Gestin del TIEMPO

para evitar estrs en el trabajo autnomo

El tiempo tiene limite, no lo malgasten Steve Jobs

Gestin del TIEMPO
para evitar estrs en el trabajo autnomo

El tiempo tiene limite, no lo malgasten Steve Jobs

Editor: CEAT MADRID

Federacin Intersectorial de Asociaciones de Autnomos de la Comunidad de Madrid

C/ Prncipe de Vergara 74, 2. 28006 Madrid.

http://www.ceatmadrid.es/

Depsito Legal: M-25298-2013

ndice
1 Gestin del tiempo 5

2 Factores y variables que afectan al tiempo de trabajo 6

3 Tcnicas y herramientas para la planificacin de tiempo 9

3.1. Matriz de la administracin del tiempo. 9
3.2. La tcnica Pomodoro 11
3.3. Mtodo de organizacin No rompas la cadena 13
3.4. Mtodo GTD Getting Things Done 14
3.5. Mtodo Autofocus (AF) 17
Bibliografia 20

Biblioweb 20

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4 | GESTIN DEL TIEMPO para evitar estrs en el trabajo autnomo
La Agencia Europea para la Seguridad y Salud en el Trabajo,
indica que el estrs es el segundo problema de salud ms co-
mn en el trabajo y afecta al 22% de los trabajadores de la UE
(en 2005), y es probable que aumente el nmero de personas
que sufren dolencias relacionadas con el estrs provocadas o
agravadas por el trabajo.
Desde la Comunidad de Madrid, se informa que segn un tra-
bajo de investigacin realizado por un equipo de neurlogos
del Hospital Clnico San Carlos y publicado en la prestigiosa
revista Journal of Neurology, Neurosurgery and Psychiatry, El
estrs psicofsico, junto con la ansiedad y la depresin son fac-
tores de riesgo de padecer un accidente cerebrovascular.
Actualmente el mundo del trabajo impone cada vez mayores
demandas, y especficamente parece exigir un ritmo en la reali-
zacin de tareas con limitaciones de tiempo cada vez ms im-
portantes. Esta exigencia temporal se traduce en situaciones de
ansiedad y estrs de forma que, el conocimiento y aplicacin
de estrategias o tcnicas de manejo del tiempo es esencial
para prevenir daos a la salud.
El objetivo de este folleto es facilitar tcnicas y medios para
planificar el tiempo de forma eficaz en el colectivo de los au-
tnomos y as evitar situaciones que puedan dar lugar a estrs.
Por ello, el contenido se va a centrar en factores y variables que
afectan al tiempo de trabajo, programacin y administracin
eficaz del tiempo as como tcnicas y herramientas para su pla-
nificacin.
1 Gestin del tiempo
Los empresarios autnomos emplean en el desarrollo de su
actividad determinados recursos: financieros, fsicos (instala-
ciones, equipos,), humanos, tecnolgicos, etc. La primera
reflexin que queremos introducir es que tambin el tiempo es
un recurso, que, adems, tiene ciertas caractersticas peculiares.
No se puede comprar, ahorrar ni prestar.
Es indispensable e insustituible para cualquier accin. Toda
actividad requiere consumir una cantidad de tiempo.
Es un recurso limitado. Se disponen de 24 unidades al da.
Es un recurso igualitario. Todos disponemos de un mx. de 24
horas al da.
Si consideramos el tiempo como un recurso, recurso cuyo uso
descontrolado o ineficiente puede provocar, no solo efectos en
los parmetros econmicos de nuestra actividad empresarial
o profesional, sino tambin alteraciones en nuestra salud (an-
gustia, estrs, ansiedad, incremento de la tensin, problemas
gastrointestinales, etc.), se hace necesario establecer estrategias
adecuadas para la organizacin, gestin o manejo del tiempo.
El objetivo de la gestin del tiempo es asegurar que finali-
zamos todas nuestras tareas importantes a diario. Gestionar
correctamente el tiempo es esencial para el empresario aut-
nomo e implica ser organizado, eficiente y utilizarlo con inte-
ligencia.

No es recuperable ni utilizable. El tiempo malgastado no es

reciclable.
Esquema 1. Propiedades del tiempo como recurso.

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2 Factores y variables
que afectan al tiempo de trabajo
De forma general una adecuada gestin (planificacin u orga-
nizacin) del tiempo, requiere de tres componentes sobre los
que ha de trabajar el empresario autnomo:
Lista de objetivos
Lista de tareas
Cronograma de realizacin
A partir de los componentes anteriores los factores que pueden
provocar dificultades en el uso del tiempo estn relacionados
con:
Falta de seguridad en lo que debemos conseguir, en el obje-
tivo de nuestras acciones.
Dificultades en la definicin de las tareas necesarias para
alcanzar el objetivo marcado.
Falta de criterio en el establecimiento de los tiempos que
requiere la realizacin de una tarea.
Hay algunas variables que pueden indicarnos que no estamos
gestionando bien nuestro tiempo: retrasos frecuentes, sensa-
cin de trabajar siempre al limite (apagando fuegos), sentirse
sobrepasado por la carga de trabajo, dudas sistemticas entre
diferentes alternativas, incumplimiento de prioridades, baja
productividad, frustracin,
VENTAJAS DE LA GESTIN DEL TIEMPO
Se alcanzan los objetivos propuestos.
Se mejora la productividad y la motivacin. Los resultados se alcanzan antes y con
ms calidad.
Se vence la tendencia a retrasar tareas.
Se reduce el estrs y mejora el control del horario de trabajo.
Se favorece el equilibrio de la vida laboral y personal.
Esquema 2. Beneficios de la administracin del tiempo.
Aplicando herramientas de planificacin del tiempo obtendre-
mos beneficios como los que se indican en el esquema 2.
Antes de seleccionar una tcnica o herramienta concreta para la
planificacin del tiempo, es conveniente que dediques unos das a
monitorear la dedicacin de tus tiempos. Aunque pueda parecer
que incrementa de forma innecesaria la carga de trabajo, es un
ejercicio muy eficaz para identificar reas de mejora y actividades
que consumen tiempo y no aportan valor al trabajo (demasiados
descansos, uso excesivo del correo electrnico, el telfono o siste-
mas de Messenger, deficiencias en la comunicacin interpersonal
o inadecuada asignacin de prioridades, entre otros).
Algunas recomendaciones bsicas para mejorar la gestin del
tiempo son:
Evaluar la carga de trabajo por semanas, o incluso para un
mes, de forma que se puedan establecer las estrategias ne-
cesarias para darle cumplimiento.
Elaborar una lista de las actividades a realizar al da o a la
semana, explicitando su cronograma de desarrollo. Es im-
portante ajustar bien las tareas que se planifican. En este
sentido, es preferible poner pocas, bien dimensionadas, que
hacer listas demasiado ambiciosas en las que haya que pos-
poner tareas.

Ejemplo. Propuesta de programacin de actividades, con prioridad

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Terminar una actividad antes de iniciar la siguiente.
Identificar las tareas o trabajos ms importantes y realizar-
las en los momentos del da en que nos encontramos con
ms energa. Esto supone priorizar los trabajos que tene-
mos que acometer (puedes usar categoras de nmeros o
colores).
El tiempo de reflexin es una economa de tiempo.
Publio Sirio.
Utilizar los ltimos minutos de la jornada para planificar
las tareas del da siguiente.
Saber decir no. En ciertos momentos ser necesario evitar
interrupciones que pongan en riesgo la finalizacin de ta-
reas importantes. Esto supone que, en ocasiones, debemos
ser capaces de expresar ideas del tipo Este tema lo pode-
mos ver la semana que viene; Perdona pero en estos mo-
mentos necesito concentracin, Ahora mismo no puedo
atenderte; deja que te llame yo en cuanto me sea posible,
Ahora no puedo hablar; charlamos durante el almuerzo
o Disculpa pero no puedo comprometerme a ese plazo;
dame tres das ms y estar hecho.
En la medida que sea posible, comparte, trabaja en equipo
y delega tareas en el personal a tu cargo.
Apagar o dejar en modo vibracin en reuniones de trabajo y
evitar el chequeo compulsivo del correo electrnico.
Incorporar las pausas adecuadas. El descanso tambin es
necesario dentro de una gestin eficaz del tiempo.
Ser ordenado.
Gestionar el tiempo de forma eficaz no significa medir o plani-
ficar cada minuto de nuestra jornada de trabajo pero s orientar
la mayor parte del tiempo a la consecucin de los objetivos que
nos marquemos.
3 Tcnicas y herramientas
para la planificacin de tiempo
Hay diferentes tcnicas y herramientas para la gestin del
tiempo. A continuacin exponemos algunas entre las cuales
puedes elegir la tcnica o combinacin que mejor se adapte a la
tipologa de actividades que desarrollas.
De forma general, en la aplicacin de las tcnicas de planifica-
cin del tiempo, puede ser til organizar las tareas como packs,
de forma que se aborden de forma conjunta aquellas que son
similares.
Tareas de anlisis Tareas de revisin
3.1. Matriz de la administracin del tiempo.
Stephen R. Covey en su libro Los 7 Hbitos de la Gente Alta-
mente Efectiva desarrolla un instrumento llamado Matriz de
la Administracin del Tiempo en la que el autor elabora una
matriz cruzando dos variables: urgencia e importancia.
!Ahora!
LO URGENTE
Requiere atencin Inmediata.
Situaciones que aportan valor a nuestro trabajo o
LO nuestra vida.
IMPORTANTE Son actividades que contribuyen a alcanzar los
objetivos que nos hemos planmteado.

Tareas de archivo Tareas de comunicacin Esquema 3. Concepto de urgente e importante

Tareas de correo Tareas administrativas

Ejemplo. Tipos de tareas

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As, podemos clasificar las actividades en 4 grupos:
Actividades IMPORTANTES Y URGENTES
Actividades IMPORTANTES Y NO URGENTES
Actividades NO IMPORTANTES Y URGENTES
Actividades NO IMPORTANTES Y NO URGENTES
URGENCIA
Urgente
I.
IMPORTANTE
Crisis
Problemas apremiantes
IMPORTANCIA
Proyectos cuyas fechas vencen
III.
NO IMPORTANTE
Interrupciones, algunas llamadas
correo, algunos informes
Algunas reuniones
Cuiestione inmediatas, acuciantes
Actividades populares
Esquema 4. Matriz de administracin del tiempo de Covey
No Urgente
II.
Prevencin
Construir relaciones
Reconocer nuevas oportunidades
Planificacin, recreacin
IV.
Trivialidades, ajetreo inttil
Algunas cartas
Algunas llamadas telefnicas
Prdida de tiempo
Actividades de ocio
Esta matriz puede elaborarse para cada da, para una semana e,
incluso para periodos ms amplios como el mes o el ao. De-
pende de la cantidad de tareas que debas incorporar.
Es importante que:
1. Cuando elabores la lista de actividades que realizas seas
honesto y tengas en cuenta qu tipo de actividad se coloca
en cada cuadrante.
2. Abordes las tareas en funcin del cuadrante en el que se
encuentren: Para pasar al segundo cuadrante has de haber
finalizado las del primero.
ORIENTACIN Si tienes que entregar un dictamen maana, la tarea
ser importante y urgente. Si esa entrega es para la semana que viene, la
tarea ser importante y no urgente. Cerrar el orden del da de una reunin
prevista para maana podr ser no importante y urgente. Llamar a un ami-
go para ver qu tal le han ido las vacaciones sera una tarea no urgente y
no importante- Recuerda que, en este caso, el criterio para la clasificacin
de una tarea depende de su aportacin a la consecucin de tus objetivos
profesionales o empresariales.
Elaborar esta matriz te permitir extraer conclusiones im- 3.2. La tcnica Pomodoro
portantes en relacin a tus hbitos de gestin del tiempo, en Es un mtodo para la administracin del tiempo desarrollado
funcin del cuadrante en el que se focalicen la mayor parte de por Francesco Cirillo a fines de los aos 1980. El fundamento
tus actividades y, por tanto, tu tiempo y energa:
de esta tcnica es un temporizador.
Lo ms importante es tener voluntad y constancia para enfocar
Esta tcnica consiste en trabajar intensamente en una tarea es-
tu tiempo en el cuadrante de Importante-No urgente II, ya
pecfica durante un periodo de tiempo establecido y despus
que este cuadrante es sinnimo de planificacin de futuro. Este
cuadrante tambin se conoce como Cuadrante del Desarrollo tomarse un descanso. Se establecen periodos de trabajo de 25
Personal o del Liderazgo. minutos de duracin (pomodoros1) con descansos de 5 min
Si has clasificado la mayor parte de tus actividades en el cua- entre ellos. Esta forma de organizacin del tiempo hace que
drante III lo ms probable es que no tengas claros los objetivos en una hora se estructuren fcilmente dos sesiones de trabajo.
que te has marcado como empresario autnomo. Si vives en el
cuadrante I, tienes muchas posibilidades de desarrollar pato-
logas relacionadas con estrs laboral y empresarialmente no
dispones del tiempo necesario para plantearte objetivos a me-
dio o largo plazo porque tu da a da se centra en la resolucin
de emergencias.

1
La tcnica debe su nombre al empleo por el autor de un temporizador en forma de tomate
(pomodoro en italiano)

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Para aplicarla de forma rigurosa necesitas un temporizador, un papel y un bolgrafo. Como en otras tcnicas, al inicio del da o al
finalizar la jornada anterior, elaboras la lista de las tareas que quieres abordar, ordenada por prioridades. A continuacin se aplica
el siguiente esquema:
Finalizado el tiempo
Trabajar de forma in-
poner una marca Cada cuatro
tensa y concentrada Continuar con
Poner el reloj o (X) en esa tarea sesiones tomar una
en la primera tarea de la siguiente tarea
cronmetro en marcha y tomar un breve pausa ms larga (15
la lista durante 25 de la lista
descanso ( no ms minutos
minutos
de 5 minutos)

Esquema 5. Tcnica Pomodoro.

La tcnica ha inspirado un gran nmero de aplicaciones de
software, relojes y cronmetros para, prcticamente, todas las
plataformas actuales (PC, Tablet, Mviles, Servidores) que so-
porten aplicaciones de productividad.
REFERENCIA DE APPS Para Android estn disponibles, entre otras,
las aplicaciones Pomodroido (gratuita y con versin de pago que aade el
Esta tcnica es muy apropiada si organizas tus tareas en blo-
ques de tareas, aunque tengas que alargar la duracin de los
pomodoros a media hora, una hora o, incluso ms.
Ventajas de la tcnica Pomodoro
Ayuda a controlar el tiempo.

gestor de tareas) y Pomodoro Productivity Timer (0,72 euros). Para iPhone
puedes probar las aplicaciones Pomodoro (0,79 euros) personalizable en la
duracin de los intervalos y descansos y que incluye un gestor de las tareas
a completar. La app Simple Pomodoro Timer (gratis) cumple la tarea de la
forma ms sencilla, sin gestor de tareas ni opciones de configuracin.
Favorece la motivacin al poner de manifiesto las tareas acabadas y, por
tanto, la aportacin a un proyecto.
Permite estimar el tiempo necesario para realizar un trabajo e identificar
usos desproporcionados.
Favorece el aprendizaje sobre el orden y la priorizacin de las tareas.
Elimina distracciones y mejora la concentracin, al disponer de un tiempo
limitado para el desarrollo de la tarea

Esquema 6. Ventajas de la tcnica Pomodoro.

3.3. Mtodo de organizacin No rompas la cadena
Para mejorar tu productividad empresarial en base a un mayor
aprovechamiento del tiempo, es fundamental crear ese hbito
de gestin del tiempo. Este mtodo de organizacin favorece la
construccin de ese hbito.
En esencia el mtodo consiste en crear una cadena de das pro-
ductivos. Para ello hay que crear un cronograma de actividades
y mantenerse en l. Cada da programa una tarea (o conjunto
Romper la cadena se traducir en la necesidad de realizar un
de tareas) que debas hacer y una vez que termines, marca ese
esfuerzo extra para alcanzar tus objetivos profesionales o em-
da con una equis en el calendario. Despus de unos das de
presariales.
hacerlo de forma seguida se va formando una cadena que va
Establece la cantidad Marca unas reglas para situaciones
creciendo cada da. El objetivo ltimo es no romper la cadena, mnima de trabajo o excepcionales como enferme-
de tareas que quieres dad, fines de semana o perio-
que no falte ninguna X en el calendario, puesto que debes apli- Define tus objetivos
acabar cada da para dos vacacionales para que la
poder poner una x en cadena pueda mantenerse en
car el sistema todos los das. Para ello, adems de las tareas la- tu calendario. situaciones justificadas.
borales o profesionales, puedes incluir en los das no laborables,
Esquema 7. Aplicacin de la tcnica No rompas la cadena.
actividades relacionadas con tus responsabilidades familiares,
personales o tus momentos de ocio. Esta tcnica es particularmente eficaz para:
Abordar tareas repetitivas como buscar nuevos clientes o
revisar tesoreras.
Trabajar con proyectos con fechas de entrega muy lejanas.

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Es una tcnica muy sencilla, flexible, ya que puedes modificar El mtodo se basa en cinco principios que se recogen en el
o adaptar la cantidad mnima de tareas a finalizar, y, tambin, esquema siguiente.
trabaja la motivacin al ver fsicamente el resultado de tu evo-
RECOPILAR PROCESAR ORGANIZAR REVISAR HACER
lucin en forma de cadena en el calendario.
Esquema 8. Aplicacin de la tcnica GTD.
3.4. Mtodo GTD Getting Things Done
GTD es un mtodo de gestin de las actividades que el au- Para RECOPILAR se colocan en cubos o cestas externas to-
tor David Allen desarrolla en su libro Getting Things Done. das las actividades que necesitemos hacer, recordar o chequear.
Como complemento, hay bastantes herramientas de apoyo tec- Estas cestas pueden ser agendas, libretas de notas, carpetas
nolgico que soportan la metodologa GTD. archivadoras, etc.

GTD se basa en el principio de que para ser creativos, necesi-

tamos relajarnos, vaciar nuestra mente y liberarla de recordar
todos los temas que tenemos pendientes. La idea principal de
GTD es sacar de la cabeza todas las tareas pendientes y llevar-
las a un soporte organizado (libretas, fichas o agenda electrni-
ca) en el que podamos confiar, evitando de esta manera que sea
nuestra mente la que tenga que recordarlas.
Cuando estemos PROCESANDO una cesta, empezaremos Para ORGANIZAR las tareas, Allen propone una serie de
por la primera actividad que contenga, no procesaremos ms listas o cestas para efectuar la clasificacin y seguimiento de las
de un elemento a la vez y no enviaremos ningn elemento de actividades que esperan para ser atendidas.
regreso a la cesta. Acciones prximas: para las tareas que requieren tu aten-
Una vez seleccionada la actividad, actuaremos conforme al es- cin y sobre la que puede ser necesario definir una accin a
realizar. Aunque pueden requerirse varias acciones, siempre
quema siguiente:
podremos identificar aquella que ha de ser la primera y que
tenemos que hacer nosotros.
Cesta de Recopilacin
Acciones en espera: son aquellas que hemos delegado o que
dependen de un tercero para retomar el siguiente paso. De-
Actividad o elemento ben registrarse para comprobar peridicamente si podemos
Archivar como implementar una accin o requiere de algn recordatorio.
referencia
Acciones tipo algn da/quiz: Tareas o actividades que
Requiere alguna queremos hacer pero no es posible en el momento en que
NO Desechar
accin?
se analizan.
Conservar en stand-by Proyectos: bajo esta denominacin Allen refiere toda tarea
SI
SI que requiere ms de una accin para ser realizada. Estas
acciones han de revisarse peridicamente para asegurar la
Hacerla Delegar
evolucin del proyecto (siempre hay una accin asociada a
De menos de 2 NO
minutos? l y que puede llevarse a cabo).
Organizar/posponer

Esquema 9. Esquema de procesamiento de elementos. Tcnica GTD.

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Allen reserva la agenda o calendario para aquellas acciones o
informacin que tienen que estar obligatoriamente hechas en
un da y hora determinados.
En el esquema siguiente se recoge lo que podra ser un esque-
ma de organizacin del mtodo GTD.
Cesta de Recopilacin
La clave de xito del sistema GTD es la REVISIN. La eva-
luacin de la agenda y la lista de acciones siguientes han de
ser sistemticas. Si no revisamos de forma frecuente, incluso
diaria, las listas de acciones y recordatorios, la recopilacin y
organizacin de las tareas habr sido en vano. El mtodo GTD
requiere como aspecto clave una revisin semanal en la que se
chequeen todos los elementos, se revise el sistema, se actualicen
las listas y las cestas queden despejadas y al da.

Actividad o elemento Cualquier sistema de gestin del tiempo que sea eficaz ha de
PROYECTO
Archivar como referencia absorber el menor tiempo posible para la organizacin de las
CONSULTA tareas, de forma que el mayor tiempo posible quede disponible
Planificacin Requiere alguna Desechar
del proyecto accin? NO para HACER y, por tanto, alcanzar los objetivos empresaria-
PAPELERA
les planteados al determinar los proyectos, actividades, tareas y
Conservar en stand-by
SI acciones.
ALGN DA
SI Delegar
Hacerla EN ESPERA
De menos de 2 NO
minutos? Organizar/posponer
AGENDA
ACCIONES
PRXIMAS
Esquema 10. Esquema de organizacin de elementos. Tcnica GTD.
 ELABORA UNA LISTA DE TAREAS
No es necesario que recuerdes absolutamente
Pueden ser tareas sencillas o proyactos
todas las tareas. El mtodo permite completar la
complejos. lista segn surgen necesidades nuevas.

DIBUJA UNA LNEA FINAL DE LA LISTA

3.5. Mtodo Autofocus (AF)
Las referencias por encima de la lnea
Autofocus es una tcnica de mejora de la productividad perso- Las nuevas tareas se incorporan despus de la
se llama lista cerrada o tarea retrasada
lnea y conforma la lista activa o lista abierta.
nal, ideada por el autor Mark Forster. Es un sistema de trabajo (backlog en el original en ingls)

que requiere escasa tecnologa. De hecho, nicamente se ne- EMPIEZA A TRABAJAR CON LISTA CERRADA
cesita un cuaderno de rayas, un bolgrafo y un marcador fluo- Ve recorriendo las tareas en orden y trabaja Tacha la tarea una vez que hayas trabajado
suficiente en ella - t decides cunto tiempo
rescente. en cualquiera de ellas que est lista para
es suficiente-, y antala de nuevo al final de la
hacerse, o por la que te sientas ms impulsado lista activa si todava requiere ms trabajo para
El autor recomienda que en cada pgina del cuaderno haya a trabajar. terminarla.
unas 25-35 tareas ya que el mtodo funciona muy bien con
Repite el proceso hasta llegar a la lnea que separa ambas listas
gran nmero de tareas. En cualquier caso, podemos comenzar
Vuelve al principio de la lista Repite el ciclo las veces que
con una lista corta ya que, a medida que van surgiendo nuevas cerrada y repite el proceso, sea necesario hasta que
No contines por la lista
tareas, se pueden incorporar a la lista. En el esquema siguiente abierta.
haciendo las tareas para recorras toda la lista cerrada
las que te encuentres ms sin haber trabajado en
se expone el proceso de trabajo con este mtodo. motivado. ninguna de las tareas.

AHORA PUEDES COMENZAR A TRABAJAR EN LA LISTA ABIERTA

Trabaja una nica vez sobre la lista de las tareas abierta. Cuando alcances el final de la lista
abierta, regresa al principio de la lista cerrada.

El sistema se basa en trabajar (tachar) en todas las tareas de la lista cerrada

Cuando lo hayas hecho dibuja una lnea al
El sistema contempla una excepcin que son las
final de la lista abierta. Esta se convertir en la
denominadas tareas procrastinadas
nueva lista cerrada o lista de trabajo retrasado.

Esquema 11. Aplicacin del Mtodo Autofocus.

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Con este mtodo es muy posible que en la lista cerrada queden
sin realizar las tareas difciles o menos atractivas. En este caso,
el autor indica que hay que dar por terminada la lista cerrada,
aunque haya cosas sin hacer, y marcar con fluorescente las ta-
reas procrastinadas (diferidas o aplazadas).
Una vez marcadas, realizaremos una vuelta de trabajo con la
lista abierta y, al volver sobre las tareas de la lista cerrada, para
cada tarea aplazada, marcada con fluorescente, habr que tomar
una de las siguientes decisiones:
Nos olvidamos de la tarea. Es posible que esta tarea no
tenga valor para alcanzar los objetivos que nos hemos mar-
cado y ese sea el motivo de no acometerla.
Cambiamos la redaccin de la tarea. Puede darse el caso
de que la tarea no est correctamente expresada o se haya
formulado de forma excesivamente compleja, y, de ah, que
la retrasemos continuamente. En este caso, una vez refor-
mulada, incorprala a la lista abierta para retomarla.
Aadimos de nuevo la tarea sin ningn cambio. Esta op-
cin debe evitarse, salvo que se tenga una buena justifica-
cin ya que, esta decisin, puede llevar a que las tareas se
aplacen de forma indefinida.
Una vez tomadas las decisiones sobre las tareas procrastinadas,
simplemente se cierra la lista abierta con una lnea, y olvidamos
para siempre la lista cerrada. La lista abierta se convierte en
nuestra nueva lista cerrada de trabajo.
CONSIDERACIONES No es necesario trabajar en todas las
tareas que incorporas a las listas. Anota las tareas, aunque no
se finalicen o puedan finalizarse en una sesin de trabajo y, al
terminar la sesin, tacha la tarea con una lnea y vuelve a po-
nerla en la lista abierta. Puedes llegar a tener una lista de tareas
de varias pginas activas, con algunas actividades tachadas y
otras no; si al revisarlas consideras que la tarea ya no tiene sen-
tido, la cancelas marcndola en fluorescente. El sistema es muy
flexible y deja bajo tu criterio el decidir qu quieres, o tienes que
hacer, en cada sesin de trabajo.
EJEMPLO Si tenemos una tarea como terminar de escanear
todos los contratos, y decidimos trabajar 15 minutos en esa
actividad, pasado el tiempo, tachamos la actividad en la lista
cerrada y la anotamos de nuevo al final de la lista abierta.
Este mtodo permite trabajar en perodos muy cortos, como
ocurre en el Mtodo Pomodoro, ya que puedes reincorporar
las tareas al final de la lista y seguir avanzando.
TRUCO DEL AUTOR Marca las pginas que no estn ac-
tivas (no tienen tareas por analizar o acometer) con una cruz
en la esquina externa superior de la pgina, y pon un crculo
alrededor de la cruz cuando ya no hay pginas activas antes
de esa pgina. Esto facilita encontrar la primera pgina activa.
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Para finalizar este documento, queremos indicar que solo he-
mos recogido una pequea muestra de los mtodos existen-
tes para la gestin o manejo del tiempo. Existen otros muchos
mtodos de organizacin, cada uno con sus propias fortalezas
y que funcionan para perfiles profesionales diferentes. Adems,
pueden utilizarse unos u otros en funcin de las necesidades
de cada momento e, incluso, puedes crear tu propio mtodo, a
partir de diferentes tcnicas, tomando las propuestas que ms
se ajustan a tus requerimientos profesionales o empresariales.
Hay que ser consciente de que aplicar un mtodo de organi-
zacin o gestin del tiempo puede ayudarte en la consecucin
de tus objetivos, reduciendo los niveles de estrs, pero tambin
exige de un compromiso, y una cierta reestructuracin de los
esquemas mentales y hbitos de trabajo.
Si quieres profundizar sobre los mtodos recogidos en este fo-
lleto u otros aspectos relativos a la gestin del tiempo puedes
consultar las referencias bibliogrficas incorporadas en este fo-
lleto.
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BIBLIOGRAFIA DE CONSULTA
18 Minutos: encuentre su foco, controle las distraciones y consig a
hacer lo realmente importante. Peter bregman _ conecta, 2012
Como administrar su tiempo. Patrick forsyth _ gedisa, 2005
Do it tomorrow and other secrets of time management. Mark
forster_amazon
Gestion del tiempo para abogados 2 ed. Benno heussen_aran-
zadi, 2007
Gestion del tiempo, recursos e instalaciones. Vv.Aa. _ Valbuena
(adams), 2012
Gestion del tiempo: incremente su productividad y eficacia
person ales: una guia para directivos ocupados. Vv.Aa. _ Deusto
s.A. Ediciones, 2007
BIBLIOWEB
http://dominatutiempo.com/
http://organizatutrabajo.com/
Gestion eficaz del tiempo y control del estres - 6 edicion. Jose
maria acosta _ esic editorial, 2012
Get everything done and still have time to play. Mark forster_
amazon
La gestion del tiempo personal y colectivo: como detectar y
comba tir los vampiros del tiempo. Rosa lopez _ grao, 2012
Los 7 habitos de la gente altamente efectiva. Stephen r. Covey
_paidos iberica, 2011
Organizate con eficacia: maxima productividad personal sin
estrs. David allen _ empresa activa, 2006
Se mas eficaz. David allen _ alienta, 2012
http://www.slideshare.net/nernix/manejo-del-tiempo-2194808
http://www.pomodorotechnique.com/
http://markforster.squarespace.com/
http://www.davidco.com/
El Instituto Regional de Seguridad y Salud en el Trabajo colabora en esta publicacin en el marco del IV Plan Director de Prevencin de Riesgos Labora-
les de la Comunidad de Madrid 2013-2016 y no se hace responsable de los contenidos de la misma ni las valoraciones e interpretaciones de sus autores.
La obra recoge exclusivamente la opinin de su autor como manifestacin de su derecho de libertad de expresin.