Documentele justificative i contabile

Definirea documentelor contabile

Societile comerciale consemneaz operaiunile economico-financiare, n momentul

efecturii lor, n documente justificative, pe baza crora se fac nregistrri n jurnale, fie i alte
documente contabile, dup caz.
Documentele justificative trebuie s cuprind urmtoarele elemente principale:
- denumirea documentului;
- denumirea i, dup caz, sediul unitii care ntocmete documentul;
- numrul documentului i data ntocmirii acestuia;
- menionarea prilor care particip la efectuarea operaiunii economico-financiare (cnd este
cazul);
- coninutul operaiunii economico-financiare i, atunci cnd este necesar, temeiul legal al
efecturii acesteia;
- datele cantitative i valorice aferente operaiunii economico-financiare efectuate;
- numele i prenumele, precum i semnturile persoanelor care rspund de efectuarea
operaiunii economico-financiare, ale persoanelor cu atribuii de control financiar preventiv i ale
persoanelor n drept s aprobe operaiunile respective, dup caz;
- alte elemente menite s asigure consemnarea complet a operaiunilor efectuate.
Documentele justificative sunt clasificate n funcie de diferite criterii, dup cum urmeaz:
a) Dup rolul lor:
- documente primare;
- documente cumulative (centralizatoare);
- registre contabile.
b) Dup modul de circulaie:
- documente cu format tip prestabilit;
- documente cu format liber.
c) Dup aria de utilizare:
- documente comune pe economie;
- documente specifice unor anumite domenii de activitate.
d) Dup regimul de circulaie:
- documente cu regim special;
- documente cu regim normal.
Documentele contabile - jurnale, fie etc. - care servesc la prelucrarea, centralizarea i
nregistrarea n contabilitate a operaiunilor consemnate n documentele justificative, ntocmite
manual sau prin utilizarea sistemelor informatice de prelucrare automat a datelor, trebuie s
cuprind elemente cu privire la:
- felul, numrul i data documentului justificativ;
- sumele corespunztoare operaiunilor efectuate;
- conturile sintetice i analitice debitoare i creditoare;
- semnturile pentru ntocmire i verificare.
nscrierea datelor n documente se face cu cerneal, cu past de pix, sau prin utilizarea
sistemelor informatice de prelucrare automat a datelor, dup caz. n documentele justificative i
n cele contabile nu sunt admise tersturi, modificri sau alte asemenea procedee, precum i
lsarea de spaii libere ntre operaiunile nscrise n acestea sau file lips. Erorile se corecteaz
prin tierea cu o linie a textului sau a cifrei greite, pentru ca acestea s poat fi citite, iar deasupra
lor se scrie textul sau cifra corect. Corectarea se face n toate exemplarele documentului
justificativ i se confirm prin semntura persoanei care a ntocmit/corectat documentul
justificativ, menionndu-se i data efecturii corecturii.
n cazul completrii documentelor prin utilizarea sistemelor informatice de prelucrare
automat a datelor, corecturile sunt admise numai nainte de prelucrarea acestora, menionndu-
se data rectificrii i semntura celui care a fcut modificarea. Documentele prezentate n listele
de erori, anulri sau completri (pe baza crora se fac modificri n fiiere sau n baza de date a
unitii) trebuie s fie semnate de persoanele mputernicite de conducerea unitii.
n vederea nregistrrii n jurnale, fie i celelalte documente contabile a operaiunilor
economico-financiare consemnate n documentele justificative, potrivit formelor de nregistrare
contabil utilizate de uniti, se poate face contarea documentelor justificative, indicndu-se
simbolurile conturilor sintetice i analitice, debitoare i creditoare, n conformitate cu planul de
conturi general aplicabil.
nregistrrile n contabilitatea sintetic i analitic se fac pe baz de documente
justificative, fie document cu document, fie pe baza unui centralizator n care sunt nscrise mai
multe documente justificative al cror coninut se refer la operaiuni de aceeai natur i
perioad. n cazul operaiunilor contabile pentru care nu se ntocmesc documente justificative,
nregistrrile n contabilitate se fac pe baz de note de contabilitate.
n cazul stornrilor, pe documentul iniial se menioneaz numrul i data notei de
contabilitate prin care s-a efectuat stornarea operaiunii, iar n nota de contabilitate de stornare
se menioneaz documentul, data i numrul de ordine al operaiunii care face obiectul stornrii.
nregistrrile n contabilitate se fac cronologic, prin respectarea succesiunii documentelor
dup data de ntocmire sau de intrare a acestora n unitate i sistematic, n conturi sintetice i
analitice, n conformitate cu regulile stabilite pentru fiecare form de nregistrare n contabilitate.
nregistrrile n contabilitate se pot face manual sau utiliznd sistemele informatice de
prelucrare automat a datelor.
Registrele de contabilitate i formularele comune pe economie, care nu au regim special
de nseriere i numerotare, pot fi adaptate n funcie de specificul i necesitile societilor
comerciale, cu condiia respectrii coninutului minimal de informaii i a normelor de ntocmire i
utilizare a acestora. Acestea pot fi pretiprite sau editate cu ajutorul sistemelor informatice de
prelucrare automat a datelor.

Registrele de contabilitate

Registrele de contabilitate obligatorii sunt: Registrul-jurnal, Registrul-inventar i Cartea

mare. Registrele de contabilitate se utilizeaz n strict concordan cu destinaia acestora i se
prezint n mod ordonat i astfel completate nct s permit, n orice moment, identificarea i
controlul operaiunilor contabile efectuate. Registrele de contabilitate se pot prezenta sub form
de registru, foi volante sau listri informatice, dup caz.
Registrul-jurnal este un document contabil obligatoriu n care se nregistreaz, n mod
cronologic, toate operaiunile economico-financiare. Operaiunile de aceeai natur, realizate n
acelai loc de activitate (atelier, secie etc.), pot fi recapitulate ntr-un document centralizator,
denumit jurnal auxiliar, care st la baza nregistrrii n Registrul-jurnal. Unitile pot utiliza jurnale
auxiliare pentru operaiunile de cas i banc, decontrile cu furnizorii, situaia ncasrii-achitrii
facturilor etc.
Registrul-inventar este un document contabil obligatoriu n care se nregistreaz toate
elementele de activ i de pasiv, grupate n funcie de natura lor, inventariate de unitate, potrivit
legii. Registrul-inventar se ntocmete la nfiinarea unitii, cel puin o dat pe an pe parcursul
funcionrii unitii, cu ocazia fuziunii, divizrii sau ncetrii activitii, precum i n alte situaii
prevzute de lege pe baz de inventar faptic. n acest registru se nscriu, ntr-o form
recapitulativ, elementele inventariate dup natura lor, suficient de detaliate pentru a putea
justifica coninutul fiecrui post al bilanului.
Cartea mare este un registru contabil obligatoriu n care se nregistreaz lunar i
sistematic, prin regruparea conturilor, micarea i existena tuturor elementelor de activ i de
pasiv, la un moment dat. Acesta este un document contabil de sintez i sistematizare i conine
simbolul contului debitor i al conturilor creditoare corespondente, rulajul debitor i creditor,
precum i soldul contului pentru fiecare lun a anului curent.
Registrul-jurnal, Registrul-inventar i Registrul Cartea mare se pstreaz n unitate timp
de 10 ani de la data ncheierii exerciiului financiar n cursul cruia au fost ntocmite, iar n caz de
pierdere, sustragere sau distrugere, trebuie reconstituite n termen de maximum 30 de zile de la
constatare.

Reconstituirea documentelor justificative i contabile pierdute, sustrase sau distruse

Pentru a putea fi nregistrate n contabilitate, operaiunile economico-financiare trebuie s

fie justificate cu documente originale, ntocmite sau reconstituite potrivit prezentelor norme.
Reconstituirea documentelor se face pe baza unui "dosar de reconstituire", ntocmit
separat pentru fiecare caz. Dosarul de reconstituire trebuie s conin toate lucrrile efectuate n
legtur cu constatarea i reconstituirea documentului disprut, i anume:
- sesizarea scris a persoanei care a constatat dispariia documentului;
- procesul-verbal de constatare a pierderii, sustragerii sau distrugerii i declaraia
salariatului respectiv;
- dovada sesizrii organelor de urmrire penal sau dovada sancionrii disciplinare a
salariatului vinovat, dup caz;
- dispoziia scris a conductorului unitii pentru reconstituirea documentului;
- o copie a documentului reconstituit.
Documentele reconstituite vor purta n mod obligatoriu i vizibil meniunea
"RECONSTITUIT", cu specificarea numrului i datei dispoziiei pe baza creia s-a fcut
reconstituirea. Documentele reconstituite constituie baza legal pentru efectuarea nregistrrilor
n contabilitate.

Arhivarea i pstrarea registrelor i a documentelor justificative i contabile

Societile comerciale au obligaia pstrrii n arhiva lor a registrelor de contabilitate, a

celorlaltor documente contabile, precum i a documentelor justificative care stau la baza
nregistrrii n contabilitate. Pstrarea registrelor i a documentelor justificative i contabile se
face la domiciliul fiscal sau la sediile secundare, dup caz. Registrele i documentele justificative
i contabile se pot arhiva, n baza unor contracte de prestri de servicii, cu titlul oneros, de ctre
alte persoane juridice romne, care dispun de condiii corespunztoare.
Termenul de pstrare a registrelor i a documentelor justificative i contabile este de 10
ani cu ncepere de la data ncheierii exerciiului financiar n cursul cruia au fost ntocmite, cu
excepia statelor de salarii care se pstreaz timp de 50 de ani.
Arhivarea documentelor justificative i contabile se face n conformitate cu prevederile
legale i cu urmtoarele reguli generale:
- documentele se grupeaz n dosare, numerotate, nuruite i parafate;
- gruparea documentelor n dosare se face cronologic i sistematic, n cadrul fiecrui
exerciiu financiar la care se refer acestea. n cazul fuziunii sau al lichidrii societii,
documentele aferente acestei perioade se arhiveaz separat;
- dosarele coninnd documente justificative i contabile se pstreaz n spaii
amenajate n acest scop, asigurate mpotriva degradrii, distrugerii sau sustragerii, dotate cu
mijloace de prevenire a incendiilor;
- evidena documentelor la arhiv se ine cu ajutorul Registrului de eviden, potrivit
legii, n care sunt evideniate dosarele i documentele intrate n arhiv, precum i micarea
acestora n decursul timpului.

Criteriile minimale privind programele informatice utilizate n activitatea financiar i

contabil

Societile comerciale dein n majoritatea cazurilor sisteme informatice, ce realizeaz

prelucrarea automat a datelor i genereaz documentele contabile aferente. Sistemele
informatice de prelucrare automat a datelor n domeniul financiar-contabil trebuie s rspund
la urmtoarele criterii considerate minimale:
a) s asigure concordana strict a rezultatului prelucrrilor informatice cu prevederile
actelor normative care le reglementeaz;
b) s precizeze tipul de suport care asigur prelucrarea datelor n condiii de siguran;
c) fiecare dat nregistrat n contabilitate trebuie s se regseasc n coninutul unui
document, la care s poat avea acces att beneficiarii, ct i organele de control;
d) s asigure listele operaiunilor efectuate n contabilitate pe baz de documente
justificative care s fie numerotate n ordine cronologic, interzicndu-se inserri, intercalri,
precum i orice eliminri sau adugiri ulterioare;
e) s asigure urmtoarele elemente constitutive ale nregistrrilor contabile:
- data efecturii nregistrrii contabile a operaiunii;
- jurnalul de origine n care se regsesc nregistrrile contabile;
- numrul documentului justificativ sau contabil (atribuit de emitent);
f) s asigure confidenialitatea i protecia informaiilor i a programelor prin parole, cod
de identificare pentru accesul la informaii, copii de siguran pentru programe i informaii;
g) s asigure listri clare, inteligibile i complete, care s conin urmtoarele elemente
de identificare, n antet sau pe fiecare pagin, dup caz:
- tipul documentului sau al situaiei;
- denumirea unitii;
- perioad la care se refer informaia;
- datarea listrilor;
- paginarea cronologic;
- precizarea programului informatic i a versiunii utilizate;
h) s asigure listarea ansamblului de situaii financiare i documente de sintez
necesare conducerii operative a unitii;
i) s asigure respectarea coninutului de informaii prevzut pentru formulare;
j) s permit, n orice moment, reconstituirea coninutului conturilor, listelor i
informaiilor supuse verificrii; toate soldurile conturilor trebuie s fie rezultatul unei liste de
nregistrri i al unui sold anterior al acelui cont; fiecare nregistrare trebuie s aib la baz
elemente de identificare a datelor supuse prelucrrii.

Descrierea i modul de circulaie a documentelor justificative i contabile

1) REGISTRUL-JURNAL
 Registrul jurnal servete ca document contabil obligatoriu de nregistrare cronologic i
sistematic a modificrii elementelor de activ i de pasiv ale unitii. Se ntocmete ntr-un singur
exemplar, dup ce a fost numerotat, nuruit, parafat i nregistrat n evidena unitii. Se
ntocmete zilnic sau lunar, dup caz, prin nregistrarea cronologic, fr tersturi i spaii libere,
a documentelor n care se reflect micarea elementelor de activ i de pasiv ale unitii. n cazul
n care unitatea folosete jurnale auxiliare, totalul lunar al fiecruia se poate trece n registrul-
jurnal.
n condiiile conducerii contabilitii cu ajutorul sistemelor informatice de prelucrare
automat a datelor, fiecare operaiune economico-financiar se va nregistra prin articole
contabile, n mod cronologic, dup data de ntocmire sau de intrare a documentelor n unitate. n
aceast situaie, Registrul-jurnal se editeaz lunar, iar paginile vor fi numerotate pe msura
editrii lor. Registrul-jurnal va fi nuruit, parafat i nregistrat n evidena unitii n luna urmtoare
celei n care numrul de file editate este 100, sau anual, dac numrul filelor editate este sub
100, pentru un exerciiu financiar.
Nu circul, fiind document de nregistrare contabil. Se arhiveaz la compartimentul
financiar-contabil, mpreun cu documentele justificative care au stat la baza ntocmirii lui.

2) REGISTRUL-INVENTAR

Servete ca document contabil obligatoriu de nregistrare a rezultatelor inventarierii

elementelor de activ i de pasiv. Se ntocmete ntr-un singur exemplar, dup ce a fost numerotat,
nuruit, parafat i nregistrat n evidena unitii.
Se ntocmete la nceputul activitii, la sfritul exerciiului financiar sau cu ocazia
ncetrii activitii, fr tersturi i fr spaii libere, pe baza datelor cuprinse n listele de
inventariere i procesele-verbale de inventariere a elementelor de activ i de pasiv, prin gruparea
acestora pe conturi sau grupe de conturi. Registrul-inventar se completeaz pe baza inventarierii
faptice a elementelor de activ i de pasiv grupate dup natura lor conform posturilor din bilan.
n cazul n care inventarierea are loc pe parcursul anului, datele rezultate din operaiunea
de inventariere se actualizeaz cu intrrile i ieirile din perioada cuprins ntre data inventarierii
i data ncheierii exerciiului financiar, datele actualizate fiind apoi cuprinse n registrul-inventar.
Operaiunea de actualizare a datelor rezultate din inventariere se va efectua astfel nct la
sfritul exerciiului financiar s fie reflectat situaia real a elementelor de activ i de pasiv.
n cazul ncetrii activitii, registrul-inventar se completeaz cu valoarea elementelor de
activ i de pasiv inventariate faptic la acea dat. n cazul n care o unitate are subuniti dispersate
teritorial care conduc contabilitatea pn la balana de verificare, registrul-inventar se va conduce
de ctre subuniti, n condiiile nregistrrii acestuia n evidena subunitii.
Nu circul, fiind document de nregistrare contabil. Se arhiveaz la compartimentul
financiar-contabil, mpreun cu documentele justificative care au stat la baza ntocmirii lui.

3) REGISTRUL CARTEA MARE

Servete:
- la stabilirea rulajelor lunare i a soldurilor pe conturi sintetice, la unitile care aplic
forma de nregistrare "pe jurnale";
- la verificarea nregistrrilor contabile efectuate;
- la ntocmirea balanei de verificare.
Se ntocmete ntr-un exemplar, n cadrul compartimentului financiar-contabil, lunar,
separat pentru debitul i separat pentru creditul fiecrui cont sintetic, pe msura nregistrrii
operaiunilor. Se ntocmete la sfritul lunii (perioadei), astfel:
- rulajul creditor se reporteaz din jurnalul contului respectiv, ntr-o singur sum, fr
desfurarea pe conturi corespondente;
- sumele cu care a fost debitat contul respectiv n diverse jurnale se reporteaz din
acele jurnale, obinndu-se defalcarea rulajului debitor pe conturi corespondente;
- soldul debitor sau creditor al fiecrui cont se stabilete n funcie de rulajele debitoare
i creditoare ale contului respectiv, inndu-se seama de soldul de la nceputul anului (care se
nscrie pe rndul destinat n acest scop).
Registrul Cartea mare poate fi nlocuit cu Fia de cont pentru operaiuni diverse. Nu
circul, fiind document de nregistrare contabil. Se arhiveaz la compartimentul financiar-
contabil.

4) REGISTRUL NUMERELOR DE INVENTAR

Servete ca document de atribuire a numerelor de inventar mijloacelor fixe existente n

unitate, n vederea identificrii lor.
Se ntocmete de compartimentul financiar-contabil, pe grupe de mijloace fixe, prin
nregistrarea cronologic a mijloacelor fixe intrate n unitate. Se poate folosi, fie cte un registru
pentru fiecare grup de mijloace fixe, fie un registru pentru mai multe grupe, n funcie de numrul
mijloacelor fixe existente i al celor care urmeaz a intra n unitate. n scopul asigurrii controlului
asupra existenei mijloacelor fixe, se atribuie fiecrui mijloc fix, care constituie obiect de eviden,
un numr de inventar n momentul intrrii n unitate prin achiziionare, construire, confecionare,
transfer etc. (cu excepia celor luate cu chirie), care se consemneaz n registrul numerelor de
inventar. Numerele de inventar atribuite mijloacelor fixe care circul prin schimb (tuburi pentru
oxigen, butoaie etc.) nu se imprim pe acestea.
Numerotarea mijloacelor fixe n cadrul registrului se face, de regul, n ordinea succesiv
a numerelor i pe grupe de mijloace fixe. La stabilirea numerelor de inventar n cadrul seriei se
au n vedere, att mijloacele fixe existente, ct i mijloacele fixe care vor fi achiziionate, construite
sau confecionate n anii urmtori.
Numrul de inventar atribuit unui mijloc fix urmeaz s fie trecut n toate documentele care
privesc mijlocul fix respectiv. Numrul de inventar atribuit se imprim direct pe obiect (cu vopsea
sau prin poansonare) sau se graveaz pe o plcu ce se fixeaz pe mijlocul fix respectiv sau
prin alte mijloace care s asigure identificarea mijlocului fix respectiv. Pe fiecare obiect este
obligatoriu s se imprime i iniialele unitii creia i aparin mijloacele fixe respective.
Nu circul, fiind document de nregistrare contabil. Se arhiveaz la compartimentul
financiar-contabil.

5) FIA MIJLOCULUI FIX

Servete ca document pentru evidena analitic a mijloacelor fixe. Se ntocmete ntr-un

exemplar, de compartimentul financiar-contabil, pentru fiecare mijloc fix sau pentru mai multe
mijloace fixe de acelai fel i de aceeai valoare care au aceleai cote de amortizare i sunt puse
n funciune n aceeai lun. Se pstreaz pe grupe de mijloace fixe, n ordinea codurilor din
clasificarea imobilizrile corporale conform legislaiei n vigoare, iar n cadrul acestora, fiele
mijloacelor fixe se grupeaz pe locuri de folosin.
Se completeaz pe baza documentelor justificative privind micarea mijloacelor fixe sau
modificarea valorii de inventar a acestora, ca urmare a completrii, mbuntirii, modernizrii sau
reevalurii lor (bon de micare a mijloacelor fixe, proces-verbal de scoatere din funciune etc.).
Nu circul, fiind document de nregistrare contabil. Se arhiveaz la compartimentul financiar-
contabil.

10) BON DE CONSUM

 Servete ca:
- document de eliberare din magazie pentru consumul materialelor;
- document justificativ de scdere din gestiune;
- document justificativ de nregistrare n evidena magaziei i n contabilitate.
Se ntocmete n dou exemplare, pe msura lansrii, respectiv eliberrii materialelor din
magazie pentru consum, de compartimentul care efectueaz lansarea, pe baza programului de
producie i a consumurilor normate, sau de alte compartimente ale unitii, care solicit materiale
pentru a fi consumate. Se arhiveaz la compartimentul financiar-contabil.

12) DISPOZIIE DE LIVRARE

Servete ca:
- document pentru eliberarea din magazie a produselor, mrfurilor sau altor valori
materiale destinate vnzrii;
- document justificativ de scdere din gestiunea magaziei predtoare;
- document de baz pentru ntocmirea avizului de nsoire a mrfii sau a facturii, dup
caz.
Se ntocmete n dou exemplare de ctre serviciul desfacere.
Circul:
- la magazie, pentru eliberarea produselor, mrfurilor sau altor valori materiale i pentru
nregistrarea n evidena magaziei, semnndu-se de ctre gestionarul predtor pentru cantitile
livrate;
- la compartimentul desfacere, pentru nregistrarea cantitilor livrate n evidenele
acestuia i pentru ntocmirea avizului de nsoire a mrfii sau facturii, dup caz.
Se arhiveaz la magazie i la compartimentul desfacere.

15) CHITAN

Este un formular cu regim special de tiprire, nseriere i numerotare.

Tiprit n carnete cu cte 100 de file.
1. Servete ca: document justificativ pentru depunerea unei sume n numerar la casieria
unitii; document justificativ de nregistrare n registrul de cas (cu respectarea Regulamentului
operaiunilor de cas) i n contabilitate.
2. Se ntocmete n dou exemplare, pentru fiecare sum ncasat, de ctre casierul
unitii i se semneaz de acesta pentru primirea sumei.
3. Circul la depuntor. Exemplarul 2 rmne n carnet, fiind folosit ca document de
verificare a operaiunilor efectuate n registrul de cas.
4. Se arhiveaz la compartimentul financiar-contabil.

18) REGISTRU DE CAS

Servete ca:
- document de nregistrare operativ a ncasrilor i plilor n numerar, efectuate prin
casieria unitii pe baza actelor justificative;
- document de stabilire, la sfritul fiecrei zile, a soldului de cas;
- document de nregistrare n contabilitate a operaiunilor de cas.
Se ntocmete n dou exemplare, zilnic, de casierul unitii sau de alt persoan
mputernicit, pe baza actelor justificative de ncasri i pli.
Soldul de cas al zilei precedente se reporteaz, dup caz, pe primul rnd al registrului
de cas pentru ziua n curs. Se semneaz de ctre casier pentru confirmarea nregistrrii
operaiunilor efectuate i de ctre persoana din compartimentul financiar-contabil desemnat
pentru primirea exemplarului 2 i a actelor justificative anexate. Circul la compartimentul
financiar-contabil pentru verificarea exactitii sumelor nscrise i respectarea dispoziiilor legale
privind efectuarea operaiunilor de cas (exemplarul 2). Exemplarul 1 rmne la casier.
Se arhiveaz la casierie i la compartimentul financiar-contabil.

20) STAT DE SALARII

Servete ca:
- document pentru calculul drepturilor bneti cuvenite salariailor, precum i al
contribuiilor i al altor sume datorate;
- document justificativ de nregistrare n contabilitate.
Se ntocmete n dou exemplare, lunar, pe secii, ateliere, servicii etc., pe baza
documentelor de eviden a muncii i a timpului lucrat efectiv, a documentelor de centralizare a
salariilor individuale pentru muncitorii salarizai n acord etc., a evidenei i a documentelor privind
reinerile legale, a listelor de avans chenzinal, concediilor de odihn, certificatelor medicale i se
semneaz, pentru confirmarea exactitii calculelor, de ctre persoana care determin salariul
cuvenit i ntocmete statul de salarii. Coloanele libere din partea de reineri a statelor de salarii
urmeaz a fi completate cu alte feluri de reineri legale dect cele nominalizate n formular. Pentru
centralizarea la nivelul unitii a salariilor i a elementelor componente ale acestora, inclusiv a
reinerilor, se utilizeaz aceleai formulare de state de salarii. Plile fcute n cursul lunii, cum
sunt: avansul chenzinal, lichidrile, indemnizaiile de concediu etc. se includ n statele de salarii,
pentru a cuprinde astfel ntreaga sum a salariilor calculate i toate reinerile legale din perioada
de decontare respectiv.
Circul:
- la persoanele autorizate s exercite controlul financiar preventiv i s aprobe plata;
- la casieria unitii pentru efectuarea plii sumelor cuvenite, dup caz;
- la compartimentul financiar-contabil, pentru nregistrarea n contabilitate;
- la compartimentul care a ntocmit statele de salarii, care va servi la acordarea vizei
atunci cnd se solicit plata salariilor neridicate.
Se arhiveaz:
- la compartimentul financiar-contabil, separat de celelalte acte justificative de pli;
- la compartimentul care a ntocmit statele de salarii.

21) ORDIN DE DEPLASARE

Servete ca:
- dispoziie ctre persoana delegat s efectueze deplasarea;
- document pentru decontarea de ctre titularul de avans a cheltuielilor efectuate;
- document pentru stabilirea diferenelor de primit sau de restituit de titularul de avans;
- document justificativ de nregistrare n contabilitate.
Se ntocmete ntr-un exemplar, pentru fiecare deplasare, de persoana care urmeaz a
efectua deplasarea, precum i pentru justificarea avansurilor acordate n vederea procurrii de
valori materiale n numerar.
Circul:
- la persoan mputernicit s dispun deplasarea, pentru semnare;
- la persoana care efectueaz deplasarea;
- la persoanele autorizate de la unitatea unde s-a efectuat deplasarea s confirme
sosirea i plecarea persoanei delegate;
- la compartimentul financiar-contabil pentru verificarea decontului, pe baza actelor
justificative anexate la acesta de ctre titular la ntoarcerea din deplasare sau cu ocazia procurrii
materialelor, stabilind diferena de primit sau de restituit, avndu-se n vedere eventualele
penalizri i semnnd pentru verificare.
Se arhiveaz la compartimentul financiar-contabil.

29) FACTURA FISCAL

Este un formular cu regim special de nseriere i de numerotare.

1. Servete ca:
- document pe baza cruia se ntocme te instrumentul de decontare a produselor i
mrfurilor livrate, a lucrrilor executate sau a se rviciilor prestate;
- document de nsoire a mrfii pe timpul transportului;
- document de ncrcare n gestiunea primitorului;
- document justificativ de nregistrare n contabilitatea furnizorului i a cumprtorului.
2. Se ntocmete manual sau cu ajutorul tehnicii de calcul, n trei exemplare, la livrarea
produselor i a mrfurilor, la executarea lucrrilor i la prestarea serviciilor, de ctre
compartimentul desfacere sau alt compartiment desemnat pe baza dispoziiei de livrare, a avizului
de nsoire a mrfii sau a altor documente tipizate care atest executarea lucrrilor i prestarea
serviciilor i se semneaz de compartimentul emitent. Atunci cnd factura nu se poate ntocmi
n momentul livrrii, datorit unor condiii obiective i cu totul excepionale, produsele i mrfurile
livrate sunt nsoite, pe timpul transportului, de avizul de nsoire a mrfii. n vederea corelrii
documentelor de livrare, numrul i data avizului de nsoire a mrfii se nscriu n formularul de
factur.
3. Circul:
- la furnizor, compartimentul n care se efectueaz operaiunea de control financiar
preventiv pentru acordarea vizei; viz de control financiar preventiv se acord numai pe
exemplarul 3; la persoanele autorizate s dispun ncasri n contul de la banc al unitii
(toate exemplarele); la compartimentul desfacere, n vederea nregistrrii n evidenele operative
i pentru eventualele reclamaii ale clienilor; la compartimentul financiar-contabil, pentru
nregistrarea n contabilitate;
- la cumprtor , la compartimentul aprovizi onare, pentru confirmarea operaiunii, avnd
ataat exemplarul din avizul de nsoire a mrfii care a nsoit produsul sau marfa, dac este cazul,
inclusiv nota de recepie i constatare de diferene, n cazul n care marf nu a fost nsoit de
factur pe timpul transportului; la compartimentul care efectueaz operaiunea de control financiar
preventiv pentru acordarea vizei; la compartimentul financiar-contabil, pentru acceptarea plii,
precum i pentru nregistrarea n contabilitate.
4. Se arhiveaz:
- la compartimentul desfacere;
- la compartimentul financiar-contabil al furnizorului;
- la compartimentul financiar-contabil al cumprtorului.

BALANA DE VERIFICARE

Balana de verificare este documentul contabil utilizat pentru verificarea exactitii

nregistrrilor contabile i controlul concordanei dintre contabilitatea sintetic i cea analitic,
precum i principalul instrument pe baza cruia se ntocmesc situaiile financiare.
n acelai timp, balana de verificare este un procedeu specific metodei contabilitii care
asigur echilibrul permanent impus de principiile partidei duble.1 Asigurarea echilibrului este dat
n momentul efecturii nregistrrii operaiunilor economico-financiare n contabilitate n ordine
crolonogic i sistematic i continuat odat cu ntocmirea balanei de verificare prin seriile de
egaliti.
1. Servete:
- la verificarea exactitii nregistrrilor;
- la controlul concordanei dintre contabilitatea sintetic i analitic;
- la ntocmirea situaiilor financiare.
2. Se ntocmete ntr-un singur exemplar.
Balana de verificare cuprinde pentru toate conturile unitii urmtoarele elemente:
simbolul i denumirea conturilor, n ordinea din planul de conturi aplicabil, soldurile iniiale sau
totalul sumelor debitoare i creditoare ale lunii precedente, dup caz, rulajele curente debitoare
i creditoare, totalul sumelor debitoare i creditoare, soldurile finale debitoare sau creditoare.
3. Nu circul, fiind document de sintez.
4. Se arhiveaz la compartimentul financiar-contabil.
5. Coninutul minimal obligatoriu de informaii al formularului este urmtorul:
- denumirea unitii;
- denumirea formularului; data pentru care se ntocmete;
- simbolul i denumirea conturilor; soldurile iniiale debitoare i creditoare sau total
sume precedente debitoare/creditoare, dup caz; rulajele lunii curente debitoare/creditoare; total
sume debitoare/creditoare; soldurile finale debitoare/creditoare;
- semnturi: conductorul compartimentului financiar-contabil, persoana care
ntocmete documentul, dup caz.
Funciile balanei de verificare sunt: 2
-Funcia de verificare a exactitii nregistrrilor efectuate n conturi. Esena acesteia const n
verificarea i identificarea erorilor de nregistrare n conturi a operaiilor economice, prin
intermediul diferitelor egaliti care trebuie s existe n cadrul balanei de verificare. nregistrarea
greit a unor operaii economice ca urmare a nerespectrii dublei nregistrri, trecerea eronat
a sumelor din jurnalul de nregistrare a operaiilor economice n conturi (cartea mare) i din conturi
n balana de verificare, efectuarea unor calcule greite n formulele contabile compuse, stabilirea
eronat a rulajelor i soldurilor conturilor determin inegaliti ntre totalul sumelor balanei, care
se semnalizeaz cu ajutorul ei, fapt ce i confer caracterul unui instrument de verificare, control
i reglare a nregistrrii operaiilor economice.
-Funcia de realizare a concordanei dintre conturile analitice i cele sintetice. Aceast funcie se
realizeaz prin ntocmirea unor balane de verificare ale conturilor analitice pentru fiecare cont
sintetic, care se desfoar pe conturi analitice. Cu ajutorul acestor balane se verific
concordana care trebuie s existe ntre contul sintetic i conturile sale analitice.
-Funcia de legtur ntre cont i bilan. Aceast legtur se concretizeaz n faptul c datele din
bilan reprezint soldurile finale ale conturilor preluate din balana de verificare, prelucrate i
grupate conform necesitilor de ntocmire a bilanului. Soldurile iniiale la nceputul urmtoarei
perioade de gestiune sunt preluate din bilanul contabil. Deci, balana de verificare este puntea
de legtur dintre conturile analitice i cele sintetice i dintre conturile sintetice i bilan, fcnd
legtur ntre procedeele de baz ale metodei contabilitii.
-Funcia de grupare i centralizare a datelor nregistrate n conturi. Compararea i centralizarea
datelor contabile cu ajutorul balanei de verificare ofer conducerii posibilitatea de a cunoate

1
Caloian, F., Bazele contabilitii, Editura C.H.Beck, Bucureti, 2008
2 Caloian, F., Bazele contabilitii, Editura C.H.Beck, Bucureti, 2008
mrimea i structura modificrilor intervenite n structura mijloacelor materiale i bneti, situaia
debitorilor i creditorilor, a cheltuielilor, veniturilor i rezultatelor financiare la un moment dat i n
dinamic, n vederea elaborrii previziunilor necesare lurii deciziilor pentru perioada viitoare.
Balanele de verificare pot fi clasificate astfel:
a) dup felul conturilor:
- balanele de verificare ale conturilor sintetice;
- balanele de verificare ale conturilor analitice;
b) dup numrul de egaliti pe care le cuprind:
balane de verificare cu o serie de egaliti;
balane de verificare cu dou serii de egaliti;
balane de verificare cu trei serii de egaliti.
La ntocmirea balanei de verificare se urmeaz paii de mai jos:
-transpunerea operaiilor efectuate n timpul perioadei de gestiune din jurnalul de nregistrare a
operaiilor economice n conturi (cartea-mare);
-totalizarea sumelor nregistrate n debitul i creditul fiecrui cont deschis n cartea-mare i
stabilirea soldului acestora;
-transpunerea datelor din conturile deschise n cartea-mare (soldurile iniiale, rulajele i soldurile
finale) n formularul balanei de verificare;
-totalizarea coloanelor balanei de verificare; totalurile obinute n cadrul fiecrei perechi de
coloane (debitoare-creditoare) trebuie s fie egale ntre ele. De asemenea, totalul rulajelor din
balana de verificare, trebuie s fie egal cu totalul rulajelor din jurnalul de nregistrare a operaiilor
economice.