Recomandrile studiului Evaluarea sarcinilor administrative asupra beneficiarilor Fondurilor

Structurale si de Investiii

n vederea continurii simplificrilor a fost realizat un studiu intitulat Evaluarea sarcinilor

administrative asupra beneficiarilor Fondurilor Structurale si de Investiii, care a analizat sarcinile
administrative asupra beneficiarilor fondurilor structurale, datorate obligaiilor de informare, care
decurg din aplicarea legislaiei europene la nivel naional, precum i a activitilor administrative care
sunt necesare pentru a respecta aceste obligaii. Pe aceast baz au fost calculate costurile
administrative suportate de beneficiarii privai ai fondurilor structurale, utilizndu-se o variant
simplificat (folosind n principal parametrul timp) a Modelul Costului Standard (MCS).
Principalul scop a fost acela de a evalua costul obligaiilor de informare, att cantitativ, prin
cuantificarea financiar a activitilor administrative ct i calitativ, prin identificarea celor mai iritante
obligaii de informare pentru beneficiari i identificarea de soluii practice de reducere a sarcinilor
administrative.
Evaluarea costurilor administrative a demarat printr-o cartografiere integral a obligaiilor existente.
Identificarea beneficiarilor s-a fcut prin aplicarea unei metodologii de eantionare i selecie bazat pe
2 criterii: beneficiarii care au finalizat implementarea proiectului i au participat la ultimului apel
publicat pe fiecare operaiune.
Cele mai mpovrtoare sarcini (din punct de vedere administrativ i financiar) pentru POS DRU,
identificate n studiul menionat, au fost cele legate de completarea dosarului cererii de finanare
(56,53%), ntocmirea cererilor de plat (17,13%), cererile de rambursare (14,25%) i rapoarte de progres
(5,4%). Pe baza analizei acestor costuri, ale analizei i a rezultatelor interviurilor i focus-grupurilor au
fost formulate comandri de simplificare grupate pe etapele de derulare a unui proiect. Recomandrile
din studiul de evaluare au fost analizate i au fost selectate acelea care prin implementare pot contribui
la reducerea efectiv a sarcinilor administrative asupra beneficiarilor, dup cum urmeaz:
A. Cerere de finanare
Reducerea numrului de documente solicitate n etapa cererii de finanare, prin:
solicitarea unei declaraii pe propria rspundere pentru unele documente, acestea urmnd a
fi aduse numai n faza de contractare
realizarea de protocoale cu diferite autoriti publice pentru interconectarea bazelor de
date
introducerea, acolo unde este posibil, a unei etape de pre-calificare (depunerea ideii de
proiect, permindu-se astfel o selecie bazat pe criteriile strategice de eligibilitate i chiar
de capacitate de implementare.
Publicarea pn la sfritul fiecrui an a calendarului cererilor de proiecte planificate pentru anul
urmtor. Calendarele vor fi actualizate trimestrial.
 Realizarea unui sistem online tracking system pentru verificarea stadiului aplicaiei i ncrcarea
documentelor solicitate n clarificri.
nfiinarea unui birou unic care s furnizeze in potenialilor beneficiari informaii legate de
fezabilitatea proiectului, de eligibilitate i concordan cu obiectivele programului.
B. Implementare
Organizarea de sesiuni de formare post-contractare cu beneficiarii (procedurile aplicabile, achiziiile
publice, management de proiect, cerinele specifice de raportare, vizite de monitorizare, evaluri i
post-implementare).
Elaborarea unei liste de cheltuieli neeligibile
C. Cererea de plat
Introducerea cererii de plat ca modalitate de rambursare rapid a cheltuielilor a fost una dintre cele
mai apreciate metode de simplificare, dar necesit totui msuri suplimentare care s contribuie la
mbuntirea mecanismului:
Renunare la duplicarea documentelor solicitate (n cererea de plat i n cererea de rambursare).
Posibilitatea efecturii de pli n valut la nivelul Trezoreriei.
D. Achiziii publice
Procedura simplificat aplicat de beneficiarii privai pentru atribuirea contractelor de furnizare
bunuri, servicii sau lucrri, stabilit prin Ordinul ministrului fondurilor europene nr.
1120/15.10.2013, este o metod de simplificare deosebit de util, care poate fi mbuntit prin
introducerea de noi funcionaliti aplicaiei web dedicate:
adugarea de noi opiuni cum ar fi publicarea unui singur anun cu mai multe loturi i atribuirea
individual ulterioar
posibilitatea de a se pstra documentele ataate
posibilitatea de introducere de erate
E. Rapoarte de progres
Simplificarea formularului care trebuie s conin doar informaii legate strict de perioada de
raportare i concentrarea pe rezultate i mai puin pe cerine administrative
Nerepetarea informaiilor din raportrile lunare in cererile de rambursare (de ex. lista cu experi) i
renunarea la solicitri de informaii redundante (de ex. informaii despre experi sau livrabilele care
sunt prezentate n diferite forme n diferite raportri).
Realizarea de module speciale n sistemul informatic care s conin toate datele privind experii i
grupul int.
F. Rambursarea cheltuielilor
 Reducerea numrului de documente solicitate: de ex. cele care exist deja n dosarul de licitaie sau
cele care au fost depuse la o cerere anterioar
Utilizarea costurilor simplificate
G. Auditare si control
Integrarea progresiv a gestionrii bazate pe riscuri, cu concentrarea verificrilor i a auditului n
zonele n care riscul este evaluat drept cel mai ridicat din punct de vedere al aspectelor tehnice ale
proiectelor, al importanei financiare a proiectelor, al capacitii/istoricului beneficiarului;
elaborarea de ctre Autoritatea de Management cu sprijinul Autoritii de Audit a unui manual de
audit i control, pe baza cruia beneficiarii fondurilor europene se pot pregti pentru misiunile de
control i audit ;
eficientizarea vizitelor de monitorizare, maxim 3 vizite, efectuate simultan pentru monitorizare
tehnic i financiar
H. Informare i publicitate
Neimpunerea momentului n care s se desfoare activitile de publicitate i promovare (la
nceputul sau sfritul proiectului), lsnd la latitudinea beneficiarilor perioada de desfurare a
acestor evenimente, pentru a obine impactul maxim posibil.

Opiunile de costuri simplificate sunt prevzute a fi utilizate n implementarea POCU prin aplicarea art.
67 al CPR, complementat de prevederile art. 68 CPR i art. 14 din Regulamentul specific FSE, avnd ca
obiectiv reducerea numrului de documente necesare pentru justificarea cheltuielilor, precum i s
accelerarea procedurilor de raportare i de control.

Aplicarea opiunilor este planificat a se realiza dup cum urmeaz:

i. n perioada de debut a implementrii POCU, dar nu mai trziu de 31 decembrie 2015, se va

pilota utilizarea ratelor fixe on the shelf, prevzute de art 68 (1) (b) CPR i art. 14 (2)
Regulament FSE, respectiv la momentul lansrii apelului de proiecte beneficiarul va avea de
optat ntre rambursarea pe baz de cost real sau aplicarea unei opiuni simplificate. Pilotarea va
avea n vedere i posibilitatea combinrii opiunilor, inclusiv cu utilizarea finanrii pe baz de
sum forfetar a diferitelor categorii de costuri eligibile unde valoarea contribuiei publice nu
este mai mare de 100.000 EUR. n aceeai perioad se va testa aplicabilitatea finanrii integrale
a unei operaiuni pe baz de sum forfetar. Selectarea opiunii simplificate care va fi propus
ca alternativ la rambursarea cheltuielilor pe baza costurilor reale se va face n funcie de tipul
de proiect, ca urmarea a unei a analize a Autoritii de Management;
ii. pentru celelalte opiuni prevzute de regulamente se are n vedere determinarea ratei forfetare
sau a costului unitar aplicabil, pe msur ce se va constitui o baz de date istorice suficient de
robust, ca urmare a finalizrii operaiunilor similare finanate din POS DRU 2007-2013,
completat de experiena primelor apeluri de proiecte n cadrul POCU 2014-2020, dar nu mai
devreme de 31 decembrie 2015;
iii. granturile i asistena rambursabil pentru care finanarea public nu depete 50.000 EUR se
va acorda n conformitate cu art. 14 (4) Regulament FSE prin aplicarea opiunilor on the shelf.
Utilizarea altor opiuni nu va fi considerat mai devreme de 31 decembrie 2015.