MANAGEMENTUL TIMPULUI SAU TEHNICI I INSTRUMENTE

PENTRU A ECONOMISI EFICIENT TIMPUL

Managementul nseamn conducerea eficient i eficace a unei activiti. Din

perspectiva aceasta, managerul nu poate face afaceri profitabile pentru firma de care rspunde
dac nu tie s gestioneze eficient resursele. Iar timpul este o resurs economic preioas,
pretenioas i ireversibil: timpul este cea mai rar resurs fiind nenlocuibil dar n acelai
timp nelimitat; este scump dar nu poate fi cumprat, depozitat, multiplicat iar pierderea sa
nu poate fi asigurat nici de cea mai mare firm de asigurri din lume, deci nu poate fi
despgubit; este foarte perisabil i inelastic.

Factorii de decizie eficieni nu pornesc de la sarcinile lor, pornesc de la timpul pe care

l au la dispoziie. i consider i i ordoneaz timpul de care dispun n cele mai mari
perioade de continuitate, ca un proces n trei etape: timp de nregistrare, timp de organizare i
timp de consolidare baza eficienei factorului decizional. Prima treapt spre eficiena n
conducere este eficiena folosirii reale a timpului iar organizarea sistematic a timpului este
urmtoarea treapt [Drucker, 1994, 41, 55].

Timpul este cea mai important surs de stres. S-a demonstrat c exist importante
legturi ntre prezena stresorilor datorai timpului i nemulumirea pe plan profesional i o
serie de afeciuni, cum sunt: hipertensiunea, nivelul crescut al colesterolului, mbtrnirea
prematur i altele.

Studiile elaborate pe parcursul timpului (Mintzberg n 1973, Vinton n 1992,

Stalk&Hout n 1990, Kahn&Byasiere n 1992) [citai de Whetten, D./Cameron, K., 2002], au
evideniat sursele cele mai comune ale stresului: timpul, ntlnirile, situaiile nedorite i
anticiparea. Tabelul urmtor ilustreaz cele patru categorii de factori cauzatori de stres:

Sursa: [Whetter, D./Cameron, K., 2002, 113]

Factor cauzator de stres Surse de stres

Timpul Munca suprasolicitat
Pierderea controlului asupra timpului
Intalnirile Conflicte de rol
Conflicte n cadrul dezbaterilor
Aciuni
Situatia Condiii nefavorabile de munc
Schimbri brute n climatul organizaional
Anticiparea Surprize plcute
Frica

Oricare ar fi atributele sau calitile unui manager de succes sau calitile personalului
subordonat, un criteriu esenial care st la baza succesului const n modul de abordare a
timpului. Exist diferene importante ntre atributele i stilurile comportamentale personale
care i las amprentele n acest sens [Cole, 1993, 181]:

unele persoane lucreaz mai bine la nceputul zilei, n timp ce altele mai dup-amiaz;

unele persoane prefer s-i distribuie efortul de munc pe o perioad mai ndelungat, n
timp ce alii prefer s-i concentreze eforturile pe perioade scurte, intensive;

unii indivizi pot s fac fa doar unei singure sarcini ntr-o unitate de timp, n timp ce alii
pot s jongleze simultan cu mai multe activiti;

Cele mai frecvente erori n utilizarea timpului [Ceauu, 1999, 116] sunt:

1. S munceti mai mult sau mai repede (n cadrul unei activiti ce se desfaoar ntr-un
interval de timp determinat);

2. S reduci timpul dedicat anumitor activiti, considernd c aceste activiti sunt mai puin
importante dect altele;

3. S realizezi diferite sarcini n acelai timp, considernd c astfel utilizezi timpul n mod
optim;

4. Dac eti tot timpul ocupat, ai senzaia c n acest mod vei obine cele mai bune rezultate;

5. Dac ai o responsabilitate mai mare crezi c trebuie s munceti mai mult pentru a da
exemplu;

6. S acorzi mai mult timp lurii unor decizii si astfel deciziile vor fi mai bine fundamentate

Peter J. Patsula [Patsula, 2004] identific alte apte categorii de manageri ineficieni ai
timpului, care afecteaz activitatea organizaiilor.

managerul care lucreaz din greu: simte nevoia s-i fie recunoscut silina de a munci,
chiar i atunci cnd eueaz; irosete o parte din timpul celorlali deoarece are nevoie de o
permanent aprobare; folosete frecvent ntrebri de genul: Este bine ce am fcut?; Sigur este
bine ce am fcut?; M descurc?.

managerul venic ocupat: este ntodeauna ocupat cu o activitate, chiar dac acea activitate
nu face parte dintr-un program de prioriti; are tendina de a se ocupa n special de proiecte
cu un grad redus de importan.

managerul care nu are nevoie de ajutor: nu cere ajutorul nimnui, chiar dac are nevoie;
simte nevoia de a face totul pe cont propriu pentru a-i demonstra valoarea.

managerul prea organizat acord prea mult timp organizrii, nemaiavnd

timp pentru realizri efective;

managerul perfecionist acord foarte mult timp tuturor activitilor, inclusiv celor
neimportante, n dorina ca rezultatele muncii sale s fie perfecte.
 managerul nnebunit: nu pierde nici o secund; ine ntodeauna cont de managementul
timpului; n dorina sa de a finaliza totul la timp, folosete diferite trucuri, scurtturi, care de
cele mai multe ori conduc la rezultate eronate; astfel, sunt nevoii s reia activitatea, ntreaga
perioad de realizare a problemelor fiind mult mai mare dect timpul salvat prin utilizarea
scurtturilor.

managerul care lucreaz pn n ultima secund: i organizeaz timpul astfel nct

sarcinile s fie ndeplinite n ultimul moment posibil; starea sa este foarte relaxat n
majoritatea timpului i foarte agitat n preajma termenelor limit de realizare a unor sarcini.

Tehnicile existente pentru eficientizarea timpului managerului nu trebuie aplicate toate

odat. Acest lucru ar duce doar la suprasolicitarea i la pierderea de timp preios pentru
aprofundarea lor [Whetten&Cameron , 2002, 119]. Managerul trebuie s se hotrasc doar la
cel mult trei tehnici de eficientizare care i se par cele mai potrivite pentru stilul su de
organizare. Aplicarea corect a tehnicilor conduce la obinerea n medie a treizeci de minute
zilnic, ce pot fi folosite pentru rezolvarea altor probleme. Cumulate pe o perioad de 40 de
ani, aceste minute ar duce la nc un an de activitate.

Tehnicile clasice de gestionare a timpului sunt:

Managementul prin obiective (MBO), spreadsheets-urile, analiza SWOT, graficele

Gantt, Mind mapping-urile, fiele de evaluare a edinelor. Mult mai moderne i eficiente,
dar care necesit efort investiional sunt software-urile specifice care permit adaptarea stilului
de lucru al managerilor romni la standardul occidental.

Managementul timpului nseamn o adaptare a stilului de lucru la standardele

europene. Managerii proactivi gsesc pe pia o bogat ofert de programe informatice cu
ajutorul crora pot gestiona adecvat timpul.

Studiile au demonstrat c pentru fiecare minut petrecut planificnd activitile

unei zile, o persoan ctig patru minute atunci cnd vine momentul aplicrii n practic a
acelei activiti. Planificarea nu este totul, dar este un punct de start pentru manager. Peter
Drucker [1994, 75] atenioneaz c doar managerii eficieni ncep prin a estima ct timp pot
considera n mod real c le aparine.
 Bibliografie

1.Armstrong, M., A Hand book of Human Resource Management Practic, Editura Kogan
Page, London, 1999.

2. Ceasu, I., Enciclopedia Managerial, Editura Tehnica ATTR, Bucureti, 1999.

Cole, G.A., Management Theory and Practice, 4th edition, DP Publication Ltd, Aldine
Place, London, 1993.

3. Drucker, P. F. , Eficiena factorului decizional, Ed. Destin, Deva, 1994.

4. Humphries, J., How to books Business&Management Managing successful Teams

How to achieve your goal by working effectively with others, Ed. Plymbride House, Estover
Road, UK, 1998.

5. Pettinger, R., Mastering Management skills, Ed. Palgrave, Hampshire, England, 2000.

6. Mullins, L.J., Management and Organisational Behaviour, fourth edition, Pitman

Publishing, London, 1996.