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Universidad Nacional Abierta y a Distancia UNAD -

Escuela: Escuela de Ciencias Administrativas Contables económicas y de negocios ECACEN Programa: Especialización en Gestión de Proyectos.

Curso: Sistemas de Información para la gestión de Proyectos.

Código: 104003.

Vicerrectoría Académica y de Investigación - VIACI

Guía de Actividades

Unidad 2. Paso 4 - Usando Sistemas de Información Para el desarrollo de Proyectos.

Contexto de la estrategia de aprendizaje a desarrollar en el curso:

El aprendizaje basado en problemas dentro del desarrollo de procesos formativos dentro del curso sistemas de información para la gestión de proyectos se centrara en la investigación, el aprendizaje y la reflexión como mecanismos para que el participante desarrolle competencias propias de la gestión de proyectos de acuerdo con lo anterior este tipo de aprendizaje requiere de la cooperación, el aprendizaje autónomo y el trabajo en equipo. Buscando aplicar distintos saberes que se hacen necesarios para solucionar los diferentes problemas expuestos en el curso. De esta manera algunos saberes que se requerirán para el desarrollo de este curso tienen que ver con:

1. Gestión de riesgos, RRHH, gestión del tiempo, los costos, la calidad, los interesados y las adquisiciones.

2. Conocimientos propios de metodologías asociadas al diseño de proyectos como la metodología MGA, el

marco lógico y el uso de la metodología Kanban. Ahora bien para poder desarrollar cada una de las actividades del curso se hace necesario seguir los siguientes

pasos:

1. Leer y analizar el problema. Así como sus componentes esenciales.

2. Realizar una lluvia de ideas con el fin de poder definir la mejor solución posible al problema propuesto para saber más sobre el tema se puede consultar en:

3. Hacer una lista de aquello que se conoce. Implica revisar los que se sabe con el fin de usarlo para dar

consultar en: 3. Hacer una lista de aquello que se conoce. Implica revisar los que se

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solución al problema.

4. Hacer una lista con aquello que no se conoce. Esto con el fin de investigar sobre elementos que favorecen la solución del problema es deseable que puedan formular preguntas que orienten la resolución del problema.

5. Hacer una lista con aquello que necesita hacerse para resolver el problema: esto permite definir actividades y responsables que deben realizarlas para la adecuada resolución del problema.

6. Definir y resolver el problema: se trata concretamente el problema que van a resolver y en el que se va a centrar. Así como definir las necesidades de información que se tienen para el desarrollo del problema.

7. Presentar resultados: en este paso se espera que los participantes que hayan trabajado en equipo den solución a la situación planteada.

Es importante entender que cada actividad colaborativa del curso que se desarrolle deberá considerar para cada entregable las fases de inicio, planeación, ejecución, seguimiento y control así como cierre.

Temáticas a desarrollar:

UNIDAD 2. Uso de los Sistemas de Información en la Gestión de Proyectos. Comprende las siguientes temáticas:

1. Gestión del tiempo en el proyecto.

2. Gestión de los RRHH en el proyecto.

3. Definiendo la WBS dentro del proyecto.

4. Gestión de los costos en el proyecto.

5. Gestión de la calidad en el proyecto.

6. Gestión de las comunicaciones en el proyecto.

7. Gestión del riesgo en el proyecto.

calidad en el proyecto. 6. Gestión de las comunicaciones en el proyecto. 7. Gestión del riesgo

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Número de semanas:

Fecha:

 

Momento

Entorno:

Semanas 7 a 11 trabajo de equipo en entorno de trabajo colaborativo.

 

30/04/2017

de

1. Entorno de trabajo colaborativo.

evaluación

2. Entorno de seguimiento y evaluación.

30/05/2017

:

 

Evaluación

Intermedi

a

Fase de la estrategia de aprendizaje: Fases 1 a 7 de la estrategia de aprendizaje

   

Productos académicos y ponderación de la actividad individual

   

Actividad

 

Productos académicos y ponderación de la actividad colaborativa

Actividad individual

colaborativa*

 

Desarrollo

de

la

100 puntos.

actividad

usando

Revisión de las fuentes documentales de la unidad 2.

 

sistemas de información

Royal Yorkshire es una organización que produce alimento para mascotas. En su aniversario 25 desea sacar una línea de productos exclusiva para Yorkshire terrier, Boston terrier, West Highland White terrier y Scottish Terrier. Por tal motivo y considerando tal situación les ha convocado a ustedes para que

para

la

gestión de

 

proyectos II. Asociada a

la

gestión

de

un

portafolio de proyectos

en

una

estructura

matricial encargada de

producir alimento para Mascotas.

un portafolio de proyectos en una estructura matricial encargada de producir alimento para Mascotas.

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desarrollen la programación del desarrollo del proyecto considerando los siguientes elementos:

SUPUESTOS.

 

1. El

presupuesto

 

para

investigación,

desarrollo

e

innovación

(I+d+i)

es

de

$1.500.000.000

 

este

presupuesto

se

usará

para

labores operativas.

 

2. El

presupuesto

para

el

lanzamiento

es

de

$120.000.000.

esto

significa

que, aunque la actividad

de

lanzamiento del proyecto es un hito allí deberá gastarse dicho

presupuesto.

 

3. El proyecto debe considerar la

integración

de

las

áreas

de

mercadeo,

producción

y

finanzas.

 

4. El portafolio final debe permitir el lanzamiento de 3 líneas de

mercadeo, producción y finanzas.   4. El portafolio final debe permitir el lanzamiento de 3 líneas

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producto asociadas a concentrado, galletas, suplementos nutricionales para cada raza. Esto significa que se deben gestionar de manera simultánea hasta 12 proyectos que harán parte de 4

programas y un portafolio. 5. El proyecto debe estar listo en 2 meses. Iniciando el 02/05/2017 y terminado el 02/07/2017. Deberá considerar el calendario colombiano y solo trabajará lunes a viernes de 8

a

5 pm con una hora de

almuerzo. Este calendario se aplicará al equipo de proyecto

y

al

área

operativa

de

la

organización. 6. Los recursos que se seleccionen del área de mercadeo solo pueden trabajar los jueves y viernes de 2 a 5 pm. De allí que se requiera el

se seleccionen del área de mercadeo solo pueden trabajar los jueves y viernes de 2 a

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diseño

de

un

calendario

específico para este tipo proyecto.

de

7. En

el

caso

del

área

de

producción

el

área

directiva

trabajara

los

miércoles

y

jueves de

2

a

5

pm.

Es

de

anotar que el total de operarios trabajara de lunes a viernes de 8 a 5 pm.

8. Los

demás

equipos

estarán

disponibles

en

el

horario

convencional. 9. Como los avances

se

deben

presentar

a

la

alta

gerencia

esta

programo

reuniones

el

primer y tercer sábado de cada

mes en el horario de 8 a 12 del

mediodía.

Esto

significa

la

creación

de

un

calendario

adicional

para

el

equipo de

proyecto.

En

donde

todos

deben participar.

 

10.

Dentro

del

equipo

del

el equipo de proyecto. En donde todos deben participar.   10. Dentro del equipo del

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área

de

mercadeo

tienen

ustedes

5

mercadologos,

un

experto

en

investigación

de

mercados

y

un

auxiliar

de

ventas.

Sus

salarios

individuales

son

de

$1.500.000,

$3.750.000

y

$1.250.000 respectivamente. A

todos

hay

que

calcularles

prestaciones.

 

11. Del área de producción

se

tiene

un

ingeniero

de

alimentos,

una

ingeniera

química

que

trabaja medio

tiempo, una nutricionista y un

zootecnista

que devengan

$6.500.000,

 

$3.400.000

tiempo completo, $5.675.000 y 9.860.000 respectivamente.

12. En el área financiera se

tiene

un jefe

de

costos

que

apoyara el proyecto en ¾ del

tiempo

cobrando $5.200.000

en

contratación

de

tiempo

costos que apoyara el proyecto en ¾ del tiempo cobrando $5.200.000 en contratación de tiempo

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completo

13. Para

trámites

administrativos se tiene dentro del total del presupuesto un estimado de gastos de

$120.000.000

14. Para trámites de registro, Invima y Pruebas de laboratorio se tiene un presupuesto de $180.000.000.

15. Deben contratar personal operativo para el desarrollo del proyecto para ellos se requiere contratar a 15 operarios cada un ganara 4 salarios mínimos más prestaciones. Una vez terminado el proyecto quedaran vinculados dentro de la organización

16. Cada uno de ustedes recibirá un salario de $4.800.000 al mes contratados mediante OPS y el líder de proyecto recibirá un incentivo

ustedes recibirá un salario de $4.800.000 al mes contratados mediante OPS y el líder de proyecto

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de $2.000.000 adicionales si cumplen con la triple restricción. Es importante recordar que al ser orden de prestación de servicios uds tendrán una retención del 11% por sus servicios profesionales.

17. Pueden utilizar las instalaciones de la empresa para el desarrollo del proyecto. Razón por la cual dentro de los materiales la maquinaria usada tendrá un costo de $0.

18. En materias primas se deben gastar $1.200.000.000 del total de presupuesto asignado al proyecto.

19. En cualquier momento pueden recibir nuevas solicitudes del comitente del proyecto (el tutor) razón por la cual deben garantizar que están en capacidad de gestionar los cambios del

comitente del proyecto (el tutor) razón por la cual deben garantizar que están en capacidad de

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proyecto.

ENTREGABLES.

A. Deben incluir dentro del diseño del proceso diagramas de flujo que integraran a la herramienta que utilicen (se sugiere Visio o E-Draw mind) en dichos diagramas debe quedar en claro las actividades del proyecto así como sus responsables. Se sugiere que estos diagramas se construyan

a

partir del diagrama de Gantt

que presenta los 12 proyectos.

B. Adicional a la programación del

proyecto la junta directiva de

la

empresa solicita:

a. Calculo del EVM al 50%, 75% de la ejecución del proyecto.

b. Estimación del flujo de caja del proyecto.

a. Calculo del EVM al 50%, 75% de la ejecución del proyecto. b. Estimación del flujo

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Evaluación del mismo para los dos meses con una TIO del 20,79%

c. Identificación

de

actividades

criticas

del

proyecto. Para esto deben analizar el Gantt

de seguimiento tanto al

50

como

al

75% del

desarrollo del proyecto.

d. Diseño

del

plan

de

gestión de riesgos del proyecto. Considerando

los

datos

del

punto

anterior. C. Se requiere que se entregue la planeación en Microsoft Project

o en Project Libre. D. Así mismo se requiere que el

equipo

realice

un

cuadro

comparativo

sobre cual

herramienta es mejor

para

gestionar

el

respectivo

portafolio.

un cuadro comparativo sobre cual herramienta es mejor para gestionar el respectivo portafolio.

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E. Paralelo

a

lo

anterior

se

requiere que el equipo realice una investigación sobre en qué

consiste el concepto de portfolio program management o PPM y su impacto en el desarrollo de modelos de

madurez

organizacional en

proyectos.

program management o PPM y su impacto en el desarrollo de modelos de madurez organizacional en

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*Lineamientos para el desarrollo del trabajo colaborativo

 

Planeación de actividades para el desarrollo del trabajo colaborativo

Roles a desarrollar por el estudiante dentro del grupo colaborativo

Roles y responsabilidades para la producción de entregables por los estudiantes

 

Para el desarrollo óptimo de las actividades del curso se debe considerar:

Cada

uno

de

los miembros del equipo de

En

términos

formales

los

proyecto deberá asumir uno de los siguientes

siguientes

son

los

roles

y

roles y comunicárselo a su equipo de manera oportuna.

responsabilidades

de

los

 

estudiantes:

 

1. Programar las actividades con tiempo.

1. Líder de proyecto. Encargado de presentar

 

1. Los

resultados

de

 

los

2. Contar con los datos de contacto de los miembros del equipo.

los resultados de los proyectos (Solución a

trabajos colaborativos

se

entregan

en

el

espacio

los respectivos problemas que componen el

creado para

tal

fin

en

el

3. Establecer programación de reuniones en los trabajos. Para esto es clave que compartan su usuario en Skype asi como sus datos en otras aplicaciones de mensajería instantánea como WhatsApp, telegram o Line.

curso) que la oficina de proyectos desarrolle

entorno de seguimiento y

evaluación

por

parte

del

ante los respectivos comitentes del proyecto

líder de proyecto.

 

2. Cada

estudiante

debe

(en este caso el tutor del curso) dentro de

desarrollar

de

manera

sus funciones se encuentra el planear,

oportuna

la

actividad

e-

organizar, dirigir y controlar el desempeño

portafolio.

 

3. Cada estudiante

a

su vez

de los miembros de su equipo. Así como

deberá

completar

la

apoyar en donde algún otro miembro del

actividad

del

entorno

práctico del diplomado.

 
la apoyar en donde algún otro miembro del actividad del entorno práctico del diplomado.  

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equipo presente dificultades.

2. Administrador de Recursos. Encargado de

gestionar la triple restricción de los

proyectos haciendo énfasis en la gestión del

tiempo, los recursos y las asignaciones de los

demás miembros del equipo. Encargándose

también de evaluar la pertinencia y utilidad

de las participaciones de cada uno de los

miembros del equipo de proyecto así como

motivarlos para su adecuado desempeño

dentro de la nueva oficina del proyecto.

3. Líder de gestión de conocimiento. Dentro

de sus funciones se encuentra: recopilar el

conocimiento organizacional del equipo del

proyecto. facilitar la gestión del líder del

proyecto entregándole información oportuna

y adecuada a sus necesidades. gestionar la

la gestión del líder del proyecto entregándole información oportuna y adecuada a sus necesidades. gestionar la

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documentación del proyecto, así como a

 

futuro desarrollar y visibilizar el repositorio

documental del proyecto.

4. Líder de gestión de estándares. Su rol se

enfoca en definir los estándares que el

proyecto debe cumplir, crear / gestionar las

herramientas que permitan el diseño del

plan, su seguimiento, su realización y su

control.

5. Jefe funcional de soporte. Encargado de

brindar soporte en las funciones de todos los

miembros del equipo de proyecto y brindar

apoyo en todas las actividades que sean

hitos dentro del desarrollo del mismo.

Recomendaciones por el docente:

 

Además de lo citado et supra tenga en cuenta poner en contacto con su facilitador de manera constante en este

  Además de lo citado et supra tenga en cuenta poner en contacto con su facilitador

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caso es relevante conocer:

 

Los horarios de atención vía Skype serán publicados en el entorno de aprendizaje colaborativo y en el foro de noticias.

 

Uso de la norma APA, versión 3 en español (Traducción de la versión 6 en inglés)

 

Las Normas APA es el estilo de organización y presentación de información más usado en el área de las ciencias sociales. Estas se encuentran publicadas bajo un Manual que permite tener al alcance las formas en que se debe

presentar un artículo científico. Aquí podrás encontrar los aspectos más relevantes de la sexta edición del Manual de las Normas APA, como referencias, citas, elaboración y presentación de tablas y figuras, encabezados y seriación, entre otros. Puede consultar como implementarlas ingresando a la página http://normasapa.com/ así

mismo

también

puede

encontrar

información

sobre

el

particular

en:

 

Políticas de plagio: ¿Qué es el plagio para la UNAD? El plagio está definido por el diccionario de la Real Academia como la acción de "copiar en lo sustancial obras ajenas, dándolas como propias". Por tanto, el plagio es una falta grave: es el equivalente en el ámbito académico, al robo. Un estudiante que plagia no se toma su educación en serio, y no respeta el trabajo intelectual ajeno.

No existe plagio pequeño. Si un estudiante hace uso de cualquier porción del trabajo de otra persona, y no documenta su fuente, está cometiendo un acto de plagio. Ahora, es evidente que todos contamos con las ideas de otros a la hora de presentar las nuestras, y que nuestro conocimiento se basa en el conocimiento de los demás. Pero cuando nos apoyamos en el trabajo de otros, la honestidad académica requiere que anunciemos explícitamente el hecho que estamos usando una fuente externa, ya sea por medio de una cita o por medio de una paráfrasis anotado (estos términos serán definidos más adelante). Cuando hacemos una cita o una paráfrasis, identificamos claramente nuestra fuente, no sólo para dar reconocimiento a su autor, sino para que el lector pueda

identificamos claramente nuestra fuente, no sólo para dar reconocimiento a su autor, sino para que el

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referirse al original si así lo desea.

Existen circunstancias académicas en las cuales, excepcionalmente, no es aceptable citar o parafrasear el trabajo de otros. Por ejemplo, si un docente asigna a sus estudiantes una tarea en la cual se pide claramente que los estudiantes respondan utilizando sus ideas y palabras exclusivamente, en ese caso el estudiante no deberá apelar a fuentes externas aún, si éstas estuvieran referenciadas adecuadamente.

en ese caso el estudiante no deberá apelar a fuentes externas aún, si éstas estuvieran referenciadas

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NOMBRE DEL CURSO: 104003. Sistemas de Información para la gestión de proyectos.

 
 

RÚBRICA DE EVALUACIÓN UNIDAD 2. Uso de los Sistemas de Información en la Gestión de Proyectos.

 
 

Criterios de desempeño de la actividad individual

 

Aspectos

 

Valoración alta

 

Valoración media

 

Valoración baja

 

Puntaje

evaluados

 

El estudiante entrega sus aportes considerando la guía integrada de actividades. Adicional a lo anterior el estudiante integra dentro de sus aportes la rúbrica TIGRE.

 

El

participante

no

entrega

la

 

Gestión de la integración.

actividad

 

10

(Hasta 10 puntos)

     

(Hasta 0 puntos)

 
 

Los

aportes

del

estudiante

son

     

significativos,

contribuyen

a

la

Los aportes no se entregan de manera oportuna.

Gestión del

concreción

de

la

actividad

y

son

10

Tiempo.

oportunos

para

el

desarrollo

de

la

 

actividad.

 

(Hasta 10 puntos)

     

(Hasta 0 puntos)

 
 

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10 puntos)       (Hasta 0 puntos)     UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA Y A DISTANCIA

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NOMBRE DEL CURSO: 104003. Sistemas de Información para la gestión de proyectos.

RÚBRICA DE EVALUACIÓN UNIDAD 2. Uso de los Sistemas de Información en la Gestión de Proyectos.

Criterios de desempeño de la actividad Colaborativa

Aspectos

evaluados

Valoración alta

Valoración media

Valoración baja

Puntaje

La actividad entregada cumple de manera parcial con los requisitos de forma y fondo solicitados.

Dentro de la actividad presentada se identifican los riesgos

en

cuestión y la forma de gestionarlos

acuerdo a las directrices del

específicos del proyecto

de

PMBOK.

80

100

La actividad entregada cumple con todos los requisitos de forma y fondo solicitados en la guía de actividades.

La

cumple con los requisitos de

no

actividad

entregada

Gestión del

Alcance.

forma y fondo solicitados.

(Hasta 80 puntos)

(Hasta 40 puntos)

(Hasta 0 puntos)

Calificación final

del Alcance. forma y fondo solicitados. (Hasta 80 puntos) (Hasta 40 puntos) (Hasta 0 puntos) Calificación