Sunteți pe pagina 1din 25

Ediia I

Revizia 0

CONSILIUL JUDEEAN BRILA


Compartiment Audit Public Intern

APROB

p.ORDONATOR PRINCIPAL DE CREDITE


Vicepreedinte
Ovidiu NECHITA

RAPORT DE AUDIT PUBLIC INTERN

MISIUNEA DE AUDIT INTERN -


Evaluarea respectrii prevederilor legale privind pregtirea i
realizarea efectiv a inventarierii patrimoniului,auditarea sistemului
de achiziii publice i evaluarea respectrii prevederilor legale
privind activitatea de asisten social a persoanelor adulte cu
dizabiliti la
DIRECIA GENERAL DE ASISTEN SOCIAL I
PROTECIA COPILULUI BRILA

OCTOMBRIE 2014

1
I. INTRODUCERE

Echipa de auditori a fost format din :


D-na. Mariana BUTUC, auditor principal;
D-na. Daniela TOMA, auditor principal.
Supervizarea misiunii de audit intern a fost asigurat de D-na.Angelica
VLCEA, auditor superior n cadrul Compartimentului Audit Public Intern.
. Misiunea de audit a fost cuprins n Planul de audit intern pe anul 2014 i s-a
derulat n baza Notificrii nr. 10225/19.08.2014.

1. Tipul de audit i baza legal a misiunii

Auditul efectuat a fost un audit de regularitate care reprezint o examinare a


aciunilor asupra efectelor financiare pe seama fondurilor publice sau a patrimoniului
public, sub aspectul respectrii ansamblului principiilor, regulilor procedurale i
metodologice, conform normelor legale.
Cadrul legal al desfurrii misiunii de audit :
- Legea nr. 672 din 19.12. 2002 privind auditul public intern (republicat) ;
- H.G. nr. 1086/2013 pentru aprobarea Normelor generale privind exercitarea
activitii de audit public intern;
- Ordinul 946 din 04.07.2005 (republicat) pentru aprobarea Codului controlului
intern/managerial, cuprinznd standardele de control intern/managerial la
entitile publice i pentru dezvoltarea sistemelor de control intern/managerial;
-Normele proprii privind exercitarea activitii de audit public intern n cadrul
Consiliului Judeean Brila;
- Planul de audit public intern pe anul 2014 ;
- Ordinul de serviciu nr. 7/2014.

Durata misiunii de audit: 01.09.2014 17.10.2014


Perioada auditat:01.01.2012-31.12.2013
Scopul misiunii de audit public intern de regularitate l reprezint examinarea
responsabilitilor asumate de ctre conducerea entitii publice i personalul de
execuie, cu privire la organizarea i realizarea procesului de administrare a
patrimoniului propriu, de aprobare i achiziionare de bunuri i servicii i a serviciilor
de asisten social prestate n beneficiul persoanelor adulte cu dizabiliti.

2
2. Obiectivele misiunii de audit

Obiectivul general al misiunii l-a reprezentat formularea de recomandri


pertinente n vederea creterii eficacitii sistemelor de control intern instituite n
procesul de fundamentare, acordare i utilizare a fondurilor destinate finanrii
cheltuielilor cu bunurile i serviciile necesare desfurrii activitii n condiii optime.
n contextul obiectivului general, au fost avute n vedere urmtoarele obiective
specifice:
Pregtirea i realizarea efectiv a inventarierii patrimoniului;
Planificarea adecvat a cheltuielilor cu bunurile i serviciile elaborarea
Programului Anual al Achiziiilor Publice;.
Respectarea regulilor i principiilor care stau la baza atribuirii
contractelor de achiziie public;
Pregtirea,lansarea i finalizarea procedurilor de atribuire a contractelor
de achiziie public de bunuri i servicii;
Activitatea de asisten social a persoanelor adulte cu dizabiliti;
Acurateea documentelor supuse verificrii.

Tipul de audit: Echipa de auditori a efectuat o misiune de audit public intern de


regularitate, care urmrete examinarea aciunilor asupra efectelor financiare pe
seama fondurilor publice, sub aspectul respectrii ansamblului principiilor, regulilor
procedurale i metodologice care le sunt aplicate.

Metodologia utilizat n realizarea misiunii de audit :


Misiunea de audit public intern de regularitate s-a desfurat n conformitate
cu prevederile Ghidului general privind metodologia specific de derulare a misiunilor
de audit public intern de regularitate i a Normelor proprii de audit intern ale
Compartimentului de Audit Public Intern, vizate i aprobate de conducere, privind
exercitarea activitii de audit intern n cadrul Consiliului Judeean Brila.
Tehnicile i instrumentele utilizate specifice activitii de audit intern au fost
aplicate pentru mai puin de 100% din elementele specifice unei tranzacii, activiti
s.a., echipa de audit utiliznd tehnici de eantionare n scopul selectrii probelor
analizate.

3
II.METODOLOGIA DE DESFURARE A MISIUNII DE AUDIT
PUBLIC INTERN DE REGULARITATE

Tehnici de audit intern utilizate:


Verificarea - se realizeaz n vederea asigurrii validitii, realitii i
acurateei nregistrrilor n contabilitate a documentelor i a
concordanei cu legile i regulamentele n vigoare, precum i a
eficacitii controlului intern;
Observarea fizic const n urmrirea unui proces sau a unei
proceduri, prin care auditorul i formeaz o imagine de ansamblu
asupra structurii auditate;
Analiza - const n descompunerea unei entiti/ structuri/activiti n
elemente, care pot fi izolate, identificate, cuantificate i msurate
distinct;
Eantionarea - presupune aplicarea procedurilor de audit pentru mai
puin de 100% din elementele populaiei, cu condiia ca toate
elementele eantionului s aib posibilitatea de a fi selectate, n scopul
de a trage concluzii valabile pentru ntreaga populaie, bazate pe
constatrile obinute din eantion.

Instrumentele de audit intern utilizate:


Chestionarul de luare la cunotin- CLC:pentru obinerea unor
informaii referitoare la contextul socio-economic, organizare
intern , funcionarea entitii/structurii auditate;
Chestionar de control intern;
Chestionar List de verificare.

Documente i materiale examinate n cadrul entitii activitile


desfurate pe perioada etapei Intervenia la faa locului a vizat documentaia
aferent perioadei auditate, respectiv 01.01.2012 - 31.12.2013, care a cuprins
urmtoarele:
Legi i regulamente aplicabile la nivelul entitii;

4
Organigrama entitii;
Regulamentul de Organizare i Funcionare;
Regulamentul de Ordine Interioar;
Fiele posturilor;
Procedurile de lucru;
Planul strategic pentru anii 2012-2013;
Bugetul entitii pe capitole, subcapitole, paragrafe, titluri de cheltuieli,
articole i alineate pe anul 2012 (execuia final);
Bugetul entitii pe capitole, subcapitole, paragrafe, titluri de cheltuieli,
articole i alineate pe anul 2013 (execuia final);
Programul anual al achiziiilor publice pentru anul 2012;
Programul anual al achiziiilor publice pentru anul 2013;
Situaia privind contractele de achiziie atribuite n perioada 01.01.2012
31.12.2013;
Documentaia pentru achiziiile de bunuri i servicii n perioada 2012-
2013;
Documente justificative care au stat la baza nregistrrii n contabilitate
a cheltuielilor cu achiziiile directe de la furnizorii locali de bunuri i
servicii;
Registrul privind operaiunile prezentate la viza de control financiar
preventiv propriu;
Achiziiile efectuate prin SEAP;
Angajamentele bugetare, legale (globale i individuale);
Documentaia care a stat la baza lansrii, atribuirii i derulrii
contractelor ncheiate n perioada 01.01.2012 31.12.2013
Documentaia care a stat la baza derulrii procedurii de atribuire a
contractului de prestri servicii de catering din luna februarie 2014;
Dosarele analizate n edinele Comisiei de evaluare a persoanei adulte
cu handicap (prin eantionare) ;
Registrul de eviden a persoanelor adulte cu handicap ;
Deciziile de punere/sistare drepturi ;
Raport statistic N1 privind numrul persoanelor cu handicap
neinstituionalizate care necesit protecie special ;

5
Raport statistic N2 privind numrul persoanelor cu handicap
neinstituionalizate, pe grupe de vrst,sex,tipuri de handicap ;
Raport statistic semestrial N3 privind evoluia persoanelor cu handicap
neinstituionalizate ;
Raport statistic semestrial N4 privind evoluia persoanelor cu handicap
neinstituionalizate Noi intrate/decedate pe luni ;
Raport statistic semestrial N5 privind evoluia persoanelor cu handicap
neinstituionalizate Noi intrate/decedate pe tipuri de handicap.

Documente i materiale ntocmite pe perioada auditrii:


Studiu preliminar;
Chestionarul de luare la cunotin;
Lista ntrebrilor auditului;
Situaia privind evaluarea obiectivelor specifice;
Situaia privind evaluarea surselor de date;
Evaluarea gradului de ncredere n controlul intern;
Programul misiunii de audit public intern;
Chestionar de control intern;
Chestionar List de verificare;
Teste;
Nota centralizatoare a documentelor de lucru;
Raportul de audit intern;
Sinteza raportului de audit intern;
Minuta edinei de deschidere;
Minuta edinei de nchidere.

III. Constatri i recomandri

1. Constatri efectuate

1.1 Evaluarea respectrii prevederilor legale privind


pregtirea i realizarea efectiv a inventarierii patrimoniului

6
Inventarierea elementelor de natura activelor, datoriilor i capitalurilor proprii
reprezint ansamblul operaiunilor prin care se constat existena tuturor elementelor
respective, cantitativ-valoric sau numai valoric, dup caz, la data la care aceasta se
efectueaz.
Inventarierea are ca scop principal stabilirea situaiei reale a tuturor
elementelor de natura activelor, datoriilor i capitalurilor proprii ale fiecrei entiti,
precum i a bunurilor i valorilor deinute cu orice titlu, aparinnd altor persoane
juridice sau fizice, n vederea ntocmirii situaiilor financiare anuale care trebuie s
ofere o imagine fidel a poziiei financiare i a performanei entitii pentru respectivul
exerciiu financiar.
n temeiul prevederilor Legii contabilitii nr. 82/1991, republicat, entitile au
obligaia s efectueze inventarierea elementelor de natura activelor, datoriilor i
capitalurilor proprii deinute, la nceputul activitii, cel puin o dat n cursul
exerciiului financiar pe parcursul funcionrii lor, n cazul fuziunii sau ncetrii
activitii.
Rspunderea pentru buna organizare a lucrrilor de inventariere, potrivit
prevederilor Legii nr. 82/1991, republicat, i n conformitate cu reglementrile
contabile aplicabile, revine administratorului, ordonatorului de credite sau altei
persoane care are obligaia gestionrii entitii. n vederea efecturii inventarierii,
aceste persoane aprob proceduri scrise, adaptate specificului activitii, pe care le
transmit comisiilor de inventariere.
Inventarierea elementelor de natura activelor, datoriilor i capitalurilor proprii
s-a efectuat n perioada auditat de comisiile de inventariere, numite prin decizie
scris, emis de directorul general al D.G.A.S.P.C. Brila, respectiv Decizia nr.
810/14.11.2012 i Decizia nr. 673/21.11.2013.n deciziile de numire se menioneaz
componena comisiilor (numele preedintelui i membrilor comisiei), modul de
efectuare a inventarierii, metoda de inventariere utilizat, gestiunile supuse
inventarierii, data de ncepere i de terminare a operaiunilor.De asemenea, a fost
constituit o Comisie central de inventariere, cu rolul de a organiza, instrui,
supraveghea i controla modul de efectuare a operaiunilor de inventariere.n
comisiile de inventariere nu au fost desemnate persoane incompatibile cu calitatea
de membru, respectiv administratorii gestiunilor supuse inventarierii sau contabilii
care in evidena gestiunii respective.

7
Perioada stabilit pentru realizarea inventarierii generale a patrimoniului a fost
noiembrie decembrie.
La nivelul D.G.A.S.P.C. Brila a fost elaborat i aprobat procedura
PS-CCI-04 privind inventarierea patrimoniului, valabil din data de 01.04.2014.Pn
la acea dat, pentru respectarea prevederilor legale n vigoare, instruirea membrilor
comisiilor de inventariere s-a realizat pe baza Procedurii de lucru elaborate de
preedintele comisiei centrale de inventariere a patrimoniului din anul 2009.Noua
procedur, valabil de la 01.04.2014, respect prevederile Ordinului nr. 946/2005
pentru aprobarea Codului controlului intern, cuprinzd standardele de control
intern/managerial la entitile publice i pentru dezvoltarea sistemelor de control.
Listele de inventariere utilizate au fost cele prezentate ca model n anexa nr. 3
la Ordinul nr. 3512/2008 privind documentele financiar-contabile.Pe ultima fil a Listei
de inventariere gestionarul a menionat faptul c toate bunurile din gestiune au fost
inventariate i consemnate n Listele de inventariere n prezena sa.De asemenea,
administratorul a menionat faptul c nu a avut obiecii cu privire la modul de
efectuare a inventarierii.Listele de inventariere au fost semnate pe fiecare fil de
ctre preedintele comisiei de inventariere, de membrii comisiei de inventariere i de
ctre gestionar.
Constatare: Potrivit Programului de inventariere al Comisiei desemnate
pentru inventarierea patrimoniului sediului D.G.A.S.P.C. Brila din Str. Ghioceilor nr.8
i Str. Ana Aslan nr. 20,la data de 12.12.2013 au fost inventariate mijloacele fixe,
obiectele de inventar, materiile i materialele aflate n Str. Ana Aslan nr. 20, iar la data
de 17.12.2013 cele aflate n Str. Ghioceilor nr. 8.
Echipa de auditori a verificat modul n care s-a realizat inventarierea
Mijloacelor fixe necorporale licene, nregistrate n contul 205 i a Mijloacelor fixe
necorporale programe informatice,nregistrate n contul 2081 i a constatat faptul
c nu exist niciun document care s ateste modul de efectuare a inventarierii
acestor mijloace.
Potrivit prevederilor Ordinului nr. 2861/09.10.2009 privind organizarea i
efectuarea inventarierii activelor, datoriilor i capitalurilor proprii inventarierea
imobilizarilor necorporale se efectueaza prin constatarea existenei i apartenenei
acestora la entitile deintoare, iar n cazul brevetelor, licenelor, mrcilor de fabric
i al altor imobilizri necorporale este necesar dovedirea existenei acestora pe

8
baza titlurilor de proprietate sau a altor documente juridice de atestare a unor
drepturi legale.
Art. 2 din Decizia directorului general nr. 673/21.11.2013 stipuleaz faptul c
inventarierea se va efectua prin cntrire, msurare, numrare sau cubare [].
Cauza: Nerespectarea ntocmai a prevederilor Ordinului nr. 2861/09.10.2009
privind organizarea i efectuarea inventarierii.
Consecina: Rezultatele activitii de inventariere nu ofer o imagine clar a
patrimoniului instituiei la data de 31.12.2013.
Recomandri:
Actualizarea procedurii PS-CCI-04 privind Inventarierea patrimoniului, prin
specificarea modului de inventariere a licenelor i programelor informatice
existente la nivelul instituiei;
Actualizarea Registrului riscurilor.Pentru riscul nou indentificat vor fi stabilite
msurile de prentmpinare a apariiei acestuia i persoanele responsabile;
Comisia central de inventariere va controla modul de efectuare a operaiunilor
de inventariere;
Participarea la cursuri de perfecionare privind inventarierea patrimoniului;
Instruirea membrilor comisiei de inventariere.
Constatare:Rezultatele inventarierii se nscriu de ctre comisia de inventariere
ntr-un proces-verbal.
Procesul-verbal privind rezultatele inventarierii trebuie s conin, printre altele
i propunerile comisiei de scoatere din uz a materialelor de natura obiectelor de
inventar i declasare sau casare a unor stocuri.
Propunerile cuprinse in procesul-verbal al comisiei de inventariere se prezint, n
termen de 7 zile lucrtoare de la data ncheierii operaiunilor de inventariere,
administratorului, ordonatorului de credite sau persoanei responsabile cu gestiunea
entitii. Acesta, cu avizul conductorului compartimentului financiar-contabil i al
conductorului compartimentului juridic, decide asupra soluionrii propunerilor
fcute, cu respectarea dispoziiilor legale.
Din analiza documentelor prezentate, echipa de auditori a constatat faptul c,
dei Procesul verbal cuprinznd rezultatele inventarierii patrimoniului la data de
31.12.2013 i propunerile de casare a fost aprobat de directorul general al instituiei
la data de 13.01.2014, Lista cu propunerile de casare a fost transmis spre aprobare
ordonatorului principal de credite la data de 23.09.2014, cu adresa nr. 42443.

9
n anul 2013, Listele cuprinznd propunerile de scoatere din funciune a
mijloacelor fixe, obiectelor de inventar i tipizatelor cu regim special propuse spre
casare ntocmite urmare a inventarierii patrimoniului la data de 31.12.2012, au fost
transmise spre aprobare Consiliului Judeean Brila cu adresa nr. 9251/22.03.2013.
Prin adresa nr. 5033/22.04.2013 Consiliul Judeean Brila a solicitat pentru
bunurile cuprinse n lista transmis urmtoarele documente: referatul privind
propunerile de casare sau scoatere din funciune,ntocmit de fiecare gestionar pentru
fiecare locaie n parte, argumentat prin note justificative ntocmite de specialiti,
privind descrierea degradrii bunurilor materiale, starea tehnic real, precum i
devizul estimativ al reparaiilor necesare.
Potrivit prevederilor Ordinului nr. 3512/27.11.2008 privind formularele financiar
contabile (actualizat) Procesul verbal de scoatere din funciune a mijloacelor fixe (cod
14-2-3/aA) se ntocmete n dou exemplare,separat pentru mijloace fixe,materiale
de natura obiectelor de inventar n folosin i bunuri materiale aflate n gestiunea
unui singur gestionar, pe baza documentaiei prevzute de normele legale:not
privind starea tehnic a mijlocului fix propus a fi scos din funciune, deviz estimativ al
reparaiei capitale, act constatator al avariei,avize,not justificativ privind descrierea
degradrii bunurilor materiale propuse pentru declasare.
Listelor privind propunerile de scoatere din funciune a mijloacelor fixe,
obiectelor de inventar i tipizatelor cu regim special propuse spre casare la data de
31.12.2013 nu le-a fost ataat niciun fel de document justificativ, conform
prevederilor legale.
Cauza: Nerespectarea ntocmai a prevederilor legale privind scoaterea din
funciune a mijloacelor fixe/de clasare a unor bunuri materiale.
Consecine:
riscul de a casa bunuri care nu ndeplinesc cumulativ toate condiiile stabilite
prin lege;
riscul ca ordonatorul de credite s nu aprobe casarea/declasarea tuturor
bunurilor propuse prin Listele ntocmite de comisia de inventariere.
Recomandri:
elaborarea unei proceduri proprii privind scoaterea din funciune a mijloacelor
fixe i a obiectelor de inventar;
procedura va fi distribuit tuturor factorilor implicai;

10
actualizarea Registrului riscurilor cu riscul nou identificat (riscul ca Lista
propunerilor spre casare s nu fie aprobat integral de ordonatorul principal de
credite), stabilirea msurilor pentru contracararea riscului i a persoanelor
responsabile;
participarea la cursuri de perfecionare privind inventarierea patrimoniului;
instruirea membrilor comisiei de inventariere.
Instituia auditat are pentru fiecare gestiune constituit un Registru-inventar
n care sunt nscrise datele din Procesul verbal de inventariere aferent. Registrul-
inventar a fost completat cu toate datele cerute de formular, pe baza rezultatelor
inventarierii.
Bunurile propuse spre casare sunt retrase de pe locurile de folosin i
depozitate, rmnnd n gestiunea aceluiai administrator.Pentru o mai mare
acuratee n elaborarea concluziilor referitoare la modul n care sunt gestionate
bunurile propuse spre casare pn la momentul casrii propriu-zise, echipa de
auditori a procedat la verificarea unor repere din bunurile aflate pe Listele de casare
de la Centrul Maternal Alexandra i de la Centrul de Urgen.Rezultatele
verificrilor au fost consemnate n Procesul verbal nr. 45399/09.10.2014, nr.
45831/13.10.2014 i nr. 46069/14.10.2014.
Pe baza Registrului-inventar i a balanei de verificare ntocmite la finele
exerciiului financiar se ntocmete bilanul, parte component a situaiilor financiare
anuale, ale crui posturi trebuie s corespund cu datele nregistrate n contabilitate,
puse de acord cu situaia real a elementelor de natura activelor,datoriilor i
capitalurilor proprii,stabilit pe baza inventarierii.

1.2 Auditarea sistemului de achiziii publice

Obiectivul auditrii sistemului de achiziii publice efectuate de ctre Direcia


General de Asisten Social i Protecia Copilului,n calitatea sa de autoritate
contractant, n perioada 01.01.2012 01.03.2014 este acela de a da asigurri cu
privire la conformitatea cu legislaia din domeniul achiziiilor publice, a procedurilor i
a documentelor ntocmite n timpul derulrii acestora n vederea atribuirii contractelor
de achiziie public de bunuri i servicii.

11
Asigurarea conformitii cu legislaia din domeniul achiziiilor publice a
procedurilor a presupus verificarea urmtoarelor aspecte :
respectarea etapelor ce trebuie parcurse de autoritatea contractant, n
funcie de tipul procedurii de atribuire, respectiv cerere de ofert, dup
publicarea anunului/invitaiei de participare i pn la semnarea contractului ;
aplicarea pe tot parcursul procedurii de atribuire a principiilor prevzute la
art.2,alin.2,lit. a-e din O.U.G.nr. 34/2006, cu modificrile i completrile
ulterioare, respectiv nediscriminarea,tratamentul egal, recunoaterea
reciproc,eficiena utilizrii fondurilor,asumarea rspunderii.
nelegerea contextului de atribuire a contractului ofer informaii despre
gradul de maturitate al autoritii contractante n raport cu procesul de achiziie
public.
Principalele riscuri generate de activitile ce se desfoar la nivel de
autoritate contractant nainte de publicarea anunului de participare/invitaiei de
participare i care pot genera abateri procedurale i aduc atingere principiilor care
stau la baza atribuirii contractelor de achiziie public sunt prezentate n tabelul
urmtor :
Sursa pentru obinerea
Riscuri Efecte informaiilor necesare
observrii riscurilor
Limitarea participrii Not privind determinarea
operatorilor economici valorii estimate
Subdimensionarea valorii Solicitri de majorare a Bugetul autoritii
estimate a contractului preurilor pe parcursul contractante cu reflectare
derulrii contractului n Programul Anual al
Achiziiilor Publice
Documente incoerente Documentaia de atribuire
Neconcordana ntre
Cronologia Notelor
prevederile contractuale i
Lips coeziune echip justificative
caietul de sarcini
Inconsistena coninutului Coninutul Notelor

Documentaiei de atribuire justificative


Programul Anual al Achiziiilor Publice elaborat de entitatea auditat ofer
informaii referitoare la :obiectul contractului/acordului cadru, CPV corespunztor
obiectului contractului, valoarea estimat(fr TVA), exprimat n lei i n euro ,

12
procedura de atribuire, data estimat pentru finalizarea procedurii, persoana
responsabil pentru atribuirea contractului.

Nota privind determinarea valorii estimate s-a realizat cu respectarea


prevederilor art. 25 i 26 din O.U.G. nr. 34/2006, aprobat, cu modificrile i
completrile ulterioare.De asemenea, a fost verificat ndeplinirea cerinelor formale,
de tipul : ntocmit Compartiment achiziii publice i contracte servicii sociale, vizat
Compartiment buget-finane, aprobat director general.
Nota justificativ privind alegerea procedurii de atribuire respect prevederile
art. 5 din H.G.R. nr. 925/2006, cu modificrile i completrile ulterioare,enunnd i
motivnd circumstanele ce au determinat alegerea procedurii de cerere de oferte i
nu a licitaiei deschise sau nchise.
Nota justificativ privind stabilirea factorilor de evaluare cuprinde :enunarea
criteriului de atribuire ales, informaii privind justificarea ponderilor factorilor de
evaluare i modul n care au fost stabilii.Criteriul de atribuire ales de autoritatea
contractant pentru atribuirea contractelor n perioada 01.01.2012 -31.03.2014 a fost
preul cel mai sczut.
Documentaia de atribuire este extrem de important deoarece stabilete
condiiile procedurii de atribuire i termenii de executare a contractului i ofer o
imagine clar i detaliat a modului n care autoritatea contractant a pus n aplicare
procedura de atribuire pentru a asigura o informare complet, corect i explicit a
tuturor prilor interesate, att n momentul derulrii procedurii, ct i n etapa de
verificare ex-post.
Constatare: Prin Raportul procedurii de ncheiere a acordului cadru nr.
4263/10.02.2014, membrii Comisiei de evaluare numit prin Decizia directorului
general nr. 211/16.04.2013 au respins oferta depus de S.C. Dany & Vio Com S.R.L.
Brila ca fiind neconform cu cerinele Caietului de sarcini - nu se respect
programul de aprovizionare solicitat de ctre autoritatea contractant i anume de
trei ori pe zi. Hotrrea Comisiei de evaluare a fost transmis ofertantului - S.C.
Dany & Vio Com S.R.L. Brila prin adresa nr. 4266/10.02.2014.
S.C. Dany & Vio Com S.R.L. Brila a acionat n instan autoritatea
contractant,respectiv D.G.A.S.P.C. Brila considernd c decizia acesteia de a i se
respinge oferta a fost netemeinic i nelegal.

13
Demersul operatorului economic S.C. Dany & Vio Com S.R.L. Brila de a
aciona n instan autoritatea contractant, a determinat D.G.A.S.P.C. Brila la
suspendarea procedurii de achiziie.Decizia definitiv a Curii de apel Galai prin care
s-a constatat nulitatea recursului declarat de operatorul economic S.C. Dany & Vio
Com S.R.L. Brila a fost pronunat n edina public din 06.08.2014 (Decizia nr.
6719/2014).
Pn la data pronunrii sentinei, respectiv 06.08.2014,D.G.A.S.P.C. Brila a
achiziionat serviciile de catering (pregtirea,prepararea i livrarea zilnic a hranei
pentru persoanele instituionalizate) prin achiziie direct.
Dei n pagina 4 a Caietului de sarcini este indicat programul de aprovizionare
(orele ntre care trebuie s se realizeze i care sunt modificrile n funcie de
solicitrile autoritii contractante), unul dintre operatorii economici participani a
considerat c enunul nu a fost explicit.
Principala obligaie a autoritii contractante n raport cu coninutul Caietului de
sarcini/documentaia de atribuire este specificarea cerinelor sale n mod clar,coerent
i obiectiv.Aceast obligaie izvorte din aplicarea principiului transparenei astfel
nct operatorii economici interesai s poat determina cu exactitate posibilitatea de
a implementa contractul i costurile generate de acesta.
Art.33(1) din O.U.G. nr. 34/2006 (cu modificrile i completrile ulterioare)
stipuleaz:autoritatea contractant are obligaia de a preciza n cadrul documentaiei
de atribuire orice cerin, criteriu, regul i alte informaii necesare pentru a asigura
ofertantului/candidatului o informare complet,corect i explicit cu privire la modul
de aplicare a procedurii de atribuire.
Cauza: Nerespectarea ntocmai a legislaiei privind achiziiile publice aplicabile
la momentul demarrii procedurii de achiziie.
Consecine:
Depunerea de contestaii de ctre ofertanii ale cror oferte au fost respinse;
Suspendarea/anularea procedurii de atribuire;
Prestigiul i imaginea autoritii contractante sunt afectate.
Recomandri:
La elaborarea Caietului de sarcini/Documentaiei de atribuire stabilirea i definirea
condiiilor de atribuire i a termenilor de executare a contractului s asigure o
informare complet, corect i explicit a tuturor prilor interesate, att n
momentul derulrii procedurii ct i n etapa de verificare ex-post;

14
Instruirea personalului cu atribuii n domeniul achiziiilor publice n vederea
aplicrii corecte a legislaiei privind achiziiile publice n spiritul eliminrii
caracterului interpretabil al acesteia ;
Actualizarea Registrului Riscurilor n cadrul Serviciului Juridic Achiziii Publice i
contractare servicii sociale.Pentru riscul nou identificat vor fi stabilite msuri de
prentmpinare a apariiei acestora, precum i persoanele responsabile.
Constatare: Conform Programului Anual de Achiziii Publice pentru anul 2014,
aprobat de conducere, n luna februarie 2014 a fost demarat procedura de cerere
de ofert online cu ncheierea unui acord cadru pentru servicii de catering.
La pct.III.2.1.a) din Fia de date a achiziiei, ofertantul avea obligaia de a face
dovada faptului c nu are datorii la bugetul de stat, respectiv Certificatul de atestare
fiscal privind achitarea obligaiilor exigibile ctre bugetele asigurrilor sociale de
stat (sntate,pensii,omaj) i Certificatul privind plata taxelor i impozitelor locale.
Unul dintre ofertani S.C. MILION TRADE S.R.L. Brila a prezentat
Certificatul de atestare fiscal pentru persoane juridice privind impozitele i taxele
locale i alte venituri ale bugetului local nr. 262/05.02.2014, eliberat de Direcia
Finanelor Publice Locale Serviciul Constatare Impunere Persoane Juridice Brila,
din care rezult existena unor creane bugetare n sum de 30.136 lei, din care
16.018 lei tax hotelier + amenzi i 14.118 lei majorri/dobnzi.Certificatul este
nsoit de Sentina Tribunalului Brila Secia aII-a civil de contencios administrativ
i fiscal nr. 2208/2013 prin care se anuleaz decizia de impunere nr.
6838/09.04.2012 i raportul de inspecie fiscal nr. 6837/09.04.2012 emise de
Direcia Finanelor Publice Locale Brila. Prin Sentina nr. 2208/2013., S.C.MILION
TRADE S.R.L. Brila, a fost exonerat de la plata sumelor restante (15.061 lei taxa
hotelier + 7.181 lei majorri de ntrziere).La data deschiderii ofertelor Sentina nr.
2208/2013 nu devenise irevocabil, Curtea de Apel Galai fiind abilitat n acest sens.
Cu toate acestea, Certificatul prezentat de S.C. MILION TRADE S.R.L. Brila
a fost acceptat de membrii comisiei de evaluare, numit prin decizia directorului
general al instituiei nr. 211/16.04.2013, ca document de calificare (Anexa la Procesul
verbal al edinei de deschidere nr. 06.02.2014).De asemenea, Comisia de evaluare
a desemnat ctigtoare oferta depus de S.C. MILION TRADE S.R.L.- Raportul
procedurii de ncheiere a acordului cadru nr. 4263/10.02.2014.
Cauze:
Nerespectarea ntocmai a legislaiei privind achiziiile publice;

15
Nerespectarea ntocmai a cerinelor minime de calificare din Documentaia de
atribuire.
Consecine:
replanificarea procedurii de achiziie public;
posibilitatea apariiei de contestaii i eventuale litigii cu ofertanii;
posibilitatea realizrii unor cheltuieli suplimentare cu achiziia respectiv,
nclcndu-se astfel principiul utilizrii eficiente a fondurilor publice.
Recomandri:
conducerea instituiei va anula rezultatul procedurii de atribuire a
contractului de prestri servicii de catering desfurat n luna
februarie 2014.De asemenea,conducerea instituiei va dispune
organizarea unei noi proceduri privind achiziia serviciilor de catering
cod CPV 55520000-1,cu respectarea prevederilor legale n vigoare;
analiza tuturor contestaiilor i a clarificrilor aferente procedurilor de
achiziie public derulate n perioada 01.01.2014-31.08.2014,n scopul
eliminrii unor neconformiti care pot apare n documentaia de
atribuire;
instruirea personalului cu atribuii n domeniul achiziiilor publice n
vederea aplicrii corecte a legislaiei privind achiziiile publice n
spiritul eliminrii caracterului interpretabil al acesteia ;
actualizarea Registrului Riscurilor n cadrul Serviciului Juridic Achiziii
Publice i contractare servicii sociale.Pentru riscul nou identificat vor fi
stabilite msuri de prentmpinare a apariiei acestora, precum i
persoanele responsabile.
Pentru o mai mare acuratee, membrii echipei de audit au verificat, prin sondaj
ncadrarea n plafonul valoric anual impus de prevederile legale pentru efectuarea de
achiziii prin procedura de achiziie direct, respectiv 30.000 euro (O.U.G. nr.
77/22.11.2012 pentru modificarea i completarea O.U.G. nr. 34/2006).Nu au fost
cazuri de depire a acestui plafon.
Achiziiile efectuate n perioada auditat au fost cele nscrise n Programul
anual al achiziiilor publice, s-au ncadrat n sumele aprobate prin bugetul de venituri
i cheltuieli aprobat, au respectat restriciile bugetare prevzute de legislaia n
vigoare i au fost evideniate n contabilitatea instituiei n ordine cronologic.

16
Potrivit prevederilor art. 66^1 din H.G. nr. 167/03.03.2010 pentru modificarea
Normelor de aplicare a prevederilor referitoare la atribuirea contractelor de achiziie
public prin mijloace electronice din O.U.G. nr. 34/2006 privind atribuirea contractelor
de achiziie public, a contractelor de concesiune de lucrri publice i a contractelor
de concesiune de servicii, aprobate prin H.G. nr. 1.660/2006 ncepnd cu anul
2010, autoritatea contractant are obligaia de a utiliza mijloace electronice pentru
aplicarea procedurilor de atribuire i pentru realizarea achiziiilor directe,
reprezentnd 40% din valoarea total a achiziiilor publice finalizate de aceasta n
cursul anului respectiv, care se pot efectua prin utilizarea mijloacelor electronice. La
art. 66^4 se precizeaz :nerespectarea obligaiei prevzute la art. 66^1, constituie
contravenie i se sancioneaz cu amend de la 10.000 lei la 35.000 lei.
n perioada auditat instituia a utilizat mijloacele electronice pentru efectuarea
de achiziii publice cu respectarea plafonului, respectiv 76,94% (2012) i 65,15%
(2013).
Plata facturilor reprezentnd contravaloarea serviciilor prestate conform
prevederilor contractuale s-a realizat cu respectarea celor patru faze ale execuiei
bugetare (Ordinul nr. 1792/24.12.2002, actualizat).
Prin Decizia directorului general nr. 861/17.12.2012 a fost desemnat
persoana responsabil cu aplicarea vizei de control financiar preventiv propriu.Prin
Ordinul nr. 923/11.07.2014 pentru aprobarea Normelor metodologice generale
referitoare la exercitarea controlului financiar preventiv i a Codului specific de norme
profesionale pentru persoanele care desfoar activitatea de control financiar
preventiv propriu a fost abrogat Ordniul nr. 522/2003. Conform prevederilor art. 2,
conductorii entitilor publice aveau obligaia de a dispune msurile necesare pentru
ncadrarea n prevederile normelor metodologice i ale codului specific n termen de
cel mult 90 de zile de la data publicrii n Monitorul Oficial al Romniei, Partea I.
Constatare: Persoanele responsabile cu aplicarea vizei de control financiar
preventiv propriu nu au luat msurile necesare pentru actualizarea Cadrului general
al operaiunilor supuse controlului financiar preventiv propriu i a Listelor de
verificare,aa cum sunt ele prevzute n Ordinul nr. 923/11.07.2014 pentru
aprobarea Normelor metodologice generale referitoare la exercitarea controlului
financiar preventiv i a Codului specific de norme profesionale pentru persoanele
care desfoar activitatea de control financiar preventiv propriu.
Cauza: Nerespectarea ntocmai a prevederilor legale.

17
Consecina: Pentru operaiunile supuse controlului financiar preventiv propriu,
nu a fost actualizat baza legal, documentele justificative i Listele de verificare a
acestor operaiuni pentru efectuarea plii. n acest fel, pot fi efectuate pli nelegale
sau pe baza unei documentaii incomplete.
Recomandri:
Conductorul instituiei va dispune msurile necesare pentru
implementarea prevederilor Ordinului nr. 923/11.07.2014;
Actualizarea procedurii referitoare la acordarea vizei de control financiar
preventiv propriu;
Participarea la cursuri de instruire a persoanelor desemnate cu acordarea
vizei de control financiar preventiv propriu.

1.3 Evaluarea respectrii prevederilor legale privind


activitatea de asisten social a persoanelor adulte cu
dizabiliti

n cadrul D.G.A.S.P.C. Brila funcioneaz Serviciul de Evaluare Complex a


Persoanei Adulte cu Handicap i Serviciul de Stabilire,Eviden i Plat Prestaii
Sociale, cu rol de a informa adultul cu handicap sau reprezentantul legal al acestuia
cu privire la msurile de protecie stabilite prin lege i modalitile de ncadrare n
grad de handicap.De asemenea, asigur acordarea dreptului la asisten social sub
forma prestaiilor sociale i a facilitilor sociale persoanelor adulte cu handicap,
conform ncadrrii prevzute n certificatul de ncadrare n grad de handicap, n
termen de valabilitate, conform prevederilor Legii nr. 448/2006 privind protecia i
promovarea drepturilor persoanelor adulte cu handicap (republicat).
Secretariatul Comisiei de Evaluare a Persoanei Adulte cu Handicap primete i
nregistreaz cererile de evaluare i sprijin persoanele solicitante n vederea
completrii dosarului cu actele necesare evalurii. n funcie de hotrrea Comisiei,
Secretariatul va elibera certificatul de ncadrare n grad de handicap (grav, accentuat,
mediu sau uor).
n cadrul Secretariatului dosarele sunt organizate pe dou categorii temporare
i permanente - n funcie de perioada de valabilitate a certificatului de handicap.

18
Serviciul de Stabilire, Eviden i Plat Prestaii Sociale primete cererile
formulate de persoanele cu handicap privind punerea n posesia drepturilor de care
beneficiaz conform prevederilor legale. Pe baza acestor cereri, aprobate de
ordonatorul de credite, se nainteaz Serviciului Financiar-Contabilitate
centralizatoarele cu drepturile cuvenite persoanelor aflate n eviden, drepturi ce se
achit prin mandat potal.
Drepturile bneti de care beneficiaz adultul cu handicap, conform prevederilor
legale sunt :
- Indemnizaia lunar (202 lei - pentru adultul cu handicap grav i 166 lei -
pentru adultul cu handicap accentuat) ;
- Buget personal complementar(91 lei - pentru adultul cu handicap grav, 68
lei pentru adultul cu handicap accentuat i 33,5 lei pentru adultul cu
handicap mediu).
La data de 31.12.2013, potrivit Rapoartelor statistice ntocmite, un numr de
10.415 persoane cu handicap (neinstituionalizate) se aflau n evidena
D.G.A.S.P.C.Brila, din care :818 copii i 9.597 aduli.
Echipa de auditori a constatat c a fost elaborat un numr de 5 proceduri
specifice activitrii de asisten social pentru persoanele adulte cu handicap :
PL-SPS -01 privind relaiile cu publicul n vederea informrii i acordrii
prestaiilor pentru persoanele adulte cu handicap ;
PL-SPS-05 privind informarea i prestaiile pentru adulii cu handicap
vizual ;
Procedura privind ntocmirea necesarului estimativ de fonduri pentru
plata lunar a prestaiilor sociale ;
PL-SPS-03 privind acordarea biletelor de transport interurban gratuit
conform art. 24 din Legea nr. 448/2006 coroborat cu H.G.R. nr.
680/28.06.2007 pentru aprobarea normelor metodologice privind
modalitatea de acordare a drepturilor la transport interurban gratuit
persoanelor cu handicap;
PL-SPS-02 privind obinerea rovinietei.
Procedurile au fost aprobate i distribuite personalului pentru aplicarea
lor.Auditorii interni au purtat discuii n paralel att cu persoana care ndeplinete
funcia de director general, ct i cu eful serviciului de stabilire, eviden i plat
prestaii sociale pentru a verifica modul de aplicare a procedurii PL-SPS-01 privind

19
informarea publicului cu privire la paii ce trebuie parcuri pentru ca persoanele
adulte cu handicap s poat beneficia de drepturile stipulate de legislaia n
vigoare.Urmare a acestor discuii, auditorii apreciaz faptul c procedura este
cunoscut i aplicat.

2. Concluzii

Prezentul Raport de audit intern de regularitate a fost ntocmit n baza Listei


ntrebrilor,Listei ariilor auditabile,Programului de audit intern i Programului
interveniei la faa locului, a constatrilor efectuate pe perioada colectrii i prelucrrii
informaiilor i n timpul muncii pe teren.Constatrile au la baz probe de audit
obinute pe baza testelor efectuate i consemnate n documentele de lucru.
Echipa de auditori interni a evaluat activitile desfurate n cadrul
D.G.A.S.P.C. Brila, care au fcut obiectul misiunii de audit public intern, utiliznd o
gril cu 3 nivele:
Critic nu exist preocupri din partea managementului pentru
implementarea unor aciuni/instrumente de control necesare
desfurrii activitilor n condiii de economicitate,eficien i
eficacitate;
De mbuntit se ndeplinesc cerinele minime ale cadrului normativ,
exist preocupri ale managementului pentru implementarea sistemului
de management prin obiective, asigurarea unei pregtiri profesionale
corespunztoare a personalului;
Funcional exist o strategie n domeniul planificrii i execuiei
bugetare care are n vedere obiectivele generale ale entitii i
obiectivele specifice ale activitilor auditate.
n urma testrilor efectuate, echipa de auditori apreciaz activitile auditate
dup cum urmeaz:
Nr. Apreciere
Activiti auditabile
crt. Funcional De mbuntit Critic
Evaluarea respectrii prevederilor legale
1. privind pregtirea i realizarea efectiv a X
inventarierii patrimoniului
2. Auditarea sistemului de achiziii publice X

20
Evaluarea respectrii prevederilor legale
3. privind activitatea de asisten social a X
persoanelor adulte cu handicap
Evaluarea are la baz analiza activitilor defurate n cadrul D.G.A.S.P.C.
Brila i bunei practici n domeniu i discuiile care au avut loc cu reprezentanii
structurii auditate cu ocazia edinei de nchidere, cu privire la recomandrile echipei
de auditori, apreciate de participani ca fiind realiste i fezabile.
n consecin, apreciem c implementarea recomandrilor formulate de echipa
de auditori va avea ca efect mbuntirea economicitii,eficienei i eficacitii
activitilor de inventariere anual a patrimoniului i de achiziie public de bunuri
i/sau servicii.
Avnd n vedere faptul c n cadrul edinei de nchidere entitatea auditat
i-a nsuit n totalitate constatrile i recomandrile formulate de echipa de auditori,
proiectul Raportului misiunii de audit public intern devine Raport final al misiunii de
audit public intern i va fi transmis dup aprobarea sa de ctre ordonatorul de credite
al Consiliului Judeean Brila.
Structura auditat are obligaia s ntocmeasc Calendarul de implementare
a recomandrilor i s raporteze echipei de auditori interni, periodic, stadiul
implementrii acestora.

Supervizor, Auditori interni,


Angelica VLCEA Mariana BUTUC
Daniela TOMA

21
Nr. Grad de
Obiective specifice Control intern
Crt. conformitate
Evaluarea respectrii prevederilor legale privind pregtirea i realizarea
1.
efectiv a inventarierii patrimoniului
Existena unei proceduri privind
ridicat corespunztor
inventarierea patrimoniului
Existena deciziei privind constituirea
ridicat corespunztor
comisiiloe de inventariere
Componena comisiilor de inventariere ridicat corespunztor
Instruirea membrilor comisiilor de ridicat corespunztor
inventariere

22
Existena Programului de efectuare a
ridicat corespunztor
operaiunilor de inventariere
Utilizarea formularelor stabilite prin
ridicat corespunztor
OMFP nr. 3512/2008
Inventarierea efectiv a patrimoniului mediu mediu
Existena Procesului verbal cuprinznd
ridicat corespunztor
rezultatele inventarierii patrimoniului
Propunerile privind scoaterea din
mediu mediu
uz/casare
Completarea Registrului-inventar ridicat corespunztor
nregistrarea n contabilitate a
ridicat corespunztor
rezultatelor inventarierii patrimoniului
2. Auditarea sistemului de achiziii publice
Existena procedurilor specifice
ridicat corespunztor
activitii de achiziii publice
Existena unei structuri organizatorice ridicat corespunztor
Programul Anual al Achiziiilor Publice
ridicat corespunztor
i Notele de fundamentare a acestuia
Nota privind determinarea valorii
ridicat corespunztor
estimate
Nota justificativ privind alegerea
ridicat corespunztor
procedurii de atribuire
Nota justificativ privind factorilor de
ridicat corespunztor
evaluare a ofertelor primite
Documentaia de atribuire mediu mediu
Respectarea etapelor de atribuire a
ridicat corespunztor
contractului de achiziie public
ncheierea i derularea contractului ridicat corespunztor
Achiziiile efectuate prin SEAP ridicat corespunztor
Acordarea vizei de control financiar
mediu mediu
preventiv propriu
Evaluarea respectrii prevederilor legale privind activitatea de asisten
3.
social a persoanelor adulte cu dizabiliti
Existena procedurilor specifice ridicat corespunztor
Acordarea certificatului de ncadrare n
ridicat corespunztor
grad de handicap
Acoradarea drepturilor cuvenite
ridicat corespunztor
persoanelor adulte cu handicap

Legenda:
Evaluarea gradului de conformitate cu prevederile legale i cadrul procedural:
Grad de
Sunt respectate prevederile legale, procedurale i de bun practic
conformitate
existente.
ridicat
Grad de Prevederile legale, procedurale i de bun practic sunt aplicate
conformitate parial/sau nu sunt elaborate integral procedurile necesare
mediu desfurrii eficiente i activitii structurii auditate.

23
Grad de Nu se aplic prevederile legale/procedurale/de bun practic i/sau
conformitate nu sunt elaborate procedurile necesare desfurrii eficiente a
sczut activitii structurii auditate.
Evaluarea controlului intern:
Conducerea i personalul demonstreaz o atitudine
Sistem de constructiv, existnd preocuparea de a anticipa i
control intern nltura problemele;
corespunztor Analiza arat faptul c sunt implementate tehnici de
funcional control eficiente;
Procedurile sunt bine susinute de documente.
Conducerea i personalul demonstreaz o atitudine
cooperant cu privire la conformitatea i pstrarea
Sistem de
dosarelor;
control intern
Auditurile anterioare sau analiza preliminar a descoperit
mediu/care
anumite probleme, dar conducerea a luat msuri de
necesit
remediere;
mbuntiri
Analiza arat c sunt n funciune tehnici de control
insuficiente.
Conducerea i personalul demonstreaz o atitudine
necooperant i nepstoare cu privire la conformitate i
pstrarea documentelor;
Auditurile anterioare sau analiza preliminar au
Sistem de
descoperit probleme deosebite, iar conducerea nu a luat
control intern
msuri de remediere i nu a rspuns satisfctor la
cu lipsuri grave
recomandrile auditului;
Analiza dezvluie c nu sunt n funciune tehnici de
control adecvate i suficiente;
Procedurile de control lipsesc sau nu sunt utilizate.
Aprecierea gradului de conformitate a sistemului de control intern/managerial
cu standardele de control intern/managerial, n raport cu numrul de standarde
implementate:
Sistemul este
Dac sunt implementate toate cele 25 de standarde
conform
Sistemul este
Dac sunt implementate ntre 13 i 24 de standarde
parial conform

24
Sistemul este
Dac sunt implementate mai puin de 13 standarde
neconform

Concluzie general:
n baza corelaiei dintre gradul de conformitate i evaluarea sistemului de
control intern, gradul de asigurare final pentru activitatea desfurat n cadrul
Direciei Generale de Asisten Social i Protecia Copilului Brila la momentul
efecturii evalurii este mediu.
Prezentul Raport de audit a fost ntocmit n baza listei centralizatoare a
obiectelor auditabile, a programului de audit, i a programului de intervenie la faa
locului, a constatrilor efectuate n timpul colectrii i prelucrrii informaiilor i n
timpul muncii pe teren. Toate constatrile efectuate au la baz documentele de lucru
ntocmite pe care se bazeaz susinerile. Toate documentele originale care au stat la
baza analizei obiectivelor misiunii de audit au fost restituite persoanelor responsabile
de pstrarea i arhivarea acestora.

Supervizor, Auditori interni,


Angelica VLCEA Mariana BUTUC
Daniela TOMA

25

S-ar putea să vă placă și