Sunteți pe pagina 1din 7

Curs 12 BANQUETING-UL - DERULAREA ETAPELOR

Activitatea de banchete i reuniuni se caracterizeaz prin dinamism i diversitate.


Fiecare eveniment este unic, iar unele banchete i petreceri se pot constitui n adevrate
spectacole. Dar pentru a pune la cale un astfel de eveniment, fie c este vorba despre un banchet
sau despre o reuniune, trebuie parcurse cteva etape1; este vorba despre contractarea,
organizarea i realizarea serviciilor, acestea urmnd s fie prezentate n continuare.

Contractarea

Primul pas n organizarea unui eveniment l constituie contactul dintre client i


managerul de eveniment. Din acest motiv, acesta din urm trebuie s stpneasc foarte bine
tehnicile de vnzare i de negociere, ca i noiunile de psihologia consumatorului. Contactul
acesta se poate realiza fie telefonic, fie prin fax, e-mail sau fa n fa. n oricare din cazuri
prezena de spirit, promptitudinea i amabilitatea sunt caliti care nu trebuie s lipseasc
managerului de eveniment.

n aceast prim faz, clientul este informat despre serviciile oferite de


departamentul de evenimente, urmnd ca imediat sau dup un anumit interval de timp acesta
s-i fac cunoscute solicitrile.

Trebuie spus c indiferent care ar fi aceste solicitri (orict de ciudate sau aparent
imposibil de ndeplinit), nici una dintre ele nu trebuie respins, cci nu exist eveniment care
s nu poat fi organizat, bineneles n condiiile n care clientul este dispus s plteasc preul
corespunztor; clientul va fi asigurat de faptul c evenimentul pe care i-l dorete poate fi
organizat de hotel n cele mai bune condiii i va fi ntiinat despre costurile suplimentare pe
care va trebui s le suporte. Pentru a putea suplini lipsa unor echipamente necesare n
organizarea unui astfel de eveniment mai complex, este o idee bun s fie cultivate relaii de
bun colaborare cu mai multe firme avnd diferite specializri, care pot oferi echipamente
audio-video, instalaii de sunet i lumini sau alte echipamente de acest gen. Un bun exemplu
pentru a ilustra ce nseamn satisfacerea complet a doleanelor clientului n domeniul
organizrii de evenimente este urmtorul2: o companie multinaional din domeniul
computerelor a organizat o serie de conferine i seminarii pe durata mai multor zile la un
renumit hotel de lan din Hawaii; dorind s-i rsplteasc aa cum se cuvine pe 20 dintre cei

1
Radu Nicolescu Tehnologia restaurantelor, Editura Inter Rebs, Bucureti, 1998, pag. 261
2
Paul Cullen The food and beverage manager, Global Books & Subscription Services, New Delhi, 2001, pag.
125
mai buni angajai ai si, compania de care am amintit mai sus a comandat hotelului un mic
dejun destul de neobinuit: ideea era ca micul dejun s fie servit n craterul unui vulcan inactiv,
la 3000 de metri deasupra nivelului mrii; este important de notat c echipa de evenimente a
hotelului respectiv nu a privit aceast solicitare ca pe ceva imposibil de realizat, ci ca pe o
important surs de profit (adaosul practicat pentru organizarea unor astfel de evenimente ieite
din comun este de obicei destul de mare); dar cum a fost posibil desfurarea evenimentului
n aceste condiii? personalul, preparatele culinare, mobilierul i inventarul de servire i de
lucru, ca i cei 20 de invitai de altfel, au fost transportai n craterul vulcanului cu 2 elicoptere
nchiriate; astfel, la primele ore ale dimineii, invitaii au putut savura delicioasele preparate
culinare sub mngierea primelor raze ale soarelui, bucurndu-se de un peisaj fantastic.
Evenimentul a fost un succes total, chiar dac preul pltit de client a fost destul de mare.

Tot n etapa contractrii, vor fi preluate de la client toate acele informaii necesare
cunoaterii tipului de aciune, a datei i orei cnd va avea loc, a numrului de persoane i a
valorii meniului. n funcie de evenimentele care urmeaz a se desfura n hotel, clientului i se
confirma sau nu rezervarea datei alese i va fi invitat la o discuie privind serviciile pe care va
trebui s le asigure hotelul, stabilindu-se un termen fix pn la care clientul se poate prezenta.

La prezentarea clientului se vor stabili detaliile referitoare la coninutul aciunii


(evenimentului). Beneficiarul aciunii va fi invitat s viziteze sala n care urmeaz s se
desfoare evenimentul, i se vor prezenta diferite scheme de mise-en-scene i mai multe
variante de meniu (concepute n prealabil de ctre buctarul ef), urmnd ca acestuia s-i
aparin decizia final asupra serviciilor comandate. n legtur cu meniul pentru banchete,
trebuie menionat faptul c exist dou tipuri de meniu: meniul pentru banchetele cu servire la
farfurie i meniul pentru banchetele cu servire n sistem bufet. n oricare din cele dou cazuri,
este foarte important ca oaspeilor s li se dea impresia de lux i de abunden, astfel nct preul
pltit de organizator pentru fiecare invitat s fie considerat avantajos din punct de vedere al
raportului calitate-pre.

n ceea ce privete alctuirea meniului, cele mai des ntlnite grupe de preparate n
listele meniu pentru banchete sunt: gustri reci sau calde; supe, creme sau ciorbe; preparate din
pete sau antreuri; preparate de baz nsoite de legume i salate; brnzeturi; desert; fructe; cafea
sau ceai. Evident c trebuie respectate i anumite reguli n alctuirea unei liste meniu; pe scurt,
aceste ar fi3: asigurarea varietii meniului prin includerea de preparate obinute din toate

3
Radu Nicolescu Tehnologia restaurantelor, Editura Inter Rebs, Bucureti, 1998, pag. 121
categoriile de alimente; preparatele din lista meniu trebuie s se diferenieze prin tehnologia de
preparare, culoare, sosuri i garnituri i prin materia prim utilizat; ordinea servirii preparatelor
n funcie de gust este urmtoarea: amar sau acru, srat i n final dulce; cnd o cin ncepe cu
sup sau consomm nu se mai servesc gustri; excepie face caviarul; carnea roie se servete
dup cea alb, iar sosurile brune dup cele albe; o garnitur nu poate fi prezent de dou ori n
meniu, n afara cazului cnd are rol decorativ; de obicei, atunci cnd se servete ngheat nu se
mai ofer fructe.

Dup colectarea informaiilor de la client, se va ntocmi fia aciunii, un document


pe care sunt specificate toate detaliile referitoare la eveniment. Dup ntocmirea fiei
evenimentului, de comun acord cu clientul, se vor ntocmi i semna contractele, n care vor fi
menionate toate serviciile ce urmeaz a fi prestate, n conformitate cu fia evenimentului; tot
n contract vor fi specificate modalitatea de plat, termenul de plat i clauzele de reziliere.

Pasul urmtor semnrii contractului este transmiterea fiei evenimentului tuturor


departamentelor din hotel implicate n organizarea acestuia. Aceste departamente sunt:
directorul general, recepie, concierge, centrala telefonic, departamentul tehnic, housekeeping,
departamentul financiar-contabil, buctarul ef, directorul de alimentaie, managerul serviciului
banqueting i departamentul specializat n securitatea hotelului. De asemenea, vor mai pstra
cte un exemplar clientul i managerul responsabil de evenimentul respectiv. Atunci cnd
aranjamentele sufer o modificare substanial trebuie trimis o notificare scris tuturor
departamentelor enumerate mai sus. Dac modificarea este foarte important atunci notificarea
trebuie urmat de un telefon la fiecare dine departamentele implicate, prin care s se confirme
primirea notificrii. Rolul fiei de aciune este s rspund dintr-o dat tuturor ntrebrilor legate
de eveniment i tocmai de aceea ar trebui s conin toate detaliile disponibile. Un aspect care
poate prea lipsit de importan, cum ar fi ora de sosire a invitailor la o nunt, poate avea o
importan extrem de mare pentru biroul concierge dac acesta ateapt sosirea a patru grupuri
de turiti n acelai timp. Este mai bine s fie trecute prea multe informaii pe fia aciunii dect
prea puine.

Unul din cele mai importante documente legate de contractare este scrisoarea de
confirmare trimis de ctre hotel clientului nainte de eveniment. Aceast scrisoare trebuie s
prezinte n detaliu toate aranjamentele, serviciile asupra crora s-a czut de acord (incluznd
aici meniul, lista de buturi, echipamentele necesare, desfurarea pe ore a evenimentului,
salonul care va gzdui aciunea i modalitatea de aranjare a acestuia, preul i modalitatea de
plat). Se obinuiete ca n coninutul scrisorii s fie inclus solicitarea confirmrii din partea
clientului cu cel puin 48 de ore nainte de ora prevzut pentru nceperea evenimentului.
Aceast scrisoare va permite clientului s recapituleze tot ceea ce a stabilit de comun acord cu
managerul de eveniment i s contacteze hotelul dac are nelmuriri. De asemenea ea servete
drept asigurare pentru hotel astfel nct s nu existe nenelegeri mai trziu. Scrisoarea de
confirmare, semnat de directorul de alimentaie, trebuie s ajung la client cu cel puin 7 zile
naintea nceperii evenimentului sau chiar mai devreme dac evenimentul este mai complex sau
mai important.

Organizarea serviciilor

Aceast a doua etap a organizrii unui eveniment presupune pregtirea aciunii


contractate. Acest lucru nseamn c fiecare departament implicat i va organiza activitatea
astfel nct aciunea s poat ncepe la timp i n cele mai bune condiii.

Pentru nceput va trebui fcut aprovizionarea cu materiile prime necesare pregtirii


meniului (n cazul n care nu exist deja n stoc). De aceast operaiune se va ocupa
departamentul aprovizionare.

Referitor la sala care va gzdui evenimentul, se vor lua msurile necesare i se vor
face verificrile de rigoare pentru ca aceasta s fie n bune condiii la ora nceperii
evenimentului (instalaiile sa funcioneze bine etc.).

Un alt aspect ce trebuie avut n vedere n etapa de organizare a serviciilor este cel
legat de dotri. Acestea presupun asigurarea mobilierului i a inventarului de servire, dar i a
eventualelor elemente de decor i alte materiale necesare n desfurarea evenimentului.
Numrul de mese ce vor fi folosite depinde de numrul invitailor i de stilul de mise-en-scene
ales. n funcie de componena meniului i de numrul de participani se va stabili necesarul de
inventar pentru servire i de lucru, cu un coeficient de siguran de 25 %. Pentru aceasta se va
ntocmi o list detaliat care se va preda angajailor nsrcinai cu pregtirea acestui inventar.
Va trebui acordat o atenie special lenjeriei, sticlriei, tacmurilor i tuturor accesoriilor de
serviciu; sticlria i tacmurile vor trebui lustruite nainte de a fi utilizate la mise-en-place.

O discuie separat trebuie fcut n legtur cu evenimentele organizate n afara


hotelului (cunoscute i sub denumirea de outside catering); n cazul acestora pregtirea
inventarului de servire i de lucru, ca i a mobilierului i a celorlalte dotri, de altfel, este mai
complex, n sensul c pe lng operaiunile obinuite, acestea mai trebuie pregtite pentru
transportul la locul de desfurare a evenimentului; pentru aceasta, lenjeria, sticlria, vesela,
tacmurile i toate celelalte articole accesorii trebuie ambalate astfel nct s nu sufere
deteriorri pe durata transportului. Un alt aspect al acestei probleme ine de estimarea corect a
necesarului de inventar i de piese de mobilier pentru evenimentul organizat n afara hotelului;
n cazul nefericit al incorectitudinii acestei estimri, managerul de eveniment i mai ales acel
banquet captain responsabil de eveniment (sau de ce nu chiar managerul serviciului banqueting)
vor avea de trecut un obstacol destul de dificil pentru suplimentarea inventarului sau
mobilierului: distana, uneori foarte mare, dintre hotel i locaia n care se desfoar
evenimentul. Pentru a prentmpina aceast situaie, se recomand stabilirea unui stoc de
rezerva de aproximativ 20 %. Nu trebuie pierdute din vedere nici alte aspecte cum ar fi
transportul personalului la locul de desfurare a aciunii, masa personalului, sau asigurarea
condiiilor optime pentru transportul preparatelor culinare i al buturilor.

Tot n aceast etap (a organizrii serviciilor) vor fi realizate i meniurile; dac este
vorba despre un banchet cu servire la farfurie, atunci suporturile pentru meniu vor fi de forma
unei brouri, cu coperi cartonate ce pot fi folosite la mai multe evenimente (foaia pe care va fi
tiprit meniul va fi prins cu ajutorul unui nur auriu sau de alt culoare, aceasta putndu-se
desprinde foarte uor); n cazul unui banchet cu servire n sistem bufet, meniurile vor fi nlocuite
cu etichete dispuse n rame asemntoare celor pentru poze, pe aceste etichete fiind trecute
denumirile preparatelor (att n limba romn, ct i n englez). Responsabilitatea realizrii
meniurilor sau etichetelor, dup caz, revine managerului de eveniment.

Personalul se stabilete innd cont de importana evenimentului i de tipul acestuia;


cu ct importana este mai mare, cu att numrul personalului programat pentru aciune va fi i
el mai mare, ntruct, n cazul serviciului la farfurie, de exemplu, calitatea serviciului crete
odat cu scderea numrului de invitai servii de un osptar. Se consider c pentru o mas
oficial, la nivel nalt, un osptar poate servi cel mult 6 invitai, dar personalitile deosebite
vor avea fiecare cte un chelner; la un banchet obinuit un osptar poate servi lejer 12 persoane
i chiar mai multe; cel mai adesea, la o mas festiv unui banquet server i sunt repartizate dou
mese de cte 12 persoane (se pot ntlni i cazuri cnd un chelner servete la 3 mese, dar n
aceste situaii calitatea serviciului va fi destul de sczut).

La banchetele mai importante, numrul chelnerilor va trebui s fie egal cu cel al


platourilor aduse n salon la un serviciu, plus doi chelneri de rezerv, care pot aduce platourile
n salon n situaii neprevzute.

Avnd n vedere c n cazul banchetelor, recepiilor sau cocteilurilor se practic


servirea buturilor de la baruri mobile, prezente n salonul n care are loc evenimentul, trebuie
programai i barmani; acetia vor lua n gestiune buturile cu care va fi alimentat barul i vor
rspunde de servirea buturilor n timpul evenimentului.

n cazul banchetelor sau cocteilurilor cu servire n sistem bufet, personalul nu va


trebui s fie la fel de numeros ca n cazul meselor la care se practic serviciul la farfurie; astfel,
pentru un eveniment de 200 de persoane vor fi necesari aproximativ doi osptari la bufet, ali 5
chelneri pentru debarasare i 2 barmani (cte unul pentru fiecare bar).

n cazul reuniunilor nu este necesar programarea unui numr mare de banquet


servers, doi fiind mai mult dect suficieni pentru un eveniment de 50 de persoane. Totui, ceea
ce reclam un numr mai mare de personal este mise-en-scene-ul pentru astfel de evenimente,
pentru c acesta trebuie realizat ntr-un timp relativ scurt. Acei doi banquet servers vor fi
responsabili cu prestarea serviciilor n pauzele de cafea ale participanilor la reuniune i cu
operaiunea de curenie a salonului unde se desfoar aciunea n timp ce invitaii se afl nc
n pauza de cafea (sau n pauza de prnz).

Se va avea n vedere, de asemenea, att n cazul banchetelor, ct i al reuniunilor,


programarea de personal pentru realizarea mise-en-scene-ului (pregtirea salonului pentru
aciune), de cele mai multe ori lucrtorii care particip la mise-en-scene nefiind inclui n
personalul de servire (fapt valabil n cazul n care agenda de evenimente organizate de ctre
hotel este mai aglomerat).

Un ultim aspect legat de programarea personalului este realizarea listei nominale a


personalului de servire. Pentru aceasta trebuie avute n vedere starea fizic a angajailor
(sntate, oboseal, stres etc.), pregtirea profesional (angajaii nu au acelai nivel de pregtire,
iar n cazul meselor mai importante vor fi alei cei mai buni dintre acetia) dar i eventualele
relaii informale care exist ntre angajai.

n cazul n care evenimentul este mai complex i instruirea (briefing-ul) personalului


de servire nu poate fi fcut nainte de nceperea evenimentului, se recomand ca osptarii
desemnai s serveasc la aciunea respectiv s fie convocai cu o zi nainte pentru o repetiie
general asupra serviciilor ce urmeaz a fi prestate.

Tot legat de organizarea serviciilor trebuie menionat c acel banquet captain care
rspunde de aciune este obligat ca cel trziu cu 48 de ore nainte de nceperea evenimentului
s comande buctriei serviciului banqueting toate preparatele ce urmeaz a fi servite; aceeai
regul se aplic i n cazul buturilor, care vor fi comandate ns la departamentul
aprovizionare.
De asemenea, pentru a asigura o bun desfurare a evenimentului, managerul
serviciului banqueting, cu cel puin trei zile nainte de a avea loc aciunea, verific fia aciunii,
stabilind i alte msuri necesare realizrii serviciilor comandate: decoraiuni, lumnri,
instalaii de sunet, de lumini etc.

Realizarea serviciilor i desfurarea evenimentului

Realizarea serviciilor presupune instruirea brigzii de servire, pregtirea salonului


pentru eveniment, careul personalului (sau briefing-ul dinaintea evenimentului), primirea
invitailor, efectuarea propriu-zis a serviciilor i ordonarea locului de munc dup terminarea
evenimentului. Componentele realizrii serviciilor enumerate mai sus se regsesc n cazurile
organizrii oricrui tip de eveniment, fie c este vorba despre o reuniune sau despre un banchet
(sau recepie, cocteil etc.); exist ns, bineneles, numeroase diferene n realizarea serviciilor
n funcie de tipul de aciune.