Sunteți pe pagina 1din 37

Programul Operaional Competitivitate

Axa prioritar 2 - Tehnologia Informaiei i Comunicaiilor (TIC) pentru o economie digital


competitiv
Prioritatea de investiii 2c. - Consolidarea aplicaiilor TIC pentru e-guvernare, e-nvare, e-
incluziune, e-cultur, e-sntate
Obiectiv Specific OS 2.4 - Creterea gradului de utilizare a Internetului
Aciunea 2.3.3 mbuntirea coninutului digital i a infrastructurii TIC sistemice n domeniul e-educaie,
e- incluziune, e-sntate i e-cultur SECTIUNEA E-CULTURA

Apelul de proiecte nr. 1

GHIDUL SOLICITANTULUI

CONDIII SPECIFICE DE ACCESARE A FONDURILOR

Acest document reprezint un ndrumar pentru accesarea fondurilor nerambursabile din FEDR i buget de stat din
POC, Axa prioritar 2, de ctre solicitanii de finanare nerambursabile. Acest document nu are valoare de act normativ
i nu exonereaz solicitanii de respectarea legislaiei n vigoare la nivel naional i european

1
CUPRINS

1.1 Axa prioritar, prioritatea de investiii, obiectiv specific.........................................................................................3


1.2 Tipul apelului de proiecte i perioada de depunere a propunerilor de proiecte....................................................3
1.3 Aciunile sprijinite i activiti..................................................................................................................................3
1.4 Tipuri de solicitani....................................................................................................................................................5
1.5 Grup int..................................................................................................................................................................5
1.6 Indicatori....................................................................................................................................................................5
1.7 Alocarea stabilit pentru apelul de proiecte............................................................................................................6
1.8 Valoarea maxim a proiectului, rata de cofinanare................................................................................................6
1.9 Ajutor de stat/de minimis, dup caz........................................................................................................................7
1.10 Durata de implementare a proiectelor...................................................................................................................7
CAPITOLUL 2. REGULI PENTRU ACORDAREA FINANRII................................................................................7
2.1 Eligibilitatea solicitantului/partenerilor...................................................................................................................7
2.2 Eligibilitatea proiectului..........................................................................................................................................10
2.3. Eligibilitatea cheltuielilor.......................................................................................................................................12
2.4. Cheltuieli neeligibile...............................................................................................................................................15
CAPITOLUL 3. COMPLETAREA CERERII DE FINANARE..................................................................................16
CAPITOLUL 4. PROCESUL DE EVALUARE I SELECIE......................................................................................19
4.1 Descriere general...................................................................................................................................................19
4.2 Depunerea i soluionarea contestaiilor...............................................................................................................22
4.3 Grile de evaluare i selecie....................................................................................................................................22
CAPITOLUL 5. CONTRACTAREA PROIECTELOR DESCRIEREA PROCESULUI..................................................28
CAPITOLUL 6. RAMBURSAREA CHELTUIELILOR..............................................................................................29
6.1 Mecanismul cererilor de plata................................................................................................................................29
6.2 Rambursarea cheltuielilor.......................................................................................................................................29
CAPITOLUL 7. MONITORIZAREA SI CONTROLUL............................................................................................32
CAPITOLUL 8. INFORMARE I PUBLICITATE...................................................................................................34
CAPITOLUL 9. GLOSAR DE TERMENI..............................................................................................................35

2
CAPITOLUL 1. INFORMAII DESPRE APELUL DE PROIECTE
Prezentul ghid a fost elaborat pentru solicitanii care doresc s obin finanare nerambursabil
pentru proiecte aferente Axei Prioritare 2 Tehnologia Informaiei i Comunicaiilor (TIC) pentru o
economie digital competitiv, Obiectivului Specific 2.4 Creterea gradului de utilizare a
Internetului.
n situaia n care pe parcursul apelului de proiecte intervin modificri ale cadrului legal ori alte
modificri de natur a afecta regulile i condiiile de finanare stabilite prin prezentul Ghid, inclusiv
prelungirea termenului de depunere, vor fi aduse completri sau modificri ale coninutului
acestuia, prin publicarea unei versiuni revizuite.

1.1 Axa prioritar, prioritatea de investiii, obiectiv specific


Axa Prioritar 2 - Tehnologia Informaiei i Comunicaiilor (TIC) pentru o economie digital
competitiv, denumit n continuare Axa prioritar 2 TIC, contribuie direct la implementarea
Strategiei Naionale Agenda Digital pentru Romnia 2020, aprobat prin H.G. 245/2015.
Scopul aciunilor din cadrul Axei 2 este de a asigura, pe de o parte, o aplicare coerent i uniform
a instrumentelor TIC n toate sistemele publice implementate n Romnia, precum i de
comunicare/corelare a lor cu sistemele europene relevante.
Prioritatea de investiii 2c. Consolidarea aplicaiilor TIC pentru e-guvernare, e-nvare, e-
incluziune, e-cultur, e-sntate
Obiectiv Specific OS 2.4 Creterea gradului de utilizare a Internetului
Vor fi implementate proiecte cu activiti integrate, cu impact strategic naional, care vizeaz un
grup-int ct mai numeros i propun soluii care sunt mai eficiente s fie aplicate la nivel sistemic,
orizontal, la nivel naional.

1.2 Tipul apelului de proiecte i perioada de depunere a propunerilor de proiecte

Tipul apelului de proiecte: necompetitiv.

Cererile de finanare se vor depune prin aplicaia electronic MySMIS2014, cu toate anexele
solicitate prin Ghidul Solicitantului. Modalitile de utilizare a aplicaiei MySMIS2014 sunt publicate
pe site-ul https://2014.mysmis.ro .
nregistrarea i transmiterea proiectelor se va face ncepnd cu ora 9.00 a primei zile de
nregistrare.
Tipul de depunere: continu pn la epuizarea bugetului alocat pentru acest apel.

1.3 Aciunile sprijinite i activiti

Aciunea se adreseaz obiectivului specific Creterea gradului de utilizare a Internetului.


n cadrul acestui apel va fi finanat seciunea E-CULTURA.

3
Dincolo de contribuia semnificativ la PIB, sectoarele culturale i creative reprezint un stimulent
pentru schimbri semnificative n stilul de via i de progres (dezvoltarea de competene
moderne, adaptarea predrii i nvrii i a dialogului ntre generaii i intercultural).
Unul din principalele avantaje ale digitalizrii patrimoniului cultural al Romniei este conservarea
operelor culturale naionale, asigurnd accesul la registrele digitale cu elemente de patrimoniu
contribuind la sporirea gradului de informare al cetenilor cu privire la motenirea cultural
romneasc i sprijinind valorificarea comercial a acestui patrimoniu.
Portofoliul digital al elementelor culturale naionale va fi inclus n Biblioteca Digital Europeana,
ceea ce va contribui la creterea vizibilitii rii.
Aceasta reprezint un suport pentru promovarea motenirii culturale, prin transfer de cunoatere,
inovaie i tehnologie, dar i o cale de a stimula competitivitatea economiei creative i de a
promova turismul cultural.
Axa 2 a Programului Operaional Competitivitate vizeaz susinerea infrastructurii specifice pentru
a atinge urmtoarele obiective:
1. Agregarea resurselor culturale digitizate, ntr-un punct de acces unic;
2. Dezvoltarea de arhive digitale i creterea contribuiei Romniei la promovarea i
crearea unor comuniti specifice i realizarea unui coninut digital original;
3. Contribuia Romniei la dezvoltarea Europeana, n strns colaborare cu toate
instituiile implicate.

Interveniile POC includ:


implementarea de instrumente de digitizare avansate i uor utilizabile (platforma
culturalia.ro, vocabulare controlate, aplicaii specifice de expunere pe dispozitive mobile)
digitizarea i expunerea on-line de produse culturale analogice i/sau tangibile.
maximizarea volumului materialului cultural digitizat pentru contribuia la Europeana

Beneficiarii trebuie s se asigure ca solutiile tehnologice propuse respecta cadrul legal naional, iar
infrastructura hardware i software de baz achiziionate n cadrul proiectului vor putea fi integrate
cu solutii tehnologice de tip cloud respectnd principiile de virtualizare a resurselor, arhitecturi
bazate pe servicii (SOA), monitorizarea i punerea la dispoziie a resurselor.

Tipuri de proiecte i activiti finanabile

Tipuri de Activiti eligibile Obiective urmrite Buget


proiecte estimat
(mil. euro
FEDR)
e-cultura Prin aceasta seciune se finaneaz: implementarea de instrumente 10
1.Achiziia de active corporale i de expunere i interogare
necorporale, inclusiv dezvoltare de avansate i uor utilizabile
software; (platforma culturalia.ro,
2. Achiziia de servicii de informare i vocabulare controlate, aplicaii
publicitate; specifice de expunere pe
3. Achiziia de servicii de consultan, dispozitive mobile)
avize, acorduri, autorizaii;
4. Achiziia de servicii pentru instruire / digitizarea i expunerea on-line
formare profesional specific; de produse culturale analogice
5. Activitatea echipei interne de i/sau tangibile
proiect;
6. Achiziia de servicii pentru auditare maximizarea volumului
intermediar / final a proiectului. materialului cultural digitizat
4
7. Activitatea de digitizare pentru contribuia la Europeana

n scopul asigurrii unei identiti vizuale armonioase i pentru respectarea


unitar a regulilor privind vizibilitatea, beneficiarii vor trebui s aplice cel puin
msurile minime obligatorii din cadrul Manualului de Identitate Vizual pentru
Instrumente Structurale 2014-2020 (care poate fi accesat la adresa
ATENIE!
www.fonduri-ue.ro/transparenta/comunicare).
Activitile de comunicare vor fi adaptate din punct de vedere al valorii,
frecvenei i complexitii, n funcie de cheltuielile maxim decontate
specificate la capitolul de cheltuieli eligibile.

1.4 Tipuri de solicitani

1. Autoritile administraiei publice centrale cu responsabiliti n domeniile cultur i TIC

2. Parteneriate ntre cei menionati mai sus - n funcie de logica responsabilitilor administrative
i eficiena operaional.
n cazul n care se opteaz pentru parteneriat, liderul de parteneriat este responsabil cu depunerea
proiectului, coordonarea activitilor pentru implementarea proiectului, raportarea ctre
organismul intermediar.

1.5 Grup int

La nivelul proiectului, solicitantul poate completa descrierea grupului/grupurilor int,


cuantificarea grupului int (cu menionarea sursei de informaii), precum i informaii referitoare
la efectul proiectului asupra grupului int.
Se vor indica grupurile/entitile care vor beneficia sau care sunt vizate de rezultatele proiectului,
direct sau indirect.

1.6 Indicatori

Indicatori de realizare Indicatori de rezultat

e-cultura a) Numrul de elemente de Numr de utilizatori care


patrimoniu cultural digitizate, acceseaz platforma creata prin
ncrcate pe platforma creat prin proiect
proiect *
b) Numrul documentelor rare deja
digitizate i numrul documentelor
rare digitizate prin proiect,
ncrcate pe Europeana.EU **
c) Numrul obiectelor deja digitizate,
aflate n coleciile bibliotecilor i
numrul obiectelor din coleciile
bibliotecilor digitizate prin proiect,
ncrcate pe Europeana.Eu

5
d) Numrul obiectelor deja digitizate,
aparinnd patrimoniului naional,
aflate n coleciile muzeelor i
numrul obiectelor din patrimoniul
naional digitizate prin proiect, care
sunt ncrcate pe Europeana.Eu
* Indicatorul a) cuprinde indicatorii b), c) i/sau d) fr a se limita la acetia.Toate elementele de
patrimoniu cultural digitizate trebuie ncrcate obligatoriu pe platforma creat prin proiect
** Pentru biblioteci, documentele rare sunt considerate cri vechi romneti (publicate nainte
de 1830) i strine (nainte de 1700), cri publicate de edituri celebre, ediii unicat sau de lux, cu
note, ilustrate de mari artiti, cu dedicaie din partea autorilor, ediii princeps sau cu coperi
artistice. Periodicele rare sunt ziarele romneti dinainte de 1918, ziarele strine dinainte de 1870,
ziarele seriale cu grafic remarcabil hrtie, ilustraii, format, publicate n numr mic, etc.

Valorile int indicate n Programul Operaional Competitivitate*:


Indicator Valoare int 2023
Regiuni Regiuni
Aciunea Beneficiari
mai puin mai
dezvoltate dezvoltate
Aciune 2.3.3 - mbuntirea Elemente de
E-cultur Autoritile
coninutului digital i a patrimoniu
administraiei publice centrale
infrastructurii TIC sistemice n cultural 173.643 26.357
cu responsabiliti n domeniile
domeniul e-educaie, e-incluziune, digitizate
cultur i TIC
e-sntate i e-cultur
*Beneficiarul are obligaia de a atinge valorile int prevzute n programul operaional.

OBS:
1. Solicitantul poate introduce indicatori suplimentari, uor msurabili, care s contribuie la
monitorizarea proiectului i care justific valoarea adugat a acestuia.
2. In stabilirea regiunii in care se incadreaza fiecare element de patrimoniu digitizat se va ine
cont de Ordinul 2035/2000 pentru aprobarea Normelor metodologice privind evidena,
gestiunea i inventarierea bunurilor culturale deinute de muzee, colecii publice, case
memoriale, centre de cultur i alte uniti de profil.

1.7 Alocarea stabilit pentru apelul de proiecte


Alocarea indicativ pentru acest apel este de 10 milioane euro din FEDR, din care maxim 600.000
euro din FEDR pentru intervenii n zona ITI.

1.8 Valoarea maxim a proiectului, rata de cofinanare


Valoarea maxim a finanrii FEDR
n cadrul acestui apel va fi acceptat un singur proiect, cu valoare maxim de 10 milioane euro FEDR
(echivalentul n lei = 45.000.000 lei), care va atinge valorile int prevzute n POC. Proiectul propus
va include i intervenii n zona ITI de maxim 600.000 euro FEDR. n msura n care interveniile
adresate zonei ITI nu vor atinge valoarea de 600.000 de euro, diferena va putea fi alocat pentru
celelalte zone.

Rata de cofinanare:
Pentru proiectele implementate la nivel naional asisten nerambursabil solicitat i contribuia
solicitantului se va realiza n baza unei pro-rate care va conduce la urmtoarea intensitate a
finanrii:
6
FEDR - 84,3411% i BS - 15,6589%

Pentru perioada 2014-2020, valoarea finanrii nerambursabile se constituie astfel:

TOTAL FINANTARE NERAMBURSABILA


Regiunile de dezvoltare
FEDR BUGET DE STAT

Regiuni mai puin dezvoltate (Nord-


Est, Sud-Est, Sud Muntenia, Sud Vest 85% 15%
Oltenia, Vest, Nord-Vest i Centru)
Regiuni mai dezvoltate (Bucureti-
80% 20%
Ilfov, inclusiv capitala Bucureti)

1.9 Ajutor de stat/de minimis, dup caz


Nu este cazul

1.10 Durata de implementare a proiectelor


Durata maxim de implementare a unui proiect (inclusiv realizarea cheltuielilor i depunerea
cererilor de rambursare) este de cel mult 36 de luni. Perioada de implementare a proiectului se
poate majora peste durata de 36 luni, n baza unei justificri temeinice a beneficiarilor rezultat din
procesul de implementare.

CAPITOLUL 2. REGULI PENTRU ACORDAREA FINANRII


Verificarea administrativ i a eligibilitii cererilor de finanare va presupune urmtoarele aspecte:
o se verific dac propunerea de proiect a fost depus n condiiile specificate n prezentul ghid;
o se are n vedere existena i forma Cererii de finanare i a anexelor, valabilitatea documentelor,
precum i respectarea criteriilor de eligibilitate menionate n prezentul ghid;
o se verific ndeplinirea criteriilor din grila de verificare administrativ i a eligibilitii Cererii de
finanare (anex la prezentul ghid), respectiv:
- eligibilitatea solicitantului / partenerilor / structurii instituionale - se va verifica dac
solicitantul ndeplinete criteriile prevzute n prezentul ghid / apel de proiecte;
- eligibilitatea proiectului - se va verifica dac proiectul i activitile sale ndeplinesc criteriile
prevzute n prezentul ghid / apel de proiecte.

2.1 Eligibilitatea solicitantului/partenerilor


Pot beneficia de finanare nerambursabil solicitanii specificai la capitolul anterior, care au aplicat
individual sau n parteneriat (n acest caz proiectul urmnd a fi depus de ctre liderul de
parteneriat), care ndeplinesc cumulativ urmtoarele criterii de eligibilitate:
1. Solicitantul (i fiecare partener) se ncadreaz n categoriile de solicitani eligibili, aa
cum sunt acetia definii n prezentul Ghid al solicitantului;

7
2. Solicitantul (i fiecare partener) nu nregistreaz la data depunerii Cererii de finanare i
la data semnrii contractului de finanare obligaii bugetare nete (diferena dintre
obligaiile de plat restante la buget i sumele de recuperat de la buget):
a. mai mari de 1/12 din obligaiile datorate n ultimele 12 luni - n cazul certificatului
de atestare fiscal emis de Agenia Naional de Administrare Fiscal;
b. mai mari de 1/6 din totalul obligaiilor datorate n ultimul semestru - n cazul
certificatului de atestare fiscal emis de ctre autoritile publice locale.
3. Solicitantul (i fiecare partener) nu se afl n una din situaiile incompatibile cu
acordarea finanrii din fonduri publice;
4. Solicitantul (i fiecare partener) nu au mai beneficiat de sprijin financiar din fonduri
publice, inclusiv fonduri UE, n ultimele 36 de luni, sau nu deruleaz proiecte finanate
n prezent, parial sau n totalitate, din alte surse publice, pentru aceleai activiti, n
cadrul unor proiecte similare cu cel ce constituie obiectul Cererii de finanare. n acest
caz, finanarea nu va fi acordat sau, dac acest lucru este descoperit pe parcursul
implementrii, finanarea se va retrage, iar sumele deja acordate vor fi recuperate;
5. Solicitantul (i fiecare partener) sunt direct responsabili de pregtirea, managementul si
realizarea proiectului, nu acioneaz ca intermediari pentru proiectul propus a fi
finanat i sunt responsabili pentru asigurarea sustenabilitii rezultatelor proiectului;
6. Solicitantul (i fiecare partener) nu face obiectul unui ordin de recuperare n urma unei
decizii anterioare a Comisiei Europene, privind declararea unui ajutor ca fiind ilegal i
incompatibil cu piaa comun sau, n cazul n care solicitantul a fcut obiectul unei
astfel de decizii, aceasta trebuie s fi fost deja executat i ajutorul integral recuperat,
inclusiv dobnda de recuperare aferent, pentru ca beneficiarul s poat fi eligibil;
7. Reprezentantul legal al solicitantului (i al fiecrui partener) nu a suferit condamnri
definitive din cauza unei conduite profesionale ndreptate mpotriva legii, decizie
formulat de o autoritate de judecat ce are for de res judicata (ex. mpotriva creia
nu se poate face recurs) n ultimele 36 de luni;
8. Reprezentantul legal al instituiei solicitante/partenere nu a comis n conduit profesional
greeli grave, demonstrate prin orice mijloace pe care OIPSI/AM le poate dovedi;
9. Reprezentantul legal al solicitantului (i al fiecrui partener) nu a fost subiectul unei
judeci de tip res judicata pentru fraud, corupie, implicarea n organizaii criminale
sau n alte activiti ilegale, n detrimentul intereselor financiare ale Comunitii
Europene;
10. Reprezentantul legal al solicitantului (i al fiecrui partener) nu a fost gsit vinovat de
nclcarea grav a vreunui contract anterior, datorit nerespectrii obligaiilor
contractuale n urma unei proceduri de achiziie sau n urma unei proceduri de
acordare a unei finanri nerambursabile din bugetul comunitar;
11. Reprezentantul legal al solicitantului (i al fiecrui partener) nu este subiectul unui
conflict de interese (definit conform Legii nr.161 din 19 aprilie 2003 privind unele
msuri pentru asigurarea transparentei n exercitarea demnitatilor publice, a functiilor
publice si in mediul de afaceri, prevenirea si sanctionarea coruptiei);
12. Reprezentantul legal al solicitantului (i al fiecrui partener) nu este vinovat de
inducerea grav n eroare a Organismului Intermediar (OIPSI) prin furnizarea de
informaii incorecte n cursul participrii la cererea de propuneri de proiecte;
8
13. S ndeplineasc i alte condiii sau cerine specifice aciunii pentru care este lansat
apelul.

Pentru justificarea ndeplinirii criteriilor de eligibilitate referitoare la solicitant i reprezentantul su


legal, se completeaz Declaraia de eligibilitate, prezentat n Anexa 4a.
n situaia parteneriatelor, declaraia de eligibilitate trebuie completat de lider i de fiecare
partener.

Angajamente ale solicitanilor

Condiii generale referitoare la angajamentele solicitantului (i partenerilor):

1. Reprezentantul legal al solicitantului (i al fiecrui partener) se angajeaz:


1. s asigure condiiile de desfurare optim a activitilor proiectului i s acorde
sprijin echipei de management i implementare n luarea deciziilor legate de proiect;
2. s asigure contribuia proprie din costurile eligibile i s finaneze costurile neeligibile
aferente proiectului care i revin;
3. s finaneze cheltuielile care i revin pn la rambursarea sumelor aprobate, astfel
nct s se asigure implementarea optim a proiectului;
4. s nu ncerce s obin informaii confideniale legate de stadiul evalurii proiectului
sau s influeneze personalul OIPSI/comitetul de evaluare/experii evaluatori n timpul
procesului de evaluare i selecie .
5. s menin rezultatul proiectului, natura activitii pentru care s-a acordat finanarea
pentru cel puin 5 ani dup terminarea perioadei de implementare a proiectului;
6. s asigure folosina echipamentelor i aplicaiilor pentru scopul declarat n proiect;
7. s ataeze la ultima cerere de rambursare raportul de audit final realizat de un auditor
extern, care certific faptul c proiectul este implementat n locaia / locaiile din
contract, c este n stare de funcionare i c din punct de vedere tehnic i economic
respect obligaiile asumate prin contractul de finanare numai pentru liderul de
proiect;
8. s asigure capacitatea operaional i administrativ necesare implementrii
proiectului (resurse umane suficiente i resurse materiale necesare);
9. s achiziioneze dreptul de proprietate/utilizare/licen asupra aplicaiei software
personalizate pentru care se solicit finanare pentru o durat de timp cel puin egal
cu perioada de sustenabilitate a proiectului. n cazul n care nu este posibil
ncheierea contractului pentru aceast perioad, solicitantul se angajeaz s
prelungeasc perioada de valabilitate, astfel nct s se asigure sustenabilitatea
proiectului;
10. s asigure obligatoriu garania i mentenana rezultatului proiectului prin
contractul/contractele ncheiate pe perioada implementrii cu diveri furnizori;
11. s asigure funcionarea permanent/mentenana rezultatului proiectului n perioada
de post implementare, respectiv 5 ani dup finalizarea implementrii proiectului, cu
excepia perioadelor de mentenan planificate;

9
12. s asigure integrarea produselor / serviciilor informatice care vor fi implementate prin
proiectul depus cu sistemele informatice deja existente ctre care se raporteaza
periodic diverse date (sistemele implementate trebuie s fie capabile s exporte date
n formatele cerute de aceste aplicaii).

Pentru justificarea ndeplinirii angajamentelor solicitantului/partenerilor se completeaz Declaraia


de angajament de ctre solicitant/ lider parteneriat i fiecare dintre parteneri (dac proiectul se
implementeaz n parteneriat). De asemenea, se completeaz Declaraia pe proprie rspundere
asupra locaiei/locaiilor unde se implementeaz proiectul n cazul n care aceasta/acestea nu se
regsesc n actele de nfiinare ale solicitantului.

Totodat, solicitantul/partenerii completeaz Declaraia privind conflictul de interese.

Gama de produse/servicii implementate prin proiect trebuie s aib asociate


ATENIE! standarde i proceduri de securitate i confidenialitate a informaiilor care s
asigure un grad ridicat de fiabilitate, disponibilitate i siguran.

2.2 Eligibilitatea proiectului


Tipuri de proiecte: proiectele trebuie s se ncadreze n tipurile de proiecte ce se pot finana n
cadrul acestui apel.
Acestea trebuie sa cuprind asigurarea infrastructurii necesare pentru:
implementarea de instrumente de digitizare avansate i uor utilizabile (platforma
culturalia.ro, vocabulare controlate, aplicaii specifice de expunere pe dispozitive mobile)
digitizarea i expunerea on-line de produse culturale analogice
maximizarea volumului materialului cultural digitizat pentru contribuia la Europeana.
Stadiul proiectului: nu este cazul
Evitarea dublei finanri: se verific faptul c proiectul pentru care se solicit finanare s nu mai fi
beneficiat de finanare din fonduri publice n ultimii 3 ani nainte de data depunerii Cererii de
finanare pentru acelai proiect. n acest caz, finanarea nu va fi acordat sau, dac acest lucru este
descoperit pe parcursul implementrii, finanarea se va retrage, iar sumele deja acordate vor fi
recuperate.
Contribuia la obiectivul specific: solicitantul descrie n cadrul Cererii de finanare care este
contribuia proiectului pentru care solicit finanare la realizarea obiectivului specific al
programului.

Criterii de eligibilitate a proiectului:


1. Proiectul conine activiti specifice i necesare pentru atingerea rezultatelor
previzionate aa cum sunt acestea prezentate la punctul 1.3;
2. Proiectul se implementeaz pe teritoriul Romniei;
3. Proiectul este fezabil, iar rezultatele implementrii proiectului sunt sustenabile n
conformitate cu datele i informaiile furnizate n Studiul de fezabilitate/Proiect
tehnic;
4. Proiectul va asigura respectarea standardelor de securitate i confidenialitate a
informaiilor si de prelucrare a datelor cu caracter personal conform Legii nr. 677 din
10
21 noiembrie 2001 pentru protecia persoanelor cu privire la prelucrarea datelor cu
caracter personal i libera circulaie a acestor date, cu modificrile i completrile
ulterioare i conform Legii nr. 506 din 17 noiembrie 2004 privind prelucrarea datelor
cu caracter personal i protecia vieii private n sectorul comunicaiilor electronice, cu
modificrile i completrile ulterioare;
5. Proiectul respect principiul neutralitii tehnologice (nu se favorizeaz o anumit
marc, soluie tehnologic, hardware sau software) i ofer posibilitatea unei
extinderi ulterioare. (Atenie! Pentru respectarea neutralitii tehnologice, este
necesar ca n cadrul proiectului transmis s nu se fac referire la productori sau
mrci ale echipamentelor i aplicaiilor software necesare pentru implementarea
acestuia);
6. Proiectul pentru care se solicit finanare nu a mai beneficiat de finanare din fonduri
publice n ultimii 3 ani nainte de data depunerii cererii de finanare pentru acelai
proiect. n acest caz, finanarea nu va fi acordat sau, dac acest lucru este descoperit
pe parcursul implementrii, finanarea se va retrage, iar sumele deja acordate vor fi
recuperate;
7. Infrastructura i terenul pe care se face investiia ndeplinesc cumulativ urmtoarele
condiii la data depunerii Cererii de finanare:
- sunt disponibile pentru investiii (sunt libere de orice sarcini, n sensul c nu
este afectat de limitri legale, convenionale, judiciare ale dreptului real
invocat, incompatibile cu realizarea activitilor proiectului);
- nu fac obiectul unor litigii n curs de soluionare la instanele judectoreti cu
privire la situaia juridic;
- nu fac obiectul revendicrilor potrivit unor legi speciale n materie sau
dreptului comun.
8. Proiectul pentru care se solicit finanare respect prevederile naionale i
comunitare n urmtoarele domenii: eligibilitatea cheltuielilor, promovarea egalitii
de anse i politica nediscriminatorie, dezvoltarea durabil, tehnologia informaiei,
achiziiile publice, precum i orice alte prevederi legale aplicabile fondurilor europene
structurale i de investiii.

Pentru justificarea ndeplinirii criteriilor de eligibilitate ale proiectului se completeaz Declaraia de


eligibilitate.

Comitetul Tehnico-Economic pentru Societatea Informaional (CTE) din cadrul MCSI contribuie la
implementarea msurilor dedicate TIC pentru ca acestea s fie n conformitate cu obiectivele
Strategiei Naionale Agenda Digital pentru Romnia 2020. Conform Hotrrii Guvernului nr.
941/2013 (cu modificrile i completrile ulterioare) privind organizarea i funcionarea
Comitetului Tehnico-Economic pentru Societatea Informaional, principalele atribuii ale CTE sunt:
- avizeaz conformitatea proiectelor care implic soluii TIC cu obiectivele Strategiei
Naionale Agenda Digital pentru Romnia 2020 i ale Strategiei Naionale de Securitate
Cibernetic, iniiate de instituiile publice (definite de Legea nr. 500/2002 privind finanele publice,
cu modificrile i completrile ulterioare);
- contribuie la evaluarea implementrii Strategiei Agenda Digital pentru Romnia 2020 la
nivelul administraiei publice;
Totodat, CTE stabilete relevana proiectului pentru SNADR 2020 i POC, AP2.

11
Vor fi finanate doar proiectele care au aviz pozitiv al CTE.

2.3. Eligibilitatea cheltuielilor

Condiii generale de eligibilitate a cheltuielilor

Indiferent de tipul proiectelor, toate cheltuielile realizate n cadrul acestora trebuie s respecte
cumulativ urmtoarele condiii generale de eligibilitate, conform Hotrrii Guvernului nr. 399/2015
privind regulile de eligibilitate a cheltuielilor efectuate n cadrul operaiunilor finanate prin Fondul
European de Dezvoltare Regional, Fondul Social European i Fondul de Coeziune 2014-2020, cu
modificrile i completrile ulterioare:
a) s fie angajate de ctre beneficiar i pltite de acesta n condiiile legii ntre 1 ianuarie 2014
i 31 decembrie 2023, [...],cu respectarea perioadei de implementare stabilit de ctre
Autoritatea de Management prin contractul de finanare;
b) s fie nsoite de facturi emise n conformitate cu prevederile legislaiei naionale sau a
statului n care acestea au fost emise ori de alte documente contabile pe baza crora se
nregistreaz obligaia de plat i de documente justificative privind efectuarea plii i
realitatea cheltuielii efectuate, pe baza crora cheltuielile s poat fi
verificate/controlate/auditate;
c) s fie n conformitate cu prevederile programului;
d) s fie cuprinse n Contractul de finanare, ncheiat de ctre Autoritatea de Management sau
Organismul Intermediar, pentru aprobarea operaiunii cu respectarea art. 65 alin.(11), art.
70 i art. 125 din Regulamentul (UE) nr.1303/2013 al Parlamentului European i al
Consiliului din 17 decembrie 2013 de stabilire a unor dispoziii comune privind Fondul
european de dezvoltare regional, Fondul social european, Fondul de coeziune, Fondul
european agricol pentru dezvoltare rural i Fondul european pentru pescuit i afaceri
maritime, precum i de stabilire a unor dispoziii generale privind Fondul european de
dezvoltare regional, Fondul social european, Fondul de coeziune i Fondul european
pentru pescuit i afaceri maritime i de abrogare a Regulamentului (CE) nr. 1083/2006 al
Consiliului;
e) s fie rezonabil i necesar realizrii operaiunii;
f) s respecte prevederile legislaiei comunitare i naionale aplicabile;
g) s fie nregistrat n contabilitatea beneficiarului, cu respectarea prevederilor art. 67 din
Regulamentul (UE) nr.1303/2013 al Parlamentului European i al Consiliului din 17
decembrie 2013 de stabilire a unor dispoziii comune privind Fondul european de
dezvoltare regional, Fondul social european, Fondul de coeziune, Fondul european agricol
pentru dezvoltare rural i Fondul european pentru pescuit i afaceri maritime, precum i
de stabilire a unor dispoziii generale privind Fondul european de dezvoltare regional,
Fondul social european, Fondul de coeziune i Fondul european pentru pescuit i afaceri
maritime i de abrogare a Regulamentului (CE) nr. 1083/2006 al Consiliului.

Eligibilitatea unei activiti nu este echivalent cu eligibilitatea tuturor


ATENIE!
cheltuielilor efectuate pentru realizarea acelei activiti.

Condiii specifice privind investiiile:

12
a) Investiia trebuie s fie meninut n regiunea beneficiar pentru minimum 5 ani dup
finalizarea implementrii proiectului.
b) Nu sunt permise achiziii n regim de leasing.
c) Achiziiile de echipamente second-hand nu sunt eligibile.
d) nchirierea de active corporale nu este eligibil pentru investiii.
e) Activele (corporale si necorporale) sunt eligibile pentru calculul costurilor de investiii dac
ndeplinesc urmtoarele condiii:
trebuie s fie utilizate exclusiv n cadrul locaiei/locaiilor de implementare
stabilit/stabilite prin Cererea de finanare i pentru scopul declarat n proiect;
trebuie s fie amortizabile;
trebuie s fie achiziionate n condiiile pieei de la teri care nu au legturi cu
cumprtorul.

Nu este permis utilizarea echipamentelor achiziionate prin proiect de ctre o


ATENIE! persoan de drept privat, indiferent de acionariat

Cheltuieli eligibile (inclusiv TVA aferent n condiiile n care TVA nu poate fi recuperat*)

1. Costurile investiiilor n active corporale i necorporale:


a. achiziionarea de hardware TIC i a altor dispozitive aferente (inclusiv cheltuieli de instalare,
configurare, punere n funciune), justificate din punct de vedere al implementrii proiectului.
Sunt excluse elemente de mobilier care nu au legtur cu funcionarea produselor/aplicaiilor
informatice implementate prin proiect; (MySMIS = 21/65, 21/69)
b. cheltuielile pentru achiziionarea i/sau dezvoltarea aplicaiilor software/licenelor necesare
implementrii proiectului, configurarea i implementarea bazelor de date, migrarea i integrarea
diverselor structuri de date existente, achiziionarea i implementarea de soluii de semntur
electronic. (MySMIS = 22/76, 29/106)
2. Cheltuieli de informare i publicitate - conform prevederilor Manualului de Identitate Vizual i
tabelului de mai jos referitor la cheltuieli de informare i publicitate. (MySMIS = 8/17)
3. Cheltuieli cu servicii de consultan, avize, acorduri, autorizaii (punctele a+b=nu mai mult de 10%
din valoarea eligibila a proiectului)
a. Cheltuieli cu servicii de consultan pentru elaborarea tuturor documentaiilor necesare
depunerii proiectului (inclusiv scrierea Cererii de finanare); (MySMIS = 9/29, 29/100, 29/105)
b. Cheltuieli cu servicii de consultan n domeniul managementului proiectului, inclusiv
elaborarea documentaiilor necesare implementrii proiectului, expertiza tehnica i/sau servicii
de asisten juridic pentru realizarea achiziiilor publice (elaborarea documentaiei de atribuire
i aplicarea procedurilor de atribuire a contractelor de achiziie public); (MySMIS = 9/29,
29/100, 29/105)
c. Cheltuieli pentru obinerea acordurilor, avizelor i autorizaiilor aferente activitilor eligibile
ale operaiunii. (MySMIS = 11/32)
4. Cheltuieli pentru instruire / formare profesional specific * * (MySMIS = 29/116)
a. Cheltuieli legate de pregtirea personalului care va utiliza echipamentele achiziionate prin
proiect i aplicaia / serviciul software achiziionat i/sau dezvoltat prin proiect;
b. Cheltuieli legate de pregtirea personalului care va asigura administrarea i mentenana
echipamentelor achiziionate prin proiect i aplicaiei / serviciului software achiziionat i/sau
13
dezvoltat prin proiect, dac acesta este angajat al beneficiarului/partenerilor.
5. Cheltuieli aferente echipei interne de proiect * *(management intern de proiect i echipa de
implementare intern) - doar dac nu au fost acoperite n cadrul cheltuielilor de consultanta :
a. Cheltuieli salariale pentru echipa de management intern de proiect - personal angajat al
beneficiarului finanrii (conform legislaiei n vigoare); (MySMIS = 9/21)
b. Cheltuieli salariale pentru echipa de implementare intern de proiect - personal angajat al
beneficiarului finanrii sau personal ce urmeaz a fi angajat de ctre solicitant/partener, pe
baz de contract individual de munc, pe perioad determinat, n afara organigramei, n
cadrul proiectului) (conform legislaiei n vigoare); (MySMIS = 25/83, 25/87)
c. Cheltuieli de deplasare pentru echipa intern de proiect - diurn, cazare, transport; (MySMIS =
27/98)
d. Cheltuieli cu transportul de bunuri, dac se justific n cadrul proiectului; (MySMIS = 29/105,
10/30)
e. Birotic pentru echipa de management (conform Hotrrii nr. 2139/2004 din 30 noiembrie
2004 pentru aprobarea Catalogului privind clasificarea si duratele normale de functionare a
mijloacelor fixe cu modificrile i completrile ulterioare); (MySMIS = 9/25)
f. Achiziia de echipamente TIC numai pentru echipa de management; (MySMIS = 9/25)
6. Cheltuieli pentru auditare intermediar/final a proiectului: (MySMIS = 7/15)
a. auditare financiar (conform reglementrilor naionale);
b. auditare tehnic (din perspectiva corespondenei rezultatului proiectului cu Cererea de
finanare i obiectivele POC).
7. Cheltuieli pentru servicii de digitizare a produselor culturale (MySMIS = 29/167);

Sunt eligibile acele cheltuieli care au legtur direct cu atingerea obiectivelor aciunilor din POC
pentru care a fost depus proiectul i care respect dispoziiile regulamentelor comunitare
aplicabile i dispoziiile naionale de eligibilitate.
* Pentru a stabili TVA eligibil a fi finanat din FESI se completeaz Declaraia privind eligibilitatea
TVA aferente cheltuielilor ce vor fi efectuate n cadrul operaiunii propuse spre finanare din FEDR,
FSE i FC 2014-2020.
* * Totalul Cheltuielilor pentru instruire / formare profesional specific (punctul 4) i a
Cheltuielilor aferente echipei de management intern de proiect (punctul 5.a) vor fi finanate
conform art. 98 alin. (2) din Regulamentul (UE) nr.1303/2013 al Parlamentului European i al
Consiliului din 17 decembrie 2013 de stabilire a unor dispoziii comune privind Fondul european de
dezvoltare regional, Fondul social european, Fondul de coeziune, Fondul european agricol pentru
dezvoltare rural i Fondul european pentru pescuit i afaceri maritime, precum i de stabilire a
unor dispoziii generale privind Fondul european de dezvoltare regional, Fondul social european,
Fondul de coeziune i Fondul european pentru pescuit i afaceri maritime i de abrogare a
Regulamentului (CE) nr. 1083/2006 al Consiliului, n limita a 10% din cheltuielile eligibile de tip
FEDR.
Rezonabilitatea costurilor este analizat n conformitate cu prevederile O.U.G nr. 66/2011 privind
prevenirea, constatarea i sancionarea neregulilor aprute n obinerea i utilizarea fondurilor
europene i/sau a fondurilor publice naionale aferente acestora, cu modificarile i completrile
ulterioare.

Urmtoarele cheltuieli de informare i publicitate vor fi rambursate n limitele stabilite mai jos:
Nr. buci maxim Asisten nerambur-
Nr. Activitatea de informare i publicitate
decontat sabil inclusiv TVA (lei)

14
1. Anun/comunicat de pres privind 1 3.000 lei/buc
nceperea proiectului obligatoriu
2. Anun/comunicat de pres la finalizarea 1 3.000 lei/buc
proiectului- obligatoriu
3. Realizarea de panouri de informare 1 5.000 lei/buc
(obligatoriu pentru proiectele cu o valoare
mai mare de 500.000 Euro)
4. Realizarea de etichete autocolante pentru 10% mai mult 10 lei/autocolant
echipamentele achiziionate prin proiect dect nr.
obligatoriu echipamente
achiz. prin
proiect
5. Sigla Uniunii Europene, Sigla Guvernului - Nu se deconteaz
Romniei i sigla Instrumentelor Structurale
n Romnia postate pe site-ul realizat prin
proiect - obligatoriu
6. Un link ctre site-ul web al Instrumentelor - Nu se deconteaz
Structurale n Romnia, www.fonduri-ue.ro
postat pe site-ul solicitantului obligatoriu

1. n cazul n care valoarea real a cheltuielilor este mai mare dect cea aprobat,
ca urmare a derulrii achiziiilor aferente proiectului, atunci beneficiarul va trebui
s suporte diferena aprut.
2. Cheltuielile eligibile efectiv realizate care se iau n considerare la rambursare nu
ATENIE!
pot depi sumele stabilite iniial prin contractul de finanare.
3. Cheltuielile efectuate n timpul implementrii proiectului i considerate
neeligibile la verificarea unei cereri de rambursare vor fi suportate de ctre
beneficiar.

1. Solicitantul se va angaja s asigure obligatoriu garania i mentenana pentru


produsul / serviciul respectiv. De asemenea, beneficiarul se va angaja s
asigure mentenana pentru produsul / serviciul dezvoltat i implementat i
funcionarea permanent a acestuia n perioada de post implementare,
respectiv 5 ani dup finalizarea implementrii proiectului, cu excepia
ATENIE!
perioadelor de mentenan planificate.
2. Sunt decontate numai serviciile care au legtur direct cu proiectul, n
condiiile OUG nr. 26/2012 privind unele msuri de reducere a cheltuielilor
publice i ntrirea disciplinei financiare i de modificare i completare a unor
acte normative, cu modificrile i completrile ulterioare.

2.4. Cheltuieli neeligibile


Tipuri de cheltuieli neeligibile:
1. taxa pe valoarea adugat aferent cheltuielilor neeligibile;
2. cheltuieli de mentenan;

15
3. dobnzi debitoare, cu excepia celor referitoare la granturi acordate sub forma unei
subvenii pentru dobnd sau a unei subvenii pentru comisioanele de garantare i
alte comisioane aferente creditelor;
4. achiziia de echipamente i autovehicule sau mijloace de transport second-hand;
5. amenzi, penaliti i cheltuieli de judecat;
6. costurile pentru operarea investiiei;
7. sumele rezultate din diferenele de curs valutar;
8. costuri de amortizare;
9. contribuia n natur;
10. cheltuieli de leasing;
11. achiziionarea de infrastructuri, terenuri construite i terenuri neconstruite, precum
i bunuri imobiliare;

16
CAPITOLUL 3. COMPLETAREA CERERII DE FINANARE

Pentru a propune un proiect n vederea finanrii, solicitantul trebuie s completeze n limba


romn Anexa Formular Cerere de finanare. Elaborarea Cererii de Finanare i a anexelor
aferente se va face conform modelelor anexate. Acestea se vor transmite prin sistemul informatic
MySMIS 2014. Transmiterea unei Cereri de Finanare reprezint un angajament oficial al
solicitantului, conform cruia toate detaliile proiectului sunt corecte i reale. Totodat, reprezint o
confirmare a faptului c, dac finanarea se acord, solicitantul se angajeaz s implementeze
proiectul n condiiile descrise n Cererea de Finanare i n concordan cu condiiile stabilite n
Contractul de Finanare.

3.1 nregistrarea n sistemul MySMIS 2014 a solicitantului


nainte de demararea completrii coninutului Cererii de finanare, solicitanii au obligaia
nregistrrii n sistem, conform indicaiilor furnizate pe site-ul https://2014.mysmis.ro .
http://www.fonduri-ue.ro/. Odat cu nregistrarea solicitantului, este necesar completarea tuturor
cmpurilor, ntruct informaiile din aceast seciunea sunt eseniale pentru evaluarea eligibilitii
solicitantului sau pentru evaluarea tehnico-economic.
Astfel, la seciunea solicitant se vor regsi urmtoarele informaii:
Date de identificare (denumire, tip se va selecta dintr-un nomenclator, etc);
Reprezentant legal (funcie, nume, prenume, data naterii, CNP, date de contact);
Sediul social;
Date financiare:
o conturi bancare;
o exerciii financiare;
Finanri:
o Asisten acordat anterior, unde se completeaz cu informaii privind proiectele
derulate anterior de ctre solicitant, ncheiate sau aflate n derulare;
o Asisten solicitat, unde se completeaz cu informaii privind proiectele depuse
pentru obinerea de finanare pe alte programe.
Not: informaiile nu trebuie s se limiteze la programele / proiectele finanate din fonduri
europene structurale i de investiii, ci se vor prezenta toate tipurile de finanri.

ATENIE! 1. Se va acorda atenie corelrii informaiilor din Cererea de Finanare care au


fost preluate/extrase din documentele anexate Cererii de Finanare (dup caz:
studiu de fezabilitate, CV, etc.). Necorelarea acestor informaii sau prezentarea
unor informaii incomplete se constituie n motive de depunctare sau respingere
a finanrii.
2. n completarea Seciunii Bugetul proiectului/Surse de finanare din Cererea
de finanare, solicitantul va ine cont de criteriile de eligibilitate a cheltuielilor i
de modalitatea de stabilire a contribuiei proprii. Bugetul trebuie s fie construit
n mod echilibrat i s reflecte n mod realist costurile pentru activitile
previzionate a se realiza prin proiect.
3. n documentaia aferent studiului de fezabilitate/proiectului tehnic, pentru
respectarea principiilor de acces la achiziiile publice, n special cele cu privire la
neutralitatea tehnologic, se vor prezenta cel puin dou referine diferite din
punct de vedere tehnologic, de la operatori economici diferii, care pot oferi
17
aceleai produse considerate din punct de vedere tehnic similare cu cele cerute
n documentaie.

Lista documentelor care nsoesc Cererea de finanare:


Denumire document
1. Actul de nfiinare al solicitantului (i partenerilor - dac este cazul) - n format *.pdf.
2. Acordul de parteneriat dac este cazul - cu semnturile i tampilele tuturor
semnatarilor, semnat de liderul de proiect pe fiecare pagin n format *.pdf.
3. Actul de mputernicire n cazul n care Cererea de finanare nu este semnat de
reprezentantul legal al solicitantului, ci de o persoan mputernicit n acest sens. Poate
fi anexat orice document administrativ emis de reprezentantul legal n acest sens, cu
respectarea prevederilor legale.
ATENIE! n cazul n care exist un act de mputernicire, toate documentele din dosarul
aplicaiei trebuie semnate de ctre mputernicit. n format *.pdf.
4. Decizia de aprobare a proiectului i a cheltuielilor legate de proiect, att a valorii totale
a proiectului, ct i a cofinanrii proprii. Trebuie menionat denumirea proiectului, n
conformitate cu cea a proiectului nregistrat pentru solicitant i parteneri n format
*.pdf.
5. Studiul de fezabilitate 1 - cu semnatur electronic, conform legislaiei naionale
aplicabile, in vigoare. (Hotrrea nr. 907/2016 privind etapele de elaborare i
coninutul-cadru al documentaiilor tehnico-economice aferente
obiectivelor/proiectelor de investiii finanate din fonduri publice)
6. Proiect tehnic2 - cu semnatur electronic.
7. Declaraia de eligibilitate n format *.pdf.
8. Declaraia de angajament n format *.pdf.
9. Declaraia de eligibilitate TVA n format *.pdf.
10. Declaratia privind conflictul de interese n format *.pdf
11. Declaraie pe propria rspundere asupra locaiei/locaiilor unde se implementeaz
proiectul, n cazul n care aceasta/acestea nu se regsesc n actele de nfiinare ale
solicitantului - n format *.pdf.
12. Diagrama Gant aferent calendarului de activiti previzionate a se realiza n vederea
implementrii proiectului - n format *.pdf.
13. Acord scris din partea instituiei/instituiilor publice (altele dect solicitantul i
partenerii, la care se justific implementarea proiectului) prin care s se confirme
implicarea n proiect, utilizarea echipamentelor pentru scopul proiectului i punerea la
dispoziie a spaiului necesar (adresa exact). De asemenea, trebuie specificat dac
imobilul/imobilele n care se amenajeaz spaii tehnice este liber/sunt libere de orice
sarcini sau interdicii i nu face/nu fac obiectul unor litigii aflate n curs de soluionare la
instanele judectoreti - n format *.pdf.
14. Avizul Comitetului Tehnico-Economic conform H.G. nr. 941/2013 privind organizarea
i funcionarea Comitetului Tehnico-Economic pentru Societatea Informaional, cu
modificrile i completrile ulterioare - n format *.pdf.
15. n cazul n care documentele financiare sunt semnate de ctre alt persoan dect
reprezentantul legal, trebuie prezentat mputernicire i specimen de semntur pentru

1
Dac lipsete ntreaga anex, rspunsul pentru acest criteriu este negativ (Nu), iar proiectul este respins fr a
solicita documente i informaii suplimentare.
2
Dac lipsete ntreaga anex, rspunsul pentru acest criteriu este negativ (Nu), iar proiectul este respins fr a
solicita documente i informaii suplimentare.
18
persoana respectiv n format *.pdf.

16. Pentru echipa de management intern de proiect:


Copie dup ordinul de numire al echipei de management intern de proiect -
n format *.pdf i CV-urile persoanelor din echipa de management intern de
proiect - n format *.pdf;
sau
n cazul n care se intenioneaz contractarea managementului proiectului,
ulterior semnrii contractului de finanare, se vor atasa cerinele minime
(experiena similar, expertiza etc.) pe care solicitantul le va cere prin caietul
de sarcini de achiziionare a serviciilor de management al proiectului). - n
format *.pdf.
Pentru echipa de implementare intern de proiect:
Copie dup ordinul de numire al echipei de management intern de proiect -
n format *.pdf i CV-urile persoanelor din echipa de management intern de
proiect - n format *.pdf
sau
n cazul n care se intenioneaz contractarea serviciilor de implementare a
proiectului, ulterior semnrii contractului de finanare, se vor atasa cerinele
minime (experiena similar, expertiza etc.) pe care solicitantul le va cere
prin caietul de sarcini - n format *.pdf.
17. Opis al dosarului Cererii de finanare - n format *.pdf.

18. Declaraie din partea solicitantului prin care se asigur c soluiile tehnologice propuse
respecta cadrul legal naional, iar infrastructura hardware i software de baza
achiziionate n cadrul proiectului vor putea fi integrate cu soluii tehnologice de tip
cloud respectnd principiile de virtualizarea resurselor, arhitecturi bazate pe servicii
(SOA), monitorizarea i punerea la dispoziie a resurselor.

19. Protocol privind agregarea resurselor culturale digitizate, ntr-un punct de acces unic
dac este cazul
20. Aviz ITI Delta Dunarii pentru conformitate cu Strategia integrat de dezvoltare
durabil a Deltei Dunrii a fost aprobat prin Hotrrea Guvernului nr. 602/2016

La Cererea de Finanare pot fi anexate orice alte documente pe care solicitantul


ATENIE! le consider utile pentru justificarea/argumentarea proiectului propus spre
finanare.

Dac Studiul de fezabilitate sau Proiectul Tehnic nu sunt anexate n varianta


ATENIE! integral, proiectul este respins fr a fi solicitate documente i informaii
suplimentare

Copiile scanate ale documentelor trebuie s fie semnate electronic de ctre


ATENIE! solicitant (reprezentantul legal al solicitantului/ persoana mputernicit).

19
1. n cazul n care solicitantul intenioneaz s contracteze managementul
proiectului sau echipa de implementare, ulterior semnrii contractului de
finanare, n cadrul cererii de finanare se vor descrie:
a) cerinele minime (experiena similar, expertiza etc.) pe care
solicitantul le va cere prin caietul de sarcini de achiziionare a
serviciilor de management al proiectului i/sau cerinele minime
(studii, experien etc.) pentru echipa de implementare.
b) activitile ce vor face obiectul contractului de servicii de
ATENIE! management al proiectului i/sau atribuiile (fia postului) pentru
membrii echipei de implementare.
2. Se va preciza modul n care se va asigura monitorizarea implementrii
proiectului:
a. strategia (procedura) pe care o are solicitantul n acest sens;
b. calendarul activitilor de monitorizare;
c. procedura de verificare/supervizare a activitii echipei de
management i/sau a echipei de implementare, n cazul n care
sunt contractate.

CAPITOLUL 4. PROCESUL DE EVALUARE I SELECIE


4.1 Descriere general
Cererile de finanare depuse vor parcurge un proces de evaluare i selecie, n vederea stabilirii
proiectelor aprobate. Procesul de evaluare i selecie const n parcurgerea urmtoarelor etape:
- etapa de verificare a conformitii administrative a dosarului Cererii de finanare i a
eligibilitii solicitantului i a proiectului;
- etapa de evaluare tehnico-economic a propunerii de proiect;
- etapa de selecie a proiectelor.
n cazul n care solicitantul nu ndeplinete cerinele aferente oricrei etape menionat anterior,
acesta va primi o scrisoare de respingere.
4.1.1 Verificarea conformitii administrative i a eligibilitii
Pentru verificarea conformitii administrative i de eligibilitate a Cererii de finanare se utilizeaz
un sistem de evaluare de tip DA/NU.
Dac pentru verificarea criteriilor din etapa administrativ i a eligibilitii, se constat c sunt
necesare informaii/documente/clarificri suplimentare fa de cele depuse, acestea vor fi
solicitate de ctre ofierul principal OIPSI.
Rmne n responsabilitatea solicitantului s se asigure c rspunsul este nregistrat la MCSI-OIPSI
n termenul prevzut.

Dac n 5 (cinci) zile lucrtoare de la primirea solicitrii de clarificri solicitantul nu rspunde


proiectul este evaluat n baza documentelor existente.
n cazul n care rspunsul solicitantului este incomplet, va fi posibil o singur revenire. Scrisoarea
de revenire respect principiile de ntocmire i transmitere a primei scrisori de solicitare de
clarificri.
20
Dac n 5 (cinci) zile lucrtoare de la primirea revenirii solicitrii de clarificri solicitantul nu
rspunde proiectul este evaluat n baza documentelor existente.
n cazul n care solicitantul modific, prin rspunsurile pe care le prezint, coninutul ideii de
proiect i/sau a bugetului, ofierii de proiect au obligaia de a respinge proiectul.
Pentru ca un proiect s treac n etapa de evaluare tehnico-economic, este necesar ca proiectul
s obin DA la toate ntrebrile din grila de verificare a conformitii administrative i a
eligibilitii.

4.1.2. Evaluarea tehnico-economic


n aceast etap vor fi evaluate doar acele proiecte care ndeplinesc criteriile administrative i de
eligibilitate.
Dac pentru verificarea criteriilor din etapa tehnico-economic, se constat c sunt necesare
informaii/documente/clarificri suplimentare fa de cele depuse, acestea vor fi solicitate de ctre
ofierul principal OIPSI.
Rmne n responsabilitatea solicitantului s se asigure c rspunsul este nregistrat la MCSI-OIPSI
n termenul prevzut.
Dac n 5 (cinci) zile lucrtoare de la primirea solicitrii de clarificri solicitantul nu rspunde
proiectul este evaluat n baza documentelor existente.
n cazul n care rspunsul solicitantului este incomplet, va fi posibil o singur revenire. Scrisoarea
de revenire respect principiile de ntocmire i transmitere a primei scrisori de solicitare de
clarificri.
Dac n 5 (cinci) zile lucrtoare de la primirea revenirii solicitrii de clarificri solicitantul nu
rspunde proiectul este evaluat n baza documentelor existente.
n cazul n care solicitantul modific, prin rspunsurile pe care le prezint, coninutul ideii de
proiect i/sau a bugetului, ofierii de proiect au obligaia de a respinge proiectul.

Pentru fiecare dintre criteriile de evaluare descrise n grilele de evaluare tehnico-economice, se va


acorda un punctaj unic pe fiecare subcriteriu n parte (numere ntregi, n limitele maximale
prevzute n grilele de evaluare tehnico-economic), nsoit de justificarea alegerii punctajelor
acordate.
Indiferent de punctajul obinut n urma evalurii tehnico-economice, toate proiectele vor intra n
Comitetul de Selecie. Acesta poate lua, pe baza rapoartelor de evaluare primite, una din
urmtoarele decizii:
- s aprobe proiectul fr modificarea coninutului i condiiilor definite n Cererea de
finanare i anexele acesteia;
- s aprobe proiectul cu reducerea costurilor eligibile totale; aceasta se ntmpl cnd una
sau mai multe cheltuieli nu sunt eligibile sau nu sunt justificate, dimensiunea cofinanrii solicitate
sau rata de cofinanare solicitat nu se ncadreaz n limitele specificate pentru acest apel, ns din
punct de vedere tehnic proiectul este viabil. n acest caz, solicitantul poate s accepte
implementarea proiectului n ntregime sau s renune la solicitarea finanrii;
- s resping proiectul dac proiectul nu ndeplinete punctajul minim necesar n
conformitate cu grila de evaluare sau din alte motive legate de coninutul proiectului sau dac
pentru respectiva cerere de propuneri de proiecte au fost epuizate fondurile alocate;
- poate solicita motivat reevaluarea proiectului.
21
Comitetul de selecie se va ntruni periodic, ori de cte ori este necesar i va analiza rapoartele de
evaluare i grilele tehnico-economice primite. Nu pot fi aprobate dect proiectele ce ntrunesc
condiiile spre a fi finanate, pn la concurena cu bugetul apelului.
n cadrul fiecrei linii bugetare, beneficiarii vor estima doar n lei valoarea bunurilor i serviciilor
care presupun cheltuieli n valut, utiliznd cursul valutar de 4,46 lei/euro, conform Comisiei
Naionale de Prognoz.

Selectarea proiectului pentru finanare este condiionat de urmtoarele


elemente:
a) punctajul obinut s fie de cel puin 80 puncte, fr obinerea unui punctaj 1
ATENIE!
la niciunul dintre criterii (Maturitate / Capacitate de implementare) i la
subcriteriul neutralitate tehnologic.
b) disponibilitatea fondurilor alocate acestui apel.

n cazul egalitii de puncte ntre ultimele proiecte de pe list, se vor aplica succesiv urmtoarele
criterii de departajare:
punctajul obinut la criteriul de evaluare Capacitatea de implementare a beneficiarului;
punctajul obinut la criteriul de evaluare Maturitate.

Solicitanii vor fi informai asupra rezultatului seleciei i asupra termenului de acceptare sau de
contestare a deciziei. n cazul n care solicitantul al crui proiect a fost aprobat nu transmite
acceptul de finanare n termenul prevzut n scrisoarea de aprobare, acesta poate fi deczut din
drepturi, iar OIPSI poate decide finanarea urmtorului proiect de pe list.
Lista cu proiecte propuse spre finanare va fi transmis spre aprobare AM POC. Dup aprobare,
lista final se va publica pe website-ul AM POC i OIPSI.
n cazul n care Cererea de finanare este respins, solicitantului i se va transmite o scrisoare de
respingere, care va conine i motivaia respingerii.
n cazul n care Cererea de finanare este aprobat, solicitantului i se va transmite o scrisoare de
aprobare, scrisoare n care sunt menionate toate informaiile i condiiile finanrii. n termen de
maximum 5 zile de la primirea scrisorii de aprobare, solicitantul trebuie s transmit acceptul de
finanare. n cazul diminurii bugetului, solicitantul poate contesta diminurile printr-o scrisoare
transmis OIPSI tot n termen de 5 zile lucrtoare.
n cazul n care solicitantul amn nejustificat semnarea contractului sau depunerea documentelor
solicitate la contractare, OIPSI poate decide respingerea finanrii, fr a crea nicio obligaie din
partea OIPSI.

4.2 Depunerea i soluionarea contestaiilor

n situaia n care solicitanii sunt nemulumii de respingerea proiectului n oricare dintre etape,
inclusiv n etapa de contractare, acetia au posibilitatea de a contesta o singura data acest rezultat.
Contestaiile se depun n termen de 5 zile lucrtoare de la comunicarea rezultatului. Soluionarea
contestaiilor se va face n termen de maxim 10 de zile lucrtoare.
Pentru a putea fi luate n considerare, contestaiile trebuie s respecte urmtoarele cerine:
Identificarea contestatarului, prin: denumire solicitant, adresa, numele i funcia
reprezentantului legal;
Identificarea proiectului, prin: numrul unic de nregistrare alocat Cererii de finanare (codul
MySMIS 2014) i titlul proiectului;
22
Obiectul contestaiei - ce se solicit prin formularea contestaiei. Obiectul contestaiei va fi
strict legat de motivaia prezentat n scrisoarea de informare/respingere i n conformitate cu
criteriile anunate n prezentul Ghid.
Motivele de fapt i de drept (dispoziiile legale naionale i/sau comunitare, principiile
nclcate);
Mijloace de prob (acolo unde exist);
tampila i semntura reprezentantului legal;
Data formulrii contestaiei.

Contestaiile sunt analizate i soluionate n termen de maxim 20 de zile lucrtoare de la data


nregistrrii lor la OIPSI. n situaia n care se consider necesar o investigaie mai amnunit,
care presupune depirea termenului de 20 de zile, contestatarul va fi anunat, n scris, asupra
termenului de soluionare. Decizia privind soluionarea contestaiilor poate fi de admitere sau de
respingere. Contestatarul este notificat n scris asupra deciziei.
Pe perioada evalurii contestaiei nu vor fi solicitate documente suplimentare.

4.3 Grile de evaluare i selecie

4.3.1 Grila de verificare a conformitii administrative


Nr. Documente verificate DA NU Obs.
crt.
Verificarea administrativ
1. Tipul fiecrui fiier atasat corespunde formatului
specificat n Ghidul solicitantului
2. Actul de nfiinare al solicitantului (i partenerilor - dac
este cazul)
3. Acordul de parteneriat dac este cazul conform
Anexei aferente
4. Actul de mputernicire n cazul n care Cererea de
finanare nu este semnat de reprezentantul legal al
solicitantului, ci de o persoan mputernicit n acest
sens. Poate fi anexat orice document administrativ emis
de reprezentantul legal n acest sens, cu respectarea
prevederilor legale.
ATENIE! n cazul n care exist un act de mputernicire,
toate documentele din dosarul aplicaiei trebuie
semnate de ctre mputernicit.
5. Decizia de aprobare a proiectului i a cheltuielilor legate
de proiect, att a valorii totale a proiectului, ct i a
cofinanrii proprii. Trebuie menionat denumirea
proiectului, n conformitate cu cea a proiectului
nregistrat pentru solicitant si parteneri
6. Studiul de fezabilitate3
7. Proiect tehnic4
3
Dac lipsete ntreaga anex, rspunsul pentru acest criteriu este negativ (Nu), iar proiectul este respins fr a
solicita documente i informaii suplimentare
4
Dac lipsete ntreaga anex, rspunsul pentru acest criteriu este negativ (Nu), iar proiectul este respins fr a
solicita documente i informaii suplimentare
23
8. Declaraia de eligibilitate conform Anexei aferente
9. Declaraia de angajament conform Anexei aferente
10. Declaraia de eligibilitate TVA conform Anexei
aferente
11. Declaraia privind conflictul de interese conform
Anexei aferente.
12. Declaraie pe propria rspundere asupra
locaiei/locaiilor unde se implementeaz proiectul, n
cazul n care aceasta/acestea nu se regsesc n actele de
nfiinare ale solicitantului .
13. Diagrama Gant aferent calendarului de activiti
previzionate a se realiza n vederea implementrii
proiectului.
14. Acord scris din partea instituiei/instituiilor publice
(altele dect solicitantul la care se justific
implementarea proiectului) prin care s se confirme
implicarea n proiect, utilizarea echipamentelor pentru
scopul proiectului i punerea la dispoziie a spaiului
necesar (adresa exact). De asemenea, trebuie
specificat dac imobilul/imobilele n care se amenajeaz
spaii tehnice este liber/sunt libere de orice sarcini sau
interdicii i nu face/nu fac obiectul unor litigii aflate n
curs de soluionare la instanele judectoreti.
15. Avizul Comitetului Tehnico-Economic conform H.G. nr.
941/2013 privind organizarea i funcionarea
Comitetului Tehnico-Economic pentru Societatea
Informaional, cu modificrile i completrile
ulterioare.
16. n cazul n care documentele financiare sunt semnate de
ctre alt persoan dect reprezentantul legal, trebuie
prezentat mputernicire i specimen de semntur
pentru persoana respectiv.
17. Pentru echipa de management intern de proiect:
Copie dup ordinul de numire al echipei de
management intern de proiect - n format
*.pdf i CV-urile persoanelor din echipa de
management intern de proiect - n format
*.pdf;
sau
n cazul n care se intenioneaz contractarea
managementului proiectului, ulterior
semnrii contractului de finanare, se vor
atasa cerinele minime (experiena similar,
expertiza etc.) pe care solicitantul le va cere
prin caietul de sarcini de achiziionare a
serviciilor de management al proiectului). - n
format *.pdf.
Pentru echipa de implementare intern de proiect:
Copie dup ordinul de numire al echipei de
management intern de proiect - n format
24
*.pdf i CV-urile persoanelor din echipa de
management intern de proiect - n format
*.pdf
sau
n cazul n care se intenioneaz
contractarea serviciilor de implementare a
proiectului, ulterior semnrii contractului de
finanare, se vor atasa cerinele minime
(experiena similar, expertiza etc.) pe care
solicitantul le va cere prin caietul de sarcini -
n format *.pdf.
18. Opis al dosarului Cererii de finanare.
19. Declaraie din partea solicitantului prin care se asigur
c soluiile tehnologice propuse respecta cadrul legal
naional, iar infrastructura hardware i software de baza
achiziionate n cadrul proiectului vor putea fi integrate
cu soluii tehnologice de tip cloud respectnd principiile
de virtualizarea resurselor, arhitecturi bazate pe servicii
(SOA), monitorizarea i punerea la dispoziie a
resurselor.
20. Protocol privind agregarea resurselor culturale
digitizate, ntr-un punct de acces unic dac este cazul
21. Aviz ITI Delta Dunarii pentru conformitate cu Strategia
integrat de dezvoltare durabil a Deltei Dunrii a fost
aprobat prin Hotrrea Guvernului nr. 602/2016
privind aprobarea Strategiei integrate de dezvoltare
durabil a Deltei Dunrii, cu modificrile i completrile
ulterioare.
22. Clarificrile furnizate de solicitant nu au modificat
informaiile din Cererea de finanare. Prin modificarea
Cererii de finanare se nelege modificarea ideii de
proiect, a devizului estimativ sau a soluiei tehnice.

4.3.2 Verificarea eligibilitii


Nr. crt. Documente verificate DA NU Obs.
1. Solicitantul se ncadreaz n categoria solicitanilor
eligibili.
2. Solicitantul respect toate criteriile de eligibilitate.

3. Proiectul pentru care se solicit finanare respect toate


criteriile de eligibilitate.
4. Proiectul conine cheltuielile de informare i publicitate
obligatorii, conform ghidului.
5. Durata maxim de implementare a proiectului nu
depete termenul prevzut n ghid.
6. Suma cheltuielilor de consultan prevazute la punctele
3.a) si 3.b) din tabelul aferent capitolului de cheltuieli
25
eligibile din ghidul solicitantului, nu depete 10% din
valoarea eligibil a proiectului.
7. Totalul cheltuielilor pentru instruire/formare
profesional specific i a Cheltuielilor aferente echipei
de management intern de proiect nu depesc 10% din
cheltuielile eligibile de tip FEDR.
8. Proiectul respect reglementrile naionale i
comunitare privind egalitatea de anse, dezvoltarea
durabil, regulamentele privind achiziiile publice,
informarea i publicitatea.
9. Avizul CTE este pozitiv, respectiv proiectul este conform
cu obiectivele Strategiei Naionale Agenda Digital
pentru Romnia 2020 i cu obiectivele POC, AP2.
10. Aviz ITI Delta Dunarii este pozitiv, respectiv proiectul
este conform cu Strategia integrat de dezvoltare
durabil a Deltei Dunrii, aprobat prin Hotrrea
Guvernului nr. 602/2016 privind aprobarea Strategiei
integrate de dezvoltare durabil a Deltei Dunrii, cu
modificrile i completrile ulterioare.

26
4.3.3 Grila de evaluare tehnico-economic
Criterii Punctaj Punctaj Observaii
maxim acordat i justificri
1. MATURITATE 85
a) Rezultatele i impactul proiectului 15

1 p: Proiectul nu contribuie la dezvoltarea serviciilor de e-


cultur prin mbuntirea accesului publicului la resursele
culturale i stimularea sectorul creativ digital prin crearea
unei noi piee pentru servicii digitale i multimedia
7 p: Proiectul contribuie parial la la dezvoltarea serviciilor
de e-cultura prin mbuntirea accesului publicului la
resursele culturale i stimularea sectorul creativ digital
prin crearea unei noi piee pentru servicii digitale i
multimedia
Max. 15 p Proiectul contribuie la dezvoltarea serviciilor de
e-cultur prin mbuntirea accesului publicului la
resursele culturale i stimularea sectorul creativ digital
prin crearea unei noi piee pentru servicii digitale i
multimedia
b) Indicatorii proiectului 15

1 p: Indicatorii nu au valori realiste i nu contribuie la


dezvoltarea serviciilor TIC pentru e-cultura
7 p: Indicatorii au valori parial realiste i contribuie parial
la dezvoltarea serviciilor TIC pentru e-cultura.
Max. 15 p Indicatorii au valori realiste i contribuie la
dezvoltarea serviciilor TIC pentru e-cultura
c) Gradul de pregtire i maturitate al proiectului 15

1 p Calendarul de implementare este insuficient detaliat,


iar duratele estimate ale activitilor sunt nerealiste.
7 p Calendarul de implementare este suficient detaliat, iar
duratele estimate ale activitilor sunt nerealiste.
Max 15 p Calendarul de implementare al activitilor este
detaliat i realist, duratele activitilor sunt corect
estimate, iar succesiunea n timp este logic i realizabil.
Dosarul/dosarele de achiziii publice sunt pregtite.
d) Analiza riscurilor 25
1 p Riscurile nu sunt evaluate complet i corect. Procesul
de management al riscurilor nu este eficace. Msurile de
reducere sau atenuare a riscurilor nu conduc la rezultate
eficiente.
12 p Riscurile sunt parial evaluate. Procesul de
management al riscurilor este partial dezvoltat. Msurile
de reducere sau atenuare a riscurilor sunt insuficient
dezvoltate.
Max 25 p Riscurile sunt evaluate n mod corect. Procesul
27
de management al riscurilor este eficace. Msurile de
reducere sau atenuare a riscurilor sunt eficiente.
e) Propunerea de buget 15
Propunerea de buget, n raport cu activitile i obiectivele
propuse, este:
1 p: Necorelat, nerezonabil i nefezabil;
7 p: Parial corelat, rezonabil i fezabil;
Max 15 p: Corelat, rezonabil i fezabil.
2. CAPACITATEA DE IMPLEMENTARE 15

a) Experiena anterioar a solicitantului n domeniul 5


managementului de proiecte finanate din surse atrase
1 p: Solicitantul nu are experien n domeniul
managementului de proiecte finanate din surse atrase.
2 p: Solicitantul are experien n managementul
proiectelor, dar nu n domeniul relevant pentru apelul
lansat.
Max. 5 p: Solicitantul are experien demonstrabil (prin
documente relevante) n managementul proiectelor
finanate din alte surse n domeniul relevant pentru apelul
lansat.
b) Capacitatea operaional i de management a 10
solicitantului
1 p: Solicitantul demonstreaz o capacitate operaional i
de management (resurse financiare, tehnice i umane)
sczut care nu garanteaz finalizarea cu succes a
proiectului n raport cu gradul ridicat de complexitate al
acestuia.
5 p: Solicitantul demonstreaz o capacitate operaional i
de management (resurse financiare, tehnice i umane)
limitat pentru finalizarea cu succes a proiectului n raport
cu gradul ridicat de complexitate al acestuia.
Max. 10 p: Solicitantul demonstreaz o capacitate
operaional i de management (resurse financiare,
tehnice i umane) adecvat finalizrii cu succes a
proiectului cu grad ridicat de complexitate.
TOTAL 100

CAPITOLUL 5. CONTRACTAREA PROIECTELOR DESCRIEREA PROCESULUI


Formatul standard al contractului de finanare poate suporta modificri pn la data semnrii
acestuia. Forma de contract de finanare transmis de OIPSI solicitantului nu poate fi modificat de
ctre acesta, cu excepia datelor de identificare ale solicitantului i ale proiectului n cazul n care se
constat erori de completare.
Solicitanii vor primi ulterior o scrisoare de invitare la semnarea contractului la sediul MCSI/OIPSI.
Contractul de finanare va fi semnat n trei exemplare originale. Nedepunerea n forma i/sau la
termenul prevzut, a oricrui document dintre cele solicitate, poate atrage respingerea finanrii
(dup o prealabil notificare a solicitantului) fr a crea nicio obligaie din partea MCSI/OIPSI.
28
n cazul n care solicitantul nu rspunde n termenul de 10 zile lucrtoare, OIPSI poate decide
retragerea finanrii pentru acesta i finanarea urmtorului proiect de pe list.
Contractul de finanare va fi semnat tripartit: beneficiar, MCSI/OIPSI, AM. Contractul intr
n vigoare dup semnarea acestuia de ctre ultima parte.

Cererea de finanare depus de solicitant, cu eventualele modificri i


completri efectuate pe parcursul procedurii de evaluare, selecie, contractare,
ATENIE!
devine obligatorie pentru beneficiar, fiind anex la contractul de finanare, deci
parte integrant a acestuia.

Lista documentelor necesare la semnarea contractului de finanare.


Nr. Documente verificate Obs.
crt.
1. Certificatul de atestare fiscal privind debitele restante la bugetul de stat
2. Certificatul de atestare fiscal privind debitele restante la bugetul local la
zi (n cazul n care proiectul se implementeaz n mai multe locaii,
trebuie depus Certificatul de atestare fiscal privind debitele restante la
bugetul local pentru fiecare locaie).
3. Bugetul aprobat al proiectului, semnat i tampilat pe fiecare pagin.
4. Declaraie pe proprie rspundere privind eligibilitatea solicitantului
(semnat de reprezentantul legal i tampilat).
5. n cazul n care documentele financiare sunt semnate de ctre alt
persoan dect reprezentantul legal, trebuie prezentat mputernicire i
specimen de semntur pentru persoana respectiv.
6. Formular de identificare financiar pentru contul n care se va face
rambursarea cheltuielilor.
7. Formularul cod 1 - Fia de fundamentare proiect propus la finanare /
finanat din fonduri europene (conform Hotrrea Nr. 93/2016 din 18
februarie 2016 pentru aprobarea Normelor metodologice de aplicare a
prevederilor Ordonanei de urgen a Guvernului nr. 40/2015 privind
gestionarea financiar a fondurilor europene pentru perioada de
programare 2014 2020, cu modificrile i completrile ulterioare).

Modelul de contract standard aprobat prin ordinul ministrului fondurilor europene nr.2010/2016
este disponibil la adresa http://www.fonduri-ue.ro/legislatie-nationala.

CAPITOLUL 6. RAMBURSAREA CHELTUIELILOR

6.1 Mecanismul cererilor de plata


Mecanismul decontrii cererilor de plat se aplic beneficiarilor care implementeaz proiecte n
cadrul acestei aciuni, conform art. 20 din OUG. nr. 40/2015 privind gestionarea financiar a
fondurilor europene pentru perioada de programare 2014-2020, cu modificrile i completrile
ulterioare.
Beneficiarii pot depune cereri de plata sau cereri de rambursare, astfel nct numrul total cumulat
al acestora s nu depeasc numrul cererilor de rambursare previzionate n contractul de
finanare, cu excepia ultimei cereri care nu poate fi dect de rambursare.

29
6.2 Rambursarea cheltuielilor
Rambursarea cheltuielilor se face n conformitate cu prevederile contractului de finanare i cu
graficul de rambursare a cheltuielilor.
Pentru rambursarea cheltuielilor efectuate de ctre beneficiar, acesta va transmite cererile de
plat/rambursare mpreun cu documentele justificative i rapoartele de progres la OIPSI la
intervalele de timp stabilite prin Graficul de Depunere a Cererilor de Rambursare.
Numrul total de cereri de rambursare este de maxim 6 n 12 luni.
OIPSI va verifica dac cheltuielile efectuate sunt destinate exclusiv realizrii obiectivelor
proiectului, dac sunt legale, eligibile, nregistrate n contabilitate i justificate de documente.

Toate plile aferente proiectului, solicitate pentru rambursare, trebuie s fie


efectuate n perioada de implementare (cu excepia cheltuielilor de
consultan pentru elaborarea documentaiilor necesare depunerii
ATENIE! proiectului) ! Plile efectuate dup perioada de implementare vor deveni
automat neeligibile!
Cererea final nu poate fi dect de rambursare! Nu se accept cerere de plat
la finalul implementrii proiectului!

Modalitati de depunere a cererilor de rambursare:*


1. Cerere depus n format hrtie
4 exemplare ale cererii n original, semnate i tampilate de persoanele autorizate;
Documente justificative aferente cheltuielilor cuprinse n cerere n format electronic, pe 2
CD/DVD (scanat OCR -recunoaterea optic a caracterelor - semnate electronic
2. Cerere ncrcat n MySMIS
cerere semnat electronic de persoanele autorizate;
Documente justificative aferente cheltuielilor cuprinse n cerere ncrcate de beneficiar n
MySMIS, semnate electronic de persoanele autorizate.
*Not: Modalitile de depunere a cererilor de rambursare sunt orientative, urmnd a fi detaliate
prin instruciuni emise de AM/OI.

Documentele justificative care trebuie depuse de beneficiar sunt:


- Opisul documentelor depuse cu precizarea numrului de pagin din dosar;
- Raport de progres aferent perioadei de referin din cerere;
- Facturi (pentru evitarea dublei finanri, fiecare factur original va avea inscripionat
Finanat n cadrul POC Axa prioritara 2, Prioritatea de investiii nr. ...., codul MySMIS....
i numrul contractului de finanare...);
- Documente de plat (Ordine de plat/Dispoziii de plat extern/chitana);
- Extrase de cont/registru de cas, semnate i tampilate de ctre unitatea emitent;
- Contracte de achiziie /acord-cadru i, dup caz, acte adiionale;
- Balana analitic de verificare aferent perioadei de raportare pentru cererea de
rambursare n cauz, fie de cont i note contabile aferente;
- Declaraia pe proprie rspundere a reprezentantului legal al beneficiarului asupra
corectitudinii, legalitii i regularitaii nregistrrilor contabile aferente proiectului;
- Pentru obligaiile de plat aferente contractelor de lucrri: procesul verbal de predare-
primire a amplasamentului/ procesele verbale pe faze determinante/procesele verbale de
recepie la terminarea lucrrilor i situaiile de lucrri;
- Pentru obligaiile de plat aferente contractelor de furnizare: procese verbale de predare
primire (cu excepia facturilor de avans)/procese verbale de recepie i procese verbale de
punere n funciune (obligatoriu pn la cererea de rambursare final). Procesele verbale
vor fi semnate i tampilate de toate prile implicate;
30
- Pentru obligaiile de plat aferente contractelor de servicii: procesele verbale/rapoartele de
prestare a serviciilor; rapoartele de activitate/de audit;
- Pentru cheltuieli cu efectuarea de cursuri: fie de prezen la curs, certificate de participare
la curs, certificat constatator al firmei prestatoare, proces verbal de recepie;
- Pentru obligaiile de plat aferente contractelor de munc ncheiate n cadrul proiectelor
precum salarii i asimilate acestora, contribuii sociale aferente cheltuielilor salariale i
cheltuielilor asimilate acestora (eligibile din program, acolo unde este cazul): Decizia de
numire (pentru funcionarii publici), Contracte individuale de munc (CIM)/acte adiionale
la CIM, Stat de salarii (ntocmit pentru proiect), Rapoarte de activitate pentru membrii
echipei de implementare sau de management, Fie de pontaj, Fie de post (dup caz);
- Pentru cheltuielile de deplasare: referat de necesitate, devizul estimativ (dup caz), ordine
de deplasare, decont de cheltuieli, cheltuieli de transport (bon fiscal combustibil, bilete
transport, alte taxe), cheltuieli diurn, cheltuieli de cazare i masa, alte documente suport;
- Pentru informare i publicitate: fotografii, anunuri, comunicate, fotografii pentru plci sau
panouri temporare/permanente;
- Rapoarte de audit financiar i tehnic i de securitate, ntocmite fiecare de ctre un auditor
independent (cu prezentarea copiei dup documentul de atestare, valabil la data efecturii
auditului);
- Alte documente relevante;
Pentru procedurile de achiziie - vezi punctul 6.3 Verificarea achizitilor publice.
Odat cu ultima cerere de rambursare, beneficiarul va depune obligatoriu i:
Rapoartele de audit financiar i tehnic realizate de auditori externi, care certific faptul
c proiectul este implementat n locaia/locaiile menionat/menionate n contract, c
este n stare de funcionare i c din punct de vedere tehnic i economic respect
obligaiile asumate prin contractul de finanare. Rapoartele de audit tehnic trebuie s
conin i auditarea securitii reelei i/sau aplicaiei informatice. Pentru auditorul
tehnic i de securitate a reelei/aplicaiei informatice se solicit transmiterea, n copie
certificat, a documentelor relevante din care s rezulte competenele sale n domeniu
(diplom licen, certificate, etc.). De asemenea, pentru serviciul de audit financiar se
solicit transmiterea documentelor justificative (Autorizaie CAFR a firmei prestatoare,
legitimaia CAFR avizat pe anul n curs, a persoanei care a ntocmit raportul de audit
financiar i diplom care atest calitatea de auditor financiar a proiectelor finanate din
fonduri europene).
copia contractului pentru mentenana proiectului (sau descrierea modului de realizare
a mentenanei proiectului / angajamentul solicitantului privind realizarea mentenanei
proiectului - dup caz);
alte documente solicitate de OIPSI.
ATENIE!
O prim condiie care trebuie ndeplinit de ctre auditorul extern este ca acesta s fie o
persoan distinct de beneficiar - extern acestuia - i totodat, s nu se afle ntr-o relaie de
subordonare/incompatibilitate fa de acesta.
O a doua condiie care trebuie ndeplinit de ctre auditorul extern este ca acesta, n vederea
asigurrii independenei opiniei pe care o furnizeaz, s fie o persoan distinct de
prestatorii/furnizorii serviciilor/produselor cu privire la care urmeaz s desfoare activitatea de
audit i totodat, s nu se afle ntr-o relaie de subordonare/incompatibilitate fat de acetia.
O a treia condiie care trebuie ndeplinit de ctre auditorul extern este ca acesta s dein
toate autorizrile necesare impuse de legislaia n vigoare privind protecia informaiilor clasificate
- dac este cazul.

31
nainte de solicitarea rambursrii, cheltuielile respective trebuie s fie efectuate i pltite. Data
plii se consider data efecturii transferului bancar din contul Beneficiarului n contul
furnizorului sau data nregistrat pe chitana fiscal.
Cererea de rambursare trebuie s fie transmis conform graficului de rambursare stabilit;
nerespectarea acestuia poate duce la retragerea finanrii.

6.3 Verificarea achiziiilor publice

n funcie de tipul procedurii aplicate de ctre beneficiari, dosarul de achiziie va cuprinde minim
documentele menionate la punctele urmtoare.

a. Pentru procedurile de achiziie public desfurate n conformitate cu prevederile Legii


98/2016 privind achiziiile publice, cu modificrile i completrile ulterioare, mai puin procedura
de negociere fr publicare (art. 104), dosarul de achiziie trebuie s cuprinda obligatoriu cel puin
urmatoarele documente:

Opis cu documentele dosarului;


Strategia de contractare;
Anunul de intenie i dovada transmiterii acestuia spre publicare, dac este cazul;
Anunul de participare i dovada transmiterii acestuia spre publicare;
Erata, dac este cazul;
Documentaia de atribuire;
Documentaia de concurs, dac este cazul;
Decizia/ordinul de numire a comisiei de evaluare;
Declaraiile de confidenialitate i imparialitate;
Procesul-verbal al edinei de deschidere a ofertelor, dac este cazul;
Formularele de ofert depuse n cadrul procedurii de atribuire;
DUAE i documentele de calificare, atunci cnd acestea au fost solicitate;
Solicitrile de clarificri, precum i clarificrile transmise/primite de autoritatea
contractant;
Raportul intermediar privind selecia candidailor, dac este cazul;
Proceseleverbale de evaluare, negociere, dialog, dup caz;
Raportul procedurii de atribuire;
Dovada comunicrilor privind rezultatul procedurii;
Contractul de achiziie public/acordul-cadru, semnate, i, dup caz, actele adiionale;
Dac este cazul, contractele atribuite n temeiul unui acord-cadru;
Anunul de atribuire i dovada transmiterii acestuia spre publicare;
Dac este cazul, contestaiile formulate n cadrul procedurii de atribuire, nsoite de
deciziile motivate pronunate de consiliul naional de soluionare a contestaiilor;
Hotrri ale instanelor de judecat referitoare la procedura de atribuire;
Documentul constatator care conine informaii referitoare la ndeplinirea obligaiilor
contractuale de ctre contractant;
Dac este cazul, decizia de anulare a procedurii de atribuire.

n cazul n care atribuirea se realizeaz prin licitaie restrns, negociere competitiv, dialog
competitiv, parteneriat pentru inovare, concursul de soluii, procedura de atribuire aplicabil n
cazul serviciilor sociale i al altor servicii specifice, procedura simplificat sau prin modaliti
speciale de atribuire a contractului de achiziie, dosarul achiziiei publice se completeaz dup caz.
32
b. Pentru actele adiionale/contractele atribuite prin procedura de negociere fr publicare a
unui anun de participare, n conformitate cu prevederile Legii 98/2016 privind achiziiile publice,
cu modificrile i completrile ulterioare, dosarul achiziiei publice va cuprinde cel puin
urmtoarele documente, dup caz :

Opis cu documentele dosarului;


Contractul de achiziie iniial;
Nota justificativ privind valoarea estimat;
Nota justificativ privind alegerea procedurii;
Memorii tehnice i dispoziii de antier (n cazul lucrrilor suplimentare achiziionate
conform art. 104 alin. (1) lit. b);
Dovada nregistrrii dreptului de proprietate intelectual, sau dovada c prestatorul iniial
nu a cedat dreptul de proprietate asupra studiului de fezabilitate / proiectului tehnic (n
cazul atribuirii de noi contracte de servicii conform art. 104 alin. (1) lit. b);
Notificarea ANAP;
Invitaia de participare i dovada transmiterii;
Fia de date a achiziiei;
Caiet de sarcini;
Formulare i modele;
Dovada primirii i nregistrrii a ofertei;
Procesul verbal de deschidere a ofertelor;
Dac este cazul, procese verbale intermediare ncheiate n urma negocierii;
Raportul procedurii;
Anunul de atribuire publicat n SEAP;
Actul adiional/contractul semnat mpreun cu anexele sale;
Dovada constituirii garaniei de bun execuie.

c. Pentru achiziiile directe desfurate de autoriti contractante n conformitate cu prevederile


Legii 98/2016 privind achiziiile publice, cu modificrile i completrile ulterioare,, dosarul de
achiziie trebuie s cuprinda obligatoriu cel puin urmatoarele documente:

Opis cu documentele dosarului;


Consultarea pieei, dac este cazul;
Referatul de necesitate/nota justificativ a valorii estimate/alte documente relevante;
Strategia achizitiilor, dac este cazul;
Programul achiziiilor aferente proiectului/anexa achiziiilor directe;
Dovada utilizrii mijloacelor electronice, respectiv catalogului SEAP, i doar ca excepie,
atunci cand sunt ndeplinite anumite condiii, utilizarea altor mijloace dect cele
electronice, situaie n care trebuie ntocmit nota justificativ privind achiziia direct
offline i justificarea situaiei de fapt;
Documentele justificative ale achiziiei (de exemplu: contract/comand/factur, bon fiscal,
documentele de transport sau altele, dup caz);
Actele adiionale i/sau documente suport aferente modificrilor contractuale, dup caz;
Documentul constatator care conine informaii referitoare la ndeplinirea obligaiilor
contractuale de ctre contractant(de exemplu: procese-verbale de predare-primire,
procese-verbale de recepie, procese-verbale de punere n funciune/acceptan, rapoarte
de activitate sau altele, dup caz);

33
Fotocopiile scanate se vor efectua dup toate documentele originale aflate n dosarele respective,
conform opisului ataat, iar prin transmitere beneficiarul i asum rspunderea pentru
conformitate cu originalul i integralitatea coninutului dosarului respectiv. n situaia n care nu a
fost cazul s se ntocmeasc vreun document din OPIS pentru achiziia respectiv, se va specifica
pe OPIS nu este cazul, n dreptul documentului precizat.

Menionm totodat necesitatea respectrii unui format al documentelor care s permit o


verificare eficienta, respectiv denumirea/numerotarea acestora n ordinea cronologic a etapelor
de derulare a procedurii i crearea de fiiere separate pentru fiecare document n parte.

ATENIE! Nerespectarea de ctre beneficiari a prevederilor legislaiei


naionale/comunitare aplicabile n domeniul achiziiilor conduce la
neeligibilitatea cheltuielilor efectuate sau aplicarea de corecii
financiare/reduceri procentuale conform legislaiei n vigoare.

CAPITOLUL 7. MONITORIZAREA SI CONTROLUL

Beneficiarul are obligaia s furnizeze orice informaii de natur tehnic sau financiar legate de
Proiect solicitate de ctre Autoritatea de Management, Organismul Intermediar, Autoritatea de
Certificare i Plat, Autoritatea de Audit, Comisia European sau orice alt organism abilitat s
verifice sau s realizeze controlul/auditul/monitorizarea asupra modului de implementare a
proiectelor cofinanate din instrumente structurale.
Beneficiarul trebuie s in o eviden contabil distinct, folosind conturi analitice distincte
pentru Proiect.
Monitorizarea proiectelor se face de ctre OIPSI, n vederea urmririi ndeplinirii indicatorilor
stabilii prin contract pentru msurarea obinerii rezultatelor prevzute.
Scopul vizitei de monitorizare este de a se verifica la faa locului realizarea fizic a unui proiect i de
a permite echipei de monitorizare s colecteze unele date suplimentare fa de cele cuprinse n
rapoartele de progres, n vederea aprecierii valorii indicatorilor fa de intele propuse i a
acurateei informaiei furnizate de beneficiar.

Beneficiarii trebuie s respecte indicatorii asumai prin Cererea de finanare.


ATENIE! Nendeplinirea acestor indicatori poate conduce la retragerea finanrii
acordate sau retragerea proporional cu gradul de nendeplinire.

Procesul de monitorizare ncepe din momentul semnrii contractului de finanare i se termin la


60 luni dup finalizarea proiectului.
Beneficiarul trebuie s transmit OIPSI, pe toat durata de implementare a proiectului, rapoarte
trimestriale de progres, rapoarte de progres care nsoesc cererea de rambursare, iar timp de 60
luni de la efectuarea plii finale va transmite rapoarte anuale privind durabilitatea investiiei,
rapoarte completate n conformitate cu formatele standard prevzute n anexa la contractul de
finanare.
Pentru realizarea monitorizrii fizice a proiectelor, OIPSI va desfura urmtoarele activiti:
verificarea coninutului documentelor de raportare (rapoarte de progres elaborate i
transmise de ctre beneficiar privind activitile desfurate / progresul fizic);
vizite de monitorizare care i propun verificarea stadiului fizic al implementrii proiectului
la faa locului/sediul beneficiarului (anunate i ad-hoc).

34
Verificarea documentelor
Verificrile documentelor vor asigura c rapoartele de progres elaborate de ctre beneficiar sunt
complete i corecte, c respect formatul prevzut n contractul de finanare, c proiectul este
implementat n conformitate cu contractul de finanare. De asemenea vor urmri evoluia n timp a
indicatorilor stabilii prin Contractul de finanare, realizrile fa de int propus, procent de
realizare.

Vizita de monitorizare
Scopul vizitei de monitorizare este de a se verifica la faa locului realizarea fizic a unui proiect,
sistemul de management al proiectului i de a permite echipei de monitorizare s colecteze unele
date suplimentare fa de cele cuprinse n rapoartele de progres, n vederea aprecierii valorii
indicatorilor fa de intele propuse i a acurateei informaiei furnizate de beneficiar.
Vizita de monitorizare va urmri:
asigurarea faptului c proiectul progreseaz sub aspect de realizare fizic n conformitate cu
calendarul activitilor inclus n contractul de finanare;
identificarea posibilelor probleme ct mai curnd cu putin i emiterea de sugestii de
mbuntire a implementrii;
identificarea elementelor de succes ale proiectului;
asigurarea unei comunicri strnse ntre beneficiari i OIPSI, care s conduc la o bun
colaborare n vederea implementrii cu succes a proiectului (realizarea tuturor indicatorilor
prevzui n contract n perioada de timp prevzut).
Beneficiarul are obligaia de a participa la vizit i de a furniza echipei de monitorizare toate
informaiile solicitate.

Control i audit
Autoritatea de Management a POC, OIPSI i alte structuri cu atribuii de control/verificare/audit a
finanrilor nerambursabile din fondurile structurale pot efectua misiuni de control pe perioada de
implementare a proiectului, pe durata contractului de finanare, ct i pn la expirarea termenului
de 5 ani de la terminarea proiectului i 5 ani de la data nchiderii oficiale a POC.
Beneficiarul trebuie s in o eviden contabil distinct a proiectului i s asigure nregistrri
contabile separate i transparente ale implementrii proiectului. Beneficiarul trebuie s pstreze
toate nregistrrile/registrele timp de 5 ani de la data nchiderii oficiale a POC.
Beneficiarul are obligaia de a pstra i de a pune la dispoziia organismelor abilitate, dup
finalizarea perioadei de implementare a proiectului, inventarul asupra activelor dobndite prin
Instrumentele Structurale, pe o perioad de 5 ani de la data nchiderii oficiale a POC.
Beneficiarul are obligaia s furnizeze orice informaii de natur tehnic sau financiar legate de
proiect solicitate de ctre Autoritatea de Management, Organismul Intermediar, Autoritatea de
Plat/Certificare, Autoritatea de Audit, Comisia European sau orice alt organism abilitat s verifice
sau s realizeze auditul asupra modului de implementare a proiectelor cofinanate din instrumente
structurale. Beneficiarul are obligaia de a asigura disponibilitatea i prezena personalului implicat
n implementarea proiectului pe ntreaga durat a verificrilor.
Beneficiarul are obligaia s acorde dreptul de acces la locurile i spaiile unde se implementeaz
sau a fost implementat proiectul, inclusiv acces la sistemele informatice, precum i la toate
documentele i fiierele informatice privind gestiunea tehnic i financiar a proiectului.
Documentele trebuie s fie uor accesibile i arhivate, astfel nct s permit verificarea lor.
n cazul neregulilor constatate, recuperarea debitului se realizeaz conform prevederilor
prevederilor legale n domeniu.

35
Beneficiarul trebuie s pstreze timp de minim 5 ani de la data nchiderii oficiale
a POC toate documentele referitoare la finanarea primit.
Aceast eviden trebuie s conin informaiile necesare pentru a demonstra
ATENIE! respectarea tuturor condiiilor impuse prin actul de acordare, cum sunt: datele
de identificare a beneficiarului, durata, cheltuielile eligibile, valoarea, momentul
i modalitatea acordrii ajutorului, originea acestuia, durata, metoda de calcul a
ajutoarelor acordate.

CAPITOLUL 8. INFORMARE I PUBLICITATE

n concordan cu prevederile Regulamentelor n vigoare, scopul aciunilor de informare i


publicitate, este de a realiza informarea i publicitatea programului i a proiectelor co-finanate,
att pentru publicul general, ct i pentru beneficiarii poteniali, astfel nct s se sublinieze rolul
Comunitii Europene i transparena oportunitilor de finanare.
Beneficiarii sunt responsabili pentru implementarea activitilor de informare i publicitate n
legtur cu asistena financiar nerambursabil obinut prin POC, n conformitate cu cele
declarate n Cererea de finanare i cu cele specificate n MANUALUL DE IDENTITATE VIZUAL,
publicat pe site-ul Ministerului Dezvoltrii Regionale, Administraiei Publice i Fondurilor Europene
(http://www.fonduri-ue.ro/transparenta/comunicare ). Nendeplinirea acestor obligaii are drept
consecin efectuarea unor corecii financiare.

Informaii suplimentare privind activitatea de informare i publicitate care intr n obligaiile


beneficiarului sunt prezentate n anexa aferent din contractul de finanare.

Eventualele ntrebri pot fi trimise la:


email: fonduri.oipsi@msinf.ro
fax: 021 311 39 19
prin pot la adresa: B-dul Libertii nr. 14, sector 5, Bucureti
CAPITOLUL 9. GLOSAR DE TERMENI
CTE Comitetul Tehnico-Economic pentru Organism inter-instituional, fr
Societatea Informaional personalitate juridic care asist MSI n
relaia cu autoritile publice n vederea
realizrii coerenei politicilor i
implementrii strategiilor
guvernamentale privind dezvoltarea
Societii Informaionale.
DUAE Document Unic de Achiziie
European
Indicator de Indicatorii de rezultat se monitorizeaz
rezultat: /raporteaz la sfritul perioadei de
meninere obligatorie a investiie
Indicator de Indicatorii de realizare se
realizare: monitorizeaz /raporteaz la sfritul
perioadei de implementare
36
MCSI Ministerul Comunicatiilor si pentru
Societatea Informaional
POC Programul Operaional
Competitivitate
SOA Service Oriented Architecture
SNADR Strategia Nationala privind Agenda Aprobata prin Hotararea Guvernului nr.
Digitala pentru Romania 2020 245/2015
TIC Tehnologia Informaiei i a
Comunicaiilor
UE Uniunea European

37