Documente Academic
Documente Profesional
Documente Cultură
Coporan Ana-Maria
Constantinescu Cosmin-Andrei
1
Enterprise Resource Planning (ERP).
2
Necesitatea existenei sistemelor ERP
Un sistem ERP (Enteprise Resource Planning) este o soluie software din seria
aplicaiilor economice, multi-modular, care integreaz toate procesele economice ale
ntreprinderii cu scopul optimizarii i creterii eficienei acesteia. Un ERP contribuie
decisiv la gestiunea afacerii, ajut n structurarea deciziilor de management prin
furnizarea de rapoarte cu un grad foarte ridicat de acuratee, asigur un timp de
rspuns extrem de mic i un mod de organizare relaional al datelor.
3
Proiectarea unui singur produs informatic care s rspund necesitilor att
personalului din departamentul financiar, ct si a celor de la resurse umane sau a celor
de la producie nu este deloc uoar, deoarece fiecare departament are propriile lui
sisteme informatice specializate i optimizate pentru nevoile particulare proprii. ns
ERP le combin pe toate acestea ntr-un singur program informatic conectat la o baz
de date comun, astfel nct comunicarea interdepartamental este mult mai facil.
La nceputul anilor 90, sistemele ERP aveau o construcie monolitic, dar ntre
timp productorii acestora le-au fcut din ce n ce mai flexibile si mai modularizabile,
fiind posibil pentru o anumit companie s instaleze de exemplu doar modulele pentru
financiar si pentru
resurse umane si s lase restul departamentelor pentru mai trziu. Scopul declarat al
sistemelor ERP este de a mbunti activitile corespunztoare etapei dintre obinerea
unei comenzi de la un client si emiterea facturii pentru acea comand precum i plata
ei, etap cunoscut sub numele de fulfillment process. Din acest motiv, ERP se mai
numete i back-office software. n general, nu exist preocupri legate de partea de
vnzare a produselor, (dei exist mai muli furnizori de ERP care au dezvoltat module
de CRM - Customer Relationship Management pentru acest lucru), ci de optimizarea
traseului unei comenzi primite de la client pn cnd aceasta va fi onorat. Atunci cnd
un reprezentant al serviciului de relaii cu clienii introduce comanda n sistemul
informatic, el va avea n acest fel acces la toate informaiile necesare i anume:
4
n cazul n care este bine implementat, un sistem ERP poate reduce considerabil
costurile companiei i poate accelera procesul transformrii unei comenzi primite de la
un client ntr-o factur corespunztoare. Comunicaiile ntre departamentele companiei
sunt mult mbuntite. De asemenea, deoarece angajaii diferitelor departamente au
acces la datele altor departamente, pot fi luate decizii mai pertinente, i clientul va fi mai
bine servit.
Sistemul acopera toate segmentele din activitatea unei afaceri (Fig. 1):
gestiunea achiziiilor
gestiunea stocurilor (cu mecanisme avansate de previzionare a acestora)
gestiunea clienilor i furnizorilor (cu urmrirea fluxurilor cerere de ofert, ofert, factur
proform, comand, livrare, decontare)
5
Scurt istoric
Istoria sistemelor ERP (Fig. 2) dateaz din anii 1960 cnd acest tip de aplicaie
software era folosit cu preponderen pentru asistarea procesului de producie. Primul
produs de acest tip a fost MRP (Material Resource Planning). Dei utile in activitatea de
producie, aceste aplicaii nu ii extindeau functionalitile i spre alte zone de interes
pentru o ntreprindere, precum contabilitate, resurse umane, vnzri.
ncepnd cu anii 90 sistemele ERP au nceput s ia forma aplicaiilor actuale.
Dei dup apariia MRP funcionalitile acestui tip de programe au inceput s se
extind, ERP-ul actual a luat fiin n momentul n care informaiile au putut fi
centralizate ntr-o platform comun i funcionalitile sale au fost integrate.
Astzi, sistemele ERP fac un nou pas in dezvoltarea lor prin utilizarea internetului
pentru eficientizarea funcionalitilor. Clienii de la mii de kilometri distant pot avea
acces la stadiul propriei comenzi sau la stocurile companiei furnizoare prin integrarea
facilitilor ERP cu aplicaiile WEB.
Evoluia ERP
Internet
Integrare
Y2K
date Integrare procese
financiare economice
Producie ERP BackEnd/FrontEnd
MRP II
ERP
MRP extins
6
Evoluia sistemelor ERP poate fi sintetizat n cinci etape situate din
puct de vedere cronologic la distan de o decad.
7
2000 Extended Enterprise Resource Planning (Extended
ERP)
8
4.Funcionaliti ale unui sistem ERP
Sistemele ERP, sunt programe modulare (Fig. 4), fiecare arie de activitate a companiei
fiind acoperit de ctre o aplicaie specific. Modulele unui sistem ERP funcioneaz
integrat utiliznd o baz de date comun, sau pot funciona independent. Pot fi
enumerate cteva categorii de module care servesc la gestionarea cu eficiena a unei
ntreprinderi:
9
Pentru majoritatea companiilor, realizarea unei creteri profitabile n contextul
actual de afaceri nu este un lucru simplu. Se confrunt cu o serie de provocri precum
concurena global, consolidarea de pia, deficitul de specialiti, noi reglementri
legislative i ateptri mai mari din partea clienilor. Pentru a rspunde acestora, trebuie
s aib capacitatea de a reaciona i de a-i transforma activitatea rapid, eficient din
punctul de vedere al costurilor, fr a sacrifica profitabilitatea, transparena sau controlul
intern.
10
Dei avantajele aduse companiei sunt consistente, n acelai timp i dezavantaje
pot fi chiar mai mari dect avantajele atunci cnd sistemul ERP nu este bine
implementat i mai ales atunci cnd acesta nu este nsoit de schimbri n modul de
organizare a companiei.
implementarea poate fi dificil i de lung durat; dei foarte muli vnztori prezint n
reclame c implementarea se realizeaz n 3-6 luni, de cele mai multe ori timpul real
este de 1-3 ani n medie;
11
Reduce timpul pierdut prin inventariere. Cunoscndu-se n orice moment situaia
stocurilor, pot fi fcute planuri mult mai precise de livrare a produselor la clieni i
coordonarea mult mai bun a distribuiei acestora. Standardizeaz informaiile pentru
resursele umane. Un sistem ERP aduce beneficii suplimentare deoarece introduce un
sistem unificat de urmrire a activitii angajailor i de comunicare ntre acetia.
Costul unui sistem ERP
Costul implementrii unui sistem integrat de tip ERP este extrem de dificil de
previzionat, deoarece el depinde de o multitudine de variabile, cum ar fi:
Dei este dificil de obinut concluzii din urmrirea unui studiu realizat pe companii
att de diferite, totui este foarte limpede c un sistem ERP nu este deloc ieftin, ba
chiar dimpotriv, preul este destul de mare.
Afar de acestea, la implementarea ERP mai exist i nite costuri ascunse, care sunt
destul de dificil de comensurat i de previzionat. Cercettorii i cei ce implementeaz
softuri ERP consider c urmtorii factori sunt cel mai adesea rspunztori de
subevaluarea bugetului:
Conversia datelor. Chiar dac este un adevr admis de puine companii, totui
foarte multe din datele stocate n sistemele vechi nu sunt de prea mare actualitate i
relevan. Transformarea lor i mutarea n sistemul client-server cerut de ERP cost
bani i pune destul de multe probleme practice.
Analiza datelor. De multe ori, datele din sistemul ERP trebuie combinate cu date
prelevate din exteriorul companiei pentru realizarea de diverse rapoarte. Este necesar
astfel ca la costul pachetului ERP s fie adugat i costul unor instrumente de Data
Warehouse, mpreun cu costul unor specialisti n forarea datelor. Remprosptarea
zilnic a datelor dintr-un mare depozit de date de la nivelul ntreprinderii poate fi destul
de greoaie, deoarece sistemele ERP nu sunt optimizate pentru a indica ce date au fost
modificate de la o zi la alta.
Asteptarea imediat a beneficiilor. Una dintre cele mai rspndite greeli ale
companiilor este ateptarea faptului ca imediat dup implementarea ERP s fie vizibile
i beneficiile. De fapt, un recent sondaj efectuat de Deloitte a scos n eviden faptul c
mai mult de un sfert din firmele chestionate au suferit scderi de performan imediat
dup implementarea ERP, din cauza nenumratelor schimbri pe care le presupune
acesta. Beneficiile se fac simite abia dup folosirea pentru o anumit perioad de timp
i efectuarea de schimbri n procesul de producie.
14
susine atragerea celor mai profitabili clien i i generarea de noi oportunit i pe clien ii
existeni.
n funcie de complexitatea sistemului CRM, acesta poate include mai multe sau
mai puine funcionaliti sau poate fi folosit doar de ctre departamente individuale.
La rndul sau, un modul CRM poate cuprinde o serie de submodule sau facilit i:
Module de gestionare a operaiilor zilnice (apeluri telefonice, ntruniri, e-mail [import -
export din MS Outlook], activiti generale)
Coordonare facil a activitii utiliznd calendare - personale i de grup
Posibilitatea de a genera activiti de amploare din browser-ele altor module
conectate
Link-uri de activitate, crearea automat de noi activit i de ctre alte activit i, istoricul
activitilor, Inregistrarea tranzaciilor din toate modulele majore conectate, analiza
activitilor de Business Intelligence, gestionarea e-mail-ului i conexiunea cu Outlook,
Managementul extensiv al oportunitilor de vnzare, gestionarea probabilit ii de
nchidere, monitorizarea activitilor agenilor de vnzri.
Ce este CRM?
Analizat n cel mai simplist mod, CRM este un sistem destinat nregistrrii i stocrii
ntregului istoric al interaciunilor companiei cu un client, precum i a informa iilor de
care echipele de vnzri, suport, marketing au nevoie n rela ia cu acesta, pe de-o
parte, i pentru raportare detaliat a proceselor de business, pe de alta.
Sistemele de tip CRM ofer metode i instrumente standardizate de colectare i
partajare a informaiilor despre clieni i a interac iunilor companiei cu ace tia ntre
departamentele direct interesate. CRM poate foarte u or s fie utilizat de ctre
management pentru a elabora previziuni de vnzri, de ctre oamenii de vnzri pentru
a menine contactul cu clienii, pentru a avea acces n timp real la informa iile despre
conturile clienilor lor, iar pentru departamentul de contabilitate pentru a extrage facturi
din sistem. Sistemul este parte component a strategiei de business i ajut compania
s neleag mai bine nevoile clienilor, s i fidelizeze, s le ofere o experien de
colaborare ct mai plcut, s prospecteze noi clien i, crescnd astfel profitul.
Contrar prejudecilor, CRM nu este doar o simpl solu ie software utilizat pentru
gestionarea clienilor i a interaciunilor dintre ace tia i companie, ci poate fi definit
ca un tot unitar de instrumente, tehnologii i proceduri utile pentru managementul,
creterea sau facilitarea vnzrilor, suport sau interac iuni cu clien ii prospec i sau
parteneri. CRM-urile moderne au, totodat, i func ionalit i de marketing care permit
departamentului de Marketing s desfoare automatizat campanii de marketing i s
monitorizeze KPI-urile ( indicatorii de performan ).
Ce este ERP?
ERP este abrevierea pentru noiunea de Enterprise Resource Planning. Solu iile
software de tip ERP sunt utilizate pentru a gestiona resursele companiei. El integreaz
toate aspectele operaionale ale afacerii dumneavoastr, inclusiv planificarea
gestinarea de produse, procese de produc ie, resurse umane, financiar, vnzri i
marketing.
La fel ca i CRM, ERP faciliteaz partajarea rapid a informa iei standardizate ctre
toate departamentele direct interesate. Directorii, managerii i angaja ii adaug
16
informaii n ERP, contribuind, astfel, la crearea unei imagini de ansamblu asupra
activitilor din cadrul companiei, stocuri, venituri, profit. Orice problem survenit ntr-
un departament va genera alerte ctre departamentele afectate sau interesate. Acest
lucru permite departamentelor s beneficieze de toate informa iile necesare pentru
soluionarea problemelor nainte ca acestea s devin probleme reale pentru
departament. Pe scurt, permind accesul la toate informa iile n timp real i focusndu-
se pe acestea, n detrimentul operaiunilor, solu iile de tip ERP ofer o metod pentru
depirea oricror bariere n raionalizarea proceselor de business. Vendorii cei mai
consacrai ai soluiilor de tip ERP ca SAP, Oracle i Microsoft sunt dezvoltatori i ai
soluiilor de tip CRM sau creeaz sistemele de tip ERP integrabile cu cele de tip CRM
ale altor furnizori.
Soluiile actuale de tip ERP sunt gndite i proiectate astfel nct s mbunt easc
eficiena operaional a resurselor de business ale companiilor. Companiile folosesc
astfel de soluii pentru a gestiona integrat toate procesele de business n cadrul unui
singur sistem i astfel s eficientizeze activitatea i s urmreasc ndeplinirea
obiectivelor de business stabilite n cadrul strategiilor elaborate.
ERP simplific toate procesele de business i colaborarea interdepartamental,
automatiznd aceste procese i facilitnd accesul la informa ie, cu scopul elaborrii
unei strategii de business mbuntit.
18