para o perodo de 1992- 1996.
BRICHFORD, Maynard. Academic archives : Uberlieferungsbildung. The American
Archivist, Chicago, v. 43, no. 4, p, 449-460, 1980.
A partir da idia de que os arquivos universitrios se constituem num repositrio de
fontes de informao, ressalta a responsabilidade do arquivista na transmisso da cul-
tura e apresenta as atividades e caractersticas dos arquivos universitrios nos Estados
Unidos, estabelecendo um paralelo com aqueles da Europa.
d
. Appraisal and processing. College and university archives : selected readings.
Chicago : Society of American Archivists, 1979. p. 8-18.
O autor aborda a questo da avaliao dos documentos como uma das mais importan-
tes tarefas a serem executadas no arquivo universitrio. Aponta as vrias tipologias
documentais existentes. Num segundo momento, fala sobre o processamento tcnico
do acervo no que diz respeito i classificao, arranjo, acesso e descrio.
. The Illiarch. College and university archives : selected readings. Chicago :
Society of American Archivists, 1979. p. 19-30.

O autor fala sobre a criao, o desenvolvimento e acervo do arquivo da Universidade
de Illinois, assinalando tambm problemas existentes.
BROWNE, Henry J. An appeal for archives in institutions of higher learning. The
American Archivist, Chicago, v. 16, no. 3, p. 21 3-226, 1953.
Discusso detalhada das inmeras atividades arquivsticas a serem desenvolvidas em
arquivos de instituies de ensino superior, orientando na tarefa de educar e mostrar
a importncia do arquivo aos administradores.
BURCKEL, Nicholas C. Business archives in a university setting : status and propect.
College andResearch Librnries, [S.I.], v. 41, n. 3, p. 227-234, 1980.
. The expanding role of a college or university archives. In: COLLEGE and
university archives : selected readings. Chicago : Society of American Archivists,
1979. p. 47-57.
Expe as funes do arquivo universitrio, assinalando produtos e servios a serem
oferecidos.
BURN, Margy. Historic photograph collection. University of Adelaide Libray News,
[ S I . ] , v. 6, no. 1,p. 3-4, 1984.
, Cook, J Frank. A profile of college and university archives in the United States.
The Americnn Archivist, Chicago, v. 45, n. 4, p. 410-428, 1982.
Apresenta o resultado da pesquisa efetuada junto aos arquivos de 110 instituies de
ensino superior nos EUA com relao a pessoal, objetivos, servios prestados, recursos
financeiros e problemas existentes.
CARRERO DE BRTGNETI, Rosa Kuon. El rol de1 archivo en una universidad estatal
peruana : el caso UNFV. In: SEMINRIO DE ARQUIVOS UNIVERSITRIOS,
3., 1994, So Paulo. Trabalho apresentado ... So Paulo, 1994.
Apresenta a situao do arquivo da Universidade Nacional FedericoVillarreal,no Peru,
que uma entidade estatal subordinada As normas do Sistema Nacional de Arquivos
daquele pas. 4
CHEPESIUK, Ron, EVANS, Ann Y. Videotaping history : the Winthorp college

archives experience. The Americnn Arclzivist, Chicago, v. 48, no. 1, p. 65-68,
1985.
CHOUINARD, Denys, ROUSSEAU,Jean-Yves, Roy, Madeleine.Linformatisationdun
service darchives. Lexprience de IUniversit de Montral. Archives, Qubec, v.
22, p. 41-58, 1990.

Relato do processo de informatizao dos arquivos da Universidade de Montreal mos-
trando as diferentes etapas da elaborao do sistema.
CLOUD, Patricia D. Fitting in the automation of the archives at Nothwestern University.
1 Provenunce, [S. 1.1, v. 5 , no. 2, p. 14-26, 1987.
. The Northwestern University Archives. Zllinois Libruries, [S. 1.1, v. 69, n. 8, p.
(j
*
595, 1987.
COLLINS, Pierre. Le secteur des archives rgionales de 1 Universit du Qubec ?i
5-
Rimouski. In: COLLOQUE LES ARCHIVES ET LARCHIVISTIQUEEN MILIEU
UNIVERSITAIRE, 1991, Qubec. Actes ... Qubec : Universit Laval, 1991. p. 45-
48.
Apresenta a linha de acervo do setor de arquivo, bem como os critrios seletivos da
aquisio.
CONSEIL INTERNATIONAL DES ARCHIVES. Communiqu : ICASUV: Michigan,
v. 1-2, n. 12, 1995-1996.
Veculo oficial de comunicao da Seo, com notcias e artigos de interesse da rea.
i- CONTACTO : Boletn Oficial de Ia Comisin de Archivos Universitarios, Chile, v. I ,

abr. 1996.
Boletim da Comisin de Archivos Universitrios do Chile, sob a responsabilidade de
Ivan Guerrero Rodriguez da Universidade de ia Frontera. Divulga notcias e artigos de
interesse do setor de arquivos universitrios.
COOK, J. Frank. Academic archivist and the SAA, 1938-1979 : from Arcana Siwash to
the C&U PAG. The American Archivist, Chicago, v. 51, no. 4, p. 428-439, 1988.
Histrico dos programas arquivsticos desenvolvidos pelas instituies de ensino su-

perior nos Estados Unidos de 1930 at 1979, quando da criao do Comit de arquivos
universitrios pela Society of American Archivists.
a
DEAN, John F. Cornell University : a developing preservation program. Consewation
Administrution News, [S. I .I, v. 39, n. 4-5, p. 30-3 1, 1989.
DE GRAFF, Kathryn. De Paul University Archives. Zllinois Libruries, [S. 1.1, v. 69, no.
8, p. 576, 1987.
DELGADO AGUILAR, Willian. La evaluacin de 10s servicios de archivo. Boletin de
la Comisin de 10s Archivos Universiturios, Lima, n. 3 , p. 1-2, 1993.
Aplicao das normas de qualidade para o controle dos servios do arquivo universit-
rio.

DESPY-MEYER, Andre. Les archives de 1 Universit Libre de Bruxelles. In:
Publicution number one. Wagga Wagga : International Council on Archives, 1993.
p. 16-18.
Apresenta o arquivo da Universit Libre de Bruxelles cuja misso principal reunir e
conservar a documentao oficial produzida e acumulada, bem como aquelano-
institucional, fazendo com que o arquivo se constitua num centro de pesquisas que
permita a interpretao da histria da universidade.
DEVRIESE, Didier. Les archives de Ia recherche en milieu acadmique. Junus,
Netherlands, v. 2, p. 20-28, 1995. -
Discute a questo do recolhimento dos arquivos cientficos, fruto das pesquisas de-
senvolvidas na universidade.
DI GIANNI, Tercio Pereira. O arquivo histrico do Campus de Franca. Recursos
arquivsticos e apoio i pesquisa. Estudos de Histria,Franca, v. 2, n. 1, p. 35-44,
1995.
Apresenta o trabalho de implantao do arquivo permanente do Campus de Franca,
integrado ao Sistema de Arquivos da UNESP (SAUNESP), enfatizando os documentos
j tratados e disponveis como subsidirios para a pesquisa, especialmente nas reas de
Histria, Direito e Servio Social.
. O arquivo permanente do Campus de Franca : piloto do SAUNESP. In: SEMI-
NEUODE ARQUIVOS UNIVERSITRIOS, 3., 1994, So Paulo. Trabalho upre-
sentado ... So Paulo, 1994.
Apresenta os resultados dos trabalhos de implantao do Arquivo Permanente do
Campus de Franca da Universidade Estadual Paulista - UNESP, com o relato das ativi-
dades de arranjo, do recolhimento do acevo e da ao cultural e educativa desenvolvi-
da.
DfNEL, Guy. Les archives universitaires : une composante fondamentale du systhme
archivistique Qubecois. Archives, Qubec, v. 24, n. 1-2, p. 175-199, 1992.
Aponta o importante papel representado pelos arquivos universitrios no sistema Y
arquivstico do Qubec e relata a estrutura organizacional dos arquivos das universida-

des do Qubec, atividades desenvolvidas e servios prestados.
ELSEN, Marie K. Spindex in a university aichives. Th American Archivist, Chicago, 7
v.45, n. 2,p. 190-192, 1982.

ELSTON, Charles B. University students records : research use, privacy rights and the
Buckley Law. In: COLLEGE and university archives : selected readings. Chicago :
Society of American Archivist, 1979. p. 68-79.

Analisa a questo do acesso e uso dos arquivos estudantis a partir da Lei Buckley e suas
implicaes nos arquivos universitrios.
FORTI, Maria Aparecida. O arquivamento intermedirio do sistema de arquivo da
UNICAMP.In : SEMINRIO NACIONAL DE ARQUIVOS UNIVERSITRIOS,
2., 1992, Santa Maria. Trabalho apresentado... Santa Maria, 1992.
Discute o arquivamento intermedirio do acervo dos arquivos setoriais da Universida-
de Estadual de Campinas (UNICAMP).
. O fundo Paulo Duarte : da organizao original i recuperao das informaes.
In: SEMINRIO NACIONAL DE ARQUIVOS UNIVERSITRIOS, 1., 1991, Cam-
pinas. Atas ... Campinas : UNICAMP, 1992. p. 139-143.
Relato sobre a organizao do Fundo privado Paulo Duarte, pertecente ao acervo do
Arquivo Central da Universidade Estadual de Campinas - UNICAMP.
FRIDELL, Gun. Gothenburg University Library : the sound and video archives.
Phonographic Bulletin, [S. I.], v. 45, p. 19-20, 1986.
FOURNIER, Frances. Faculty papers : appraisal for aquisition and selection. AABC
Newsletter, [S.l.] v. 1, n. 1, p. 8-10, 1991.
. For they would gladley learn and gladly teach : university faculty and their
papers : a challenge for archivists. Archivaria, [S.l.], v. 34, no. 58-74, 1992.
GEARY, James W. Catholic archives in a public instituition : a case study of the
arrangement between Kent State University and the Diocese of Youngstown, Ohio.
The American Archivist, Chicago, v. 46, no. 2, p. 175-182, 1983.
GLEZER, Raquel. Arquivos Universitrios: para qu? Trans-in-fomzaqo, Campinas,
v. 1, n. 3, p. 29-34, 1989.
Reflexo acerca das dificuldades de manuteno dos arquivos universitrios, ressal-
tando a preocupao com respeito i preservao da prduo cientfica na universida-
de.
#
GOYER, Grard. Les particularits de ia gestion des archives i 1Universit Laval. In:
COLLOQUE LES ARCHIVES ET L ARCHIVISTIQUE EN MILIEU
t 35.
Relato da implantao do programa de gesto de documentos na Universidade Laval,
ressaltando as vantagens de sua aplicao, o tratamento da documentao corrente e
intermediria bem como consideraes sobre a tabela de temporalidade.
-, MERCIER, Hlne. La loi sur les archives i 1 Universit Laval : I exprience
d un organisme public. Archives, Qubec, v. 22, n. I , p. 3-29, 1990.

GRANSTROM, Claes. University archives and the archivist. Swedish experiences. In:
Publication number m e . Wagga Wagga : International Council on Archives, 1993.
p. 20-21.
Panorama da situao dos arquivos universitrios na Sucia, bem como da legislao
pertinente.
GREENE, Mark A. Using college and university archives as instructional materials: a
case study and an exortation. The Midbvestern Archivist, [S. 1.1, v. 14, no. 1, p. 31-
38, 1989.
Mostra o importante papel do arquivista em disseminar o uso do acervo custodiado
pelo arquivo universitario na pesquisa acadmica e apoio ao ensino, integrado i sua
funo administrativa. Relata a experincia do Carleton College.
GUERRERO RODRIGUEZ, Ivan. Tradicin, cambio y proyeccin: 10s archivos

universitarios chilenos. In: SEMINRIO DE ARQUIVOS UNIVERSITRIOS, 3.,
1994. So Paulo, Trabalho apresentado... . So Paulo, 1994.
i
Aborda a relao universidade-arquivo e o estado atual da questo nas universidades

chilenas.
*
GUIVEN FLORES, Csar. Arcliivos universitarios de Puerto Rico. In: REUNIN DE
ARCHIVOS UNIVERSITARIOS, 6., 1 994, Lima. Trabalho upresentado... Lima,
1994.29 p.
Relato do estgio atual dos arquivos universitrios em Porto Rico, abordando questes
como estrutura e organizao, classificao, arranjo, recuperao da informao,
microfilmagem e automao.
GUTIRREZ MUNOZ, Csar. Algo se mueve en el Per. Arquivo Rio Claro, Rio Cla-
ro, v. 10/12, n. 1/3, p. 5-9, 1991-1993.
Apresenta o histrico e a importncia das reunies de arquivos universitrios (RAU)
no Peru. .
. El archivista en el mbito universitario. In: CONGRESO INTERNACIONAL
DE LOS ARCHIVOS, 12., 1992. Montral. Trabalho apresentado. Montral, 1992,
17 p.
Apresenta o perfil do arquivista com nfase no profissional que atua no arquivo univer-
sitrio.
. E1 archivo universitario. Lima : Pontificia Universidad Catlica de1 Per, 1994.
51 p.

A partir do binmio universidade-arquivo, aborda o arquivo universitrio e o perfil do
arquivista. Apresenta, tambm, relato sobre a Comisso de Arquivos Universitrios
(CAU) e as reunies de Arquivos Universitrios (RAU), ambas do Peru.
. Una experiencia archivista universitaria en Lima. Anuario Znteramericano de
Archivos, Cordoba, v. 11, p. 153-162, 1984.
i
Relato da experincia arquivstica da Pontifcia Universidad Catlica de1 Per, com a
criao do Arquivo Histrico Riva-Agero e de seu arquivo institucional, com a apre-
sentao das atividades desenvolvidas na rea.
HAAS, Richard L. Collection reappraisal : the experience at the University of Cincinnati.
The American Archivist, Chicago, v. 47, no. 1, p. 51-54, 1984.
Procedimentos adotados pela Universidade de Cincinnati no processo de reavaliao
dos acervos.
HAYASHI, Maria Cristina P. Inocentini, VICINO, Mariangela de Lello. Memria do
movimento estudantil : a experincia de organizao do arquivo CAASO. In: SE-
MINRIO NACIONAL DE ARQUIVOS UNIVERSITRIOS, 1., 1991, Campi-
nas. Atas ... Campinas : UNICAMP, 1992. p. 107-110.
+
Relato da organizao do acervo do Centro Acadmico Armando de Salles Oliveira -
CAASO, entidade estudantil que congrega estudantes da Universidade Federal de So
Carlos.
HOLDEN, Harley P. Student records : the harvard experience. The American Archivist,
Chicago, v. 39, no. 4, p. 461-467, 1976.
Relato da experincia desenvolvida na Universidade de Harvard, no que diz respeito
ao acesso e ao uso dos documentos de estudantes com base na legislao existente.
HONHART, Frederick L. The solicitation appraisal and acquisition of faculty papers.
College and Research Libraries, [S. i.], v. 44, no. 3, p. 236-241, 1983.
HOUT, Christiane. Les relations entre les services darchives universitaires et les
programmes d enseignement et de recherche: le cas de 1 Universit du Qubec
d) i Montral. In: COLLOQUE LES ARCHIVES ET L ARCHIVISTIQUE EN
MILIEU UNIVERSITAIRE, 1991, Qubec.Actes ... Qubec : Universit Laval,
1991. p. 77-82.
Mostra a colaborao e o apoio dado pelo servio de arquivo da Universidade do Qubec
no desenvolvimento do ensino da arquivstica na universidade, bem como no atendi-
mento e na orientao aos estudantes na prtica arquivstica.
INFORMATIVO DO ARQUIVO CENTRAWSIARQ. Campinas : UNICAMP, n. 1- 2,
1995-1996.

Boletim informativo do Sistema de Arquivo da UNICAMP, contendo normas e proce-
dimentos adotados, divulgao de eventos e notcias da rea arquivstica.
INOJOSA, Rose Marie. A qualidade da informao e da documentao na universida-
de. In: SEMINRIO NACIONAL DE ARQUIVOS UNIVERSITRIOS,3., 1994,
So Paulo. Trubalho apresentado... So Paulo, 1994.
Aborda o conceito de qualidade e sua aplicao 2 informao, a universidade como -
mbiente informativo, a gesto dos fundos arquivsticos e o impacto dos novos supor-
tes da informao nos arquivos.
INTERNATIONAL COUNCIL ON ARCHIVES. SECTION OF UNIVERSITY AND
COLLEGE ARCHIVES. Publicntion number one. Compilado por Alan Ives. Wagga
Wagga, 1993. 106 p.
Contm oito artigos abordando a situao dos arquivos universitrios na Austrlia,

Blgica e Sucia. Inclui tambm texto sobre a histria e a criao da referida Seo
junto ao Conselho Internacional de Arquivos (ICAKUV).
IVES, Alan. Proposed section of university nnd college archives : working paper. Wagga
Wagga : Charles Stui-t University, 1992. 34 p.
Documento apresentando as bases sobre as quais proposta a criao da seo pelo
Conselho Internacional de Arquivos, como tambm a programao do encontro em +
Montral, em 1992.
JOHNSTON, Dorothy. Dept of manuscripts, University of Nottingham Library. In:
STANDING CONFERENCE OF NATIONAL AND UNIVERSITY LIBRARIES.
Report an discussion document. Londres : Society of Archivists, 1989. p. 47-54.
Questes sobre origem, espao fsico, oramento, pessoal, conservao dos documen-
tos e servios oferecidos, do Departamento de Manuscritos da Universidade de
Notti nghan.
JONSSON, Christina, HJORTH-REKSTEN,Eli. Documenting science and technology
: the Swedish perpective. Junits, Netherlands, v. 2, p. 29-33, 1995. 3
Discorre sobre os acervos produzidos e acumulados pelas pesquisas, custodiados pelos

institutos de cincia e tecnologia e instituies de ensino superior na Sucia.
KOCH, David U. The university archives of Southern Illinois University of Carbondale.
Zllinois Libraries, [S. 1 .I, v. 69, no. 8, p. 598, 1987.
KOHL, Michael F. It only happens once every hundred years : making the most of the
centenial opportunity. The American Ai-chivist, Chicago, v. 54, no. 3, p. 390-397,
1991.

LAMBERT, James. Une politique d'acquisition des archives prives 2I'Universit Laval.
In: COLLOQUE LES ARCHIVES ET L 'ARCHIVISTIQUE EN MILIEU
64.
Levanta os aspectos relevantes a serem considerados ao se estabelecer uma poltica de
aquisio de acervos privados a serem incorporados ao arquivo universitrio. Experi-
ncia da Universidade Laval (Canad).
. Vers une politique de la rfrence i Ia Division des Archives de 1 'Universit
Laval. Justification et projet de politique. Archives, Qubec, v. 21, n. 3, p. 15-35,
1990.
Projeto de poltica de referncia no arquivo da Universidade Laval. Consideraes pre-
liminares em torno da necessidade e justificatica so apresentadas.
LEWIS, Karen R.A manualfor the visual collections of the Harvard University Archives.
Cambridge : Harvard University Library, 1981.49 p.
MAHER, William J. The current state of academic archives : a procustean bed for
4
archival principles? The Arnerican Archivist, Chicago, v. 52, n. 3, p. 342-349, 1989.
A implantao e o desenvolvimento do arquivo universitrio dependem de uma srie
de fatores como por exemplo, natureza da instituio, posio do arquivo na estrutura
c organizacional teoria e princpios arquivsticos, ensino e pesquisa, os quais so aborda-
dos pelo autor.
. The managernent of college and university archives. Metuchem, N.J., London ;
[sal, 1992.430 p.
O livro aborda aspectos tericos e prticos da administrao de arquivos em institui-
es de ensino superior. Partindo das bases fundamentais de sustentao do arquivo
universitrio que so conceito, misso, objetivos, recursos humanos e financeiros, par-
te para os aspectos tericos da arquivstica como avaliao, classificao, arranjo, des-
crio, acesso etc. Tambm so discutidas questes sobre acervos especiais, produtos e
servios dos arquivos universitrios.
c
MALATIAN, Teresa M. O centro de documentao e memria da UNESP : uma expe-
rincia com arquivos universitrios. Estudos de Histria, Franca, v. 2, n. I , p. 9-17,
1995.
Relato da criao do Centro de Documentao e Memria da UNESP e o projeto do
Sistema de Arquivos da UNESP.
MARTINS, Neire do Rossio. A avaliao dos documentos da UNICAMP. In: SEMI-
NRIO DE ARQUIVOS UNIVERSITRIOS,2., 1992, Santa Maria. Trabalho apre-
sentado... Santa Maria, 1992.
Arq. 8, Adm., Rio de Janeiro, v. 1, n. 2, p. 57-79, jul./dez. 1998 71

Apresenta os procedimentos adotados e os resultados da avaliao dos documentos da
Universidade Estadual de Campinas.
. A sistematizao dos arquivos da UNICAMP. In: SEMINRIO DE ARQUI-
VOS UNIVERSITRIOS, 1., 1991,Campinas.Atas... Campinas : UNICAMP, 1992.
p. 55-68.
*
Apresenta o projeto de criao do Sistema de Arquivos da Universidade Estadual de
Campinas.
, FORTI, Maria Aparecida. O sistema de protocolo e o sistema de arquivos : uma
experincia de integrao. In: SEMINRIO DE ARQUIVOS UNIVERSITRIOS,
3., 1994. So Paulo. Trabalho apresentndo.. . So Paulo, 1994.
Relato da experincia de integrao do Sistema de Protocolo ao Sistema de Arquivos
da Universidade Estadual de Campinas - UNICAMP.
MARTINS, Robei-to de Andrade. O sistema de arquivos da universidade e a memria
cientfica. In: SEMINRIODE ARQUIVOS UNIVERSITRIOS, 1 ., 1991, Cam-
pinas. Atus ... Campinas : UNICAMP, 1992. p. 27-48.
Discute a importncia do papel dos arquivos universitrios na preservao da memria b
cientfica, contribuindo para a histria da cincia e para o planejamento de uma poltica

cientfica e tecnolgica.
i
MASON, Philip P. College and university archives : 1962. The Americnn Archivist,
Chicago, v. 26, no. 2, p. 161-165, 1963.
Resultado da pesquisa efetuada junto a 350 instituies de ensino superior nos EUA,
com o objetivo de conhecer os programas arquivsticos nelas desenvolvidos.
MAUREL, Dominique. Univei-sit de Montral: interrelations entre le servi:
archives et les programmes denseigneinents et de recherche en archivistiquia 1
cole de Bibliothconomie et des Sciences de 1 Information.In: COLLOQUE LES
ARCHIVES ET L ARCHIVISTIQUE EN MILIEU UNIVERSITAIRE, 1991,
Qubec. Actes ... Qubec : Universit Laval. 1991. p. 65-75.
Relata a colaboraiio mtua cxistentc entre ;1 EBSI c o servio de arquivo da Univcrsi- %
dade de Montral no que diz respeito ao ensino, estgio e pesquisa.

McCLAREN, Collin. Records repositories in British Universities. The Americun
Panorama dos arquivos universitrios na Inglaterra com relato das atividades desen-
volvidas.
MORELLE, Laurent. Quest-ce que les archives? : un dbat insolite au sein des facults
parisiennes en 1878. Lu Ga7ette des Archives, Paris, n. 134-135, p. 195- 203, 1986.
72 Arq. & Adm., Rio d e Janeiro, v. 1, n. 2, p. 57-74, jul./dez. 1998

Reflexo em torno da noo de arquivo em instituio de ensino superior, com base
nos registros dos debates ocorridos na Faculdade de Medicina de Paris, em 1878.
MOSS, Michael. Changes in the structure and financing of universities : the impact on
archives and research collections. Journal of the Society of Archivists, [S.l.], v. 13,
no. 2, p. 113-118, 1992.
. NAHUET, Robert. Les structures universitaires et les fonds darchives : les visjons
maximaliste et minimaliste. Archives, Qubec, v. 22, n. 3, p. 67-72, 1991.
P
O trabalho se divide em trs partes: a primeira, discute os princpios arquivfsticos pre-
conizados em sculos anteriores; a segunda, apresenta um esboo da estrutura univer-
sitria no Qubec (Canad), e a terceira, a arquivstica no meio universitrio.
NEVES, Dulce Amlia de Brito et al. Sistema de arquivos da Universidade Federal da
Paraba. In: SEMINRIO DE ARQUIVOS UNIVERSITRIOS, 3., 1994, So Pau-
lo. Trabalho apresentado ... So Paulo, 1994.
Relata as etapas de trabalho da comisso de avaliao e eliminao de documentos da
UFPB, com o objetivo de organizao dos arquivos concluindo com a apresentao de
um projeto de criao do Sistema de Arquivos e Informao.
*
OETTING, Edward C. Indexing student newspaper. The American Archiuist, Chicago,
v. 43, no. 2,p. 211-212, 1980.
1
PALHETA, Maria Suely Matias. O sistema de arquivos da Universidade Federal do
Par. In: SEMINRIO DE ARQUIVOS UNIVERSITRIOS, l., 1991, Campinas.
Atas ... Campinas : UNICAMP, 1992. p. 79-103.
Apresentao do sistema de arquivo da Universidade do Par, com a aplicao da
informtica na recuperao da informao.
PERCIVAL, Janet. University CoIlege London. In: STANDING CONFERENCE OF
NATIONAL AND UNIVERSITY LIBRARIES. Report and discusion document.
Londres : Scciety of Archivists, 1989. p. 55-68.
Resultados de pesquisa sobre o perfil dos arquivos universitrios, com informaes
c sobre origem, espao fsico, processamento tcnico do acervo, recursos humanos e
financeiros, conservao, fundos existentes entre outras.
m
PLANTE, Denis. Guide du chercherur aux archiues historiques. Montral : Universit
de Montral, 1991.45 p.
Guia dos fundos existentes na Universidade de Montral com indicao dos respecti-
vos instrumentos de pesquisas e normas de acesso e consulta ao acervo.

PONTES, Ricardo Silva Th, FERREIRA FILHO, Valderi Dias. Contribuio do siste-
ma de automao universitria h modernizao do Arquivo Central da Universida-
de Federal do Cear. In: SEMINRIO DE ARQUIVOS UNIVERSITRIOS, 3.,
1994, So Paulo. Trabalho apresentado... So Paulo, 1994.
Apresenta as atividades da Seo de Arquivos e Microfilmagem da Universidade Fe-
deral do Cear, relatando o processo de implantao do programa de microfilmagem t
juntamente com a informatizao do acervo, iniciados em 1990.

POSNER, Ernest. The college and university archives in the United States. COLLEGE
and University archives : selected readings. Chicago : Society of American Archivists,
1979, p. 80-88.
Evoluo histrica dos arquivos de instituio de ensino superior nos Estados Unidos.
POSTIGO DE COLIN, Sheila. Los archivos universitarios de1 Per. In: SEMINRIO
DE ARQUIVOS UNIVERSITRIOS, 3., 1994, So Paulo. Trabalho apresentado.
So Paulo, 1994.
Relato da trajetria, desde 1989, da Reunio de Arquivos Universitrios (RAU) e da
Comisso de Arquivos Universitrios (CAU) do Peru, no sentido de apoiar o desenvol-
vimento dos arquivos universitrios no pas.
POTTS, David B. College archives as windows on american society. The American
O autor aborda a importncia dos arquivos universitrios como fonte de informao
para a pesquisa sobre a educao superior na Amrica do sculo XIX, a contribuio
do arquivista aos pesquisadores e incentiva o uso das informaes armazenadas nos
arquivos universitrios.
SAFFADY, William. A university archives and records management program: some
operational guidelines. COLLEGE and university archives : selected readings. Chi-
cago : Society of American Archivists, 1979, p. 97-103.
Identificao de elementos a serem observados na aplicao do programa de gesto de
documentos nos arquivos universitrios. %
SAMUELS, Helen Wil Ia. Appraising records of modern science and tecnology. Janus,
Netherlands, v. 2, p. 8-19, 1995.
Apresenta a anlise das funes desenvolvidas pela instituio como o ponto de parti-
da para se chegar h avaliao dos documentos de pesquisa produzidos e acumulados,
assinalando pontos importantes do planejamento e da disseminao da informao.
. Varsity letters : documenting modern colleges and universities. Metuchen, New
Jersey : Scarecrow Press and the Society of American Archivists, 1992. 281 p.

Princpios para compreenso e entendimento de uma instituio de ensino e sua docu-
mentao, partindo da anlise das sete funes da organizao.
SANDERS, Robert L. Accessioning college and university publications : a case study.
The American Archivzst, Chicago, v. 49, no. 2, p. 180-183, 1986.
Fala sobre a avaliao dos documentos arquivsticos e recolhimento de material im-
* presso produzido pela Universidade de Pepperdine.
SANTOS, Vilma Moreira dos. Arquivos universitrios e arquivos em universidades :
alguns aspectos da administrao de arquivos nas universidades brasileiras. In:
CONGRESSO NACIONAL DE BIBLIOTECRIOS, ARQUIVISTAS E
DOCUMENTALISTAS, 5., 1994, Lisboa. Trabalho apresentado ... Lisboa, 1994.
Apresentao dos resultados da pesquisa em torno do conceito de arquivos universit-
rios e arquivos em universidades nas universidades brasileiras.
SAULNIER, Carole. Llaboration dun logiciel pour ia gestion des entrepts de
documents semi-actifs i Ia division des archives de 1Universit Laval. Archives,
Qubec, v. 21, n. 2, p. 62-71, 1989.
SAUV, Nicole. La gestion des documents administratifs et des archives dans le milieu
collgial qubecois : une situation en constant progrs. Archives, Qubec, v. 24, n.
1-2, p. 201-213, 1992.
a
SCHMIDT, William E WILSON, Sara J. A practical approach to university records
management. In: COLLEGE and university archives : selected readings. Chicago :
Society of American Archivists, 1979. p. 104-118.
O autor enfatiza o significado dos documentos produzidos por cada setor da instituio
e apresenta uma tabela de temporalidade dos documentos.
SEO de arquivos universitrios. Traduo de Mariza Bottino. Boletim [da] Associa-
o dos Arquivistas Brasileiros, Rio de Janeiro, v. 3, n. 3, p. 4, 1994.
Sobre a criao, em 1992, da nova seo de arquivos universitrios cio Conselho Inter-
nacional de Arquivos (ICA/SUV).
e.
SEMINRIO NACIONAL DE ARQUIVOS UNIVERSITRIOS, 1 ., 1991, Campinas.
Atas ... Campinas : UNICAMP, 1992. 284 p.
. Coleo de 26 textos apresentados por ocasio do I Seminrio Nacional de Arquivos
Universitrios. Os temas tratam da poltica nacional de arquivos, sistema de arquivos
universitrios, arquivos e centros de documentao em universidades, contribuio dos
arquivos para a pesquisa cientfica, organizao de arquivos correntes e intermediri-
os, teoria de fundo, aplicao da informtica aos arquivos e avaliao documental.

SHERMAN,Sarah. A case study : the archivist as activist at the Northwestern University
Librarys Womens collection. Provenance, [S. i.], v. 5: n. 1, p. 31- 38, 1987.
SHERVINGTON, Christine. Automating records management. Archives nnd
Manuscripts : The Journal of the Australian Society of Archivist, v. 14, no. 2, p.
129-143, 1986.
*,
Descreve a experincia australiana na implantao do arquivo nas universidades.
SHIFTON, Clifford K. College archives and academic research. Ttle American Archivist,
Chicago, v. 27, no. 3, p. 395-400, 1964.
O autor enfatiza a importncia do arquivo da Universidade de Harvard no desenvolvi-
mento da pesquisa acadmica, traando o perfil dos usurios e suas demandas.
. The Harvard university archives : goal and function. COLLEGE and university
archives : selected readings. Chicago : Society of American Archivists, 1979. p.
119-124.
O autor enfatiza a necessidade do arquivo assegurar a preservao do acervo
institucional, prestando servios de informao sobre o passado e o presente da univer-
sidade i comunidade.
. The reference use of archives. COLLEGE and university archives : selected
readings. Chicago: Society of American Archivists, 1979. p. 125-135.
Discusso sobre o acesso e uso dos documentos nos arquivos universitrios como uma
obrigao do arquivista para com seus usulrios.
SILVA, Zenilde de Jesus. Proposta para elaborao de projeto de instalao do Arquivo
Central da Universidade Federal de Sergipe. In: SEMINRIO DE ARQUIVOS
UNIVERSITRIOS, 3., 1994, So Paulo. Trabalho apresentado.. . So Paulo, 1994.
Proposta de criao do Arquivo Central da Universidade Federal de Sergipe.
SILVEIRA, Marcia Aparecida Marques, MNFIO, Tnia de Cassia. Estudo de usuri-
os do Arquivo Central da UNICAMP. In: SEMINRIO DE ARQUIVOS UNIVER-
SITRIOS, 3., 1994, So Paulo. Trabalho apresentcido... So Paulo 1994.
Estudo sobre a identificao do perfil dos usurios do arquivo da Universidade de
Campinas, utilizando-se o quekionrio como instrumento, e sobre a avaliao dos ser-
vios prestados.
, SANTOS, Bernadete Aparecida L. Organizao do fundo Srgio Buarque de
Holanda. In: SEMINRIO DE ARQUIVOS UNIVERSITRIOS, 1 ., 1991, Campi-
nas. Atas .,. Campinas : UNICAMP, 1992. p. 145-148.

Relato dos procedimentos adotados na organizao do Fundo Privado Srgio Buarque
de Holanda, pertencente ao acervo do Arquivo Central da Universidade Estadual de
Campinas.
SKEMER, Don C. ,WILLIAMS, Geoffrey P. Managing the records of higher education
: the state of records management in American colleges and universities. The
. American Archivist, Chicago, v. 53, no. 4, p. 532-547, 1990.
Apresentao dos resultados de pesquisa com vistas a analisar a situao dos arquivos
universitrios nos Estados Unidos, bem como identificar os programas neles desenvol-
c
vidos.
SOCIETY OF AMERICAN ARCHIVISTS. COLLEGE AND UNIVERSITY
ARCHIVES SECTION. Student assistants in archival repositores a handbookfor
managers. Chicago : Society of American Archivists, 1992. 49 p.
Orienta quanto i utilizao da mo-de-obra discente nos servios de arquivo, abordan-
do, entre outras questes, administrao, recrutamento, treinamento e superviso.
SOCIETY OF AMERICAN ARCHIVISTS. College and universi9 archives : selected
. readings. Chicago: Society of American Archivists, 1979. 234 p.
Coletnea de 17 artigos abordando vrios temas como, por exemplo, implantao e
administrao de arquivos em instituio de ensino superior, sua importncia, objetivo,
funo desempenhada, organizao de conjuntos documentais de discentes, avaliao,
acesso etc. Incluso, seis apndices, contendo polticas, normas e procedimentos dos
arquivos de instituies de ensino superior.
SPEIRS, W. Brian. Les archives universitaires et collgiales. In: LES ARCHIVES
CANADIENNES EN 1992. [Canad] : Conseil Canadien des Archives, 1992. p.
43-47.
Panorama do desenvolviemento, a partir da dcada de 70, dos arquivos universitrios
no Canad, mencionando as atividades desenvolvidas.
ST-HILAIRE, Lyne. Guide desfonds darchives scientifques conserves & 1 Universit
t de Montral. Montral : Universit de Montral, 1992. 48 p.
Guia dos 51 fundos conservados na Universidade de Montral na rea das cincias
pura e da sade.
%
STOUT, L.J., BAIRD, D.A. Automation in North American college and university
archives: a survey. The American Archivist, Chicago, v. 47, no. 4, p. 394-404, 1984.
TESSITORE, Viviane, KHOURY, Yara Aun. Os arquivos da PUC - SP: informe sobre
sua situao atual e perspectivas de trabalho. In: SEMINRIO DE ARQUIVOS
UNIVERSITRIOS, 2., Santa Maria. Trabalho apresentado.. . Santa Maria, 1992.

Discusso das propostas em torno da modernizao dos servios de arquivo da Pontifica
Universidade Catlica de So Paulo pela Central de Documentaco e Informao Ci-
entfica - CEDIC.
UNIVERSIDAD DE LIMA. Archivo Central. Cuudros de claslflcacin documental de
unidades acadhicas. Lima : Universidad de Lima, 1996. 32 p.
UNIVERSIDAD NACIONAL MAYOR DE SAN MARCOS. Manual de organizacin
y funciones de lu secretaria peizeral. Lima, 1988. 34 p.
Manual de normas e procedimentos adotados na organizao dos arquivos da
Universidad Nacional Mayor de San Marcos, no Peru.
UNIVERSIDADE DO RIO DE JANEIRO. Arquivo Central. Guia de Acervo. Rio de
Janeiro : 1996.
UNIVERSIT DE MONTRAL. SERVICE DES ARCHIVES. Guide de gestion des
archives des facultks, dpartementes et Ecoles, centres de recherche et services de
IUniversite de Montrkd. Montral, 1989.
Manual de normas e procedimentos adotados na organizao dos arquivos da Universi-
dade de Montial, no Canad.
WILIANS, Edwin E. Preservation at Harvard. Consewation Administration News, [S.
1.1, V.6, p. 3-5, 1981.
WILSON, Dwight H. No ivory tower : the administration of a college or university
archives. COLLEGE and university archives : selected readings. Chicago : Society
of American Archivists, 1979. p. 155-165.
O autor sintetiza necessidades e objetivos do arquivo universitrio e assinala alguns
procedimentos bsicos a serem adotados pelo arquivista, sugerindo caminhos atravs
dos quais pode mostrar a importncia dos servios a serem prestados i comunidade
acadmica.
WILSON, Ian E. Canadian university archives. COLLEGE and university archives :
selected readings. Chicago : Society of American Archivists, 1979. p. 166-174.
Apresenta um panorama da evoluo dos arquivos nas universidades canadenses.
WOLFF, Jane. Faculty papers and special subject repositories. The American Archivist,
Chicago, v. 44, no. 4, p. 346-351, 1981.
WOOD, Thomas J. Archives and manuscript collections at Sangamon State University.
Illinois Lihraries, [S. 1 .I, v. 69, no. 8, p. 597, 1987.
WOODWARD, Frances. Survey of cai-tographia archives in canadian universities.
Association ojCunadian Map Libraries Bulletin, [ S . i .J, v. 42, p. 24-28, 1982.
78 Arq. & Adrn., Rio de Janeiro, v. 1, n. 2, p. 57-74, iul./dez. 1998

ZANATTA, Marisa Marques. De arquivo a centro de pesquisa e documentao social:
a trajetria tcnica do Arquivo Edgard Leuenroth. In: SEMINRIO NACIONAL
DE ARQUIVOS UNIVERSITRIOS, I ., 1991, Campinas. Atas ... Campinas:
UNICAMP, 1992. p. 127-131.
d
Relato da experincia do Arquivo Edgard Leuenroth -Centro de Pesquisa e Documen-
tao Social, da UNICAMP, sobre a organizao e a preservao da memria histrica,
social e cultural do Brasil Republicano.
Y
Abstract
This work presents an anotated bibliography of readings on college and university

archives.
o
Keywords : bibliography; university archives; archives.

GERIR DOCUMENTOS EM PORTUGAL:
COMO E PARA QU?
Helena Medeiros
Maria Joo Pires de Lima
Maria Jos Fidalgo
Pedro Penteado
Zlia Gomes"
Resumo
Os autores procuraram, a partir de um enquadramento histrico das polticos
desenvolvidas na rea de gesto de documentos em Portugal, e da sua experincia
profissional, enunciar alguns problemas de fundo que se colocam atualmente aos ar-
quivistas que trabalham neste setor. Avanaram ainda com possveis solues, insistin-
do, entre outros pontos, na necessidade de uma melhor formao tcnica integrada
destes profissionais.
Palavras-chave:gesto de documentos; Portugal; formao.
O presente artigo tem como base a comunicao apresentada pelos autores, a

ttulo individual, ao 6" Congresso Nacional de Bibliotecrios, Arquivistas e
Documentalistas, realizado em Aveiro, Portugal, em maio ltimo, na qual se procurou:
a) fornecer um enquadramento histrico das polticas desenvolvidas pelo Esta-
do portugus para a rea da gesto de documentos;
b) apresentar as intervenes mais relevantes levadas a cabo pela recente Divi-
so de Arquivos Intermdios do Instituto dos Arquivos NacionaisRorre do Tombo,
actual orgo coordenador da poltica arquivstica em Portugal;
c) elencar as principais questes com que se debatem os tcnicos que laboram
nesta Diviso e, em conjunto com outros arquivistas portugueses, procurar respostas
para a situao actual da gesto de documentos no pas.
* Arquivistas da Diviso de Arquivos Intermdios do Instituto dos Arauivos Nacionais/Torre

do Tombo.
Contacto: Alameda da Universidade, 1600 Lisboa, Portugal. TelefOne: 35 1-1-7937212. Fax: 35 1-1-
7937230.
Arq. & Adrn., Rio de Janeiro, v. 1, n. 2 , p. 81-95, jul./dez. 1998 81

Em Portugal, s em 1972, com o Decreto-Lei no. 29/72, de 24 de janeiro, se
estabeleceu, pela primeira vez, unia disciplina genrica sobre a gesto de documentos.
Este diploma procurava responder s necessidades que ento se sentiam em termos de
inutilizao e microfilmagem de documentos de arquivo, determinando a sua aplica-
o no s aos organismos estatais como a outras entidades. ] At a, pode-se dizer que
a legislao publicada no tinha feito mais do que procurar resolver, com medidas
avulsas, as principais dificuldades sentidas pelos vrios servios pblicos na gesto
das suas crescentes montanhas de papel. O diploma em referncia prescrevia que
deveriam ser fixados, por portaria do ministro competente, os prazos mnimos de con-
servao dos documentos, bem como as formalidades a respeitar quando, por proposta
de dirigentes dos servios, fosse permitida a sua eliminao, mediante prvia
mi~rofilmagem.~ Pode afirmar-se que durante a vigncia deste Decreto-Lei, assistiu-se
a uma fluidez de critrios de avaliao de documentos4e i falta de reconhecimento do
papel dos arquivistas no processo de valorao doc~mental.~
Apenas na segunda metade da dcada de 80 se procurou ultrapassar esta situa-
o, entre outros, atravs da aposta numa coordenao tcnica sistemtica da avaliao
e seleco de documentos, apoiada em critrios arquivsticos de eliminao aceites L
internacionalmente, que procuravam garantir a conservao do patrimnio histrico-

documental.6Para uma melhor compreenso deste contexto, recente, que coincide, fun-
damentalmente, com a criao do ex-Instituto Portugus de Arquivos (IPA), teremos
de recuar a 1986, recuperando, para o efeito, as propostas de periodizao de Isabel
Bastos e Madalena Garcia, procurando caracterizar cada uma das suas etapas, de uma
forma sumria (GARCIA, BASTOS, 1992, p. 93-106).
a) 1986-1988, correspondente i primeira grande abertura do Estado para o
problema, com a criao do Grupo de Pr-Arquivagem, constitudo no mbito da Co-
misso de Reforma e Reinstalao do Arquivo Nacional da Torre do Tombo, a maior
sensibilidade duma nova gerao de arquivistas para as tarefas de avaliao, i adopo
de critrios e metodologias slidas, desenvolvidas noutros pases, como o Canad, e ao
apareciiiiento da ideia, depois abandonada, da criao de um arquivo intermdio geral
para a Administrao Pblica;
.
b) 1988-1990, perodo que correspondeu, em primeiro lugar, i criao do Insti-
i
tuto Portugus dos Arquivos, rgo coordenador da poltica arquivstica nacional, de-
pendente da Secretaria de Estado da Cultura, encarregue de definir directivas tcnicas
para o sector, nomeadamente para a organizao de arquivos intermdios. A segunda
grande caracterstica deste perodo foi, no contexto da reviso geral do regime jurdico
dos arquivos, a sada do Decreto-Lei no. 4 7 / 8 8 de 10 de Dezembro, que veio regular o

processo de .publicao das portarias de gesto de documentos, tornando-o mais exi-
gente e obrigando ? reformulao
i das que tinham sido publicadas ao abrigo do Decre-
to-Lei no. 29/72.8As exigncias do novo diploma passavam pela necessidade de seguir
"critrios uniformes e tecnicamente correctos" para garantir, entre outros, a guarda dos
documentos de interesse histrico, razo pela qual as portarias teriam tambm de ter,
s alm da interveno do ministro que tutelava os servios que a propunham, a do mem-
bro do governo da rea da cultura, que superintendia na poltica de arquivos do pas.
Este diploma, ainda em vigor, provocou inmeros pedidos de apoio tcnico e de forma-
o, e foi acompanhado pela publicao de um conjunto de orientaes tcnicas para a
gesto de documentos, pelo IPA, que reunia os principais princpios tericos e
metodolgicos adoptados por aquele Instituto,9 e pelo trabalho concreto, no terreno, de
uma equipa com catorze arquivistas. Esta fase pode ainda ser caracterizada pela exis-
tncia de dificuldades de articulao e relacionamento entre o IPA e a Torre do Tombo,
arquivo no dependente, com consequncias ao nvel da poltica de incorporaes, que
no pde ser desenvolvida;"'
c) 1990-1992, perodo em que se reduziram os efectivos do Instituto Portugus
de Arquivos, tornando imperioso avanar para estratgias que permitissem rentabilizar
os esforos de elaborao de portarias de gesto de documentos, diminuindo a partici-
pao dos seus arquivistas no processo, atravs da aposta na realizao de aces de
'
formao e na publicao de uma tabela geral de seleco da documentao relativa s
funes-meio, prometida pelo Decreto-Lei no. 121/92, diploma que viria a ser publica-
do j na fase final da vigncia do IPA, e a que nos referiremos com mais detalhe adian-
te.
A esta seqncia cronolgica, juntaramos hoje os dois perodos que decorreram
de meados de 1992 ao final de 1994, e desta data at 1996. O primeiro, caracterizado
pela criao dos Arquivos Nacionais/Torre do Tombo, sucessor do IPA na coordenao
da poltica nacional de arquivos, e peia sua extrema dificuldade em lidar com a herana
deste Instituto no que diz respeito gesto de documentos." Apesar disso, neste pero-
8 do foram publicadas seis portarias e, principalmente, o Decreto-Lei no. 16/93, de 23 de
Janeiro, vulgarmente conhecido como lei de bases dos arquivos, diploma que, no seu
arto. 15, no. 2, veio determinar que os critrios de avaliao e seleco, bem como os
prazos de conservao e a forma de eliminao de documentos deveriam ser definidos
por decreto regulamentar, que nunca chegou a ser publicado. Por outro lado, as suces-
sivas reformas do sistema administrativo efectuadas neste perodo no foram acompa-
nhadas por uma resposta ao nvel arquivstico.'2

Em concluso, no foi possvel criar uma resposta institucional para esta rea,
limitando-se o AN/TT a recolher, mais do que a solucionar, os pedidos das administra-
es, no sentido de tentar dar cumprimento a uma determinao legal. Como
consequncia, continuaram-se a adiar situaes, agravando o problema da gesto de
documentos no pas.
O relatrio elaborado pelo grupo de trabalho ad-hoc para avaliao e seleco -
de documentos de arquivo, encarregue pelos Arquivos Nacionais da feitura do projecto
do decreto regulamentar a que aludimos, apontava j para um cenrio preocupante,
baseado em nmeros de 1991. O diagnstico correspondente a onze Direces-Gerais
indicava existirem mais de 80.000 metros lineares de documentao em depsito, com
um crescimento previsto de 2.300 metros lineares. por ano, i qual estava adstrito um
nmero diminuto de funcionrios (49), no qual no se contava um nico tcnico supe-
rior de arquivo. Foi s no perodo do ex-subsecretrio de Estado Manuel Frexes, no
contexto duma forte presso poltica, a poucos meses das eleies legislativas de 1995,
que se destacou um tcnico dos AN/TT para comear a dar respostas pontuais aos
diversos pedidos de publicao de portarias de gesto de documentos.
A criao do Instituto dos Arquivos Nacionais/Torre do Tombo veio dar um
novo impulso para a resoluo do problema, tendo sido criado um grupo de trabalho de
gesto de documentos, em 1996, que viria a ser institucionalizado com a sada da lei ,I
orgnica do IAN/TT,I3a qual, no seu art. 3, veio incentivar a implementao de siste-

mas de gesto de documentos pelas administraes, definindo directivas tcnicas, co-
laborando na sua aplicao e obrigando iI fiscalizao do seu cumprimento. Pela pri-
meira vez foi criado um Gabinete de Estudos de Arquivos corrente^'^ e uma Diviso de
Arquivos Intermdios, reconhecendo-se que o sector necessitava de uma ateno par-
ticularmente empenhada, ao mesmo tempo que se pretendia pr cobro iI excessiva
produo documental das administraes modernas e iI necessidade de eliminar os pe-
sos mortos que ela cria constantemente. A DAI foi formalizada em abril de 1997,
contando actualmente apenas com seis arquivistas e um tcnico adjunto.
Desde essa data, a Diviso de Arquivos Intermdios tem procurado responder s

solicitaes que tm chegado ao IAN/TT em matria de avaliao, seleco e elimina-
o de documentos de arquivo, as quais podem ser tipificadas em trs grandes grupos:
1 - Pedidos de apoio tcnico para a elaborao das portarias de gesto de docu-
mentos;

2 - Pedidos de parecer tcnico para aprovao de projectos de portarias (com ou
sem acompanhamento ou superviso do IAN/TT); l 5
3 - Pedidos de apoio tcnico para avaliao de documentao acumulada, prove-
nientes de organismos extintos ou a extinguir, ou de servios que pedem apoio exclusi-
vamente para este efeito, e que por motivos outros que no o cessar da sua actividade,
* necessitam de avanar para um processo deste tipo. Os pedidos so acompanhados
tecnicamente pelo IAN/TT, ?i semelhana do que acontece com os projectos de portari-
*,
as, sendo fornecidos os instrumentos de trabalho e dadas as necessrias orientaes
para a sua adequada prossecuo. Estes so consubstanciados num relatrio de avalia-
o a submeter pelos servios produtores ao Instituto, para parecer tcnico.I6
Por outro lado, a DAI, apesar de apenas lhe competir a programao das incor-
porae~,'~ efectuou em 1997 a identificao e incorporao da documentao de con-
servao permanente da ex-Companhia Portuguesa de Transportes Martimos (CTM),
j avaliada h oito anos por tcnicos do ex-IPA, mas ainda ?i guarda da respectiva Co-
misso Liquidatria. Em junho de 1998, decorriam os trabalhos relativos ?i identifica-
o e incorporao da documentao da ex-Companhia Nacional de Navegao (CNN),
*
que se encontra nos armazns do Jardim do Tabaco, em Lisboa, devendo ser integrada
este ano na Torre do Tombo. Tambm esta documentao estava avaliada, no segui-
a mento do relatrio efectuado para a Companhia Portuguesa de Transportes Martimos.
Em Janeiro de 1998, efectuou-se ainda a incorporao do arquivo da Sociedade Portu-
gal/Frankfui-t, que cessou a sua existncia legal aps a Feira do Livro de Frankfurt de
1996.
A DAI desenvolveu tambm actividades no mbito da formao especfica para
a gesto de documentos. Assim, em colaborao com o Gabinete de Estudos e Planeja-
mento Tcnico do IAN/TT, procedeu ?i organizao de uma aco de formao minis-
trada por Caro1 Couture e Daniel Ducharme, da Universidade de Montreal,'* que du-
rante uma semana, em Setembro do ano passado, reuniu mais de trs dezenas de arqui-
vistas provenientes de arquivos distritais, da administrao pblica central e local, e de
I
outros organismos com quem o Instituto tem processos de apoio tcnico. J este ano,
realizou um seminrio sobre documentos electrnicos ministrado por Maria Guercio,
B colaboradora do CIA e adjunta do ministro da cultura italiano, com mais de duas deze-
nas de participante^.'^ A DAI colaborou ou colabora ainda nos grupos de trabalho cri-
ados para a elaborao do Manual para a gesto de documentos e nas orientaes tc-
nicas para avaliao de documentao acumulada, representando tambm o IANTT
no grupo de trabalho interministerial para a reformulao da portaria de gesto de do-
cumentos das cmaras municipais,2"encontrando-se a desenvolver esforos no sentido

de retomar a elaborao da tabela geral de seleco da documentao relativa s fun-
es-meio, tendo para o efeito formalizado contactos com o Ministrio das Finanas.
a partir da experincia que nos advm do nosso posicionamento no sistema

arquivstico, concretamente no orgo coordenador da poltica nacional de arquivos,
que procuraremos de seguida formular um conjunto de problemas sobre a gesto de
documentos em Portugal.
Gerir documentos ou, mais especificamente, a avaliao e seleco de docu- .
mentos, nunca encontrou, como j referimos, uma resposta institucional por parte do
sistema arquivstico portugus, capaz de acompanhar as reformas de um sistema admi-
nistrativo cada vez mais complexo, com mais reas de actuao, mais destinatrios e,
consequentemente, com maior produo documental.
O crescimento anrquico da produo documental dos servios pblicos aliado
por um lado ausncia de respostas, ou a respostas meramente conjunturais por parte
do organismo coordenador e, por outro, falta de sensibilidade e responsabilidade por
parte dos orgos de deciso dos servios pblicos perante os seus prprios arquivos, c
onde o procedimento habitual continua a ser o de tudo conservar ou tudo eliminar

indiscriminadamente, tem conduzido os arquivos da Administrao Pblica a situa-
es caticas em termos de funcionalidade, atingindo graus de saturao prximos da .
ruptura. Esta desorganizao acarreta graves problemas para a gesto dos servios,
levando por vezes a perdas irreparveis de patrimnio documental, colocando-nos o
problema de, como conseguir, num futuro prximo, ultrapassar esta situao?
Do nosso ponto de vista, a resposta ter que passar no s pela institucionalizao
desta rea, mas sobretudo pela dotao de mais meios humanos, com formao ade-
quada para gerir documentos independentemente do seu suporte, de modo a fazer face
complexidade e diversidade de problemas postos pela Administrao Pblica, au-
mentando assim a capacidade de actuao no terreno, assente numa definio clara de
ohjectivm e estratgias, com horizontes de trabalho que ultrapassem o nvel de aco \'
imediata ou mesmo de conjuntura e que possibilitem lanar as bases de uma poltica de

gesto de documentos que contemple estratgias de longa durao*' que no fiquem
c
vulnerveis s mudanas de atitudes polticas face a estas questes, como vulgarmente
sucede.
Uma maior capacidade tcnica de intervenojunto das instituies iria permitir
no s uma dinmica mais eficaz, com resultados mais visveis, mas tambm criar nos
responsveis pelos servios pblicos uma maior sensibilizao face i gesto dos seus

arquivos e ao trabalho dos arquivistas, acarretando uma alterao da viso tradicional-
mente existente nas administraes. Esta alterao, permitiria que as instituies sen-
tissem e compreendessem a necessidade de dotar os seus organismos com especialistas
na rea, que seriam os interlocutores privilegiados nos contactos com o orgo coorde-
nador, o que acrescentaria uma mais valia quer para este, dado que o dilogo seria mais
r; fcil e os resultados mais eficazes, quer para as administraes, na gesto e eficcia dos
seus servios de arquivo.
Na nossa perspectiva, outra das respostas a este grave problema poder passar
0,
pela vontade poltica de criar a nvel nacional, pelo menos, dois grandes arquivos inter-
mdios que recebessem a documentao da Administrao Pblica das diversas regi-
es, dotados de recursos humanos com capacidade tcnica para avaliao e seleco da
documentao a depositada. S assim, e atendendo realidade portuguesa, se poderia
controlar, de forma mais eficaz, o volume de crescimento da documentao acumulada
junto dos servios produtores e proceder de uma forma mais sistemtica e criteriosa a
incorporaes nos arquivos definitivos. A criao destes arquivos intermdios consti-
tuiria, sem dvida, um contributo para lanar a sedimentao das estratgias de longa
ri durao.22
Tambm uma reviso profunda e, se possvel, a reunio num nico diploma, da
* legislao existente sobre a matria, nomedamente os Decretos-Lei n o s 447/88 e 1211
92, e o artigo 15" da lei de bases, contribuiria, igualmente, para a sedimentao desta
rea, pelo que permitiria dar s instituies e s entidades arquivsticas orientaes
precisas e coerentes. E no que diz respeito a solues de mbito legislativo, no sabe-
mos at que ponto a resposta no passar pelo facto desse diploma impor a organizao
de sistemas de gesto de documentos, independentemente da vontade ou necessidade
que os organismos tenham em eliminar documentao, a exemplo do que sucede no
. ~ ~ que isto implicaria que o orgo coordenador dispussesse de maior
Q u e b e q ~ eClaro
capacidade de apoio para a implementao destes sistemas, y e possuisse uma equipa
alargada e experiente, que as administraes tivessem arquivistas qualificados ao seu
'' servio, etc, etc. De contrrio, arriscamo-nos a que o panorama no seja muito diferen-
te do actual, com resultados que no podem ser considerados satisfatrios, apesar de
todas as boas vontades existentes. E se quisermos levar mais longe estas interrogaes,
podemos inclusivamente questionar at que ponto no se obteria uma mais valia com a
'
dependncia da poltica arquivstica de outro ministrio que no o da Cultura, cujas
competncias e atribuies estivessem mais direccionados para a gesto e moderniza-
o da Administrao Pblica, onde fosse possvel efectuar uma arquivstica integrada,
que no deixasse de salvaguardar os valores patrimoniais da documentao.

Como se compreende, qualquer soluo que vise a melhoria das prticas
organizacionais de gesto de documentos implica tambm uma redefinio do perfil do
arquivista, que o habilite a responder a novos desafios. Desafios estes que passam pela
obrigatoriedade de lidar com informao registada nos suportes mais variados, sobre-
tudo os decorrentes da utilizao das novas tecnologias.
Com efeito, as novas exigncias do mercado obrigam a um afastamento progres-
sivo da viso tradicional que a sociedade tem deste profissional; isto , algum que
mexe em papis velhos, algo excntrico, ligado i parte mais estagnada da empresa.
Se esta definio de arquivista se encontra praticamente ultrapassada entre ns, abso-
lutamente necessrio conseguirmos agarrar as novas tarefas, de uma forma segura,
que transmita confiana a quem as solicita; confiana na nossa capacidade e na nossa
competncia para gerir os desafios que o fim de milnio nos impe.
O investimento reside, ento, na formao. Formao de profissionais compe-
tentes e seguros, que o domnio da gesto da informao requere (LIMA, 1992, p. 21-
27). Neste sentido, h que reequacionar os programas de formao actualmente minis-
trados em Portugal. Estaro estes vocacionados para as exigncias do mercado? Esta-
ro os cursos dirigidos e pensados para uma formao capaz de criar profissionais
versteis, que facilmente se adaptem aos novos desafios?
Sem termos a presuno de aqui apresentarmos grandes solues para o proble-
ma, pretendemos antes deixar algumas notas, que so resultado das dificuldades senti-
das, no decorrer da nossa actividade; dificuldades essas que consideramos serem de
base e, portanto, de formao. Em termos esquemticos,em Portugal, poderiamos apon-
tar trs vectores possveis a considerar ao nvel das polticas formativas em Arquivstica:
1 - Alteraes curriculares aos cursos existentes;
2 -Versatibilidade dos cursos na adaptao a novas exigncias;
3 - Institucionalizao inequvoca dos cursos dentro da EscolaRJniversidade.
Relativamente i necessidade de se proceder a alteraes curriculares, no se
pretende aqui discutir os temas essenciais integrantes de novos programas, mas apenas
nomear alguns pontos que consideramos importante no esquecer:
a) Valorizao do suporte terico e da componente prtica da Arquivstica, sem
a qual se torna impensvel transmitir a credibilidade necessria a esta cincia e i pr-
pria profisso;
b) Valorizao das novas tecnologias, de modo a que o profissional possa lidar
de uma forma segura com as exigncias de uma sociedade IT;

c) Valorizao da perspectiva integrada dos arquivos. De facto, at aqui, os pro-
gramas de formao, sobretudo os de nvel superior, privilegiam o arquivo histrico,
em claro detrimento dos arquivos correntes e intermdios. Pensamos que o ensino das
funes arquivsticas de uma forma integrada, que respeite as trs idades dos docu-
mentos, permitiria aumentar a capacidade de interveno dos tcnicos nas reas mais
carentes de apoio e que o mercado mais solicita, isto , a rea dos arquivos correntes e
intermdio^.^^
No entanto, no chega dotar os programas de novas temticas ou de perspectivas
mais actuais. As rpidas transformaes da nossa sociedade fazem de uma necessidade
sentida h um dia, um passado quase longnquo. Assim a prpria estrutura dos cursos
deve ser malevel, verstil, com grande capacidade de adaptao s exigncias que nos
forem sendo solicitadas pela nossa clientela, nunca perdendo de vista a noo de que se
est a formar profissionais que vo ser chamados a intervir em diversas funes.
Elaborar programas de formao bem estruturados, dotados de recursos huma-
nos profissionalizados e de recursos materiais e financeiros suficientes para a sua
concretizao uma tarefa delicada e complicada. Importa pois sensibilizar os orgos
directores da instituio em que os cursos se inserem, da sua importncia, do seu valor
cientfico, da sua qualidade. Conseguir uma forte institucionalizao dos cursos, de
forma a que os apoios financeiros no faltem e, esta, passe a ser uma rea reconhecida
dentro da Escola ou da Universidade em que o curso se insere , assim, uma tarefa
prioritria, de forma a atingir uma maior credibilidade acadmica e a criao de um
corpus de docentes em Arquivstica, que minorar as expectativas dos historiadores
continuarem a tutelar a disciplina e at a profisso. Um corpus que teria forosamente
de promover a investigao na rea, impedindo a estagnao da cincia Arquivstica e
impulsionando a sua renovao, redefinio e adaptao 2s novas exigncias delineadas
por uma sociedade em constante mudana.25
A capacidade que os profissionais desta rea encontrarem para se imporem soci-
almente, como elementos vlidos na rea da gesto da informao, passa, assim, pela
existncia de uma formao especfica vocacionada para as novas necessidades e para
os novos mercados. Passa ainda por uma nova postura que ter que se assumir perante
a sociedade e as administraes: libertar-mos-nos de estigmas, afirmar-mos-nos como
profissionais competentes, seguros, capazes. O mercado exige-nos isso; a ns ou a
quem consiga preencher os seus requisitos. Impor-mos-nos, ou deixar que outros pro-
fissionais abarquem uma rea cuja interveno nos pertence e para a qual no temos o
direito de no estarmos preparados ou de no nos prepararmos.

Mas para isso tambm muito importante que os organismos onde os arquivistas
se inserem se preocupem em apoiar as iniciativas dos profissionais em exerccio para
complementar e aprofundar matrias essenciais para o desenvolvimento da sua
actividade no domnio da gesto documental. A ttulo de exemplo, poderemos inclusiv
referenciar o nosso caso, em que se esto a enveredar esforos, por parte da instituio
em que trabalhamos, no sentido de reforarmos a nossa formao base, com um curso
especfico nas reas de gesto de recursos financeiros, patrimoniais e humanos, tendo
sido contactado, para o efeito, o Instituto Nacional de Administrao (INA).
A aposta na formao e numa nova postura perante a disciplina e a profisso
conduzir inevitavelmente a maior normalizao e racionalizao da prtica profissio-
nal. consensual que o esforo normativo deve acompanhar todas as etapas do ciclo
de vida dos documentos, a comear pela da produo. Neste sentido, o IANTT, nome-
adamente atravs do seu Manual para a gesto de documentos, recentemente publica-
do, contribuiu para, de uma forma padronizada, apontar metodologias de diagnstico e
anlise de necessidades arquivsticas e de classificao documental, definir critrios de
seleco e avaliao de documentos tradicionais e electrnicos, bem como explicitar
requisitos para a elaborao das portarias de gesto de documentos, fornecendo instru-
mentos sistemticos para os levantamentos documentais.26Pretende ainda retomar, como
j referimos, a elaborao da tabela geral de seleco para os documentos relativos s
funes-meio. Trata-se de um trabalho fundamental no actual contexto arquivstico
portugus. Com efeito, o Decreto-Lei no. 121/92, de 2 de julho, que estabeleceu os
princpios de gesto de documentos relativos aos recursos humanos, financeiros e
patrimoniais dos organismos e servios da Administrao Pblica, previa que os pra-
zos de conservao administrativa e o destino final dos referidos documentos fossem
publicados em portaria prpria, numa tabela de seleco geral pela qual se deveriam
regular os organismos e servios pblicos. Contudo, o processo da sua elaborao foi
interrompido em 1992, com as consequncias gravosas que da advieram para as insti-
tuies pblicas e para a comunidade arquivstica, que no puderam contar com este
instrumento bsico de gesto de documentos, essencial para a melhoria dos sistemas de
informao de natureza administrativa, para o combate ao crescimento da massa docu-
mental, ou para a garantia de uma conservao criteriosa do patrimnio arquivstico.
Neste contexto, uma das principais vantagens deste instrumento passa pelo aumento da
eficincia e produtividade na Administrao Pblica, dado que cada servio pode nor-
malizar e rentabilizar procedimentos, deixando de procurar solues individuais para a
gesto da documentao, a partir da adopo da tabela geral. Mas se as suas vantagens
parecem evidentes, existe, contudo, um conjunto de questes inerentes sua elabora-
o, que no podermos deixar de colocar, nomeadamente:

-Por que rea funcional comear? Pelo domnio da gesto financeira, onde OS
procedimentos administrativos e arquivsticos esto mais padronizados ?
- Como fasear o projecto ?
- Que interlocutores esto disponveis para um empreendimento desta natureza
ou devero nele participar?
- Como conseguir a aplicao do diploma que vier a ser publicado ?
- Que articulao ter este com o restante corpus legislativo no domnio
arquivstico ?
- etc.
Mas o esforo normalizador no se deve ficar pelo orgo coordenador da polti-
ca nacional de arquivos. uma obrigao dos organismos para assegurar a qualidade
dos seus servios de informao e dos seus profissionais. Do mesmo modo, um dever
a adopo de normas e procedimentos ao nvel organizacional, com a cumplicidade e a
vontade poltica de quem manda, traduzidas, por exemplo, na feitura de instrumentos
para a sistematizao da gesto de documentos.
Mas a responsabilidade dos organismos no se restringe apenas i implementao
de sistemas normalizados de gesto de documentos em suporte tradicional, pois passa
tambm pela gesto de documentos electrnicos. De facto, a natureza destes, os novos
contextos institucionais de produo documental e os respectivos sistemas de arquivo,
so questes que no podem deixar de colocar, hoje, grande perplexidade, tornando-se
por isso um enorme desafio. Contudo, preciso assegurar que os documentos
electrnicos de conservao permanente, gerados pela Administrao Pblica, possam
estar acessveis no futuro, sem receios quanto i sua durabilidade, fiabilidade,
admissibilidade legal ou valor probatrio.
Actualmente, de uma forma geral, a informao criada, recebida e tramitada
nos organismos, sem ser objecto de regras ou procedimentos previamente definidos.
Em face da rapidez das transformaes da tecnologia da informao, os suportes
electrnicos so altamente volteis, podendo tornar-se rapidamente inintelegveis. Da
manter-se, como nos suportes tradicionais, a necessidade de ser assegurada a integrida-
de da informao, ao mesmo tempo que o contexto da sua produo deve ser claramen-
te compreensvel, mesmo muitos anos depois da sua produo. Proteger a genuidade e
autenticidade dos documentos, desde a sua gnese at i sua conservao permanente,
pois uma garantia que temos que assegurar. Enquanto os documentos esto a ser produ-
zidos e tramitados e so necessrios para a prossecuo dos objectivos da instituio,
enquanto o seu valor probatrio essencial, a instituio produtora tem a preocupao

em assegurar a genuidade e autenticidade desses documentos, bem como a sua conser-
vao. No entanto, quando os documentos deixam de ter interesse administrativo, essa
preocupao corre o risco de ser esquecida. A criao de uma cultura de gesto de
arquivo entre produtores e utilizadores de documentos electrnicos , tambm por este
motivo, indispensvel.
Do que foi dito se pode concluir que gerir documentos em Portugal exige a
conjugao de esforos dos diferentes sectores da Administrao Pblica, respons-
veis legais pela preservao do patrimnio arquivstico que tutelam e tem de se tradu-
zir na implementao de aces concretas e eficazes nas respectivas instituies. S
essa convergncia permitir obter resultados. E para qu? A resposta pareceria bvia
se a inoperncia, o desinteresse e o autismo no tivessem sido, salvo raras excepes,
lugares comuns na poltica arquivstica do pas e na gesto dos objectivos das institui-
es pblicas e privadas.
Gerir documentos em Portugal: Como e para qu? continua, por isso, ainda, em
nosso entender, a ser uma interrogao de grande pertinncia, a que urge dar resposta.
Notas:
I De acordo com o seu articulado, o diploma aplicava-se a servios do Estado, servios pblicos
personalizados, empresas pblicas, autarquias locais, corporaes, organismos corporativos, instituies

de previdncia e pessoas colectivas de utilidade pblica administrativa.
As primeiras medidas sobre destruio de documentos datam dos anos 30, e as referentes a microfilmagem
de documentos e correspondente inutilizao, foram sendo publicadas a partir de 1953. (MACHADO,
1985, p. 355-362)
Decreto-Lei no. 29/72, Dirio do Governo, I srie, no. 19, 24 de janeiro de 1972, p. 93-94.
Cf., a ttulo de exemplo, os critrios referenciados na Portaria no. 597/75, Dirio da Repblica, I srie,
no.234, de 9 de outubro de 1975, p. 1596 - 1598, referente ao Ministrio dos Transportes e Comunicaes
ou os critrios utilizados pelo IPPC em Junho de 1987 par" eliiriiiiao da docurneniaqh da Federao
Nacional de Industriais de Moagem, da Federao Nacional de Produtores de Trigo, da Comisso
Reguladora do Comrcio do Arroz e do Grmio dos Industriais de Descascadores do Arroz.
A este respeito, cf. ainda MACHADO, 1985, p. 359. Nesta poca, a situao portuguesa contrastava
com a do Brasil, pas que atravessava uma conjuntura de incremento das polticas estatais de gesto de
documentos, sob a batuta do Arquivo Nacional, experincia que viria a ser aproveitada, mais tarde, entre
ns, no ex-Instituto Portugus de Arquivos.
Quase ao mesmo tempo procedia-se a um reforo da formao profissional, com a criao dos Cursos

de Especializao em Cincias Documentais. No de Lisboa, institudo atravs da Portaria 449/83, de 19
de Abril, constava uma disciplina obrigatria de Gesto de dossiers, com 30 horas. Note-se que, desde
o final da dcada de 70, as carreiras de tcnico auxiliar de biblioteca e arquivo estavam definidas legalmente
e que se encontrava oficializada a formao ao nvel de tcnicos auxiliares de arquivo (Decreto-Lei no.
280/79. de 10 de agosto, revogado pelo 247/91 de 10 de julho e pelo despacho 7 D de 13 de julho de
1993).
i Decreto-lei n".152/88, Dirio da Repblica, I srie, no. 99, 29 de abril de 1988, p. 1710-1717.
' Cf. Dirio da Repblica, I srie, no. 284, de 10 de dezembro de 1988, p. 4885.
i
I') VIEIRA, Joo, Orientaes gerais sobre gesto de documentos de arquivo. Lisboa, 1991. Uma anlise
da metodologia de trabalho do IPA nesta rea permite-nos constatar algumas influncias da arquivstica
brasileira que, na poca, chegaram a Portugal, quer atravs de aces de formao concretas, como a que
Jos Maria Jardim realizou naquele Instituto, quer atravs das publicaes do Arquivo Nacional e de
alguns dos seus principais arquivistas (cf. MONTEIRO, Norma de Ges (Coord.), Orientatio para
avaliaEo e arquivamento intermdio em arquivos pblicos. Rio de Janeiro, 1985; MONTEIRO, Norma
de Ges (Coord.), Manual de iclentijicatiode acervos documentaispara transferncia d o u recolhimento
aos arquivos pblicos. Rio de Janeiro, 1985; CAMPOS, Ana Maria V. C. (Coord.), Manual de
levantrimento da produo documental. Rio de Janeiro, 1986; JARDIM, 1987, p. 35-42.
O problema mais evidente foi o da incorporao da Companhia de Transportes Martimos e da

c. Companhia Nacional de Navegao na Torre do Tombo, que apenas viria a ser aceite, a ttulo excepcional,
pela Direco de Martim de Albuquerque, (ALBUQUERQUE, Martim de, Para a Histria da Torre do
Tombo. Lisboa, 1990, pp. 21-22). Esta incorporao acabou por no se concretizar posteriormente,
,*% durante a Direco de Borges de Macedo (1990-1996), que considerou que esta s se deveria efectuar
aps o termo da actividade das Comisses Liquidatrias das referidas empresas.
Decreto-Lei no. 106-G/92, Dirio da Repblica, I srie A , no. 126, de 1 de junho de 1992, pp. 2648-
(39) 445).
I* Seria interessante averiguar que consequncias arquivsticas teve nos servios, por exemplo, a Lei no.
65/93, que regula o acesso aos documentos administrativos, comparativamente a idntica legislaao
existente noutros pases, como o Canad.
l3 Decreto-Lei ao. 60/97, Dirio da Repblica, 1 srie A, no. 57, de 20 de maro de 1997.
l 4 Ainda no formalizado, podendo dizer-se que, at ao momento, a DAI tem vindo a desempenhar
j algumas das suas atribuies.
I S Apesar de, por vezes, chegarem ao IAN/TT projectos de portaria vindas das tutelas para aprovao,
o sem serem previamente acompanhadas por este Instituto, tem existido uma preocupao sistemtica em
no recomendar este procedimento, pelos inconvenientes bvios que ele acarreta, quer para os servios
autores dos projectos, quer para o orgo coordenador, at porque habitualmente estes no reunem os
requisitos tcnicos necessrios para a sua imediata aprovao.
l6 Decreto-Lei no. 60/97, Dirio da Repblica, I srie A, no. 67, de 20 de maro de 1997, alnea n) do
artigo 9".

l7 Decreto-Lei no. 60/97, Dirio da Repblica, I srie A, no. 67, de 20 de maro de 1997, alnea p).
IxCOUTURE, Carol e DUCHARME, Daniel, Curso de Gesto de Documentos. Lisboa, 23 a 26 de
Setembro de 1997. Lisboa, 1997.
I Prev-se a publicao, pelo IAN/IT, da traduo portuguesa dos textos de apoio do seminrio, ainda
este ano.
t
ZDespacho conjunto no. 264/97, Dirio da Repblica, I1 srie, no. 193, de 22 de agosto de 1997, p.
10328.
s
IEstas estratgias passaro, entre outras, pelo relanamento das tabelas das funes-meio; pela formao
dos servios da administrao pblica; pelo incentivo dos servios para publicao de portarias de
gesto de documentos e criao nos seus quadros de lugares de tcnicos de arquivo que Ihes permitiriam
gerir de forma mais eficaz os seus arquivos e pela reviso global de toda a legislao existente referente
a esta matria, de modo a criar um corpo legislativo coerente, eficaz e actualizado, tpicos a que nos
referiremos mais adiante.
** A hiptese de criao de dois arquivos intermdios gerais para a AdministraoPblica portuguesa,

que gerou alguma polmica no debate que se seguiu apresentao da comunicao no Congresso de
Aveiro, deve ser entendida apenas como um dos recursos possveis para pr cobro h situao de ruptura
em que se encontra muita da sua documentao. Esta perspectiva no invalida que, preferencialmente e
sempre que possvel, os organismos da Administrao Pblica no devam ser incentivados a estruturar *
um sistema integrado de arquivos, como preconizamos ao longo do texto.
23Cf. Lui sur les archives [Qubec], 1983, rev. 1992, article 7: Tout organisme public doit tablir et #,
tenir h jour u n calendrier de conservation qui dtermine les priodes d utilisation et les supports de
conservation de ses documents actifs et semi-actifs et qui indique quels documents inactifs sont conservs
de manire permanente et lequels sont limins.
24ROUSSEAU, Jean-Yves e COUTURE, Carol, Os fundamentos da disciplina arquivstica. Lisboa,

1998, p. 255-280. O problema da formao em Arquivstica e, sobretudo, as deficincias dos actuais
cursos de ps-graduao, tm vindo a ser debatidos h anos em Portugal, sem se ter avanado para
qualquer resoluo com vista sua adequao s actuais necessidades do mercado.
2s Cf. ROUSSEAU. Jean-Yves e COUTURE, Carol, 1998, p. 72-73, 274-276 ; PENTEADO, Pedro, A
gestio de documentos nu arquivstica canudiana : o modelo do Quebeque. PcginasA&B, n . 1, p. 73-93,

1997, sobretudo nota 14, onde se referem exemplos de projectos de investigao universitria em decurso
naquele pas, um deles sobre as tipologias dos documentos administrativos. r
GARCIA, Madalena e LIMA, M. J. Pires de (Coord.), Manual para a gestio de documentos. Lisboa,
1998. 3
27Trata-se d e um trabalho equivalente ao desenvolvido no mbito d o CONARQ e q u e levou ?i
publicao d a resoluo no. 4, d e 28 d e maro d e 1996.

-4bstract
The authors searched, from a historical point of view of the record management
policies in Portugal, and from their professional experience, present some problems
faced nowadays by the archivists.They still suggested anwsers, mainly a better techinical
training, of this professionals.
Keywords: record management ; Portugal ; training.
ALBUQUERQUE, Martim de. Para a histria da Torre do Tombo. Lisboa: [s.n., n.d.1.
GARCIA, Madalena, Bastos, Isabel Teixeira. A gesto de documentos : balano e pers-
pectiva. Cadernos BAD, Lisboa, n. 2, p. 93-106, 1992.
JARDIM, Jos Maria. O conceito e a prtica de gesto de documentos. Oceanos, Rio
de Janeiro, v. 2, n. 2, p. 35-42, jul./dez. 1987.
LIMA, Maria Joo Pires de. Os arquivistas, a formao, a profisso. Cadernos BAD,
Lisboa, n. 2, p. 21-27, 1992.
MACHADO, Maria Isabel Pereira. A legislao arquivstica portuguesa sobre seleo
e inutilizao de documentos. A Informao em Tempo de Mudana. Actas, Porto,
V. I, p, 355-362, 1985.
MONTEIRO, Norma de Ges (Coord.) Manual de identificao de acervos documen-
tais para transferncia e/ou recolhimento aos arquivos pblicos. Rio de Janeiro:
[s.n., s.d.1.
MONTEIRO, Norma de Ges (Coord.). Orientao para avaliao e arquivamento in-
termdio em arquivos pblicos. Rio de Janeiro: [s.n., s.d.1.
PENTEADO, Pedro. A gesto de documentos na arquivstica canadiana : o modelo de
Quebeque. PginasA & B, n. I, p. 73-93, 1997.
ROUSSEAU, Jean-Lyves, COUTURE, Carol. Os fundamentos da disciplina
arquivistica. Lisboa : [s.n., s.d.1.
VIEIRA, Joo. Orientaes gerais sobre gesto de documentos de arquivo. Lisboa :
[s.n., s.d.1.
Arq. & Adrn., Rio d e Janeiro, v. 1, n. 2, p. 81-95, jul./dez. 1998 95

NORMAS DE APRESENTAO DE
TRABALHOS
1 A Revista Arquivo & Administrao, da Associao dos Arquivistas Brasi-

leiros (AAB), aceita originais sob forma de artigos e comunicaes de interesse
para a arquivologia e cincias afins.
2 Os textos sero submetidos a parecer do Conselho Editorial ou, por sua dele-
gao, de um especialista, que podero sugerir ao autor modificaes de estru-
tura ou contedo.
3 Os textos no devero exceder 20 pginas, no caso dos artigos, e 8 pginas,

no caso das comunicaes. Eles devem ser apresentados em duas cpias im-
pressas em papel A4 (210 x 297mm), espao duplo, em uma s face do papel,
bem como em disquetes, no programa Word for Windows 6.0, em fonte Times
New Roman (corpo 12), sem qualquer tipo de formao, a n-ao ser:
- indicao de caracteres (negrito e itlico);

- margens de 3cm;
- recuo de Icm no incio de pargrafos;
- recuo de 2 cm nas citaes;
- uso de aspas duplas (no usar CAIXA ALTA); e
- uso de itlico para termos estrangeiros e ttulos de livros e peridicos.
4 As citaes bibliogrficas sero indicadas no corpo do texto, entre parnte-

ses, com as seguintes informaes: sobrenome do autor em caixa alta; vrgula;
data da publicao; vrgula; abreviatura de pgina (p.) e o nmero desta.
Ex.: (SILVA, 1992, p. 3-23).
5 As notas explicativas, restritas ao mnimo indispensvel, devero ser apre-

sentadas no final do texto.
6 As referncias bibliogrficas devero ser apresentadas no final do texto, obe-

decendo 2s normas da ABNT (NBR-6023). Exemplos:
Livro:
Sobrenome do autor, ttulo do livro, local da publicao, editora, data.
Ex.: MULLER, S., FEITH, J., FRUIN, R. Manual de arranjo e descrio de

arquivos. Rio de Janeiro : Arquivo Nacional, 1973.
Artigo:
Nome do autor, ttulo do artigo, nome do peridico, local, volume, nmero do

peridico e data.
Ex.: CROTEAU, T.L. A gesto de documentos.Arquivo &Administrao, Rio
de Janeiro, v. 5 , n. 1, p. 5-12, abr. 1977.
Comunicao apresentada em evento:
Ex.: SILVA, Jaime Antunes. O Arquivo Nacional e a poltica nacional de arqui-

VOS. in: SEMINFUONACIONAL DE ARQUIVOS UNNERSITRIOS,
l., 1991, Campinas. Atas... Campinas : Unicamp, 1992.
7 As ilustraes devero ter a qualidade necessria para uma boa reproduo

grfica. Elas devero ser identificadas com ttulo ou legenda e designadas, no
texto, de forma abreviada, como figura (Fig. 1, Fig. 2 etc.).
8 Os textos devero ser acompanhados de resumo em portugus e em ingls

que no ultrapasse 250 palavras, bem como de 3 a 5 palavras-chave, tambm
em portugus e em ingls.
9 Os textos devero ser precedidos de identificao do autor (nome, instituio

de vnculo, cargo, ttulo), que no ultrapasse 5 linhas.
1O Os colaboradores tero direito a 3 exemplares da revista.
11 Os originais n5o publicados estaro 2 disposio dos autores na sede da

Associao dos Arquivistas Brasileiros (AAB) pelo perodo de um ano aps a
apresentao dos mesmos.

Arquivo - Administração - v.1, n.2 - 1998

Încărcat de

Informații document

Titlu original

Drepturi de autor

Formate disponibile

Partajați acest document

Partajați sau inserați document

Opțiuni de partajare

Vi se pare util acest document?

Este necorespunzător acest conținut?

Drepturi de autor:

Formate disponibile

Arquivo - Administração - v.1, n.2 - 1998

Încărcat de

Drepturi de autor:

Formate disponibile

arquivo & administraco

v. 1, n.2 jul./dez. 1998

ORGANIZAR ACERVOS PARTICULARES -TAREFA NADA FCIL .. 5

INFORMAO ARQUIV~STICA,ESTRUTURA E REPRESENTAO

SEGURANA EM ARQUIVOS ................................................................ 33

A IMAGEM NA ARQUIVOLOGIA E NA H I S T ~ R I A............................ 47

ARQUIVOS UNIVERSITRIOS REPERT~RIOBIBLIOGRFICO

GERIR DOCUMENTOS EM PORTUGAL: COMO E PARA QU? ....... 81

Arq. & Adm. Rio de Janeiro v. 1 n. 2 p. 1-98 jul./dez. 1998

Arquivo & Administrao I Associao dos Arquivistas Brasileiros - Ano 1, n. O (1972) -

Apoio: Escola de Arquivologia da UNI-RIO

UNIVERSIDADE FEDERAL FLUMIRJNSE

Reitor: Luiz Peclro Antunes

ASSOCIAODOS ARQUIVISTAS BRASILEIROS

A manuteno da edio deste peridico visa 2 ampliao e

A todos os colaboradores, nossos agradecimentos.

Adriana Xavier Gouveia de Oliveira

Quando uma historiadora com formao em Direito, leiga em arquivologia, e cujo

Arq. & Adm., Rio de Janeiro, v. 1, n. 2, p. 5-16, jul./dez. 1998 5

6 Arq. & Adrn., Rio de Janeiro, v. 1 , n. 2, p. 5-16, jul./dez. 1998

Arq. 8, Adm., Rio de Janeiro, v. 1, n. 2,p. 5-16, jul./dez. 1998 7

Ao organizar o arquivo de um cientista, alguns problemas aparecem de imediato:

8 Arq. & Adrn., Rio de Janeiro, v. 1, n. 2, p. 5-16, jul./dez. 1998

Arq. & Adm., Rio de Janeiro, v. 1, n. 2,p. 5-16, jul./dez. 1998 9

Iniciando-se a anlise da questo sob o ponto de vista legal, a Lei n. 5.988173,

da, sua famlia, seu domiclio ou sua correspondncia (...).

10 Arq. & Adrn., Rio de Janeiro, v. 1, n. 2, p. 5-16, jul./dez. 1998

Arq. & Adm., Rio de Janeiro, v. 1, n. 2, p. 5-16, jul./dez. 1998 11

12 Arq. & Adm., Rio de Janeiro, v. 1, n. 2, p. 5-16, jul./dez. 1998

Arq. & Adm., Rio de Janeiro, v. 1, n. 2,p. 5-16,jul./dez. 1998 13

14 Arq. & Adrn., Rio de Janeiro, v. 1, n. 2, p. 5-16, jul./dez. 1998

deve contar com a assessoria de um especialista em direitos autorais, no sentido de

ALMEIDA, Gustavo Martins de. Algumas inovaes e controvrsias na nova lei do

Arq & Adm , Rio de Janeiro, v. 1, n 2, p. 5-16, jul /dez 1998 15

16 Arq. & Adm., Rio de Janeiro, v. 1, n. 2, p. 5-16, jul./dez. 1998

Carlos Henrique Marcondes

Palavras-chave:informao arquivstica; representao; norma ISAD(G); modelagem;

Arq. & Adm., Rio de Janeiro, v. 1, n. 2, p. 17-32, jul./dez. 1998 17

rios basicamente temticos.

A partir desta condicionante, este trabalho discute caractersticas especificas de

18 Arq. & Adrn., Rio de Janeiro, v. 1, n. 2, p. 17-32, jul./dez. 1998

Representao de informaes arquivsticas

Arq. & Adrn., Rio de Janeiro, v. 1, n. 2, p. 17-32, jul./dez. 1998 19

20 Arq. & Adrn., Rio de Janeiro, v. 1, n. 2, p. 17-32, jul./dez. 1998

Arq. & Adm., Rio de Janeiro, v. 1, n. 2, p. 17-32, jul./dez. 1998 21

A rea de materiais relacionados serve para identificar relaes do tipo original-

22 Arq. & Adm., Rio de Janeiro, v. 1, n. 2, p. 17-32, jul./dez. 1998

MODEL OF TWE LWELS OF ARRANGEMENT QF A FQNIS

Arq. & Adrn., Rio de Janeiro, v. 1, n. 2, p. 17-32, jul./dez. 1998 23

Entidades e relacionamentos num ambiente de arquivos

24 Arq. & Adrn., Rio de Janeiro, v. 1, n. 2, p. 17-32, jul./dez. 1998

Elementos constituintes do Modelo Entidades-

Arq. & Adm., Rio de Janeiro, v. 1, n. 2, p. 17-32, jul./dez. 1998 25

A s s m t os Ind ex ar Uridades Quantidades

26 Arq. 8. Adm., Rio de Janeiro, v. 1, n. 2, p. 17-32, jul./dez. 1998

Arq. & Adm., Rio de Janeiro, v. 1, n. 2, p. 17-32, jul./dez. 1998 27

lmplementao em um SGBD Relaciona1 da

~Od-Srie Cod-Fundo Descrio Datas-limite

28 Arq. & Adrn., Rio de Janeiro, v. 1, n. 2, p. 17-32, jul./dez. 1998

. Representar e manipular representaes so atividades bsicas e fundamentais

Arq. & Adm., Rio de Janeiro, v. 1, n. 2, p. 17-32, jul./dez. 1998 29

Keywords: archive information; represetation; ISAD(G) strandard; modeling;

CDIGO DE CATALOGAO ANGLO-AMERICANO. Coordenado por Michel