Microsoft Project Suport laborator -

Claudiu BRNDA,
claudiu.brandas@fse.uvt.ro

MICROSOFT PROJECT

1. Introducere
Importana, tot mai accentuat, a noilor tehnologii informaionale att sub aspect hardware ct
i software, n aproape toate domeniile de activitate, i pune amprenta i asupra managementului prin
proiecte.
Aplicaiile informatice specializate n domeniul managementului prin proiecte sunt
instrumente foarte puternice de nregistrare a sarcinilor i activitilor proiectului, de gestiune n timp
real a resurselor implicate, de calcul, de urmrire n timp a realizrii, abaterilor i nu n ultimul rnd
de analiz i prezentare a rapoartelor a proiectului. Cu toate acestea, ns, reuita proiectului datorit
utilizrii unei aplicaii informatice specializate, nu poate fi garantat. Aplicaia informatic nu trebuie
privit, dect, ca un instrument utilizat de managerul de proiect i echipa sa. Ea nu poate oferii
succese economice mari, la fel cum utilizarea unui program de contabilitate nu poate garanta
obinerea de profit, sau cum, un procesor de texte nu poate garanta succesul unui roman sau a unui
referat.
Efectele benefice ale unei astfel de aplicaii, asupra gestiunii eficiente i finalizrii proiectelor
au fost demonstrate de ctre practica de specialitate. Astfel avantajele utilizrii n managementul prin
proiecte a aplicaiilor specializate pentru acest domeniu, pot fi urmtoarele:
dezvoltarea unui plan de proiect foarte complet. Utilizatorii aplicaiei sunt obligai s identifice
toate detaliile legate de activiti i resurse, detalii necesare n mod obligatoriu pentru corelarea
relaiilor ntre faze, sub-faze i respectiv cu bugetul proiectului. Prin modul de reprezentare
organizat a activitilor i resurselor pot fi identificate unele anomalii nc din faza de proiectare;
efectuarea rapid i exact a tuturor calculelor necesare proiectului. Pe baza datelor introduse,
calculatorul permite calculul i afiarea unor serii de rapoarte i diagrame att pe parcursul
realizrii proiectului ct i la finalizarea lui. Astfel, poate fi identificat cu uurin costul efectiv,
abaterile de cost ct i modul de ncadrare n termene a proiectului la un anumit moment dat;
determinarea n timp real a problemelor i abaterilor aprute n legtur cu elementele
proiectului. innd cont, n mod cronologic, de o serie de constrngeri, limite i condiii n
legtur cu activitile i resursele proiectului, avertizeaz n mod automat despre necorelaii sau
anomalii aprute. Cele mai ntlnite avertismente sunt legate de, depiri de termene, depiri de
buget, apropierea unor termene limit (deadline), .a.;
distribuirea (comunicarea) rapid a proiectului att ntre membrii echipei ct i altor persoane
(organizaii) implicate. Aplicaiile informatice specializate pot comunica datele i fazele
proiectului att sub forma unor rapoarte tiprite ct i sub forma unor fiiere. Avantajele cele mai
mari sunt oferite n condiiile utilizrii acestor aplicaii n cadrul reelelor de calculatoare.
comunicarea i integrarea proiectelor, sub-proiectelor, fazelor dintr-un proiect pe INTERNET.
Proiectele sau anumite pri din proiect pot fi integrate utiliznd serviciul de e-mail din cadrul
reelei INTERNET.
Utilizarea aplicaiilor informatice specializate presupune existena unei discipline n cadrul
relaiilor din echipa de proiect precum i n cadrul resurselor i relaiilor dintre activiti (sarcini).
Disciplina decurge din, nsi, respectare etapelor de introducere i prelucrare a datelor n cadrul
aplicaiei.
Cele mai cunoscute i mai utilizate produse informatice specializate n managementul prin
proiecte sunt: Microsoft Project (98, 2000), Primavera Project Planner (3.0), AMS Realtime Projects
.a.

-1- Claudiu BRNDA, 2000 2003

 Microsoft Project Suport laborator -

Produsul informatic (software) MICROSOFT PROJECT, reprezint un instrument puternic i

uor de utilizat n domeniul managementului de proiect i al planificrii. Prin intermediul acestui
produs pot fi planificate o mare diversitate de activiti putnd fi definite:
- etapele (fazele, operaiile, etc.) n desfurarea activitii;
- intervalele de timp necesare att activitii ct i fiecrei etape (faze, operaii etc.);
- resursele activitii (umane, materiale, tehnice i tehnologice, informaionale etc.);
- costurile fiecrei faze sau activitii n ansamblu.
Pe lng procesul de planificare MICROSOFT PROJECT, permite urmrirea i controlul
realizrii etapelor proiectului.

-2- Claudiu BRNDA, 2000 2003

 Microsoft Project Suport laborator -

2. Mediul de dezvoltare Microsoft Project (2000)

2.1. Lansarea n execuie a produsului informatic MICROSOFT PROJECT (2000)

Lansarea n execuie a mediului de dezvoltare MICROSOFT PROJECT (2000) se realizeaz

astfel:
- se acceseaz printr-un click mouse butonul START din cadrul interfeei grafice
Windows;
- se selecteaz meniul Programs i din cadrul acestuia se lanseaz n execuie opiunea
MICROSOFT PROJECT ( )

2.2. Interfaa mediului de dezvoltare MICROSOFT PROJECT (2000)

Mediul de dezvoltare MICROSOFT PROJECT (2000), cuprinde urmtoarele elemente:

Bara de meniu Barele cu instrumente Macheta de

(Menu Bar) (Toolbars) lucru

Bara de
vizualizare
(View Bar)

-3- Claudiu BRNDA, 2000 2003

 Microsoft Project Suport laborator -

Bara de meniu

Bara de meniu (Menu Bar), cuprinde urmtoarele meniuri:

Meniul FILE

Acest meniu permite prin intermediul opiunilor sale

gestionarea fiierelor care conin proiectele. Principalele
opiuni ale acestui meniu sunt urmtoarele:
New permite generarea unui proiect nou;
Open permite deschiderea unui proiect deja existent;
Close permite nchiderea proiectului curent;
Save, Save As permite nregistrarea pe disc a
proiectului curent;
Save As Web Page permite nregistrarea pe disc a
proiectu lui sub forma unei pagini WEB (format
HTML);
Page Setup permite configurarea paginii de lucru n
vederea tipririi ei;
Print Preview permite vizualizarea modului de tiprire
a proiectului la imprimant;
Print - permite tiprirea proiectului la imprimant;
Exit prsirea mediului de lucru MICROSOFT
Meniul FILE. PROJECT 2000.

-4- Claudiu BRNDA, 2000 2003

 Microsoft Project Suport laborator -

Meniul EDIT

Acest meniu permite prin intermediul opiunilor sale

copierea, mutarea, tergerea, cutarea unor elemente ale
proiectului sau ale unor texte i comentarii. Principalele
opiuni ale acestui meniu sunt urmtoarele:
Undo permite anularea ultimei operaii executate de
utilizator;
Cut Cell permite copierea obiectului sau textului
selectat n zona de memorie (clipboard) cu tergerea lui
de la surs pentru mutarea lui n alt locaie;
Copy Cell permite copierea obiectului sau textului
selectat n zona de memorie;
Paste permite inserarea coninutului zonei de memorie
n zona cursorului de editare;
Link Tasks permite crearea unei legturi de
subordonare ntre dou sau mai multe activiti (tasks);
Find permite cutarea unui text n proiect;
Replace - permite cutarea i substituirea unui text.

Meniul EDIT.

Meniul VIEW

Acest meniu permite prin intermediul opiunilor sale

vizualizarea sau ascunderea unor elemente ale proiectului
precum i ale unor elemente din interfaa mediului de lucru
(bare cu instrumente, machete de lucru etc.). Principalele
opiuni ale acestui meniu sunt urmtoarele:
CalendarTracking Gantt acest grup de opiuni
permite setarea unui anumit mod de vizualizare a
machetei proiectului;
Resource Graph permite vizualizarea sau ascunderea
graficului de alocare a resurselor;
Resource Sheet permite vizualizarea sau ascunderea
tabelei care conine resursele alocate n proiect;
Resource Usage permite vizualizarea sau ascunderea
graficului de utilizare a resurselor alocate;
Table permite vizualizarea dup anumite criterii a
elementelor proiectului.

Meniul VIEW.
-5- Claudiu BRNDA, 2000 2003
 Microsoft Project Suport laborator -

Meniul INSERT

Acest meniu permite prin intermediul opiunilor sale

inserarea unor noi elemente n cadrul proiectului curent
(resurse, etape, faze, coloane etc.) sau vizualizarea anumitor
informaii n legtur cu proiectul. Principalele opiuni ale
acestui meniu sunt urmtoarele:
New Task permite inserarea unui nou element de
proiect;
Recurring Task permite configurarea elementelor de
proiect care au un caracter repetitiv cu o anumit
frecven (zilnic, lunar, annual etc.);
Project permite vizualizarea unei ferestre prin care se
pot insera n proiectul curent i alte proiecte (sub-
Meniul INSERT. proiecte) fiind considerate ca activiti;
Column permite inserarea unor noi coloane n
macheta de lucru.
Drawing permite inserarea unor figuri geometrice sau
imagini n proiect.

Meniul FORMAT

Acest meniu permite prin intermediul opiunilor sale

configurarea modului de afiare (tiprire) a textului, barei
de derulare a fazei sau etapei, configurarea diviziunilor de
timp pe care se realizeaz i urmrete proiectul, etc.
Principalele opiuni ale acestui meniu sunt urmtoarele:
Font permite configurarea modului de afiare i
dimensionarea caracterelor de scriere (tiprire);
Bar permite configurarea barei de urmrire, de
derulare a proiectului, etapei, fazei, resursei etc.;
Timescale permite configurarea diviziunilor de timp
ale proiectului curent;
Text Styles permite setarea caracteristicilor de stil,
mod de afiare i culoare pentru textul din cadrul
diferitelor elemente ale proiectului. Selectarea
elementului la care se dorete modificarea textului se
Meniul Format. face din caseta Item To Change;
Layout: permite modificarea modului de afiare a
barelor grafice pentru activitile din cadrul graficului
Gantt.

-6- Claudiu BRNDA, 2000 2003

 Microsoft Project Suport laborator -

Meniul TOOLS

Acest meniu permite prin intermediul opiunilor sale

verificarea ortografic i gramatical a proiectului,
configurarea evenimentelor i lucrului n echip, alocarea
unor noi resurse, actualizarea realizrii fazelor proiectului,
etc. Principalele opiuni ale acestui meniu sunt urmtoarele:
Speling, AutoCorect permite verificarea ortografic i
gramatical;
Workgroup permite configurarea evenimentelor i
lucrului n cadrul echipelor participante la desfurarea
i finalizarea proiectului;
Resources permite alocarea i gestionarea resurselor i
partajarea accesului la aceste resurse n cazul n care se
lucreaz n sistem multiproiect;
Tracking permite actualizarea resurselor i fazelor
proiectului pe msura modificrii acestora;
Options: este una dintre cele mai importante prin care
pot fi setate toate caracteristicile mediului de dezvoltare.
Meniul Tools.

Meniul PROJECT

Acest meniu permite prin intermediul opiunilor sale

sortarea, filtrarea i vizualizarea diferitelor informaii despre
elementele proiectului. Principalele opiuni ale acestui
meniu sunt urmtoarele:

Sort permite stabilirea criteriilor de sortare i afiare a

elementelor proiectului (dup dat, cost, prioritate etc.);
Filtered for permite stabilirea unui anumit filtru de
afiare a elementelor proiectului (afiarea doar a
resurselor n curs de consum, a fazelor terminate,
Meniul Project. abaterilor etc.);

Outline permite gestionarea ierarhic a elementelor proiectului;

Task Information permite vizualizarea tuturor informaiilor referitoare a un element
de proiect (denumire, durat, procent de realizare, comentarii tehnice dac este cazul
etc.);
Task Notes permite introducerea unor comentarii (completri, explicaii) n legtur
cu un anumit element din proiect;
Project Information permite afiarea unor informaii n legtur cu proiectul curent
(data de ncepere i finalizare, modul de urmrire, abaterile de timp .a.)

-7- Claudiu BRNDA, 2000 2003

 Microsoft Project Suport laborator -

Bara de vizualizare

Bara de vizualizare conine un set de butoane prin intermediul

crora se poate definii modul de vizualizare al proiectului i a
diferitelor elemente ale acestuia. Activarea unui icon se
realizeaz executnd un click buton stnga mouse pe suprafaa
iconului.
Toate butoanele coninute de bara de vizualizare au
coresponden cu opiunile meniului View. Opiunea activ la un
moment dat are n dreptul denumirii un marcator n cadrul
meniului View i un efect de buton radio apsat n cadrul
barei de vizualizare.

Bara de vizualizare

-8- Claudiu BRNDA, 2000 2003

 Microsoft Project Suport laborator -

2. Elaborarea proiectelor

Etapele elaborrii unui proiect prin intermediul produsului Microsoft Project 2000 sunt n
mare parte identice cu cele ale managementului proiectelor, astfel:

Construcia planului de proiect: cuprinde urmtoarele activiti:

Definirea proiectului: reprezint activitatea n care sunt identificate toate elementele

proiectului de la faze, sub-faze, resurse (materiale, umane, financiare), sarcini, operaii etc.;
Planificarea (programarea) elementelor proiectului: este activitatea prin care activitile,
sub-activitile, sarcinile i operaiile proiectului sunt programate, respectiv ealonate
cronologic inndu-se cont de legturile ierarhice dintre ele. n cadrul acestei activiti pe
lng intervalele de timp stabilite pentru fiecare activitate, se introduce i codul sau
identificatorul activitii, se introduc i dependenele i constrngerile dintre elementele
proiectului. Rezultatul acestei activiti este crearea aa numitei structuri WBS (Work
Breakdown Structure);
Planificarea resurselor proiectului: activitate n care resursele identificate se introduc
(asociaz) pentru fiecare activitate, sarcin respectiv operaie. Se stabilesc i resursele
partajate i altor proiecte n modul de lucru multi-proiect;
Planificarea costurilor: se introduc cheltuielile aferente fiecrei resurse utilizate
determinndu-se astfel costul variabil al proiectului. Tot n cadrul acestei activiti se vor
introduce i costurile fixe ale proiectului;
Identificarea i planificarea riscurilor din cadrul proiectului: sunt identificate riscurile
datorate naturii activitilor din proiect se msoar gradul de realizare al acestora i se
ajusteaz intervalul de timp aferent activitii respective n funcie de gradul de risc
determinat. Se analizeaz, n aceast etap, standardele de calitate pe care trebuie s le
respecte proiectul, respectiv rezultatul final al proiectului;
Planificarea procesului de comunicare i securitate a informaiilor din proiect: sunt efectuate
legturile dintre activitile i sarcinile utilizate ntre mai multe proiecte n modul de lucru
multi-proiect, legturile dintre sarcinile partajate ntre membrii echipei pentru un singur
proiect, precum i procedurile de securitate a datelor conform obiectivelor proiectului;
Optimizarea planului de proiect: se analizeaz i se modific dac este cazul intervalele de
timp pentru activiti, numrul resurselor i codul acestora;
Distribuirea planului de proiect: n cadrul acestei activiti se distribuie tuturor celor implicai
n proiect informaiile rezultate n urma activitilor precedente;

Gestiunea i urmrirea realizrii proiectului: cuprinde urmtoarele activiti:

Urmrirea desfurrii proiectului: se va urmrii realizarea fiecrei activiti i sub-activiti

procentual sau sub o alt form selectat;
Gestiunea programului de proiect: sunt analizate strile proiectului la o anumit dat,
identificndu-se i rezolvndu-se depirile sau nerealizrile din proiect;
Gestiunea resurselor: se identific i ajusteaz eventualele suplimentri de resurse existente
sau de resurse noi, modificarea costurilor resurselor etc.;
Gestiunea costurilor: se analizeaz i rezolv abaterile de la bugetul proiectului la un anumit
moment dat;
Gestiunea obiectivelor: n funcie de rezultatele (ajustrilor) celorlalte activiti se ajusteaz i
obiectivele finale ale proiectului, dar nu nainte de a fi comunicate inteniile de modificare
clientului i tuturor persoanelor sau organizaiilor implicate n proiect;
-9- Claudiu BRNDA, 2000 2003
 Microsoft Project Suport laborator -
Gestiunea riscurilor: se ajusteaz influena riscurilor asupra proiectului n funcie de
modificrile fcute n celelalte etape;
Raportarea strii proiectului la un moment dat: sunt listate sau vizualizate rapoartele care
reflect starea proiectului la un moment dat;

Finalizarea proiectului: presupune revizia final a rapoartelor i abaterilor proiectului, respectiv

rezolvarea acestora.

n continuare va fi prezentat sub forma unui studiu de caz, modul de creare i gestiune a
proiectelor n Microsoft Project 2000.
Studiul de caz ce va fi prezentat are la baz activitatea de analiz i elaborare a unui plan de
afaceri considerat ca fiind un proiect n cadrul unei firme de consultan.

STUDIU DE CAZ

Studiul de caz prezint modul de implementare sub forma unui proiect a activitii de analiz
i elaborare a unui plan de afaceri. Pentru generalizare n studiu nu vor fi prezentate, dect simbolic
denumirea firmelor i resurselor umane implicate. Elaborarea proiectului s-a realizat respectnd
etapele enunate n paragraful anterior. Astfel:

A. Construcia sau realizarea planului de proiect.

Activitatea de analiz i elaborare a unui plan de afaceri cuprinde urmtoarele etape (faze)
generale:
culegerea datelor;
prelucrarea datelor;
formularea raportului;
finalizarea raportului.
Fiecare dintre fazele descrise mai sus sunt structurate ierarhic pe subfaze, subactiviti i
sarcini. Aceste faze sunt ealonate n timp, fiecare dintre ele avnd o anumit durat de realizare.
n tabelul 1, este prezentat structura fazelor i duratele de realizare a acestora.

Tabelul 1. Etapele, fazele i duratele de realizare.

- 10 - Claudiu BRNDA, 2000 2003

 Microsoft Project Suport laborator -
n tabelul 1, coloana Task Name reprezint denumirea fazei, coloana Duration reprezint
numrul de zile alocat realizrii unei faze sau sarcini, coloana Start reprezint data de ncepere a fazei
sau sarcinii, coloana Finish reprezint data de finalizare a fazei sau sarcini i coloana Predecessors
reprezint numrul fazei precedente care trebuie s fie finalizat pentru a putea fi abordat faza pe
care o precede.
n cadrul fazei de culegere a datelor, documentele investigate (balana contabil, bilanul,
situaia mijloacelor fixe, situaia clienilor i furnizorilor pe vechimi, situaia creditelor, structura
capitalului social, situaia investiiilor, situaia actual i de perspectiv a produciei, informaii de pe
pia ) sunt preluate din sistemul informatic i informaional al ntreprinderii pe o durat medie de 3
zile.
n etapa de prelucrare a datelor i ajustare a situaiilor obinute se vor realiza urmtoarele
sarcini:
rezumat plan de afaceri;
analiza pieei;
descrierea firmei;
activitatea de marketing;
activitatea de producie;
activitatea de management;
necesarul de fonduri i destinaiile acestora;
informaii financiare.
Formularea i finalizarea raportului sunt fazele care urmeaz n mod condiionat, celorlalte
dou faze amintite mai sus.
nainte de a analiza necesarul de resurse, este important s se solicite fiecrei persoane
responsabile de un stadiu cheie s ntocmeasc o list complet cu sarcinile cuprinse n acel stadiu i
resursele materiale, umane sau financiare necesare pentru fiecare stadiu. Pentru identificarea optim a
resurselor umane din echipa de proiect se va verifica cu atenie:
experiena lor precedent;
abilitile individuale;
cunotinele tehnice;
exactitatea muncii lor;
viteza de lucru;
capacitatea lor de ndeplini sarcinile ncredinate.

Rezultatele analizei necesarului au condus la identificarea urmtoarelor resurse implicate n

proiect i a costului acestor resurse, astfel:

Tabelul 2. Resursele proiectului i costul acestora.

ID Resource Name Type Material Label Initials Max. Units Std. Rate Ovt. Rate Cost/Use
1 Economist - expert contabil Work E 100% 500,000.00 LEI/h 0.00 LEI/hr 0.00 LE
2 Economist 1 Work E 100% 150,000.00 LEI/h 0.00 LEI/hr 0.00 LE
3 Economist 2 Work E 100% 150,000.00 LEI/h 0.00 LEI/hr 0.00 LE
4 Calculator PII Material C 0.00 LE 25,000.00 LE
5 Laptop 486DX4 Material L 0.00 LE 35,000.00 LE
6 Laptop P166 Material L 0.00 LE 40,000.00 LE
7 Transport Material T 0.00 LE 100,000.00 LE
8 Imprimanta Material I 0.00 LE 10,000.00 LE
9 Fax Material F 0.00 LE 5,000.00 LE

- 11 - Claudiu BRNDA, 2000 2003

 Microsoft Project Suport laborator -

1.). Crearea unui proiect nou.

Pentru aceast operaie se procedeaz astfel:

1.1.). se selecteaz cu ajutorul mouse-ului sau al tastaturii, opiunea New din cadrul
meniului File (sau se acceseaz combinaia de taste <Ctrl>+<N>);
1.2.). se execut un click mouse pe icon-ul situat pe bara cu instrumente.

Rezultatul uneia dintre aceste operaii, este afiarea pe monitor a ferestrei Project Information
prezentat n figura de mai jos.

Aceast fereastr cuprinde urmtoarele elemente:

- Start Date: - cuprinde data din care se ncepe urmrirea proiectului;
- Finish Date: - conine data de la care se ncepe urmrirea proiectului, dar ncepnd cu
data de sfrit a proiectului;
- Shedule From: - permite alegerea punctului de pornire n urmrirea proiectului
- Current Date: - conine data curent;
- Status Date: - permite introducerea datei de stare a proiectului;
- Calendar: - conine un calendar al programului de lucru (Standard este 8 ore pe zi).
Butonul Statistics ofer o serie de informaii statistice n legtur cu proiectul.

2.). Introducerea diferitelor elemente (faze, resurse etc.) n cadrul proiectului

Pentru introducerea unui elemente de proiect n coloana TASK NAME se va proceda astfel:
2.1.). - se selecteaz celula din coloana TASK NAME (printr-un click buton stnga
mouse pe celul, aceasta fiind ncadrat ntr-un dreptunghi cu laturile ngroate);
- se introduce de la tastatur denumirea elementului;
2.2.). - se execut un dublu click mouse pe suprafaa celulei. Rezultatul acestei
operaii este apariia unei ferestre (TASK INFORMATION) prezentat n figura urmtoare:

- 12 - Claudiu BRNDA, 2000 2003

 Microsoft Project Suport laborator -

Aceast fereastr conine urmtoarele elemente n cadrul tabelei GENERAL:

- Name: - n aceast caset se va introduce numele sarcinii de proiect;
- Duration: reprezint durata (implicit n zile) sarcinii n unitile de msur setate n cadrul
opiunii OPTIONS din cadrul meniului TOOLS;
- Percent complete: - conine procentul de realizare a sarcinii;
- Dates: - conine data de ncepere i finalizare a sarcinii;
- Priority: permite alegerea din list a gradului de prioritate n realizarea sarcinii curente
fa de celelalte etape.

3.). tergerea unui element

Aceast operaie se realizeaz astfel:

- se selecteaz celula i se apas tasta <DELETE>;

4.). Crearea unei structuri ierarhice a elementelor

Pentru subordona un element la un alt element imediat predecesor se procedeaz astfel:

4.1.). - se selecteaz celula care conine elementul ce se dorete a fi subordonat;
- se apas cu mouse-ul butonul din cadrul Toolbar-ului
4.2.). se poziioneaz mouse-ul pe celula elementului ce se dorete a fi subordonat i
innd apsat butonul din stnga mouse, se va deplasa mouse-ul n partea dreapt a utilizatorului.

Pentru a anula subordonarea unui element la un alt element imediat predecesor se procedeaz
astfel:
4.1.). - se selecteaz celula care conine elementul;
- se apas cu mouse-ul butonul din cadrul Toolbar-ului
4.2.). se poziioneaz mouse-ul pe celula elementului ce se dorete a fi subordonat i
innd apsat butonul din stnga mouse, se va deplasa mouse-ul n partea stng a utilizatorului.

- 13 - Claudiu BRNDA, 2000 2003

 Microsoft Project Suport laborator -

Elementele aplicaiei ncepnd cu etapa de culegere a datelor i terminnd cu etapa de

finalizare raport se vor subordona, prin procedura de mai sus, etapei PLAN DE AFACERI, rezultnd
urmtoarea diagram:

5.). - Introducerea intervalului de timp pentru fiecare etap subordonat

Se va proceda astfel:
- se execut un click mouse pe celula corespunztoare etapei, de pe coloana
DURATION.

6.). Modificarea datei intervalului de timp corespunztor unei etape

Pentru a realiza aceast operaie se procedeaz astfel:

- se execut un dublu click buton stnga mouse pe celula elementului, iar n fereastra
afiat se va introduce n seciunea DATES caseta START data de ncepere a etapei i n caseta
FINISH, data de finalizare a etapei.

7.). Asocierea resurselor etapelor proiectului

Introducerea resurselor proiectului n Microsoft Project 2000 se realizeaz prin meniul Tools
opiunea Resources, subopiunea Assign Resources, sau utiliznd combinaia de taste <Alt>+<F10>.
Modul lor de alocare material i financiar pe activiti, sunt prezentate n tabelul 3.

- 14 - Claudiu BRNDA, 2000 2003

 Microsoft Project Suport laborator -

Tabelul. 3. Repartizarea resurselor pe activiti.

ID Task Name Work Duration Start Finish

1 PLAN DE AFACERI 75 hrs 8 days Mon 10/2/00 Wed 10/11/00
2 Culegere date 26 hrs 3 days Mon 10/2/00 Wed 10/4/00
Economist - expert contabil 2 hrs Mon 10/2/00 Mon 10/2/00
Economist 1 12 hrs Mon 10/2/00 Wed 10/4/00
Economist 2 12 hrs Mon 10/2/00 Wed 10/4/00
Laptop 486DX4 3.01 Mon 10/2/00 Wed 10/4/00
Laptop P166 3.01 Mon 10/2/00 Wed 10/4/00
Transport 3.01 Mon 10/2/00 Wed 10/4/00
Imprimanta 2 Mon 10/2/00 Wed 10/4/00
Fax 3 Mon 10/2/00 Wed 10/4/00
3 bilant 0 hrs 3 days Mon 10/2/00 Wed 10/4/00
4 situatie pe vechime furnizori si clienti 0 hrs 3 days Mon 10/2/00 Wed 10/4/00
5 situatie credite 0 hrs 3 days Mon 10/2/00 Wed 10/4/00
6 structura capitalului social 0 hrs 3 days Mon 10/2/00 Wed 10/4/00
7 situatie investitii 0 hrs 3 days Mon 10/2/00 Wed 10/4/00
8 situatie productie 0 hrs 3 days Mon 10/2/00 Wed 10/4/00
9 informatii piata 0 hrs 3 days Mon 10/2/00 Wed 10/4/00
10 Finalizare culegere date 0 hrs 0 days Wed 10/4/00 Wed 10/4/00
11 Prelucrare date 32 hrs 2 days Thu 10/5/00 Fri 10/6/00
Economist 1 16 hrs Thu 10/5/00 Fri 10/6/00
Economist 2 16 hrs Thu 10/5/00 Fri 10/6/00
Calculator PII 2 Thu 10/5/00 Fri 10/6/00
Laptop 486DX4 2 Thu 10/5/00 Fri 10/6/00
Imprimanta 2 Thu 10/5/00 Fri 10/6/00
Fax 1 Thu 10/5/00 Fri 10/6/00
12 rezumat plan de afaceri 0 hrs 2 days Thu 10/5/00 Fri 10/6/00
13 analiza pietei 0 hrs 2 days Thu 10/5/00 Fri 10/6/00
14 descrierea firmei 0 hrs 2 days Thu 10/5/00 Fri 10/6/00
15 activitatea de marketing 0 hrs 2 days Thu 10/5/00 Fri 10/6/00
16 activitatea de productie 0 hrs 2 days Thu 10/5/00 Fri 10/6/00
17 activitatea de management 0 hrs 2 days Thu 10/5/00 Fri 10/6/00
18 necesarul de fonduri 0 hrs 2 days Thu 10/5/00 Fri 10/6/00
19 informatii financiare 0 hrs 2 days Thu 10/5/00 Fri 10/6/00
20 Concepere raport 5 hrs 1 day Mon 10/9/00 Mon 10/9/00
Economist - expert contabil 3 hrs Mon 10/9/00 Mon 10/9/00
Economist 1 2 hrs Mon 10/9/00 Mon 10/9/00
Calculator PII 1 Mon 10/9/00 Mon 10/9/00
Imprimanta 1 Mon 10/9/00 Mon 10/9/00
21 Prezentare prima varianta (draft) pentru client 0 hrs 0 days Tue 10/10/00 Tue 10/10/00
22 Finalizare raport 12 hrs 1 day Wed 10/11/00 Wed 10/11/00
Economist - expert contabil 4 hrs Wed 10/11/00 Wed 10/11/00
Economist 1 4 hrs Wed 10/11/00 Wed 10/11/00
Economist 2 4 hrs Wed 10/11/00 Wed 10/11/00
Calculator PII 1 Wed 10/11/00 Wed 10/11/00
Laptop P166 1 Wed 10/11/00 Wed 10/11/00
Transport 1 Wed 10/11/00 Wed 10/11/00
Imprimanta 1 Wed 10/11/00 Wed 10/11/00
Fax 1 Wed 10/11/00 Wed 10/11/00

n tabelul 3 se observ n cadrul fazelor proiectului din coloana Task Name denumirea fiecrei
resurse. Resursele alocate sunt att resurse al cror consum poate fi raportat la unitatea de timp ct i
resurse materiale al cror consum se nregistreaz pe fiecare utilizare. Resursele raportate la unitate
de timp au consumul specificat sub forma orelor lucrate (de utilizare) n coloana Work pentru
intervalul de timp n care se realizeaz faza. Resursele materiale au consumul specificat sub forma
numrului de utilizri n coloana Work pentru intervalul de timp n care se realizeaz faza.
Pentru asocierea resurselor unei activiti se va proceda astfel:
se execut un dublu click mouse pe celula activitii, iar din fereastra afiat se selecteaz tabela
Resources;
n caseta Resources: se va introduce numele resursei dup care se acioneaz tasta <ENTER> i se
introduce procentul de ocupare n total activitate.
Pentru activitatea Culegere date coninutul tabelei Ressources dup introducerea datelor
conform descrierii de mai sus este prezentat n figura de mai jos.

- 15 - Claudiu BRNDA, 2000 2003

 Microsoft Project Suport laborator -

Alocarea resurselor activitii

Culegere date.

Un alt aspect important n legtur cu resursele este cunoaterea gradului de utilizare

(procentual) a unei resurse din totalul de 100% timp de lucru pentru fiecare activitate. Aceast
identificare a gradului de utilizare este foarte important la determinarea costului proiectului. De
exemplu un individ implicat ntr-o activitate de 8 ore munc poate s lucreze doar 30% din acest
timp. Astfel cel mai corect este ca i cheltuiala cu acesta s fie corespunztoare cu procentul de lucru.
Procentul de utilizare al resursei se modific automat prin raportarea timpului de lucru efectiv la
timpul de lucru normal pentru un program de 8 ore. Pentru activitatea Culegere date modul de
repartizare a timpului n funcie de gradul de utilizare al resurselor este prezentat n figura 3.

Repartizarea timpului de lucru pentru activitatea

Culegere date.

Dup alocarea resurselor trebuie fcut i introducerea costurilor proiectului, care sunt
structurate n costuri fixe i costuri variabile.
Costurile fixe sunt cele care nu depind de volumul activitii dar care n cadrul proiectului luat
pe ansamblu variaz n funcie de numrul activitilor implicate i purttoare de costuri fixe. Rezult
astfel c, costul fix al proiectului este suma costurilor fixe al activitilor.
Costurile variabile depind de volumul de activitate, numrul i valoarea resurselor implicate.
n aceast categorie intr cheltuielile cu orice resurs pe or sau pe utilizare.
Toate cheltuielile cu excepia celor fixe, introduse n Microsoft Project, trebuie raportate la
timp (mai exact pe or) sau la o unitate de utilizare (resursele materiale).
Astfel costurile fixe aferente fiecrei activiti sunt prezentate n tabelul 4.

- 16 - Claudiu BRNDA, 2000 2003

 Microsoft Project Suport laborator -

Tabelul 4. Costurile fixe aferente fazelor proiectului.

Costurile fixe n cadrul acestui proiect au fost calculate innd cont de alte cheltuieli cum ar fi
de exemplu amortizarea imobilizrilor corporale sau necorporale, cheltuieli cu energia i alte
consumuri de resurse independente de volumul activitii realizate.
Vizualizarea ealonrii n timp a activitilor i resurselor proiectului se realizeaz prin
intermediul graficului Gantt. Astfel graficul Gantt corespunztor studiului de caz prezentat este cel
din figura de mai jos.
Oct 2, '00 Oct 9, '00 Oct 1
ID Task Name S M T W T F S S M T W T F S S M
1 PLAN DE AFACERI
2 Culegere date
3 bilant
4 situatie pe vechime furnizori si clienti
5 situatie credite
6 structura capitalului social
7 situatie investitii
8 situatie productie
9 informatii piata
10 Finalizare culegere date 10/4
11 Prelucrare date
12 rezumat plan de afaceri
13 analiza pietei
14 descrierea firmei
15 activitatea de marketing
16 activitatea de productie
17 activitatea de management
18 necesarul de fonduri
19 informatii financiare
20 Concepere raport Economist - expert contabil[38%
21 Prezentare prima varianta (draft) pentru client 10/10
22 Finalizare raport Economist - expert con

Graficul Gantt corespunztor proiectului.

n Microsoft Project graficul Gantt este activ n mod implicit. Vizualizarea proiectului sub
forma graficului Gantt poate fi fcut prin selectarea printr-un click mouse a butonului Gantt Chart
din bara de vizualizare sau prin selectarea opiunii Gantt Chart din meniul View. Coninutul
informaional al seciunii din partea stng poate fi modificat prin intermediul opiunii Table din

- 17 - Claudiu BRNDA, 2000 2003

 Microsoft Project Suport laborator -
meniul View. n desfurtorul cronologic din partea dreapt modul de conectare a activitilor este
reprezentat prin sgei dinspre predecesor nspre succesor.

8.). - Introducerea termenelor limit (deadline) sau a unor restricii pentru etapele
proiectului

Etapele proiectului pot fi dependente de diveri factori externi i interni. Aceste dependene
pot fi concretizate n proiect prin definirea unor constrngeri i condiii asupra etapelor.
Dependenele sau constrngerile ce pot fi definite n Microsoft Project sunt urmtoarele:

DENUMIRE EXPLICAIE
As Soon As Possible Etap independent (fr constrngeri).
(ct mai curnd posibil)

As Late As Possible Etapa poate fi amnat dar fr a se depii limitele

(ct mai trziu posibil) proiectului.

Start No Later Than Etapa poate ncepe mai nainte sau la data stabilit, dar
(ncepere cel ttziu la) nu mai trziu de aceasta.

Must Start On Etapa trebuie, fr abatere, nceput la data

(trebuie nceput la) prestabilit.

Start No Earlier Than Etapa nu poate ncepe mai repede de data stabilit.
(ncepe nu nainte de)

Finish No Later Than Etapa trebuie finalizat pn la data prestabilit, sunt

(finalizare nu nainte de) excluse ntrzierile.

Must Finish On Etapa trebuie finalizat exact la data prestabilit.

(trebuie finalizat n)

Finsh No Earlier Than Etapa nu trebuie ncheiat mai repede de data

(finalizare nu nainte de) prestabilit.

Pentru a introduce o anumit constrngere (dependen) n legtur cu o anumit etap a

proiectului se va proceda astfel:
selectarea printr-un click buton stnga mouse a denumirii etapei din cadrul diagramei Gantt;
executarea unui click buton dreapta mouse, rezultatul fiind afiarea ferestrei Task
Information;
din aceast fereastr se selecteaz tabela Advanced;
din cadrul casetei Type a grupului Constrain Task se selecteaz tipul constrngerii;
n cadrul casetei Date se introduce data critic pentru constrngere.

- 18 - Claudiu BRNDA, 2000 2003

 Microsoft Project Suport laborator -

Pentru eliminarea constrngerii se va proceda astfel:

se activeaz fereastra Task Information;
se selecteaz din caseta Type a grupului Costrain Task constrngerea As Soon As Possible.

Introducerea acestor constrngeri genereaz relaii de dependen ntre etapele, elementele

proiectului.
Dup cum s-a vzut unele etape se succed obligatoriu altora. Etapele dependente vor fi
definite ca etape succesoare, iar cele de care depind succesoarele vor fi definite ca predecesoare.
Microsoft Project permite introducerea a patru tipuri de relaii de dependen, astfel:
Finish -To- Start (FS) genereaz imposibilitatea nceperii unei etape succesoare sau a
altor etape pn cnd etapa predecesoare a fost terminat.
Finish- To- Finish (FF) presupune nceperea i urmrirea sfritului etapei succesoare
doar dac a fost finalizat etapa predecesoare. Astfel se va urmrii finalizarea a dou etape
n acelai timp.
Start To - Start (SS) nceperea etapei predecesoare determin nceperea etapei
succesoare. Fcnd analogie cu dependena (FF) , n acest caz cele dou vor demara n
acelai timp.
Start To Finish (SF) nceperea etapei predecesoare presupune sfritul etapei
succesoare.

Pentru definirea i atribuirea relaiilor de dependen a elementelor

unui proiect se poate proceda astfel:
se deschide fereastra Task Information corespunztoare elementului selectat;
se selecteaz tabela Predecessor;
din cadrul coloanei Type a tabelului Predecessors se selecteaz pentru fiecare etap
predecesoare, tipul de dependen.

- 19 - Claudiu BRNDA, 2000 2003

 Microsoft Project Suport laborator -

B. Gestiunea i urmrirea realizrii proiectului.

Pentru urmrirea realizrii proiectului trebuie s se stabileasc, dup definirea tuturor

elementelor, o copie de baza a acestuia.
Aceast copie este utilizat de ctre program ca o baz de referin a proiectului determinat la
un anumit moment dat.
Pentru a salva (nregistra pe disc) copia de baz se va proceda n dou moduri, astfel:

A. Cazul n care proiectul se salveaz pe disc pentru prima dat:

pentru salvarea proiectului se selecteaz opiunea Save din cadrul meniului View.
Rezultatul este afiarea ferestrei File Save, n cadrul creia se alege directorul unde
se dorete a se nregistra proiectul (caseta Save in) i se tasteaz n caseta File
Name numele proiectului, dup care se selecteaz butonul Save;
n cadrul ferestrei Planning Wizard, prezentat n figura de mai jos, se selecteaz
butonul de opiune Save Nume_proiect with a baseline.

B. Cazul n care proiectul nu a fost salvat iniial cu o copie de baz i se dorete salvarea
acestei copii pe parcursul realizrii proiectului (dup ce acesta a mai fost salvat):
se selecteaz opiunea Tracking din meniului Tools, iar din cadrul acesteia se alege
opiunea Save Baseline;
rezultatul este afiarea ferestrei Save Baseline (prezentat n figura urmtoare) din
care se selecteaz butonul de opiune Save baseline i butonul Entire Project
(pentru salvarea unei copii de baz a ntregului proiect) sau butonul Selected tasks

- 20 - Claudiu BRNDA, 2000 2003

 Microsoft Project Suport laborator -
(pentru salvarea unei copii de baz doar pentru activitile selectate din cadrul
proiectului).

Vizualizarea situaiei comparative dintre copia de baz stabilit la un anumit moment dat i
situaia curent (efectiv) a proiectului se realizeaz selectnd opiunea Tracking Gantt din meniul
View. Rezultatul acestei operaii este prezentat n figura de mai jos.

Modul de vizualizare Traking Gantt.

Pentru urmrirea realizrii fazelor proiectului este necesar actualizarea procentului de

realizare a fiecrei activiti. Introducerea realizrilor zilnice legate de activitile (etape, resurse)
proiectului, Microsoft Project, se realizeaz astfel: din meniul Tools se selecteaz opiunea Tracking,
iar din cadrul acesteia se alege subopiunea Update Tasks.
Aceast actualizare a activitilor trebuie s aib loc zilnic sau ori de cte ori este necesar
vizualizarea situaiei proiectului la un anumit moment dat. De preferat ar fi ca aceast actualizare s
se fac dup fiecare operaie terminat din cadrul activitilor proiectului.

- 21 - Claudiu BRNDA, 2000 2003

 Microsoft Project Suport laborator -
n cadrul graficului Gantt din Microsoft Project procentul de realizare a unei activiti este
afiat cu o bar de culoare neagr peste bara grafic de culoare albastr ce reprezint intervalul de
timp total alocat realizrii acelei activiti.
Avnd alocat pentru activitatea Culegere date, trei zile, iar actualizarea s-a realizat zilnic, la
sfritul celei de-a treia zi graficul Gantt va fi ca i cel din figura de mai jos.

Graficul Gantt pentru o activitate finalizat.

Pentru a vizualiza statistica ntregului proiect la un anumit moment dat se selecteaz din
meniul Project, opiunea Project Information, iar din fereastra afiat se selecteaz butonul
Statistics.
Analiza i rezolvarea abaterilor este efectuat de ctre managerul de proiect mpreun cu
membrii echipei.

Vizualizarea variaiilor (abaterilor)

Pentru vizualizarea variaiilor (abaterilor) dintre situaia planificat i ceea existent (real) n
cadrul diagramei GANTT se procedeaz astfel:
se selecteaz din meniul View opiunea Tables, iar din cadrul acesteia subopiunea
Variance;

Filtrarea elementelor proiectului

n cadrul diagramei GANTT elementele proiectului pot fi filtrate n funcie de diferite criterii.
Pentru realizarea unui filtru se procedeaz astfel:
se selecteaz din cadrul meniului Project opiunea Filtered for: ;
din submeniul afiat se alege un criteriu de filtrare.

Criteriile standard de filtrare prezentate sub forma unor opiuni a submeniului opiunii
Filtered for: sunt prezentate n figura de mai jos, astfel:

- 22 - Claudiu BRNDA, 2000 2003

 Microsoft Project Suport laborator -

Identificarea elementelor sau a cii critice

Identificarea elementelor sau a etapelor critice poate fi efectuat n dou moduri:

A. selectarea din cadrul meniului Project, opiunea Filtered for , a criteriului de filtrare
Critical;

B. setarea unui anumit stil de afiare pentru elementele sau etapele critice. Aceast operaie
poate fi realizat astfel:
se selecteaz din cadrul meniului Format opiunea Text Styles ;
din caseta Item to change: a ferestrei Text Styles afiat (prezentat n figura
urmtoare), se selecteaz opiunea Critical Tasks;
se selecteaz apoi din caseta Font un anumit stil pentru text, sau o anumit culoare n
care se va afia elementele critice;
se valideaz prin acionarea butonului Ok din fereastr.

Utilizarea diagramei PERT

Este o reprezentare grafic a etapelor proiectului i a legturilor de dependen dintre acestea.

Etapele sunt prezentate sub forma unor casete (ptrate, dreptunghiulare), iar legturile sub forma unor
linii.
Denumirea de PERT vine de la Program Evaluation and Review Tehnique i reprezint o
metod de prezentare i urmrire a realizrii proiectelor elaborat de Biroul Special de Proiectare
(Special Projects Office) din cadrul U.S. Navy n anul 1958.
Caracteristicile unei element sau a unei etape a proiectului pot fi identificate n funcie de
culoarea i stilul chenarului casetelor din diagram, astfel:

Caracteristic Stil chenar

Element critic Culoare roie
Elemente de tip Milestone Chenar dublu
Elemente ce conin Chenar cu umbr
subelemente
- 23 - Claudiu BRNDA, 2000 2003
 Microsoft Project Suport laborator -

Pentru vizualizarea proiectului sub forma diagramei PERT se poate proceda astfel:

din meniul View se selecteaz opiunea PERT Chart.

Dac n cadrul proiectului Plan de afaceri se selecteaz vizualizarea sub forma diagramei
PERT, acesta va fi afiat astfel:

Etapele sau elementele neabordate sunt prezentate sub forma unor casete care conin
denumirea elementului sau etapei, identificatorul acestora, durata, data de ncepere i data de
finalizare (figura de mai jos).

Etapele sau elementele n curs de realizare sunt prezentate la fel ca i cele neabordate dar sunt
marcate printr-o diagonal (figura de mai jos).

Etapele sau elementele finalizate sunt prezentate sub forma unor casete marcate cu dou linii
sub forma literei X (figura de mai jos).

Legturile dintre elementele proiectului sunt prezentate sub forma unor linii simple sau sub
forma unor sgei.

- 24 - Claudiu BRNDA, 2000 2003

 Microsoft Project Suport laborator -

Bibliografie

Bibu, N., Brnda, C., Managementul prin proiecte, Ed. Mirton, Timioara, 2000.

Brnda, C., Utilizarea mediului Microsoft Project 2000 n managementul proiectelor, Jurnalul de
Informatic Economic Aplicat, Timioara, 2001.

Pyron, T., Using Microsoft Project 4 for Windows, QUE, 1994.

Turner, Rodney J., The handbook of Project-Based Management, McGraw-Hill, 1993.

Watson, Ch., Managing projects for personal success, ITBP, 1997.

Microsoft Corp., Microsoft Project 2000 Training manual, www.msn.com, 2000.

- 25 - Claudiu BRNDA, 2000 2003

 Microsoft Project Suport laborator -

Note

- 26 - Claudiu BRNDA, 2000 2003

 Microsoft Project Suport laborator -

Note

- 27 - Claudiu BRNDA, 2000 2003

 Microsoft Project Suport laborator -

Note

- 28 - Claudiu BRNDA, 2000 2003

 Microsoft Project Suport laborator -

Note

- 29 - Claudiu BRNDA, 2000 2003

 Microsoft Project Suport laborator -

Note

- 30 - Claudiu BRNDA, 2000 2003