Comunicao Eletrnica: as transformaes nas organizaes.

Cleuza G.Gimenes CESCA

Doutora em Cincias da Comunicao pela USP.
Professora titular e pesquisadora na Faculdade de Relaes Pblicas do Centro de
Linguagem e Comunicao da Puc-Campinas. E-mail: cggcesca@yahoo.com.br

RESUMO
As Organizaes passam por transformaes de ordem diversas. No que tange
comunicao, a informatizao est transformando a comunicao dirigida escrita
impressa em dirigida escrita eletrnica. Seis empresas entrevistadas mostram a
realidade dessa comunicao eletrnica, ressaltam que a mesma trouxe agilizao,
mas ainda no descartaram totalmente a forma escrita impressa, e do ponto de
vista das relaes humanas, acrescentam que tem isolado as pessoas. Para essa
nova forma de veicular, este trabalho prope, no seu texto original, formatao
padronizada da comunicao aos usurios, pois o setor est carente e tem
chamado tudo de e-mail, por falta de conhecimento de como faz-la.

Palavras- Chave: Comunicao Eletrnica. Tranformaes. Organizaes.

INTRODUO

Vrios so os fatos que tm transformado a vida das organizaes, levando-as busca

da modernizao e competitividade. Esses fatos que esto redefinindo a vida
empresarial podem ser identificados como a cultura organizacinal que est mudando, e
fazer essa transio causa traumatismos, insatisfaes e desajustes; o meio ambiente
outro enfoque que teve de ser dado pelas organizaes, visando administrar, para no
chegar controvrsia, que traz prejuzos de imagem e dividendos; a globalizao que
levou as organizaes da competio com o vizinho, para uma competio mundial,
com a qualidade desses grandes concorrente; as novas tecnologias que reduziram o
quadro de recursos humanos, levaram todos a urgente reciclagem, em velocidade
gigante; as terceirizaes, no to novas, mas com muita nfase agora em poca de
qualidade total, gerou novos pblicos e novas responsabilidades; os novos pblicos,
decorrentes das redifinies, trouxe terceirizados para dentro de seus espaos fsicos,
levou os seus para fora, alterou os tipos de vnculos empregatcios; a presena da
mulher nas chefias, tambm trouxe dificuldades, ajustes, devido a prpria cultura das
organizaes; as privatizaes trouxeram mudanas de proprietrios, fuses de culturas
diferentes, demisses, novas contrataes e todas as dificuldades de administrar esses
fatos; a responsabilidade social levou as organizaes a refletirem sobre a filantropia,
muitas vezes utilizada para desviar a ateno de sua irresponsabilidade com outros
segmentos, para a real responsabilidade social; a comunicao eletrnica que
transformou grande parte da comunicao dirigida escrita impressa em eletrnica,
objeto de nossa pesquisa.
De acordo com Cesca (1995:28), a comunicao dirigida escrita tem por seus veculos a
finalidade de transmitir ou conduzir informaes para estabelecer comunicao
limitada, orientada e frequente com um nmero selecionado de pessoas homogneas e
conhecidas .
So esses veculos divididos, segundo Andrade (in Cesca-1995:29) em
correspondncia, mala direta, manuais, publicaes, relatrios, peridicos, barra do
hollerith, quadro de avisos, cartaz, caixa de sugestes.

A COMUNICAO ELETRNICA DOS VECULOS DIRIGIDOS ESCRITOS

IMPRESSOS

Cada veculo tem sua possibilidade de transformao eletrnica vinculada sua

caracterstica e ao seu tipo de pblico de interesse (destinatrio). Assim sendo,

Mala Direta ( Folder, Folheto, Panfleto, flyer)

A forma impressa dessas comunicaes escritas que visam divulgar produtos e servios
ainda permanecero por muito tempo no mercado devido as dificuldades de se alcanar

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eletronicamente todos os pblicos de interesse. Porm, todas essas formas podem ser
remetidas de forma eletrnica. A vantagem da forma eletrnica sobre a impressa dessas
mensagens o baixo custo da produo e remessa.

News -Letters

Trata-se de uma publicao mais sofisticada da empresa para um determinado pblico

de interesse. Esse veculo tem na forma eletrnica total aplicabilidade dada as
caractersticas de seu destinatrio.

Press-release

a forma pela qual as organizaes em geral enviam as suas notcias para a imprensa
divulgar de forma gratuita, da a necessidade de ser realmente notcia, isto , uma
informao que interesse ao pblico dos diversos veculos de comunicao.
Sua forma eletrnica est em pleno uso por meio dos servios da internet, o que tem
facilitado o trabalho de ambas as partes.

Teaser

So formas de despertar a curiosidade do pblico para um determinado assunto. Poder

ser em forma de texto ou frases em fases. Sua forma eletrnica muito adequada para o
pblico interno(intranet). Para divulgao de massa os out-door so mais eficientes.

Boletim, Jornal e Revista

So house-organs que variam de tamanho e contedo. A forma eletrnica adequada

principalmente para o pblico interno.

Relatrio Pblico Anual e Relatrio Social

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 a prestao de contas da empresa para com seus pblicos de interesse, de forma
criativa. A forma impressa tem se constitudo em verdadeiras obras de arte. Sua forma
eletrnica pode ser feita tambm em CD-Rom, com grande facilidades.

Livro de Empresa

So peas produzidas em momentos marcantes de qualquer organizao. Sua produo

impressa tem sido primorosa nos ltimos anos no Brasil. Eletronicamente podem ser
feitos em CD-Rom e distribudos ao pblicos de interesse, principalmente das grandes
organizaes.

Barra de Hollerith

O demonstrativo de pagamento ou hollerith, por suas caractersticas (demonstrao

dos dados relativos ao pagamento referente ao trabalho prestado), d ao emissor a
garantia da leitura da mensagem contida na barra.
Para transformar as mensagens impressas da barra, em mensagens eletrnicas, ser
apenas necessrio que todos os funcionrios tenham acesso a terminais informatizados.
Limitar, contudo, o impacto e o interesse que o veculo hollerith proporciona. E,
evidentemente, no chamar Barra de Hollerith, mas talvez, mensagens, fique
atento, conecte-se, fique ligado etc.

Manual de Integrao

Sua finalidade integrar o funcionrio organizao onde atua. Nele est contido seus
direitos e deveres. A forma impressa garante ao seu leitor o acesso a ele na empresa ou
na residncia com muita facilidade. Sua adaptao eletrnica (intranet) muito
adequada com a recomendao de que se trabalhe com menos texto, mais ilustraes e
todos os setores da empresa estejam informatizados.

Quadro de Avisos , Jornal Mural e Mural

So formas de comunicao diferenciadas que podero ter suas mensagens transmitidas

de forma eletrnica (intranet pblico interno e extranet- pblico misto). Diminuir,

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pelo menos no incio de sua implantao, o interesse, pois no possui a atrao do
convencional.

Cartaz

um veculo eficiente de divulgao que poder ser transformado em eletrnico com

muita facilidade, passando naturalmente por uma adaptao para exercer a mesma
atrao do convencional.

Caixa de Sugestes

So formas de colher informaes do pblico de interesse de qualquer organizao. A

convencional realmente uma caixa em formado atrativo, na qual o interessado coloca a
sua opinio escrita em formulrio prprio.
Na forma eletrnica isso poder ser feito por meio da internet/intranet/extranet,
secretria eletrnica ou ainda outros equipamentos instalados no espao fsico desejado,
para digitao por parte do interessado.

Carta Comercial

um veculo de comunicao dirigida, formador de opinio pblica favorvel para

qualquer organizao. Requer, porm, que seja bem redigida para atingir esse objetivo.
Para isso a criatividade deve ser abundante, sem se apegar a modelos de arquivos, pois
cada pessoa fsica ou jurdica um pblico, portanto, para cada um uma maneira de
redigir. As cartas modernas esto despidas de elementos que no passado eram
considerados importantes. Essa correspondncia muito adequada para a forma
eletrnica, mas est sendo elaborada sem a preocupao com a forma utilizada quando
impressa e que uma norma para a sua redao. Na forma como est sendo feita
assemelha-se com o memorando. Pode-se, no entanto, trabalhar essa correspondncia
via e-mail guardando todas as caractersticas da carta impressa, havendo somente
nova forma para o endereamento. Dependendo, porm, do destinatrio s se poder
trabalh-la impressa, com remessa via correio.

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Memorando

uma correspondncia informal, dirigida apenas para o pblico interno. Sua

informalidade no d a liberdade para a utilizao em seu texto de termos familiares.
Seu contedo comercial, portanto, no se pode chegar a exageros de um abrao ou
o formalismo de atenciosamente.
de todas as correspondncias a que mais largamente pode ser utilizada
eletronicamente. A sua simplicidade impressa adaptada facilmente na intranet, pois
uma comunicao somente interna.

Ofcio

uma correspondncia quase que exclusivamente utilizada peloa setor pblico, para a
comunicao entre chefias e com o seu pblico externo. No setor privado, somente
utilizada quando este dirigir-se ao setor pblico. Seu contedo formal, porm sem os
exageros do passado.
Sua utilizao eletrnica interna (intranet) dinamiza a comunicao, sendo aconselhvel
que se procure manter a esttica do impresso, pois trata-se de uma correspondncia mais
formal. A menos que o setor pblico opte por abolir este tipo de correspondncia,
utilizando o memorando (e-mail formatado). Nos casos de grandes formalidades,
exigncias de cerimoniais, a forma impressa distribuda pessoalmente ou por correio
no devem ser desprezadas.
A sugesto que na forma eletrnica se mantenha a formatao impressa do corpo
desse documento para se garantir a sua formalidade.

Circular

Sempre que se pretender fazer uma mesma comunicao para vrios destinatrios, usa-
se esta correspondncia que escrita de forma genrica, com esttica bloco-compacto.
Dada a sua caracterstica genrica, a adaptao na forma eletrnica transcorre com
grande facilidade.

Requerimento

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 um documento somente usado ao dirigir-se ao setor pblico, no qual o interessado,
aps se identificar e se qualificar, faz a sua solicitao autoridade competente.
Por tratar-se de documento endereado somente ao setor publico ou queles com
caractersticas de pblico (ex: escolas), esses precisaro autorizar formal e publicamente
que as pessoas interessadas em requerer algo o faam por forma eletrnica. Nessa forma
no haver necessidade de deixar longo espao entre o vocativo e o corpo,
evidentemente.

Telegrama

Essa forma de comunicao parece que permanecer sempre impressa. Atinge a todos,
independente da localizao geogrfica, condio social e econmica. Tem, ainda, uma
caracterstica que a eletrnica parece no permitir com facilidade a todos: o absoluto
sigilo. Caso, porm, essa caracterstica deixe de ser importante, ou a forma eletrnica
tambm garanta esse sigilo, ou ainda todas as pessoas do planeta possuam seus
endereos eletrnicos; ento, assim sendo, essa comunicao ser feita por e-mail.

A REALIDADE NAS ORGANIZAES

Visando traar um panorama da comunicao dirigida escrita impressa/eletrnica nas

organizaes, fez-se estudo de casos ouvindo seis empresas da cidade de Campinas-SP
e regio. Essa pesquisa revelou o seguinte quadro que permite visualizar como esto
sendo produzidos esses veculos.

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 Veculo forma n empresas Veculo forma n empresas
Boletim........... s impressa...................01 Cartaz
s eletrnica.................00 s impressa.............05
ambas........................... 04 S eletrnica............00
no tem o veculo..........01 Ambas.....................01
Jornal...............s impressa..................03 Jornal mural....
S eletrnica.................01 s impressa...........03
Ambas..........................01 S eletrnica...... ....00
No tem o veculo........01 Ambas.....................02
Revista.............s impressa..................05 No tem o veculo....01
S eletrnica................00 Quadro de avisos
.No tem o veculo.....01 s impressa.................03
Relatrio Finac/ s impressa..............04 S eletrnica...............00
S eletrnica..............00 Ambas........................03
Ambas.......................02 Manual do funcionrios
Relatrio Social.....s impressa..........03 S impressa...............03
S eletrnica..........00 S eletrnica..............01
Ambas....................03 Ambas.......................01
Livro de empresa..s impressa..........04 No tem o veculo......01
S eletrnica..........00 Correspondncias:
Ambas...................02 Circular
Teaser................s impressa..........00 s impressa...........02
s eletrnica..........01 S eletrnica...... ...01
ambas................... 03 . ambas ...............03
no tem o veculo..02 Ofcio
Press-release.......s impressa........ 00 s impressa.............02
s eletrnica......... 01 S eletrnica...... ...00
ambas.................. 04 Ambas....................04
no tem o veculo..01 Memorando
Mala direta (folder,folheto,flyer) s impressa...........02
s impressa.............02 S eletrnica..........02
s eletrnica...........00 Ambas...................02
ambas.....................04 Carta comercial...
Caixa Sugetes...s fsica.................05 s impressa............00
S eletrnica..........01 S eletrnica..........00
Ambas...................00 Ambas....................06

Os dados mostram que as organizaes esto utilizando largamente a comunicao

eletrnica, mas no eliminaram a forma impressa. Elas tambm informam que a forma

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eletrnica veio facilitar e agilizar a comunicao; que praticamente no reduziu recursos
humanos, embora tenha exigido dele rpida reciclagem; mas isolou as pessoas.

Essa transformao na comunicao escrita altamente significativa para a vida das

organizaes; h porm uma lacuna, que a ausncia da produo de material
formatado padronizado, disponvel para orientao dos usurios, material esse que
nosso trabalho de pesquisa est tambm contemplando e pretende disponibilizar em
publicao.

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