El Ciclo de Vida de BPM

La Gestin de Procesos de Negocio (BPM) tiene como objetivo la implementacin de

una mejora continua en las organizaciones mediante un continuo ciclo de vida de
varias fases. El concepto de ciclo de vida de BPM se considera que fue introducido
inicialmente en 2003 por Howard Smith y Peter Fingar en su libro en BPM The
Third Wave, y se pueden encontrar diferentes versiones segn la visin de cada
autor.

Yo propongo un modelo iterativo que distingue en el ciclo tres principales fases que
a su vez contienen dos etapas, por lo que el ciclo queda definido en seis etapas
como se muestra en la siguiente figura:

En el ciclo de vida BPM de BPMteca se definen tres principales fases, que incluyen
etapas diferenciadas:

1.- Fase de Definicin del Proceso de Negocio, analizando, identificando y

rediseando el flujo de actividades para su ptima ejecucin:

a) Etapa de Planificacin Estratgica, donde se define la arquitectura

empresarial estudiando los procesos de negocio de la empresa, se identifica el
mapa de procesos, se definen los objetivos estratgicos y tcticos con el fin de
priorizar la optimizacin de procesos.

b) Etapa de Anlisis y Modelizacin de Procesos (Process Modeling & Analysis),

mediante la que se descubren los procesos de negocio, se define el AS-IS (cmo es
actualmente el proceso) y TO-BE (cmo debe ser), se analiza la mejora o el
rediseo del proceso, se modeliza por Negocio el proceso con notacin BPMN
preferiblemente y se simula su ejecucin para detectar posibles errores de
funcionamiento e incoherencias.

2.- Fase de Implementacin del Proceso de Negocio para su ejecucin en un

sistema BPM integrado con las aplicaciones existentes en la organizacin:

a) Etapa de Diseo BPM, que parte del modelo de proceso definido por negocio
para ser implementado con la herramienta de modelizacin del motor BPM que se
va a usar. En esta etapa se incluye al modelo de proceso todas las particularidades
necesarias para la ptima ejecucin y aprovechamiento de funcionalidades del
software BPM seleccionado.

b) Etapa de Automatizacin e Integracin del Proceso de Negocio diseado. En

esta etapa se automatizan las tareas posibles del proceso, integrando con las
aplicaciones, sistemas, servicios y datos existentes, enlazando los roles con el
personal de la empresa y la conexin con el sistema de reglas que permita las
validaciones y el cumplimiento de las polticas empresariales. El resultado es una
plantilla de proceso ejecutable en el motor de BPM. Cada ejecucin de la plantilla
ser una instancia de proceso en ejecucin.

3.- Fase de Evaluacin del Proceso de Negocio para la gestin del rendimiento y
cumplimiento de objetivos, con alineacin a la estrategia empresarial y anlisis de
mejora continua.

a) Etapa de Monitorizacin de las instancias de proceso para el seguimiento y

control de la ejecucin para identificar anomalas de ejecucin, para el anlisis de
indicadores clave segn objetivos que puedan alertar de posibles problemas en
tiempo real para su inmediata atencin, para reporting de situacin, para evaluar
el rendimiento del sistema, etc.

b) Etapa de Optimizacin del Proceso de Negocio. Con el uso de los cuadros de

mando de la etapa de monitorizacin alineados con el cuadro de objetivos
estratgicos, es posible definir un plan de optimizacin de procesos buscando la
mejora continua y el cumplimiento de la estrategia empresarial definida.
http://www.club-bpm.com/Contenido/Articulos/art-2016-068.htm
Cmo mejorar la eficiencia y la
efectividad de las
organizaciones a travs de las
tecnologas BPM
Por: Jos Domingo Garca-Caro

Resumen

Debido al entorno competitivo y cambiante al que se enfrentan las

organizaciones hoy en da es necesario mantener vivo el concepto de
la mejora continua hacia la excelencia. Las organizaciones necesitan
ser giles y flexibles para afrontar los continuos cambios a los que se
ven sometidas (cambio en las necesidades de los clientes, en la
legislacin aplicable, en la tecnologa disponible, en el personal de la
organizacin,) y deben ser eficaces y eficientes si quieren
consolidar su negocio a medio y largo plazo.

En esta conferencia, vamos a mostrar cmo las tecnologas BPM

ofrecen el motor idneo para aumentar los niveles de productividad y
competitividad de forma continua, facilitando la adopcin de una
estrategia para gestionar de forma unificada personas, sistemas y
contenidos a travs de los procesos, algo que asegura la mejora de la
eficiencia y a la efectividad.

Tambin veremos, a travs de experiencias reales, aquellos aspectos

clave a tener en cuenta en todo proceso de implantacin de
soluciones y tecnologas BPM para hacer que la eficiencia y
efectividad esperadas sean una realidad.

Entorno actual

Hoy en da las organizaciones se enfrentan a un entorno cambiante,

que est orientado a servicios, altamente competitivo a nivel global,
con unos clientes o usuarios muy informados y con expectativas
diferentes.

Todo ello exige mayor competitividad y flexibilidad a nivel

empresarial, pues los cambios a los que se enfrentan las
organizaciones, pueden ser mltiple naturaleza.
Pueden estar basados en la evolucin de las necesidades los clientes,
en los cambios legislativos, en las tecnologas o en el propio personal
de la organizacin.

Para poder consolidar el negocio de la empresa a medio / largo plazo

y poder dar un servicio o producto de calidad las organizaciones
necesitan:

Ser giles y flexibles para afrontar los continuos cambios

Ser eficaces y eficientes

Considerando el entorno actual, las empresas necesitan de las

siguientes capacidades:

Flexibilidad:

Capacidad para adaptarse a los continuos cambios en las

necesidades de clientes y empresa.

Alcanzable si las organizaciones no son rgidas (muy

jerrquicas, burocrticas).

Agilidad:

Capacidad de afrontar los cambios necesarios en el menor

tiempo posible.

Alcanzable si la organizacin es flexible y est preparada para

cambiar continuamente.

Efectividad o eficacia:

Capacidad de conseguir el resultado esperado.

Alcanzable si entendemos correctamente las necesidades a

cubrir, es decir, conocemos lo que espera el cliente y somos
capaces de satisfacerle.

Eficiencia:

Capacidad de ejecutar la mejor forma de hacer las cosas para

consumir la menor cantidad de recursos posibles (costes,
tiempos, )

Asegura que el modelo de negocio planteado sea sostenible en

el tiempo.

BPM y Excelencia
Considerando el entorno y las capacidades necesarias, hoy en da las
empresas necesitan mantener vivo el concepto de la mejora continua
hacia la excelencia.

Las capas de negocio y tcnica deben ser capaces de aunar sus

esfuerzos en la bsqueda de la optimizacin mediante un lenguaje
comn y unos mismos objetivos.

Las tecnologas BPM ofrecen el motor idneo para aumentar los

niveles de productividad y competitividad de forma continua,
facilitando la adopcin de una estrategia para gestionar de forma
unificada personas, sistemas y contenidos a travs de los procesos,
algo que asegura la mejora de la eficiencia y la efectividad, y permite
disponer de la agilidad y la flexibilidad adecuadas.

Segn Janelle Hill, Vicepresidente de investigacin de Gartner, BPM

gana la triple corona en ahorro de dinero, ahorro de tiempo y valor
aadido.

Qu es BPM?

Ver la empresa desde la perspectiva de los procesos:

60 % Una forma de mejorar la gestin de las organizaciones.

40% Un conjunto de tecnologas, que permiten implementar

estas mejoras.

La tecnologa BPM posibilita y facilita una ptima aplicacin de una

gestin basada en procesos.

La automatizacin de un proceso supone une fase ms dentro del

anlisis y mejora del mismo con resultados diferenciales.

El ciclo de mejora continua en BPM

Las fases bsicas de trabajo con los procesos mediante la utilizacin

de tecnologa BPM sern el modelado (documentacin, difusin, ),
el anlisis (simulacin, ), la ejecucin, la monitorizacin y la
optimizacin de los mismos.

La aplicacin de BPM es clave para organizaciones con la necesidad

de:

Mejorar la definicin y el conocimiento de su cadena de valor:

procesos clave, estratgicos y de soporte.
Replantear su negocio para sobrevivir.

Mejorar sus procesos, pero no saben cul es el camino adecuado.

 Incorporar novedades tecnolgicas, mejoras en comunicaciones,
nuevo software, planes de sistemas.

Mejorar la eficiencia y la eficacia de distintas reas de negocio:

plantas de produccin con bajo rendimiento, unidades de negocio
ineficientes, necesidad de aumentar la produccin, etc.

Detectar problemas: la organizacin desconoce si est trabajando

con la estructura y los procesos adecuados.

Mejorar la coordinacin y comunicacin entre las distintas reas.

Implantar normativas / estndares vigentes (ejemplo: ISO

9000:2000).

Fomentar el trabajo en equipo mediante trabajo colaborativo.

Integrar departamentos, integrar agentes externos (clientes,

proveedores, etc.) en sus procesos de negocio.

Fusionarse con otra empresa

Los beneficios a nivel estratgico y tctico que se pueden obtener

mediante la aplicacin de BPM son:

Identificacin de estrategias que orienten los recursos de la

empresa a la satisfaccin del cliente y a la optimizacin de la cadena
de valor.
Orientacin de la estructura organizacional hacia la flexibilidad ante
los retos del entorno.

Sistematizacin de los procesos y adecuacin de los procedimientos

operativos a los procesos de valor aadido.

Adecuacin del producto/servicio prestado al valor demandado y

perceptible por el cliente.

Despliegue coherente y ptimo de un sistema de indicadores y

objetivos para todos los procesos y operaciones que permitan su
monitorizacin y el desencadenamiento de acciones correctivas.

Establecimiento de nuevas fuentes de mejora de la productividad.

Disminucin de los flujos de informacin a los estrictamente

necesarios.

Algunas situaciones actuales en las organizaciones a nivel operativo:

 Las actividades en las que deben colaborar varios departamentos
y/o organizaciones se atascan, causando problemas, retrasos y mal
servicio.
La informacin no fluye entre departamentos. Se pierde informacin
y no se sabe quien debe realizar cada una de las tareas.

El equipo de gestin no tiene visibilidad sobre el trabajo en curso, y

sobre la eficiencia de la ejecucin. No existe informacin fiable para
poder tomar decisiones.

La carga de trabajo es desigual, lo que permite que aparezcan

cuellos de botella que repercuten en la eficiencia de toda la
organizacin.

El conocimiento de cmo se hacen las cosas est distribuido por

toda la organizacin, y en manos de unas pocas personas.

La implantacin de BPM aporta los siguientes beneficios:

Automatizar de forma gil y ordenada uno o varios procesos de

negocio.
Mejorar el control sobre todas las actividades en curso.

o Fotografa en tiempo real de las actividades que se estn realizando

en la empresa, as como del trabajo pendiente.
Detectar y corregir rpidamente problemas y oportunidades de
mejora en el funcionamiento de la organizacin

o Cuellos de botella
o Reparto de la carga de trabajo.
o Eliminar actividades que no generan valor
o Eliminar duplicidades
o Reducir movimientos de documentos e informacin
o Minimizar aprobaciones y revisiones
Disminuir los tiempos muertos entre actividades que requieren de
la colaboracin de varias personas, departamentos u organizaciones.

Cumplir normativas y estndares, mejorando la trazabilidad,

transparencia y documentacin de todas las actividades.

Aumentar la rapidez en la puesta en marcha nuevos servicios y

aplicaciones, sin tener que hacer complejos y costosos desarrollos a
medida.

Mantener el conocimiento y procedimientos de la organizacin de

forma centralizada.
Ciclo de implantacin de una suite BPM

Para asegurar el xito de una implantacin BPM es necesario tener en

cuenta los siguientes factores crticos de xito:

Compromiso personal del equipo tanto tcnico como de negocio.

Seguimiento y apoyo de la Direccin.

Objetividad y experiencia del equipo de proyecto.

Abordar la implantacin en diferentes etapas, empezando con

procesos sencillos pero con alta repercusin.

Marcar objetivos claros y hacer el seguimiento necesario para

conocer el grado de consecucin de los mismos.

Llevar a cabo simulaciones de diferentes escenarios hasta llegar al

ptimo (dinamismo).

Implantar una dinmica de aprendizaje y mejora continua hacia

la excelencia, gracias a las facilidades aportadas por BPM.

Comunicacin externa e interna durante el proyecto y tras su

finalizacin.

Facilitar la implantacin mediante una correcta gestin del cambio.

Aprender de la experiencia para extender el uso de la tecnologa y

de la cultura BPM en la organizacin (mejores prcticas).

Polymita Business Suite integra la gestin y automatizacin de

procesos (BPM) con la de contenidos empresariales (ECM)
permitiendo su publicacin e integracin con uno o varios portales,
intranets o extranets.