Hospital Depanamental Procedimiento para el

de Villatticepoio Tramite de Glosa

,Comstru, Snlwa, L 11 truLlnan aPni

1. OBJETIVO

COdigo
PR-CAR-03

Fecha vigencia
22/11/2013

Version Pagina
1 2 de 9

Documento Controlado

Establecer el conjunto de actividades a realizar con el propOsito de

recuperar los recursos oportunamente dando tramite con los pararnetros
normativos de las glosas ante las empresas responsables de pago,
rnediante el seguimiento, registro y trazabilidad de las facturas con glosas y
no reconocidos por as ERR

2. ALCANCE Y RESPONSABLES
Este procedimiento inicia desde el momenta de la recepcion de as glosas
por parte de cartera y termina con la respuesta y pago ylo aceptacion.
Son responsables la oficina de GestiOn Documental que recibe la
correspondencia, la UT PROSESA responsable del tramite de la glosa
generadas desde febrero de 2011 haste su entrega a Cartera o
Contabilidad, los profesionales de cartera responsables de gestionar la
cobranza ante las ERP daran tramite y trazabilidad a las glosas existentes
del atio 2011 y anteriores, el tecnico administrativo que apoya el
desarrollo del procedimiento, y el subgerente financier quien direcciona y
controla la gestion del procedimiento.

3. GENERAL1DADES

Las principales normas vigentes del Sistema General de Seguridad Social en

Salud, que se relacionan con el procedimiento para el cobra de los servicios
prestados son:
Ley 1122 de 2007, Ley 1438/2011 Por media de la cual se modifica Ia Ley
100 de 1993.
Decreto 4747 de diciembre de 2007. Por media del cual se regulan algunos
aspectos de las relaciones entre IPS y ERP.
ResoluciOn 3047 de agosto de 2008. Por medio de la cual se
regulan, entre otras, los
procedimientos y terminus a ser implennentados (anexo 6 Manual
de glosas) y la resolucian
4331/2012.

TRAMITE DE GLOSAS:
Las entidades responsables del pago de servicios de salud dentro de los
veinte (20) dies habiles siguientes a la presented& de la factura con todos
sus soportes, formularan y comunicaran a los prestadores de servicios de
salud las glosas a cada factura, con base en la codificaciOn y alcance
definidos en la normatividad vigente. Una vez formuladas las glosas a una
factura no se podran formular nuevas glosas a la misma factura, salvo las
que surjan de hechos nuevos detectados en Ia respuesta dada a la glosa
inicial.
El prestador de servicios de salud debera dar respuesta a las glosas
presentadas par las entidades responsables del pago de servicios de salud,
dentro de los quince (15) dies habiles siguientes a su recepcion, indicando
su aceptacion o justificando la no aceptaciOn. La entidad responsable del
pago, dentro de los diez (10) dies habiles siguientes a la recepcion de la
respuesta, decidira si levanta total o parcialmente las glosas o las deja curio
definitivas.
Si cumplidos los quince (15) dies habiles, el prestador de servicios de salud
considera que Ia glosa es subsanable, tendra un plaza maxima de siete (7)
dias habiles para subsanar la cause de las glosas no levantadas y envier las
facturas enviadas nuevamente a la entidad responsable del pago.
Los valores por las glosas levantadas total a parcialmente deberan ser
cancelados dentro del mismo plaza de los cinco (5) Bias habiles siguientes,
a su levantamiento, informando al prestador la justification de las glosas o
su proportion, que no fueron levantadas.
Una vez vencidos los terminos, y en el caso de que persists el desacuerdo
se acudira a Ia Superintendencia Nacional de Salud, bien sea en use de la
facultad de conciliaciOn o jurisdictional a election del prestador, en los
terminos establecidos por la ley.
El Gobierno Nacional regiamentara los mecanismos para desestimular o
sancionar el abuso con el tramite de glosas por parte de las entidades
responsables del pago

DEFINICION:

Las glosas son objeciones a las cuentas de cobra presentadas por las
Instituciones prestadoras de servicios de salud IPS, onginadas en las
inconsistencies detectadas en la revision de las factures y sus respectivos
soportes, las cuales pueden determinarse al interior de la misma institution
o por
as entidades con las cuales se hayan celebr do contratos de prestacion de
servicios, tales coma: Empresas promotoras de salud EPS,
Administradoras del regimen subsidiado ARS, Companies de seguros,
Direcciones seccionales de salud y otras IPS.
Cuando en una cuenta de cobra se presentan inconsistencies en lo
que respecta a su presentacion, consolidation, aplicacion de tarifas,
cobertura de servicios, entre otros, la entidad contratante devolvera la
cuenta a la IPS para su correcciOn y los prestadores de servicios de salud,
tendran la obligee& de aclarar o corregir las observaciones y dar respuesta
a las mismas dentro de un plaza establecido.

PRESENTACION DE GLOSAS:
Para un adecuado manejo y gest& de las glosas, es necesario que en el
contrato de prestacion de servicios se establezcan, claramente, los
requisitos y plazas pare su presentaci6n, por parte de la entidad
contratante. En caso de no pactarse el plaza, se adopta el estipulado en la
normatividad vigente.
La comunicaciOn de Ia glosa debe contener Ia relation de facturas o
documentos equivalentes glosados, donde se especifique: nOmero del
documento, nombre del usuario, servicio glosado y causa de la glosa.
Adicionalmente, debe traer anexas las factures o documentos equivalentes
y los soportes presentados por dichos servicios.

RECEPCION DE LA GLOSA:

La IPS debe establecer el procedimiento para la recepciOn y tramite de las

glosas, en el que se considere la verification del cumplimiento de los
requisitos acordados para su presentee& y las acciones a seguir, en caso de
incumplimiento.
Para establecer claramente la fecha de recepciOn de la glosa por parte de la
IPS, el funcionario encargado de esta labor, debe dejar constancia en el
original, consignando su nombre y firma, asi coma la fecha y hora de recibo.
El proceso de reception de glosas se terrnina con su registro en un
instrurnento que debe ser disenado para tal fin y que puede ser
complemented o, el mismo registro consecutivo de cuentas de cobra
presentadas, al cual se le han adicionado as casillas pertinentes.

DISTRIBUCION DE LAS GLOSAS:

Una vez recibidas y registradas las glosas, se procede a hacer un analisis

pare verificar las causes, con el fin de determiner a que areas, unidades o
funcionarios deben remitirse pare su solution, o si por el contrarlo, pueden
resolverse en la misma unidad receptora de glosas que se recomienda, sea
la de cartera. La distribucion o remislan de la documentaciOn aportada en la
glosa, debe realizarse de manera inmediata, pare que los diferentes
responsables, cuenten con el tiempo necesario pare el analisis y la
realization del tramite requerido, garantizando el cportunc recaudo de la
cartera.

Simultaneamente deben reportarse a contabilidad pare que se efectile el

correspondiente registro.

REGISTRO CONTABLE DE LA PRESENTACIoN DE LA GLOSA:

Las glosas deben registrarse en cuentas de orden deudora de control, en el
momento en que se presentan, independientemente que seen o no,
subsanable.
Asumiendo que la facture glosada es en cumplimiento de un cantata de
prestacion de servicios con una EPS, pare la atenoian del Plan obligatorio de
salud P05, el registro que debe efectuarse, es el siguiente:

EVALUACION DE LAS GLOSAS:

Los funcionarios designados pare analizar y hacer el tramite de las glosas,

deben evaluar si la glosa es a no pertinente.

Glosa pertinente: Corresponde a aquella que es adecuadamente

justificada par la entidad contratante. En este evento se procede a verificar
si la cause de la glosa es o no subsanable.

- Subsanable: Se enmienda completando la documentacian o inforrnacian

requerida, realizando las correcciones necesarias a formulando las
aclaraciones del cast).

-No subsanable: Se procede a informer a la entidad contratante, su

aceptacion.

-Glosa no pertinente: Corresponde a aquella que no se encuentra

adecuadamente justificada. En este event, se formula la respuesta
sustentando el rechazo.

Las correcciones, aclaraciones, complementaciones o aceptaciones

realizadas deben ser informadas, documentadas y entregadas a la unidad
encargada de dar respuesta a la entidad contratante, Is cual consolida la
information recibida de las diferentes unidades y formula la respuesta
formal de la institution.

Es importante y recomendable llevar un registro rninucioso de las causes de

glosas y hacer evaluaciones periadicas del mismo, ya que puede perrnitir
identificar: la calidad a deficiencia, en algunos de los prod uctos del area
asistencial y de las unidades de facturacian y carters; fallas en
los procesos tecnico administrativos y tecnico cientificos que pueden
ser susceptibles de mejoramiento; funcionarios, procesos y areas orifices
pare la gestian de la empresa.
RESPUESTA DE LAS GLOSAS:

Todas las glosas presentadas por las entidades contratantes, deben ser
respondidas por la IPS, independientemente que sean o no subsanables.
La ornision en la respuesta a las glosas presentadas, edemas de causar las
sanciones previstas legalmente, evidencia una deficiencia administrative
que puede ocasionar detrimento del equilibria economic y de la gestiOn de
la instituciOn. En la respuesta debe relacionarse, las glosas aceptadas,
el numero de la factura o documento equivalente afectado, el valor y la
denominaciOn del servicio descontado; cuando haya lugar a correcciones o
aclaraciones, deben anexarse los soportes pertinentes. Las glosas no
aceptadac. deben detallarse con sus respectivas explicaciones.

La IPS debe responder las glosas dentro de los terminos pactados en el

contrato de prestacion de servicios; cuando no exists especificacion alguna
al respecto, debe aplicarse 10 establecido en as normas existentes.
Es necesario dejar constancia de la fecha de entrega de la respuesta a las
glosas, para certificar su presentacian dentro de los terminos establecidos.

Una vez presentada la respuesta a las glosas, es necesario registrar el

monto de aquellas que han sido aceptadas y hacer as anotaciones
pertinentes en el registro consecutivo de cuentas de cobra, con el fin de
establecer el valor final de las mismas descontadas las glosas, e informar a
contabilidad sobre las modificaciones realizadas en los documentos
equivalentes afectados, adjuntando la nota debit o credito correspondiente
para su contabilizaciOn.

REITERACION DE LAS GLOSAS:

Cuando la entidad contratante, reitera las objeciones presentadas a la

cuenta de cobro y no es posible establecer responsabilidades, debe
recurrirse a lo establecido en las clausulas contractuales para la
solucian de conflictos. Igualmente, puede solicitarse concepto a alguna de
as instancias de Direccian y Control del Sistema General de Seguridad Social
en Salud.

CONCILIACION GLOSA REITERADA:

Cuando la ERP no esta de acuerdo con la respuesta inicial de la glosa por
parte de la IPS, se acuerda una conciliacion pare dirimir controversia
mediante los diagnastico, pertinencia y registro en la historia clinica del
paciente, levantando o aceptando la glosa mediante acta de conciliacion. En
caso no Ilegar acuerdo entre las partes se acudira a la Superintendencia
Nacional de Salud