MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES

El Manual de Organizacin y Funciones (MOF) es un instrumento normativo de gestin

institucional que describe las funciones bsicas a nivel depuestos de trabajo o cargos contenidos
en el cuadro de asignacin de personal (CAP), formula los requisitos esenciales exigibles y
establece las relaciones internas del cargo.

1. QU PRETENDE EL MANUAL DE ORGANIZACION Y FUNCIONES?

El manual de organizacin y funciones (MOF) pretende:

Proporcionar informacin de todas las funciones especficas, requisitos, responsabilidades

comprendidas y las condiciones que el puesto exige para poder desempearlo adecuadamente.
Definir las competencias bsicas y transversales necesarias para cada puesto.

2. CMO ELABORAMOS EL MANUAL DE ORGANIZACION Y FUNCIONES?

2.1. Equipo tcnico.-Una de las primeras acciones antes de realizar el anlisis de cargo es
constituir el equipo tcnico que va a elaborar el MOF.

2.1.1. EI perfil del puesto y los pasos para hacerlo

La elaboracin del perfil del puesto es un proceso mediante el cual se busca determinar las
aptitudes, cualidades y capacidades que son fundamentales para una adecuada ocupacin, las
mismas que debern responder a los objetivos institucionales de la institucin.

Para elaborar un perfil del puesto es conveniente tomar en cuenta elementos como la
experiencia laboral, el nivel de formacin adquirida y las condiciones de trabajo.

2.2 Pasos para realizar un anlisis de cargo.-Luego de reunir la informacin requerida, se revisa
la estructura orgnica para determinar la dependencia jerrquica del puesto y con qu unidades
orgnicas mantiene una relacin directa de coordinacin
EJEMPLO
La unidad de tesorera depende jerrquicamente de la oficina de administracin pero tiene
relacin directa de coordinacin con la unidad de contabilidad, unidad de personal, unidad de
presupuesto y otros.

Es conveniente no restringir las coordinaciones que una unidad orgnica pueda hacer con otras.
Lo que debe quedar claro es la necesidad de desarrollar relaciones internas productivas y de
cooperacin.

2.2.1. Anlisis desde los objetivos institucionales

A partir de la informacin recogida se revisar si el anlisis de cargos realizado corresponde
realmente al perfil que la institucin desea y necesita para mejorar los servicios que presta a la
comunidad. Se revisar la conducta requerida a los empleados, las condiciones de trabajo y los
requerimientos humanos.

Es el perfil del trabajador adecuado para el puesto?. Si no lo es, cul sera el adecuado?

Las tareas y actividades son suficientes para el puesto?

Qu requisitos seran adecuados para el puesto desde la expectativa de la comunidad?

2.2.2. Elaborar la descripcin del puesto

Con la informacin y el anlisis realizado se elabora una descripcin y especificacin del puesto:

La descripcin del puesto incluye las actividades y responsabilidades inherentes al mismo as

como sus caractersticas importantes y las condiciones de trabajo.
La especificacin del puesto resume las cualidades personales necesarias para el desempeo del
puesto.

2.2.3. Revisin del anlisis con los participantes

El anlisis realizado debe ser verificado con el trabajador o su superior inmediato.

Esta verificacin ayudar a determinar si la descripcin realizada del cargo es correcta, si est
completa y si es fcil de entender para todos los involucrados.

2.2.4. Llenar los formatos del MOF

3. CULES SON LOS ERRORES COMUNES EN EL DISEO DEL MANUAL DE ORGANIZACIN Y

FUNCIONES

Que su elaboracin obedezca solo al cumplimiento de la norma y formalidades.

Que sea un documento desconocido por el personal en general.
Que no guarde relacin con el plan de desarrollo de capacidades, o en ausencia de ste con el
plan de capacitacin.
Que el perfil del cargo, requisitos, competencias etc. sean maximalistas y sus costos no puedan
ser cubiertos con el presupuesto disponible.

4. RELACIN CON LOS OTROS INSTRUMENTOS DE GESTIN

El MOF se elabora a partir del cuadro para asignacin de personal (CAP) y del reglamento de
organizacin y funciones (ROE). No puede haber un manual de organizacin y funciones que no
tenga relacin causal con estos instrumentos.

5. POR QU ES IMPORTANTE EL MOF?

A modo de conclusin podemos decir que el MOF es importante por que:

Permite superar la duplicidad, las superposiciones e interferencias orientando a la eficiencia y

eficacia.
Desarrolla los perfiles de los cargos considerados en el CAP, as el personal conoce su
ubicacin, dependencia, jerarqua, responsabilidad y requisitos mnimos para el cargo especfico.
Contribuye a realizar el seguimiento, la evaluacin y el control de las actividades de cada
rgano.
Permite a los supervisores distinguir con precisin y orden los elementos que integran cada
puesto.
Permite a los trabajadores realizar mejor y con mayor facilidad sus labores, si conocen con
detalle cada una de las operaciones que las forman y los requisitos necesarios para hacerlas
bien.
Es fuente de informacin bsica para la gestin de los recursos humanos de la INSTITUCION.

Los manuales administrativos

Oir Lecc.

Qu es un manual administrativo?
Los manuales administrativos son documentos que sirven como medios de
comunicacin y coordinacin que permiten registrar y transmitir en forma
ordenada y sistemtica la informacin de una organizacin.
 Cules son los objetivos de los manuales?
Presentar una visin de conjunto de la organizacin.
Precisar las funciones asignadas a cada unidad administrativa.
Establecer claramente el grado de autoridad y responsabilidad de los
distintos niveles jerrquicos.
Coadyuvar a la correcta atencin de las labores asignadas al
personal.
Permitir el ahorro de tiempo y esfuerzo en la realizacin del trabajo.
Funcionar como medio de relacin y coordinacin con otras
organizaciones.
Servir como vehculo de informacin a los proveedores de bienes,
prestadores de servicios, usuarios y clientes