Asociacin Chilena de Seguridad

MANUAL DE USO
PLATAFORMA DE GESTIN DE
RIESGOS PSICOSOCIALES EN EL
TRABAJO

Departamento de Riesgos Psicosociales

Santiago, Julio 2016

 PLATAFORMA DE RIESGOS PSICOSOCIALES EN EL TRABAJO

Control de versiones.
Versin Fecha Autor Comentario
1.0 Julio - 2016 ACHS Versin inicial

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ndice de contenidos.

1 INTRODUCCIN............................................................................................. 4

2 INGRESO AL SISTEMA ................................................................................. 5

3 CONFIGURACIN DE SUCURSALES .......................................................... 5

4 CONFIGURACIN DE UNIDADES DE ANLISIS......................................... 9

5 CREACIN Y RESPUESTA DE ENCUESTAS ............................................ 12

6 CIERRE Y EVALUACIN DE ENCUESTA BREVE ..................................... 16

7 PANEL DE ALERTAS .................................................................................. 20

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1 Introduccin
La evolucin del proceso de trabajo, caracterizado por las nuevas tecnologas de produccin y
servicios ha obligado a mirar la salud en el trabajo con otros ojos, ya no hablamos solo de
riesgos fsicos y qumicos, sino tambin se incorpora la propia subjetividad, el contenido del
trabajo y los mecanismos socio-psicolgicos que influyen en la salud.

La salud, la calidad de vida y el bienestar laboral dependen en gran aparte de caractersticas

ambientales, contextuales y culturales. Los riesgos psicosociales son entendidos como todas
las situaciones y condiciones del trabajo que se relacionan con el tipo de organizacin, el
contenido del trabajo y la ejecucin de la tarea, los cuales tienen la capacidad de afectar, en
forma negativa, el bienestar y la salud (fsica, psquica y/o social) de las personas y sus
condiciones de trabajo. Los factores de riesgo van acompaado de una serie de problemas de
salud, entre los que se incluyen trastornos del comportamiento y enfermedades
psicosomticas. Si es que el trabajador o la trabajadora estn expuestos a algn factor de
riesgo psicosocial existirn una serie de sintomatologas a nivel individual y de la organizacin.
Adems esto afectara su desempeo ptimo, dejando de lado la calidad y productividad de las
tareas asignadas. Algunas de estas sintomatologas son expresadas en alteraciones del sueo,
angustia, depresin, despersonalizacin, insatisfaccin laboral, ausentismo, rotacin etc.
Asimismo, esto puede traer problemas msculo-esqueltico (contracturas) especialmente de
cuello, hombro y espalda, enfermedades cardiovasculares y enfermedades inflamatorias del
tracto digestivo.

Es en ste contexto, que en Chile comienza a regir el Protocolo de Vigilancia de Riesgos

Psicosociales, siendo necesario contar con una metodologa que establezca un estndar
mnimo de salud del ambiente psicosocial laboral en todas las empresas del pas. El objetivo
principal de este protocolo es poder identificar la presencia y el nivel de exposicin de todos los
trabajadores a los riesgos psicosociales. A travs del protocolo se busca medir la existencia y
magnitud de estos factores en las distintas organizaciones de nuestro pas, generando
recomendaciones para disminuir la incidencia y prevalencia del estrs laboral y problemas
relacionados con la salud mental de los trabajadores. Para esto, la empresa deber evaluar
con el cuestionario SUSESO-ISTAS 21 versin breve y luego intervenir utilizando, por ejemplo,
el instrumento de evaluacin de medidas para la prevencin de riesgos psicosociales en el
trabajo del ISP. En los casos en que las unidades de anlisis entren en programa de vigilancia,
la empresa deber evaluar con el SUSESO-ISTAS 21 versin completa, y luego intervenir con
la ayuda de las recomendaciones de la Asociacin Chilena de Seguridad.

Para que todo el proceso de gestin de riesgos psicosociales (sensibilizacin, evaluacin,

intervencin, y verificacin y control) se genere de la manera ms adecuada y eficiente, es que
la Asociacin Chilena de Seguridad ha puesto a disposicin de sus empresas asociadas el
software de gestin de riesgos psicosociales. Gracias a este software, la organizacin podr
generar medidas de intervencin que surjan a raz de los riesgos psicosociales evaluados,
parta luego controlar que dichas medidas hayan sido realizadas, y el proceso comience de
manera adecuada nuevamente.

El presente documento contiene el manual de usuario de la plataforma de gestin de riesgos

psicosociales. Las funcionalidades incluidas en el presente documento son:

Configuracin de Sucursales
Configuracin de Unidades de Anlisis
Creacin y respuesta de Encuestas
Panel de Alertas
Cierre y Evaluacin de Encuesta

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2 Ingreso al sistema
Para ingresar al sistema se debe entrar al portal ACHS donde dice Accede a tu cuenta,
ingresar usuario y clave del portal. Si tienen problemas de acceso debe ponerse en contacto
con el Call Center ACHS 600 600 22 47.

3 Configuracin de Sucursales

La primera tarea que se debe realizar al momento de ingresar al software de gestin de riesgos
psicosociales es el configurar las diversas sucursales que componen la empresa. Dando por
entendido que ya fueron cumplida las etapas previas y obligatorias del proceso descritas en el
manual de trabajo del protocolo de riesgos psicosociales descargable desde la pgina web de
la Asociacin Chilena de Seguridad, como por ejemplo: conformacin del comit Psicosocial,
generacin de Carta Gantt, entre otras.

Esta funcionalidad, dentro de la plataforma, permite administrar las sucursales asociadas a la

empresa del usuario conectado. La primera vez que el usuario ingresa al sistema, el sistema
carga automticamente las sucursales de la empresa registradas en Asociacin Chilena de
Seguridad.

La siguiente pantalla muestra el listado de sucursales, el cual se accede presionando el botn

del men superior "Sucursales".

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Si necesita buscar una sucursal especfica, el usuario puede filtrar el listado utilizando los
campos de bsqueda disponibles en la parte superior: Rut empresa y nombre.

Por otro lado, se pueden crear nuevas sucursales, aparte de las sucursales registradas en
ACHS. Para ello, se debe presionar el botn "Nuevo" para posteriormente llenar los campos
solicitados en el tem Agregar sucursal.

Tambin es posible editar una sucursal existente. Para ello, desde el listado el usuario debe
presionar el cono asociado a cada sucursal disponible en la pantalla principal (ver imagen
siguiente)

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Luego de ingresar, se pueden cambiar los campos, para posteriormente guardar con el botn
del mismo nombre (segn imagen a continuacin).

Se puede buscar una sucursal por su nombre ingresando en valor en el campo de texto
sealado en la imagen y a continuacin presionando el botn Buscar.

Finalmente, el usuario puede eliminar una sucursal, con la restriccin que slo es posible
eliminar las sucursales creadas por el usuario (Propias), no las cargadas desde los registros
ACHS.

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Para eliminar una sucursal, el usuario debe presionar el cono . Si el administrador de

empresa desea eliminar sucursales que provienen de los sistemas ACHS, debe dar aviso a su
asesor para actualizar informacin registrada en ACHS.

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4 Configuracin de Unidades de Anlisis

Con las sucursales ya listas se debern generar las Unidades de Anlisis. Es importante
sealar, con respecto a la delimitacin y creacin de las unidades de anlisis, que si se desea
separar por reas estas no pueden tener menos de 25 personas dado que de no ser as se
perdera el anonimato de los trabajadores. De tener reas (ej. sucursales o locales) con menos
de 25 personas, se deben fusionar y agrupar como una sola unidad de anlisis de ms de 25
trabajadores.

Es recomendable que las unidades de anlisis sean determinadas por espacios fsicos y/o
geogrficos (sucursales, locales, planta, centros de trabajo, etc.) y como segundo criterio la
similaridad del ambiente laboral y sus funciones. Las localidades/sucursales que una unidad de
anlisis pueda tener, debe estar contenida dentro de una misma regin para efectos de
informacin a la autoridad fiscalizadora (SEREMI de Salud).

La siguiente pantalla muestra el listado de unidades, a la cual se accede presionando el botn

del men superior "Unidades de Anlisis". Esta funcionalidad permite administrar las unidades
de anlisis para las cuales se crearn encuestas de protocolo psicosocial

Para crear una unidad de anlisis (UA), el usuario debe presionar el botn 'Nuevo' (ver imagen
anterior). Luego dentro de la pantalla de 'Agregar Unidad' (ver imagen a continuacin) deber
ingresar nombre de la UA, cantidad de trabajadores de la UA (segn lo anteriormente indicado
es recomendablemente no inferior a 25 personas), y tambin podr agregar las sucursales que
componen la UA. Luego de crearlas, el usuario puede filtrar el listado por el nombre de la
unidad.

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A continuacin, se deber seleccionar la o las sucursales que forman parte de la UA; cada
sucursal debe contener una o ms reas de trabajo.

La imagen a continuacin, corresponde a seleccin de sucursal y rea de trabajo.

Para eliminar la relacin entre la unidad con una sucursal, el usuario debe presionar el cono
desde la pantalla de edicin de una unidad de anlisis (imagen a continuacin) esto
elimina la relacin, no la sucursal misma.

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NOTA: Una vez creada una encuesta para una UA, ya no ser posible editar la
informacin de la UA.

Se puede buscar una UA por su nombre ingresando en valor en el campo de texto sealado en
la imagen y a continuacin presionando el botn Buscar.

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5 Creacin y Respuesta de Encuestas

Una vez generadas las unidades de anlisis se deber crear la encuesta. A travs de esta
funcionalidad se puede crear, responder y consultar el estado de encuestas de protocolo
psicosocial para cada unidad de anlisis de la empresa.

Se recomienda que la aplicacin del cuestionario dure mximo 1 semana en empresas sin
turnos rotativos, y en el menor plazo posible para las empresas con turnos rotativos. Esto es
relevante para poder entregarle continuidad al proceso, y de esta manera, lograr tener un
mayor porcentaje de cuestionarios respondidos correctamente.

Por otra parte es obligacin de la organizacin sensibilizar e informar a todos los trabajadores,
de cada sucursal y/o unidad de anlisis, sobre el Protocolo de Riesgos Psicosociales. Esta
actividad puede ser efectuada mediante videos, charlas y/o capacitaciones que a su vez deben
ser documentadas mediante listados de asistencia con firma y nombre del trabajador.

La siguiente pantalla muestra el listado de encuestas, el cual se accede presionando el botn

del men superior "Encuestas"(imagen a continuacin).

Esta pantalla muestra la informacin principal de la encuesta, incluyendo el estado, la unidad

asociada, las fechas de inicio y compromiso y el porcentaje de avance.

El usuario puede filtrar el listado por el estado de la encuesta. Los estados posibles son:
o Creada: La encuesta se ha creado y asignado a una UA, pero no se ha iniciado.
o Activa: La encuesta se ha iniciado y est en proceso de ejecucin.
o Cerrada: La encuesta ha finalizado.
o Anulada. La encuesta no se ejecut, fue anulada antes de pasar a estar activa.

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Para crear una nueva encuesta, el usuario debe presionar el botn "Nuevo" (pantalla anterior),
a continuacin se debe seleccionar el nombre de la unidad de anlisis a tratar (imagen
siguiente).

NOTA: Una vez creada una encuesta para una UA, ya no ser posible editar la informacin de
la UA.

Para contestar la encuesta, sta previamente debe ser activada. Para realizarlo en la pantalla
de edicin de una encuesta se debe presionar el botn "Activar" (imagen a continuacin).

Una vez activa la encuesta, ya es posible iniciar el proceso de contestar la encuesta. Para ello,
el trabajador deber utilizar la URL indicada en la pantalla, en este caso de ejemplo:

http://localhost:8080/protocolo/answer?id=6

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Luego de ingresar al enlace la encuesta se visualiza de la siguiente forma:

Una vez terminada la encuesta por parte del trabajador, se despliega la pgina del
Departamento de Riesgos Psicosociales de ACHS, desde la cual es posible obtener
informacin relevante y de ayuda.

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Para cerrar una encuesta en una unidad de anlisis, el usuario debe presionar el botn "Cerrar"
desde la pantalla de edicin de encuestas (Capitulo 6 de este documento).

Al momento de cerrar una encuesta, el sistema desplegar un mensaje indicando que el

siguiente paso es seleccionar las medidas sugeridas de acuerdo al nivel de riesgo detectado
(Capitulo 6 de este documento).

Solamente es posible contestar una encuesta en estado "Activa". Si la encuesta ya fue cerrada,
aparecer el siguiente mensaje de error.

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6 Cierre y Evaluacin de Encuesta Breve

Esta funcionalidad permite evaluar el resultado de una encuesta de protocolo psicosocial

utilizando los criterios definidos por SUSESO, los cuales determinan el nivel de riesgo de cada
dimensin evaluada.

Como se explica anteriormente, para cerrar una encuesta activa, en una unidad de anlisis,
basta con presionar el botn "Cerrar" accesible en la pgina de detalle de una encuesta. Al
cerrar una encuesta ya no se podrn agregar ms respuestas a esta encuesta.

Debido a las indicaciones de la autoridad, el sistema desplegar un mensaje de alerta si el

porcentaje de avance (encuestas contestadas) es inferior al 70% recomendado por SUSESO.
Es importante que slo se cierren las unidades que estn sobre este porcentaje. En caso
contrario, deben tener documentos que puedan respaldar la brecha faltante en caso de
fiscalizacin, como por ejemplo: licencias mdicas, finiquitos efectuados en el periodo de
encuesta, entre otros.

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Una vez realizado el cierre, se despliega un mensaje del resultado con la opcin de ejecutar la
evaluacin de la encuesta. En este punto ya no ser posible agregar ms respuestas a este
cuestionario.

A continuacin, la aplicacin realizar el clculo de nivel de riesgo de la unidad de anlisis

encuestada y cerrada, desplegando los distintos niveles de riesgo por dimensin psicosocial y
el resultado de riesgo general de la unidad de anlisis:

Al presionar el botn Seleccionar Medidas se despliegan las medidas sugeridas a aplicar en

la organizacin en funcin del nivel de riesgo detectado. El usuario debe seleccionar al menos
una por dimensin.

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Luego de confirmar, se despliega la pantalla de edicin de una encuesta, donde el usuario

puede a continuacin:

Descargar el reporte masivo en formato CSV, el cual contiene el detalle de las

respuestas registradas por cada trabajador para cada pregunta.

El reporte contiene tantas filas como trabajadores contestaron la encuesta. Las

primeras columnas contienen la informacin de la empresa, sucursal y unidad donde se
realiz la encuesta.

Esta informacin contempla el anonimato y confidencialidad requeridos por el protocolo

para proteccin del trabajador.

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Descargar el informe tcnico en formato PDF, el cual contiene:

o Resumen de resultados por dimensin evaluada.

o Recomendaciones sugeridas y plazos para aplicar.

Este documento es de carcter oficial y puede ser presentando a la autoridad en caso

de fiscalizacin. Por lo mismo, las medias y plazos establecidos deben ser cumplidos
por la organizacin.

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7 Panel de Alertas

El sistema incluye un panel de control que muestra un cuadro de mando con la informacin de
todas las encuestas en curso. Esto ayudar al usuario a tener registro y control sobre todas sus
unidades de anlisis.
Para acceder al cuadro de mando se debe presionar el botn "Panel de Alertas" desde el men
superior.

El panel muestra en el cuadro izquierdo un resumen con las encuestas registradas agrupadas
por estado: Creadas, Activas y Cerradas. En el cuadro derecho, se muestra un grfico de barra
con la misma informacin.

El usuario puede filtrar la informacin del cuadro de mando presionando el botn "Filtro". En tal
caso, se puede filtrar la informacin filtrando por todos los campos disponibilizados.

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