MANUAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN SIG / MECI

PROCESO: GESTIN DE MEJORA CONTINUA

TABLA DE CONTENIDO

1. OBJETIVO ....................................................................................................... 3
2. INTRODUCCIN ............................................................................................. 3
3. DEFINICIONES ................................................................................................ 3
4. FONDO PARA EL FINANCIAMIENTO DEL SECTOR AGROPECUARIO ..... 5
4.1 PRESENTACIN ....................................................................................... 5
4.1.1 Resea Histrica ................................................................................. 5
4.1.2 Ubicacin ............................................................................................. 5
5. ORGANIZACIN DEL FONDO PARA EL FINANCIAMIENTO DEL SECTOR
AGROPECUARIO ................................................................................................... 6
5.1 INFRAESTRUCTURA ................................................................................ 7
6. ESTRUCTURA, ALCANCE Y CONTROL DEL MANUAL DEL SIG ............... 7
6.1 RESPONSABILIDAD ................................................................................. 7
6.2 CONTROL DE CAMBIOS .......................................................................... 8
6.3 DISTRIBUCIN ......................................................................................... 8
6.4 ALCANCE .................................................................................................. 8
6.4.1 DEL DOCUMENTO ............................................................................. 8
6.4.2 DEL CERTIFICADO DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN SIG
9
7. ESTRUCTURA DE LA DOCUMENTACIN .................................................... 9
7.1 ESTRATEGIA INSTITUCIONAL Y PLAN ESTRATGICO Y DE ACCIN10
7.2 MANUAL DE SERVICIOS ........................................................................ 10
7.3 MANUAL DEL SIG ................................................................................... 10
7.4 MANUAL .................................................................................................. 11
7.5 POLTICA ................................................................................................. 11
7.6 REGLAMENTO ........................................................................................ 11
7.7 PROTOCOLO .......................................................................................... 11
7.8 CADENA DE VALOR ............................................................................... 11
7.9 CARACTERIZACIN DE PROCESO ...................................................... 11
7.10 PROCEDIMIENTO ................................................................................... 12
7.11 HOJA DE VIDA INDICADORES .............................................................. 12
7.12 INSTRUCTIVO ......................................................................................... 12
7.13 MANUAL DE USUARIO ........................................................................... 12
7.14 POLTICAS OPERACIONALES ............................................................... 12
7.14.1 POLTICA DE COMUNICACIN CORPORATIVA ............................ 13
7.14.2 POLTICA DE SEGURIDAD DE LA INFORMACIN ........................ 14
7.14.3 POLITICA DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO ................. 15
7.15 REGISTROS DEL SISTEMA ................................................................... 16
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7.16 NORMOGRAMA ...................................................................................... 16
7.17 PLANES DE MEJORAMIENTO ............................................................... 16
7.18 RIESGO ................................................................................................... 17
8. EXCLUSIONES ............................................................................................. 17
9. DOCUMENTOS DE REFERENCIA ............................................................... 17
9.1 DOCUMENTOS LEGALES Y REGLAMENTARIOS APLICABLES A LAS
ACTIVIDADES, PRODUCTOS Y SERVICIOS FINAGRO..................................... 18
9.2 CAMBIOS QUE PUEDEN AFECTAR EL SISTEMA INTEGRADO DE
GESTIN .............................................................................................................. 19
10. CLIENTES Y PRODUCTOS .......................................................................... 19
11. RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIN .................................................... 20
12. ESTRATEGIA INSTITUCIONAL Y PLAN ESTRATGICO Y DE ACCIN .. 23
12.1 MISIN .................................................................................................... 23
12.2 VISIN ..................................................................................................... 23
12.3 IMAGEN OBJETIVO ................................................................................ 23
12.4 PRINCIPIOS Y VALORES ....................................................................... 24
12.5 GRUPOS DE INTERS ........................................................................... 24
12.6 POLTICA DE CALIDAD .......................................................................... 25
12.7 OBJETIVOS ESTRATEGICOS O DE CALIDAD ...................................... 25
12.8 PLAN ESTRATGICO INSTITUCIONAL ................................................. 26
12.9 CADENA DE VALOR ............................................................................... 28
12.10 INTERRELACIN DE LOS PROCESOS ................................................. 30
12.11 PROCEDIMIENTOS OBLIGATORIOS..................................................... 35
12.11.1 CONTROL DE DOCUMENTOS ........................................................ 35
12.11.2 CONTROL DE REGISTROS ............................................................. 35
12.11.3 ACCIONES CORRECTIVAS, PREVENTIVAS Y DE MEJORA ......... 35
12.11.4 CONTROL DE PRODUCTO Y/O SERVICIO NO CONFORME ........ 36
12.11.5 AUDITORAS INTERNAS DE CALIDAD ........................................... 36
13. RIESGOS ....................................................................................................... 36
14. MEDICIN ..................................................................................................... 37
14.1 REPORTE DE INDICADORES ................................................................ 38
15. CONTROL ..................................................................................................... 38
16. DESEMPEO Y CUMPLIMIENTO ................................................................ 39
16.1 EQUIPO MECI ......................................................................................... 39

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1. OBJETIVO

Describir el Sistema Integrado de Gestin - SIG, establecer su alcance,

identificar y justificar las exclusiones, hacer referencia a los procedimientos
documentados y presentar la interaccin entre los procesos.

As mismo, tiene por objeto determinar las autoridades, responsabilidades y

referenciar los procedimientos que describen sus actividades.

Tambin tiene por objeto presentar el Sistema Integrado de Gestin SIG, adecuado
a los requisitos establecidos en la norma NTCGP 1000 y en el Decreto 1599 de 2005
que establece el Modelo Estndar de Control Interno, a nuestros clientes y
beneficiarios, informndoles sobre los controles especficos implementados para
lograr su satisfaccin.

2. INTRODUCCIN

FINAGRO, en cumplimiento de lo establecido por la Ley 872 de 2003 por la cual se

crea el Sistema de Gestin de Calidad en las instituciones pblicas de la Rama
Ejecutiva, y con el compromiso de mejorar continuamente la prestacin del servicio
para el beneficio de sus clientes, ha implementado un Sistema Integrado de Gestin
-SIG, adecuado a los requisitos establecidos en las normas NTC GP 1000 e ISO
9001 y los aspectos requeridos por el Modelo Estndar de Control Interno
establecidos por el Decreto 1599 de 2005,
.

El SIG diseado con base en las Normas legales vigentes, las polticas sectoriales,
las necesidades de los clientes y beneficiarios, ha identificado sus procesos, su
interaccin, sus productos y controles, entre otros parmetros.

El manual del SIG describe el sistema integrado de Gestin, para lo cual ha definido
sus captulos con base en la estructura de las normas NTC GP 1000 e ISO 9001.

3. DEFINICIONES

Beneficiario: Productor agropecuario o rural al que los Intermediarios Financieros le

entregan un producto o servicio.

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Calidad: Grado en el que un conjunto de caractersticas inherentes cumple con los
requisitos.

Cliente: Organizacin, entidad o persona que recibe un producto y/o servicio.

Exclusiones: Procesos que no se encuentran controlados por el Sistema Integrado

de Gestin de la entidad.

Listado maestro de documentos y registros: Listado conformado por el conjunto

de documentos soporte del Sistema Integrado de Gestin SIG, el cual se encuentra
en el mdulo de procesos del aplicativo de Administracin del SIG.

Listado maestro de registros: Conjunto de documentos de salida de los procesos

identificados en el SIG, el cual se encuentra en el mdulo de procesos del aplicativo
de Administracin del SIG.

Modelo Estndar de Control Interno MECI: Conjunto de elementos

interrelacionados, donde intervienen todos los colaboradores de la entidad y le
permite estar siempre atenta a las condiciones de satisfaccin de los compromisos
contrados con las partes interesadas, garantiza la coordinacin de las acciones, la
fluidez de la informacin, la comunicacin, anticipa y corrige de manera oportuna las
debilidades que se presentan en el quehacer institucional.

Plantea tres fundamentos que lo enmarcan, integran, complementan y desarrollan

contribuyendo a dar mayor claridad a los resultados:

Autocontrol: Todos los colaboradores de los procesos

Autorregulacin: Capacidad institucional
Autogestin: Administracin institucional

Manual SIG: Documento que especifica el Sistema Integrado de Gestin, tanto

desde el aspecto de calidad de la organizacin, como en lo referente al Modelo
Estndar de Control Interno MECI.

Objetivos de calidad o estratgicos: Algo ambicionado, o pretendido, relacionado

con las polticas de calidad y estratgicas.

Polticas de calidad: Intenciones globales y orientacin de una organizacin

relativas a la calidad tal como se expresan formalmente por la Alta Direccin.

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4
Proceso: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactan, las
cuales transforman elementos de entrada en resultados.

Sistema de Control Interno: Entendido como un conjunto de polticas, principios,

normas, procedimientos y mecanismos de verificacin y evaluacin establecidos por
la Junta Directiva, la Alta Direccin y dems colaboradores de la organizacin para
proporcionar un grado de seguridad razonable en cuanto a la consecucin de
objetivos.

Sistema de Gestin de la Calidad: Sistema de gestin para dirigir y controlar una

organizacin con respecto a la calidad.

Sistema de Gestin en Seguridad y Salud en el Trabajo: Sistema de Gestin que

busca anticipar, reconocer, evaluar y controlar los riesgos que puedan afectar la
seguridad y la salud en el trabajo.

4. FONDO PARA EL FINANCIAMIENTO DEL SECTOR AGROPECUARIO

4.1 PRESENTACIN

4.1.1 Resea Histrica

El Fondo para el Financiamiento del Sector Agropecuario, FINAGRO, fue creado por
la Ley 16 de 1990 y naci de la necesidad del sector agropecuario y rural de contar
con un Sistema Nacional de Crdito Agropecuario y tener una entidad autnoma y
especializada en el manejo de los recursos de crdito, dispersos en varios
organismos que los asignaban como una variante complementaria de la poltica
macroeconmica, de la Junta Monetaria hoy Junta Directiva del Banco de la
Repblica.

4.1.2 Ubicacin

Direccin: Carrera. 13 No. 28-17 pisos 2, 3, 4 y 5

Conmutador: 3203377 Fax: 3380197
A.A. 241951 Bogot, D.C.
E-mail: finagro@finagro.com.co

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Los principales propsitos de la entidad se encuentran incluidos en la Estrategia
Institucional y en el Plan Estratgico de la Entidad, contenido en el numeral 13 del
presente Manual.

5. ORGANIZACIN DEL FONDO PARA EL FINANCIAMIENTO DEL SECTOR

AGROPECUARIO

La estructura organizacional de la entidad la establece la Junta Directiva y se

considera adecuada por las siguientes razones:

Se encuentra alineada con la estrategia y facilita alcanzar los objetivos de la

entidad y establecer claramente las responsabilidades de cada rea y los
integrantes de la organizacin.
Tiene relacin directa con la planta de personal, las funciones, competencias,
niveles de responsabilidad y autoridad de la entidad.
Contribuye a que haya una clara separacin entre los procesos estratgicos,
misionales, de apoyo y control, con una clara definicin de los roles y
responsabilidades de cada una de las partes, permitiendo que existan los
pesos y contrapesos necesarios entre las diferentes reas.
Propicia el control interno de la entidad, mediante la existencia de la Oficina de
Control y Promocin del Desarrollo y las revisiones por el Comit Directivo -
SIG.
Contribuye a que las actividades se realicen con independencia operativa y
autonoma presupuestal, en el marco de la normatividad aplicable.
Es concordante con la arquitectura empresarial de la entidad, y se presenta en
forma esquemtica en el siguiente organigrama y en el documento
denominado Estructura Organizacional de FINAGRO, igualmente se cuenta
con la Descripcin de Perfil de Cargos para los diferentes niveles jerrquicos
establecidos en la estructura organizacional, en el que se precisan los
requisitos, competencias, responsabilidades y las funciones respectivas a
cada cargo definido en la planta de personal aprobada por la Junta Directiva.
En la caracterizacin de los procesos que hacen parte del SIG, se encuentran
los cargos requeridos para cumplir con los procedimientos que le
corresponden. El conjunto de esta documentacin se constituye para
FINAGRO como el marco regulatorio de la estructura organizacional, cargos y
sus perfiles, y la planta de personal, asimilndose al manual de funciones.

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6
 Consulta de la Estructura:
https://finagro.sharepoint.com/Paginas/estructura.aspx

5.1 INFRAESTRUCTURA

El Fondo para el Financiamiento del Sector Agropecuario cuenta con la

infraestructura necesaria para el desarrollo del Sistema Integrado de Gestin, y el
cumplimiento de sus objetivos. Esta infraestructura se divide en:

a) Instalaciones Fsicas: Cuenta con oficinas idneas para el desarrollo de la

Gestin.
b) Software y comunicaciones: Cuenta con software para su operatividad y
sistemas de comunicacin orientados al buen desarrollo de los procesos y la
interaccin con los clientes, proveedores y el personal interno. La Direccin de
Operaciones Tecnolgicas administra las redes de comunicacin, los equipos y
los software que constituyen la plataforma tecnolgica, supervisando los
contratos referentes a tecnologa, coordinando el mantenimiento de equipos y
software y brindando soporte a la operacin de los mismos.
c) Hardware entendido como los equipos que se tienen para la prestacin de los
servicios. La Direccin de Operaciones Tecnolgicas administra los equipos que
hacen parte de la plataforma tecnolgica, supervisando los contratos referentes
a tecnologa, coordinando el mantenimiento de equipos y brindando soporte a la
operacin de los mismos.

6. ESTRUCTURA, ALCANCE Y CONTROL DEL MANUAL DEL SIG

6.1 RESPONSABILIDAD

Para la emisin, modificacin, distribucin y control se siguen los lineamientos

establecidos en el Procedimiento de MCO-PRO-002 Control de Documentos.

- El Administrador del Sistema, es el responsable de la validez de su contenido

y de su formalizacin. El Administrador del Sistema es el Gerente de
Planeacin y le corresponde, monitorear su adecuada operatividad acorde con
la visin, misin y polticas estratgicas de la entidad, estableciendo
estrategias para su divulgacin, entendimiento y apropiacin por todos los
colaboradores de FINAGRO, principalmente en los siguientes aspectos del
SIG: coordinar, ejecutar, evaluar y hacer seguimiento a la Estrategia

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 Institucional y al Plan Estratgico de la Entidad; coordinar y velar por que se
haga seguimiento a los indicadores estratgicos; coordinar, ejecutar, evaluar y
hacer seguimiento al Sistema Integrado de Gestin.

La responsabilidad y autoridad de evaluar las propuestas de exclusiones para

determinar la aprobacin del Manual, es del Comit Directivo - SIG. La evaluacin y
aprobacin de las exclusiones son conducidas en el marco de las sesiones de
trabajo desarrolladas por el citado Comit.

6.2 CONTROL DE CAMBIOS

En el Historial de Revisiones y/o Modificaciones se describen las modificaciones

realizadas al Manual del SIG del Fondo para el Financiamiento del Sector
Agropecuario. El control y registro actualizado es mantenido por el Administrador del
Sistema.

6.3 DISTRIBUCIN

La distribucin del Manual del SIG, se efecta de acuerdo con el Procedimiento de

MCO-PRO-002 Control de Documentos, ubicado en el proceso de Gestin de Mejora
Continua, en el aplicativo de Administracin del SIG.

6.4 ALCANCE

6.4.1 DEL DOCUMENTO

El presente Manual aplica para todos los manuales, cdigos, reglamentos, polticas,
protocolos, procesos, procedimientos, fichas tcnicas y registros del Sistema
Integrado de Gestin del Fondo para el Financiamiento del Sector Agropecuario,
FINAGRO, los cuales se encuentran asociados a cada proceso en la documentacin
del SIG.

As mismo ha considerado la integracin del sistema de gestin de calidad, el cual se

adecua a los requisitos de las normas NTC GP 1000 e ISO 9001 con el sistema de
control interno, adecuado al modelo estndar de control interno MECI 1000:2005, e
interacta con los Sistemas de Gestin de Riesgos de la Entidad.

Este manual describe los Sistemas de Gestin de Calidad y de Control Interno y se

expresa como el Sistema Integrado de Gestin -SIG. Los sistemas de administracin

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de riesgos estn descritos en los manuales establecidos para cada uno de los tipos
de riesgos administrados, igualmente se encuentran en documentos especficos el
Cdigo de Buen de Gobierno, El Cdigo de tica y Conducta, y el Plan
Anticorrupcin y de Atencin al Ciudadano.

Para propsitos de auditoras internas y procesos de certificacin del sistema de

gestin de calidad, el presente documento facilita su programacin y ejecucin.

De acuerdo con lo anterior, son objeto del contenido de este manual los procesos
referenciados en el mapa de procesos, los productos y servicios de la entidad, los
clientes y beneficiarios identificados, en cumplimiento del objetivo de la entidad
identificado en su misin: Somos el aliado estratgico para el desarrollo
agropecuario y rural del pas, , a travs de productos y servicios financieros que
contribuyen a la generacin de valor econmico, social y ambiental que construyen la
competitividad y sostenibilidad del sector.

6.4.2 DEL CERTIFICADO DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN SIG

Financiacin de las actividades de produccin y comercializacin del sector

agropecuario y rural.

7. ESTRUCTURA DE LA DOCUMENTACIN

La documentacin del Sistema Integrado de Gestin del Fondo para el

Financiamiento del Sector Agropecuario, FINAGRO, se encuentra disponible para la
consulta de todos los colaboradores, en el aplicativo de Administracin de SIG y est
soportada en la estructura jerrquica y definiciones establecidas en el documento
MCO-DOC-002 Metodologa de Gestin y Documentacin de Procesos

El medio de consulta, as como el mecanismo de administracin de la documentacin

del sistema incluyendo, los documentos externos y los obsoletos, se encuentra
determinado en el procedimiento MCO-PRO-002 Control de Documentos.

Dado que los documentos mencionados en la pirmide anterior forman parte de las
actividades de los procesos, en cumplimiento de su razn de ser y en el marco de la
gestin por procesos del Sistema Integrado de Gestin SIG; estos deben ser
documentados de acuerdo con lo establecido en el procedimiento de Control de
Documentos que se encuentra en el proceso de Gestin de Mejora Continua en el

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aplicativo de Administracin del SIG. De la misma manera los dems documentos
identificados en el desarrollo de las tareas propias de los procesos.

Lo anterior con el fin de garantizar el cumplimiento a cabalidad del numeral 4.2.3 de

Control de Documentos de las normas de calidad que nos certifican y la organizacin
y claridad de los documentos que soportan la trazabilidad de los procesos.

A continuacin se hace una breve descripcin de la documentacin que compone el

Sistema.

7.1 ESTRATEGIA INSTITUCIONAL Y PLAN ESTRATGICO Y DE ACCIN

La Estrategia Institucional define la visin, misin, objetivos estratgicos o de calidad

con sus indicadores y metas y el pensamiento institucional, como la poltica de largo
plazo orientada a la sostenibilidad y posicionamiento de la entidad en cumplimiento
del mandato legal, y el Plan Estratgico y de accin Institucional define la orientacin
de la entidad en el corto y mediano plazo, articulado con la Estrategia Institucional y
los objetivos especficos que se definen como el elemento programtico que
identifica la finalidad hacia la cual deben dirigirse los recursos y esfuerzos,
estableciendo las metas y el plan de accin para dar cumplimiento a la misin y a los
imperativos u objetivos de calidad o estratgicos, y que son la base para su
seguimiento y evaluacin.

7.2 MANUAL DE SERVICIOS

Determina las caractersticas de los productos, servicios y programas administrados

que entregan los procesos misionales de: Evaluacin Operaciones de Crdito,
Incentivos, Administracin de Garantas, Gestin de Cartera, Seguimiento y Control,
a los clientes y beneficiarios de la entidad, es la base de la planificacin del producto
o servicio y permiten determinar su nivel de conformidad con los requisitos
establecidos.

7.3 MANUAL DEL SIG

Es el documento que especfica el Sistema Integrado de Gestin del Fondo para el

Financiamiento del Sector Agropecuario, en l se detalla el alcance del Sistema
Integrado de Gestin, los procedimientos documentados establecidos para el
Sistema Integrado de Gestin, o referencia a los mismos as como la descripcin de

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la interaccin entre sus procesos. En el documento se especfica lo referente al
modelo estndar de control interno.

7.4 MANUAL

Documento con un cuerpo sistemtico que contiene la descripcin de informacin

referente a un tema (legislacin o normatividad aplicable, estructura y funciones
especficas, productos y servicios, metodologas, entre otros), consolida su desarrollo
y facilita su comunicacin. No deben incluirse en este documento polticas ni
procedimientos.

7.5 POLTICA

Documento que establece lineamientos de alto nivel y permite la aplicacin en la

Entidad de la normatividad externa y/o las disposiciones generadas por la Alta
Direccin. Es una declaracin realizada por la Entidad, de sus intenciones y
principios con relacin a un determinado tema, que proveen un marco para la accin.

7.6 REGLAMENTO

Conjunto de normas y/o reglas que rigen la forma de actuacin de la Entidad frente a
determinados aspectos.

7.7 PROTOCOLO

Pautas o pasos puntuales (no necesariamente cumplen con una secuencia lgica)
requeridos para desarrollar una tarea especfica.

7.8 CADENA DE VALOR

En la cual se identifican los procesos de la entidad y se definen sus interacciones de

acuerdo con lo establecido por la norma NTCGP1000. Se encuentra publicada en el
aplicativo de Administracin del SIG.

7.9 CARACTERIZACIN DE PROCESO

Identificacin del conjunto de elementos esenciales del proceso y su interrelacin con

otros, como parte de un sistema, con el fin de facilitar su administracin y control.

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7.10 PROCEDIMIENTO

Documento que relaciona las diferentes actividades ejecutadas para el logro del
objetivo del procedimiento, en ste se debe identificar qu, cmo y quin ejecuta
cada una de las actividades que lo componen. Dichos procedimientos cuentan con
una documentacin de referencia que apoya de manera directa su desarrollo, entre
ellos se cuentan las polticas operacionales, hojas de vida de indicadores, y dems
documentacin asociada al proceso.

7.11 HOJA DE VIDA INDICADORES

Ofrecen una referencia a los clientes, beneficiarios y colaboradores involucrados en

el proceso, sobre la forma en que se realiza seguimiento a la ejecucin del proceso.

7.12 INSTRUCTIVO

Documento que presenta una secuencia clara y ordenada de tareas que tienen como
finalidad describir una actividad, la cual hace parte de un procedimiento. Se
caracteriza por suministrar informacin orientada al aprendizaje de una actividad, su
documentacin debe ser precisa y concreta.

7.13 MANUAL DE USUARIO

Documento que explica la manera de operar de un aplicativo o herramienta

tecnolgica. Su objetivo es proporcionar soporte para la utilizacin del mismo.

7.14 POLTICAS OPERACIONALES

Constituyen los marcos de accin necesarios para hacer eficiente la operacin de los
componentes del direccionamiento Estratgico, establece las guas de accin para la
implementacin de las estrategias de ejecucin de la entidad pblica; define los
lmites y parmetros necesarios para ejecutar los procesos y actividades. Las
polticas operacionales se encuentran en los procedimientos del SIG, en el punto 5.
Condiciones Generales, as mismo se encuentran en los manuales, reglamentos,
protocolos y polticas relacionados con los procesos.

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7.14.1 POLTICA DE COMUNICACIN CORPORATIVA

Consolidada en el documento CMU-DOC-001 Poltica de Comunicaciones

Corporativas que contiene las condiciones, canales y responsables del ejercicio de
comunicacin interna y externa de FINAGRO. Los aspectos relevantes de la
comunicacin corporativa plasmados en este, buscan entre otros dar a conocer la
misin de la entidad, el cumplimiento de sus objetivos, sus productos y servicios y
generar una atmsfera de transparencia e integralidad frente al cliente interno1 y
externo.

Los objetivos de la Poltica de Comunicacin de FINAGRO son:

1. Coadyuvar a la integracin de la comunidad de FINAGRO en torno a sus fines,

metas e intereses institucionales ms importantes y el respaldo comunicacional a
las demandas del entorno.

2. Fortalecer la imagen pblica de la entidad, tanto en su dimensin interna como

tambin de cara a la comunidad regional y la sociedad colombiana en su
conjunto.

3. Crear un sistema comunicacional que sirva de asiento a la interaccin continua de

los miembros de la entidad y de las reas organizacionales de FINAGRO.

4. Contribuir a la definicin de una cultura corporativa en las relaciones internas de

la entidad, y entre sta y su entorno.

5. Establecer el marco normativo y organizativo de la gestin informativa de

FINAGRO.

El manejo de la comunicacin se basa en 5 aspectos fundamentales:

Funcin de la Informacin
Funcin de la Divulgacin
Funcin de la Identidad Corporativa
Funcin de las Relaciones Pblicas
Funcin del Protocolo

1
Cliente interno hace referencia a la interaccin entre procesos, en donde los productos resultantes de la gestin
de un proceso, sirven como insumo de entrada en otro proceso.

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La normativa es expresada en 8 puntos que entre otros enuncian la reglamentacin
aplicable a la actividad comunicacional, requisitos del personal responsable, Manual
de Imagen Corporativa, consolidacin de la red telemtica, canales oficiales de
contenidos, manejo de crisis y promocin de la entidad en medios.

Otros aspectos relevantes relacionados en este documento tienen que ver con:

Comunicacin Interna
Comunicacin Externa
Estructura Comunicacional
Estrategia de Gestin
Recursos Presupuestarios

7.14.2 POLTICA DE SEGURIDAD DE LA INFORMACIN

Se consolida en el documento ARI-DOC-014 Polticas de Seguridad de la

Informacin en el marco del proceso de Administracin de Riesgos, en l se
establecen las directrices, lineamientos, responsabilidades y conductas que se
seguirn sobre los Activos de Informacin de FINAGRO, velando por que la
operacin de la entidad se realice bajo las condiciones adecuadas de seguridad.

Los objetivos en materia de Seguridad de la Informacin definidos por FINAGRO:

1. Cumplir con las obligaciones legales vigentes relacionadas con Seguridad de

la Informacin que apliquen a la Entidad, tomando las medidas necesarias de
acuerdo a la operacin que se realiza en FINAGRO.
2. Gestionar los riesgos de Seguridad de la Informacin en todos los procesos de
manera eficiente, con el fin de proporcionar continuidad y calidad a las
operaciones del negocio.
3. Facilitar la discusin al interior de la Compaa en temas de Seguridad de la
Informacin, y ayudar a que todos los colaboradores, clientes y contratistas
sean conscientes de las amenazas potenciales de Seguridad de la
Informacin y los riesgos asociados al negocio.
4. Soportar y mejorar la calidad de las operaciones de FINAGRO, permitiendo un
equilibrio entre funcionalidad y seguridad, a la luz de las mejores prcticas de
la industria.

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7.14.2.1 Seguridad de la Informacin del Sistema Integrado de Gestin SIG

La seguridad del Sistema Integrado de Gestin SIG se realiza bajo las

caractersticas de Confidencialidad, Integridad y Disponibilidad fijados por la poltica.

Para tal fin la informacin del SIG se encuentra disponible en un aplicativo que
permite su administracin y control.

Por disposicin en el control documental, los documentos vigentes del SIG pueden
ser consultados por todos los colaboradores, sin embargo su uso y disposicin es
controlada a travs de permisos que se asignan o no, previa autorizacin del Dueo
de Proceso.

7.14.2.2 Backups del Sistema Integrado de Gestin SIG

La estructura de backups establecida por el proceso de Gestin de Servicios e

Infraestructura TIC, determina a qu aplicativos de la entidad y sus bases de datos
se les deben hacer backups diario, semanal y mensual.

As mismo determina los mecanismos de recuperacin de la informacin, en caso tal

que haya perdida de la misma.

La herramienta con que se administra el SIG se encuentra alojada en el servidor de

aplicaciones de la entidad por lo que cumple con el protocolo de backup diario,
semanal y mensual.

7.14.3 POLITICA DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO

Se consolida en el documento Poltica de Seguridad y Salud en el Trabajo donde se

establece el compromiso hacia la implementacin y desarrollo de un Sistema de
Gestin de la Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST) con el apoyo de todos los
niveles de la organizacin, y se manifiesta pblicamente el compromiso
organizacional y econmico y de mejora.

Los objetivos en materia de Seguridad y Salud en el trabajo definidos por FINAGRO:

1. Identificar los peligros, evaluar los riesgos y establecer los respectivos controles.

2. Proteger la seguridad y salud de todos los colaboradores

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3. Cumplir con la Normatividad nacional vigente aplicable en materia de riesgos
laborales

4. Promover la participacin activa en el SG-SST de todos los colaboradores

independiente de su modalidad de contratacin.

7.15 REGISTROS DEL SISTEMA

Conjunto de evidencias que se generan una vez se han adelantado las diferentes
actividades del proceso. Estos deben gestionarse a partir del procedimiento para el
GDO-PRO-005 Control de los Registros, del proceso de Gestin Documental.

7.16 NORMOGRAMA

En cumplimiento del principio de autorregulacin del Modelo Estndar de Control

Interno, la entidad cuenta con un instrumento denominado normograma que
relaciona las normas de carcter constitucional, legal, reglamentario internas y
externas, que son aplicables en todos los procesos, controlado a travs del aplicativo
de Administracin del SIG, mdulo MECI.

7.17 PLANES DE MEJORAMIENTO

En cumplimiento del principio de Calidad y Mejora Continua, FINAGRO ha

establecido instrumentos para planificar y ejecutar planes de mejoramiento en los
tres niveles que exige el Modelo Estndar de Control Interno y la norma NTC GP
1000. Estos instrumentos relacionan las actividades que se deben adelantar con el
propsito de eliminar las brechas detectadas a nivel de cada funcionario, de cada
procedimiento, de cada proceso y a nivel institucional. Se han establecido tres
instrumentos as:

Plan de Mejoramiento Individual, a cargo del proceso de Gestin de Talento

Humano, resultado del procedimiento de evaluacin de desempeo que
establece el plan de formacin.

Plan de Mejoramiento por Proceso, a cargo de los responsables y dueos de

procesos, mediante la aplicacin del procedimiento MCO-PRO-005 Acciones
Correctivas, Preventivas y de Mejora del proceso de Gestin de Mejora
Continua.

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 Plan de Mejoramiento Institucional, suscrito con la Contralora General de la
Repblica, cuya ejecucin est a cargo de los responsables de proceso, y el
seguimiento y reporte a cargo de la Oficina de Control y Promocin del
Desarrollo.

7.18 RIESGO

Posibilidad de ocurrencia de un evento que pueda entorpecer el normal desarrollo de

las funciones de la entidad y le impidan el logro de sus objetivos.

Se han establecido las metodologas para la identificacin, calificacin y valoracin

de los riesgos de la entidad en cumplimiento de sus actividades y se encuentran
descritas en los manuales de riesgo desde el contexto estratgico hasta cada uno de
los procesos.

8. EXCLUSIONES

No son aplicables a FINAGRO, los siguientes requisitos de las normas NTCGP 1000
e ISO 9001.

a) 7.3. Diseo y Desarrollo: dadas las caractersticas de los servicios incluidos en

el sistema de gestin, los cuales obedecen a las normas legales, al diseo y
desarrollo de las polticas sectoriales establecidas por el Gobierno Nacional a
travs del Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural, y que stos se
encuentran regulados por la Superintendencia Financiera de Colombia, la Junta
Directiva del Banco de la Repblica y la Comisin Nacional de Crdito
Agropecuario, se excluye este numeral de las actividades del proceso.

b) 7.6 Control de los Dispositivos de Seguimiento y Medicin: FINAGRO en la

prestacin de sus servicios y en la entrega de sus productos, no requiere del
empleo o uso de medios de medicin que requieran ser administrados para
garantizar el nivel de confianza en sus mediciones mediante su continua
verificacin y calibracin.

9. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

Ley 872 de 2003.

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Versin: 2
17
 Decreto 4110 de 2004.
NTCGP 1000 Sistemas de Gestin de Calidad para entidades pblicas.
Norma ISO 19011: Directrices para auditorias para SIG y/o medio ambiente.
Decreto 1599 de 2005 Modelo Estndar de Control Interno.
Decreto 943 de 2014.
Manual Tcnico MECI.
NTC 5254 Riesgos Operacionales.
Decreto 1072 de 2015 Decreto nico Reglamentario del Sector Trabajo, en el
Libro 2, Parte 2, Ttulo 4, Captulo 6. Sistema de Gestin de la Seguridad y
Salud en el trabajo

9.1 DOCUMENTOS LEGALES Y REGLAMENTARIOS APLICABLES A LAS

ACTIVIDADES, PRODUCTOS Y SERVICIOS FINAGRO

La normatividad aplicable a las actividades, productos y servicios de FINAGRO,

son originadas por: Congreso de la Repblica (Constitucin Nacional, Leyes,
Decretos), Presidencia de la Repblica, Ministerios, Entes de Control y Vigilancia,
DNP (polticas, planes, programas, decretos, resoluciones, circulares), Banco de
la Repblica (resoluciones), la cual es controlada por el proceso de Gestin del
Sistema Normativo, y entre las cuales se encuentran las siguientes:

Leyes: 16 de 1990; 69 y 101 de 1993; 139 y 160 de 1994; 262 y 302 de 1996;
590 de 2000, 731 de 2002, 811 de 2003, 905 de 2004, 1328 de 2009;
1450,1474y 1504 de 2011; 1694 de 2013, 1712 y 1731 de 2014, 1753 de
2015.
Decretos: 312 de 1991; 626 y 1824 de 1994; 892 de 1995; 1447 de 1999; 967
de 2000; 1395 de 2002; 2172 de 2007; 1484 de 2008, 3610 de 2009, 4579 de
2010, 4580 de 2010, 4828 de 2010, 126, 780 y 2860 de 2011, 053, 2448 y
2482 de 2012; 355 de 2014; 103, 1071, 1449, 2179, 2370 y 2371 de 2015.
Resoluciones Junta Directiva del Banco de la Repblica: 3 de 2000; 2, 17, y
21 de 2007; 6, 8 y 14 de 2008, 15 de 2012, 7 de 2014, 19 de 2015.
Circulares Externas Superintendencia Financiera de Colombia: 007 de 1996
Bsica Jurdica; 100 de 1995 Bsica Contable; 48 de 2006; 41 de 2007; 26 de
2008; 14 y 38 de 2009, 051 de 2010, 047 de 2011, 038 de 2013, Estatuto
Orgnico del Sistema Financiero.
Resoluciones de la Comisin Nacional de Crdito Agropecuario.

MCO-DOC-001
Versin: 2
18
9.2 CAMBIOS QUE PUEDEN AFECTAR EL SISTEMA INTEGRADO DE
GESTIN

En caso de modificacin de la documentacin legal y reglamentaria aplicable a las

actividades, productos y servicios de FINAGRO, y que en consecuencia se requiera
realizar cambios al Sistema Integrado de Gestin, SIG, se seguir el siguiente
procedimiento:

1. La Secretara General de FINAGRO a travs del proceso de Gestin del Sistema

Normativo, evaluar las modificaciones legales o reglamentarias y su aplicacin a
FINAGRO, y si es del caso propondr las modificaciones respectivas precisando
el alcance de las mismas.
2. De acuerdo con las modificaciones propuestas, la Gerencia de Planeacin
definir los cambios al SIG y los presentar ante el Comit Directivo - SIG, para
su aprobacin.
3. La Presidencia de FINAGRO presentar a la Junta Directiva, si es de su
competencia, las modificaciones al SIG para su informacin y si se requiere su
aprobacin.
4. La Gerencia de Planeacin implementar las modificaciones aprobadas y las
divulgar a todos los colaboradores de FINAGRO y si es del caso a los clientes y
beneficiarios.

10. CLIENTES Y PRODUCTOS

El Fondo para el Financiamiento del Sector Agropecuario, ha identificado como sus

clientes a:

CLIENTE DESCRIPCIN DEL CLIENTE

1 CANAL
2 BENEFICIARIOS
Persona Jurdica, vigilada por la
Superintendencia Financiera de Colombia
o por la Superintendencia de Economa
Solidaria, a travs de las cuales se realiza
la intermediacin de los productos y
servicios de FINAGRO.
Persona natural o jurdica que puede
acceder al financiamiento de las
actividades agropecuarias o rurales y a los

MCO-DOC-001
Versin: 2
19
 CLIENTE DESCRIPCIN DEL CLIENTE
apoyos definidos por el Gobierno Nacional,
de acuerdo con la siguiente clasificacin:
a) Pequeo productor
b) Mujer rural de bajos ingresos
c) Jvenes rurales
d) Comunidades Negras
e) Poblacin desmovilizada y
reinsertada
f) Poblacin vinculada a Programas de
Desarrollo Alternativo
g) Poblacin calificada como Vctimas
del conflicto interno
h) Mediano productor
i) Gran productor
j) Esquemas asociativos y de
integracin
La definicin de cada uno de los
beneficiarios de la entidad, se encuentran
establecidos en el Manual de Servicios de
la Entidad.

Los Productos y Servicios de FINAGRO, son: programas y lneas de crdito,

garantas, incentivos, programas de alivios, capital de riesgo, microcrdito rural,
instrumentos de apoyo y de mitigacin del riesgo para el sector agropecuario, fondo
de microfinanzas rurales, fondos de capital, y se encuentran especificados en el
Manual de Servicios, la Cadena de Valor, circulares reglamentarias respectivas que
se encuentren vigentes, y el reglamento del programa de inversin y capitalizacin
del sector rural, y en los planes operativos suscritos con el MADR para la
administracin de los diferentes instrumentos de apoyo.

11. RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIN

En el marco de la implementacin del Sistema de Gestin y del Modelo Estndar de

Control Interno, la Alta Direccin del Fondo para el Financiamiento del Sector
Agropecuario, encabezada por su Presidente, comunica a toda la institucin la
importancia de cumplir con los requisitos establecidos para los servicios que son
prestados por la institucin.

MCO-DOC-001
Versin: 2
20
La Alta Direccin dispone de las herramientas necesarias para el fortalecimiento y
mejoramiento de sus Sistema Integrado de Gestin - MECI

Con la participacin de todos los colaboradores de la entidad y con la aprobacin de

la Junta Directiva se ha definido y socializado el ARI-DOC-007 Cdigo de tica y
Conducta, como documento que recoge los valores institucionales y que cada
funcionario debe aplicar en desarrollo de sus actividades.

De la misma forma la Alta Direccin ha definido y divulgado el Cdigo de Buen

Gobierno que manifiesta a travs de polticas institucionales, cul debe ser la
posicin de la entidad y sus colaboradores frente a las partes interesadas. As como
el ARI-DOC-002 Plan Anticorrupcin y de Atencin al Ciudadano. Estos mecanismos
de autorregulacin buscan definir parmetros de comportamiento al interior de la
entidad para garantizar un ambiente de control.

As mismo, ha determinado la poltica de calidad considerando como marco de su

formulacin la estrategia institucional, la visin y la misin de la entidad e incluyendo
un compromiso de cumplir con los requisitos establecidos y mejorar continuamente la
eficacia, eficiencia y efectividad del sistema.

En el marco de la poltica estratgica o de calidad, se formularon los objetivos de

calidad o estratgicos que permiten la medicin y el control al cumplimiento de esta
poltica.

- Para velar por el desempeo del Sistema Integrado de Gestin SIG y del
Modelo Estndar de Control Interno -MECI, la Presidencia ha designado
como su Representante al Gerente de Planeacin quien desarrolla estrategias
para la divulgacin, entendimiento y apropiacin del SIG, por parte de cada
uno de los colaboradores que ejecutan las actividades dentro de los procesos
del Sistema, principalmente en los siguientes aspectos: ejecucin, evaluacin
y seguimiento al Plan Estratgico de la Entidad; velar por el reporte y
evaluacin a los indicadores estratgicos para medir la gestin de la entidad
en cumplimiento de la estrategia institucional; y ejecutar, evaluar y hacer
seguimiento al Sistema Integrado de Gestin.

Cualquier cambio que afecte la operacin del Sistema Integrado de Gestin, SIG, se
realizar de acuerdo con lo establecido en el numeral 9.2 del presente Manual.

MCO-DOC-001
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21
Se cuenta con la Descripcin de Perfil de Cargos para cada proceso, cuya
informacin rene aspectos como: educacin, experiencia, conocimientos,
disponibilidad, competencias, grado en la organizacin, responsabilidades del cargo,
y funciones. Los perfiles de cargo hacen parte del proceso de Gestin del Talento
Humano, siendo su responsabilidad la actualizacin permanente de los mismos, y se
encuentran publicados en cada proceso en el aplicativo de administracin del SIG,
como un tipo documental de Perfil de Cargo.

El Presidente de FINAGRO, como mximo ordenador de la entidad, mediante su

Representante del SIG se asegura que se establecen, implementan y mantienen los
procesos necesarios para el SIG; que se informe a la Alta Direccin sobre su
desempeo y de cualquier necesidad de mejora, y que se asegure que se promueve
la toma de conciencia de los requisitos de los clientes y beneficiarios en todos los
niveles de la Institucin.

La revisin del Sistema Integrado de Gestin - MECI, se realiza por parte del Comit
Directivo - SIG por lo menos una vez al ao, teniendo como objetivo asegurarse de
su conveniencia, adecuacin y eficacia continua, para lo cual tiene en cuenta los
resultados de auditoras, retroalimentacin del cliente, desempeo de los procesos y
conformidad del producto y/o servicio, estado de las acciones correctivas y
preventivas, acciones de seguimiento de revisiones previas efectuadas por la
direccin, los cambios que podran afectar el SIG, recomendaciones para la mejora
y los riesgos actualizados e identificados para la entidad. Este Comit se conforma
por los colaboradores de FINAGRO que integran el Comit Directivo establecido en
el Manual de Comits Institucionales y es presidido por el Presidente de FINAGRO y
en la parte correspondiente a temas propios del SIG acta como secretario el
Gerente de Planeacin.

Como evidencia de la responsabilidad de la direccin se encuentra:

a) Velar por el fortalecimiento del Sistema Integrado de Gestin - MECI.

b) Contar con un equipo humano competente con base en educacin, formacin,
habilidades y experiencia, para lo cual el proceso Gestin de Talento Humano
se tiene establecido el perfil y requisitos bsicos de los colaboradores.
c) Mantener el equipo humano motivado y en permanente desarrollo de acuerdo a
las necesidades de entorno del negocio, a los cambios tecnolgicos y a los
requisitos de cada proceso. Este compromiso se logra a travs del programa de
desarrollo del talento humano que es actualizado anualmente, de acuerdo con

MCO-DOC-001
Versin: 2
22
 las necesidades manifiestas por los responsables de proceso, de acuerdo con lo
establecido en el procedimiento Formacin del Proceso de Talento Humano.
d) Plan Estratgico y de Accin, su seguimiento y evaluacin.
e) Actas Comit Directivo SIG.
f) Registros de participacin de los colaboradores a divulgaciones del sistema.
g) Resultados de la medicin y anlisis de datos de los procesos.
h) Resultados de encuestas de satisfaccin.
i) Planes de Mejoramiento.
j) Cdigo de tica y de conducta.
k) Cdigo de buen gobierno.
l) Manual SARLAFT.
m) Plan Anticorrupcin y de Atencin al Ciudadano.

12. ESTRATEGIA INSTITUCIONAL Y PLAN ESTRATGICO Y DE ACCIN

12.1 MISIN

Somos el aliado estratgico para el desarrollo agropecuario y rural del pas, a travs
de productos y servicios financieros que contribuyen a la generacin de valor
econmico, social y ambiental que construyen la competitividad y sostenibilidad del
sector.

12.2 VISIN

Ser en el 2038 el Banco de Desarrollo del Sector Agropecuario y Rural, que

promueve la generacin de valor econmico, social y ambiental.

12.3 IMAGEN OBJETIVO

FINAGRO ser un aliado estratgico del desarrollo agropecuario y rural del pas,
liderando, innovando y creando productos y servicios financieros de fcil acceso,
flexibles, oportunos y pertinentes, con objetivos de inclusin socioeconmica y de
crecimiento sectorial, orientndolos principalmente hacia donde se presentan fallas
de mercado.

Como Banco de Desarrollo especializado en el sector rural proveer el capital, las

garantas y las herramientas de gestin de riesgos sectoriales para el favorecimiento

MCO-DOC-001
Versin: 2
23
y fortalecimiento de las inversiones en el campo, valorando los impactos obtenidos
con su gestin.

12.4 PRINCIPIOS Y VALORES

Los Valores Corporativos del Fondo Para El Financiamiento Del Sector

Agropecuario, FINAGRO, hacen parte del cdigo de tica, y se enfocan al
compromiso social asumido por sus accionistas y directores para cumplir con el
objetivo de la ley que lo creo.

PRINCIPIOS:
Lealtad
Transparencia
Honestidad

VALORES:
Respeto
Responsabilidad
Compromiso
Sostenibilidad
Integridad

12.5 GRUPOS DE INTERS

Accionistas
Generadores de Poltica Pblica (Presidencia de la Repblica, Min.
Agricultura, Min. Hacienda, DNP, Bco. Repblica, CNCA)
Clientes (Canales y Productores-Beneficiarios)
Inversionistas
Institucionalidad Sectorial
Institucionalidad Nacional y Territorial
Gremios
Entes de Control y Vigilancia
Academia
Agroindustria
Entidades Multilaterales
Comunidad en general
Medios de Comunicacin
Colaboradores

MCO-DOC-001
Versin: 2
24
12.6 POLTICA DE CALIDAD

FINAGRO, como el aliado estratgico para el desarrollo sostenible del Sector

Agropecuario y Rural del pas, a travs de productos y servicios financieros que
contribuyen a la generacin de valor econmico, social y ambiental que construyen la
competitividad y sostenibilidad del sector, orienta sus acciones bajo las siguientes
directrices de poltica:

Comunicamos amplia y oportunamente las polticas, utilizando un lenguaje

fcil y entendible para nuestros clientes.
Garantizamos respuestas oportunas a las solicitudes de nuestros productos y
servicios, de acuerdo con la normatividad establecida.
Sustentados en nuestro talento humano, logramos los resultados bajo los
principios de transparencia, eficiencia y eficacia.
Ejecutamos y articulamos eficientemente las orientaciones de la poltica
pblica para el sector rural y agropecuario.

Nuestro sistema integra la gestin con un enfoque preventivo, con el compromiso de

mejorar continuamente la eficacia, eficiencia y efectividad del SIG y de los productos
y servicios.

12.7 OBJETIVOS ESTRATEGICOS O DE CALIDAD

Poltica Sectorial

Contribuir activamente en la formulacin y comprometerse en la ejecucin de

la poltica para el desarrollo rural integral y sostenible.

Financiamiento

Asegurar recursos oportunos y suficientes para el financiamiento del desarrollo

del sector rural.

Generacin de Impacto

Actuar permanentemente y con pertinencia sobre las cadenas productivas

generando una dinmica de desarrollo rural competitivo y sostenible,
evaluando su impacto

MCO-DOC-001
Versin: 2
25
 Excelencia Organizacional

Alcanzar altos niveles de desempeo y excelencia organizacional, con

seguridad jurdica, innovacin y creacin de valor superior a los grupos de
inters.

12.8 PLAN ESTRATGICO INSTITUCIONAL

Los planes y programas materializan las estrategias de la organizacin para dar

cumplimiento a su misin, visin y objetivos estratgicos o de calidad definidos para
un periodo determinado, asegurando los recursos necesarios para el logro de lo
planificado. El Plan Estratgico Institucional y de Accin de FINAGRO, se encuentra
desplegado en objetivos, estrategias, metas y acciones necesarias para la
proyeccin de la entidad a corto y mediano plazo y guiar sus actividades hacia los
resultados previstos. El Plan Estratgico y de Accin se encuentra publicado en la
intranet de FINAGRO en la siguiente ruta
https://finagro.sharepoint.com/FNG_Plan_Estrategico/Forms/AllItems.aspx.

Articulados con los objetivos estratgicos o de calidad y enmarcados en las

perspectivas del mapa estratgico de la organizacin, se definen los siguientes
objetivos especficos del PEI:

IMPACTO AL SECTOR RURAL

Fortalecer y optimizar el Sistema de Colocaciones de Crdito agropecuario.

Proveer un Sistema de Garantas para el Sector Agropecuario y rural, que facilite el
acceso al financiamiento formal.
Dotar al sector de informacin estructurada para gestionar de manera integral el
riesgo asociado a la actividad agropecuaria.
Contribuir al desarrollo rural mediante la estructuracin de herramientas de inversin
para el sector.

FINANCIERA

Mantener los niveles de sostenibilidad financiera de la Entidad garantizando el flujo

de recursos econmicos suficientes para el desarrollo del sector agropecuario y rural.

MCO-DOC-001
Versin: 2
26
COMERCIAL

Profundizar el usos de productos y/o instrumentos de FINAGRO, por parte de los

actores de las cadenas productivas, siendo atractivos para los clientes canal.

GESTIN ORGANIZACIONAL

Fortalecer el sistema de direccin y gestin de FINAGRO, con el fin de promover el

desarrollo sostenible del sector agropecuario y rural.

MCO-DOC-001
Versin: 2
27
12.9 CADENA DE VALOR

MCO-DOC-001
28 Versin: 2
El Fondo para el Financiamiento del Sector Agropecuario, adopt la CADENA DE
VALOR en un esquema que integra los veinticinco (25) procesos de la entidad y su
interaccin dentro del Sistema Integrado de Gestin, de conformidad con los
requisitos de la ISO 9001, NTCGP 1000, el Modelo Estndar de Control Interno
MECI 1000, circular SARO, modelo SARLAFT; los procesos que se encuentran
incluidos en el Sistema Integrado de Gestin son:

Procesos Estratgicos

Gestin Estratgica
Gestin de Comunicaciones
Gestin del Sistema Normativo
Gestin Jurdica
Administracin de Riesgos
Gestin de la Innovacin y del Conocimiento
Gestin de Proyectos

Procesos Misionales

Gestin Comercial
Gestin de Seguimiento y Control
Gestin de Recursos Monetarios
Gestin de Carteras de Segundo Piso
Gestin de Microfinanzas Rurales
Gestin de Carteras Administradas y Directas
Gestin de Garantas
Gestin de Instrumentos de Riesgos Agropecuarios
Gestin de Inversin en Fondos de Capital
Gestin Forestal

Procesos de Apoyo

Gestin de Servicios e Infraestructura TIC

Gestin de Talento Humano
Gestin de Contratacin
Gestin de Servicios Administrativos
Gestin Documental
Gestin Contable y Tributaria

MCO-DOC-001
29 Versin: 2
 Gestin de Mejora Continua

Procesos de Evaluacin Independiente

Gestin del Control y Promocin del Desarrollo

Los puntos de la norma que aplican a los procesos de FINAGRO, se encuentran

relacionados en cada caracterizacin del proceso.

12.10 INTERRELACIN DE LOS PROCESOS

En atencin a los requerimientos de la Ley 489 de 1998 y el Decreto 2170 de 2002,

en atencin a las observaciones de las veeduras y grupos de control social,
FINAGRO cuenta con el SIG en el que se indica para cada uno de los procesos la
forma en que se obtiene y entrega la informacin y la interaccin entre los mismos,
adems la forma como se divulga e interacta al interior de la organizacin, los
ciudadanos y partes interesadas, mediante resultados de la gestin y
retroalimentacin del sistema sobre rendicin de cuentas y la percepcin que tienen
las partes interesadas sobre los productos y servicios que presta.

Los objetivos de los procesos, se encuentran descritos en cada una de las

caracterizaciones de los procesos que hacen parte del Sistema Integrado de Gestin
y que se encuentran publicados en el aplicativo de administracin del SIG en la ruta:
https://lysithea/finagro/isodoc/consultas.nsf/ListadoMaestro?OpenFrameSet.

En las caracterizaciones de los procesos se encuentran establecidas las

interacciones que existen entre los procesos de FINAGRO y de stos con los entes
externos de acuerdo con la siguiente correspondencia:

a) Entradas del proceso, en este aparte de la caracterizacin se establecen los

proveedores y entradas, las cuales corresponden a los insumos del proceso,
tales como informacin, documentos, solicitudes, materiales, etc. que se van a
transformar o consumir en la ejecucin del proceso.
b) Salidas del proceso, en este aparte de la caracterizacin se establecen los
resultados del proceso, destinados al cliente interno o externo. Es habitual que
la salida de un proceso sea la entrada del siguiente.

Las Caracterizaciones de Procesos son complemento del presente manual.

MCO-DOC-001
30 Versin: 2
En la tabla siguiente, se establecen las interrelaciones de los procesos misionales
con los procesos estratgicos, de apoyo y evaluacin.

MCO-DOC-001
31 Versin: 2
 PROCESOS PROCESOS PROCESOS DE PROCESOS DE
SALIDA DEL PROCESO
ESTRATGICOS MISIONALES APOYO EVALUACIN
PROCESOS ESTRATGICOS
1 GESTIN ESTRATGICA
Direccionamiento y planeacin
X X X X
estratgica
2 GESTIN DE COMUNICACIONES X X X X
Polticas y directrices para el
desarrollo de la comunicacin interna y X X X X
externa
3 GESTIN DEL SISTEMA NORMATIVO X X X X
4 GESTIN JURDICA X X X X
Conceptos jurdicos X X X X
Lineamientos o directrices de
X X X X
actuacin
5 ADMINISTRACIN DE RIESGOS
Polticas y lmites de manejo de
X X X X
riesgos
Herramientas de control de riesgos
X X X X
operativos
Herramientas de control para otros
X X X X
procesos
GESTIN DE LA INNOVACIN Y DEL
6 X X X X
CONOCIMIENTO
7 GESTIN DE PROYECTOS X X X X
PROCESOS DE EVALUACIN
INDEPENDIENTE
GESTIN DE CONTROL Y PROMOCIN
8
DEL DESARROLLO

MCO-DOC-001
Versin: 2
32
 PROCESOS PROCESOS PROCESOS DE PROCESOS DE
SALIDA DEL PROCESO
ESTRATGICOS MISIONALES APOYO EVALUACIN
Resultados de evaluacin interna y
X X X X
seguimientos
PROCESOS DE APOYO
GESTIN DE SERVICIOS E
9
INFRAESTRUCTURA TIC
Elementos de Hardware y software X X X X
Mantenimiento de Hardware y
X X X X
Software
Servicios de comunicaciones X X X X
Soporte tecnolgico interno X X X X
Disponibilidad de servicios
X X X X
tecnolgicos
Back up's de informacin X X X X
10 GESTIN DE TALENTO HUMANO
Personal competente X X X X
Buen ambiente laboral X X X X
Planes de capacitacin y formacin
X X X X
ejecutados
11 GESTIN DE CONTRATACIN
Contratos X X X X
Convenios y acuerdos de
X
programas administrados
GESTIN DE SERVICIOS Y
12
SUMINISTROS
Implementos de Oficina y de
X X X X
Bienestar
Instalaciones adecuadas X X X X

MCO-DOC-001
Versin: 2
33
 PROCESOS PROCESOS PROCESOS DE PROCESOS DE
SALIDA DEL PROCESO
ESTRATGICOS MISIONALES APOYO EVALUACIN
13 GESTIN DOCUMENTAL
Archivo y conservacin de
X X X X
documentos
Radicacin, traslado y entrega de
X X X X
documentos
14 GESTIN CONTABLE Y TRIBUTARIA
Estados financieros X X X X
Acompaamiento Contable,
X X X X
Tributario, Financiero y Operacional
15 GESTIN DE MEJORA CONTINUA
Acciones correctivas, preventivas y
X X X X
de mejora eficaces para los procesos
Mantenimiento del Sistema de
X X X X
Gestin de Calidad

MCO-DOC-001
Versin: 2
34
12.11 PROCEDIMIENTOS OBLIGATORIOS

Son procedimientos requeridos por la Norma de Calidad, con el fin de garantizar la

implementacin mantenimiento y mejora del Sistema de Gestin, y se encuentran
incluidos en el proceso de Mejora Continua.

Control de Documentos (MCO-PRO-002)

Control de Registros (GDO-PRO-005)
Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora (MCO-PRO-005)
Control de Producto y/o Servicio No Conforme (MCO-PRO-004)
Auditoras Internas de Calidad (CPD-PRO-001 y CPD-PRO-003)

12.11.1 CONTROL DE DOCUMENTOS

Describir la metodologa adoptada para la elaboracin, revisin, aprobacin,

distribucin y control de los documentos del Sistema Integrado de Gestin-SIG, con
el fin de garantizar que dicha documentacin se encuentre actualizada, disponible, y
se conserve la memoria institucional de FINAGRO.

El control, custodia, vigencia y distribucin de los documentos legales y

reglamentarios de origen externo aplicables a las actividades, productos y servicios
de FINAGRO, corresponde a la Secretara General de FINAGRO, mediante los
procesos de Gestin del Sistema Normativo.

12.11.2 CONTROL DE REGISTROS

Definir las polticas y lineamientos para identificar, almacenar, recuperar, proteger y

controlar tiempos de retencin y disposicin final de los registros del Sistema
Integrado de Gestin, para facilitar su utilizacin y conservacin.

12.11.3 ACCIONES CORRECTIVAS, PREVENTIVAS Y DE MEJORA

Describir las actividades que se deben desarrollar para tomar acciones que conduzcan
a eliminar las causas de no conformidades reales o potenciales en el desarrollo de
todas las actividades de la entidad y prevenir que vuelva a ocurrir, as como evaluar los
aspectos que permitan desarrollar actividades de mejora en cada uno de los procesos.

MCO-DOC-001
35 Versin: 2
12.11.4 CONTROL DE PRODUCTO Y/O SERVICIO NO CONFORME

Establecer los parmetros para la identificacin, registro y tratamiento del producto y/o
servicio no conforme que resulte de no cumplir los requisitos establecidos para los
mismos en las entradas del proceso, la documentacin asociada al proceso, los
requisitos legales del proceso y el incumplimiento del desarrollo de las actividades
establecidas en sus procedimientos.

12.11.5 AUDITORAS INTERNAS DE CALIDAD

Describir el sistema utilizado para el desarrollo constructivo de las auditoras internas de

calidad que verifican el correcto cumplimiento con las normas ISO 9001 y NTCGP
1000, los documentos del SIG, la reglamentacin vigente y aplicable a la Entidad y en
general la eficacia, eficiencia y efectividad del mismo.

13. RIESGOS

En cumplimiento de las circulares emitidas por la Superintendencia Financiera de

Colombia relacionadas con la implementacin del Sistema de Administracin de
Riesgos Operacionales SARO, del Sistema de Administracin de Riesgos, Lavado
de Activos y Financiacin del Terrorismo SARLAFT, y el Plan Anticorrupcin y de
Atencin al Ciudadano, FINAGRO ha diseado metodologas apropiadas y
documentadas para la implementacin de los sistemas mencionados siguiendo las
etapas definidas por el Modelo Estndar de Control Interno en el componente
Administracin de Riesgos y la norma NTC GP 1000 en lo referente a la Produccin
y Prestacin del Servicio. Por la importancia de los riesgos en la operacin de
FINAGRO, se definieron como procesos dentro del SIG.

Las metodologas, mapa de riesgos y poltica de administracin de riesgos se

encuentran en la caracterizacin del proceso de Administracin de Riesgos y en los
siguientes manuales:

Manual de SARO
Manual de SARLAFT
Manual de Carteras Administradas
Manual SARL
Manual SARC
Manual de Cupos
MCO-DOC-001
36 Versin: 2
Adicionalmente, los riesgos de la entidad se administran mediante un aplicativo,
herramienta que facilita la identificacin, registro y controles de los riesgos que
atentan contra el propsito de entidad

Controles: Los controles son el conjunto de acciones o mecanismos definidos para

prevenir o reducir el impacto de los eventos que ponen en riesgo la adecuada
ejecucin de los procesos y estrategias de FINAGRO en desarrollo de sus
actividades.

En FINAGRO los controles tienen un enfoque preventivo y buscan que se logren los
propsitos de cada proceso y conducen a reducir los riesgos, los controles se
encuentran identificados en las carpetas de los diferentes procesos y consolidados
en las carpetas de los procesos SARO y SARLAFT.

14. MEDICIN

El SIG se monitorea y mide a travs de una batera compuesta por tres tipos de
indicadores de acuerdo con los requisitos de la NTCGP-1000; contiene indicadores
de eficacia, eficiencia y efectividad. Para verificar el enfoque del sistema con
respecto a los lineamientos estratgicos se ha construido un tablero de mando que
permite establecer la cohesin de los procesos del SIG con los objetivos estratgicos
y de calidad, el cumplimiento de las metas y si es del caso las acciones previstas
para alcanzarlas o replantearlas.

El Tablero de mando de los indicadores se encuentra publicado en la intranet de

FINAGRO como parte del aplicativo de administracin de indicadores de gestin de
FINAGRO EASYINDICATORS. La ruta es:
http://finagro.app/easyindicators/index.aspx.

De igual forma, el proceso de Gestin Comercial, se encarga de medir de acuerdo a

su plan de accin la percepcin de los Intermediarios Financieros y Beneficiarios,
estas mediciones se complementan en lo pertinente a la satisfaccin de los
beneficiarios con la Encuesta de Opinin Empresarial Agropecuaria, EOEA, realizada
con periodicidad trimestral. Los resultados de estas mediciones y de la EOEA son
presentados y valorados por el Comit Directivo - SIG y en la Revisin por la
Direccin.

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En el Plan Estratgico y de Accin se establecen metas para la evaluacin de las
actividades propias de cada estrategia, las cuales se monitorean en las sesiones de
seguimiento que realiza la alta direccin.

En cumplimiento de la normatividad establecida, el personal es evaluado en trminos

de competencias una vez al ao con base en los resultados se establece el
correspondiente plan base para el plan de mejoramiento individual.

14.1 REPORTE DE INDICADORES

Los dueos de cada proceso debern reportar los indicadores a ms tardar el da 10

del mes siguiente a la generacin del reporte (mensual, semestral, anual), de
acuerdo con el mecanismo establecido para tal fin y con la periodicidad definida para
cada indicador en particular. Los reportes que se deben realizar en la hoja de vida
del indicador, deben contener el anlisis de resultado de los datos.

15. CONTROL

En cumplimiento de las exigencias del Modelo Estndar de Control Interno y la

norma NTC GP 1000, FINAGRO ha definido mecanismos de auto evaluacin, para
garantizar el cumplimento de los principios de autocontrol y autogestin, la Alta
Direccin ha definido los instrumentos pertinentes para detectar el cumplimiento de
los mismos.

Estos instrumentos se constituyen en insumos, para que el proceso de Control y

Promocin del Desarrollo de manera independiente verifique la coherencia y
aplicacin de los colaboradores y responsables de proceso mediante su evaluacin
independiente al sistema de control interno.

Los mecanismos adoptados de autocontrol y autogestin, son:

El seguimiento a las Quejas y Reclamos del cliente interno y del cliente

externo.
Seguimiento al Plan Estratgico Institucional y de Accin.
El desempeo general de la organizacin a travs de los indicadores definidos
para los objetivos estratgicos o de calidad.
El desempeo de los procesos a travs de los indicadores de gestin
establecidos para los procesos.
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 La revisin y actualizacin de los riesgos por procesos.
La ejecucin de los controles.
El establecimiento y seguimiento a los planes de mejoramiento Institucional,
por procesos e individual.
El tratamiento al producto no conforme en los procesos misionales.
La verificacin de la conciencia que tienen los colaboradores respecto de la
pertinencia de sus actividades el autocontrol y autogestin.
Estos instrumentos hacen parte del SIG y se encuentran publicados en la
intranet de FINAGRO.

16. DESEMPEO Y CUMPLIMIENTO

Segn lo establecido en el Decreto 943/2014 y el Manual Tcnico, en el marco del

Sistema Integrado de Gestin SIG la entidad aprueba el cumplimiento de las
mismas a travs de la definicin de roles y responsabilidades del Representante de
la Direccin y el Equipo MECI mediante acta nmero 379 del 1 de Julio de 2015

16.1 EQUIPO MECI

Es un equipo multidisciplinario, que acta como instancia intermedia entre los

procesos el Comit de Auditora y el Representante de la Direccin.

Los procesos que suministra informacin para el seguimiento a la gestin son:

- Administracin de Riesgos
- Gestin de Control y Promocin del Desarrollo
- Gestin de Mejora Continua
- Gestin Documental
- Gestin de Comunicaciones
- Gestin del Talento Humano

El equipo MECI para el seguimiento unificado est conformado por:

- Administracin de Riesgos
- Gestin de Control y Promocin del Desarrollo
- Gestin de Mejora Continua

Las responsabilidades del equipo son:

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 Apoyar el proceso de implementacin y mejoramiento del nuevo Modelo.
Gestionar las capacitaciones necesarias para la adopcin y fortalecimiento del
modelo.
Asesorar y apoyar en la gestin a los diferentes procesos de la entidad.
Evaluar el desempeo de los procesos.
Realizar seguimiento a las acciones de mejoramiento.

El Equipo MECI evaluar trimestralmente el desempeo de los procesos teniendo en

cuenta los aspectos que aparecen a continuacin, entre otros que se identifiquen
como crticos para medir la gestin de la entidad:

Resultados evaluacin del control interno y auditoras de calidad.

Control y monitoreo de riesgos.
Cumplimiento de acciones para la seguridad de la informacin.
Control de SARLAFT.
Mejoramiento continuo.
Control de registros y tablas de retencin documental.
Control documental.
Disponibilidad de informacin para el cumplimiento de Ley de Transparencia.

Para el seguimiento se utiliza una planilla que calcula la calificacin global del
proceso y la consolida por reas. El resultado se presenta al Comit Directivo.

Los miembros del equipo se reunirn con los diferentes procesos que requieran
apoyo en cualquiera de los temas transversales evaluados en el seguimiento.

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