EMPRESA DE DESARROLLO URBANO (EDU)

PLAN ESTRETEGICO DE TECNOLOGA

2016-2019

Gerente General
Csar Augusto Hernndez Correa

Subgerente de Gestin Organizacional

Alejandro Osorio Carmona

Profesionales de sistemas
Dairo Alonso Duque Cartagena
Wilmar Montilla Ocampo
Andrs Felipe Palacio Cortes
CONTENIDO

INTRODUCCIN .................................................................................................................. 3
OBJETIVOS ........................................................................................................................... 3
ALCANCE ............................................................................................................................. 3
MARCO NORMATIVO ........................................................................................................ 4
RUPTURAS ESTRATGICAS ............................................................................................. 5
ANLISIS DE LA SITUACIN ACTUAL.......................................................................... 7
Estrategia de TI ................................................................................................................... 7
Uso y apropiacin de la tecnologa ..................................................................................... 7
Sistemas de informacin ................................................................................................. 7
Servicios Tecnolgicos ................................................................................................. 24
Gobierno de TI .................................................................................................................. 39
Anlisis financiero ............................................................................................................ 41
ENTENDIMIENTO ESTRATGICO ................................................................................. 42
Modelo operativo .............................................................................................................. 42
Necesidades de informacin ............................................................................................. 42
Alineacin de TI con los procesos .................................................................................... 46
MODELO DE GESTIN DE TI ......................................................................................... 47
Estrategia de TI ................................................................................................................. 47
Objetivos estratgicos de TI.............................................................................................. 47
Alineacin de la estrategia de TI con la estrategia de la institucin pblica .................... 50
 INTRODUCCIN

En la actualidad las empresas estn comenzado a reconocer la importancia que la tecnologa

tiene para realizar sus procesos misionales, lo que la ha llevado a dejar de ser un factor de
apoyo para convertirse en una parte fundamental que soporte todas las reas de la
organizacin.
La Empresa de Desarrollo Urbano en su nueva estructura presenta a la tecnologa como uno
de sus procesos estratgicos, es por eso que nace la necesidad de generar un plan de TI acorde
los retos que trae la nueva organizacin adems que est acorde con los lineamientos y
exigencias del Ministerio de tecnologas de la informacin y las comunicaciones.
El presente documento genera las bases en la bsqueda de llegar al xito en la
implementacin de una Arquitectura Empresarial articulada con el marco de referencia
propuesto por el Ministerio de Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones.
Es de entender que este documento estar sometido a constates mejoras y documentacin de
los dominios de AE en la medida que estos se vayan implementando.

OBJETIVOS

- Implementar los lineamientos para la correcta gestin de los recursos tecnolgicos e

infraestructura de datos.
- Generar las estrategias que lleven a la correcta implementacin de una AE de acuerdo
al marco de referencia de MinTIC y las buenas prcticas de TI.
- Generar conciencia del valor estratgico de TI.

ALCANCE

El Plan Estratgico de Tecnologa (PETI) se presenta para el periodo comprendido entre

los aos 2016-2019 y busca generar estrategias que lleven a la correcta implementacin de
una Arquitectura Empresarial (AE) de acuerdo a los lineamientos propuestos por el marco
de referencia de MinTIC.
Inicialmente se darn las bases para la implementacin de los dominios del marco de
referencia de AE:

3
 Estrategia de TI
Gobierno de TI
Sistemas de Informacin
Servicios Tecnolgicos
Uso y apropiacin

Es de anotar que el presente documento aplica para todas las reas de la organizacin y
presentar actualizaciones y/o mejoras de acuerdos a las necesidades, el Plan de
Adquisiciones de cada anualidad y dems factores que se generen durante la actual vigencia.

MARCO NORMATIVO

El presenta plan est regido por las siguientes normas y/o decretos y lineamientos del orden
nacional:
Decreto 415 de 7 de marzo de 2016 del Departamentos Administrativo de la Funcin
Pblica: Por el cual se adiciona el Decreto nico Reglamentario del Sector de la
Funcin Pblica, Decreto nmero 1083 de 2015, en lo relacionado con la definicin
de los lineamientos para el fortalecimiento institucional en materia de tecnologas de
la informacin y las comunicaciones.
Decreto 1078 de mayo de 2015 del Ministerio de Tecnologas de la Informacin y las
Comunicaciones: Por el cual se expide el Decreto nico Reglamentario del Sector
de las Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones.
Ley 1753 de 2015 mediante la cual se expidi el Plan Nacional de Desarrollo 2014-
2018.
Marco de Arquitectura de TI de MinTIC.

4
 RUPTURAS ESTRATGICAS

Madurez de la Gestin de TI CONSOLIDADO

6
5 3,60

USO Y APROPIACIN 4 ESTRATEGIA DE TI

3,93 3
2
1,31
1
-

SERVICIOS 4,73 4,13 GOBIERNO DE TI

TECNOLGICOS

3,51
4,00
SISTEMA DE GESTIN DE
INFORMACIN INFORMACIN

Imagen 1: Madurez de la Gestin de TI

La Empresa de Desarrollo Urbano EDU, busca ser una organizacin alineada con las
nuevas tecnologas y marcos de trabajo de TI.
Por lo anterior se considera, que si bien la gestin de TI ha sido tradicionalmente un proceso
de apoyo, hoy en da como un pilar Fundamental en la consecucin sus objetivos, ayudando
a presentar una organizacin moderna, con las mejores prcticas, de cara a dar un servicio
de la mejor calidad al ciudadano y publico interno, por lo cual es necesario plantear las
inquietudes que surgen del anlisis del modelo de madurez de TI, con el fin de fomentar el
cambiar paradigmas y adoptar pensamientos que consideren la Tecnologa como un rea
fundamental:

5
 La gestin de tecnologa es ms que un proceso de soporte, reparacin y de provisin
de equipos de cmputo, en el mundo de hoy TI es un factor estratgico para la
organizacin.
Se hace evidente la necesidad del Plan Estratgico de TI.
Realizar desarrollos al interior de la organizacin es tan viable como contratar o
comprar soluciones de software, sin embargo hay que definir muy bien el alcance de
ambas opciones.
Se requiere la implementacin de indicadores para la medicin de los servicios de TI
y del uso y apropiacin de los sistemas.
Definir los estndares de integracin de sistemas con el fin de facilitar el la
transferencia de informacin entre ellos.
Es necesario definir estndares para la gestin de la calidad en la informacin.
Fortalecer el anlisis de la informacin en todas las reas.
Promover la disponibilidad de la informacin como factor fundamental en la toma de
decisiones.
Desarrollar e implementar soluciones de cara al ciudadano que den valor agregado y
permitan mejorar la imagen de eficiencia y buen servicio.

Imagen 2: Niveles de madurez de la gestin- Gartner

6
 ANLISIS DE LA SITUACIN ACTUAL

Estrategia de TI

La Empresa de Desarrollo Urbano EDU, por ser una empresa Industrial y Comercial del
Estado, est regida por la normatividad de orden nacional y territorial y en muchas ocasiones
por decisiones de la administracin que se encuentre en ese momento no se va ms lejos del
cumplimiento de la ley.
Hoy en da dadas las decisiones de la actual Gerencia se le dio un rol fundamental a TI, pas
a ser un rea estratgica en la consecucin de los objetivos de la organizacin dejando de ser
netamente un rea de soporte; TI, encabezada por el Subgerente de Gestin Organizacional
ya tiene asiento en el Comit de Gerencia de la organizacin, permitiendo tener voz y voto
en la decisiones que al rea competen.

Uso y apropiacin de la tecnologa

Sistemas de informacin
La entidad cuenta con los siguientes sistemas:
Nombre del sistema de informacin y/o aplicacin de software: ISOLUCIN

Versin del sistema

o 3.6
Lder funcional
o Andrs Felipe Martnez Orozco
o Maria Angelica Martnez Correa

Lder de TI
o Dairo Alonso Duque Cartagena
Descripcin detallada de la funcionalidad

7
 o Objetivo general : herramienta para la Planificacin, Administracin
y mantenimiento de temas relacionados con el sistema integrado de
gestin de la entidad, la cual brinda acceso en lnea para todo el
personal permitiendo una gestin de la informacin actualizada y
oportuna, adems se constituye en una herramienta de seguimiento y
control para las actividades desarrolladas en la entidad.
o Objetivos especficos
Mejorar los procesos en la Entidad.
Almacenar y administrar informacin de manera eficiente,
eficaz y confiable para la toma de decisiones.
Garantizar la trazabilidad de la informacin y los procesos de
la Entidad.
Garantizar informacin coherente y oportuna cuando lo
requieran entes de control y grupos de inters.
Permitir la transferencia de conocimiento y tecnologa.

Mdulos que componen el sistema y su respectiva descripcin

o Manual: En este mdulo se encentra cargado el manual de
calidad de la Entidad, que est conformado por Misin, Visin,
Estrategia Empresarial, Perspectivas, Objetivos Estratgicos,
Valores Corporativos, Poltica de Gestin Integral, Estructura
Organizacional, Mapa de Procesos, Mapa Estratgico, Modelo
de Gestin Organizacional, Proceso y Documentos del Sistema
y Beneficios del Sistema de Gestin.
o Procesos: En este mdulo se encuentra cargado el mapa de procesos
de la Entidad, se encuentran clasificados en 4 macroprocesos que son
Estratgicos, Misionales, Apoyo, Control y Mejora.
o Documentacin: En este mdulo se encuentra toda la documentacin
del SIG que est conformada por Caracterizaciones, Procedimientos
Manuales, Instructivos, formatos y las actas de reunin que se
presenten en la Entidad.
o Indicadores: En este mdulo se puede visualizar, medir y gestionar el
manejo de los indicadores de gestin de cada uno de los procesos de
la Entidad, que permite analizar y tomar decisiones.

8
 o Mejoramiento: Este mdulo permite administrar y gestionar las
acciones preventivas, correctivas y de mejora derivadas de las
diferentes auditoras realizadas en la entidad.
o Tareas: Este mdulo muestra las tareas pendientes de los usuarios y
se pueden asignar nuevas tareas, gestionarlas y hacer un seguimiento.
o Proveedores: Permite evaluar a los diferentes proveedores de la
Entidad e implementar los planes correspondientes segn la
calificacin obtenida.
o Talento: En este mdulo se puede consultar la estructura de la
empresa y a travs del organigrama se tendr acceso al perfil de cada
cargo y un pequeo detalle de la hoja de vida de la persona que lo
ocupa.
o Riesgos DAFP: Permite gestionar administrar y visualizar matrices y
mapas relacionados a los riegos en los procesos.
o MECI: En este mdulo se administra visualiza y se hace seguimiento
al nivel de cumplimiento de la entidad en el Modelo Estndar de
Control Interno.
o Clientes: Permite administrar una base de datos, adicionalmente este
mdulo permite generar encuestas de satisfaccin y medicin a
clientes internos y externos y visualizar resultados.
o Planeacin Estratgica: Permite administrar, hacer seguimiento y
analizar el cumplimiento en las diferentes fases del Mapa Estratgico,
el BSC y los planes estratgicos y tcticos de la entidad.
o Administracin: Este mdulo permite administrar el aplicativo,
creacin de usuarios, permisos, tablas bsicas, etc.
Tipo de sistema
o ERP

Modalidad de implementacin
o Instalacin local

Tipo de licenciamiento.
o Por derecho de Uso
Motor de base de datos y sistema operativo que lo soporta.

9
 o Base de datos : Base de Datos Microsoft SQL Server 2008 R2
o Sistema Operativo : Windows server 2008 R2 Enterprise 64bit

Grado de aceptacin.
o Cuenta con un alto grado de aceptacin dado que es la herramienta que
administra y soporta todo la informacin del SIG, adicionalmente
facilita la toma de decisiones.
Fortalezas.
o Brinda acceso desde cualquier lugar a la documentacin del sistema.
o Permiten evidenciar la trazabilidad del SIG.
o Es dinmico y puede ajustarse a las necesidades de la entidad
o Se encuentra articulado con la normatividad
Debilidades.
o Es administrado por una empresa fuera del departamento los que hace
que el soporte sea remoto.
o Algunas de las caractersticas no son editables y conllevan a un
desarrollo adicional
o Tipo de licenciamiento que no permite hacer cambios desde el rea de
sistemas ni desarrollos

Iniciativas.
o Optimizar el uso de la totalidad de los mdulos

Nombre del sistema de informacin y/o aplicacin de software: MERCURIO

Versin del sistema
o 6.5
Lder funcional
o Juan Camilo Rua Restrepo
o Marvin Stybel Zuiga Arango
Lder de TI
o Dairo Alonso Duque Cartagena
Descripcin detallada de la funcionalidad
o Objetivo general :

10
 Es un sistema de gestin documental que permite administrar el flujo
de documentos de todo tipo, est diseado para apoyar la labor del
Centro de Administracin Documental, permitiendo llevar a cabo la
administracin de los documentos de una forma ms eficiente, eficaz
y con menores costos.

o Objetivos especficos
Automatizar los procesos del Centro de Administracin Documental
(CAD) e integrar a todas las personas encargadas de la administracin
documental y del archivo, de tal manera que los procesos y
operaciones se integren tambin de forma continua y se garantice la
seguridad de los documentos.
Llevar a cabo la auditoria de los documentos y las imgenes asociadas,
por medio de reportes que muestran los movimientos y
cambios realizados con las respectivas fechas.
Estandarizar los procesos de administracin documental.
Agilizar el flujo de informacin a travs de las reas de
la organizacin.
Mejorar la calidad del servicio que el CAD presta al interior y exterior
de la organizacin.
Agilizar los trmites de los procesos documentales.
Controlar el cumplimiento de los trminos de vencimiento.
Agilizar los canales de circulacin y control de los documentos de las
diferentes reas.
Permitir la trazabilidad de los documentos.
Minimizar los riesgos de prdida de documentos.
Mejorar la conservacin e integridad de los documentos evitando
su manipulacin.
Permitir la consulta en lnea de la informacin de los documentos y
sus imgenes digitalizadas.
Suministra la informacin y asegura las consultas de los
diferentes usuarios.

11
 Mejora la eficiencia y la calidad del servicio en la localizacin
y suministro de informacin.
Asegura la integridad de los documentos y la informacin en general.
Sirve de apoyo en la unificacin, estandarizacin y mantenimiento de
procesos de gestin documental.
La aplicacin MERCURIO ayuda a cumplir con la misin del centro
de informacin documental, en cuanto a servicios de consulta de
informacin, organizacin, control y proteccin de los documentos.
La organizacin se beneficia por el mejor desempeo del CAD,
al existir un control de las rutas de los documentos debido a que se
agilizan todos los procesos de la organizacin.
La informacin veraz y oportuna es la herramienta ms
importante para el desarrollo de estudios, formulacin de planes y
polticas y en la toma de decisiones.
Al prestar un mejor servicio en el uso de la informacin y controlar los
trminos de vencimiento de algunos documentos, los costos en los
cuales incurre la organizacin disminuyen.
Implementar soluciones de alta tecnologa que estn acorde con
las innovaciones del momento, tomando ventaja competitiva de los
beneficios que stas ofrecen.
Organizacin en la conservacin documental por cada una de las
etapas del ciclo de vida de acuerdo con las tablas de retencin.
Permite la economa del papel con el manejo de
imgenes digitalizadas de los documentos, evitando as, las fotocopias
de los documentos.

Mdulos que componen el sistema y su respectiva descripcin

o Mdulos MERCURIO:
Destinatarios
En esta bandeja se realizan trmites de la correspondencia en general,
solo que el documento se enva a quien determine el funcionario
remitente. A esta bandeja se envan los documentos para los cuales no

12
 se ha parametrizado un flujo que determine el trmite de estos, o las
copias enviadas para conocimiento o las que requieran apoyo para el
trmite en las diferentes reas de la entidad.

o WorkFlow
A esta bandeja llegan documentos a los cuales se inicia ruta,
independiente que sea desde la unidad de correspondencia; cualquier
usuario puede iniciar ruta lo que valida el sistema es que el documento
sea original.
RADICACIN
En este men se encuentran los tipos de documentos que se pueden
radicar en Mercurio Web que son Documento interno, externo,
recibido y Radicar expediente.
CONSULTAS
Es el men que contiene las consultas que se pueden realizar en el
aplicativo, tal como histrico de destinatarios, histrico de WorkFlow,
movimientos de los documentos, los expedientes, bsqueda avanzada,
consultas adicionales, consultas adicionales texto, consulta archivo,
gestin prstamos, indexador de contenido.
REPORTES
En este men se pueden generar Informes que se emiten o presentan
con base en la realizacin de una actividad o tarea relacionada con los
documentos de Mercurio.
SEGURIDAD
Es el men que permite cambiar la contrasea de acceso la cual debe
ser como mximo de doce caracteres alfanumricos y agregar adems
una palabra clave para recordar la contrasea cuando se olvida.
ADMINISTRACION
Este mdulo permite la administracin de MERCURIO:

o Usuarios
o Perfiles
o Permisos
o Creacin de Reportes
Parametrizacin bsica para que cada uno de los mdulos funcione
Modalidad de implementacin
o Instalacin local y Web

13
 Motor de base de datos y sistema operativo que lo soporta.
o Base de datos : Base de Datos Microsoft SQL Server 2008 R2
o Sistema Operativo : Windows server 2008 R2 Enterprise 64bit

Grado de aceptacin.
o Cuenta con un alto grado de aceptacin dado que es la herramienta que
administra y soporta toda la documentacin de la Empresa.
Fortalezas.
o Apoyo de la alta gerencia
Debilidades.
o Falta integracin con la dems herramientas de la entidad
Iniciativas.
o Lograr integrar con las distintas herramientas que tiene la entidad

Nombre del sistema de informacin y/o aplicacin de software: Seven ERP y

Kactus HR
Versin del sistema
o 14
Lder funcional
o Andrs Felipe Palacio cortes
o Marvin Stybel Zuiga Arango
Lder de TI
o Dairo Alonso Duque Cartagena
Descripcin detallada de la funcionalidad
o Objetivo general :
Sistema integrado de gestin ERP(Planeacin de recursos
empresariales), con sus componentes de apoyo, administracin del
talento humano y la gestin del core de negocio que permite
articular los procesos de la organizacin, eliminando reprocesos y
proporcionando informacin relevante para la planeacin, la accin, la
verificacin y la actuacin.

o Objetivos especficos
Herramienta que permita mejor los procesos en la Entidad.
Permite obtener informacin de manera eficiente, eficaz y
confiable para la toma de decisiones.
Manejar una base de datos nica que almacena la informacin
del core de la empresa.
14
 Implementar un modelo de trabajo tipo work flow (Flujos de
trabajo) que permita a usuarios y directivos identificar donde
se encuentran y quien es el responsable de cada uno de los
procesos que se inician a travs del sistema.
Garantiza a travs del personal interno y la empresa
proveedora del sistema que la informacin siempre se
encuentre disponible y respaldada, mediantes el
mantenimiento y mejoramiento continuo de la herramienta.
Descentralizar el registro de la informacin para mejorar los
tiempos de respuesta de cada una de las reas que intervienen
en el sistema.
Garantiza a los entes de control y la comunidad informacin
coherente y oportuna cuando lo requieran.
Cumple con las Normas Internacionales de Informacin
Financiera
Permite la Transferencia de conocimiento y tecnologa.

Mdulos que componen el sistema y su respectiva descripcin

o Mdulos SEVEN ERP:
CN-Contabilidad
Tiene como objetivo ser un instrumento para la
rendicin de cuentas, viabilizar la gestin eficiente y
generar condiciones de transparencia sobre el uso,
gestin y conservacin de los recursos y su patrimonio,
aportar en el proceso de construccin de la informacin
garantizando que esta sea confiable, relevante y
comprensible para los usuarios de la misma, y servir de
base para el desarrollo institucional.
Las normas generales que rigen la contabilidad pblica
son:
o Resolucin 354 de 2007(Contadura general de
la nacin)
o Resolucin 356 de 2007(Contadura general de
la nacin)

TS-Tesorera

15
 El mdulo de tesorera permitir la administracin y
seguimiento de los diferentes tipos de ingreso o egreso
que posee la entidad. Adicionalmente, es el mdulo
encargado de la inversin de los recursos de capital o
excedentes de liquidez.
Generar los correspondientes registros contables.
Generar los correspondientes registros Presupuestales.

PO-Proveedores
En el mdulo de proveedores se lleva el registro de
todos datos bsico como caractersticas tributarias de
los proveedores de la entidad adems que permite
mediante el programa de facturacin el registro de las
cuentas por pagar a los mismos.
De acuerdo a las caractersticas tributarias de los
terceros propone las retenciones automticamente.
Generar los correspondientes registros contables.
Generar los correspondientes registros Presupuestales.

PG-Presupuesto de Gobierno
Automatiza las funciones, procedimientos, controles y
actividades que se desprenden de las normas generales
que rigen el presupuesto pblico de la entidad.
Las Normas que rigen el presupuesto de las Empresas
Industriales y comerciales del Estado (Del orden
nacional) son:
o Decreto 115 de 1996 (Ministerio de hacienda y
Crdito Pblico)
o Decreto 1786 de 2001 (Ministerio de hacienda
y Crdito Pblico)
o Decreto 006 de 1998(Concejo de Medelln)

FA-Facturacin
El mdulo de facturacin es el mdulo encargado de
crear los documentos de cobro a los clientes por los
diferentes conceptos de ingreso que tiene la EMPRESA
DE DESARROLLO URBANO (honorarios por
administracin de proyectos, honorarios por
consultora y arrendamientos). El mdulo de
16
 facturacin adems de crear facturas tambin est
facultado para generar notas crdito que ajusten la
obligacin del cliente.
Generar los correspondientes registros contables.
Generar los correspondientes registros Presupuestales.

CT-Contratos
El mdulo de contratos administra toda la informacin
del proceso contractual:
o Registro del proceso
o Registro de Oferentes
o Evaluacin de Ofertas
o Adjudicacin
o Elaboracin de contrato
o Aprobacin de plizas
o Acta de inicio
Generar los correspondientes registros Presupuestales.

CV-Convenios

Tiene la funcionalidad de guardar los registros

histricos de los estados por los cuales pasa el
convenio. Durante esta etapa se almacenan los datos
bsicos del inters de negocio en donde se encuentran:
Nombre de la oportunidad, cliente (seleccionado del
maestro de terceros), la gerencia responsable del
negocio, un contacto interno, Nmero de convenio,
tipo de contrato o convenio.

Genera un cdigo nico (centro de costo) que es

utilizado en los diferentes mdulos para reconocer la
informacin que se desprende de dicho convenio.

Genera de forma automtica el cdigo presupuestal

(Rubro) con su respectiva apropiacin tanto para el
ingreso como para el gasto.

AF-Activos Fijos

17
 Este mdulo permite el manejo del histrico de los
activos (bienes muebles, inmuebles y devolutivos) de
la empresa, llevando el registro de los movimientos que
lo afectan, su depreciacin, ajustes por inflacin y los
movimientos que no afectan la parte contable pero que
permiten un control administrativo de los mismos.
En este mdulo se registra la informacin de cada
activo de la EMPRESA DE DESARROLLO
URBANO, con su responsable, dependencia,
ubicacin, factura de compra, proveedor, centro de
costos y placa nica.
Generar los correspondientes registros contables.

CA-Cartera
El mdulo de Cartera o cuentas por cobrar es el mdulo
que permite la gestin sobre los documentos pendientes
de cobro. Este mdulo est ntimamente ligado al
mdulo de facturacin y tesorera, ya que en uno se
generan los documentos y en el otro se recaudan.

GN-Administracin y Seguridad
Este mdulo permite al administracin del ERP
o Usuarios
o Perfiles
o Permisos
o Creacin de Reportes
o Parametrizacion bsica para que cada uno de
los mdulos funcione.
WF-Work Flow
En este mdulo se disean los flujos de trabajo que
permiten la integracin de los diferentes mdulos y
garantiza el correcto funcionamiento de los procesos y
procedimientos de la entidad, permitiendo conocer con
facilidad cuales son las tareas que tiene el usuario
pendientes en el sistema adems brinda:
o Seguimiento
o Control
o Responsables
18
 o Actividad del responsable
o Fechas de ingreso y salida de las tareas
o Mdulos KACTUS HR:
Kactus HR-Nomina y Administracin de Salarios
BI-Biodata
AC-Anlisis de Cargos
RL-Reclutamiento
SL-Seleccin
EC-Formacin y Desarrollo
BP-Bienestar de Personal
SO-Salud Ocupacional
GD-Gestin del Desempeo
KR-Kactus Reporte
CW-Cajero

Integraciones e interoperabilidad detallando: sistemas con el que se integra,

internamente o interopera con otras entidades, informacin que se
intercambia, tipo de integracin (web services, archivo plano, bus de
servicios, entre otros) y estado de la interfaz (en desarrollo, en pruebas, en
produccin)
Si posee soporte y fecha de vencimiento.
o Soporte Bajo Contrato 10 de 2016 hasta el 31 de diciembre incluye
actualizacin de Ley.
Tipo de sistema
o ERP
Modalidad de implementacin
o Instalacin local
Tipo de licenciamiento.
o Por derecho de Uso
Motor de base de datos y sistema operativo que lo soporta.
o Base de datos : Base de Datos Microsoft SQL Server 2008 R2
o Sistema Operativo : Windows server 2008 R2 Enterprise 64bit

Grado de aceptacin.
o Cuenta con un alto grado de aceptacin dado que es la herramienta que
administra y soporta todo la informacin administrativa, financiera y
del talento humano de la Entidad.
Fortalezas.
o Apoyo de la alta gerencia

19
 Debilidades.
o Falta integracin con la dems herramientas de la entidad
Iniciativas.
o Lograr integra el ERP con las distintas herramientas que tiene la
entidad

Nombre del sistema de informacin y/o aplicacin de software: Propuesta Tcnico

Econmica - PTE
Versin del sistema
o 1
Lder funcional
o Andrs Felipe Palacio cortes
o Marvin Stybel Zuiga Arango
Lder de TI
o Dairo Alonso Duque Cartagena
Descripcin detallada de la funcionalidad
o Sistema desarrollado en la EDU a la medida, con el objetivo de generar
la propuesta tcnico econmica (cotizacin) para presentarle a los
posibles clientes a partir de parmetros que han sido construidos por
la experiencia de los funcionarios de la entidad.
o Los parmetros que se registran el sistemas son rea, componentes,
tipos de proyectos, proyectos y para cada uno de estos parmetros por
subgerencia se le asigna el personal, su dedicacin y cantidad, adems
de las frmulas para realizar el clculo del costo de cada uno de estos
tipos de proyectos.

Mdulos que componen el sistema y su respectiva descripcin

o El sistema est desarrollado en tres partes:
Parametrizacin: se registran los datos bsicos como salario
mnimo, valores por rea, tiempos de adquisicin de predios,
valor puesto de trabajo, valores de equipos de cmputo,
porcentajes de incrementos de salario, incrementos de canon
de arrendamiento, registro de frmulas para el clculo de la
ejecucin de proyectos, datos para clculos para seguridad de
los proyectos.
Carga de Informacin: se registra por cada subgerencia el
personal requerido con su respectiva dedicacin y cantidad.

20
 Ficha: Al elegir unos datos bsicos el sistema
automticamente genera la propuesta tcnico econmica
(cotizacin), con la informacin registrada en Parametrizacin
y carga de informacin.

Integraciones e interoperabilidad detallando: sistemas con el que se integra,

internamente o interoperable con otras entidades, informacin que se
intercambia, tipo de integracin (web services, archivo plano, bus de
servicios, entre otros) y estado de la interfaz (en desarrollo, en pruebas, en
produccin)

Si posee soporte y fecha de vencimiento.

o Desarrollo a la medida

Modalidad de implementacin
o Instalacin local

Tipo de licenciamiento.
o Desarrollado por personal de TI

Motor de base de datos y sistema operativo que lo soporta.

o Base de datos : Base de Datos Microsoft SQL Server 2008 R2
o Sistema Operativo : Windows server 2008 R2 Enterprise 64bit

Grado de aceptacin.
o Cuenta con un alto grado de aceptacin dado que es la herramienta que
servir para generar la propuesta tcnico econmica (cotizacin) para
presentarle a los posibles clientes.
Fortalezas.
o Apoyo de la alta gerencia
o Desarrollo a la medida
o Integrable con las dems herramientas que tiene la entidad

Debilidades.
o Desarrollado bajo un ambiente cliente servidor
Iniciativas.
o Lograr integra la herramienta con los distintos software que tiene la
entidad
Recomendaciones.

21
 o Contratar empresa especializada en desarrollo de software y migrarlo
a web

Nombre del sistema de informacin y/o aplicacin de software: CISNEDU

Lder funcional
o Wilmar Montilla Ocampo
Lder de TI
o Dairo Alonso Duque Cartagena
Descripcin detallada de la funcionalidad
o Objetivo general: Herramienta para la planeacin y seguimientos de
las diferentes etapas de los procesos en los convenios, desde las
actividades preliminares hasta la contratacin, obra y liquidacin;
Adems de servir como plataforma integradora de diferentes sistemas
tanto para la alimentacin como la recepcin de informacin.

o Objetivos especficos
Mejorar el seguimiento a la cadena Convenio-proyectos-
contratos-actividades.
Realizar seguimiento a las actividades especficas en cada uno
de los convenios, proyectos y contratos.
Servir como plataforma de anlisis de informacin.
Servir como plataforma integradora entre diferentes sistemas
de la entidad.

Soporte y fecha de vencimiento: Actualmente se encuentra en etapa de

desarrollo.
Modalidad de implementacin
o Plataforma Web
Tipo de licenciamiento.
o No aplica
Motor de base de datos y sistema operativo que lo soporta.
o Base de datos : Mysql
o Servidor : Apache/2.4.17 (Win32) OpenSSL/1.0.2d
o Lenguaje de desarrollo: PHP.
o Versin de PHP: 5.6.23
Grado de aceptacin.
o En etapa de desarrollo.

22
 Nombre del sistema de informacin y/o aplicacin de software :Microsoft Office
Se est realizando actualizacin del office 2007 al office 2013 en todo los
equipos de la entidad, esta actualizacin se realiza dado que los equipos de los
funcionarios dela EDU actualmente son alquilados a la empresa COMPUTEL
quienes tiene la obligacin por el contrato de suministrar los equipos con
licencias de sistema operativo y office.
Word y Excel para mejorar y facilitar la presentacin de algunos informes se
integra con algunas de las herramientas como Seven ERP, Kactus HR y
Mercurio mediante las ODBC (Open DataBase Connectivity) que permite el
acceso a las bases de datos y exportar la informacin.

Portales:
o http://www.edu.gov.co/ : Portal institucional
o http://intranet.edu.gov.co/ : Intranet institucional
Ambos se encuentran desarrollados en joomla 2.5 que dejo de tener soporte en
diciembre de 2015 y el almacenamiento de estos se encuentra tercerizado.

Software de modelacin y diseo:

Building Design Suite

Infrastructure Design
Suite
AutoCAD LT
Lumion Pro
Infrawork
Creative Cloud CC
Photoshop CC
CorelDRAW X7
ARGICS

Otras plataformas:

SAO
Vault PRO 2017
LogmeIn
Constant Contact

23
 Prezi Pro
Photodex-
Proshowgol
kaspersky
Cobian Backup
Symantec Backup
(DLO)

Servicios Tecnolgicos

Estrategia y gobierno

Condiciones generales:

- El mantenimiento preventivo de equipos debe realizarse con una periodicidad de 6

meses.
- El rea de informacin y tecnologa es la encargada de la programacin y ejecucin
del mantenimiento preventivo de los equipos de cmputo.
- La informacin respaldada de las sedes externas se almacena inicialmente en un
servidor de backup instalado en cada sede externa. En las sedes conectadas por fibra
a la sede principal se guarda en el sistema de almacenamiento de datos de la entidad.
- Los usuarios deben trabajar la informacin de la entidad dentro de la carpeta
BACKUP EDU y no deben almacenar informacin personal en esta.
- A los usuarios que se retiran de la empresa se les realiza un Backup completo de la
informacin almacenada en la carpeta BACKUP EDU y correo electrnico.
- Para el prstamo de los discos duros que almacenan los backup de los usuarios que
se retiraron de la entidad se debe diligenciar el formato FA13-6 Prestamos de Disco
Duro.
- Todos los requerimientos a sistemas se debern tramitar a travs de la intranet en el
link soporte sistemas en el cual se diligencia el formulario para l envi de ticket, una
vez recibido el ticket el personal de sistemas atender el requerimiento.
- Las cintas de Backup de la informacin sern custodiadas por una empresa externa
especializada.

24
Descripcin del procedimiento

Adquisicin, soporte y mantenimiento de software y hadware

PUNTOS
DESCRIPCIN DE LA
N RESPONSABLE REGISTRO DE
ACTIVIDAD
CONTROL
GESTIN DE COMPRA DE
SOFTWARE:

- La Subgerencia respectiva
presenta a la Subgerencia Gestin
Organizacional los requerimientos
de software, con la respectiva
sustentacin de la necesidad.
- La Subgerencia Gestin
Organizacional evala la
necesidad, verifica la
Subgerencia
disponibilidad del presupuesto
Respectiva
asignado, si no procede, se le
Subgerencia
informa a la Subgerencia Solicitud
Gestin
interesada con la respectiva Subgerencia
Organizacional
justificacin. respectiva.
1 Direccin X
- Se construye manual de Manual de
Administrativa
funcionalidades con sus Funcionalidades.
Comit de
respectivos casos pruebas, que Contrato
Contratacin
garanticen el cumplimiento de las
Personal de
necesidades de la Subgerencia
Sistemas
solicitante, para esta labor la
entidad deber realizar un contrato
con personal o empresa
especializada para el desarrollo de
este.
- Se realiza estudio de mercado de
acuerdo al manual de
funcionalidades establecido y se
procede a la contratacin segn
los procedimientos establecidos
por la entidad
PUESTA EN OPERACIN DEL Empresa
Registro de
2 SOFTWARE contratista del X
Asistencia
software

25
 - Se parametriza el sistema. Subgerencia
- Se migra la informacin que se respectiva
crea pertinente desde otros Personal de
sistemas. sistemas
- Se ejecutan los casos pruebas del Talento Humano
manual de funcionalidades.
- Se realiza la capacitacin a
usuarios.
- Se estabiliza el software
OPTIMIZACIN DEL
SOFTWARE Empresa
contratista del
- Se inicia la operacin de las software
Formato de
3 funcionalidades que presta el Subgerencia X
capacitacin
sistema que no se incluyeron en respectiva
los casos prueba, para la Personal de
optimacin de todos los beneficios sistemas
que preste el sistema.
Subgerencia
LICENCIAMIENTO DEL
Gestin
SOFTWARE
Organizacional
Direccin
Todos los software de la entidad
Administrativa
estn licenciados y deben
4 renovarse anualmente para ello se Contrato
Personal de
suscribe un contrato de
Sistemas
mantenimiento con el proveedor,
este a su vez da un soporte
Empresa
asistencia en caso fallas o de
contratista del
mejoras.
software
SOPORTE Y
MANTENIMIENTO DE
SOFTWARE Y HARDWARE
Ticket
El usuario interesado ingresa a
Solicitud a
travs de la intranet al link de Personal de
5 proveedor X
soporte sistemas y diligencia el sistemas
formulario para el envo de ticket.
Respuesta de
proveedor
- Asunto
- Mensaje
- Prioridad

26
- Adjuntos (Extensiones vlidas:
txt, doc, docx, xls, jpg, gif, pdf,
ppt, pptx)
- Empresa
- Sede
- Seleccione el tipo de
requerimiento (Hardware-
Software)
- En caso de elegir hardware por
favor especifique (Seale la
opcin "ninguno" si su
requerimiento no es de Hardware)
- En caso de elegir software por
favor especifique (Seale la
opcin "ninguno" si su
requerimiento no es de Software)

En los casos de solicitud de

creacin de usuarios cada
subgerencia da el aprobado,
enviando la siguiente informacin:

- Nombre completo.
- Cargo
- Cedula
- Subgerencia

Para los dems casos de software,

se evala la solicitud donde se
identifica si es un error o una
mejora del sistema:

Error
El personal de sistemas evala si
es un error del usuario o del
sistema.

- Si es error del usuario se realiza

la correccin y se capacita al
usuario en el manejo.
- Si es error del sistema se monta
el caso en la pgina del proveedor
donde se describe el error y se

27
 genera un nmero consecutivo con
el que se efectuar el seguimiento.

El proveedor evala y enva

solucin.

El personal de sistemas realiza

actualizacin y validacin de la
solucin presentada en servidores
de prueba, una vez validada se
migra al servidor de produccin,
posteriormente ingresa a la pgina
del proveedor y cierra el caso.

Mejora
El personal de sistemas diligencia
en el formato Solicitud de mejora
toda la informacin que facilite al
proveedor identificar si est
viable.

El proveedor evala y cotiza

mejora, si la entidad acepta el
costo de la mejora el contratista
procede a desarrollarla.

El personal de sistemas realiza

actualizacin y validacin de la
mejora presentada en servidores
de prueba, una vez validada se
migra al servidor de produccin,
posteriormente ingresa a la pgina
del proveedor y cierra el caso.

Mantenimiento de equipos de cmputo y de impresin

PUNTOS
DESCRIPCIN DE LA
N RESPONSABLE REGISTRO DE
ACTIVIDAD
CONTROL
PROGRAMACIN DE Profesional FA13-1
1 MANTENIMIENTO Corporativo Programacin X
Sistemas mantenimiento

28
 Realizar la programacin del
mantenimiento preventivo de los
equipos de cmputo y de impresin.
COORDINACIN DE FECHAS
DE MANTENIMIENTO

Equipos de cmputo: Coordinar con

los usuarios la fecha y hora en la
Auxiliar de
cual va realizarse el mantenimiento
Sistemas
2 preventivo del equipo de cmputo.
Contratista
Equipos de Impresin: Coordinar
con el proveedor y los usuarios la
fecha y hora en la cual va realizarse
el mantenimiento preventivo de los
equipos de impresin.
EJECUCIN DEL
MANTENIMIENTO:

- Realizar el mantenimiento FA13-2 Hoja

preventivo del equipo de cmputo. de Vida
- Verificar que lo reportado en la Equipos de
Hoja de Vida de Equipos de Auxiliar de Cmputo
3 X
Cmputo, este correcto y sistemas
actualizado. FA13-3 Hoja
- El usuario firma el formato de de Vida
Hoja De Vida Equipos De Cmputo impresoras
u Hoja de Vida impresoras,
confirmando fecha del
mantenimiento preventivo.

Backup de informacin de los gerentes, subgerentes, directores y/o todo el personal

de la entidad.

PUNTOS
DESCRIPCIN DE LA
N RESPONSABLE REGISTRO DE
ACTIVIDAD
CONTROL
INSTALACIN Y
CONFIGURACIN DEL Auxiliar de
1
SOFTWARE DE BACKUP: sistemas

29
 El Auxiliar de Sistemas instalar y
configurar el software de Backup a
los Subgerentes, Directores y al
personal que tenga conexin a la
plataforma de backup de la sede
principal.

Se configurar para realizar el

Backup de los datos almacenados en
la carpeta BACKUP EDU y del
correo electrnico.
REALIZACIN Y VERIFICACIN
DEL BACKUP:

El software de Backup realiza de

forma automtica el respaldo de
informacin, est configurado para
realizar tareas cada hora a los
gerentes y directores, a los dems
funcionarios todos los das en una
hora determinada, en el caso de los
Registro de
porttiles, deben estar conectados a la
Auxiliar de tareas en el
2 red de datos de la entidad, la X
Sistemas Software
informacin se guarda encriptada en
de Backup
los sistemas de almacenamiento de
datos de la Entidad.

El Auxiliar de Sistemas, debe

verificar diariamente que se estn
realizando las tareas de Backup,
adems de garantizar que se tenga
suficiente espacio en el sistema de
almacenamiento, para la realizacin
de dichas tareas.

Backup de la informacin en sedes externas.

PUNTOS
DESCRIPCIN DE LA
N RESPONSABLE REGISTRO DE
ACTIVIDAD
CONTROL

30
 Para realizar los Backup se tiene un
servidor en cada una de las sedes
Auxiliar de
1 externas, esto con el fin de tener un
sistemas
respaldo diario de la informacin por
usuario.
REALIZACIN DEL BACKUP:

Se realiza el Backup de la carpeta

BACKUP EDU, esto es realizado a
travs de un software de Backup y se
guarda en el servidor instalado en
cada sede. El personal de sistemas se
Actividades
conecta al servidor con el fin de Auxiliar de
2 centro de
validar los Backup, se extraen los sistemas
computo
datos para ser almacenados en los
discos de la sede principal, el
personal de sistemas realizara visita a
cada sede quincenalmente, esto con el
fin de tener la informacin
salvaguardada en los discos de la
sede principal.

Backup de los sistemas de informacin

PUNTOS
DESCRIPCIN DE LA
N RESPONSABLE REGISTRO DE
ACTIVIDAD
CONTROL
BACKUP BASE DE DATOS DE
LOS SISTEMA DE
INFORMACIN:
Alerta por
- Se tiene configurado replicacin de Profesional
correo
las bases de datos cada hora a el corporativo de
electrnico
servidor de prueba de base de datos sistemas
1 automtico
cuando
- Se realiza un Export de las bases de Auxiliar de
falle
datos, este se ejecuta al medio da y Sistemas
backup.
en la noche.

- Se realiza mensualmente
duplicacin de las bases de datos a un

31
 disco externo el cual se almacena en
caja fuerte de la entidad.

- Pgina Web y Proveedores: El

proveedor que administra la pgina
web es el encargado de realizar el
Backup de la informacin y debe
realizar una entrega semanal de estas
copias al rea de sistemas de
informacin
REALIZACIN DEL BACKUP DE
SERVIDORES Y SISTEMA DE
ALMACENAMIENTO.

Se realiza un Backup Completo

semanal y un incremental diario de
los servidores, realizado a travs de Profesional
un software de Backup y se guarda corporativo de Registro de
encriptado en los sistemas de sistemas tareas en el
2 X
almacenamiento de la Entidad. Software
Auxiliar de de Backup
Se realiza un Backup Completo cada Sistemas
20 das de los sistemas de
almacenamiento, realizado a travs de
un software de Backup y se guarda en
cintas de Backup las cuales son
enviadas para ser custodiadas por
empresa externa especializada.
VERIFICACIN DEL BACKUP

El Software de Backup est

Alerta por
configurado para que enve alertas
correo
por correo electrnico sobre todas las Profesional
electrnico
tareas de backup que se realizan, en corporativo de
automtico.
caso que alguna de estas tareas falle, sistemas
3 X
enviar un correo electrnico
Registro de
automticamente el auxiliar de Auxiliar de
tareas en el
sistemas, los cuales deben tomar las Sistemas
Software
acciones pertinentes para solucionar
de Backup
este fallo.
El auxiliar de sistemas, deben de
garantizar que se tenga suficiente

32
 espacio para la realizacin de las
tareas de Backup, para esto deben
realizar una revisin diaria del
sistema de almacenamiento.

Verificacin de almacenamiento de informacin de los usuarios en backup edu

PUNTOS
DESCRIPCIN DE LA
N RESPONSABLE REGISTRO DE
ACTIVIDAD
CONTROL
VERIFICACIN DE BACKUP
EDU AUXILIAR DE SISTEMAS:

El rea de sistemas efectuar una

revisin mensual de la informacin
almacenada por los usuarios en
BACKUP EDU, para los casos que
se detect informacin personal
como: msica, fotos, video etc., se
Profesional
enviara un correo al usuario para
corporativo de Correo
solicitar que retire dichos archivos de
sistemas enviados a
1 la carpeta BACKUP EDU y se le X
los
recordar que la informacin que
Auxiliar de usuarios
debe estar almacena en esta carpeta es
Sistemas
la relacionada con las actividades que
desempea en su cargo y que son de
importancia para la entidad.
Si el usuario no est almacenando
informacin en la carpeta BACKUP
EDU, el auxiliar de sistemas enviara
un correo con el manual que se tiene
para esta tarea, recordando como es el
proceso
Profesional
SOLICITUD POR PARTE DEL
corporativo
PROFESIONAL CORPORATIVO
sistemas
SISTEMAS
2
Si el usuario hace caso omiso al
correo enviado por el personal de
Personal de
sistemas se le informar al
Sistemas

33
 profesional corporativo sistemas, para
que reiteren la solicitud.

Asignacin, control y validacin de licencias

PUNTOS
DESCRIPCIN DE LA
N RESPONSABLE REGISTRO DE
ACTIVIDAD
CONTROL
ASIGNACIN DE LICENCIAS:

Todas las licencias de software Solicitud

Subgerencia
1 pertenecen a la EDU y la asignacin Subgerencia
Respectiva
de estas es solicitada por la Respectiva
Subgerencia respectiva que tiene
dicha necesidad.
CONTROL, VALIDACIN DE
LICENCIAS Y APROBACIN DE
LICENCIAS
Subgerente
Gestin
El personal de sistemas evala, las Control de
2 Organizacional
existencias de licencias para el licencias
Personal de
software requerido y la Subgerencia
Sistemas.
Gestin Organizacional aprueba la
solicitud de licencias, se procede a la
instalacin.

Innovacin de sistemas de informacin

PUNTOS
DESCRIPCIN DE LA
N RESPONSABLE REGISTRO DE
ACTIVIDAD
CONTROL
DIAGNOSTICAR Y Subgerente
MONITOREAR NECESIDADES Gestin
DE INNOVACIN Organizacional
Solicitud
TECNOLGICA. Direccin
1 Subgerencia
Administrativa
respectiva
El crecimiento de la entidad genera
la necesidad de innovar en Subgerencia
tecnologa mediante la adquisicin o Respectiva

34
 ajustes a los sistemas existentes, lo
cual conlleva a realizar estudios a Personal de
nivel informtico y efectuar sistemas
Benchmarking para determinar las
mejores tecnologas existentes en el
mercado cuando sea requerido por
subgerencia respectiva.
EVALUAR NUEVOS SISTEMAS
DE INFORMACIN
Subgerente
TECNOLGICA PARA LA
Gestin
ENTIDAD
Organizacional
2 Direccin
De acuerdo a los estudios realizados
Administrativa
se evalan las nuevas tecnologas a
Personal de
implementar o la mejora de las
Sistemas
existentes y posteriormente se
realiza el plan de adopcin.

Infraestructura

Entre los componentes de infraestructura se cuentan con:

Servidores y equipos: Actualmente la entidad cuenta con 6 servidores de diferentes
marcas funcionando, de los cuales hay 3 que estn obsoletos y ningn equipo cuenta con
garanta.

35
 Memoria Tarjeta de Nmero de
Descripcin Marca Disco Duro Fecha Garanta Condicin
RAM Video Equipos
CADA EQUIPO
250-160-250-16- ESTOS EQUIPOS ESTAN NO TIENE Estn
INTEL CORE 2 CLON TIENE DOS 6
160-250 DESDE 2008 GARANTIA funcionando bien
MODULOS DE 2
EQUIPO CON 2
ESTOS EQUIPOS ESTAN NO TIENE Estn
INTEL QUAD 2 CLON MODULOS DE 2 160 GIGAS N/A 1
DESDE 2012 GARANTIA funcionando bien
GIGAS
2 TERA Y 500 ESTOS EQUIPOS ESTAN Est funcionando
XEON HP 14 GIGAS 512 MEGAS 1
GIGAS DESDE 2012 bien

CORE I7 DE 6 Estn
TOSHIBA 8 GIGAS 250 DE SD N/A EQUIPO NUEVO 2016 TIENE GARANTIA 1
GENERACION funcionando bien
Est funcionando
CORE I7 APPLE 8 GIGAS 512 DE SD N/A EQUIPO NUEVO 2016 TIENE GARANTIA 1
bien
ESTE EQUIPO ESTA DESDE NO TIENE Est funcionando
CORE I5 APPLE 8 GIGAS 1 TERA N/A 1
EL 2013 GARANTIA bien
LCD DE 19 DELL Y ESTOS EQUIPOS ESTAN NO TIENE Est funcionando
N/A N/A N/A 1
PULGADAS VIEWSONIC DESDE 2008 GARANTIA bien
1 TERA - 1 TERA -
2 GIGAS CADA ESTE EQUIPO ESTA DESDE NO TIENE Est funcionando
INTEL CORE I5 CLON 1 TERA - 1TERA - 2
CPU EL 2010 GARANTIA bien
1 TERA - 1 TERA
320 GB - 2 TERA NO TIENE Est funcionando
POWER EDGE R720 DELL 64 GIGAS N/A 1
Y 1 TERA GARANTIA bien
140 GIGAS Y 140 NO TIENE Est funcionando
POWER EDGE 2900 DELL 8 GIGAS N/A 1
GIGAS GARANTIA bien
NO TIENE Est funcionando
POWER EDGE 2900 DELL 16 GIGAS 500 GIGAS N/A 1
GARANTIA bien
150 GIGAS Y 1,5 NO TIENE Est funcionando
PROLIANT DL580 HP 48 GIGAS N/A 1
TERA GARANTIA bien
150 GIGAS Y 1,5 NO TIENE Est funcionando
PROLIANT DL580 HP 48 GIGAS N/A 1
TERA GARANTIA bien
CONSOLA
2 TERA Y 136 NO TIENE Est funcionando
ADMINISTRACIN DELL 32 GIGAS N/A 1
GIGAS GARANTIA bien
DE BACKUPS

Perifricos:

Perifrico Nmero
Impresoras 25
Plotter 5
Scanner 7

Seguridad
Directorio Activo:
El Directorio Activo de la entidad est conformado por un controlador Primario y controlador
de respaldo, adicionalmente se tienen los servicios de DHCP y DNS (virtual y fsico).
El Directorio Activo tiene alrededor de 380 usuarios indiferente del tipo de vinculacin.

36
Firewalls y seguridad perimetral:
Se tiene un firewall en alta disponibilidad como esquema de seguridad perimetral. Para
seguridad de acceso remoto se cuenta con accesos VPN actualmente deshabilitadas
(activables en cualquier momento) para opciones de teletrabajo de algunos contratistas y
funcionarios, adems permite gestionar el ancho de banda.
Para el control de antivirus se tienen licencias para todas las estaciones de trabajo del
antivirus Karspersky, que es controlado y actualizado desde una consola centralizada tambin
permite realizar parcheo de seguridad de sistema operativo y aplicaciones.
Respecto a los esquemas de Backup se cuenta con el procedimiento anteriormente
mencionado en servicios tecnolgicos.

Redes

SEDE NUMERO DE USUARIOS CONECTIVIDAD INTERNET

PARQUE VIAL-TALLER DISEO E INNOVACION 34 N6

GESTION SOCIAL COMUNICACIONES 40 N5

INTERACTUAR (SERVIDORES PRINCIPALES) 12 N5

SGO-GG 44 N5

CORREO E INTERNET 50
SUBGERENCIA OPERACIN URBANA E INMOBILIARIA 23 N5
MB POR FIBRA CADA
UNO

SG 53 N6

PLANEACION EXTRATEGICA 14 N5

ESTRUCTURACION DE PROYECTOS-EJECUCION DE
PROYECTOS 53 N6

CAD 14 N5

CONTROL INTERNO 5 N5

37
 MAPA DE REDES

SGO-GG

Parque Vial-Taller Diseo e

innovacion

Gestion social Comunicaciones SG

Interactuar (Servidores
Principales)

Estructuracion de
proyectos-Ejecucion de
Planeacion extrategica proyectos

FIBRA

UTP N6

Subgerencia Operacin
UTP N5 Urbana e Inmobiliaria CAD Control Interno

38
Gobierno de TI
La Resolucin 8 de 2016 define la nueva estructura de la empresa y se adscribe el rea de
sistemas a la Direccin Administrativa de la Subgerencia de Gestin Organizacional:

Imagen 3: Organigrama

Se distribuyen las funciones de TI en la Subgerencia y Direccin a las cuales est adscrita:

Subgerencia de Gestin Organizacional: Liderar la definicin de las polticas, estrategias
y acciones relacionadas con la plataforma tecnolgica para impulsar la modernizacin de la
entidad, mejorar la prestacin del servicio y facilitar la toma de decisiones.
Direccin Administrativa: Coordinar el soporte, mantenimiento, backup, actualizacin y
crecimiento de la infraestructura de tecnologa de informacin en lo que corresponde a
software, hardware, redes y seguridad informtica.
Adicionalmente en el Mapa de Procesos EDU se muestra el proceso de informacin y
tecnologa como uno de los estratgicos.

39
 Imagen 4: Mapa de Procesos
A continuacin se listan los cargos del rea de tecnologa:
CARGO PROFESION
Profesional sistemas Ingeniero de sistemas
Profesional sistemas Ingeniero informtico
Profesional corporativo sistemas Ingeniero de sistemas
Apoyo sistemas Tecnlogo en sistemas
Auxiliar de sistemas Tcnico en sistemas
Tcnico en mantenimiento y reparacin de
Auxiliar de sistemas computadores

40
Anlisis financiero

La EDU define su presupuesto anual de inversin en el Plan Anual De Adquisiciones de la

entidad y est dado para el ao 2016 por la siguiente tabla:

Bien, Obra o Servicio Presupuesto 2016

Mantenimiento y Actualizacin y soporte Seven $ 95.700.000
Mantenimiento y Actualizacin Software de
Gestin Documental (Mercurio) $ 48.400.000
Actualizacin y soporte Firewall $ 19.965.000
Actualizacin y soporte de Antivirus $ 24.200.000
SAO $ 7.700.000
Argis $ 15.400.000
Actualizacin licencias software especializado $ 187.000.000
Suministro de elementos Sistemas $ 49.500.000
Actualizacin software de Backup $ 17.908.000
Actualizacin Software de Riesgo $ 12.100.000
Compra Software de Proyectos $ 72.600.000
Servidor software assurance $ 220.220.000
Arriendo de equipos de computo $ 400.000.000
Repuestos y accesorios $ 18.150.000
Mantenimiento de impresoras y plotters $ 36.300.000
Actualizacin Portal de contratacin $ 24.200.000
Actualizacin y Mantenimiento Pagina web $ 13.310.000
Actualizacin Librera $ 12.100.000
Garanta Servidores $ 33.000.000
Actualizacin garantas NAS $ 64.130.000
Actualizacin base de datos SQL $ 36.300.000
Total $ 1.408.183.000

Este plan se define anualmente y se hacen ajustes peridicamente de acuerdo a los requisitos
de los diferentes proyectos de la entidad.
Al igual que las inversiones de TI, las capacitaciones tambin se definen por el Plan Anual
de Adquisiciones y se complementan con el Plan de Capacitacin.

41
 ENTENDIMIENTO ESTRATGICO

Modelo operativo

- El Plan Estratgico de la entidad 2012-2023 establece la tecnologa como como un factor

para llevar a cabo las metas planeadas a travs del uso de herramientas que lleven a tal fin.
Adems en la metodologa de trabajo para los proyectos se establece en el apartado
Innovacin, creacin o adaptacin de tecnologas administrativas la capacidad de la
entidad para planear, crear, implementar y adoptar desarrollos propios y nuevas TI de acuerdo
a las necesidades establecidas por los diferentes proyectos.
- Estructura organizacional: como se mencion en el anlisis de la situacin actual, no
existe un rea tecnologa definida como tal, sin embargo hay un equipo denominado
Informacin y Tecnologa que hace sus veces y est adscrito a la Subgerencia de Gestin
Organizacional, siendo el lder de esta el representante de TI en el Comit De Gerencia donde
tiene voz y voto.

Necesidades de informacin

Actualmente la entidad no cuenta con un mapa de informacin definido para toda la entidad
acorde con la Gua Tcnica propuesta por MinTIC:

Imagen 5: Pasos para desarrollar e implementar la gestin del ciclo de vida del dato.
Fuente: Ministerio de Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones
(MinTIC).

42
Se presenta la actual caracterizacin de la informacin:

NOMBRE DEL PROCESO: INFORMACIN Y TECNOLOGA

LIDER DEL PROCESO: Subgerente de gestin organizacional
Gestionar de manera eficiente los recursos tecnolgicos
OBJETIVO DEL PROCESO:
e infraestructura de datos de la entidad.

P
H
CLIENTES
ENTRADA ACTIVIDA
PROVEEDORES SALIDAS DEL
S DES
A PROCESO
V

Determinar
Directrices Gerencia
los Plan
Normativida General
Gerencia General lineamientos Estratgico
d P Todos los
Todos los procesos en materia de Tecnologa
Actualizaci procesos
TIC para la Informacin
n tecnolgica
entidad.
Identificar
los recursos
necesarios Informaci
Necesidade
para el n y
s de Necesidade
sostenimien tecnologa
Gerencia General y adquisicin s de
P to de la
todos los procesos de Contrataci
infraestruct Gestin
bienes y n
ura Contractua
servicios.
tecnolgica l
de la
entidad.
Inventario Elaborar
Programaci
de equipos programa
n de
Informacin y con de Todos los
P mantenimie
tecnologa necesidade mantenimie procesos
nto y
s de nto de
backup
mantenimi equipos de

43
 ento y cmputo y
backup backup.

Capacitar
en el
Necesidade manejo de
s de sistemas de
capacitaci informacin
Gestin del Capacitacio Todos los
n en H de acuerdo a
talento humano nes procesos
sistemas de las
informaci necesidades
n de las
diferentes
reas.
Gestionar
los procesos
de
Aprobaci contratacin
n de para el
estudios mantenimie
Informacin y previos y nto e Gestin
H Contrato
tecnologa Necesidade innovacin Contractual
s de de la
Contrataci infraestruct
n. ura
tecnolgica
de la
entidad
Ejecutar el
Programa
Mantenimi
Programaci de
ento
n de Mantenimie
Informacin y equipos de Todos los
mantenimi H nto de
tecnologa cmputo y procesos
ento y equipos de
realizacin
backup cmputo y
de backup
realizacin
de backup.
Informacin y Anlisis de Evaluar y Informes Informaci
tecnologa procesos analizar de Gestin n y
V
indicadores tecnologa
de gestin Cumplimie Mejoramie

44
 nto de nto
planes y Continuo
programas

Informaci
n y
Informes tecnologa
Realizar
de Gestin Mejoramie
Anlisis de seguimiento
nto
Informacin y procesos a los planes
V Cumplimie Continuo
tecnologa y programas
nto de
establecidos
planes y Gerencia
.
programas General

Implementa Informaci
Informacin y Anlisis de r acciones n y
Planes de
tecnologa procesos para el tecnologa
A mejoramie
mejoramien Mejoramie
nto
to del nto
proceso. Continuo

45
Alineacin de TI con los procesos

PROCESOS
Misionales Control y Mejora Estrategicos Apoyo
Operacin Gestin de Gestin del
Urbana e Modelacin y Ejecucin de Estructuracin Adquisicin Mejoramiento Evaluacin Planeacin Informacin y Gestin Bienes y Gestin Gestin Gestin Talento riesgo y la Responsabilidad
SISTEMAS inmobiliaria Diseo Proyectos de Proyectos de Predios Continuo y Control Estrtegica Tecnologa Gestin Social Comunicaciones Financiera Servicios Contractual Jurdica Documental Humano seguridad Social y Ciudadana
Isolucin X X X X X X X X X X X X X X X X X X
Seven ERP X X X X X X X X X X X X X X X X X
Kactus HR X X
PTE X X X X
SISNEDU X X X X X
Mercurio X X X X X X X X X X X X X X X X X X
Portal Insitucional X X X X X X X
Intranet X X X X X
Building Design Suite X X X X X X
Infrastructure Design Suite X
AutoCAD LT X X X X
Lumion Pro X
Infrawork X
SAO X
Vault PRO 2017 X
Creative Cloud CC X X
Photoshop CC X X
CorelDRAW X7 X X X X
LogmeIn X X
Constant Contact X
Prezi Pro X
Photodex-Proshowgol X
project X X X X
ARGICS X X
kaspersky X
Cobian Backup X
DLO X

46
 MODELO DE GESTIN DE TI

Estrategia de TI

En el nuevo organigrama de la EDU, si bien TI no es un rea con estructura definida, si se

define el proceso de tecnologa como uno estratgico en el mapa de procesos, por lo tanto
contar con el mayor apoyo para llevar a cabo las iniciativas de TI, se propone entonces
implementar del marco de AE propuesto por MinTIC los 6 dominios que mencionaron en el
alcance inicialmente, realizando un ajuste peridico tanto del PETI, como de los avances en
la AE, realizando una medicin constante en dicho progreso.
Es de notar que en el anlisis del estado de madurez se refleja la baja calificacin en la
Estrategia de TI debido a una ausencia o falta de la misma, es entonces que se hace necesario
a partir de este documento plantear los objetivos y las actividades que lleven a la consecucin
de las metas de tecnologa como rea fundamental en la organizacin, donde se estandaricen
procesos y se generen propuestas de mejoramiento.

Objetivos estratgicos de TI

- Definir el marco de trabajo del Gobierno de TI

Adoptar un marco de trabajo en Gobierno, tomando elementos de las diferentes
prcticas y teniendo como resultado un proceso de gestin de TI bien definido -
Entregable: documento gua para la toma de decisiones de TI, donde se incluyan
elementos de planificacin y organizacin, adquisicin, implementacin, soporte,
seguimiento, evaluacin y mejora, adems se especifique el rol que tiene el rea de
informacin y tecnologa en los diferentes proyectos que involucren TI definiendo
los respectivos indicadores de desempeo.
Definir los roles del personal de TI de acuerdo con su perfil profesional y capacidades
tcnicas, planeacin, innovacin y mejora del proceso de TI Entregable: Definicin
de roles para el documento gua de gobierno de TI.
Definir el mecanismo en que el responsable del rea de informacin y tecnologa va
formar parte de los diferentes proyectos donde exista la necesidad de inversin de TI,
obligaciones y actividades que debe realizar Entregable: Captulo para el
documento de gobierno, rol del rea de Informacin y Tecnologa en los proyectos.
Generar mecanismos que permitan hacer seguimiento a las capacidades de TI a nivel
de recursos y talento humano con el fin de mejorar el soporte a los procesos de la

47
 entidad - Entregable: Encuesta de seguimiento y satisfaccin de los procesos con
respecto a TI.
Definir el modelo de adquisicin de tecnologa con el fin de optimizar recursos,
tomando decisiones basadas en la necesidad real de la compra y adopcin de TI
Entregable: Manual gua para la adquisicin de TI.
Definir el mecanismo de evaluacin costo beneficio de la adopcin de TI, tomando
en cuenta el apalancamiento que estas den a los diferentes procesos de la entidad y el
entendimiento que en muchos casos est no van a tener un retorno monetario, por ser
por ejemplo sistemas de responsabilidad social - Entregable: Recomendaciones para
el Manual gua de adquisicin de TI.
Definir los indicadores de seguimiento a la contratacin y satisfaccin, diferenciando
entre los diferentes tipos de proveedores bien sea de servicio, plataforma entre otros
Entregable: Capitulo de gestin de proveedores de TI para el documento de
gobierno, en el que se plasme el esquema de seguimiento a la contratacin de TI,
indicadores de desempeo y de recibo de satisfaccin.
- Definir el marco de trabajo para los sistemas de informacin y servicios tecnolgicos
Adoptar un marco para la gestin de las TI, que tome elementos de las buenas
prcticas generando como resultado un proceso de bien definido Entregable:
Documento donde se definan el rol de los sistemas de informacin vs los procesos,
el marco de trabajo de las etapas de implementacin, soporte y mantenimiento de
software y hardware, el ciclo de vida para cada uno de los sistemas y sus necesidades
de actualizacin y/o mejora e innovacin, indicadores de desempeo de los sistemas,
acuerdos de servicio y operacin , adems de especificar los diferentes contratos de
soporte.
Definir el estndar de los sistemas con el fin de buscar la integracin de estos con los
dems existentes en la entidad Entregable: Recomendaciones para el documento de
adquisicin donde se defina software libre, desarrollo o de propietario al momento de
decidir la implementacin de un nuevo sistema (para el tema de inversin), de igual
forma para el documento de gobierno apartado que oriente la toma de decisiones entre
los tipos de sistemas ; capitulo para el documento de sistemas de informacin donde
se listen los estndar de usabilidad, diseo y requisitos de infraestructura,
plataformas, seguridad, privacidad y trazabilidad que deben tener los aplicativos.
Determinar los requisitos en lo que a servicios tecnolgicos se refiere de cada uno de
los procesos con el fin de generar un directorio de estos para identificar las
necesidades de implementar nuevos servicios Entregable: Directorio de servicios
con los componentes tecnolgicos necesarios para la operacin de dichos servicios.
Definir los indicadores de desempeo de los servicios de TI de acuerdo a lo que la
entidad requiere Entregable: Definicin de los indicadores de TI.

48
 Definir las estrategias y planes de mejoramiento de los servicios y sistemas de TI
Entregable: Planes de mejoramiento
- Definir el plan de capacitaciones de TI
Analizar los indicadores de desempeo de los servicios y sistemas con el fin de
determinar las necesidades de capacitacin del personal basado en el tipo de
incidentes reportados, periodicidad y recurrencia de los mismos Entregable: Plan
peridico de capacitaciones.
Determinar las necesidades para las capacitaciones de los diferentes sistemas y
servicios de la entidad Entregable: parmetros tcnicos y de conocimiento para el
plan de capacitaciones.

- Definir los lineamientos para un correcto uso de las TI

Definir la caracterizacin de los usuarios de las TI, perfil y conocimiento con el fin
de determinar el impacto que tendra la implementacin de nuevos servicios,
plataformas, entre otros Entregable: Necesidades de capacitacin y conocimientos
previos a la implementacin de un sistema (plan de capacitaciones), caracterizacin
de usuarios.
Definir los incentivos para promover el uso y apropiacin de las TIC Entregable:
Esquema de incentivos.
Definir los indicadores del uso de las TI que permitan medir la adopcin y
satisfaccin de las tecnologas Entregable: Indicadores de uso y apropiacin de las
TI.
Definir los lineamientos para administrar los impactos resultado de la adopcin de TI
Entregable: Plan para la medicin y administracin de impactos.
Disear acciones de mejora resultado del uso y adopcin de nuevas tecnologas
Entregable: Planes de mejoramiento.
- Generar iniciativas de fortalecimiento a los procesos que tienen poco apoyo de los sistemas
de informacin.
Definir los procesos que tienen poca participacin de sistemas de informacin
mediante el anlisis de la tabla de alineacin de TI con los procesos Entregable:
Propuestas de mejora de los procesos en los que se definan la motivacin de la
propuesta, tipo de sistema o infraestructura, estudio de mercado, presupuesto, tiempos
de implementacin, usuarios afectados, mejora esperada.
- Documentar las normas del gobierno nacional y territorial a las cuales se debe dar
cumplimiento en relacin a TI.

49
 Definir las normas que aplican a la entidad y documentar las acciones y
requerimientos que se deben presentar para su cumplimiento Entregable: Marco
normativo de TI
Definir los proyectos de TI necesarios para dar cumplimiento a la norma
- Apoyar en le generacin de un plan de comunicaciones para el conocimiento y apropiacin
del PETI

Alineacin de la estrategia de TI con la estrategia de la institucin pblica

Desde la reestructuracin de la entidad y definiendo a TI como un proceso estratgico, se han

comenzado a desarrollar proyectos desde el rea de Informacin y Tecnologa en busca de
mejorar y apalancar la gestin de los misionales de la entidad.
Las propuestas de nuevos desarrollos: Propuesta tcnico econmica y el sistema para el
seguimiento de negocios hacen parte de algunas de las iniciativas que el rea de informacin
y tecnologa ha desarrollado y que alinea a las TI con los procesos misionales.
A continuacin se nombraran algunas de las iniciativas de TI que acompaan los procesos
de la entidad:
Infraestrucura Servicios Aplicaciones
Data Servidores Correo en Escritorios Almacenamiento
PROCESOS center virtualizados la nube virtuales en la nube PTE SISNEDU
Misionales
Operacin
Urbana e
inmobiliaria X X X X X
Modelacin y
Diseo X X X X X
Ejecucin de
Proyectos X X X X X X X
Estructuracin
de Proyectos X X X X X X X
Adquisicin de
Predios X X X X X
Control y Mejora
Mejoramiento
Continuo X
Evaluacin y
Control X
Estrategicos
Planeacin
Estrtegica X X X X X X X
Informacin y
Tecnologa X X X X X
Gestin Social
Comunicaciones X X X X X
Apoyo
Gestin
Financiera X X X X X X
Bienes y
Servicios X X X X X
Gestin
Contractual X X X X X
Gestin Jurdica X X X X X
Gestin
Documental X X X X X
Gestin de
Talento Humano X X X X X
Gestin del
riesgo y la
seguridad
Responsabilidad
Social y
Ciudadana

50
 GLOSARIO

Servicio: Un servicio es un medio para entregar valor a los clientes facilitndoles un

resultado deseado sin la necesidad de que estos asuman los costes y riesgos especficos
asociados.

Sistema de informacin: Un sistema de informacin (SI) es un conjunto de elementos

orientados al tratamiento y administracin de datos e informacin, organizados y listos para
su uso posterior, generados para cubrir una necesidad o un objetivo.

Arquitectura empresarial (AE): Modelos para hacer de la tecnologa una solucin integral
a las necesidades de la organizacin.

Itil: La Biblioteca de Infraestructura de Tecnologas de Informacin es un conjunto de

conceptos y buenas prcticas usadas para la gestin de servicios de tecnologas de la
informacin, el desarrollo de tecnologas de la informacin y las operaciones relacionadas
con la misma en general.

Cobit: Objetivos de Control para Informacin y Tecnologas Relacionadas (COBIT, en

ingls: Control Objectives for Information and related Technology) es una gua de mejores
prcticas presentado como framework, dirigida al control y supervisin de tecnologa de la
informacin (TI).

ANS: Un acuerdo de nivel de servicio o ANS (en ingls Service Level Agreement o SLA),
es un acuerdo escrito entre un proveedor de servicio y su cliente con objeto de fijar el nivel
acordado para la calidad de dicho servicio.

Mantenimiento preventivo: La programacin de inspecciones, tanto de funcionamiento

como de seguridad, ajustes, reparaciones, anlisis, limpieza, lubricacin, calibracin, que
deben llevarse a cabo en forma peridica con base en un plan establecido y no a una demanda
de usuario con el objeto de garantizar su correcto funcionamiento en el tiempo. Este
mantenimiento tambin es denominado mantenimiento planificado, tiene lugar antes de

51
que ocurra una falla o avera, se efecta bajo condiciones controladas sin la existencia de
algn error en el sistema.

Hardware: En computacin, trmino ingls que hace referencia a cualquier componente

fsico tecnolgico, que trabaja o interacta de algn modo con la computadora. (Torre del
computador, Monitor, Mouse, teclado, impresoras, scanner).

Backup: Es la copia total o parcial de informacin importante del disco duro, CDs, bases de
datos u otro medio de almacenamiento. Esta copia de respaldo debe ser guardada en algn
otro sistema de almacenamiento masivo, como ser discos duros, CDs, DVDs.

Export: Tipo de respaldo para las Bases de Datos.

Encriptar: Es el proceso para volver ilegible informacin considera importante. La

informacin una vez encriptada slo puede leerse aplicndole una clave, se trata de una
medida de seguridad que es usada para almacenar o transferir informacin delicada que no
debera ser accesible a terceros.

Caso prueba: Son un conjunto de condiciones o variables bajo las cules el analista
determinar si el requisito de una aplicacin es parcial o completamente satisfactorio.

Casos de uso: Los casos de uso son una tcnica para especificar el comportamiento de un
sistema: Un caso de uso es una secuencia de interacciones entre un sistema y alguien o algo
que usa alguno de sus servicios. Todo sistema de software ofrece a su entorno aquellos que
lo usan una serie de servicios. Un caso de uso es una forma de expresar cmo alguien o algo
externo a un sistema lo usa. Cuando decimos alguien o algo hacemos referencia a que los
sistemas son usados no slo por personas, sino tambin por otros sistemas de hardware y
software.

DHCP: (siglas en ingls de Dynamic Host Configuration Protocol, en espaol protocolo de

configuracin dinmica de host) es un servidor que usa protocolo de red de tipo
cliente/servidor en el que generalmente un servidor posee una lista de direcciones IP
dinmicas y las va asignando a los clientes conforme stas van quedando libres, sabiendo en

52
todo momento quin ha estado en posesin de esa IP, cunto tiempo la ha tenido y a quin se
la ha asignado despus.

DNS: Domain Name System o DNS (en espaol Sistema de Nombres de Dominio) es un
sistema de nomenclatura jerrquico descentralizado para dispositivos conectados a redes IP
como Internet o una red privada.

53
 REFERENCIAS

- Arquitectura de TI de MINTIC : http://www.mintic.gov.co/arquitecturati/630/w3-

channel.html

- Organizacin Osiatis : ITIL-Gestin de Servicios TI

http://itil.osiatis.es/Curso_ITIL/Gestion_Servicios_TI/gestion_de_niveles_de_servic
io/introduccion_objetivos_gestion_de_niveles_de_servicio/conceptos_basicos_gesti
on_de_niveles_de_servicio.php

- Wikipedia: Information Technology Infrastructure Library

https://es.wikipedia.org/wiki/Information_Technology_Infrastructure_Library

54