Ofimtica

Microsoft Word
 GUIA DE APRENDIZAJE

M Microsoft Word, es un programa editor de texto

ofimtico muy popular, que permite crear documentos
sencillos o profesionales. Word est incluido en el paquete
Microsoft Office de Microsoft, de todas maneras, tambin
es vendido por separado.

Posee herramientas de ortografa, sinnimos, grficos,

modelado de texto, etc. Adems tiene una muy buena
integracin con el resto de las aplicaciones del paquete
Microsoft Office.

Primer contacto con Word

Cuando se inicia el procesador de textos Microsoft Word, aparece la
pantalla de trabajo en la cual hay gran cantidad de elementos (cuadro
de cierre, barra de ttulo, botones maximizar/minimizar, barras de
desplazamiento, etc.) entre otros, que iremos describiendo.

Esta es la imagen de un archivo nuevo de word

Ofimtica
 B
Barra de mens
Los comandos de la barra de mens se refieren a las funciones del procesador
de textos.

Botn de Office: contiene aquellos comandos relacionados con la gestin

de
archivos, as como las opciones para preparar la pgina antes de imprimir y las
opciones de impresin.
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 Esta representado por el cono

Inicio o archivo:
Contiene los comandos relativos a la edicin de texto, aquellos que permiten
copiar o mover informacin, as como comandos de bsqueda y sustitucin de
palabras.

Insertar:
Contiene los comandos que permiten insertar todo tipo de elementos en un
documento, desde la fecha hasta una imagen o cualquier otro objeto.

Diseo de pgina o formato:

Contiene los comandos de visualizacin del documento; los modos de trabajo, las
barras de herramientas, los encabezados, pies de pgina, mrgenes, orientacin,
sangra y columnas.
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 Referencias:
Con l se accede a todos aquellos comandos que facilitan la mejora de la
presentacin de la informacin; crear una tabla de contenido, insertar notas
al final de la pgina, insertar una cita, tabla de ilustraciones, marcar citas y
entradas.

Correspondencia:
Facilita la creacin de archivos para correspondencia, con sus sobres, etiquetas y
creacin de lista de destinatarios.

Revisar:
Contiene todos los comandos para mejorar la calidad de los archivos con
herramientas como ortografa y gramtica, traducir, sinnimos y para facilitar el
trabajo y recordar elementos de importancia durante el trabajo con herramientas
como comentarios, control de cambios, globos, crear marcas.

Vista:
Con las herramientas de esta pestaa se gestiona cul va a ser la visual del
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documento final y la forma de visualizar la pantalla en el momento de trabajarlo,

permite ver el documento en diseo de impresin, en pantalla completa, diseo
web, esquema y borrador, en una o dos pginas, aumentar o disminuir la forma
en que se visualiza un documento.
 B Vistas de trabajo y de presentacin del documento en la pantalla
Word presenta seis vistas de trabajo y de presentacin de los documentos:
Normal, Diseo Web, Diseo de impresin, Esquema, Documento maestro y
Presentacin preliminar. El paso de un modo a otro se realiza desde el men Ver
o desde la solapa de la parte inferior izquierda de la ventana, excepto para el
caso de la Presentacin preliminar que se activa desde el men.

Vista Diseo de impresin

Para seleccionar esta vista se utiliza el botn
de la esquina inferior izquierda de la ventana.

Esta vista presenta el documento ya encajado en las pginas tal y como luego
se imprimir, con las notas, los encabezados y los pies de pgina. Resulta ms
claro trabajar con l que con el modo Normal, pero tiene el inconveniente que al
obligar al programa a paginar constantemente, para poder mostrar la apariencia
real de las pginas, es mucho ms lento. Se suele utilizar para hacer correcciones
en el formato del documento.
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 La Vista Esquema permite organizar el documento
mediante ttulos,
subttulos, secciones, etc., de un modo muy sencillo.

P Presentacin preliminar
La Presentacin preliminar permite ver el documento tal y como se va a imprimir.
A diferencia de Diseo de pgina, muestra varias pginas del documento con
lo que es posible tener una visin general de la apariencia del trabajo, se suele
emplear antes de imprimir para comprobar que todo va a salir correctamente,
por este motivo se ver ms en detalle en la seccin del manual dedicada a la
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 L
Lectura de pantalla completa
Para seleccionar esta vista, se utiliza el botn de la esquina inferior izquierda de la
ventana.

La vista pantalla completa

permite tener una imagen
ms amplia del documento

R
Regla
En el modo de Presentacin de Word aparece una regla horizontal. Si no est visible se
puede activar con el men Regla| Ver.

La regla muestra una escala horizontal que refleja el ancho de la caja de escritura. Mediante
la regla es posible cambiar las sangras y tabuladores desde el propio documento sin
necesidad de entrar en los mens.
Las sangras se pueden modificar con los tringulos de la regla. Hay tres: dos a la izquierda
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y uno a la derecha.
Los dos tringulos de la izquierda marcan la sangra de la primera lnea y la sangra
francesa. El tringulo de la derecha marca la sangra de la derecha.
Para modificar la sangra izquierda, se debe pulsar el botn cuadrado que hay en la zona
izquierda de la regla:
 Al pinchar sobre el cuadrado se movern
los dos tringulos tambin.
La sangra en primera lnea: el tringulo
que se debe desplazar es el superior. La
primera lnea empezar en el punto que
se marque con el tringulo superior, el
resto de las lneas empezarn donde est

L
situado el tringulo inferior izquierdo.

Barra de estado
La Barra de estado est situada en la parte inferior de la pantalla, y muestra constantemente
una serie de informacin muy til: la pgina en la que est situado el cursor, la seccin y el
nmero de pginas del documento activo; la posicin del cursor con respecto a la altura,
la lnea y la columna de la pgina, etc.

A
Administracin de documentos
Es conveniente guardar el documento nada ms empezar a trabajar con cualquier
programa, y guardar los cambios cada cierto tiempo, para evitar prdidas de trabajo
debidas a cortes de la energa elctrica o a errores del programa o del sistema.
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 G
Guardar la primera vez
Para guardar un documento recin creado se puede elegir
el men Archivo
Guardar

Aparecer un cuadro de dilogo distinto segn el sistema operativo que se est empleando,
aunque en todos tendr parecidas opciones:
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 Lo primero que se debe seleccionar es dnde se guarda el documento. Con el men desplegable
de Guardar en, se selecciona la unidad y dentro de ella la carpeta que contendr el documento.

En la ventana que hay debajo del recuadro Guardar en, aparece lo que contiene la unidad o carpeta
seleccionada, si se da doble click sobre una carpeta, aparecer el contenido de la misma.
Una vez seleccionado el lugar en el que se va a almacenar el archivo, el siguiente paso es escribir
el nombre del archivo en el recuadro Nombre del archivo.

Es muy importante fijarse dnde se guarda el archivo

y con qu nombre, para evitarse inconvenientes a la
hora de necesitar la informacin all contenida.
Tambin se puede guardar el archivo como un
documento de word, incluso en la versin anterior,
como un documento de slo texto etc. Todo depende
de lo que ponga en el recuadro Guardar como tipo:

El men que se despliega es muy amplio para recorrerlo, se puede utilizar la barra de
desplazamiento.
Una vez se hayan dado estos pasos se pulsa el botn Guardar.

G Guardar los cambios

Despus de guardar el documento por primera vez, conviene ir guardando de vez en cuando a
medida que se efectan cambios sobre el documento. Si se pulsa el botn,
Ofimtica

el documento volver a guardarse en la misma unidad que la primera vez y con el mismo nombre.
No aparecer ninguna ventana.
 G
Guardar como
La opcin Guardar como del men Archivo, se utiliza cuando se quiere guardar el documento:

Con otro nombre, para hacer una copia.

En otra unidad o en otra carpeta.
Como otro tipo de archivo.
Al elegir esta opcin se abrir la ventana de Guardar Como:

Desde esta ventana se puede modificar la unidad de almacenamiento, el nombre del archivo y
guardarlo como Word 6.0 o 95.
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 A
Abrir un documento
Hacer click en el cono y se abrir la siguiente ventana:

Y luego est:
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 Lo primero que se debe hacer es buscar la unidad en la que est almacenado el
documento y la carpeta. Si el documento no aparece, es importante asegurarse
que se est buscando el tipo correcto de archivo; si no se recuerda de que
tipo de archivo se trata se puede escoger la opcin Todos los archivos:

De esta forma sern visibles todos los archivos que puede abrir este
programa

E
Escribir y editar
Desplazamiento del cursor por el documento

Un documento puede tener una extensin que va desde una lnea hasta varios cientos
de pginas. Para moverse a travs de los documentos, Word presenta una barra de
desplazamiento vertical a la derecha de la ventana y otra de desplazamiento horizontal
en la parte baja de la ventana. Para desplazarse hacia arriba y hacia abajo basta con
presionar las flechas que aparece en los extremos o arrastrar el cuadro que se muestra
en medio de las barras de desplazamiento. Cuando arrastre el cuadro de la barra
de desplazamiento vertical Word indicar el nmero de las pginas por las que se va
desplazando.
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Cuando se empieza a trabajar, Word muestra una lnea vertical parpadeante en la parte
superior del rea de trabajo, es el llamado punto de insercin que va indicando el lugar
en que se inserta lo que se va escribiendo. La lnea horizontal que aparece al final del
texto escrito, es la gua de escritura que indica el lmite inferior del documento.
 Punto de insercin Gua de Escritura

Para mover el punto de insercin y escribir en otro sitio, basta con hacer click con el ratn
all donde se quiera empezar a escribir. Cuando se desplaza el ratn en medio del texto, la
flecha W se transforma en un cursor con forma de pueden utilizar las teclas de cursor para

S
desplazar el cursor por el texto.

Seleccionar texto
Para aplicar cualquier modificacin sobre un texto, hay que indicar a Word sobre qu
elemento se quiere que lo haga. As, para poner una palabra en cursiva hay que mostrarle al
programa sobre cul de ellas se quiere aplicar ese formato. Esto se consigue seleccionando
la palabra.
Cuando cualquier palabra o frase est seleccionada aparece resaltada con un cambio de
fondo y color de texto:

A partir de este momento, cualquier comando Si se quiere seleccionar una palabra basta con
que se efecte (borrar, aplicar cursiva, negrita, hacer doble click encima de ella.
subrayar, etc.), se aplicar nicamente sobre Para seleccionar un prrafo hay que hacer tres
el texto seleccionado. click encima de l.

De los distintos mtodos que hay para Si se quiere seleccionar todo el texto basta
seleccionar texto los ms habituales son: con ubicar el botn que se encuentra en la
Pinchar con el cursor delante del texto y pestaa de inicio, desde donde estas ubicado,
manteniendo pulsado el botn del ratn, en la parte derecha superior.
arrastrar hasta el final del texto que se quiere
seleccionar.
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 F
GUIA DE APRENDIZAJE

Funciones de edicin
Las funciones de edicin aparecen prcticamente en todos los programas. Su utilidad es
muy simple: permiten copiar, cortar y pegar trozos de texto, ahorrando as gran trabajo
cuando se quiere repetir palabras, frases o desplazar trozos de texto de un lugar a otro.

Copiar
El primer paso para copiar o cortar un
texto es seleccionarlo para indicarle
al programa sobre qu texto se
quiere ejecutar la accin, despus se
selecciona el men inicio|Copiar.

El texto copiado no desaparecer del

lugar de origen, pero el ordenador ha
creado una copia de l, solo hay que
indicarle dnde se quiere depositar
con la funcin Pegar.
Para pegar el texto copiado se
selecciona el men inicio|Pegar

Cortar
Cuando se aplica la funcin Cortar
sobre un texto, este desaparece del
lugar de origen. Para depositarlo en
otro sitio se utiliza la herramienta
Pegar. Para utilizar la funcin Cortar
se selecciona el men inicio|Cortar

Word permite realizar estas mismas funciones mediante

arrastres con el ratn. Una vez se ha seleccionado el texto,
Ofimtica

basta con dar click sobre la palabra seleccionada y sin soltar

el botn del ratn, arrastrar hasta el lugar en que se quiere
dejar el texto.
 Deshacer
Esta opcin permite deshacer todos
los pasos dados desde la ltima vez
que se guard el archivo.
Para ello hay que seleccionar el botn
ubicado en la parte superior izquierda
que tiene la siguiente apariencia:

Tambin es posible repetir la ltima accin realizada, y acciones que se han

deshecho. Para rehacer una operacin se oprime varias veces este botn
(tiene un lmite de acciones a deshacer).
Ambos botones presentan a su derecha una flecha, al presionarla se
despliega un men con una lista de las acciones hechas o deshechas para
facilitar el proceso.

U Bsqueda y sustitucin de texto

Ofimtica

En Word existe una forma de buscar automticamente una palabra dentro de un

documento, de esa forma se puede buscar informacin relacionada con ese tema, o una
palabra mal escrita para sustituirla.

Para buscar una palabra, se selecciona el men Edicin | Buscar, se abrir esta ventana:
 Dentro del recuadro Buscar se escribe la palabra que se quiera encontrar, a continuacin se
pulsa el botn Buscar Siguiente.

El programa buscar esa palabra

desde la posicin actual hasta el
final del documento, la primera
coincidencia que encuentre la
seleccionar y el programa esperar
rdenes sobre el cuadro de dilogo
Buscar y Reemplazar.
La bsqueda se puede afinar ms,
pulsando el botn Ms:
Ofimtica
 A
Aparecern varias opciones
aplicables tanto para el
texto buscado como para
el que debe sustituirlo, es
posible especificar algunas
cuestiones de formato con el
men desplegable Formato.
Se pueden hacer, adems,
bsquedas especiales con el
men desplegable Especial,
que permite buscar retornos
de carro, tabulaciones, etc., de
hacer coincidir maysculas, la
palabra completa o usar un carcter comodn.
Las opciones Coincidir mays/mins y Palabras completas, sirven para limitar la bsqueda
a la localizacin de esa secuencia de caracteres cuando constituya una palabra completa o
limitar la bsqueda a la perfecta coincidencia de maysculas y minsculas con el trmino
definido de bsqueda.
La palabra encontrada se puede sustituir automticamente por otra, para sustituir se pulsa
la pestaa Reemplazar de la ventana:

Aparecer el recuadro Reemplazar con, dentro de l se escribe el texto por el cual se quiera
sustituir el texto encontrado.
Para reemplazar la palabra encontrada se pulsa el botn Reemplazar. Si se quieren Reemplazar
todas las palabras que coincidan con los criterios de bsqueda de una sola vez se pulsa el
botn Reemplazar Todas.
Cuando no se quiera reemplazar la palabra hallada se pulsa Buscar Siguiente.
Cuando se termine de buscar o de reemplazar se pulsa el botn Cancelar para cerrar la
ventana.

Word permite que el resultado final del
trabajo sea idntico al que saldra de una
imprenta profesional, para ello tiene todas
las posibilidades de diseo que se aplican
en cualquier libro. Estas opciones se van
aplicando conforme se va escribiendo pero
Ofimtica
Las ms habituales de estas opciones se
pueden aplicar desde la regla o las barras
de herramientas sin necesidad de entrar
en los mens, por ellos se vern primero
cmo se aplican por este procedimiento,
completando la explicacin en algunos

para una mayor claridad de la exposicin se casos con la opciones de los mens.
vern agrupadas en tres categoras: pgina,
carcter y prrafo.
 U Diseo de pgina
Dentro de esta categora se agrupan instrucciones como el tamao y orientacin del
papel, las mrgenes, encabezados y pies de pgina, etc., la mayor parte de ellas se
concentran en el cuadro de dilogo Configurar pgina al que se accede desde el men
Archivo.

Esta pestaa presenta 5 secciones, una para

cada grupo de instrucciones, temas, fuentes,
colores, efectos, mrgenes, orientacin
(vertical u horizontal), tamao del papel,
columnas, saltos, nmeros de lneas,
Temas: sirve para elegir un modo de
presentacin del documento

guiones.

Colores: permite elegir una gama de colores para el tema elegido.

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 Fuentes: permite elegir el tipo de letra o tipografa en el cual se va a escribir el
archivo

Mrgenes: Las mrgenes marcan el espacio que el programa debe dejar entre el borde
del papel y donde se empieza a escribir. Basta con introducir las medidas en el cuadro
correspondiente: superior, inferior, izquierdo, derecho.
Ofimtica
 La margen de encuadernacin es el espacio de la hoja que ser ocupado por la
encuadernacin. No basta con hacer ms grande el margen izquierdo porque, en el caso
de que se vaya a imprimir a dos caras, la encuadernacin ir en la parte izquierda de las
pginas impares pero en la derecha de las pares.

La margen de encuadernacin es el espacio de la hoja que ser ocupado por la

encuadernacin. No basta con hacer ms grande el margen izquierdo porque, en el caso

F
de que se vaya a imprimir a dos caras, la encuadernacin ir en la parte izquierda de las
pginas impares pero en la derecha de las pares.

Fuente
Para aplicar formato al texto, modificar el tipo de letra, el tamao, etc., se puede ingresar
a la pestaa inicio y en la segunda seccin se pueden encontrar todas las opciones para
editar texto

Fuente:
Es el tipo o familia de letra que se aplica. Puede ser la Times, Arial, Courier, BooK Antiqua,
Rokwell, etc.
Ofimtica

Estilo de fuente: se refiere a los modos de resaltar la letra: negrita, cursiva, subrayado, que
se pueden aplicar al mismo tiempo: negrita cursiva subrayado
 Tamao:
Se mide en puntos (pto.), medida tipogrfica que equivale a 0,35 mm. La letra de este manual es
una Times New Roman 12 pto., para el texto normal y Times New Romn 14 para los ttulos.

F
Efectos de Texto: se llama efectos al superndice, subndice, Tachado.

Formatos de prrafo
Un prrafo es, en principio, cada una de las
divisiones del texto que comienza por una letra
en mayscula y termina con un punto y aparte.
Word los presenta adems delimitados por esta
marca (marcas de prrafo).
Las instrucciones para prrafos estn agrupadas
en el cuadro Prrafo del men Formato, aunque gran parte de ellas, las ms habituales
(sangras, alineaciones, tabulaciones, etc.), se pueden aplicar desde la regla y la barra de
herramientas Formato.
Para aplicar una instruccin de prrafo, basta con tener el cursor dentro del prrafo que se
quiera modificar, sin necesidad de seleccionarlo todo; en el caso de que se quiera aplicar
el mismo formato a varios prrafos se tendr que seleccionar al menos una parte de cada
uno de ellos.

F Alineaciones
Word admite varios tipos de alineacin: izquierda, derecha, centrada y justificada. La
alineacin por defecto es la izquierda. Para poner cualquier otra basta con pulsar el botn
correspondiente en la barra de herramientas de formato o elegirla del cuadro de dilogo
Prrafo del men Formato.
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Izquierda Centrada Derecha Justificada

 B Bordes y sombreado
El mtodo ms sencillo de aplicar bordes a un prrafo , un grupo de prrafos o a una tabla
es utilizar estas herramientas de la barra de bordes

Con este men se selecciona el tipo de borde que se quiere aplicar, al pulsar sobre la flecha
se desplegarn algunos de los bordes que se pueden aplicar:

Con esta herramienta se selecciona el color del sombreado que se aplica al prrafo.

Se pueden seleccionar los bordes ya diseados de la izquierda dando click sobre cualquiera
de ellos o bien ir confeccionando un borde con las distintas herramientas.
Primero se selecciona el estilo de la lnea, despus el color y el grosor de la lnea, dando click
en la flecha del Ancho:

Si se est aplicando bordes a un grupo Los sombreados son variaciones en el

de prrafos o a las celdas de una tabla,
tambin se puede poner bordes entre
ellos. Cuando se trate de una tabla
o de varios prrafos aparecern ms
botones:
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color del fondo de un prrafo que se
suelen aplicar para destacar su contenido.
Para aplicar un sombreado hay que
seleccionar la pestaa Sombreado:
 GUIA DE APRENDIZAJE

Para aplicar un sombreado primero Si se ponen sombreados ms oscuros de

hay que seleccionar el color del Relleno un 50% de gris, es conveniente. Para que
dando click sobre un color de la paleta, a se lea correctamente, poner la letra de
continuacin se selecciona la trama, que color blanco y con negrita. En los pies de
es la intensidad con la que se aplicar pgina de este manual se puede ver un

C
el color. En Vista previa se ver cmo va ejemplo de prrafo con borde superior
quedando el prrafo o la tabla. y sombreado de 60% (Microsoft Word
nmero de pgina).

Tablas
Las tablas de Word tienen una funcin similar a las tabulaciones pero con
muchas ms opciones de formato permitiendo mejores acabados. Mediante
tablas se puede:

Generar columnas de texto y nmeros

Disponer texto en columnas paralelas (para traducciones, por ejemplo)
Situar imgenes junto a textos como se puede ver en el apartado alto y ancho
de celdas de la seccin 5.5.1. del manual.

Para crear tablas hay que pulsar en el botn de la barra de herramientas

Estndar y seleccionar el nmero de celdas que se quiere insertar.
Ofimtica
 F Formato de tabla
Las opciones de formato para tablas son las mismas que para las de un
prrafo normal, con la diferencia que cada celda se comporta como un prrafo
independiente, este permite que se pueda aplicar distintos estilos a cada celda
o incluso a cada prrafo dentro de la celda.
Los bordes se aplican de la misma forma que se explic para los prrafos con el

C
men Formato | Bordes y sombreado, etc.

Encabezado y pie de pgina

El encabezado y el pie son dos partes de la pgina, por encima y por debajo
de la caja de escritura respectivamente, en las que normalmente va escrito el
ttulo del libro, el nombre del autor, la numeracin de las pginas o cualquier
texto que se quiera que aparezca repetido en la parte superior o inferior de
todas las pginas.
Ofimtica

Pie de Pagina
 Para rellenar el contenido de encabezado o del pie hay que elegir la pestaa insertar y elegir
el botn encabezado o pie de pgina. Word presenta el encabezado en la Vista Diseo de
pgina permitiendo escribir su contenido. Para ver el pie de la pgina hay que pulsar el botn
Cambiar entre encabezado y pie ya que el encabezado siempre se selecciona por defecto.

El encabezado y el pie poseen su propio estilo de prrafo que tiene ya un alto de tabulacin

G
en la mitad de la hoja y otro en la parte derecha para poder escribir, por ejemplo, un texto por
un lado y la numeracin por otro.

Grficas, imgenes, formas

Es posible insertar en un documento de Word grficas, tablas procedentes de
Excel, imgenes, formas, etc.

El procedimiento estndar para insertar cualquier objeto es, teniendo los dos
programas abiertos (Word - Excel), copiar el objeto en el programa de origen
y pegarlo en el documento de Word. Tambin se puede hacer a travs de las

La opcin imagen, permite insertar una imagen

que se haya guardado en algn archivo en el
computador: al dar click en el botn imgenes,
Ofimtica

despliega una ventana donde se puede buscar

la imagen, luego de encontrarla se da click
sobre ella y luego insertar en la parte inferior
de la ventana.
 Imgenes prediseadas, es una herramienta para colocar imgenes de
una lista que ofrece Microsoft Oficce, solo se debe dar click a la opcin
imgenes prediseadas.

esta abrir una ventana lateral en el mismo documento donde estamos

trabajando en la parte superior, se puede colocar la palabra clave de
bsqueda, por ejemplo casas y al dar click a buscar, aparecen las opciones
Ofimtica

relacionadas con nuestra bsqueda.

 Para insertarla solo basta con dar click a la imagen elegida.

La herramienta formas, sirve para insertar

formas bsicas que pueden ser de utilidad para
resaltar apartados de nuestro documento, hacer
diagramas de flujo, entre otras opciones, para
hacerlo solo se DA click al botn formas y este
Ofimtica

despliega una lista de imgenes, elige la de tu

inters y arrastra el mouse para dibujar la forma
con el tamao y direccin deseados.


S S martArt,
es otra herramienta que sirve para insertar diagramas prediseados, cuenta con la opcin de
colocar imgenes de archivo, para usarlo da click a SmartArt

Aparecer una ventana con mltiples opciones de diagrama, elige una y da click en aceptar
Ofimtica
 Ahora aparecer una ventana que te da la opcin de escribir texto e insertar imgenes, solo debes
dar click a cada una de las casillas y escribir o elegir la imagen que deseas insertar.

El resultado puede ser este:

Finalmente para insertar un grfico da click al botn grfico, se desplegar una ventana para
elegir el tipo de grfico, luego oprime aceptar.
Ofimtica
 Automticamente se generarn
dos ventanas en donde puedes
comenzar a colocar los datos
que van en la grfica, adems de
poderla editar en cuanto a color,
forma y presentacin final.

Si haces doble click en la grfica, aparecer una ventana adicional a las pestaas superiores
que ya hemos visto:

En ella puedes hacer los cambios de edicin nombrados anteriormente.

Ahora puedes comenzar a hacer uso de Microsoft Word y crear tus archivos.
Ofimtica