FacultadLatinoamericanadeCienciasSociales

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CelisCarrasco

CAMPUSVIRTUAL

Miespacio / Extensin / FLACSOVIRTUAL2017 / DMPGCIyDCH12017 / Unidad3 / AccesoaClase5

Importanciadelosprocedimientos

Sepuedeconcebiralosprocedimientoscomoloshbitosolascostumbresdeunorganismosocial.Estableciendouna
analogadirectaconloshbitosdeunapersona,sepuedeverlaimportanciaqueestostienenensuvida.Siunapersona
tiene hbitos o costumbres negativas, su vida estar llena de obstculos y nunca podr realizar plena ni
satisfactoriamente ninguna actividad. Del mismo modo, si todo organismo social tiene procedimientos complejos,
ilgicos contradictorios, etc., tampoco podr concretar los objetivos sealados. De aqu la importancia del estudio y
mejoramientodelosprocedimientos.

Losprocedimientossonfundamentalesparaplanearadecuadamente,dadoque:
Determinanelordenlgicoquedebenseguirlasactividades.
Promuevenlaeficienciayespecificacin.
Delimitanresponsabilidadesyevitanduplicidades.
Establecencomodebenejecutarselasactividades,tambincundoyquindeberealizarlas.
Sonaplicablesenactividadesquesepresentanrepetitivamente.

Muybien,ahoraveamosnuestrotemaprincipal

Quesunmanualdeprocedimientos?

Un manual de procedimientos es un conjunto de instrucciones y normas, reunidas en un cuerpo orgnico, que

explicaneldesarrollodelosprocesosadministrativosy/oproductivos. Dicho de otra manera, informan sobre
losserviciosofertadosylaformaderealizarlastareasquellevanaconsecucindelosobjetivosdefinidos.

Hay otros autores como Chiavenato que define al manual como un libro que se tiene a la mano, es un compendio, es
decirunarecoleccindetextoscatalogadosyfcilmentelocalizables.Enlaadministracin,elmanualesunconjuntode
instrucciones,debidamenteordenadasyclasificadasqueproporcionainformacinrpidayorganizadasobrelasprcticas
administrativas.Contienedatoseinformacinrespectoaprocedimientos,normasdeservicio,etc.

Gmezcomentaquelosmanualessoninstrumentosquecontieneninformacinsistemticasobrelahistoria,polticas,
funciones, estructura y especificacin de puestos y/o procedimientos de una institucin o unidad administrativa, y que,
conocidosporelpersonal,sirvenparanormarsuactuacinycoadyuvaralcumplimientodelosfinesdelamisma.

Munch y Garca mencionan que son documentos detallados que contienen informacin detallada y sistemtica, que
informanacercadelaorganizacindelaempresa.

Porlotanto,unmanualdeprocedimientosdebeserconocidoportodoelpersonalquetrabajaenellugaryconteneruna
descripcin exhaustiva de la organizacin de la institucin y de su funcionamiento interno,debe ser escrito de forma
precisayclaraparasucomprensin.

Sucontenidoestdirigidoaprecisar:
Cmoseejecutanlosprocesosycontroles.
Quinessonlosencargadosdeefectuarlos.
Cmodebenserrealizados.
Dndedebenhacerse.
Qusoportesdeinformacinintervienenycmodebensercompletados.

Laaplicacindelmanualayudaraoptimizareldesempeodelpersonalyresponderauncriteriodesimplificacinde
las tareas sin perder por ello, la eficiencia en el servicio a prestar a los usuarios y las usuarias. Por esto mismo, el
instructivodebecumplirse,evitandoquesellevenacabotareasdiferentesfueradel.

El manual de procedimientos, adems de proporcionar una visin general en que opera la organizacin, establece la
secuenciadelospasosaseguirenelprocesodocumental,brindauniformidaddecriteriosyestablecelaresponsabilidad
decadaunodelosintegrantesdelequipo.Vemosquedeestemodocontribuyealaevaluacindeactividadesytratade
identificar las fallas para realizar la adaptacin, transformacin y aprovechamiento de los recursos existentes. Esto no
slo mejora la gestin general de la organizacin en nuestro caso las bibliotecas, la comunicacin interna (entre
compaeros/as) y externa (hacia la comunidad en general), sino que tambin ayuda en el proceso de capacitacin al
personal de nuevo ingreso, permitiendo el acceso y la disponibilidad de los materiales dentro de los tiempos
establecidos. As, el manual de procedimientos es una herramienta que proporciona los elementos necesarios para
definir,establecer,coordinar,controlaryevaluarlasactividadesaejecutarenelprocesodocumental.

Elmanualdeprocedimientospuedeserelaboradoporladireccindelaorganizacin,aunqueenmuchasoportunidades
lo hacen las personas que trabajan all, previa consulta de todos los integrantes de la misma que aportarn ideas
importantes basadas en su experiencia. El manual tiene que ser revisado segn se integren o descarten nuevos
serviciososeplanteennuevasnecesidades.

Asuvez,debeespecificarcadaunadelastareasquesedesarrollanenlabibliotecaestableciendoelsistemadetrabajo
y unificando la forma de actuar. Por lo tanto, el personal conocer no solo las tareas que debe ejecutar sino el cmo,
siendo fuente de resolucin de conflictos en la forma de realizar cualquier labor. Con este sistema se asegura una
estandarizacinenlosprocesosqueredituarenunamayoreficienciayproductividad.

TABLADECONTENIDOS

Introduccin
Importanciadelosprocedimientos
Unpocodehistoriasobrelosmanualesdeprocedimientos:antecedentes
Importanciadesuuso:ventajasydesventajas
Tiposdemanualesdeprocedimientos
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