CONTROL DE LA EMPRESA Hidalgo e Hidalgo

HENRRY LOJAN

DANIELA AMBULUDI

ANTHONY PAREDES

Universidad Tcnica Particular de Loja

Titulacin De Ingeniera Civil

Administracin I

Loja
 2016

El control es una funcin administrativa: es la fase del proceso administrativo que mide y
evala el desempeo y toma la accin correctiva cuando se necesita. de este modo, el
control es un proceso esencialmente regulador. La aplicacin de un control en las empresas
busca atender dos finalidades principales: Corregir fallas o errores existentes y prevenir
nuevas fallas o errores en los procesos.

El conocer con oportunidad los acontecimientos, permitir estar en posibilidad de planear la

llegada de stos, y su comportamiento dentro de las obras o la empresa en su conjunto,
aprovechando las oportunidades y evitando las debilidades que se tienen en el presente,
para que el futuro no tome por sorpresa a la empresa.

Sin embargo, todo control tiene un costo por lo que se tiene que evaluar este costo contra el
beneficio que producir a la empresa. Se hace un anlisis de los parmetros ms
importantes para la seleccin de los controles necesarios para una buena administracin,
haciendo hincapi en los siguientes aspectos:

El control como proceso administrativo

Etapas del control de obras y establecimiento de controles
La planeacin, la organizacin y la integracin en la implementacin de controles.
La operacin de controles.
El control presupuestal.
Costos y gastos controlables y no controlables
Reduccin de costos y control de costos

EL CONTROL COMO PROCESO ADMINISTRATIVO

El control es una parte muy importante del proceso administrativo y que implica realizar
una supervisin o vigilancia para ejercer todos los dems pasos de dicho proceso, como son
la planeacin, la organizacin y la direccin, y que de esta manera se d una eficaz
administracin.

El control, es la recoleccin sistemtica de datos, para conocer la realizacin de los planes,

todo control implica, necesariamente, la comparacin de lo obtenido con lo planeado. Para
toda empresa constructora el control es una herramienta.
CONTROL DESDE EL PUNTO DE LA ADMINISTRACIN DE OBRAS

Dentro del proceso administrativo de las obras de edificacin, cualquiera que sea su
clasificacin, segn nmero de etapas, siempre encontraremos al control como una de ellas,
iniciando o cerrando este proceso para fines tcnicos.

Al referirnos al control desde el punto de vista de la Administracin de obras de edificacin

podemos decir que: Control, es el conjunto de normas de procedimientos que estn
incluidos en la estructura de una obra o una empresa y que tiene como objeto la
comprobacin o verificacin automtica de las operaciones propias de la misma, para evitar
errores, proteger a las personas y activos, y por ltimo, la obtencin de informacin real y
oportuna con el fin de lograr eficientemente las metas fijadas de antemano. En esta
definicin encontramos como fines del control de obras:

a) La eficiencia: que estar dada por el cumplimiento de las especificaciones, atributos

y propiedades que se desean del producto, y est directamente relacionada con el
desempeo de la empresa a travs del conjunto de normas de procedimientos
incluidos en su estructura, as como de los controles que realice.
b) La seguridad para activos y personas. Dentro de los fines del control estar la
prevencin, el evitar errores, anticipndose para dar seguridad tanto al personal
como a la obra misma.
c) La informacin real y oportuna: los controles tendrn como fin que las
inspecciones, vigilancias, revisiones, registros y observaciones, provean a la
empresa de todos los datos relevantes que se requieran para anticipar cualquier
contratiempo que pueda presentarse. dando por resultado de todo lo anterior el
grado de empuje, y vigencia de la empresa.

ETAPAS DEL CONTROL DE OBRAS

1. La primera fase del control de obra es la implementacin de normas o estndares a

cumplir. Esta actividad es parte de la Previsin y Planeacin y, en s misma, la
planeacin implica un alto contenido de control.
2. El siguiente paso ser la organizacin, integracin y operacin de los controles en la
obra.
 3. A continuacin, y para que stos sean debidamente aprovechados, al finalizar el
proceso administrativo de cada etapa o partida, tenemos que analizar e interpretar
los resultados obtenidos.
4. Con la interpretacin y anlisis de resultados, podemos efectuar las correcciones de
las desviaciones, errores u omisiones, con lo cual establecemos nuevas normas y
estndares, o bien, confirmamos y perfeccionamos los anteriores. De esta forma
volvemos a iniciar el proceso administrativo.

ESTABLECIMIENTO DE CONTROLES

El establecimiento de los controles implica labores de previsin, planeacin, organizacin e

integracin.

En cuanto a la previsin, sta nos indica:

a) Qu podemos y debemos controlar.

b) Cules sern los controles ms adecuados.
c) Determinar si es posible lograr los fines de los controles.
d) Si estarn justificados los costos de cada control.
e) si las normas o estndares a perseguir sern posibles de alcanzar.
f) si los objetivos del control sern a corto o mediano plazo.

La previsin nos ayuda a determinar cules sern los factores a controlar y la utilidad que
podemos obtener de cada uno de los controles por implantar, o para determinar cules son
los fines de cada control.

Del estudio de las alternativas de los posibles controles de la construccin, debemos de

determinar que sean los ms adecuados a las necesidades y posibilidades econmicas de la
obra.

En muchas ocasiones se elige entre varios instrumentos de control el que ofrece mayor
seguridad, informacin, precisin, etc., sin tomar en consideracin que en ciertas reas y en
determinadas funciones, no es necesario obtener un alto grado de seguridad, informacin,
precisin, rapidez, etc. por lo que es importante observar que el costo y tiempo destinado al
control, debern ser acordes a los beneficios y necesidades reales de lo que se pretende.

LA PLANEACIN EN LA IMPLEMENTACIN DE CONTROLES

De las decisiones que tomemos, depender la eficiencia de nuestros controles. En esta etapa
se han de fijar polticas, que servirn posteriormente para la operacin de los controles.
Estas polticas expresaran las metas de cada control. Posteriormente se han de determinar
los procedimientos a seguir para cada uno de nuestros controles.

En esta determinacin se debe consultar a los tcnicos de cada una de las ramas o funciones
a controlar en la obra. Estos procedimientos debern estar perfectamente unificados y
coordinados. En esta se debe pensar en el factor tiempo.

ORGANIZACIN DE LA IMPLEMENTACIN DE CONTROLES

Para implementar los controles de obra hay que designar cules sern las funciones, las
atribuciones y las responsabilidades de las personas que intervendrn tanto en las
operaciones controlables, como en las de control de dichas operaciones.

Al hablar de responsabilidad, se debe suponer que existen jerarquas y divisin de

actividades, dirigidas por alguien que ser el que las coordine a todas ellas.

INTEGRACIN EN LA IMPLEMENTACIN DE CONTROLES

Al hablar de planeacin, indicamos que es en esta etapa, en la que se deben elegir cules
sern los instrumentos de control de la obra ms adecuados. La integracin tiene por objeto
dotar a la obra de construccin de los recursos humanos, materiales y econmicos, y de que
esos componentes elegidos en la etapa de planeacin, se introduzcan y adapten a las
necesidades de los procesos y tcnicas de realizacin previamente determinados y a los
fines de la empresa.

OPERACIN DE CONTROLES

Consideramos que la operacin de controles, es una funcin de la direccin de la empresa.

La direccin tiene como labor principal, la coordinacin de todos los integrantes de una
obra para lograr las metas fijadas en la forma ms acertada, teniendo como base los
principios fundamentales de la administracin, que son:

a) La Supremaca del fin.

b) La Eficacia.
La operacin de controlar debe coadyuvar a la obtencin de las metas, sealando
oportunamente cualquier desviacin, con el objeto de alcanzarlas eficientemente. La
eficiencia la podemos obtener en el ahorro de esfuerzo, tiempo y costo.

Para la operacin de los controles de la obra, es necesaria la delegacin de la autoridad en

aquellas cosas en que los controles sean desarrollados por especialistas (Contadores,
Ingenieros, etc.) As como en cualquier otro caso, en el cual la actividad de controlar deba
ser realizada por subordinados.

La comunicacin de las normas de control tambin forma parte de la operacin de controles

de obra, siendo imposible su realizacin sin el conocimiento de normas y estndares. La
comunicacin comprende todos los sistemas de informacin que sirven como instrumentos
del control, ejemplo: Especificaciones, Procedimientos, Normas, Presupuestos,
Estadsticas, programas, etc.

Dentro de toda la gama de controles que se pueden establecer en las obras de edificacin, el
control de costos ocupa actualmente un lugar predominante si se quiere ser competitivo en
el mercado de esta industria. Aqu encontramos, que el control de costo de edificacin se
subdivide bsicamente en:

a) Control de Costo Indirecto.

b) Control de Costo directo.

CONTROL PRESUPUESTAL

Los proyectos de construccin tienen una identidad propia, es decir que cada obra presenta
rasgos caractersticos distintivos con respecto a las obras restantes elaboradas por la misma
empresa; ms an, muy frecuentemente puede ser nica. Normalmente se trata de obras de
construccin de apreciable importancia, con un presupuesto delimitado, y con una duracin
que suele prolongarse en el tiempo por meses o aos y que presentan momentos definidos
que marcan su comienzo y su conclusin y las etapas inmediatas de su desarrollo.

La amplia utilidad de los presupuestos de construccin, de inversiones permanentes o

financieras, como herramientas de administracin y control de costos permiten lograr
beneficios respecto a cada proyecto u obra de construccin y por lo tanto la rentabilidad de
la compaa constructora.

Los presupuestos se elaboran para la obtencin de un contrato de obra, ejerciendo un

control sobre su ejecucin durante todo el periodo de construccin hasta el finiquito de la
obra.

Se puede sealar que para que exista control en un presupuesto de obra, deben existir
cuantificaciones con nmeros generadores, estudios de rendimientos y anlisis de precios
unitarios, que sirvan de parmetros o estndares establecidos, y que sern ms tiles en
tanto ms precisos sean, de tal manera que habr control si lo que obtenemos se valora y
compara contra lo esperado, por lo que es muy til el utilizar presupuestos puntuales que
permitan actuar de inmediato con decisiones oportunas y parmetros confiables.

Este control requiere establecer una secuencia que se muestra a continuacin:

DISEO DEL CONTROL PRESUPUESTAL

El conocimiento del comportamiento del costo, es decir, la respuesta de un costo a

diferentes volmenes de la produccin, resulta esencial en la planificacin y el control de
costos. Puede analizarse el comportamiento del costo en una obra especfica, o ya sea desde
el ngulo ventajoso de la empresa en su conjunto. El comportamiento del costo plantea un
aspecto prctico: al aumentar o disminuir los volmenes de construccin en una obra
determinada con cada gasto asignado a esa obra. Cuando los gastos se miran en relacin
con los cambios en la produccin, surgen tres distintas categoras de costos: Fijos, variables
y semi-variables.
El control presupuestal consiste en la comparacin de lo que planeamos y lo que se hizo en
realidad, pero bajo un plan peridico, sistemtico y programado, que nos permita analizar
las variaciones que se presentan, tanto favorables como desfavorables, evaluando si se
apegan a las polticas establecidas y estn dentro de los rangos de flexibilidad y tolerancia
aceptables, considerando las variables supuestas.

COSTOS Y GASTOS CONTROLABLES Y NO CONTROLABLES

La diferenciacin entre costos y gastos controlables y no controlables est ntimamente

relacionada con la clasificacin de costos y por reas de responsabilidad. Los gastos
controlables son aquellos que se encuentran sujetos a la autoridad y responsabilidad de una
persona especfica (Ejemplo: residente de obra, jefe de compras, etctera). Debe tenerse
cuidado al respecto, porque la clasificacin de una partida de gasto como controlable o no
controlable debe hacerse dentro de un marco especfico de responsabilidad y de tiempo.

El concepto de controlabilidad es til para control de los costos y gastos, si la clasificacin

de los costos se relaciona con un responsable especfico de la obra. Cada costo y gasto en
una obra determinada debe ser claramente identificado, bien sea como controlable o como
no controlable, dentro de esa obra. En la aplicacin de este concepto tal vez convenga,
ocasionalmente, establecer dos cuentas para un determinado tipo de gasto, en una obra, ya
que las compras casi nunca son responsabilidad del residente o responsable de los trabajos.

Es importante que todos los gastos se incluyan en algn informe de desempeo y se

identifiquen como responsabilidad de un gerente especifico. Una obra en particular, debe
presentarse como controlable en el informe de desempeo para un responsable de nivel ms
alto (gerencia).

REDUCCIN DE COSTOS Y CONTROL DE COSTOS

Los programas de reduccin de costos se dirigen a esfuerzos especficos para reducir los
costos (o los gastos), por medio de la seleccin de proveedores, compras de volumen,
mejoras en los mtodos, predisponer el flujo del trabajo y simplificar los procedimientos.

El control de costos incluye la reduccin de costos. En un sentido ms concreto, el control

de costos puede concebirse como los esfuerzos de la administracin, que debe acometer el
problema de los costos de varias maneras, como programas de reduccin de costos,
planificacin de costos y atencin constante a las decisiones generadoras de costos. A
menudo, es recomendable atender por separado los conceptos de reduccin de costos y
control de costos.

Es conveniente, para un control de costos efectivo, comparar los costos totales reales con:

1. Costos totales presupuestados.

2. Costos totales estndares.
3. Costos totales reales de trabajos anteriores.
4. Costos unitarios reales de otras obras o de la competencia.

CUENTAS PARA EL CONTROL DE COSTOS DE PRODUCCIN

La contabilidad de costos utiliza las siguientes cuentas para el control de los costos:

Materiales: Directos, indirectos y suministros.

Mano de Obra: Directa e indirecta.
Costo de maquinaria y equipo.
Gastos Indirectos de construccin.
Inventario de obras en proceso
Inventario de trabajos u obras terminadas.
Costo de la obra realizada.

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