Control Interno del Efectivo.
Caja y Banco
Lo constituye una serie de procedimientos
bien establecidos, con el propsito de
monitorear todas las actividades de la
Empresa, que puedan afectar el manejo del
efectivo. Estos procedimientos tienen
por objetivo salvaguardar los activos,
garantizando la exactitud y confiabilidad de
los registros mediante:
Divisin del trabajo
Delegacin de autoridad
Asignacin de responsabilidades
Promocin de personal eficiente
Identificacin del personal con
las polticas de la Empresa.
El efectivo es el dinero que mantiene toda
empresa en su cuenta de caja o en forma de
depsito en un banco comercial. Valores en
moneda curso legal o su equivalente
contenido por:
Efectivo en caja
Cuentas bancarias
Las medidas de control interno de efectivo
estn orientadas a reducir los errores y
prdidas.
La recepcin del efectivo, puede hacerse
por tres vas:
Operaciones en el mostrador (ventas)
Ingresos ejecutados por cobradores
Remesas por correos
Podemos establecer que el rea de efectivo
comprende:
La caja se divide en dos:
Caja chica
Caja general
La caja chica es el fondo que la empresa
emplea para los gastos menores dentro de la
misma que no requieren uso de un cheque.
El Control Interno de la Caja Chica debe
hacerse, tomando en cuenta lo siguiente:
Deber establecerse un lmite
mximo para los pagos a realizarse por caja
chica. Los que excedan dicho lmite, se
debern pagar con cheques.
Esta cuenta slo se mover cuando se
decida aumentar o disminuir el fondo, o para
su eliminacin.
Debe haber una sola persona
responsable de la caja chica.
La persona responsable de la caja
chica, no debe tener acceso a la Contabilidad,
ni a los Cobros, ni a la Caja Principal.
La reposicin del fondo se har
mediante cheque a favor de la persona
responsable del mismo.
El fondo se cargar a cada una de
las cuentas de gastos o de costos, segn se
especifique en los comprobantes pagados por
la Caja Chica.
Los comprobantes impresos, numerados
correlativamente, debern estar aprobados
previamente por otra persona autorizada y
especificaran en cifras y letras, el monto
pagado.

La Caja General
Es la cuenta que registra todo el efectivo que
ingrese y salga de la Empresa. Se carga con
los cheques que recibe y se abona cuando se
hace el depsito de los mismos en Banco. Es
una cuenta de saldo deudor o cero, nunca
acreedor. Indicar el efectivo, cheques o vales
que se encuentran en la Caja.
El Arqueo de Caja consiste en el anlisis de
las transacciones del efectivo, durante un
lapso determinado, con el objeto de
comprobar si se ha contabilizado todo el
efectivo recibido y por tanto el Saldo que
arroja esta cuenta, corresponde con lo que se
encuentra fsicamente en Caja
en dinero efectivo, cheques o vales. Sirve
tambin para saber si los controles internos se
estn llevando adecuadamente.
Esta operacin es realizada diariamente por el
Cajero. Los auditores o ejecutivos asignados
para ello, suelen efectuar arqueos de caja en
fechas no previstas por el Cajero.
Es frecuente que en los arqueos de caja
aparezcan faltantes o sobrantes, con respecto
a la cuenta de control del libro mayor. Estas
diferencias se contabilizan generalmente en
una cuenta denominada " Diferencias de
Caja". Se le cargan los faltantes como
prdidas y se abonan los sobrantes
como ingresos. Si no se subsanan estas
diferencias, al cierre del ejercicio, la cuenta
"Diferencias de Caja" se deber cancelar
contra la de "Prdidas y Ganancias".
la Empresa.. Esto se realiza ya que es comn
que los saldos de dichos estados de cuenta de
los Bancos, no coincidan con los de nuestros
libros por cualquiera de las siguientes
razones:
Cheques pendientes de cobro por
parte de los beneficiarios de los mismos.
Depsitos de ltima hora que la
Empresa realiz y que el Banco no registr
por haber cerrado.
Los libros de las cuentas corrientes,
para preparar los Estados de fin de mes.
Errores numricos u omisiones en los
libros de la Empresa
Cheques ajenos que el Banco carga
por equivocacin
Cheques devueltos por falta de
fondos o cualquier otra causa.
Cargos que el Banco efecta
causados por intereses,
comisiones, impuestos, etc.
Abonos hechos a la Empresa por el
Banco, por concepto de intereses, cobros
realizados en su nombre o cualquier otro
concepto
Errores u omisiones por parte de los
Bancos
Los inventarios.

La Conciliacin Bancaria Los inventarios constituyen las partidas del

activo corriente que estn listas para la venta.
Mercanca que posee una empresa en
Consiste en la comparacin de
el almacn valorada al costo de adquisicin,
los registros de las operaciones con para la venta o actividades productivas.
los Bancos, de nuestros libros con los
movimientos registrados en los Bancos,
mostrados en los Estados de Cuenta
Mensuales que emiten dichas instituciones,
para proceder a hacer las correcciones o
ajustes necesarios en los libros de
 El control interno de los inventarios se inicia
con el establecimiento de un departamento
de compras, que deber gestionar las compras
de los inventarios siguiendo el proceso de
compras.
Existen varios mtodos para llevar el
manejo y control de inventarios, los cuales
son:
PEPS (Primero en Entrar Primero en Salir)
UEPS (Ultimo en Entrar Primero en Salir)
Mtodo PEPS: tipo de inventario perpetuo
que detalla por medio de la Tarjeta de Control
de inventario, las salidas y entradas de las
mercancas. Establece que la primera
mercanca que se compra es la primera en
venderse o salir.
Mtodo UEPS: tipo de inventario perpetuo
que estable que las ltimas mercancas que se
comprar son las que primero se venden o
salen.
Debido a que el efectivo es el activo ms
lquido de un negocio, se necesita un sistema
de control adecuado para prevenir
irregularidades y evitar que los empleados
utilicen el dinero de la compaa para su uso
personal.
Es el plan de organizacin entre el
sistema de contabilidad, funciones de
empleos y procedimientos coordinados
que tiene por objeto obtener informacin
segura, salvaguardar el efectivo en caja y
bancos as como fomentar la eficiencia de
operaciones y adicin de la poltica
administrativa de cualquier empresa.
Los principios generales comnmente por la 1.
administracin al establecer un sistema
adecuado de control interno, en lo referente
al activo, pueden asumirse como sigue:
Separacin de funciones de 2.
autorizacin, ejecucin, custodia y registro
del efectivo en caja y bancos.
Entre las medidas de control
interno tenemos:
Hacer conteos fsicos
peridicamente.
Confrontar los inventarios fsicos con
los registros contables.
Proteger los inventarios en un
almacn techado y con puertas de manera que
se eviten los robos.
Realizar entrega de mercancas
nicamente con requisiciones autorizadas.
Proteger los inventarios con una
pliza de seguro.
Hacer verificaciones al azar para
comparar con los libros contables.
____________________________________
_
En cada operacin relacionada con
el efectivo en caja y bancos, deben intervenir
cuando menos dos personas.
Ninguna persona que interviene en el
manejo del efectivo en caja y bancos, debe
tener acceso a los registros contables.
La funcin de registro de los sucesos
econmicos del efectivo en caja y bancos,
ser exclusivo del departamento de
contabilidad.
En trminos generales, un sistema bsico de
control interno para el rea de efectivo debe
incluir las siguientes medidas:
Las rutinas comerciales sistemticas, deben
ser definidas para la contabilizacin de las
operaciones de efectivo, estableciendo una
clara decisin del trabajo en cuanto al
manejo y registro de los ingresos de caja.
Las responsabilidades y las tareas de los
diversos empleados que manejan el efectivo
y registran transacciones de caja, se dividen
y se interrelacionan en tal forma que:
a. Se minimiza la aparicin de errores.
b. Los errores que se presentan se pueden
detectar y
c. El fraude no se puede ocultar fcilmente
d. Todos los ingresos por ventas de contado y
cobros recibidos de un da, debern
remesarse en forma ntegra (100%) al
banco respectivo, el da hbil siguiente
despus de realizada la operacin diaria.
3. Todos los pagos que la empresa efectu
deben realizarse emitiendo cheques, de
preferencia Cheque Boucher, para que pueda
existir en el documento una explicacin
razonable de dicho pago y su respectiva
aplicacin contable, con excepcin de los
desembolsos de caja chica.
4. Cada da debern realizarse cortes en los
registros de caja, con el objeto de conocer la
existencia a esa fecha, la cual se comprueba
con arqueos efectuados por funcionarios de
empleados ajenos a contabilidad o cajeros.
5. Deben establecerse fondos de caja chica en
los departamentos estratgicos, a fin de
solventar pagos de cuanta pequea y de
esta forma evitar problemas operativos por
falta de fondos.
6. El afianzamiento del personal de caja evita
que la empresa sufra prdidas en caso de
robo, fraudes, desfalcos y abuso de
confianza por parte de los cajeros, ya que la
afianzadora reintegrar el importe del dao a
la empresa.
Fondo de caja
La cuenta Caja debe presentar en cualquier
momento, y al finalizar el ejercicio, el valor
nominal del dinero en efectivo y sus
equivalentes, propiedad de la entidad,
fsicamente representados por billetes,
monedas metlicas, giros bancarios, postales
o telegrficos, metales preciosos
amonedados y moneda extranjera.
Asimismo, al finalizar el ejercicio, y en
cualquier momento en que se juzgue
conveniente, debe cerciorarse de la
correccin de la existencia del efectivo en
custodia del cajero, para lo cual se realiza
una actividad denominada arqueo de caja,
que consiste en el recuento fsico de la
existencia del efectivo y sus equivalentes en
poder del cajero.
El resultado del arqueo se har constar en un
documento denominado arqueo de caja, el
cual rene las caractersticas
Al comparar el saldo del arqueo contra el
saldo que muestra el libro mayor pueden
presentarse dos situaciones:
1) Que el importe del arqueo sea igual al
importe registrado en el mayor, en cuyo caso
no ser necesario efectuar ningn ajuste,
puesto que el saldo contabilizado coincide
con la realidad.
2) Que el importe del arqueo sea diferente al
registrado en el mayor, en cuyo caso las
diferencias pueden ser de dos tipos:
a) Que el importe del arqueo sea mayor al
saldo segn libros.
b) Que el importe del arqueo sea menor al saldo
segn libros.
Respecto a la denominacin de faltante o
sobrante, es conveniente sealar que en
todos los casos se tomar como punto de
referencia el libro mayor, es decir, el saldo
segn libros se ajustar para que su importe
coincida con el importe arrojado por el
arqueo, y no a la inversa.
a) Cuando el importe del arqueo sea mayor
que el saldo segn libros
En este caso, este faltante (segn mayor) o
sobrante (segn arqueo) puede originarse
por:
Causas fcilmente identificables
Dentro de los faltantes debidos a causas
fcilmente identificables, pueden mencionar
se las operaciones no reportadas por el
cajero o cantidades cobradas de ms.
 Cuando se trate de operaciones no
reportadas por el cajero, el asiento de ajuste
ser el de la operacin realizada y no
reportada por el cajero; es decir, se cargar a
la cuenta Caja y se abonar a la cuenta que
corresponda.
Causas difcilmente identificables
En el caso de faltantes por causas
difcilmente identificables, es decir, que no se
cuenta con todos los elementos necesarios
para determinar el origen del faltante en
libros, se proceder de la siguiente manera:
Si el importe del faltante es considerable, con
base en la caracterstica de la importancia
relativa, ya sea en relacin con el monto de
la partida o su naturaleza, y apoyados en el
juicio profesional, el cual se basa en el
criterio prudencial, se debe optar por la
alternativa que refleje menor optimismo, lo
que implica no adelantar utilidades, porque
no se afectarn cuentas de resultados, ya
que se estaran registrando utilidades que
an no se han devengado; por tanto, se
afectan cuentas de balance, en este caso la
de acreedores, para reflejar la obligacin de
entregar el efectivo a quien demuestre ser su
propietario legtimo, anotando como
subcuenta la de Faltantes en caja, segn
libros.
b) Cuando el importe del arqueo sea menor
que el saldo segn libros
En este caso, este sobrante (segn mayor) o
faltante (segn arqueo) puede ser originado
por:
Causas fcilmente identificables
Dentro de los sobrantes debidos a causas
fcilmente identificables, se pueden
mencionar las operaciones no reportadas por
el cajero, o cantidades pagadas de ms.
Cuando se trate de operaciones no
reportadas por el cajero, el asiento de ajuste
ser el de la operacin realizada y no
reportada por el cajero, es decir, se cargar a
la cuenta de la operacin no reportada, con
abono a la cuenta Caja.
Causas difcilmente identificables
Cuando no se cuenta con todos los datos
necesarios para determinar el origen del
sobrante en libros, se proceder de la
siguiente manera:
Si el importe del sobrante es considerable, de
acuerdo con la importancia relativa, y
nuevamente guiados por el juicio profesional
basado en el criterio prudencial, afectaremos
cuentas de balance, quedando el ajuste con
cargo a la cuenta Deudores, subcuenta
Nombre del cajero, en virtud de que l, como
responsable de la custodia del efectivo, es
tambin responsable de las diferencias que
se presenten, con abono a la cuenta Caja.
De esta manera se registra el derecho de
exigir el pago de tales diferencias al cajero.
Fondo de caja chica
Es un fondo especial en efectivo, una cuenta
que crea la empresa a travs de un cheque,
emitido a nombre de la persona responsable
de manejar ese dinero, cuyo objeto es
cancelar pagos menores, estableciendo
previamente su monto, es decir que
dependiendo del tamao de la empresa y del
nmero de operaciones que este realice, se
establece el monto con el cual se crea la caja
chica y el lmite en base al cual se va a
realizar los pagos
Creacin del fondo de caja chica.
El fondo debe ser creado con un valor que
sea el adecuado, dependiendo de la
necesidad y magnitud de las operaciones,
tratando de darle congruencia y dinamismo a
cada departamento donde sea creado. En
caso de ser un fondo de efectivo lo adecuado
sera entre $ 200.00 a $ 1,000.00
El lmite de tiempo para su respectivo uso
tiene relacin en cuanto a su utilizacin,
tomando en cuenta que algunos documentos
tienen vencimiento en cuanto al IVA pagado y
hay que deducirlos en el tiempo que la ley
regula. La empresa puede crear los fondos
que sean requeridos, lo mejor podra ser uno
por cada departamento, si es que realmente
son necesarios.
Lo importante en este caso es que se tiene
que formalizar la custodia del fondo y
hacemos que el responsable del fondo nos
firme una letra de cambio o pagare por el
mismo valor del fondo, con lo cual
aseguramos cualquier inconveniente que
pueda surgir en el futuro.
Procedimiento uso caja chica efectivo.
1. Para el uso de los fondos de caja
chica, se debe sustentar con el formato de
egreso de caja chica. Se indicara claramente
el cdigo que corresponda al departamento a
que debe cargarse dicha erogacin. Este
formato lo firmara el jefe del departamento
solicitante
2. El destino de los fondos entregados,
nunca debe ser diferente del gasto
efectuado. Asimismo, si por algn motivo
sobra dinero, este no debe emplearse en
otras compras no especificadas en el
adelantado.
3. Consecuentemente, se reconocer
nicamente gasto lo que se ajuste al
estipulado en el formato. Una vez realizado el
gasto, se debe efectuar la liquidacin
correspondiente ante el responsable del
manejo de la caja chica.
4. Se hace imprescindible que todo
desembolso de caja chica est debidamente
respaldado con la presentacin de un
justificante; y/o sustentados mediante
documentos debidamente autorizados; como
facturas, boletas de ventas, recibos de
honorarios profesionales, importes y fechas
de cancelacin.
5. La Gerencia General establecer el
monto mximo que se pagara con el fondo
de Caja Chica, en coordinacin con la
gerencia de reas, pudiendo ser modificado
previa autorizacin de la Gerencia General.
6. Todo documento, recibo provisional
por mayor suma a lo establecido deber
tener la autorizacin del Gerente General.
7. La Gerencia Financiera tomara las
medidas de control previo y la oficina de
auditoria interna de control posterior de todo
el movimiento que origina el fondo fijo.
Reembolso de la Caja Chica.
1. La recepcin del Fondo Fijo de Caja
Chica se realizara oportunamente previa
documentacin sustentatoria debidamente
autorizada. La reposicin oportuna implica
reintegrar una suma igual a los gastos
efectuados, y no podr ser inferior al 10%, ni
mayor al monto del fondo de Caja Chica
asignado. La recepcin se efectuara las
veces necesarias y/o de acuerdo al
requerimientos de lo que se necesite.
2. Todos los documentos cancelados
con el Fondo fijo debern ser enumerados
correlativamente y codificados de acuerdo al
plan contable de la empresa y registrados en
un libro auxiliar de Caja Chica, que para el
efecto llevara el encargado del fondo.
3. El encargado del fondo prepara el
comprobante de caja y el resumen detallado
de los documentos pagados en original y
copia solicitando a la Gerencia Financiera la
reposicin del Fondo. Copia de esta solicitud
se mantendr en archivo en forma
cronolgica
4. El departamento de Contabilidad
proceder previa verificacin de los
documentos sustentaros y codificacin
contable, a tramitar el giro del cheque de
reposicin por el departamento de tesorera a
nombre de encargado del manejo del fondo
fijo.
5. Los documentos pagados por Caja
Chica sern reembolsados teniendo en
cuenta la fecha en que se produjo el gasto.
Para los efectos de los registros contables
oportunos y no podrn ser mayores al
asignado.
6. El Boucher y sus correspondientes
comprobantes, sern archivados, como
justificacin del cheque emitido en calidad de
reintegro de Fondos para Caja Chica.
Arqueo de la Caja Chica.
Se realizaran arqueos sorpresivos del Fondo
Fijo de Caja Chica a fin de comprobar si el
monto asignado est de acuerdo con la
existencia de documentos y el efectivo.
Los arqueos sorpresivos se efectuaran
cuando las circunstancias as lo requieran y
estar a cargo de la Oficina de Auditoria
Interna.
Los resultados de los arqueos se pondrn en
conocimiento de la Gerencia del rea y de la
Gerencia General, para que se tomen si
fuera necesario, las acciones correctivas del
caso.
Incremento o disminucin del fondo de
caja chica:
Si se considera que la cantidad que se
dispone en el fondo de caja chica es
excesiva o no satisface las necesidades para
cubrir los gastos menores de la empresa, el
responsable debe hacerse un reporte en el
que aclare cualquiera de las dos
circunstancias anteriores.
Para modificar la cantidad del fondo, se debe
proceder a realizar los siguientes asientos:
Cuando se desee disminuir el fondo de caja
chica
Cuando se desee incrementar el fondo de
caja chica
Es de suma importancia recalcar que la
cuenta de caja chica solo se ver afectada
cuando se desee incrementar o disminuir la
cantidad que se estableci originalmente.
Liquidacin del fondo de caja chica:
Cuando se desea liquidar el fondo de caja
chica o al cierre del ejercicio.
Para registrar la creacin de la liquidacin del
fondo caja chica se hace un asiento
cargando a bancos y abonando caja chica.
Norma Internacional de
Contabilidad 21
Efectos de las Variaciones en las
Tasas de Cambio de la Moneda
Extranjera
Prrafo 8 Definiciones
Los trminos siguientes se usan, en
esta Norma, con los significados que a
continuacin se especifican:
Tasa de cambio de cierre es la tasa
de cambio de contado existente al final
del periodo sobre el que se informa.
Diferencia de cambio es la que
surge al convertir un determinado
nmero de unidades de una moneda a
otra moneda, utilizando tasas de
cambio diferentes.
Tasa de cambio es la relacin de
cambio entre dos monedas.
Valor razonable es el importe por el
cual puede ser intercambiado un activo,
o cancelado un pasivo, entre un
comprador y un vendedor interesado y
debidamente informado, que realizan
una transaccin libre.
Moneda extranjera (o divisa) es
cualquier otra distinta de la moneda
funcional de la entidad.
Negocio en el extranjero es toda
entidad subsidiaria, asociada, negocio
conjunto o sucursal de la entidad que
informa, cuyas actividades estn
basadas o se llevan a cabo en un pas o
moneda distintos a los de la entidad
que informa.
Moneda funcional es la moneda del
entorno econmico principal en el que
opera la entidad.
Un grupo es una controladora y todas
sus subsidiarias.
Partidas monetarias son unidades
monetarias mantenidas en efectivo, as
como activos y pasivos que se van a
recibir o pagar, mediante una cantidad
fija o determinable de unidades
monetarias.
Inversin neta en un negocio en el
extranjero es el importe que
corresponde a la participacin de la
entidad que presenta sus estados
 financieros, en los activos netos del
citado negocio.
Tasa de cambio de contado es la
Moneda de presentacin es la tasa de cambio utilizado en las
moneda en que se presentan los transacciones con entrega inmediata.
estados financieros.