Sunteți pe pagina 1din 67

Modulul: Corespondena n administraie i secretariat

MINISTERUL EDUCAIEI CERCETRII I TINERETULUI

Proiectul Phare TVET RO 2005/017-553.04.01.02.04.01.03

MEdCTCNDIPT / UIP

CORESPONDENA N ADMINISTRAIE I
SECRETARIAT

DOMENIUL: SERVICII

CALIFICAREA: TEHNICIAN N ADMINISTRAIE

NIVELUL: 3

Acest material a fost elaborat prin finanare Phare n proiectul de Dezvoltare instituional a
sistemului de nvmnt profesional i tehnic

Noiembrie 2008

Domeniul: Servicii 1
Calificarea: Tehnician n administraie
Modulul: Corespondena n administraie i secretariat

AUTOR:

Tanislav Cristina, profesor Colegiul Economic Ion Ghica Targoviste

CONSULTAN:

Ivan Mykytyn, expert WYG Internaional

tefanescu Mihaela- expet CNDIPT

Domeniul: Servicii 2
Calificarea: Tehnician n administraie
Modulul: Corespondena n administraie i secretariat

Cuprins
INTRODUCERE...........................................................................4

COMPETENE.............................................................................5

OBIECTIVE.................................................................................6

INFORMAII PENTRU PROFESORI.................................................7

FIE DE REZUMAT....................................................................12

CUVINTE CHEIE/GLOSAR...........................................................15

INFORMAII PENTRU ELEVI.......................................................16

ACTIVITI DE NVARE..........................................................19

SOLUII DE ACTIVITATE.............................................................43

BIBLIOGRAFIE..........................................................................47

ANEXE .....................................................................................................
.................................48

Domeniul: Servicii 3
Calificarea: Tehnician n administraie
Modulul: Corespondena n administraie i secretariat

Calificrile pentru LICEUL TEHNOLOGIC sunt prezentate pentru prima dat ntr-un mod
unitar, fiind cuprinse ntr-un STANDARD DE PREGTIRE PROFESIONAL (SPP), care va garanta
pregtirea unitar a tuturor elevilor i adulilor care doresc s obin calificarea.

Elaborarea Curriculum-ului pornete de la Standardul de pregtire profesional, pentru


calificarea de nivel 3, Tehnician n administraie.

Auxiliarele curriculare sunt destinate elevilor de liceu tehnologic, calificare de nivel III, precum
i profesorilor implicai n pregtirea acestora .Acest material cuprinde informaii ce vin in sprijinul
profesorului i al elevului. El ofer sugestii metodologice pentru activitile propuse elevilor, incluznd
i exemple rezolvate de exerciii i aplicaii. Fiele de documentare pe care le gsim la anexe pot fi
utilizate de ctre profesor ca folii de prezentare pentru retroproiector sau pot fi utilizate ca fie
conspect, atunci cnd activitatea elevilor se organizeaz pe grupe.

Fiele reprezint un alt mod de organizare i structurare a coninuturilor tiinifice, mult mai atractiv
pentru elevi i mai uor de utilizat n activitatea de predare-nvare.

Informaiile pentru profesor conin o serie de formulare utile profesorului, dar i elevului, formulare
care pot fi utilizate exact aa cum au fost gndite sau pot constitui model pentru elaborarea altor
materiale:

fia de descriere a activitilor


fia de feed-back a activitii
plan de aciune
fia de analiz
sugestii metodologice

Toate activitile i exerciiile propuse elevului spre rezolvare urmresc atingerea criteriilor de
performan n condiiile de aplicabilitate descrise n Standardele de pregtire profesional.

Activitile prezentate n acest ghid pregtesc elevii n vederea evalurii competenelor din unitile
de competen prin probele de evaluare prevzute n standarde. De asemenea, ghidul cuprinde o
varietate de tipuri de evaluare, inclusiv evaluarea individual / de grup a elevilor i autoevaluarea.
Sunt luate n considerare diferite stiluri de nvare i include activiti / materiale pentru lucru
difereniat, care are rolul de a demonstra progresul nregistrat n procesul de nvare.

Domeniul: Servicii 4
Calificarea: Tehnician n administraie
Modulul: Corespondena n administraie i secretariat

Competene

UC : Corespondena n administraie i
secretariat
C1: Analizeaz corespondena

C2: Redacteaz scrisori oficiale.


C3: Editeaz documente
Obiective
oficiale
uzuale
C4: Monitorizeaz corespondena

Domeniul: Servicii 5
Calificarea: Tehnician n administraie
Modulul: Corespondena n administraie i secretariat

OBIECTIVE

S sorteze corespondena conform criteriilor generale


de ntocmire i emitere

S utilizeze stilul i particularitile lexicale i


gramaticale specifice corespondenei oficiale.

S utilizeze elementele caracteristice ale structurii


scrisorilor oficiale.

S redacteze principalele tipuri de scrisori oficiale.

S redacteze diferitele categorii de cereri

S aplice corect elementele structurale

S redacteze documentele cu caracter juridic.

S redacteze actele doveditoare ce se elibereaz la


cerere

S ntocmeasc documentele cu caracter intern

S aleag modalitile de expediere in funcie de tipul


corespondenei (scrisori, colete, tipizate, statistici).

S nregistreze corespondena intrat i ieit

S utilizeze modalitile de clasare i arhivare

Domeniul: Servicii 6
Calificarea: Tehnician n administraie
Modulul: Corespondena n administraie i secretariat

Informaii pentru profesori


Felul n care profesorul i desfoar activitile sau orele va influena de o manier decisiv
participarea i reacia elevului. Urmtoarele atitudini contribuie de obicei la desfurarea unor
ore/activiti eficace:

asigurai-v c activitatea ncepe la timp i c toi elevii se implic de la nceput


asigurai-v c obiectivele activitii le sunt dinainte clare tuturor elevilor
asigurai-v c suntei deja familiar cu abilitile diferite ale elevilor
asigurai-v c elevii realizeaz care sunt obiectivele personale i de grup pn la sfritul
activitii sau orei
asigurai-v c munca este dus la bun sfrit atunci cnd i unde trebuie
asigurai-v c toi elevii sunt ateni
n activiti cu ntreaga clas, asigurai-v c nu i se acord atenie unui singur elev sau unui
grup restrns
Apreciai n continuu efortul depus, fcnd comentarii i reacionnd la performana elevului
Punei ntrebri detaliate pentru a facilita dialogul i a ncuraja elevul s vin cu observaii,
explicaii i descrieri
Lsai elevii s cear ajutor
inei ocupai toi elevii, punndu-i s dea socoteal de felul n care i folosesc timpul

Pentru ca elevii s dobndeasc competenele specificate n standardele de pregtire


profesional, trebuie s aib posibilitatea de a face practic. Aceast experien practic poate fi
dobndit prin orele de practic profesional desfurate la agentul economic, dar si n cadrul
laboratoarelor prin Firma de exerciiu Acest lucru este important, deoarece greelile fcute pe
parcursul instruirii practice nu vor avea urmri nedorite de ordin financiar i nu vor afecta clienii, aa
cum s-ar ntmpla dac elevii ar face practic la agentul economic. Elevii ar fi capabili s i asume
desfurarea unei game mai largi de activiti la locul de munc, similar muncitorilor cu nivelul 3 de
calificare, n loc s ndeplineasc doar sarcini de rutin, care nu permit dezvoltarea sau testarea
tuturor competenelor. Astfel, elevii ar trebui s fie mai bine pregtii i motivai pentru primul loc de
munc

Firma de exerciiu este un concept didactic, bazat pe nvarea prin practic. Este o simulare a
unei firme reale, care poate fi realizat prin implicarea direct a unui profesor coordonator.

O firm de exerciiu este o firm simulat, care oglindete operaiunile lumii afacerilor reale, n
ramura aleas. Este un concept didactic, o imitaie a unei situaii profesionale reale, cu obiective
educaionale.

Domeniul: Servicii 7
Calificarea: Tehnician n administraie
Modulul: Corespondena n administraie i secretariat

Reeaua creat de firmele de exerciiu care i desfoar activitatea n coli, organizat i


condus de Centrala Firmelor de exerciiu, inclus n reeaua internaional a Firmelor de Exerciiu,
rspunde cerinelor economiei naionale i mondiale printr-un nvmnt orientat la maximum ctre
pregtirea practic.

Acesta este dirijat spre individ i dezvoltarea personalitii lui. n firmele de exerciiu se
creeaz, pe ct posibil, interconexiunile cele mai apropiate de realitate care se stabilesc ntre oameni,
n cursul desfurrii diferitelor tipuri de activiti specifice procesului de producie dintr-o companie.

Acest model creeaz posibiliti nelimitate pentru realizarea proceselor active i de dezvoltare,
de creare de legturi reciproce, att ntre membrii colectivului ct i ntre diferitele firme din tar i din
strintate .

Locul de desfurare a activitii firmei de exerciiu este un cabinet dotat cu mobilier


corespunztor, cu echipamente necesare nvrii, pentru efectuarea de operaii economice i
comerciale care s simuleze activitatea unei firme din sfera economic real.

Scopul firmei de exerciiu este ca elevii s dobndeasc competene cheie, care s le permit
s se realizeze cu succes n lumea real.

Scopul si sarcinile educative ale firmei de exerciiu se realizeaz prin :

Simularea proceselor de lucru dintr-o ntreprindere ;


Realizarea unei legturi nemijlocite ntre teorie i practic ;
Aplicarea n practic a cunotinelor de la diverse discipline i module de studiu;
Cooperarea ntre elevi;
Acionarea n situaii neobinuite;
Se lucreaz ntr-un centru antreprenorial - care este un simulator de birou modern.

Profesorii au un rol hotrtor n procesul de pregtire IN sau PRIN intermediul Firmei de


exerciiu. Ei trebuie sa aib aptitudini i cunotine de comer i de management. Conductorii
de Firme de exerciiu sunt consultani i organizatori ai procesului de pregtire i trebuie s
stpneasca principiul pregtirii orientate spre partea practica. Sarcini ale profesorilor coordonatori de
firm de exerciiu:

Atunci cnd stabilii ce sarcini pot s ndeplineasc elevii, putei considera utile urmtoarele sugestii:
Gndii-v la sarcini care se axeaz pe problemele reale aprute la un loc de munc
Planificai sarcini variate, acoperind toate rolurile i funciile care trebuie ndeplinite
(standardele de pregtire profesional sunt utile n aceast etap)
Includei sarcini care integreaz mai multe competene

ncurajai tipurile de sarcini care impun interaciune ntre angajai i clieni (prin joc de rol)

Domeniul: Servicii 8
Calificarea: Tehnician n administraie
Modulul: Corespondena n administraie i secretariat

Insistai ca rezultatele s fie obinute ntr-un mediu similar celui de la locul de munc

Permitei elevilor s stabileasc ei cine va ndeplini o anumit sarcin i cnd, nu le alocai


dumneavoastr sarcinile

Stabilii criterii de performan clare pentru finalizarea sarcinilor ncurajai elevii s se implice
n stabilirea acestora i s se autoevalueze n funcie de ele

Integrai competenele din unitile de abiliti cheie n cadrul sarcinilor, mai ales pe cele
predate n discipline distincte, cum sunt informatica sau limbile strine.
Lsai elevii s decid cum ar trebui rezolvate problemele nu le dai toate rspunsurile
despre ce anume trebuie s fac, cine trebuie s fac, etc. Acetia sunt elevi de nivelul 3 i ar trebui
s fie deja capabili s i rezolve singuri problemele. La locul de munc se ateapt din partea lor s
aib iniiativ.
Metode de evaluare
Portofoliul este un instrument modern de evaluare, care ofer profesorului posibilitatea de a emite o
judecat de valoare, bazat pe un ansamblu de rezultate; elevii devin parte a sistemului de evaluare i
pot s-i urmreasc pas cu pas propriul progres.
Portofoliul elevului ar putea fi prezentat sub forma unui dosar n care se vor aduga diferite materiale;
pe prima pagin, elevul i va trece numele, disciplina, anul colar, coala, clasa, numele profesorului.
Modul de prezentare trebuie s fie flexibil. Portofoliul poate cuprinde: schie, creaii proprii, lucrri
scrise, teste, referate, eseuri, plane, .a. Este important ca portofoliul unui elev s conin fie de
autoevaluare, aprecieri de tip eseu, scrise de profesor. Dosarul mai poate cuprinde reflecii personale
ale elevului, de exemplu:

Am lucrat cel mai uor cnd _________________________________


Rezultatul muncii n echip m satisface / nu m satisface pentru
c _____________________________________________________

Referatul
Produsele alese pentru portofoliul meu m reprezint !?
este un instrument de evaluare care permite o apreciere nuanat a nvrii i
identificarea unor elemente de performan individual a elevului.

Ca instrument de evaluare, referatul prezint urmtoarele caracteristici:

are un pronunat caracter formativ i creativ

are un profund caracter integrator

permite abordarea unor domenii noi, ce reprezint extinderi ale coninutului, n msura n care
tematica propus este interesant, justificat didactic

se pot realiza conexiuni cu alte obiecte de nvmnt

Domeniul: Servicii 9
Calificarea: Tehnician n administraie
Modulul: Corespondena n administraie i secretariat

are un caracter sumativ, angrennd cunotine, priceperi, abiliti i atitudini diverse, acumulate pe
parcursul unei perioade mai ndelungate de nvare

pot fi exersase n mod organizat activiti de cercetare bibliografic independent, care sunt utile
n formarea ulterioar i n educaia permanent

Proiectul este un instrument de evaluare complex, recomandat pentru evaluarea sumativ. n


timpul realizrii proiectului sunt evaluate urmtoarele capaciti/ competene:

alegerea metodele de lucru

msurarea i compararea rezultatelor

utilizarea corespunztoare a bibliografiei, materialelor i a echipamentelor

corectitudinea i acurateea tehnic

organizarea ideilor i materialelor ntr-un raport

calitatea prezentrii

Titlul/ subiectul este ales de ctre profesor, elevi sau mpreun, profesor-elevi. Este important ca
elevii:

s aib un anumit interes pentru subiectul respectiv;

s cunoasc dinainte unde i vor gsi resursele materiale;

s fie nerbdtori pentru a crea un produs de care s fie mndri;

s spere c prinii vor fi nelegtori i interesai de subiect.

Proiectul poate fi individual sau de grup. Pe perioada de realizare a proiectului, elevul are
consultri permanente cu profesorul. Proiectul se ncheie n clas, prin prezentarea n faa colegilor a
unui raport asupra rezultatelor obinute i a produsului realizat, dac este cazul.

Domeniul: Servicii 10
Calificarea: Tehnician n administraie
Modulul: Corespondena n administraie i secretariat

Competene Obiective Activiti de nvare


C1.Analizeaz S sorteze corespondena conform criteriilor Activitatea 1.1
coresponden generale de ntocmire i emitere Activitatea 1.2
S utilizeze stilul i particularitile lexicale i
gramaticale specifice corespondenei oficiale. Activitatea 1.3
S utilizeze elementele caracteristice ale
structurii scrisorilor oficiale.

Activitatea 2.1
S redacteze principalele tipuri de scrisori
C2.Redacteaz Activitatea 2.2
oficiale.
scrisori oficiale S redacteze diferitele categorii de cereri Activitatea 2.3
S aplice corect elementele structurale Activitatea 2.4
Activitatea 2.5
Activitatea 2.6
Activitatea 2.7
Activitatea 2.8
Activitatea 2.9

S redacteze documentele cu caracter juridic.


C3.Editeaz Activitatea 3.1
S redacteze actele doveditoare ce se
documente elibereaz la cerere Activitatea 3.2
oficiale uzuale S ntocmeasc documentele cu caracter Activitatea 3.3
intern

S aleag modalitile de expediere in funcie


C4.Monitorizeaz de tipul corespondenei (scrisori, colete, tipizate,
coresponden statistici). Activitatea 4.1
S nregistreze corespondena intrat i ieit Activitatea 4.2
S utilizeze modalitile de clasare i arhivare

Domeniul: Servicii 11
Calificarea: Tehnician n administraie
Modulul: Corespondena n administraie i secretariat

Fi de progres colar
Fiele de rezumat ale modulului ofer cadrelor didactice i elevilor mijloace de nregistrare a
progresului.

nregistrrile exacte reprezint un aspect important al administrrii procesului de nvare, i poate de


asemenea ajuta la informarea i motivarea elevilor. Elevii ar trebui s fie ncurajai s-i evalueze
propriul proces de nvare comentnd cu privire la arii care le-au plcut sau nu la un anumit subiect.
Aceste comentarii pot oferi cadrelor didactice informaii valoroase referitoare la arii care cauzeaz
dificulti elevilor.

Elevii ar trebui de asemenea s fie ncurajai s i asume rspunderea pentru procesul de nvare.
Elevul care i asum responsabilitatea pentru aspecte ce in de nregistrare pot contribui la acest
obiectiv.

Exemplu de copert de fi de rezumat de mai jos include o prim pagin a rezumatului progresului
nregistrat de elev. Acest fapt poate fi folositor att pentru elev ct i pentru profesor i poate ajuta la
motivarea elevilor oferindu-le o indicaie vizual clar a progresului pe care l-au fcut.

Exemplu de copert de fi de rezumat

Titlul modulului

Numele
elevului:

Data Data finalizrii:


nceperii:

Competene Activitate de nvare Data ndeplinirii Verificat

Competena 1 Denumirea sau alt Data la care obiectivul Semntura


Detalii precizare referitoare la nvrii a fost ndeplinit profesorului
referitoare la activitatea de nvare
competena
care se
dezvolt.

Competena 2

Detalii

Domeniul: Servicii 12
Calificarea: Tehnician n administraie
Modulul: Corespondena n administraie i secretariat

referitoare la
competena
care se
dezvolt.

Exemplu de fi de rezumat activitate

O precizare pentru fiecare activitate de nvare.

Competen Activitate de Obiectivele


Realizat
nvare nvrii

Detalii Denumirea sau alte Obiectivul(ele) Data la care


referitoare la precizri referitoare la activitii de nvare obiectivul
competena activitatea de nvare nvrii a fost
Aceast activitate
care se ndeplinit
va
dezvolt.
Comentariile elevului

De exemplu:

Ce le-a plcut referitor la subiectul activitii.

Ce anume din subiectul activitii li s-a prut a constitui o


provocare.

Ce mai trebuie s nvee referitor la subiectul activitii.

Ideile elevilor referitoare la felul n care ar trebui s-i


urmreasc obiectivul nvrii.

Comentariile profesorului

De exemplu:

Comentarii pozitive referitoare la ariile n care elevul a avut


rezultate bune, a demonstrate entuziasm, s-a implicat total,
a colaborat bine cu ceilali.

Ariile de nvare sau alte aspecte n care este necesar


continuarea dezvoltrii.

Ce au stabilit elevul i profesorul c ar trebui s fac elevul


n continuare lund n considerare ideile elevului despre
cum le-ar plcea s-i urmeze obiectivele nvrii.

Domeniul: Servicii 13
Calificarea: Tehnician n administraie
Modulul: Corespondena n administraie i secretariat

Aceast list de termeni va fi folositoare elevului la absolvirea modulului.


Elevii vor gsi i ali termeni care nu sunt inclui i-i vor aduga la sfritul listei.
Glosarul va fi ataat portofoliului personal al elevului.

Adres Ansamblul indicaiilor privind destinaia, nscrise pe o trimitere potal


pentru a putea fi predat destinatarului

Aviz de primire Document prin care expeditorului i se confirm faptul c trimiterea


potal a fost livrat destinatarului

Destinaie Locaia ctre care se ndreapt un scrisoare

Email (var. e-mail) Posta electronica.

Feedback cuvnt din limba engleza, `feedback` este un termen uzual in


paginile de Internet, care nseamn prere sau opinie. In cadrul sistemului
Goovel, clienii care au rezervat final una din ofertele unui agent turistic nscris
in acest sistem i pot expune prerea lor despre acea tranzacie precum si
despre agentul turistic care a efectuat acea rezervare. mai multe detalii

Domeniul: Servicii 14
Calificarea: Tehnician n administraie
Modulul: Corespondena n administraie i secretariat

Acest material este destinat


elevilor din Domeniul Servicii, Calificarea Tehnician n administraie , Nivel de calificare 3
Vi se solicit s obinei informaii din sursele bibliografice de referin i s ndeplinii anumite
activiti la intervale regulate. Toate activitile ndeplinite cu succes pot fi folosite drept dovezi
suplimentare pentru portofoliul vostru care trebuie s fie ct mai complet pentru c evaluarea
competenelor profesionale s fie ct mai adecvat.

Pentru a beneficia n ntregime de aceast abordare flexibil a procesului de nvare v sftuim


s consultai ct mai multe materiale de referin i s elaborai o lucrare cuprinztoare pentru
evaluarea formal

Atunci cnd avei activiti n echip se evalueaz:

Organizarea general a muncii n echip


Eficacitatea managementului timpului i sarcinilor
Eficacitatea adoptrii rolurilor n echip
Eficacitatea n rezolvarea problemelor
Eficacitatea diferitelor metode de lucru
Monitorizarea eficacitii echipei
Atitudinile individuale
Nivelul de dobndire a abilitilor
Nivelul cunotinelor acumulate
Modul n care membrii echipei au depit problemele care au intervenit lucrnd ca echip
Ce ar face altfel i de ce
Msura n care produsul se conformeaz standardelor convenite
Conformitatea produsului cu standardele
Conceptul estetic al produsului
Finisarea produsului, dac este cazul
Adecvarea produsului la scopul pentru care a fost fabricat.

Domeniul: Servicii 15
Calificarea: Tehnician n administraie
Modulul: Corespondena n administraie i secretariat

Metode de evaluare

Evaluarea de ctre colegi, supravegheat (consens colectiv)


Raport n scris individual
Interviu individual
Observarea de ctre profesor

MATERIALE CE POT FI INTRODUSE NTR-UN PORTOFOLIU

Teste,
Teste, lucrri
lucrri Rapoarte
Rapoarte despre
despre proiecte
proiecte de
de
scrise
scrise corectate
corectate grup,
grup, cu
cu comentariile
comentariile privind
privind
contribuia
contribuia personal
personal
Versiuni
Versiuni schiate,
schiate,
revizuite
revizuite i
i finale
finale Glosar
Glosar de
de
ale
ale unor
unor lucrri
lucrri termeni
termeni

Activiti
Activiti
independente
independente dede
Referate,
Referate,
nvare
nvare eseuri
eseuri

Autoevaluri
Autoevaluri i
i Schie,
Schie, plane,
plane,
evaluri
evaluri n
n creaii
creaii proprii
proprii
pereche
pereche

Listele
Listele de
de verificare
verificare Recenzii
Recenzii ale
ale unor
unor
complete
complete ale
ale expoziii
expoziii de lucrri
de lucrri
profesorului
profesorului personale
personale

Domeniul: Servicii 16
Calificarea: Tehnician n administraie
Modulul: Corespondena n administraie i secretariat

Foarte important!
Citii cu atenie toate cerinele nainte de a ncerca s le rezolvai activitile!
Dac observai vreo problem la una din cerine, aducei acest lucru n atenia
profesorului nainte de a ncepe proba.
nainte de a ncepe lucrul, asigurai-v c dispunei de toate materialele necesare.
Dac nu ai neles sau dac nu tii cum s rezolvai sarcina de lucru, solicitai
sprijinul profesorului care v ndrum.
Rezolvai toate sarcinile date!
Profesorul va ine evidena exerciiilor i problemelor pe care le-ai rezolvat i a
activitilor pe care le-ai desfurat i va evalua progresul realizat.

Domeniul: Servicii 17
Calificarea: Tehnician n administraie
Modulul: Corespondena n administraie i secretariat

Domeniul: Servicii 18
Calificarea: Tehnician n administraie
Modulul: Corespondena n administraie i secretariat

Activiti de nvare

UC : Corespondena n administraie i secretariat


C1: Analizeaz corespondena

Lucrul individual

Sortarea corespondenei
o Modulul: Coresponden n administraie i secretariat
o Timp de lucru 10 minute

o Obiectivul activitii: Aceast activitate v ajut s nvai regulile de sortare a


scrisorilor comerciale

o Nume i prenume elev __________________________________.

o Data__________________________

o Surs de documentare: anexe - fisa documentara 1

Enumerai criteriile de sortare a corespondenei.


Scriei rspunsurile n csuele de mai jos

_1.___________
______________
__
6.__________
____________
2.__________
____________ ____________
___________ ______
SORTAREA

CORESPONDENTEI
5._________
___________ 3.__________
_________ ____________
4.__________
____________ ____________
____________

Domeniul: Servicii 19
Calificarea: Tehnician n administraie
Modulul: Corespondena n administraie i secretariat

Lucrul individual

Sortarea corespondenei
o Modulul: Coresponden n administraie i secretariat
o Timp de lucru 10 minute
o Obiectivul activitii: Aceast activitate v va ajuta s nvai formele textuale ale
corespondenei oficiale

o Nume i prenume elev __________________________________.

o Data__________________________

o Surs de documentare: anexe - fia documentar 2

Completai spaiile libere


Formele textuale corespondenei oficiale pot fi:
:

_________________________________________________________________
Normative: _________________________________________________________________

_________________________________________________________________
De documentare: _________________________________________________________________

_________________________________________________________________
_________________________________________________________________

De informare:

_________________________________________________________________
De serviciu:
_________________________________________________________________

_________________________________________________________________
De coresponden: _________________________________________________________________

Domeniul: Servicii 20
Calificarea: Tehnician n administraie
Modulul: Corespondena n administraie i secretariat

Lucrul individual

- Test de evaluare
o Modulul: Coresponden n administraie i secretariat
o Timp de lucru: 20 minute

o Nume i prenume elev __________________________________.

o Data__________________________

o Surs de documentare: anexe - fia documentar 2

ncercuii rspunsul corect:

1. Legile i decretele au ca form textual: 2p

a) de documentare

b) normative

c) de serviciu

d) de coresponden

2. Telegrama i anunul au ca form textual: 2p

a) de documentare

b) de informare

c) de serviciu

d) de coresponden

3. Scrisoarea i oferta au ca form textual: 2p

a) de documentare

b) de informare

c) de serviciu

d) de coresponden

4. Factura i diploma au ca form textual: 2p

a) de documentare

b) de informare

Domeniul: Servicii 21
Calificarea: Tehnician n administraie
Modulul: Corespondena n administraie i secretariat

c) de serviciu

d) de coresponden

5. Procesul verbal i memoriul au ca form textual: 2p

a) de documentare

b) de informare

c) de serviciu

d) de coresponden

Adaug testul la portofoliul personal

Domeniul: Servicii 22
Calificarea: Tehnician n administraie
Modulul: Corespondena n administraie i secretariat

UC : Corespondena n administraie i secretariat


C2: Redacteaz scrisori oficiale

Lucrul individual

- ntocmirea unei scrisori


comerciale
o Modulul: Coresponden n administraie i secretariat
o Timp de lucru 30 minute

o Obiectivul activitii: Aceast activitate v va ajuta s nvai regulile de


ntocmire a unei scrisori comerciale

o Nume i prenume elev __________________________________.

o Data__________________________

o Surs de documentare: anexe - fia documentar 4,5,6,7,8,9

Lucrai n cadrul secretariatului colii Nr. 4 din oraul X, Judeul Y, Nr. 23. ntocmii o
not de comand prin care solicitai 590 embleme cu urmtoarea meniune Elev al colii
Nr.4, nr. matricol de la 1 la 280. Propunei dou modaliti de expediere.

Tehnoredactai documentul i trimitei prin


posta electronic sau e-mail la un grup de
prieteni

Domeniul: Servicii 23
Calificarea: Tehnician n administraie
Modulul: Corespondena n administraie i secretariat

Lucrul n individual

- Elementele scrisorii comerciale


o Modulul: Coresponden n administraie i secretariat
o Timp de lucru 20 minute

o Obiectivul activitii: Aceast activitate v va ajuta s nvai elementele unei


scrisori comerciale

o Nume i prenume elev __________________________________.

o Data__________________________

o Surs de documentare: anexe - fisa documentara 4

Scriei n dreptul cifrelor elementele unei scrisori comerciale:

1. _________________________________
2. _________________________________
3. _________________________________
4. _________________________________
5. _________________________________
6. _________________________________
7. _________________________________
8. _________________________________
9. _________________________________
10. ________________________________
11. ________________________________

Domeniul: Servicii 24
Calificarea: Tehnician n administraie
Modulul: Corespondena n administraie i secretariat

Lucrul n grup

- Elementele unei scrisori oficiale


o Modulul : Coresponden n administraie i secretariat
o Timp de lucru 30 minute
Obiectivul activitii : Identificarea elementelor unei scrisori oficiale

o Nume i prenume elev __________________________________.

o Data__________________________

o Surs de documentare: anexe - fisa documentara 2

n grupe a cte 4 elevi citii cu atenie scrisoare comercial de mai jos. Identificai elementele
componente ale unei scrisori oficiale i completai csuele libere i transmite-i scrisoarea prin e-
mail.

Domeniul: Servicii 25
Calificarea: Tehnician n administraie
Modulul: Corespondena n administraie i secretariat

_____________________________________________________
_____________________________________________________
_____________________________________________________
1. Antet

_____________________________________________________
2. Data _____________________________________________________
_____________________________________________________

_____________________________________________________
_____________________________________________________
_____________________________________________________
3. Referina

_____________________________________________________
_____________________________________________________
4. Adresa _____________________________________________________
_
destinatarului

_____________________________________________________
_____________________________________________________
_____________________________________________________

5. Formula de salut

__________________________________________________
Domeniul: Servicii __________________________________________________ 26
Calificarea: Tehnician n administraie __________________________________________________
Modulul: Corespondena n administraie i secretariat

6. Obiectul scrisorii

__________________________________________________
__________________________________________________
__________________________________________________
__________________________________________________
7. Formul de introducere

__________________________________________________
__________________________________________________
__________________________________________________
__________________________________________________
__________________________________________________
8. Coninutul scrisorii
__________________________________________________
9. Formul de ncheiere __________________________________________________
__________________________________________________
_

__________________________________________________
__________________________________________________
10. Semntura __________________________________________________

__________________________________________________
__________________________________________________
11. Anexe si referiri __________________________________________________

Adaug testul la portofoliul personal

Domeniul: Servicii 27
Calificarea: Tehnician n administraie
Modulul: Corespondena n administraie i secretariat

Lucrul n grup

o Modulul : Coresponden n administraie i secretariat


o Timp de lucru 30 minute

o Obiectivul activitii : Aplicarea regulilor la care trebuie s fie respectate la ntocmirea


unei scrisori

o Nume i prenume elev __________________________________.

o Data__________________________

o Surs de documentare: anexe fia documentar 3

o n grupuri a cte 4, ncercai s reformulai textul de mai jos astfel nct s fie mai clar
i mai uor de neles pentru colegii votri. Facei prezentarea la colegi prin PP.

Domeniul: Servicii 28
Calificarea: Tehnician n administraie
Modulul: Corespondena n administraie i secretariat

A fost uor sau dificil? Discutai cu toi colegii soluiile la


care ai apelat pentru a face textul mai clar sau mai uor de
neles

Lucrul n grup

o Modulul : Coresponden n administraie i secretariat


o Timp de lucru 30 minute

o Obiectivul activitii : Claritatea i concizia elemente eseniale n realizarea unei


scrisori.

o Nume i prenume elev __________________________________.

o Data__________________________

o Surs de documentare: vezi - fisa documentar 3

Domeniul: Servicii 29
Calificarea: Tehnician n administraie
Modulul: Corespondena n administraie i secretariat

n grupuri a cte 4, citii textul de mai jos i ncercai s:

Adecvai coninutul i formulrile la nivelul i capacitatea de nelegere a clasei

Eliminai termenii foarte specializai i nlocuii-i cu termeni cu utilizare relativ comun

Scindai frazele foarte lungi i complexe n 2-3 secvene mai uor de urmrit i de
neles.

Notele de informare - reprezint comunicatele n cadrul unei instituii pe orizontal sau


pe vertical, caz n care se pot asimila rapoartelor. Exist posibilitatea folosirii notelor de
informare i n exteriorul unei autoriti publice numai atunci cnd ele au ca destinatar un for
ierarhic superior. Coninutul lor const n prezentarea unei singure situaii concrete sau a unei
sinteze a operaiunilor sau faptelor administrative ntreprinse, coninutul mai poate viza i
sesizarea unor situaii materiale care afecteaz, determin sau sprijin desfurarea curent a
activitii. Tot n categoria notelor de informare intr i notele verbale, care prezint aceeai
form, ns coninutul se refer la rezultatul unor convorbiri sau aciuni premergtoare
contactelor oficiale ale unui decident. De exemplu: informarea unui ministru de ctre
directorul su de cabinet privind contactarea i intenia unor investitori de a demara activiti
n domeniul su de competen. Aceast informare este necesar la stabilirea unor ntrevederi

FI DE ANALIZ/ RAPORTARE A ACTIVITII

Nume i prenumele elevului:

Activitatea:

Ce am fcut: Ce a mers bine:

Ce modificri am adus planului: Ce ar fi putut merge mai bine:

Domeniul: Servicii 30
Calificarea: Tehnician n administraie
Modulul: Corespondena n administraie i secretariat

Cine m-a ajutat: Dovezi pe care le am n mapa Abilitile cheie pe care le-am
de lucru: folosit:

Comunicare

Lucrul n echip

Gndire critic i rezolvarea


de probleme

Confirm c informaiile de mai sus sunt corecte i au fost convenite cu profesorul meu.

Semnturi:

Elev: Profesor: Data:

ACEAST FI VA FI ATAAT PORTOFOLIULUI ELEVULUI!

RAPORT DE ACTIVITATE
(pentru elevi cu cerine educaionale speciale)

Numele i prenumele: Data:


elevului
Activitatea: _________________________________________________________
Ct de mult i-a plcut activitatea?
foarte mult: mult: puin: deloc:
Ce i-a plcut ?
_________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________
________________________________
Ce nu i-a plcut?

Domeniul: Servicii 31
Calificarea: Tehnician n administraie
Modulul: Corespondena n administraie i secretariat

_________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________
________________________________
Ce crezi c ai realizat?
_________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________
_____________________________________________
Ct de mult ai fost ajutat?
foarte mult: mult: puin: deloc:

Ct de mult ai ajutat pe alii?


foarte mult: mult: puin: deloc:
Scrie o scurt prezentare a ceea ce ai fcut.
_________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________
___________________________________________
______________________________________________________________________
Semntur elev, Semntur profesor, Data:

Adaug testul la portofoliul personal

Lucrul in grup

- ntocmirea oferte comerciale


o Modulul : Coresponden n administraie i secretariat
o Timp de lucru 30 minute

o Obiectivul activitii Modaliti de redactare a scrisorilor oficiale

o Nume i prenume elev __________________________________.

o Data__________________________

n grupe a cte 4 elei realizati un proiect cu titlul Corespondena i imaginea instituiei

FIA DE MONITORIZARE/EVALUARE PROIECT

Domeniul: Servicii 32
Calificarea: Tehnician n administraie
Modulul: Corespondena n administraie i secretariat

Nr. Enun/criteriu DA NU Obs./comentarii


crt.
1 Au fost avute n vedere ideile indicate

2 Au fost accesate toate cile de documentare


indicate n plan
3 Sunt realizate toate fiele de documentare
stabilite n planul de activiti
4 S-au identificat toate soluiile posibile de
abordare a temei

5 S-a realizat analiza soluiilor identificate prin


evidenierea avantajelor/dezavantajelor
6 S-a argumentat corect varianta aleas

7, Au fost selectate grupele de lucru pe subiecte


8. Au fost numii responsabilul de proiect i liderul
de grup
9. Au fost alocate responsabilitile n cadrul
proiectului
10. S-a realizat planificarea activitilor pe grupe de
lucru
11. S-au ntocmit diagramele Gantt
corespunztoare
12. S-au respectat planurile stabilite

13. S-au asamblat sub-proiectele n proiectul final


14, S-a analizat i validat proiectul final

15. S-a realizat prezentarea i argumentarea


proiectului
16. S-a elaborat o comunicare/articol la revista
colar ori s-a participat la vreo expoziie

Domeniul: Servicii 33
Calificarea: Tehnician n administraie
Modulul: Corespondena n administraie i secretariat

pentru diseminarea rezultatelor proiectului


17. S-au primit sugestii i recomandri pentru
mbuntirea activitilor similare n viitor

Adaug testul la portofoliul personal

Domeniul: Servicii 34
Calificarea: Tehnician n administraie
Modulul: Corespondena n administraie i secretariat

FI DE APRECIERE A CALITII PROIECTULUI

Criteriul Da/Nu Observaii


1. Proiectul are validitate n raport cu: tema, scopul, obiectivele,
metodologia abordat

2. Proiectul demonstreaz completitudinea i acoperire


satisfctoare n raport cu tema aleas
3. Elaborarea i redactarea prii scrise a proiectului au fost
fcute ntr-un mod consistent i concomitent, conform
planificrii.
4. Opiunea elevului pentru utilizarea anumitor resurse este bine
justificat i argumentat n contexul proiectului
5. Redactarea prii scrise a proiectului demonstreaz o bun
consisten intern

6. Redactarea prii scrise a proiectului demonstreaz o bun


logic i argumentare a ideilor.

7. Proiectul reprezint, n sine, o soluie practic, cu elemente de


originalitate n gsirea soluiilor.

8. Proiectul are aplicabilitate i n afara colii.

9. Realizarea proiectului a necesitat activarea unui numr


semnificativ de uniti de competene, conform standardelor de
pregtire profesional.

Domeniul: Servicii 35
Calificarea: Tehnician n administraie
Modulul: Corespondena n administraie i secretariat

Lucrul individual

- ntocmirea oferte comerciale


o Modulul : Coresponden n administraie i secretariat
o Timp de lucru 30 minute

o Obiectivul activitii :

o Nume i prenume elev __________________________________.

o Data__________________________

o Surs de documentare: vezi - fisa documentar 12

Corelai tipurile de scrisori din coloana A cu formulrile de introducere corespunztoare din


coloana B

A B
1. Scrisori iniiale: a. Urmare a convorbirii noastre
2. Scrisori de rspuns b. Obiectul scrisorii noastre este..
3. Scrisori de confirmare c. Domnule Popescu..
d. Referitor la corespondena
dumneavoastr..

Domeniul: Servicii 36
Calificarea: Tehnician n administraie
Modulul: Corespondena n administraie i secretariat

Lucrul individual

- ntocmirea oferte comerciale


o Modulul : Coresponden n administraie i secretariat
o Timp de lucru 30 minute

o Obiectivul activitii :

o Nume i prenume elev __________________________________.

o Data__________________________

o Surs de documentare: vezi - fisa documentar 13

Caracterizai pe scurt urmtoarele formele de prezentare a scrisorii

2p
1. Forma dantelat
__________________________________________________________
__________________________________________________________
__________________________________________________________
__________________________________________________________
2p
2. Forma bloc

_______________________________________________________________________
_______________________________________________________________________
_______________________________________________________________________
_______________________________________________________________________
. 2p
3. Forma semi - bloc

_______________________________________________________________________
_______________________________________________________________________
_______________________________________________________________________
_______________________________________________________________________
2p
4. Forma de bloc modificat

_______________________________________________________________________
_______________________________________________________________________
_______________________________________________________________________
_______________________________________________________________________
Oficiu 2p

Domeniul: Servicii 37
Calificarea: Tehnician n administraie
Modulul: Corespondena n administraie i secretariat

Lucrul individual

- ntocmirea oferte comerciale


o Modulul : Coresponden n administraie i secretariat
o Timp de lucru 30 minute

o Obiectivul activitii :

o Nume i prenume elev __________________________________.

o Data__________________________

o Surs de documentare: vezi - fisa documentar 6, 7, 8, 9, 10

Test de evaluare
1. Data emiterii corespondenei este plasata ? 2p

a. n partea stng
b. sub antet
c. n partea stng jos
d. n partea dreapt jos
2. Referinele se plaseaz n ? 2p

a. n partea stng partea stng a colii de hrtie sub data


b. sub antet
c. n partea stng jos
d. n partea dreapt jos
3. Adresa destinatarului este trecuta n ? 2p

a. partea stng a scrisorii sub referine


b. n partea stng jos
c. n partea dreapt jos
d. sub antet
4. Formula de salut se plaseaz n ? 2p

a. n partea dreapt jos


b. sub antet
c. cu aproximativ 3 spatii sub adresa destinatarului
d. spre mijlocul paginii
e.
OFICIU 2p

Domeniul: Servicii 38
Calificarea: Tehnician n administraie
Modulul: Corespondena n administraie i secretariat
UC : Corespondena n administraie i secretariat

C3:Editeaz documente oficiale uzuale

Lucrul n grup

- Editeaz documente oficiale


uzuale
o Modulul : Coresponden n administraie i secretariat
o Timp de lucru 30 minute

o Obiectivul activitii : Exersarea ntocmirii de documente oficiale uzuale

o Nume i prenume elev __________________________________.

o Data__________________________

o Surs de documentare: vezi - fisa documentar 19

n scoala voastr se realizeaz Targul firmelor de exercitiu. Fiecare firma de exerciiu


trebuie s invite firma mama le eveniment.ntocmiti o invitatie respectnd structura,
tehnoredactai-o si expediai-o prin posta electronic.

Adaug testul la portofoliul personal

Domeniul: Servicii 39
Calificarea: Tehnician n administraie
Modulul: Corespondena n administraie i secretariat

Lucrul n grup

- Editeaz documente oficiale


uzuale
o Modulul : Coresponden n administraie i secretariat
o Timp de lucru 30 minute

o Obiectivul activitii : Exersarea ntocmirii de documente oficiale uzuale

o Nume i prenume elev __________________________________.

o Data__________________________

o Surs de documentare: vezi - fisa documentar 20

n scoala voastr se realizeaz Targul firmelor de exercitiu. Fiecri firme de exerciiu i este
dat n primire un stand, o mas, dou scaune, calculator i un suport pentru materiale promoionale.
Firma voastra are diferite nruniri n cadrul echipei pentru stabilirea nprirea sarcinilor.
ntocmii :
Procesul-verbal de predare-primire
Procesul-verbal de consemnare a unei edine
Pentru cine termin nainte de termenul limit folosii mijloace moderne de
expediere la firmele partenere

Adaug testul la portofoliul personal

Domeniul: Servicii 40
Calificarea: Tehnician n administraie
Modulul: Corespondena n administraie i secretariat

Lucrul n grup

- Editeaz documente oficiale


uzuale
o Modulul : Coresponden n administraie i secretariat
o Timp de lucru 30 minute

o Obiectivul activitii : Exersarea ntocmirii de documente oficiale uzuale

o Nume i prenume elev __________________________________.

o Data__________________________

o Surs de documentare: vezi - fisa documentar 22

Suntei secretar/r la un liceu tehnologic. Un fost elev dorete s ii eliberai o adeverin prin
care s se ateste ca a absolvit 12 clase.
Tehnoredactai adeverina i realizai si un ante al liceului.

Adaug testul la portofoliul personal

Domeniul: Servicii 41
Calificarea: Tehnician n administraie
Modulul: Corespondena n administraie i secretariat

UC : Corespondena n administraie i secretariat

C4: Monitorizeaz corespondena

Lucrul individual

o Modulul : Coresponden n administraie i secretariat


o Timp de lucru 30 minute
o Obiectivul activitii : Monitorizeaz coresponden

o Nume i prenume elev __________________________________.

o Data__________________________

o Surs de documentare: vezi - fisa documentar 23

n tabelul de mai jos descriei principalele modaliti de expediere


_______________________________________________________

_______________________________________________________

_______________________________________________________

_______________________________________________________

_______________________________________________________

_______________________________________________________

Domeniul: Servicii 42
Calificarea: Tehnician n administraie
Modulul: Corespondena n administraie i secretariat

_______________________________________________________

_______________________________________________________

Lucrul n grup

o Modulul : Coresponden n administraie i secretariat


o Timp de lucru 15 minute
o Obiectivul activitii : Monitorizeaz coresponden

o Nume i prenume elev __________________________________.

o Data__________________________

o Surs de documentare: vezi - fisa documentar 24

n grupe a cte patru prezentai modalitile de clasare i arhivare a corespondenei

Modalit
i de
clasare si
arhivare

Domeniul: Servicii 43
Calificarea: Tehnician n administraie
Modulul: Corespondena n administraie i secretariat

Soluionarea activitilor

Activitate 1.1.
1. Scopul corespondenei:
2. Modul de ntocmire
3. Valoare juridic
4. Etapa din procesul comunicrii
5. Natura actului
6. Organ emitent

Activitate 1.2.

normative (legi, decrete, hotrri, ordonane, instruciuni, circulare etc),


de documentare (procesul-verbal, memoriul, protocolul, rezoluia, contractul etc.)
de informare (anunul, declaraia, ntiinarea, notificarea, formularul de nscriere,
telegrama)
de serviciu (tabel nominal, inventarul, factura, diploma)
de coresponden (scrisoarea, oferta etc

Activitate 1.3.

1. b, 2. b, 3. d, 4. c. 5.a

Activitate 2.1.

Unitatea colara Nr. 4 Localitatea


Trgovite Judeul Dmbovia Nr. 23
(12.mai. 2001)
Ctre,
Domeniul: Servicii 44
Calificarea: Tehnician n administraie
Modulul: Corespondena n administraie i secretariat

Societatea Comerciala Apulum S.A.


Cluj-Napoca
Str. Marin Preda 24
Ref: Nota de comanda
Va rugam a ne executa un nr. de 590 embleme colare conform modelului nr. 238
din oferta dv. , cu urmtoarea inscripie "Elev al Scolii Nr.4".
Emblemele vor avea nscrise cu numerele . matricole ale elevilor ncepnd cu 1,
pana la 280, n cate 2 exemplare.
n cazul n care lucrarea nu va rspunde calitativ, ne rezervam dreptul de a refuza
comanda.

Director, - Secretar,
Popescu Ion Anastasia Dana

Activitate 2.2.

1. Antet
2. Data
3. Referina
4. Adresa destinatarului ( adresa interioara )
5. Formula de salut
6. Obiectul scrisorii
7. Formul de introducere
8. Coninutul scrisorii
9. Formul de ncheiere
10. Semntura
11. Anexe si referiri

Activitate 2.7

R. 1- b, 2- d, 3 - c

Activitate 2.9
Domeniul: Servicii 45
Calificarea: Tehnician n administraie
Modulul: Corespondena n administraie i secretariat

R . 1 b, 2 a, 3 a, 4 c

Activitate 3.1

R.

denumirea i sigla firmei;


numele i eventual, funcia celui care lanseaz invitaia;
formularea invitaiei;
evenimentul propriu-zis (genul de petrecere);
scopul ntlnirii (petrecerii);
data, ora;
locul;
instruciuni speciale;
unde se poate rspunde.

Activitate 3.2

R
Elementele lui obligatorii ale procesului verbal de predare primire sunt:
unitatea n cadrul creia se petrece predarea-primirea;
titlul ,,Proces-verbal de predare-primire, urmat de ,,ncheiat astzi (data complet), ,pentru
predarea gestiunii... (obiectul predrii);
temeiul n baza cruia se face operaiunea (ordin, decizie etc.); dac predarea se face cu
caracter temporar sau definitiv;
numele i calitatea persoanelor care particip la operaiunea de predare-primire;
lista complet (n procesul-verbal sau n anex) a bunurilor ce fac obiectul predrii primirii; n
cazul n care lista obiectelor este separat, n procesul-verbal se menioneaz prezena
anexei;
semnturile precedate de cuvintele ,,am predat; ,,am primit; ,,am asistat.
Elementele lui obligatorii ale procesul-verbal de consemnare a unei edine

sunt

antetul documentului (numele firmei, societii;


denumirea documentului (proces-verbal);
subiectul ,, al edinei Consiliului de Administraie;
data ,,din 5 iunie 2003;
meniuni prealabile (numele persoanei care a deschis edina, componena prezidiului, nr. de
membri prezeni, abseni, invitai);
subiectul edinei: ordinea de zi;
consemnri: pe scurt din lurile de cuvnt i concluziile pe puncte din ordinea de zi (meniuni
cu privire la hotrrile luate);
semntura.

Domeniul: Servicii 46
Calificarea: Tehnician n administraie
Modulul: Corespondena n administraie i secretariat

Activitate 3.3

R. Elementele adeverinei sunt: antetul, numrul i data, titlul ,,adeverin, atestarea dreptului sau
faptului respectiv, indicarea scopului (,,prezenta a fost eliberat pentru a-i servi la), semntura
(semnturile), tampila unitii emitente. n ultimul timp sunt formulare tipizate

Bibliografie
Aldea, Dorin ; Barghiel, Virginia - Ghid de comert international si corespondenta de afaceri in limbi
straine vol. I-II : Corespondenta de afaceri in engleza, franceza, germana. Dictionar...- Tribuna
Economica, 199
Boelcke, Jurgen ; Carrere, Christel - Corespondenta comerciala in limba germana, Niculescu, 2001
Berciu, Lucia - Corespondenta comerciala in limba germana cu sau fara profesor, Editura Didactica si
Pedagogica, 1997
Le Bras, Florence - 50 de modele de scrisori pentru gasirea unui loc de munca
MM - 576 scrisori de afaceri pentru anul 2006 - Rentrop & Straton, 2006
Nina Vrgolici redactare i coresponden
Radu, Marcela ; Crivat, Rozica - Corespondenta comerciala : modele si comentarii : in limbile romana,
franceza, engleza si germana, Total Contract, 1995

Domeniul: Servicii 47
Calificarea: Tehnician n administraie
Modulul: Corespondena n administraie i secretariat

ANEXE
Competena 1: Analizeaz corespondena

O Scopul corespondenei: de solicitare, informare


comand, constatare, ndrumare i control ,
R reclamaie , nsoitoare de acte.

A
Modul de ntocmire tipizate, netipizate
R

A
Valoare juridic originalul, copia, duplicatul, copie
certificat, copie legalizat, fotocopie, extrasul.
C

R
Etapa din procesul comunicrii scrisoare iniial , de
E
rspuns ,de revenire
S

O
Natura actului cerere, contestaie , plngere,
N ntmpinare , adeverin , delegaie , chitan,
certificat.
D

T
Domeniul: Servicii Organ emitent acte oficiale emise de organele 48
E
Calificarea: Tehnician n administraie
puterii de stat, organele administraiei publice,
ageni economici , persoane fizice
I
Modulul: Corespondena n administraie i secretariat

FISA DOCUMENTAR 2

Stilul i particulariti lexicale ale


corespondenei oficiale
Stilul corespondenei oficiale are caracteristicile stilului oficial-administrativ.
Stilul oficial-administrativ se ntlnete n textele i activitile administrative, juridice,
diplomatice i economice. Este mai conservator dect celelalte stiluri; este realizat
ndeosebi n forma scris monologat, dar poate lua i forma dialogului (n
corespondena oficial, n negocieri, n raporturile cetenilor cu autoritilor sau n
aciunile judiciare. Se desfoar ntr-un cadru instituional, local i temporal, precis.
Formele sale textuale pot fi:
normative (legi, decrete, hotrri, ordonane, instruciuni, circulare
etc),
de documentare (procesul-verbal, memoriul, protocolul, rezoluia,
contractul etc.)
de informare (anunul, declaraia, ntiinarea, notificarea, formularul
de nscriere, telegrama)
de serviciu (tabel nominal, inventarul, factura, diploma)
de coresponden (scrisoarea, oferta etc).
Stilul scrisorilor oficiale reprezint forma specific de exprimare a ideilor,
modul n care lexicul este folosit n comunicare gndurilor. Una din condiiile, prin
care o scrisoare sau document oficial poate fi bine ntocmit i neles, este alegerea
vocabularului celui mai potrivit cu noiunile, ideile, faptele sau problemele tratate.
Folosirea terminologiei de specialitate din domeniul respectiv d textelor concizie. Un
termen de specialitate poate exprima cel mai exact, concis noiunea sau situaia
tratata i poate exprima ideea unei propoziii ntregi. Alegerea cuvintelor cu grad
corect de specificitate i precizie face scrierea mai convingtoare i mai clar.
Folosirea cuvintelor exagerat de abstracte se datoreaz n mare parte unor factori ca:
nesigurana, comoditate, lipsa de informaie precum i diferiilor factori de team (de
a omite ceva, de a divulga ceva, de a pierde din importan etc.). Cei ce utilizeaz
cuvinte pretenioase i savante cred, n mod greit, c aceasta nsemn a scrie bine.
Acetia asociaz competena cu parada cuvintelor.

Domeniul: Servicii 49
Calificarea: Tehnician n administraie
Modulul: Corespondena n administraie i secretariat

Competena 2: Redacteaz scrisori oficiale

CARACTERISTICI ESENTIALE ALE UNEI SCRISORI

Claritate

Concizie

Corectitudine

Curtoazie

Politee

Stil

REGULI PENTRU NTOCMIREA UNEI SCRISORI

Paginarea textului n funcie de mrimea paginii folosite astfel nct


sa asigure un echilibru al paginii

n stnga trebuie s aib o bordura de 3 cm

n dreapta textul trebuie sa fie aliniat i cel puin 1 cm

Dispunerea textului n paragrafe

Evitarea despririi n silabe

Continuarea pe fila nou dac sunt cel puin dou rnduri de scris
Domeniul: Servicii 50
Calificarea: Tehnician n administraie
Modulul: Corespondena n administraie i secretariat

ELEMENTELE COMPONENTE ALE UNEI SCRISORI

1. Antet
2. Data
3. Referina
4. Adresa destinatarului ( adresa interioara )
5. Formula de salut
6. Obiectul scrisorii
7. Formul de introducere
8. Coninutul scrisorii
9. Formul de ncheiere
10. Semntura
11. Anexe si referiri

1. ANTETUL
Denumirea ntreprinderii, firmei, societii, bncii, etc.
Domeniul de activitate

Adresa si sediul central (strada, numr, tara, jude, ora, cod potal)

Numerele de telefon

Adresa telegrafica

Numrul de fax

Numrul csuei potale

Domeniul: Servicii 51
Calificarea: Tehnician n administraie
Modulul: Corespondena n administraie i secretariat

2. DATA
Data emiterii corespondenei este plasata sub antet i poate fi scrisa sub mai
multe forme.

Pentru corespondenta n limba romana este destul de simplu. n cazul n care


adresarea este internaionala regulile se schimba. n ceea ce privete ziua
emiterii ea va fi urmat de o terminaie 1-st, 2-nd, 3-rd, 4-th, etc

3. REFERINELE

Referinele se plaseaz n partea stng a colii de hrtie sub data sau pe


aceeai linie cu data n funcie de forma folosita.
n cazul formei britanice pe aceeai linie, n cazul formei americane dedesubt.
Referinele sunt incluse n scrisoare n scopul identificrii cu mai mare uurina
a direciei, serviciului sau lucrtorului care se ocupa de problema respectiva.
Ele totodat faciliteaz mprirea corespondentei.
EX :
Ref CG/ MA 221

4. ADRESA DESTINATARULUI
Adresa destinatarului este trecuta n partea stng a scrisorii sub referine.
Scopul introducerii acestui element este identificarea corecta de ctre
serviciile potale a adresei n cazul plicurilor cu decupaj transparent.
Elemente:
Numele destinatarului
Calitatea sa
Domeniul: Servicii
Sediul instituiei 52
Calificarea: Tehnician n administraie
Modulul: Corespondena n administraie i secretariat

5. FORMULA DE SALUT
Formula de salut se plaseaz cu aproximativ 3 spatii sub adresa destinatarului.
Modul de exprimare depinde de formula care am folosit-o ctre destinatar.

Cnd destinatarul este persoana fizic.


formulele vor fi:
Stimate domn - pentru un brbat
Stimata doamna - pentru o femeie

Daca ne-am adresat folosind nume proprii, acestea vor fi folosite i n


formula de salut, menionnd eventualele titluri i funcii. ( ex Stimate
domnule director Ionescu ).

Cnd destinatarul este o instituie.


formulele vor fi:
Stimai domni
Stimate doamne ( pentru firme care se tie ca sunt conduse de femei )

6. OBIECTUL SCRISORII
Formularea care constituie obiectul scrisorii se plaseaz spre mijlocul
paginii la un rnd sub formula de salut. Ea se subliniaz. Rolul ei este de a trata
succint problema expusa n corespondenta, este o fraza de esena asupra
scrisorii.
In uzana se folosea i referirea, ca forma sub abrevierile Re: sau Ref: cnd se
dorea atragerea ateniei destinatarului asupra unor scrisori anterioare, dar
corespondenta moderna nltura aceste modaliti i ele sunt tot mai rar
ntlnite.
Includerea obiectului n corespondenta este opional i poate fi omisa n cazul
n care primul paragraf al scrisorii face referire la acesta. Ca o concluzie,
obiectul nu trebuie s lipseasc din corespondenta nsa forma lui de prezentare
poate fi fcuta n cele doua moduri ( rnd sau paragraf scurt ).

Domeniul: Servicii 53
Calificarea: Tehnician n administraie
Modulul: Corespondena n administraie i secretariat

7. CONINUTUL SCRISORII
Textul n sine sau coninutul scrisorii reprezint partea eseniala a
corespondentei. Acesta trebuie redactat cu foarte mare grij.
Cuprinde:
paragraful de introducere
mesajul scrisorii
ncheierea
1. Paragraful de introducere este strns legat de obiectul scrisorii la care
face referire sau care l include. Acesta este o referire la o
corespondenta anterioara .
2. Mesajul scrisorii cuprinde din punctul de vedere al expeditorului fata
de problemele tratate. Ideile sunt exprimate ntr-o ordine logica,
vocabularul ales cu grija i tonul corespunztor. Frazele trebuie sa fie
scurte i directe i este preferabil ca fiecare idee sa fac obiectul unui
nou paragraf.
3. ncheierea trebuie s reprezinte concluzia logica a mesajului. n plus
fa de acesta se va exprima o promisiune, o dorina de continuare a
relaiilor sau a comunicrii, mulumiri, recomandri de rezolvare, scuze
pentru erori, etc.

8. FORMULARI DE INTRODUCERE:

1. Scrisori iniiale:
o Obiectul scrisorii noastre este ...
o Avem plcerea ...
o Suntem incantat / bucuroi / fericii /
o Dorim s...
o Prin prezenta ne permitem ...
2. Scrisori de rspuns:
o Ca rspuns la scrisoarea / faxul / e-mailul
o Suntem ncntai s aflam ...
o Referitor la corespondena dumneavoastr ...
o Ca urmare a scrisorii...
o Ne pare ru c scrisoarea nu a sosit la timp ...
o Ne-a fcut plcere s primim scrisoarea dumneavoastr ...
Domeniul: Servicii 54
Calificarea: Tehnician n administraie
Modulul: Corespondena n administraie i secretariat

9. Forma de prezentare a scrisorii


1. Forma dantelat

- Primul rnd al fiecrui paragraf nou va fi retras cu

8-10 intervale de la linia marginal stng.

- Rndurile constituind adresa interioar, formula de


ncheiere i semntura se vor dactilografia retrase cu 3-4
intervale fa de rndul superior.

2. Forma bloc
- Toate elementele scrisorii (adresa interioar, formula
de ncheiere, semntura etc.) ncep de la linia
marginal stng.
- ntre paragrafe este lsat un spaiu dublu fa de
spaiul dintre rnduri.

3. Forma semi-bloc

- Textul scrisorii propriu-zise se dactilografiaz n


forma dantelat.
- Rndurile constituind adresa interioar, plasate n
stnga i rndurile constituind formula de ncheiere
i semntura, deplasate la dreapta, se
dactilografiaz n forma bloc.

4. Forma de bloc modificat

- Textul se dactilografiaz integral n forma bloc.


- Data i rndurile constituind formula de ncheiere i
semntura sunt deplasate la dreapta.

Domeniul: Servicii 55
Calificarea: Tehnician n administraie
Modulul: Corespondena n administraie i secretariat

10. FORMULARI DE INCHEIERE

1. Exprimri generale:
o n ateptarea rspunsului dumneavoastr rmnem ndatorai
o V-am fi ndatorai dac am primi un rspuns urgent
o Ateptm cu mare interes rspunsul/ confirmarea/ hotrrea dvs
o Anexam acestei scrisori ...
o Ateptm rspuns
2. Exprimarea mulumirilor:
o V mulumim pentru bunvoina/ ncrederea/ sprijinul/ confirmarea
dvs
o Mulumim clduros/ anticipat/ nc o data
o Va mulumim pentru ncrederea acordata
o Cu mulumirile cele mai clduroase
3. Exprimarea dorinei de colaborare:
o Speram ntr-o colaborare fructuoas / permanent/ ndelungat i
avantajoas pentru ambele pri
o n sperana c vei gsi oferta noastr favorabil
o Sperm s primim un rspuns favorabil de la dvs
4. Exprimarea unei recomandri:
o Contm pe primirea unor vesti/ pe rspunsul dvs/ pe confirmarea
dvs

Domeniul: Servicii 56
Calificarea: Tehnician n administraie
Modulul: Corespondena n administraie i secretariat

11.SEMNATUR
Semntura se plaseaz sub formula de ncheiere i salut i este precedata de
numele firmei. Sub numele firmei este trecut numele complet al celui care
semneaz corespondena indicndu-se calitatea i funcia acestuia i, dac
este cazul i titlul. n cazul femeilor se va aduga i starea civila. Aceasta
cerina apare din aspectele juridice care decurg din angajarea de drept a
companiei/ instituiei respective prin semntura reprezentantului ei.

Domeniul: Servicii 57
Calificarea: Tehnician n administraie
Modulul: Corespondena n administraie i secretariat

Redactarea scrisorii de afaceri conform metodei AIDA


Introducerea:

A = Atenia.
Aceasta poate fi:
un titlu care s capteze atenia;
un paragraf scurt dar captivant.
I = Interesul.
Acesta poate fi provocat printr-un paragraf scurt care s rspund imediat i
satisfctor la ntrebrile pe care n mod obinuit i le pune destinatarul.
ce este, n ce const bunul/serviciul;
cum i poate fi de folos.
D = Dorina
Sunt necesare mai multe paragrafe, dar scrisoarea trebuie s rmn scurt.
Puini oameni au rbdarea, timpul sau nclinaia s urmreasc o scrisoare lung,
respectiv care continu pe mai multe pagini.
Regula de aur: subliniai avantajul n aa fel nct destinatarul:
s devin nemulumit cu ce are similar;
s devin nemulumit pentru c nu are produsul sau serviciul respectiv.
Mizai pe inducerea emoiei i prezentai entuziasmul dumneavoastr. n
general, entuziasmul este contagios.
A = Aciunea.

Un paragraf, cel mult dou, care s ndemne la aciune i s sugereze ce


este de fcut pentru a obine bunul / serviciul oferit. Cum o simpl scrisoare de
afaceri nu conduce, de obicei, la aciune imediat, ncheierea trebuie s conduc la
dezvoltarea contactului prin cerere de lmuriri suplimentare, stabilirea unei ntlniri.

Not important:
Scrisorile de vnzri cele mai eficiente sunt adresate personal i semnate personal;

Nimic nu are un efect mai puternic dect folosirea corect a numelui i poziiei celui
ce i se adreseaz scrisoarea.

Domeniul: Servicii 58
Calificarea: Tehnician n administraie
Modulul: Corespondena n administraie i secretariat

CERERILE OFICIALE I PERSONALE


Cererea este o scrisoare de iniiativ, prin care se solicit un drept legal. Cererea
poate fi adresat att de persoane juridice, ct i de persoane fizice, n funcie de
aceasta distingndu-se cererea oficial i cererea personal.

Cererea oficial - este scrisoarea prin care o unitate solicit unei alte uniti un drept
ce i se cuvine i de care depinde rezolvarea unor activiti ale unitii.

Astfel de cereri adresate administraiei publice pot fi: cereri de aprobare i autorizaii,
cereri de avizare, cereri de remitere de acte etc. Tot cereri oficiale sunt cele de
chemare n judecat sau de executare silit, cererea de arbitrare etc.

Caracteristicile de redactare a cererii oficiale: fiind vorba de o scrisoare de iniiativ,


aceasta ntrunete toate caracteristicile scrisorii de iniiativ, ca structur i formule
caracteristice. De exemplu: ,,V rugm a aviza.; Prin prezenta v supunem spre
aprobare; ,,V rugm a dispune; V rugm ca n conformitate cu s ne
etc.

Tratarea se face dup modalitatea indirect, ncepnd cu concluzia (ntruct se


solicit un anumit lucru) i continund cu motivarea. La anumite cereri, cum sunt cele
adresate organelor judectoreti sau altor organe de stat, este necesar o motivare
dezvoltat sau anexat ntr-un memoriu. n alte cazuri, n care se solicit, de
exemplu, eliberarea unor acte personale, originale sau copii legalizate, motivarea nu
este ntotdeauna necesar.

Precizarea de la nceput a concluziei, a obiectului cererii, este necesar nu numai


persoanei a crei funcie o ndreptete s o rezolve, ci i secretariatului care poate
determina, de la nceput, compartimentul sau persoana n a crei sfer de atribuii
este cuprins problema enunat n cerere.

Cererea trebuie s fie clar, fundamentat i precis. Din concluzie trebuie s reias
ce se cere, iar din motivare pe ce baz se cere.

Cererea personal - este o scrisoare prin care o persoan fizic, n calitate de


cetean sau salariat, solicit din partea organizaiei unde lucreaz sau din partea
instituiilor i organelor de stat care ndeplinesc servicii publice anumite drepturi
prevzute de lege.

Cererea personal se mai numete i petiie, cel care o adreseaz petiionar, iar
dreptul, prevzut de lege, drept de petiionare. Dreptul de petiionare este
reglementat prin lege, care garanteaz exercitarea lui. Legea prevede i modalitile
de exercitare i sanciunile pentru unitile sau salariaii care nesocotesc acest drept.

Domeniul: Servicii 59
Calificarea: Tehnician n administraie
Modulul: Corespondena n administraie i secretariat

CEREREA DE OFERT

Cererea de ofert este o scrisoare iniial emis de o firm cu scopul de a procura


produse sau de a obine executarea unor lucrri sau prestri de servicii. Cererea de ofert
este documentul prin care se declaneaz efectiv dialogul precontractual ntre doi parteneri.
Mijloacele de informare pentru cererea de ofert sunt:
1) calea publicitar cu ajutorul cataloagelor, prospectelor, ziarelor i revistelor, Internetul;
2) calea discuiilor directe ntre parteneri;
3) calea comunicrilor telefonice;
4) calea scrisorilor (cereri de ofert);
ntr-o cerere de ofert se poate solicita partenerului potenial:
a) trimiterea de cataloage, mostre, modele, brouri, prospecte sau specificaii ale mrfurilor;
b) o cotaie sau o ofert complet, detalii cu privire la pre, condiii de plat i livrare;
n primul caz, cererea de ofert poate fi scurt, iar n al doilea caz este necesar s se
ntocmeasc o cerere de ofert mai ampl care s indice caracteristicile mrfurilor dorite,
cantitatea necesar, detalii despre livrare i ambalaj, condiii de plat etc.
Cererea de ofert poate fi:
1) Cerere de ofert circular - n care beneficiarul se adreseaz mai multor ofertani, n
vederea obinerii unor condiii mai avantajoase. De exemplu, cererea de ofert adresat mai
multor productori de mobil de birou. O astfel de cerere are caracter de sondaj.
2) Cererea de ofert general - beneficiarul se adreseaz unui singur destinatar, dar fr
obiect precis.
3) Cererea de ofert special - se adreseaz unui singur destinatar, cu obiect precis.
Cererea de ofert trebuie astfel conceput nct destinatarul s nu aib impresia c afacerea
a fost ctigat n favoarea lui. n acest caz, el nu ar mai avea nici un motiv s fac vreun
efort personal, pentru gsirea clienilor.

Competena 3: Editeaz documente oficiale uzuale

Domeniul: Servicii 60
Calificarea: Tehnician n administraie
Modulul: Corespondena n administraie i secretariat

CORESPONDENA PROTOCOLAR

Relaiile civilizate ntre doi parteneri de afaceri determin un anumit tip de scrisori
ocazionate de diverse prilejuri. Corespondena protocolar se refer la invitaii, felicitri,
scrisorile de felicitare i diferite tipuri de scrisori transmise de departamentul de protocol al
instituiei respective. Acest tip de coresponden se practic i la nivel nalt, ntre omologi.

INVITAIILE

Invitaiile se trimit unor persoane importante pentru firm i sunt adresate din partea unei
persoane din conducere.

Invitaiile privesc n special coctailurile, dejunurile, recepiile (la nivel nalt), conferinele
organizate n cadrul firmei, prezentarea unor produse, o inaugurare, la srbtorirea unor
angajai, ziua porilor deschise etc.

Cu toate c telefonul nlocuiete astzi o mare parte din comunicarea scris, la invitaii este
obligatorie comunicarea scris. Invitaia scris este un mod de prezentarea a gazdei i a
evenimentului care are loc, dar ea informeaz i despre locul, data, cauza desfurrii
respectivei manifestri.

Invitaiile nu sunt numai bilete de intrare, ci i cri de vizit ale gazdei. O invitaie de afaceri
nu trebuie doar s-l fac pe destinatar s atepte cu nerbdare participarea la petrecere
(manifestare), ea trebuie s pun i prestigiul expeditorului ntr-o lumin favorabil. Invitatul
primete scrisoarea i astfel se realizeaz primul contact ntre el i evenimentul ce va urma.
Primele impresii sunt totdeauna importante. De aceea, mrimea, culoarea, grafica folosite,
dar i coninutul trebuie s conlucreze la obinerea efectului dorit. Individualitatea i
creativitatea formulrii pot influena valoarea i atractivitatea evenimentului.

Structura unei invitaii cuprinde urmtoarele elemente:

denumirea i sigla firmei;


numele i eventual, funcia celui care lanseaz invitaia;
formularea invitaiei;
evenimentul propriu-zis (genul de petrecere);
scopul ntlnirii (petrecerii);
data, ora;
locul;
instruciuni speciale;
unde se poate rspunde.

Domeniul: Servicii 61
Calificarea: Tehnician n administraie
Modulul: Corespondena n administraie i secretariat

CORESPONDENA ADMINISTRATIV

Principalele tipuri de scrisori

Notele de informare - reprezint comunicatele n cadrul unei instituii pe orizontal


sau pe vertical, caz n care se pot asimila rapoartelor.
Tot n categoria notelor de informare intr i notele verbale, care prezint aceeai
form, ns coninutul se refer la rezultatul unor convorbiri sau aciuni
premergtoare contactelor oficiale ale unui decident. De exemplu: informarea unui mi
Procesul-verbal este documentul prin care se consemneaz cu exactitate fapte,
aciuni, discuii i hotrri ale unei adunri constituite, poate cuprinde soluii sau
msuri. Exist mai multe tipuri:
Procesul-verbal de constatare se ntocmete de ctre una sau mai multe
persoane mputernicite de un organ de stat, inspectorate i inspecii din cadrul
organelor centrale sau locale de specialitate din administraia public (Inspectoratul
sanitar, Inspectoratul pentru controlul calitii etc) Acestea pot aplica sanciuni
administrative, n baza proceselor verbale ncheiate. De obicei se ncheie pe
formulare tipizate i au urmtoarea structur:
antetul instituiei;
titlu i obiectul procesului verbal;
nr. de ordine i data;
numele i calitatea persoanei sau persoanelor care au fcut constatarea, cu
indicarea actului de mputernicire respectiv;
consemnarea detaliat a faptelor, cu enumerarea elementelor pe care se
ntemeiaz (constatri personale, declaraii, documente etc);
menionarea numrului de exemplare n care a fost ntocmit i destinaia
fiecrui exemplar;
semnturile persoanelor care l-au ntocmit.
Procesul-verbal de predare-primire a unei gestiuni se ncheie n urma transmiterii
drepturilor i obligaiilor referitoare la gestiune, de la cel care pred la cel care
primete.
Elementele lui obligatorii sunt:
unitatea n cadrul creia se petrece predarea-primirea;
titlul ,,Proces-verbal de predare-primire, urmat de ,,ncheiat astzi (data
complet), ,pentru predarea gestiunii... (obiectul predrii);
temeiul n baza cruia se face operaiunea (ordin, decizie etc.); dac predarea
se face cu caracter temporar sau definitiv;
numele i calitatea persoanelor care particip la operaiunea de predare-
primire;
lista complet (n procesul-verbal sau n anex) a bunurilor ce fac obiectul
predrii primirii; n cazul n care lista obiectelor este separat, n procesul-
verbal se menioneaz prezena anexei;
semnturile precedate de cuvintele ,,am predat; ,,am primit; ,,am asistat.

Domeniul: Servicii 62
Calificarea: Tehnician n administraie
Modulul: Corespondena n administraie i secretariat

Procesul-verbal de consemnare a unei edine se ntocmete de ctre secretarii


organelor respective sau de alte persoane nsrcinate cu redactarea lor. Principalele
elemente pe care trebuie s le cuprind acest tip de proces-verbal sunt:
antetul documentului (numele firmei, societii;
denumirea documentului (proces-verbal);
subiectul ,, al edinei Consiliului de Administraie;
data ,,din 5 iunie 2003;
meniuni prealabile (numele persoanei care a deschis edina, componena
prezidiului, nr. de membri prezeni, abseni, invitai);
subiectul edinei: ordinea de zi;
consemnri: pe scurt din lurile de cuvnt i concluziile pe puncte din ordinea de zi
(meniuni cu privire la hotrrile luate);
semntura.
Protocolul consemneaz discuiile sau nelegerile intervenite ntre subuniti ale aceleiai
uniti, ntre persoane fizice i juridice antrenate n rezolvarea diverselor probleme ale
agenilor economice. Astfel de nelegeri pot interveni cu privire la folosirea n comun i n
anumite condiii a unor bunuri de ctre dou sau mai multe persoane sau uniti de
desfacere. Protocolul poate fi ntocmit, de exemplu, i pentru nelegerile intervenite ntre
unitile de desfacere a mrfurilor i a societilor de asigurare, n vederea asigurrii
bunurilor de valori ridicate desfcute populaiei de ctre societile comerciale sau pentru
asigurri de persoane. n acest document se consemneaz condiiile n care se face
asigurarea i vrsarea sumelor rezultate din prime de asigurare, precum i comisionul ce
revine celui care ncheie documentul, ncaseaz sumele i le vars n contul societii de
asigurare
Minuta administrativ - este folosit n instituii, pentru rezolvarea problemelor n
urmtoarele situaii: ca document preliminar de nelegere ntre delegaii unitilor cu ocazia
ncercrii acestora de a rezolva diferite probleme de interes comun; ca document ncheiat n
scopul de a consemna discuiile i nelegerile ntre delegaii agenilor economici, cu ocazia
ncheierii unor contracte; ca document ncheiat la recepionarea parial a unor lucrri i
servicii.
Referatul este o lucrare curent, n care sunt prezentate aspecte concrete, dar i aprecieri
n legtur cu o anumit problem, cu o situaie existent. Referatele sunt specifice
corespondenei interne, ele neputnd fi utilizate n raporturile unei autoriti cu mediul
exterior; este cel mai important instrument de coresponden al administraiei publice. Din
punct de vedere relaional, n interiorul unei autoriti administrative, referatul face legtura
ntre sfera execuiei i cea a deciziei. Referatul se utilizeaz n toate domeniile de activitate.
Raportul - spre deosebire de referat, poate fi utilizat i n exteriorul autoritii publice
respective pe cale ierarhic, de la nivel inferior spre nivelul superior. Se prezint sub form
scris i nu necesit n mod obligatoriu rspuns sau aprobare. Cerina major, pentru a se
asigura eficiena rapoartelor, este de a le prezenta ntr-o form clar, cu coninut edificator,
bazat pe cunoaterea temeinic a problemei, cu concluzii convingtoare, argumentate.
Elementele obligatorii ale Raportului i Referatului sunt:
titlu ,,Raport privind desfurarea activitii de recepie calitativ... ,,Referat de
necesitate;
numrul i data;
numele i calitatea celui care ntocmete actul; n cazul raportului, actul normativ pe baza
cruia a fost efectuat controlul, numele i calitatea persoanei care l-a semnat;

Domeniul: Servicii 63
Calificarea: Tehnician n administraie
Modulul: Corespondena n administraie i secretariat

Acte de dispoziie i decizie


Ordinul - este un act specific ministrului, i are valabilitate pentru ramura de activitate pe
care o coordoneaz. Este un act de dispoziie, la fel ca i decizia. n unele uniti economice
(n funcie de dependena lor) ordinul primete utilitate identic cu decizia, iar elementele pe
care trebuie s le cuprind un ordin sunt, de cele mai multe ori, identice cu cele ale deciziei.

Decizia este un act de dispoziie ce se emite de conducerea unitii pentru imputarea unor
lipsuri, pentru schimbarea din funcie a unor persoane care s-au dovedit necorespunztoare,
pentru sancionarea unor salariai vinovai etc.
Dispoziia poate fi dat de orice persoan cu funcie.
Caracteristici de redactare:
o denumirea unitii emitente;
o titlul, numrul i data actului;
o preambulul (meniuni prealabile): prevederea legal care d dreptul organului
respectiv de a emite asemenea acte i temeiul care justific emiterea lui, introduse
prin una din formulele: ,, avnd n vedere, ,,pe baza, ,,n temeiul;
o formula de dispoziie: ,,emite urmtorul ordin (decizie, dispoziie), precedat de
artarea calitii emitentului;
o coninutul, grupat pe puncte numerotate;
o ncheierea (numerotat n continuare), cuprinznd organul sau organele (direcii,
servicii etc.) care urmeaz s aduc la ndeplinire actul n cauz;
o semntura emitentului (precedat de indicarea funciei).
Circulara - este documentul prin care un organ ierarhic superior, transmite unitilor din
subordine, concomitent i cu acelai coninut dispoziii sau ndrumri. O caracteristic de
dactilografiere a scrisorii circulare const n aceea c ea se scrie n mai multe exemplare,
adresa destinatarului completndu-se pe fiecare exemplar separat. Copiile, avnd valoarea
originalului, se expediaz cu semntura conductorului i tampila unitii.

Domeniul: Servicii 64
Calificarea: Tehnician n administraie
Modulul: Corespondena n administraie i secretariat

Actele doveditoare
Sunt actele care se elibereaz la cererea persoanelor fizice sau juridice, n scopul atestrii
unor caliti sau al recunoaterii unor drepturi.
Adeverina este documentul emis de o unitate la cererea unei persoane fizice prin care se
atest un drept, un fapt, o situaie. Adeverina se elibereaz pe baza unor acte, documente,
registre etc., n care sunt consemnate elementele care fac obiectul adeverinei.
Elementele adeverinei sunt: antetul, numrul i data, titlul ,,adeverin, atestarea dreptului
sau faptului respectiv, indicarea scopului (,,prezenta a fost eliberat pentru a-i servi la),
semntura (semnturile), tampila unitii emitente. n ultimul timp sunt formulare tipizate.
Certificatul - este un document eliberat de un organ de stat specializat, prin care se atest
drepturi sau fapte deosebite: certificat de cstorie, de studii, de deces etc.
Certificatele sunt documente tipizate, cu rubricaie specific , pentru faptele care se atest i
care sunt extrase, n general, din registre.
Delegaia - este actul care atest delegarea de autoritate, n mod expres, a unei anumite
persoane, pentru o anumit problem sau grup de probleme, pe o perioad de timp
determinat.
Pe baza delegrii de autoritate sub forma delegaiei, o persoan l reprezint pe emitentul
actului i acioneaz cu depline puteri n numele acestuia, n problemele menionate expres
n delegaie. Este un act de larg rspndire, specialitii din uniti fiind delegai pentru a
participa la edine, contractri, recepionri de produse sau lucrri, control, verificri etc.
Chitana - este un nscris prin care se certific predarea-primirea unei sume de bani. Ea
cuprinde ca elemente obligatorii : titlul ,,chitan, data, numele i adresa celui care a predat
suma de bani, suma de bani (n cifre i litere), semntura celui care a predat i a celui care a
primit. Chitana poate fi un act tipizat, i anume, pentru plile fcute unor organe de stat
(chitana de plat a impozitelor, a abonamentelor RTV etc.)

Domeniul: Servicii 65
Calificarea: Tehnician n administraie
Modulul: Corespondena n administraie i secretariat

Competena 4: Monitorizeaz coresponden

MODALITI DE EXPEDIERE

n plic nchis, sigilat i transmis prin pot sau curier;

transmis ca atare prin intermediul curierului sau predat -


preluat personal.

scrisoarea depus la serviciul de registratur sau secretariat


al destinatarului i primirea unui bon cu numrul de nregistrare. Se
utilizeaz frecvent n modul de lucru al autoritilor publice cu
cetenii;

transmis prin intermediul unei alte persoane ca mesager


personal

Domeniul: Servicii 66
Calificarea: Tehnician n administraie
Modulul: Corespondena n administraie i secretariat

cronologic
alfabetic

Modalit
alfanumeric i de
clasare si numeric

arhivare

zecimal

Domeniul: Servicii 67
Calificarea: Tehnician n administraie