UNIVERSITATEA DIN CRAIOVA

FACULTATEA DE MATEMATIC INFORMATIC

SECIA COLEGIU DE TEHNOLOGIE INFORMATIC

PROIECT DE DIPLOM
Tehnici de realizare a bazelor de date Access

Coordonator tiinific:

LECTOR D BOBOIL CRISTEA

Absolvent:
CUMPNAU CTLINA-LAVINIA
 CRAIOVA 2001

CUPRINS

1. Introducere ........................................................................................ 3
1.1 Structura lucrrii ...................................................................4
2. Baze de date i aplicaii Access.........................................................5
2.1 Realizarea unei aplicaii Access.............................................8
2.2 Crearea fiierului unei baze de date .....................................15
2.3 Crearea obiectului unei baze de date ....................................16
2.4 Tiprirea obiectelor unei baze de date .................................17
3. Obiectele sistemului Access..............................................................22
3.1 Tabele........................................................................................22
3.2 Interogri.................................................................................32
3.3 Machete....................................................................................36
3.4 Report.......................................................................................43
3.5 Prelucrarea datelor.................................................................48
3.6 Folosirea tabelelor corelate.....................................................54
3.7Macro-comenzi.........................................................................60
3.8 Module......................................................................................64
4. Interfaa cu utilizatorul....................................................................67
4.1 Structura interfeei cu utilizatorul........................................67
4.2 Crearea unei bare pentru meniuri.........................................69
4.3 Interogrii, machete i casete pentru dialog.........................73
5. Aplicaie .........................................................................................79
2
6. Bibliografie.........................................................................................81

1. INTRODUCERE

Domeniul gestiunii informaiilor abordeaz problema organizrii,

stocrii i regsirii n timp util a datelor de care dispunem despre un anumit
subiect i care sunt de intereses. Fr ndoial c fiecare dintre noi se
confrunt continuu cu aceast problem, chiar dac, n viaa de zi cu zi, nu
folosim un termen att de pretenios. O simpl agend personal, o carte de
telefon, un mers al trenurilor sau un catalog de produse sunt toate mijloace
pentru pstrarea, organizarea i regsirea informaiilor de care avem nevoie la
un moment dat. Putem s rezolvm aceast problem prin folosirea bazelor de
date.
O baz de date este o colecie de informaii corelate, referitoare la un
anumit subiect sau colectate, organizate i memorate ntr-un anumit scop.
Sistemul care permite colectarea, organizarea, memorarea, i regsirea
informaiilor dintr-o baz de date se numete sisteme de gestiune a bazelor de
date (SGBD). SGBD poate s fie convenional, n care informaiile sunt
stocate pe foi de hrtie (sau alte suporturi) depuse n dosare, registre, rafturi,
fiete, ncperi, etc, sau computerizat, caz n care informaiile sunt pstrate n
volume, repertorii, fiiere pe suport magnetic. n acest caz, operarea n baza

3
de date se face prin intermediul unor programe, de ctre operatori special
instruii n vederea folosirii acestora.
Microsoft Access (numit n continuare Access) este un astfel de sistem
interactiv computerizat pentru gestiunea bazelor de date relaionale, conceput
s funcioneze n mediul Microsoft Windows. La fel ca i alte SGBD, Access
ne d posibilitatea s organizm, memorm, corelm, regsim i s prezentm
datele de care dispunem.
Trsturile distinctive ale sistemului sunt:
fiind creat pentru mediul Microsoft Windows i lucrnd n acest
mediu, Access utilizeaz toate facilitile grafice ale acestuia;
Access permite regsirea datelor de interes, prin formularea unor
interogri independente de formatul i de locul de amplasare a
sursei de date;
Access ofer posibilitatea prezentrii datelor ntr-un mod sugestiv,
folosind machete, rapoarte, diagrame i obiecte grafice;
numeroi asisteni pui la dispoziie, uureaz i sporesc eficiena
muncii de proiectare, prin soluiile predefinite oferite;
anumite operaii de rutin pot fi automatizate, prin mecanismul de
definire i de utilizare a macro-comenzilor;
pentru prelucrrile mai sofisticate se poate ntrebuina limbajul de
programare Access Basic, orientat pe obiecte i pe evenimente i
specializat n rezolvarea problemelor specifice de gestiune a datelor;
este posibil integrarea i conlucrarea cu produsele Microsoft Office
pe baza tehnologiei OLE 2.0 Automation i accesul la surse de date
externe (dBASE IV, FoxPro, Paradox, Oracle, etc) prin Open Data
Base Conectivity.

1.1 Structura lucrrii

4
 Lucrarea ncepe prin prezentarea domeniului de aplicabilitate, a
audienei scontate i se ncheie cu enumerarea conveniilor de limbaj i de
notare folosite n cadrul lucrrii. Ea este structurat, pe capitole i subcapitole,
dup cum urmeaz:
Capitolul 1 - Definete noiunile de baz de date i aplicaie Access. Prezint
etapele pe care trebuie s le parcurg proiectantul atunci cnd concepe i
creeaz o aplicaie de baze de date n Access.
Capitolul 2 - Este mprit n subcapitole dup cum urmeaz:
Subcapitolul 1 - Const dintr-o prezentare a primei clase de obiecte (tabele)
destinate memorrii datelor ntr-o baz de date Access.
Subcapitolul 2 - Prezin interogrile, clasa de obiecte cu ajutorul crora
extragem dintr-o baz de date Access numai datele de care avem nevoie la un
moment dat.
Subcapitolul 3 - ncepe descrierea posibilitilor de interfaare dintre aplicaie
i utilizatorul acestuia. n acest sens, sunt prezentate machetele, principalul
mijloc de introducere i vizualizare a informaiilor ntr-o baz de date Access.
Subcapitolul 4 - Continu discuia nceput n subcapitolul precedent. Facem
cunotin cu diferitele tipuri de rapoarte pe care le putem crea, pentru
prezentarea datelor i a rezultatelor prelucrrilor.
Subcapitolul 5 - Const dintr-o trecere n revist o posibilitilor de prelucrare
i aranjare a informaiilor dintr-o baz de date Access. Prelucrrile include:
sortarea, gruparea, totalizarea, adugarea, eliminarea, cutarea, actualizarea,
filtrarea, nlocuirea, arhivarea i formatarea datelor.
Subcapitolul 6 Continu discuia nceput n subcapitolul 1, n privina
corelrii tabelelor i prezint tipurile de corelaii i de asocieri posibile n
Access, precum i posibilitile de vizualizare, prelucrare i prezentare a
datelor din tabelele corelate.
Subcapitolul 7 - Subiectul acestui subcapitol l constituie automatizarea unor
activiti repetitive, de rutin, cu ajutorul macro-comenzilor.
5
Subcapitolul 8 - Prezint principalele aspecte ale folosirii modulelor ca
mijloc de prelucrare specializat a datelor dintr-o aplicaie Access. Constituie
i o introducere, sumar desigur, n folosirea limbajului Access Basic.
Capitolul 4 - Finalizeaz discuia nceput n subcapitolele 3 i 4 cu privire la
interfaarea aplicaiei cu utilizatorul ei i crearea unor aplicaii funcional
unitare.

Bibliografie
Conine cteva titluri recomandate pentru completarea studiului i
aprofundarea noiunilor care fac subiectul lucrrii de fa.

6
 1. BAZE DE DATE I APLICAII ACCESS

Domeniul de utilizare a bazelor de date este gestiunea informaiilor.

Prin asigurarea informaiilor nelegem colectarea, memorarea, organizarea,
regsirea i analiza acestora. Access este un sistem care ne ajut s realizm
toate acestea operaii ntr-o manier unitar, elegant i accesibil.
O baz de date Access este o colecie de elemente distincte gestionrii
informaiilor despre un anumit subiect sau colectate i pstrate ntr-un anumit
scop. Elementele unei baze de date Access le numim obicte. O baz de date
Access poate s conin urmtoarele clase principalele de obiecte: tabele,
interogri, machete, rapoarte, controale, macro-comenzi i module.
Un obiect poate s fie selectat i poate s fie manevrat (prelucrat) ntr-
un anumit fel. Obiectele create posed proprieti pe care le putem stabili
pentru a da obiectelor nfiarea i comportamentul dorit i metode care
indic ce operaii se pot efectua cu obiectul respectiv. Toate obiectele
aparinnd unei clase posed aceleai proprieti i aceleai metode.
Diferenierea obiectelor (individualizarea) fcndu-se prin valorile diferite
atribuite acestor proprieti.
Obiectele dintr-o baz de date care aparin aceleiai clase alctuiesc o
colecie. Baza de date care posed aceste obiecte poate fi privit ca un obiect
de nivel mai nalt, care conine restul obiectelor. Spunem c baza de date este
un recipient al coleciilor de obiecte care o compun. n afar de baza de date,
i alte obiecte pot s fie recipieni pentru alte obiecte.
O aplicaie Access este alctuit dintr-una sau mai multe baze de date
ale cror obiecte sunt conectate, corelate i coordonate pentru a alctui un
ansamblu coerent de elemente i de activiti destinate rezolvrii unor
7
probleme concrete. Utilizatorul vede anumite obiecte ale aplicaiei i le
folosete direct (machete i rapoarte), iar alte obiecte, care susin i
controleaz felul n care lucreaz machetele i rapoartele (tabele, interogri,
macro-comenzi i module), sunt transparente pentru acesta. Manevrarea
obiectelor se face prin proprietile i metodele lor. De asemenea, ntr-o
aplicaiei folosim evenimente, care apar n anumite obiecte (de exemplu, n
machete sau rapoarte) i dirijeaz evoluiile ulterioare.
Pentru rezolvarea, n Access, a multor probleme de mai mic anvergur
este suficient s crem baza de date cu cele cteva obiecte necesare i s le
utilizm prin comenzi i manevre specifice Access. Pentru aceasta, nu este
nevoie s fim neaprat specialiti n informatic sau calculatoare, dar trebuie,
oricum, s fim bine familiarizai att cu facilitile i tehnicile de lucru
Access, ct i cu principiile de proiectare a bazelor de date. O astfel de
persoan, capabil s creeze baze de date i aplicaii Access, va fi numit, n
continuare, proiectant (al bazei de date sau aplicaiei ).
Dac, dimpotriv, suntem o persoan care dorete numai s foloseasc
o baz de date sau o aplicaie Access, majoritatea amnuntelor funcionrii
sistemului Access sunt irelevante. Ba mai mult chiar, acestea ne-ar putea
distrage atenia de la adevrata noastr treab (de contabilitate, de exemplu).
O astfel de persoan, interesat numai n exploatarea unei aplicaii Access, o
vom numi utilizator.
Diferena dintre o baz de date i o aplicaie este dat de felul n care
proiectantul leag obiectele ntr-un sistem coerent, permind utilizatorului s-
i concentreze atenia asupra sarcinilor de serviciu pe care le are de rezolvat i
nu asupra aplicaiei sau sistemului folosit pentru dezvoltarea ei (n cazul de
fa Access).
Contrar ateptrilor celor mai muli dintre noi, o aplicaie Access nu
conine un program principal asemntor celor cu care ne-am obinuit n alte
medii pentru dezvoltarea aplicaiilor pentru baze de date. Practic obiectele
8
Access se descurc singure i execut aciunile prevzute de proiectant, prin
mecanismele puse la dispoziie de sistem i pe care le vom studia n capitolele
urmtoare (macro-comenzi i proceduri Access Basic), atunci cnd apar
evenimentele ateptate.

2.1 Realizarea unei aplicaii Access

Atunci cnd ne angajem ntr-o aciune de proiectare a unei aplicaii de

baze de date trebuie s parcurgem, n general, trei etape:
etapa de analiz a sistemului, a problemei de rezolvat. Aceast
activitate, de obicei, nu este dependent de sistemul n care vom
implementa aplicaia. Ea se finalizeaz prin realizarea unui model al
sistemului studiat, de exemplu pe baza modelului entitate-legtur;
etapa de proiectare a elementelor bazei de date (obiecte), pe baza
modelului stabilit n cadrul analizei. n cadrul acestei faze, definim
proprietile obiectelor, evenimentele la care trebuie s rspund
aplicaia i stabilim felul n care vor rspunde obiectele la diferitele
evenimente.
etapa de realizare a aplicaiei const din crearea efectiv a
obiectelor cu structura i proprietile proiectate i este urmat de
codificarea, programarea, testarea i implementarea procedurilor de
tratare a evenimentelor i testarea funcionalitii aplicaiei pe baza
unor date fictive, dar reprezentative. n final, se va trece la
exploaterea de test a aplicaiei, urmat de verificarea ei amnunit
i cu date reale.
Ultimele dou etape prezentate mai sus sunt dependente de mediul de
dezvoltare al aplicaiei.

2.1.1 Analiza
9
 n cadrul etapei de analiz a sistemului, vom parcurge urmtoarele
faze:

1) Stabilirea scopului i domeniul de intrare (tema)

Primul lucru pe care trebuie s-l facem, ca proiectani, este s

identificm problema pe care va trebui s o rezolve aplicaia. De asemenea,
vom stabili ce trebuie s fac fiecare dintre utilizatorii aplicaiei. n cele mai
multe cazuri va fi vorba de o activitate din domeniul gestiunii informaiilor
(de exemplu: evidena comenzilor, urmrirea inventarului sau a stocurilor
dintr-o magazie, gestiunea financiar-contabil a unei firme etc).
n aceast faz, va trebui:
s studiem sistemul pe care intenionm s-l modelm;
s purtm discuii (amnunite i repetate) cu utilizatorii finali
pentru stabilirea amnuntelor, a anumitor cerine sau preferine (n
privina formei machetelor i a rapoartelor) i s discutm sugestiile
acestora;
s prelum toate documentele primare tiprite (date de intrare) i
situaiile raportate (rezultate) folosite n gestinea conconvenional;
s punem pe hrtie toate activitile pe care trebuie s le rezolvm i
s stabilim fluxurile de informaii (i aceasta ct mai amnunit).

2) Identificarea entitilor sistemului i precizarea legturilor

dintre acestea

n a doua faz, pe baza informaiilor colectate i a studiului efectuat,

vom trece la:

10
 identificarea tuturor elementelor sistemului modelat i la gruparea
lor pe categorii pe care le vom numi entiti;
stabilirea, pentru fiecare entitate, a principalelor caracteristici care
au relevan pentru problema de rezolvant, pe care le vom numi
atribute.

Not:
Un element aparinnd unei entiti poart numele de exemplar
(individ) al entitii. Toate exemplarele unei entiti sunt dotate cu aceleai
atribute. Valorile atributelor sunt ns diferite i fac diferena dintre
exenplarele entitii, particularizndu-le i individualizndu-le.

alegerea cheii primare, care s identifice unic exemplarele entitii;

stabilirea legturilor care exist ntre entiti i tipul acestor legturi.

Conform modelului entitate-legtur, ntre entitile unui sistem pot s

existe trei tipuri de legturi: 1-la-1, 1-la-n i n-la-n. ntr-o legtur 1-
la-n, fiecrui exemplar dintr-o entitate i corespunde cel mult un exemplar
din a doua entitate. Acesta este tipul de legtur cel mai rar. n al doilea tip de
legtur, 1-la-n, fiecrui exemplar din prima entitate pot s-i corespund
mai multe exemplare din a doua entitate, respectiv fiecrui exemplar din a
doua entitate i poate corespunde cel mult un exemplar din prima entitate.
Tipul de legtur 1-la-n ester cel mai frecvent ntlnit n modelele
sistemelor analizate. n fine, n ultimul tip de legtur, n-la-n, fiecrui
exemplar din prima entitate pot s-i corespund mai multe exemplare din a
doua entitate, i invers, fiecrui exemplar din a doua entitate i pot
corespunde mai multe exemplare din prima entitate.

11
 3) Precizarea datelor de intrare, a prelucrrilor necesare i a

prezentrii rezultatelor

n aceast faz vom identifica, mpreun cu utilizatorii, care sunt datele

furnizate aplicaiei, n ce fel vor fi acestea introduse, ce prelucrri vom aplica
acestor date, n ce fel i pe ce suport vor fi ele prezentate ca rezultate finale.

2.1.2 Proiectarea aplicaiei

Etapa de proiectare include fazele de stabilire a caracteristicilor

obiectelor bazei de date i de proiectare a interaciunilor dintre aceste obiecte
n vederea obinerii funcionalitii dorite a aplicaiei.

1) Proiectarea obiectelor bazei de date

Dup finalizarea analizei trecem la proiectarea obiectelor bazei de date,

ncepnd cu tabelele i corelaiile dintre acestea. Tabelele constituie obiectele
Access destinate pstrrii informaiilor. Regula pe care o vom aplica pentru
gruparea datelor n tabele este urmtoarea:
pentru fiecare entitate a sistemului, identificat n cadrul analizei,
vom crea cte un tabel;
structura tabelului va trebui s reflecte atributele i componena
entitii pe care o reprezint.
Legturile dintre entiti se vor materializa n corelaii ntre tabelele
bazei de date, care permit asocierea corect a datelor pstrate n diferite
tabele.

Nota:

12
mprirea datele n tabele reprezint fundamentul ntregii aplicaii. De felul
n care am realizat aceast etap depinde calitatea aplicaiei. Anumite
sugestii pentru mprirea n tabele gsim n casetele pentru dialog ale
asistentului Table Wizard.

Apoi, vom continua cu proiectarea obiectelor aparinnd clasei de

obiecte numite interogri. Cu ajutorul interogrilor putem s extragem datele
de interes din tabel. n consecin, vom crea cte o interogare pentru fiecare
set de date care este necesar pentru prelucrarea sau pentru prezentare

2) Proiectarea interfeei aplicaiei-utilizator

Machetele i rapoartele sunt clasele de obiecte care ne permit

introducerea datelor i prezentarea rezultatelor. Cu alte cuvinte ele realizeaz,
mpreun cu alte cteva mecanisme Access (meniuri, comenzi, bare cu scule,
butoane), o posibilitate de legtur dintre aplicaiei i utilizatorul ei. Numim
aceast legtur, interfaa aplicaiei-utilizator. i n cazul acestora va trebui
s proiectm (coninut, form, funcionare) toate machetele i rapoartele, ct
i alte elemente de interfaare necesare.

3) Proiectarea interaciunilor dintre obiectele bazei de date

Macro-comenzile i modulele cu proceduri Access Basic sunt obiectele

cu ajutorul crora automatizm aciunile sau coordonm funcionarea
aplicaiei ca un ansamblu unitar i coerent al activiti. Proiectarea acestor
ultime componente ntregete activitile acestei etape.
n concluzie, elaborarea proiectului unei aplicaii Access, ncepe prin
construirea obiectelor, continu prin stabilirea, att a proprietilor acestora i
a evenimentelor la care ele trebuie s rspund, ct i a modului n care vor
13
reaciona, i se finalizeaz prin codificarea macro-comenzilor i a
procedurilor necesare pentru efectuarea aciunilor. Surpriza va fi mare cnd
vom constata c, pentru destul de multe aplicaii mai simple, este posibil ca
programarea nici s nu fie necesar!

2.1.3 Realizarea aplicaiei

Dup ce am pus pe hrtie ntreg proiectul aplicaiei, suntem n msur

s trecem la realizarea ei efectiv. Fazele principale de parcurs, n aceast
etap, sunt urmtoarele:

1) Cearea fiierului bazei de date

Primal lucru pe care trebuie s-l facem, dup definitivarea proiectului,

este crearea fiierului bazei de date. Aceasta va aciona ca un recipient uria
ce va pstra obiectele aplicaiei (amnuntele de proiectare) i datele acestuia.
n funcie de complexitatea aplicaiei vom putea folosi un fiier sau mai multe
fiiere pentru baze de date.

2) Crearea obiectelor i testarea lor

Urmtorul pas n realizarea aplicaiei const din crearea obiectelor

acesteia, de obicei, n urmtoarea ordine:
crem tabelele pe baza proiectrii fcute anterior;
adugm cteva nregistrri cu date n fiecare tabel (ncrcarea de test a
tabelului);
crem o interogare de selecie pentru o machet din aplicaie (de obicei
macheta pentru introducerea datelor);
crem macheta, pe baza interogrii de selecie creat anterior;
14
 adugm datalii la macheta creat (macro-comenzi, proceduri pentru
tratarea evenimentelor, alte interogri);
testm macheta pentru a vedea dac afieaz i memoreaz datele
dorite;
adugm alte machete i rapoarte abia dup ce prima funcioneaz
satisfctor.

Not:
Vom avea grij s lucrm i s punem la punct un singur obiect o dat.
Pentru fiecare obiect vom folosi un nume semnificativ i uor de reinut i
reamintit.

3) ncrcarea bazei de date i testarea aplicaiei

Dup ce am creat obiectele i le-am testat individual, vom trece la

testarea sistematic a ntregului ansamblu: vom ncrca tabelele cu date reale
i vom trece la exploatarea de test a aplicaiei. Vom corecta orice diferen
ntre comportarea aplicaiei i prevederile obiectului.
Restul lucrrii va urmri cele discutate n aceste paragrafe, pentru a ne
introduce n tainele proiectrii i implementrii unor mici aplicaii Access. n
general, fiecare capitol va prezenta aspecte legate de crearea i utilizarea cte
unei clase de obiecte, existnd ns i capitole destinate unor alte subiecte ca:
prelucrarea datelor sau administrarea unei baze de date .

n continuare, vom discuta primul pas n realizarea unei aplicaii Access

i anume crearea fiierului bazei de date.

15
 2.2 Crearea fiierului unei baze de date

O baz de date Access este memorat ntr-un fiier, care conine toate
obiectele bazei de date, adic tabelele, interogrile, machetele, rapoartele etc.
Baza de date se comport ca un uria recipient al tuturor obiectelor bazei de
date i implicit a datelor acesteia.

Pentru crearea unui fiier nou pentru baza de date Access:

1. n fereastra de nceput de sesiune de lucru Access, executm comanda New
Database, din meniul File sau acionm butonul New Database, din bara cu
scule.
2. n caseta pentru dialog New Database, introducem numele bazei de date (n
caseta File Name) avnd maximum 8 caractere (fr spaii) i extensia. Dac
nu introducem o extensie explicit, Access va aduga, implicit, extensia
.MDB.
3. Dac este necesar, selectm alt unitate i/sau alt repertoriu (n casetele
Drives i Directories).
4. Acionm butonul OK. Access creeaz un fiier de baze de date gol i
afieaz fereastra Database.

2.3 Crearea obiectelor bazei de date Access

Pentru crearea unui obiect Access:

1. Acionm butonul corespunztor obiectului, din fereastra Database.

16
 2. Acionm butonul de comand New, din fereastra Database sau executm
comanda New, din meniul File i alegem tipul de obiect dorit.

Pentru anumite tipuri de obiecte, Access va afia o caset pentru dialog,

n care putem selecta tabelul sau interogarea pe care se va baza funcionarea
obiectului. Alegem o interogare atunci cnd funcionarea obiectului se
bazeaz pe mai multe tabele. n caz contrar, alegem un tabel.

Pentru modificarea unui obiect:

1. Acionm butonul corespunztor tipului de obiect pe care dorim s-l
modificm, din fereastra Database;
2. Alegem obiectul din list;
3. Acionm butonul Design, Access deschide o fereastr i afieaz obietul
pentru modificare, n modul de lucru Design view.

Fiecare clas de obiecte din Access are anumite particulariti, pe care

le numim proprieti. O proprietate este o caracteristic, un atribut al unui
obiect. Proprietile obiectelor determin felul n care lucreaz obiectele sau
aspectul acestora. Dup ce am creat un obiect, i modificm proprietile
folosind asistenii i utilitarele Access (Wizards i Tools). n afar de
proprieti, obiectele Access sunt caracterizate prin aciunile pe care le pot
executa sau care pot fi efectuate asupra lor, anumite metode. Acestea pot fi
folosite, n proceduri, pentru manevrarea obiectelor.

Atenie! Nu trebuie s confundm proprietile obiectelor Access cu

atributele entitilor.

17
 Atunci cnd crem un nou obiect, Access afieaz o caset pentru
dialog i putem s alegem modul de creare al obiectului: prin fore proprii sau
cu ajutorul asistenilor Access corespunztori.

2.4 Tiprirea obiectelor unei baze de date

n Access, avem posibilitatea s tiprim urmtoarele clase de obiecte:

foi de date, machete, rapoarte, definiiile unor obiecte, parametri pentru
protecie i module Access Basic. n general, pentru tiprirea unui obiect va
trebui s parcurgem urmtoarele etape:
vizualizarea de prob a obiectului sau documentului;
stabilirea parametrilor de punere n pagin;
tiprirea propriu-zis.

2.4.1 Vizualizarea de prob

Pentru vizualizarea de prob a obiectului sau documentului procedm

astfel:
1. Deschidem obiectul sau l selectm n fereastra Database;
2. Executm comanda Print Preview, din meniul File sau acionm butonul
cu acelai nume, din bara cu scule. n modul de lucru Print Preview, Access
afieaz documentele n fereastra Print Preview.

Not:
Pentru a trece la pagina urmtoare, acionm butoanele Page din partea
stnga jos a ferestrei Print Preview.

2.4.2 Punerea n pagin

18
 Pentru stabilirea parametrilor de punere n pagin vom proceda n felul
urmtor:
1. Deschidem obiectul sau l selectm n fereastra Database.
2. Executm comanda Print Setup, din meniul File.
3. n caseta pentru dialog Print Setup, putem stabili valorile urmtorilor
parametri de punere n pagin:
orientarea n pagin (vertical- Portrait sau orizontal-Landscape);

mrimea foii de hrtie i marginile documentului fa de marginile

hrtiei;
tipul de imprimant folosit i driver-ul pentru imprimant.
4. Acionm butonul OK.

Not:
n privina parametrilor folosii la tiprire, Access acioneaz diferit, n
funcie de obiectul tiprit. Astfel:
dac tiprin tabele, integrri sau module, el folosete parametrii de
punere n pagin cureni;
dac tiprim machete sau rapoarte, folosete parametrii salvai o dat
cu salvarea obiectului.

2.4.3 Tiprirea propriu-zis

Pentru nceperea tipririi propriu-zise a obiectului sau documentului:

1. Deschidem obiectul sau l selectm din fereastra Database
2. Executm comanda Print, din meniul File sau acionm butonul cu acelai
nume din bara cu scule
3. n caseta pentru dialog Print, putem s precizm civa parametri
suplimentari:
ce urmeaz s fie tiprit (n caseta de grup Print Range);

19
 ce fel de tiprire solicitm (n caseta Print Quality);
cte copii solicitm (n caseta Copies);
felul n care vor fi tipri copiile: n secven sau nu (caseta de control
Collate Copies);
destinaia tipririi (caseta de control Print To File)

2.4.4 Tiprirea definiiei unui obiect al bazei de date

n cazul anumitor obiecte ale bazei de date (tabele, interogri, machete,

rapoarte i macro-comenzi) Access ne permite s tiprim definiia obiectului,
adic structura acestuia.

Pentru tiprirea definiiei obiectului:

1. Deschidem obiectul n modul Design view sau l selectm n fereastra
Database.
2. Executm comanda Print Definition, din meniul File sau acionm butonul
cu acelai nume din bara cu scule
3. n caseta pentru dialog Print Options, precizm anumite opiuni pentru
obiectul selectat.
4. Acionm butonul OK. Access creeaz un raport cu definiia obiectului i-l
afieaz n Print Preview.
5. Efectum tiprirea prin execuia comenzii Print, din meniul File sau prin
acionarea butonului Print, din bara cu scule.

2.4.5 Obiectele bazei de date

n cazul manevrrii obiectelor bazei de date, exist mecanisme puse la

dispoziie chiar de Access.

20
 Pentru copierea unui obiect al bazei de date:
1. n fereastra Database, selectm obiectul vizat.
2. Executm comanda Copy, din meniul Edit.
3. Deschidem baza de date destinaie.
4. Executm comanda Paste, din meniul Edit.
5. n caseta pentru dialog Paste As, introducem numele obiectului.
6. Acionm butonul OK.

Pentru redenumirea unui obiect al bazei de date

1. n fereastra Database, selectm obiectul vizat.
2. Executm comanda Rename, din meniul Edit.
3. n caseta pentru dialog Rename, introducem noul numele al obiectului.
4. Acionm butonul OK.

Pentru eliminarea unui obiect al bazei de date

1. n fereastra Database, selectm obiectul vizat.
2. Executm comanda Delete, din meniul Edit.

2.4.6 nchiderea i salvarea unei baze de date

Atunci cnd am terminat lucrul cu o baz de date, trebuie s salvm

modificrile efectuate i s o nchidem. n acest fel, toate actualizrile pe care
le-am fcut devin permanente.
Pentru nchiderea i salvarea unei baze de date:
1. Comutm pe fereastra Database, dac aceasta nu este activ.
2. Executm comanda Close Database, din meniul File.
21
 3. OBIECTELE SISTEMULUI ACCESS

3.1 Tabele

Tabelul este un obiect Access destinat pstrrii datelor despre un anumit

subiect. Vom numi subiectul la care se refer datele dintr-un tabel entitate.
Pentru fiecare entitate identificat la analiza sistemului, vom crea cte un
tabel. Tabelele sunt identificate printr-un nume i apar listate n fereastra
Database, atunci cnd acionm butonul Table.
ntr-un tabel, datele sunt organizate pe rnduri i pe coloane. Rndurile
conin informaii despre fiecare exemplar al entitii respective, iar fiecare
coloan reprezint o caracteristic, un atribut de entitii. Pentru rndurile
unui tabel mai putem s folosim termenl de nregistrri, iar pentru coloane pe
cel de cmpuri. Ceea ce este important de reinut este c fiecare cmp al unui
tabel va conine aceeai caracteristici (de exemplu aceeai lungime maxim).

22
 Rezult c un tabel Access conine dou tipuri de informaii:
informaiile care descriu modul de alctuire i de organizare al tabelului, adic
ceea ce numim structura tabelului i datele propriu-zise. Structura tabelului
cuprinde informaii despre numrul, tipul de date i proprietile cmpurilor,
cmpurile cheii primare, cmpurile indexate i tipul indexrii. Proprietile
cmpurilor sunt stabilite la faza de proiectare. Ele pot fi vizualizate n
fereastra pentru proprieti.

3.1.1 Crearea unui tabel

n Access, avem dou posibiliti pentru crearea unui tabel: cu ajutorul

asistenilor pentru tabele (Table Wizards) sau prin fore proprii. Prima metod
este mai uoar i mai rapid, asistenii ghidndu-ne i sugerndu-ne anumite
soluii. Ea este recomandat pentru proiectanii aflai n faza de iniiere.
Metoda a doua este pentru avansai i permite un control mai amnunit al
proprietilor tabelului creat.

Pentru crearea unui tabel:

1. Deschidem baza de date
2. n fereastra Database, acionm butonul Table.
3. Acionm butonul de comand New Table. Access afieaz caseta pentru
dialog New Table.

23
 Access intr n modulul de lucru Design view, care const din afiarea
unei foi de date cu rnduri i trei coloane: Field Namw, Data Type i
Description.
n acest mod de lucru, definirea unui cmp, n structura unui cmp, n
structura unui tabel, implic doi pai: adugarea cmpului i stabilirea
proprietilor cmpului.

3.1.1.1 Adugarea unui cmp

Pentru adugarea unui cmp, n structura tabelului folosim Field

Builder i specificm trei lucruri:
un nume maximum de 64 caractere (inclusiv spaii) ca identificatorul de
cmp (n coloana Field Name);
un tip de date (n coloana Data Type), care indic ce fel de valori vor fi
memorate n acel cmp, ct memorie se va aloca pentru cmp, ce
operaii vor fi posibile cu aceste valori i dac va fi s indexm sau s
sortm nregistrrile dup valorile acestuia:
un text explicativ, care s descrie scopul cmpului n intenia
proiectantului (n coloana Description).
Tabelul 1. Tipuri de date n cmpurile unui tabel Access

Tipul de date Identificatorul Semnificaia

Numeric Numeric Numere folosite n calcule matematice.
Ele pot s fie numere ntregi (Byte,
Integer, Long Integer) sau reale
(Single, Double).
Alfanumeric Text Combinaii de litere i cifre sau
numere nefolosite n calcule
matematice (lungimea maxim este de

24
 255 caractere)
Comentarii Memo Cmpuri de text folosite ca note
(lungimea maxim este de 64 Koctei)
Date calendaristice i Date/Time Date calendaristice i momente de
timp contor timp (ntre anii 100 i 9999)
Counter Secvene de numere ntregi, create i
incrementate automat de Access la
adugarea unei noi nregistrri. Nu pot
fi actualizate.
Sume de bani Curency Valori numerice cu semnificaie de
sume de bani. Precizie de 15 cifre la
stnga virgulei zecimale i 4 cifre la
dreapta.
Logic Yes / No Valori logice sau booleene("adevrat "
i "fals")
Obiecte OLE OLE object Obiecte provenite din aplicaii ca
Excel, Word sau Draw. Dimensiunea
maxim este n jur de 1 Goctet.

Pentru adugarea unui cmp, procedm n felul urmtor:

1. Introducem numele cmpului n prima celul liber din coloana
Field Name, apoi apsm tasta TAB;
2. Introducem tipul cmpului n acelai rnd, dar n prima celul liber
din coloan Data Type, apoi apsm tasta TAB. Pentru a afia lista
opiunilor posibile:
acionm butonul pentru extinderea listei;
apsm tastele ALT+ sgeat jos.
3. Introducem o descriere a scopului cmpului n caseta liber din
coloana Discription a aceluiai rnd. Aceast descriere va fi ataat n

25
 bara de stare, atunci cnd lucrm n foaia de date i selectm cmpul,
dar este util i atunci cnd folosim machete.

3.1.2 Stabilirea cheii primare

Atunci cnd crem un tabel, va trebui s stabilim cmpul sau cmpurile

ale cror valori identific unic nregistrrile din tabel. Numim aceste cmpuri,
cmpurile cheii primare.

Cteva reguli pentru alegerea chei primare sunt prezente mai jos:
Access nu accept valori duplicate sau nule n cmpul cheii primare;
dimensiunea ei afecteaz viteza de operare n baza de date. Pentru
performane maxime, cheia trebuie s fie minimal;
este de preferat s fie uor de reamintit.

Pentru stabilirea cheii primare a unui tabel:

1. Deschidem tabelul n modelul Design view;
2. Selectm cmpul (cmpurile) care vor furniza cheia primar, prin
acionarea antetului;
3. Acionm butonul Set Primery Key, din bara cu scule.

n cazul n care dorim s eliminm cheia primar, procedm n felul

urmtor:
1. Acionm butonul Indexes, din bara cu scule, pentru a deschide o fereastr
Indexes;
2. Selectm cmpul cheie primar i apsm tasta DEL.

3.1.2 Modificarea structurii unui tabel

26
 Prin structura unui tabel nelegem totalitatea informaiilor despre felul
de organizare a tabelului i despre datelepe care le putem pstra n el. Aceste
informaii le furnizm la crearea tabelului i includ: numrul de cmpuri;
numele, tipul i proprietile fiecrui cmp; ordinea cmpurilor; cheia primar
i indeci.
Modificarea structurii unui tabel o putem efectua n modul Design
view. Posibilitatea de modificare a structurii include: schimbarea tipului de
date; schimbarea proprietilor cmpurilor; schimbarea ordinii cmpurilor;
introducerea sau eliminarea unor cmpuri; modificarea cheii primare i a
indecilor.

Pentru rearanjarea cmpurilor dintr-un tabel:

1. Selectm rndul de definiie al cmpului, prin acionarea antetului de rnd,
n Design view.
2. Acionm antetul din nou i-l antrenm pn la sfritul listei cu nume de
cmpuri.
3. Eliberm butonul mouse-ului. Access mut rndul de definiie a cmpului
n noua poziie.

Pentru eliminarea unui cmp din structura unui tabel:

1. Deschidem tabelul, n modul de Dedign view.
2. Selectm rndul de definiie alt cmpului vizat, prin acionarea antetului
sau prin deplasarea cu ajutorul tastelor cu sgei i apsarea tastelor
SHIFT+SPACEBAR.
3. Executm comanda Delete Row, din meniul Edit sau acionm butonum
Delete Row, din bara cu scule.

Pentru introducerea unui cmp deasupra altui cmp:

27
1. Selectm rndul deasupra cruia dorim s inserm un alt cmp, prin
acionarea antetului sau prin deplasarea cu ajutorul tastelor cu sgei i
apsarea tastelor SHIFT+SPACEBAR.
2. Executm comanda Insert Row, din meniul Edit sau acionm butonum
Insert Row, din bara cu scule.
3. Definim cmpul dorit n rndul nou introdus.

Pentru mutarea cmpurilor ntr-un tabel:

1. n modul Design view pentru tabele, selectm cmpurile pe care dorim s
le mutm prin acionarea fiecrui antet de rnd.
2. Acionm din nou n antetul rndului i inem apsat butonul mouse-ului.
Access afieaz o bar subire orizontal chiar deasupra ultimului rnd
selectat.
3. Antrenm bara orizontal pn la rndul de sub locul n care dorim s
mutm cmpurile. Access reordoneaz rndurile astfel nct acestea s reflecte
modificarea.

3.1.3 Folosirea tabelelor

n acest paragraf vom discuta cteva dintre operaiile pe care le putem

efectua asupra datelor dintr-un tabel sau chiar asupra ntregului tabel, ca
obiect de sine-stttor. Vom discuta despre editarea nregistrrilor, despre
formatarea n foaia pentru date, despre salvarea i nchiderea tabelului.

3.1.3.1 Editarea nregistrrilor

Editarea este operaia prin care se efectueaz o modificare n coninutul

unei nregistrri. Editarea se efectueaz, ca i introducerea datelor, n modul
28
Datasheet view i necesit trei pai: deschiderea tabelului, localizarea
nregistrrii i a cmpului de modificat (selectarea) i apoi execuia schimbrii
propriu-zise.

Pentru efectuarea modificrii valorii Inui cmp:

Selectm ntregul cmp i introducem noua valoare:

sau
1. Plasm cursorul n poziia dorit, prin acionare cu mouse-ul.
2. Deplasm cursorul cu ajutorul tastelor cu sgei pn la poziionarea
dorit.
3. Apsm tasta DEL, pentru eliminarea caracterului de dup cursor sau
apsm tasta BACKSPACE, pentru eliminarea caracterului dinaintea
cursorului.

Tabelul 2. Selectarea n foaia de date

Element selectat Aciune cu mouse-ul Apsarea tastelor

Cmp Acionm marginea stnga a cmpului SHIFT+sgeat
Cmpuri adiacente Acionm marginea stnga a cmpului SHIFT+sgeat
i antrenm peste celelalte cmpuri Sgeat
Rnd/coloan Acionm antetul SHIFT/CTRL+spaiu
Mai multe Acionm antetul i antrenm SHIFT/CTRL+spaiu
nregistrri
Peste celelalte nregistrri SHIFT/CTRL+sgeat
sus/jos
Toate nregistrrile Acionm antetul foii de date

Alte procedee pentru editarea cmpurilor:

29
 Apsm tasta F2, pentru selectare/deselectarea cmpului curent.

Apsm tasta ESC, pentru anularea modificrilor din cmp/nregistrare.

Apsm tasta CTRL+, pentru introducerea, n cmpul curent, a valorii din

cmpul corespunztor al nregistrrii anteroare.

Tabelul 3. Deplasarea n foaia de date.

Element Tastele apsate

Cmp urmtor TAB
Cmp precedent SHIFT+TAB
Primul cmp din nregistrarea curent HOME
Ultimul cmp din nregistrarea curent END
nregistrarea urmtoare sgeat jos
nregistrarea precedent sgeat sus
Primul cmp din prima nregistrare CTRL+HOME
Ultimul cmp din ultima nregistrare CTRL+END

Pentru salvarea modificrilor avem trei posibiliti:

Trecerea la nregistrarea urmtoare.

Apsm tastele SHIFT+ENTER.

nchidem foaia de date.

3.1.3.2 Salvarea i nchiderea tabelului

Atunci cnd am terminat lucru cu un tabel, salvm modificrile fcute

i putem s-l nchidem.

Pentru salvarea configuraiei curente:

Executm comanda Save Table, din meniul File.

30
 Pentru nchiderea tabelului:
Executm comanda Close, din meniul File sau acionm dublu caseta

meniului de control.

3.1.3.3 Tipuri de corelaii ntre date

Exist trei tipuri de relaii pe care le putei stabili ntre tabele:

One-to-many (unul- la- mai- muli). Cheia din tabelul principal poate s
apar de mai multe ori n tabelul secundar
One-to-one (unul -la-unu). Cheia din tabelul principal poate s apar o
singur dat n tabelul secundar
Many-to-many (mai-muli-lamai-muli). Un sistem n trei, n care dou
tabele au cte o relaie de tip one-to-many cu un al treilea tabel, stabilind
astfel ntre ele o relaie many-to-many.

3.2 Interogri

3.2.1Crearea unei interogri

O interogare este o ntrebare pe care o formulm n privina datelor

dintr-o baz de date.
n Access, avem posibilitatea s crem mai multe tipuri de interogri.
Astfel putem avea interogri pentru selecie, de aciune, de sintez. Dintre
acestea, cele mai des utilizate sunt interogrile pentru selecie. O interogare
pentru selecie este o interogare prin care regsim i selectm un set de
nregistrri, care satisfac anumite condiii, din unul sau mai multe tabele.

Tabelul 4. Tipuri de interogri

31
Interogare Efect
Pentru selecie selecteaz din tabe datele care satisfac anumite condiii
de aciune efectueaz modificri n mai multe nregistrri printr-o
singur operaie.
de sintez prezint informaii ntr-o compact (sintez).
union combin cmpurile, care ndeplinesc condiii, din mai multe
tabele
pass-through trimite comenzi serverelor ODBC
Pentru definireafolosesc instruciunile SQL pentru a crea, modifica sau
datelor elimina tabelele i alte obiecte n baza de date Access

Pentru crearea unei interogri pentru selecie:

1. Deschidem o baz de date.
2. n fereastra Database, acionm butonul Query.
3. Acionm butonul New.
4. n caseta pentru dialog New Query, avem dou posibiliti:

s apelm la serviciile asistenilor Query Wizards pentru crearea

interogrilor;
s crem interogarea noi nine
n primul caz, vom aciona butonul Query Wizards, iar n cel de al
doilea, butonul New Query.
5. Imediat dup acionarea butonului New Query, Access deschide fereastra
Query, n care afieaz caseta pentru dialog Add Table.
6. n caseta pentru dialog Add Table, selectm un tabel pe care l vom folosi n
cadrul interogrii pe care o definim.
7. Acionm butonul Add.

32
8. Repetm paii 6 i 7 pentru toate tabelele pe care urmeaz s le folosim n
cadrul interogrii.
9. Acionm butonul Close, pentru a nchide caseta pentru dialog.

3.2.2 Modificarea unei interogrii

Operaia de modificare a unei nregistrri poart numele de editare.

Putem s modificm o interogare n mai multe feluri. Dintre acestea
menionm:
mutarea unei coloane;
inserarea unei coloane;
modificarea dimensiunilor unei coloane;
executarea unui cmp din foaia de date, dar pstrarea lui pentru
stabilirea condiiilor de selectare.

Tehnica de lucru este cea obinuit n aceste situaii:

1. n modul de lucru Datasheet view al interogrii, selectm coloana vizat.

2. Executm comanda Column Width, din meniul Format.

3. n caseta pentru dialog Column Width, introducem dimensiunea dorit

pentru limea coloanei sau acionm butonul Best Fit, pentru adaptarea
limii la lungimea maxim a valorii din cmpul respectiv.

3.2.3 Vizualizarea i tiprirea setului rezultat

33
 Pentru execuia unei interogri i vizualizarea setului dinamic rezultat
avem mai multe posibiliti. Dac tocmai am terminat de creat sau modificat o
interogare, deci suntem n modul Design view, procedm astfel:
Executm comanda Datasheet, din meniul View sau acionm butonul

Datasheet View, din bara cu scule. De asemenea, putem s executm

comanda Run, din meniul Query.

Dac am deschis o baz de date sau avem afiat fereastra Database:

1. Acionm butonul Query;
2. Selectm interogarea al crei set dinamic rezultat dorim s-l vizualizm.
3. Acionm butonul de comand Open. Access va afia setul dinamic
rezultat n modul Datasheet view.
Pentru tiprirea setului rezultat procedm n felul urmtor:
1. Deschidem interogarea n modul Datasheet view sau o selectm din
fereastra Database.
2. Executm comanda Print, din meniul File sau acionm butonul Print, din
bara cu scule.
3. n caseta pentru dialog Print, specificm opiunea de tiprire.
4. Acionm butonul OK.

3.2.4 Salvarea unei interogri

n cazul n care interogarea pe care am creat-o ne va fi necesar i n

alte sesiuni de lucru, o putem salva pentru utilizri ulterioare:
Pentru salvarea interogrii:
1. Executm comanda Save, din meniul File sau acionm butonul Save, din
bara cu scule.
2. n caseta pentru dialog Save As, introducem numele interogrii pe care o
salvm (n caseta Query Name).
34
3. Acionm butonul OK. Access salveaz interogarea i toate modificrile
efectuate n baza de date.

3.3 Machete

3.3 .1 Crearea unei machete

La fel ca i n cazul tabelelor i al interogrilor, Access ne permite s

crem machetele n dou feluri: asistai de From Wizards sau prin fore
proprii. n primul caz, crearea machetei ester facilitat de ntrebrile
asistenilor, dar este limitat la cteva formate predefinite. n al doilea caz,
suntem liberi s crem macheta dup propriile noastre necesiti i dup
propria imaginaie.

Pentru crearea unei machete:

1. n fereastra Database, acionm butnul From.

2. Acionm butonul de comand New sau executm comanda New, din

meniul File.
3. n caseta pentru dialog New Form, selectm un tabel sau o interogare, din

lista obinut prin extinderea casetei Select A Table/Query.

4. Acionm butonul Blank From.

5. Access intr n modul de lucru Design view, n care ncepem crearea

machetei.

3.3.1.1 Cadrul pentru proiectarea machetelor

35
 n modul de lucru Design view pentru machete, Access afieaz un
cadru pentru proiectare, prevzut cu rigl pe margini i cu o gril pentru
poziionare. Aceste elemente, mpreun cu caseta pentru scule constituie
instrumentele pe care le vom utiliza pentru crearea machetei particularizate de
care avem nevoie.

Cadrul pentru proiectarea machetei Access afieaz macheta mprit

n seciuni, desprite prin linii de separaie. Seciunile unei machete sunt:

Antetul machetei - apare o singur dat, n parte superioar a machetei.

Antetul paginii - apare n partea superioar a fiecrei paginii a machetei
tiprite
Detalii -conine cmpurile nregistrrilor. La vizualizare, aceast
seciune va fi repetat pentru fiecare nregistrare.
Subsolul paginii - apare n partea inferioar a fiecrei paginii a machetei
tiprite.
Subsolul machetei - apare o singur dat, n partea inferioar a machetei.

Dac dorim, putem s mrim sau s micorm spaiul alocat unei

seciuni printr-un procedeu asemntor celui folosit pentru mrirea sau
micorarea dimensiunii rndurilor din Datasheet view.

3.3.1.2 Adugarea controalelor

Etichet -afieaz un text care poate fi folosit ca titlu, mesaj,

nume de control
Caset pentru text -reprezint o zon n putem s afim sau s
introducem datele de memorat n baza de date.
Caset de control -indic o condiie(validat/invalidat, marcat/nemarcat,
selectat/neselectat, etc.).
Buton de opiune -permite efectuarea unei alegeri
36
Caset de grup -grupeaz mai multe controale nrudite.
Caset pentru list -afieaz o list de valori din care utilizatorul o poate
selecta pe aceea pe care o dorete.
Caset combinat -este alctuit dintr-o caset pentru text, care poate fi
extins ntr-o caset pentru list, prin acionarea
butonului cu sgeat din partea dreapt (buton de
extindere).
Buton de comand -este un control cu ajutorul cruia putem s
executm operaiile atribuite la proiectare. De
exemplu, s deschidem o alt machet cu detalii sau
s tiprim un raport.
Cadru pentru obiecte legate -aloc, n machet, spaiul pentru un obiect legat.
Cadru pentru obiecte nelegate -aloc, n machet, spaiul pentru un obiect nelegat.

Atunci cnd deschidem, pentru prima dat, o machet n modul Design

view, Access afieaz o caset cu scule specific proiectrii machetelor.
Aceast caset cu scule conine butoane pentru generarea tuturor tipurilor de
controale posibile n machete.

Pentru afiare/ascunderea casetei cu scule:

Executm comanda Toolbox, din meniul View.

n tabelul 5, sunt prezentate butoanele din caseta cu scule pentru crearea

controalelor. Ele sunt listate n ordine din caseta cu scule i anume: de sus n
jos i de la stnga la dreapta.
Tabelul 5. Butoane din caseta cu scule.

Nume buton Aciune

Pointer Selecteaz contoalele
Label Genereaz etichet
Text Box Genereaz caset pentru text
Option Group Genereaz caset de grup de opiuni
Toggle Button Genereaz buton de comutare
Option Button Genereaz buton de opiune
Check Box Genereaz caset de control
37
 Combo Box Genereaz caset combinat
List Box Genereaz caset pentru list
Graph Diagram
Subform Genereaz submachet
Unbound Object Frame Genereaz cadru pentru obiect nelegat
Bound Object Frame Genereaz cadru pentru obiect legat
Line Genereaz linie
Rectangle Genereaz dreptunghi
Page Break Genereaz salt de pagin
Command Button Genereaz buton de comand
Control Wizards Valideaz folosirea asistenilor pentru
controale
Tool Lock Permite generarea mai multor controale
de acelai tip

Pentru adugarea unui control:

1. Executm comanda Control Wizard, din meniul View (dac comanda nu

este marcat) sau acionm butonul Control Wizard din caseta cu scule
(dac nu a fost deja acionat).
2. n caseta cu scule, acionm butonul corespunztor controlului pe care

dorim s-l adugm.

3. Acionm, ntr-o seciune a cadrului pentru proiectare, n locul n care

dorim s plasm controlul.

4. Introducem informaiile suplimentare cerute de asistenii Access pentru

controale (text, dac este necesar, sau ali parametri).

3.3.2 Modificarea unei machete

Atunci cnd dorim s modificm o machet, pentru a o adapta

necesitilor de lucru curente, folosim modul de lucru Design view. n acest
caz, spunem c particularizm macheta.
38
 Pentru deschiderea unei machete n Design view:
1. n fereastra Database, acionm butonul From, pentru afiarea listei

machetelor.
2. Selectm macheta dorit.

3. Acionm butonul de comand Design. Access deschide macheta n modul

Design view. n acest mod, n casetele pentru text sunt afiate numele
cmpurilor.

3.3.3 Folosirea unei machete

Machetele sunt folosite pentru vizualizarea i introducerea datelor ntr-

o baz de date. Atunci cnd folosim o machet putem s vizualizm datele n
trei feluri: n modul From view, n modul Datasheet view sau n modul Print
Preview.
n primul mod, vizualizm toate datele unei singure nregistrri,
deodat. Pentru ca s trecem la alt nregistrare, vom folosi butoanele din
partea din stnga-jos a machetei. n modul al doilea, vizualizm mai multe
nregistrri deodat, ntr-o manier asemntoare unei foi de lucru (LOTUS 1-
2-3, Excel) sau a unei comenzi Browse (dBASE, FoxBase, FoxPro). Dac
dorim s vizualizm alte nregistrri sau cmpuri, folosim butoanele pentru
defilare vertical sau orizontal. Al treilea mod este folosit pentru
previzualizarea machetei naintea tipririi.

Pentru comutarea ntre cele dou moduri de vizualizare:

Executm comanda Datasheet/From, din meniul View sau acionm

butonul Datasheet View/From View, din bara cu scule.

39
 n ambele moduri, la sfritul machetei sau al foii de date, se gsete o
nregistrare goal. Ea este destinat recepionrii datelor introduse n machet,
atunci cnd adugm o nou nregistrare.

Pentru adugarea unei nregisrri:

1. Executm subcomanda New, a comenzii GoTo, din meniul Records sau

acionm butonul New, din bara cu scule.

2. Apsm tasta TAB, pentru ca s ne poziionm n urmtoarea caset pentru

text.
3. Introducem datele pentru cmpul respectiv.

4. Repetm pai 3 i 4 pentru toate cmpurile nregistrrii.

Pentru salvarea nregisrrii introsuse:

1. n momentul n care am terminat introducerea datelor n ultimul cmp al

nregistrrii curente, apsm tasta TAB, pentru a trece la primul cmp al

nregisrrii urmtoare.
2. Access salveaz automat coninutul nregistrrii curente, nainte de a trece

la nregistrarea urmtoare.

Pentru a anula ultimele modificri dintr-un cmp:

Executm comanda Undo Typing, din meniul Edit sau acionm butonul

Undo, din bara cu scule. Access anuleaz modificarea cea mai recent
efectuat asupra valorii din cmp.
Executm comanda Undo Current Field, din meniul Edit sau acionm

butonul Undo Current Field/Record, din bara cu scule. Access anuleaz

toate modificrile efectuate asupra valorii din cmpul/nregistrarea
curent.

40
 3.3.4 Tiprirea, salvarea i nchiderea unei machete

nainte de tiprire este posibil s facem o vizualizare de prob a

machetei ce urmeaz s fie tiprit. n acest fel, ne putem face u idee clar
asupra felului cum va arta aceast n forma tiprit

Pentru vizualizarea de prob a unei machete:

1. Executm comanda Print Preview, din meniul File sau

acionm butonul Print Preview, din bara cu scule.

2. n fereastra Print Preview, putem s mrim imaginea paginii tiprite, prin

plasarea indicatorului mouse-ului pe pagin i acionarea cu mouse-ul, n

momentul n care indicatorul s-a transformat ntr-o lup. Dc acionm,
din nou, butonul mouse-ului, imaginea revine la dimensiunea normal
3. Executm comanda From, din meniul View sau acionm

butonul Close, din bara cu scule, pentru a reveni la modul de vizualizare

From view.

Pentru tiprirea machetei:

1. Executm comanda Print, din meniul File sau acionm butonul Print din
bara cu scule.
2. n caseta pentru dialog Print, putem s precizm parametrii de tiprire.
3. Acionm butonul OK.

Pentru salvarea machetei:

1. Executm comanda Save From, din meniul File.
2. n caseta pentru dialog Save As, introducem numele machetei.
3. Acionm butonul OK.
Pentru nchiderea machetei:
Executm comanda Close, din meniul File.

41
 3.4 Rapoarte

Raportul este un obiect al unei baze de date Access pe care-l folosim

pentru prezentarea datelor dintr-unul sau mai multe tabele i a rezultatelor
prelucrrilor efectuate asupra lor.

3.4.1 Funcionarea unui raport

Un raport funcioneaz pe baza informaiilor de structur, stabilite la

crearea raportului. Acestea definesc elementele care alctuiesc raportul
(seciune i controale), caracteristicile acestora, aranjarea n pagin, legturile
cu cmpurile i expresiile care produc datele prezentate. De asemenea,
precizeaz atributele generale ale raportului. Seciunile sunt diviziunile
raportului, iar controalele sunt obiectele grafice care fac legtura i afieaz
datele din cmpuri sau expresii. Unele controale nu prezint date, ci obiecte
decorative ale rapor-tului. Din aceast categorie fac parte liniile, cadrele i
casetele nelegate, care afieaz imagini.
ntre machete i rapoarte exist multe asemnri, att din punct de
vedere al structurii ct i al tehnicilor de creare, utilizare i funcionare.
Ambele clase de obiecte sunt destinate prezentrii datelor, folosesc seciuni i
controale pentru gestionarea spaiului i a datelor, pot s includ submachete,
respectiv subrapoarte.
Principalele caracteristici ale rapoartelor, care le difereniaz de
machete, sunt:
rapoartele sunt unidirecionale (permit numai extragerea, nu i
introducerea datelor);

42
 rapoartele permit gruparea i totalizarea datelor (cu total pe
subgrup/grup i total general, eventual cu procentaje fa de totalul
general);
rapoartele dau o imagine de ansamblu asupra datelor.

3.4.2 Crearea unui raport

Access ne pune la dispoziie dou metode pentru crearea rapoartelor: cu

ajutorul Report Wizards i prin proiectare independent. Prima metod, la fel
ca i n cazul altor obiecte ester mai rapid, mai uoar i, n cosecin,
recomandat nceptorilor sau n cazul unor rapoarte simple. n cazul n care
dorim s crem rapoarte mai complicate, care necesit cunotine mai
avansate, vom folosi metoda a doua.
Pentru crearea unui raport:
1. n fereastra Database, acionm butonul Report.
2. Acionm butonul New.
3. n caseta pentru dialog New Report, selectm sau introducem tabelul sau
interogarea pe care se va baza raportul.
4. Acionm butonul Blank Report, din caseta pentru dialog New Report.
5. Access afieaz cadru pentru proiectare independent a rapoartelor, n
modul de lucru Design view.
6. Adugm seciuni i controale acestui cadru i le particularizm conform
necesitilor.

3.4.3 Modificarea unui raport

43
 Modificarea structurii unui raport este posibil n modul de lucru
Design view. Dup ce am deschis un raport n acest mod de lucru, putem s
facem modificri diverse.

Pentru deschiderea unui raport n modul Design view:

1. n fereastra Database, acionm butonul Report, pentru a afia lista
rapoartelor.
2. Selectm raportul dorit.
3. Acionm butonul Design.

3.4.4 Crearea unui ablon pentru machete sau rapoarte

Atunci cnd crem o machet sau un raport fr ajutorul asistenilor,

Access folosete un ablon pentru ca s defineasc atributele implicite ale
machetei sau raportului. ablonul determin ce seciuni vor aprea n cadrul
machetei sau raportului i definete dimensiunile seciunilor. De asemenea, el
conine toate valorile implicite ale proprietilor pentru machete sau rapoarte,
ct i pentru seciunile i controalele acestora. abloanele implicite pentru
machete i rapoarte se numesc Normal. n orice caz, putem s folosim orice
machet sau raport existent ca ablon sau putem s crem o machet sau un
raport special n acest scop.

Pentru stabilirea unei opiuni a ablonului pentru machete sau a

ablonului pentru rapoarte:
1. Executm comanda Options, din meniul View.
2. n casetacaseta pentru dialog Options, selectm Form & Report Design, din
lista Category.
3. n caseta Items, selectm From Template sau Report Template.

44
4. Introducem numele machetei sau al raportului pe care dorim s-l folosim ca
ablon.
5. Acionm butonul OK.

abloane pentru machete i rapoarte definesc:

dac include un antet i un subsol pentru machete sau rapoarte;
dac include un antet i un subsol pentru pagin;
ce dimensiuni (limea i limea) vor avea seciunile;
care vor fi proprietile implicite folosite pentru controale.

Not:
Un ablon nu creeaz controalele ntr-un raport nou sau ntr-o machet
nou. Access salveaz valorile parametrilor pentru abloane n baza de date
sistem a grupului de lucru Access (), nu n baza de date proprie
proiectantului. n momentul n care modificm valoarea unui parametru, ea
se aplic oricrei baze de date pe care o deschidem sau o crem n grupul de
lucru.

3.4.5 Tiprirea, salvareai nchiderea unui raport

Tiprirea unui raport o putem efectua din: modurile Print Preview sau
Design view, precum i din fereastra Database.

Pentru tiprirea unui raport:

1. Executm comanda Print, din meniul File sau acionm butonul Print, din
bara cu scule.
2. Modificm parametrii pentru tiprire, dac este necesar.
3. Acionm butonul OK.

45
 Pentru salvarea raportului:
1. Executm comanda Save, din meniul File.
2. n caseta pentru dialog Save As, introducem numele raportului.
3. Acionm butonul OK.

3.4.6 Cnd folosim un raport i cnd folosim o machet

Diferena dintre machete i rapoarte const i din modul de grupare a

datelor:
n machet grupm datele prin crearea unei machete principale (pe
baza Inui tabel-interogri) i a unei machete secundare (pe baza Inui
tabel colelat cu primul).
n raport - grupm datele dintr-un tabel/interogare. Aceste date sunt
vizualizate att n foaia pentru date (Datasheet), ct i n raport, dar
ele sunt prezentate diferit.
Avantajele machetelor sunt urmtoarele: pot fi utilizate pentru
vizualizarea, editarea, tiprirea datelor. Afiarea lor se face pe ecran consolei,
dar pot fi i tiprite.
Avantajele rapoartelor sunt urmtoarele: dau o imagine de ansamblu;
permit gruparea datelor i calculul de totaluri i subtotaluri; este posibil
introducerea unui subraport n raport; putem s controlm aezarea n pagin
i, apoi, s tiprim raportul.

46
 3.5 Prelucrarea datelor

3.5.1 Expresii

Expresiile sunt componente de baz ale unor activiti Access. Putem s

folosim expresii pentru efectuarea calculelor, pentru specificarea condiiilor
de selectare din interogri, filtre i macro-comenzi, pentru controlul execuiei
unei macro-comenzi i pentru crearea procedurilor Sub i Function din Access
Basic.

3.5.1.1 Comportarea unei expresii

O expresie este alctuit din dou categorii de elemente: operatori i

operanzi. Operatorii indic o operaie care se efectueaz asupra unuia sau mai
multor elemente. De exemplu, *, <>. Add, Like sunt operatori care indic
nmulirea, testul de inegalitate, i operaia I logic, recunoaterea unor
abloane de caractere. Operanzii precizeaz valorile care intr n evaluarea
operatorilor.
3.5.1.2 Operatori

Access accept ase categorii de operatori: aritmetici, pentru

comparaie (relaionali), pentru concatenare, logici, pentru identificare (cu
abloane de caractere) i diveri.

Tabelul 6. Operatori aritmetici

47
 Operator Op
* nm
+ Ad
- Sc
/ m
\ m
^ Rid
Mod Mo

Tabelul 7. Operatori relaionali

Operator Operaie
< Mai mic dect
<= Mai mic dect sau egal cu
> Mai mare ca
>= Mai mare dect sau egal
cu
= Egal cu
<> Diferit de

Tabelul 8. Operatori pentru concatemare irurilor de caractere

Operator Operaie
& Concatenarea irurilor

Tabelul 9. Operatorul pentru recunoaterea abloanelor de caractere

Operator Operaie
Like Comparaia
irurilor

48
 Tabelul 10. Operatori diveri

Operator Descriere
! Folosit pentru separarea prilor unui identificator; indic explicit
obiectului care-l urmeaz adreseaz un obiect definit de utilizator
element al unei colecii)
Folosit pentru a separa prile dintr-un identificator; precede num
metodei sau proprietii.
BetweenAnd Determin dac valoarea unei expresii ester situat ntr-un anum
specificat de valori
In Determin dac valoarea unei expresii ester egal cu oricare din
dintr-o list specificat
Is Folosit mpreun cu cuvntul-cheie rezervat Null pentru a determ
expresie ester Null

3.5.1.1 Precedena operatorilor

Atunci cnd ntr-o expresie apar mai muli operatori, fiecare operaie
este evaluat i rezolvat ntr-o ordine prestabilit. Aceasta este numit
precedena operatorilor. Parantezele pot fi folosite pentru a modifica ordinea
de evaluare i pentru a impune evaluarea anumitor pri ale expresiei naintea
altora. Operaiile din paranteze sunt efectuate ntotdeauna naintea celor din
afara lor. Atunci cnd expresiile conin operatorii din mai multe categorii,
operatorii aritmetici sunt evaluai mai nti, dup aceea sunt evaluai
operatorii relaionali i n sfrit sunt evaluai operatorii logici. n cadrul
categoriilor, operatorii sunt evaluai n ordinea prezentat mai jos.

Tabelul 11. Operatori logici

49
 Operator Operaie
And Conjuncie
Eqv Echivalen
Imp Implicaie
Not Negaie
Or Disjuncie(SAU
inclusiv)
Xor SAU exclusuv

Tabelul 12. Precedena operatorilor

Aritmetici Logici
Ridicare la putere (^) And
Negare (-) Eqv
nmulire i mprire(*, /) Imp
mprire ntreag (\) Not
Modulo (Mod) Or
Adunare i scdere (+, -) Xor
Concatenarea irurilor (&)

3.5.1.3 Operanzi

Access accept mai multe tipuri de operanzi: identificatori, funcii,

literali i constante. Identificatorii adreseaz valoarea Inui cmp, controlat sau
proprietate.
O funcie returneaz o valoare, n baza rezultatelor unui calcul sau unor alte
operaii. De exemplu: Sum( ), Dlookup ( ), sunt funcii. Prima calculeaz suma
unor valori, iar a doua caut o valoare ntr-o baz de date. Literalii reprezint
valori pe care Access le evalueay[ exact a;a cum sunt scrise. Constantele
reprezint valori care nu sunt modificate n cursul execuiei.

50
 3.5.2 Sortarea nregistrrilor

Sortarea este operaia de aranjare a nregistrrilor dup valorile din

anumite cmpuri n ordine ascendent sau desscendent.
Pentru sortarea nregistrrilor:
1. Comutm pe modul Datasheet view (executm comanda Datasheet, din

meniul View sau acionm butonul Datasheet View din bara cu scule)
2. Selectm coloana corespunztoare cmpului ale crui valori dorim s

constrituie criteriul de ordonare.

3. Acionmbutonul Sort Ascending din bara cu scule. Access aranjaz

nregistrrile n ordinea specificat.

Ordonarea prin sortare se poate aplica urmtoarelor tipuri de cmpuri, iar
efectul este urmtorul (la sortarea ascendent):

Numeric -aranjare n secven numeric cresctoare

Date/Time -aranjare cronologic;
Text -aranjare afabetic
Yes/No -aranjare cu Yes naintea lui No

3.5.3 Formatarea datelor

Formatarea este o operaia prin care schimb aspectul i modul de

prezentare a datelor din baza de date. n Access, avem diverse posibiliti
pentru formatare, majoritatea folosindu-ne pentru a da un aspect mai plcut
informaiilor prezentate sau pentru a pune n eviden anumite aspecte
semnificative ilustrate de valorile i rezultatele obinute.

51
 Pentru formatarea textelor:
1. Executm comanda Font, din meniul Format.

2. n caseta pentru dialog Font, alegem fontul, stilul i dimensiunea

caracterelor, precum i alte caracteristici ale acestora.

3. Acionm butonul OK.

Pentru formatarea rndurilor i coloanelor dintr-o foaie de date:

1. Executm comanda Font, din meniul Format.

2. n caseta pentru dialog corespunztoare, precizm opiunile noastre.

3. Acionm butonul OK.

3.6 Folosirea tabelelor corelate

3.6.1 Tipuri de asocieri a nregistrrilor din tabelele corelate

Access ne permite s asociem nregisrrile din tabelele corelate n trei

feluri. Tipurile de asociere posibile n Access se numesc: asocierea de tip
inner-join, asocierea de tip outer-join i asocierea de tip self-join.

3.6.1.1 Asocierea de tip inner-join

Asocierea de tip inner-join este o asociere n care nregistrrile din

dou tabele sunt combinate i adugate la setul dinamic rezultat, atunci cnd
n cmpurile asociate exist valori: egale (varianta numit equi-join) sau
inegale (varianta numit non-equi-join)
Access nu admite dect asocieri de tip equi-join.

Pentru crearea unei asocieri de tip equi-join:

1. n modul de lucru Design view pentru interogri, adugm tabelele dorite
pentru interogare.
52
4. Pentru asocierea a dou tabele, antrenm un cmp din lista cu cmpuri a

unui tabel peste cmpul corespunztor (cmp avnd acelai tip de date i
coninnd date similare)din cellalt tabel. Access creaz automat o
asociere de tip equi-join ntre nregistrrile celor dou tabele. El trateaz,
de asemenea, o linie de asociere care conecteaz cmpurile asociate.

3.6.1.2 Asocierea de tip outer-join

Asocierea de tip outer-join este o asociere n care n setul dinamic

sunt adugate toate nregistrrile dintr-un tabel, chiar dac nu exist valori
corespunztoare n cmpul asociat din cel de al doilea tabel. nregistrrile din
al doilea tabel sunt combinate cu cele din primul numai atunci cnd exist . O
asociere de tip self-joinpoate

Pentru crearea unei asocieri de tip outer-join:

1. Crem o asociere de tipequi-join .
2. Acionm dublu linia de asociere dintre tabele sau selectm linia de
asociere i executm comanda Join Proprietes, din meniul View.
3. n caseta pentru dialog Join Proprietes, selectm tipul de asociere dorit:
4. Acionm butonul OK

3.6.1.3 Asocierea de tip self-join

53
 Asocierea de tip self-join este o asociere n care nregistrrile dintr-
un tabel sunt combinate cu alte nregistrri din acelai tabel, atunci cnd
exist valori corespunztoare n cmpurile asociate. O asociere de tip self-
join poate s fie de tip equi-join sau outer-join

Pentru crearea unei asocieri de tip self-join:

1. n modul de lucru Design view pentru interogri, adugm de dou ori
tabelul, n interogarea pe care o crem. Access afieaz dou liste cu
cmpurile acestui tabel n panoul pentru tabele al ferestrei Query.
2. Crem asocierea, prin antrenarea cmpului vizat din prima list cu cmpuri,
peste cmpul corespunztor din a doua list cu cmpuri.
3.6.2 Crearea machetelor pe baza unor tabele corelate

n cazul n care dorim s vizualizm date din mai multe tabele n

aceeai machet sau n acelai raport, putem s folosim dou metode: fie
crem macheta pe baza unei interogri pe tabele corelate, fie nglobm n
macheta principal una sau mai multe submachete.
Avantajul primei metode const n faptul c putems alegem exact
numai cmpurile i nregistrrile care ne intereseaz. Setul rezultat este
dinamic i este n continuu actualizat. A doua metod ne permite s prezentm
informaiile structurate pn la trei niveluri de ierarhizare.

3.6.3 Crearea i folosirea submachetelor

Atunci cnd crem o machet este mai convenabil s afim datele

grupate dup semnificaia lor. Pentru face acest lucru crem o machet care
conine o submachet. Submacheta afieaz o mulime de nregistrri care
sunt asociate cu nregistrarea prezentat n macheta principal.
Pentru aceasta trebuie s aplicm urmtorul procedeu:
54
1. Crem macheta principal, rezervnd spaiu pentru submachet, apoi o
salvm i o nchidem.
2. Crem submacheta i-i stabilim proprietile ViewsAllowed i Default
View conform felului de afiare dorit, apoi o salvm i o nchidem.
3. Adugm submacheta la macheta principal.

Tabelul 13. Valorile proprietilor ViewsAllowed i DefaultView

Tip de submachet ViewsAllowed DefaultView

Numai foaia de date Datasheet Datasheet
Numai macheta From Single From sau Contiguous From
Macheta i foaia de date Both Datasheet, Single From sau
Contiguous From

Pentru adugarea submachetei la macheta principal:

1. Deschidem macheta principal n modul de lucru Design View.
2. Comutm pe fereastra Database, prin apsarea tastei F11.
3. Antrenm submacheta din fereastra Database i o plasm n macheta
principal n poziia dorit.
4. Comutm n modul de lucru From view, pentru a vizualiza ansamblul
format din macheta principal i submachet.

Pentru ca s efectum modificri n structura submachetei n timpul

lucrului cu macheta principal:

55
1. Avnd macheta principal afim n modul de lucru Design view, acionm
n orice parte a machetei principale executnd controlul submachetei.
2. Acionm dublu n controlul submachetei, Access va afia submacheta n
modul de lucru Design view.
3. Efectum modificrile dorite n structura submachetei, apoi o salvm i o
nchidem.
4. Afim macheta n modul de lucru From view, prin acionarea butonului
corespunztor din bara cu scule.

Scopul folosirii unei construcii de tipul prezentat mai sus este de a

puteavizualiza n macheta principal date dintr-o nregistrare a Inui tabel, iar
n submachet datele din nregistrrile asociate din al doilea tabel. Atunci
cnd construin o astfel de structur, Access ncearc s conecteze cele dou
machete, n mod automat. Pentru ca aceast operaie s poat fi fcut corect,
trebuie ca machetele s fie create pe baza unor tabele corelate sau ca tabelul
surs al machetei principale s aib definit o cheie primar, iar tabelul surs
al submachetei s conin un cmp cu acelai nume i un tip de date
compatibil cu cel al cmpului cheii primare din primul tabel.
n cazul n care nici una dintre aceste dou condiii nu este ndeplinit,
va trebui s realizm noi nine asocierea, folosind proprietile submachetei
n felul urmtor:
1. Afim macheta principal n modul de lucru Design view.
2. Selectm controlul submachet i afim foaia pentru proprieti a acesteia.
3. Punem n proprietatea LinkChildFields numele cmpului de legtur din
submachet..
4. Punem n proprietatea LinkMasterdFields numele cmpului sau controlului
de legtur din macheta principal.

56
 3.6.4 Crearea unei submachete pe baza unei interogri

n acelai fel n care putem s construim o machet pe baza unei

interogri, este posibil s crem i o submachet avnd ca surs setul dinamic
rezultat. Vom proceda n acest fel atunci cnd dorim s putem beneficia de
avantajele interogrilor pentru obinerea datelor de afiat n submachet:
selectarea, gruparea i totalizarea nregistrrilor sau atunci cnd avem nevoie
s prezentm date din mai multe tabele.

Pentru crearea unei submachete pe baza unei interogri:

1. Crem interogarea pe care se va baza submacheta noastr. Vom avea grij
s includem n interogare i cmpul de legtur cu macheta principal.
Salvm interogarea.
2. Crem macheta principal i submacheta prin una dintre module prezentate
mai sus i folosim interogarea ca surs a datelor pentru submachet.
3. Adugm submacheta la macheta principal, atribuind valori adecvate
proprietilor LinkMasterFields i LinkChildFields ale submachetei, dac
ester necesar.

3.6.5 Crearea rapoartelor pe baza unor tabele corelate

Atunci cnd lucrm cu tabele corelate, putem s crem rapoarte care

conin alte rapoarte. Pentru a realiza acest lucru folosim conceptul de
subraport, definit ca un raport inclus ntr-alt raport. Raportul care conine
subrapoarte poart numele de raport principal. Access ne permite s crem, n
funcie de necesiti, diverse combinaii de rapoarte principale i subrapoarte.
n primul rnd, putem s crem rapoarte pe baza unui tabel sau a unei
interogri (eventual cu mai multe tabele). Un astfel de raport poart numele
de raport legat. Apoi, putem s crem rapoarte nelegate, care nu preiau
57
datele dintr-un obiect al unei baze de date Access. Un raport nelegat are, de
cele mai multe ori, numai rolul unui recipient pentru subrapoarte sau
submachete. Aceste subrapoarte pot prezenta date corelate cu sau fr nici o
legtur ntre ele.
Access ne permite s introducem, ntr-un raport principal, oricte
subrapoarte i/sau submachete. Mai mult chiar, putem s ierahizm aceste
componente pe maximum 2 niveluri, n combinaiile prezentate n tabel.

Tabelul 14. Combinaii de elemente ntr-un raport ierarhizat

Nivelul1 Nivelul2
Subraport1 Subraport2
Subraport1 Submacheta1
Submacheta1 Submacheta2

3.7 Macro-comenzi

O macro-comand este un obiect al unei baze de date Access, care

conine o secven de activiti pe care Access le execut automat pentru
utilizator. Macro-comenzile pot fi ataate unei machete, Inui raport, control,
element de meniu sau unei combinaii de teste.
O macro-comand este compus din aciuni. O aciune ndeplinete o
anumit sarcin bine definit: deschide/nchide o machet, tiprete un raport,
aplic un filtru. Pentru efectuarea activitii solicitate, unele aciuni au nevoie
de anumite informaii suplimentare. Aceste informaii poart numele de
argumente.

3.7.1 Crearea unei macro-comenzi

58
 n Access, putem s crem macro-comenzi n dou feluri: prin fore
proprii sau cu ajutorul Command Button Wizard. Prima metod este
recomandat n cazul construirii unor macro-comenzi mai complexe, n timp
ce a doua permite crearea unui buton de comand i ataarea la acesta a unei
aciuni, care se va executa n momentul acionrii lui.

3.7.1.1 Crearea unei macro-comenzi n fereastra Macro

Atunci cnd optm pentru crearea unei macro-comenzi, vom proceda

ntr-un mod asemntor crerii altor obiecte ale bazei de date Access.

Dup deschiderea bazei de date, continum n felul urmtor:

1. Deschidem fereastra Database.
2. Acionm butonul Macro.
3. Acionm butonul de comand New. Access afieaz fereastra Macro.
4. n fereastra Macro, adugm aciunile macro-comenzii, pe care, eventual,
le comentm i precizm argumentele acestora.
Fereastra Macro este format dintr-o gril cu celule plasate pe dou
coloane. Coloana Action este destinat numelor aciunilor executate de
macro-comand la fiecare pas, iar coloana Comment pentru deschiderea
aciunilor, precum i pstrarea unor note sau observaii ale proiectantului.
Dac n cazul unor macro-comenzi simple, completarea acestei coloane poate
s fie omis, n cazul unor macro-comenzi complexe acest lucru este
recomandabil. n vederea unor modificri, ulterioare ale macro-comenzii,
aceste informaii pot s fie extrem de utile. La fel ca i n cazul foilor de date,
rndurile grilei di fereastra Macro au antete n partea stng. n antetul
rndului corespunztor celulei selectate, este afiat un triunghi negru. El
indic aciunea curent. Dup ce am afiat fereastra Macro, vom trece la
alegerea i adugarea aciunilor, n celulele coloanei Action.
59
 Pentru adugarea unei aciuni:
1. n fereastra Macro, acionm ntr-o celul liber din coloana Action.
2. Acionm butonul pentru extindere i, din lista afiat, alegem aciunea
dorit sau introducem direct numele aciunii, de la tastatur.
3. Adugm n coloana Comment o descriere a aciunii efectuate i a scopului
acestuia.
4. Precizm valorile argumentelor aciunii introduse.

n partea de jos a ferestrei Macro, sunt afiate argumentele aciunii

curente. n cazul crerii unei macro-comenzi prin fore proprii, proprietarul
trebuie s furnizeze valori pentru aceste argumente.

Pentru precizarea argumentelor:

1. n zona pentru argumente

2. Acionm butonul pentru extindere i, din lista afiat, alegem valoarea

dorit. n cazul n care Access nu ofer o list cu opiuni posibile, va trebui

s introducem valoarea de la tastatur.

3.7.2 Modificarea unei macro-comenzi

Dac, din anumite motive, dorim s efectum modificri ntr-o macro-

comand existent, vom utiliza urmtoarele procedee.

Pentru inserarea unei aciuni ntr-o macro-comand:

1. Acionm celula din coloana Action, deasupra creia dorim s introducem o
alt aciune.
2. Executm comanda Insert Row, din meniul Edit.
3. Acionm celula din coloana Action, a noului rnd introdus.
60
4. Procedm ca n cazul adugrii unei aciuni.

Pentru rearanjarea aciunilor dintr-o macro-comand:

1. Acionm antetul de rnd al aciunii vizate.
2. Acionm din nou antetul de rnd i inem apsat butonul mouse-ului.
3. Antrenm rndul n sus sau n jos, apoi, n momentul n care am ajuns n
poziia dorit, eliminm butonul mouse-ului.

Pentru eliminarea unei aciuni dintr-o macro-comand:

1. Acionm antetul de rnd al aciunii vizate.
2. Apsm taste DEL.

3.7.3 Depanarea unei macro-comenzi

n cazul n care macro-comanda pe care am creat-o nu funcioneaz aa

cum ne-am dorit, va trebui s o depanm. Metoda cea mai bun pentru a face
acest lucru este execuia pas-cu-pas. Aceasta nseamn execuia aciune cu
aciune.

Pentru execuia pas-cu-pas a unei macro-comenzi:

1. Deschidem macro-comanda n modul Design view sau selectm numele
macro-comenzii, din meniul Window, pentru a o activa.
2. Acionm butonul Single Step, din bara cu scule sau executm comanda cu
acelai nume, din meniul Macro.
3. Executm macro-comanda pe care dorim s o depanm. Access afieaz
caseta Macro Single Step, naintea execuiei fiecrei aciuni, indicnd n acest
fel att aciunea urmtoare, ct i condiia din argumentele acesteia.

61
4. Acionm butonul Step, din caseta Macro Single Step. n cazul n care
condiia exist i este ndeplinit, Access execut aciunea i o afieaz pe
urmtoarea, n caseta Macro Single Step.
5. Dac dorim s oprim execuia macro-comenzii, acionm butonul Halt, din
caseta Macro Single Step.

3.8 Module

3.8.1 Componentele unui modul

Modulele sunt obiectele unei baze de date Access, cu ajutorul crora

organizm procedurile dintr-o aplicaie. Fiecare modul conine o seciune
pentru declaraii i o colecie de proceduri, pe care le adaugm modulului.

Implicit, seciunea pentru declaraii conine instruciunea Option

Compare Database, la care mai putem s adugm i altele.
Procedurile Access Basic, sunt de dou feluri: procedurile pentru
tratarea evenimentelor i proceduri generare.
Procedurile pentru tratarea evenimentelor sunt procedurile ataate unor
evenimente ce apar ntr-o machet, raport sau control. Ele sunt apelate i
executate, automat, n momentul declanrii evenimentului pe care-l trateaz.
Convenia de numire a acestor proceduri este urmtoarea:

Numeobiect_numeeveniment

Unde:

62
Numeobiect-este numele obiectului cruia i este asociat procedura: Form
pentru machete, Report pentru rapoarte sau numele controlului.
_ -este separatorul obligatoriu dintre cele dou nume.
numeeveniment- este numele evenimentului tratat.

Procedurile generale sunt procedurile apelante explicit din alte

proceduri, din expresii sau macro-comenzi. Ele sunt utilizate atunci cnd
dorim s calculm o valoare (proceduri Function) sau atunci cnd dorim s
efectum anumite activiti comune mai multor evenimente (proceduri Sub).
Procedurile generale pot fi create att n module pentru machete sau pentru
rapoarte, ct i n modulele globale, dup rolul i posibilitile de acces pe
care intenionm s le dm.

3.8.2 Folosirea modulelor

Fiecare machet sau raport din baza de date are ataat un modul care
conine procedurile pentru tratarea evenimentelor ce apar n respectiva
machet sau raport. Aceste module, numite module pentru machete i module
pentru rapoarte sunt create. Ele sunt componente ale structurii machetei sau
raportului i pstreaz proceduri proprii respectivei machete sau raport.
Pe de alt parte, dac dorim s folosim anumite proceduri din diferite
obiecte ale aplicaiei, vom introduce aceste proceduri ntr-un alt tip de modul,
numit modul global. Modulele globale pstreaz proceduri de interes general,
accesibile de orice parte a bazei de date. O procedur dintr-un modul global
poate fi apelat din expresii, macro-comenzi, proceduri pentru tastarea
evenimentelor sau proceduri din module globale. Modulele globale apar
listate n fereastra Database.

63
 nainte de a putea s executm o procedur, Access Basic trebuie s o
compileze. Access Basic face ultimele verificri asura corectitudinii
instruciunilor componente (controlul de sintax fiind deja efectuat din
momentul introducerii instruciunii) dac totul este n regul, le transform n
formatul executabil.

Pentru ca s ne asigurm c toate procedurile au fost compilate:

Executm comanda Compile Loaded Modules, din meniul Run al ferestrei

Module.

De asemenea, trebuie s notm faptul c aceast comand compileaz

numai modulele ncrcate n baza de date. Aceasta nseamn:
toate modulele globale;
toate modulele ataate machetelor i rapoartelor deschise.

3.8.2.1 Crearea i deschiderea unui modul

Atunci cnd dorim s utilizm modulele ntr-o aplicaie Access, va

trebui s parcurgem civa pai: nti, vom crea modulul, apoi l deschidem i
adugm procedurile corespunztoare, iar la sfrit atam procedurile cu
evenimente din obiectele bazei de date i le testm funcionarea.

Pentru crearea unui modul global:

1. Acionm butonul Module, din fereastra Database.
2. Acionm butonul de comand New.

Pentru deschiderea unui modul global existent:

1. Acionm butonul Modul, din fereastra Database. Access afieaz lista
modulelor din baza de date.
64
2. Selectm modulul pe care dorim s-l deschidem.
3. Acionm butonul de comand Design sau acionm dublu numele
modulului. Access deschide modulul n fereastra Module.

Pentru deschiderea unui modul pentru machet sau pentru raport:

1. Acionm butonul From sau Report, din fereastra Database i apoi selectm
macheta sau raportul pe care dorim s-l deschidem.
2. Acionm butonul Code, din bara cu scule sau executm comanda Code,
din meniul View. Macheta sau raportul vor fi deschise n modul de lucru
Design view, mpreun cu modulele lor.

4. INTERFAA CU UTILIZATORUL

Totalitatea mijloacelor prin care aplicaia Access comunic cu utilizatorul

ei poart numele de interfa. De obicei, interfaa este bidirecional,
permind att transferul datelor primare i al comenzilor de la utilizator, ct
i extragerea rezultatelor i afiarea mesajelor de la aplicaie.
Conceperea interfeei este una dintre sarcinile proiectantului. Accesul
pune la dispoziia acestuia diverse mecanisme pentru interfaare: machete,
casete pentru dialog, meniuri, bare cu scule, combinaii de taste. Rolul
proiectantului este s aleag dintre acestea pe cele mai potrivite pentru
aplicaia dat i s decid felul n care utilizatorul aplicaiei va folosi diferitele
faciliti ale acesteia, pentru rezolvarea sarcinilor de lucru.

4. 1. Structura interfeei cu utilizatorul

Atunci cnd concepe o aplicaie, proiectantul trebuie s decid ce

elemente va ntrebuina pentru realizarea interfeei i felul n care utilizatorul

65
va folosi aplicaia pentru a efectu diferite operaii. Folosirea aplicaiei
presupune trecerea de la un cmp la altul, de exemplu ntr-o machet sau
trecerea de la un obiect la altul, de exemplu de la o machet la un raport sau la
alt machet.
Atunci cnd ne referim la o machet, modalitatea de trecere de la un
control la altul (focalizarea) este stabilit de aa- numita ordine de vizitare.
Ordinea de vizitare este impus de proiectant, fie implicit, prin secvena n
care a creat controalele n cadrul machetei, fie explicit, prin folosirea
proprietii TabIndex a fiecrui control. Din acest punct de vedere, se pot face
cteva recomandri suplimentare, n privina proiectrii unei machete:
controalele trebuie grupate logic, n aa fel nct utilizatorul s-i
concentreze atenia ntr-o singur zon a machetei;
deplasarea s fie natural, de exemplu de sus n jos sau de la stnga
spre dreapta;
controalele folosite pentru gsirea sau filtrarea nregistrrilor le
plasm n antet sau n subsol, pentru a sublima funcionalitatea lor
diferit.
n privina trecerii de la un obiect la altul, ne putem inspira din
metodele folosirii n aplicaiile Windows cunoscute. n acest sens, vom
comenta cteva dintre alternativele care ne stau la dispoziie:
n machete, putem s adugm butoane de comand i s le folosin
pentru executarea unor aciuni ca: aplicarea unui filtru, execuia unei
interogri, transferul unor date, deschiderea unei machete cu detalii
sau tiprirea unui raport. Butoanele de comand prezint avantajul
unei foarte bune vizibiliti i a unei mari uurine de utilizare.
ntruct, n capitolele anterioare am folosit deja o astfel de interfa,
nu mai insistm i vom prezenta numai celelalte mecanisme, ne
discutate pn acum;

66
 putem s adugm meniuri noi n barele pentru meniuri existente
sau s crem bare pentru meniuri complet noi, care s asigure
comenzile necesare operrii aplicaiei. Folosirea acestei metode este
recomandat n cazul operaiilor globale pentru o machet. Ea are
avantajul c ocup puin loc pe ecran, dar i dezavantajul unei
vizibiliti mai reduse dect n cazul butoanelor de comand. Pentru
ca utilizatorul s vad o comand, el trebuie s deschid meniul.
oarecum asemntor folosirii meniurilor, avem posibilitatea s
particularizm barele cu scule existente sau s ne crem propriile
bare cu scule. Barele cu scule particularizate putem s le atam
machetelor i s folosim butoanele pentru execuia comenzilor din
aplicaie. n funcie de necesitile concrete, vom putea s folosim o
singur bar cu scule particularizat sau mai multe. n ultimul caz, le
putem ataa machetelor corespunztoare. Avantajul folosirii acestui
mecanism este vizibilitatea mai bun dect a comenzilor din meniuri
i uurina ntrebuinrii. De fapt, putem s folosim butoanele din
barele de scule pentru a pune n eviden i la ndemn, cele mai
frecvent folosite comenzi din meniu.
n fine, avem posibilitatea s asociem aciuni cu o anumit
combinaie de taste, prin folosirea unei macro- comenzi pentru
atribuirea tastelor.
O interfa bine proiectat este ct mai simpl, mai sugestiv i mai
uor de ntrebuinat. Cu ct interfaa este mai discret, cu att utilizatorul i
poate concentra atenia asupra sarcinilor de serviciu, nu asupra structurii i
funcionrii interfeei.

4.2. Crearea unei bare pentru meniuri

67
 Barele pentru meniuri ofer posibilitatea definirii unor seturi de
comenzi pentru aplicaie. n Access, avem posibilitatea s crem bare
particularizate pentru meniuri, care include att comenzi Access native, ct i
comenzi definite special pentru aplicaie. O bar pentru meniuri este alctuit
din meniuri, care grupeaz urmtoare elemente: comenzi, bare de separare i
submeniuri. Toate aceste componente le vom numi cu termenul comun de
elemente de meniu. La rndul lor, submeniurile conin subcomenzi i bare de
separare.
Comenzile particularizate din barele cu meniuri pot fi folosite n dou
feluri:
afiarea unei machete sau unui raport (bara pentru meniuri este afiat ori
de cte ori deschidem macheta sau afim raportul n Print Preview);
global (afiat n toate ferestrele cu excepia machetelor sau rapoartelor
care au propriile bare cu meniuri).

4.2.1 Crearea unor submeniuri

Pentru fiecare meniu creat putem s includem unul sau mai multe
niveluri de submeniuri. Un submeniu este o ramificaie dintr-un alt meniu i
conine propriile elemente de meniu. Folosirea submeniurilor este
recomandat n dou situaii:
atunci cnd vrem s subliniem legtura dintre un element de meniu i un
alt meniu;
atunci cnd, pur i simplu, nu mai avem loc n bara pentru meniuri.

Pentru crearea unui submeniu:

1. Selectm elementul de meniu, care dorim s devin numele de submeniu.
3. Crem elementele submeniului i le aliniem, prin acionarea butonului cu

sgeat dreapta.
68
 4.2.2 Finalizarea proprietii barei pentru meniuri

n momentul n care am terminat crearea barei pentru meniuri acionm

butonul OK. n caseta pentru dialog Save As, introducem un nume pentru
bara creat i acionm butonul OK.
Dac am nceput lucrul cu Menu Builder de la proprietatea MenuBar,
Access va introduce, automat, numele n caseta proprietii. Dac, n schimb,
am nceput lucru cu Menu Builder folosim comanda Add-ins, Access va salva
bara pentru meniuri i-i va atribui numele introdus n caseta Save As. n acest
caz, rmne la latitudinea noastr dac i cum asociem numele barei cu
proprietatea MenuBar a unui obiect. Putem s facem aceast operaie manual
sau printr-o procedur Access Basic.

Not:
n cazul n care nu dorim s folosim Menu Builder, putem s crem o
bar pentru meniuri particularizat n fereastra Macro sau putem s editm
o barpt meniuri sau un meniu creat cu ajutorul Menu Builder, n fereastra
Macro.

4.2.3 Editarea unei bare pentru meniuri

Editarea unei bare pentru meniuri nseamn modificarea componenei

sau a plasamentului elementelor acesteia. Editarea poate fi realizat de ctre

69
proiectantul aplicaiei cu ajutorul Menu Builder sau manual, direct n fereastra
Macro.

Folosirea Menu Builder pentru editarea unui meniu definit i atam

unei machete sau unui raport:
1. Selectm proprietatea MenuBar a machetei /raportului i apoi acionm
butonul Build de la dreapta casetei proprietii;
2. n caseta pentru dialog Menu Builder, editm meniurile i comenzile;
3. Acionm butonul OK.

Folosirea Menu Builder pentru editarea oricrei bare cu meniuri

definite:
1. Executm comanda Add-Ins, din meniul File a oricrei ferestre i apoi
alegem Menu Builder;
2. n caseta pentru dialog Menu Builder, selectm bara pentru meniurile pe
care dorim s o editm;
3. Acionm butonul Edit;
4. n caseta pentru dialog Menu Builder, editm meniurile i comenzile;
5. Acionm butonul OK.

Menu Builder modific macro-comenzile care definesc bara pentru

meniuri i meniurile acesteia. Chiar dac bara pentru meniuri nu a fost creat
cu ajutorul asistentului, vom putea s utilizm Menu Builder pentru editarea
barei, cu condiia s fie respectat, la crearea, urmtoarele reguli:
fiecare rnd al macro-comenzii barei pentru meniuri trebuie s
conin o aciune AddMenu;
n grupul de macro-comenzi ce definesc meniuri individuale,
folosim numai macro-comenzi cu o singur aciune.

70
 De asemenea, este bine de inut minte c Menu Builder nu va fi capabil
s salveze, dup editare, urmtoarele carecteristici ale macro-comenzilor:
rnduri goale sau numai cu comentarii;
nume pentru macro-comenzi din grup, care nu respect convenia
Menu Builder, prezentat mai sus;
condiionri n macro-comanda ce definete un meniu.

n cazul n care Menu Builder ntlnete oricare dintre aceste

caracteristici, va afia un mesaj de avertizare, prin care ne anun c va
elimina aceast caracteristic. n felul acesta, vom putea decide dac mergem
mai departe i folosim Menu Builder sau nu.
Pentru editarea manual a macro-comenzilor care definesc bara pentru
meniuri va trebui s deschidem fiecare macro-comand a barei pentru
meniuri, n modul Design view, i s o editm.

4.2.4 Stabilirea unei bare pentru meniuri global

Bara pentru meniuri global este afiat de Access pentru toate

ferestrele, cu excepia machetelor i a rapoartelor care au propriile lor bare
pentru meniuri. Pentru a stabili o bar pentru meniuri global, atribuim
numele macro-comenzii care definete bara pentru meniuri proprietii
MenuBar a obiectului Application. O bun idee este s facem acest lucru n
cadrul macro-comenzii AutoExec, care stabilete mediul de lucru.
Pentru ca s revenim la bara pentru meniuri nativ, vom atribui
valoarea (irul vid) proprietii MenuBar a obiectului Application

4.3 Interogri, machete i casete pentru dialog

71
 n ncheierea acestui capitol, vom mai spune cteva cuvinte n legtur
cu cteva tehnici de comunicare ntre aplicaie i utilizator, pe care nu le-am
prezentat pn acum. Este vorba de ntrebuinarea, pentru prelucrarea datelor
de la utilizator, a interogrilor cu parametrii, a machetelor pop-up i a
casetelor pentru dialog.

4. 3. 1 Interogri cu parametrii

Atunci cnd executm repetat aceeai interogare, dar avnd alte valori
pentru condiiile de selectare, este mai convenabil s crem i s utilizm o
interogare cu parametrii. n acest caz, Access ne va solicita valoarea curent
pentru condiia de selectare n caseta pentru dialog Enter Parameter Value.
Mai mult chiar Access ne d posibilitatea s crem interogri care s solicite,
prin afiarea repetat a casetelor pentru dialog, mai multe valori, pentru mai
multe condiii de selectare. Acest tip de interogri este foarte util ca baz de
plecare n crearea unor machete sau rapoarte.

Pentru crearea unei interogri cu parametri:

1. Crem o interogare fr ajutorul asistentului i adugm tabelele dorite.
2. Antrenm cmpurile pentru interogare n grila QBE.
3. Introducem textul de solicitare a valorii parametrului, n celula din rndul
Criteria corespunztoare numelui cmpului pe care dorim s-l folosim ca
parametru (ntre paranteze ptrate).
4. Executm comanda Datasheet, din meniul View sau acionm butonul
Datasheet View, din bara de scule. Access va afia caseta pentru dialog Enter
Parameter Value.

72
5. Introducem o valoare i apoi acionm butonul OK. Access extrage datele
i le afieaz setul rezultat sau, dac am specificat mai muli parametri, va
cere celelalte valori i la sfrit va afia setul dinamic rezultat.

Not:
Dei n cele mai multe cazuri procedeul standard de creare a
interogrilor cu parametri funcioneaz, n cteva situaii speciale va trebui
s specificm un tip de date pentru fiecare parametru din interogare. De
exemplu, n interogri de sintez n care nu am stabilit proprietatea
ColumnHeadings a interogri sau n cazul n care stabilim un parametru
pentru un cmp de tip Yes / No.

Pentru specificarea tipului de date al unui parametru din interogare:

1. Crem o interogare cu parametri (paii 1-3 din procedeul de mai sus).
2. Executm comanda Parameters, din meniul Query.
3. n caseta pentru dialog Query Parameters:
specificm mesajul de solicitare inclus ntre paranteze drepte (n
prima celul a coloanei Parameter);
selectm tipul de date al parametrului (n celula corespunztoare din
coloana Data Type).
4. Repetm pasul 3, pentru toi parametrii dorii.
5. Acionm butonul OK.

4.3.2 Folosirea machetelor pop-up i a casetelor pentru dialog

O machet pop-up este plasat deasupra altor machete deschise,

chiar i atunci cnd o alt machet este activ. Practic, putem s folosim dou
tipuri de machete pop-up: modeless i modal.

73
 Primul tip de machet permite accesarea altor obiecte i comenzi din
meniurile Access, n timp ce macheta este deschis. El este recomandat n
cazul n care dorim s putem schimba focalizarea dintr-o machet n alta, fr
a trebui s le nchidem.
Al doilea tip, ns, nu permite acest lucru, pn cnd nu nchidem sau
ascundem macheta deschis. O astfel de machet poart numele de caset
pentru dialog. Vom folosi o caset pentru dialog atunci cnd dorim s
impunem utilizatorului s nchid caseta pentru dialog sau s rspund la
mesajul acestuia nainte de a putea continua prelucrrile. Un exemplu tipic
este solicitarea unor date (parametri) necesari efecturii operaiei sau afiarea
unor mesaje.
n cadrul aplicaiei, putem s folosim machete pop-up i casete
pentru dialog pentru:
afiarea informaiilor pentru utilizator;
solicitarea informaiilor, de la utilizator, necesare pentru continuarea
aplicaiei.

Pentru crearea unei machete pop-up modeless:

Crem macheta i-i punem proprietatea PopUp la valoarea Yes.

Pentru crearea unei casete pentru dialog:

Crem macheta i-i punem proprietatea PopUp la valoarea Yes, iar
proprietatea Modal la valoarea Yes.

Pentru deschiderea oricrei machete ca o caset pentru dialog:

Punem argumentul Window Mode, al ac\iunii OpenForm, la valoarea
Dialog.

4.3.3 Crearea i folosirea casetelor pentru dialog

74
 Casetele pentru dialog particularizate pot fi folosite pentru colectarea
informaiilor sau pentru afiarea unor mesaje. n general, secvena uzual de
aciune este urmtoarea:
aplicaia afieaz caseta pentru dialog, cu un mesaj de solicitare sau de
avertizare;
utilizatorul introduce informaiile solicitate sau reacioneaz la anunul
primit;
n final, el acioneaz un buton de comand pentru confirmarea
introducerii sau efectuarea aciunii dorite.
Butoanele de comand sunt plasate, de obicei, n partea de jos sau din
dreapta a casetei pentru dialog. Unul dintre butoanele de comand ale casetei
este ales s acioneze, atunci cnd se apas tasta ENTER. El se numete buton
implicit. Prin convenie butonul implicit este butonul din stnga sau de sus.

Pentru stabilirea unui buton de comand ca buton implicit:

Punem proprietatea Default a butonului pe Yes (n foaia pentru proprieti)

sau la True (dintr-o procedur Access Basic).

Not:
Numai un singur buton de comand poate s fie buton implicit. Atenie
la alocarea butonului implicit. El nu trebuie s produc probleme, dac
utilizatorul apas din greal tasta ENTER!

Un alt buton de comand al casetei este ales s acioneze, atunci cnd

se apas tasta ESC. El se numete buton de anulare.

Pentru stabilirea Inui buton de comand ca buton implicit:

75
 Punem proprietatea Cancel a butonului Yes (n foaia pentru proprieti)sau

la True (dintr-o procedur Access Basic).

Not: Numai un singur buton de comand poate s fie buton de anulare

De obicei, o caset pentru dialog este nchis prin acionarea unui buton
de comand. n consecin, caseta Control-Menu nu este necesar.

Pentru nlturarea casetei Control-Menu:

Punem proprietatea ControlBox la valoare No (n foaia pentru proprieti)

sau la False (dintr-o procedur Access Basic).

De multe ori este dorit, ca n momentul acionrii unui buton de comand,

din caseta pentru dialog, s nu nchidem caseta, ci s o ascundem. n acest fel,
vom fi n msur s folosim valorile introduse pentru efectuarea aciunilor
(ntr-o macro-comand sau o procedur pentru tratarea evenimentelor) i abia
la terminare acestora s nchidem caseta.

Pentru ascunderea unei casete pentru dialog:

Punem proprietatea Visible a casetei la False.

Pentru nchiderea unei casete pentru dialog:

Folosim aciunea Close.

4.3.4 Obinerea condiiilor de selectare dintr-o caset pentru dialog

n cazul n care aplicaia d posibilitatea utilizatorului s deschid o

machet sau s tipreasc un raport, este evident necesar s-i permitem s i
aleag ce anume va afia sau tipri. O posibilitate este s afiem o caset
76
pentru dialog n care utilizatorul s introduc condiiile de selectare pentru
interogarea care st la baza machetei sau raportului. Pentru a lua valoarea, va
trebui s adresm controalele casetei pentru dialog.
Acest lucru putem s-l facem n trei feluri:
folosind argumentul WhereCondition al aciunii OpenFrom sau
OpenRecord care deschide o machet sau tiprete un raport;
folosind un filtru salvat ca o interogare care s filtreze interogarea pe care
se bazeaz macheta sau raportul. Specificm filtrul punnd argumentul
Filter Name al aciunii OpenFrom sau OpenReport la numele filtrului.
adresm controalele casetei pentru dialog direct n interogarea pe care se
bazeaz macheta sau raportul.
Folosirea argumentului WhereCondition al aciunii OpenFrom sau
OpenRecord este metoda cea mai simpl pentru an obine o singur valoare
pentru condiia de selectare.
Adresarea se face n felul urmtor:

[nume_cmp_interogare] = Forms! [nume_caset_dialog]! [nume_control]

O interogare separat numit interogare filtru, poate s adreseze

controalele din caseta pentru dialog pentru a-i obine condiiile de selectare.
Folosind aceast metod, filtrm nregistrrile dintr-o machet sau dintr-un
raport prin stabilirea argumentului FilterName al aciunii OpenFrom sau
OpenRaport la numele filtrului. Filtrul trebuie s include toate tabelele care
conin cmpuri n machet sau raportul pe care-l deschidem.

5. APLICAIE

77
 Baze de date privind evidena personalului unei scoli pe
meserii
Baza de date ester structurat pe urmtoarele fiiere:
1. Nomenclator cu meserii cu structura:
- cod meserie;
- denumire meserie;
2. Nomenclator personal cu structura:
- marca;
- nume-prenume;
- cod meserie de baz;
- vechime;
- salariu negociat;
- cod meserie auxiliar;
3. Mecri personal cu structura:
- marca;
- cod meserie;
- tip operaie a) angajare;
- b) omaj;
- data angajrii;
- cod meserie ncadrare;
Aplicaia care prelucreaz aceast baz de date permite
actualizarea
interactiv a fiierelor micori personal i nomenclator personal.
Se obine urmtoarele situaii:
a) situaia personalului pe meserii:

78
 Cod meserie Denumire
Marc Nume prenume Data anajrii Treceri n omaj

Total meserie:..
b) Lista personalului angajat
Marc Nume prenume Meserie de baz Vechime Data angaj

6. BIBLIOGRAFIE

1. *** - Microsoft Access 2.0. - Getting Started- Microsoft Co. 1990

2. ***- Microsoft Access 2.0.- Users Guide- Microsoft Co.
3. *** Microsoft Access 2.0.- Buildind Applications- Microsoft Co.
4. *** Microsoft Windows 3.1- Users Guide - Microsoft Co. 1990-1992
6. *** Microsoft Workgroup Add-On for Windows- Users Guide-

Microsoft Co. 1985-1994

6. *** Microsoft MS-DOS- Users Guide - Microsoft Co. 1994
7. *** Microsoft Access 2.0.- MS-DOS Technical Reference- Microsoft

Co.
8. Cerghizan, M. A. Clipper, compilator pentru dBase Editura

AGNI, Bucureti, 1994

9. Martin, D. Computer Data Base Organization Prentice Hall Inc.

Englewood Cliffs N. J. 1977

10. Papazoglou, M& Valder, W. Relational Database Management A
System Programming Aproach, Prentice Hall Inc. 1989
11. Pescaru, V. ]. a. Fiiere, baze i bnci de date Editura Tehnic

Bucureti 1976
12. Ullman, J. Principles Of DataBase Systems Stanford University

Computer Science Press Co. 1980

79
80