Gerencia de Proyectos

ACTA DE CONSTITUCIN DEL PROYECTO

CDIGO DDP-01
versin 1.0
PROYECTO: OPTIMIZACIN DEL CONTROL DE INVENTARIOS EN LA EMPRESA
DECDATA PER S.A.C.
PATROCINADOR: Margarita Crdova Gerente General
PREPARADO POR: Walter Crdova Analista de Soporte Fecha 0 0 17
5 4
REVISADO POR: Luis Campos Gerente Operaciones Fecha 0 0 17
6 4
APROBADO POR: Margarita Crdova Gerente General Fecha 0 0 17
7 4

REVISIN DESCRIPCIN (REALIZADA POR) FECHA

(Correlativo) (Motivo de la revisin y entre parntesis quien la realiz) (de la revisin)
Creacin del documento (Walter Crdova) 0 0 201
01
3 4 7
Revisin de la descripcin del servicio (Jurguen Zambrano) 0 0 201
02
3 4 7
BREVE DESCRIPCIN DEL PRODUCTO O SERVICIO DEL PROYECTO
(Caractersticas, funcionalidades, soporte entre otros)
- Trazabilidad de la informacin
- Controlar el stock de los componentes de equipos informticos
- Administrar el kardex de la empresa
- Automatizar el control de la operacin para la toma de decisiones.

ALINEAMIENTO DEL PROYECTO

1. OBJETIVOS ESTRATGICOS DE LA 2. PROPSITO DEL PROYECTO
ORGANIZACIN (Beneficios que tendr la organizacin una vez que el producto
(A qu objetivo estratgico se alinea el proyecto) del proyecto est operativo o sea entregado)

Incrementar las ventas en un 15% anual. Incrementar la utilidad operativa para generar
mayores ventas a nivel nacional
Reducir los costos anuales en prdida en un Optimizar el espacio cbico de almacenaje de
95%. 800 a 1000 unidades de productos.
Disminuir la insatisfaccin del cliente en un Aumentar la satisfaccin del cliente a travs
30% para el 2017. de la disponibilidad de productos.
3. OBJETIVOS DEL PROYECTO
(Principalmente en trminos de costo, tiempo, alcance, calidad)
- Disminuir los tiempos de los procesos de PICKING y PACKING en el almacn de
productos en un 25%.
- No contar con quiebres de stock en el almacn de aquellos productos de alta rotacin.
- Aumentar la satisfaccin del cliente a travs del logro una entrega a tiempo y en las
unidades solicitadas.
- Agrupar y reubicar los componentes de acuerdo a su demanda a travs del principio de
Pareto - metodologa ABC a fin de disminuir los costos de almacenamiento.
- Realizar el inventario general del almacn en un plazo mximo de 15 das hbiles.

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4. FACTORES CRTICOS DE XITO DEL PROYECTO

(Componentes o caractersticas que deben cumplirse en el proyecto para considerarlo exitoso)

- Contar con el apoyo del rea de finanzas, debido a que respaldaran las decisiones a
tomar y la asignacin de recursos.
- Licencias de software para servidores virtuales.
- Cumplimiento de la elaboracin del Pareto, ABC dentro del tiempo planificado para no
caer en sobrecostos por contratacin de recursos externos.
- Inventario actualizado de las principales marcas de los componentes SEAGATE,
SANDISK, KINGSTONE.
5. REQUERIMIENTOS DE ALTO NIVEL
(Condiciones o caractersticas que deben cumplirse para satisfacer lo solicitado al proyecto)
- El computador principal debe tener el software licenciado y certificado.
- El proyecto debe incluir la entrega de un cronograma de trabajo con responsables y
fechas
- Ejecutar el proyecto con recursos humanos propios.
- Utilizar informacin estadstica de ventas del ao 2015 y 2016.
- Catalogar como productos A a los productos con porcentaje acumulado desde 75%.
De modo que el 25% de productos representen el 75% de las ventas.

EXTENSIN Y ALCANCE DEL PROYECTO

6. FASES DEL PROYECTO
(Agrupamiento lgico de actividades relacionadas que
usualmente culminan elaborando un entregable principal)
Gestin de proyecto.
7. PRINCIPALES ENTREGABLES
(Un nico y verificable producto, resultado o capacidad de
realizar un servicio que debe ser elaborado para
completar un proceso, una fase o un proyecto)
- Plan de direccin del proyecto.
- EDT y diccionario del EDT.
- Cronograma del proyecto.
- Presupuesto del proyecto.
- Acta de reunin quincenal.
- Acta de aceptacin de fases.
- Acta de cierre del proyecto.

Catalogacin y estudio de inventario. - Reporte de catalogacin ABC de las

marcas Seagate, Sandisk y Kingstone.
- Reporte con inventario actualizado.
- Informe de estudio de tiempos en
PICKING & PACKING del almacn de
Lima.
- Informe de productos de alta y baja
rotacin.

Instalacin y configuracin del software. - Informes actuales del estado de los

componentes.
- Informe de la tabla maestra.
- Tablas de inventario actualizado (saldo
inicial).

Capacitacin - Acta del personal capacitado en uso

de software.
- Manual de los procesos logsticos.
- Manual de operacin.

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Puesta en marcha - Reporte de pruebas unitarias

8. INTERESADOS CLAVE
(Persona u organizacin que est activamente involucrado en el proyecto o cuyos intereses pueden ser afectados positiva o
negativamente por le ejecucin del proyecto o por el producto que elabora)
- Director del Proyecto
- Gerente de Operaciones - Cliente
- Gerente General - Cliente
- rea Finanzas Cliente

9. RIESGOS
(Evento o condicin incierta que, si ocurriese, tiene un efecto positivo o negativo sobre los objetivos del proyecto)

- Ausencia por enfermedad o problemas personales del equipo de almacn y proyecto

- Falta de compromiso y desmotivacin del equipo del proyecto.
- Incremento del costo de importacin de los componentes, lista de precios por los
proveedores.
- Solicitudes de cambio que modifiquen las fechas de entrega.
- Cambio de personal del cliente asignado al Proyecto.
- Ausencia del personal responsable de aprobar los entregables por parte del cliente.
- Ausencia del personal del uso del software a las capacitaciones.

10. HITOS PRINCIPALES DEL PROYECTO

(Un evento significativo para el proyecto)

- Trmino de la catalogacin ABC por marcas representadas.

- Plan de inventario de almacn.
- Estudio de tiempos de PICKING y PACKING actual en el almacn.
- Informe de anlisis de los productos de alta y baja demanda.
- Sistema de control de inventario implementado

11. RESUMEN DEL PRESUPUESTO DEL PROYECTO

(Presupuesto preliminar en base a una estimacin de orden de magnitud definido incluye reas de la organizacin que se
afectaran si fuera el caso)

El proyecto cuenta con un presupuesto mximo de S/ 74 400 (setenta y cuatro mil

cuatrocientos con 00/100 soles) que se pagarn al momento de finalizado el trabajo.

12. REQUERIMIENTOS DE APROBACIN DEL PROYECTO

(Quin evala los FCE, decide el xito del proyecto y quien cierra el proyecto )
FACTORES CRITICOS DE EXITO EVALUADOR FIRMA EL CIERRE DEL
(Ver punto 4) (Nombres apellidos y cargo de la persona PROYECTO
asignada) (Nombres apellidos y cargo de la persona
asignada)
Contar con el apoyo del rea Margarita Crdova
de finanzas, debido a que Gerente General
respaldaran las decisiones a Julio Meza
tomar y la asignacin de Gerente de Finanzas
recursos.

Licencias de software para Luis Campos

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servidores virtuales.
Gerente de Operaciones
Cumplimiento de la
elaboracin del Pareto, ABC
dentro del tiempo planificado
Luis Campos
para no caer en sobrecostos
Gerente de Operaciones
por contratacin de recursos
externos.

Inventario actualizado de las

principales marcas de los
Luis Campos
componentes SEAGATE,
Gerente de Operaciones
SANDISK, KINGSTONE.

13. GERENTE DE PROYECTO

(Nombres apellidos y cargo de la persona asignada como gerente del proyecto)

Jos Rodrguez - Externo

14. AUTORIDAD ASIGNADA

(Autoridad asignada al gerente del proyecto para el uso de recursos)

Julio Meza - Gerente de Finanzas

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