Mantenimiento de Edificio Administrativo

SISTEMATIZACIN DE LA ADMINISTRACIN UNIVERSITARIA
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS Y

PROCEDIMIENTOS DE LA SECCIN DE
MANTENIMIENTO DEL EDIFICIO ADMINISTRATIVO
DE LA DIRECCIN DE SERVICIOS GENERALES DE
LA UNIVERSIDAD DE LOS ANDES
Edificio Administrativo 1 piso Telfonos: 58-0274-2401998 2402771 - 2402526/Fax No. 2403310 - CE: dsia@.ula.ve
Pag. WEB: http://ulaweb.adm.ula.ve/dsia
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos

Pgina: MNPP-1/1
REA: SERVICIO DE MANTENIMIENTO DEL EDIFICIO ADMINISTRATIVO
Materia: Asunto:
SISTEMA DE MANTENIMIENTO DEL EDIFICIO
ADMINISTRATIVO AUTORIDADES UNIVERSITARIAS
Autoridades Universitarias
Mario Bonucci Rossini

Rector
Patricia Rosenzweig Levy

Vicerrectora Acadmica
Manuel Aranguren Rincn

Vicerrector Administrativo
Jos Mara Andrez lvarez

Secretario
Rubn Daro Chacn Morn

Director de Servicios de Informacin
Administrativa (DSIA)
Mrida, JUNIO 2009
Elaborado por: Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO Vigencia de la Ultima 2

DSIA-JUNIO 2008 Resolucin No. CU 2009 Fecha: 26.10.09 Modificacin:

Pgina: MNPP-1/1
Materia: Asunto:
ADMINISTRATIVO EQUIPO DE TRABAJO
EQUIPO DE TRABAJO
ELABORADO POR:
T.S.U. LENINNA GUARACHE
Personal Directivo, Administrativo y

Obrero del Departamento de Carpintera
de la Universidad De Los Andes
DISEO, COORDINACIN Y ASESORA:
Ing. ELVIA ELENA ABREU RAMREZ

Especialista Organizacional y
Lder del rea de Modelado de Sistemas y
Desarrollo Organizacional de la UD-DSIA
MRIDA, JUNIO 2009


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Materia: Asunto:
ADMINISTRATIVO INDICE DE CONTENIDO
1. INTRODUCCIN
2. RESEA HISTRICA
3. ESTRUCTURA ORGANIGRAMTICA DEL SISTEMA DE MANTENIMIENTO DEL EDIFICIO
ADMINISTRATIVO
3.1. Estructura Organigramtica de la Direccin de Servicios Generales.
3.2. Estructura Organigramtica en macro de la Unidad de Mantenimiento del Edificio Administrativo de la
Direccin de Servicios Generales.
3.3. Estructura Organigramtica en micro de la Unidad de Mantenimiento del Edificio Administrativo de la
Direccin de Servicios Generales.
4. DIRECTORIO
5. MODELADO DE NEGOCIO (MN) DEL SISTEMA DE MANTENIMIENTO DEL EDIFICIO ADMINISTRATIVO
DE LA UNIVERSIDAD DE LOS ANDES.
5.1. Modelo del Sistema de Mantenimiento del Edificio Administrativo de la Universidad de Los Andes.
Diagrama de Jerarqua de Sistemas
5.2. Modelo de Objetivos del Sistema de Mantenimiento del Edificio Administrativo de la Universidad
de Los Andes.
Diagrama del Modelo de Objetivos
5.3. Modelo de Procesos de Negocio del Sistema de Mantenimiento del Edificio Administrativo de la
Universidad de Los Andes.
Diagrama de Proceso
Cadena de Valor
rbol de Procesos y Procedimientos Fundamentales
Inventario de Procesos y Procedimientos.
PROCESOS FUNDAMENTALES (PF):
o PF-1. MANTENIMIENTO DE ASCENSORES

o ndice de Contenido del Proceso.
o Diagrama de Proceso
o Diagrama de Jerarqua de Procesos
o Diagramas de Actividades y Procedimientos
PF-1.1 Solicitud de Mantenimiento.
PF- 1.2 Plan anual de Mantenimiento Rutinario de Ascensores.
o PF-2. SERVICIO DE LIMPIEZA DE REAS COMPARTIDAS (INTERNAS-EXTERNAS)
o Diagrama de Proceso.


Pgina: MNPP-1/1
Materia: Asunto:
ADMINISTRATIVO INDICE DE CONTENIDO
PF-2.1 Programacin semanal de actividades de limpieza
PF-2.2 Control de personal de limpieza
PF-2.3 Requisicin de insumos y materiales de limpieza
PF-2.4 Reporte Semanal de Actividades.
PF-2.5 Limpieza del Edificio Administrativo
o PF-3. SERVICIO DE MENSAJERA
o Diagrama de Proceso.
PF-3.1 Registro diario de correspondencia
PF-3.2 Requisicin de materiales de trabajo
PF-3.3 Distribucin de Carpetas
PF-3.4 Distribucin de Correspondencia
5.4. Modelo de Reglas de Negocio del Sistema de Mantenimiento del Edificio Administrativo de la
Diagrama del Modelo de Reglas de Negocio del Sistema de Mantenimiento del Edificio Administrativo
de la Universidad de Los Andes.
5.5. Modelo Actores y Unidades Organizacionales.
Modelo Actor- Rol -Actividad
Matriz Actores-Procesos
6. BIBLIOGRAFA
7. ANEXOS


Pgina: MNPP-1/1
Materia: Asunto:
ADMINISTRATIVO INTRODUCCIN
INTRODUCCIN
La elaboracin del presente manual de procedimientos tiene como propsito fundamental

el contar con un documento de apoyo administrativo, que explique las actividades a
realizar por cada una de las reas que integran la mxima casa de estudio.
La estructura organizativa de la Universidad de los Andes (ULA) tiene entre ellas el

Vicerrectorados Acadmico y el Vicerrectorado Administrativo, este ltimo se encarga de
garantizar la equidad y responsabilidad social en la accin administrativa e Institucional, el
cual est compuesto de sistemas interrelacionados para planificar, coordinar y dirigir,
entre esos sistemas se encuentra la Direccin de Servicios Generales que sirven de
apoyo al Vicerrectorado administrativo para modernizar y mantener los servicios
estudiantiles como: comedor, transporte, entre otros.
Unas de las unidades organizativas pertenecientes a sta Direccin es la Seccin de

Mantenimiento del Edificio Administrativo que se encargan de establecer y mantener los
parmetros para el adecuado funcionamiento de los equipos, edificios, zonas verdes,
correspondencia y dems implementos que afectan la calidad en la prestacin de los
servicios de la Universidad del Edificio Administrativo.
El objetivo del desarrollo de este Manual es sistematizar los procedimientos para as

disear e implementar procesos integrales y generar informacin til y necesaria,
estableciendo medidas de seguridad, control, autocontrol y objetivos que participan en las
secciones nombradas de dicha dependencia.


Pgina: MNPP-1/1
Materia: Asunto:
ADMINISTRATIVO RESEA HISTORICA
2. RESEA HISTRICA
La Direccin de Servicios Generales fue creada segn Decreto Rectoral en 1978, debido
a la necesidad que exista de organizar y unificar todas las actividades que eran
consideradas como servicios, de manera de auspiciar modificaciones que conduzcan a
una mayor eficiencia en los servicios de apoyo a las actividades Acadmicas de la
Institucin.
De esta manera se logr la centralizacin de los distintos servicios estudiantiles y

administrativos, para mejorar y controlar los mismos, es as como nace la siguiente
estructura interna: Departamento de Comedor Universitario, Departamento Tcnico y de
Servicios, Departamento de Transporte, Departamento de Carpintera, Seccin de
Mantenimiento del Edificio Administrativo y Departamento de Compras.
MISIN: Proporcionar a la comunidad universitaria una serie de servicios fundamentales

que sirvan de soporte, a travs del logro de mejorar el grado de bienestar y satisfaccin
tanto a nivel individual como colectivo, para contribuir a alcanzar los fines acadmicos
propuestos por la comunidad. Esta unidad busca satisfacer al mximo las necesidades
bsicas de los miembros de la comunidad universitaria, permitindoles a travs de la
elevacin de la calidad de vida, mejorar las condiciones de trabajo y fortalecer su
desempeo acadmico.
VISIN: Ser la unidad efectiva de prestacin de servicios bsicos de la Universidad,

administrados de manera efectiva y eficiente con un enfoque estratgico de apoyo y
soporte a la actividad acadmica. Ultima modificacin (05.11.2008)


Pgina: MNPP-1/1
Materia:
Asunto:
SISTEMA DE DE MANTENIMIENTO DEL EDIFICIO
3. ESTRUCTURA ORGANIZATIVA
ADMINISTRATIVO
3. ESTRUCTURA ORGANIGRAMTICA DEL SISTEMA DE

MANTENIMIENTO DEL EDIFICIO ADMINISTRATIVO DE LA
UNIVERSIDAD DE LOS ANDES
3.1. Estructura Organigramtica de la Direccin de Servicios Generales de la Universidad de los
Andes.
3.2. Estructura Organigramtica en Macro del sistema de Mantenimiento del Edificio Administrativo
de la Direccin de Servicios Generales de la Universidad de los Andes.
3.3. Estructura Organigramtica en Micro del sistema de Mantenimiento del Edificio Administrativo
de la Direccin de Servicios Generales de la Universidad de los Andes.


Pgina: MNPP-1/1
Asunto:
Materia:
3. ESTRUCTURA ORGANIZATIVA
3.1. Estructura Organigramtica de la Direccin de Servicios
ADMINISTRATIVO
Generales de la Universidad de los Andes
ESTRUCTURA ORGANIGRAMTICA DE LA DIRECCIN DE SERVICIOS

GENERALES DE LA UNIVERSIDAD DE LOS ANDES
Fuente: http://www2.ula.ve/serviciosgenerales/
Figura 1. Organigrama de La Direccin de Servicios Generales de la Universidad de Los Andes


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Asunto:
Materia: 3. ESTRUCTURA ORGANIZATIVA
SISTEMA DE MANTENIMIENTO DEL EDIFICIO 3.1. Estructura Organigramtica en macro del sistema de
ADMINISTRATIVO Mantenimiento del Edificio Administrativo de la Universidad de
los Andes
3.1. ESTRUCTURA ORGANIGRAMTICA EN MACRO DEL SISTEMA DE SISTEMA DE

CARPINTERA
VICERRECTORADO
ADMINISTRATIVO
DIRECCIN DE SERVICIOS
GENERALES
MANTENIMIENTO DEL
EDIFICIO ADMINISTRATIVO
Figura 2. Organigrama en Macro de la Seccin de Mantenimiento del Edificio Administrativo de la

Universidad de Los Andes


Pgina: MNPP-1/1
Asunto:
SISTEMA DE MANTENIMIENTO DEL EDIFICIO 3.1. Estructura Organigramtica en micro del sistema de
los Andes
3.2. ESTRUCTURA ORGANIGRAMTICA EN MICRO DEL SISTEMA DE

Figura 3. Organigrama en Micro de la Seccin de Mantenimiento del Edificio Administrativo de la



Pgina: MNPP-1/1
Asunto:
SISTEMA DE MANTENIMIENTO DEL EDIFICIO 3.1. Estructura Organigramtica en micro del sistema de
los Andes
3.3. ESTRUCTURA ORGANIGRAMTICA EN MICRO DEL SISTEMA DE
Figura 4. Organigrama de la Seccin de Mantenimiento del Edificio Administrativo de la



Pgina: MNPP-1/1
Materia:
Asunto:
4. DIRECTORIO
ADMINISTRATIVO
4. DIRECTORIO DEL SISTEMA DE MANTENIMIENTO DEL

EDIFICIO ADMINISTRATIVO DE LA UNIVERSIDAD DE
LOS ANDES


Pgina: MNPP-1/1
Materia:
Asunto:
4. DIRECTORIO
ADMINISTRATIVO
DIRECTORIO
UNIDAD ADMINISTRATIVA: DIRECCIN DE SERVICIOS GENERALES
SECCIN: Mantenimiento Edificio Administrativo

NOMBRE Y EXPERTO DEL
CEDULA CARGO NOMINAL EXTENSIN CONDICIN
APELLIDO DOMINIO
Anel Rivas Lugo 13.803.991 Aseadora 2635 Fijo

Pilar Jimnez 13.500.150 Aseadora 2635 Fijo
Carlos Rangel 10.714.092 Ayudante de Servicio 2635 Fijo
Jess Velsquez 13.098.530 Aseador 2635 Fijo
Argenis Sulbarn 6.701.080 Jardinero 2635 Fijo
Magali Rodrguez 5.201.217 Supervisor de Servicio 2602 X Fijo
Supervisor Mant.
Edgar Nava 8.022.970 2602 X Fijo
Edific.
Cleida Rondn 4.492.573 Administradora Jefe 2632 X Fijo
Asistente
Gloria Pacheco D. 10.100.113 2635 X Fijo
Administrativo


Pgina: MNPP-1/1
REA SALUD
Materia:
Asunto:
5. MODELADO DE NEGOCIO
ADMINISTRATIVO
5. MODELADO DE NEGOCIO (MN) DEL SISTEMA DE

MANTENIMIENTO DEL EDIFICIO ADMINISTRATIVO DE LA
5.1. Modelo del Sistema del Mantenimiento del Edificio Administrativo de la Universidad de Los
Andes.
5.2. Modelo de Objetivos del Sistema del Mantenimiento del Edificio Administrativo de la
5.3. Modelo de Procesos de Negocio del Sistema del Mantenimiento del Edificio Administrativo de la
5.4. Modelo de Reglas de Negocio del Sistema del Mantenimiento del Edificio Administrativo de la
5.5. Modelo Actores y Unidades Organizacionales.


Pgina: MNPP-1/1
REA SALUD
Asunto:
Materia: 5. MODELO DE NEGOCIO
SISTEMA DE MANTENIMIENTO DEL EDIFICIO 5.1 MODELO DEL SISTEMA DEL MANTENIMIENTO DEL
ADMINISTRATIVO EDIFICIO ADMINISTRATIVO
5.1. MODELO DEL SISTEMA DEL MANTENIMIENTO

DEL EDIFICIO ADMINISTRATIVO DE LA
Diagrama de Jerarqua de Sistema del Mantenimiento del Edificio Administrativo de la
Direccin de Servicios Generales de la Universidad de los Andes.


Pgina: MNPP-1/1
REA SALUD
Asunto:
SISTEMA DE MANTENIMIENTO DEL EDIFICIO 5.1 MODELO DEL SISTEMA DEL MANTENIMIENTO DEL
ADMINISTRATIVO EDIFICIO ADMINISTRATIVO
DIAGRAMA DE JERARQUA DEL SISTEMA DE MANTENIMIENTO DEL EDIFICIO

ADMINISTRATIVO DE LA DIRECCIN DE SERVICIOS GENERALES DE LA
Figura 5. Diagrama de Jerarqua de la Seccin de Mantenimiento del Edificio Administrativo de la



Pgina: MNPP-1/1
Asunto:
SISTEMA DE MANTENIMIENTO DEL EDIFICIO 5.2. MODELO DE OBJETIVO DEL SISTEMA DEL
ADMINISTRATIVO MANTENIMIENTO DEL EDIFICIO ADMINISTRATIVO
5.2. MODELO DE OBJETIVO DEL SISTEMA DE

MANTENIMIENTO DEL EDIFICIO ADMINISTRATIVO DE
LA DIRECCIN DE SERVICIOS GENERALES DE LA
Diagrama del Modelo de Objetivos del Sistema de Mantenimiento del Edificio Administrativo
de la Universidad de los Andes


Pgina: MNPP-1/1
Asunto:
SISTEMA DE MANTENIMIENTO DEL EDIFICIO 5.2. MODELO DE OBJETIVO DEL SISTEMA DEL
MODELO DE OBJETIVO DEL SISTEMA DEL MANTENIMIENTO DEL EDIFICIO

ADMINISTRATIVO
DIRECCIN DE SERVICIOS GENERALES
<<OBJETIVO >>
OBJETIVO
DESCRIPCIN
<<OBJETIVO >>
VISIN <<OBJETIVO >>
Ser la unidad efectiva de prestacin de MISIN
servicios bsicos de la Universidad, Proporcionar a la comunidad universitaria una serie de
administrados de manera efectiva y servicios fundamentales que sirvan de soporte, a travs
del logro de mejorar el grado de bienestar y satisfaccin <<OBJETIVO >>
eficiente con un enfoque estratgico de OBJETIVO
apoyo y soporte a la actividad tanto a nivel individual como colectivo, para contribuir a
acadmica. alcanzar los fines acadmicos propuestos por la
comunidad. Esta unidad busca satisfacer al mximo las
necesidades bsicas de los miembros de la comunidad
universitaria, permitindoles a travs de la elevacin de la
calidad de vida, mejorar las condiciones de trabajo y
fortalecer su desempeo acadmico.
<<OBJETIVO >>
OBJETIVO ESPECIFICO
Satisfacer al mximo las necesidades bsicas de los

miembros de la comunidad universitaria, permitindoles a
travs de la elevacin de la calidad de vida, mejorar las
condiciones de trabajo y fortalecer su desempeo
acadmico
Figura 6. Modelo de Objetivo de la Seccin de Mantenimiento del Edificio Administrativo de la



Pgina: MNPP-1/1
Asunto:
SISTEMA DE MANTENIMIENTO DEL EDIFICIO 5.3. MODELO DE PROCESOS DEL SISTEMA DEL
5.3. MODELO DE PROCESOS DE NEGOCIO DEL SISTEMA

DE MANTENIMIENTO DEL EDIFICIO ADMINISTRATIVO DE
LA DIRECCIN DE SERVICIOS GENERALES DE LA
Diagrama de Proceso del Sistema de Mantenimiento del Edificio Administrativo de la

Cadena De Valor del Sistema de Mantenimiento del Edificio Administrativo de la Universidad
de Los Andes.
rbol de Procesos Y Procedimientos Fundamentales del Sistema de Mantenimiento del
Edificio Administrativo de la Universidad de Los Andes.
Inventario de Procesos Y Procedimientos.


Pgina: MNPP-1/1
Asunto:
DIAGRAMA DE PROCESOS DEL SISTEMA DE MANTENIMIENTO DEL EDIFICIO

ADMINISTRATIVO
Fuente: Curso de Ingeniera de Requisitos 2005. Jons Montilva CeiSoft
Figura 7. Diagrama de Proceso del Sistema de Mantenimiento del Edificio Administrativo de la



Pgina: MNPP-1/1
Asunto:
CADENA DE VALOR DEL SISTEMA DE MANTENIMIENTO DEL EDIFICIO

ADMINISTRATIVO
Fuente: Curso de Ingeniera de Requisitos 2005. Jons Montilva CeiSoft
Figura 8. Cadena de Valor del Sistema de Mantenimiento del Edificio Administrativo de la



Pgina: MNPP-1/1
Materia:
Asunto:
RBOL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
ADMINISTRATIVO
ARBOL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE PROCESOS DE FUNDAMENTALES

DEL SISTEMA DEL MANTENIMIENTO DEL EDIFICIO ADMINISTRATIVO
Figura 9. rbol de Procesos y Procedimientos del Sistema de Mantenimiento del Edifico Administrativo de
la Universidad de Los Andes


Pgina: MNPP-1/1
Materia:
Asunto:
INVENTARIO DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
ADMINISTRATIVO
INVENTARIO DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DEL SISTEMA DE MANTENIMIENTO

DEL EDIFICIO ADMINISTRATIVO
PROCESOS N DE PROCEDIMIENTOS
PROCESOS FUNDAMENTALES
MANTENIMIENTO DE ASCENSORES 2
SERVICIO DE LIMPIEZA DE REAS COMUNES 5
SERVICIO DE MENSAJERA 4
PROCEDIMIENTOS TENTATIVOS 11


Pgina: MNPP-1/1
Materia: Asunto:
SISTEMA DE MANTENIMIENTO DEL EDIFICIO PROCESOS FUNDAMENTALES
ADMINISTRATIVO
PROCESOS FUNDAMENTALES


Pgina: MNPP-1/1
Materia:
Asunto:
PROCESO FUNDAMENTAL 1: MANTENIMIENTO DE PORTADA
ASCENSORES
PF-1 MATENIMIENTO DE ASCENSORES


Pgina: MNPP-1/1
Materia: Asunto:
PROCESO FUNDAMENTAL 1: MANTENIMIENTO DE NDICE DE CONTENIDO
ASCENSORES
INDICE DE CONTENIDO
o PF-1. MANTENIMIENTO DE ASCENSORES
Procesos Fundamentales del Sistema de Mantenimiento de Ascensores (PF-1):
PF-1.1 SOLICITUD DE MANTENIMIENTO

o Diagramas de Actividades y Procedimientos.
PF-1.2 PLAN ANUAL DE MANTENIMIENTO RUTINARIO DE LOS
ASCENSORES


Pgina: MNPP-1/1
Materia:
Asunto:
PROCESO FUNDAMENTAL 1: MANTENIMIENTO DE
DIAGRAMA DE PROCESO DEL MANTENIMIENTO DE
ASCENSORES
ASCENSORES
DIAGRAMA DE PROCESO DEL MANTENIMIENTO DE ASCENSORES
Fuente: Curso de Ingeniera de Requisitos 2005. Jons Montilva - CeiSoft

Figura 12. Diagrama de Proceso del Mantenimiento de Ascensores


Pgina: MNPP-1/1
Materia:
Asunto:
PROCESO FUNDAMENTAL 1: MANTENIMIENTO DE
DIAGRAMA DE JERARQUA DEL PROCESO DE
ASCENSORES
MANTENIMIENTO DE ASCENSORES
DIAGRAMA DE JERARQUA DEL PROCESO DE MANTENIMIENTO DE

ASCENSORES
Figura 13. Jerarqua de Proceso del Proceso de Mantenimiento de Ascensores


Pgina: MNPP-1/1
Materia:
PROCESO FUNDAMENTAL 1: MANTENIMIENTO DE Asunto:
ASCENSORES DIAGRAMA DE ACTIVIDADES Y PROCEDIMIENTOS
DIAGRAMAS DE ACTIVIDADES Y
PROCEDIMIENTOS DEL PROCESO DE
MANTENIMIENTO DE ASCENSORES
Procesos Fundamentales del Proceso de Mantenimiento de Ascensores (PF-1)


Pgina: MNPP-1/1
Materia:
Asunto:
PROCESO FUNDAMENTAL PF-1.1: SOLICITUD DE
DESCRIPCIN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO
MANTENIMIENTO
PF-1.1. SOLICITUD DE MANTENIMIENTO


Pgina: MNPP-1/1
Materia:
Asunto:
PROCESO FUNDAMENTAL PF-1.1: SOLICITUD DE DIAGRAMA DE ACTIVIDAD: 1.1 SOLICITUD DE
MANTENIMIENTO MANTENIMIENTO


Pgina: MNPP-1/1
Materia:
Asunto:
MANTENIMIENTO
RESPONSABLE ACCIN
1. Verifica condiciones de los ascensores. (Ver
procedimiento PF-2.4 Reporte Semanal de
Personal de Mantenimiento
Actividades).
del Edificio Administrativo
2. Determina los daos del ascensor
3. Reporta daos.
4. Recibe solicitud de arreglo del ascensor daado o en
mal estado.
5. Verifica estado del dao.
6. Contacta a la empresa encargada del arreglo del
Administradora ascensor.
6.1. Llamada directa a la empresa.
6.2. Envo de oficio para el arreglo.
7. Recibe respuesta de la empresa.
8. Acuerda da y hora para verificar las fallas y arreglo.
9. Traslado a la dependencia de tcnicos.
10. Determinan daos y reparaciones.
Empresa Licitada
11. Determinan presupuesto.
12. Envan presupuesto.
13. Recibe presupuesto.
Administradora 14. Verifica el presupuesto.
15. Ordena arreglo
16. Reciben orden de arreglo.
Empresa Licitada 17. Cambian piezas.
18. Reportan arreglos hechos y terminado.


Pgina: MNPP-1/1
Materia:
Asunto:
MANTENIMIENTO
RESPONSABLE ACCIN
19. Recibe reporte de arreglo
20. Crea orden de pago.
21. Realiza Cheque.
Administradora
22. Notifica a la empresa pasar por la dependencia a
retirar el cheque.
23. Entrega cheque


Pgina: MNPP-1/1
Materia:
Asunto:
PROCESO FUNDAMENTAL PF-1.2: PLAN ANUAL DE
MANTENIMIENTO RUTINARIO DE LOS ASCENSORES
PF-1.2. PLAN ANUAL DE
MANTENIMIENTO RUTINARIO DE LOS
ASCENSORES


Pgina: MNPP-1/1
Materia:
Asunto:
PROCESO FUNDAMENTAL PF-1.2: PLAN ANUAL DE DIAGRAMA DE ACTIVIDAD 1.2 PLAN ANUAL DE
MANTENIMIENTO RUTINARIO DE LOS ASCENSORES MANTENIMIENTO RUTINARIO DE LOS ASCENSORES


Pgina: MNPP-1/1
Materia:
Asunto:
PROCESO FUNDAMENTAL PF-1.2: PLAN ANUAL DE
MANTENIMIENTO RUTINARIO DE LOS ASCENSORES
RESPONSABLE ACCIN
1. Planifica das para reparacin intensa del ascensor.
2. Determina segn calendario universitario.
2.1. Determina vacaciones colectivas.
2.2. Determina los mejores das para el arreglo.
2.3. Indica que sea los primeros das del mes de
Agosto
2.4. Determina horario diurno para el arreglo.
Administradora
3. Redacta oficio de arreglo de ascensores para el
personal de vigilancia.
4. Entrega copia de oficio de arreglo de ascensores.
4.1. Entregar copias al personal de vigilancia, a la
empresa licitada y copia interna para el
departamento.
4.2. Entregar llaves de ascensor de carga al persona
de vigilancia.
5. Recibe oficio de arreglo de ascensores.
6. Recibe llaves del Ascensor de Carga.
7. Verifica fecha y hora del arreglo.
8. Verifica tiempo del arreglo.
Personal de Vigilancia
9. Notifica novedades sobre el arreglo de los ascensores
10. Habilitan ascensor de carga para labores de arreglo.
11. Ayuda en las labores de arreglo y mantenimiento de
los ascensores.


Pgina: MNPP-1/1
Materia:
Asunto:
PROCESO FUNDAMENTAL 2: SERVICIO DE LIMPIEZA DE
PORTADA
REAS COMUNES
PF- 2 SERVICIO DE LIMPIEZA DE REAS

COMUNES


Pgina: MNPP-1/1
Materia:
Asunto:
PROCESO FUNDAMENTAL 2: SERVICIO DE LIMPIEZA DE NDICE DE CONTENIDO
REAS COMUNES
INDICE DE CONTENIDO
o PF-2. SERVICIO DE LIMPIEZA DE REAS COMUNES (INTERNAS Y EXTERNAS)
Procesos Fundamentales del Sistema de Servicio de Limpieza de reas Comunes

(Internas y Externas) (PF-2):
PF-2.1. PROGRAMA SEMANAL DE ACTIVIDADES DE LIMPIEZA

PF-2.2. CONTROL DE PERSONAL DE LIMPIEZA

PF-2.3. REQUISICIN DE INSUMOS DE MATERIALES DE LIMPIEZA

PF-2.4. REPORTE SEMANAL DE ACTIVIDADES

PF-2.5. LIMPIEZA DEL EDIFICO ADMINISTRATIVO



Pgina: MNPP-1/1
Materia: Asunto:
REAS COMUNES DIAGRAMA DE PROCESO DE SERVICIO DE LIMPIEZA DE
REAS COMUNES
DIAGRAMA DE PROCESO DEL SERVICIO DE LIMPIEZA DE REAS COMUNES
Figura 14. Diagrama de Proceso del Servicio de Limpieza de reas Comunes


Pgina: MNPP-1/1
Materia: Asunto:
REAS COMUNES DIAGRAMA DE JERARQUA DEL PROCESO DE SERVICIO DE
LIMPIEZA DE REAS COMUNES
DIAGRAMA DE JERARQUA DEL PROCESO DE SERVICIO DE LIMPIEZA DE REAS

COMUNES
Figura 15. Jerarqua de Proceso del Proceso de Limpieza de reas Comunes


Pgina: MNPP-1/1
Materia:
Asunto:
REAS COMUNES
DIAGRAMA DE ACTIVIDADES Y PROCEDIMIENTOS
PROCEDIMIENTOS DEL PROCESO DE
LIMPIEZA DE REAS COMUNES
(INTERNAS Y EXTERNAS)
Procesos Fundamentales del Proceso de Limpieza de reas Comunes (PF-2)


Pgina: MNPP-1/1
Materia:
Asunto:
PROCESO FUNDAMENTAL PF-2.1: PROGRAMA SEMANAL DE
ACTIVIDADES DE LIMPIEZA
PF-2.1 PROGRAMA SEMANAL DE


Pgina: MNPP-1/1
Materia: Asunto:
ACTIVIDADES DE LIMPIEZA DIAGRAMA DE ACTIVIDAD: 2.1 PROGRAMA SEMANAL DE


Pgina: MNPP-1/1
Materia:
Asunto:
RESPONSABLE ACCIN
Supervisor del 1. Determina das laborables de la semana segn
Mantenimiento del Edificio calendario universitario y fechas jbilo para la
Administrativo universidad y direccin.
2. Planifica la distribucin de acuerdo al personal
existente.
3. Determina la rotacin de los oficios por semana.
4. Crea lista de asignados para limpieza por semana.
5. Evita la repeticin de funciones por ms de dos (2)
semanas seguidas.
6. Asigna el trabajo.
6.1. Limpieza de estacionamiento.
6.2. Mantenimiento de jardinera.
6.3. Limpieza de baos internos.
6.4. Limpieza de pasillos y escaleras internas.
7. Verifica que cada empleado de limpieza rote todas las
reas de limpieza del edificio administrativo.
8. Recibe notificaciones de las condiciones o daos
efectuados al edificio y sus reas (Ver procedimiento
PF-2.4 Reporte Semanal de Actividades).
9. Entrega llaves de Ascensor de carga a quien lo
solicite.


Pgina: MNPP-1/1
Materia:
Asunto:
PROCESO FUNDAMENTAL PF-2.2: CONTRO DE PERSONAL
DE LIMPIEZA
PF-2.2 CONTROL DE PERSONAL DE
LIMPIEZA


Pgina: MNPP-1/1
Materia: Asunto:
DE LIMPIEZA DIAGRAMA DE ACTIVIDAD: 2.2 CONTRO DE PERSONAL DE
LIMPIEZA


Pgina: MNPP-1/1
Materia:
Asunto:
DE LIMPIEZA
RESPONSABLE ACCIN
1. Verifica asistencia de los empleados.
2. Exige diariamente la firma de los empleados en el
Libro de Asistencia.
2.1. Horarios de firmas: 7.30 a.m., 11.30 a.m., 5.00
p.m.
3. Previene posibles faltas de personal en los puestos
Supervisor del asignados.
Mantenimiento del Edificio 4. Verifica falta.
Administrativo 4.1. Recibe rdenes mdicas.
4.2. Cubre falta de personal.
5. Asigna a los Empleados de limpieza funciones en las
reas en que falte personal.
6. Adjunta Lista de Asistencia de Empleados a los
reportes verbales semanales enviados a la
Administradora.


Pgina: MNPP-1/1
Materia:
Asunto:
PROCESO FUNDAMENTAL PF-2.3: REQUISICIN DE
INSUMOS Y MATERIALES DE LIMPIEZA
PF-2.3 REQUISICIN DE INSUMOS DE
INSUMOS Y MATERIALES


Pgina: MNPP-1/1
Asunto:
Materia:
DIAGRAMA DE ACTIVIDAD: 2.3 : REQUISICIN DE INSUMOS Y
MATERIALES DE LIMPIEZA


Pgina: MNPP-1/1
Materia:
Asunto:
RESPONSABLE ACCIN
1. Corrobora material de existencia en almacn
1.1. De existir prosiguen con la asignacin de
personal de limpieza y dotacin de artculos de
Supervisor del limpieza.
Mantenimiento del Edificio 1.2. De lo contrario.
Administrativo 1.2.1. Enva solicitud de materiales a la
Administracin.
1.2.2. Enva especificaciones de cantidades y
materiales necesarios.
2. Recibe solicitud de materiales.
3. Contacta a los proveedores.
Administrador
4. Especificar cantidades de materiales a necesitar.
5. Crea orden de compra.
6. Recibe materiales y artculos de limpieza por parte del
proveedor.
7. Verifica los materiales pedidos con los recibidos.
8. Firma y sella recibido la nota de entrega.
Supervisor del
9. Corrobora lista de asignados para las reas de
Mantenimiento del Edificio
limpieza y jardinera.
Administrativo
10. Verifica que sea final de semana y/o da viernes.
11. Convoca a los empleados de limpieza por reas.
12. Expresa verbalmente asignacin de oficios para la
semana siguiente.


Pgina: MNPP-1/1
Materia:
Asunto:
RESPONSABLE ACCIN
13. Entrega materiales o productos de limpieza.
Supervisor del 14. Indica tipos y cantidades de materiales entregados.
Mantenimiento del Edificio 15. Indica cantidades de productos.
Administrativo 16. Indica tiempo aproximado de duracin de tiempo para
la recarga de productos nuevamente.


Pgina: MNPP-1/1
Materia:
Asunto:
PROCESO FUNDAMENTAL PF-2.4: REPORTES SEMANAL DE
ACTIVIDADES
PF-2.4 REPORTE SEMANAL DE
ACTIVIDADES


Pgina: MNPP-1/1
Materia: Asunto:
ACTIVIDADES DIAGRAMA DE ACTIVIDAD 2.4 REPORTES SEMANAL DE
ACTIVIDADES


Pgina: MNPP-1/1
Materia:
Asunto:
ACTIVIDADES
RESPONSABLE ACCIN
Personal de Limpieza y
1. Verifica las condiciones del edificio.
Administrativo y/o Personal 2. Suministra notificaciones sobre el estado del edificio
administrativo.
de Vigilancia
3. Recibe notificaciones de las condiciones del edificio
administrativo
Supervisor del 4. Comprueba las notificaciones dadas por los

empleados de limpieza.
Administrativo 5. Determina materiales y equipos daados y/o
averiados.
6. Reporta verbalmente los materiales y/o equipos

necesarios para reposicin.
7. Recibe reportes verbales de materiales y/o equipos
necesarios para reposicin.
Administradora
8. Pide materiales a los proveedores o empresas
licitadas
9. Recibe materiales.
Supervisor del
Mantenimiento del Edificio 10. Entrega materiales y/o equipos a los empleados
correspondientes al dao o cambio. (Ver
Administrativo procedimiento PF 2.3 Requisicin de Insumos y
materiales de Limpieza)
Personal de Limpieza y
Mantenimiento del Edificio 11. Recibe materiales y/o equipos.
Administrativo y/o Personal
12. Repone materiales y/o equipos.
de Vigilancia


Pgina: MNPP-1/1
Materia:
PROCESO FUNDAMENTAL PF-2.5: LIMPIEZA DEL EDIFICIO Asunto:
ADMINISTRATIVO DESCRIPCIN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO
PF-2.5 LIMPIEZA DEL EDIFICIO
ADMINISTRATIVO


Pgina: MNPP-1/1
Materia:
Asunto:
PROCESO FUNDAMENTAL PF-2.5: LIMPIEZA DEL EDIFICIO
DIAGRAMA DE ACTIVIDAD: 2.5 LIMPIEZA DEL EDIFICIO
ADMINISTRATIVO
ADMINISTRATIVO


Pgina: MNPP-1/1
Materia:
PROCESO FUNDAMENTAL PF-2.5: LIMPIEZA DEL EDIFICIO Asunto:
ADMINISTRATIVO DESCRIPCIN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO
RESPONSABLE ACCIN
Supervisor del 1. Ordena actividad y distribucin. ( Ver Proceso
Mantenimiento del Edificio Fundamental PF-2.1: Programa Semanal de
Administrativo Actividades de Limpieza)
2. Recibe rdenes de actividad y distribucin.
3. Recibe material y artculos de limpieza al final de la
semana.
4. Verifica las condiciones del Edifico.
4.1. Si estn en buenas condiciones con la limpieza.
4.1.1. Contina con la limpieza.
4.2. De lo contrario
4.2.1 Notifica verbalmente condiciones del
Aseador
edificio (Ver Proceso Fundamental PF-2.4:
Reportes Semanal de Actividades).
5. Acondiciona ambiente para la limpieza.
6. Determina la mejor manera para la limpieza.
6.1. Coloca conos de advertencia.
6.2. Determina el orden de limpieza de pasillos.
6.3. Determina el orden de limpieza de los baos.
7. Determina la mejor hora para la limpieza.


Pgina: MNPP-1/1
Materia:
Asunto:
PROCESO FUNDAMENTAL 3: SERVICIO DE MENSAJERA PORTADA
PA- 3 SERVICIO DE MENSAJERA


Pgina: MNPP-1/1
Materia:
Asunto:
PROCESO FUNDAMENTAL 3: SERVICIO DE MENSAJERA NDICE DE CONTENIDO
INDICE DE CONTENIDO
o PF-3. SERVICIO DE MENSAJERA
Procesos Fundamentales del Sistema del Servicio de Mensajera (PF-3):
PF-3-1. REGISTRO DIARIO DE CORREPONDENCIA

PF-3-2. REQUISICIN DE MATERIALES DE TRABAJO

PF-3-3. DISTRIBUCIN DE CARPETAS

PF-3-4. DISTRIBUCIN DE CORRESPONDENCIA.



Pgina: MNPP-1/1
Materia:
Asunto:
PROCESO FUNDAMENTAL 3: SERVICIO DE MENSAJERA DIAGRAMA DE PROCESO DEL SERVICIO DE MENSAJERA
DIAGRAMA DE PROCESO DEL SERVICIO DE MENSAJERA
Figura 16. Diagrama de Proceso del Servicio de Mensajera


Pgina: MNPP-1/1
Materia:
Asunto:
PROCESO FUNDAMENTAL 3: SERVICIO DE MENSAJERA DIAGRAMA DE JERARQUA DEL SERVICIO DE MENSAJERA
DIAGRAMA DE JERARQUA DEL PROCESO DEL SERVICIO DE MENSAJERA
Figura 17. Jerarqua de Proceso del Proceso de Servicio de Mensajera


Pgina: MNPP-1/1
Materia:
Asunto:
PROCESO FUNDAMENTAL 3: SERVICIO DE MENSAJERA DIAGRAMA DE ACTIVIDADES Y PROCEDIMIENTOS
PROCEDIMIENTOS DEL PROCESO DEL
SERVICIO DE MENSAJERA
Procesos Fundamentales del Proceso del Servicio de Mensajera (PF-3)


Pgina: MNPP-1/1
Materia:
Asunto:
PROCESO FUNDAMENTAL PF-3.1: REGISTRO DIARIO DE
CORRESPONDENCIA
PF- 3.1 REGISTRO DIARIO DE
CORRESPONDENCIA


Pgina: MNPP-1/1
Materia:
Asunto:
DIAGRAMA DE ACTIVIDAD: 3.1 REGISTRO DIARIO DE
CORRESPONDENCIA
CORRESPONDENCIA


Pgina: MNPP-1/1
Materia:
Asunto:
CORRESPONDENCIA
RESPONSABLE ACCIN
1. Recibe correspondencia.
2. Verifica estado de la correspondencia recibida.
3. Verifica si es de la oficina de correo.
4. Verifica destino de correspondencia recibida.
4.1. Determina ncleos.
4.1.1. Ncleo Tchira.
4.1.2. Ncleo Trujillo.
4.1.3. Ncleo El Viga.
4.1.4. Ncleo Tovar.
4.2. Determina dependencias.
4.2.1. Direcciones.
Receptor de 4.2.2. Departamentos.
Correspondencia 5. Registra en las carpetas correspondientes.
5.1. Si existe carpeta
5.1.1. Incluye correspondencia.
5.2. De lo contrario
5.2.1. Crea carpeta. (Ver procedimiento PF-3.2
Requisicin de Materiales de Trabajo).
6. Cuenta la cantidad de folios que contiene la
comunicacin.
7. Registra en el Hoja de control de correspondencia los
datos relacionados con la documentacin recibida
proveniente de direcciones, departamentos y
dependencias universitarias o particulares.


Pgina: MNPP-1/1
Materia:
Asunto:
CORRESPONDENCIA
RESPONSABLE ACCIN
8. Registra fecha, hora (llegada Salida), nmero del
Receptor de oficio, origen y destino Firma del que Recibe.
Correspondencia 9. Distribuye la correspondencia. (Ver procedimiento PF-
3.4: Distribucin de Correspondencia).


Pgina: MNPP-1/1
Materia:
Asunto:
MATERIALES DE TRABAJO
PF-3.2 REQUISICIN DE MATERIALES
DE TRABAJO


Pgina: MNPP-1/1
Materia:
Asunto:
PROCESO FUNDAMENTAL PF-3.2: REQUISICIN DE DIAGRAMA DE ACTIVIDAD: 3.2 REQUISICIN DE MATERIALES
MATERIALES DE TRABAJO DE TRABAJO


Pgina: MNPP-1/1
Materia:
Asunto:
MATERIALES DE TRABAJO
RESPONSABLE ACCIN
1. Verifica la existencia de carpetas.
2. Verifica la existencia en cada carpeta de la Hoja de
Control de Correspondencia.
2.1. De existir.
2.1.1. Verifica los renglones restantes vacos.
2.1.2. Termina de llenar la planilla.
2.2. De no existir.
2.2.1. Busca archivo en el computador
2.2.2. Imprime Hoja de Control de
Correspondencia.
Receptor de 2.2.3. Verifica el N de Hoja de Control de
Correspondencia Asistencia.
2.2.4. Coloca nueva Hoja de Control de
Correspondencia.
3. Verifica la existencia de Hoja de Solicitud de Pedido
por Trabajo o Servicio.
3.1. De existir
3.1.1. Verifica la existencia impresa.
3.2. De no existir
3.2.1. Busca archivo en el computador
3.2.2. Imprime Hoja de Control de
Correspondencia.


Pgina: MNPP-1/1
Materia:
Asunto:
PROCESO FUNDAMENTAL PF-3.3: DISTRIBUCIN DE
CARPETAS
PF-3.3 DISTRIBUCIN DE CARPETAS


Pgina: MNPP-1/1
Materia:
Asunto:
DIAGRAMA DE ACTIVIDAD: 3.3 DISTRIBUCIN DE CARPETAS
CARPETAS


Pgina: MNPP-1/1
Materia:
Asunto:
CARPETAS
RESPONSABLE ACCIN
1. Recibe correspondencia (Ver procedimiento PF-3.1
Registro Diario de Correspondencia).
2. Ordena la correspondencia.
3. Registra en carpetas. (Ver procedimiento PF-3.2
Requisicin de Materiales de Trabajo)
4. Verifica coincidencia entre correspondencia y carpeta.
5. Verifica fecha y urgencia de la correspondencia.
5.1. Si es Urgente.
5.1.1. Llama al mensajero
Receptor de
5.1.2. Entrega Correspondencia.
Correspondencia
5.1.3. Exige firma de entrega en la carpeta
correspondiente.
5.2. Si es Urgente para alguna dependencia del
Edificio Administrativo. (Ver Procedimiento PF-
3.4 Distribucin de Correspondencia).
6. Coloca en carpetas los sobres y folios.
7. Ordena por Dependencia.
8. Transcribe datos recopilados al archivo automatizado
del computador.


Pgina: MNPP-1/1
Materia:
Asunto:
CORRESPONDENCIA
PF-3.4 DISTRIBUCIN DE
CORRESPONDECIA


Pgina: MNPP-1/1
Materia:
Asunto:
PROCESO FUNDAMENTAL PF-3.4: DISTRIBUCIN DE DIAGRAMA DE ACTIVIDAD: 3.4 DISTRIBUCIN DE
CORRESPONDENCIA CORRESPONDENCIA


Pgina: MNPP-1/1
Materia:
Asunto:
CORRESPONDENCIA
RESPONSABLE ACCIN
1. Determina origen de la correspondencia.
1.1. Si es para Dependencias fuera del Edificio
Administrativo.
1.1.1. Llama al mensajero.
1.1.2. Entrega correspondencia.
1.1.3. Exige firma de recibido.
1.2. Si para ncleo
1.2.1. Entrega a la Oficina General de Correo.
2. Acumula cierta cantidad de correspondencia.
3. Verifica das para la entrega de correspondencia.
3.1. Determina das intermedios y finales (Mircoles
Receptor de Viernes).
Correspondencia 4. Determina urgencia de la correspondencia.
5. Recolecta carpetas contenedoras de correspondencia.
6. Selecciona recorrido por el Edificio Administrativo
6.4. Determina Dependencia.
6.5. Determina Departamento.
6.6. Determina Oficina.
6.7. Determina Piso.
7. Si hay Secretaria y/o Recepcionista.
7.1. Entrega directamente correspondencia para toda
la dependencia.
7.2. Llena Hoja de Control de Correspondencia.
7.3. Entrega Carpeta.


Pgina: MNPP-1/1
Materia:
Asunto:
CORRESPONDENCIA
RESPONSABLE ACCIN
7.4. Exige firma y sello de recibido
8. Si no hay secretaria
Receptor de
8.1. Dirigirse hasta el destinatario.
Correspondencia
9. Verifica lo entregado.
10. Transcribe al archivo automatizado.


Pgina: MNPP-1/1
Asunto:
Materia:
5. MODELO DE NEGOCIO
5.4. MODELO DE REGLAS DEL SISTEMA DE MANTENIMIENTO
ADMINISTRATIVO
5.4. MODELO DE REGLAS DE NEGOCIO DEL SISTEMA

DE MANTENIMIENTO DEL EDIFICIO ADMINISTRATIVO DE
LA UNIVERSIDAD DE LOS ANDES
Diagrama del Modelo de Reglas de Negocio del Sistema de Mantenimiento del Edificio
Administrativo de la Universidad de Los Andes.


Pgina: MNPP-1/1
Asunto:
Materia:
5. MODELO DE NEGOCIO
5.4. MODELO DE REGLAS DEL SISTEMA DE MANTENIMIENTO
ADMINISTRATIVO
MODELO DE REGLAS DEL SISTEMA DE MANTENIMIENTO DEL EDIFICIO

ADMINISTRATIVO
Fuente: Modelado de Reglas de Negocios. Curso Modelado de Sistema. BASAD
Figura 18. Modelo de reglas del sistema de Mantenimiento del Edificio Administrativo


Pgina: MNPP-1/1
Asunto:
SISTEMA DE MANTENIMIENTO DEL EDIFICIO 5.5. MODELO DE ACTORES Y UNIDADES ORGANIZACIONALES
ADMINISTRATIVO DEL SISTEMA DE MANTENIMIENTO DEL EDIFICIO
ADMINISTRATIVO
5.5. MODELO DE ACTORES Y UNIDADES

ORGANIZACIONALES
Modelo Actor Rol Actividad

Matriz Actores Procesos


Pgina: MNPP-1/1
Asunto:
ADMINISTRATIVO
MODELO ACTOR ROL ACTIVIDAD DEL SISTEMA DE MANTENIMIENTO DEL

MODELO PROCESO - ACTOR - ROL
UNIDAD ADMINISTRATIVA: DIRECCIN DE SERVICIOS GENERALES
DEPARTAMENTO: Mantenimiento del Edificio Administrativo
NOMBRE Y
N PROCESO ACTOR ROL NOMINAL ROL FUNCIONAL
APELLIDO
Cleida
1 Apoyo Gerencial Administradora Administradora Jefe Administradora
Rondn
Gloria Personal T.S.U. Asistente
2 Supervisor Mant. Edif.
Pacheco D. Fijo Administrativo
Personal Obrero
3 Anel Rivas Aseadora Aseadora
Fijo
Personal Obrero
4 Pilar Jimnez Aseadora Aseadora
Fijo
Mantenimiento del Edificio Carlos Personal Obrero Ayudante de
5 Ayudante de Servicio
Administrativo Rangel Fijo Servicio
Jess Personal Obrero
6 Aseador Aseador
Velsquez Fijo
Personal Obrero Ayudante de
7 Jos Guillen Ayudante de Servicio
Fijo Servicio
Argenis Personal Obrero
8 Jardinero Jardinero
Sulbarn Fijo
Magali Personal Obrero Supervisor de Receptor de
9
Rodrguez Fijo Servicio Correspondencia
Servicio de Mensajera
Personal Obrero Supervisor Mant.
10 Edgar Nava Supervisor Mant. Edific.
Fijo Edific.
Cleida
11 Mantenimiento de Ascensores Administradora Administradora Jefe Administradora
Rondn


Pgina: MNPP-1/1
Asunto:
ADMINISTRATIVO
MODELO ACTORES PROCESOS DEL SISTEMA DE MANTENIMIENTO DEL

Apoyo Gerencial
ROL ACTIVIDAD
Disea, programa y dirige los sistemas y procedimientos contables, administrativos y/o financieros.
Analiza, maneja y controla partidas presupuestarias.
Autoriza los movimientos relacionados con el rea.
Participa en la elaboracin del anteproyecto de presupuesto de la unidad.
Procesa y tramita puntos de cuentas relacionados con pagos, contratacin de servicios y otros.
Informa a la autoridad competente sobre la situacin financiera y administrativa de la dependencia.
Participa en la elaboracin del presupuesto anual de la unidad.
Suple a la autoridad competente en reuniones referentes al rea administrativa.
Elabora los manuales de Polticas, Normas y Procedimientos administrativos de la dependencia.
Representa a la unidad ante el Comit de Compras.
Realiza seguimiento de las diferentes tramitaciones, en cuanto a solicitud de equipos y materiales.
Participa en los actos de licitaciones privadas y pblicas y en el control y apertura de cotizaciones.
Administra y controla el fondo fijo especial asignado a la unidad.
Verifica los trmites por solicitudes de compra de divisas.
Controla el movimiento financiero que se llevan en los bancos.
Ordena y verifica los trmites de los asuntos del rgimen tributario, que sean necesarios efectuar por la
dependencia.
Revisa y aprueba facturas, rdenes de pago, cheques, rdenes de compra y otros.
Maneja partidas presupuestarias, autorizando erogaciones que sean necesarias para cubrir gastos de
funcionamiento interno.
Administra los recursos econmicos y materiales de la unidad.
Revisa y coordina la preparacin de los estados de la Ejecucin Financiera.
ADMINISTRADOR
Coordina y controla los inventarios de los bienes nacionales.
JEFE
Vela por la custodia y preservacin de la documentacin, relacionada con la unidad.
Representa a la Institucin en el rea de su competencia.
Administra, a travs de cuentas bancarias, los adelantos que hace la Institucin.
Rinde cuentas al supervisor inmediato sobre la gestin administrativa.
Maneja, contrata y supervisa cotizaciones requeridas por la unidad.
Mantiene contacto permanente con los proveedores y vela por el cumplimiento de los procedimientos
administrativos exigidos por la Institucin.
Elabora y enva a la unidad responsable los estados de ganancias y prdidas balances, rendicin de
cuentas, gastos de operacin, retenciones, aportes, entre otros.
Revisa y analiza libros de contabilidad diario, mayor, proveedores y auxiliares de retencin.
Asiste y participa en reuniones de la unidad.
Realiza arqueos de caja y los verifica con los registros contables.
Supervisa, controla y distribuye las actividades del personal a su cargo.
Solicita traslado de fondo entre las diferentes partidas.
Redacta informes, correspondencias, actas, circulares y dems comunicaciones de la unidad.
Opera un microcomputador para accesar informacin.
Cumple con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral, establecidos por la
organizacin.
Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomala.
Elabora informes peridicos de las actividades realizadas.
Realiza cualquier otra tarea afn que le sea asignada.


Pgina: MNPP-1/1
Asunto:
ADMINISTRATIVO
Apoyo Gerencial
ROL ACTIVIDAD
Asiste en el desarrollo de los programas y actividades de la unidad.
Participa en la elaboracin del anteproyecto de presupuesto de la unidad.
Participa en el estudio y anlisis de nuevos procedimientos y mtodos de trabajo.
Elabora proyectos de compromiso por concepto de: alquileres, pago de condominios, pago de
asignaciones a la Federacin de Centros Universitarios, Centro de Estudiantes y otras
asignaciones varias.
Realiza los descargos o pagos contra cada proyecto de compromiso.
Llena formatos de rdenes de pago por diferentes conceptos, tales como: pagos a
proveedores, pagos de servicios, subvenciones, aportes, asignaciones, ayudas, avances a
justificar, incremento o creacin de fondos fijos, fondos especiales y de funcionamiento,
alquileres, cuentas de cursos y otras asignaciones especiales.
Realiza seguimiento a los pagos para su cancelacin oportuna.
Controla los pagos efectuados al personal administrativo u obrero por diversos beneficios.
Realiza solicitudes de dotacin de equipos y materiales para la dependencia.
Lleva registro y control de los recursos financieros asignado a la dependencia, fondo fijo,
avance a justificar, caja chica, etc.
Realiza registro contable.
Controla los avances a justificar, otorgados a las dependencias para cubrir gastos de
urgencias.
Recibe y revisa las facturas y comprobantes de los gastos efectuados con los avances a
justificar.
Elabora y enva a la unidad de contabilidad memorndum con los factores de justificacin de
ASISTENTE los avances a justificar y de los fondos fijos y caja chica.
ADMINISTRATIVO Elabora y tramita solicitudes de autorizacin de modificacin presupuestaria.
Realiza trmites de solicitud de verificacin presupuestaria, ante la Unidad de Planificacin y
Programacin Presupuestaria.
Controla los incrementos y creaciones de los fondos fijos de funcionamiento, fondos especiales
y caja chica.
Entrega cheques correspondientes a la nmina y revisa los recibos y enva al archivo general.
Tramita los depsitos bancarios y mantiene registro de los mismos.
Suministra materiales y equipos de trabajo al personal de la dependencia y controla la
existencia de los mismos.
Recibe y tramita solicitud de servicios de mantenimiento y reparaciones de las edificaciones,
mquinas y/o equipos de la dependencia.
Redacta y transcribe correspondencia y documentos diversos.
Lleva control de la caja chica.
Brinda apoyo logstico en actividades especiales.
Recopila, clasifica y analiza informacin para los planes y programas.
Coordina y hace seguimiento a las acciones administrativas emanadas por la unidad.
Lleva y mantiene actualizado archivo de la unidad.
Mantiene actualizados registros, libros contables, entre otros.
Atiende e informa al pblico en general.
Recibe, verifica y registra las requisiciones de compras de unidades solicitantes.
Elabora solicitud de cotizaciones o licitaciones a los proveedores previamente seleccionados
por el supervisor.


Pgina: MNPP-1/1
Asunto:
ADMINISTRATIVO
Apoyo Gerencial
ROL ACTIVIDAD
Llena formatos diversos relacionados con el proceso de compras.
Verifica la disponibilidad presupuestaria de las unidades solicitantes.
Recibe licitaciones y/o licitacin de los proveedores.
Recibe expedientes de las unidades solicitantes y lleva registro de las rdenes de compras.
Transcribe y mantiene actualizados en el sistema toda la informacin relacionada con el proceso de
compras.
Hace seguimiento a las rdenes de compras y la recepcin de mercancas.
Calcula los datos para las rdenes de compras y rdenes de pago.
Desglosa y distribuye las rdenes de compra a las unidades involucradas. Informa a los proveedores sobre
la cancelacin de las facturas. Lleva registros y el archivo de expedientes de proveedores.
Mantiene informado al supervisor sobre las actividades realizadas y/o cualquier irregularidad presentada.
Conforma y formula las observaciones pertinentes a las autoliquidaciones de Impuesto Sobre la Renta
efectuadas por el personal de la Institucin.
Revisa y/o liquida planillas de Impuesto Sobre la Renta.
Enva planillas de recaudacin de impuesto al Ministerio de Hacienda.
Realiza clculos de rdenes de pagos de las planillas correspondientes.
Suma los montos de las planillas correspondientes y determina la cifra por cancelar a la tesorera nacional.
Elabora la relacin del resumen de las planillas correspondientes.
Calcula el monto del impuesto a retener a los docentes que estn disfrutando del beneficio de beca.
Controla que se haga efectiva la retencin de impuestos.
Elabora relacin mensual de los impuestos retenidos y enterados para enviarlos al Ministerio de Hacienda.
Elabora la relacin de los timbres fiscales, lo cancelado por la Institucin a proveedores, contratista y
personas naturales.
ASISTENTE
Realiza clculos y ajustes necesarios relativos a la declaracin de rentas del personal jubilado.
ADMINISTRATIVO Verifica y ajusta la correspondencia entre los montos descontados y los cancelados.
Recibe y conforma los listados a enviar por la declaracin definitiva.
Recibe oficios, formatos y otros documentos de solicitud de viticos.
Realiza clculos de los viticos segn reglamento de viticos.
Solicita reposicin de chequera ante la unidad responsable.
Elabora y entrega los cheques para viticos. a la unidad responsable.
Elabora las rdenes de pago y solicita su autorizacin ante la unidad responsable.
Mantiene relacin de los pagos realizados en el rea de viticos.
Solicita ante la unidad responsable la autorizacin para la reposicin de los fondos para pagos por
concepto de viticos.
Realiza conciliaciones bancarias para el ajuste entre el estado de cuenta emitido por el banco y el saldo de
la chequera de viticos.
Archiva y lleva el control de los documentos del rea.
Solicita y verifica los soportes demostrativos de los gastos realizados.
Lleva el control presupuestario del gasto y disponibilidad de la partida de viticos.
Realiza los trmites de pasajes y traslado a personal de la Institucin como a invitados.
Transcribe y accesa informacin operando un microcomputador.
Cumple con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral, establecidos por la
organizacin.


Pgina: MNPP-1/1
Asunto:
ADMINISTRATIVO
Apoyo Gerencial
ROL ACTIVIDAD
Coordina conjuntamente con el personal obrero a su cargo, la ejecucin de tareas
relacionadas con el rea.
Distribuye y supervisa el trabajo del personal a su cargo.
Establece cronogramas de trabajo a cumplir.
Imparte rdenes e instruye al grupo de trabajo sobre la forma a desarrollar las tareas
asignadas.
Inspecciona el progreso, calidad y cantidad del trabajo realizado.
Inspecciona las edificaciones y sus alrededores para asegurarse de su estado de
limpieza y del mantenimiento en general.
Llena formatos de solicitudes de materiales y equipos.
Recibe materiales y equipos de trabajos y los distribuye a su personal.
Controla la asistencia del personal a su cargo.
Estima el tiempo y materiales requeridos para la ejecucin de obras menores
asignadas a su grupo de trabajo y mantiene control de las mismas.
SUPERVISOR DE
MANTENIMIENTO Mantiene registro de tiempo y materiales usados en los trabajos.
Elabora informes detallados de los trabajos realizados, materiales utilizados,
inconvenientes presentados y los presenta a su superior inmediato.
Atiende solicitudes y reclamos por limpieza y mantenimiento en general e imparte las
correspondientes rdenes para su solucin.
Vela por el buen uso y conservacin de los equipos, herramientas y dems bienes
asignados a la unidad a su cargo.
Elabora y presenta reportes estadsticos referidos a aspectos de su competencia.
Reporta a su superior inmediato las novedades ocurridas.
Cumple con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral,
establecidos por la organizacin.
Realiza cualquier otra tarea afn que le sea asignada


Pgina: MNPP-1/1
Asunto:
ADMINISTRATIVO
Apoyo Gerencial
ROL ACTIVIDAD
Coordina conjuntamente con el personal obrero a su cargo, la ejecucin de tareas
relacionadas con el rea.
Distribuye las tareas a realizar por los obreros en las reas de su competencia.
Participa en la realizacin de trabajos complejos de mantenimiento.
Realiza cambios en los obreros a su cargo, de acuerdo con el rendimiento de los
mismos, dentro de su rea de trabajo.
Estudia e interpreta planos de proyectos y los discute con el supervisor inmediato.
Atiende directamente las rdenes de reparacin.
Verifica los trabajos luego de realizados, a fin de dar cumplimiento con lo solicitado y
que rena con las condiciones requeridas.
Estima costos, tiempo y materiales necesarios para la realizacin de los trabajos de
mantenimiento.
Elabora pedidos de material, recomendando la adquisicin de herramientas y equipos
de alta calidad.
Supervisa mudanzas de materiales y equipos de las dependencias de la Institucin.
Vela por el apoyo logstico de eventos en las dependencias de la Institucin.
SUPERVISOR DE Lleva control de asistencia del personal a su cargo, reportando ausencias, permisos,
SERVICIO etc. y solicita los suplentes cuando lo amerite.
Adiestra al personal obrero a su cargo, sobre el correcto uso de las herramientas,
materiales y equipos de mantenimiento.
Vela por el cumplimiento de las normas relacionadas con el rea de mantenimiento,
por parte del personal a su cargo.
Lleva el control de los materiales y herramientas que le son suministrados a los
obreros a su cargo.
Detecta alguna irregularidad en el desempeo de las actividades de servicios por el
personal a su cargo y sugiere soluciones concretas que estn a su alcance.
Reporta a su supervisor inmediato acerca de alguna irregularidad presentada en el
desempeo de las actividades de servicios, para su solucin.
Cumple con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral,
establecidos por la organizacin.


Pgina: MNPP-1/1
Asunto:
ADMINISTRATIVO
Apoyo Gerencial
ROL ACTIVIDAD
Asear las instalaciones de la Organizacin, as corno distribuir material de aseo,
utilizando los equipos y materiales correspondientes para mantener en condiciones
ptimas de limpieza a las mismas.
Realiza la limpieza de oficinas, laboratorios, pasillos, baos y otras reas.
Limpia paredes, tabiques, puertas, vidrios, ventanales, escritorios, mesones, muebles
y accesorios en laboratorios, aulas y oficinas
Suministra y coloca en sus respectivos lugares: toallas, jabn, papel sanitario,
desodorantes y otros.
Recoge, embolsa y coloca la basura en sus respectivos depsitos.
Moviliza material de oficina y mobiliario.
Abre y cierra puertas, enciende y apaga luces, activa y desactiva equipos de oficina,
ASEADOR en horas previamente establecidas.
Llena reportes de las tareas asignadas.
Mantiene limpio y en orden equipos y sitio de trabajo.
Cumple con las normas y procedimientos de seguridad integral establecidos por la
organizacin.
Es responsable con carcter constante por el uso de materiales, equipos y
herramientas tales como: detergentes, mopas, paos, ceras material de cristalera,
pinzas, cloro, pulidora, aspiradora, cepillo, pala, escardilla, escobilln, esptula,
hornos de esterilizacin, entre oros.
Es responsable del mantenimiento de los equipos y herramientas de manera Indirecta
y con carcter peridico.


Pgina: MNPP-1/1
Asunto:
ADMINISTRATIVO
Apoyo Gerencial
ROL ACTIVIDAD
Barre, lava, aspira, desmancha, encera y pule los pisos de las reas de la Organizacin que le
sean asignadas.
Limpia y desmancha paredes, ventanas, vidrios, puertas, frmicas y maderas de tabiques
divisorios de las diferentes reas de la Organizacin que le sean asignadas.
Limpia escritorios, sillas, pupitres, mesas, archivos y dems equipos de oficinas.
Retira afiches, propaganda y anuncios publicitarios en general de las diferentes reas de la
Organizacin.
Retira cualquier tipo de material o sustancia adherida a paredes, pisos, equipos y mobiliarios
de las diferentes reas de la Organizacin que le sean asignadas.
Recoge, empaca y traslada los desperdicios a los sitios destinados para su recoleccin.
solicita, ordena y controla materiales y artculos de limpieza, velando por el buen uso del
mismo.
Distribuye servilletas, jabn, papel higinico y detergentes entre los baos de la Organizacin.
Distribuye los botellones de agua potable por las diferentes instalaciones de la Organizacin.
Instala los equipos audiovisuales para eventos, clases, conferencias, etc.
Verifica el buen estado y el uso de los equipos audiovisuales que han sido solicitados en
prstamo.
Organiza en el depsito los equipos audiovisuales.
Traslada en carrucha equipos, mobiliarios y materiales de oficina dentro de las instalaciones de
la Organizacin.
AYUDANTE DE
Carga y descarga materiales, equipos y otros bienes en vehculos automotores livianos o
SERVICIO
pesados.
Amarra y ajusta la carga en la plataforma del vehculo y tiende el encerado.
Realiza mudanzas entre las distintas dependencias de la Organizacin.
Embala y organiza material acadmico / administrativo y equipos de oficina.
Compra material de oficina.
Lava la cafetera una vez utilizada.
Colabora con el servicio de refrigerios cuando se realizan reuniones, conferencias, talleres,
etc.
Riega plantas y jardines interiores.
Realiza tareas generales de jardinera.
Abre y cierra puertas cuando se le solicita.
Ayuda al personal de mantenimiento y transporte en actividades menores de reparacin y /o
servicio segn le sean asignadas.
Informa al personal de mantenimiento sobre posibles fallas en los equipos.
Llena reportes peridicos de las tareas realizadas.
Mantiene limpio y en orden equipos y sitio de trabajo.
Cumple con las normas y procedimientos de seguridad integral establecidos por la
organizacin


Pgina: MNPP-1/1
Materia:
Asunto:
7.ANEXOS
ADMINISTRATIVO
BIBLIOGRAFIA
Montilva, Jons. Ingeniera de Requisitos V3.0. CEISOFT, 2005. Mrida-

Venezuela
Barrios, Judith. Taller Modelado de Objetivos. Departamento de Computacin,
2005. Mrida-Venezuela
www.ula.ve
www.ula.ve/personal/varios_opsu/Manual_Cargos.html


Pgina: MNPP-1/1
Materia:
Asunto:
7.ANEXOS
ADMINISTRATIVO
7. ANEXOS


Mantenimiento de Edificio Administrativo

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SISTEMATIZACIN DE LA ADMINISTRACIN UNIVERSITARIA

MANUAL DE NORMAS, PROCESOS Y

SISTEMATIZACIN DE LA ADMINISTRACIN UNIVERSITARIA

Mario Bonucci Rossini

Patricia Rosenzweig Levy

Manuel Aranguren Rincn

Jos Mara Andrez lvarez

Rubn Daro Chacn Morn

Mrida, JUNIO 2009

Elaborado por: Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO Vigencia de la Ultima 2

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T.S.U. LENINNA GUARACHE

Personal Directivo, Administrativo y

DISEO, COORDINACIN Y ASESORA:

Ing. ELVIA ELENA ABREU RAMREZ

MRIDA, JUNIO 2009

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o PF-1. MANTENIMIENTO DE ASCENSORES

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Elaborado por: Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO Vigencia de la Ultima 5

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La elaboracin del presente manual de procedimientos tiene como propsito fundamental

La estructura organizativa de la Universidad de los Andes (ULA) tiene entre ellas el

Unas de las unidades organizativas pertenecientes a sta Direccin es la Seccin de

El objetivo del desarrollo de este Manual es sistematizar los procedimientos para as

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De esta manera se logr la centralizacin de los distintos servicios estudiantiles y

MISIN: Proporcionar a la comunidad universitaria una serie de servicios fundamentales

VISIN: Ser la unidad efectiva de prestacin de servicios bsicos de la Universidad,

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3. ESTRUCTURA ORGANIGRAMTICA DEL SISTEMA DE

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ESTRUCTURA ORGANIGRAMTICA DE LA DIRECCIN DE SERVICIOS

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3.1. ESTRUCTURA ORGANIGRAMTICA EN MACRO DEL SISTEMA DE SISTEMA DE

Figura 2. Organigrama en Macro de la Seccin de Mantenimiento del Edificio Administrativo de la

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3.2. ESTRUCTURA ORGANIGRAMTICA EN MICRO DEL SISTEMA DE

Figura 3. Organigrama en Micro de la Seccin de Mantenimiento del Edificio Administrativo de la

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Figura 4. Organigrama de la Seccin de Mantenimiento del Edificio Administrativo de la

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4. DIRECTORIO DEL SISTEMA DE MANTENIMIENTO DEL

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SECCIN: Mantenimiento Edificio Administrativo

Anel Rivas Lugo 13.803.991 Aseadora 2635 Fijo

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5. MODELADO DE NEGOCIO (MN) DEL SISTEMA DE

5.5. Modelo Actores y Unidades Organizacionales.

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5.1. MODELO DEL SISTEMA DEL MANTENIMIENTO