Sunteți pe pagina 1din 147
Simona Bonghez, Ph.D., PMP MANAGEMENTUL PROIECTELOR
Simona Bonghez, Ph.D., PMP MANAGEMENTUL PROIECTELOR

Simona Bonghez, Ph.D., PMP

MANAGEMENTUL PROIECTELOR

Simona Bonghez, Ph.D., PMP MANAGEMENTUL PROIECTELOR
Ce ne propunem Obiective ▪ Întelegerea importanţ ei proiectelor pentru organizație, diferența între

Ce ne propunem

Obiective

Întelegerea importanţei proiectelor pentru organizație, diferența între modalităţile de organizare specifice activităţilor recurente şi proiectelor

Identificarea pașilor necesari pentru parcurgerea unui proiect și a acelor planuri

care sunt necesare pentru asigurarea succesului acestuia

Înțelegerea constrângerilor în planificarea și urmărirea resurselor necesare pentru un proiect (conținut, durată și costuri), planurile recomandate, precum și utilitatea acestora în urmărirea derulării proiectelor

Înțelegerea modului în se asigură gestionarea corectă a proiectelor (coordonare,

monitorizare și control) și a etapelor necesare pentru închiderea corectă a lor

Definirea corectă a criteriilor de succes a proiectelor și identificarea modului în care acestea pot fi asigurate Non-obiective

Acoperirea tuturor tehnicilor de managementul proiectelor

Planificarea si controlul financiar al proiectelor

Aspecte legate de gestionarea resursele umane

proiectelor ▪ Planificarea si controlul financiar al proiectelor ▪ Aspecte legate de gestionarea resursele umane
▪ Definiţia proiectului, tipuri de proiecte; procesele de managementul proiectelor ▪ Iniţierea proiectului,

Definiţia proiectului, tipuri de proiecte; procesele de managementul proiectelor

Iniţierea proiectului, identificarea părţilor interesate

proiectului, identificarea părţilor interesate (stakeholderi), impactul acestora asupra succesului

(stakeholderi), impactul acestora asupra succesului proiectului

Designul organizațiilor de proiect; roluri în proiecte

Definirea conţinutului unui proiect: descompunerea livrabilelor, definirea cerințelor, structura defalcată a lucrării (WBS)

Definirea responsabilităților în proiect

Planificarea în timp a proiectului: planul jaloanelor, graficul de execuție. În ce condiții le utilizăm, care sunt avantajele lor

Managementul riscului: identificarea și analiza riscurilor; stabilirea măsurilor de abordare a riscurilor identificate

Planificarea resurselor și a costurilor proiectului

Coordonarea, monitorizarea și controlul proiectelor.

Metoda valorii dobândite

Raportul de progres și raportul de stadiu

Managementul echipelor de proiect, stadiile dezvoltării echipelor de proiect

Incheierea proiectului, realizarea raportului final de proiect

proiect, stadiile dezvoltării echipelor de proiect ▪ Incheierea proiectului, realizarea raportului final de proiect
Sem.1 Agenda Sem.2 Agenda • Definiţi i, exemple proiecte, ciclul de viață al unui proiect
Sem.1 Agenda Sem.2 Agenda
Sem.1
Agenda
Sem.2
Agenda

• Definiţii, exemple proiecte, ciclul de viață al unui proiect

• Iniţierea proiectului, identificarea părţilor interesate

• Designul organizației de proiect, roluri

• Definirea conţinutului unui proiect, descompunerea livrabilelor

• Structura defalcată a lucrării

• Definirea responsabilităților în proiecte

Planificarea în timp a proiectului

Managementul riscului in proiecte

• Planificarea resurselor și a

costurilor proiectului

Coordonarea, monitorizarea și controlul proiectelor

• Metoda valorii dobândite folosită

pentru controlul proiectelor

Realizarea rapoartelor de progres și de stadiu

Managementul echipelor de proiect

Incheierea proiectului

Reguli organizatorice ▪ Perioade de lucru, punctualitate, pauze ▪ Acceptarea responsabilit ăţ ii

Reguli organizatorice

Perioade de lucru, punctualitate,

pauze

Acceptarea responsabilităţii comune pentru succesul învăţării (implicare)

Mobile pe „silent“, verificare wall, apeluri, mesaje și emailuri în pauză

(implicare) ▪ Mobile pe „silent“, verificare wall, apeluri, mesaje și emailuri în pauz ă ☺ ▪
(implicare) ▪ Mobile pe „silent“, verificare wall, apeluri, mesaje și emailuri în pauz ă ☺ ▪
Activitate de seminar: A ş tept ă ri ▪ Obiective • Cunoa ş terea diferitelor

Activitate de seminar: Aşteptări

Obiective

Cunoaşterea diferitelor aşteptări ale participanţilor şi agrearea unor obiective comune

Cunoaşterea reciprocă

Conţinut

Definirea aşteptărilor legate de conţinut şi proces în cadrul

seminarului

Definirea aşteptărilor legate de beneficiile cursului pentru activitatea profesională viitoare („personal business case“)

Forme de activitate

Discuții în grupuri mici 10´

Documentare (flipchart/foi)

Discuţii în plen (prezentare)

de activitate • Discuții în grupuri mici 10´ • Documentare (flipchart/foi) • Discuţii în plen (prezentare)
de activitate • Discuții în grupuri mici 10´ • Documentare (flipchart/foi) • Discuţii în plen (prezentare)
▪ Definiţia proiectului, tipuri de proiecte; procesele de managementul proiectelor ▪ Iniţierea proiectului,

Definiţia proiectului, tipuri de proiecte; procesele de managementul proiectelor

Iniţierea proiectului, identificarea părţilor interesate

proiectului, identificarea părţilor interesate (stakeholderi), impactul acestora asupra succesului

(stakeholderi), impactul acestora asupra succesului proiectului

Designul organizațiilor de proiect; roluri în proiecte

Definirea conţinutului unui proiect: descompunerea livrabilelor, definirea cerințelor, structura defalcată a lucrării (WBS)

Definirea responsabilităților în proiect

Planificarea în timp a proiectului: planul jaloanelor, graficul de execuție. În ce condiții le utilizăm, care sunt avantajele lor

Managementul riscului: identificarea și analiza riscurilor; stabilirea măsurilor de abordare a riscurilor identificate

Planificarea resurselor și a costurilor proiectului

Coordonarea, monitorizarea și controlul proiectelor.

Metoda valorii dobândite

Raportul de progres și raportul de stadiu

Managementul echipelor de proiect, stadiile dezvoltării echipelor de proiect

Incheierea proiectului, realizarea raportului final de proiect

proiect, stadiile dezvoltării echipelor de proiect ▪ Incheierea proiectului, realizarea raportului final de proiect
Proiecte: Exemple ▪ Organizarea unei conferin ţ e interna ţ ionale ▪ Construirea unei uzine

Proiecte: Exemple

Organizarea unei conferinţe internaţionale

Construirea unei uzine

Crearea unei noi linii de afaceri/ divizii/ departament

Redefinirea/optimizarea unor procese din organizație

Definirea, introducerea în producție şi lansarea pe piață a unui produs

Implementarea unei soluții informatice

Modernizarea unei unităti de producţie

Realizarea unui film

Derularea unei campanii electorale

Realizarea unui recensământ

Organizarea zilei de naștere

Organizarea unei nunți

campanii electorale ▪ Realizarea unui recensământ ▪ Organizarea zilei de naștere ▪ Organizarea unei nunți
Defini ţ ia proiectului ▪ “Un proiect este un efort temporar realizat pentru crearea unui

Definiţia proiectului

“Un proiect este un efort temporar realizat pentru crearea unui produs, serviciu sau rezultat unic” (PMBOK® Guide Ediția 5, p. 2)

Proiect A Proiect B
Proiect A
Proiect B
realizat pentru crearea unui produs, serviciu sau rezultat unic” (PMBOK® Guide Ediț ia 5, p. 2)
Criterii proiecte (exemplu) ▪ Criterii generale pentru Proiecte într- o companie multinațională) : • Sarcini

Criterii proiecte (exemplu)

Criterii generale pentru Proiecte într-o companie multinațională):

Sarcini unice, noi sau dificile

Obiective specifice cu privire la conținut/ calitate, termene și costuri

Se distinge în mod clar de alte intenții

Sarcini complexe (sarcini numeroase, mulți participanți)

Este supus unor constrângeri cu privire la: - timp (start, durată, final) - bani (buget fix) - resurse (personal și alte limitări)

Important pentru companie (implică oportunități și riscuri)

Alte criterii bazate pe experiențe anterioare (Proiecte în organizație)

Participanții în proiect nu sunt familiarizați cu procesul sau cu lucrul în cadrul echipei (în afara rutinei lor zilnice)

Organizația de proiect trebuie să fie temporară și specifică proiectului, pentru a reuni toate competențele necesare

Managementul proiectului Alocarea Intâlniri Acceptare Acceptare Aprobarea managerului de proiect planului

Managementul proiectului

Alocarea Intâlniri Acceptare Acceptare Aprobarea managerului de proiect planului rezultate proiect Contract,
Alocarea
Intâlniri
Acceptare
Acceptare
Aprobarea
managerului de
proiect
planului
rezultate
proiect
Contract,
Analiză
Planificare
Coordonare și Control
Incheiere
economică
Rezultate ale
procesului de
managementul
proiectului
Document de
inițiere
Plan de
Management
al proiectului
(Manual al proiectului)
Rapoarte de progres,
Livrabile
Certificate de
acceptare
Raport final,
Documente de
proiect arhivate

Sursă: Simona Bonghez, 2012 – Adevăr sau Provocare

de acceptare Raport final, Documente de proiect arhivate Sursă: Simona Bonghez, 2012 – Adevăr sau Provocare
▪ Definiţia proiectului, tipuri de proiecte; procesele de managementul proiectelor ▪ Iniţierea proiectului,

Definiţia proiectului, tipuri de proiecte; procesele de managementul proiectelor

Iniţierea proiectului, identificarea părţilor interesate

proiectului, identificarea părţilor interesate (stakeholderi), impactul acestora asupra succesului

(stakeholderi), impactul acestora asupra succesului proiectului

Designul organizațiilor de proiect; roluri în proiecte

Definirea conţinutului unui proiect: descompunerea livrabilelor, definirea cerințelor, structura defalcată a lucrării (WBS)

Definirea responsabilităților în proiect

Planificarea în timp a proiectului: planul jaloanelor, graficul de execuție. În ce condiții le utilizăm, care sunt avantajele lor

Managementul riscului: identificarea și analiza riscurilor; stabilirea măsurilor de abordare a riscurilor identificate

Planificarea resurselor și a costurilor proiectului

Coordonarea, monitorizarea și controlul proiectelor.

Metoda valorii dobândite

Raportul de progres și raportul de stadiu

Managementul echipelor de proiect, stadiile dezvoltării echipelor de proiect

Incheierea proiectului, realizarea raportului final de proiect

proiect, stadiile dezvoltării echipelor de proiect ▪ Incheierea proiectului, realizarea raportului final de proiect
Documentul de ini ţ iere a proiectului ▪ Proprietarul proiectului (sponsorul) desemneaz ă managerul proiectului

Documentul de iniţiere a proiectului

Proprietarul proiectului (sponsorul) desemnează managerul proiectului (uneori și echipa proiectului).

Decizia de lansare a proiectului se face în urma analizei investiţiei, a contribuţiei acesteia la obiectivele de afaceri ale organizaţiei, dar şi a impactului acesteia asupra portofoliului de investiţii.

Decizia este formalizată într-un document oficial. Denumirea acestui

document diferă de la o organizaţie la alta, termenii cei mai utilizaţi fiind

document de iniţiere a proiectului, cartă a proiectului, document de atribuire a proiectului.

Pe lângă decizia cu privire la lansarea unui proiect, documentul de inițiere a proiectului va include descrierea investiţiei, o primă delimitare a

graniţelor proiectului, verificarea disponibilităţii resurselor necesare dar şi

numirea formală a managerului de proiect şi a proprietarului/sponsorului proiectului.

Document de ini ț iere proiect Denumire proiect: Data de începere a proiectului: Data de

Document de inițiere proiect

Denumire proiect:

Data de începere a proiectului:

Data de încheiere a proiectului:

Obiectivele proiectului

Non-obiectivele proiectului

Fazele proiectului

Costurile proiectului

Venitul proiectului

Proprietarul proiectului

Managerul proiectului

Membrii echipei proiectului pre-desemnați

Jaloanele proiectului

Decizii și documente din faza pre-proiect

Așteptări legate de faza post-proiect

Analiza economică (Business Case)

Relații cu alte proiecte sau operațiuni

Stakeholderi:

Riscurile proiectului:

Semnatură Proprietar proiect

Semnatură Manager proiect

Versiune:

Dată:

Nume autor:

Pagina:

Documentul de inițiere

Denumire proiect

Fabricarea, transportul și instalarea unei noi linii de producție în Traveea 2 pentru Compania NOASTRĂ

Manager proiect

PM

Dată început

29.06.2012

Data finalizare

31.03.2014

Proprietar proiect

PO

Obiective generale

Non-obiective

Achiziționarea, fabricarea, transportul și instalarea unei noi linii de producție în Traveea 2, constând în: Presă nouă, Cuptor de bare nou, Cuptor de matrițe nou. Adaptarea echipamentului auxiliar al presei de la 35 DCT la 14 DCT

• achiziționarea unui sistem automat de transfer (după presă)

• înlocuirea rețelei de aer comprimat

 

• activități de mentenanță

• producție

Obiective de business

   

Stakeholderi

Scopul implementării proiectului constă în diversificarea gamei de produse, economisirea de energie, creșterea eficienței și productivității pentru maximizarea vânzărilor și profitului:

Consiliul de Administrație

 

Departamentele companiei

Echipa de proiect, managerul de proiect, proprietarul proiectului

• Creșterea productivității de la 1650Kg/h până la 2500kg/h.

 

Furnizorii echipamentelor principale

 

Reducerea rebuturilor de la 22.5% la 19.5%.

Banca

• Scăderea consumului direct de energie cu 84kW/t

Diversificarea portofoliului de produse

 

Faze proiect

Buget estimat

Managementul proiectului Contractare și finanțarea Proiectarea și validarea soluției tehnice Fabricarea echipamentelor

Pregătirea terenului de amplasare Instalarea și integrarea echipamentului Testarea și punerea în funcțiune

5,5 mil EURO

 

Nivel autoritate manager proiect

 

• autoritate deplină asupra bugetului, cu o variație de +/- 10% în cadrul aceleiași linii bugetare

toate deciziile (probleme + opțiuni de rezolvare) vor fi prezentate în raportul de stadiu lunar

Ipoteze

Constrângeri

aprobare pentru împrumut necesară din partea Consiliului de

va fi desemnat un cost controller pentru a pregăti datele pentru controlul costurilor

cel puțin cinci persoane vor fi desemnațe în echipa de proiect, având ca prioritate activitățile din cadrul proiectului

planul de management al proiectului dezvoltat la finalul etapei de planificare de către consultant, manager de proiect și echipă va fi acceptat în mod formal de către proprietarul proiectului și de către Consiliul de Administrație

Administrație

toate activitățile proiectului trebuie realizate în perimetrul spațiului disponibil

deviațiile de buget vor fi acoperite în totalitate de către compania NOASTRĂ

proprietarul proiectului va răspunde solicitărilor prezentate în raportul de

stadiu lunar în maxim trei zile lucrătoare

 

Semnături

Manager de proiect Data emiterii:

Proprietar proiect

© ESI

Data aprobării:

 

Form No. E189PM

Activitate de seminar: Realizarea unui document de inițiere proiect ▪ Obiectiv • Exersarea realizării unui

Activitate de seminar: Realizarea unui document de inițiere proiect

Obiectiv

Exersarea realizării unui document de inițiere

Definirea proiectului pe baza structurii unui document de inițiere

Clarificarea cerințelor majore pentru proiectul ales

Conţinut

Alegerea proiectului pentru activitatea de grup

Completarea formularului Document de inițiere proiect pentru proiectele alese

Document de inițiere proiect pentru proiectele alese ▪ Forme de activitate • Lucru în echipă: 30

Forme de activitate

Lucru în echipă: 30 min

Documentare pe flipchart

Prezentare și discuţii în plen, reflecții asupra

metodei

Lucru în echipă: 30 min • Documentare pe flipchart • Prezentare și discuţii în plen, reflecții
Stakeholderi (părți interesate) ▪ Părţi interesate - persoane, grupuri de persoane sau organizaţii care au

Stakeholderi (părți interesate)

Părţi interesate - persoane, grupuri de persoane sau organizaţii care au

un interes în proiect şi care pot afecta, pozitiv sau negativ, realizarea acestuia.

Manageri din eşalonul superior al organizaţiei

Membri ai echipei de proiect

Utilizatori finali

Managerul de proiect

Proprietarul proiectului

Reprezentanți ai clientului

Furnizori

Parteneri

Reprezentanți ai administratiei locale, guvern etc

• Reprezentanți ai clientului • Furnizori • Parteneri • Reprezentanți ai administratiei locale, guvern etc
Analiza părților interesate (stakeholders) Consiliul de Administrație Managerul de proiect Primăria Inspectorat

Analiza părților interesate (stakeholders)

Analiza părților interesate (stakeholders) Consiliul de Administrație Managerul de proiect Primăria Inspectorat
Consiliul de Administrație
Consiliul de
Administrație

Managerul de

proiect

Primăria

Inspectorat

Garda de

Mediu

Proprietarul proiectului Echipa de proiect
Proprietarul
proiectului
Echipa de
proiect

Producție

Elefantul German Furnizor presă Furnizor cuptor bare Furnizor cuptor matrițe
Elefantul
German
Furnizor presă
Furnizor cuptor bare
Furnizor cuptor matrițe

Furnizor beton

Banca

Guvernul

bare Furnizor cuptor matrițe Furnizor beton Banca Guvernul M entenanță IT Achiziții HR Calitate Matrițe S

Mentenanță

cuptor matrițe Furnizor beton Banca Guvernul M entenanță IT Achiziții HR Calitate Matrițe S iguranță și
IT Achiziții HR Calitate Matrițe
IT
Achiziții
HR
Calitate
Matrițe

Siguranță și S

securitate

MK
MK

ITM

Tehnic

Legendă:

sprijină prijină

indiferentși securitate MK ITM T e h n i c Legend ă : s prijină împotrivă

împotrivăși securitate MK ITM T e h n i c Legend ă : s prijină indiferent

securitate MK ITM T e h n i c Legend ă : s prijină indiferent împotrivă

Compania NOASTRĂS iguranță și securitate MK ITM T e h n i c Legend ă : s

Instituții ții

Furnizoriși securitate MK ITM T e h n i c Legend ă : s prijină indiferent

Mare Putere Scăzută Analiza părților interesate (stakeholders) F A Keep Manage satisfied closely D B

Mare

Putere

Scăzută

Analiza părților interesate (stakeholders) F A Keep Manage satisfied closely D B C H Keep
Analiza părților interesate (stakeholders)
F
A
Keep
Manage
satisfied
closely
D
B
C
H
Keep
Monitor
G
informed
E
Scăzut
Interes
Mare
Activitate de seminar: Identificarea și analiza p ărților interesate ▪ Obiectiv • Identificarea și analiza

Activitate de seminar: Identificarea și analiza părților interesate

Obiectiv

Identificarea și analiza părților interesate

Conţinut

Identificarea părților interesate

Desenarea unei diagrame pe segmente şi

caracterizarea relaţiei dintre stakeholderi și proiect prin simboluri

Forme de activitate

Activitate de grup: 15 minute

Documentare utilizând flipchart

Reflecţii în plen asupra metodei

• Activitate de grup: 15 minute • Documentare utilizând flipchart • Reflec ţ ii în plen
• Activitate de grup: 15 minute • Documentare utilizând flipchart • Reflec ţ ii în plen
Avem deci un Document de ini ț iere Ce urmeaz ă? Ce avem până acum

Avem deci un Document de inițiere

Ce urmează?

Ce avem până acum (Document de inițiere și Registrul Părților Interesate):

Manager-ul de proiect desemnat el/ea este responsabil cu livrarea

rezultatelor așteptate

Sponsorul proiectului el/ea este responsabil pentru obiectivele de business

– el/ea este responsabil pentru obiectivele de business ▪ Părțile interesate identificate – aceștia vor

Părțile interesate identificate – aceștia vor detalia cerințele proiectului și îți pot oferi sprijinul lor pe parcursul planificării și executării proiectului

Viziune de ansamblu asupra proiectului (tripla constrângere)

Ce mai avem nevoie:

Cineva cu care să lucrăm

Imagine clară asupra tuturor activităților necesare pentru livrarea rezultatelor scontate

Responsabilități definite clar: CINE și CE va livra

Estimări corecte ale duratelor și costurilor tuturor activităților

definite clar: CINE și CE va livra ▪ Estimări corecte ale duratelor și costurilor tuturor activităților
Managementul proiectului Alocarea Intâlniri Acceptare Acceptare Aprobarea managerului de proiect planului

Managementul proiectului

Alocarea Intâlniri Acceptare Acceptare Aprobarea managerului de proiect planului rezultate proiect Contract,
Alocarea
Intâlniri
Acceptare
Acceptare
Aprobarea
managerului de
proiect
planului
rezultate
proiect
Contract,
Analiză
Planificare
Coordonare și Control
Incheiere
economică
Rezultate ale
procesului de
managementul
proiectului
Document de
inițiere
Plan de
Management
al proiectului
(Manual al proiectului)
Rapoarte de progres,
Livrabile
Certificate de
acceptare
Raport final,
Documente de
proiect arhivate
al proiectului) Rapoarte de progres, Livrabile Certificate de acceptare Raport final, Documente de proiect arhivate
▪ Definiţia proiectului, tipuri de proiecte; procesele de managementul proiectelor ▪ Iniţierea proiectului,

Definiţia proiectului, tipuri de proiecte; procesele de managementul proiectelor

Iniţierea proiectului, identificarea părţilor interesate

proiectului, identificarea părţilor interesate (stakeholderi), impactul acestora asupra succesului

(stakeholderi), impactul acestora asupra succesului proiectului

Designul organizațiilor de proiect; roluri în proiecte

Definirea conţinutului unui proiect: descompunerea livrabilelor, definirea cerințelor, structura defalcată a lucrării (WBS)

Definirea responsabilităților în proiect

Planificarea în timp a proiectului: planul jaloanelor, graficul de execuție. În ce condiții le utilizăm, care sunt avantajele lor

Managementul riscului: identificarea și analiza riscurilor; stabilirea măsurilor de abordare a riscurilor identificate

Planificarea resurselor și a costurilor proiectului

Coordonarea, monitorizarea și controlul proiectelor.

Metoda valorii dobândite

Raportul de progres și raportul de stadiu

Managementul echipelor de proiect, stadiile dezvoltării echipelor de proiect

Incheierea proiectului, realizarea raportului final de proiect

proiect, stadiile dezvoltării echipelor de proiect ▪ Incheierea proiectului, realizarea raportului final de proiect
Cum planificăm proiectul pas cu pas (1) Pasul 1: Formăm echipa de bază Plecăm de

Cum planificăm proiectul

pas cu pas (1)

Pasul 1: Formăm echipa de bază

Plecăm de la Documentul de inițiere al proiectului și lista părților interesate interesate

Construim o organigramă a proiectului sau o listă cu rolurilede inițiere al proiectului și lista părților interesate necesare în proiect Identificăm persoanele cele mai

necesare în proiect

Identificăm persoanele cele mai potrivite pentru rolurile definite Rezultat: O echipă de proiect capabilă să sprijine managerul de proiect pe parcursul etapei de Rezultat: O echipă de proiect capabilă să sprijine managerul de proiect pe parcursul etapei de planificare și pe tot parcursul proiectului

O listă a membrilor echipei de proiect și rolul acestora în cadrul

O

listă a membrilor echipei de proiect și rolul acestora în cadrul

proiectului

O organigramă a proiectului care evidențiază rolurile și numele

O

organigramă a proiectului care evidențiază rolurile și numele

membrilor echipei de proiect

proiectului O organigramă a proiectului care evidențiază rolurile și numele membrilor echipei de proiect

Echipa de proiect

 

Rol în proiect

Nume/

Organizația proiectului

Telefon

E-mail

Nr.

Prenume

1

Comitet director

 

Comitet director

   

2

Proprietar proiect

 

Proprietar proiect

   

3

Consultant CEO

 

Membru echipă proiect

   

4

Manager proiect

 

Manager proiect

   

5

Asistent manager proiect

 

Membru echipă proiect

   

6

Expert tehnic

 

Membru echipă proiect

   

7

Expert achiziții

 

Membru echipă proiect

   

8

Expert conformitate

 

Membru echipă proiect

   

9

Controlor costuri

 

Membru echipă proiect

   

10

Expert SSM

 

Membru echipă proiect

   

11

Expert șantier

 

Membru echipă proiect

   

12

Expert proiectare

 

Membru echipă proiect

   

12

Expert instalare echipamente

 

Membru echipă proiect

   

13

Expert PLC/electrice

 

Membru echipă proiect

   

14

Expert integrare

 

Membru echipă proiect

   

14

Expert matrițe

 

Membru echipă proiect

   

15

Expert punere în funcțiune

 

Membru echipă proiect

   

17

Expert RU

 

Colaborator

   

18

Expert IT

 

Colaborator

   

19

Expert Marketing

 

Colaborator

   

20

Expert Legal

 

Colaborator

   

21

Expert Financiar

 

Colaborator

   

22

Expert producție pilot

 

Colaborator

   

23

Expert Planificare

 

Colaborator

   

24

Expert Control Calitate

 

Colaborator

   

Organigrama proiectului

Un workshop pentru

Organigrama proiectului Un workshop pentru Reprezentarea ierarhică - Axată asupra relațiilor de raportare

Reprezentarea ierarhică - Axată asupra relațiilor de raportare - Axată asupra relațiilor de raportare

Reprezentarea sistemică - Axată pe comunicare - Axată pe comunicare

Reprezentarea ierarhică - Axată asupra relațiilor de raportare Reprezentarea sistemică - Axată pe comunicare
Reprezentarea ierarhică - Axată asupra relațiilor de raportare Reprezentarea sistemică - Axată pe comunicare
Reprezentarea ierarhică - Axată asupra relațiilor de raportare Reprezentarea sistemică - Axată pe comunicare
Reprezentarea ierarhică - Axată asupra relațiilor de raportare Reprezentarea sistemică - Axată pe comunicare
Un workshop pentru Organigramă proiect (exemplu)
Un workshop pentru
Organigramă
proiect
(exemplu)

Organigramă

Un workshop pentru

Organigramă Un workshop pentru Proprietar proiect Repr. Membri echipe comisie Manager arbiraj de proiect Resp.
Proprietar proiect Repr. Membri echipe comisie Manager arbiraj de proiect Resp. desf. Repr. Resp. eveniment
Proprietar
proiect
Repr.
Membri
echipe
comisie
Manager
arbiraj
de proiect
Resp. desf.
Repr.
Resp.
eveniment
poligon
contracte
Echipa de
Resp. pr.
proiect
artistic
Resp. rel.
Repr.
publice
agenție
organizare
Resp. zone
Resp. infr.
acces public
competiție
Repr. personal
supraveghere
Repr.
Repr.
securitate
magazine
Repr. stand
alimentar
Repr.
MAI

sistemică

(exemplu)

Repr. personal supraveghere Repr. Repr. securitate magazine Repr. stand alimentar Repr. MAI sistemică (exemplu)

Un workshop pentru

Un workshop pentru Echipe omogene versus heterogene Echipe omogene: • Membrii echipelor împărtășesc aceleași

Echipe omogene versus heterogene

Echipe omogene:Un workshop pentru Echipe omogene versus heterogene • Membrii echipelor împărtășesc aceleași valori și au

Membrii echipelor împărtășesc aceleași valori și au perspective similare

Avantajul de a fi o echipă coezivă – duce la creșterea productivității și

atingerea rapidă a obiectivelor

Dezavantaj: solidaritatea și coeziunea duse la extrem deteriorează procesul de decizie și favorizează fenomenul de gândire de grup

de decizie și favorizează fenomenul de gândire de grup Echipe eterogene: • Membrii echipei sunt diferiți

Echipe eterogene:de decizie și favorizează fenomenul de gândire de grup • Membrii echipei sunt diferiți (din punct

Membrii echipei sunt diferiți (din punct de vedere al pregătirii, culturii, experienței de viață etc)

Dezavantaj: deciziile se iau mai greu

Avantaj: reconcilierea punctelor de vedere diferite încurajează creativitatea și conduce la apariția soluțiilor inovative

reconcilierea punctelor de vedere diferite încurajează creativitatea și conduce la apariția soluțiilor inovative
reconcilierea punctelor de vedere diferite încurajează creativitatea și conduce la apariția soluțiilor inovative
▪ Definiţia proiectului, tipuri de proiecte; procesele de managementul proiectelor ▪ Iniţierea proiectului,

Definiţia proiectului, tipuri de proiecte; procesele de managementul proiectelor

Iniţierea proiectului, identificarea părţilor interesate

proiectului, identificarea părţilor interesate (stakeholderi), impactul acestora asupra succesului

(stakeholderi), impactul acestora asupra succesului proiectului

Designul organizațiilor de proiect; roluri în proiecte

Definirea conţinutului unui proiect: descompunerea livrabilelor, definirea cerințelor, structura defalcată a lucrării (WBS)

Definirea responsabilităților în proiect

Planificarea în timp a proiectului: planul jaloanelor, graficul de execuție. În ce condiții le utilizăm, care sunt avantajele lor

Managementul riscului: identificarea și analiza riscurilor; stabilirea măsurilor de abordare a riscurilor identificate

Planificarea resurselor și a costurilor proiectului

Coordonarea, monitorizarea și controlul proiectelor.

Metoda valorii dobândite

Raportul de progres și raportul de stadiu

Managementul echipelor de proiect, stadiile dezvoltării echipelor de proiect

Incheierea proiectului, realizarea raportului final de proiect

proiect, stadiile dezvoltării echipelor de proiect ▪ Incheierea proiectului, realizarea raportului final de proiect

Cum planificăm proiectul

Un workshop pentru

pas cu pas (2)

Pasul 2: Obținerea cerințelor

Nevoile/scopul unei organizații sunt traduse în obiective, iar obiectivele în cerințepentru pas cu pas (2) Pasul 2: Obținerea cerințelor Cerințele pot fi: cerințe de business (legate

Cerințele pot fi: cerințe de business (legate de afacere), cerințe ale părților interesate, cerințe legate de modul de implementare a rezultatului final al proiectului, cerințe de trecere în utilizare a rezultatului proiectului, cerințe ale proiectului, cerințe referitoare la calitate etcsunt traduse în obiective, iar obiectivele în cerințe Rezultat: Documentarea cerințelor Document formal care

Rezultat: Documentarea cerințelor

Document formal care descrie toate cerințele proiectului în detaliu, pentru părțile interesatela calitate etc Rezultat: Documentarea cerințelor Livrat părților interesate (relevante) și managementului

Livrat părților interesate (relevante) și managementului superior pentru aprobare superior pentru aprobare

detaliu, pentru părțile interesate Livrat părților interesate (relevante) și managementului superior pentru aprobare
detaliu, pentru părțile interesate Livrat părților interesate (relevante) și managementului superior pentru aprobare
detaliu, pentru părțile interesate Livrat părților interesate (relevante) și managementului superior pentru aprobare
Cerințele proiectului ▪ Cerinţele - condiţii sau capacităţi ce trebuie să fie întrunite sau îndeplinite

Cerințele proiectului

Cerinţele - condiţii sau capacităţi ce trebuie să fie întrunite sau îndeplinite

de produsul, serviciul sau rezultatul livrat de proiect

Cerinţe legate de proiect - referitoare la cerinţele de afaceri, cerinţe de management al proiectului, cerinţe de livrare etc.

Cerinţe de produs – referitoare la cerinţe tehnice, cerinţe de

securitate, cerinţe de execuţie etc.

Document de descriere a cerințelor: Scope Statement (Document de descriere a conținutului proiectului)

etc. ▪ Document de descriere a cerințelor: Scope Statement (Document de descriere a conținutului proiectului)
etc. ▪ Document de descriere a cerințelor: Scope Statement (Document de descriere a conținutului proiectului)
Cerințe ale produsului / serviciului • Sunt create de client Cerințe • Descriu performanțe funcționale

Cerințe ale produsului/ serviciului

• Sunt create de client Cerințe • Descriu performanțe funcționale • Includ capabilitățile produsului/
• Sunt create de client
Cerințe
• Descriu performanțe
funcționale
• Includ capabilitățile produsului/
serviciului
(CE-urile)
• Sunt redactate în limbaj business
• Sunt create de echipa de proiect Cerințe tehnice • Conțin specificații de design •
• Sunt create de echipa de proiect
Cerințe tehnice
• Conțin specificații de design
• Mai sunt denumite Specificații Tehnice
(CUM-urile)
• Sunt redactate în limbaj tehnic

Livrabile proiect (exemplu)

Livrabile proiect (exemplu)

Livrabile proiect (1)

Category Deliverable Business Organizational Structure Category Deliverable Business Blueprint LoadBalancer01
Category
Deliverable
Business Organizational Structure
Category
Deliverable
Business Blueprint
LoadBalancer01
Training Attendees List
LoadBalancer02
Conversion Definition and Template
EDM Node01
System Test Plan
EDM Node02
SAP Production System Confirmation
SAP Specific Deliverables
SAP Node01
Final Configuration Document
SAP Node02
User Roles and Authorizations
DB2 Node01
Integration Test Plan
Servers
DB2 Node02
Intel based Cast Iron machine
Productive System Administration
Document
EDM Development & Test
User Documentation
SAP Development
EDM Solution Blueprint (Business and
Technical)
SAP QA & Test
Business Test Cases
SAP Development & Test
Test Scenarios
Access Control application server
UAT Reports
Data Storage
EDM Solution Deliverables
Training plan
Existing (old) equipment
Web Help
T&A equipment
Access Control and T&A
equipment
User Manual
Connectors
Acces control equipment
Release Notes (as required)
Access cards
Application Integration
Specific Deliverables
Integration Blueprint
OS for all servers (RedHat Enterprise 6.2)
Integration Test Cases
Software
Applications for all servers
Site Survey Report
Access Control application
Access Control and T&A
specific deliverables
Access Control and Time and attendance
Software Maintenance
Software Maintenance
solution Blueprint
Overall Solution Deliverables
Solution Architecture Document
Installation Report
S ă înțelegem diferența Conținutul produsului Caracteristici și funcționalități ce caracterizeaza un produs,

Să înțelegem diferența

Conținutul produsului Caracteristici și funcționalități ce caracterizeaza un produs, serviciu sau rezultat.
Conținutul
produsului
Caracteristici și
funcționalități ce
caracterizeaza un produs,
serviciu sau rezultat.
Gradul de finalizare se
măsoară comparativ cu
gradul de satisfacere al
cerințelor legate de produs.
Conținutul proiectului Munca necesară pentru a livra produsul, serviciul sau rezultatul (cu caracteristicile și
Conținutul
proiectului
Munca necesară pentru a
livra produsul, serviciul sau
rezultatul (cu
caracteristicile și
funcționalitățile specifice).
Gradul de finalizare se
măsoară pe baza Planului
de Management al
Proiectului.

Project Management Institute, A Guide to Project Management Body of Knowledge

(PMBOK® Guide) - Fifth Edition, Project Management Institute, Inc., 2013, Glossary

Cum planificăm proiectul pas cu pas (3) Pasul 3: Identificarea tuturor activităților ce trebuie realizate

Cum planificăm proiectul

pas cu pas (3)

Pasul 3: Identificarea tuturor activităților ce trebuie realizate

Se lucrează împreună cu echipa pentru a înțelege – în detaliu – ce activități presupune proiectul

Se descompune conținutul proiectului în componente mai mici și mai ușor de realizat (numite pachete de lucru)

Se iau în considerare și activitățile specifice managementului de

proiect

Rezultat: Structura defalcată a activităților (WBS)

Ilustrație grafică a muncii în cadrul proiectului

Activitățile care nu au fost incluse în WBS nu vor fi realizate în proiect (sunt în afara conținutului proiectului)

Stă la baza estimărilor și următoarelor planuri de proiect (graficul de execuție, registrul riscurilor, estimarea resurselor, etc)

și următoarelor planuri de proiect (graficul de execuție, registrul riscurilor, estimarea resurselor, etc)
Structura defalcată a lucrării
Structura defalcată a lucrării

Structura defalcată a lucrării

Activitate de seminar: ▪ Obiectiv Realizare WBS • Realizarea Descompunerii livrabilelor pentru proiectele alese •

Activitate de seminar:

Obiectiv

Realizare WBS

Realizarea Descompunerii livrabilelor pentru proiectele alese

Construirea WBS pentru proiectele alese

Conţinut

Construirea WBS pentru proiectele alese ▪ Con ţ inut • Identificarea tuturor rezultatelor parțiale și finale

Identificarea tuturor rezultatelor parțiale și finale ale proiectului ales și structurarea lor într-un tabel sau ‘mindmap’

Identificarea fazelor de realizare (maxim 7-8) și definirea pachetelor de activități

pentru fiecare fază

Aplicarea unui cod WBS

Optimizarea terminologiei (etichete pentru pachete de activităţi)

Forme de activitate

Lucru în echipă – 30 minute

Documentare pe flipchart, folosire post-it-uri

Prezentare, discuţii în plen și reflecție asupra metodei

• Documentare pe flipchart, folosire post-it-uri • Prezentare, discuţii în plen și reflecție asupra metodei
▪ Definiţia proiectului, tipuri de proiecte; procesele de managementul proiectelor ▪ Iniţierea proiectului,

Definiţia proiectului, tipuri de proiecte; procesele de managementul proiectelor

Iniţierea proiectului, identificarea părţilor interesate

proiectului, identificarea părţilor interesate (stakeholderi), impactul acestora asupra succesului

(stakeholderi), impactul acestora asupra succesului proiectului

Designul organizațiilor de proiect; roluri în proiecte

Definirea conţinutului unui proiect: descompunerea livrabilelor, definirea cerințelor, structura defalcată a lucrării (WBS)

Definirea responsabilităților în proiect

Planificarea în timp a proiectului: planul jaloanelor, graficul de execuție. În ce condiții le utilizăm, care sunt avantajele lor

Managementul riscului: identificarea și analiza riscurilor; stabilirea măsurilor de abordare a riscurilor identificate

Planificarea resurselor și a costurilor proiectului

Coordonarea, monitorizarea și controlul proiectelor.

Metoda valorii dobândite

Raportul de progres și raportul de stadiu

Managementul echipelor de proiect, stadiile dezvoltării echipelor de proiect

Incheierea proiectului, realizarea raportului final de proiect

proiect, stadiile dezvoltării echipelor de proiect ▪ Incheierea proiectului, realizarea raportului final de proiect
Cum planificăm proiectul pas cu pas (4) Pasul 4: CINE și CE face? Alocăm roluri

Cum planificăm proiectul

pas cu pas (4)

Pasul 4: CINE și CE face? Alocăm roluri și responsabilități

Rezultate: Matricea de Alocare a

Responsabilităților (RACI)

Arată nivelul de responsabilitate pentru subechipe și/sau roluri

Conectează grafic munca ce trebuie realizată cu persoanele care o vor realiza

Rol Rol Rol Rol Activitate A B C Estimări A C Cerințe A P Design
Rol
Rol
Rol
Rol
Activitate
A
B
C
Estimări
A
C
Cerințe
A
P
Design
P
A
Realizare
A
Testare
A
P
Acceptare
P
S

P = Participare R = Responsabil

A = Acceptare S = Semnare

I = Informare C = Consultare

A P Acceptare P S P = Participare R = Responsabil A = Acceptare S =
Matricea responsabilit ăţ ilor ▪ Planificarea reponsabilit ăţ ilor pentru diferitele roluri în proiect

Matricea responsabilităţilor

Planificarea reponsabilităţilor pentru diferitele roluri în proiect (sponsor/proprietar, manager, membri, colaboratori) şi pentru părțile interesate în ceea ce priveşte realizarea pachetelor de activităţi

Integrare între:

WBS

Descrierea rolurilor din proiect

Analiza părților interesate

Tipuri de responsabilităţi (exemplu; best practice: 4-5 tipuri)

R … responsabil

execută

cooperează/ contribuie/ colaborează

coordonează

E

C …

Co

este informat

aprobă

I …

A

ă • co operează/ contribuie/ colaborează • coordoneaz ă E … C … Co • este

RACI

Legendă

 

R

responsabil

E

execută

C

colaborează

A

aprobă

V

verifică

Rol uri în proiect Cod WBS Pachete de activități 1.3 Proiectare și validare soluție tehnică
Rol uri în proiect
Cod WBS
Pachete de activități
1.3
Proiectare și validare soluție tehnică
1.3.1
Proiectare și validare aranjament fabrică
R
Proiectare și validare flux de lucru (matrițe,
1.3.2
A
R
C
E
C
C
C
C
rebuturi, materie primă)
Pregătire și validare design detaliat
1.3.3
R
echipamente
1.3.4
Proiectare şi validare flux de lucru în fabrică
A
R
V
C
C
E
C
C
C
C
Definire soluție tehnică pentru îmbunătățirea
1.3.5
A
C
C
C
C
C
C
R
echipamentului auxiliar (după presă)
1.3.6
Planificare forță de muncă pentru instalare
R
C
1.3.7
Obținere listă piese de schimb (obligatorii)
R
1.4
Fabricare echipamente
1.4.1
Fabricare şi transport presă
R
1.4.2
Fabricare şi transport cuptor de bare
R
1.4.3
Fabricare şi transport cuptor matriţe
R
Obţinere autorizaţii şi pregătire teren de
1.5
amplasare
1.5.1
Obţinerea autorizaţii pentru teren
R
1.5.2
Dezmembrare şi mutare P8
A
R
C
C
1.5.3
Realizare activităţi pregătitoare adiacente
R
1.5.4
Turnare fundaţii şi platforme
A
C
C
R
C
C
C
1.5.5
Executare reţele utilităţi
Furnizare material către locul de
1.5.6
amplasare(materie primă, ulei, vaselină,
C
R
C
C
cabluri, altele cf. listă furnizori)
1.6
Instalare şi integrare echipamente
1.6.1
Montare şi testare presă
R
C
C
C
1.6.2
Montare şi testare cuptor de bare
R
C
C
C
1.6.3
Pregătire producție
R
1.6.8
Instalare cuptor matrițe
R
Comitet director
Proprietar proiect
Consultant CEO
Manager proiect
Asistent manager de proiect
Expert tehnic
Expert achiziţii
Expert conformitate
Controlor costuri
Expert SSM
Expert şantier
Expert proiectare
Expert instalare echipamente
Expert PLC/electrice
Expert integrare
Expert matriţe
Expert punere în funcţiune
Expert RU
Expert IT
Expert Marketing
Expert Legal
Expert Financiar
Expert producţie pilot
Expert planificare
Expert Control Calitate
Specialist procese

Obiectiv

▪ Obiectiv Activitate de seminar: Realizare organigramă și matrice de responsabilități • Realizarea

Activitate de seminar: Realizare organigramă și matrice de responsabilități

Realizarea organigramei proiectului și identificarea responsabilităților pentru toți membrii echipei de proiect

Conţinut

Identificarea rolurilor în proiect

Realizarea unei organigrame (clasică sau sistemică)

Stabilirea unei legende

Identificarea responsabilităților conform legendei agreate

Realizarea matricei de responsabilități pentru MP și o altă fază (la alegere) a proiectului

pentru MP și o altă fază (la alegere) a proiectului ▪ Forme de activitate • Activitate

Forme de activitate

Activitate de grup: 20 minute

Documentare utilizând flipchart

Reflecţii în plen asupra metodei

• Activitate de grup: 20 minute • Documentare utilizând flipchart • Reflec ţ ii în plen
▪ Definiţia proiectului, tipuri de proiecte; procesele de managementul proiectelor ▪ Iniţierea proiectului,

Definiţia proiectului, tipuri de proiecte; procesele de managementul proiectelor

Iniţierea proiectului, identificarea părţilor interesate

proiectului, identificarea părţilor interesate (stakeholderi), impactul acestora asupra succesului

(stakeholderi), impactul acestora asupra succesului proiectului

Designul organizațiilor de proiect; roluri în proiecte

Definirea conţinutului unui proiect: descompunerea livrabilelor, definirea cerințelor, structura defalcată a lucrării (WBS)

Definirea responsabilităților în proiect

Planificarea în timp a proiectului: planul jaloanelor, graficul de execuție. În ce condiții le utilizăm, care sunt avantajele lor

Managementul riscului: identificarea și analiza riscurilor; stabilirea măsurilor de abordare a riscurilor identificate

Planificarea resurselor și a costurilor proiectului

Coordonarea, monitorizarea și controlul proiectelor.

Metoda valorii dobândite

Raportul de progres și raportul de stadiu

Managementul echipelor de proiect, stadiile dezvoltării echipelor de proiect

Incheierea proiectului, realizarea raportului final de proiect

proiect, stadiile dezvoltării echipelor de proiect ▪ Incheierea proiectului, realizarea raportului final de proiect
Cum planificăm proiectul pas cu pas (5) Pasul 5: Realizarea graficului de execuție ▪ Se

Cum planificăm proiectul

pas cu pas (5)

Pasul 5: Realizarea graficului de execuție

Se pornește de la pachetele de activități identificate în WBS

Se descompun pachetele de de activități în activități mai mici și ușor de coordonat (acolo unde e cazul)

Se identifică interdependențele dintre activități

Se identifică resursele disponibile pentru fiecare activitate și – bazat pe disponibilitatea și productivitatea lor – se estimează durata fiecărei activități

Se realizează graficul de execuție folosind un instrument software (Planisware, MS Project, template Excel, www.ganttproject.biz; www.projectlibre.org )

Rezultat: Graficul de execuție al proiectului

Opțiuni diverse:

Grafic Gantt detaliat pentru proiecte mai complexe

Planul jaloanelor util în special ca instrument de comunicare (client,

– util în special ca instrument de comunicare (client, management, alte părți interesate), mai ales dacă

management, alte părți interesate), mai ales dacă este prezentat sub

forma unei reprezentări grafice (timeline)

Graficul de execuție ▪ Reprezentare grafică a informaţiilor legate de planificarea în timp a proiectului.
Graficul de execuție ▪ Reprezentare grafică a informaţiilor legate de planificarea în timp a proiectului.

Graficul de execuție

Reprezentare grafică a

informaţiilor legate de

planificarea în timp a proiectului.

Preia pachetele de activităţi din WBS, le descompune în

activităţi, estimează durate şi

stabileşte momentele de start şi de final.

Realizată – în general cu ajutorul instrumentelor software

Graficul de execuție (Gantt) Câteva simboluri specifice instrumentelor software pentru realizarea graficului Gantt sunt:

Graficul de execuție (Gantt)

Câteva simboluri specifice instrumentelor software pentru realizarea graficului Gantt sunt:

Romb negru/colorat: jaloane sau momente de evidențiat într -un proiect, cu durată 0 sau momente de evidențiat într-un proiect, cu durată 0

Linii groase și negre: summary tasks (activități sumatoare) : summary tasks (activități sumatoare)

Linii orizontale mai subțiri : activități nii orizontale mai subțiri: activități

Săgeți: interdependen țe între activități : interdependențe între activități

(activități sumatoare) Li nii orizontale mai subțiri : activități Săgeți : interdependen țe între activități
(activități sumatoare) Li nii orizontale mai subțiri : activități Săgeți : interdependen țe între activități
Planul jaloanelor ▪ Listă cu momentele relevante dintr - un proiect şi data realizării lor,

Planul jaloanelor

Listă cu momentele relevante dintr-un proiect şi data realizării lor, astfel încât să ofere o imagine realistă, posibil de controlat, al evoluției acestuia în timp.

Reprezintă momentul de

evoluției acestuia în timp. ▪ Reprezintă momentul de start sau de final al unui pachet de

start sau de final al unui

pachet de activități

Durata unui jalon zero

Definire ca evenimente încheiate/atinse

2 jaloane standard:

Proiect atribuit

Proiect acceptat

zero ▪ Definire ca evenimente încheiate/atinse ▪ 2 jaloane standard: • Proiect atribuit • Proiect acceptat

ICARUS PROJECT PLANNING

ICARUS PROJECT PLANNING Planificare în timp 8 Dec – Data Migration Completion 12 Sep – Blueprint

Planificare în timp

8 Dec – Data Migration Completion
8 Dec – Data
Migration
Completion
12 Sep – Blueprint Acceptance 17 Oct – First Stage Acceptance Jul Aug Sep Oct
12 Sep – Blueprint
Acceptance
17 Oct – First Stage
Acceptance
Jul
Aug
Sep
Oct
Nov
Dec
Jan
Project Management
Project Management
SAP Blueprint
SAP Development
EDM Solution Blueprint
EDM Solution Development
EAI Blueprint
Integration
Hardware Delivery HW/SW Installation
Hardware Delivery
HW/SW Installation
Blueprint Integration Hardware Delivery HW/SW Installation First Stage Second Stage Tests 13 Jan – User Acceptance

First Stage

Second Stage

Delivery HW/SW Installation First Stage Second Stage Tests 13 Jan – User Acceptance 14 Jul -
Tests
Tests

13 Jan User

Acceptance

14 Jul - KOM
14 Jul - KOM

20 Jan Second Stage Acceptance

Planul jaloanelor (exemplu) Titlu proiect Organizare eveniment Strike Force Competition Ini ț iator proiect

Planul jaloanelor (exemplu)

Titlu proiect

Organizare eveniment Strike Force Competition

Inițiator proiect

Asociația “Specială” de Airsoft

Dată demarare

01.03.2012

Dată încheiere

08.06.2012

Manager proiect

Secretar Executiv ASA

Proprietar proiect

Președinte ASA

WBS

 

Jalon

Data planificată

Data realizării

1.1.1

Document de inițiere semnat

01.03.2012

 

1.1.1

Planuri agreate și semnate

14.03.2012

 

1.2.5

Contract agenție semnat

04.04.2012

 

1.2.2

Autorizații obținute

18.04.2012

 

1.4.1

Start înscriere echipe

02.05.2012

 

1.4.1

Inscrieri finalizate

16.05.2012

 

1.5

Infrastructură instalată

30.05.2012

 

1.1.3

Proiect acceptat

08.06.2012

 
▪ Definiţia proiectului, tipuri de proiecte; procesele de managementul proiectelor ▪ Iniţierea proiectului,

Definiţia proiectului, tipuri de proiecte; procesele de managementul proiectelor

Iniţierea proiectului, identificarea părţilor interesate

proiectului, identificarea părţilor interesate (stakeholderi), impactul acestora asupra succesului

(stakeholderi), impactul acestora asupra succesului proiectului

Designul organizațiilor de proiect; roluri în proiecte

Definirea conţinutului unui proiect: descompunerea livrabilelor, definirea cerințelor, structura defalcată a lucrării (WBS)

Definirea responsabilităților în proiect

Planificarea în timp a proiectului: planul jaloanelor, graficul de execuție. În ce condiții le utilizăm, care sunt avantajele lor

Managementul riscului: identificarea și analiza riscurilor; stabilirea măsurilor de abordare a riscurilor identificate

Planificarea resurselor și a costurilor proiectului

Coordonarea, monitorizarea și controlul proiectelor.

Metoda valorii dobândite

Raportul de progres și raportul de stadiu

Managementul echipelor de proiect, stadiile dezvoltării echipelor de proiect

Incheierea proiectului, realizarea raportului final de proiect

proiect, stadiile dezvoltării echipelor de proiect ▪ Incheierea proiectului, realizarea raportului final de proiect
Planificarea proiectului. Să vedem unde am ajuns Ce avem până acum: ▪ Știm cine lucrează

Planificarea proiectului. Să vedem unde

am ajuns

Ce avem până acum:

Știm cine lucrează în proiectul nostru: echipa de proiect (roluri)

Știm ce intenționăm să facem și cine anume face: WBS (faze și pachete de lucru) și matricea responsabilităților

Știm când ar trebuie să lucrăm: graficul de execuție (graficul gantt , planul jaloanelor)

Cost
Cost

Ce mai vrem să știm:

Ce riscuri pot afecta rezultatele proiectului și cum am putea să le contracarăm

Ce fel de costuri ne așteptăm să avem

Care este bugetul proiectului

și cum am putea să le contracarăm ▪ Ce fel de costuri ne așteptăm să avem
Cum planificăm proiectul pas cu pas (6) Pasul 6: cum procedăm cu incertitudinea – riscurile

Cum planificăm proiectul

pas cu pas (6)

Pasul 6: cum procedăm cu incertitudinea – riscurile proiectului

Definim regulile de gestionare a riscurilor (definirea unei

metodologii de Management al Riscurilor adecvate, ce poate fi folosită în toate proiectele organizației)

Identificăm riscurile ce pot avea un impact asupra proiectului

Prioritizăm riscurilor pe baza probabilității de apariție și impactului acestora asupra proiectului

Identificăm măsurile de contracarare pentru riscurile prioritare

Rezultate:

Registrul riscurilor și

Planul de Management al Riscurilor (metodologia)

pentru riscurile prioritare Rezultate: ▪ Registrul riscurilor și ▪ Planul de Management al Riscurilor (metodologia)
Risc: Defini ţ ie ▪ Riscul • Este un eveniment caracterizat prin incertitudine care are

Risc: Definiţie

Riscul

Este un eveniment caracterizat prin incertitudine care are un efect asupra proiectului (pozitiv sau negativ)

Reprezintă posibilitatea de apariţie a unei deviaţii pozitive sau

negative de la un obiectiv

Deviaţiile în evoluţia unui proiect, faze sau pachet de activităţi pot afecta elementele triplei contrângeri:

Conținutul/calitatea

Costurile

Durata

ăţ i pot afecta elementele triplei contrângeri: • Con ț inutul/calitatea • Costurile • Durata
ăţ i pot afecta elementele triplei contrângeri: • Con ț inutul/calitatea • Costurile • Durata
Managementul Riscului ▪ Stabilirea regulilor – Plan de Managementul Riscului (metodologie de MR) ▪ Identificarea

Managementul Riscului

Stabilirea regulilor Plan de Managementul Riscului (metodologie de MR)

Identificarea riscurilor în proiect Registrul Riscurilor

Analiza riscurilor – Registrul Riscurilor (actualizat) și Lista de așteptare (watch list)

Stabilirea măsurilor – Registrul Riscurilor (actualizat)

Monitorizarea și controlul riscurilor - Registrul Riscurilor (actualizat)

– Registrul Riscurilor (actualizat) ▪ Monitorizarea și controlul riscurilor - Registrul Riscurilor (actualizat)
– Registrul Riscurilor (actualizat) ▪ Monitorizarea și controlul riscurilor - Registrul Riscurilor (actualizat)
Plan de Management al Riscului • Metodologie: – Abord ă ri, instrumente ș i surse

Plan de Management al Riscului

Metodologie:

Abordări, instrumente și surse

 

de date pentru managementul riscurilor proiectului

 

Roluri și responsabilități pentru activități de management al

 

riscurilor

Bugetare:

Resurse și costuri necesare pentru managementul riscurilor (a fi incluse în planul de costuri)

Timing:

Când și cât de des se realizează activități de management al riscurilor

Categorii de risc

Definirea probabilității și

impactului riscurilor

Matricea probabilității și impactului

Prioritizarea riscurilor în funcție de implicațiile lor potențiale în realizarea obiectivelor proiectului

Toleranța stakeholderilor la risc

Formate pentru raportare

Registrul de riscuri

Modalități de urmărire

ț a stakeholderilor la risc • Formate pentru raportare – Registrul de riscuri • Modalități de
Identificarea riscurilor în rela ț ia cu stakeholderii ▪ Analiza stakeholderilor reflect ă situa ț

Identificarea riscurilor în relația cu

stakeholderii

Analiza stakeholderilor reflectă situația reală (actualizare)

Identificarea riscurilor explorează riscuri posibile ale proiectului care

rezultă din relațiile dintre proiect și stakeholderi

Potențial, sinergii

Conflicte

Furnizor hardware Proiect
Furnizor
hardware
Proiect
Identificarea riscurilor în rela ț ia cu livrabilele Category Deliverable   LoadBalancer01

Identificarea riscurilor în relația cu

livrabilele

Category

Deliverable

 

LoadBalancer01

LoadBalancer02

EDM Node01

EDM Node02

SAP Node01

SAP Node02

DB2 Node01

Servers

DB2 Node02

Intel based Cast Iron machine

EDM Development & Test

SAP Development

SAP QA & Test

SAP Development & Test

Access Control application server

Data Storage

 

Existing (old) equipment

T&A equipment

Access Control and T&A equipment

Connectors

Acces control equipment

 

Access cards

 

OS for all servers (RedHat Enterprise 6.2)

Software

Applications for all servers

Access Control application

Software Maintenance

Software Maintenance

Overall Solution

 

Deliverables

Solution Architecture Document

Livrabilele reprezintă o bază tradițională pentru identificarea riscurilor

Solution Architecture Document ▪ Livrabilele reprezint ă o baz ă tradi ț ional ă pentru identificarea
Identificarea riscurilor în rela ț ia cu pachetele de activit ăț i ▪ Identificarea riscurilor

Identificarea riscurilor în relația cu

pachetele de activități

Identificarea riscurilor pe baza pachetelor de

activități asigură o

definire cuprinzătoare a riscurilor

Consecvența metodelor aplicate

pm days ´07 Management Planificare pm days ´07 Marketing/ Pregatire Pregatire proiect PR cooperari program
pm days ´07
Management
Planificare
pm days ´07
Marketing/
Pregatire
Pregatire
proiect
PR
cooperari
program
Planificare
Creare pagina
Mailing parteneri
Contactare
Planificare proiect
Marketing/PR
web
cooperare
vorbitori
Planificare
Contacte parteneri
Selectie
Executie proiect
Plan mailing
Coperari
cooperare
vorbitori
Draft
Control proiect
Postare anunturi
Stabilire sponsori
Pregatire lucrari
Program
Planificare
Stabilire parteneri
Incheiere proiect
Postare machete
Aliniere lucrari
Infrastructura
expozanti
Planificare servicii
Planificare
Marketing telefonic
participanti
Prezentare produse
Planificare program
PR Universitate
social
Analiza calitativ ă a riscurilor: Instrumente & Tehnici ▪ Probabilitatea riscului: posibilitatea ca un risc

Analiza calitativă a riscurilor:

Instrumente & Tehnici

Probabilitatea riscului: posibilitatea ca un risc să apară; exemplu

Mare:

0.8

Medie:

0.5

Mică:

0.2

Consecințe/ impact risc: efect asupra obiectivelor proiectului dacă riscul se produce; exemplu

Mare:

0.8

Mediu:

0.5

Scăzut:

0.2

Ierarhizare per ansamblu a riscului (scor): Probabilitate x Impact

• Mediu: 0.5 • Sc ă zut: 0.2 ▪ Ierarhizare per ansamblu a riscului (scor): Probabilitate

Exemplu: Folosirea unei scale pentru impact

Exemplu: Folosirea unei scale pentru impact Conditii definite pentru folosirea unei scale pentru impactul unui risc

Conditii definite pentru folosirea unei scale pentru impactul unui risc asupra obiectivelor majore ale proiectului (Exemplele sunt numai pentru impact negativ)

   

Scale relative sau numerice

 

Obiectiv proiect

Foarte scazut/.05

 

Scazut/.10

Moderat/.20

Mare/.40

Foarte mare/.80

 

Crestere

       

10% crestere cost

10-20% crestere cost

20-40% crestere cost

40% crestere cost

Cost

nesemnificativa

cost

 

Crestere

 

5-10% crestere timp

10-20% crestere timp

20% crestere timp

Timp

nesemnificativa

5% crestere timp

timp

 
 

Reducere abia

Afectarea unor arii minore ale continutului

Afectarea unor arii majore ale continutului

Reducerea continutului intr- o masura inacceptabila pentru sponsor

Rezultatul finalizarii proiectului este lipsit de valoare

Continut

sesizabila a

continutului

Calitate

Degradare calitate abia sesizabila

Numai aplicatii foarte solicitante sunt afectate

Reducerea calitatii necesita aprobarea sponsorului

Reducere calitate inacceptabila pentru sponsor

Rezultatul finalizarii proiectului este lipsit de valoare

(PMBOK® Guide Ediția 5)

Matrice Probabilitate – Impact (exemplu) Probabilitate Scăzută Medie Ridicată Impact Scăzut Ignorare

Matrice Probabilitate Impact (exemplu)

Probabilitate Scăzută Medie Ridicată Impact Scăzut Ignorare Ignorare Ignorare Mediu Ignorare Precauție
Probabilitate
Scăzută
Medie
Ridicată
Impact
Scăzut
Ignorare
Ignorare
Ignorare
Mediu
Ignorare
Precauție
Răspuns
Ridicat
Precauție
Răspuns
Răspuns
Scăzut Ignorare Ignorare Ignorare Mediu Ignorare Precauție Răspuns Ridicat Precauție Răspuns Răspuns
Costuri/Beneficii 50.000 40.000 30.000 6 20.000 1 10.000 3 0 4 -10.000 5 -20.000 7
Costuri/Beneficii 50.000 40.000 30.000 6 20.000 1 10.000 3 0 4 -10.000 5 -20.000 7
Costuri/Beneficii
50.000
40.000
30.000
6
20.000
1
10.000
3
0
4
-10.000
5
-20.000
7
2
-30.000
-40.000
-50.000
0
20
40
60
80
100
Probabilitate în %
Risc
Registru de riscuri (exemplu)

Registru de riscuri (exemplu)

Registru de riscuri (exemplu)
Registru de riscuri (exemplu)
Registru de riscuri (exemplu)
Denumire Proiect: Colector gaze ANALIZA RISCURILOR PROIECTULUI Numar proiect : xxxxxxxxx Cod Denumire Risc Cauza
Denumire Proiect: Colector gaze
ANALIZA RISCURILOR PROIECTULUI
Numar proiect : xxxxxxxxx
Cod
Denumire
Risc
Cauza
Cost
Probabilitat
Valoare
Masuri
Masuri
WBS
WP
impact
e aparitie
asteptata
preventive
corective
(in lei)
(%)
(in lei)
Disponibilitatea
membrilor
Trimitere
echipei
manual proiect,
Organizare si
Coordonare
proiectului;
constientizarea
1.1.2
motivare
50000
10
5000
proiect
implicare
rolurilor,
insuficiente
insuficienta a
Discutii repetate cu
sefii
departamentelor
membrilor echipai
referitor la rolurile
din proiect
matricea de
echipei de
responsabilitati
proiect
Neacceptarea
Negociere si
Intarziere in
sumei oferite
Dezvoltare
incheiere
incheierea de
1.2.3
pentru
200000
15
30000
abilitati
contracte cu
acorduri cu
inchirierea
Discutii repetate cu
proprietarii de
teren in vederea
intelegerii
importantei
lucrarilor si
prezentarea
tarifelor Petrom
pentru inchirierea
terenurilor
negociere
proprietari
proprietarii
terenului
Achizitie
Contract
Trimiterea din timp
Schimbare
1.3.3
lucrari
semnat cu
Suprapunere
la achiziții cu
alte proiecte
100000
5
5000
lucrari executie,
executie
intarziere
a documentației
către dep.Achiziții
update planuri
Versiune: 1
Data: 15.01.2008
Autor: PM
Pagina 1 of 1
M ă suri de abordare a riscurilor Risc cu efect negativ (amenin ță ri) ▪

Măsuri de abordare a riscurilor

Risc cu efect negativ (amenințări)

Evitare

Reducere

Transfer

Acceptare

Plan de contingență

Risc cu efect pozitiv (oportunități)

Securizare

Creștere Împărțire

Cre ș tere Împ ă r ț ire

Acceptare

Plan de contingență

▪ Cre ș tere Împ ă r ț ire ▪ ▪ Acceptare ▪ Plan de contingen
▪ Cre ș tere Împ ă r ț ire ▪ ▪ Acceptare ▪ Plan de contingen
Riscuri proiect înainte ș i dup ă m ă suri: exemplu

Riscuri proiect înainte și după măsuri:

exemplu

Riscuri proiect înainte ș i dup ă m ă suri: exemplu
Riscuri proiect înainte ș i dup ă m ă suri: exemplu

Registrul riscurilor (parțial)

WBS

Risc

Masuri

Responsabil

1.3.3

Design deficitar pentru amplasarea echipamentelor

Respectarea procedurii interne de aprobare a planurilor (planificare, verificare, aprobare)

Asistent manager

proiect

Incompatibilitatea componentelor mecanice cu cele software

Aprobarea formală din partea furnizorilor

Expert

PLC/electrice

Diferenţa între reţeaua de comunicare şi componenta software

Aprobarea formală din partea furnizorilor

Expert achiziţii

1.4

Descoperirea unor componente care lipsesc sau a unor componente care sunt deteriorate

Desemnarea unei comisii de recepţie

Expert proiectare

Verificarea livrabilelor

Expert HSE

 

Etichetarea fiecărui pachet de către furnizori

Expert HSE

Verificarea planurilor

Manager de proiect

1.5.4

Infiltrarea apei în momentul în care este sapată fundaţia

Efectuarea analizelor geologice

Expert şantier

Găsitea unui tehnician profesionist

Expert achiziţii

 

Informarea SSM şi solicitarea unor recomandări

Expert şantier

Straturile de beton turnate nu corespund cu planurile de proiectare a fundaţiei

Verificarea caietului de sarcini şi comunicarea acestora angajaţilor

Expert şantier

Compoziţia greşită a platformei

Subcontractarea experţilor în domeniu

Expert achiziţii

Utilizarea gresită a tehnologiilor de turnare a platformei

Găsirea unei soluţii de testare tehnologică

Expert şantier

Planurile de proiectare nu sunt aprobate de către furnizorii de echipamente din cauza dimensionărilor efectuate greşit

Transferarea responsabilităţilor prin intermediul contractelor cu furnizorii

Expert Legal

Puncte de verificare intermediare pentru depistarea lucrarilor ascunse

Expert şantier

1.5.5

Proiectarea deficitara a canalelor pentru utilitati

Verificarea planurilor de proiectare cu furnizorii

Expert şantier

Dimensionarea gresită a reţelelor de utilităţi

Verificarea planurilor de proiectare cu furnizorii

Expert şantier

Lipsa cunoştiinţelor tehnice necesare proiectării

Subcontractare specialişti pentru realizarea reţelelor de

Manager proiect

reţelelor de gaz, apă şi aer

alimentare cu gaz, apa şi aer

 

Livrarea greşită sau incompletă a livrabilelor

Verificarea livrabilelor după ce proiectul a fost aprobat

Expert şantier

Obiectiv

▪ Obiectiv Activitate de seminar: Realizarea registrului de riscuri • Identificarea regulilor necesare pentru

Activitate de seminar: Realizarea registrului

de riscuri

Identificarea regulilor necesare pentru realizarea Registrului de riscuri

Realizarea Registrului de riscuri

Conţinut

Stabiliți regulile pentru exprimarea Probabilității de apariție și Impactului

Identificați, pornind de la SDL, minim trei riscuri care vă pot afecta proiectul

Evaluați Probabilitatea de apariție și Impactul pentru riscurile identificate și calculați scorul

Identificați măsurile corespunzătoare pentru a răspunde la riscurile identificate/strategia in care se incadreaza

la riscurile identificate/strategia in care se incadreaza ▪ Forme de activitate • Activitate de grup: 30

Forme de activitate

Activitate de grup: 30 minute

Documentare utilizând flipchart

Reflecţii în plen asupra celor două metode

Activitate de grup: 30 minute • Documentare utilizând flipchart • Reflec ţ ii în plen asupra
▪ Definiţia proiectului, tipuri de proiecte; procesele de managementul proiectelor ▪ Iniţierea proiectului,

Definiţia proiectului, tipuri de proiecte; procesele de managementul proiectelor

Iniţierea proiectului, identificarea părţilor interesate

proiectului, identificarea părţilor interesate (stakeholderi), impactul acestora asupra succesului

(stakeholderi), impactul acestora asupra succesului proiectului

Designul organizațiilor de proiect; roluri în proiecte

Definirea conţinutului unui proiect: descompunerea livrabilelor, definirea cerințelor, structura defalcată a lucrării (WBS)

Definirea responsabilităților în proiect

Planificarea în timp a proiectului: planul jaloanelor, graficul de execuție. În ce condiții le utilizăm, care sunt avantajele lor

Managementul riscului: identificarea și analiza riscurilor; stabilirea măsurilor de abordare a riscurilor identificate

Planificarea resurselor și a costurilor proiectului

Coordonarea, monitorizarea și controlul proiectelor.

Metoda valorii dobândite

Raportul de progres și raportul de stadiu

Managementul echipelor de proiect, stadiile dezvoltării echipelor de proiect

Incheierea proiectului, realizarea raportului final de proiect

proiect, stadiile dezvoltării echipelor de proiect ▪ Incheierea proiectului, realizarea raportului final de proiect
Cum planificăm proiectul pas cu pas ( 7) Pasul 7 : Cât de mult ne

Cum planificăm proiectul

pas cu pas (7)

Pasul 7: Cât de mult ne costă proiectul? Realizăm un Plan al Costurilor și finalizăm calcului cheltuielilor în timp (bugetul).

Se estimează costul fiecărei activități sau pachet de activități,

se stabilește când vor fi realizate și se creează astfel un profil al cheltuielilor estimate în timp

Costurile pot fi cu forța de muncă, materiale, echipamente, administrative și orice alte costuri care pot fi atribuite proiectului (directe și indirecte).

Rezultat: Planul de Costuri al Proiectului și Bugetul proiectului.

pot fi atribuite proiectului (directe și indirecte). Rezultat: Planul de Costuri al Proiectului și Bugetul proiectului.