REUNIONES, SESIONES Y JUNTAS DE TRABAJO

(Adems de foros, convenciones, mtines y manifestaciones)

Reuniones: Propsito

1. de informacin: Comunicar algo: decisiones, resultados,

cambios, etc.
2. de anlisis y toma de decisiones: Analizar y solucionar problemas, acordar
algo
3. de integracin: Integrar nuevo personal, grupos, equipos de
trabajo, etc.
4. de negociacin (de negocios): Proponer y negociar presupuestos,
tiempo, condicin, etc.

Sesiones (reuniones continuadas):

5. de planeacin (grupal): Planear una accin, un trabajo, un evento

a CMoL plazo.
6. de induccin (grupal): A nuevas funciones, estructuras, polticas,
procesos, etc.
7. de estudio y desarrollo (ind / gpal): Capacitar, desarrollar, ensear / aprender
algo nuevo.
8. de evaluacin (assessment) (ind /gpal): Retroalimentar desempeo y planear para
mejorar
9. de creatividad (grupal): Encontrar nuevas formas de hacer las
cosas
10. de asesora (coaching) (personal): Escuchar para aconsejar, sugerir,
promover a la persona
11. de seguimiento (ind / gpal): Dar y recibir informacin de tareas y acuerdos
en proceso

Juntas:

Gua de Juntas Efectivas

12. de trabajo (grupal, depto., nivel): Repartir trabajo, delegar
responsabilidades de accin etc.
13. de Direccin (grupal, nivel): Dar un comunicado oficial de inters a un
grupo o nivel
14. de conciliacin (individual): Solucionar diferencias entre dos o ms
personas / reas

Gua de Juntas Efectivas

Gua para la realizacin de Juntas Efectivas.

Actividades Previas:

1. Justifique la junta (si no es indispensable no la realice; alguien se lo agradecer)

2. Establezca un propsito vlido y los objetivos de la junta (si no tiene un propsito
claro no debera hacer la junta), pregntese para qu la realiza?, qu es lo que
desea lograr? (ver listado arriba)
3. Defina el tipo de junta que desea tener. (ver listado arriba)
4. Prepare la Agenda de la junta cuidando que abarque y cumpla con el propsito de
la misma
5. Seleccione a los invitados que participarn en la junta o reunin. Cuide de no
dejar fuera a personas que son indispensables (porque conocen el asunto,
pueden aportar, o les atae lo que se va a tratar en la junta, etc.) por razones
personales y cuide de no invitar a personas que no tienen nada que hacer en esa
junta o que puedan entorpecer su desarrollo
6. Predefina y prepare la logstica de la junta; asegrese de que la logstica definida
sea la adecuada al tipo de junta y a los objetivos que se buscan
7. Defina la metodologa que aplicar en la toma de decisiones, si es el caso
8. Prepare el material que usar de apoyo y el que se va a entregar durante la junta
si es el caso
9. Convoque a los participantes al menos 48 horas antes de llevar a cabo la junta o
reunin
10.Incluya en la convocatoria el propsito de la junta, los objetivos buscados, la
Agenda que indique los temas a tratar y sus tiempos, la informacin o material
que los participantes debern llevar o preparar y presentar durante la juna, si es
el caso.
11.Distribuya con anticipacin los documentos de importancia y el material de
estudio o la informacin que requiere ser conocida, revisada o trabajada
previamente por los participantes, al menos con dos das de antelacin
12.Elabore y enve a los participantes invitados una lista de la informacin o el
material que debern llevar o entregar en la reunin
13.Enve recordatorios sobre el evento al menos un da antes de la reunin y el
mismo da del evento a las personas que ha invitado a participar; remarque la
necesidad de ser puntuales y presentarse con el material o la informacin
solicitada, si es el caso.
14.Confirme la asistencia de los participantes a la junta o reunin al menos una hora
antes del evento
15.Verifique la preparacin de la logstica y organice los servicios y personal de
apoyo apropiados para la junta o reunin: moderador, copiado, secretario de
actas, dinamizador, escrutadores, etc. si es el caso. Si se trata de una junta
difcil ensyela antes si lo cree conveniente y esto sea posible.

Actividades durante la reunin:

16.Comience la junta a tiempo y en tiempo; no se anticipe, no comience la junta

antes de la hora programada a menos que todos los convocados estn presentes y
estn de acuerdo en que as sea.

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17.Atienda la junta bajo los cnones de las mismas: crear rapport, dar la bienvenida,
lectura de agenda, pedir y comentar expectativas que se tienen sobre los
resultados de la junta, proponer normas de grupo, etc.
18.Muy importante - Ajstese estrictamente a la agenda; no sorprenda ni permita que
nadie interfiera el flujo normal de la junta con asuntos no contemplados en ella, a
menos que precisamente eso es lo que se busque.
19.Tome nota del desarrollo de la junta; de los acuerdos y los aspectos o comentarios
relevantes, en caso de reuniones de integracin la nota puede ser fotogrfica con
pies de foto. Si es necesario o lo considera conveniente se puede grabar la junta,
sobre todo si no hay quin tome la nota.
20.Termine la junta en el tiempo establecido; si esta debe extenderse por cualquier
motivo que usted considere justificado (participaciones no previstas, tiempo
excedido por valiosas aportaciones presentadas a lo largo de los temas, etc.), no la
extienda sin preguntar a los participantes si estn de acuerdo en hacerlo, siempre
y cuando esto no represente ms del 10% del tiempo total considerado
21.Cierre la junta. Pida que se evale la reunin y recapitule sobre los acuerdos,
tareas y responsabilidades resultantes de la misma a las que cada quien deber
dar seguimiento, incluyendo en ello fechas finales, etc.

Actividades post-reunin:

22.Prepare y enve la minuta, acta o reporte de la reunin a todos los que participaron
en ella y a las personas que tuvieran algn inters en sus resultados. Informe
puntualmente y a tiempo.
23.Enve un correo o llame por telfono a los asistentes a la reunin y agradezca su
participacin y aportaciones; si la persona tuvo una participacin especialmente
valiosa, hgaselo notar y motvele a seguir aportando sus ideas y opiniones; que
se sienta apoyado en este tipo de positiva actitud.
24.Si la junta es significativamente importante, confirme los comentarios vertidos en
la evaluacin de la reunin, sobre todo en lo relativo a los temas y acuerdos
tomados durante la misma. Aproveche para pedir sugerencias para las prximas
reuniones de trabajo.
25.Si corresponde, dele seguimiento a las tareas y responsabilidades derivadas de la
reunin, oportunamente informe a los asistentes sobre los avances que
correspondan.

NOTAS ESPECIALES

Para determinar si la junta es necesaria e indispensable.-

Justifique la junta.- Esta junta o reunin es realmente necesaria e
indispensable para lograr lo que se desea o puede lograrse por otra va o
medio como un e-mail, llamada telefnica, etc.?, si no es indispensable, no la
realice, puede resultar en algo desfavorable al clima de la organizacin,
seguramente las personas ms ocupadas se lo agradecern.

Para determinar el propsito de la junta.-

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Propsito.- Defina el propsito de realizar la junta, es decir, el para qu no
solo el por qu, sino el para qu - Qu es lo que desea lograr al realizarla?
(comunicar, negociar, conciliar, planificar, instruir, etc.). Si an no tiene claro el
propsito, no la realice todava; corre el riesgo de obtener resultados contrarios
o incompletos a lo que usted se imaginaba lograr en ella.

Comunicar. - decisiones, resultados, cambios, etc.

Solucionar. - problemas, tomar decisiones, etc.
Negociar y tomar acuerdos. - fechas, precios, condiciones, etc.
Planear y delegar responsabilidades. - para una accin especfica, un plazo,
un cargo, etc.
Dar seguimiento a diversos asuntos
Integrar al personal
Instruir o compartir conocimientos
Presentar resultados
Vender una idea

Para determinar el tipo de junta.-

Junta, reunin o sesin.- Identifique el tipo de junta que realizar pues
dependiendo de ello ser la logstica que deber preparar para la misma; si se
trata de una reunin de integracin (por ejemplo de personal nuevo en el
rea), la reunin ser menos formal que si se tratara de una sesin de
planeacin en donde se debe motivar la creatividad de todos los participantes
para visualizar y establecer metas estratgicas del negocio.

Principios para reuniones inclusivas (juntas participativas). -

Cada vez que sea posible procure que sus juntas sean del tipo inclusivo, es
decir, que propicien la mayor participacin posible y equilibrada de los
asistentes a las mismas, esto opera bajo Principios tales como:

Dejando tiempo para pensar.- Cualquier reunin para tomar decisiones o para recoger
opiniones debe de ser precedida de un tiempo para pensar en privado, en el que cada
participante tenga la oportunidad de explorar sus propios pensamientos a salvo de
opiniones encontradas o interrupciones. Esto consiste en permitir que el participante
se prepare para la junta previamente.

Igualdad de oportunidades.- establece la costumbre de conceder igualdad de

oportunidades desde el principio de la reunin para conseguir una participacin
equilibrada; se debe procurar que nadie se quede sin participar aplicando tcnicas
como rondas, piensa y escucha, etc.

Proceso libre de interrupciones.- Este principio le recuerda a la gente que el proceso

libre de interrupciones en el contexto de Igualdad de Oportunidades es un principio
esencial en la reunin. Dentro de las normas de grupo se pide no interrumpir al
ponente y se aplican tcnicas como nadie habla por segunda vez, etc.

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Direccin de reuniones compartida

Generalmente las reuniones tienen un solo Facilitador. Este es un papel de lo ms

importante y tiene muchas funciones: estar al tanto de la hora es una de ellas, otra es
sintetizar los debates para resumir las opciones antes de que se tome una decisin en
el grupo. Otras de las funciones son alentar y conducir cada participacin as como
elegir los mtodos que intensificarn la creatividad y el proceso humano.

A este proceso se le suele llamar generalmente direccin del proceso o dinamizacin

que obviamente resulta en algo muy fatigoso y que deja vulnerable la buena marcha y
los resultados de la reunin, por ello, cada vez que esto sea posible se recomienda
que cada reunin sea dirigida por dos o tres personas, una puede facilitar y dirigir la
marcha de la reunin, otra se puede ocupar del tiempo y la tercera se encargara de
tomar notas y mantener constancia escrita adecuada para el caso de que fuera
necesaria.

En resumen.

Hablar de juntas efectivas de trabajo es todo un arte; son cuestin de actitud

y mtodo como dicen los japoneses.

Su caracterstica est enmarcada en dos conceptos de la efectividad: el

resultado de la reunin y el tiempo destinado al logro de este resultado, de
ah la idea de que esto sea un verdadero arte, pues se trata no solo de obtener
resultados, se trata de obtener el mejor resultado y, tampoco se trata de
hacerlo en un tiempo determinado sino de hacerlo en el menor tiempo posible
sin demeritar la calidad del resultado.

De ah que las juntas deben ser:

Objetivas y justificadas. Tener un propsito bien definido y un motivo
que las justifique
Precisas. Contar con una agenda de temas relevantes para el propsito
Dinmicas. Tener la posibilidad de ser desarrollada fluidamente
Visionarias. Que puedan resolver problemas actuales o potenciales para
mejorar el futuro
Creativas. Que permitan el concurso de todas las ideas del grupo y
fomenten la creatividad
tiles. Que aporten al desempeo organizacional y a la prevencin de
problemas
Participativas. Que permitan el mayor involucramiento de la gente
relacionada o afectada por la toma de decisiones
Inteligentes. Que se aprovechen para el crecimiento y desarrollo de las
habilidades del personal, el acercamiento entre los participantes y la
armona en el ambiente
Animadas. Que eviten el aburrimiento, el tedio, el desnimo o la poca
actividad de los participantes
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 Propositivas. Que tengan una clara orientacin al logro; una motivacin
positiva al logro.

Cualquiera que sea su esquema y propsito, las reuniones o juntas de trabajo

siempre debern estar orientadas a la mejora del desempeo organizacional.

Por lo tanto, el xito de una junta depender de las competencias del

facilitador; del conocimiento, inters y entusiasmo que el facilitador manifieste
y del esfuerzo que ponga en que estas juntas sean realmente efectivas; tendr
que ser muy audaz, muy dinmico y sobre todo muy buen organizador.

Si hablamos de los pasos que se requieren para cubrir un buen proceso de las
juntas solo remtase a los siguientes puntos:

o Planifique el evento de principio a fin, sin olvidar nada

Organice en sus detalles cada etapa del evento
Conduzca el desarrollo de las acciones del evento
o Mantenga alto el espritu de equipo en todo
momento y

durante todo el proceso, desde la planificacin del encuentro hasta la

evaluacin de su efectividad, informe y mantenga abierto un canal de
retroinformacin y seguimiento a lo que derive de las reuniones.

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