Tema

E-Comunicare si E-Documente
2016/2017
Introducere
Capitalul intelectual al unei organizaii, reprezentnd informaii i date

despre produsele i serviciile sale, clienii i mediul ei de afaceri este depozitat
sub form de documente.
Cu muli ani n urm, aceste documente reprezentau buci de hrtie
de tipul scrisori, rapoarte, planuri de afaceri, facturi, comenzi, etc. Astzi,
documentele au nceput s fie tot mai mult percepute ca documente
electronice, de la un simplu fiier pe calculator sau cteva fiiere
interconectate, la documente multimedia formate din numeroase tipuri de
informaie: text, imagini, date, foi de calcul, grafice, desene, secvene audio i
video.
Cresterea exploziv a documentelor n ultimul deceniu, ca urmare a
proliferrii documentelor, a creat mutaii profunde n managementul
documentelor, indiferent de dimensiunea organizaiei.
Dac n 1985, conform datelor publicate de Data International
Corporation, numrul documentelor s-a dublat la fiecare 5 ani, ctre anul 2005
acestea se dubleaz la fiecare 6 luni. De asemenea, s-a estimat c 10-15% din
profitul unei organizaii este cheltuit pentru crearea, gestiunea i distribuirea
documentelor n timp ce 60% din timpul unui individ se consum n lucrul cu
documente.
n perioada societii industriale, resursa strategic a unei organizaii era
capitalul; n societatea informaional, resursa ei strategic este informaia. n
societatea informaional, cunoaterea nseamn putere iar informaia este
singura cale de obinere a cunoaterii.
n concluzie, informaia i tehnologia informaional devin:
ageni ai schimbrilor structurale prin reducerea nivelor ierarhice
organizaionale (trecerea de la structura pe vertical la structura
pe orizontal);
2
suport de realizare eficient a obiectivelor de afaceri ceaa ce

nseamn implicarea acesteia n fundamentarea proceselor de
luare a deciziei.
3
TEMA 1 De la arhivarea documentar la inteligena colectiv
n arta rzboiului, un avantaj decisiv era fr ndoiala deinerea

cunotinelor (despre teren, despre arme, despre planurile sau intentiile
adversarului). Inventarea informaiilor, dezinformarea, disiparea informatiilor
sunt arme ns la fel de puternice ca cele de otel sau muschii. Cmpul de lupt
virtual este mult mai subtil si mai complex: este cel al informatiei si
mediatizarii acesteia.
ntr-un mediu economic puternic concurenial, ntreprinderea care nu se
preocupa de tendinele evoluiei pieii sale, de noile produse i de principalii
concureni, de emergena noilor tehnologii informaionale, de stocarea a ceea
ce tie i de rezolvarea a ceea ce nu stie risc s moar subit.
Ce cunostinte precise conduc la avantaje competitive precise?
Cum s cuantificam ce stim si ce nu stim?
Ce cunostinte sa capitalizam?
Cum putem masura valoarea a ceea ce stim? Dar a ceea ce nu
stim?
Ce dispozitive sociale si tehnice permit facilitarea crearii si
partajarii cunostintelor?
Putem sa stim ce stie intreprinderea pentru a putea actiona, nu
reactiona (Knowledge Management)?
ntrebri dificile, cu att mai mult cu ct trebuie s recunoatem c n
ntreprinderea actual cunotinele colective sufer de numeroase limitri:
afectate de jocurile de putere;
sensibile la situatia economica mondiala;
tendinta natural spre hiperspecializare;
supuse rutinei;
capitalizare laborioas.
Chiar i n situaia n care o ntreprindere devine interesat de capitalul
su de cunotine, accepiunea este n sensul de patrimoniu. Ea se va preocupa
4
s elaboreze stocuri mari de norme i concepte, proceduri i brevete, gata s fie

puse n practic, dar inutile pentru a rezolva noile probleme, pentru a face fa
alegerilor inedite i celor marcate de incertitudine.
n faa unui asemenea mediu complex i imprevizibil, o interpretare
retroactiv i raionala a informaiilor nu mai este viabil i ntreprinderea risc
s fie depita de situaie, iar funcia de documentare (sau memorizare n
general) tinde s devin doar o munc suplimentar, administrativ fr s
reflecte realitatea economic.
5
TEMA 2 Informaia i gestiunea sa
Informaia este util doar n raport cu utilizarea care-i poate fi conferit.

Pentru ntreprindere, informaia este util pentru asigurarea de noi cunotine i
pentru a reaciona la semnalele mediului extern.
Rolul informaiei este divers:
Baza deciziei: Materie prim

Informaia crete pentru ndeplinirea
cunotinele atribuiilor:
receptorului, asigur Informaia permite
reducerea ignoranei fiecrui angajat s
i n consecin aib mcar
amelioreaz premisele bunei
capacitatea de ndepliniri a
decizie sarcinilor
Informaia
Factor de coeziune Instrument de

social: comunicare:
Informaia Informaia asigur
favorizeaz coordonarea
integrarea diferitelor activit
personalului din ntre departamente,
toate sectoarele n special, cu
firmei ajutorul biroticii i
telematicii
De aici i diversitatea punctelor de vedere:

un eveniment (informaia este un element perceput de
ctre om din mediul extern);
o cantitate (informaia este msura reducerii incertitudinii);
6
un mesaj (informaia este o cunotin pe care o

comunicm);
o semnificaie (informaia este semnificaia normal
perceput de ctre toi indivizii);
un rezultat (informaia este rezultatul unui proces de
comunicare);
un simbol (informaia este reprezentarea obiectelor i a
faptelor).
O definiie trebuie s fie foarte complex: informaia este reprezentarea
obiectelor i a faptelor. Ea amelioreaz cunotinele destinatarului, reduce
incertitudinea i nu are valoare dect dac are o influen benefic asupra
deciziilor de luat sau a aciunilor de realizat.
Domeniile Informaiei
Pentru aceeai operaiune (de exemplu decizia de achiziie a unui nou
material) sunt necesare informaii de natur diferit. O clasificare succint ar
putea fi:
Domenii Exemple
Informaii tehnice Modul de folosire pentru diferite aparate,
calculatoare, aparatura de birou, etc
Informaii comerciale Cunoaterea clientelei, a concurenei, a
sistemului de distribuie, etc
Informaii contabile i Facturi, bilanul contabil, situaia contului de
financiare profit i pierderi, indicatori financiari, etc
Informaii juridice Dreptul muncii, drept fiscal, drept civil, etc
Informaii economice Tarifele concurenilor, furnizorilor, cursul
valutar, etc
Informaii logistice Informaii privind aprovizionarea, livrrile, etc
Informaii umane i sociale Informaii referitoare la personal: nume,
adrese, situaie familial. Etc
7
Informaii politice Riscul de a investi n anumite ri, schimbrile

de regim, etc
Informaii culturale Informaii privind activitile artistice,
sportive, etc
Tipologia Informaiei
Infomaia poate intra n tipologii diferite, n funcie de criteriul de
analiz reinut:
Criteriul de Tipul informaiei Exemple de informaii

analiz
Originea Informaiile interne provin din Note de serviciu,
ntreprinderea n care circul; instruciuni, etc
Informaiile externe provin din
mediul extern ntreprinderii Comenzi, scrisori,
cataloage, etc
Sensul circulaiei Informaiile (interne) pot fi:
n ierarhie descendente; Fie de instruciuni,
circulare;
ascendente;
Note informative,
laterale. rapoarte, motivri, etc
Telefoane, note de
informare, etc
Reprezentarea Semnele i simbolurile utilizate
pentru reprezentarea informaiei
sunt diverse:
texte; Scrisori, rapoarte, note
numere; Cifre de afaceri
grafice; Scheme, desene
coduri Cifre, litere, cifre i
sunete. litere
Telefoane, reuniuni
Durata de via Informaii variabile al cror Cifra de afaceri, vrsta
coninut evolueaz n timp;
Informaii permanente ce au un Numele, data naterii
coninut fix.
Poziia n Informaii brute, numite i Reviste, documente,
procesul elementare sau de baz; cataloage
prelucrrii Informaii elaborate, ce rezult Rapoarte de sintez a
prin prelucrarea unor date de documentelor
8
baz; Obiectul rapoartelor de

Informaii pentru procesul de sintez
decizie, al cror coninut este
necesar s-l cunoatem pentru a
prelucra datele de baz
Destinatarul Dup funcia sau rolul
destinatarului deosebim:
informaii individuale; Fie cu atribuii
informaii de mas Note de serviciu
(pentru un ansamblu de
persoane); Rapoarte
informaii instituionale
Gradul de Informaii formale sunt Organigrame, note de
instituionalizare furnizate de ctre firm i au serviciu;
caracter obligatoriu;
Informaii informale, aprute n Zvonuri, indiscreii
mod spontan datorit condiiilor
de lucru i relaiilor
interpersonale.
Structura firmei Informaiile ierarhice sunt Note de serviciu, dri de
informaii ce urmresc scar seam
ierarhic: ascendente,
descendente, laterale;
Informaiile funcionale sunt Avize, sfaturi
informaii sub form de sfat
pe care specialitii le transmit
celorlali membri ai firmei.
Finalitatea Informaii de funcionare, sunt Proceduri
informaii indispensabile
execuiei unei activiti;
Informaii privind evoluia, Propuneri ale clienilor
permit firmei s anticipeze i furnizorilor, zvonuri
evoluia mediului n care
funcioneaz i s sesizeze
oportunitile; Indiscreii, note de
Informaii de influen sunt serviciu, zvonuri, etc
informaii ce vizeaz
influenarea comportamentului
indivizilor i prezint
importan pt firm n ceea ce
privete coeziunea social,
spiritul de echip, etc
Eficacitatea deciziei depinde de justeea informaiei.
9
Criterii de justee Definiii

Fiabil Informaia furnizat trebuie s fie
just, complet i obiectiv (sunt
necesare controale de verificare a
veridicitii i controale de
redundan)
La zi Informaia este n majoritatea cazurilor
nedurabil. Trebuie deci sa nlocuim
periodic informaiile vechi i s fim
vigileni la schimbrile juridice,
financiare, economice intervenite.
Util Informaia nu este n sine util sau
inutil. Ea trebuie adaptat
necesitilor utilizatorului.
Inteligibil Informaia trebuie s poat fi neleas
de ctre destinatar fr urme de dubiu
(limbajcomun ce trebuie respectat).
Precis Informaia nu trebuie s fie
aproximativ. Fr ndoial, o marj
de incertitudine trebuie definit de la
nceput nainte de a evita riscurile
erorilor.
Regulat Informaia trebuie furnizat ntr-un
ritm uniform: cotidian, sptmnal,
lunar etc.
Rapid Informaia trebuie s poat fi obinut
rapid i facil n funcie de necesitile
utilizatorului.
Sigur Informaia nu trebuie s fie
deformat. Ea trebuie s respecte
nivelul de confidenialitate stabilit n
prealabil.
Protejat Informaia trebuie s asigure un grad
ridicat de securitate care s-i asigure
rezistena la orice gen de agresiune
(furt, manipulare greit, etc)
Puin costisitoare Informaia nu este nici gratuit, nici
imediat. Ca atare trebuie luat n
calcul costul achiziiei i timpul de
obinere (o informaie este interesant
doar n msura n care costul achiziiei
este inferior costului de eroare posibil
fr folosirea acesteia).
10
Zvonul (Brfa)
Brfa este considerat de ctre salariai un veritabil mijloc de informare.
20% o consider ca o informaie fiabil, ce verific proverbul nu iese fum
fr foc. Paradoxal, brfa este considerat ca fiind cea mai fiabil n firmele ce
au ntre 50 i 200 salariai (firme mici i mijlocii). Ea reflect n esen
necomunicarea existent ntre manageriat i salariai. Tot brfa st i la originea
creterii nencrederii salariailor n organismele sindicale.
Soluia?! Nu exist una unanim acceptat! Poate cuiul lui Pepelea se
regsete n faptul c 43% din comunicare din timpul pauzelor in firmele cu 50-
200 de salariai i 51% n firmele cu 200-499 de salariai se refer la spiritul i
imaginea firmei. De aici consecine att negative ct i pozitive pentru firm.
11
TEMA 3 Sistemele informaionale i circuitul informaional

Sistemul informaional este un ansamblu de elemente (personal,
materiale, echipamente, software.) ce permite gsirea, tratarea, memorarea i
comunicarea informaiilor.
Sistemul informaional, component a sistemului general al firmei, pune
la dispoziia niveluriolr ierarhice informaii elaborate, adic informaii
utilizabile pentru luarea diferitelor decizii sau pentru ntreprinderea diferitelor
aciuni. El reprezint memoria colectiv a firmei.
Schematic etapele gestiunii informaiei ntr-o firm sunt:
Informaii interne Informaii externe
Manual Tastare Informatic
Colectare
Manual Prelucrare Informatic
Memorare
Editare
Comunicare
Pentru a realiza circuitul documentelor la nivel de firm sunt necesare 3

etape: 1. Pentru fiecare loc de munc se realizeaz o fi de auto-analiz a
atribuiilor (auto-analiza const n solicitarea persoanelor ce particip la
procesele din firm s noteze activitile pe care le desfoar).
12
Fi de Auto-analiz
Nume: Popescu Funcia: Secretar

Departament: Administrativ Perioada: 8-15
Nr. Operaii
1. Rspuns la apelurile telefonice
2. Trierea corespondenei
3. Primirea reclamaiilor
2. Se continu prin conceperea unei fie a proceselor pe fiecare loc

de munc.
Fia Procesului
Tratarea unei reclamaii Serviciul: Administrativ

Nume: Popescu
Funcia: Secretar
Documente de legtur (1)

Document
de
Nr Descrierea poziionare
Primit de la Transmis
operaiunilor (2)
1 Primirea reclamaiei
2 Citirea ei
3 Date reinute
4. Transmisie la serviciul
Informatic pentru
codificare
13
(1) Documente de legtur: documente ce permit transferul

informaiilor
(2) Documente de poziionare: documente ce permit nregistrarea
i conservarea informaiilor.
3. Se termin prin elaborarea unui tablou de analiz ce pregtete
graficul de reprezentare a circuitului informaional.
Tabel de analiz a circuitului informaional
Serviciul Operaia Tipul documentului

De legtur De
poziionar
e
Adminis- Recepionare; Reclamaie
trativ Citire;
Transmitere la
serviciul
Informatic
Infor- Codificare; Borderou

matic Tastare - prelucrare
Tabloul de analiz preliminar a circuitului informaional :

Este un instrument de analiz dinamic care ne permite s
trecem n revist ansamblul informaiilor sub form de
tabel;
Este un instrument de control care ne permite s verificm
informaiile nainte de schematizarea lor;
Faciliteaz trasarea graficului imagine (diagrama imagine)
a circuitului informaional.
Circuitul documentelor, deci al informaiilor, se reprezint cu ajutorul
schemelor. Reprezentarea circuitului informaiei permite:
Vizualizarea succesiunii operaiilor ce trebuie puse n
practic pentru a atinge un obiectiv determinat;
14
Explicarea personalului firmei a diferitelor operaii

succesive (i de aici i nevoia de ritmicitate i
standardizare) pentru realizarea unui proces;
Controlarea coerenei operaiilor executate;
Ameliorarea circuitului informaional.
Circulaia documentelor, deci i a informaiilor, se reprezint cu ajutorul
schemelor. Reprezentarea circuitului informaiilor permite:
vizualizarea succesiunii operaiilor ce trebuie puse n practic
pentru atingerea unui obiectiv;
explicarea pentru personal a complexitii operaiilor necesare la
realizarea unui proces;
controlul coerenei operaiilor executate;
ameliorarea procesului circuitului informaiilor.
Graficul imagine, numit i diagrama imagine, prezint cu ajutorul
simbolurilor:
circuitul documentelor ntre diferitele departamente ale
firmei;
operaiile crora le sunt ataate.
Ulterior putem n mod analitic s tim cine face operaia X? cnd? cum?
Simbolurile nu sunt neaparat normalizate. Ele traduc suportul informaiilor sub
form de imagini. Reprezentarea general admite simboluri ca:
Calculator
Document
Transmisia unui document
15
Comunicaie prin reea
Putem folosi mai multe tipuri de grafice imagine:

schem post-documente;
schem post-operaii;
schem imagine.
A. Schema post-documente.
Procesul tratrii unei reclamaii
Reclama citire 3
ie (R) (R) (R)
1 Determinarea
obiectului (R)
4 Indexare
2
Operaii
statistice (R)
Stop R
6
Clasare
Dosar
Clien
i
16
B. Schema post-operatorie.
Procesul (simplificat) al achiziiilor
Cerere de CA CA
achiziie
(client)
Emiterea i semnarea BC BC
unui bon de comand
de ctre responsabilul
de achiziii
Verificarea cantitilor Ctre furnizor Bon de livrare

primite
CA = cerere de achiziie
BC = Bon de comand
BL = Bon de livrare
17
C. Schema imagine
Procesul tratrii unei revizii ntr-un service
Client: apel Deschidere fi

telefonic planificare
Deducerea reviziei
pornind de la:
Clientul las
maina
Ultimele facturi
Eticheta de pe
Clientul nu tie main
care sunt
reparaiile ce ?
trebuie
efectuate
Raportul de
control tehnic
Cartea tehnic a
mainii
Ultima vizit
a clientului
Mecanicul repar Dup revizie se

maina pornind de ntocmete
la fia de reparaie factura In 3 ex.
18
TEMA 4 Concepte de baz privind Managementul

Documentelor
Toate mediile de afaceri gestioneaz evidene manual sau electronic.
Evidenele reprezint dovada mediului n care acionm, ne achitm de anumite
obligaii sau ne deyvoltm n relaiile cu clienii.
Mediile de stocare a nregistrrilor sau documentelor s-au dezvoltat
ncercnd s reflecte ct mai corect aciunile curente i de perspectiv ale
diverselor domenii de activitate.
Schimbarea mediului de stocare al documentelor s-a produs iniial fr
schimbarea principiilor tradiionale valabile pentru managementul documentelor
pe hrtie. Aplicarea vechilor principii a creat iniial probleme n managementul
documentelor electronice. Dintre acestea putem meniona:
confuzia n determinarea documentului original dintre versiunile
multiple ale documentului existent (45%);
pierderea sau distrugerea unor documente electronice de valoare,
create i stocate descentralizat (25%) documentele pe hrtie erau
arhivate i nregistrate centralizat, autorul avnd obligaia
nregistrrii acestora sub semntur n registrele departamentului;
suspiciuni privind autenticitatea documentului electronic, din cauza
posibilitii de editare electronic a textului (20%);
inaccesibilitatea anumitor documente electronice din cauza
schimbrilor tehnologice, hardware i software, intervenite de-a
lungul timpului (10%).
19
Suspiciuni
Inaccesibilitatea
Confuzie
Pierderea
Pondere
0% 50% 100%
Fig. nr. 1 Probleme generate de principiile tradiionale n managementul

electronic al documentelor
Definiia general a documentului

Orice element, de la o scrisoare, ziar i pn la informaiile hypertext de
pe Internet, poate fi i este un document. Dar n ciuda munilor de documente
scrise, stivelor de pe CD-uri i a fluxurilor de e-mailuri, cele mai multe
organizaii utilizeaz numai o parte a puterii inerente pe care o ofer propriile
lor documente. Aadar ce este documentul?
George Mc Daniel definete documentul electronic, ca pe o unitate bine
definit care integreaz n structura sa elemente informaionale n formate
diverse (text, sunet, imagini etc.), fiind stocat, extras i schimbat ntre
sisteme i utilizatori ca o entitate distinct. Dei aceast definiie a fost
elaborat n 1993, ea surprinde foarte bine caracteristicile importante ale
documentului modern:
conine n structura sa elemente discrete de informaie
(paragrafe, tabele, imagini, etc);
administrarea elementelor discrete care compun documentul
se face unitar.
Delphi, vede documentul ca pe un obiect proactiv, o colecie de pointeri
i reguli care mpreun angajeaz simultan o gam larg de elemente
informaionale i aciuni. Documentul devine astfel o resurs dinamic,
modificabil n timp i formatat pentru fiecare utilizator i sarcin de afaceri.
Acest document i poate reactiva singur rutele predefinite n cadrul
20
organizaiei, prelund integritatea procedural i informaional specific

afacerilor.
Documentele i procesele de afaceri
ntr-un mediu organizaional se pot identifica dou tipuri de procese care
implic operaiuni cu documentele.
Procesele de administrare a documentelor, includ activitile de
management a documentelor ca pe orice resurs organizaional. Procedurile de
administrare a acestora sunt legate de nivelul de importan al documentelor:
Documente de interes general includ toate documentele
importante ale firmei necesare n raporturile cu alte firme sau
pentru fundamentarea deciziilor tactice i strategice, aflate ntr-o
faz final de procesare;
Documente de lucru documente elaborate de grupuri de lucru
funcie de politicile, programele i interesele managementului
care pot deveni dup finaliuzarea procesrilor documente de
interes general;
Documente de interes individual reprezentnd note personale,
agende i informaii organizate pentru rezolvarea activitilor de
serviciu. Acestea pot fi utilizate pentru elaborarea documentelor
de lucru;
Documente private de interes personal acceptate de organizaii
din punct de vedere moral. Acestea pot fi CV-uri, e-mailuri
personale, agende telefonice, etc.
Documentele de interes general sunt vzute ca un important capital al
organizaiei. Ele vor fi identificate i controlate prin proceduri specifice
organizaiei, nregistrate i stocate pentru a fi accesate ulterior. Aceste
documente, n funcie de politica organizaiei, pot fi distribuite fizic, dar
controlul accesului i nregistrrii acestora este unitar la nivel de firm.
Documentele de lucru sunt gestionate individual sau de ctre grupurile
de lucru. n fapt, un rol important n managementul documentelor este acela de
a asigura tipurilor de documente o gestiune corect a acestora.
21
Procesele de afaceri includ activitile de creare, actualizare i revizuire

a documentelor n timpul desfurrii activitilor de afaceri.
Orientarea proceselor de afaceri
Procese orientate spre Procese orientate spre administrarea

realizarea misiunii organizaiei intern a afacerilor
Documente Documente Documente

Documente
eseniale pentru informative pentru necesare
necesare
definirea cadrului nelegerea guvernrii
desfurrii
de desfurare a mediukui extern de organizaiei (D)
funciilor
activitilor de activitate, afaceri
administrative ale
baz (A) (C)
firmei (E)
Documente pentru Puternic structurate ? Nestructurate, ad hoc ?

fundamentarea
deciziilor,
activitilor tactice
i strategice (B)
Fig.nr. 2 Clasificarea proceselor de afaceri
Primele categorii de produse (3) sunt esenial orientate ctre mediul

extern de afaceri, iar ultimele dou sunt orientate ctre mediul intern,
instituional.
Procesele orientate spre realizarea misiunii organizaiei se refer la
urmtoarele categorii de produse:
A) Procese de afaceri organizate n jurul produciei sau
activitilor de baz care genereaz urmtoarele tipuri de documente:

Convenii internaionale, anexe i amendamente, proceduri pentru
lansarea i execuia produciei;
22
Recomandri internaionale n domeniul standardelor tehnice

(documente n lucru sau standarde finale);
Fie de producie standard, design industrial, mrci nregistrate.
Caracteristicile documentelor generate de aceast categorie de procese
sint:
Procedural, puternic structurate,
Formatele de prezentare standard i finale;
Control strict asupra fluxului de lucru, de la creare pn la versiunea
final;
Importan deosebit n managementul integritii acestora.
B) Procese de afaceri pentru fundamentarea deciziilor,
aciunilor tactice i strategice, genereaz urmtoarele tipuri de

documente:
Proiectele de cooperare tehnice (documentele proiectului),
programele i proiectele regionale (rapoarte program, rapoarte de
ar);
Proiecte de cooperare economic (asisten n domeniul elaborrii
strategiilor de dezvoltare i coordonare a afacerilor);
Contracte, memorandumuiri, etc.
C) Procese de afaceri pentru dezvoltarea cunoaterii i
diseminarea informaiilor care utilizeaz documentele pentru achiziia,

organizarea, stocarea i diseminarea informaiilor:
Informaii economice, sociale i demografice pe zone geografice
(studii economice, anuare statistice, alte rapoarte);
Informaii educaionale, tiinifice i culturale;
Informaii privind drepturile omului, realizarea cerinelor de baz i
dezvoltarea oportunitilor;
Studii de pia, etc.
23
Procesele orientate ctre mediul intern, instituional,
includ:
D) Procese orientate ctre guvernarea organizaiilor care

genereaz documente necesare persoanelor cu nalte funcii de decizie i
conducere a afacerilor:
Documente necesare Consiliului Director, Guvernului i altor
mecanisme executive;
Documente ale sesiunilor Consiliilor de Administraie, Adunrilor
generale, Consiliilor de Securitate, Parlamentului, etc.
E) Procese orientate ctre managementul i desfurarea
funciilor administrative genereaz documentele departamentale;

Proceduri interne de organizare i desfurare a activitilor;
Documente interne de lucru i analiz;
Rapoarte asupra activitilor realizate n deplasrile externe, etc.
Orice organizaie posed asemenea procese i documente aferente
acestora, carcterizate prin:
Structuri diverse, unele puternic structurate (formularele de cltorie)
iar altele relativ sau adhoc structurate (ex. Notele interne);
Conin descrieri narative i active pe o perioad relativ scurt de
via;
Divizarea ulterioar a acestora n funcie de gradul lor de structurare.
n concluzie scopurile realizrii unui sistem eficient de management al
documentelor deriv din misiunea organizaiei i procesele fundamentale de
realizare a acesteia. Din aceste considerente un cadru adecvat de elaborare a
unei strategii de management al documentelor este urmtorul::
1. Selectarea proceselor i a documentelor aferente pornind de la
obiectivele de afaceri ale organizaiei;
2. Analiza proceselo prin studierea rolurilor jucate de resursele
informaionale electronice n fazele intermediare ale proceselor
de afaceri i determinarea contribuiei fiecrui document la
24
realizarea performanei proceselor. Analiza determin fluxul

corect i contribuia fiecrui document inventariat n funcie de
activitile componente ale proceselor;
3. Analiza documentelor majore implicate n realizarea
obiectivelor proceselor de afaceri selectate n faza anterioar
de analiz a proceselor. Analiza documentelor se va concentra
asupra modelrii caracteristicilor majore ale acestora:
Definirea obiectelor informaionale componenete, structura,
atributele majore ale cmpurilor i a relaiilor dintre obiecte;
Revizuirea rezultatelor din perspectiva ciclului de via al
documentelor n vederea stabilirii principalelor funcii de
management pe stadii i pe fiecare tip de document.
Principiile managementului documentelor Ciclul de via al unui

document
Ciclul de via al unui document ncepe cu momentul crerii acestuia i
se termin cu momentul arhivrii sau distrugerii acestuia.
Scanare, creare, Stocare, arhivare

generare distribuit, control
versiune
Acces distan, cutare i

tehnici de regsire, tiprire
Fig. nr. 3 Ciclul de via pentru un document
Aa cum exist proceduri standard de nregistrare a documentelro scrise,

proceduri adecvate de management, de la crearea pn la accesarea acestora
sunt necesare i pentru managementul documentelor electronice. n general,
sistemele de management al documentelor electronice ofer faciliti de
monitorizare a documentului (stadiu, localizare, etc.)
25
Toate legturile din cadrul documentelor compuse (legturi ntre obiecte

de tip text, grafice, sunet, video, etc) trebuie de asemenea gestionate de-a
lungul timpului unitar, ca o entitate logic, chiar dac apar schimbri asupra
suportului tehnologic. O procedur specific eficient de nregistrare a
documentelor trebuie s ofere urmtoarele faciliti:
Identificarea autorului documentului;
Identificarea proprietarului documentului;
Data crerii i data modificrilor intervenite asupra documentului
iniial, pentru fiecare versiune a documentului;
Identificarea obiectelor care compun documentele complexe,
salvate sau gestionate ca documente separate, precum i
managementul legturilor dintre aceste obiecte;
Asigurarea legturilor cu alte documente conexe, create de alte
grupuri sau organizaii;
Atribuirea unor titluri corecte, adecvate coninutului i unor
atribute corespunztoare de clasificare;
Managementul documentelor n raport cu politicile de securitate
ale companiei, funcie de tipul documentului;
Asigurarea unui suport adecvat de stocare i a unui format care s
permit transmiterea i recunoaterea coninutului acestora, ctre
alte organizaii.
1. nregistrarea documentului
Este o operaie doesebit de important n managementul ciclului de via
al documentelor. Forma de pstrare a documentelor scrise ofer contextual
informaii privind modul n care au fost emise. Pentru a reda documentelor
electronice nregistrate, contextul iniial al activitilor care le-au produs, vom
asocia acestora informaii de context sub form de atribute.
26
Atribut Comentariu
Identificare
Identificarea Numr care identific unic documentul n cadrul
sistemului i pe ntreg ciclul de via al acestuia
documentului
Descriere
Autor Numele i pernumele autorului
Titlu Trebuie s fie n general inteligibil
Versiune Asigurarea unui identificator de versiune
Data crerii i data ultimei
modificri a documentului
Denumirea managerului Persoana responsabil pentru nregistrare. Acesta
care administreaz poate fi autorul documentului, o persoan delegat
documentul sau managerul structurii organizaionale.
Denumirea organizaiei
emitente
Data emiterii Reprezint data transmiterii documentului
documentului electronic ctre ali utilizatori
Denumirea
departamentului emitent
Numr de nregistrare Numrul acordat unui document la nregistrare
Data nregistrrii
Template Modelul sau structura predefinit a documentului
Legturile ctre alte n cazul documentelor compuse
documente
Limba Limbajul de redactare al documentului
Formatul, suportul i
standardul utilizat
Termeni de indexare Asocierea de atribute unui document (de preferat
utilizarea unui tezaur) pentru regsirea corect i
eficient a acestuia
Documente n lucru sau
finale?
Clasificare din punct de
vedere a securitii
Data distrugerii Data distrugerii documentelor stabilit prin lege
(numai pentru documentele aprobate pentru
distrugere)
Perioada de retenie Perioada de timp necesar pstrarii documentului
Numr de dispunere Se acord n conformitate cu nomenclatorul de
autorizat clasificare a documentelor elaborat de autoritile
statului
Tabel nr.1 Atributele de nregistrare ale unui document
27
Pentru scopuri practice, informaiile de nregistrare vor include i

formatul documentului (procesor de texte sau program de calcul tabelar,
ASCII, RTF, GIF, etc.). Aplicarea procedurii permite firmei o aplicare corect
a sistemului de dezvoltare i ntreinere a nregistrrilor, a schemei de retenie i
furnizeaz un nivel nalt de monitorizare a documentelor la nivel de firm.
Retenia documentelor se refer la modul de pstrare al documentelor
n sistem, n conformitate cu cerinele n vigoare ale planului de retenie
personal al organizaiei i Legea Naional a Arhivelor.
2. Identificarea documentelor de valoare este al doilea principiu de
management al documentelor. Sunt considerate documente de valoare, acele
documente care conin informaii necesare att organizaiei ct i organismelor
externe. Documentele de valoare fac parte din activele unei firme. Gestionarea
corect a acestora necesit utilizarea unor proceduri care s permit satisfacerea
cerinelor financiar-contabile, legislative i ale obiectivelor de afaceri ale unei
organizaii. Determinarea informaiilor de identificare a documentelor
valoroase reprezint un pas important n proiectarea sau selecia unui sistem de
management al documentelor electronice. Funciile sistemului vor fi de
asemenea dezvoltate nct s permit adresarea documentelor ce au migrat de la
un suport de nregistrare la altul.
3. Al treilea principiu de management al documentelor intitulat
Asocierea unor informaii de calitate pentru referirea documentelor
introduce criterii suplimentare pentru regsirea rapid i corect a unui
document. Orice document parcurge diverse stadii de finalizare, acesta fiind
distribuit n stadiile intermediare diverselor structuri organizaionale pentru a fi
completat sau dezvoltat. Atributele asociate unui document trebuie s permit
identificarea versiunii originale a acestuia.
4. Securitatea documentelor reprezint al patrulea pricipiu de
management al documentelor i se refer la meninerea disponibilitii,
integritii i confidenialitii prin minimizarea riscului pierderilor,
distrugerilor sau accesului neautorizat. Documentele pot fi pierdute:
28
Fizic, prin cderile de sistem sau distrugerile cauzate de foc, ap,

neglijene sau aciuni intenionate ale oamenilor;
Logic, printr-un sistem inadecvat de stocare i regsire a
documentelor, urmare a utilizrii unor proceduri nestandard de
nregistrare a documentelor.
5. Al cincilea principiu de management al documentelor se refer la
Pstrarea sau arvivarea documentelor de valoare. Din cauza schimbrilor
tehnologice, hardware i software, sistemele utilizate pentru accesarea
documentelor electronice devin depite cu mult nainte ca mediile de stocare a
documentelor s se deterioreze.. Aceast situaie impune migrarea
documentelor de-a lungul mediilor tehnologice, astfel nct coninutul acestora
s fie disponibil tehnologiilor curente. Utilizarea unor standarde
corespunztoare sistemelor de stocare i regsire a documentelor poate reduce
dependena software i hardware de un anumit productor i micora n acelai
timp frecvena de migrare a documentelor de la un mediu la altul.
29
TEMA 5 Evoluia Gestiunii Electronice a Documentelor
Evoluia GED este marcat de dou mari etape:

n cursul primei perioade (pn aproape de anul 1995), justificarea
existentei unui GED era de ordin legal si administrativ: ntreprinderea
era obligat, indiferent de costuri, s-i arhiveze i gestioneze
documentaia. Ca rspuns la aceste cerine, soluiile GED erau greoaie i
costisitoare, fiind n principal focalizate pe arhivarea electronic i
propunnd doar o alternativa la micrografie. Pe parcursul acestei
perioade, piaa GED-ului era destul de redus, 90% dintre aplicaii fiind
concentrate n sectorul administraiei de stat i n cel bancar i de
asigurri.
Cea de a doua perioad a survenit dup 1995, n momentul expansiunii
susinute a reelelor i a Internet-ului, a fenomenului multimedia i a
dezvoltrii fr precedent a Biroticii; justificarea unui GED n aceste
condiii a devenit de ordin economic i strategic. Apare necesitatea unei
ntreprinderi predispuse spre cunoatere, spre nvare, aflat n
permanen n cutarea unui creteri de productivitate, orientat spre
avantaje competitive, factori de inovare i de calitate. Miza trece ctre
procesele de munc colaborative, ctre capitalizare i schimburi
informaionale.
n era informaiei i a dematerializarii schimburilor, cu siguran noile
tehnologii sunt o component tehnologic esenial pentru capitalizarea
cunotinelor si trecerea la inteligena colectiv. Noii factori de
competitivitate sunt stns legai de capacitile relaionale, cooperative i
cognitive ale ntreprinderii. Pentru rezolvarea problemelor inedite,
competenele ntreprinderii trebuie s fie evolutive, contextuale i repartizate;
ntreprinderea desemnat ca una care nva trebuie s-i canalizeze atenia n
primul rnd pe elementele de dinamica cunotinelor deci pe fluxul avantajelor
i apoi pe produs.
30
Coordonarea activitaii firmei trebuie s abandoneze vechile formalisme

pentru a se concentra pe doi factori eseniali: proiectul care este motorul
aciunii i convergenei ntre agenii economici i metodologiile care asigur
coerena ntre agenii economici. O prima consecinta a acestui mod de de
coordonare este c inteligena i cunotinele nu mai sunt centralizate, ele fiind
repartizate pe ansamblul organizaiei; n al doilea rnd fluiditatea schimburilor
de informaii i cunotinte crete. Contrar principiilor tradiionale folosite de
catre organizaiile instituionale, nevoile i soluiile nu mai pot fi definite n
avans. Firma trebuie sa fie capabila in permanenta sa-si produc cunostintele si
sa-si mobilizeze inteligenta pentru a raspunde problemelor noi si
imprevizibile.
ntr-o asemenea conjunctura argumentele pro GED poate nici nu ar mai
trebui amintite. Totusi, doar cteva cifre:
80% din informaiile care circula ntr-o ntreprindere sunt sub forma de
documente eterogene i nestructurate;
o persoan lucreaz cu mai bine de 1500 de pagini pe an, cu o crestere
anuala de peste 10% i i consacra mai bine de 50% din timpul sau
pentru a citi i a scrie;
40% din lansarile de produse sunt ntrziate de lipsa de informatii sau de
documentatie;
90% din informaii sunt produse fara metodologii.
Revoluia Biroticii a condus cu certitudine la o ameliorare a
schimburilor informaionale oblignd productorii de informaii la un efort de
structurare (SGBD-uri, programe de calcul tabelar) n beneficiul creterii
ntelegerii i exploatrii documentelor. Exist ns i un efect secundar, cel al
cresterii exponeniale, necontrolate a volumului informaiilor publice. ntre
1970 i 1985 numrul rapoartelor tiinifice accesibile prin intermediul bazelor
de date a crescut de la 52 de milioane la 2 miliarde i creterea zilnic este de
5000 documente. Aceast hemoragie informauional a condus la un efect
invers celui scontat, majoritatea firmelor fiind n imposibilitatea de a utiliza
informaia cu eficacitate. Paradoxal, personalul nsrcinat cu documentarea
31
care tria cu frica c apariia Internet-ului va conduce la dispariia locurilor lor

de munc, se regsete astzi ntr-o poziie strategic.
Interesul uria al firmelor privind problematica cunoaterii este foarte
recent: contribuiile lui Peter Drucker privind teoria economica i
productivitatea cunoaterii (din perioada 1994-1996) au permis enunarea unei
concluzii importante - cunoaterea este recunoscut ca motorul productivitii
i creterii economice. Este i momentul apariiei unei noi funcii a
ntreprinderii: gestiunea cunotinelor.
n realitate, aceste evoluii s-au simit de mult vreme dar de o manier
confuz i subteran; problematica gestiunii colaborative a cunotinelor fiind
implicit cuprins n metode precum gestiunea proiectelor, managementul
proceselor, managementul competenelor, managementul calitii totale.
Primele tentative de capitalizare documentar din anii 80 au fost
decepionante, mitul zero hrtie devenind rapid o utopie ntr-o epoc n care
calculatoarele i imprimantele laser se aflau nc n faza incipient. Foarte
costisitoare, bazate pe sisteme nchise i complicate, mplicnd supracosturi de
funcionare importante, aplicaiile electronice dedicate gestiunii documentare
nu i-au gsit locul dect in domeniul administraiei i n lumea finaciar-
bancar i de asigurri. Justificarea existenei era mai mult de ordin legal,
administrativ i juridic dact de ordin economic.
n aceeai perioad, sistemele informaionale au nceput s-i arate
limitele: prea rigide, prea structurate, dezvoltare prea lent pentru a putea
satisface sisteme din ce n ce mai evolutive, complexe si fluide.
Anii 1993-1995 au marcat un pas important n dezvoltarea tehnologic:
documentele electronice au devenit documente multimedia,
integrnd text, grafice, imagini, sunet, clipuri video;
noile memorii optice i magnetice, au ameliorat securitatea arhivrii
i au crescut foarte mult capacitatea de stocaj un CD-ROM de 20
de grame coninnd mai bine de 200000 de pagini de text, la costuri
reduse;
32
standardele, protocoalele i sistemele de operare, sub presiunea

utilizatorilor s-au impus, autoriznd schimburile interplatforme i
asigurnd perenitatea dezvoltrilor;
interfeele om-calculator s-au simplificat, asigurnd informaticii
dimensiunea att de instrument de cretere a productivitii personale
ct si a celei de grup;
tehnologiile informatice, de telecomunicaii i de audiovizual au
fuzionat, deschiznd un cmp imens pentru noi aplicaii;
generalizarea reelelor a suprimat distanele i ntrzierile, aprnd
conceptele de grup de lucru virtual, comunicaii asincrone.
Aceste evoluii tehnologice au angrenat profunde mutaii privind
paradigmele:
informatica clasic avea ca finalitate prelucrarea datelor; Noile
tehnologii informaionale i comunicaionale propun un loc virtual
facilitnd schimburile i comunicaiile, cu alte cuvinte favoriznd
mbuntirea nivelului global al cunotinelor;
cu ajutorul reelelor, noile NTIC modific cultura autonomiei
individuale, de grup i sociale, favoriznd apariia unei interfee
partajate;
prin analizele lingvistice i semantice i modelrile de fluxuri i
locuri de munc pe care le propun, noile NTIC permit mai buna
nelegere a cunotinelor i a mecanismelor cunoaterii i, prin
aceasta, mai buna gestiune a proceselor cunoaterii individuale i
colective.
Studiile elaborate privind NTIC prevd rate de ctig a investiiei de
peste 1000% (la 1 $ investit n acest domeniu se vor obine cel puin 10).
33
TEMA 6 Ce este un sistem GED?
La mijlocul anilor 80 soluiile GED existente erau create doar pentru a

rspunde la nevoile de arhivare electronic. n acel moment, specialitii n
domeniu propuneau doar soluii autonome, bazate pe arhitecturi nchise i
relativ greoaie, a cror principal menire era nlocuirea slilor de arhivare
sau microfilmele
Astzi, GED-ul a devenit o component important a sistemelor
informaionale ale firmelor n care ea introduce funcii de gestiune sau de
prelucrare a documentelor vii , menite s secondeze aplicaiile i
programele birotice. n acest nou context, utilizatorul este i productor i
consumator de informaii, modelarea sistemului informaional nefiind
posibila a fi efectuat dect de ctre organizaia care a produs sistemul.
De ce se impune totusi mecesitatea unui sistem GED? Motivele sunt
variate dar printer cele mai importante putem mentiona: necesitatea
gestionarii, controlului, conservarii pe termen lung a documentelor produse
prin Tehnologiile Informatiei, necesitatea asigurarii autenticitatii, integritatii
fizice si de continut a unui document, precum si garantarea fiabilitatii sale
in exploatare.
Dar ce este GED-ul? Definitia data de APROGED notiunii de Gestiune
Electronice a Documentelor: Ansamblul de instrumente si tehnici ce permit
dematerializarea, clasarea, gestionarea si stocarea documentelor pornind de
la aplicatii informatice in cadrul normal de desfasurare al activitatii intr-o
intreprindere
Care poate fi n sintez problematica unui GED:
Arhivare
Gestiunea resurselor de documentare (identificare, folosire automata
indiferent de format, dictionar, indexare, cautare)
Gestiunea circulatiei documentelor (workflow)
Cautarea informatiei
34
Indexarea informatiei pentru a o clasa si a o regasi ulterior

Restituirea informatiei
Integritatea si fidelitatea informatiei
Dac avei muni de informaii i dorii ca acestea s fie regrupate pe
un suport informatic pentru a permite, pe de o parte, ocuparea a ct mai
puin spaiu (comparativ cu suportul de hrtie), iar pe de alt parte
accesibilitate mrit a acestora (att acces rapid ct i partajarea datelor),
este cert c avei nevoie de un sistem GED. Un astfel de sistem permite
automatizarea a numeroase operaii i n plus fluidific informaia. Funcia
de fluidificare este important intruct permite reducerea important a
timpului ce trece ntre momentul apariiei informaiei i cel al prelucrrii ei.
ntreprinderile moderne au nevoie de un sistem capabil s garanteze o
gestiune pertinent a informaiilor pentru a reaciona rapid. Pornind de la
aceasta viziune putem acorda sistemului GED un rol strategic n cadrul
firmei.
GED-ul corespunde unei schimbri la nivelul:
tehnologiei;
al posturilor de lucru;
al comportamentului personalului.
Bazat pe circuitul documentelor de hrtie unde informaia reprezint
putere i duplicarea este instrumentul de baz n asigurarea comunicrii,
GED-ul a devenit o condiie obligatorie pentru firmele ce doresc s-i
minimizeze costurile de gestiune, s-i conserve volume imense de
informaii, s accelereze consulatrea i transmiterea informaiilor i s
asigure n plus confidenialitatea i prin aceasta eficacitatea i rentabilitatea
firmei.
n consecin GED-ul sau GEID-ul reprezint:
Gestiune = definirea regulilor i a metodelor de utilizare i de
gestiune a fluxurilor de informaii;
Electronic = aceasta implic ca informaia s fie dematerializat
i accesibil prelucrarii cu ajutorul calculatorului;
35
Informaie = se consider c informaia este un suport al

cunoaterii indiferent de forma sau suportul pe care se afl;
Documente = suportul care conine informaia.
Putem deci aprecia c GED-ul cuprinde ansamblul sistemelor logice i
materiale destinate s asigure organizarea, gestiunea i distribuia, sub
form electronic, a informaiilor existente, n cadrul unor soluii integrate
la nivel de ntreprinderi i de administraie.
GED (sau GEIDE) este un ansamblu (integrat sau nu) de sisteme
informatice de institutie in care sunt dezvoltate modular functiile de
gestiune, prelucrare, utilizare, circulatie, arhivare functii care insotesc
aplicatiile si programele de birotica, de gestiune sau de prelucrare a
documentelor.
Ca orice proiect ce conduce la schimbare, implementarea unui GED va
suscita rezistene umane i culturale, va modifica modul de lucru tradiional,
i drept consecin raporturile ierarhice din firm; el va avea un impact
important asupra calitaii serviciilor prestate, asupra intervalului de realizare
a unui produs i n ceea ce priveste capacitatea de a reacie a firmei la o
situaie nou.
De ce este nevoie de un GED?
S lum n calcul un exemplu ce se regsete la nivelul oricrei societi:
contabilul, cu ajutorul calculatorului poate obine o nregistrare contabil n
1-2 secunde. Pentru a regsi ns documentul contabil aferent (factur,
dispoziie de plat, chitan fiscal) va avea nevoie de 5-15 minute.
Folosind un sistem GED legat de aplicaia informatic ce asigur evidena
contabil, el va regsi documentul n acelai interval de timp ca cel al
nregistrrii contabile.
Dac extrapolm acest exemplu simplu, dar real, la toate situaiile
similare pe care le ntlnim ntr-o firm, fie c este vorba de termene ale
livrrilor, gestiunea dosarelor clienilor, dosarele salariailor .. putem s
ne imaginm ctigul de timp obinut. Vom putea obine o gestiune
36
eficient a fluxurilor de informaii, automatizarea procesului de difuzare a

informaiilor, construirea de baze de informaii multimedia etc.
Putem aprecia ca GED-ul permite mrirea productivitii aplicaiilor de
tip clasic (arhivarea electronica i activitile administrative) dar i
substituirea unor tehnologii vechi (Cataloagele electronice i documentaiile
difuzate prin CD-ROM sau prin reele locale, de exemplu).
Cerinte pentru un sistem GED/GEID:
sa serveasca ca proba pentru:
- identificarea creatorului unui document si a modificatorului sau
- identificarea datelor de creare si de modificare a documentului
- dovedirea autenticitatii documentului
- asigurarea validitatii documentului
sa asigure conservarea pe termen lung. Aceasta implica:
- copierea facila de pe un suport pe altul (in functie de evolutia
pietei de profil si eliminarea pe cat posibil a suporturilor depasite moral)
- accesibilitate
- prezentare identica cu forma lor primara (format si editare)
- comprehensibilitate, adica conservarea contextului in care au
fost create (de exemplu o decizie, o hotarare trebuie coroborata cu situatia,
contextul care a determinat-o; un raspuns la o scrisoare trebuie legat de
scrisoarea originala)
sa asigure reactivitate si complementaritate pentru alte tranzactii (daca
este necesar)
sa asigure suprimarea documentelor sau informatiilor ce trebuie
eliminate (exemplu: legi, reglementari, normative etc.)
Contextul Gestionarii Electronice a Documentelor
Contextul juridic are in vedere reglementarile, normele care actioneaza
asupra unui ansamblu, categorii de documente; asupra fiecarui document in
parte, atat din perspectiva gestionarii acestora, cat si din perspectiva
efectelor pe care le-ar putea produce.
Legea Accesului la Informatiile Publice
37
Legea Arhivelor
Cadrul juridic al Tehnologiei Informatiei si Comunicatiilor
Norme si reglementari privind circulatia informatiilor
Legea Dreptului de Autor
Norme si reglementari specifice domeniului de activitate
Norme si reglementari interne organizatiei sau institutiei
Protectia informatiilor personale
Contextul juridic are in vedere continutul informational care face
obiectul unui sistem GED sau GEIDE. Regasim cinci principii care
demonstreaza supletea unui GED sau GEIDE fata de contextul juridic:
neutralitatea tehnologica legislatia si legiuitorii nu considera
o tehnologie particulara mai importanta decat alta
integritatea documentelor toate documentele cu valoare
juridica sau subordonate unei legislatii nu trebuie sa sufere nici o alterare
echivalenta functionala alegerea unui suport prin care un
document este gestionat si inclusiv conservat nu are nici un impact asupra
efectelor juridice ale acestuia
libertatea de alegere a suportului orice alegere este posibila si
nu este influentata legislativ
diversitatea si transferabilitatea suporturilor forma unui
document (hartie, electronic, imagine, sunet nu are importanta si intregul
document isi pastreaza, conserva efectele sale juridice).
Contextul tehnologic are in vedere sistemele informatizate, programele,
formatele, suporturile, uzura suporturilor informatice, salvarea si arhivarea,
formatul proprietate si formatul deschis, strategii de gestiune a
documentelor numerice.
Sisteme si programe: Necesitatea gestionarii electronice a documentelor
a determinat numeroase firme specializate in dezvoltarea de sisteme de
informare sa realizeze sisteme informatice dedicate gestionarii
documentelor electronice, sisteme de arhivare, sisteme de clasificare si
conservare a dosarelor. Asemenea sisteme sunt sisteme integrate proceselor
38
de munca. Programele informatice realizate permit gestionarea ansamblului

unui ciclu documentar, adica toate fazele din viata unui document de la
crearea lui pana la conservarea sa (avandu-se in vedere si prelucrarea,
circulatia, accesul, utilizarea sa). Asemenea sisteme sunt baze de date
centralizate sau descentralizate care au in vedere sa satisfaca cat mai precis
procesele de afaceri si sa controleze si sa sustina contextul activitatilor si
functiilor organizatiei intr-o maniera care sa sprijine toate actiunile acesteia.
Formatul documentelor folosite ntr-un GED
Se pot distinge dou tipuri de documente ce se folosesc ntr-un sistem
GED:
documente, care n mometul intrrii ntr-un astfel de sistem
suport o conversie de suport (documentele al cror suport de
origine nu este de natur electronic suport de hrtie, foto,
diapozitiv, film etc);
documente, care nainte de momentul achiziiei sunt deja n
format electronic (documente n diferite procesoare de texte,
tabele).
n primul caz, putem opera cu urmtoarele formate:
imagine numeric alb-negru (documente administrative, note..);
formate permise TIFF, CCIT, multipagin;
imagine numeric color sau cu un anumit nivel de gri (formate
suportate TIFF, JPEG).
n cel de al doilea caz (documentul se gsete deja n format electronic),
sistemul trebuie s permit exportarea documentelor n formatul lor de
origine.
Exportul documentelor
Este necesar s se permit att exportarea integral a documentului ct i
cea parial. n plus, exportul trebuie s permit n paralel sau separat
transmiterea referinelor documentelor exportate.
Exportarea referinelor trebuie s in cont de o serie de constrngeri
particulare domeniului GED, cum ar fi:
39
- cmpurile cu valori multiple;

- valorile cu lungimi variabile;
- valorile de tip text pot conine text pe mai multe linii.
Legtura ntre o nregistrare i documentele primare se face cu ajutorul
numelor fiierelor ce conin documentele, nume date de programele de
exportare. Va trebui deci s regsim aceast referin ntr-unul din cmpurile
nregistrrii asociate. innd cont de aceste elemente, o exportare de referine
trebuie realizat prin 3 fiiere:
-un fiier ce conine descrierea structurii nregistrrii;
-un fiier ce conine nregistrrile ce corespund exportului n curs;
-un fiier ce conine valorile de tip variabil.
40
TEMA 7 Catalizatori i piedici implementrii sistemelor GED.

Oferta existent pe pia
Catalizatori i piedici
Tradiional, n faa unui proiect de schimbare sau de inovare, ne
confruntm cu trei categorii de indivizi:
cei entuziati i gata n permanen de a porni la drum;
cei ezitani i fr ncredere n proiect, prudeni dar fr a manifesta
rezisten a priori;
cei ataai vechiului mod de lucru i ostili schimbrii.
O prim surs de dificulti ine de partea uman a proiectului, n toate
organizaiile exist practic persoane natural ostile schimbrii i dezvoltrii,
deci rutine defensive care sunt antiproductive i anticunoatere. Este bine s
ne fixm obiective realiste: s nu decepionm entuziatii dar s si obinem
sprijinul celor ezitani i indecii.
Necunoaterea ofertei i a posibilitilor de extindere prin utilizatorii
poteniali, constituie o piedic important n dezvoltarea acestui tip de
sistem. ntr-un context inovator, cu o slab baz de pornire, feedback-ul este
minim, fapt ce conduce la ncetinirea procesului de echilibrare a cererii cu
oferta. Este dificil de cerut unui utilizator s-i precizezeze doleanele n
raport cu utilizrile unui sistem pe care nu-l cunoate aproape de loc. Exist
n plus riscul ca fiecare s atepte mai nti aciunea celuilalt (pentru a
vedea rezultatul, costurile, implicaiile secundare.).
A doua surs de dificulti ine de modul de implementare: Instrumentul
ca atare nu produce progres dar el poate fi, dac este utilizat corespunztor,
un vector esenial al schimbrii.
n al treilea rnd trebuie s inem seama de evoluia mediului n care se
dezvolta sistemul GED, de nevoile i contextul existent. Aceasta dificultate
este tradiional resimit n domeniul dezvoltrii sistemelor informaionale:
de exemplu metodologiile de analiz de tip MERISE, ce presupuneau etape
lungi de analiz, marcate de elaborarea unui Model Conceptual de Analiz a
41
Datelor. Datorit noilor instrumente de dezvoltare rapid (RAD) i

disponibilitii pe pia a unor componente de baz integrabile sub forma
API (OCR, indexare) soluia GED poate fi conceput printr-o serie de
machete i prototipuri iterative i incrementale.
Oferta i segmentele de pia

n prezent soluiile existente se adreseaz tuturor categoriilor de
ntreprinderi existente. Pentru a permite o mai bun organizare i structurare
a pieii, modulele GED pot fi mprite n 4 categorii, iar aplicaiile GED n
5 domenii.
Modulele GED sunt:
A. Metode - nainte de toate trebuie definite obiectivele urmrite printr-un
astfel de sistem i mijloacele necesare (arhitectur, sitem de operare,
analiza funcional, audit);
B. Achiziii
Captare (numerizarea informaiei, transfer de fiiere,
compresie);
Indexare cheia unui sistem GED (OCR/ICR/cod bar,
recunoaterea formelor, SGBD);
Conservare (este necesar pstrarea permanent sau
temporar, asigurnd i securitatea informaiilor)
o Stocare: disc magnetic, suport magneto-optic, band
magnetic;
o Arhivare: band, WORM, CD
o Securitate: back-up, salvare.
C. Cutare - este vorba att de cutarea ca atare ct i de consultarea
documentelor. Calitatea cutrii depinde de modalitatea de indexare;
consultarea poate fi conceputa vizual sau prin imprimare pe suport
de hrtie;
o Cutare: limbaj natural, hypertext, text integral,
documentare, thesaurus;
42
o Afiaj: ecran, imprimare, prelucrare imagini dau

date
o Securitate: back-up, salvare.
D. Difuzare local sau la distan cu ajutorul mijloacelor de
telecomunicaii. Putem folosi: Workflow, groupware, mesageria
electronic, EDI, aplicaii fax etc.
Putem vorbi de un sistem GED dac toate modulele sunt puse n practic
printr-un acelai sistem funcional.
ntrebri legate de calitatea sistemului de managementul
documentelor
1. Asigur sistemul posibilitatea gestionrii ntr-un sistem unitar a
documentelor sosite pe diferite purttoare de date (hrtie, e-mail,
fax, fiier electronic)?
2. Poate s evidenieze diferitele relaii dintre documente?
3. Este capabil s gestioneze documentele interioare?
4. fer posibilitatea cutrii printre sarcini i documente dup toi
parametrii procesului (cutare ad-hoc, urmrire), respectiv cu
interogri predefinite?
5. Permite gestionarea termenelor alocate rezolvrii sarcinilor?
6. Rapoartele se pot exporta?
7. Asigur evidena contractelor, facturilor?
8. Se pot diviza drepturile de utilizator dup compartimente i
utilizatori?
9. Se pot distribui sarcinile prin utilizator (ca mputernicirea unui
utilizator)?
10. Pune la dispoziie funcii care asigur ndeplinirea mai rapid i mai
eficient a sarcinilor? (Ex.: trunchi de partener, completare
automat)
11. Poate programul s administreze diferite documente? (ex. Word,
Excel, PDF, TIF, etc.)
43
12. Permite utilizarea semnturilor digtale pe formularele electronice

(WEB, PDF)?
13. Corespunde standardului recomandat de EU, i anume standardul
MOREQ (Model Requirements for the Management of Electronic
Records)?
14. Dispune software-ul de certificare; dac da, de cnd?
ntrebri legate de furnizor:
1. Dispune sistemul de o garanie mai lung de 1 an?
2. Are minim 500 de referine? (ideal: peste 1000)
3. Dispune de resurse de specialiti, si asigur suport imediat, chiar i
peste ani?
4. n general, dupa ct timp se primete un rspuns, respectiv o soluie
de la suport, dac apar ntrebri? (ideal: <20 minute)
44
TEMA 8 Aplicaiile Gestiunii Electronice a Documentelor
Aplicaiile GED se mpart n cinci mari categorii:

GED-ul Administrativ;
GED-ul Birotic;
GED-ul COLD (Computer Output on Laser Disk);
GED-ul Documentar;
GED-ul Tehnic.
GED-ul Administrativ
Aceast clas de aplicaii conine ceea ce n general intitulm Gestiunea
Dosarelor Electronice i corespunde clasrii documentelor administrative
variate i diverse, cel mai adesea sub form de imagine numerizat. Aici
putem regsi facturile furnizorilor, bonurile de comand, corespondena,
fax-urile etc.
n general, GED-ul Administrativ face parte dintr-o aplicaie global de
gestiune i permite utilizatorilor s acceseze rapid imaginile documentelor
de care au nevoie, fr a se deplasa sau fr a ncrca biroul de dosare.
Adesea, i n mod particular n sectorul teriar al serviciilor, sunt integrate n
acest modul i instrumente de comunicare i gestiune a fluxurilor
(workflow); acestea permit schimbul de documente via reea, solicitarea de
informaii complementare unui coleg, punerea n discuie n cadrul grupului
de lucru a unor documente extrase din dosar, validarea unui document
printr-o semntur electronic etc.
GED-ul Birotic
Este ilustrat n special prin produsele firmelor Lotus i Microsoft. Aceste
produse sunt n concordan cu platformele birotice clasice, care se doresc
din ce n ce mai comunicante n cadrul conceptului de lucru n cehip
(groupware).
45
Instrumentele GED-ul Birotic, din care cel mai reprezentativ este Lotus
Notes, permit manipularea documentelor n formatul lor de origine (Word,
Excel), centralizarea clasrii lor pe unul sau mai multe servere, schimbul
de documente prin mesageria electronic etc. Deseori, integreaz i funcii
de distribuie, copiere, agend electronic.
GED-ul COLD (Computer Output on Laser Disk)

Termenul de COLD, care este acronimul pentru Computer Output on
Laser Disk, este utilizat n referin cu aplicaiile de tip COM (Computer
Output on Microfilm), fiind o tehnic care se substituie micrografiei i
permite stocarea sau arhivarea pe discuri optice numerice.
Acest tip de aplicaie, denumit i Arhivare electronic n anii `80, este
fr ndoial prima aplicaie a Gestiunii Electronice a Documentelor. Ea
permite stocarea i indexarea automat a ansamblului de documente generat
de aplicaiile de gestiune i destinat imprimrii. Principiul const n
recuperarea fiierului trimis spre imprimare (spool), descompunerea lui
dup o logic definit prin parametri i extragerea criteriilor i valorilor
necesare indexrii. Documentele vizate sunt: cele ce atest situaia
contabil, facturile, statele de plat, extrasele de cont etc.
GED-ul Documentar;
GED-ul Documentar este direct legat de cutarea documentar, n
particular n cadrul aplicaiilor de tip bibliotec , documentaie tiinific,
eventual revist de pres. Este inclus accesul la imaginea documentului fizic
i accesul la fotografii (aplicaii de tipul fotobibliotec).
Acest tip de aplicaie se caracterizeaz n principal prin metode de
indexare i de cutare care fac cel mai adesea apel la Thesaurus, text
integral (indexare i cutare n text integral), cu operatori de apropiere,
cutare dup concepte i uneori mod de interogare n limbaj natural.
46
GED-ul Tehnic
Cuprinde toate aplicaiile n care conceptul de Gestiune electronic a
documentelor este legat direct de o profesie. Foarte des, acesta se
caracterizeaz prin circulaia i folosirea documentelor pentru care formatul
este specific unei meserii. Printre aplicaiile din aceasta clas, cele mai
numeroase sunt cele pentru birourile de studii pentru gestiunea planurilor
sau pentru gestiunea documentaiei tehnice a unui proiect industrial
particular. Se asociaz n unele cazuri cu gestiunea nomenclatoarelor i
circulaia documentelor structurate de tip SGML.
47
TEMA 9 Privire de ansamblu asupra unui GED
Definiie: este un instrument strategic ce permite nu numai limitarea

duplicrii documentelor, ci i accesul multicriterial i partajat la documente
i faciliatrea circulaiei documentelor.
Obiective de baz:
ctigarea de spaiu;
ameliorarea condiiilor de pstrare a documentelor fragile;
creterea vitezei de acces la documente;
rezolvarea problemei dificile a manipulrii documentelor;
resorbirea unui fond documentar extrem de vast i costisitor.
Obstacole principale:
cunoaterea insuficient a tehnicilor n domeniu;
problemele legate de integrarea i normalizarea documentelor
eterogene;
legislaia;
impactul asupra structurilor organizatorice;
soluiile alese nu sunt ntotdeauna funcionale;
problema investiiilor.
Infrastructura generala necesar

Este constituit din urmtoarele elemente:
o reea informatic i mijloacele de comunicaie necesare. Din ce
n ce mai frecvent este vorba de reeaua general a firmei i de
instrumente banale de comunicaie, pe de o parte interne (acces la
aplicaiile informatice i emulare de terminale, transfer de fiiere,
mesagerie intern etc.) i, pe de lat parte externe (pasarele fax,
telex, acces la mesageria public, acces la bnci de date externe
etc.);
48
dispozitive materiale i logice denumite servere al cror obiect

este oferirea de servicii utilizatorilor (servicii de imprimare,
salvare a datelor, de birotic, baze de date);
posturi client obinuite sau specializate n funcie de utilizator.
Din ce n ce mai mult, sunt cele de care dispune firma n mod
obinuit: PC-uri sub MS-Windows, PC-uri sub OS/2, staii UNIX
etc. Aceasta infrastructura este organizat dup anumite reguli, de
exemplu o arhitectur de tip client-server.
Cteva cifre n sprijinul introducerii unui GED

Statisticile arat c 90% din informaii circul ntr-o ntreprindere sub
fom de hrtie. n plus cele 92 de miliarde de documente create annual n
lume, sunt multiplicate n medie de 3-5 ori i genereaz deci 300-400
miliarde de copii. Putem s apreciem c n ultimii zece ani omul a creat mai
multa hrtie dect de la nceputul umanitii i pn acum. Ca exemple:
avionul Mirage 1 a generat patru vagoane de tren pline cu
documente de hrtie;
Airbus-ul un volum de hrtie de 2,5 ori mai mare dect volumul
avionului;
Naveta american, 87 de tone de hrtie.
n Frana, un funcionar clasic produce circa 4000 de pagini pe an i
realizeaz n jur de 25 de copii pe zi (consumul de hrtie pentru documente
a ajuns la 30 de milioane de tone).
Cantitatea de informaii scrise, produse de un salariat cunoate o cretere
medie ntre 10 i 15%. Pe o firm o cost deci ntre 3 i 10 Euro s claseze
un document i de la 30 pn la 2000 Euro s-l gseasc. Regsirea unui
document greit clasat cost firma n medie 1000 Euro. n principiu 3% din
masa documentar la nivel de firm este clasata greit. Astfel, costul de
gestiune al acestei mase documentare este estimat ntre 3 i 8% din cifra de
afaceri a firmei, n timp ce pentru segmentul informatic se aloc doar 2%
din buget. Ponderea documentaiei n preul unui produs se ridic la 8-12%.
49
n plus, costul stocrii documentaiei este din ce n ce mai mare: preul

cladirilor pentru ntreprinderi a crescut n lume n ultimii zece ani cu 300%.
n fiecare zi, o perioad important de timp este pierdut pentru:
manipularea datelor, circulaia ntre servicii, cereri de informaii, pot
greit clasat, informaii inaccesibile ntr-un serviciu i accesibile n altul; n
total se estimeaz c trec 7 zile ntre momentul accesrii informaiei i cel al
prelucrrii ei.
Ce economii se pot obine printr-un sistem GED ? Este greu de evaluat
cu precizie dar n principiu:
60% (n privina timpului) pentru personalul firmei;
15-20% pentru stocare;
15-25% pentru partea de logistic a firmei;
beneficii indirecte (fiabilitate i securitate crescut, coeren
mrit ntre diferitele sisteme informaionale, acces pertinent i
imediat la informaii datorit bazei unice de informaii,
comunicare mbuntit ntre departamente etc).
50
TEMA 10 Tipuri de date folosite ntr-un GED
Prima categorie ce trebuie luat n calcul este cea a datelor de intrare,

ulterior ne vom ocupa de prelucrarea lor i la final de datele de ieire.
Datele de intrare
Ca regul general sunt foarte disparate. Ele pot fi sub form de hrtie,
sub form magnetic sau numeric( band video, audio, CD-Rom etc).
n primul rnd dac se afl pe un suport de hrtie trebuie trecute pe un
suport informatic. Pentru aceasta, fie tastm datele ca atare ceea ce
nseamn un volum imens de timp i de personal-, fie le scanm trebuie ca
documentul pe suport de hrtie s fie curat pentru a nu pierde timp cu
coreciile.
Trebuie s dispunem deci de:
- scannere bune (este bine s operm cu mai multe
scannere i mai multe persoane, ulterior la primirea
unui document fiecare tiind ce are de fcut);
- un bun OCR;
- soft corespunztor pentr tratarea imaginii i a
sunetelor.
Aceast parte a lucrului este cea mai mare consumatoare de timp i este
important s fie ct mai rapid automatizat.
n cazul n care datele sunt deja pe suport informatic, trebuie s avem n
vedere formatele utilizate:
format n ceea ce privete tipul de calculator (PC, Mac, staie de
lucru (Unix).Dac folosim date ce provin de pe diferite tipuri de
calculatoare este necesar conversia acestora. Exist suficiente
programe freeware care permit conversia fiierelor Mac n PC i
invers;
pentru PC-uri s fie realizate sub DOS sau Windows;
51
format n funcie de programul sub care au fost realizate (Word,

Acrobat, Access, FoxPro, Excel, Visio) i deci extensia lor (
doc, html, txt, pdf, rtf, xml.) .
Aceast operaie trebuie realizat cat mai precis posibil (din punct de
vedere al compatibilitii) pentru a evita problemele ce pot aprea n tratarea
ulterioar a datelor. n momentul n care toate datele se regsesc pe suport
informatic, trebuie s ne decidem asupra unui format unic ( un format unic
pentru fiierele de tip text, unul pentru imagini, unul pentru fiierele sunet)
Prelucrarea datelor
Se ofer dou posibiliti: achiziionarea unui soft care integreaz toate
procesele de prelucrare sau achiziionarea mai multor programe ce trateaz
diversele procese de prelucrare.
Prima soluie este cea mai simpl dar trebuie adopta doar dup un
atent studiu prin care ne asigurm c toate datele pe care le folosim pot fi
tratate cu acest program.
n al doilea caz, avem mai multe soluii la dispoziie dar suntem obligai
s dezvoltm aplicaii interne nainte de a realiza comunicarea ntre diferitele
programe (ieirile unuia s corespund intrrilor n urmtorul). Aceasta
presupune o platform pe baza creia s se integreze instrumentele necesare.
Este nevoie de mai mult timp dect n primul caz, avantajul este a ulterior
aceasta poate integra noi instrumente ori de cte ori este nevoie.
Indiferent de soluia aleas, trebuie ca prelucrarea s asigure:
realizarea de baze de date: stocarea diferitelor tipuri de date (texy,
imagini, sunet). Discutm de asemenea de integrare; n plus,
unul din procesele cele mai lungi;
realizarea indexrii, proces ce este n general legat de cel al
crerii bazei de date. Const n preluarea unor cmpuri din fiiere
(autor, data, surs etc) i indexarea cuvintelor nevide de sens;
ajutor la crearea dicionarelor, proces foarte complex. Fiecare soft
are propria form lingvistic, care adesea este departe de a fi
simpl i poate fi confuz, Este de preferat s crem attea
52
dicionare cte teme avem i nu un dicionar enorm, n plus este

bine ca fiecare intrare (cuvnt) s fie monosens (cuvntul s nu
aib dect un singur sens) i neredundant;
interogarea bazelor constituite; putem vorbi de o interogare
semantic sau doar de o cutare de conjunctur ? Cutarea se
poate face n limbaj natural sau cu ajutorul operatorilor booleani ?
Interogarea este tributar unui lat soft (de exemplu SQL) ?
ajutor n gestiunea bazelor de date (este rolul unui informatician);
drepturi de acces la bazele de date, verificarea ca 2 persoane s
nu lucreze asupra aceleiai baze de date riscnd s deterioreze
coninutul acesteia.
Datele de ieire
Un GED permite accesul rapid la informaii pe baza unei cereri. Cum
trebuie s se prezinte informaiile? Trebuie toate s aib acelai format (afiaj)
? n acest caz, trebuie definit un standard (titlul n partea de sus a paginii,
mrimea caracterelor de 11, ngroat, apoi numele autorului scris italic, ulterior
sursa, data, textul.). Trebuie deci s ne gndim la elemntele de ergonomia
prezentrii ct i la modul de navigare n pagini.
Trebuie deci s concepem (dup caz):
o pagin de prezentare;
o fereastr de interogare: care sunt cmpurile care trebuie s
apar, ce tip de ntrebri putem formula;
o fereastr de vizualizare a informaiilor (afim direct rezultatul,
doar titlurile, titlurile i nceputul textului.).
Aceste recomandri sunt departe de a fi exhaustive, dar sunt principalele
la care trebuie s ne gndim. Cel puin pentru partea de rezultat depind de soft-
ul utilizat. Anumite programe integreaz partea de creare a paginilor de
interogare, de consultare.
53
XML i documentele GED

Se poate observa, c ultimii ani sunt pe cale s consacre o adevrat
revoluie n mecanismul de import/export pentru schimbul de documente i
index ntre diferitele sisteme GED. Acest format va fi bazat pe XML, noua
norm pus n practic de Web Consortium i va conine numeroase aplicaii:
schimb de date structurate, gestiunea documentelor i informaiilor dinamice pe
Internet/Intranet, portaluri de firme, comer electronic.
Prelund succesiunea limbajului SGML, XML permite introducerea,
manipularea, imprimarea, stocarea documentelor i publicarea pe Web. Se
urmrete, printre altele, integrarea datelor cu documentele.
Prin date structurate nelegem elemente precum foile de calcul,
carnetele de adrese, parametrii de configurare, tranzacii financiare, desene
tehnice etc. XML este un ansamblu de reguli, de linii directoare, de convenii
pentru conceperea de formate text ce permit structurarea datelor. XML
faciliteaz realizarea de fiiere care nu sunt ambigu i care evit obstacolele
curente de tipul: nonextensibilitate, absena lurii n calcul a
intrenaionalizrii/localizrii i dependena de anumite platforme. XML este
conform cu Unicode.
54
TEMA 11 Analiza strategico-operaional i analiza tehnic a

implementrii unui GED
Un proiect GED nu se rezum la simpla achiziie i instalare a unui

instrument n domeniu. Este absolut ncesar n prealabil o analiz de
fezabilitate tehnic i economic. Ea trebuie s cuprind:
- principii fondatoare;
- analiza pe utilizri;
- conceperea unui model pilot;
- analiza ofertei;
- macheta;
- bilan i decizie.
n figura urmtoare sunt descrise fazele analizei prealabile necesare pentru
implementarea unui sistem GED.
55
1. Principii fondatoare ale proiectului
Identificarea Obiect i tipologie

proiectului GED Comunicaii privind
proiectul
Realizarea unui
colectiv de
Fazele proiectului coordonare
2.Analiza pe utilizri 3.Conceperea unui 4.Analiza ofertei

modul pilot
Exprimarea
Descrierea Tipul de GED
ateptrilor
activitilor
Analiza existentului
Modelarea Analiza
cunotinelor i a funcional
Definirea criteriilor
fluxurilor
de performan
Metode de Analiza tehnic

Mediu i producie i
constrngeri utilizare
Analiza
Buget Reguli de economic
administrare i
Reguli de securitate
administrare i
securitate
5. Machet
6. Bilan a fazei de
analiz a fezabilitii
Faza de dezvoltare i instalare

Fig. Analiza prealabil a unui proiect GED
56
1.Principii fondatoare ale unui proiect GED

Identificarea proiectului:
- Care este numele proiectului?;
- Care sunt problematica, sursele i scopurile
urmrite?;
- De ce susinere va beneficia proiectul?;
- Proiectul se bazeaz pe studii, anchete i
diagnostice prealabile?;
- In ce domeniu global se situeaz proiectul Ged:
-fluxuri informaionale:
-comunicare i coordonare.
-capitalizarea informaiei:
-codificarea i indexarea informaiei
-difuzare i administrare
-reguli de prezentare
-protecie, securitate.
Obiectul i tipologia proiectului GED:
Care este activitatea ntreprinderii, domeniul funcional i natura datelor
utilizate?
Care sunt principalele dificulti regsite: sunt de natura tehnic sau
relaional?
Cum se integreaz sistemul n sistemul informaional al ntreprinderii?
Obiective referitoare la stocaj:
-reducerea volumului de tranzacii;
-diminuarea riscurilor (pierdere, furt, incendiu etc);
-diminuarea duplicatelor.
Obiective privind gestiunea:
-diminuarea intervalelor de cutare;
-acces la informaii prin criterii multiple;
57
-ameliorarea confidenialitii;
-reducerea costurilor de consultare.
Obiective ce privesc difuzarea:
-difuzare intern sau extern;
-ameliorarea accesului la informaii;
-acces partajat;
-descentralizarea prelucrrii;
-acces la distan.
Obiective referitoare la comunicare i cooperare:
-lucru colaborativ;
-comunicare, structura schimburilor;
-proceduri de organizare a schimburilor.
Fazele proiectului
Fiecare proiect trebuie s aib o finalitate i un produs de serie; este
bine s existe o sincronizare ntre faze i trebuie tiut cu precizie cnd este
necesar oprirea proiectului.
Analiz prealabil
Analiza cererii
Alegerea unui
instrument
Reguli i
recomandri
Machet
Analiz detaliat
Stabilirea parametrilor
Instalare
Reguli de producere i
utilizare
Reguli de administrare si
de securitate
Prototip
Desfaurtor
Suport tehnic
Adaptare
Documentare
Formare personal
Feedback
Realizarea unui colectiv de coordonare
58
Colectivul de coordonare a unui GED este n funcie de caracteristicile,

importana, scopurile, natura i complexitatea proiectului.
Pe durata proiectului deosebim trei tipuri de coordonare:
Coordonare strategic (se realizeaz de ctre un comitet de
decizie care fixeaz orientrile generale i intervine n etapele
cheie ale proiectului pentru a valida, decide, reorienta resursele
existente i verific coerena aciunilor ntreprinse};
Coordonare operaional (reunete persoanele implicate n
realizarea proiectului; n plus se poate face apel la organe
consultative n ceea ce privete expertiza tehnic, juridic,
financiar, metoda de aplicare etc);
Coordonare tehnic (privind instrumentele folosite, n termeni
funcionali i materiali i n special asigurarea c instrumentele
materiale nu sunt un obstacol n calea derulrii proiectului).
2.Analiza pe utilizri
n cadrul acestui tip de analiz foarte imporatnt este etapa Analizei
situaiei existente. Un studiu temeinic trebuie s ia n calcul dou puncte
principale:
Tipologia documentelor
-forma i volumul documentelor: text rezultat dintr-un procesor de texte,
diapozitive, scrisori manuscris, planuri CAO;
-suportul actual al datelor: harddisc, microfilm, band Hi8, hrtie;
-localizarea fizic a datelor;
-fluxul conservrii active i arhivrii documentelor (de exemplu: o
sptamn pentru consultare, zece ani pentru arhivare);
-taxa de consultare i modificare;
-confidenialitate;
-valoarea juridic (drepturile de multiplicare, pstrare legal);
-cantitatea de documente ce urmeaz a fi importate i volumul de
documente ce urmeaz a afi creat
Tipologia utilizatorilor
59
Studiul trebuie s stabileasc pentru fiecare tip de utilizator resursele

necesare, fluxurile de consultare i modificare, drepturile de acces.
-utilizator ce consult informaiile n mod aleator i fr periodicitate;
-utilizator abonat care poate aduce i modificri documentelor;
-editor, nsrcinat cu colectarea i indexarea documentelor;
-administratorul bazei (back-up, structura indecilor};
-informatician responsabil de sistem.
n ceea ce privete etapa definirii criteriilor de performan, putem
opera n esen cu trei categorii de indicatori:
Cantitativi (numr de posturi instalate, numr de documente
indexate n baz, numr de consultri);
Semi-cantitativi (ctigul de timp obinut n ceea ce privete
rspunsul la o cerere de acces la un document sau la validarea
unui document tehnic.);
Calitativi (nivel de satisfacere al utilizatorilor, frecvena utilizrii,
ameliorarea comunicrii interne a informaiilor, faciliti de acces
la documentele refereniate).
Mediu i constngeri
Este bine s lum n calcul principalele constngeri i factorii de risc
anticipai:
Constngeri tehnice
privind confidenialitatea documentelor (secrete, confideniale,
criptare-decriptare);
legate de problemele juridice i etice (drepturi intelectuale);
ce decurg din exhaustivitatea surselor;
referitoare la reglementrile n vigoare (certicri ISO, instruciuni
ministeriale);
privind mediul economic (costul dispozitivului i al recuperrii
cheltuielilor).
Constngeri relaionale:
60
referitoare la rezistenele culturale (nealocarea resurselor

necesare, lipsa de participare, voina de a nu partaja
informaiile);
legate de nencadrarea explicit a organelor ierarhic
superioare ntr-un astfel de sistem;
ce decurg din mediul geografic (puternic teritorializare a
activitilor).
Nu sunt de neglijat elementele referitoare la Buget. Diferitele faze de
auditare, analiz sau realizare a prototipului pot reprezenta pn la 50% din
costul global al punerii n practic a unui GED. Ca atare bugetul trebuie s in
cont de:
- costul de dezvoltare: gestiunea proiectului,
instalare, dezvoltare;
- achiziiile de materiale, integrarea n mediul
informatic existent;
- achiziia de licene pentru soft-ul folosit;
- costul eventual al expertizelor necesare;
- formarea utilizatorilor, editorilor i
administratorilor;
- costul de pierdere de productivitate iniial legat de
instalarea unui nou dispozitiv;
- costul asistenei tehnice ulterioare.
n analiza realizrii i implementrii unui sistem informaional i de
comunicare (GED, workflow.) putem identifica dou curente contradictorii
(adesea i n conflict), care trec succesiv, dar n sens opus, prin aceleai patru
etape majore: datele, actorii, funciile i instrumentul.
Aceste dou curente sunt reprezentate n figura urmtoare:
61
Demers strategic
Tipologia coninutului: analiza Structurarea coninutului

nevoilor
Tipologia actorilor, fluxurilor, Utilizarea instrumentelor

modului de lucru (analiza i procedurilor
organizaional)
Arhitectur funcional (analiza Alegerea softwaru-lui

utilizrii) (instalare, pregtire)
Arhitectura tehnic (standarde..) Infrastructura tehnic

(cablaj, protocoale,)
Demers tehnic
n cazul n care optm pentru varianta analizei strategice, vom studia succesiv:
1. Dimensiunea coninut care urmrete s defineasc nevoile n
materie de coninut informaional: ce informaie pentru ce agent
economic?
2. Dimensiunea actori i fluxuri care urmrete s defineasc
diferitele tipuri de actori (productori de informaii, consumatori i
diferii intermediari ce mijlocesc lanul valorii unui document): ce
face fiecare i de ce competene dispune?
3. Dimensiunea arhitectura funcional care se ataeaz utilizrilor:
cum s facem ?
4. Dimensiunea arhitectur tehnic: cu ce mijloace putem s realizm?
Orice consultant angajat ntr-un asemenea demers va considera ca
justificat ntrzierea definirii instrumentelor, atta timp ct nu tim la ce
sunt folosite.
Dac folosim analiza tehnic, vom proceda n sens invers:
1. Infrastructura tehnic i reeaua sunt cunoscute din start: inutil, de
exemplu, s incercm s dezvoltm un instrument de lucru n grup n
cazul n care actorii nu sunt conectai n reea. Cunoscnd intrzierile
tehnice, bugetare i umane necesare implementrii eficace a unei
62
reele (6 luni la 2 ani), nu este necesar s alegem imediat

instrumentele i modul de funcionare.
2. Alegerea software-ului se face dup o important perioad de
acumulare a cunotinelor.
3. Punerea n practica a drepturilor de acces ale utilizatorilor, aregulilor
de funcionare n comun
4. n fine, structurarea coninutului (indexarea datelor, securitate)
Este necesar armonizarea acestor 2 viziuni.
3. Conceperea unui model pilot
Este o etap ce urmrete stabilirea principalelor cerine ce trebuie

ndeplinite de progamul de gestiune electronic a documentelor ce se dorete a
fi implementat n firm.
4. Analiza ofertei
GED-ul este n principiu un instrument fr granie de domeniu. El i

gsete utilitatea n orice context i n toate locurile n care documentele
abund. Soluiile GED sunt nainte de toate instrumente care vin s completeze
programele birotice sau alte funcii de tratare a documentelor electronice.
Datorit tehnologiilor ce privesc reelele i telecomunicaiile GED-ul este i un
instrument de lucru n grup. El faciliteaz colaborarea, coordonarea actorilor
i elimin constrngerile de timp i spaiu, permind partajarea documentelor
fr a fi necesar deplasarea fizic.
n cazul n care este dublat i de un program de workflow, GED-ul
permite distribuirea sarcinilor ntre persoane, urmnd un circuit dat.
Se poate opta pentru cinci mari categorii de GED (au fost prezentate
ntr-o tem anterioar):
GED-ul Administrativ;
GED-ul Birotic;
63
GED-ul COLD (Computer Output on Laser Disk);

GED-ul Documentar;
GED-ul Tehnic.
Oferta existent pe pia utilizeaz n general arhitectura client/server, n
care serverul funcioneaz sub Unix, Windows NT sau NetWare i posturile
client sub Windows, MacOS sau Unix.
Alte soluii funcioneaz pe minicalculatoare, n special AS/400, sau n
legtura direct cu calculatoare centrale.
Putem mpri soluiile de implementare a unui sistem GED n trei
categorii:
Soluiile GED de baz. Reprezint n prezent doar o infim parte
din pia i au ca principal avantaj preul foarte atractiv. n
general este vorba de soluii monopost destinate persoanelor
individuale sau ntreprinderilor foarte mici. Marea parte a lor nu
pot funciona fr scanner i nu permit dect introducerea unui
numr limitat de documente pe zi. Ele conin o baz de date unde
sunt clasate datele de indexare ale imaginilor numerizate i
permit importul copiilor sau fiierelor deja convertite;
GED-ul generic sau specific. Cea de a doua categorie se compune
din soluii ce se integreaz dar i completeaz aplicaiile birotice
sau tranzacionale ale firmelor. Sunt disponibile pentru
numeroase sisteme de operare i se integreaz n general ntr-o
arhitectur client/server n conexiune i nu cu sistemul informatic
central al firmei. Funcia principal a acestei categorii de soft este
s ajute procesele de achiziii, de prelucrare, de cutare, de
consultare i arhivare a documentelor n form numeric, n
mediul birotic. Acest tip de soluie se regsete mai ales n
locurile n care este nevoie de gestiunea dosarelor de asigurari, a
celor de credite, a fielor de stare civil etc;
GED-ul modular. Aceast categorie cuprinde module logice
integrabile n alte aplicaii cu ajutorul unor instrumente de
64
dezvoltare precum Visual Basic, Visual C++ sau PowerBuilder.

Se adreseaz programatorilor sau societilor ce ofer servicii de
informatic i care doresc s adauge i funcii de GED soft-ului
lor. Regsim aici module pentru transformarea documentelor n
form numeric i prelucrarea documentelor, extragerea
informaiilor prin recunoaterea optic a caracterelor sau a
mrcilor, indexare automat prin cititorul de coduri bar sau alt
tip, exportarea indecilor ctre baze de date etc.
Absolut necesar este deschiderea GED-ului ctre Internet sau Intranet.
Multe dintre soluiile GED ofer deja pasarele ce permit deschiderea ctre
Internet i consultare prin intermediul reelelor. Prima etap const n oferirea
utilizatorului a posibilitii de interogare, folosind un microcalculator conectat
la Internet, a bazelor de date sau a referinelor documentelor sau fiierelor
gestionate prin programul de GED. Rezultatul cercetrii este convertit n format
HTML sau XML i este afiat n fereastra navigatorului.
Compararea ofertelor exitente pe pia trebuie s in cont de:
Funcionalitile oferite (se refer la diferitele etape din lanul
unui GED):
o Achiziiile (captur i indexare);
o Stocaj i arhivare;
o Cutare;
o Consultare;
o Difuzare;
o Funcii specifice.
Arhitectura tehnic:
o Server, staii client, configuraii materiale, reea i
protocoale;
o Oferta de dezvolatare specific;
o Limbaj de dezvoltare, interfa cu alte SGBD-uri, integrare
cu mediul birotic;
o Oferta n materie de securitate.
65
Oferta de servicii:
o Instalare, suport tehnic personalizat, formare profesional;
o Servicii de numerizare, conceperea unui thesaurus etc.
Cosiderente economice:
o Preul licenelor, al dezvoltrilor ulterioare i al serviciilor;
o Politic zilnic de punere la punct a produsului.
Putem considera c o serie de criterii sunt eliminatorii:
- dac un client folosete calculatoare MacIntosh, el
va elimina toate soluiile ce nu permit
compatibilitatea cu aceast platform;
- protocolul de reea (TCP/IP, NetBIOS, LAN
Manager, IPX) poate fi i el un factor restrictiv;
- n fine, experiena i asemnarea cu sistemul de
reprezentare i de stocaj din firm sunt factori
foarte importani.
Infrastructura
66
TEMA 12 Norme de structurare a documentelor
Dac ne-am convins c difuzarea documentelor electronice poate conduce

la ctiguri economice considerabile, permind exploatri foarte variate i
facilitnd reutilizrile, trebuie s recunotem c schimbul documentelor
electronice nu este tocmai facil innd cont de multitudinea mijloacelor
informatice i telematice, de diversitatea i complexitatea lor i nu n ultimul
rnd, de slaba compatibilitate a diferitelor soluii n domeniu.
A. Standarde de descriere a documentelor
Exist mai multe organisme ce lucreaz n domeniul standardizrii

formatelor i structurii documentelor. Din pcate, concurena dintre ele nu
faciliteaz o stabilitate a normelor. O scurt trecere n revist cuprinde:
Comitetul European de Normalizare (CEN), organisme ce au acelai rol la
nivelul continentului nord american (ANSI-HISPP), IT/14 pentru Australia,
MITI n Japonia, ISO la nivel mondial etc.
Aceast multiplicitate i necesitile de coordonare ntre administraii
angreneaz o funcionare greoaie, care face ca, sub presiunea utilizatorilor,
standardele de facto propuse de ctre editori s fie adesea acceptate nainte ca
norma de juro s fie stabilit. Dac dorii s schimbai un document text ntre
firme mici sau mijlocii, vei avea mai mult succes folosind Word sau formatul
PDF dect cu un DTD SGML. n plus, putem aprecia ca ASCII este astzi
singurul format de schimb electronic universal.
67
ISO Standard de facto

Mondial
Word, OLE de la
Microsoft
European
PostScript, PDF de la Adobe
CEN
InterPress de la
Xerox
Nord Altele
american MITI
ANSI HTML de la CERN
Standard de juro
Fig. nr. 1 Tipologia furnizorilor standard de schimburi de documente electronice
CALS
La sfritul anilor `80, prima aciune semnificativ n favoarea unei
standardizri a formatelor de achiziie, stocaj i schimb de documente a fost
CALS: Computer Aided Acquisition and Logistic Support. La vremea
respectiv, ea desemna voina Deparatmentului de Aprare i a industriailor
americani de a ameliora integrarea informaiilor sub form numeric pentru a
facilita producia i comerul cu arme.
Military HandBook 59 regrupa urmtoarele standarde de baz:
IGES (Initial Graphics Exchange Language) pentru datele ce se
refer la planuri CAO, desene tehnice etc;
SGML (Standard Generalized Markup Language) pentru
documentele text;
68
Group 4 Raster pentru compresia datelor;

CGM (Computer Graphics Metafile) pentru documentele ce
conin imagini.
ISO
ISO a rspuns acestor prime norme de standardizare printr-un program
numit STPL (Standard Text Processing Language), care a stabilit o serie de
norme referitoare la lanul editrii documentelor electronice, printre care:
SGML, care a definit un mod generic de document cu ajutorul
unui limbaj declarativ de balizare;
ODA (Office Document Architecture) pentru un document
obiect interschimbabil;
SPDL (Standard Page Description Language) pentru un
document sub forma sa interpretabil de ctre imprimante;
DSSSL (Document Style Semantics and Specifications
Language) pentru stilul i compoziia unui document;
HyTime i HyperODA pentr hiperdocumente.
Vector Audio Imagine Video

CGM MPEG JPEG H261
Structur Format Locuri

SGML-DSSSL SPDL-ODA Hytime-HyperODA
Norme de structurare a documentelor
ODA (Office Document Architecture)

SGML (Standard Generalized Markup Language)
SPDL (Standard Page Description Language)
69
DSSSL (Document Style Semantics and Specification Language)

HyTime (Hypermedia Time based Document Structuring Language)
ODA Office Document Architecture, este fondat pe o viziune
orientat obiect. Ea definete 15 tipuri de obiecte regrupate in 6
subansamble. Permite gruparea textelor, graficelor, fotografiilor
ntr-un mod de reprezentare n pagin , prin punerea n
coresponden a structurii logice cu cea fizic a documentului;
este specific consultrii interactive a documentelor
SPDL este un limbaj de descriere a paginilor destinat
echipamentelor de imprimare, ce asigur portabilitatea formatelor
de documente pe diferite platforme. SPDL este n fapt un PDL,
limbaj procedural de descriere a paginilor, care beneficiaz n
plus de experiena limbajelor populare cum ar fi PostScript de la
Adobe i Interpress de la Xerox.
DSSSL este destinat descrierii unei interfee comune pentru
funciunile de stil i de compunere a unui document, prin acestea
ntelegnd funciunile cele mai sofisticate legate de tipografie,
punerea n pagin i imprimare. Permite luarea n calcul a
diferitelor tipuri de scris (occidental, arab, asiatic) i deci
mecanismele de compunere verticala sau de la stanga la dreapta.
HyTime, este o extensie a SGML care specific un
hyperdocument constitut din documente elementare cu legturi
ntre ele printr-un metaDTD. Originalitatea HyTime const n
luarea n calcul a factorului timp: ea specific durata fiecrui
eveniment i sincronizarea n termeni relativi.
SGML
Norma ISO 8879 adoptat n 1986 sub numele SGML (Standard
Generalized Markup Language), specific un limbaj declarativ de descriere a
documentelor sub forma de balizare (markup). SGML separ coninutul i
forma documentelor, i descrie un document generic, interesnd doar structura
sa logic, aa cum arat figurile de mai jos. Descrierea coninut ntr-un DTD
70
(Document Type Definition) servete drept definiie pentru toate documentele

de un tip dat, schimbate de ctre un grup de indivizi.
DTD-ul nu este interesat nici de coninutul, nici de forma tipografic a
diferitelor elemente; el descrie documentele dup o sintaxa ierarhic ce are
forma unui arbore.
Gestiunea Electronic a Documentelor No Carte Times 12cpi,bold, centrat
-Tehnici i Instrumente- Titlul crii Times 11cpi, italic, centrat
TEMA I No Capitol Times 10 cpi, centrat
De la arhivarea documentar la Titlul capitol Times 11, bold, subliniat

inteligena colectiv
Evoluia GED Seciune Times 10cpi, bold, stnga
n era informaiei i a dematerializarii Paragraf Times 11cpi, justify

schimburilor, cu siguran noile tehnologii
sunt o component tehnologic esenial
pentru capitalizarea cunotinelor si trecerea
la inteligena colectiv.
Fig. nr. Reprezentarea fizic a unui document
71
TOME AUTOR
NUMAR
CARTE
CARTE
NUMAR
CAPITOL
CAPITOL
SECIUNE
PARAGRAF
Fig nr. Model generic al documentului precedent n sens SGML

Cuplajul ntre DTD, modelul de referin i documentul cod n SGML se
face printr-o etap de validare, conform schemei funcionale urmtoare:
Editor DTD Editor SGML
Fiier Fiier
DTD SGML
Validare
Imprimare CD-ROM Web Fiier
72
Fig. nr. Schema funcional a procesului SGML

Chiar dac structurarea unei documentaii dup standardul SGML pare
s implice o anumit greutate, avantajele pentru organizare sunt multiple:
Reducerea costurilor: prin reutilizarea unui obiect documentar
mai degrab dect recrearea lui;
Calitatea documentelor: asigurarea unei politici de coeren a
structurilor documentare, garantarea prezenei la locul potrivit a
informaiilor;
Mentenen i integritate: eliminarea stocajului versiunilor
multiple;
Reducerea vulnerabilitii tehnice: asigurarea realei independene
a documentului indiferent de software-ul folosit, versiune sau
platform.
Standarde industriale
PostScript
PDF
HTML
XML
PostScript
Recunoscut ca referin de ctre profesionitii artelor grafice, PostScript
de la Adobe este un limbaj care descrie o pagin independent de mijloacele
necesare prezentrii ei.
PostScript este un limbaj interpretat de nivel nalt care integreaz
textele, graficele i imaginile. Limbajul PostScript este, fie generat automat de
software aplicativ cum sunt programele PAO, de desen sau prelucrarea textelor,
dar poate fi n mod egal utilizat de ctre programatori sub form de cod.
PDF
Cu Acrobat, Adobe propune o familie de soft care permite schimbul
electronic de documente, independent de platforma informatic, de aplicaiile i
de tipul de caractere folosite. Spre deosebire de ASCII, aparena i forma
73
documentului sunt integral conservate. Tehnologia Acrobat folosete formatul

de fiiere PDF (Portable Document Format), bazat pe limbajul de descriere a
paginii PostScript.
Principalele caracteristici ale unui fiier PDF sunt:
Aparena: el reproduce aspectul paginilor cu o calitate comparabil
cu cea a PostScript i aceasta independent de aplicaie, sistem de
operare, rezoluia ecranului.
Structura: fiierul PDF descrie structura documentului (capitole,
seciuni).
Adobe a prevzut i posibilitatea extragerii dintr-un fiier PDF a
informaiilor de text i structur, permind de a emite sau transcoda un
document SGML.
n plus, PDF-ul poate conine hyperlegturi, pagini n miniatur, tabele
de cuprins i index, compatibile (via filtre) cu aplicaiile foarte mari cum sunt
Word, WordPerfect, FrameMaker.
HTML
Limbajul HTML (Hyper Texte Markup Language) a fost iniial iniial
dezvoltat n laboratoarele CERN (Centrul European de Cercetri Nucleare) la
Geneva. Aici, Tim Berners-Lee a pus la punct Web-ul, pentru a rspunde unei
nevoi n cretere de acces la baze documentare interne; aceasta permind
legtura ntre texte diferite ca natur i cu subiecte conexe.
HTML este n fapt o aplicaie particular a normei ISO-SGML, ce a fost
rapid adoptat de ctre ali actori Internet (n special NCSA i Netscape) care
au ameliorat-o. El a devenit un standard n perpetu dezvoltare sub controlul
IETF (Internet Engineering Task Force). Astfel, am asistat succesiv la
versiunile 1, 2 ,3.
HTML este compus dintr-un ansamblu simplu de comenzi de formatare
a documentelor, utiliznd o sintax facil. n fiecare mediu se intr prin
balizarea cu semnul < > i se iese cu caracterul /.
Ex.: <Titlu> Gestiunea electronic a documentelor</Titlu>
74
Fiecare document este compus dintr-un antet i corpul ca atare al

documentului. Antetul cuprinde informaii generale privind documentul.
Corpul este format din text i comenzile de formatare.
Punerea n form a carterelor este realizat prin dou tipuri de comenzi
de stil:
Stiluri logice;
Stiluri fizice.
HTML ofer posibilitatea crerii de legturi ctre alte documente.
Localizarea documentelor cu legturi este realizat prin URL. Ex.: <A
HREF=URL> ancor</A>. El permite inserarea de imagini n text. Acestea
pot aprea n corpul textului sau pot servi n mod egal drept ancor.
75
TEMA 13 XML-o nou er n transmiterea i prelucrarea datelor
O istorie nu tocmai recent

Istoria limbajului XML este relativ recent, avnd n vedere faptul c
specificaiile finale a versiunii 1.0 au fost reglementate abia n anul 1998, dar
preocuprile pentru standardizarea i descrierea documentelor au nceput la
sfritul anilor 1960 cnd Stanley Rice propune ideea crerii unui catalog
universal de marcatori parametrizai pentru structurarea editrii de carte1. Ali
autori consider apariia limbajelor de marcare, nc din epoca antic,
hieroglifele egiptene ilustrnd utilizarea marcajelor ornamentale pentru
adresarea numelor proprii2.
Revenind n prezentul apropiat, n 1969, o echip de la IBM (Charles
Goldfarb, Edward Mosher i Raymond Lake) a pus la punct un sistem/limbaj
de descriere a documentelor (Generalized Markup Language, GML) pentru a
rezolva problemele datorate diferitelor formate de documente provenite din
surse multiple, introducnd conceptul de definire formal a tipurilor de
documente prin intermediul unor structuri de elemente recursive.
Dup o serie de transformri, n 1980 a fost prezentat un nou limbaj,
Standard Generalized Markup Language (SGML), standardizat conform ISO
8879 n 1986, drept cadru pentru formatul crilor, publicaiilor, materialelor
tiinifice, textelor i documentelor n general.
n 1989, cercettorii de la CERN European Nuclear Research Facility au
creat o versiune simplificat a SGML, HTML (Hypertext Markup Language),
destinat accesului simultan la informaii n cadrul organizaiilor. HTML a
devenit rapid foarte popular, datorit simplitii sale, precum i a orientrii sale
ctre utilizator.
n 1996, World Wide Web Consortium (W3C), printr-o echip condus
de la Jon Bosak de la SUN, a nceput s pun bazele unui nou standard al
1
Buraga S.C., Tehnologii Web, vol. I, Matrix ROM, Bucureti, 2001, p. B-2
2
Phillips L. A., Special Edition Using XML, Que, USA, 2000
76
limbajelor de marcare eXtended Markup Language (XML), care s simplifice

modul de utilizare a SGML-ului. Eliminnd prile neeseniale din SGML, n
timp, specificaiile XML, elaborate n cea mai mare parte de Tim Bray, au
ajuns la 26 de pagini, fa de cele peste 500 de pagini ale SGML-ului!
n vara anului 1997, compania Microsoft a pus bazele primei aplicaii la
nivel internaional, bazat pe XML, CDF (Channel Definition Format), livrat
mpreun cu browser-ului Internet Explorer versiunea 4.0.
n 1998, a fost definitivat prima versiune a limbajului XML, principalele
sale specificaii fiind:
s poat fi utilizat uor pe Internet.
s poat suporta o mare varietate de aplicaii.
s fie compatibil cu SGML-ul.
s fie suportat uor de programele care doresc s lucreze cu
documentele XML
numrul caracteristicilor opionale (i n special a tagurilor) s fie
minim dac nu zero.
documentele XML s fie clare si citibile de ctre utilizatori n
format text.
proiectarea designului XML s se fac rapid.
designul XML s fie formal i concis.
documentele XML s fie uor de creat.
caracterul lapidar al documentului XML trebuie s fie de
importan minim.
La 25 aprilie 2002, W3C lanseaz primele specificaii pentru XML 1.1
cunoscut i sub denumirea de XML Blueberry3. Versiunea final este anunat
pentru data de 28 Iunie 2002.
Aplicaii XML
Unul dintre motivele principale care au stat la baza introducerii limbajului
marcator XML a fost dificultatea proiectanilor de software de a produce
77
programe care s exploateze la maxim facilitile oferite de documentele

SGML. XML-ul ofer din acest punct de vedere un mediu mai propice pentru
implementarea unor aplicaii mai uor de realizat.
Dac n HTML diversitatea aplicaiilor era destul de restrns, ele fiind
completate de fapt prin limbajele JavaScript si Java, n XML acestea pot fi
vzute dintr-un alt punct de vedere. Dac ar fi s le clasificm, pe acestea din
urm, obinem patru tipuri principale de aplicaii4:
1. aplicaiile ce au nevoie de un Web client pentru a media ntre dou sau
mai multe baze de date eterogene;
2. aplicaiile care ncearc s distribuie o mare proporie a procesrii de pe
serverul Web pe clientul Web;
3. aplicaiile care au nevoie de clientul Web pentru a prezenta diferite
vederi ale acelorai date;
4. aplicaiile n care ageni inteligeni Web croiesc informaiile
descoperite n funcie de necesitile utilizatorilor.
n acest sens Asociaia Java spune despre XML, c este punctul forte al
aplicaiilor ce vor asigura schimbarea dinamic a informaiilor. Produsele
informaionale vor putea fi astfel complet dinamice si modelate dup doleanele
utilizatorului. Jon Bosak, directorul W3C XML Editorial Review Board,
spunea legat de aceast idee, c XML-ul i va da limbajului Java ceva de
fcut. .
Din punct de vedere al destinaiei lor aplicaiile XML pot fi clasificate n
aplicaiile legate de manipularea documentelor, preocuparea principal a
utilizatorilor i aplicaiile legate de manipularea datelor, preocuparea principal
a firmelor productoare de software.
Aplicaiile destinate manipulrii documentelor, prezint avantajul
faptului c documentele se pot edita i menine n format XML i pot fi
publicate n diferite formate, de asemenea reprezentnd cea mai ieftin soluie
de stocare a informaiei ntr-un mediu independent i convertirea automat n
3
http://www.w3.org/TR/2002/WD-xml11-20020425/
78
diferite formate: HTML, PostScript, PDF, RTF i altele, soluie care se

adapteaz schimbrii continue a NET-ului, presupunnd adaptarea rapid la
noile cerine ale utilizatorilor, precum i crearea unor site-uri optimizate n
diferite formate.
Figura nr. 1. Transmiterea datelor ntre un emitor i un receptor n format
XML
Formatul perceptibil al documentelor XML, este nativ, dar poate fi

mbuntit prin procesul de stilizare a elementelor din cadrul documentului,
stilizare care se poate realiza cu ajutorul mai multor limbaje: CSS (Cascading
Style Sheet, limbajul folosit n formatarea paginilor HTML), XSL (eXtended
Style Sheet), XSLT (XSL Transformation), XSLT-FO (XSLT-Formatted
Object, care mbin XSLT i CSS).
Datele n format XML permit receptorului electronic (calculatorul n cazul
nostru) s foloseasc datele aa cum sunt fr a fi nevoie de aplicaii
suplimentare pentru curarea datelor de tagurile folosite pentru stilizare cum
este cazul datelor prezentate n format HTML.
Figura nr. 2. Dou aspecte ale aceluiai document
4
Crystian Matei, Cine va lua locul HTML-ului pe WEB, eXtensible Markup Language,
http://www.agora.ro/pcrep/pcrep58/11.html
79
Articol.XML reprezint formatul universal ar reprezentrii informaiilor

din cadrul documentului Articol.doc, prin format universal nelegndu-se
faptul c, n cazul nostru, sursa datelor, Microsoft WORD, este pur i simplu o
ntmplare, un document creat n HTML, n WordPerfect, sau n oricare alt
editor de text, ar avea aceeai reprezentare XML. Putem deduce de aici faptul
c, XML reprezint un limbaj universal de descrie a datelor. Reglementrile
asupra corectitudinii datelor, i specificarea formatului acestora (character,
number, date) se realizeaz cu ajutorul documentelor de tip DTD (Document
Type Definition) i XSD (XML Schema). Documentele de reglementare sunt
opionale, dar sunt totui necesare, dup cum observai n documentul anterior
elementul <data> conine o informaie eronat, data 31/02/2002 nefiind
cunoscut n nici un calendar din istoria omenirii, validitatea documentului,
respectiv a datelor fiind n acest caz ndoielnic.
Aplicaiile destinate manipulrii datelor furnizeaz datele din cadrul
diferitelor tipuri de baze de date n formate de tip document, fr a altera
consistena datelor prin formatare (stilizare), n acest context conceptul XML
Web reprezentnd o baz de date imens din care diferite aplicaii on-line i
80
pot procura date necesare activitilor firmei. Aplicabilitatea acestui concept se

regsete n aplicaiile de marketing, management prin preluarea automat de
pe WEB a necesitilor diferitelor organizaii sau grupuri de persoane. Un alt
concept al aplicaiilor XML este acela al aplicaiei ca document, specific
faptul c n XML nu exist nici o diferen ntre documente i aplicaii, concept
de astfel destul de pretenios innd cont de faptul c documentul n sine este de
natur static.
Figura nr. 3. Schema general a unei aplicaii XML
Documentul XML din figura anterioar nmagazineaz datele care se

transfer dintr-un mediu n altul, documentele DTD sau XSD realiznd
descrierea i reglementarea corectitudinii datelor, documentele de stilizare
asigurnd un format perceptibil utilizatorilor. Componentele de tip aplicaie
asigur un caracter dinamic aplicaiilor XML, asigurnd extragerea
informaiilor din baza de date (structura precum i datele efective), etc.
Aplicaiile pot fi create n orice mediu de dezvoltare, dar preferabil dup opinia
mai multor autori este limbajul Java, orientarea sa multiplatform conferindu-i
acest statut privilegiat.
Un concept interesant este acela al bazelor de date XML, concept destul
de pretenios dup opinia mea, dar care are propriile argumente. Comparativ n
figura nr. 4 este prezentat structura unei baze de date relaionale cu trei tabele,
schema XML a acestei structuri relaionale fiind prezentat n figura nr. 5.
81
Figura nr. 4. Schema unei baze de date relaionale normalizate n 3NF
Figura nr. 5. Reprezentarea unei baze de date relaionale normalizate n 3NF

n scheme XML
Acceptnd ideea c aceast schem poate fi o reprezentare general a

oricrei baze de date, putem afirma c XML este un limbaj de descriere a
structurilor de date.
Principalele concepte
82
Specificaiile limbajului XML prevd utilizarea urmtoarelor limbaje

complementare:
1. DTD (Document Type Definition) reprezint un mecanism de
descriere a structurii documentelor
2. XML Schema reprezint o specificaie formal a gramaticii
asociate unui limbaj definit n XML, util pentru validarea
documentelor scrise n acel limbaj. Schemele utilizeaz sintaxa
XML i sunt mai natural de definit dect DTD-urile, specificaiile
fiind nc n faza preliminar, bazate pe Document Content
Description (DCD) i XML-Data, ambele n lucru la Consoriul
Web. n prezent, schemele XML sunt suportate n form limitat
de IE5 i Netscape 6.
3. XSL (eXtended Style Sheet) Reprezint o metod avansat de
formatare a documentelor XML. Are o structur arborescent
asemntoare schemelor i documentelor XML. De asemenea,
utilizarea XSL a permis dezvoltarea conceptelor de XSLT i
XSLT-FO. Browser-elere mai vechi de IE4, Netscape Navigator i
browser-ele de tip text nu recunosc nativ XSL-urile, fiind necesar
o transformare a acestora pe server: prin ASP-uri pe servele WEB
Windows i parsere JAVA pentru serverele de Linux.
4. XSLT (eXtended Style Sheet Transformation) XSLT este un
limbaj care transform un document XML n alt document XML.
Poate fi utilizat pentru:
adugarea de elemente specifice vizualizrii: logo-uri,
adrese;
crearea tabelelor de cuprins;
vizualizare informaiilor diferit pe nivelele organizatorice
ale unei instituii;
convertirea DTD-urilor dintr-un format n altul;
transformarea documentelor XML n HTML.
83
Limitele limbajului XML

Datorit faptului c XML-ul este un subset al SGML-ului acesta pierde o
parte din facilitile mai speciale, oferite de acesta. (altele dect cele opionale)
Acest lucru i va face pe cei care utilizeaz SGML-ul la maxim s sufere n
clipa n care vor dori s treac la XML.
Un alt punct slab const n adaptarea lui pentru multimedia - fonturi,
grafic, video, sunet, plug-ins s.a.m.d. problem rezolvabil prin folosirea Style
Sheet-urilor.
Din punct de vedere economic marile firme au investit foarte muli bani n
HTML, ntrebarea care se pune fiind aceea dac ele mai sunt dispuse la o
asemenea investiie n XML?
Toate aceste limbaje de structurare a documentelor au fost supuse unei
evoluii rapide i este dificil de apreciat care este optimul.
Se poate ncerca totui o evaluare a lor funcie de o serie de criterii:
84
Semnificaii: 1=insuficient sau slab, 3=mediu, 5=excelent sau ridicat

Este cert c dircia este spre documente portabile, multimedia,
compuse i distribuite.
85
Bibiografie
1. Ashbacher, C., Sams Teach Yourself XML in 24 Hours, Sams
Publishing, USA, 2000;
2. Buraga, S.C., Tehnologii Web, vol. I, Matrix ROM, Bucureti, 2001;
3. Castro, E., XML for the World Wide Web: Visual QuickStart Guide,
Peachpit Press, USA, 2000;
4. Chang, B., Scardina, M., Karun, K., Kiritzov, S., Macky, I.,
Novoselsky, A., Ramakrishnan, M., Oracle XML Produsc Development Team,
ORACLE XML Handbook, Build Cross-Platform XML Documents and
Applications, Osborne/McGraw-Hill, Berkeley, California, USA, 2000;
5. Dick, K., XML A Manager's Guide, Addison Wesley, USA, 1999;
6. Ennser, L., Chuvan, C., Fremantle, P., Routray, R., Ruuskanen, J., The
XML Files: Using XML and XSL with IBM WebSphere 3.0, International
Technical Support Organization, www.redbooks.ibm.com, 2000;
7. Ennser, L., Leo, P., Meszaros, T., Valade, E., The XML Files: Using
XML, for Business-to-Business and Busines-to-Consumer Applications,
www.redbooks.ibm.com, 2002;
8. Goldfarb, C., Prescod, P., The XML Handbook, Second Edition,
Prentice Hall PTR, Upper Saddle River, NJ 07458, USA, 2000;
9. Marchal, B., XML by Example, QUE, Indianapolis, Indiana, USA,
2000;
10. Michaels, L., Microsoft Commerce Solutions Web Technology,
Microsoft Press, Redmond, Washington, USA, 1999;
11. Morgenthal, J.P., La Forge, B., Enterprise Application Integration
with XML and JAVA, Prentice Hall PTR, Upper Saddle River, NJ, USA, 2001;
12. Phillips, L. A., Special Edition Using XML, Que, USA, 2000;
13. Pitts, N., XML In Record Time, Sybex, Inc., USA, 1999;
14. Sills, A., Ahmed, M., Dotthatcom.com, Boumphrey, F., Ortiz, J.,
XML.NET Developers Guide, Syngress Publishing, Inc., Rockland, MA
02370, USA, 2002;
86
15. Standefer, R., Entrerprise XML Clearly Explained, Academic Press,

San Diego, USA, 2001;
16. Sturm, J., Developing XML Solutions, Microsoft Press, Redmond,
Washington, USA, 2000;
17. The World Wide Web Consortium (W3C), http://www.w3.org;
18. XML from the inside out, http://www.xml.com.
87

Tema

Încărcat de

Informații document

Drepturi de autor

Formate disponibile

Partajați acest document

Partajați sau inserați document

Opțiuni de partajare

Vi se pare util acest document?

Este necorespunzător acest conținut?

Drepturi de autor:

Formate disponibile

Tema

Încărcat de

Drepturi de autor:

Formate disponibile

E-Comunicare si E-Documente

Capitalul intelectual al unei organizaii, reprezentnd informaii i date

suport de realizare eficient a obiectivelor de afaceri ceaa ce

TEMA 1 De la arhivarea documentar la inteligena colectiv

n arta rzboiului, un avantaj decisiv era fr ndoiala deinerea

s elaboreze stocuri mari de norme i concepte, proceduri i brevete, gata s fie

TEMA 2 Informaia i gestiunea sa

Informaia este util doar n raport cu utilizarea care-i poate fi conferit.

Baza deciziei: Materie prim

Factor de coeziune Instrument de

De aici i diversitatea punctelor de vedere:

un mesaj (informaia este o cunotin pe care o

Informaii politice Riscul de a investi n anumite ri, schimbrile

Criteriul de Tipul informaiei Exemple de informaii

baz; Obiectul rapoartelor de

Eficacitatea deciziei depinde de justeea informaiei.

Criterii de justee Definiii

TEMA 3 Sistemele informaionale i circuitul informaional

Manual Tastare Informatic

Manual Prelucrare Informatic

Pentru a realiza circuitul documentelor la nivel de firm sunt necesare 3

Nume: Popescu Funcia: Secretar

1. Rspuns la apelurile telefonice

2. Se continu prin conceperea unei fie a proceselor pe fiecare loc

Tratarea unei reclamaii Serviciul: Administrativ

Documente de legtur (1)

(1) Documente de legtur: documente ce permit transferul

Tabel de analiz a circuitului informaional

Serviciul Operaia Tipul documentului

Infor- Codificare; Borderou

Tabloul de analiz preliminar a circuitului informaional :

Explicarea personalului firmei a diferitelor operaii

Transmisia unui document

Comunicaie prin reea

Putem folosi mai multe tipuri de grafice imagine:

Procesul tratrii unei reclamaii

Verificarea cantitilor Ctre furnizor Bon de livrare

Client: apel Deschidere fi

Mecanicul repar Dup revizie se

TEMA 4 Concepte de baz privind Managementul

Fig. nr. 1 Probleme generate de principiile tradiionale n managementul

Definiia general a documentului

organizaiei, prelund integritatea procedural i informaional specific

Procesele de afaceri includ activitile de creare, actualizare i revizuire

Orientarea proceselor de afaceri

Procese orientate spre Procese orientate spre administrarea

Documente Documente Documente

Documente pentru Puternic structurate ? Nestructurate, ad hoc ?

Fig.nr. 2 Clasificarea proceselor de afaceri

Primele categorii de produse (3) sunt esenial orientate ctre mediul

activitilor de baz care genereaz urmtoarele tipuri de documente:

Recomandri internaionale n domeniul standardelor tehnice

aciunilor tactice i strategice, genereaz urmtoarele tipuri de

diseminarea informaiilor care utilizeaz documentele pentru achiziia,

Procesele orientate ctre mediul intern, instituional,

D) Procese orientate ctre guvernarea organizaiilor care

funciilor administrative genereaz documentele departamentale;

realizarea performanei proceselor. Analiza determin fluxul

Principiile managementului documentelor Ciclul de via al unui

Scanare, creare, Stocare, arhivare

Acces distan, cutare i

Fig. nr. 3 Ciclul de via pentru un document

Aa cum exist proceduri standard de nregistrare a documentelro scrise,

Toate legturile din cadrul documentelor compuse (legturi ntre obiecte