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Equipo de trabajo
Coordinador: Carrasco Chvez, Jos Luis
Integrantes:
I. ANTECEDENTES.-
1.1. ORIGEN.- La Alta Direccin de la Universidad Nacional
Autnoma de Huanta, en cumplimiento de la Ley N 28716,
Ley de Control Interno de las entidades del Estado, y de la
Resolucin de Contralora General N 320-2006-CG, que
aprueba las Normas de Control Interno, asumi el
compromiso de implantar en la organizacin el Sistema de
Control Interno. Para este efecto, desarroll, en primer
trmino, acciones de sensibilizacin dirigidas a los
colaboradores, para luego pasar a la formulacin de un
diagnstico que permita determinar las brechas existentes y
que conduzca al establecimiento de los lineamientos, polticas
y controles necesarios para la implementacin del Sistema de
Control Interno.
En este marco, y de acuerdo a los lineamientos y
procedimientos contenidos en la "Gua para la
implementacin del Sistema de Control Interno de las
entidades del Estado", aprobada por Resolucin de
Contralora General No 458-2008-CG, se conform el Comit
de Implementacin del Sistema de Control Interno la
Universidad Nacional Autnoma de Huanta, mediante
Resolucin Presidencial N 102-2016-P-CO-UNAH, por los
siguientes funcionarios:
- El Secretario General, o su representante, quien lo
preside;
- El responsable de la Oficina de Planificacin y
Presupuesto, o su representante, quien actuar como
Secretario Tcnico;
- El Director General de Administracin, o su representante;
- El responsable de la oficina de Contabilidad, o su
representante;
- El responsable de la oficina de Tesorera, o su
representante;
- El responsable de la oficina de Logstica, o su
representante;
- El responsable de la oficina de Asesora Jurdica o su
representante;
1.2. OBJETIVO.-
Establecer las actividades, responsables, recursos y plazos
para la implementacin de las recomendaciones
contempladas en el "Informe de diagnstico del Sistema de
Control Interno de la Universidad Nacional Autnoma de
Huanta".
1.3. ALCANCE.-
El "Plan de Trabajo para la implementacin del Sistema de
Control Interno de la Universidad Nacional Autnoma de
Huanta", est elaborado para ejecutarse desde el 2017 al
2019. Para ello se efectuar considerando los aspectos a
implementar segn su prioridad, definidos en el "Informe de
diagnstico del Sistema de Control Interno de la Universidad
Nacional Autnoma de Huanta", considerando las funciones y
responsabilidades de cada rea respecto del Sistema de
Control Interno.
II. BASE LEGAL Y DOCUMENTAL
El presente Plan de Trabajo ha sido elaborado en el marco de la
siguiente normativa y documentos internacionales:
1. Ley N 27658, Ley Marco de Modernizacin de la Gestin del
Estado.
2. Ley N 29658, Ley de Creacin la Universidad Nacional
Autnoma de Huanta
3. Ley N 27785, Ley Orgnica del Sistema Nacional de Control y de
la Contralora General de la Repblica.
4. Ley N 28716, Ley de Control Interno de las entidades del
Estado.
5. Resolucin de Contralora General N 320-2006-CG, que aprueba
las Normas de Control Interno.
6. Resolucin de Contralora General N 458-2008-CG, que aprueba
la "Gua para la implementacin del Sistema de Control Interno
de las entidades del Estado".
7. Resolucin Presidencial N 102-2016-P-CO-UNAH; conform el
Comit de Implementacin del Sistema de Control Interno la
Universidad Nacional Autnoma de Huanta.
8. Internal Control - lntegrated Framework, Committee of
Sponsoring Organizations of the Treadway Commission "COSO",
1990.
9. Gua para las Normas de Control Interno del Sector Pblico,
INTOSAI, 1994.
10. Gestin de Riesgos Corporativos - Marco Integrado, emitido por
COSO en setiembre 2004.
III. ESTRUCTURA ORGANIZATIVA
La ejecucin del Plan de Trabajo estar bajo responsabilidad de
todos los rganos centrales de la UNAH, siendo liderado por el
Comit de Implementacin del Sistema de Control Interno. Este
ltimo a su vez contar con un Grupo de Trabajo encargado de
realizar el seguimiento de los aspectos a ser implementados
contemplados en el Plan de Trabajo.
Dicho Grupo de Trabajo estar compuesto de la siguiente manera:
1. Un representante de la Direccin General de Administracin.
2. Un representante de la Secretara General.
3. Un representante de la Oficina de Planificacin y Presupuesto.
4. Un representante del rgano central del aspecto a implementar.
PRIORIZACI
CDIGO
N1
ENTREGABLE
implementados) RESPONSABLE
1
La presente matriz fue elaborada considerando un criterio tcnico, consensuado y profesional, para
cuya medicin se utiliz los siguientes factores de evaluacin:
Criterios Escala de calificacin
Criticidad Muy crtico = 3, Crtico = 2, No Crtico = 1
Impacto Gran impacto = 3, Mediano impacto =2, Bajo impacto = 1
Factibilidad Alta = A, Mediana = M, Baja = B
a) Criticidad: Cun relevante es para la organizacin la recomendacin / aspecto a implementar.
b) Impacto: Cun significativo es el efecto de la implementacin de la recomendacin / aspecto a
implementar.
c) Factibilidad: El nivel de esfuerzo, de experiencia, de recursos econmicos, de materiales y de
personal estimados para la implementacin de la recomendacin 7 aspecto a implementar
recomendaciones formuladas rganos
conformantes del Sistema Nacional de
Control
Concretar la actualizacin de la
estructura orgnica, redefiniendo lneas
de autoridad y responsabilidad, segn - Estructura Oficina de
1.4.1 establecen los procedimientos de cada 4A Orgnica. Planificacin y
unidad orgnica, considerando los roles - ROF Presupuesto.
y disposiciones contenidas en la Ley
Universitaria.
- Informe
tcnico sobre
Establecer una metodologa que permita
las
1.5.3 determinar las reales necesidades del 4A DGA
necesidades
personal
del personal
universitario
- Directiva que
Actualizar las normas de capacitacin,
establezca las
que incluyan una metodologa dirigida a
1.6.3 4A normas de RR.HH
fortalecer las competencias del personal
capacitacin
segn la evaluacin del desempeo
en la UNAH
Revisar y estandarizar las metodologas
de gestin de riesgos existentes en la
UNAH, para lo cual se deber evaluar si
se considerar utilizar el Manual de
Gestin de Riesgos, procedimiento y
formatos elaborados por la Direccin
General de Administracin, que
establezca la metodologa de gestin de
riesgos, definiendo cmo se planificar,
identificar, valorar y dar respuesta a
los riesgos. Asimismo, se deber
considerar lo siguiente:
- Metodologa: Inclusin de mtodos,
herramientas y fuentes de
informacin a utilizarse para realizar
la gestin de riesgos.
- Roles y responsabilidades: - Manual de
2.1.1 Definicin del lder y miembros de 4A Gestin de
Oficina de
equipo para cada tipo de actividad del Riesgo
Planificacin y
Plan de Gestin de Riesgos,
Presupuesto.
asignacin de personas a cada rol y
determinacin de sus
responsabilidades.
- Periodicidad: Definicin del
momento y frecuencia con la que se
realizar el proceso de gestin de
riesgos durante la implementacin.
- Matriz de ponderacin: Priorizacin
de los riesgos en funcin a la
probabilidad de ocurrencia e impacto.
- Criterios de evaluacin del riesgo:
Definicin de los criterios operativos,
tcnicos, regulatorios, legales,
financieros, sociles entre otros, con
los cuales se evaluar el riesgo.
Desarrollar un Plan de Gestin de - Plan de
2.1.2 Riesgos (Plan de Actividades) que 4A Gestin de
comprenda las actividades que se Riesgos.
desarrollarn anualmente en la UNAH,
para la implementacin de la
metodologa de gestin de riesgos.
Conformar un equipo encargado de - Resolucin
2.1.3 implementar la gestin de riesgos, que que conforme
4A DGA
deber estar integrado por profesionales el Comit de
2.2.3 especializados de cada unidad orgnica. Riesgos
Efectuar cursos especializados en
gestin de riesgos dirigidos a los - Informe de
colaboradores encargados de la curso de
2.1.4 4A RR.HH
implementacin, as como charlas de gestin de
sensibilizacin sobre la cultura de riesgos
riesgos a todos los colaboradores.
Establecer una metodologa estndar - Manual de Oficina de
2.4.1 para dar respuesta a los riesgos 4A Gestin de Planificacin y
identificados en la UNAH Riesgos Presupuesto.
- Directiva que
Actualizar la norma que regula la
establezca las
actualizacin del Portal Web y el Portal
normas para el
de Transparencia, considerando que
uso y Oficina de
4.8.1 esta debe incluir roles y 4A
administracin Informtica.
responsabilidades del administrador y
del Portal Web
de los usuarios internos que publiquen
y el Portal de
la informacin institucional.
Transparencia
Evidenciar el seguimiento a las
recomendaciones obtenidas de las
diferentes evaluaciones efectuadas por
las diferentes entidades de la
Administracin Pblica. Los reportes de - Directiva que
seguimiento deber incluir al menos: establezca las
- Recomendaciones. normas para el
- Fecha en la que la entidad recibi seguimiento e
5.2.3 4A DGA
la recomendacin. implementaci
- Responsable de la n de
implementacin de la recomendacion
recomendacin. es
- Plazo de implementacin.
- Estatus actual de la
implementacin.
- Observaciones
- Directiva que
Establecer lineamientos que regulen las
establezca las
actividades de autoevaluacin de
normas para
Control Interno, del cual se emitir un Secretara
5.3.2 4A la
informe de autoevaluacin sobre el Genera
autoevaluaci
estado situacional del Sistema de
n de Control
Control Interno.
Interno.
- Informe sobre
charlas de
Participar en la implementacin de
sensibilizacin
1.1.1 controles internos en sus procesos, 2A RR.HH
efectuadas a
actividades y tareas.
los
colaboradores
Disear los procedimientos ms Oficina de
adecuados que permitan la Relaciones
- Manual de
1.1.3 retroalimentacin permanente entre el 2A Institucionales
comunicacin
personal de direccin y los diferentes
colaboradores; los mismos que debern Secretara
incluir mecanismos que faciliten a los General
responsables de los rganos centrales y
de las unidades orgnicas promover,
reconocer y valorar los aportes del
personal, estimulando de esta forma la
mejora continua en los procesos
Evaluar e implementar estrategias que
incluyan indicadores para el
cumplimiento y difusin del Cdigo de
tica. Para ello podra considerarse,
entre otras, las siguientes acciones:
- Comunicaciones a travs del correo
electrnico, mediante las cuales de
manera didctica se d a conocer y se
Oficina de
expliquen los temas incluidos en el
Relaciones
Cdigo de tica.
Institucionales
- Charlas de capacitacin y - Plan de
sensibilizacin dirigidas al personal actividades
en general, con nfasis en aquellos para la
1.2.1 2A Secretara
colaboradores que presten servicios Promocin del
General
en reas susceptibles a actos de Cdigo de
corrupcin. tica
- Elaboracin de un documento
suscrito por los trabajadores,
RR.HH.
mediante el cual declaren su
conocimiento y compromiso de
cumplimiento de los principios y
deberes propios del Cdigo de tica, y
de no incurrir en las prohibiciones
incurridos en l.
- Elaboracin de encuestas de
evaluacin interna.
Establecer flujos de comunicacin y Oficina de
sensibilizacin de forma que los rganos Relaciones
centrales hagan conocer a sus Institucionales
- Manual de
1.3.1 colaboradores cules son los objetivos y 2A
Comunicacin
metas de la organizacin y su
contribucin con el cumplimiento de los Secretara
mismos. General
Actualizar la directiva que contempla - Directiva que
lineamientos y mecanismos a fin que los establezca el
empleados adquieran y mantengan un procedimiento
nivel de competencia que les permita de evaluacin
1.6-4 entender la importancia del desarrollo, 2A de desempeo RR.HH.
implantacin y mantenimiento de un que evale
buen Control Interno, as como alcanzar competencias
los objetivos de ste y la misin de la y capacidades
entidad. del personal.
Elaborar un registro de delegacin de
funciones a los rganos y los
funcionarios, que incluya las
responsabilidades de supervisin como
de rendiciones de cuentas peridicas; - Registro de
Oficina de
1.7.2 debiendo precisar que la delegacin de 2A delegacin de
Asesora Legal
autoridad no exime a los funcionarios y facultades
servidores de la responsabilidad
conferida como consecuencia de dicha
delegacin. Es decir la autoridad se
delega, en tanto que la responsabilidad
se comparte
Emitir instrucciones expresas y
formales para que los colaboradores
adopten la buena prctica de realizar
3.5.2 actividades de verificacin y conciliacin 2A
en las principales actividades y tareas
que realiza, con la finalidad de detectar - Manual de
posibles errores o inconsistencias. Organizacin y
Emitir instrucciones o pautas para que Funciones
las tareas, actividades y procesos que rganos
realicen los colaboradores cuenten con Centrales
3.8.4 2A
evidencia documental a travs de
informes, memorandos u otro medio
similar.
- Informe que
Asignar recursos materiales e sustente la
4.6.3 implementar los archivos perifricos en 2A necesidad de
cada rgano central. los archivos
perifricos
Oficina de
Establecer lneas de comunicacin para Relaciones
que el personal pueda transmitir: a) - Manual de Institucionales
4.7.2 2A
oportunidades de mejora o b) denuncia Comunicacin
de posibles actos indebidos. Secretara
General
- Informe que
sustente la
necesidad de
Contratar especialistas en materia rganos
4.6.5 2A personal
archivstica centrales.
especializado
en los
archivos.
- Informe sobre
la realizacin
Realizar charlas de sensibilizacin y de charlas de
4.6.6 capacitacin en materia de archivos 2A sensibilizacin
dirigidos a los colaboradores y capacitacin
en materia de
archivos
Secretara
Implementar el Reporte de
- Directiva que General
deficiencias, que deber contener las
establezca las
deficiencias y debilidades identificadas
normas para
por los responsables de los rganos
5.2.1 2A la
centrales y las unidades orgnicas de
autoevaluaci
stas, como producto del monitoreo y
n del Control
supervisin que realizan a sus
Interno
procedimientos y actividades
Disear, establecer, aplicar y difundir
- Directiva que
normas internas destinadas a
establezca las
implementar incentivos y estmulos
normas para
para el adecuado cumplimiento del
1.2.2 1A los estmulos y RR,HH
Cdigo de tica, as como los
sanciones del
mecanismos de proteccin a favor de
Cdigo de
quienes denuncien infracciones al
tica
mismo-
Identificar e implementar nuevos Oficina de
canales de comunicacin, considerando - Manual de Relaciones
4.9.1 1A
la cantidad de personal que tiene la Comunicacin Institucionales
UNAH, las necesidades de informacin y
el acceso que se tiene a las tecnologas Secretara
General
Evaluar y alinear el Plan Estratgico - Informe sobre
Institucional de acuerdo con los alineamiento
lineamientos que se vienen entre Plan
1.3.2 9M
desarrollando en el Plan Maestro, con la Estratgico
finalidad de actualizar los objetivos Institucional y
Oficina de
estratgicos, las metas y los indicadores Plan Maestro
Planificacin y
Emitir y aprobar el Manual de Procesos
Desarrollo
y Procedimientos, que deber estar - Manual de
formulado de acuerdo a los Procesos y
3.8.1 9M
lineamientos establecidos por la UNAH Procedimiento
para la implementacin de la gestin s
por procesos
Aprobar el Plan Institucional de Lucha
contra la Corrupcin, sugirindose,
incluir como acciones a llevar a cabo en
dicho marco, las siguientes:
- Implementar una poltica o
procedimiento para el monitoreo de - Plan
los responsables de registrar la Institucional
informacin propia del Registro de Lucha Secretara
1.2.3 6M
Nacional de Sanciones de Destitucin contra la General
y Despido. Corrupcin en
- Adecuar las disposiciones en materia la UNAH
del Rgimen Disciplinario y
Procedimiento Sancionador Interno, a
las disposiciones emitidas sobre la
materia en la Ley del Servicio Civil y
su Reglamento
Se plantea como necesario actualizar
los documentos de gestin tales como el
Clasificador, Manual de Perfiles de
- Manual de
cargos, CAP y MOF. Para este efecto, se
Perfiles de
1.5.1 deber tener presente las nuevas 6M RR.HH
Cargos.
disposiciones emitidas sobre la materia
- MOF
contenidas en la Ley del Servicio Civil
(Ley N 30057) y su Reglamento
aprobado por D.S. N 040-2014-PCM.
1.5.4 - Directiva que
establezca el
procedimiento
de evaluacin
Establecer indicadores que permitan
4B de desempeo RR.HH
3.6.2 evaluar el desempeo del personal
que evale
competencias
y capacidades
del personal
b) Informe de Avance
La presente implementacin requerir el monitoreo
constante del Grupo de Trabajo en orden a garantizar la
ejecucin del Plan de Trabajo, que coordinar con los
rganos centrales responsables, el cumplimiento de los
plazos establecidos. En ese sentido, los rganos centrales
responsables de los aspectos a implementar contemplados
en el Plan de Trabajo debern presentar un informe de
avance trimestralmente, que deber tener la siguiente
estructura:
INFORME DE AVANCE
- Objetivos: Identificar aquellos objetivos que se quiere lograr en la
presente evaluacin.
- Alcance: Identificar el determinado por el periodo de evaluacin.
- Cumplimiento del plan de trabajo: Evaluar la utilidad que se le ha
dado, y cmo se han desarrollado las actividades en el proceso de
implementacin, as como el cumplimiento de los plazos de ejecucin de
las actividades que fueron programadas, si estas fueron realizadas
acorde al cronograma y si el tiempo fue suficiente para llevarlas a cabo;
como resume se presentar el porcentaje de avance:
Fecha de
Aspecto a implementar Entregable Avance (%)
Trmino
- Cronograma de actividades: Revisar los plazos de ejecucin de las actividades que fueron
programadas, si estas fueron realizadas acorde al cronograma y si el tiempo fue suficiente para
llevarlas a cabo.
- Recursos necesarios: Determinar si los recursos (humanos, logsticos y de informacin) han
sido suficientes.
- Desempeo de los equipos de trabajo y participantes: Evaluar el trabajo de los equipos
designados o participantes en el desarrollo de las diferentes actividades; se tendr en cuenta si
se requiere de una mayor participacin de la organizacin, con la finalidad de apoyar labores
especficas
- Limitaciones o debilidades: Determinar aquellas que hayan sido detectadas durante la
ejecucin de la implementacin.
- Conclusiones y recomendaciones: Incluir aquellas acciones correctivas que es necesario
implementar para la mejora del proceso de implementacin; asimismo, en forma resumida,
determinar el nuevo nivel de implementacin alcanzado.