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Manager
une quipe
distance
8 bonnes pratiques
pour relever de nouveaux dfis
avec
Conception maquette intrieure : Ici et ailleurs
Conception maquette de couverture : Bleu T
V
Manager une quipe distance
Grard est un virtuose; il jongle avec tous les systmes et logiciels dis-
ponibles: la technologie na pas longtemps de secret pour lui. Il sait
donc tirer le meilleur parti des outils mis sa disposition. Mais voil il
a de moins en moins de contacts physiques avec son quipe et encore
moins avec les clients.
1.Chiffre authentique communiqu par le directeur des oprations dune grande entre-
prise dans des conditions similaires.
VI
Avant-propos
Il sent aussi quil y a maintenant plus de distance avec son patron; cest
pourquoi il veut un tte--tte avec lui.
VII
Manager une quipe distance
VIII
Avant-propos
En fait, il est pour linstant au-dessus de ses objectifs par rapport son
plan de marche annuel, mais ses prvisions mensuelles sont rarement en
ligne avec ses rsultats et les temps sont plus incertains.
Quant aux messages quil reoit du sige, il les traite avec ponctualit,
mais ses rponses sont laconiques et ses analyses souvent sommaires.
Il sent aujourdhui que son patron est agac. Il lui demande dtre plus
souvent prsent dans les services centraux pour partager linformation
avec ses collgues et simpliquer dans des projets transverses. Comment
faire, dans ces cas-l, pour rester au contact des quipes et des clients, l
o se trouve la ralit du terrain?
IX
Manager une quipe distance
Les tendances
X
Avant-propos
Et cette relation se btit au fil des temps, lors de rencontres dans les dif-
frents lieux o se trouvent les collaborateurs et loccasion des ru-
nions priodiques du groupe, o chacun pourra se situer dans le projet
de lunit et celui de lentreprise et, ainsi, donner plus de sens laction
au quotidien.
XI
Manager une quipe distance
Pour le manager, il doit rester trs attentif aux signaux faibles, la fois
lors des rencontres deux ou en groupe, mais aussi via les mdias utili-
ss: le style dun e-mail ou dune note, le ton et le dbit de la voix au
tlphone, les silences et les hsitations, le temps mis pour rpondre
une sollicitation.
Ceci implique de votre part dtre encore plus organis et rigoureux que
si votre quipe tait runie dans un mme lieu, prs de vous.
XII
Sommaire
Avant-propos. ......... .................................................... . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . V
Introduction................................................................ . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1
XIII
Manager une quipe distance
Index.................................................................... . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 209
XIV
Introduction
Vous venez dtre nomm manager (hirarchique ou de projet) dune
quipe disperse, et cest votre premire exprience de management
distance. Ce livre vous est destin. Mais avant de dcouvrir les huit bonnes
pratiques issues de lexprience, il convient de prciser les diffrents
types de contexte auxquels vous tes susceptible dtre confront.
Dans la majorit des cas, il va sagir dun poste dencadrement de profes-
sionnels rsidant dans des lieux gographiquement distants, quil
sagisse dune entreprise (de la PME la grande entreprise multinatio-
nale) ou dune organisation (publique ou parapublique). Le poste peut
tre de nature hirarchique (manager premire ou deuxime ligne) ou
fonctionnelle (chef ou directeur de projet).
Les professionnels peuvent exercer des mtiers diffrents: acheteurs,
auditeurs, commerciaux, contrleurs de gestion, informaticiens, ing-
nieurs daffaires et techniciens aprs vente, pour citer les principaux. Ils
peuvent tre localiss en France (dans des agences rgionales), en
Europe (dans des bureaux de reprsentation ou dans des filiales) ou sur
les cinq continents (dans des filiales ou sur des chantiers).
Il peut sagir aussi dun poste fonctionnel, dont lobjectif est dassurer la
coordination dun des mtiers ci-dessus, en particulier lorsque les repr-
sentants de ce mtier sont rattachs hirarchiquement au manager du
site local pour des raisons de proximit.
Dans tous les cas, le collaborateur excentr peut tre bas sur un site de
lentreprise, sur le site dun partenaire qui lhberge ou mme chez lui
(comme nombre de visiteurs mdicaux en France, par exemple).
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Manager une quipe distance
Sur quelles bases le manager doit-il sappuyer pour bien exercer son
mtier dans ce type de contexte? Quels sont les fondamentaux de tout
management distance? Encore plus que dans une situation de mana-
gement de proximit classique, le manager doit construire, dvelopper
et maintenir la confiance avec ses collaborateurs. Pour y parvenir, il doit
rester prsent sur le terrain, savoir industrialiser ses processus person-
nels pour tre le plus efficace et disponible possible et matriser la tech-
nologie, pour rester en permanence en contact avec chacun. Nos huit
bonnes pratiques en dcoulent:
Comprendre les besoins et les attentes des collaborateurs loigns.
Savoir btir la confiance et la maintenir, en restant quitable.
Dfinir les rgles du jeu dans le consensus et les faire respecter.
Sadapter une quipe disperse, en prenant en compte chaque situation.
Intgrer les particularismes locaux et les cultures spcifiques.
Matriser la relation lectronique, en tirant le meilleur parti de chaque
technologie.
Industrialiser ses processus personnels de travail, pour travailler vite et
bien.
Renforcer la relation, deux ou au groupe, en fdrant lquipe autour
dun projet commun.
2
Chapitre 1
Comprendre
ses
collaborateurs
loigns
Manager une quipe disperse dans diffrents sites nest pas une
tche aise, dautant plus lorsque le responsable est lui-mme isol
de la quasi-totalit de son quipe. Une telle situation est source de
contraintes mais aussi dopportunits, la fois pour les collabora-
teurs et pour leur responsable. Mais certaines conditions.
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Histoire vcue
A
gns vient de prendre en bulletin dinformations semestriel
juin la responsabilit du la mi-juin ainsi qu la mi-novem-
marketing des offres dans bre, avant la clture de fin danne.
un petit groupe mutualiste qui Par ailleurs, une affiche sera appo-
opre sur le crneau des artisans. La se dans tous les bureaux dparte-
premire priorit qui lui a t fixe mentaux du groupeet il y aura une
est de dvelopper de manire information sur le site web avec un
consquente le nombre de nou- forum actif.
veaux adhrents. Aujourdhui, cette Tous les supports ont t dve-
mutuelle compte 170000 adhrents lopps avec laide dune agence
(chiffre qui reste stable depuis trois de communication. Ils ont t vali-
ans), et dispose dune offre attrac- ds par un petit groupe de six
tive de garanties professionnelles: reprsentants de dlgations
prvoyance, retraite, assurance dpartementales lors dune jour-
dcs, responsabilit civile profes- ne de travail Paris. Pour assurer
sionnelle et dfense recours, ainsi un lancement russi, Agns inter-
quune multirisque individuelle vient lassemble gnrale des
(habitation et voiture). Agns la- prsidents de dlgation pour
bore son plan daction et recom- prsenter le projet qui est trs bien
mande, en priorit, de concevoir et accueilli, et demander la dsigna-
de lancer une campagne nationale tion dun chef de projet local. Le
de parrainage pour recruter de nou- rseau de chefs de projet locaux
veaux adhrents. est rapidement mis en place. Fin
Cette campagne comporte dif- dcembre, Agns fait parvenir par
frentes actions. Trois lettres nomi- messagerie chaque chef de
natives seront adresses chaque projet le mode demploi de la
adhrent au moment du lancement campagne et les matriaux promo-
la mi-janvier, lors de lenvoi du tionnels.
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Manager une quipe distance
6
Chapitre 1 Comprendre ses collaborateurs loigns
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Manager une quipe distance
1. Contraintes et opportunits
de lloignement
Loin des yeux, loin du cur dit le dicton. En effet, il existe des contraintes
patentes pour les collaborateurs comme pour le manager dtre loigns
et de se voir peu souvent. Mais il y a aussi des opportunits pour les deux
parties, quil faut savoir saisir et dont il faut tirer profit. De quoi sagit-il?
Tout dabord, cest voir son manager moins souvent car on est loin de
lui et il ne se dplace au maximum quune deux fois par mois sur cha-
que site. Finies les occasions de rencontres informelles la caftria,
dans les couloirs, prs de la machine caf ou tout simplement au
bureau. Finies les occasions de parcours en commun, au moins jusqu la
gare. Il faudra maintenant des rencontres planifies, moins nombreuses,
sur le site local ou central, en tant contraint par le temps imparti.
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Chapitre 1 Comprendre ses collaborateurs loigns
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Manager une quipe distance
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Chapitre 1 Comprendre ses collaborateurs loigns
Contraintes Opportunits
Voir son manager moins frquemment. Dvelopper plus vite son autonomie
Bnficier moins souvent de son aide. et organiser son temps plus librement.
Disposer de moins dopportunits de se faire Prendre des initiatives plus facilement.
valoir en situation. Travailler en rseau avec ses collgues
Avoir plus de difficults dfinir les priorits excentrs pour partager lexprience.
en cas de conflit de ressource. Reprsenter sa fonction vis--vis du manager
Souffrir de lisolement sans autres collgues du site.
de la mme fonction en local. Acqurir vite la matrise de la technologie.
Avoir du mal rsister aux priorits locales. tre force de proposition dans des groupes
transverses.
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Manager une quipe distance
Par ailleurs, le manager isol de ses troupes mais souvent situ au sige
risque de succomber au tropisme de son propre manager ou de la
direction gnrale. Dans les faits, il aura du mal rsister aux multiples
priorits de sa hirarchie ou aux sollicitations des services fonctionnels
pour lesquels, en gnral, il est prfrable davoir la vue synthtique
dun manager sur une situation donne plutt que de courir la campa-
gne la recherche dinformations fragmentaires quil faudra consolider.
Enfin, le vritable dfi auquel sera confront notre manager loign sera
celui de grer son temps et ses priorits face aux multiples sollicita-
tions. Il devra tre en permanence ici et ailleurs, assurer la centralisation
des changes tout en favorisant les synergies, dvelopper ses relations
interpersonnelles avec chacun tout en pilotant les oprations, faire
preuve de ractivit en cas de besoin, comprendre les difficults de tous
et rester disponible pour chacun.
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Chapitre 1 Comprendre ses collaborateurs loigns
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Manager une quipe distance
Contraintes Opportunits
Pouvoir contrler les situations distance. Pouvoir dvelopper plus vite le potentiel
et lautonomie des collaborateurs.
Avoir plus de mal identifier les besoins tre plus rigoureux pour grer son temps
et attentes des collaborateurs. et ses priorits.
Avoir du mal rsister aux pressions Mieux conduire ses entretiens annuels.
et priorits de sa hirarchie.
Pouvoir soutenir la motivation Dvelopper une nouvelle organisation
au quotidien. du travail, dans le consensus.
Grer son temps et ses priorits. Fdrer lquipe autour dun projet commun
partag.
2. Besoins et attentes
spcifiques chaque mtier
Lloignement gographique est vcu de manire diffrente en fonction
du mtier exerc. Et les besoins et attentes diffrent selon quon est
commercial, technicien ou administratif par exemple. Prenons par exem-
ple un intgrateur qui commercialise sur tout le territoire national une
solution informatique qui comprend des matriels, des logiciels et des
services dinstallation (cblage, paramtrage des logiciels, test, forma-
tion et mise en mains). Le sige est Lyon et ily a 12 petites agences
excentres qui assurent localement la commercialisation et la mainte-
nance des solutions. Chacune dentre elles, dirige par un responsable
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Chapitre 1 Comprendre ses collaborateurs loigns
Les rsultats attendus sont des objectifs atteints et des clients satisfaits
dune part, des prvisions fiables dautre part.
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Manager une quipe distance
Les objectifs qui leur sont fixs sont en gnral les suivants:
Assurer linstallation et la mise en route des produits vendus en res-
pectant les critres de qualit spcifis et les chances fixes.
Dvelopper la satisfaction des clients en tant pro actif (visites prio-
diques) et ractif (en cas dincident).
Contribuer au dveloppement de lactivit en faisant remonter les
informations utiles aux commerciaux en termes de besoins identifis ou
de reprage des actions de la concurrence.
Les rsultats attendus sont la ralisation dun service technique de qua-
litconforme aux engagements pris dune part, et des clients satisfaits
dautre part.
Le niveau requis est une bonne expertise technique, en dehors des
dbutants faire piloter localement par un technicien senior. Leur
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Chapitre 1 Comprendre ses collaborateurs loigns
Les facteurs cls de succs sont une prsence rgulire du manager sur
site et en clientle, loccasion de runions techniques (60% du temps
pass en dplacement, soit 3 jours sur 5), ainsi quune bonne comp-
tence technique pour mieux comprendre les problmes poss et faire
intervenir en renfort les expertises requises.
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Manager une quipe distance
Les objectifs qui leur sont fixs sont en gnral les suivants:
Assurer lenregistrement des commandes, le suivi, la livraison, la factu-
ration et le recouvrement des factures.
Dvelopper la satisfaction des clients en tant pro actif (informations
sur le statut de la commande) et ractif (en cas dincident de livraison).
Contribuer au dveloppement de lactivit en faisant remonter les infor-
mations utiles aux commerciaux en termes de niveau de satisfaction.
Les rsultats attendus sont la ralisation dun service de qualit (com-
mandes, affectations, livraison et suivi) dune part, linformation perma-
nente des clients dautre part.
Le niveau requis est une bonne autonomie sur les processus administra-
tifs et le systme dinformation associ, en dehors des dbutants faire
piloter localement par un gestionnaire administratif senior. Leur rmu-
nration est fixe, lie lexprience et au niveau de responsabilit.
Les besoins de la fonction administrativesont en gnral les suivants:
Des procdures claires, formalises et jour : commandes, affecta-
tions, livraisons, mission des factures, suivi du recouvrement et alertes
en cas de dpassement des seuils fixs.
Un systme dinformation simple, fiable et cohrent, avec un SVP
technique efficace en cas de besoin.
Un -qui-sadresser clair et jour (plans local, rgional, national).
Un reporting fiable, rigoureux, ponctuel et en temps rel pour les inci-
dents de livraison.
Un support commercial adapt en cas de conflit avec un client
difficile.
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Chapitre 1 Comprendre ses collaborateurs loigns
3. la rencontre
des collaborateurs sur le terrain
Vous avez eu le temps de rflchir aux contraintes et aux opportunits
du management distance, comme la spcificit du (ou des) mtier(s)
que vous allez piloter. Il est temps maintenant daller sur le terrain la
rencontre de vos collaborateurs, car cest lacte fondateur de votre rela-
tion. Et ces premiers instants que vous allez vivre au sein de lquipe sont
dterminants. Imaginons que vous nayez aucun collaborateur direct sur
votre site, et que vous prenez vos nouvelles fonctions le 2janvier, en
vous y tant prpar courant dcembre. Que devez-vous faire?
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Manager une quipe distance
Prcisez enfin que vous aller consacrer vos deux premires semaines
visiter chaque site, et planifiez astucieusement votre tourne. Par exem-
ple, si vous tes bas Paris, planifiez une premire srie de quatre sites
en continu, dans lordre suivant pour faciliter vos dplacements, de pr-
frence en train: Bordeaux, Toulouse, Marseille et Lyon, raison dun site
par jour. Puis la seconde semaine, visitez les autres sites comme Lille,
Nantes, Nancy et Strasbourg.
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Chapitre 1 Comprendre ses collaborateurs loigns
Votre collaborateur est peut-tre venu vous accueillir la gare, ce qui est
toujours agrable. Mais ne sollicitez pas vous-mme ce type de service.
Si cest le cas, le trajet en commun va tre loccasion dun premier
change informel, de prfrence sur un sujet neutre comme la rgion et
ses spcificits. En arrivant sur le site, suggrez de commencer lentre-
tien prvu avant de saluer le responsable du site ou ses principaux
managers. Vous tes venu pour rencontrer votre collaborateur et passer
du temps avec lui, et cest le moment de le raffirmer.
Sil dispose dun bureau en propre, installez-vous en face de lui, sans accep-
ter de vous mettre sa place sil le propose, ce quil fera parfois. Sil ne dis-
pose pas de bureau en propre, droulez lentretien dans une salle de runion
isole pour tre tranquille. Tout dans vos gestes et dans votre attitude doit
dmontrer lcoute, louverture et la disponibilit. Prenez des notes de
temps en temps (ce nest pas un interrogatoire), posez des questions quand
vous ntes pas sr davoir compris puis reformulez, et rsistez au plaisir de
lui raconter des anecdotes personnelles que ses propos vous inspirent.
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Manager une quipe distance
possible de donner une suite favorable pour lanne en cours. Vous ris-
quez alors dtre confront une demande de prise de position rapide,
titre de test de votre bonne volont. Attention, danger! Ne promettez
rien que vous ne puissiez tenir. Le seul engagement que vous pouvez
prendre, aprs avoir pris acte de la demande, est den reparler lors de
lentretien individuel de la mi-parcours, la fin du mois de juin. Mais
attention votre formulation pour ne pas faire croire quune solution
positive va tre trouve. Et ne manquez pas, la fin de votre priple, den
reparler au manager cdant et de noter sur votre agenda les actions
ventuelles raliser sur ce thme avant la prochaine chance dfinie,
et les jalons correspondants (comme une revue avec votre manager et/ou
un responsable des ressources humaines).
Nomettez pas enfin, mme si vous avez pris du retard sur lhoraire prvu,
de rencontrer le responsable du site pour vous prsenter et faire connais-
sance. Puis prenez cong de votre collaborateur en le remerciant pour
lorganisation de la journe, et fixez-lui rendez-vous pour votre runion
plnire de lancement que vous aurez eu soin de planifier au dbut du
mois de fvrier, aprs avoir rencontr chacun sur son site.
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Chapitre 1 Comprendre ses collaborateurs loigns
Ceci tant fait, vous avez rdig votre premire fiche dentretien. Utilisez le
format ci-dessous pour tous vos entretiens sur site, de manire avoir un
rfrentiel prcieux, en particulier pour prparer vos entretiens annuels.
Nom Date N
Contexte
Besoins et attentes
Actions prvues
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Manager une quipe distance
Outil pratique
1. Vue synoptique des contraintes
et opportunits
Quels sont les points que jai bien pris en compte, et pourquoi?
Quels sont les points que je nai pas pris en compte, et pour-
quoi?
Quelles sont les actions immdiates que je dois entreprendre?
Contraintes Opportunits
Manag
Manager
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Chapitre 1 Comprendre ses collaborateurs loigns
Outil pratique
2. Grille de rfrence pour ladaptation
au mtier
Objectifs
Rsultats
attendus
Niveau
Besoins
de la fonction
Attentes
Risques
de lisolement
Facteurs
de succs
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Manager une quipe distance
Les leons
de lexprience
1 Contraintes drives (les tropismes locaux, internes
et opportunits ou des clients) et les facteurs de succs
du management distance: des
de lloignement
contacts tlphoniques (ou par visio-
confrence) frquents, une bonne
Pour les collaborateurs expriments,
connaissance du mtier pratiqu sur le
les opportunits lemportent souvent
terrain ainsi quune comprhension
de loin sur les contraintes, pour autant
suffisante des spcificits locales.
que le manager sache rester suffisam-
ment prsent et disponible (sur site,
3
au tlphone ou en visioconfrence)
et soit quitable, pour tre respect. la rencontre
Pour le manager, les contraintes lem- des collaborateurs
portent sur les opportunits car il doit
sur le terrain
tre lcoute en permanence de cha-
cun de ses collaborateurs, savoir grer
Cest la premire priorit fixer ds
son temps de manire rigoureuse et
votre prise de fonction, quelles que
donner limpression tous quil reste
soient les circonstances. Aller la ren-
en permanence au contact, ce qui nest
contre physique de chacun sur son site
pas facile. Lexprience y aidera.
vous permettra denvoyer un signal fort
2
de respect et contribuera dvelop-
esoins et attentes
B per la confiance, gage du succs dans
spcifiques le management distance.
Profitez dune journe au moins
de chaque mtier
ddie chacun des sites pour faire
Les besoins de la fonction (son connaissance avec votre collaborateur
contenu) et les attentes diffrent dun et pour le voir en situation. Faites-le
mtier lautre, en fonction des objec- sexprimer compltement sur son
tifs fixs, des rsultats attendus et du mtier, ses besoins et ses attentes.
niveau du collaborateur. Comprenez son mode demploi et
Les invariants sont la prsence physi- dcodez son comportement. Ce sera
que du manager sur les sites de 50 dautant plus prcieux que vous le
70% de son temps, la surveillance des verrez peu souvent.
26
Chapitre 2
Savoir btir
la confiance
et la
maintenir
Manager une quipe implique des relations de confiance entre les
collaborateurs et leur manager. Ceci est dautant plus important
lorsque la distance limite les rencontres sur le terrain, et que la com-
munication stablit au quotidien via des mdias qui, quels que
soient leurs avantages, ne remplacent pas le contact physique.
27
Histoire vcue
J
rme a rejoint cette entre- chantillon reprsentatif de cinq
prise, qui fabrique et distribue distributeurs dans trois catgories
du petit matriel lectrique, dagglomrations: la capitale, les
pour animer le rseau de franchiss grandes mtropoles rgionales
sur le territoire national. Ce rseau a (Lyon et Lille) et les villes moyennes
t mis en place depuis quelques (Reims et Orlans), privilgiant la
mois par son prdcesseur, rcem- proximit pour des raisons deffi-
ment promu directeur commercial. cacit. Il envoie par ailleurs un mail
Aujourdhui, il compte 25 franchiss, lensemble des franchiss pour
majoritairement implants dans des se prsenter, et annoncer sa visite
villes de plus de 100000habitants. sur place dans le courant du
Les objectifs fixs Jrme sont de trimestre.
deux natures diffrentes: fidliser Pour les nouveaux franchiss,
les franchiss actuels en restant trs recruter, il dcide de cibler la
attentif leurs besoins et ractif face rgion Ouest titre de test, avec
leurs demandes dune part, trou- les villes du Mans, de Laval et de
ver de nouveaux franchiss dans Rennes prospecter dans un pre-
dautres villes pour doubler leffectif mier temps. Il procde une slec-
lhorizon des 18 mois, dautre tion de distributeurs potentiels par
part. lieu, et organise sa tourne en
Jrme est un garon trs impul- allouant deux jours par ville o il
sif et press de faire ses preuves. Il rencontre de deux trois entrepri-
dcide de mener de front ses deux ses chaque fois. Aprs les pre-
objectifs, en tant trs slectif, miers contacts, il saperoit trs vite
pour obtenir des rsultats tangibles quil va falloir du temps et des
en trois mois. Il compte tout dabord actions complmentaires pour
se faire rapidement une ide du concrtiser une adhsion: rencon-
rseau actuel en rencontrant un tres avec dautres franchiss, tude
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Manager une quipe distance
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Chapitre 2 Savoir btir la confiance et la maintenir
31
Manager une quipe distance
1. Le cercle vertueux
de la confiance
La confiance est un lment majeur: sans elle, aucun projet naboutit, dit
le bon sens populaire. En effet, si la confiance est indispensable au bon
fonctionnement dun service ou dune quipe de projet, elle lest encore
plus quand lquipe est disperse. Le manager doit donc la fois savoir
susciter la confiance de ses collaborateurs mais aussi augmenter la
confiance quil a en eux. Et ce, en dpit de lloignement.
Cette vidence est plus facile noncer qu raliser. Car tout se ligue au
fil des temps, quand on est loign les uns des autres et quil ny a que
des contacts pisodiques, pour que les liens se distendent et que le
doute sinstalle. Do la ncessit, pour le manager, de crer rapidement
une dynamique collective de la confiance, en sappuyant sur cinq axes:
la ligne managriale, les objectifs, les rgles du jeu, les relations lint-
rieur de lquipe ainsi que les mthodes et outils disponibles.
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Chapitre 2 Savoir btir la confiance et la maintenir
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Manager une quipe distance
Ligne
managriale
Mthodes Objectifs
et outils
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Chapitre 2 Savoir btir la confiance et la maintenir
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Manager une quipe distance
Cest la premire des attitudes, et cest lexigence la plus forte dun colla-
borateur, a fortiori quand il est distance et quil voit rarement son
manager. tre lcoute, cest sintresser sincrement lui. Cest savoir
se concentrer sur ses propos, sans ide prconue ni jugement daucune
sorte. Cest savoir questionner pour comprendre, et reformuler aux
moments cls pour la fois vrifier sa comprhension mais aussi donner
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Chapitre 2 Savoir btir la confiance et la maintenir
Privilgiez lquit
Selon Confucius, Lquit est la substance mme du dirigeant: il use de cour-
toisie pour la pratiquer, de modestie pour la manifester et de bonne volont
pour la raliser. Pour tre respect, un manager doit tre respectable, et
pour tre respectable, il doit savoir tre et rester quitable en toute cir-
constance. Il sera tout particulirement observ par son quipe lors de la
fixation des objectifs individuels en dbut danne, lors de lvaluation des
performances en fin danne, lors des augmentations au mrite (toujours
trop slectives) ou des promotions (toujours trop rares).
Si la dcision est de votre ressort, ou vous acceptez (et vous devez cote
que cote tenir votre promesse), ou vous refusez (un bon manager doit
savoir dire non), et vous devez dans ce cas-l documenter votre refus de
manire factuelle. Si la dcision ne vous appartient pas, la seule pro-
messe que vous puissiez faire est de prsenter la demande au(x)
responsable(s) concern(s), si toutefois vous tes en accord avec la
demande qui vous est faite. Mais attention: vous ne devez pas vous
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Manager une quipe distance
engager sur le rsultat car il, ne dpend pas de vous, en faisant trs
attention aux mots prononcs. Mieux vaut frustrer un collaborateur sur
le moment en ne prenant pas parti mais conserver sa confiance.
Registre Actions
Dcisions tre directif, sans pralables ni partage dinformation.
Ne pas se soucier de ladhsion: les ordres sont les ordres!.
Communication Diffuser les messages de la direction gnrale sans aucune valeur
ajoute.
Utiliser la langue de bois et parler des deux cts de la bouche.
Comportement Dire ce quon va faire et ne pas faire ce qui a t promis.
Ne pas vouloir sadapter aux comportements spcifiques de chacun.
Dveloppement Dlguer les seules tches triviales.
des talents Passer plus de temps se faire mousser qu dvelopper le potentiel
de ses collaborateurs.
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Chapitre 2 Savoir btir la confiance et la maintenir
2. Savoir sadapter
au comportement de chacun
lvidence, chacun dentre nous est diffrent. Cependant, lunicit de
chaque individu tient un ensemble de traits que lon peut mesurer, et
qui reprsentent une combinaison de prfrences et de faons dagir.
Quels sont les grands types de comportement, et comment peut-on sy
adapter, en particulier lorsquon est distance.
Le type directif
Il est sr de lui et dtermin franchir tous les obstacles, quoi quil
advienne. Son ton est la limite de lagressivit. Son rythme est rapide,
avec une intonation forte. Il affirme plus quil ne questionne et parle plus
quil ncoute. Il va droit au but, fait souvent preuve dimpatience ou de
colre et prend facilement la mouche. Ses actions sont rsolues, fondes
sur le raisonnement et lintime conviction. Sa dmarche est visionnaire
mais pragmatique sur le court terme. En termes de communication, il a
une prfrence pour des documents de synthse car il se limite
lessentiel.
Le type expansif
Il est volubile, intuitif et tonique. Son ton est vivant, parfois thtral. Son
rythme est rapide, et il passe facilement dune activit lautre. Il fait
souvent des digressions en racontant des histoires et des anecdotes.
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Manager une quipe distance
Le type consensuel
Il est attentif aux autres. Son ton est chaleureux et stable. Son rythme est
lent et mesur. Il coute plus quil ne parle, en posant des questions pour
comprendre. Il garde prudemment ses opinions pour lui, car il ne veut pas
heurter les autres. Il naime pas les conflits et recherche toujours privilgier
le consensus. Il soutient activement les autres, dans le but de renforcer la
cohsion. Ses actions sont prudentes, fondes sur le soutien des autres. Sa
dmarche est progressive, avec la recherche systmatique du partage et de
ladhsion. En termes de communication, il pratique une coute active, un
questionnement pertinent et sait toujours reformuler au bon moment.
Le type analytique
Il est prudent, rserv et mthodique. Son ton est direct mais contrl.
Son rythme est lent car il avance pas pas. Il sintresse aux dtails et a
besoin de beaucoup dinformations pour comprendre, en privilgiant les
faits et les chiffres. Il naime pas partager ses sentiments. Il est formaliste et
conformiste, car il craint de mal faire. Ses actions sont rflchies, fondes
sur des faits, des chiffres et des rfrences. Sa dmarche est mthodique,
rigoureuse, avec une approche pas pas. En termes de communication, il
a besoin de dossiers prcis, formaliss et documents.
En fait, chacun dentre nous possde des degrs divers les diffrentes
caractristiques des quatre types de comportement. Mais nous avons
des prfrences pour un ou deux dentre eux, qui sont dits comporte-
ments dominants.
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Chapitre 2 Savoir btir la confiance et la maintenir
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Manager une quipe distance
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Chapitre 2 Savoir btir la confiance et la maintenir
aucune pudeur (cest le cas de lexpansif). Avec lui, soutenez son appro-
che organise, rationnelle et factuelle. Montrez-lui votre matrise du
sujet et des techniques associes. Fournissez-lui des explications
dtailles et prcises. Et donnez-lui lassurance que tout se passera bien.
Laissez-lui du temps pour son travail, des instructions prcises et un
environnement stable.
3. Respecter lquilibre
entre les diffrents sites
Il est aussi noble de tendre lquilibre qu la perfection; car cest une per-
fection que de garder lquilibre a dit Jean Grenier. Pour le manager
concern par le management distance, cest un vaste et difficile pro-
blme que de maintenir un bon quilibre entre les diffrentes compo-
santes excentres de son unit. Et mme sil y parvient, cest ncessaire
mais pas suffisant: encore faut-il le faire savoir, et que ce soit reconnu.
Quels sont les moyens possibles quil peut mettre en uvre
facilement?
Lobjectif poursuivi est de tenir les runions de son unit tour de rle
dans chacun des diffrents sites. Imaginons par exemple que lquipe
soit disperse en France sur 6 sites gographiques diffrents: Bordeaux,
Lille, Lyon, Marseille, Strasbourg, Toulouse et Paris. Dans ce cas, lidal est
dorganiser une runion bimestrielle pour que tous les sites soient
concerns en fin danne. Et en ayant soin de commencer par les plus
loigns et de terminer Paris, si le manager y est localis.
43
Manager une quipe distance
Une autre manire de respecter lquilibre entre les diffrents sites est
dallouer chaque responsable local un mini-projet raliser dans lan-
ne pour le bnfice de lunit, en constituant une quipe lgre avec
deux de ses collgues dun autre site. Ce qui aura pour effet de faire
44
Chapitre 2 Savoir btir la confiance et la maintenir
Le contenu
4. Tableau de synthse
45
Manager une quipe distance
Le bilan de lopration
Plus lquipe est disperse, plus il faut lui donner du sens en mettant en
perspective les ralisations et contributions de chacun des sites. Un des
moyens les plus simples est la lettre dinformation bimestrielle de lunit,
diffuse entre deux runions gnrales. Rdige par le manager, elle est
46
Chapitre 2 Savoir btir la confiance et la maintenir
ditorial En direct de
Retour Retour
dexprience A dexprience B
47
Manager une quipe distance
48
Chapitre 2 Savoir btir la confiance et la maintenir
Outil pratique
3. Le baromre de la confiance
Baromtre du mois de
Confiance dans les rsultats ++ +
Rsultats quantitatifs par rapport aux objectifs
Rsultats qualitatifs par rapport aux objectifs
Rgularit du reporting individuel
J K L
Confiance dans la qualit des ralisations
Respect des cots et des dlais
Niveau des ressources
Notorit et image projete
J K L
Confiance dans la qualit des relations
Satisfaction des clients internes ou externes
Runions dquipe (rgularit, valeur ajoute)
Relations deux (frquence, climat)
J K L
Indicateur densemble du mois
J K L
49
Manager une quipe distance
Les leons
de lexprience
1
consensuel: fiable, aime travailler en
Le cercle vertueux quipe, veut la cohsion, talent pour
conseiller;
de la confiance
analytique: objectif, orient vers la
tche, travaille seul avec prcision,
Pour les collaborateurs, la confiance
talent pour conseiller.
doit tre globale: ligne managriale,
Ces 4 comportements existent tous
objectifs, rgles du jeu, relations dans
en nous, mais un ou deux dominent.
lquipe, mthodes et outils.
Savoir sadapter lautre quand on est
Le manager doit dvelopper sa
diffrent (le directif soppose au
confiance en lui-mme, en sappuyant
consensuel, comme lexpansif lana-
sur ses savoir-faire, en se voyant en
lytique) est une ncessit pour mieux
train de russir, en jalonnant son par-
communiquer.
cours de petits succs.
Il doit aussi inspirer confiance ses
3
collaborateurs en restant disponible et
lcoute, en privilgiant lquit, en especter lquilibre
R
respectant ses engagements et en met- entre les sites
tant en cohrence sa vision et laction.
2
Plus lquipe est disperse, plus le
S avoir sadapter manager doit tre attentif maintenir un
bon quilibre entre chaque site. Trois
au comportement
moyens sont couramment utiliss:
de chacun les runions priodiques tournantes,
Il convient, dans un premier temps, frquence bimestrielle, qui se tiennent
didentifier les 4 grands types de chaque fois dans un lieu diffrent;
comportement: les mini-projets intersites, qui sont
directif: froid, indpendant et sous la responsabilit du responsable
rationnel, peu de tolrance pour local qui associe deux collgues
autrui, talent pour dcider; dautres sites;
expansif: volubile, intuitif et toni- la lettre dinformation bimestrielle
que, anim, recherche lestime, talent de lunit.
pour influencer;
50
Chapitre 3
Dfinir
les rgles du jeu
dans le
consensus
Pour une quipe disperse, dfinir et mettre en uvre le mode de
fonctionnement appropri entre manager et manags, dans la rela-
tion deux comme dans la relation au groupe, requiert la bonne
comprhension de chacun et ladhsion de tous. Cest la raison
pour laquelle les rgles du jeu doivent tre dfinies en commun,
lors dune runion ddie.
51
Histoire vcue
L
aurent est chef du secteur Ce point rgl, Laurent prend sa
Sud-Ouest dun laboratoire voiture et fait le tour des sites la
pharmaceutique spcialis rencontre de ses collaborateurs,
dans les antidpresseurs. Aprs un mais aussi pour prparer avec cha-
parcours exemplaire de cinq ans en cun dentre eux la campagne din-
qualit de dlgu mdical en formation locale sur le nouveau
rgion parisienne, il vient de pren- produit. Ce premier reprage le
dre son premier poste de manager surprend car il rencontre des habi-
29 ans. Il sagit dune cration de tudes de travail diffrentes de
poste, par regroupement de territoi- celles quil a pratiques et des
res autrefois rattachs la direction comportements assez opposs. Il
rgionale France Sud. Ses sept dl- pense quil devra trs vite pauler
gus mdicaux travaillent partir de trois dlgus, ce qui ne le satisfait
leurs domiciles respectifs. Pour sa pas vraiment.
part, Laurent sinstalle Bordeaux Le sminaire est un succs Au
(o il a de la famille) et loue des moins sur le plan du lancement du
bureaux dans un centre daffaires. produit: interventions pertinentes
Par chance, sa nomination inter- des deux directeurs, dbats int-
vient la veille du lancement dun ressants, documentation et argu-
nouveau produit, qui vient dobte- mentaires de qualit. Faute de
nir son autorisation de mise sur le temps, Laurent passe vite sur le
march. Cest le moment de faire fonctionnement de lquipe, en se
dune pierre trois coups, en organi- focalisant sur le reporting hebdo-
sant un sminaire de lancement madaire, sans vritable discussion.
dune journe de lquipe et du Et cest parti! Trs vite, Laurent
nouveau produit, en prsence du est mobilis par les trois collabora-
directeur commercial et du chef teurs qui posent problme. Il doit
de produit marketing concern. se rendre de plus en plus souvent
53
Manager une quipe distance
54
Chapitre 3 Dfinir les rgles du jeu dans le consensus
55
Manager une quipe distance
1. Laudit du management
distance
Chaque collaborateur est certes diffrent, mais il faut replacer cette dif-
frence dans son contexte. Prenons lexemple dune unit commerciale
qui distribue des biens dquipement aux entreprises. Lanalyse va por-
ter sur les trois domaines classiques: le march, les spcificits locales et
lhistorique de lactivit.
56
Chapitre 3 Dfinir les rgles du jeu dans le consensus
57
Manager une quipe distance
58
Chapitre 3 Dfinir les rgles du jeu dans le consensus
Le document ci-aprs peut constituer une bonne base pour cette analyse.
59
Manager une quipe distance
(1) Noter de 1 (le plus bas niveau) 5 (le plus haut niveau)
60
Chapitre 3 Dfinir les rgles du jeu dans le consensus
2. Le contrat de confiance:
droits et obligations
Encore plus que lorsquon est dans une situation classique de manage-
ment de proximit, il est absolument capital, quand on est distance, de
dfinir clairement les rgles du jeu et le mode opratoire dans la relation
entre le manager et ses collaborateurs. Ce qui revient dire quil faut
contractualiser, dans le consensus, les droits et les obligations rcipro-
ques de chacun.
61
Manager une quipe distance
62
Chapitre 3 Dfinir les rgles du jeu dans le consensus
63
Manager une quipe distance
Cest le pire drglement de lesprit de ne voir les choses que telles quon
veut quelles soient dit La Rochefoucauld. Ceci implique pour le mana-
ger de respecter scrupuleusement ses obligations tout en exerant ses
droits de manire quitable et aussi transparente que possible.
64
Chapitre 3 Dfinir les rgles du jeu dans le consensus
65
Manager une quipe distance
3. Le sminaire fondateur
dune quipe disperse
Cette runion de lancement, qui fait suite votre deuxime tourne
des popotes, est le moment privilgi pour btir le futur en commun.
Pour russir au mieux votre rflexion, assurez-vous tout dabord que le
sminaire:
a bien lieu en rsidentiel, dans un endroit convivial avec des possibili-
ts de promenade et/ou de sport;
dure idalement trois demi-journes dont une soire, pour soutenir le
rythme et librer les participants plus tt, et pour tenir compte des
temps de transport, vos collaborateurs venant de lieux diffrents;
runit seulement les membres de lquipe: vitez les lments tran-
gers, experts ou managers, en particulier le vtre : aprs tout, cest votre
sminaire;
est de prfrence anim par vous-mme: si vous faites appel un
consultant extrieur, prenez obligatoirement votre charge lanimation
dune partie des squences;
alterne sessions plnires et travaux en sous-groupes, tout en rservant
un temps suffisant des exercices de cohsion dquipe: par exemple, pour
sensibiliser vos collaborateurs lcoute active, demandez chacun dmet-
tre trois propositions sur sa vie prive, dont lune fausse. Laissez ensuite las-
semble observer et se concentrer pour dcouvrir le mensonge.
66
Chapitre 3 Dfinir les rgles du jeu dans le consensus
67
Manager une quipe distance
68
Chapitre 3 Dfinir les rgles du jeu dans le consensus
69
Manager une quipe distance
70
Chapitre 3 Dfinir les rgles du jeu dans le consensus
Outil pratique
4. Programme dtaill dun sminaire
de contractualisation
71
Manager une quipe distance
Conseils pdagogiques
Outil pratique
Vrifiez, avant dtre sur place, que la salle est suffisamment
spacieuse, avec des tables amovibles installes en U, deux
tableaux papier de part et dautre des deux branches du U, un
cran ou un mur nu et, surtout, assurez-vous que la salle com-
porte des ouvertures sur lextrieur.
Munissez-vous systmatiquement dun jeu de marqueurs
72
Chapitre 3 Dfinir les rgles du jeu dans le consensus
Les leons
de lexprience
1 L audit tions concernent le respect des rgles
du management tablies, les responsabilits locales
assumer ainsi que la communication
distance
vers le manager.
Les droits du manager distance
Examen attentif et exhaustif de chaque
concernent le pilotage de lactivit et
site excentr, laudit prcise:
de lquipe, ainsi que le bon fonc-
le contexte local (march, spcifici-
tionnement de son unit. Ses obliga-
ts, historique de lactivit);
tions concernent la motivation, la
le poste de travail (type, outils dis-
communication et laccompagnement
ponibles et mthodes utilises);
de ses collaborateurs.
le mtier exerc, en termes de
3
savoirs, savoir-faire et savoir-tre.
Cest le prlude indispensable L e sminaire
toute dcision. Une consolidation fondateur dune
pertinente sera effectue par le mana- quipe disperse
ger et prsente au dbut du smi- Lobjectif est de coconstruire le mode
naire de contractualisation. Pour opratoire de lunit, au cours dun
donner du sens. sminaire rsidentiel dune journe et
2
demie, premire runion de lensemble
ontractualiser
C de lquipe. Les modalits sont les
le mode suivantes:
prsentation par le manager des
opratoire
rsultats consolids de son audit, en
Il sagit de dfinir un contrat de privilgiant les dbats;
confiance qui va dterminer le mode travail en trois sous-groupes transver-
opratoire de lunit, en spcifiant les ses et restitution, sur un format com-
droits et obligations respectives. mun, des droits et obligations des
Les droits des collaborateurs collaborateurs et de leur manager;
concernent leur formation et lassis- enrichissement en session plnire
tance pratique quils veulent recevoir, et obtention du consensus, avant mise
la relation deux avec le manager et en forme dfinitive du contrat de
linformation remonter. Leurs obliga- confiance.
73
Chapitre 4
Sadapter
unequipe
disperse
Pour le manager distance, savoir sadapter chaque situation sp-
cifique implique dabord de bien identifier le niveau dautonomie
de chacun de ses collaborateurs loigns. Puis aussi dajuster son
style de management en fonction des situations, de la localisation
gographique (dans un contexte international) et de la prsence
ventuelle de sous-traitants piloter.
75
Histoire vcue
B
ernard dirige depuis 6 mois Angeles, parce que cest dans
un projet mondial de ratio- cette usine que la totalit des pro-
nalisation des systmes duits de la gamme est fabrique.
dinformation de gestion indus- Le dploiement se fera ensuite
trielle. Son entreprise est un fabri- raison dun site tous les 6 mois, en
cant international de matriaux iso- capitalisant sur le retour dexp-
lants, qui sest constitu par rachat rience des sites prcdents. Un
successif dentreprises, chacune sminaire de lancement a runi
ayant son systme dinformation pendant 3 jours Valenciennes
spcifique. Pour faciliter lharmoni- toutes les quipes concernes.
sation des processus et la coh- Lensemble des oprations de dfi-
rence densemble, un progiciel de nition des processus cls, de choix
gestion intgr multilingue a t des fonctions et de paramtrage
retenu pour tre dploy dans vient de sachever. Et cest le
cinq sites continentaux: Valen- moment de prparer la mise en
ciennes, Los Angeles, Mexico, route du site pilote.
NewDehli et Shanga. Une quipe Bernard est confront depuis le
centrale de projet a t constitue dbut un casse-tte majeur pour
avec un noyau dinformaticiens au diriger son projet. Dune part, il a
sige appuy par un prestataire horreur de lavion et se rfugie la
spcialis, ainsi que par un chef de plupart du temps derrire les
projet utilisateur dans chacun des contraintes budgtaires pour limi-
diffrents sites, aid par un panel ter ses dplacements deux trois
dutilisateurs cls. voyages par an au maximum.
Le projet doit tre dploy sur Dautre part, il ne peut pas organi-
une dure de 3 ans. Le site pilote ser des vido ou des audioconf-
retenu pour dmarrer le projet rences communes tous les chefs
9mois aprs le lancement est Los de projet utilisateurs car, quand il
77
Manager une quipe distance
78
Chapitre 4 Sadapter une quipe disperse
79
Manager une quipe distance
1. MANAGER
Rles Dclinaison
Motiver Clarifier les rgles du jeu du groupe
Fixer les objectifs individuels
Donner des signes de reconnaissance
Animer Planifier et faire planifier
Dlguer en laissant des marges de manuvre
Inspirer laction, payer dexemple
Ngocier Faire raliser par ses collaborateurs des entretiens efficaces, en interne
et en externe
Dvelopper lcoute: la sienne et celle des collaborateurs
Aider/accompagner les collaborateurs en prise directe avec les clients
Accompagner Former et faire former
Coacher en situation relle
Accompagner le changement
Grer Piloter lactivit (rapport mensuel individuel)
Faire un point mensuel avec chaque collaborateur
Grer les situations difficiles
valuer Procder lvaluation des performances individuelles
Apprcier les situations professionnelles
Mesurer le moral et la satisfaction
Runir Informer et communiquer
Partager savoir et savoir-faire
Fdrer lquipe autour dun projet commun partag
80
Chapitre 4 Sadapter une quipe disperse
Motiver
Animer
81
Manager une quipe distance
Ngocier
Cest dvelopper, pour soi et pour lquipe, lart de convaincre pour
mieux russir. Le manager doit:
en interne, tre plus efficace dans les entretiens interpersonnels et
dans le domaine de la fixation des missions et objectifs;
en externe, entraner et aider les collaborateurs dans leur approche
des clients ou des prospects pour rsoudre des difficults ou concrtiser
des affaires;
82
Chapitre 4 Sadapter une quipe disperse
Accompagner
83
Manager une quipe distance
Grer
Cest tre comptable de la bonne utilisation des ressources qui lui sont
confies, dans le respect des intrts de chacun. Le manager doit:
Obtenir des informations prcises et des prvisions fiables pour piloter
lactivit, afin datteindre les objectifs quantitatifs fixs, identifier son envi-
ronnement et ses opportunits et mettre en place les plans daction requis.
Parvenir un accord gagnant gagnant dans la rsolution des litiges
avec ses collaborateurs.
84
Chapitre 4 Sadapter une quipe disperse
valuer
85
Manager une quipe distance
Runir
86
Chapitre 4 Sadapter une quipe disperse
Motiver
Dans ce domaine, et pour bien exercer le premier de ses rles, le mana-
ger doit imprativement privilgier la relation physique, dans la relation
deux comme dans la relation au groupe.
Clarifier les rgles du jeu implique de runir lensemble de lquipe au cours
dun sminaire fondateur pour dfinir, dans le consensus, les droits et
obligations respectives des collaborateurs et de leur manager (voir
chapitre3).
Fixer les objectifs individuels, lvidence, requiert de la mme manire
une rencontre physique en face face sur le site excentr du collaborateur,
car cest pour lui comme pour le manager un temps fort de la relation pro-
fessionnelle. Le manager veillera tre clair dans ses priorits, et cohrenten
disant ce quil va faire et en faisant ce quil a dit. Et surtout, il doit savoir rester
quitable dans la rpartition des objectifs, et annoncer tous le rationnel
utilis pour cette rpartition, dans la transparence.
87
Manager une quipe distance
2. Autodiagnostic
Rle Dclinaison Face Groupe Tel
face Mail
Motiver Clarifier les rgles du jeu du groupe.
Fixer les objectifs individuels.
Donner des signes de reconnaissance.
Animer Planifier et faire planifier.
Dlguer en laissant des marges
de manuvre.
Inspirer laction, payer dexemple.
Ngocier Faire raliser par ses collaborateurs
des entretiens efficaces, en interne
et en externe.
Dvelopper lcoute: la sienne, celle
des collaborateurs.
Aider/accompagner les collaborateurs
en prise directe avec les clients.
Accompagner Former et faire former.
Coacher en situation relle.
Accompagner le changement.
Grer Piloter lactivit (rapport mensuel
individuel).
Faire un point mensuel avec chaque
collaborateur.
Grer les situations difficiles.
valuer Procder lvaluation des
performances individuelles.
Apprcier les situations
professionnelles.
Mesurer le moral et la satisfaction.
Runir Informer et communiquer.
Partager savoir et savoir-faire.
Fdrer lquipe autour dun projet
commun partag.
88
Chapitre 4 Sadapter une quipe disperse
Animer
Dans ce domaine, les situations sont plus diversifies, ce qui autorise
plus de souplesse dans les approches et une utilisation plus soutenue de
la technologie.
Planifier et faire planifier. Cest un travail faire en groupe, la fois
pour stimuler la crativit et faciliter lappropriation des plans daction
individuels qui seront produits cette occasion. On utilisera avec profit
la premire runion physique du groupe, en dbut danne, pour
autant quun temps suffisant soit rserv ce thme. La seconde ru-
nion de revue des plans daction et de relance prvue en septembre
doit aussi se tenir en groupe physique, mais avec un rythme plus
rapide. Par contre, les points priodiques (souvent mensuels) pourront
se faire avec profit par messagerie, complt si ncessaire par un entre-
tien tlphonique.
89
Manager une quipe distance
Ngocier
90
Chapitre 4 Sadapter une quipe disperse
Accompagner
Former. Le manager peut combiner avec profit, dans les plans indivi-
duels de formation des modules prsentiels (en salle) et distance
(e-learning), en prenant en compte les offres disponibles (internes et
externes) et les spcificits de chacun des modules (par exemple, la plu-
part des formations de type savoir-tre se prtent mal une appro-
che de type e-learning).
91
Manager une quipe distance
tuteur, sil existe sur le site excentr un autre collaborateur plus expri-
ment, qui le manager dlguera cette mission. Dans les autres cas de
figures, un coaching lger par tlphone ou par messagerie peut tout
fait convenir.
Grer
92
Chapitre 4 Sadapter une quipe disperse
Tics verbaux (euh, Embarras, gne Faire sexprimer par des questions
donc) directes
93
Manager une quipe distance
valuer
94
Chapitre 4 Sadapter une quipe disperse
Runir
95
Manager une quipe distance
Chaque zone couverte par un fuseau horaire est limite par deux mri-
diens distants de 15 et stend du ple nord au ple sud. Le premier
fuseau, ou fuseau zro, est centr sur le mridien de Greenwich prs de
Londres. Cest partir de ce point que lon dtermine lheure dans le
monde entier, appele heure origine ou heure GMT (pour Greenwitch
Mean Time). En allant vers lest, on avance dune heure chaque fuseau
par rapport lheure de Greenwich. Inversement, en allant vers louest,
on retarde dune heure chaque fuseau par rapport lheure de
Greenwich.
96
Chapitre 4 Sadapter une quipe disperse
Travailler en temps masqu. Le fait quon soit dans des fuseaux horaires
diffrents ne veut pas dire quon ne peut pas travailler ensemble. Bien au
contraire, car on a besoin de laisser la place au temps de la rflexion, ce
qui est bien meilleur que de travailler dans linstantanit. Le dcalage
horaire redonne ainsi sa pleine dimension au temps, et permet donc
dtre plus efficace en gommant la distance.
97
Manager une quipe distance
98
Chapitre 4 Sadapter une quipe disperse
Outil pratique
5. La mthode SMART
99
Manager une quipe distance
Les leons
de lexprience
1 Mission mances, coaching sur le terrain, ru-
et rles nions de lensemble de lunit.
Par messagerie: rapports mensuels
du manager
individuels et de lunit, flash dinforma-
tion hebdomadaire, enqute dopinion.
Motiver: clarifier les rgles, fixer les
Par une combinaison des diffrents
objectifs et donner des signes de
moyens (tlphone, visioconfrence,
reconnaissance.
webconfrence, messagerie): tous
Animer: planifier, dlguer en laissant des
les autres rles, en utilisant aussi, le cas
marges de manuvre, inspirer laction.
chant, des entretiens face face en
Ngocier: sentraner russir, dve-
complment des autres moyens.
lopper lcoute et aider les collabora-
3
teurs concerns.
Accompagner: former et faire former, istance
D
coacher sur le terrain et accompagner et fuseaux
le changement. horaires
Grer: piloter lactivit, faire un point
Avec un minimum dorganisation et beau-
mensuel, grer les situations difficiles.
coup de rigueur, le manager dune quipe
valuer: les performances individuel-
disperse dans les cinq continents
les, les situations, le moral et la satis-
peut tirer profit des fuseaux horaires:
faction.
en travaillant en temps masqu,
Runir: informer et communiquer, par-
comme dans le cas dune ngociation
tager les savoir-faire, fdrer lquipe.
commerciale en Chine, les juristes
2
tant Paris;
T enir en systmatisant un contact indivi-
compte duel une fois par semaine, le matin
de lloignement avec les collaborateurs de lhmis-
phre Est et laprs-midi avec ceux de
Savoir sadapter implique de privil- lhmisphre Ouest;
gier le moyen qui convient chaque en instaurant une webconfrence
type de rle et de dclinaison. une fois par mois, le matin avec
En face face physique: fixation lhmisphre Est et laprs-midi avec
des objectifs, valuation des perfor- lhmisphre Ouest.
100
Chapitre 5
Intgrer
les particularismes
locaux
Pour le manager distance, le succs passe dabord par la prise en
compte des particularismes locaux, surtout quand ses collabora-
teurs sont ltranger ou sil dirige un projet de prestation de ser-
vices en offshore. Et ensuite, par la mise en uvre de relais locaux
crdibles pour dmultiplier son action localement.
101
Histoire vcue
N
adim vient dtre recrut documents requispour ce dmar-
comme chef de projet rage: description des tches ra-
dans une SSII (socit liser, spcifications gnrales,
de services et dingnierie infor- planning dtaill, nature et contenu
matique) pour assurer le pilotage des livraisons intermdiaires, sc-
du dveloppement dune applica- narios de test et processus de
tion informatique ralis en off- recette.
shore, chez le partenaire indien de Le directeur technique est par-
la socit Monbay. Il a une solide faitement bilingue, et connat bien
exprience de la conduite de pro- le responsable local pour lavoir
jets de dveloppement applicatif, rencontr sur place diffrentes
et son niveau danglais a t jug reprises, loccasion des premiers
suffisant pour cette mission, bien projets confis au prestataire et
quil soit plus laise lcrit qu raliss la satisfaction conjointe
loral. des deux parties. La runion de
La runion de lancement du pro- lancement se droule conform-
jet a lieu en vidoconfrence, dans ment au plan prvu, selon un sc-
la salle ddie cet effet. Nadim a nario longuement rod au cours
prpar cette runion avec le des projets prcdents. Nadim
directeur technique de la SSII, son sefforce dtre la hauteur et arrive
manager direct, qui anime cette suivre tant bien que mal, mais il a
runion comme il anime les comi- du mal comprendre parfois ses
ts de pilotage mensuels des pro- interlocuteurs indiens, ce qui
jets. Auparavant, il avait pris contact lamne interprter certaines pro-
avec le chef de projet technique positions. Heureusement, ses pro-
indien, au tlphone dabord puis pres interventions sont limites et
surtout par messagerie, afin de portent surtout sur le planning,
dfinir dun commun accord les chacun des participants ayant eu le
103
Manager une quipe distance
104
Chapitre 5 Intgrer les particularismes locaux
105
Manager une quipe distance
Les lois antitrusts, lemprise des banques sur les marchs associes un
rgionalisme trs fort ont prserv les petites et moyennes entreprises,
souvent familiales. Les syndicats sont des partenaires obligs: environ
40% de la population active est syndique. Les grves dures sont rares,
les licenciements sont compliqus et cotent cher lentreprise.
106
Chapitre 5 Intgrer les particularismes locaux
Les entreprises ont une structure hirarchique marque, avec des orga-
nisations clairement dfinies. La perfection est recherche; le bon fonc-
tionnement est dans la stabilit, pas dans le changement permanent.
Les dcisions sont documentes avec des solutions alternatives, et sou-
mises lexprimentation. Lapproche est rsolument pragmatique. Les
Allemands ne sont pas laise avec lincertitude, lambigut et les ris-
ques. Ils recherchent des leaders affirms, qui savent de quoi ils parlent.
Les managers attendent dtre obis: ils simposent par leur comp-
tence plus que par leur personnalit. Les dlgations sont prcises et
formalises. Les relations entre eux et leurs collaborateurs sont plutt
distantes, et ceux-ci ne sattendent pas dfinir leurs objectifs en com-
mun avec leur patron.
107
Manager une quipe distance
108
Chapitre 5 Intgrer les particularismes locaux
respecter les rgles et les standards. Dans les rapports avec autrui, la
politesse et les bonnes manires sont essentielles. La relation avec len-
treprise est contractuelle: vous tes pay pour un certain nombre dheu-
res et dans ce laps de temps, vous devez travailler le plus possible, mais
sans en rajouter. Comme dans bien dautres domaines, lhumour est trs
strictement compartiment. Plus la situation est formelle, moins lhu-
mour est acceptable.
Enfin, aprs le travail, boire un verre entre collgues nest pas exclu, mais
ce nest pas systmatique. Les manifestations de type anniversaire sont
frquentes et donnent lieu, aprs le travail, des runions caf-gteaux,
tout en restant formelles. Les seules excentricits tolres le sont lpo-
que du carnaval, et cest la seule exception annuelle.
109
Manager une quipe distance
(pouvoir et belle vie), qui commence aux portes de Rome. Le pays est
une matrice dintrts et de fidlit clanique, horizontalement divise en
rgions et verticalement divise en factions. Lappartenance au moins
un groupe dintrts (parti politique, syndicat, clan) est un impratif co-
nomique. Mais la plus importante affiliation est la famille, o les liens
demeurent les plus forts compars aux autres pays dEurope.
Les grandes compagnies nationalises (IRI, ENI, EFIM) sont de vritables
conglomrats, qui sont souvent aux mains des partis politiques. Le sec-
teur priv est domin par un petit nombre de socits familiales (Fiat,
Benetton), diriges par des capitaines dindustrie (condotierri). Mais
lossature de lconomie est vritablement reprsente par des centai-
nes de milliers de PME, actives et innovantes, en particulier dans le nord.
Il existe enfin deux marchs du travail: lofficiel, fortement rglement;
et le souterrain, totalement libre!
110
Chapitre 5 Intgrer les particularismes locaux
La rgulation de lactivit est minimale et, quand elle existe, est ouverte
toute manipulation. Les Italiens ont cr la comptabilit au quinzime
sicle et, depuis, se sont toujours montrs inventifs en la matire. Les
diffrents dpartements des entreprises sont dirigs par des direttori.
Tout autre titre est sans signification. Sil existe un organigramme, il a
peut-tre t fait pour les besoins de la cause. En ce qui concerne la ligne
hirarchique, elle ne reflte pas forcment la ralit, car il existe un
rseau dalliances personnelles entre personnes qui ont confiance entre
elles. Trouver le vritable dcideur est un sport alatoire, en particulier
dans les filiales dune holding. Le mot-cl qui dcrit lapproche italienne,
et ce qui est demand un manager, est la flexibilit. Se concentrer sur
lessentiel, tre pragmatique avec un trs grand talent dimprovisation
sont les facteurs cls du succs.
111
Manager une quipe distance
112
Chapitre 5 Intgrer les particularismes locaux
2. Loffshore
un changement de donne
lorigine, loffshore (ou off shore) renvoie une activit mise en uvre
au large des ctes, ce qui est le cas typique des forages ptroliers en
pleine mer. La notion sest ensuite tendue pour dsigner lensemble
des activits ralises lextrieur dun pays.
113
Manager une quipe distance
En effet, depuis le dbut des annes 2000, tous les grands acteurs de ce
secteur (SSII et diteurs de logiciels) se sont lancs dans des plans de
dveloppement offshore consistant pour les SSII se doter dquipes de
dveloppement dapplications et pour les diteurs, de centres de recher-
che et de dveloppement moindre cot, en particulier en Inde compte
tenu du vivier dinformaticiens de bon niveau disponible sur place.
Un autre avantage majeur est la flexibilit, grce laccs trs facile des
comptences externes de haut niveau, pour des personnels forms en
114
Chapitre 5 Intgrer les particularismes locaux
6. La certification CMMI
Le CMMI (Capability Maturity Model Integration) est une approche interdisciplinaire ding-
nierie des systmes, qui couvre les comptences et processus techniques et managriaux
permettant de transformer des besoins utilisateurs en un produit technique. Cest donc
essentiellement un modle de dveloppement et de maintenance des systmes et applications
informatiques.
Les objectifs poursuivis sont les suivants:
Rduire les cots de dveloppement qualit gale.
Augmenter la qualit des produits logiciels sans augmenter les cots.
Anticiper le cot rel des projets.
Intgrer des sous-traitants dans les processus logiciels (offshore en particulier).
Comparer sa performance avec celles des autres processus.
Conu ds 1987, partir des meilleures pratiques du logiciel, par le SEI (Software Engineering
Institute) et des reprsentants de lindustrie du logiciel, le CMMI sest impos aujourdhui
comme un rfrentiel dvaluation international.
115
Manager une quipe distance
116
Chapitre 5 Intgrer les particularismes locaux
117
Manager une quipe distance
les effectifs les plus qualifis et les plus nombreux. En ce qui concerne les
partenaires, il est souhaitable deffectuer une prslection, sur la base des
critres suivants: la comptence des quipes et les rfrences, la ractivit (la
rapidit de rponse vos e-mails lorsque vous demandez un devis est un
signe fort de la motivation du sous-traitant) et, bien entendu, le cot.
Acqurir sur place une socit. Cest ce quont fait en particulier deux des
plus importantes SSII franaises, Cap Gemini et Stria, qui ont acquis et
dvelopp au fil des temps des socits dinformatique indiennes, qui ont
commenc par tre leurs sous-traitants. Aujourdhui, ces deux socits
comptent autant de salaris en Inde quen France. Loffshore est notre
rponse la demande de rduction de cots de nos clients, argue un des diri-
geants de Cap Gemini, car il cote sept fois moins cher.. Une telle pousse
de loffshore fait bien sr peser des menaces sur lemploi, mais lembauche
dexperts de toute nature en France est toujours dactualit en 2009.
3. La ncessit
de relais crdibles
Comment le manager peut-il dmultiplier son action, en particulier
quand les collaborateurs loigns ont encore peu dexprience?
118
Chapitre 5 Intgrer les particularismes locaux
lvidence, il lui faut trouver des relais crdibles prsents sur les sites o
se trouvent ses collaborateurs loigns. Trois voies peuvent tre envisa-
ges avec profit: un tutorat local (existant ou missionn), un rfrent
socit (si le site abrite dautres services de lentreprise) ou un partenaire
local (en particulier dans des pays lointains).
Le tuteur local
Lidal pour un manager distance, est davoir dans la plupart des sites
excentrs deux collaborateurs au moins dont lun a une trs bonne exp-
rience du mtier commun quils exercent, et aussi du contexte local. Si
cest le cas, la solution consiste amnager la mission et le poste de tra-
vail du collaborateur le plus expriment pour lui confier la responsabi-
lit du tutorat de son plus jeune collgue.
Formaliser: spcifier cette responsabilit dans lun des domaines de la fiche annuelle dobje-
ctifs, en la dclinant en actions quantifiables et mesurables, comme par exemple, sil sagit dun
mtier commercial, les actions suivantes:
procder des simulations dentretien de vente via des jeux de rle qui sappuient sur la ralit
vcue (un par bimestre en moyenne, soit six au total dans lanne);
assurer un coaching en situation relle sur le terrain, avec prparation de lentretien,
observation de la ralit et dbriefing pour convenir des axes de progrs (un par bimestre en
moyenne, soit six au total dans lanne);
tre en support interne ou externe en cas de besoin, en particulier dans des visites clients
enjeux de type conclusion daffaire( au moins trois visites).
Former: dispenser ou faire dispenser une formation complmentaire sur la mthode et les
outils pdagogiques qui permettent de transmettre lexprience professionnelle avec succs, en
veillant entraner vous-mme le tuteur dsign en situation.
Contrler: faire un point deux fois par an sur site avec les deux collaborateurs concerns, pour
mesurer en commun la progression, tirer profit de lexprience vcue et dfinir les actions
complmentaires requises.
119
Manager une quipe distance
Une solution alternative au tutorat sur place par un collgue local plus
expriment, et capable dassurer cette mission avec profit pour les trois
parties concernes (le collgue, lui-mme et le manager) consiste met-
tre en place un tuteur itinrant. Ce qui ncessite, bien videmment, la dis-
ponibilit au moins temps partiel dun collaborateur. Le profil idal
trouver est celui dun senior qui vient du mtier, qui na plus de responsa-
bilit oprationnelle et qui est souvent confin dans des tches danalyse
ou administratives. Et qui sera ravi de se sentir nouveau utile en retour-
nant sur le thtre doprations avec une mission daccompagnement.
Le rfrent local
Dans le cas o il nest pas possible de disposer dun tuteur local ou itin-
rant, et que le collaborateur excentr se trouve dans un site de lentre-
prise qui abrite dautres types de mtiers (par exemple une agence
administrative et comptable, ou une usine), la solution rside dans liden-
tification dun rfrent, qui pourra assurer un support local en cas de
besoin, dans des conditions prdfinies.
120
Chapitre 5 Intgrer les particularismes locaux
Le partenaire local
121
Manager une quipe distance
Outil pratique
6. Pocket glossary
122
Chapitre 5 Intgrer les particularismes locaux
Outil pratique
permet un executive de ne pas dcider en sance sous prtexte
que le travail est incomplet.
Concern: souci; euphmisme pour dire quon est dans une mau-
vaise position, et quon ne sait pas comment en sortir (voir issue).
Crisp: sutilise dans le sens prcis. Be crisp signifie quil faut arrter
votre aimable verbiage pour vous concentrer sur les faits et sur les
chiffres, dun ton tranchant.
Critical success factors: aucune bonne prsentation dun produit
ou dun projet ne peut se terminer sans prciser ces fameux fac-
teurs cls de succs.
Executive: littralement, celui qui excute (les mauvais lments).
Mot passe-partout qui permet un obscur sous-fifre en voyage
de devenir business executive.
Exposure: contraction de risk exposure; souvent chiffr, parfois
pertinent, rarement valu laune de son importance relle. Le
mot focalise souvent la contestation.
Forecast: la chose la plus difficile raliser. Attention, danger! Un fore-
cast non tenu est une faute qui ne pardonne pas (voir commitment).
Growth: suit tout naturellement forecast.
HC/HR: headcount (nombre de personnes), human ressources
(idem). On est pass subrepticement en dix ans du HC au HR,
beaucoup plus politiquement correct.
Issue: ce nest pas la sortie, sauf lorsquon sy est trs mal pris.
Souvent critique (critical issue), il ne faut la mettre en vidence que
si on a une bonne solution pour rsoudre le problme.
KPI (key performance indicators): il y en a toujours plusieurs (mais
pas trop); ils sont les cls (du succs) et permettent de mesurer la
performance de ceux qui nont pas particip leur dfinition.
Attention! Ne pas les respecter deux fois de suite est dangereux.
123
Manager une quipe distance
124
Chapitre 3 Dfinir les rgles du jeu dans le consensus
Les leons
de lexprience
1
Les inconvnients potentiels rsi-
Us et coutumes dent dans la nature des prestations
confies, lloignement gographique,
ltranger
les diffrences de langue et de culture.
Pour piloter efficacement une quipe Et pour russir, mieux vaut slection-
internationale, il est ncessaire de bien ner le bon partenaire en allant le ren-
comprendre lenvironnement gnral des contrer sur place.
pays, le mode de fonctionnement des
entreprises locales ainsi que les attitudes
3
et comportements dominants au travail.
Ceci a pour finalit de mieux manager
les collaborateurs locaux, en identifiant La ncessit
clairement les contre-indications sur les de relais crdibles
plans suivants: respect des horaires,
animation des audio ou des vidocon- Pour dmultiplier son action dans les
frences comme des runions physi- sites excentrs, le manager peut faire
ques, usage de la messagerie et rapport appel un tuteur local, un rfrent
avec les procdures tablies. socit (si le site abrite dautres servi-
2
ces de lentreprise) ou un partenaire
L offshore, local (dans les pays lointains, en parti-
culier).
un changement
Dans tous les cas de figure, la mise
de donne en place de ces relais doit tre for-
Par offshore, on entend le fait de malise et contractualise entre les
dlocaliser certaines tches de fabri- diffrentes parties. En ce qui
cation ou de prestation de services, concerne le partenaire local en pays
dans des pays qui ont des cots de tranger, il devra tre choisi avec
main-duvre plus faibles. soin en sappuyant sur les conseils
Les avantages recherchs sont la de rsidents locaux (attachs co-
rduction des cots, la flexibilit, la nomiques ou dirigeants de banques
qualit des ralisations sous-traites. franaises).
125
Chapitre 6
Matriser
relation la
lectronique
Aujourdhui, la vie du manager dune quipe disperse, en France
ou ltranger, est moins difficile grce aux progrs fantastiques de
la technologie. Avec lInternet mobile et les possibilits des outils
de visioconfrence et de travail collaboratif, il est devenu possible
de mieux maintenir la relation distance de manire usuelle. Mais il
faut savoir raison garder, en utilisant les diffrentes technologies
bon escient.
127
Histoire vcue
M
anuel vient dtre envoy au pralable chacun par
nomm coordinateur messagerie lectronique.
des achats de compo- Ds louverture de la session, il
sants et de sous-systmes lec- constate un certain nombre de
troniques de son entreprise, un dysfonctionnements: lun des
grand quipementier automobile correspondants sest excus au
europen. Il a une longue exp- dernier moment sous un prtexte
rience des produits, ayant fait quil juge fallacieux, deux autres
toute sa carrire dans lentreprise ont beaucoup de mal sexpri-
comme technicien, puis agent de mer en anglais, les Anglo-Saxons
matrise et enfin responsable dun quant eux sont trs prolixes,
atelier. et pinaillent sur des points
La premire mission qui lui de dtail. Le dernier enfin ne
incombe dans ce nouveau poste sexprime pas du tout et se
est de dvelopper et de mettre concentre exclusivement sur le
en uvre un nouveau dossier de document, quil semble dcou-
rfrencement pour les fournis- vrir en sance.
seurs et sous-traitants de son Au bout du temps imparti, et
domaine. Fru de technologie, il aprs une heure dune progres-
organise une runion de lance- sion laborieuse, lun des deux
ment de ce projet en visioconf- contributeurs anglo-saxons se
rence pour les correspondants retire, et Manuel dcide de chan-
achats des 6 usines europennes ger son fusil dpaule. Il propose
concernes. Lobjectif poursuivi au groupe den rester l, den-
est de discuter dun avant-projet voyer par messagerie une nou-
de rfrencement quil a conu velle version du document
pour servir de base un travail intgrant les (maigres) avances
collaboratif ultrieur, et quil a obtenues en sance, et de pr-
129
Manager une quipe distance
130
Chapitre 6 Matriser la relation lectronique
131
Manager une quipe distance
1. De lart dhumaniser
la relation distance
Le tlphone
Aujourdhui, chacun peut tout moment et en tout lieu joindre lun de
ses proches ou de ses collaborateurs disperss, ou encore son manager:
grces soient rendues au tlphone mobile qui ne nous quitte plus, jour
et nuit. Ce vritable fil la patte est un outil fantastique pour mainte-
nir la relation quasi charnelle avec ses collaborateurs loigns. En effet,
dans ses diffrents registres, la voix est un des vecteurs majeurs de la
communication (prs de 40 % de la signification dans la communication
orale), car elle exprime les motions et le ressenti dans les situations de
la vie courante, personnelle ou professionnelle. Pour autant quon dis-
pose dune ligne tlphonique de qualit, et que le manager soit attentif
toutes les variations de la voix en cours dentretien.
132
Chapitre 6 Matriser la relation lectronique
133
Manager une quipe distance
La visioconfrence
La visioconfrence, cest la combinaison de la voix et de limage. la dif-
frence du tlphone seul, on peut voir aussi son interlocuteur sur un
cran, et donc reprer son expression, ses mimiques et ses ractions. La
visioconfrence se caractrise par la capacit de transmettre en temps
rel et de manire interactive linformation visuelle et auditive (les ima-
ges et le son), dun site vers un ou plusieurs sites distance, en permet-
tant une communication synchrone.
134
Chapitre 6 Matriser la relation lectronique
135
Manager une quipe distance
Le Fonds mondial pour la nature (WWF) a rendu en octobre2008 les rsultats de son tude
Telepresence: the environmental and business benefits. Ces rsultats sont sans appel:
Si toutes les entreprises europennes remplaaient 20% de leurs voyages daffaires par la
visio-confrence, 22 millions de tonnes de CO2 seraient conomises chaque anne.
LAssociation internationale du transport arien confirme, elle-mme, que le trafic arien est
responsable dau moins 12% des missions mondiales de CO2.
Selon le WWF, ce constat est galement partag par plus de 70 % des PDG interrogs, qui
estiment que la visioconfrence est un moyen de rduire les cots induits par les missions de
CO2, tout en amliorant la productivit. Certains, comme le groupe dinvestissement Man,
nhsitent pas quantifier les bnfices obtenus par une telle mise en place. Le montant des
conomies ralises par la firme atteindrait un million de dollars par an et plus de 600 tonnes
de CO2.
Dautres, comme la socit BT (British Telecom), estiment 100millions de livres le montant de
ces conomies. Pour 860000 rendez-vous face face en moins, cette socit aurait ainsi cono-
mis 97000 tonnes de CO2 et obtenu prs de 100 autres millions en gains de productivit.
HP a dj fait son choix: la firme a, pour sa part, rduit ses voyages daffaires de 43%. Tandis
que chez lquipementier rseau Cisco, les 250 salles de visioconfrence installes sur leurs
diffrents sites permettraient dj dconomiser lquivalent de 20millions de tonnes de CO2 par
an.
136
Chapitre 6 Matriser la relation lectronique
locaux, dquipements et de rseau. Compte non tenu du fait quil est sou-
haitable davoir un technicien proximit. Mais cet investissement peut
tre largement et rapidement rentabilis par la rduction des dplace-
ments. En outre, il est possible dans un premier temps, lheure o lim-
mobilier nest pas la porte de toutes les bourses, de faire appel une
solution de visioconfrence hberge. Dernire limite de cette solution: il
est difficile de travailler sur des documents communs pour les enrichir en
sance, ce qui est souhaitable ds quon travaille en mode projet.
Les aspects matriels Pensez laspect matriel quoffrira la salle sur les crans
(le studio) des sites distants (ordre, couleurs, luminosit).
Sensibilisez les participants aux bruits parasites (chaises
qui bougent, pieds qui raclent le sol, toussotements).
Pour les vtements, privilgiez les couleurs franches, pas trop
vives et unies.
Ayez un contact tlphonique disponible en permanence
sur chacun des sites, pour pallier les problmes ventuels.
La prparation Prparez et transmettez les documents qui doivent tre connus
et tudis avant la visioconfrence.
Formalisez le droulement de la runion o figurent les heures,
les dures et lordre dintervention des sites.
Rappelez les rgles de ponctualit et de discipline.
Le pilotage Invitez chaque site se prsenter.
de la runion Respectez lordre du jour et le timing.
Durant la prise de parole dun site, mettez-vous en secret
audio pour ne pas perturber la runion avec dventuels bruits
de fond ou une prise de parole en apart.
Essayez de vous limiter (dure optimum=45minutes).
tablissez un relev des dcisions prises et diffusez-le le jour
mme.
137
Manager une quipe distance
138
Chapitre 6 Matriser la relation lectronique
Opter pour une telle solution permet un gain de temps et dargent pour
le manager et tous ses collaborateurs, o quils se trouvent, puisque les
dplacements sont supprims, sans compter les conomies de papier!
Dans la solution hberge, aucun investissement majeur ni aucun mat-
riel spcifique nest requis. Seul un navigateur et une connexion internet
sont ncessaires pour accder aux services proposs par les prestataires.
Un dbit minimal de 512 000 octets par seconde est prconis. Les pres-
tataires proposent souvent des forfaits, incluant une dure prcise et un
nombre dfini de personnes. Il faut compter en moyenne 20 30 centi-
mes hors taxes par minute et par intervenant. Les tarifs sont en gnral
dgressifs en fonction du nombre dheures.
139
Manager une quipe distance
5. Utiliser la webconfrence
Loutil Si votre entreprise noffre pas ce type de solution, et que vous avez
besoin priodiquement de travailler avec tout ou partie de votre quipe
sur un mme dossier, faites appel une solution hberge sur un pilote,
dans un premier temps.
La prparation Pour une premire exprimentation, constituez un sous-ensemble de
votre quipe (avec un mlange de technophiles avrs et dutilisateurs
standard). Puis choisissez un sujet clairement dfini avec un objectif
prcis, un primtre limit et un livrable spcifi.
Lutilisation Aprs validation du pilote, prvoyez un dploiement progressif en
spcifiant le type de sujets privilgier, une priodicit raisonnable
(une deux fois par mois). Organisez enfin un retour dexprience au
bout dune anne de fonctionnement rgulier.
2. La messagerie lectronique
au juste ncessaire
La messagerie lectronique (aussi appele electronic mail ou e-mail ou
courriel en franais) est loutil le plus rpandu dans lInternet des entre-
prises et des particuliers. Cest un service gratuit qui constitue un moyen
de communication fabuleux entre des personnes distantes. Le principe
bien connu est similaire celui du courrier postal: il est ncessaire de
disposer dune adresse lectronique, comme hercule.martin@socit.com
par exemple, ainsi bien sr que dun programme de messagerie sur un
ordinateur connect lInternet (si possible haut dbit), pour pouvoir
diffuser rapidement des messages. Lorsque le courriel est arriv
140
Chapitre 6 Matriser la relation lectronique
141
Manager une quipe distance
Ne refermez jamais un courriel sans lavoir trait. Il doit tre class dans
le dossier correspondant ou finir la poubelle. Commencez toujours par
les messages les plus rcents, car il est frquent quun nouveau courriel
vienne annuler le prcdent. Vous pouvez galement utiliser des codes
couleur pour diffrencier les messages qui vous sont adresss directe-
ment et ceux pour lesquels vous ntes quen copie, que vous devez par-
courir beaucoup plus vite et auxquels vous ne devez pas rpondre, sauf
exception. Et de toute faon, assurez-vous le soir de ne plus rien avoir en
suspens.
142
Chapitre 6 Matriser la relation lectronique
Pour accder lIntranet de votre entreprise ou aux sites Web, vous avez
besoin de crer des mots de passe diffrents, sans oublier de les modifier
priodiquement. Comment faire pour compliquer de manire significa-
tive la tche des personnes mal intentionnes? Premire scurit: choisir
143
Manager une quipe distance
En tant que manager dune quipe disperse, vous devez rsister une
utilisation trop intensive de la messagerie lectronique, car vous finiriez
par cder la facilit et ne plus faire que cela. Et ce sera la catastrophe.
Comment devez-vous vous y prendre?
144
Chapitre 6 Matriser la relation lectronique
145
Manager une quipe distance
Les smileys sont des pictogrammes couramment utiliss sur Internet pour exprimer les mo-tions.
Ces symboles, qui reprsentent la plupart du temps un visage stylis, sont composs dune suite de
caractres lire la tte penche sur le ct gauche. Ils tirent leur nom du plus clbre dentre eux: un
sourire (smile) qui, mieux quun long discours, souligne le caractre amus dune assertion;-).
Changez le sens de la parenthse et vous obtenez lexpression du mcontentement, substituez-lui
le caractre p et le personnage tire une langue moqueuse On peut aussi recourir beaucoup
plus simplement un nombre limit de visages styliss, dont les trois principaux sontJKL,
quon peut faire figurer avec les lettres J, K et L en majuscules, en utilisant en particulier la police
de caractres Wingdings.
3. Un bureau mobile
dans sa poche
Pour le manager dune quipe disperse, en particulier si elle est rpar-
tie sur diffrents continents, pouvoir avoir sous la main son bureau en
146
Chapitre 6 Matriser la relation lectronique
La gnralisation du smartphone
147
Manager une quipe distance
148
Chapitre 6 Matriser la relation lectronique
transparente, ce qui lalourdit. Mais cest peu de chose par rapport aux
normes possibilits offertes par ce joyau de la technologie.
La gnralisation du Wi-Fi
Il nest plus ncessaire aujourdhui, o quon soit, de se trouver dans un
environnement professionnel pour travailler sur son ordinateur portable
grce au Wi-Fi, ce qui facilite nouveau le travail du manager dune
quipe disperse, et bien entendu celui de ses collaborateurs.
De quoi sagit-il?
Le Wi-Fi (contraction de Wireless Fidelity) permet de crer des rseaux
locaux sans fil haut dbit, la condition que le systme connecter ne
soit pas trop loign du point daccs. Dans la pratique, il permet de
relier des ordinateurs portables, des ordinateurs de bureau, des smart-
phones ou tout type de priphrique une liaison haut dbit sur un
rayon de plusieurs dizaines de mtres en intrieur (gnralement entre
une vingtaine et une cinquantaine de mtres), plusieurs centaines de
mtres en environnement ouvert.
7. Dfinition
Le nom Wi-Fi correspond initialement au nom donn la certification dlivre par la Wi-Fi
Alliance, organisme charg de maintenir linteroprabilit entre les matriels rpondant la
norme 802, standard international qui dcrit les caractristiques dun rseau local sans fil
WLAN (pour Wireless Local Area Network).
Par abus de langage, et pour des raisons de marketing, le nom de la norme se confond
aujourdhui avec le nom de la certification.
Aujourdhui, les oprateurs ont irrigu les zones trs forte concentra-
tion dutilisateurs (gares, aroports, htels, trains) avec des rseaux
sans fil. Ces zones daccs sont appeles hot spots, et il est donc possible
tous ceux qui se dplacent de pouvoir rester facilement en contact
avec les collgues, les collaborateurs ou le manager.
149
Manager une quipe distance
Une autre limite est reprsente par labsence de rseau mobile haut
dbit dans certains pays. Ce qui est un handicap: en effet, si les communi-
cations vocales fonctionnent partout dans le monde, les connexions don-
nes par lesquelles transitent les informations sont beaucoup plus
alatoires. La meilleure solution consiste donc squiper dun matriel qui
accepte les donnes de plusieurs rseaux, et de le doter (en France) dune
cl 3G pour avoir un maximum de chances daccder lInternet mobile.
150
Chapitre 6 Matriser la relation lectronique
151
Manager une quipe distance
Outil pratique
7. Aide-mmoire du bon usage
de la technologie
152
Chapitre 6 Matriser la relation lectronique
Les leons
de lexprience
1 De lart dhumaniser der ses fichiers, crer des mots de
la relation passe rebutants, tre vigilant en sur-
fant sur le net; loptimisation de
distance
loutil=lutiliser pour les informations
rptitives, utiliser la messagerie ins-
La relation tlphonique est le moyen
tantane, savoir dcoder la tonalit
de maintenir une relation quasi char-
des messages.
nelle avec les collaborateurs loigns.
En complment, la visioconfrence
permet de se voir deux ou en runion
3
moindre cot. La webconfrence
pour sa part, autorise le travail en Un bureau
groupe avec partage de documents. mobile
Chacune des trois approches com-
dans sa poche
porte des avantages et des limites:
quand elles sont utilises en compl- Cest devenu une quasi-ralit, avec le
ment, cest un bon substitut la rela- smartphone et le Wi-Fi (wireless fide-
tion prsentielle, qui reste de toute lity).
faon une ncessit. Le smartphone allie la fonction
tlphonie celles dun assistant per-
2
sonnel: consultation et envoi de cour-
L a messagerie rier lectronique et de messages
lectronique instantans, navigation sur le web,
au juste ncessaire gestion de son agenda et prise de
notes. Il permet aussi dinstaller de
Cest loutil indispensable du manager trs nombreuses applications, en
distance, condition de prendre en tant totalement synchronis avec son
compte: ordinateur personnel et son carnet
les bons usages=traiter son cour- dadresse. Il peut tre utilis partout.
rier dans des plages de temps prd- Le Wi-Fi permet enfin de se connecter
finies, vider sa bote aux lettres tous avec son ordinateur personnel via des
les soirs, instaurer des rgles de civi- bornes prvues cet effet, pour tra-
lit; les rgles de scurit=sauvegar- vailler distance.
153
Chapitre 7
Industrialiser
ses processus
personnels
de travail
Si la technologie a facilit la vie du manager dune quipe disper-
se, il nen demeure pas moins que pour pouvoir faire correcte-
ment son travail, il est vital quil sache sorganiser en grant au mieux
ses priorits, quil sentrane structurer sa pense pour aller vite
lessentiel et quil systmatise la prparation formelle dans toutes
ses activits, gage du succs.
155
Histoire vcue
C
ette entreprise centenaire, chiffres et les contraintes quelle
spcialise dans les arts qualifie de bureaucratiques. Sans
de la table, vient de crer oublier une fcheuse propension
un poste danimatrice du rseau ne jamais tenir ses dlais, prise dans
des 16 magasins, situs pour moiti un tourbillon dactivits d en partie
en France et pour moiti dans les la dispersion des responsables de
grandes capitales europennes et magasin et, surtout, au fait quelle a
New York. Lobjectif poursuivi est du mal sorganiser et refuser ce
de stimuler les ventes, en conce- quon lui demande. De ce fait, elle
vant un nouveau concept de maga- accepte des tches qui ne sont pas
sin qui met plus en valeur les nou- de son ressort et qui plombent
veaux produits, en particulier une son emploi du temps, au dtriment
ligne de bijoux rcemment lance de ses priorits.
dans le cadre de la diversification Pendant trois mois, elle sillonne
souhaite. tous les magasins, lance des grou-
Sophie vient de prendre ce pes de travail thmatiques, installe
poste, en provenance de lext- des concepts diffrents dans trois
rieur. Recrute sur la base dune boutiques pilotes pour les tester, y
solide exprience du marketing campe alternativement pour inter-
des produits de luxe, elle a un roger en permanence les employs
talent artistique certain. Enthou- et les clients, informe la direction
siaste et exubrante, elle fourmille commerciale mais de manire non
dides et raffole des dplace- structure, et rpond ses messa-
ments qui lui permettent de ges quand elle le peut, ce qui nest
dcouvrir de nouveaux horizons et pas facile quand on est pris dans
de reprer les nouvelles tendances. un tel malstrom.
Elle est par contre moins laise Jusquau jour o le directeur
avec les procdures formelles, les commercial, constatant une baisse
157
Manager une quipe distance
158
Chapitre 7 Industrialiser ses processus personnels de travail
159
Manager une quipe distance
La technologie qui galope bouscule nos habitudes, car elle permet dac-
complir davantage dans un temps donn et aussi de faire parfois plu-
sieurs choses en mme temps. Ceci peut nous donner le sentiment que
le temps a chang, mais il nen est rien: cest notre rapport au temps qui
a chang, et nous courrons souvent aprs lui sans rflchir. Comme le
disait Michel Serres, Dsormais, tout le monde a une montre et personne
na le temps. changez lune contre lautre: donnez votre montre et prenez le
temps!
Avant de passer en revue les outils et mthodes qui ont fait leurs preu-
ves pour mieux grer son temps et ses priorits, il faut se souvenir que
nous ragissons de manire diffrente en la matire. Car notre incons-
cient nous envoie des messages qui sont autant dinjonctions qui gui-
dent notre action, et quon peut qualifier de pilotes clandestins. Quels
sont ces messages, quel est le comportement induit et quel est le
remde possible?
Le premier message est Sois parfait. Celui qui y est soumis a besoin
de tout savoir pour agir. Il craint de dlguer des tches de peur que les
travaux ne soient mal faits. Avec une tendance se noyer dans les dtails,
et peu de recul par rapport aux situations, il a du mal dcider. Face
cette situation, le contre message est Sois raliste. Le remde est en
effet de tenir compte de la ralit, en faisant son deuil de la perfection et
en acceptant ses limites. Le mieux tant lennemi du bien, il faut peser
160
Chapitre 7 Industrialiser ses processus personnels de travail
les vnements leur juste mesure, prvoir ce quil est possible de faire,
et agir en consquence.
Le deuxime message est Sois fort. Celui qui y est soumis a besoin,
face un problme donn, de trouver seul les solutions: cest las de la
dbrouillardise. Il ne se reconnat pas le droit lerreur, prne la disci-
pline et la rigueur. Il ne tient pas compte des autres ni de leurs senti-
ments, car les exprimer est pour lui une marque de faiblesse. Face cette
situation, le contre message est Sois ouvert. Le remde est en effet
de comprendre quil nest pas ncessaire de vivre dangereusement pour
montrer sa valeur. Et de savoir tre plus communicatif et tolrant, en fai-
sant preuve de lucidit pour reprer ceux dont il faut se mfier (une
minorit), en ayant confiance en soi mais en sachant aussi faire confiance
aux autres.
Le quatrime message est Fais moi plaisir. Celui qui y est soumis
nose jamais dire non. Il veut tre aim, entour et accepte de rpondre
toutes les sollicitations qui lui sont faites. Il se trouve alors contraint de
raliser des travaux qui ne sont daucun intrt pour lui ni daucune prio-
rit, au dtriment de son propre travail. Face cette situation, le contre
message est Pense aussi toi. Le remde est en effet de comprendre
que dans la vie, il est impossible de plaire tout le monde. Oser dire non
161
Manager une quipe distance
est tout aussi important que dtre aim. Il faut savoir se protger et dire
avec tact des choses dsagrables, si cest ncessaire. Se proccuper des
autres, oui mais aussi penser soi!
Le cinquime message est Fais des efforts. Celui qui y est soumis a
besoin dessayer encore et toujours. Pour lui, la vie est dure et difficile, et
son credo est que chacun doit se prendre en mains. Il faut lutter et tra-
vailler dur pour sen sortir. Il se concentre alors davantage sur le travail et
leffort fournir que sur les rsultats obtenir. Face cette situation, le
contre message est Russis ta mesure. Le remde est en effet
didentifier que dans la vie, lessentiel nest pas de sacharner mais dob-
tenir des rsultats. Sachant quon russit mieux ce quon aime, il faut
savoir prendre du plaisir, privilgier les relations simples et directes avec
autrui et se contenter de ce qui est son niveau et dans ses possibilits,
en quilibrant efforts et rsultats.
162
Chapitre 7 Industrialiser ses processus personnels de travail
Attendre le dernier moment pour planifier ses Bloquer jour fixe les entretiens et runions,
runions. lectroniques et physiques.
Savoir respecter ses engagements pour rester Ngocier avec les clients (externes et
crdible. internes) des dlais raisonnables.
Planifier est une chose, prioriser en est une autre. Pour ce faire, il convient
davoir dabord une vue claire de ses missions et responsabilits, de dfi-
nir ses priorits quotidiennes en fonction de ses objectifs, en diffren-
ciant clairement limportant de lurgent. Et de sy tenir, quels que soient
les alas rencontrs au cours de sa journe.
163
Manager une quipe distance
164
Chapitre 7 Industrialiser ses processus personnels de travail
165
Manager une quipe distance
2. Structurer sa pense
pour aller vite lessentiel
Ce qui se conoit bien snonce clairement, mais permet galement de
gagner un temps prcieux pour le manager qui gre une quipe disper-
se et qui doit avoir le don dubiquit, pour tre ou paratre prsent par-
tout en mme temps!
166
Chapitre 7 Industrialiser ses processus personnels de travail
167
Manager une quipe distance
La matrice
Pour sa part, la matrice est lun des meilleurs outils danalyse (ds quun
problme a deux dimensions au moins, la manire la plus simple de
laborder est de constituer une matrice), mais aussi un outil de synthse
(par sa concision et sa reprsentation) et, parfois, un bon outil de com-
munication, en particulier pour des personnes de culture technique.
Pour sa part, lauteur affectionne tout particulirement la matrice 3 3,
par exemple pour analyser et visualiser les avantages et inconvnients
de 3 solutions proposes pour un problme donn.
168
Chapitre 7 Industrialiser ses processus personnels de travail
5. La matrice 3 3
Mais aussi la matrice 2 7, par exemple pour une fiche objectifs de ru-
nion interne, de visite externe ou de session de formation (voir des
exemples de ce type de matrice dans la section suivante).
6. Le questionnement progressif
Question Contenu Raison
Quoi
Qui
O
Quand
Comment
Combien
169
Manager une quipe distance
Pour chacune des tches rptitives quon ne peut dlguer, il est vive-
ment recommand de mettre au point le format appropri et de lutiliser
systmatiquement. Le format (template, en anglais) doit obir aux rgles
suivantes: tenir sur une page, tre structur et se limiter lessentiel.
Voici titre dexemple un format de fiche objectif. Dautres exemples
sont prsents dans la section suivante.
Faits Causes
Objectifs
Rsultats
attendus
170
Chapitre 7 Industrialiser ses processus personnels de travail
3. Systmatiser la prparation
de ses activits
Pour gagner du temps dans le management dune quipe disperse, il
est vital de prparer de manire formelle ses principales activits,
comme les entretiens (internes ou externes), les runions de son quipe
et bien sr, ses dplacements, car la prparation, cest 70% du succs.
171
Manager une quipe distance
Avant lentretien
Objectifs
de la visite
Rsultat
attendu
Besoins
identifis
Attentes
prsumes
Arguments
Objections
possibles
Solution
alternative
Pendantlentretien
tre disponible et lcoute, questionner et reformuler.
Prendre toujours des notes: cest utile et cest aussi une marque din-
trt pour les propos de linterlocuteur.
Dix minutes avant la fin, synthtiser ce qui a t convenu et proposer
un plan daction.
Respecter lhoraire convenu quoiquil advienne.
Prendre cong en remerciant.
172
Chapitre 7 Industrialiser ses processus personnels de travail
Aprs lentretien
Avantla runion
173
Manager une quipe distance
Lieu, horaire
Thmes
Intervenants
Supports
remettre
Pendantla runion
Respecter et faire respecter les horaires de dbut et de fin.
Faire teindre les tlphones portables (comme dans les avions).
Commencer toujours par rappeler les objectifs, le rsultat attendu et
le programme de la runion.
Prvoir une pause de 30minutes entre chaque module dune heure
trente.
Se limiter un seul intervenantexterne et lui imposer une dure res-
treinte avec un nombre spcifi de diapositives ( ne pas dpasser).
10 minutes avant la fin, synthtiser la production de la runion et
convenir du plan daction.
174
Chapitre 7 Industrialiser ses processus personnels de travail
Aprsla runion
Avant le dplacement
175
Manager une quipe distance
Pendantle dplacement
Prvoir un rpit larrive pour un voyage lointain ltranger, pour se
changer et prendre un peu de repos.
Faire le compte rendu chaque jour, et lenvoyer aux personnes rencon-
tres avec un mot de remerciement.
Aprs le dplacement
Faire un bilan densemble du dplacement par rapport aux objectifs
fixs et aux rsultats attendus.
Noter sur votre agenda les actions convenues avec chaque personne
rencontre pour la date convenue dun commun accord.
13. Mode demploi pour prparer ses dplacements
176
Chapitre 7 Industrialiser ses processus personnels de travail
177
Manager une quipe distance
Outil pratique
8. Laide-mmoire PASS TEMPS
Pour savoir o passe son temps et gagner une heure par jour au
profit de ses grands objectifs, personnels ou professionnels.
* ABC = classer les activits quotidiennes en A = important, B = urgent, C = autre, et les traiter
imprativement dans lordre AB et, sil reste du temps, C
** Les personnes qui forcent votre porte sans stre annonces.
178
Chapitre 7 Industrialiser ses processus personnels de travail
Les leons
de lexprience
1 Grer son temps magiques (3 pour une synthse,
et ses priorits 7 pour un programme), la matrice
comme outil danalyse et de synthse
de manire efficace
et la mthode QQ OQ CCP.
Automatiser enfin ses procdures
Identifier tout dabord ses pilotes
rptitives par lutilisation systmatique
clandestins: sois parfait, sois fort,
de formats dfinis au dpart, comme
dpche-toi, fais-moi plaisir, fais des
les fiches objectifs, les comptes rendus
efforts. Puis face chacune des
de runion ou le rapport mensuel.
injonctions, mettre en uvre les anti-
dotes: sois raliste, sois ouvert,
3
prends ton temps, pense aussi toi,
russis ta mesure. S ystmatiser
Planifier ensuite ses activits avec la prparation formelle
rigueur en privilgiant toujours lim-
de ses activits
portant par rapport lurgent, avec la
mthode ABC.
La prparation formelle des activits
Tenir compte enfin de son bio-
rcurrentes dun manager reprsente
rythme afin dutiliser ses priodes
70% du succs.
defficacit optimale pour les tches
Quil sagisse des entretiens internes
importantes. Varier aussi ses activits
ou externes, des runions de lquipe
pendant la journe et la semaine.
ou des dplacements, il faut en utili-
sant des formats spcifiques:
2
dfinir les objectifs et rsultat
S tructurer sa pense attendu;
pour aller vite vrifier la disponibilit des interlo-
lessentiel cuteurs;
prparer ses dossiers et prsenta-
Rduire tout dabord les tches qui ne tions;
sont pas ncessaires, en les supprimant, allouer un temps suffisant et lopti-
en les dlguant ou en les allgeant. miser;
Utiliser ensuite une dmarche struc- faire un compte rendu ds la fin de
turante en utilisant 3 outils: les chiffres lactivit, et le diffuser.
179
Chapitre 8
Renforcer
relation,
la
deux
ou au groupe
181
Histoire vcue
L
a est chef de produit mar- nies, la publicit tant prise en
keting dans la filiale dun charge en central avec une agence
grand groupe alimentaire et europenne.
prpare le lancement dun nouveau Au bout de deux mois, aprs
produit dont elle a la responsabi- deux autres runions en visiocon-
lit au niveau europen. Il sagit frence et de nombreux changes
dun coffret comportant un ensem- de mails et entretiens tlphoniques
ble de ptes tartiner pour lapri- en anglais de cuisine, au grand
tif, contenues dans un ensemble dam des Anglo-Saxons, les avis
de 6 verres rutilisables. divergent sur le positionnement
Cest un lancement important marketing privilgier. Deux coles
pour lentreprise qui va intervenir sopposent: les tenants de la
simultanment en Allemagne, au convivialit (lapritif, un moment
Benelux, en Espagne, en Grande- de plaisir partag) et les tenants de
Bretagne et en Italie. Et cest une la praticit (lapritif, pour com-
premire pour elle, car elle doit mencer utilement un repas entre
coordonner les lancements dans amis). tel point quil faut remon-
les pays concerns, en animant les ter au comit de direction pour
correspondants marketing locaux demander un arbitrage et dblo-
chargs de ce produit. quer la situation, car le temps passe
Aprs une runion de lance- vite.
ment ralise en visioconfrence, La fait aujourdhui le point
le plan daction a t finalis au devant le comit de direction,
niveau global, et chaque corres- et se voit reprocher amrement
pondant local a prpar sa dcli- davoir laiss pourrir le problme
naison pour tre la fois en phase sans avoir fait la tourne des popo-
avec le positionnement marketing tes, en allant sur place dans chaque
et les actions de promotion dfi- pays pour travailler avec le corres-
183
Manager une quipe distance
184
Chapitre 8 Renforcer la relation, deux ou au groupe
185
Manager une quipe distance
1. Rencontrer moins
pour rencontrer mieux
Manager une quipe disperse prsente de nombreux mrites et, en par-
ticulier, celui dinciter fortement le manager qui se rend sur place (peu
souvent hlas!) mieux prparer ses entretiens deux, pour mieux les
conduire. Du plan de dveloppement personnel conu en commun avec
le collaborateur jusqu lvaluation de ses performances annuelles, en
passant par les accompagnements sur le terrain et les signes de recon-
naissance, le manager doit savoir utiliser pleinement toutes ces circons-
tances pour apporter une relle valeur ajoute chacun des membres de
son quipe, lors de ses dplacements localement.
186
Chapitre 8 Renforcer la relation, deux ou au groupe
Objectif2:
Objectif3:
187
Manager une quipe distance
188
Chapitre 8 Renforcer la relation, deux ou au groupe
Sil existe sur place dautres services de votre entreprise, une autre possi-
bilit tout aussi gratifiante consiste organiser une runion, et si possi-
ble un djeuner festif (cest toujours plus sympathique) avec le directeur
local du site et votre collaborateur. Vous aurez soin cette occasion de
mettre en valeur son exprience et son savoir-faire, ce qui le fera mieux
connatre et apprcier localement, contribuant de ce fait une meilleure
insertion et une plus grande motivation.
189
Manager une quipe distance
190
Chapitre 8 Renforcer la relation, deux ou au groupe
Thme Contenu
Clart Fixer des objectifs clairs et prcis, en cohrence avec les objectifs reus
par le manager.
Mesure Retenir des objectifs mesurables, quantifis et dats pour viter les
remises en cause.
quit Prciser les rgles retenues pour fixer les objectifs individuels
Suivi Assurer un suivi mensuel de lavancement des rsultats par rapport aux
objectifs fixs.
Communication Communiquer sur la progression collective lors de la runion mensuelle
de lquipe.
valuation Procder lvaluation annuelle lors de lentretien individuel
dvaluation des performances.
Retour Fournir les rsultats densemble lors de la runion mensuelle de dbut
danne.
Dans dautres ces, les objectifs fixs sont imprcis, et lvaluation repose
plus sur des convictions du manager, voire sur des on-dit que sur des
faits avrs, des chiffres et des rfrences, do le risque de se voir
contester par certains collaborateurs. Certains nhsiteront pas dailleurs
escalader en demandant rencontrer le suprieur du manager, ce qui
nest jamais trs bon pour le manager contest.
191
Manager une quipe distance
Le droulement doit avoir lieu sur le site local, et si possible dans une
salle de runion isole ou un bureau de passage, de prfrence celui
du collaborateur, pour ne pas tre drang. Prvoyez une heure trente
et trois squences:
Un temps daccueil (10 minutes environ), qui sera mis profit par le
manager pour mettre laise son collaborateur et rappeler limportance
de lentretien pour les deux parties.
Un temps dchange et dapprciation (60 minutes environ) sur la base
du document de prparation du collaborateur et du document formel
dvaluation. Le manager doit tre en coute active, privilgier les faits, les
chiffres et les rfrences mais accepter le dbat et la contradiction. Comme
dans toute ngociation, le manager aura prvu des zones dajustement
possible avec son collaborateur en sance, et des points non ngociables
qui devront tre spcifis comme tels sans aucune ambigut.
Un temps de conclusion (20 minutes environ), pour dfinir en commun
des axes de progrs et les moyens de les raliser, identifier les objectifs
spcifiques prvoir et les nouvelles mises en situation pour progresser.
192
Chapitre 8 Renforcer la relation, deux ou au groupe
Qui dit projet dit projection, et qui dit projection dit vision. La vision est
le futur rv, limage idale quon veut avoir de la raison dtre de son
organisation et de son mtier. Elle peut tre constate, rsulter dune
rflexion individuelle du manager ou dune rflexion collective de son
quipe, ce qui est minemment souhaitable. En tout tat de cause, elle
exprime une volont de sorienter vers un certain futur: elle est dsire
et doit rsulter dun choix clair, mme si elle repose sur une intuition. On
peut vouloir rester ce que lon est ou changer, mais on ne doit pas subir
les vnements, car il est impossible de dynamiser son quipe autour
dun statu quo, en particulier quand ses membres sont parpills dans
des lieux loigns. Cest un vritable non-sens.
193
Manager une quipe distance
Cette unit dingnierie, filiale dun grand groupe industriel, est spcialise dans la conception
et la ralisation de projets dintgration de systme dinformation. Il sagit de fournir aux socits
ou aux divisions de ce groupe qui en font la demande une solution cl en main, qui intgre la
fois des matriels, des logiciels, des dveloppements spcifiques et des services de formation et
de mise en uvre.
Aprs 5 ans dexpriences probantes, il est dcid dlargir le primtre dactivit de cette unit
lextrieur du groupe industriel, et de la constituer en SSII (Socit de Services et dIngnierie
Informatique), lobjectif tant de raliser le quart du chiffre daffaires annuel lextrieur du groupe
dans les 5 ans venir. Cest la fois un pari (raisonn) et une fantastique opportunit pour dfinir,
dans le consensus, un projet commun: la certification ISO 9002 de lunit.
Les avantages dun tel projet sont significatifs, la fois en termes de mobilisation des quipes
(chacun va tre associ la mise en place des actions requises pour la certification), en termes
de qualit accrue de ralisation des projets (avec un meilleur respect des dlais et des cots) et
aussi, parce quelle reprsente un atout diffrenciant pour les grands donneurs dordre externes;
et donc de ce fait plus dopportunits de nouvelles affaires.
194
Chapitre 8 Renforcer la relation, deux ou au groupe
identifiant des premires actions cls. Aussi respectez les ides mises,
soyez attentif et indulgent.
Assurez une place chacun par laffectation dactions concrtes. Vos col-
laborateurs doivent se sentir pleinement contributeurs du projet pour
pouvoir y adhrer pleinement. Ils doivent aussi voir leurs efforts recon-
nus par leurs pairs et, le cas chant, mis en relief par vous-mme.
Soyez confiant. La russite tant laffaire de tous, vous devez croire len-
gagement et limplication de chacun de vos collaborateurs, tout
comme dans votre dtermination personnelle. Sans oublier de mettre
en place les revues priodiques davancement lors des runions priodi-
ques de votre unit, pour montrer la progression ralise et contribuer
donner du sens.
195
Manager une quipe distance
196
Chapitre 8 Renforcer la relation, deux ou au groupe
Expert Expert
1 2
Leader de la
communaut
Expert Expert
4 3
Sminaires Forum
Confrences Newsletters
Formations SVP
Plate-forme collaborative
197
Manager une quipe distance
Ce sont elles qui vont rythmer la vie de votre quipe disperse et renfor-
cer fois la cohsion et le sentiment dappartenance une mme unit.
Elles sont donc fondamentales, quel que soit le niveau de dispersion
et y renoncer pour des raisons de budget constitue une faute de
management.
Si les collaborateurs sont en Europe, la runion doit avoir lieu tous les
trimestres jour fixe convenu (planification lanne), et doit durer aussi
une journe avec arrive la veille au soir. Cette runion doit se tenir au
sige pour permettre aux collaborateurs doptimiser leurs dplacements
en rencontrant dautres personnes des fonctions centrales de
lentreprise.
198
Chapitre 8 Renforcer la relation, deux ou au groupe
lanne), et doit durer deux journes avec arrive la veille au soir du pre-
mier jour. Cette runion doit galement se tenir dans un lieu proche du
sige.
199
Manager une quipe distance
3. Recrer de la convivialit
et prendre du plaisir
Lhumeur dune quipe disperse est fonction directe de lhumeur du
manager, qui se dcle trs rapidement dans les contacts tlphoniques
frquents. Sil est frustr et agressif, il risque de gnrer en retour au
mieux de la mauvaise foi et au pire, de lagressivit. Sil est en pleine
forme et sil plaisante, le climat de la relation sera plus plaisant et le col-
laborateur en sortira ragaillardi. Aussi est-il ncessaire pour le manager
dune quipe disperse de sefforcer dtre toujours dhumeur gale, de
personnaliser la relation avec chacun de ses collaborateurs en toute
occasion et de ne jamais oublier de faire la fte.
200
Chapitre 8 Renforcer la relation, deux ou au groupe
jalon des 3ans, des 7ans et des 10ans. Cest une manire de reconnatre
la fidlit lentreprise et de remercier les collaborateurs pour la
confiance tmoigne. Ceci est dautant plus important aujourdhui que
les nouvelles gnrations au travail changent demployeur beaucoup
plus souvent quavant.
Lors de lacquisition de votre nouvel agenda, reportez les ftes et anni-
versaires (de naissance et dentre dans la socit) de chacun de vos col-
laborateurs, en les surlignant comme dans le tableau suivant:
Que vaut une russite si elle nest pas reconnue? Vos collaborateurs
remportent des succs? Prodiguez des signes forts de votre satisfac-
tion! En effet, lune des principales sources de motivation est la prsence
de dfis dans le travail et la capacit qu chacun les relever. Aussi,
201
Manager une quipe distance
En temps rel, si votre collaborateur est sur place, accueillez-le trs cha-
leureusement. Rendez-vous disponible pour le fliciter ds son arrive.
Puis, faites le tour des personnes prsentes en prsentant le succs
obtenu. Et faites parvenir immdiatement un message toute lquipe
pour associer vos collaborateurs loigns.
202
Chapitre 8 Renforcer la relation, deux ou au groupe
Faites la fte!
203
Manager une quipe distance
Outil pratique
9. La fiche de retour dexprience
Points faibles:
Aspects humains:
Difficults Causes:
rencontres
Remdes:
Axes de progrs:
204
Chapitre 8 Renforcer la relation, deux ou au groupe
Les leons
de lexprience
1
llaboration dun projet commun qui
Rencontrer moins implique chaque membre de lquipe,
porteur dau moins une action;
pour rencontrer mieux
le partage des bonnes pratiques et
chacune de ses visites sur un site des savoir-faire, communauts de
excentr, le manager doit apporter pratique et mise en commun de
une relle plus-value ses collabora- retours dexprience formaliss;
teurs, sous trois formes: les runions priodiques, qui vont
les faire monter en comptence en rythmer la vie de lunit et resserrer les
dfinissant leur plan de dveloppe- liens entre tous.
ment personnel, et en les accompa-
3
gnant en situation (coaching);
leur prodiguer des signes de recon-
ecrer de la
R
naissance directs (encouragements et
flicitations) et indirects (coute,
convivialit et
implication, dlgation); prendre du plaisir
russir lentretien annuel dvaluation
des performances. Lhumeur dune quipe disperse
est fonction directe de lhumeur du
manager.
2
Pour contribuer motiver malgr la
F drer
distance, le manager doit avoir cur:
le groupe de personnaliser la relation avec
avec succs chacun, en marquant le coup aux
dates cls;
Maintenir des runions physiques de clbrer les succs individuels
rgulires de lensemble des mem- ds quils interviennent, pour les met-
bres dune quipe disperse est tre en valeur;
capital pour donner du sens. Trois de faire la fte, au moins une fois par
moyens peuvent tre utiliss avec an pour clbrer dignement tous les
profit: succs.
205
Conclusion
Aujourdhui, manager une quipe distance est devenu la fois beau-
coup plus facile quil y a quelques annes mais toujours perturbant, pour
les collaborateurs comme pour le manager, en raison de la raret des
rencontres physiques, particulirement requises en priode de difficul-
ts ou de crise conomique.
Cest beaucoup plus facile quavant parce que la technologie a fait des
bonds prodigieux: avec son bureau dans la poche (le smartphone), le
manager itinrant peut la fois tre sur le terrain et, de nimporte
quelpoint du globe partir dun bureau ou dun htel, tre en contact
avec tout ou partie de ses collaborateurs au tlphone ou en visioconf-
rence. Cest une avance fantastique. Et on a peine imaginer comment
on pouvait fonctionner malgr tout auparavant.
207
Index
A F
Autonomie, 8, 9, 10, 12, 23, 75, 82, Format, 170, 179, 188
121, 195
C I
Industrialiser ses processus, 2, 181
Comportement, 39, 40, 41, 50, 160
Initiative, 8, 10
Confiance, 2, 7, 26, 27, 31, 32, 33, 34,
35, 36, 38, 49, 50, 61, 65, 70, 72,
M
73, 81, 161, 201
Contact physique, 7
Culture, 2, 67, 116, 117
Messagerie, 140, 141, 144, 145, 152,
153
Disponibilit, 21, 36
P
E Particularismes locaux, 2
Prparation, 171, 172, 174, 179, 188,
coute, 20, 21, 26, 36, 37, 39, 40, 50,
192
56, 66, 80, 83, 86, 88, 89, 100, 172,
Processus personnels, 155
187, 188, 189, 192, 205, 207
Engagement, 37, 50 Projet commun, 13, 14, 33, 80, 86, 88,
209
R
Travail collaboratif, 138
Tropisme, 9, 12, 16, 17, 26
V
81, 87
Relation deux, 2, 51, 62, 73, 135, 181,
193
Visioconfrence, 134, 135, 136, 137, 138,
Relation audio, 132
153
Relation au groupe, 51, 87, 135
Vision, 38, 50, 82, 193
Relation individuelle, 87
Rseau, 10, 13
S W
Webconfrence, 138
Spcificits locales, 58, 64, 67
T
Technologie, 2, 127, 129, 136, 155, 160,
181, 207
210