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ANCFCC
Option : Technicien Secrtariat Bureautique
Anne Acadmique
2012/2013
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SOMMAIRE
REMERCIMMENT---------------------------------------------------------------------
INTRODUCTION-----------------------------------------------------------------------
AVANT propos----------------------------------------------------------------------------
Historique de lANCPPC---------------------------------------------------------------
FICHE DIDENTIFICATON DE LANCFCC--------------------------------------
ORGANIGRAMME--------------------------------------------------------------------
ORGANIGRAMME DE LA DIRECTION -------------------------------------
LE METIER DE SECRETAIRE-------------------------------------------------
LE ROLE DE LA SECRETAIRE--------------------------------------------------
CONCLUSION
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Le stage constitue une contribution prcieuse la
consolidation des connaissances du stagiaire, de
mme il lui permet dappliquer les connaissances
thorique acquises durant la priode de formation et
davoir une ide globale sur la future emploi, sur le
monde du travail et aussi sur lactivit professionnelle.
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, Avant de commencer la prsentation de ce rapport, je profite
cette occasion pour remercier et exprimer mon profond respect
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Ainsi pour tu os qui ma aid accomplir mon stage dans de
bonnes conditions.
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et fonctionnement du dpartement politique formation, pendant le
stage effectu.
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-2- Fiche didentification de lANCFCC
-3- Organigramme
-4- Organigramme de la direction
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_ limmatriculation de la proprit foncires ;
_ la publicit et la conservation des droits rels et des charges
foncires affectant les proprits immatriculation de la
conservation des archive set documents foncires et la
communication au public des renseignement qui y sont contenus
_ltablissement des plans cadastraux dans le cadre de
limmatriculation foncires
_ ltablissement et la conservation du cadastre national
_ ltablissement et la rvision de la carte topographique du
royaume toute chelle ;
_ la ralisation des travaux dinfrastructure de base, relatifs aux
rseaux godsiques et de nivellement ;
_ la coordination, la centralisation et la conservation des
documents topographiques et photogrammtriques tablis par les
administrations, les collectivits locales et les tablissements
publiques ;
_ la centralisation et la conservation en conservation avec les
administrations et organismes concerns, des informations
relatives au terrains nus appartenant ltat, aux tablissements
publics, situs lintrieur des pet de trimtres des communes
urbaines, des centres dlimits ainsi qu lintrieur de leur
priphrie .
LAgence Nationale de la conservation Foncires, du Cadastre sont
dvolues de la cartographie peut galement dans les domaines qui
luisant dvolues par la loi 58_00
_ tablir les cartes thmatique
_ assurer la formation initiale et continue du personnel
_ effectuer des travaux de recherche et de dveloppement en
relation avec ses missions
_ collecter et diffuser toute information juge son activit
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_ participer avec les dpartements concernes ltablissement des
documents relatifs lamnagement du territoire
_ participer avec les administrations concernes laction du
gouvernement dans le domaines de lamnagement urbain .
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Raison social : Agence national da la conservation
foncire du cadastre et de la cartographie
Tl : 0660102867
Fax :
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I- Gnralit sur le secrtariat
Le mtier de secrtaire
Le rle de la secrtaire
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Le nouveau management a entrane une volution de la fonction
de secrtaire et aujourdhui, on peut parle de ce tier qui est devenu
plus valorisant et plus motivant pour celle qui lexercent.
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- Prparer lorganisation des runions, des sminaires et des
voyages
- Assister, si ncessaire, son chef lors de ces dplacements et ces
runions lorsque la lui demande
- Prparer les dossiers, se charger de la recherche documentaire
pour tablir un dossier ou prparer une tude
- Soccuper des manifestations dans le cadre des relations publiques
de lentreprise
- Soccuper de laccueil tlphonique
- Tenir lagenda de son chef et grer son emploi du temps
- Recevoir et envoyer le courrier de lentreprise, le mettre dans un
parapheur pour le prsenter au chef a fin de le vrifier et de le
signer
- Photocopier les documentes
- Classer et enregistrer tous les documents
- Accueillir les visiteurs
- Travailler sur un micro-ordinateur, saisir les rapport, les documents,
et les imprims
- Envoyer les messages par email
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I- Travaux effectues durant le stage
Traitement de texte
Courrier
Photocopieur
Classement
Tlephone
Accueil
Fax
Communication
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Dans la troisime partie de ce rapport, je vais essayer de citer et
de dcrire les diffrents taches que jai effectu au sien de la DRH
et prcisment au dpartement formation.
Traitement de texte
Courrier
Photocopieur
Classement
Tlphone
Accueil
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Fax
Communication
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Jai saisi des bordereaux denvois (voir annexe), ainsi que des
diffrents courriers et des tableaux sur Excel et Word ces documents
on t imprims et soumis la personne concerne pour vrification
et validation.
Dfinition
Un courrier est un ensemble de correspondances et moyen
dchange dinformation caractre professionnel, normales ou
confidentielles et sous une forme matriel.
Le courrier permet chaque entit
_ Dassure ses attributions
_De cordonner en le considrant comme un moyen officiel de
communication .
Le courrier arrive
Le courrier arriv est lensemble des envois, y compris les fax
reus par une entit et transitant par les cellules charges de la
fonction courrier pour enregistrement et dispatching.
Tous les documents provenant soit des services internes, soit des
organismes en relation avec loffice, sont affects dun numro
denvoi et de date darrive.
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Ds que je reois le courrier, je dois lenregistrer et le classe dans
un parapheur. En le prsentent au chef du dpartement qui son
rle mentionne lentit charge la prise en charge du dossier.
Le courrier Dpart
Aprs la rdaction du courrier complt ventuellement par les
pices jointes, je dois tre vrifie et sign par le chef du
dpartement avant son transmission ou son classement.
Aprs avoir mis le cachet du chef sur la signature, on envoie le
document au destinataire par le biais du bureau dordre qui garde sa
copie pour son classement, et qui nous envoi deux copies, une
garde pour le classement au secrtariat titre de preuve, et
lautre remis au responsable de laffaire.
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Cest une machine qui permet dextraitre plusieurs exemplaires
dun seul document, cest lun document indispensable pour le
directeur et le reste du service.
Ds que je rentre au bureau, je mets la hotocopieuse en marche
puis je mets le code XXX et jappui sur le bouton cl.
Pour photocopi divers documents, on le place au dessus de la
vitre (lentilles) entre deux axes parallles, on permet le couvercle au
dessus du document, et on appuie sur ok pour mettre la machine en
machine.
Si on veut photocopier plusieurs exemplaires, il suffit de mettre le
nombre dexemplaire.
La raison pour laquelle on photocopie les documents, est de les
conserver pour le classement en cas de besoin, de consultation.
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Pour quune administration soit bien organise une mthode trs
facile sera la cl, puisquelle nous permet la conservation de
plusieurs documents selon un mode approprie la nature de chacun
deux, Cette mthode est le classement.
Le classement est un procde permettant la conservation
procde et ordonne de la totalit des crits suivants un plan
dtermine et structur afin de pouvoir retrouver immdiatement le
document recherch par une simple manipulation.
On peut dire que le classement est une bonne organisation de la
documentation, des archives et la mmoire de tout tablissement.
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Le classement que jai utilis durant mon stage cest le
classement horizontal, chaque dossier est constitu de deux Cronos
simples.
Qualit dun bon classement
De trouver rapidement lobjet, et la pice recherche.
Expdier rapidement cet objet ou pice aprs consultation.
- Davoir la certitude que toutes les pices sont leurs places
- Simple
- Rational
- Sr
- Rsistant
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ltablissement, tout cela travers le propre comportement de la
secrtaire.
Une voix aimable, une attitude de disponibilit et decoute ne
peuvent quinfluencer favorablement le droulement des
communications avec les clients et donner par la suite la bonne
image souhaite de lentreprise.
Au bureau, ds que le tlphone sonne jessaie de voir sil sagit
dune communication interne ou externe par ce que lappareil
standard se compose de certains programme qui le montrent.
Si la communication est interne : je prends lappareil pour
rpondre. Secrtaire du dpartement formation.
Si la communication est externe : je donne tout de suite le nom
de la division
Je demande toujours mon interlocuteur de se prsenter au
prenable puis lobjet de son appel, si le responsable est prsent, je
lui passe la communication sinon je prends des notes concernant
lappel.
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htesse. Elle reoit donc les visiteurs avec le sourire, courtoisie,
amabilit et disponibilit afin de pouvoir rpondre au maximum
leurs besoins. Elle doit connatre les visiteurs et savoir lobjet de leur
visite (si possible).
Etant que secrtaire stagiaire, jai pu recevoir dans mon bureau
plusieurs personnes qui viennent pour rencontre le chef.
Dans le cas ils ont dj pris rendez-vous, je les prsente au chef,
sinon je demande toujours la personne son nom et lobjet de sa
visite.
Si le chef est disponible, je fais patienter le visiteur le temps que
le chef se libre ou je lui donne un autre rendez-vous.
Laccueil se fait toujours par un beau sourire et la bonne
courtoisie.
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- Le fax permet de transmettre en quelques instants un document
papiers dun endroit un autre. On peut ainsi envoyer un document
menuscrit ou dactylographie, un plan, un graphique, etc.
- La fax cest un systme tlephonique qui permet son utilisateur
de transmettre ou recevoir distance des documents crits
( facture, lettre, bon de comande,..)
- Durant ce stage, jai eu lopportunit dutiliser le fax pour lenvoi
des documentes en suivant la dmarche qui suit :
- Insrer le message crit jusquau buttoir
- Composer le numro du destinataire
- Appuyer sur la touche START
- Appeler le destinataire pour avoir le signal du fax.
- Dans le cas ou la ligne est libre, le message est transmis et la date
de transmission est confirme par le destinataire, contenant
lexpression ok ainsi que le nombre de pages. Si la ligne est
occupe, jappuie sur la touche STOP et je compose le nouveau
numro jusqu une rponse.
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- La secretaire passe une grande partie de son temps au tlphone
et celui-ci constitue lun des outils de travail indispensable la
bonne marche de se tche.
- Pour accomplir cette tche dans des meilleures conditions, la
scretaire doit sexprime dune voix audible, distincte, agrable.
- Elle ne doit parler ni trop vite, ni trop lent, en annonant le lieu du
travail, demander le nom dinterlocuteur au cas dabsence du
responsable, elle doit noter les messages dans un carnet, lobjet de
la communication, le nom de linterlocuteur son numro du
tlphne, ainsi que le lieu o on peut le joindre ventuellement.
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Ce stage ma permis de mieux de mieux connatre le monde de
travail.
Ds les premiers jours, je me suis familiaris avec ce climat qui
mtait vraiment nouveau. Mais avec le temps et grce laide
immense de collaborateur de LANNCP. Jai pu forger ma propre vision
en ce qui concerne ce mtier de serctaire et aussi comment avoir
une position forte au sien e lquipe de travail.
Personnellement, jtais satisfait de ce stage et pour deux raisons ;
la mise en pratique de ce que jai appris lISTA
La recontre avec les gens qui ont de lexprience dans le monde de
lentreprise. Et qui mont maider beaucoup enrichir ma formation
thorique.
Jai appris. Durant ce stage, respecter lhoraire du travail, tre
responsable des tches qui me sont confies, respecter lensemble
du personnel, pratiquer ce que jai tudi ISTA avec plus de
rapidit et defficacit, de mettre en application le classement, de
manipuler lenvoi et la rception de fax ; le traitement de texte ; ainsi
que la rception et la standard.
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Concevoir les documents de rfrence de la formation de
lentreprise ( Directive, procdure, charte.) ;
Elaborer le rfrentiel de formation
Construire le plan de formation de lentreprise partir des besoins
exprims par les Ples et Directions ;
Dfinir les cursus de formation, en cohrence avec la politique
Ressources Humains de lentreprise et les besoins des Ples ;
Etablir les cahiers des charges types relatifs la formation en ce
qui concerne les formations communes ;
Construire et dvelopper une base de donne et un rseau sur les
organismes de formation ;
Participer la dfinition du rfrentiel des comptences et des
fiches mtiers.
Bord de la formation de lANCCF ;
Assurer les relations de formation avec les dpartements
ministriels concerns, lOFPPT (taxe formation), les offices, les
tablissements de formation et les rseaux ferrs.
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