Curs MP Graficul Gantt prof. Lirca V.

Felicia

Se pune mare accent, n ultima vreme, pe managementul proiectelor. i este normal

aa innd cont de complexitatea aciunilor/activitilor pe care un management complet
i competent o presupune n condiiile economice, tehnologice, legale i social-umane
actuale.

Atunci cnd te avni nenfricat n mediul antreprenorial, e bine sau chiar indicat s ai
la ndemn cteva instrumente de lucru pe care managementul proiectelor ni le
ofer cu generozitate.

Pentru nceput de drum, nc dinainte de debutul afacerii tale, i va fi obligatoriu

necesar un plan de btaie!

Fr previziune nu exist rezultat, iar o planificare riguroas aduce semnificativ

rezultatul dorit mai aproape.

Pentru realizarea i, mai ales, punerea n practic a unui plan de bataie bun (singurul
care i va garanta, de altfel, i rezultatele dorite), avem la ndemn un instrument
simplu de planificare a crui eficacitate a fost probat n repetate rnduri (cam de
pe la 1917 ncoace!).

Este vorba despre Graficul sau Diagrama Gantt. Graficul Gantt este unul dintre
cele mai simple, valoroase i larg utilizate unelte pentru planificare.

Muli dintre noi, antreprenori, ne percepem afacerea ca pe un copil ce trebuie hrnit,

educat, crescut i care, la un moment dat, prin rezultatele produse, ne va face mndri
de munca depus. Ali antreprenori vorbesc despre businessul lor ca despre un
proiect de suflet i poate, includerea acestui cuvnt proiect, i determin pe acetia
din urm s aib o abordare mai pragmatic asupra lucrurilor pe care doresc s le
realizeze. Prin proiect vom nelege o aciune ampl sau un proces complex menit
atingerii unui scop bine definit. Astfel, ca principale caracteristici ale proiectului avem:
un obiectiv (care poate fi un bun produs, o cantitate de informaii sau un rezultat de
natur organizatoric), un ansamblu de activiti/sarcini (corelate logic i tehnologic) i
un proces (prin care se stabilesc intercondiionrile dintre activiti/sarcini i ordinea de
realizare/execuie a acestora).
Curs MP Graficul Gantt prof. Lirca V. Felicia

Aadar, avem o idee, un obiectiv (neaprat s fie SMART), o analiz a resurselor,

aciunilor i timpului de care avem nevoie pentru a demara proiectul nostru. Coordonata
timp este esenial. Degeaba tiu ce vreau s fac dac nu tiu cnd i n ct timp voi
face ceea ce mi-am propus.

Obiectivele sunt vise cu termene limit, spunea cineva i, ntr-adevr, componenta

timp e critic pentru orice afacere, proiect. Dac nu i-ai programat bine timpul, nu i-
ai programat, de fapt, nimic.

Fr a intra n prea multe detalii teoretice i tehnice, o diagram Gantt propune

mai multe modele de reprezentare grafic a unui program de activiti care
folosesc la planificarea, coordonarea i monitorizarea permanent i real a sarcinilor
specifice pe care le avem de pus n practic i, foarte important, permite estimarea
duratei n timp (nceput i sfrit realizare), resursele necesare i ordinea (logic,
tehnologic) n care trebuie ndeplinite sarcinile.

Pentru construirea diagramei Gantt se recomand parcurgerea urmtoarelor etape:

definirea activitilor necesare pentru implementarea proiectului;

estimarea duratei fiecrei activiti;

ordonarea activitilor ntr-o succesiune logic;

marcarea grafic a succesiunii activitilor cu ajutorul unor linii orizontale (aceste

linii arat momentul nceperii i terminrii fiecrei activiti).

n funcie de dorine, creativitate i posibiliti, tabelele Gantt se pot realiza ntr-o

manier simplist prin desenarea unui grafic pe o foaie de hrtie sau se pot utiliza
variante mai complexe, de la ntrebuinarea funciilor Excel-ului pn la procurarea de
software-uri special.

Simplu, ilustrarea grafic a acestui instrument de planificare rezid ntr-o matrice/

tabel cu dou axe X i Y; iari matematic elementar.

Pe axa orizontal, se poziioneaz periodele de timp pe care se preconizeaz a

se realiza proiectul/ afacerea n uniti de msur distincte (ore, zile, sptmani,
Curs MP Graficul Gantt prof. Lirca V. Felicia

luni) i stabilite n urma analizei iniiale sau mai franc, durata estimat a unei
activiti.

Pe axa vertical sunt reprezentate distinct toate sarcinile concret identificate ale
proiectului sau lista activitilor de efectuat. Fiecrei sarcini/ activiti i este alocat
cte un rnd i pot fi marcate printr-un numr sau nume. n partea stng se
marcheaz nceputul preconizat pentru sarcina respectiv, iar pe partea/ marginea
dreapt sfritul prevzut al sarcinii. Sarcinile propuse se pot dezvolta condiional,
cronologic de la alte sarcini, concomitent, suprapus sau nu, din punct de vedere
temporar.

n timp ce planul nainteaz, matricea este actualizat prin ncrcarea barelor pe o

lungime potrivit cu procentul de sarcin ndeplinit. Simplu, o linie trasat vertical
pentru data curent a operaiunii. Sarcinile finalizate vor aprea total n partea stng
a liniei, cele n desfurare ntretiate de linie, iar cele viitoare n dreapta. Sarcinile
curente de pe linie, n funcie de locul de ntreptrundere cu linia, vor indica dac exist
ntrziere sau naintare fa de programare.

De asemenea, pentru oamenii cu care lucrezi la afacerea ta, fie ei angajai, asociai,
colaboratori etc. sau pentru echipa de proiect este de mare ajutor ca, n dreptul sau
deasupra fiecrei sarcini/activiti, s fie trecui cei responsabili de ducerea la bun
sfrit a acesteia.

Menionati n tabelul Gantt i evenimentele importante (critice) pentru afacere, proiect

chiar dac ele nu reprezint o sarcin n sine.

Atunci cnd purcedei la ntocmirea diagramei Gantt, ncercai s v limitai la un numar

rezonabil de sarcini( recomandat nu mai mult de 15-20) astfel nct s ncap pe o
pagin i s fie uor de urmrit i interpretat. n situaia unor proiecte mai complexe, se
pot ntocmi i diagrame subordonate care s cuprind calendarul sarcinilor secundare
care formeaz o sarcin principal.

Pot s apar ceva probleme i cnd sunt cerute sau necesare operaii de reprogramare.
nsi gestionarea i urmrirea unei diagrame excesiv de detaliate se pot dovedi dificile.

Un alt punct slab al graficelor Gantt este faptul c acestea nu ne indic interdependena
dintre sarcini/activiti i, astfel, nu putem s concluzionm n ce fel sau grad o sarcin,
Curs MP Graficul Gantt prof. Lirca V. Felicia

rmas, spre exemplu, n urma planificrii sau decalat din alte cauze, le va afecta i pe
celelalte. n managementul proiectelor el apare, tocmai datorit simplitii de
reprezentare a succesiunii activitilor prevzute la implementarea unui proiect, drept un
instrument necesar supervizrii.

Prin urmare, diagrama sau graficul Gantt, ca unealt de programare, are urmtoarele
avantaje nsemnate:

este uor de realizat/ trasat, urmrit i interpretat;

ilustreaz limpede stadiul n care te afli la un moment dat;

poate fi facil adaptat la o varietate larg de cerine de planificare i modificat

pentru a ilustra actualitatea datelor;

ajut esenialmente la rezolvarea temporal a sarcinilor i la organizarea n timp;

a trecut testul timpului i folosului.

Revenind la utilitatea ntocmirii tabelurilor Grantt ca unealt de planificare a afacerilor

noastre, dupa explicaiile precedente, rostul ei este clar.

Avem de-a face cu un instrument calendaristic aproape clasic, o interfa accesibil

care permite oricui s estimeze durata, resursele i ordinea sarcinilor/activitilor, pailor
ce trebuie urmarii, supravegheaz progresul fcut i ajut n luarea deciziilor de
intervenie/schimbare atunci cnd nu ne ncadrm n parametrii prevzui, atrage
permanent atenia ctre etapele ce necesit, n continuare, execuie, realizare i ne
avertizeaz la o observare i o analiz mai atente a datelor la care au fost operate
modificri n desfurarea activitilor.