Gastos de operacin 413-1/1

Programa de auditora

PROCEDIMIENTOS Cdula Fecha Auditor

A Aplicables en la etapa preliminar

A.OO Preparar cdula de auditora sobre las polticas y normas de
control aplicadas por la empresa a los gastos de operacin.
A. 01 Estudiar las comparaciones documentales que la empresa lleva a
cabo entre cifras histricas de gastos y los presupuestos u otras
estimaciones respectivas.
A.02
Extractar los contratos cuyas clusulas originan cargos a los
gastos de operacin.
A.03
Efectuar pruebas selectivas sobre el cumplimiento del sistema
de cuentas por pagar, en erogaciones que se identifiquen con los
gastos de operacin.
B
Aplicables en las etapas intermedia y final
B.OO
Obtener anlisis mensual acumulado de los rubros que integran
los gastos de operacin y cerciorarse de que coincida con las
cuentas de mayor respectivas.
B.OI
Estudiar el anlisis mensual de gastos mencionado en el
apartado anterior e identificar rubros que destaquen por su
monto y por su naturaleza.
B.02
Respecto a los rubros identificados en el apartado B.OI anterior,
solicitar u obtener listados de computadora por los meses que
incluyan los movimientos ms significativos.
B.03
Definir alcances para examinar cargos a gastos de los rubros
sealados en el apartado anterior, considerando:
a. Nivel de confianza del sistema de cuentas por pagar.
b. Eficacia de las polticas contables vigentes para los gastos de
operacin.

PRIMERA PARTE / PRCTICA MODERNA INTEGRAL 217

218 AUDITORA DE ESTADOS FINANCIEROS / PRCTICA MODERNA INTEGRAL
 41.3-1/2
Gastos de operacin
Programa de auditora

PROCEDIMIENTOS Cdula Fecha

Auditor
B.04 Obtener plizas contables de los cargos a gastos seleccionados y
examinar la evidencia documental anexa a ellas, considerando:
a. Cumplimiento con requisitos fiscales.
b. Cumplimiento con requisitos de control.
c. Congruencia con operaciones de la empresa.
d. Correcta aplicacin contable.
e. Alojamiento en el periodo contable respectivo.
B.05 Durante el examen de evidencia documental, poner especial
atencin a posibles gastos sensitivos considerando la naturaleza
de los comprobantes y el concepto de la erogacin descrito en
B.06 ellos.
Mediante pruebas globales y enlaces con otras secciones de la
auditora, evaluar la razonabilidad de los cargos a gastos en
conceptos como:
a. Estimaciones de cuentas de cobro dudoso y obsolescencia de
inventarlos.
b. Estimaciones de depreciacin y amortizacin.
c. Provisiones para primas de antigedad.
B.07 d. Rentas.
Preparar papel de trabajo con detalles suficientes en materia de:
a. Gastos sin requisitos fiscales.
B.08 b. Gastos extraordinarios o no recurrentes.
Examinar erogaciones del siguiente periodo contable anual, a
fin de identificar gastos de operacin no registrados en el
ejercicio auditado.

PRIMERA PARTE / PRCTICA MODERNA INTEGRAL 219

 Gua nmero 65
Normas de control para Gastos de operacin

Mediante entrevistas y observaciones, el auditor ha definido que La Confianza, S. A.

tiene en vigor los siguientes criterios y mecanismos de control sobre sus gastos de
operacin:

1. Cada director de rea es responsable de vigilar que sus gastos y los de su

personal cumplan con los requisitos establecidos por la Ley. En su momento,
la Direccin de Finanzas distribuy memoranda a este respecto y la actualiza
cuando es necesar10.
2. No existe un presupuesto formal de ingresos y gastos en la empresa, pero se
cuenta con una estimacin para ambos conceptos que se elabora sobre bases
histricas por las direcciones de Ventas y de Finanzas, respectivamente, y que
se difunde al resto del grupo de directores durante diciembre.
3. De acuerdo con lo anterior, cada direccin de rea tiene asignada una "cuota
de gastos e inversiones" que puede administrar en el marco de sus
responsabilidades y objetivos. Dicha cuota no incluye sueldos, prestaciones
sociales, rentas, impuestos, depreciaciones y otros conceptos similares que
determinan y controlan las direcciones de Finanzas y de Recursos Humanos.
4. La cuota de gastos e inversiones comprende conceptos tales como viajes,
bienes de consumo, telfonos, atenciones a clientes, mantenimiento,
adquisiciones de paquetera de cmputo y enseres menores de oficina cuyos
detalles no estn claramente definidos.
5. Los gastos e inversiones anteriores se consideran erogaciones cuyo ejercicio
se permite a los directores, confiando en su madurez y criterio profesional, as
como en la necesidad de que puedan actuar con cierta independencia en aras
del desarrollo de su rea y de la empresa.
6. Todos los gastos que administran los directores de rea deben efectuarse a
travs de anticipos solicitados al Departamento de Cuentas por Pagar,
autorizados por ellos. Las comprobaciones respectivas se hacen en un
formulario que tambin deben autorizar dichos funcionarios, con la evidencia
documental anexa.
7. Cada comprobante de gastos debe cancelarse con un sello que incluye clave
del rea, fecha de la erogacin, nombre y firma de quien la efectu, as como
nombre y firma del director que la autoriz. Al respecto ver Gua nmero 20.
8. El Departamento de Cuentas por pagar no maneja lmites presupuestales que
permitan rechazar solicitudes de anticipos para gastos.
 9. La emisin del formulario de anticipo para gastos recibido por el
Departamento de Cuentas por pagar, produce el siguiente asiento contable
como resultado de su captura en el AS400
2030 Deudores diversos $20,ooo
Bancos $20,ooo
220 AUDITORA DE ESTADOS FINANCIEROS / PRCTICA MODERNA INTEGRAL
10. El plazo para comprobar los anticipos para gastos vence al finalizar el mes, en
paralelo con la fecha de cierre del periodo contable. A quienes no comprueban
el anticipo oportunamente, se le descuenta a travs de nmina, respetando los
lmites marcados por la Ley.
11. El formulario de comprobacin de gastos, que no est prenumerado, se recibe
por el Departamento de Cuentas por Pagar, donde se revisa que est
autorizado e incluya los comprobantes sellados conforme se seala en el inciso
7. Satisfecho lo anterior, un analista capacitado en la naturaleza de los gastos
procede a su captura en el AS400 con el siguiente efecto contable:
Gastos de venta $ 10,000
60 Gastos de administracin 10,000
Deudores diversos $ 20,000
12. La captura de los formularios de comprobacin de gastos y sus comprobantes
no se autoriza previamente por el jefe de Cuentas por pagar, quien seala que
l lleva a cabo una revisin selectiva y sorpresiva sobre esta actividad de su
analista, en cuya capacidad confa.

Debe formularse cdula de referencia permanente

con los datos anteriores, identificar las reas de
oportunidad que existen en la estructura y hacer las
recomendaciones respectivas en la seccin 3 Los
datos anteriores tambin se utilizarn para
responder, en lo aplicable, el cuestionario de control
interno.

PRIMERA PARTE / PRCTICA MODERNA INTEGRAL 221