Manual para Proveedores

MANUAL DE PROCESOS
PROCESO: COMPRAS
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PROCEDIMIENTO: MANUAL PARA PROVEEDORES
Cdigo: MA-GNL-001 Versin: 001 Vigencia: Julio 2010
ANGLOGOLD ASHANTI COLOMBIA S.A.

GERENCIA LOGISTICA
COMPRAS DE BIENES Y SERVICIOS
MANUAL PARA PROVEEDORES DE ANGLOGOLD ASHANTI COLOMBIA S.A.
Versin: 1
Cdigo: MA-GNL-001
Autor: Eduardo Ospino
Revisado por: Mauricio Caldas
Aprobado por: Klaus Rorhbach
Ciudad y Fecha creacin: Bogot, 01 Julio de 2010
MANUAL DE PROCESOS
PROCESO: COMPRAS
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TABLA DE CONTENIDO
Pg.
CARTA DEL PRESIDENTE 6
MISION Y VISION 7
INTRODUCCION 8
1. PRESENTACION DEL MANUAL 9
1.1. OBJETIVOS 9
1.1.1. OBJETIVO GENERAL 9
1.1.2. OBJETIVOS ESPECFICOS 9
1.2. ALCANCE 9
2. ASPECTOS GENERALES 10
2.1 DEFINICIN DE PROVEEDOR 10

2.2 SELECCIN DEL PROVEEDOR 10
2.3 DERECHOS DEL PROVEEDOR 11
2.4 DEBERES DEL PROVEEDOR 12
3. POLITICAS 13
3.1. POLTICA DE COMPRAS EN ANGLOGOLD ASHANTI COLOMBIA S.A. 13

3.1.1. ADMINISTRACIN DEL PORTAFOLIO DE PROVEEDORES 13
3.1.2. COTIZACIN Y NEGOCIACIN DE BIENES Y SERVICIOS 13
3.1.3. OFICIALIZACIN DE LAS COMPRAS 14
3.2. POLTICA DE CALIDAD PARA PROVEEDORES 14
3.3. POLTICA DE CONTRATACIN MANO DE OBRA LOCAL Y ADQUISICIN DE BIENES Y SERVICIOS 15
3.4. POLTICA AMBIENTAL 15
3.5. RESPONSABILIDAD SOCIAL 16
3.5.1 POLTICA DE RESPONSABILIDAD SOCIAL: 16
3.5.2. ANGLOGOLD ASHANTI COLOMBIA Y LA RESPONSABILIDAD SOCIAL: 17
3.6. POLTICA DE CONFLICTO DE INTERESES 19
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PROCESO: COMPRAS
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3.7. POLTICA SISO 19

3.8. POLTICA CLASIFICACIN DE PROVEEDORES 21
4. RESPONSABILIDADES 22
4.1. RESPONSABILIDADES COMPARTIDAS POR ANGLOGOLD ASHANTI COLOMBIA S.A. Y EL

PROVEEDOR 22
4.2. RESPONSABILIDADES DE ANGLOGOLD ASHANTI COLOMBIAS.A. 22
4.3. RESPONSABILIDADES DE LOS PROVEEDORES 22
5. COMPROMISOS CON LOS PROVEEDORES 24
5.1 PAUTAS GENERALES: 24

5.2. ASUNTOS ESPECFICOS: 25
6. PETICIONES, QUEJAS Y RECLAMOS. 26
7. ASPECTOS COMERCIALES Y ADMINISTRATIVOS 27
7.1. COTIZACIONES 27
7.1.1 SERIEDAD DE LA OFERTA 28
7.2. PEDIDO DE COMPRA, CONTRATO U OFERTA MERCANTIL 28
7.3. AUMENTO DE PRECIOS 28
7.4. EMPAQUE DE LOS PRODUCTOS 29
7.5. TIEMPOS DE ENTREGA 29
7.6 CONDICIONES PARA LA RECEPCION DEL PRODUCTO 30
7.7. CONDICIONES PARA LA RECEPCIN DEL SERVICIO U OBRA 30
7.8. CALIFICACION DE DESEMPEO 30
7.8.1. COMERCIAL 31
7.8.2. TECNICO 31
7.8.3. CALIDAD 31
7.8.4. CONDICIONES DE SEGURIDAD INDUSTRIAL Y SALUD OCUPACIONAL (S&SO) 31
7.8.5. CONDICIONES AMBIENTALES 31
8. FORMULARIO DE REGISTRO DE PROVEEDORES (SIP) 32
8.1 GENERAL 32
8.2 CONSIDERACIONES 32
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9. CUESTIONARIO ADICIONAL 33
10. GENERALIDADES 33
10.1. UBICACIN DE LAS BODEGAS DE PROYECTOS 33

10.2. HORARIO DE ATENCION ALMACEN Y OFICINAS 34
11. FACTURACION Y PAGOS 34
12. ATENCION CONSULTAS AL PROVEEDOR 35
13. ACUERDOS CON PROVEEDORES 35
14. TRABAJO CON CONTRATISTAS 36
14.1 MARCO NORMATIVO 36

14.2 CONCEPTOS Y MODIFICACIN 36
14.3 INGRESO DE CONTRATISTAS Y SUBCONTRATISTAS 36
14.3.1 REQUISITOS PARA INGRESAR A PROYECTOS 36
14.3.2 HORARIO DE INGRESO Y SALIDA 37
14.4 INDUCCION EN SEGURIDAD, SALUD OCUPACIONAL Y AMBIENTE. 37
14.5 OBLIGACIONES DE LOS CONTRATISTAS. 37
14.6 RESTRICCIONES PARA LOS CONTRATISTAS 38
14.7 TRABAJOS DE ALTO RIESGO 39
14.7.1. MANTENIMIENTO ELECTRICO 39
14.7.2. TRABAJOS EN CALIENTE: SOLDADURA Y OXICORTE. 39
14.7.3. TRABAJOS EN ESPACIOS CONFINADOS 39
14.7.4. TRABAJOS EN ALTURA Y OBRAS CIVILES 40
14.7.5. MANIPULACION DE SUSTANCIAS QUIMICAS 40
14.7.6. ELEMENTOS DE PROTECCION PERSONAL 40
14.7.6.1. PARA LA CABEZA 40
14.7.6.2 PARA LA CARA Y OJOS 40
14.7.6.3. PROTECCION AUDITIVA 41
14.7.6.4. PROTECCION DE MIEMBROS SUPERIORES 41
14.7.6.5. PROTECCION DE MIEMBROS INFERIORES 41
14.7.7. ROPA DE TRABAJO: 41
14.8. PLAN DE EMERGENCIAS 41
14.8.1. ANTES DE UNA EMERGENCIA 41
14.8.2. DURANTE LA EMERGENCIA 42
14.8.3. DESPUES DE LA EMERGENCIA 42
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14.8.4. PLANOS DE EVACUACION 42
15. NOTA 42
16. APROBACION 43
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PROCESO: COMPRAS
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CARTA DEL PRESIDENTE
Las Polticas Empresariales en AngloGold Ashanti Colombia S.A. son decisiones corporativas,
mediante las cuales se establecen criterios y marcos de actuacin que orientan la gestin de todos
sus empleados y a todos los niveles de la organizacin en aspectos especficos.
Una vez adoptadas, estas polticas se convierten en pautas de comportamiento, no

negociables y de obligatorio cumplimiento cuyo propsito es minimizar la incertidumbre y
canalizar positivamente los esfuerzos individuales y de equipo hacia el objeto social de la
empresa.
Por ello, ante los retos que se le plantean a AngloGold Ashanti Colombia S.A. en el escenario
de operaciones que van ms all de la exploracin, para pasar a las siguientes fases del ciclo
minero, se hace necesario establecer unos parmetros claros para la relacin de la empresa con
los proveedores, atendiendo la importancia que tienen estos para la compaa, y para establecer
canales de dilogo y encuentro que permitan el enriquecimiento mutuo.
Es para m muy grato presentar este documento que contiene las pautas, polticas y
procedimientos de relacionamiento con nuestros proveedores para que se convierta en una
herramienta que muestre la importancia que ellos tienen para nosotros y para que pueda
manifestar su punto de vista con sugerencias y reclamos que permita un vinculo de colaboracin y
de apoyo mutuo.
La Presidencia
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PROCESO: COMPRAS
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MISION Y VISION
Misin
creamos valor para nuestros accionistas, empleados, socios empresariales y sociales, a travs
de una accin responsable y segura en la exploracin y mercadeo de nuestros productos. Nuestro
enfoque primario es el oro, y buscaremos las oportunidades creadoras de valor en otros minerales
donde podamos mejorar nuestros activos, habilidades y experiencia para impulsar la entrega de
dicho valor.
Visin
ser una compaa minera lder
Entregaremos valor a nuestros aliados sociales y de negocios, reflejado a travs de nuestro

desempeo seguro en la gestin ambiental y de relacionamiento con la comunidad, soportando en
el retorno excepcional de valor a nuestros accionistas.
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PROCESO: COMPRAS
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INTRODUCCION
Apreciado
SOCIO DE NEGOCIO
Somos una empresa multinacional de origen sudafricano, dedicada a la exploracin y

produccin de oro que reconoce la importancia de su labor para el logro del desarrollo sostenible;
por eso, realizamos nuestras operaciones protegiendo siempre el medio ambiente, contribuyendo
al desarrollo econmico de las comunidades donde tenemos operaciones, con pleno respeto por
su diversidad y cultura; garantizando el desarrollo humano y la seguridad industrial de nuestros
colaboradores, y actuando siempre con respeto, transparencia y compromiso.
El presente manual contiene la normatividad requerida que regula las relaciones entre los
proveedores y AngloGold Ashanti Colombia S.A.
Agradecemos su atencin y colaboracin.
Direccin Financiera y Administrativa Gerencia Nacional Logstica

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PROCESO: COMPRAS
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1. PRESENTACION DEL MANUAL
1.1. Objetivos
1.1.1. Objetivo General
Establecer con los proveedores los requerimientos que en los aspectos Administrativos, Calidad,
Seguridad Industrial, Salud Ocupacional y Gestin Ambiental deben cumplir en el desarrollo de la
obra, servicio o suministro de bienes orientado a la obtencin de los mejores acuerdos
comerciales entre AngloGold Ashanti Colombia S.A. y su portafolio de proveedores.
Establece el compromiso corporativo para garantizar la igualdad de oportunidades entre los

proponentes, dentro de un escenario de sana competencia en trminos de oportunidad, precio y
servicio para los diferentes planes de abastecimiento.
1.1.2. Objetivos Especficos
Dar a conocer a los proveedores los requisitos que debe cumplir en AngloGold Ashanti
Colombia S.A., para el desarrollo de la obra, servicio o suministro de bienes.
Establecer las responsabilidades tanto de AngloGold Ashanti Colombia S.A. como de los
proveedores.
Lograr el compromiso de los proveedores para ayudarnos a promover el mejoramiento
permanente de la calidad en nuestro Sistema de Gestin Integral (SGI).
o Establecer los requerimientos que en materia de seguridad social (salud,
pensiones y riesgos profesionales) deben cumplir los proveedores.
o Establecer los requerimientos que en materia de manejo de riesgos, de elementos
de proteccin personal, cumplimiento de requisitos legales y otros apliquen a los
proveedores en funcin del servicio contratado como del bien suministrado.
1.2. Alcance
Mediante el presente manual se establecen los criterios que aplican a todos los proveedores
del portafolio que establezcan relacin comercial con AngloGold Ashanti Colombia S.A.
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2. ASPECTOS GENERALES
2.1 Definicin De Proveedor
Es proveedor aquella persona natural o jurdica que suministra bienes o presta servicios a la
compaa.
2.2 Seleccin Del Proveedor
Para que una persona -natural o jurdica- sea proveedor de AngloGold Ashanti Colombia S.A
debe cumplir con aquellas condiciones que se le exigen por ser miembro del pacto de Principios
Voluntarios en Seguridad y Derechos Humanos (PV).
Los Principios Voluntarios en Seguridad y Derechos Humanos son un cdigo de conducta para
multinacionales del sector extractivo firmado por grandes empresas, los gobiernos de Estados
Unidos, el Reino Unido, Holanda y Noruega, y ONG como Human Rights Watch, International Alert
y Amnista Internacional. Establecen lneas de accin concretas para evaluar y manejar ms
sistemticamente los riesgos e impactos de la actividad empresarial, y guas para las relaciones de
las empresas con los organismos de seguridad del Estado y firmas de vigilancia privada. La FIP ha
venido trabajando en el seguimiento de la implementacin de los Principios Voluntarios por
empresas del sector extractivo que operan en Colombia. Adicionalmente, la FIP ha contribuido a la
construccin de una metodologa de anlisis de riesgo poltico y de seguridad acorde con los
Principios Voluntarios.1
Esta iniciativa fija unos criterios de seleccin de proveedores que deben tener en cuenta,
cumplirlos y comunicarlos a su cadena valor.
Dichos criterios son los siguientes:
Pago de salarios y prestaciones sociales dentro de los parmetros exigidos por la

legislacin colombiana, incluyendo que todos los trabajadores estn afiliados al sistema
de seguridad social.
Cumplimiento de estndares en seguridad social y seguridad industrial con polticas y

procedimientos destinados para tal fin.
1
http://www.ideaspaz.org/secciones/sector_empresarial/codigosdeconducta_principios.htm
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PROCESO: COMPRAS
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Respeto por la jornada laboral legal
Trato respetuoso y justo para los colaboradores.
Respeto por la libertad de asociacin
Existencia de polticas destinadas a evitar la discriminacin de cualquier tipo
Presencia de polticas destinadas a prohibir el empleo de mano de obra infantil y de

trabajo forzado.
Cumplimiento con las normas ambientales que le apliquen.
Para manifestar el cumplimiento de los anteriores parmetros, el proveedor diligenciara el

Formato de Registro de Proveedores (SIP), en donde consignar la informacin solicitada
respectiva. La compaa podr solicitar a sus proveedores que certifiquen el cumplimiento de lo
anterior y se reserva el derecho de verificarlo.
2.3 Derechos del proveedor
Los proveedores vinculados con AngloGold Ashanti Colombia S.A. tienen los siguientes
derechos:
Derecho a que les apliquen las disposiciones contenidas en el presente manual.
Derecho a conocer la totalidad de la informacin relevante respecto a los criterios para la

seleccin de proveedores que tiene la compaa, as como los cambios que se realicen, los
cuales deben ser informados previamente a su implementacin.
Derecho a que sus peticiones, quejas y reclamos les sean atendidas de manera oportuna,
segn lo establecido en este manual.
Derecho a recibir su pago oportunamente en las condiciones y plazos pactados segn las
polticas de pago de la compaa, la cual es la siguiente: los pagos a los proveedores se
efectan segn la condicin de pago pactada que cuenta desde el da de radicacin de la
factura en las oficinas de AngloGold Ashanti Colombia S.A. Estos pagos preferiblemente se
hacen a travs de transferencias bancarias.
Derecho a comunicar sus inconformidades con relacin al trato personal recibido de parte
de los empleados de la compaa y a recibir una respuesta al respecto, siguiendo el
procedimiento establecido para ello en este manual.
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Derecho a que le sean respetados los acuerdos alcanzados entre las partes, teniendo en
cuenta el periodo del tiempo para el cual rigen.
Derecho a rechazar cargos o cobros que no hayan aceptado. Ningn proveedor estar
obligado a responder por cargos que no se hayan negociado con la compaa. Cualquier
error que se pueda generar a este respecto, se tramitar por el procedimiento de
Peticiones de Quejas y Reclamos (PQR) establecido en este manual con el fin de dar una
solucin oportuna en el correo electrnico proveedores.col@anglogoldashanti.com
Derecho a que le sea garantizada la confidencialidad de toda la informacin a la que

AngloGold Ashanti Colombia S.A tenga acceso por causa o con ocasin con la relacin
comercial, especialmente en relacin con los trminos de la negociacin comercial.
Derecho a recibir un trato conforme a sus propias condiciones comerciales y a no recibir

tratos discriminatorios por parte de la compaa.
2.4 Deberes del proveedor
Los proveedores vinculados con AngloGold Ashanti Colombia S.A tienen los siguientes
deberes:
Cumplir con todas las especificaciones, trminos y condiciones realizadas con la compaa
para el suministro de bienes y materiales o la prestacin del servicio.
Cumplir con los requisitos y especificaciones de la orden de compra en cuanto a fechas de

entrega, horarios y sitios acordados, a si como volmenes o cantidades pactadas en la
negociacin.
Entregar las rdenes de compra junto con su remisin y/o acta de entrega.
Radicar la factura con copia de la orden de compra y remisin con todos los requisitos
legales de factura, y ser entregada en las oficinas de AGA Colombia S.A.
Garantizar la confidencialidad de toda la informacin a la que tenga acceso por causa o

con ocasin de su relacin comercial con AngloGold Ashanti Colombia S.A. Esta obligacin
se hace extensiva a las personas que intervengan en la ejecucin del contrato.
Mantener actualizada la documentacin requerida por AngloGold Ashanti Colombia S.A y

notificar oportunamente cualquier cambio en la informacin comercial (Direccin,
Telfono, Correo Electrnico, Razn Social, NIT, Representante Legal etc.)
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PROCESO: COMPRAS
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3. POLITICAS
3.1. Poltica De Compras En AngloGold Ashanti Colombia S.A.
Contratar productos y servicios que satisfagan las necesidades de la compaa de acuerdo con
las especificaciones del solicitante y que cumplan con las expectativas de Calidad, Cumplimiento,
Competitividad en precios y Servicio posventa, a travs de un nmero limitado de proveedores
(portafolio) que nos permitan dar cumplimiento a los requerimientos dentro de los requisitos del
Sistema de Gestin Integral.
3.1.1. Administracin del Portafolio de Proveedores
La Gerencia Nacional de Logstica (GNL), a travs del rea de compras es la encargada de la

evaluacin y vinculacin de proveedores. Esta labor exige una documentacin y reconocimiento
previo del proveedor (verificacin documental y/o visita a planta, de ser requerida).
Antes de iniciar un proceso de negociacin con un proveedor, este debe estar inscrito en
el portafolio de proveedores de GNL y consecuentemente creado en el maestro de
proveedores del sistema.
El portafolio debe estar documentado mediante una base de datos actualizada (relacin
de proveedores creados en el sistema y su estado activo o inactivo) y una carpeta por
proveedor, en donde se archivan todos los asuntos y folios cruzados entre las dos partes.
Todo proveedor debe recibir el manual de proveedores al momento del diligenciamiento
del formulario SIP, y firmar al final del mismo su aceptacin. Dicho formato firmado
reposara en la carpeta de proveedor.
3.1.2. Cotizacin y negociacin de bienes y servicios
La GNL a travs del rea de compras es la encargada de establecer y/o formalizar acuerdos
comerciales, negociaciones y compras de los bienes y servicios ante terceros en representacin de
AngloGold Ashanti Colombia S.A.
Todos los proveedores debern estar en igualdad de condiciones para cotizar; debern
tener acceso a la misma informacin, espacio de tiempo y limites para presentar sus
ofertas.
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PROCESO: COMPRAS
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Todas las cotizaciones deben describir claramente las condiciones tcnicas (caractersticas)
y comerciales (No. Cotizacin, precio, disponibilidad, fecha de entrega, sitio de entrega,
garantas, forma de pago, y vigencia de la oferta.).
Para productos de consumo permanente y aquellos materiales que permitan una
estandarizacin tcnica se deben realizar negociaciones peridicas (ao o semestre) por
volumen mediante proyecciones de consumo emitidas por las reas requisitoras. En
cualquier caso el pedido de compra PC solo deber emitirse por las cantidades
efectivamente requeridas en los procesos respectivos.
La revisin de precios o aprobacin de incrementos se efecta anualmente y
excepcionalmente por periodos de revisin para productos o materias primas altamente
sensibles a la Tasa de Cambio o al precio del petrleo. La renegociacin est a cargo del
departamento de compras y deber contemplar los mrgenes establecidos por la
Direccin Administrativa y Financiera y /o GNL.
3.1.3. Oficializacin de las compras
La oficializacin de las compras de bienes y servicios en AngloGold Ashanti Colombia S.A. con
terceros se establece exclusivamente a travs del giro y envi del documento Pedido de Compra
emitida por el sistema de informacin y aprobada por la instancia respectiva o el respectivo
contrato en los casos que lo demande. Para concretar la oficializacin se debe exigir la
confirmacin de recibo del pedido de compra por parte del proveedor por correo electrnico o fax
como prueba de aceptacin de las condiciones expresadas y pactadas en el documento de
compra.
Una vez aprobada una compra de un bien o un servicio los trminos originales de
aprobacin no podrn ser cambiados. Si eventualmente cualquiera de las condiciones
(tcnica, comercial, econmica u otra) requiere algn ajuste por solicitud del oferente o de
los requisitos (a excepcin de los descuentos) esta deber ser sustentada a la instancia
original de aprobacin.
No est permitida la cesin ni la sub-contratacin parcial de un pedido de compra de
bienes o servicios, por parte del proveedor seleccionado, salvo en casos especficamente
analizados y aprobados previamente por AngloGold Ashanti Colombia S.A.
3.2. Poltica De Calidad Para Proveedores
El propsito de ANGLOGOLD ASHANTI COLOMBIA S.A. es establecer relaciones de Calidad

de mutuo beneficio con los proveedores y lograr el compromiso de trabajar en un
ambiente de confianza, entendimiento y responsabilidad.
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PROCESO: COMPRAS
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Por poltica nicamente trabajaremos con aquellos proveedores que, adems de cumplir
con los requisitos aqu establecidos, trabajen por mejorar constantemente en calidad y
servicio, ofreciendo as valor agregado a los productos y servicios proporcionados a
nuestra empresa.
3.3. Poltica de Contratacin Mano de Obra Local y Adquisicin de Bienes y Servicios
Objeto: Propiciar las condiciones de viabilidad social y poltica a travs del involucramiento de
los contratistas y subcontratistas con el entorno, en su relacionamiento con las autoridades,
comunidades vecinas y la regin.
3.4. Poltica Ambiental

Reconocemos que la sostenibilidad a largo plazo de nuestro negocio depende de una
buena administracin, tanto en la proteccin del medio ambiente y la gestin eficiente de
la exploracin y extraccin de recursos minerales.
Nosotros cumpliremos con todas las leyes ambientales aplicables, reglamentos y

requisitos.
Estamos comprometidos a establecer y mantener sistemas de gestin para identificar,

supervisar y controlar los aspectos ambientales de nuestras actividades.
Nos aseguraremos de que los recursos financieros estn disponibles para satisfacer
nuestra regeneracin y obligaciones ambientales.
Nos aseguraremos de que nuestros empleados y contratistas son conscientes de esta

poltica, as como sus responsabilidades en la materia.
Llevaremos a cabo auditoras para evaluar la eficacia de nuestros sistemas de gestin

ambiental.
Estamos comprometidos con la comunicacin y consulta con las partes interesadas y

afectadas en los aspectos ambientales de nuestras actividades y para poner esta poltica a
disposicin del pblico.
Vamos a trabajar para mejorar continuamente nuestro desempeo ambiental y prevenir la

contaminacin de nuestras operaciones.
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PROCESO: COMPRAS
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Vamos a participar en el debate sobre cuestiones ambientales a nivel internacional,

nacional y local.
3.5. Responsabilidad social
ANGLO GOLD ASHANTI COLOMBIA S.A.

UNA EMPRESA COMPROMETIDA CON EL PAS
Somos una empresa minera de exploracin y produccin de oro que desarrolla sus
operaciones de manera eficaz y eficiente, generando desarrollo y bienestar para todos.
Reconocemos a la nacin representada por el Estado, como nuestro principal cliente y

contribuimos a su fortalecimiento propiciando alianzas y relaciones de mutuo beneficio, en un
marco de confianza, compromiso, integridad, responsabilidad y respeto.
Estamos conscientes que los productos de la minera son recursos estratgicos para el
desarrollo de la nacin, por lo tanto promovemos su cuidado, la calidad de nuestros procesos, el
cumplimiento de los ms altos estndares, el eficiente manejo de los recursos, el desarrollo de las
comunidades, la presencia de las instituciones en las reas de operacin y la sostenibilidad de
nuestra empresa.
Nos comprometemos con el proyecto de nacin adoptando el principio democrtico del

estado social de derecho y asumimos los deberes y derechos establecidos en la Constitucin.
3.5.1 Poltica de Responsabilidad Social:
Desde nuestra operacin y en cada proyecto que AngloGold Ashanti Colombia S.A. emprenda,
en frente a nuestro entorno, comunidades, industria vecina, autoridades, gobierno, accionistas,
empleados y contratistas actuamos:
1) Con respeto por sus intereses sociales, culturales, econmicos, polticos, espirituales y
ambientales, comprometindose primero con el dilogo abierto y constructivo, que
involucre a todas las partes interesadas, legal y legtimamente constituidas.
2) Estimulando la inclusin y la accin colectiva (Empresa, Gobierno, Comunidad y otras

entidades) para asegurar la sostenibilidad de la empresa y as mismo fortalecer la
institucionalidad, la creacin y mejoramiento de bienes pblicos.
MANUAL DE PROCESOS
PROCESO: COMPRAS
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3) Estableciendo interlocutores responsables, claros, definiendo metas y siguiendo los

resultados de sus desempeos.
4) Promoviendo los Derechos Humanos a travs de programas en esquemas multipartitos

que contribuyan al mejoramiento de la calidad de vida de las comunidades vecinas a
nuestras operaciones de Exploracin y Produccin.
5) Utilizando las mejores herramientas, tecnologas y estndares en bien del medio ambiente
en los procesos productivos y en los productos as como en la educacin y la cultura de las
comunidades.
6) Generando posibilidades de desarrollo y bienestar de sus empleados, contratistas y

cadenas de valor asociadas a la minera.
3.5.2. AngloGold Ashanti Colombia y la Responsabilidad Social:
La contribucin ms importante que AngloGold Ashanti Colombia S.A. hace a la sociedad, es

realizar sus procesos tan efectivos, seguros y sostenibles, excediendo en lo posible los
requerimientos normativos y comprometindose con el desarrollo sostenible del entorno.
Adelantamos nuestra operacin con respeto hacia la sociedad, propiciando en forma activa su
bienestar y desarrollo. As, actuamos en forma coherente con cada uno de los lineamientos de la
Compaa y fortaleceremos la relacin de interdependencia y confianza con nuestros accionistas,
empleados, gobierno, comunidades vecinas y contratistas.
As mismo, AngloGold Ashanti Colombia S.A. al tener una Poltica de Responsabilidad Social
Corporativa como el criterio que orienta sus decisiones y actuaciones, reconoce su capacidad de
dar respuesta a la luz del proyecto de Nacin. Es la forma de comportarse la empresa que se
evidencia en todas sus decisiones y acciones frente a la sociedad, el Estado y la sociedad
empresarial, en lo econmico, en lo social, lo poltico, lo cultural, lo espiritual y lo ambiental. Esto
implica que no es una caracterstica, una funcin, una tctica productiva o una accin especfica,
tampoco compete nicamente a un equipo o a una fundacin de la empresa. Es por esto que para
AngloGold Ashanti Colombia S.A. la Responsabilidad Social es un actuar coherente que se ejerce
permanentemente.
En este orden de ideas, ser coherente en cada una de las actuaciones y decisiones implica que
todos los empleados y contratistas comparten y apropian los diferentes lineamientos
anteriormente enunciados. Este entendimiento se traduce en comprender y construir los
beneficios en torno a la empresa y al pas, en el pensar y actuar con responsabilidad social.
MANUAL DE PROCESOS
PROCESO: COMPRAS
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Las actividades de exploracin siempre cuentan en la planeacin con un monitoreo

permanente del entorno del proyecto que incluye los aspectos sociales, econmicos, polticos,
ambientales, espirituales y culturales que son el insumo para la construccin de la lnea base social
y del anlisis de riesgo permanente y sistemtico que tiene en cuenta tanto los aspectos exigidos
por la legislacin del pas, como aquellos que permitan a la empresa tener un verdadero
conocimiento del entorno local, regional y nacional del proyecto. Esto permite evaluar y valorar los
impactos positivos o negativos, los riesgos y las amenazas con el fin de definir las estrategias,
planes y programas que permitan la viabilidad social y poltica de los proyecto.
Siendo esto as, AngloGold Ashanti Colombia S.A., como resultado de su experiencia, puede
afirmar que la inclusin, la transparencia, el bien comn y la participacin de la ciudadana facilita
y promueve:
Una comunicacin clara y transparente con los diferentes sectores de la sociedad creando
las condiciones para defender y sustentar las actuaciones ante cualquier interlocutor.
La difusin entre la comunidad y las autoridades locales de los criterios ticos, de accin e
interaccin que permite modelar sus expectativas frente al proyecto y al mismo tiempo
contribuir a la solucin de necesidades.
El entendimiento que la empresa es un miembro activo en la comunidad lo que genera
entornos de mayores oportunidades y seguridades para todos posibilitando un mejor
desempeo de sus negocios y del nuestro.
La legitimacin de las instituciones pblicas a travs de mecanismos que aseguran la
presencia del Estado, el fortalecimiento de las instituciones y la integracin con la
comunidad.
El fortalecimiento de las organizaciones de base, la participacin, el liderazgo y la
democracia.
La confianza que nos permite tranquilidad, realizacin y empoderamiento que se refleja en
menores costos de transaccin para las partes.
El crecimiento de la reputacin, nuevos negocios y riqueza tica.
Teniendo en cuenta lo anterior, AngloGold Ashanti Colombia S.A. ha asumido una nueva
concepcin de su rol como empresa privada y parte de la sociedad civil, en el entendimiento de su
deber de corresponsabilidad y de participacin con las dems organizaciones de la sociedad civil,
de lo que se denomina espacio pblico. Es decir, la participacin en todos aquellos espacios
comunes donde confluyen los intereses de los tres actores fundamentales de una sociedad:
Estado, Sector Privado y Comunidad Organizada. Esto implica que lo pblico ya no es monopolio
de Estado, sino que requiere de una gestin social participativa.
As mismo, AGA COLOMBIA S.A. asume la responsabilidad frente a la promocin de la vida

digna y ha decidido continuar con desarrollos que nos aseguren la excelencia en la
Responsabilidad Social Corporativa.
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PROCESO: COMPRAS
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3.6. Poltica de conflicto de intereses
La Poltica tiene como propsito tratar la transparencia organizacional y asegurar que los
empleados y los representantes de la compaa acten en pro de los intereses de la compaa en
todo momento; hacerlo con honestidad, equidad, transparencia e integridad.
El deber requiere que los proveedores declaren o eviten participar en las negociaciones que
puedan generar conflicto de intereses con algn miembro de la compaa, para ello debe
diligenciar y firmar en su totalidad lo indicado en el punto 5 de la solicitud de inscripcin de
proveedores FO-GNL-003, Declaracin de conflicto de inters.
3.7. Poltica SISO

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PROCESO: COMPRAS
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3.8. Poltica clasificacin de proveedores
Este desarrollo podr servir de herramienta de auditora permanente al desempeo de los

proveedores actuando as como un indicador para el rea de Compras de AGA Colombia S.A. y
adicionalmente ser el principal medio de seguimiento y evaluacin de los proveedores de la
compaa.
El principal objetivo de este desarrollo ser aprovechar la informacin manejada por AGA
Colombia S.A. sobre los proveedores y su desempeo y traducirla en informes cuantitativos por lo
menos una vez en el ao que permitan ubicarlos a su vez en un escalafn de rendimiento o
desempeo.
Se calificarn en mdulos independientes las cuatro variables definidas que son:

CUMPLIMIENTO, CALIDAD, PRECIO, y SERVICIO. Se requiere que estos programas puedan
ejecutarse independientemente, pero tambin que al ejecutar la calificacin consolidada de
proveedores se realicen simultneamente con el fin de consolidar en un solo informe los cuatro
resultados y uno final.
MANUAL DE PROCESOS
PROCESO: COMPRAS
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4. RESPONSABILIDADES
4.1. RESPONSABILIDADES COMPARTIDAS POR ANGLOGOLD ASHANTI COLOMBIA S.A. Y EL

PROVEEDOR
Considerar las Relaciones de Calidad como una asociacin a largo plazo.

Establecer los requisitos de calidad para cada uno de los productos o servicios
proporcionados, as como los mtodos de prueba que utilizarn ambas partes.
Promover las visitas necesarias para el pleno conocimiento de las necesidades mutuas,
facilitando as las actividades que fomenten la calidad.
Dar oportuna solucin a los problemas de calidad que se presenten en el desarrollo de las
actividades.
Establecer los convenios necesarios para asegurar la calidad de los productos y servicios
suministrados.
4.2. RESPONSABILIDADES DE ANGLOGOLD ASHANTI COLOMBIAS.A.
Proporcionar a los proveedores informacin completa y necesaria acerca de nuestros

requerimientos.
Seleccionar solamente aquellos proveedores que por su compromiso con la calidad, sean
los adecuados para que ANGLOGOLD ASHANTI COLOMBIA S.A. pueda cumplir con sus
objetivos en este aspecto.
Evaluar los proveedores con el fin de establecer un alto grado de confiabilidad y otorgar el
debido reconocimiento a aquellos proveedores cuyo comportamiento en Calidad as lo
amerite.
Establecer con los proveedores una verdadera sociedad de beneficio mutuo, que los haga
partcipes de manera decisiva en el xito de ambas empresas.
Establecer la poltica de pagos.
4.3. RESPONSABILIDADES DE LOS PROVEEDORES
Garantizar la calidad de los productos y servicios proporcionados.
Establecer y mantener un Sistema de Aseguramiento de Calidad, que garantice la entrega

de los productos y servicios de acuerdo con lo especificado.
MANUAL DE PROCESOS
PROCESO: COMPRAS
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Proporcionar la informacin requerida por ANGLOGOLD ASHANTI COLOMBIA S.A., tal

como respuestas oportunas, hojas tcnicas, especificaciones, hojas de seguridad, mtodos
de prueba, certificados de origen etc.
Informar a ANGLOGOLD ASHANTI COLOMBIA S.A. oportunamente las circunstancias que

afecten las condiciones inicialmente pactadas para el suministro de los Bienes o Servicios.
Reportar de inmediato y por escrito, cualquier situacin anormal detectada con

posterioridad al envo de los productos y adoptar correctivos. Con el fin de solucionar
futuros inconvenientes.
Dar INMEDIATA solucin a los problemas de calidad que se presenten de acuerdo a los
convenios establecidos.
Proporcionar la evidencia estadstica que sea solicitada por ANGLOGOLD ASHANTI

COLOMBIA S.A.
Permitir la realizacin de Auditoras de Calidad en sus instalaciones cada vez que

ANGLOGOLD ASHANTI COLOMBIA S.A. lo considere pertinente.
El establecimiento de una relacin comercial da por hecho la autorizacin expresa del

proveedor para aceptar visitas de seguimiento programadas o no en sus instalaciones por
parte de AngloGold Ashanti Colombia S.A. para analizar temas de inters asociados al
avance de un contrato o al programa de desarrollo de proveedores, de estas actividades
debern quedar soportes escritos.
MANUAL DE PROCESOS
PROCESO: COMPRAS
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5. Compromisos con los proveedores
5.1 Pautas generales:
AngloGold Ashanti Colombia S.A. se compromete con sus proveedores a que los empleados de la
compaa tendrn en cuenta los siguientes criterios:
Respetar a los proveedores y a los empleados de estos.
Garantizar la transparencia e imparcialidad en los procesos de seleccin de proveedores.
Apoyar el desarrollo de pequeos negocios en las comunidades locales cuando un servicio

o producto est disponible con la misma calidad, por unos precios o unas condiciones
similares.
Respetar el derecho a la rentabilidad razonable del proveedor.
Respetar las condiciones pactadas.
Rechazar cualquier forma de influencia recibida, soborno o comportamiento que atente

contra la tica, por parte de los proveedores. Esto incluye la prohibicin de recibir
obsequios o atenciones de los proveedores que transmitan la percepcin de ejercer una
influencia inapropiada sobre una decisin o una relacin de negocios.
Evitar los conflictos de intereses que pudieran afectar las decisiones cuando se est
tratando con los proveedores, haciendo que los empleados declaren que se encuentran en
esta situacin o excluirse del proceso de toma de decisiones.
Mantener separados el negocio y las actividades personales, para evitar un conflicto de

intereses real o potencial. As, la capacidad de compra de la compaa no se debe emplear
con el fin de obtener beneficios personales.
Revelar informacin propiedad de la compaa a un proveedor o potencial proveedor

sobre la base que se requiere para suministrar el bien o servicio solo con la debida
autorizacin.
Guardar la confidencialidad de la informacin recibida de proveedores, lo que implica no

suministrar dicha informacin a sus competidores sin la autorizacin por escrito, a menos
que sea ampliamente conocida en la industria.
MANUAL DE PROCESOS
PROCESO: COMPRAS
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Mantener el buen nombre del proveedor, por lo que la compaa no emitir opiniones
sobre los competidores de los proveedores, que puedan cuestionar su profesionalismo,
honestidad o confiabilidad.
5.2. Asuntos especficos:
Adems de los compromisos anteriores, AngloGold Ashanti Colombia S.A, pondr el acento en
los acentos especficos que son sensibles en la relacin con los proveedores y por ello les prestar
especial atencin en los siguientes aspectos.
La compaa no admite, bajo ninguna circunstancia, comportamientos que involucren

prcticas de corrupcin. En ese sentido, AngloGold Ashanti Colombia S.A no dar ni
recibir incentivos, ni tampoco sus empleados, para conseguir o proporcionar algn
beneficio, o para acelerar algn trmite. En caso de que algn proveedor se vea afectado
por una de estas prcticas, podr ponerlo en conocimiento de la empresa, a travs de los
mecanismos previstos en este manual para quejas y reclamos.
As como la compaa no admite la corrupcin, tampoco admite la colusin. Por ello,

prohbe todo acuerdo, decisin o recomendacin colectiva, o practica concertada o
conscientemente paralela, que tenga por objeto, produzca o pueda producir el efecto de
impedir restringir, o falsear la competencia, afectando as a proveedores que se han
comportado ticamente. Se pondr especial cuidado en que ningn empleado se ponga
de acuerdo con un proveedor o potencial proveedor para fijacin, de forma directa o
indirecta, de precios o de otras condiciones comerciales o de servicio, para favorecerlo,
impidiendo as el que todos participen en las mismas condiciones.
AngloGold Ashanti Colombia S.A velar porque las personas del rea de compras de la
empresa u otra que tenga implicaciones en los procesos de adjudicacin de algn
proveedor, no obtengan beneficios personales por parte de los proveedores de la
compaa, como descuentos u otras ventajas que excedan las condiciones generales que
se apliquen a cualquier otro empleado de AngloGold Ashanti Colombia S.A. En este
sentido, no se debern aceptar regalos o invitaciones de los proveedores, a no ser que
sean de bajo costo y de carcter publicitario. Cuando se tengan dudas sobre lo adecuado
que resulta su aceptacin, deber ser comunicado al superior jerrquico que corresponda.
Cuando por determinadas circunstancias proceda aceptar algn regalo de gran valor, este
podr ser aceptado nicamente en nombre de AngloGold Ashanti Colombia S.A y deber
ser puesto a disposicin de la compaa.
De igual forma se actuar en el caso de invitaciones a ferias, congresos, seminarios, etc.,

que supongan un desplazamiento. Como criterio general, en estos casos los gastos de
viaje corrern a cargo de AngloGold Ashanti Colombia S.A. No se deber aceptar nada que
MANUAL DE PROCESOS
PROCESO: COMPRAS
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no pueda ser de dominio pblico o que sindolo pudiera resultar perjudicial para la
reputacin e imagen de la compaa.
6. PETICIONES, QUEJAS Y RECLAMOS.
AngloGold Ashanti Colombia S.A. busca mantener relaciones basadas en parmetros ticos. Por
ello, si un proveedor se ve afectado por una prctica que atenta contra la tica, debe reportar las
conductas y situaciones que vayan en contrava de las directrices presentadas en este manual.
El procedimiento de peticiones, quejas y reclamos se establece en beneficio de las relaciones de

AngloGold Ashanti Colombia S.A. con sus proveedores, con el propsito de brindar garanta a estos
respecto de la aplicacin de reglas claras a sus inquietudes y desacuerdos en el desarrollo de las
mismas. La utilizacin del sistema mencionado en ningn caso dar lugar a la aplicacin por parte
de AngloGold Ashanti Colombia S.A. de retaliaciones, discriminaciones o presiones indebidas en
contra del proveedor.
La compaa cuenta con el departamento de Logstica en el cual se atendern todas las

reclamaciones por temas derivados de la relacin entre la compaa y los proveedores, tanto
contables como no contables. Las comunicaciones a este respecto sern atendidas a travs de:
Departamento Logstica AngloGold Ashanti Colombia S.A.

Calle 116 # 7 15 Piso 8 Edificio Cusezar Bogot D.C. Colombia
Telfono: + (571) 657 9100
No contables: E-Mail: proveedores.col@anglogoldashanti.com
Contables: dsuarez@anglogolashanti.com
La compaa tratara la informacin recibida como confidencial tanto para proteger a la

persona que reporta como a la persona cuestionada e iniciara las acciones disciplinarias
contra quien rompa dicha confidencialidad.
En estas investigaciones se darn aplicacin al principio que la persona cuestionada es

inocente hasta que se pruebe lo contrario. El principio de la buena fe debe primar en todo
tipo de reportes de comportamientos anti ticos; en consecuencia, sern sancionadas las
acusaciones mal intencionadas que solamente busquen perjudicar a la persona.
Las reclamaciones debern ser presentadas por escrito, por uno de los siguientes medios:
o Preferiblemente a travs del correo electrnico anteriormente mencionado.
o Por correo fsico, a la direccin del Departamento de Logstica, anteriormente
citada. En este caso, se debe enviar la comunicacin por correo certificado o por
algn medio de mensajera especializada que garantice el acuse de recibo.
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PROCESO: COMPRAS
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Las quejas y/o reclamos debern ser presentados y tramitados en forma individual por el
proveedor que se considere afectado por la conducta de AngloGold Ashanti Colombia S.A.
En todos los casos se deben enviar los reportes fsicos que sustenten el requerimiento y se
deber especificar:
o Identificacin completa del proveedor (Nombre y NIT, para personas jurdicas, C.C.
y RUT para personas naturales)
o Hechos que apoyan la reclamacin
o Las razones y las pruebas que le sirven de fundamento al reclamo.
El proveedor tambin deber enviar copia de su reclamacin a la persona con la que se

maneja la relacin comercial. Sin embargo, el trmite estar a cargo del departamento de
Logstica.
7. ASPECTOS COMERCIALES Y ADMINISTRATIVOS
7.1. Cotizaciones
Para participar en los procesos de seleccin de ofertas y asignacin de compras los proveedores
debern:
Presentar las cotizaciones por escrito en el formato de AngloGold Ashanti Colombia S.A.
enviado por el sistema de informacin o el formato del proveedor cumpliendo con toda la
informacin solicitada forma expresa y clara:
o Precio
o Condiciones de pago, debe ser la misma expresada en la solicitud de inscripcin de
proveedores, en cualquier caso prima esta ltima.
o Disponibilidad o Plazo de entrega, expresado en Das Calendario cuando no se
especifique se da por entendido la aceptacin de esta condicin.
o Condiciones de entrega, especificaciones de empaque, unidad de medida (granel o
unidades, entregas parciales, etc.),
o Vigencia de la cotizacin.
o Garantas ofrecidas, asociadas al producto y/o servicio asumidas por el fabricante o
contratista. As como tambin la confirmacin de plizas de calidad, cumplimiento y
otros amparos.
o Documentacin de soporte, hojas tcnicas, hojas de seguridad, mtodos de prueba,
certificados de origen, etc.
o Lugar de entrega, los productos deben ser colocados en el Almacn designado por
AngloGold Ashanti Colombia S.A
MANUAL DE PROCESOS
PROCESO: COMPRAS
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7.1.1 SERIEDAD DE LA OFERTA

Los procesos de contratacin en AngloGold Ashanti Colombia S.A. obedecen a un juicioso anlisis
tcnico, econmico y comercial de cada una de las ofertas presentadas por los oferentes donde
participan el rea solicitante y el departamento de compras, para luego en comit de compras y/o
contratos proceder a la seleccin de la mejor oferta. Por lo anterior AngloGold Ashanti Colombia
S.A. asume TOTAL SERIEDAD DE LAS OFERTAS Y OFERENTES en cada estudio de compras, de
manera que ante una notificacin de variacin de las condiciones comerciales, econmicas o
tcnicas luego de su entrega, generara la descalificacin de la oferta y dependiendo de las
implicaciones podr significar el retiro temporal o permanente del portafolio de proveedores de
7.2. PEDIDO DE COMPRA, CONTRATO U OFERTA MERCANTIL

El pedido de compra, contrato u oferta mercantil representa para ANGLOGOLD ASHANTI
COLOMBIA S.A. el compromiso comercial de la compra de un producto y/o servicio y se rige por
los siguientes principios:
Los pedidos de Compra se gestionarn a travs del Departamento de Logstica por lo tanto
para todos los efectos, el proveedor deber dirigirse al funcionario de compras con quien
realizo la negociacin.
Los trminos de referencia y/o especificaciones tcnicas sern suministrados y controlados por
el Departamento de Logstica.
ANGLOGOLD ASHANTI COLOMBIA S.A. ante el incumplimiento por parte del proveedor se
reserva el derecho de cancelar un pedido de Compra, contrato u oferta mercantil total o
parcialmente ANTES del despacho del producto o terminacin de la prestacin del servicio sin
que esto origine costo alguno a nuestro cargo.
Transcurridos dos (2) das despus de haber remitido un pedido de Compra sin que las partes
se hayan pronunciado, se considerar aceptada.
7.3. AUMENTO DE PRECIOS
La vigencia de precios se aplicar de acuerdo a lo especificado en la respectiva oferta

comercial presentada por el proveedor a AngloGold Ashanti Colombia S.A., los incrementos deben
ser informados con mnimo un mes de anticipacin para su anlisis y negociacin. Solamente se
darn por aceptados previa aprobacin expresa de AngloGold Ashanti Colombia S.A. y se
comunicara al proveedor por medio escrito a travs del Departamento de Logstica.
MANUAL DE PROCESOS
PROCESO: COMPRAS
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7.4. EMPAQUE DE LOS PRODUCTOS
El empaque utilizado debe garantizar la conservacin del producto durante su transporte y

almacenamiento, debe ser identificado plenamente, y corresponder a la unidad de medida
solicitada.
Debe ser de fcil manipulacin
Debe cumplir con las especificaciones exigidas por nuestro Departamento de Logstica dentro
de los parmetros de estandarizacin establecidos.
El tipo de Empaque, debe especificarse en la oferta.
Si el empaque utilizado para el producto tiene carcter devolutivo, esta condicin debe estar
indicada en el respectivo empaque y en la oferta, y debe coincidir con la unidad de medida
solicitada.
Los empaques que por su composicin al final del proceso sean un residuo slido o liquido de
alto impacto ambiental, los proveedores en su oferta deben contemplar la retoma o retiro de
los mismos asegurando un manejo adecuado de acuerdo a la legislacin ambiental vigente.
7.5. TIEMPOS DE ENTREGA
El Producto debe despacharse puntualmente, calculando que su entrega sea no antes ni

despus de la fecha indicada en el pedido de Compra, salvo solicitud de ANGLOGOLD ASHANTI
COLOMBIA S.A. de adelantar o retrasar las entregas.
El pago de los fletes y seguro ser por cuenta del proveedor, salvo excepciones pactadas y
citadas especficamente en el pedido de Compra. Por tanto, la propiedad del bien solicitado se
transferir del vendedor a ANGLOGOLD ASHANTI COLOMBIA S.A., solamente hasta el
momento en que este sea recibido por nosotros a entera satisfaccin y en nuestras
instalaciones.
Si el transporte del producto corre por cuenta del proveedor, ste debe garantizar el buen
estado del vehculo que realiza dicho transporte, y debe cumplir con la documentacin legal
del ministerio de transporte para poder ingresar a nuestras instalaciones, y en el caso de
tratarse de sustancias controladas o peligrosas cumplir con la documentacin requerida por
entidades gubernamentales correspondientes.
En el caso de servicios u obras la fecha de inicio y finalizacin debe ajustarse de igual forma a
lo ofertado en su propuesta comercial.
El horario del almacn para atencin al pblico debe tenerse en cuenta para programar sus
despachos, as:
o Bodegas Proyectos: De lunes a viernes de 8:00 am a 11:30 am y de 2:00 pm a 4:00
pm, los sbados de 8:00 am hasta las 11:00 am.
o Bodega Funza De lunes a viernes de 8:00 am a 12:00 am y de 2:00 pm a 4:30 pm.
o Fuera de estos horarios no podr ser recibido ningn tipo de producto
MANUAL DE PROCESOS
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7.6 CONDICIONES PARA LA RECEPCION DEL PRODUCTO
Para el despacho de productos el proveedor debe tener en cuenta las siguientes

consideraciones:
No hacer envos de producto sin el respaldo de un documento de Compra emitido por

El producto debe ser entregado con remisin dirigida a ANGLOGOLD ASHANTI COLOMBIA S.A.,
numerada en original y copias, valorizada en el lugar y fecha convenidos y haciendo referencia
al nmero de pedido. Si el proveedor prev algn inconveniente, debe notificarlo a
ANGLOGOLD ASHANTI COLOMBIA S.A., con mnimo cinco (5) das de anticipacin.
Si se trata de materias primas, productos qumicos, productos controlados por la DNE,
reactivos, materiales txicos, debe cumplir adems con los siguientes requisitos:
o Llegar acompaado del CERTIFICADO DE ANALISIS, MSDS y FICHA TECNICA.
o El producto debe venir identificado con su nombre, nmero de lote, fecha de
fabricacin, vencimiento y rotulacin de seguridad.
o Cada entrega debe corresponder, en lo posible, a un mismo nmero de lote de
fabricacin.
No aceptamos productos sin el cumplimiento de estos requisitos.
7.7. CONDICIONES PARA LA RECEPCIN DEL SERVICIO U OBRA
ANGLOGOLD ASHANTI COLOMBIA S.A. Realizar despus de cada recepcin la inspeccin y las
pruebas de calidad necesarias para comprobar la conformidad del producto, servicio u obra
con los requisitos especificados en el documento de compra.
El alcance de dicha inspeccin depender de la calificacin del proveedor.
El producto recibido ser rechazado cuando no posea la calidad exigida por ANGLOGOLD
ASHANTI COLOMBIA S.A.
7.8. CALIFICACION DE DESEMPEO
AngloGold Ashanti Colombia S.A. Est interesada en DESARROLLAR un equipo de proveedores

confiables, que le permitan cumplir con sus objetivos de calidad. Para esto ha establecido un
sistema de calificacin de proveedores a partir de sus entregas o servicios y dentro de los
siguientes parmetros.
MANUAL DE PROCESOS
PROCESO: COMPRAS
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7.8.1. Comercial
Cumplimiento de fechas establecidas

Cumplimiento en cantidades o avances
Cumplimiento en documentacin (certificados anlisis, remisiones, etc.)
Oportunidad para atencin de inquietudes
7.8.2. TECNICO
Cumplimiento de especificaciones pactadas para el bien o el servicio.
7.8.3. CALIDAD
Calidad de producto (cumplimiento con las especificaciones acordadas)

Calidad en la entrega (estado de empaque, identificacin, fechas y cantidades convenidas).
7.8.4. CONDICIONES DE SEGURIDAD INDUSTRIAL Y SALUD OCUPACIONAL (S&SO)
Cumplimiento de las condiciones de Seguridad Industrial y Salud Ocupacional requeridas por

Como prioridad del negocio LA SEGURIDAD ES NUESTRO PRINCIPAL VALOR orientada a la

proteccin del capital humano, acorde con la escala de los riesgos asociados a las etapas y
actividades desarrolladas, siendo una responsabilidad de todos y cada uno de los niveles
organizacionales.
7.8.5. CONDICIONES AMBIENTALES
Cumplimiento de las condiciones ambientales
El nivel de cumplimiento de los anteriores parmetros ser la medida para establecer la

confiabilidad de un proveedor hacia ANGLOGOLD ASHANTI COLOMBIA S.A.
Cualquier problema que se presente, en relacin con los aspectos antes citados, generar la
necesidad de la revisin del proveedor y su continuidad en el portafolio de proveedores de
MANUAL DE PROCESOS
PROCESO: COMPRAS
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8. FORMULARIO DE REGISTRO DE PROVEEDORES (SIP)

Formulario para Proveedores
Instrucciones para diligenciar este documento.
Para diligenciar y aportar la informacin requerida en este Formulario les rogamos tener en
cuenta los siguientes aspectos:
8.1 General
Este Formulario sirve para la valoracin de su empresa en aras a su posible inclusin en el
conjunto de proveedores de bienes y servicios de AngloGold Ashanti Colombia S.A.
Ni el presente Formulario, ni su diligenciamiento, suponen compromiso alguno por parte de

AngloGold Ashanti Colombia S.A. (AGA Colombia S.A.).
8.2 Consideraciones
La informacin ser tanto ms valiosa, cuanto ms completa y detallada se suministre.
Al tratarse de un Formulario de carcter general, es posible que existan documentacin o
preguntas que no sean de aplicacin a su caso concreto. Cuando se presente esta
situacin le rogamos indiquen no aplica (NA).
En cada pregunta se ha dispuesto un espacio para la respuesta correspondiente. En el
caso de que el espacio previsto no fuera suficiente, se podrn adjuntar documentos para
ampliar la informacin. Tambin se podrn incluir anexos para reflejar aquellos aspectos
que, a su juicio, puedan resultar de inters y no se contemplen expresamente en el
Formulario.
Toda la informacin que haga constar en el Formulario as como aquella documentacin
aportada con el mismo sea considerara por AngloGold Ashanti Colombia S.A. como
confidencial; y su utilizacin se limitar nica y exclusivamente a la valoracin de su
empresa, en aras a su posible inclusin en el conjunto de proveedores de bienes y
servicios de AngloGold Ashanti Colombia S.A.
En el caso de que se trate de datos personales, AngloGold Ashanti Colombia S.A. se
compromete a tratarlos con la mxima confidencialidad, cumpliendo la legislacin vigente,
y exclusivamente para las finalidades indicadas.
En todo caso, la comunicacin por la Empresa de dato y/o las consecuencias que de
dicha comunicacin se deriven ser responsabilidad de la misma. En consecuencia, y de
MANUAL DE PROCESOS
PROCESO: COMPRAS
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forma particular, cuando los datos facilitados a travs del Formulario o de la

documentacin aportada sean de carcter personal y/o hagan referencia a terceros (por
ejemplo empleados, clientes propios, seguros, accionistas, etc.), por el simple hecho de la
comunicacin se entender que su empresa cuenta con el previo consentimiento expreso
de los interesados para comunicar dichos datos a AngloGold Ashanti Colombia S.A. para
las finalidades indicadas; siendo AngloGold Ashanti Colombia S.A. ajeno a cualquier
responsabilidad que pudiera derivarse de la referida comunicacin, de la cual frente a
AngloGold Ashanti Colombia S.A. y/o terceros ser nicamente responsable su empresa.
Asimismo, el presente Formulario como toda la documentacin aportada por
AngloGold Ashanti Colombia S.A., relacionada con el mismo, deber ser considerada por
su Empresa como confidencial, y en consecuencia no podr ser divulgada a terceros sin
consentimiento de AngloGold Ashanti Colombia S.A..
Cualquier modificacin sustancial producida en su empresa, que afecte a la informacin
suministrada por ustedes, le rogamos nos sea notificada con la mayor brevedad.
Tanto el formulario como la informacin y/o documentacin de cualquier tipo que nos
facilite con el mismo, sern conservados por AngloGold Ashanti Colombia S.A. hasta tanto
su Empresa no manifieste deseo contrario, en cuyo momento AngloGold Ashanti Colombia
S.A. proceder a destruir la referida informacin y/o documentacin, salvo aquellas que
este legitimando para su conservacin, en virtud de la legislacin vigente aplicable y/o por
las relaciones contractuales existentes.
9. CUESTIONARIO ADICIONAL
En caso de ser requerido, AGA Colombia S.A. solicitara al proveedor que considere necesario el
diligenciamiento del cuestionario con informacin soporte para conocer en detalle algunos
aspectos de inters para la empresa. ANEXO 1 (REG-GNL-001 V.001)
10. GENERALIDADES
10.1. UBICACIN DE LAS BODEGAS DE PROYECTOS
Funza: Bodega Funza Km 5.5 va Siberia Funza Parque Industrial Japn - Per
Ibagu: Bodega El Aceituno Carrera 45 sur No 158 -20 Zona Industrial Picalea
Cajamarca: Bodega Cajamarca Calle 6ta No 6-25
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PROCESO: COMPRAS
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10.2. HORARIO DE ATENCION ALMACEN Y OFICINAS
El horario de Oficinas para atencin al pblico es:
Bogot De lunes a viernes de 8:00 am a 12:00 am y de 2:00 pm a 5:00 pm.
El horario del Almacn para atencin al pblico es:
Recepcin de mercancas
Bodegas Proyectos: De lunes a viernes de 8:00 am a 11:30 am y de 2:00 pm a 4:00 pm, los sbados
de 8:00 am hasta las 11:00 am.
Bodega Funza De lunes a viernes de 8:00 am a 12:00 am y de 2:00 pm a 4:30 pm.
Fuera de estos horarios no podr ser recibido ningn tipo de producto
11. FACTURACION Y PAGOS
La Facturacin de Bienes, Servicios u Obras deben realizarse de conformidad con lo pactado,

recomendamos que las facturas sean radicadas antes del da 24 de cada mes con el fin de evitar
traumatismos en su verificacin, cierres contables y pago. Las facturas debern ser radicadas en
las Oficinas de AngloGold Ashanti Colombia S.A. los das Martes y Jueves de 8:00 a.m. a 12:00 m
Para el oportuno pago, el proveedor debe enviar solamente despus de la entrega del producto
objeto de la factura, el original y copia de este documento al departamento de Tesorera. La
factura debe estar elaborada a nombre de ANGLOGOLD ASHANTI COLOMBIA S.A.
Cada factura debe describir claramente: Nombre o Razn Social Completa, nmero de cdula
de ciudadana, RUT o NIT, direccin actualizada, apartado, telfono, fax, nmero de cuenta
bancaria donde se debe consignar y cumplir con TODOS los requisitos de ley.
El proveedor debe citar y adjuntar copia del PEDIDO DE COMPRA en todas las remisiones y
facturas. De no ser as el trmite de pago ser suspendido y generar la devolucin de la
factura. La factura debe coincidir totalmente con los datos consignados en el pedido de
Compra emitido por ANGLOGOLD ASHANTI COLOMBIA S.A. as como tambin con la remisin.
Slo darn lugar a pago, aquellos productos que han pasado satisfactoriamente el control de
recepcin, para tal efecto el proveedor debe radicar la factura con copia del documento donde
conste la entrega y recibo a satisfaccin por nuestra rea de almacenes.
La programacin de pagos se efecta de acuerdo a la condicin de pago pactada en la Solicitud
Inscripcin de Proveedores (SIP) y tomando como base la Fecha De Radicacin De Factura en
MANUAL DE PROCESOS
PROCESO: COMPRAS
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AngloGold Ashanti Colombia S.A. consignar el valor de los pagos de facturas nicamente los
Jueves, al nmero de cuenta corriente o de ahorros, banco o corporacin, sucursal y ciudad
que informe el proveedor al momento de su inscripcin o actualizacin ms reciente con el
Departamento de Logstica, preferiblemente por dispersin de fondos de la red ACH
(Entidades con convenio de transferencia electrnica).
Las consultas sobre pagos se atienden va E-mail dsuarez@AngloGoldAshanti.com, o
telefnicamente el da mircoles de 8:00 a.m. a 12:00 p.m. al PBX (+571) 6579153. Derly
Suarez.
12. ATENCION CONSULTAS AL PROVEEDOR
Para cualquier consulta o inquietud, el proveedor puede contactar al Departamento de Logstica

en el PBX: (+571) 657 9100
Gerente Nacional Logstica: Mauricio Caldas mcaldas@anglogoldashanti.com

Coordinador Nacional Logstica: Eduardo Ospino eospino@anglogoldashanti.com
Coordinador de Almacn y Activos Fijos: Jhon Cardenas jcardenas@anglogoldashanti.com
Analista de Almacen Funza: Juan Amortegui jamortegui@anglogoldashanti.com
Analista de Compras: Yulieth Giraldo jgiraldo@anglogoldashanti.com
Analista de Compras: Andrs Benavides compras.oper@anglogoldashanti.com
Analista de Compras: Fredy Gustin fgustin@anglogoldashanti.com
Coordinador de Logistica Cajamarca: Juan G. Vargas jvargas@anglogoldashanti.com
Analista de Compras Cajamarca: Johan Palacio jpalacio@anglogoldashanti.com
Analista de Compras Cajamarca: Carlos Jurado cjurado@anglogoldashanti.com
Asistente Compras: Adriana Cardenas acardenas@anglogoldashanti.com
Servicios Generales: Netzy Rodrguez servicios.admon@anglogoldashanti.com
13. ACUERDOS CON PROVEEDORES
Deber establecerse un entendimiento claro entre AngloGold Ashanti Colombia S.A. y sus
proveedores, a partir de los acuerdos necesarios que busquen prevenir los problemas de
prestacin del servicio, Calidad y Cumplimiento principalmente en los siguientes aspectos:
Acuerdo de especificaciones. Estas se definirn de forma conjunta con base en la funcin

del producto que se adquiri para ser consideradas dentro del proceso de fabricacin,
teniendo en cuenta cualquier factor que influya en la calidad del producto final o del
servicio.
MANUAL DE PROCESOS
PROCESO: COMPRAS
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Mtodos de pruebas aplicables para ambas partes.
Determinacin de los canales de comunicacin y los procedimientos a seguir, para la

solucin de los inconvenientes que puedan surgir.
Intercambio de datos de inspeccin y pruebas, con la intencin de fomentar el

mejoramiento de la calidad tanto de AngloGold Ashanti Colombia S.A como del proveedor.
Estos acuerdos buscan eliminar las dificultades que aparecen en la interpretacin de los requisitos
o de los resultados de las pruebas de inspeccin, o mtodos y tcnicas de muestreo.
14. TRABAJO CON CONTRATISTAS
14.1 MARCO NORMATIVO
Ley Novena, Ttulo III de 1979.
Resolucin 2400 de 1.979: Estatuto de Seguridad Industrial
Decreto 1843 de julio 22 de 1.991
Decreto 1295 de junio 22 de 1. 994
14.2 CONCEPTOS Y MODIFICACIN
Estos conceptos fueron consolidados y pueden ser modificados por la Direccin de Seguridad y
Salud Ocupacional, o por cambios en la legislacin vigente.
14.3 INGRESO DE CONTRATISTAS Y SUBCONTRATISTAS
14.3.1 REQUISITOS PARA INGRESAR A PROYECTOS
Presentar ante el rea de Seguridad y Salud Ocupacional copia de los documentos que
acrediten la afiliacin de sus trabajadores al rgimen de seguridad social (salud, pensin y riesgos
profesionales, Planilla Pila) adems de la cdula de ciudadana, en caso que sean vinculados para
MANUAL DE PROCESOS
PROCESO: COMPRAS
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la realizacin de la obra contratada, o la autoliquidacin que se encuentre vigente a la fecha de

inicio de la obra o servicio. Para ello la empresa expedir una autorizacin de ingreso para
contratistas que tendr vigencia por un mes y se renovar a la presentacin de los nuevos pagos
presentados en el rea de S&SO.
En todos los casos el proveedor interesado deber cumplir con el procedimiento de visitas al
proyecto POE-S&SO-011.02 (Ver Anexo)
14.3.2 HORARIO DE INGRESO Y SALIDA
El horario de entrada inicia desde las 8:00 a.m. y la salida es de 4:00 p.m. en proyectos.
Cuando sea necesario ingresar personal los fines de semana y festivos, se debe presentar la
relacin de los trabajadores, previa autorizacin del solicitante de la obra, con los respectivos
permisos trabajos de alto riesgo debidamente diligenciados, sta solicitud el contratista
deber hacerla a ms tardar el da jueves anterior a la realizacin del trabajo en el horario de
8:00 A.M. a 12:00 M y de 2:00 P.M. a 4:30 P.M. en el rea de S&SO (Seguridad Industrial y
Salud Ocupacional).
14.4 INDUCCION EN SEGURIDAD, SALUD OCUPACIONAL Y AMBIENTE.
Antes de iniciar la obra o servicio, debe recibir por parte de seguridad y salud ocupacional y
Gestin Ambiental la correspondiente induccin (Manejo ambiental, Seguridad industrial y salud
ocupacional), la cual incluir entre otros la divulgacin de los planes de emergencia y manejo de
residuos slidos.
14.5 OBLIGACIONES DE LOS CONTRATISTAS.
Los contratistas tienen como deberes los siguientes:
Cumplir rigurosamente las normas de seguridad industrial y seguridad fsica que la empresa
indique en su induccin.
Entregar en el rea de seguridad y salud ocupacional el listado de materias primas a utilizar y
sus fichas tcnicas, as como el listado de los equipos especiales requeridos como soldadura,
oxicorte y otros que se puedan necesitar, los cuales debern estar debidamente marcados
informando la fecha de calibracin cuando corresponda y el mantenimiento de los mismos.
MANUAL DE PROCESOS
PROCESO: COMPRAS
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Disponer al terminar cada da en el sitio asignado por AngloGold Ashanti Colombia y en

completo orden, aseo y respetando las medidas de seguridad establecidas, los equipos de
trabajo usados para realizar la obra o servicio para la cual fue contratado.
Mantener en condiciones de orden y aseo, dejar libres de escombros, residuos slidos y dems
elementos de desecho el lugar de ejecucin de los trabajos. La empresa sealar el sitio
disponible para la disposicin de escombros.
Hacer uso adecuado de los centros de acopio de residuos especiales.
Hacer uso adecuado de los servicios sanitarios disponibles.
Disponer de sealizacin especfica para el tipo de trabajo realizado en cuanto a seales
preventivas e informativas se refiere.
En caso de trabajos de obras civiles, los andamios, escaleras debern cumplir con la
normatividad vigente
En el caso de incluir o de tratarse de trabajos elctricos, ste deber ser realizado por personal
idneo demostrando que cumple con la disposicin del Reglamento Tcnico de Instalaciones
Elctricas (RETIE) que se encuentre vigente.
Todo vehculo a cargo del contratista deber contar con el soat, certificado de emisin de
gases, equipo de carretera, extintor y ser revisado por el personal de seguridad tanto a la
entrada como a la salida; adems deber contar con el permiso de S&SO para su ingreso y el
conductor deber contar con el pase de conduccin al da. En caso de tratarse de vehculos de
carga deber contar con el certificado expedido por el ministerio de transporte para tal fin.
Antes de dar inicio el contratista a trabajos de alto riesgo, deber solicitar la debida
autorizacin al rea de S&SO, autorizacin que se dar posterior a la induccin en seguridad
industrial en esta misma rea.
Avisar inmediatamente al rea de S&SO del despido de algn trabajador para su respectiva
desvinculacin del permiso de obra.
Suministrar al rea de S&SO fotocopia del reporte de accidente de trabajo mximo 24 horas
despus de ocurrido.
Designar un ingeniero residente o supervisor calificado que se encargue de verificar el
cumplimiento de normas de higiene y seguridad industrial en el desarrollo de trabajos de alto
riesgo y el buen comportamiento del personal, deber conocer el panorama de factores de
riesgo y la matriz de impactos ambientales aplicables a sus trabajadores y al ambiente de
trabajo de la obra contratada.
Dar al rea de S&SO los registros de calibracin de los equipos para garantizar su buena
calidad y funcionamiento en el rea de trabajo cuando aplique.
14.6 RESTRICCIONES PARA LOS CONTRATISTAS
No debe utilizar elementos de dotacin marcados con el nombre de AngloGold Ashanti

Colombia S.A o cualquier elemento que contenga la imagen corporativa. Por ningn motivo el
MANUAL DE PROCESOS
PROCESO: COMPRAS
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contratista ni el personal a cargo se presentarn en las instalaciones de la empresa en estado

de embriaguez, o bajo la influencia de sustancias alucingenas.
Fumar dentro de las instalaciones de la empresa.
Circular por las instalaciones o reas de la empresa no autorizadas.
Contratar menores de edad para la ejecucin de los servicios solicitados por la empresa.
Ingresar menores de edad como compaa en el sitio de trabajo.
Utilizar los transportes de la empresa
Utilizar equipos, herramientas o materiales en mal estado, que generen riesgos al trabajador,
instalaciones y/o maquinaria.
Realizar reuniones o festejos que induzcan al desorden dentro de la empresa
Usar o portar armas dentro de las instalaciones de la empresa, as cuente con el respectivo
salvoconducto y ste se encuentre vigente.
Comercializar cualquier tipo de mercancas.
El personal del contratista que se encuentre faltando a las normas de seguridad que atenten
contra su integridad o la de los dems ser reportado al contratista, quin deber tomar las
acciones correspondientes. Estas situaciones podrn ser causa de suspensin temporal o total
de la obra.
14.7 TRABAJOS DE ALTO RIESGO
14.7.1. MANTENIMIENTO ELECTRICO
Trabajo que se realiza en los tableros elctricos, equipos, cableados, estaciones, sub-
estaciones elctricas, donde se pueden presentar riesgos.
14.7.2. TRABAJOS EN CALIENTE: SOLDADURA Y OXICORTE.
Son los trabajos que se realizan en presencia de llama o altas temperaturas, en

soldadura elctrica, autgena, o corte de lminas u otros materiales con la utilizacin de
gases comprimidos y sopletes.
14.7.3. TRABAJOS EN ESPACIOS CONFINADOS
Trabajos que se llevan a cabo en reas o sitios cerrados, donde la salida y entrada de
los trabajadores son limitadas y hay restricciones de ventilacin, movimiento y
desplazamiento.
MANUAL DE PROCESOS
PROCESO: COMPRAS
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14.7.4. TRABAJOS EN ALTURA Y OBRAS CIVILES
Toda actividad que se deba realizar sobre una altura superior de 1.80 metros de altura,
trabajos de construccin, levantamiento de estructuras, manejo de escombros,
excavaciones.
14.7.5. MANIPULACION DE SUSTANCIAS QUIMICAS
Son los trabajos relacionados con el cargue, descargue, transporte, y en general la

manipulacin de sustancias qumicas de caractersticas cidas, solventes, oxidantes, entre
otras, que pueden originar derrames o fugas con afectacin a la salud y potencial
contaminacin a los recursos naturales
14.7.6. ELEMENTOS DE PROTECCION PERSONAL
Los elementos de proteccin personal que el contratista debe tener en cuenta para
suministrar a sus trabajadores de acuerdo con el tipo de labor que se contrate y los riesgos
a que estn expuestos son los siguientes:
14.7.6.1. PARA LA CABEZA
Cascos de seguridad en trabajos donde pueden caer objetos o materiales y sern

dielctricos cuando existan riesgos de choques o golpes elctricos. El casco debe lograr un
perfecto ajuste para evitar incomodidad en el trabajo y evitar que este se llegue a caer.
14.7.6.2 PARA LA CARA Y OJOS
Gafas
Lentes de seguridad
Cascos de proteccin contra la soldadura
Escudos faciales
El uso de las gafas protectoras es obligatorio en aquellas operaciones industriales que

impliquen el riesgo de entrada de cuerpos extraos a los ojos.
MANUAL DE PROCESOS
PROCESO: COMPRAS
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14.7.6.3. PROTECCION AUDITIVA
Se utilizarn los tapones de proteccin auditiva en las reas donde hay exposicin al
ruido, por encima de los niveles de conversacin. Deben de ser de fcil manejo, de
excelente durabilidad, que atene el ruido.
14.7.6.4. PROTECCION DE MIEMBROS SUPERIORES
Debe dotar al personal de guantes, mangas, u otros elementos de material adecuado

segn el caso, a los trabajadores que manipulen objetos speros, de bordes cortantes,
sustancias corrosivas y a los que operen en instalaciones elctricas.
14.7.6.5. PROTECCION DE MIEMBROS INFERIORES
Debe dotar al personal de la siguiente manera:
Calzado provisto de puntera de seguridad cuando los trabajadores manipulen objetos

pesados.
Calzado con suela antideslizante que evitar resbalones o cadas.
Botas impermeables cuando se realicen trabajos en lugares hmedos.
Cuando se trate de trabajos elctricos los trabajadores del contratista debern contar
con calzado dielctrico.
14.7.7. ROPA DE TRABAJO:
No debe usarse ropa suelta o muy holgada.

Los trabajadores expuestos a riesgos por quemaduras deben usar petos, polainas,
guantes, delantales u otros elementos de cuero.
Los trabajadores del contratista o subcontratista debern contar con vestido de labor.
14.8. PLAN DE EMERGENCIAS
14.8.1. ANTES DE UNA EMERGENCIA

MANUAL DE PROCESOS
PROCESO: COMPRAS
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Deber conocer al coordinador de evacuacin, brigadistas del rea de trabajo, informacin

que se dar a conocer durante el proceso de induccin a contratistas en el rea de S&SO.
Debe reportar condiciones o acciones inseguras que puedan generar una posible
emergencia.
Manejar correctamente equipos elctricos, fuentes de calor, lquidos inflamables.
Debe preservar el orden y aseo del rea.
14.8.2. DURANTE LA EMERGENCIA
Recuerde las rutas de salida y punto de encuentro.

No acte sin recibir indicaciones del brigadista de turno.
Ubique los puntos de encuentro y dirjase a ellos.
Siga las instrucciones del jefe de brigada de emergencia o quien haga las veces.
14.8.3. DESPUES DE LA EMERGENCIA

Est atento a las instrucciones del jefe de brigada de emergencia.
Verifique que el personal a cargo cumple con las instrucciones impartidas.
14.8.4. PLANOS DE EVACUACION
15. NOTA
Esperamos que las anteriores indicaciones sean de gran beneficio en nuestra relacin de
negocios y nos permitan encontrar una relacin cordial.
Es nuestra poltica asegurar la calidad y lograr un mejoramiento de los procesos

administrativos y productivos con efectividad
MANUAL DE PROCESOS
PROCESO: COMPRAS
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16. APROBACION
Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

Nombre: Fredy Gustin Nombre: Mauricio Caldas Nombre: Klaus Rohrback
Cargo: Analista de Compras Cargo: Gerente Nacional de Cargo: Director Administrativo
Firma: Logstica y Financiero
Firma: Firma:
Nombre: Eduardo Ospino M.

Cargo: Jefe de Compras
Firma:
Fecha: 01 de Julio de 2010 Fecha: 01 de Julio de 2010 Fecha: 01 de Julio de 2010

Manual para Proveedores

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MANUAL DE PROCESOS

ANGLOGOLD ASHANTI COLOMBIA S.A.

MANUAL PARA PROVEEDORES DE ANGLOGOLD ASHANTI COLOMBIA S.A.

CARTA DEL PRESIDENTE 6

1. PRESENTACION DEL MANUAL 9

2.1 DEFINICIN DE PROVEEDOR 10

3.1. POLTICA DE COMPRAS EN ANGLOGOLD ASHANTI COLOMBIA S.A. 13

3.7. POLTICA SISO 19

4.1. RESPONSABILIDADES COMPARTIDAS POR ANGLOGOLD ASHANTI COLOMBIA S.A. Y EL

5. COMPROMISOS CON LOS PROVEEDORES 24

5.1 PAUTAS GENERALES: 24

6. PETICIONES, QUEJAS Y RECLAMOS. 26

7. ASPECTOS COMERCIALES Y ADMINISTRATIVOS 27

8. FORMULARIO DE REGISTRO DE PROVEEDORES (SIP) 32

10.1. UBICACIN DE LAS BODEGAS DE PROYECTOS 33

11. FACTURACION Y PAGOS 34

12. ATENCION CONSULTAS AL PROVEEDOR 35

13. ACUERDOS CON PROVEEDORES 35

14. TRABAJO CON CONTRATISTAS 36

14.1 MARCO NORMATIVO 36

14.8.4. PLANOS DE EVACUACION 42

CARTA DEL PRESIDENTE

Una vez adoptadas, estas polticas se convierten en pautas de comportamiento, no

ser una compaa minera lder

Entregaremos valor a nuestros aliados sociales y de negocios, reflejado a travs de nuestro

Somos una empresa multinacional de origen sudafricano, dedicada a la exploracin y

Agradecemos su atencin y colaboracin.

Direccin Financiera y Administrativa Gerencia Nacional Logstica

1. PRESENTACION DEL MANUAL

1.1.1. Objetivo General

Establece el compromiso corporativo para garantizar la igualdad de oportunidades entre los

1.1.2. Objetivos Especficos

2.1 Definicin De Proveedor

2.2 Seleccin Del Proveedor

Dichos criterios son los siguientes:

Pago de salarios y prestaciones sociales dentro de los parmetros exigidos por la

Cumplimiento de estndares en seguridad social y seguridad industrial con polticas y

Respeto por la jornada laboral legal

Trato respetuoso y justo para los colaboradores.

Respeto por la libertad de asociacin

Existencia de polticas destinadas a evitar la discriminacin de cualquier tipo

Presencia de polticas destinadas a prohibir el empleo de mano de obra infantil y de

Cumplimiento con las normas ambientales que le apliquen.

Para manifestar el cumplimiento de los anteriores parmetros, el proveedor diligenciara el

2.3 Derechos del proveedor

Derecho a que les apliquen las disposiciones contenidas en el presente manual.

Derecho a conocer la totalidad de la informacin relevante respecto a los criterios para la

Derecho a que le sea garantizada la confidencialidad de toda la informacin a la que

Derecho a recibir un trato conforme a sus propias condiciones comerciales y a no recibir

2.4 Deberes del proveedor

Cumplir con los requisitos y especificaciones de la orden de compra en cuanto a fechas de

Garantizar la confidencialidad de toda la informacin a la que tenga acceso por causa o

Mantener actualizada la documentacin requerida por AngloGold Ashanti Colombia S.A y

3.1. Poltica De Compras En AngloGold Ashanti Colombia S.A.

3.1.1. Administracin del Portafolio de Proveedores

La Gerencia Nacional de Logstica (GNL), a travs del rea de compras es la encargada de la

3.1.2. Cotizacin y negociacin de bienes y servicios

3.1.3. Oficializacin de las compras

3.2. Poltica De Calidad Para Proveedores

El propsito de ANGLOGOLD ASHANTI COLOMBIA S.A. es establecer relaciones de Calidad

3.3. Poltica de Contratacin Mano de Obra Local y Adquisicin de Bienes y Servicios

3.4. Poltica Ambiental