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DE CIUDAD ACUA
INGENIERIA EN GESTION
EMPRESARIAL
SEXTO SEMESTRE
DISEO ORGANIZACIONAL
UNIDAD 5
Metodologa para la creacin e
innovacin de estructuras
organizacionales
UNIDAD 6
Tcnicas de organizacin
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Unidad 5. Metodologa para
la creacin e innovacin de
estructuras
organizacionales.
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es igualmente aplicable al conjunto de una empresa, sea cual fuere su
dimensin o actividad. (Vargas, 2015).
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f) Formulacin del plan del trabajo.
Autorizacin
Autorizado:
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5.3 Recopilacin de la informacin
a) Estructura Orgnica.
- Jerarquas
- Estructura orgnica
- Funciones
- Objetivos
b) Se deber revisar la situacin de los recursos humanos.
- Jefatura
- Anlisis
- Programadores
- Operadores
- Capturistas
- Personal Administrativo
d) Se deber conocer la situacin presupuestal y financiera en cuanto a:
- Presupuesto
- Recursos Financieros
- Recursos Materiales
- Mobiliario y equipo
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e) Se har un levantamiento del censo de recursos humanos y anlisis de
situacin en cuanto a:
- Normas y polticas
- Planes de trabajo
- Controles
- Estndares
- Procedimientos
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Si el control organizacional es el adecuado
Si se tienen los objetivos y polticas adecuadas, se encuentran vigentes y
estn bien definidas.
Si existe la documentacin de las actividades, funciones y
responsabilidades.
Si los puestos se encuentran definidos y sealadas sus
responsabilidades.
Si el anlisis y descripcin de puestos est de acuerdo con el personal
que los ocupa.
Si se cumplen los lineamientos organizacionales.
Si el nivel de salarios comparado con el mercado de trabajo.
Si los planes de trabajo concuerdan con los objetivos de la empresa.
Si se cuenta con los recursos humanos necesarios que garanticen la
continuidad de la operacin o se cuenta con indispensables.
Si se evalan los planes y se determinan las desviaciones.
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- Objetivos de la direccin
- Polticas y normas de la direccin.
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- Si el anlisis y descripcin de puestos est de acuerdo con el personal
que los ocupa.
- Si se cumplen los lineamientos organizacionales.
- Si el nivel de salarios comparado con el mercado de trabajo.
- Si los planes de trabajo concuerdan con los objetivos de la empresa.
- Si se cuenta con los recursos humanos necesarios que garanticen la
continuidad de la operacin o se cuenta con indispensables.
- Si se evala los planes y se determinan las desviaciones.
Se deber obtener informacin sobre la situacin del personal del rea, para lo
cual se puede utilizar la tabla de recursos humanos y la tabla de proyeccin de
recursos humanos.
Desempeo y Comportamiento
Condiciones de trabajo
Ambiente
Organizacin en el trabajo
Desarrollo y motivacin
Capacitacin
Supervisin
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La funcin de los sistemas de informacin debe ser tan importante dentro de la
jerarqua organizacional que permita el logro de todos los objetivos establecidos
y la promocin de su independencia de los departamentos usuarios. Se deben
emplear buenas tcnicas de administracin de personal para fomentar el uso
eficiente de los recursos humanos y facilitar la evaluacin del desempeo de la
funcin de los sistemas de informacin.
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Deben describirse las principales unidades organizacionales que abarca la
funcin de los sistemas de informacin, con sus responsabilidades delineadas y
documentadas.
Delimitacin de tareas.
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1.- Examinar los organigramas y las descripciones de puestos, para determinar
si la operacin de tareas existe dentro de la funcin de sistemas de informacin,
tal como debe existir entre los siguientes pares de unidades organizacionales.
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2.- Reconocer los criterios utilizados para reclutar y seleccionar a los
miembros del personal y evaluar si cada uno de estos es adecuado.
2.- Verificar que a los empleados que sean separados de la organizacin se les
requiera que dejen o reintegren todos los documentos proporcionados por la
organizacin, particularmente los que pueden utilizarse para activar terminales o
abrir puertas de reas restringidas.
4.- Vigilar que las palabras clave o cualquier otro dispositivo de acceso a las
terminales o a otros recursos de cmputo sean cambiadas inmediatamente
despus de la terminacin de la relacin laboral de los empleados.
4.- Puede el programa proporcionar una base slida sobre la cual formar
expertos en control de sistemas de informacin y, de esta manera,
afrontar las futuras necesidades de capacitacin en control?
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El desempeo de los empleados debe evaluarse contra los estndares
establecidos sobre una base regular, para esto se considera lo siguiente:
15
Definicin: Es el proceso a travs del cual ordenamos, clasificamos y
presentamos los resultados de la investigacin en cuadros
estadsticos, en graficas elaboradas y
sistematizadas a base de tcnicas
estadsticas con el propsito de hacerlos
comprensibles.
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esquemas y conceptos empleados en el planteamiento del problema y en la
formulacin de la hiptesis con la finalidad de identificar las concordancias o
discrepancias entre las teoras existentes, los conceptos del investigador y los
resultados extrados de la realidad.
Separar los datos de acuerdo a las tcnicas utilizadas para su obtencin, luego
se realizar la sntesis de los resultados, que permitir explicar el fenmeno
objeto de la investigacin. Seleccionar el tipo de anlisis e interpretacin que
debe aplicarse, a fin de que la aprobacin de la hiptesis se reduzca al menor
nmero de dificultades.
Tipos:
Descriptivo.
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Es el que se vale de las tcnicas estadsticas para analizar descriptivamente las
propiedades del fenmeno investigado e interpretar los resultados de la
investigacin.
Este anlisis se realiza en dos fases. En la primera, se analiza los resultados por
cada pregunta formulada con el objeto de conocer la tendencia, magnitud y
caractersticas del problema a travs de los tems o interrogante respectiva. Esta
labor, es ejecutada despus del procesamiento de los datos, es decir, cuando los
resultados han sido contabilizados individualmente y expresados en porcentajes.
En la segunda, se busca la similitud de las respuestas que tratan sobre el mismo
factor con el propsito de precisar la conceptualizacin que se tiene sobre el
objeto de estudio.
Descriptivo General:
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Dinmico:
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Etapa I: Anlisis estratgico de la empresa
Plan de actuacin.
Creacin.
Plan de actuacin
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Expediente de Perfeccionamiento Empresarial. (Caracterizacin
general de la empresa).
Reglamentos, Resoluciones, Cartas Circulares, etc. de cada
direccin.
Normas de procedimientos elaboradas para la tramitacin de los
diferentes
asuntos.
Estudio del organigrama de la entidad.
Informe de los responsables de las direcciones de la empresa.
Estudio de manuales sobre archivstica.
Plan de actuacin:
Este anlisis se lleva a cabo mediante contacto directo con los directivos de la
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Gestin y control de expedientes.
Normalizacin de formularios.
Racionalizacin de los procedimientos.
Definicin de las polticas de conservacin, eliminacin,
almacenamiento de la documentacin en cualquier soporte.
Determinacin de los depsitos de almacenamiento de la
documentacin.
Definicin de los criterios de organizacin de la documentacin y
pautas
para su control y recuperacin en cualquier soporte.
Elaboracin de un informe que recoja los requerimientos
necesarios para el archivo de gestin por cada una de las oficinas
implicadas.
Plan de actuacin.
5.6 Implementacin.
22
En esta fase las acciones de formacin y motivacin de los implicados en los
nuevos conceptos de archivos de gestin deben completarse con una adecuada
Comunicacin de los beneficios a obtener por el sistema. Este proceso requiere
Una estrecha colaboracin entre los directivos organizativos de la empresa, los
Tcnicos informticos y el personal seleccionado para llevar adelante la creacin
de los archivos.
Plan de actuacin
Elaboracin de los procedimientos de trabajo y asignar responsabilidades
En materia de gestin archivstica.
Establecimiento de una poltica adecuada de comunicacin de
objetivos del proyecto y de formacin.
Personificar el proceso de implantacin: planificar el da a da y
tomar decisiones respecto a la documentacin patrimonial de la
empresa.
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documentos (Entrada), determinada por los procedimientos a realizar en plan
de actuacin. Estos procedimientos no pueden ser aislados, la integracin entre
ellos condiciona el desarrollo ptimo del archivo; una vez realizados y
evaluados, se obtiene un resultado que conlleva a la retroalimentacin del
sistema y por ltimo la recuperacin de los documentos (Salida).
De otro modo el enfoque integral ayuda a identificar y comprender con mayor
claridad el comportamiento de la administracin de los documentos en la
empresa.
24
En este apartado se indican todos los
factores objeto de evaluacin (objetivos y
competencias). Cada uno se divide en 5
grados de intensidad. Se aclara el
concepto del grado mnimo y el mximo,
los niveles intermedios deben ser
analizados por los Evaluadores.
A tal fin, no debe caerse en el error de evaluar utilizando slo el nivel promedio o
un nivel determinado sin atender al desempeo en cada competencia especfica.
Debe hacerlo con objetividad y en los dos primeros casos, en forma conjunta
con el Empleado, mientras que la estimacin que haga de su potencial debe
manejarla con carcter confidencial.
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Finalizada esta instancia, debe elevar el Formulario a su Superior para que
evale al Empleado con color rojo. Luego, ambos Evaluadores consensuarn
una evaluacin final con color verde, siempre utilizando el mismo Formulario.
Evaluarn:
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20. Desempeo en equipos de trabajo (evaluacin grupal)
21. Comportamiento frente a superiores
22. Planificacin y organizacin de las actividades de la unidad o
rea a su cargo
23. Delegacin
24. Supervisin y control
25. Instruccin y motivacin
26. Evaluacin y promocin
27. Resolucin de conflictos
b2. Potencial de desarrollo confidencial
28. Visin sistmica
29. Capacidad analtica
30. Capacidad de aprendizaje
31. Competitividad
32. Curiosidad, creatividad e innovacin
33. Cualidad de lder
34. Capacidad de desempear otras funciones
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En este apartado, ambos Evaluadores deben dejar constancia, tambin con
color verde, de la evaluacin de potencial del Empleado.
Este formulario debe completarlo el Jefe Directo o Primer Evaluador toda vez
que se modifiquen los objetivos acordados al inicio del perodo, no obstante, se
recomienda utilizarlo al menos una vez a los 6 meses desde la fecha de inicio
del mismo, aunque no existan tales modificaciones.
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Posibilita formalizar el seguimiento del desempeo que consensuan evaluador y
evaluado en la entrevista que realizan para revisar el alcance parcial de los
objetivos y las competencias demostradas hasta ese momento.
Unidad 6. Tcnicas de
organizacin.
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El trabajo que se ver a continuacin se hace con la finalidad de establecer y
distinguir los diferentes conceptos de un sistema de Organizacin y Mtodos,
para comparar las funciones que realiza de acuerdo con la dependencia en la
cual trabaja y las caractersticas que debe contener los anlisis del mismo.
6.1. Organigramas
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Un organigrama es la representacin grfica de la estructura de una empresa o
cualquier otra organizacin. Representan las estructuras departamentales y, en
algunos casos, las personas que las dirigen, hacen un esquema sobre las
relaciones jerrquicas y competenciales de vigor en la organizacin.
Tipos de organigrama:
31
Mixto: Es una combinacin entre el horizontal y el vertical
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Escalar: Se usan sangras para sealar la autoridad, cuanto mayor es la sangra,
menor es la autoridad de ese cargo.
33
El mapa de procesos es una representacin grfica que nos ayuda a visualizar
todos los procesos que existen en una empresa y su interrelacin entre ellos.
Antes de realizar el mapa de procesos habr que identificar todos los procesos.
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Un diagrama de flujo es una representacin grfica de un proceso. Cada paso
del proceso es representado por un smbolo diferente que contiene una breve
descripcin de la etapa de proceso. Los smbolos grficos del flujo del proceso
estn unidos entre s con flechas que indican la direccin de flujo del proceso.
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Formato horizontal: En l, el flujo o la secuencia de las operaciones, va de
izquierda a derecha.
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Formato Arquitectnico: Describe el itinerario de ruta de una forma o persona
sobre el plano arquitectnico del rea de trabajo. El primero de los flujogramas
es eminentemente descriptivo, mientras que los utilizados son
fundamentalmente representativos.
Simbologa y significado
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Tringulo boca abajo: Archivo definitivo (Guarda un documento en forma
permanente).
6.4. Manuales
Qu es un manual administrativo?
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De organizacin
De procedimientos
De polticas
De bienvenida
Por su mbito:
6.4.1. Bienvenida
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Hacer sentir al nuevo colaborador ms integrado en la empresa.
Conocer en profundidad las caractersticas legales y especiales de su
relacin
Laboral con la empresa.
Favorecer la comunicacin interna.
Favorecer la comunicacin social del individuo, al relacionarse
correctamente en su entorno laboral.
1. Bienvenido/a.
2.Historia.
3. La cultura corporativa de la empresa.
4. La organizacin.
5. El primer da en la empresa.
6. Anexos.
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Redaccin de contenido digital y/o impreso
Apartados bsicos
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Respecto al puesto de trabajo.
Informacin til
Respecto al funcionamiento interno y sobre los canales de
comunicacin interna disponibles.
Ubicacin e informacin sobre el abastecimiento de material de
oficina y acerca de la utilizacin de fotocopiadoras, mquinas
de fichar, etc.
Herramientas de trabajo informticas disponibles, navegacin
por internet, gestor de correo electrnico y servicio de
reparaciones
Servicio de documentacin fsico y virtual.
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-Canales de comunicacin oficiales de la empresa: intranet,
buzn de sugerencias, revista digital,
paneles informativos, reuniones
Redes sociales: manual de protocolo,
normas bsicas para su uso
-Eventos y fechas especiales: celebraciones,
reuniones generales
Actividades sociales y programas de voluntariado
6.4.2. De polticas
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Las polticas son la actitud de la administracin superior. Las polticas escritas
establecen lneas de gua, un marco dentro del cual el personal operativo pueda
obrar para balancear las actividades y objetivos de la direccin superior segn
convenga a las condiciones del organismo social.
Las polticas escritas requieren que los administradores piensen a travs de sus
cursos de accin y predeterminen que acciones se tomarn bajo diversas
circunstancias.
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Se proporciona un panorama general de accin para muchos asuntos, y
solamente los asuntos poco usuales requieren la atencin de altos directivos.
Las polticas escritas ayudan a asegurar un trato equitativo para todos los
empleados.
6.4.3. De organizacin
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A travs de esta herramienta, ser posible conocer y llenar los formatos de
puestos, ya que el manual de organizacin documenta la estructura
organizacional de las unidades administrativas del ayuntamiento, se utiliza
principalmente para hacer la induccin al personal de nuevo ingreso, as como
tambin, de referencia para la promocin, reclutamiento, seleccin y
contratacin de personal. Es adems, un elemento de consulta obligada para
instancias que evalan o procuran la optimizacin administrativa.
6.4.4. De procedimientos
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un seguimiento adecuado y secuencial de las actividades anteriormente
programadas en orden lgico y en un tiempo definido.
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Un sistema est basado en varios procedimientos interdependientes.
Elaboracin
Para elaborar un manual de procedimientos hay que seguir los siguientes pasos:
Definir el contenido:
Introduccin.
Objetivos.
reas de aplicacin.
Responsables.
Polticas.
Descripcin de las operaciones.
Formatos.
Diagramas de flujo.
Terminologa.
Recopilacin de informacin.
Estudio preliminar de las reas.
Elaboracin de inventario de procedimientos.
Integracin de la informacin.
Anlisis de la informacin.
Graficar los procedimientos.
Revisin de objetivos, mbito de accin, polticas y reas responsables.
Implantacin y recomendaciones para la simplificacin de los
procedimientos.
Archivos de la empresa.
Directivos, ejecutivos asesores y empleados.
Encuestas.
Investigacin documental.
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Observacin directa.
a. Logotipo.
b. Nombre de la empresa.
c. Lugar y fecha de elaboracin.
d. Responsables de la revisin y autorizacin.
e. ndice con la relacin de captulos que forman el manual.
f. Cartula, portada, ndice general, introduccin, parte sustancial del
manual, diagramas y anexos.
g. Formatos de hojas intercambiables para facilitar su revisin y
actualizacin en tamao carta u oficio.
h. Utilizar el mtodo de reproduccin en una sola cara de las hojas.
i. Utilizar separadores de divisiones para los captulos y secciones del
manual.
Una vez concluido el documento tiene que ser revisado para verificar que la
informacin est completa, que sea veraz y no tenga contradicciones.
Actualizacin
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6.4.5. De calidad
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est implantando con bastante xito en Espaa. Es un modelo que tampoco
exige el desarrollo de un Manual de Calidad entendido como tal.
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Poltica de Calidad Compromiso de la Direccin
Objetivos de Calidad
Pautas de organizacin. Estructura y organigramas
Funciones y responsabilidades de las reas de la empresa
Relaciones internas y externas
Formacin, motivacin y cualificacin del personal
Pautas de Gestin.
Revisiones y auditoras del Sistema
Compras y homologacin de proveedores
Control de no conformidades y acciones de mejora
Elaboracin de ofertas y revisin del contrato
Pautas Tecnolgicas
Planificacin y control de procesos
Control de Equipos e Instalaciones
52
6.5.
Concepto:
Objetivos:
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manera eficiente y eficaz, y al mismo tiempo permitir a los clientes de la
organizacin obtener los servicios y productos que demandan bajo la mejores
condiciones; y procurar que el arreglo del espacio facilite la circulacin de las
personas, la realizacin, supervisin y flujo racional del trabajo y adems, el uso
adecuado del elementos materiales y de ese modo reducir tiempo y costos para
llevarlos a cabo.
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Al personal cuyo trabajo requiere de mxima concentracin, se le deber
situar dentro de divisiones parciales o completas.
Usar preferentemente paneles o divisiones como paredes y divisiones
parciales con vidrio plano u opaco que permitan buena luz y ventilacin.
Instalar suficientes contactos elctricos de piso para equipos y maquinas.
Proporcionar al personal y a los visitantes de servicios, sanitarios,
espacios para los periodos de descanso y espera y suficientes tomas de
agua.
Disponer de un lugar destinado a bodega o almacn de utensilios de
limpieza, papelera y suministros.
La imagen de la organizacin debe transmitir orden y confianza.
Anexos
Ejemplo de un manual de organizacin
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encomendadas la programacin y organizacin de actividades en las cuales se
presentan, el manual de organizacin, programa de capacitacin.
Marco legal
Marco terico
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Concepto de manual de organizacin
Importancia de la organizacin
Proceso de reclutamiento
Proceso seleccin
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Contacto con los candidatos preseleccionados: Se contacta a los
candidatos para evaluar sus intereses y citarlos a evaluacin.
Aplicacin de pruebas (evaluaciones): Dependiendo del cargo y rea, se
aplicarn distintas pruebas a los candidatos.
Entrevista con Capital Humano: Los candidatos evaluados sern
seleccionados para la entrevista con Capital Humano.
Seleccin de los candidatos entrevistados: Se conforma una terna de
candidatos en funcin de los intereses y requerimientos del cliente.
Realizacin de entrevista tcnica con el rea: El candidato se citar a
entrevista con el encargado del rea solicitan.
Proceso de contratacin
Objetivo
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recursos y el desarrollo de las funciones encomendadas.
Misin
Visin
Estructura orgnica
Para ejercer una mejor funcin de direccin y control por parte de las unidades
de mando, se recomienda que stas no tengan ms de 6 reas subordinadas.
Una unidad de mando justifica su existencia cuando las funciones asignadas son
congruentes con las atribuciones conferidas y cuando depende de sta ms de
un rea subordinada.
Organigrama
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Funciones: Se har cargo de la administracin de la empresa, es decir; de la
planeacin, organizacin, integracin, direccin, control y el desarrollo de esta,
cuidando que las distintas reas lleven a cabo sus funciones, que se cumplan
los objetivos de manera que el desempeo de la empresa en general sea de alta
calidad y satisfactorio.
Funciones: Realizar negociaciones con los proveedores que cumplan con los
lineamientos de la organizacin, en cuanto a precio, calidad, garantas y
cantidades. Garantizar que la documentacin de compra sea adecuada
facturacin y cuentas por pagar.
60
Establecer un nexo entre el cliente y la empresa, Contribuir activamente a la
solucin de problemas, administrar su territorio de ventas, integrarse a las
actividades de mercadotecnia de la empresa.
Cdulas de puestos
Elaborado por
Fecha de elaboracin
jefe del departamento
12 de febrero 2015 Emisin 01
de recursos humanos
61
Clave del puesto CE/D.C
Habilidad
Sentido de responsabilidad
62
Adaptacin al cambio
Responsabilidad
Condiciones de trabajo
Elaborado por
Fecha de elaboracin
jefe del departamento
12 de febrero 2015 Emisin 01
de recursos humanos
63
Clave del puesto CE/D.M
Descripcin
Determinar el precio y las polticas de precios (en conjunto
especifica
con los departamentos de produccin y finanzas)
Habilidad
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superior o tcnico en administracin.
Destreza Creatividad.
Esfuerzo
Responsabilidad
Condiciones de trabajo
Condiciones de ley
Posicin
65
Fecha de
Elaborado por
elaboracin
jefe del departamento de recursos
12 de febrero Emisin 01
humanos
2015
66
y financiera de la empresa.
Habilidad
Responsabilidad
67
de recursos humanos
68
Requisitos del puesto
Habilidad
Destreza
Poder de convencimiento
Responsabilidad
69
de recursos humanos
A quien
Supervisa a los dems departamentos
reporta
Clave del
CE/.GG
puesto
Fecha de
12 de febrero del 2015
anlisis
largo plazo).
70
recursos humanos).
Habilidad
Experienci
La experiencia es mnima de 1 ao en el puesto
a
Habilidad de negociar,
Adaptarse en trabajo en equipo
Destreza
Lder en la organizacin
Esfuerzo
Responsabilidad
Dinero Capacidad de administrar los recursos con los que cuenta la empresa
71
Informaci Tendr que dar a conocer a los dems departamentos la situacin
n actual.
Elaborado por
Fecha de elaboracin
jefe del departamento
12 de febrero 2015 Emisin 01
de recursos humanos
Habilidad
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La escolaridad mnima para este puesto requiere nivel medio
Escolaridad
superior o agente de ventas
Facilidad de palabra
Trabajar bajo presin
Destreza
Poder de convencimiento
Responsabilidad
Elaborado por
Fecha de elaboracin
jefe del departamento
12 de febrero 2015 Emisin 01
de recursos humanos
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departamentos de mercadotecnia para estar al da de la
informacin.
Atencin personalizada
Acomodar de forma e exhibir la mercanca
Habilidad
Facilidad de palabra
Trabajar bajo presin
Iniciativa propia
Responsabilidad
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Dinero Se encargara de los precios de la misma.
Copia de la CURP
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Conclusin
Implementar un sistema de gestin de archivos debe ser acorde a la empresa
en que se espera que acte, debido a que debe seguir un plan de accin, donde
se deben establecer las polticas adecuadas del proyecto y se debe planificar lo
que se va a desarrollar y registrar las decisiones tomadas que afectan a la
empresa, por esto todas las partes implicadas deben estar convencidas de la
necesidad que representa para la organizacin de acuerdo a la funcin que
cumplen.
76
Bibliografa
ORGANIZACIN, U. V. (s.f.). Academia.edu. Obtenido de
http://www.academia.edu/7072725/UNIDAD_VI
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